Mẫu dữ liệu bút toán nhật ký từ ghi nhận đến báo cáo của bạn

Microsoft Dynamics 365
Mẫu dữ liệu bút toán nhật ký từ ghi nhận đến báo cáo của bạn

Mẫu dữ liệu bút toán nhật ký từ ghi nhận đến báo cáo của bạn

Mẫu này hướng dẫn bạn xác định các dữ liệu cần có để phân tích quy trình từ ghi nhận đến báo cáo, cụ thể là bút toán nhật ký. Mẫu nêu rõ các thuộc tính cần thu thập và hoạt động cần theo dõi để bạn có đủ thông tin cho sáng kiến process mining. Bạn cũng sẽ tìm thấy hướng dẫn thực tế về cách trích xuất dữ liệu từ hệ thống nguồn.
  • Các thuộc tính nên thu thập
  • Các hoạt động chính cần theo dõi
  • Hướng dẫn trích xuất dữ liệu từ Microsoft Dynamics 365
Chưa quen với nhật ký sự kiện? Tìm hiểu cách tạo nhật ký sự kiện cho process mining.

Thuộc tính của quy trình từ ghi nhận đến báo cáo, bút toán nhật ký

Đây là các trường dữ liệu nên có trong event log để phân tích đầy đủ quy trình từ ghi nhận đến báo cáo, bút toán nhật ký.
3 Bắt buộc 7 Nên có 10 Không bắt buộc
Tên Mô tả
Journal Entry ID
JournalEntryId
Mã định danh duy nhất của một bút toán nhật ký, dùng làm mã định danh chính cho trường hợp đó.
Mô tả

Journal Entry ID liên kết duy nhất mọi hoạt động và điểm dữ liệu của một giao dịch bút toán nhật ký. Mã này giúp theo dõi toàn bộ vòng đời của nhật ký, từ lúc tạo và rà soát đến khi ghi sổ vào sổ cái.

Trong phân tích process mining, thuộc tính này là nền tảng để dựng lại luồng quy trình. Mỗi Journal Entry ID duy nhất đại diện cho một trường hợp quy trình, giúp phân tích chi tiết các biến thể, thời gian xử lý và mức độ tuân thủ của từng giao dịch tài chính.

Vì sao điều này quan trọng

Đây là khóa thiết yếu để theo dõi bút toán nhật ký từ đầu đến cuối, giúp phân tích toàn bộ luồng quy trình của từng trường hợp.

Lấy dữ liệu ở đâu

Mã này thường nằm trong bảng tiêu đề nhật ký, chẳng hạn LedgerJournalTable, ở trường có tên JournalNum.

Ví dụ
JRN-0012345JV-2023-08-156GENJ0000891
Tên hoạt động
ActivityName
Tên của bước hoặc sự kiện cụ thể đã xảy ra trong quy trình nghiệp vụ.
Mô tả

Thuộc tính này mô tả một sự kiện hoặc tác vụ trong vòng đời bút toán nhật ký, chẳng hạn 'Journal Entry Created', 'Journal Submitted For Approval' hoặc 'Journal Entry Posted'. Các hoạt động này tạo thành các nút trên sơ đồ quy trình được phát hiện.

Phân tích trình tự và tần suất của các hoạt động là trọng tâm của process mining. Việc này cho thấy luồng quy trình thực tế, giúp phát hiện sai lệch so với quy trình chuẩn và chỉ ra điểm nghẽn, nơi hoạt động mất nhiều thời gian hơn dự kiến hoặc bị lặp lại.

Vì sao điều này quan trọng

Thuộc tính này xác định các bước trong quy trình, tạo nên nền tảng cho sơ đồ quy trình và cho phép phân tích luồng cũng như các biến thể của quy trình.

Lấy dữ liệu ở đâu

Đây là thuộc tính khái niệm được suy ra từ sự kiện hệ thống, thay đổi trạng thái hoặc nhật ký workflow trong Microsoft Dynamics 365.

Ví dụ
Tạo bút toán nhật kýGửi bút toán để phê duyệtPhê duyệt bút toán nhật kýGhi sổ bút toán nhật ký
Thời điểm sự kiện
EventTime
Dấu thời gian chính xác cho biết một hoạt động hoặc sự kiện đã xảy ra khi nào.
Mô tả

Thời điểm sự kiện ghi lại ngày giờ một hoạt động cụ thể trong quy trình bút toán nhật ký diễn ra. Dữ liệu theo trình tự thời gian này rất cần thiết để sắp xếp sự kiện và tính khoảng thời gian giữa các sự kiện.

Trong phân tích, dấu thời gian này được dùng để dựng dòng thời gian cho từng trường hợp. Đây là cơ sở để tính các chỉ số theo thời gian như thời gian xử lý toàn chu trình, thời gian thực hiện và thời gian chờ. Dữ liệu này giúp phát hiện chậm trễ giữa các bước và hỗ trợ dashboard theo dõi điểm nghẽn cũng như việc tuân thủ SLA.

Vì sao điều này quan trọng

Dấu thời gian này rất cần thiết để sắp xếp sự kiện chính xác và tính các KPI về thời lượng, chẳng hạn thời gian xử lý toàn chu trình và thời gian chậm trễ.

