Mẫu dữ liệu xử lý hóa đơn phải trả
Mẫu dữ liệu xử lý hóa đơn phải trả
- Các thuộc tính nên thu thập
- Các hoạt động chính cần theo dõi
- Hướng dẫn trích xuất dữ liệu từ Oracle Fusion Financials
Thuộc tính xử lý hóa đơn phải trả
| Tên | Mô tả | ||
|---|---|---|---|
|
Hóa đơn
InvoiceId
|
Mã định danh duy nhất của mỗi hóa đơn được xử lý. | ||
|
Mô tả
“Hóa đơn” là mã hồ sơ chính, liên kết mọi hoạt động từ khi nhận hóa đơn đến khi thanh toán xong. Mỗi InvoiceId duy nhất đại diện cho một quy trình hoàn chỉnh của một hóa đơn, giúp phân tích toàn bộ hành trình qua quy trình phải trả. Đây là nền tảng của việc phân tích quy trình, kết nối mọi sự kiện và thuộc tính liên quan.
Vì sao điều này quan trọng
Thuộc tính này rất cần thiết để theo dõi vòng đời từng hóa đơn từ đầu đến cuối, phân tích các biến thể quy trình, điểm nghẽn và thông lượng tổng thể.
Lấy dữ liệu ở đâu
Thông thường, đây là INVOICE_ID hoặc INVOICE_NUM trong bảng AP_INVOICES_ALL của Oracle Fusion Financials.
Ví dụ
INV-987657334001APO-INV-2023-005
|
|||
|
Tên hoạt động
ActivityName
|
Tên của bước hoặc sự kiện cụ thể đã diễn ra trong quy trình. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính này mô tả một bước trong vòng đời xử lý hóa đơn, chẳng hạn “Tạo hóa đơn”, “Bắt đầu phê duyệt” hoặc “Thực hiện thanh toán”. Khi sắp xếp các hoạt động theo thời gian, công cụ process mining có thể dựng lại luồng quy trình từ đầu đến cuối cho từng hóa đơn. Phân tích hoạt động giúp tìm các luồng phổ biến nhất, sai lệch và vòng lặp làm lại trong quy trình.
Vì sao điều này quan trọng
Đây là phần cốt lõi của sơ đồ quy trình, giúp trực quan hóa và phân tích luồng quy trình, xác định sai lệch và đo lường hiệu suất của từng bước.
Lấy dữ liệu ở đâu
Thông thường, dữ liệu được lấy từ các thay đổi trạng thái, bảng sự kiện hoặc nhật ký kiểm tra trong Oracle Fusion Financials. Có thể cần ánh xạ dữ liệu từ nhiều bảng và trường nguồn.
Ví dụ
Xác thực hóa đơnĐặt trạng thái tạm giữPhê duyệt hóa đơnThực hiện thanh toán
|
|||
|
Thời điểm sự kiện
EventTime
|
Dấu thời gian cho biết hoạt động diễn ra khi nào. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính này cung cấp ngày giờ chính xác của từng hoạt động trong quy trình. Đây là dữ liệu nền tảng để sắp xếp sự kiện theo trình tự thời gian và tính khoảng thời gian giữa các bước. Nhờ đó, bạn có thể phân tích hiệu suất, chẳng hạn tìm điểm nghẽn qua thời gian chờ, tính thời gian xử lý của từng giai đoạn như phê duyệt và theo dõi việc tuân thủ SLA.
Vì sao điều này quan trọng
Thuộc tính này rất quan trọng để tính mọi chỉ số thời gian, gồm thời gian xử lý và thời gian chờ. Đây là những chỉ số cần thiết để tìm điểm nghẽn và đo hiệu quả quy trình.
Lấy dữ liệu ở đâu
Dữ liệu này tương ứng với ngày tạo, ngày cập nhật gần nhất hoặc dấu thời gian của sự kiện trong các bảng Oracle Fusion khác nhau (ví dụ: LAST_UPDATE_DATE, CREATION_DATE, APPROVAL_DATE).
Ví dụ
2023-10-26T10:00:00Z2023-11-15T14:35:10Z2024-01-05T09:12:45Z
|
|||
|
Hạn thanh toán
DueDate
|
Ngày đến hạn thanh toán hóa đơn. | ||
|
Mô tả
Ngày cần thanh toán hóa đơn để tránh phí trả chậm và duy trì quan hệ tốt với nhà cung cấp, được tính dựa trên ngày hóa đơn và điều khoản thanh toán. Đây là thuộc tính quan trọng để theo dõi hiệu suất thanh toán đúng hạn và quản lý dòng tiền. KPI “Tỷ lệ thanh toán đúng hạn” được tính trực tiếp bằng cách so sánh “Ngày thanh toán” với “Hạn thanh toán”.
Vì sao điều này quan trọng
Cần thiết để đo tỷ lệ thanh toán đúng hạn, quản lý dòng tiền và tránh phí phạt trả chậm. Đây cũng là trường quan trọng để theo dõi việc tuân thủ chính sách thanh toán.