Lấy dữ liệu ở đâu

Dấu thời gian sự kiện thường có trong nhật ký lịch sử workflow, bảng dấu vết kiểm toán (chẳng hạn SysDatabaseLog) hoặc trường thời gian tạo/chỉnh sửa trên các bản ghi liên quan như LedgerJournalTable và LedgerJournalTrans.

Ví dụ
2023-10-26T10:00:00Z2023-10-26T11:30:00Z2023-10-27T14:45:10Z
Loại nhật ký
JournalType
Phân loại bút toán nhật ký, chẳng hạn nhật ký chung hoặc khoản trích trước.
Mô tả

Loại nhật ký phân nhóm bút toán theo mục đích nghiệp vụ, chẳng hạn bút toán hằng ngày, trích trước, phân bổ hoặc loại trừ. Việc phân nhóm này rất quan trọng để hiểu các luồng và cách xử lý khác nhau.

Thuộc tính này cho phép lọc và so sánh quy trình theo từng loại nhật ký. Đây là thuộc tính thiết yếu cho dashboard 'Sản lượng bút toán nhật ký theo loại', giúp phân tích xem loại nhật ký nào dễ bị chậm trễ, từ chối hoặc phải làm lại hơn.

Vì sao điều này quan trọng

Cho phép chia nhóm phân tích để so sánh quy trình theo từng mục đích nghiệp vụ, vốn có thể có luồng xử lý, thời gian hoàn tất và yêu cầu phê duyệt khác nhau.

Lấy dữ liệu ở đâu

Thông tin này thường được lưu trong bảng tiêu đề nhật ký LedgerJournalTable, ở trường liên quan đến tên hoặc loại nhật ký, chẳng hạn JournalName.

Ví dụ
Nhật ký chungĐiều chỉnh chi phí trích trướcChuyển khoản nội bộ giữa các công tyBảng lương
Lý do từ chối
RejectionReason
Lý do được đưa ra khi bút toán nhật ký bị từ chối trong quá trình phê duyệt.
Mô tả

Khi bút toán nhật ký bị từ chối, người phê duyệt thường nêu lý do. Thuộc tính này ghi lại thông tin đó, rất hữu ích để phân tích nguyên nhân gốc rễ.

Đây là thuộc tính chính cho bảng điều khiển 'Phân tích tỷ lệ từ chối bút toán nhật ký'. Bằng cách phân loại và phân tích lý do từ chối, tổ chức có thể tìm ra các vấn đề thường gặp như thiếu chứng từ, vi phạm chính sách hoặc nhập sai dữ liệu, rồi triển khai đào tạo phù hợp hoặc cải tiến quy trình.

Vì sao điều này quan trọng

Cho biết nguyên nhân phát sinh công việc làm lại, giúp bạn giảm tỷ lệ từ chối và tăng tỷ lệ phê duyệt đúng ngay lần đầu.

Lấy dữ liệu ở đâu

Thông tin này thường được lưu trong lịch sử workflow hoặc phần bình luận gắn với bước từ chối.

Ví dụ
Thiếu chứng từ hỗ trợSử dụng sai tài khoảnVượt ngưỡng phê duyệtBút toán trùng lặp
Pháp nhân
LegalEntity
Pháp nhân hoặc mã công ty dùng để ghi nhận bút toán nhật ký.
Mô tả

Pháp nhân là công ty hoặc đơn vị kinh doanh cụ thể trong tổ chức nơi giao dịch tài chính được ghi nhận. Đây là một chiều tổ chức cơ bản trong các hệ thống tài chính.

Trong process mining, thuộc tính này giúp so sánh quy trình xử lý bút toán nhật ký giữa các bộ phận trong tổ chức. Bạn có thể nhận ra pháp nhân nào xử lý hiệu quả hơn, có tỷ lệ từ chối cao hơn hoặc mất nhiều thời gian hơn, từ đó xác định và chia sẻ cách làm hiệu quả.

Vì sao điều này quan trọng

Giúp so sánh hiệu quả quy trình giữa các công ty hoặc đơn vị kinh doanh, qua đó làm rõ khác biệt và cơ hội cải tiến.

Lấy dữ liệu ở đâu

Đây là trường cốt lõi trong Dynamics 365, thường có trong các bảng giao dịch như LedgerJournalTable và thường liên kết với DataAreaId.

Ví dụ
USMFDEMFGBSI
Tên người dùng
UserName
Tên người dùng đã thực hiện hoạt động.
Mô tả

Thuộc tính này xác định nhân viên hoặc người dùng hệ thống chịu trách nhiệm thực hiện một hoạt động cụ thể, chẳng hạn tạo, phê duyệt hoặc ghi sổ bút toán nhật ký. Thuộc tính này liên kết các bước trong quy trình với người thực hiện.

Phân tích hiệu suất theo người dùng là một khả năng quan trọng của process mining. Thuộc tính này giúp tạo dashboard 'Hiệu suất người dùng trong quy trình bút toán nhật ký' để so sánh thời lượng hoạt động và sản lượng giữa những người dùng hoặc đội ngũ khác nhau. Qua đó, bạn có thể nhận diện người làm tốt, xác định nhu cầu đào tạo và cân bằng khối lượng công việc.

Vì sao điều này quan trọng

Liên kết hoạt động trong quy trình với từng người, giúp phân tích hiệu suất người dùng, phân bổ khối lượng công việc và sử dụng tài nguyên.

Lấy dữ liệu ở đâu

Thông tin người dùng thường nằm trong các trường createdBy hoặc modifiedBy của những bảng như LedgerJournalTable, hoặc trong nhật ký lịch sử workflow liên quan.

Ví dụ
Alice SmithBob Johnsonsystem.batch
Thời điểm kết thúc sự kiện
EventEndTime
Dấu thời gian cho biết khi nào một hoạt động hoặc sự kiện hoàn tất.
Mô tả

Thời điểm kết thúc sự kiện đánh dấu lúc một hoạt động cụ thể hoàn tất. StartTime cho biết khi nào sự kiện bắt đầu, còn EndTime xác định mốc kết thúc, giúp tính chính xác thời lượng của từng tác vụ.

Trong process mining, có cả thời điểm bắt đầu và kết thúc giúp tính thời gian thực hiện hoạt động, tách biệt với thời gian chờ. Điều này rất quan trọng với dashboard phân tích hiệu suất người dùng và xác định tác vụ cụ thể nào, chứ không chỉ khoảng trống giữa các tác vụ, đang tốn nhiều thời gian nhất.

Vì sao điều này quan trọng

Giúp tính chính xác thời lượng của từng hoạt động, rất cần thiết để phân tích hiệu suất người dùng và xác định tác vụ tốn nhiều tài nguyên.

Lấy dữ liệu ở đâu

Dữ liệu này có thể được lưu rõ trong nhật ký workflow hoặc cần được suy ra bằng cách dùng StartTime của hoạt động tiếp theo trong trình tự.

Ví dụ
2023-10-26T10:05:15Z2023-10-26T11:45:00Z2023-10-27T15:00:00Z
Tổng giá trị nhật ký
JournalTotalAmount
Tổng giá trị tiền tệ của bút toán nhật ký, thường là tổng các khoản ghi nợ.
Mô tả

Thuộc tính này thể hiện tổng giá trị tài chính của bút toán nhật ký. Bạn có thể dùng thuộc tính để chia bút toán thành các nhóm giá trị thấp, trung bình và cao.

Phân tích quy trình theo giá trị tài chính có thể cho thấy những xu hướng đáng chú ý. Chẳng hạn, bút toán giá trị cao có thể phải qua quy trình phê duyệt chặt chẽ hơn, với nhiều bước hơn và thời gian xử lý lâu hơn. Thuộc tính này cần thiết để phân tích mức độ trọng yếu và hiểu tác động tài chính của những điểm kém hiệu quả trong quy trình.

Vì sao điều này quan trọng

Cho phép phân tích quy trình theo giá trị tài chính, yếu tố thường liên quan đến độ phức tạp, rủi ro và các bước phê duyệt.

Lấy dữ liệu ở đâu

Có thể cần tính giá trị này bằng cách cộng các khoản ghi nợ trong bảng dòng nhật ký LedgerJournalTrans cho từng bút toán nhật ký.

Ví dụ
1500.75125000.0050.25
Trạng thái nhật ký
JournalStatus
Trạng thái hiện tại hoặc cuối cùng của bút toán nhật ký.
Mô tả

Thuộc tính này cho biết trạng thái của bút toán nhật ký tại một thời điểm, chẳng hạn như 'Bản nháp', 'Đang xem xét', 'Đã phê duyệt', 'Bị từ chối' hoặc 'Đã ghi sổ'. Thuộc tính giúp xác định bút toán đang ở giai đoạn nào trong vòng đời.

Phân tích trạng thái giúp bạn hiểu kết quả của từng hồ sơ. Bạn có thể lọc để xem tất cả nhật ký bị từ chối hoặc theo dõi số lượng nhật ký ở một giai đoạn cụ thể. Thuộc tính này bổ sung bối cảnh cho các bảng điều khiển về thông lượng và trạng thái.

Vì sao điều này quan trọng

Cho biết kết quả của từng bút toán nhật ký, giúp phân tích tỷ lệ thành công, tỷ lệ bị từ chối và khối lượng công việc ở từng giai đoạn.

Lấy dữ liệu ở đâu

Trạng thái thường nằm trong bảng tiêu đề nhật ký LedgerJournalTable hoặc được xác định từ trạng thái workflow.

Ví dụ
Bản nhápĐã gửiĐã phê duyệtĐã ghi sổBị từ chối
Cấp phê duyệt
ApprovalLevel
Cho biết giai đoạn hiện tại hoặc đã hoàn tất trong workflow phê duyệt nhiều cấp.
Mô tả

Với bút toán nhật ký cần nhiều cấp phê duyệt, thuộc tính này theo dõi bút toán đã đến cấp nào trong hệ thống phân cấp, chẳng hạn 'Quản lý phê duyệt' hoặc 'Giám đốc phê duyệt'.