Lấy dữ liệu ở đâu
Thông tin này có thể nằm trong bảng lịch thanh toán (ví dụ: AP_PAYMENT_SCHEDULES_ALL) hoặc được tính dựa trên INVOICE_DATE và điều khoản thanh toán.
Ví dụ
2023-11-142023-12-012024-01-19
|
|||
|
Ngày thanh toán
PaymentDate
|
Ngày thực hiện thanh toán hóa đơn. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính này ghi lại ngày khoản thanh toán thực sự được thực hiện. Dữ liệu này giúp xác nhận quy trình phải trả cho hóa đơn đã hoàn tất. So sánh ngày thanh toán với hạn thanh toán là bước cơ bản để tính tỷ lệ thanh toán đúng hạn và phân tích mức hưởng chiết khấu khi thanh toán sớm. Đây là dữ liệu quan trọng để quản lý ngân quỹ và dòng tiền.
Vì sao điều này quan trọng
Cho phép tính KPI thanh toán đúng hạn và phân tích mức hưởng chiết khấu khi thanh toán sớm, trực tiếp hỗ trợ quản lý dòng tiền.
Lấy dữ liệu ở đâu
Lấy từ các bảng thanh toán như AP_INVOICE_PAYMENTS_ALL, cụ thể là các trường như ACCOUNTING_DATE hoặc CHECK_DATE.
Ví dụ
2023-11-132023-12-052024-01-19
|
|||
|
Người dùng
User
|
Mã người dùng hoặc tên người thực hiện hoạt động. | ||
|
Mô tả
Xác định nhân viên hoặc người dùng hệ thống chịu trách nhiệm thực hiện một bước trong quy trình. Đó có thể là nhân viên phải trả nhập hóa đơn, quản lý phê duyệt hóa đơn hoặc chuyên viên thanh toán thực hiện thanh toán. Phân tích theo người dùng giúp xác định nhu cầu đào tạo, phân bổ khối lượng công việc và chênh lệch hiệu suất giữa các thành viên trong nhóm. Thuộc tính này cũng rất cần thiết cho việc tuân thủ và kiểm tra nhật ký.
Vì sao điều này quan trọng
Cho phép phân tích khối lượng công việc và hiệu suất nhóm, đồng thời xác định điểm nghẽn ở từng cá nhân hoặc cơ hội đào tạo. Thuộc tính này cũng rất quan trọng để phục vụ kiểm tra.
Lấy dữ liệu ở đâu
Lấy từ các trường liên quan đến người dùng như CREATED_BY hoặc LAST_UPDATED_BY trong nhiều bảng, hoặc từ các bảng lịch sử workflow hay phê duyệt cụ thể.
Ví dụ
john.doejane.smithap.clerk1
|
|||
|
Số đơn đặt hàng
PurchaseOrderNumber
|
Mã định danh của đơn đặt hàng liên quan đến hóa đơn. | ||
|
Mô tả
Số duy nhất của đơn đặt hàng (PO) cho phép mua hàng hóa hoặc dịch vụ. Thuộc tính này rất quan trọng để phân tích quy trình đối chiếu ba bên (PO, phiếu nhận hàng và hóa đơn). Tỷ lệ sai lệch cao ở hóa đơn liên kết với PO có thể cho thấy vấn đề tại bộ phận mua sắm hoặc tiếp nhận hàng. Phân tích hóa đơn có và không có PO cũng giúp phát hiện sự khác biệt trong cách xử lý.
Vì sao điều này quan trọng
Rất quan trọng để phân tích quy trình đối chiếu 3 bên, xác định sai lệch đối chiếu và hiểu sự khác nhau giữa hóa đơn có PO và không có PO.
Lấy dữ liệu ở đâu
Thông tin này thường có thể lấy bằng cách nối các bảng dòng hóa đơn (ví dụ: AP_INVOICE_LINES_ALL) với các bảng PO (ví dụ: PO_HEADERS_ALL).
Ví dụ
PO-10056982347null
|
|||
|
Số tiền hóa đơn
InvoiceAmount
|
Tổng giá trị tiền tệ của hóa đơn. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính này thể hiện tổng số tiền cần thanh toán trên hóa đơn. Đây là chỉ số cơ bản để phân tích tài chính và ưu tiên xử lý hóa đơn. Phân tích số tiền hóa đơn có thể cho thấy hóa đơn giá trị cao được xử lý khác biệt hoặc chậm hơn hóa đơn giá trị thấp hay không. Đây cũng là dữ liệu quan trọng cho dashboard dự báo dòng tiền và phân tích thanh toán trùng.
Vì sao điều này quan trọng
Cho phép phân tích ảnh hưởng tài chính, chẳng hạn ưu tiên hóa đơn giá trị cao, phân tích thời gian xử lý theo giá trị và tính ảnh hưởng tài chính của việc chậm trễ.
Lấy dữ liệu ở đâu
Lấy từ trường INVOICE_AMOUNT trong bảng AP_INVOICES_ALL.
Ví dụ
5400.50125000.00750.25
|
|||
|
Tên nhà cung cấp
VendorName
|
Tên nhà cung cấp đã gửi hóa đơn. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính này xác định nhà cung cấp liên quan đến hóa đơn. Đây là chiều phân tích quan trọng, giúp phân nhóm hiệu suất quy trình theo nhà cung cấp. Chẳng hạn, bạn có thể tìm nhà cung cấp có tỷ lệ hóa đơn bị tạm giữ cao nhất, thời gian xử lý lâu nhất hoặc thường phát sinh sai lệch đối chiếu nhất. Nhờ đó, bạn có thể quản lý quan hệ với nhà cung cấp và phát hiện vấn đề mang tính hệ thống ở từng nhà cung cấp.
Vì sao điều này quan trọng
Cho phép phân tích hiệu suất theo nhà cung cấp, giúp phát hiện vấn đề riêng của từng bên như chậm trễ thường xuyên, sai lệch hoặc hóa đơn bị tạm giữ.
Lấy dữ liệu ở đâu
Thông thường, dữ liệu được lấy từ trường VENDOR_NAME trong POZ_SUPPLIERS hoặc các bảng nhà cung cấp liên quan, nối qua VENDOR_ID trong AP_INVOICES_ALL.
Ví dụ
Công ty vật tư văn phòng toàn cầu.Dịch vụ công nghệ InnovateCông ty logistics đáng tin cậy.
|
|||
|
Thời gian kết thúc
EndTime
|
Dấu thời gian của hoạt động cuối cùng trong quy trình xử lý hóa đơn. | ||
|
Mô tả
Cho biết dấu thời gian của sự kiện cuối cùng trong vòng đời hóa đơn, chẳng hạn như “Đã hoàn tất thanh toán” hoặc “Đã hủy hóa đơn”. Thuộc tính này thường được tính bằng cách tìm “EventTime” mới nhất cho mỗi “InvoiceId”. Đây là dữ liệu cần thiết để tính tổng thời gian xử lý hóa đơn từ đầu đến cuối.
Vì sao điều này quan trọng
Giúp tính tổng thời gian xử lý từ đầu đến cuối cho từng hóa đơn, một KPI cơ bản để đo lường hiệu quả chung của quy trình.
Lấy dữ liệu ở đâu
Đây là thuộc tính được tính bằng cách tìm EventTime lớn nhất cho từng trường hợp (InvoiceId) trong tập dữ liệu.
Ví dụ
2023-10-30T11:00:00Z2023-11-20T16:45:00Z2024-01-10T10:20:30Z
|
|||
|
Trạng thái hóa đơn
InvoiceStatus
|
Trạng thái hiện tại hoặc trạng thái cuối cùng của hóa đơn. | ||
|
Mô tả
Cho biết trạng thái hiện tại của hóa đơn trong quy trình, chẳng hạn như “Đã xác thực”, “Chờ phê duyệt”, “Đã thanh toán” hoặc “Đã hủy”. Thuộc tính này cho biết hóa đơn đang ở giai đoạn nào trong vòng đời, hữu ích khi theo dõi trên bảng điều khiển vận hành. Phân tích trạng thái cuối cùng giúp bạn hiểu kết quả của quy trình, chẳng hạn như tỷ lệ hóa đơn bị hủy hoặc từ chối.
Vì sao điều này quan trọng
Giúp bạn nhanh chóng nắm được kết quả và trạng thái hiện tại của hóa đơn, từ đó phân tích tỷ lệ ngoại lệ (ví dụ: hóa đơn bị hủy) và hiệu quả quy trình.
Lấy dữ liệu ở đâu
Có thể lấy từ trường trạng thái trong bảng AP_INVOICES_ALL hoặc từ trạng thái thanh toán trong AP_PAYMENT_SCHEDULES_ALL.
Ví dụ
Đã xác thựcĐã thanh toánĐã hủyCần xác thực lại
|
|||
|
Có phải làm lại
IsRework
|
Cờ cho biết hóa đơn có phải làm lại hay không. | ||
|
Mô tả
Cờ đúng/sai (True/False) cho biết hóa đơn có trải qua vòng lặp làm lại hay không, chẳng hạn như phải xác thực nhiều lần hoặc quay từ giai đoạn sau về giai đoạn trước (ví dụ: từ “Chờ phê duyệt” về “Cần xác thực lại”). Thông tin này thường được xác định bằng cách phân tích chuỗi hoạt động. Đây là dữ liệu cần thiết để tính “Tỷ lệ hóa đơn phải làm lại” và tìm hiểu nguyên nhân quy trình kém hiệu quả.
Vì sao điều này quan trọng
Đo tần suất các vòng lặp làm lại kém hiệu quả, giúp xác định nguyên nhân gốc rễ của ngoại lệ và công sức bị lãng phí.
Lấy dữ liệu ở đâu
Đây là thuộc tính được tính bằng cách phân tích chuỗi hoạt động của từng trường hợp để phát hiện các bước lặp lại hoặc việc quay ngược trong luồng quy trình.