Thuộc tính này giúp phân tích chi tiết hơn các điểm nghẽn trong khâu phê duyệt. Bạn có thể xác định liệu tình trạng chậm trễ có thường xuyên xảy ra ở một cấp cụ thể hay không, từ đó cân nhắc thiết kế lại quy trình hoặc phân bổ lại tài nguyên ở cấp đó.

Vì sao điều này quan trọng

Cho thấy các workflow phê duyệt nhiều giai đoạn, giúp xác định điểm nghẽn ở từng cấp phê duyệt.

Lấy dữ liệu ở đâu

Thông tin này được lấy từ nhật ký lịch sử workflow, theo dõi việc hoàn tất từng bước phê duyệt.

Ví dụ
Cấp 1: Quản lýCấp 2: Giám đốcCấp 3: Phó chủ tịch phụ trách tài chính
Có phải làm lại không
IsRework
Cờ xác định các hoạt động thuộc vòng lặp làm lại hoặc sửa lỗi.
Mô tả

Thuộc tính boolean được tính toán này có giá trị true cho các hoạt động diễn ra sau khi bị từ chối, chẳng hạn như 'Đã sửa bút toán nhật ký' hoặc gửi lại 'Bút toán nhật ký đã gửi để phê duyệt'. Thuộc tính giúp tách riêng và định lượng công việc làm lại.

Thuộc tính này rất cần thiết cho bảng điều khiển 'Vòng lặp làm lại và sửa bút toán nhật ký' và KPI 'Tỷ lệ làm lại'. Khi đánh dấu các trường hợp làm lại, bạn có thể dễ dàng trực quan hóa và đo lường tần suất cũng như tác động của các vòng sửa lỗi, vốn là nguyên nhân chính gây kém hiệu quả trong quy trình.

Vì sao điều này quan trọng

Đánh dấu trực tiếp các vòng lặp làm lại kém hiệu quả, giúp bạn dễ dàng định lượng tác động của việc từ chối và sửa lỗi đến tổng thời gian xử lý và chi phí.

Lấy dữ liệu ở đâu

Thuộc tính này được tính trong quá trình chuyển đổi dữ liệu bằng cách phân tích thứ tự hoạt động trong từng hồ sơ.

Ví dụ
truefalse
Có tự động ghi sổ không
IsAutomatedPosting
Cờ cho biết bút toán nhật ký được tạo hoặc ghi sổ tự động hay không.
Mô tả

Thuộc tính dạng boolean này phân biệt bút toán nhật ký do người dùng tạo thủ công với bút toán do hệ thống hoặc hệ thống con tự tạo, chẳng hạn như qua tích hợp hệ thống hoặc quy trình phân bổ tự động.

Phân tích thuộc tính này giúp so sánh hiệu quả và tỷ lệ lỗi giữa quy trình tự động với quy trình thủ công. Bạn có thể tìm ra cơ hội tự động hóa thêm bằng cách xem liệu bút toán thủ công có dễ phát sinh lỗi, phải làm lại hoặc bị chậm trễ hơn không.

Vì sao điều này quan trọng

Phân biệt quy trình thủ công với quy trình tự động, giúp so sánh hiệu quả, độ chính xác và mức độ tuân thủ.

Lấy dữ liệu ở đâu

Có thể xác định qua người dùng trong trường 'Created by' (chẳng hạn tài khoản hệ thống hoặc tài khoản chạy theo lô) hoặc một cờ riêng trong cấu hình tiêu đề hay loại nhật ký.

Ví dụ
truefalse
Đúng ngay lần đầu
IsFirstTimeRight
Cờ cho biết nhật ký được phê duyệt mà không bị từ chối lần nào trước đó.
Mô tả

Thuộc tính boolean ở cấp hồ sơ này có giá trị true nếu bút toán nhật ký được phê duyệt sau khi gửi mà không có hoạt động 'Bút toán nhật ký bị từ chối' hoặc 'Đã sửa bút toán nhật ký' xen giữa. Đây là chỉ số quan trọng về chất lượng quy trình.

KPI 'Tỷ lệ phê duyệt đúng ngay lần đầu' được tính trực tiếp từ thuộc tính này. Tỷ lệ cao cho thấy quy trình hiệu quả và có chất lượng tốt. Tỷ lệ thấp là dấu hiệu của vấn đề mang tính hệ thống về chất lượng dữ liệu ban đầu, độ rõ ràng của yêu cầu hoặc cách gửi hồ sơ.

Vì sao điều này quan trọng

Đây là chỉ số quan trọng về chất lượng quy trình, cho biết có bao nhiêu nhật ký đi qua khâu phê duyệt suôn sẻ mà không cần làm lại.

Lấy dữ liệu ở đâu

Thuộc tính này được tính ở cấp hồ sơ bằng cách phân tích thứ tự hoạt động của từng Journal Entry ID.

Ví dụ
truefalse
Hệ thống nguồn
SourceSystem
Hệ thống lưu trữ dữ liệu gốc mà dữ liệu được trích xuất từ đó.
Mô tả

Thuộc tính này xác định ứng dụng nguồn chứa dữ liệu bút toán nhật ký. Với quy trình này, giá trị thường cố định, chẳng hạn 'Microsoft Dynamics 365'.