Ví dụ
truefalse
|
|||
|
Điều khoản thanh toán
PaymentTerms
|
Điều khoản thanh toán đã thỏa thuận với nhà cung cấp. | ||
|
Mô tả
Quy định điều kiện thanh toán cho nhà cung cấp, chẳng hạn như “Thanh toán trong 30 ngày” hoặc “Chiết khấu 2% nếu thanh toán trong 10 ngày, hạn thanh toán 30 ngày”. Thuộc tính này là cơ sở để tính ngày đến hạn của hóa đơn và xác định cơ hội hưởng chiết khấu khi thanh toán sớm. Phân tích điều khoản thanh toán giúp lập kế hoạch dòng tiền và là yếu tố quan trọng để bảng điều khiển “Tỷ lệ hưởng chiết khấu thanh toán sớm” đo lường mức độ tận dụng chiết khấu của công ty.
Vì sao điều này quan trọng
Ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền và lợi nhuận vì quyết định lịch thanh toán cũng như khả năng được hưởng chiết khấu khi thanh toán sớm.
Lấy dữ liệu ở đâu
Có trong bảng AP_TERMS_TL hoặc AP_TERMS_B, được liên kết với bảng AP_INVOICES_ALL.
Ví dụ
Thanh toán trong 30 ngàyThanh toán trong 60 ngàyChiết khấu 2% nếu thanh toán trong 10 ngày, hạn thanh toán 30 ngày
|
|||
|
Đơn vị kinh doanh
BusinessUnit
|
Đơn vị kinh doanh hoặc đơn vị vận hành chịu trách nhiệm về hóa đơn. | ||
|
Mô tả
Cho biết đơn vị kinh doanh, phòng ban hoặc trung tâm chi phí cụ thể phát sinh khoản chi. Đây là chiều phân tích quan trọng, giúp so sánh hiệu quả quy trình giữa các bộ phận trong công ty. Bạn có thể xác định liệu vấn đề như thời gian phê duyệt kéo dài hoặc tỷ lệ ngoại lệ cao có tập trung ở một số đơn vị kinh doanh hay không, từ đó tập trung cải tiến đúng chỗ.
Vì sao điều này quan trọng
Giúp so sánh hiệu quả giữa các đơn vị trong tổ chức và xác định điểm nghẽn hoặc vấn đề tuân thủ riêng của từng phòng ban.
Lấy dữ liệu ở đâu
Thông tin này thường nằm trong bảng AP_INVOICES_ALL dưới dạng ORG_ID. Bạn có thể kết hợp trường này với các bảng tổ chức nhân sự để lấy tên đơn vị kinh doanh.
Ví dụ
Bộ phận kinh doanh Bắc MỹBộ phận vận hành châu ÂuTài chính trụ sở chính
|
|||
|
Đơn vị tiền tệ của hóa đơn
InvoiceCurrency
|
Đơn vị tiền tệ dùng cho số tiền hóa đơn. | ||
|
Mô tả
Cho biết đơn vị tiền tệ của hóa đơn (ví dụ: USD, EUR, GBP). Đây là thông tin cần thiết khi phân tích dữ liệu từ nhiều quốc gia hoặc nhiều đơn vị tiền tệ. Thuộc tính này bổ sung bối cảnh cho số tiền hóa đơn và giúp diễn giải chính xác các chỉ số tài chính. Với tổ chức hoạt động toàn cầu, đây là thuộc tính quan trọng để lọc và phân nhóm dữ liệu tài chính.
Vì sao điều này quan trọng
Bổ sung bối cảnh cần thiết cho “Số tiền hóa đơn”, giúp phân tích và báo cáo tài chính chính xác, nhất là khi vận hành ở nhiều quốc gia.
Lấy dữ liệu ở đâu
Lấy từ trường INVOICE_CURRENCY_CODE trong bảng AP_INVOICES_ALL.
Ví dụ
USDEURGBPJPY
|
|||
|
Hệ thống nguồn
SourceSystem
|
Hệ thống dùng để trích xuất dữ liệu. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính này xác định nguồn gốc dữ liệu, thường là “Oracle Fusion Financials” đối với quy trình này. Trong môi trường có nhiều hệ thống, chẳng hạn một hệ thống OCR riêng để quét hóa đơn, trường này giúp phân biệt nguồn của từng sự kiện. Thuộc tính cũng đảm bảo khả năng truy xuất nguồn gốc dữ liệu và cung cấp bối cảnh khi tích hợp dữ liệu từ nhiều nền tảng.
Vì sao điều này quan trọng
Thuộc tính này cung cấp thông tin quan trọng về nguồn gốc dữ liệu, đảm bảo khả năng truy xuất và hỗ trợ quản lý việc tích hợp dữ liệu từ nhiều hệ thống.
Lấy dữ liệu ở đâu
Thông thường, đây là giá trị cố định được xác định khi thiết lập trích xuất dữ liệu.
Ví dụ
Oracle Fusion FinancialsOracle EBS R12Fusion Cloud AP
|
|||
|
Lần cập nhật dữ liệu gần nhất
LastUpdateDate
|
Dấu thời gian của lần làm mới dữ liệu gần nhất. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính này cho biết lần gần nhất dữ liệu của quy trình được trích xuất từ hệ thống nguồn. Đây là trường siêu dữ liệu được áp dụng cho toàn bộ tập dữ liệu sau mỗi lần làm mới. Thông tin này giúp người dùng biết dữ liệu mới đến đâu và phạm vi thời gian của phần phân tích. Nhờ đó, kết quả được trình bày minh bạch và dễ diễn giải chính xác.
Vì sao điều này quan trọng
Giúp người dùng biết dữ liệu được cập nhật đến thời điểm nào, phạm vi thời gian của phần phân tích và lần cập nhật gần nhất.
Lấy dữ liệu ở đâu
Giá trị này được tạo và gắn vào tập dữ liệu khi trích xuất dữ liệu.
Ví dụ
2024-03-10T05:00:00Z2024-03-11T05:00:00Z
|
|||
|
Lý do tạm giữ
HoldReason
|
Lý do hóa đơn bị tạm giữ. | ||
|
Mô tả
Khi hóa đơn chưa thể chuyển sang bước thanh toán, hệ thống sẽ tạm giữ hóa đơn. Thuộc tính này ghi lại lý do cụ thể, chẳng hạn như “Sai lệch giá”, “Sai lệch số lượng” hoặc “Chưa nhận hàng”. Phân tích lý do tạm giữ giúp xác định nguyên nhân gốc rễ gây gián đoạn và chậm trễ trong quy trình. Thông tin này cũng hỗ trợ trực tiếp các bảng điều khiển theo dõi ngoại lệ và công việc phải làm lại.
Vì sao điều này quan trọng
Giúp xác định nguyên nhân gốc rễ khiến thanh toán chậm và hóa đơn phát sinh ngoại lệ, từ đó đưa ra hướng cải tiến quy trình và trao đổi với nhà cung cấp.
Lấy dữ liệu ở đâu
Lấy từ các bảng như AP_HOLDS_ALL. Bảng này liên kết với hóa đơn và lưu lý do hoặc mã tạm giữ.
Ví dụ
Sai lệch giáSố lượng ghi trên hóa đơn vượt quá số lượng đã nhậnHóa đơn trùng lặp
|
|||
|
Ngày hóa đơn
InvoiceDate
|
Ngày ghi trên hóa đơn của nhà cung cấp. | ||
|
Mô tả
Đây là ngày nhà cung cấp phát hành hóa đơn. Ngày này là căn cứ để xác định hạn thanh toán theo điều khoản đã thỏa thuận. So sánh ngày hóa đơn với ngày hóa đơn được nhập vào hệ thống (hoạt động “Tạo hóa đơn”) giúp phát hiện chậm trễ trong việc gửi hóa đơn hoặc xử lý hóa đơn nhận được. Phân tích này giúp tìm điểm nghẽn ở các khâu đầu vào có thể ảnh hưởng đến việc thanh toán đúng hạn và hưởng chiết khấu.
Vì sao điều này quan trọng
Làm căn cứ tính hạn thanh toán và xác định chậm trễ giữa thời điểm phát hành hóa đơn với thời điểm hóa đơn được đưa vào quy trình phải trả.
Lấy dữ liệu ở đâu
Lấy từ trường INVOICE_DATE trong bảng AP_INVOICES_ALL.
Ví dụ
2023-10-152023-11-012023-12-20
|
|||
|
Người phê duyệt
Approver
|
Người phê duyệt hóa đơn để thanh toán. | ||
|
Mô tả
Cho biết người dùng hoặc quản lý đã phê duyệt cuối cùng hoặc phê duyệt một bước quan trọng của hóa đơn. Thuộc tính này cần thiết cho bảng điều khiển “Thời gian phê duyệt hóa đơn”, giúp phân tích thời gian phê duyệt theo từng người. Phân tích dữ liệu này có thể làm lộ điểm nghẽn trong các cấp phê duyệt, xác định người có khối lượng công việc cao và kiểm tra việc tuân thủ chính sách phân quyền phê duyệt.
Vì sao điều này quan trọng
Cần thiết để phân tích quy trình làm việc phê duyệt, xác định điểm nghẽn do từng người phê duyệt gây ra và kiểm tra việc tuân thủ chính sách phê duyệt.
Lấy dữ liệu ở đâu
Thông tin này thường được lưu trong các bảng workflow của Oracle (ví dụ: các bảng liên quan đến công cụ quản lý phê duyệt AME) hoặc bảng lịch sử kiểm tra.
Ví dụ
s.jonesm.riverad.chen
|
|||
|
Thanh toán đúng hạn
IsOnTimePayment
|
Cờ cho biết hóa đơn có được thanh toán trước hoặc đúng ngày đến hạn hay không. | ||
|
Mô tả
Cờ đúng/sai (True/False), được xác định bằng cách so sánh “Ngày thanh toán” với “Ngày đến hạn”. Nếu ngày thanh toán trước hoặc đúng ngày đến hạn, giá trị là True. Thuộc tính này hỗ trợ trực tiếp việc tính KPI “Tỷ lệ thanh toán đúng hạn” và rất quan trọng để theo dõi việc tuân thủ chính sách thanh toán cũng như quản lý quan hệ với nhà cung cấp.