Trong phạm vi phân tích rộng hơn, đặc biệt ở môi trường có nhiều ERP hoặc hệ thống tích hợp, trường này giúp phân biệt quy trình và nguồn dữ liệu. Trường này làm rõ nguồn gốc dữ liệu, đồng thời hỗ trợ quản trị và xác thực dữ liệu.

Vì sao điều này quan trọng

Xác định nguồn gốc dữ liệu, rất quan trọng cho việc quản trị dữ liệu và phân tích trên nhiều hệ thống doanh nghiệp.

Lấy dữ liệu ở đâu

Đây là giá trị tĩnh được thêm trong quá trình trích xuất, chuyển đổi và nạp dữ liệu (ETL) để ghi nhãn nguồn gốc của tập dữ liệu.

Ví dụ
Microsoft Dynamics 365D365 F&O
Lần cập nhật dữ liệu gần nhất
LastDataUpdate
Dấu thời gian cho biết lần gần nhất dữ liệu được làm mới từ hệ thống nguồn.
Mô tả

Thuộc tính này cho biết ngày giờ trích xuất dữ liệu gần nhất từ hệ thống nguồn. Nhờ đó, bạn biết dữ liệu trong phân tích mới đến đâu và bao gồm những gì.

Hiển thị thông tin này trên dashboard giúp người dùng biết dữ liệu được cập nhật khi nào và hiểu khoảng thời gian mà phân tích quy trình hiện tại bao quát. Đây là một phần siêu dữ liệu quan trọng trong mọi dự án process mining.

Vì sao điều này quan trọng

Cho biết dữ liệu mới đến đâu, giúp người dùng hiểu phân tích quy trình phản ánh tình hình hiện tại như thế nào.

Lấy dữ liệu ở đâu

Dấu thời gian này được tạo và lưu trong quá trình trích xuất, chuyển đổi và nạp dữ liệu (ETL).

Ví dụ
2023-10-27T02:00:00Z
Mã tiền tệ
CurrencyCode
Đơn vị tiền tệ của số tiền trong bút toán nhật ký.
Mô tả

Thuộc tính này cho biết bút toán nhật ký được ghi bằng đơn vị tiền tệ nào, chẳng hạn USD, EUR hoặc GBP. Thông tin này giúp làm rõ Tổng giá trị nhật ký.

Dù không phải lúc nào cũng dùng để phân tích luồng quy trình, tiền tệ rất quan trọng khi lập báo cáo hoặc phân tích tài chính dựa trên số tiền trong nhật ký. Thuộc tính này giúp cộng gộp và so sánh giá trị chính xác, nhất là trong các tổ chức đa quốc gia.

Vì sao điều này quan trọng

Cung cấp bối cảnh cần thiết cho phân tích tài chính, giúp diễn giải chính xác các giá trị tiền tệ, nhất là khi sử dụng nhiều loại tiền tệ.

Lấy dữ liệu ở đâu

Mã tiền tệ thường có trong bảng dòng nhật ký LedgerJournalTrans.

Ví dụ
USDEURGBPJPY
Ngày ghi sổ
PostingDate
Ngày bút toán nhật ký được ghi vào sổ cái.
Mô tả

Ngày ghi sổ là ngày chính thức giao dịch ảnh hưởng đến số dư sổ cái. Ngày này rất quan trọng đối với báo cáo tài chính và việc chốt kỳ.

Thuộc tính này dùng để phân tích khoảng thời gian từ lúc phê duyệt đến lúc ghi sổ, nội dung được theo dõi bằng KPI 'Thời gian từ phê duyệt đến ghi sổ bút toán nhật ký'. Rút ngắn khoảng thời gian này thường là mục tiêu quan trọng để đẩy nhanh quy trình chốt sổ tài chính. Bạn cũng có thể dùng thuộc tính để phân tích số lượng bút toán được ghi sổ theo thời gian.

Vì sao điều này quan trọng

Cần thiết để tính KPI thời gian từ phê duyệt đến ghi sổ và xác định độ trễ giữa lúc phê duyệt với thời điểm giao dịch được ghi nhận chính thức trong sổ cái.

Lấy dữ liệu ở đâu

Ngày này thường được lưu trong bảng tiêu đề nhật ký (LedgerJournalTable) hoặc các bảng giao dịch đã ghi sổ liên quan.

Ví dụ
2023-10-282023-11-012023-10-31
Phòng ban
DepartmentName
Phòng ban hoặc trung tâm chi phí gắn với bút toán nhật ký.
Mô tả

Phòng ban hoặc trung tâm chi phí cho biết đơn vị nội bộ chịu trách nhiệm hoặc bị ảnh hưởng bởi giao dịch tài chính. Đây là chiều dữ liệu quan trọng trong báo cáo quản trị nội bộ.

Thuộc tính này cho phép phân tích quy trình xử lý bút toán nhật ký theo phòng ban. Bạn có thể trả lời các câu hỏi như: Phòng ban nào gửi nhiều nhật ký nhất? Phòng ban nào có tỷ lệ bị từ chối cao hơn hoặc thời gian phê duyệt lâu hơn? Thông tin này hữu ích khi cải tiến quy trình có trọng tâm.