Vì sao điều này quan trọng
Đo trực tiếp mức độ tuân thủ điều khoản thanh toán, yếu tố quan trọng đối với quan hệ với nhà cung cấp, kế hoạch tài chính và việc tránh phí trả chậm.
Lấy dữ liệu ở đâu
Đây là thuộc tính được tính từ các trường khác theo logic: IF PaymentDate <= DueDate THEN true ELSE false.
Ví dụ
truefalse
|
|||
|
Trạng thái đối chiếu
MatchingStatus
|
Cho biết kết quả đối chiếu hóa đơn. | ||
|
Mô tả
Hiển thị kết quả xác thực hóa đơn với đơn đặt hàng và phiếu nhận hàng (đối chiếu ba bên). Các trạng thái có thể gồm “Đã khớp”, “Khớp một phần” hoặc “Không thành công”. Thuộc tính này là cơ sở cho KPI “Tỷ lệ đối chiếu ba bên không thành công” và bảng điều khiển phân tích sai lệch liên quan. Nhờ đó, bạn có thể tìm nguyên nhân vấn đề trong chu trình từ mua hàng đến thanh toán.
Vì sao điều này quan trọng
Đo trực tiếp mức độ thành công của quy trình đối chiếu tự động, đồng thời làm rõ các sai lệch dẫn đến phải xử lý thủ công và chậm thanh toán.
Lấy dữ liệu ở đâu
Trạng thái này thường có ở cấp tiêu đề hoặc dòng hóa đơn trong các bảng như AP_INVOICES_ALL hoặc AP_INVOICE_LINES_ALL.
Ví dụ
Thành côngKhông thành công: sai lệch giáKhông thành công: sai lệch số lượngKhông yêu cầu
|
|||
Hoạt động xử lý hóa đơn phải trả
| Hoạt động | Mô tả | ||
|---|---|---|---|
|
Lên lịch thanh toán
|
Đánh dấu thời điểm hóa đơn đã được phê duyệt và đưa vào Yêu cầu xử lý thanh toán (PPR) hoặc lô thanh toán, nhưng chưa được thanh toán. Sự kiện này được ghi nhận khi hoàn tất các bản ghi lịch thanh toán. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Hoạt động này nối bước phê duyệt với thời điểm thanh toán thực tế. Phân tích thời gian ở giai đoạn này rất quan trọng để dự báo và quản lý dòng tiền.
Lấy dữ liệu ở đâu
Suy ra khi trường checkrun_id được điền trong bảng AP_PAYMENT_SCHEDULES_ALL cho hóa đơn. Ngày tạo PPR có thể dùng làm dấu thời gian.
Thu thập
Hóa đơn được liên kết với Yêu cầu xử lý thanh toán (PPR).
Loại sự kiện
inferred
|
|||
|
Phê duyệt hóa đơn
|
Ghi nhận lần phê duyệt cuối cùng cho hóa đơn, cho phép thanh toán. Có thể suy ra mốc quan trọng này khi trường trạng thái workflow được cập nhật thành trạng thái đã phê duyệt cuối cùng. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Đây là mốc quan trọng kết thúc chu kỳ phê duyệt. Mốc này cần thiết để tính “Thời gian phê duyệt hóa đơn” và xác định điểm nghẽn liên quan đến người phê duyệt.
Lấy dữ liệu ở đâu
Suy ra khi cột WFAPPROVAL_STATUS trong bảng AP_INVOICES_ALL chuyển thành 'Manually Approved', 'Workflow Approved' hoặc một trạng thái phê duyệt cuối cùng tương tự.
Thu thập
WFAPPROVAL_STATUS trong AP_INVOICES_ALL chuyển sang trạng thái đã phê duyệt.
Loại sự kiện
inferred
|
|||
|
Tạo hóa đơn
|
Ghi nhận thời điểm tạo bản ghi hóa đơn đầu tiên trong hệ thống, qua nhập liệu thủ công, quét (OCR) hoặc trao đổi dữ liệu điện tử (EDI). Sự kiện này được ghi nhận khi một bản ghi mới được thêm vào bảng hóa đơn chính. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Đây là mốc bắt đầu chính thức của vòng đời xử lý hóa đơn. Phân tích khoảng thời gian từ sự kiện này đến các sự kiện khác giúp phát hiện chậm trễ ở các khâu trước đó và tính tổng thời gian xử lý.
Lấy dữ liệu ở đâu
Đây là sự kiện được ghi nhận trực tiếp từ dấu thời gian tạo bản ghi hóa đơn trong bảng AP_INVOICES_ALL, thường dùng cột CREATION_DATE.
Thu thập
Dấu thời gian tạo bản ghi trong bảng AP_INVOICES_ALL.