Vì sao điều này quan trọng

Giúp phân tích hiệu quả quy trình theo chức năng kinh doanh, từ đó xác định điểm nghẽn riêng của từng phòng ban hoặc nhu cầu đào tạo.

Lấy dữ liệu ở đâu

Thông tin này thường nằm ở cấp dòng nhật ký (LedgerJournalTrans) dưới dạng chiều tài chính.

Ví dụ
Bán hàngTài chínhTiếp thịVận hành
Trạng thái SLA phê duyệt
ApprovalSlaState
Cho biết việc phê duyệt bút toán nhật ký có đáp ứng thỏa thuận mức dịch vụ hay không.
Mô tả

Thuộc tính này phân loại chu kỳ phê duyệt của từng bút toán nhật ký dựa trên việc hoàn tất có nằm trong thời gian mục tiêu của thỏa thuận mức dịch vụ (SLA) hay không. Các giá trị thường là 'Đạt' hoặc 'Vi phạm'.

Đây là chỉ số cốt lõi cho bảng điều khiển 'Mức độ tuân thủ SLA phê duyệt bút toán nhật ký'. Thuộc tính cung cấp góc nhìn rõ ràng, gắn với mục tiêu kinh doanh về hiệu quả so với chỉ tiêu, giúp theo dõi và quản lý thời gian phê duyệt, đồng thời thúc đẩy cải tiến ở những khâu thường xuyên không đạt SLA.

Vì sao điều này quan trọng

Chuyển dữ liệu thô về thời gian xử lý thành kết quả rõ ràng (đạt hoặc vi phạm), giúp bạn dễ theo dõi hiệu quả so với các mục tiêu chính.

Lấy dữ liệu ở đâu

Đây là thuộc tính được tính toán. Logic cần so sánh KPI Thời gian chu kỳ phê duyệt đã tính với mục tiêu SLA được xác định trước.

Ví dụ
ĐạtVi phạm
Bắt buộc Nên có Không bắt buộc

Hoạt động trong quy trình từ ghi nhận đến báo cáo, bút toán nhật ký

Đây là các bước và mốc chính cần ghi lại trong event log để khám phá và phân tích quy trình chính xác.
5 Nên có 7 Không bắt buộc
Hoạt động Mô tả
Ghi sổ bút toán nhật ký
Hoạt động này đánh dấu lúc bút toán nhật ký được ghi sổ thành công vào sổ cái, trở thành bản ghi tài chính chính thức. Đây là sự kiện quan trọng, được ghi nhận khi trạng thái tiêu đề nhật ký chuyển thành 'Posted'.
Vì sao điều này quan trọng

Đây là sự kiện kết thúc thành công chính của quy trình. Sự kiện này được dùng để tính thời gian xử lý từ đầu đến cuối và thời gian chờ ghi sổ, hai chỉ số quan trọng về hiệu quả khóa sổ tài chính.

Lấy dữ liệu ở đâu

Ghi nhận từ thay đổi trường trạng thái, chẳng hạn JournalStatus chuyển thành 'Posted' trong LedgerJournalTable, cùng với việc tạo các bản ghi tương ứng trong bảng GeneralJournalAccountEntry.

Thu thập

Xác định dấu thời gian khi trạng thái nhật ký chuyển thành 'Posted'.

Loại sự kiện inferred
Gửi bút toán để phê duyệt
Đây là lúc bút toán nhật ký đã hoàn tất được gửi chính thức vào quy trình rà soát và phê duyệt. Sự kiện này thường được suy ra từ thay đổi trạng thái trên tiêu đề nhật ký, chẳng hạn từ 'Draft' sang 'In Review' hoặc 'Submitted'.
Vì sao điều này quan trọng

Đây là mốc quan trọng, đánh dấu thời điểm bắt đầu chu kỳ phê duyệt. Đo thời gian từ lúc gửi đến khi được phê duyệt cuối cùng giúp xác định điểm nghẽn trong khâu rà soát và theo dõi việc tuân thủ SLA.

Lấy dữ liệu ở đâu

Suy ra từ thay đổi trường trạng thái, chẳng hạn ApprovalStatus chuyển thành 'InReview' trên LedgerJournalTable, hoặc từ nhật ký lịch sử workflow gắn với nhật ký.

Thu thập

Xác định dấu thời gian khi trạng thái nhật ký chuyển sang 'submitted' hoặc 'in review'.

Loại sự kiện inferred
Phê duyệt bút toán nhật ký
Cơ quan có thẩm quyền đã phê duyệt bút toán nhật ký, hoàn tất bước cuối trong quy trình phê duyệt. Sự kiện này thường được ghi nhận qua thay đổi trạng thái trên tiêu đề nhật ký, chẳng hạn chuyển sang 'Approved'.
Vì sao điều này quan trọng

Đây là mốc quan trọng, kết thúc quy trình phê duyệt và cho phép ghi sổ. Mốc này cần thiết để tính thời gian phê duyệt, thời gian chờ ghi sổ và tỷ lệ hoàn tất đúng ngay lần đầu.

Lấy dữ liệu ở đâu

Suy ra từ thay đổi trường trạng thái, chẳng hạn ApprovalStatus chuyển thành 'Approved' trên LedgerJournalTable, hoặc từ bảng lịch sử workflow cho biết trạng thái phê duyệt cuối cùng.