Loại sự kiện
explicit
|
|||
|
Thanh toán đã được ngân hàng xác nhận
|
Hoạt động cuối cùng trong quy trình, xác nhận khoản thanh toán đã được ngân hàng xử lý. Sự kiện này thường được ghi nhận qua cập nhật trạng thái từ Oracle Cash Management sau khi đối chiếu ngân hàng. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Đây là điểm kết thúc thực sự của quy trình từ đầu đến cuối, cung cấp dữ liệu chính xác nhất để tính “Thời gian xử lý hóa đơn trung bình”. Mốc này khép lại toàn bộ giao dịch tài chính.
Lấy dữ liệu ở đâu
Suy ra khi trạng thái thanh toán trong bảng AP_CHECKS_ALL được cập nhật thành 'CLEARED'. Cột CLEARED_DATE cung cấp dấu thời gian của sự kiện này.
Thu thập
Cột CLEARED_DATE được điền trong bảng AP_CHECKS_ALL.
Loại sự kiện
inferred
|
|||
|
Thực hiện thanh toán
|
Ghi nhận thời điểm tạo khoản thanh toán và phát hành cho nhà cung cấp. Đây là sự kiện được ghi nhận trực tiếp khi tạo bản ghi thanh toán liên kết với hóa đơn. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Đây là mốc quan trọng để đo “Tỷ lệ thanh toán đúng hạn” và “Thông lượng xử lý hóa đơn từ đầu đến cuối”. Mốc này cho biết công ty đã hoàn thành nghĩa vụ tài chính.
Lấy dữ liệu ở đâu
Đây là sự kiện được ghi nhận trực tiếp khi tạo bản ghi liên kết trong bảng AP_INVOICE_PAYMENTS_ALL. Có thể dùng ACCOUNTING_DATE hoặc CREATION_DATE làm dấu thời gian.
Thu thập
Tạo bản ghi trong AP_INVOICE_PAYMENTS_ALL để liên kết hóa đơn với khoản thanh toán.
Loại sự kiện
explicit
|
|||
|
Xác thực hóa đơn
|
Hoạt động này đánh dấu thời điểm hệ thống hoàn tất thành công các bước kiểm tra tự động trên dữ liệu hóa đơn, chẳng hạn kiểm tra định dạng và đối chiếu nhà cung cấp. Có thể ghi nhận sự kiện bằng cách theo dõi thay đổi trong trường trạng thái xác thực của hóa đơn. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Cho biết hóa đơn đã sẵn sàng để xử lý tiếp, chẳng hạn đối chiếu hoặc phê duyệt. Nếu mất nhiều thời gian trước bước này, có thể dữ liệu đã được nhập sai. Dashboard “Phân tích lỗi nhập dữ liệu hóa đơn” giúp theo dõi vấn đề này.
Lấy dữ liệu ở đâu
Suy ra từ cột VALIDATION_STATUS trong bảng AP_INVOICES_ALL khi giá trị chuyển thành 'Validated'. Nhật ký kiểm tra hoặc bảng lịch sử của trường này có thể cung cấp dấu thời gian.
Thu thập
VALIDATION_STATUS trong AP_INVOICES_ALL chuyển thành 'Validated'.
Loại sự kiện
inferred
|
|||
|
Bắt đầu phê duyệt
|
Cho biết hóa đơn đã vào quy trình phê duyệt và được chuyển đến người phê duyệt đầu tiên. Có thể suy ra sự kiện này từ thay đổi trạng thái workflow của hóa đơn. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Hoạt động này bắt đầu tính KPI “Thời gian phê duyệt hóa đơn”. Nhờ đó, bạn có thể phân biệt thời gian chờ bổ sung dữ liệu với thời gian chờ người phê duyệt.
Lấy dữ liệu ở đâu
Suy ra khi WFAPPROVAL_STATUS trong bảng AP_INVOICES_ALL chuyển từ trạng thái trước workflow thành 'Initiated' hoặc một trạng thái chờ tương tự.
Thu thập
WFAPPROVAL_STATUS trong AP_INVOICES_ALL chuyển thành 'Initiated'.
Loại sự kiện
inferred
|
|||
|
Đã đối chiếu
|
Ghi nhận thao tác của hệ thống hoặc người dùng khi đối chiếu hóa đơn với đơn đặt hàng (PO) và/hoặc phiếu nhận hàng (GRN). Sự kiện này được ghi nhận khi trạng thái đối chiếu trên hóa đơn được cập nhật. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Đây là bước quan trọng với hóa đơn có PO và ảnh hưởng trực tiếp đến phân tích “Xu hướng sai lệch đối chiếu ba bên”. Lỗi hoặc chậm trễ ở bước này là nguồn gây điểm nghẽn lớn trong quy trình.
Lấy dữ liệu ở đâu
Suy ra từ việc cập nhật WFAPPROVAL_STATUS hoặc trường trạng thái đối chiếu tương tự trong AP_INVOICES_ALL, cho biết đã có lần thử đối chiếu.
Thu thập
Dấu thời gian thay đổi trạng thái liên quan đến đối chiếu PO.
Loại sự kiện
inferred
|
|||
|
Đặt trạng thái tạm giữ
|
Cho biết hóa đơn bị tạm giữ và chưa thể thanh toán. Đây là sự kiện được ghi nhận trực tiếp khi tạo bản ghi tạm giữ và liên kết với hóa đơn, thường do sai lệch hoặc vi phạm chính sách. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Sự kiện này xác định trực tiếp các ngoại lệ và điểm nghẽn trong quy trình. Phân tích lý do và thời gian tạm giữ là bước quan trọng để hiểu và xử lý các vấn đề thường gặp.
Lấy dữ liệu ở đâu
Đây là sự kiện được ghi nhận trực tiếp khi tạo một mục mới trong bảng AP_HOLDS_ALL, liên kết với INVOICE_ID cụ thể.
Thu thập
Dấu thời gian tạo bản ghi trong bảng AP_HOLDS_ALL.
Loại sự kiện
explicit
|
|||
|
Gỡ trạng thái tạm giữ
|
Đánh dấu vấn đề đã được xử lý và trạng thái tạm giữ đã được gỡ, cho phép hóa đơn tiếp tục quy trình thanh toán. Sự kiện này được ghi nhận khi cập nhật thông tin gỡ tạm giữ vào bản ghi. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Đo thời gian xử lý sai lệch. Khi kết hợp với sự kiện “Đặt trạng thái tạm giữ”, chỉ số này giúp định lượng thời gian và ảnh hưởng của việc làm lại cũng như xử lý ngoại lệ.
Lấy dữ liệu ở đâu
Suy ra khi các cột RELEASE_LOOKUP_CODE và LAST_UPDATE_DATE được điền trong bảng AP_HOLDS_ALL cho một bản ghi tạm giữ hiện có.
Thu thập
Dấu thời gian cập nhật bản ghi AP_HOLDS_ALL kèm thông tin gỡ tạm giữ.
Loại sự kiện
inferred
|
|||
|
Hủy hóa đơn
|
Ghi nhận việc kết thúc quy trình hóa đơn trước khi thanh toán. Đây là thao tác được ghi nhận trực tiếp khi người dùng hủy hóa đơn và điền ngày hủy. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Đây là trạng thái kết thúc không thành công của hóa đơn. Phân tích tần suất và lý do hủy có thể giúp phát hiện vấn đề ở các khâu trước đó trong hoạt động mua sắm hoặc quản lý nhà cung cấp.
Lấy dữ liệu ở đâu
Suy ra khi cột CANCELLED_DATE được điền trong bảng AP_INVOICES_ALL. Ngày này cũng là dấu thời gian của sự kiện.
Thu thập
Cột CANCELLED_DATE được điền trong bảng AP_INVOICES_ALL.
Loại sự kiện
inferred
|
|||
|
Thanh toán sớm
|
Sự kiện được tính toán để cho biết khoản thanh toán đã được thực hiện sớm nhằm hưởng chiết khấu. Sự kiện này được xác định bằng cách so sánh ngày thanh toán thực tế với điều khoản chiết khấu trong lịch thanh toán. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Sự kiện này hỗ trợ trực tiếp cho dashboard “Mức hưởng chiết khấu khi thanh toán sớm”. Chỉ số giúp định lượng lợi ích tài chính của quy trình phải trả hiệu quả và tìm ra những cơ hội bị bỏ lỡ.
Lấy dữ liệu ở đâu
Tính bằng cách so sánh ngày thanh toán (từ AP_INVOICE_PAYMENTS_ALL) với các trường ngày chiết khấu (DISCOUNT_DATE) trong bảng AP_PAYMENT_SCHEDULES_ALL.
Thu thập
So sánh ngày thực hiện thanh toán với ngày đủ điều kiện hưởng chiết khấu.
Loại sự kiện
calculated
|
|||
|
Từ chối hóa đơn
|
Cho biết người phê duyệt đã từ chối hóa đơn, khiến quy trình dừng lại và thường cần chỉnh sửa rồi gửi lại. Sự kiện này được ghi nhận khi trạng thái trong workflow phê duyệt thay đổi. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Sự kiện này cho thấy quy trình phải làm lại một bước đáng kể. Phân tích tần suất và lý do từ chối có thể phát hiện tình trạng hiểu sai chính sách hoặc vấn đề dữ liệu mang tính hệ thống.
Lấy dữ liệu ở đâu
Suy ra khi cột WFAPPROVAL_STATUS trong bảng AP_INVOICES_ALL chuyển thành 'Rejected'. Bảng lịch sử workflow có thể cung cấp thêm chi tiết.
Thu thập
WFAPPROVAL_STATUS trong AP_INVOICES_ALL chuyển thành 'Rejected'.
Loại sự kiện
inferred
|
|||
Hướng dẫn trích xuất dữ liệu
Sẵn sàng bắt đầu?
Dùng mẫu dữ liệu này để bắt đầu hành trình process mining và cải thiện đáng kể hoạt động xử lý khoản phải trả. Bắt đầu cải tiến quy trình tài chính ngay hôm nay.
Giảm 60% chi phí xử lý hóa đơn AP: bắt đầu ngay
Tự động hóa quy trình xử lý hóa đơn AP và giảm lỗi để tiết kiệm 60% chi phí.
Không cần thẻ tín dụng • Thiết lập trong vài phút