Thu thập

Xác định dấu thời gian khi trạng thái nhật ký chuyển thành 'Approved'.

Loại sự kiện inferred
Tạo bút toán nhật ký
Hoạt động này đánh dấu thời điểm bắt đầu một bút toán nhật ký mới. Hệ thống ghi nhận khi người dùng tạo bản ghi tiêu đề nhật ký mới và cấp Journal Entry ID duy nhất để làm mã định danh trường hợp trong phân tích quy trình.
Vì sao điều này quan trọng

Đây là sự kiện bắt đầu chính của quy trình. Đo thời gian từ thời điểm này đến khi ghi sổ rất quan trọng để tính thời gian xử lý từ đầu đến cuối và phát hiện chậm trễ ở khâu nhập dữ liệu ban đầu.

Lấy dữ liệu ở đâu

Sự kiện này được ghi nhận từ dấu thời gian tạo tiêu đề nhật ký trong thực thể GeneralJournalEntry hoặc LedgerJournalTable. Thông thường, đây là sự kiện tạo bản ghi được ghi rõ trong hệ thống.

Thu thập

Dùng trường 'createdDateTime' trong GeneralJournalEntry hoặc LedgerJournalTable.

Loại sự kiện explicit
Từ chối bút toán nhật ký
Người rà soát hoặc phê duyệt đã từ chối bút toán nhật ký và yêu cầu chỉnh sửa. Sự kiện này được ghi nhận qua thay đổi trạng thái của nhật ký, chẳng hạn chuyển sang 'Rejected' hoặc 'Needs Correction'.
Vì sao điều này quan trọng

Theo dõi các trường hợp bị từ chối là việc thiết yếu để tính tỷ lệ từ chối và tìm nguyên nhân gốc rễ của việc làm lại. Qua đó, bạn có thể phát hiện vấn đề về chất lượng dữ liệu, tuân thủ hoặc đào tạo người dùng.

Lấy dữ liệu ở đâu

Suy ra từ thay đổi trường trạng thái, chẳng hạn ApprovalStatus chuyển thành 'Rejected' trên LedgerJournalTable, hoặc từ nhật ký lịch sử workflow.

Thu thập

Xác định dấu thời gian khi trạng thái nhật ký chuyển thành 'Rejected'.

Loại sự kiện inferred
Bắt đầu đảo bút toán nhật ký
Sự kiện này đánh dấu thời điểm bắt đầu quy trình đảo một bút toán nhật ký đã ghi sổ. Hệ thống ghi nhận khi người dùng bắt đầu thao tác đảo bút toán.
Vì sao điều này quan trọng

Theo dõi các lần đảo bút toán giúp xác định tần suất và lý do phải điều chỉnh bút toán đã ghi sổ. Qua đó, bạn có thể phát hiện vấn đề tiềm ẩn ở khâu nhập dữ liệu hoặc phê duyệt ban đầu.

Lấy dữ liệu ở đâu

Đây thường là thao tác rõ ràng của người dùng, có thể được ghi nhận từ dấu vết kiểm toán hoặc qua việc phát hiện một bút toán đảo mới được tạo và liên kết với bút toán gốc.

Thu thập

Dùng sự kiện tạo bút toán nhật ký mới được đánh dấu là bút toán đảo của một bút toán đã ghi sổ.

Loại sự kiện explicit
Bắt đầu rà soát bút toán
Hoạt động này đánh dấu lúc người rà soát bắt đầu xử lý bút toán đã gửi. Có thể suy ra thời điểm này khi bút toán được giao cho người rà soát hoặc khi họ mở bản ghi để kiểm tra lần đầu.
Vì sao điều này quan trọng

Hoạt động này giúp đo thời gian bàn giao cho người rà soát, tức khoảng trễ từ lúc gửi đến khi bắt đầu rà soát. Qua đó, bạn có thể phát hiện vấn đề về phân bổ tài nguyên hoặc thông báo.

Lấy dữ liệu ở đâu

Sự kiện này thường không được ghi rõ trong hệ thống. Có thể suy ra từ nhật ký phân công workflow hoặc bằng cách so sánh thời điểm gửi với dấu thời gian chỉnh sửa đầu tiên của người rà soát.

Thu thập

Cần phân tích nhật ký phân công người dùng trong workflow hoặc nhật ký hoạt động người dùng, vốn có thể không phải dữ liệu tiêu chuẩn.

Loại sự kiện inferred
Chỉnh sửa bút toán nhật ký
Hoạt động này cho biết người dùng đã chỉnh sửa bút toán nhật ký từng bị từ chối. Thông thường, có thể suy ra sự kiện này khi phát hiện tiêu đề hoặc các dòng nhật ký được chỉnh sửa sau khi trạng thái 'Rejected' được ghi nhận.
Vì sao điều này quan trọng

Hoạt động này xác định rõ việc làm lại. Phân tích tần suất và thời lượng của các vòng chỉnh sửa giúp tinh gọn quy trình và giảm công việc thủ công.

Lấy dữ liệu ở đâu

Suy ra bằng cách theo dõi các trường 'modifiedDateTime' và 'modifiedBy' trong bảng LedgerJournalTable hoặc LedgerJournalTrans sau khi xảy ra sự kiện 'Journal Rejected'.

Thu thập

So sánh dấu thời gian của trạng thái 'Rejected' với các dấu thời gian chỉnh sửa tiếp theo do người tạo thực hiện.

Loại sự kiện inferred
Đảo bút toán nhật ký
Đánh dấu lúc hoàn tất quy trình đảo bút toán nhật ký, khi bút toán đảo được ghi sổ thành công. Đây là điểm kết thúc thay thế trong vòng đời của một bút toán sai.
Vì sao điều này quan trọng

Hoạt động này khép lại quá trình xử lý các bút toán cần điều chỉnh và giúp phân tích tổng công sức dành cho việc điều chỉnh sau khi ghi sổ, vốn ảnh hưởng đến hiệu quả chung của quy trình.

Lấy dữ liệu ở đâu

Ghi nhận khi bút toán đảo mới chuyển sang trạng thái 'Posted'. Bút toán gốc được liên kết qua một trường tham chiếu.

Thu thập

Tìm sự kiện trạng thái 'Posted' của bút toán đảo liên quan.

Loại sự kiện inferred
Gửi lại bút toán để phê duyệt
Bút toán nhật ký đã chỉnh sửa được gửi lại vào quy trình phê duyệt để bắt đầu một vòng rà soát mới. Có thể suy ra sự kiện này khi trạng thái chuyển từ 'Rejected' hoặc 'Draft' trở lại 'In Review' hoặc 'Submitted'.
Vì sao điều này quan trọng

Hoạt động này đánh dấu thời điểm bắt đầu một vòng làm lại. Đếm số sự kiện này giúp định lượng tỷ lệ làm lại và số vòng phê duyệt trung bình cho mỗi bút toán nhật ký.

Lấy dữ liệu ở đâu

Suy ra từ lịch sử workflow hoặc bằng cách theo dõi thay đổi trạng thái trong LedgerJournalTable, khi trạng thái chuyển từ bị từ chối trở lại đã gửi.

Thu thập

Tìm sự kiện trạng thái 'Submitted' xảy ra sau sự kiện 'Rejected' của cùng một nhật ký.

Loại sự kiện inferred
Thêm dòng nhật ký
Sự kiện này cho biết một dòng ghi nợ hoặc ghi có đã được thêm vào bút toán nhật ký. Hệ thống ghi nhận mỗi khi tạo một dòng giao dịch mới và liên kết dòng đó với tiêu đề nhật ký.
Vì sao điều này quan trọng

Theo dõi việc tạo từng dòng giúp bạn hiểu độ phức tạp và công sức nhập liệu của các loại nhật ký khác nhau. Việc này cũng có thể chỉ ra chậm trễ giữa lúc tạo tiêu đề và hoàn tất các dòng.

Lấy dữ liệu ở đâu

Ghi nhận từ dấu thời gian tạo bản ghi trong thực thể LedgerJournalTrans, được liên kết với tiêu đề nhật ký. Mỗi dòng được tạo là một sự kiện riêng.

Thu thập

Dùng trường 'createdDateTime' của từng bản ghi trong bảng LedgerJournalTrans.

Loại sự kiện explicit
Thử ghi sổ bút toán nhật ký
Hoạt động này cho biết người dùng đã bắt đầu ghi sổ một bút toán đã được phê duyệt. Hệ thống có thể ghi nhận rõ sự kiện này nếu nhật ký lưu thời điểm bắt đầu tác vụ ghi sổ.
Vì sao điều này quan trọng

Phân biệt lần thử ghi sổ với lần ghi sổ thành công giúp chẩn đoán vấn đề hiệu suất hệ thống hoặc chậm trễ của tác vụ theo lô ảnh hưởng đến việc khóa sổ tài chính.

Lấy dữ liệu ở đâu

Đây có thể là sự kiện được ghi rõ trong bảng lịch sử tác vụ theo lô hoặc được suy ra từ trạng thái 'Posting in progress' trong LedgerJournalTable.

Thu thập

Cần phân tích nhật ký tác vụ theo lô hoặc nhật ký hệ thống liên quan đến quy trình ghi sổ General Ledger.

Loại sự kiện explicit
Nên có Không bắt buộc

Hướng dẫn trích xuất dữ liệu

Cách lấy dữ liệu từ Microsoft Dynamics 365

Sẵn sàng bắt đầu?

Mẫu này cung cấp những gì bạn cần để bắt đầu cải tiến quy trình từ ghi nhận đến báo cáo, bút toán nhật ký. Hãy dùng dữ liệu để nâng cao hiệu quả và rút ngắn chu kỳ lập báo cáo tài chính ngay hôm nay.

Cải thiện quy trình bút toán nhật ký trong Dynamics 365, lập báo cáo nhanh hơn

Loại bỏ điểm nghẽn, giảm 30% thời gian xử lý bút toán nhật ký trong chu kỳ R2R.

Bắt đầu dùng thử miễn phí

Không cần thẻ tín dụng. Bắt đầu chỉ trong vài phút.