Mẫu dữ liệu quản lý tín dụng và thu hồi công nợ của bạn

Số hóa đơn là mã chữ và số duy nhất được gán cho từng chứng từ hóa đơn. Đây là mã tham chiếu chính cho mọi hoạt động và giao dịch liên quan đến hóa đơn đó, từ lúc tạo đến khi tất toán hoặc xóa sổ.

Trong process mining, số hóa đơn được dùng để liên kết các sự kiện liên quan, chẳng hạn như 'Đã tạo hóa đơn', 'Đã nhận thanh toán' và 'Đã ghi nhận khiếu nại', thành một phiên bản quy trình hoặc hồ sơ duy nhất. Nhờ đó, bạn có thể trực quan hóa và phân tích toàn bộ vòng đời của hóa đơn. Khi phân tích quy trình theo số hóa đơn, tổ chức có thể tìm ra điểm nghẽn, theo dõi thời gian xử lý và hiểu vì sao cách xử lý giữa các hóa đơn khác nhau.

Đây là mã hồ sơ thiết yếu, kết nối mọi sự kiện liên quan để tái dựng và phân tích toàn bộ vòng đời hóa đơn.

Thường nằm trong bảng phần đầu của hóa đơn hoặc chứng từ công nợ phải thu trong hệ thống tài chính nguồn.

Tên hoạt động mô tả một bước hoặc mốc cụ thể trong quy trình quản lý tín dụng và thu hồi công nợ. Đây là những thành phần tạo nên sơ đồ quy trình, thể hiện các thao tác như 'Đã gửi hóa đơn cho khách hàng', 'Đã gửi nhắc thanh toán' hoặc 'Đã phân bổ thanh toán cho hóa đơn'.

Phân tích trình tự và tần suất của các hoạt động là trọng tâm của process mining. Việc này giúp phát hiện luồng quy trình thực tế, so sánh với mô hình đã thiết kế và tìm ra sai lệch, vòng lặp làm lại cũng như các luồng kém hiệu quả. Ví dụ, tần suất hoạt động 'Đã ghi nhận khiếu nại' cao có thể cho thấy hóa đơn thiếu chính xác hoặc chất lượng sản phẩm có vấn đề.

Thuộc tính này xác định các bước trong quy trình, làm cơ sở lập sơ đồ quy trình và phân tích luồng cũng như các biến thể của quy trình.

Được tạo từ các thay đổi trạng thái, mã giao dịch hoặc nhật ký sự kiện trong các phân hệ tài chính, bán hàng hoặc thu hồi công nợ của hệ thống nguồn.

Thời điểm sự kiện, hay dấu thời gian, cho biết chính xác lúc một hoạt động diễn ra trong quy trình. Dữ liệu này cung cấp thứ tự thời gian cần thiết để tái dựng chuỗi sự kiện của từng hồ sơ hóa đơn. Đây là dữ liệu nền tảng cho mọi phân tích theo thời gian.

Trong process mining, thời điểm sự kiện được dùng để tính các chỉ số hiệu suất quan trọng như thời gian giữa các hoạt động, tổng thời gian xử lý hồ sơ và mức độ đáp ứng thỏa thuận mức dịch vụ. Ví dụ, khoảng thời gian từ lúc 'Đã gửi hóa đơn' đến lúc 'Đã nhận thanh toán' ảnh hưởng trực tiếp đến số ngày thu tiền bán hàng (DSO). Phân tích dấu thời gian giúp phát hiện chậm trễ, đo hiệu quả của từng bước và xác định điểm nghẽn.

Dấu thời gian này rất quan trọng để sắp xếp sự kiện, tính thời gian xử lý và thời lượng, cũng như phân tích hiệu suất theo thời gian.

Thường được ghi nhận dưới dạng ngày tạo chứng từ, ngày hạch toán hoặc dấu thời gian nhật ký hệ thống gắn với giao dịch hay thay đổi trạng thái.

Thuộc tính hệ thống nguồn cho biết ứng dụng hoặc nền tảng cụ thể nơi dữ liệu sự kiện được ghi nhận ban đầu. Trong môi trường CNTT phức tạp, một quy trình như từ cấp tín dụng đến thu tiền có thể trải qua nhiều hệ thống, chẳng hạn ERP để lập hóa đơn và một nền tảng thu hồi công nợ riêng để nhắc nợ.

Thuộc tính này giúp làm rõ bối cảnh công nghệ của quy trình. Bạn có thể dùng nó để kiểm tra dữ liệu, nhận diện khác biệt giữa các quy trình theo từng hệ thống và tìm lỗi tích hợp giữa các nền tảng. Ví dụ, phân tích có thể cho thấy chậm trễ thường xảy ra khi bàn giao giữa ERP và công cụ thu hồi công nợ.

Cho biết nguồn gốc dữ liệu, giúp hiểu các khác biệt của quy trình giữa các hệ thống và kiểm tra tính hợp lệ của dữ liệu.

Thông tin này thường được bổ sung trong quá trình trích xuất dữ liệu (ETL) hoặc có trong các trường siêu dữ liệu kỹ thuật của bảng nguồn.

Thuộc tính này ghi lại ngày giờ dữ liệu được lấy từ hệ thống nguồn vào môi trường process mining lần gần nhất. Đây là trường siêu dữ liệu cho biết mức độ cập nhật của tập dữ liệu đang được phân tích.

Biết lần cập nhật dữ liệu gần nhất giúp bạn đảm bảo phân tích hoặc bảng điều khiển phản ánh trạng thái mới nhất của quy trình. Thông tin này cũng giúp bạn hiểu đúng dữ liệu bằng cách xác định thời điểm chốt dữ liệu. Điều này đặc biệt hữu ích khi theo dõi quy trình đang diễn ra hoặc KPI gần thời gian thực, vì cho biết thông tin phân tích được cập nhật đến đâu.

Cho biết dữ liệu mới đến mức nào, giúp bạn hiểu tính kịp thời của phân tích và biết dữ liệu được chốt tại thời điểm nào.

Đây thường là siêu dữ liệu do công cụ ETL hoặc đường ống dữ liệu tạo và lưu trong quá trình nhập dữ liệu.

Cấp nhắc nợ cho biết hóa đơn quá hạn đã đi đến đâu trong quy trình liên lạc thu hồi công nợ chính thức. Cấp này thường được thể hiện bằng số hoặc mã. Ví dụ, 'Cấp 1' có thể là lời nhắc nhẹ nhàng, còn 'Cấp 4' có thể là thông báo cuối cùng trước khi tiến hành pháp lý.

Phân tích cấp nhắc nợ là việc cần thiết để đánh giá hiệu quả của chiến lược nhắc nợ. Process mining có thể cho thấy những luồng quy trình nào dẫn đến cấp nhắc nợ cao hơn và cấp nào thực sự thúc đẩy thanh toán. Ví dụ, phân tích có thể cho thấy phần lớn khoản thanh toán được thực hiện sau cấp nhắc nợ 2, còn cấp 3 và 4 ít hiệu quả nhưng tốn kém. Nhờ đó, bạn có thể tối ưu thời điểm gửi và nội dung thông báo thu hồi công nợ.

Đo mức độ thu hồi công nợ và rất quan trọng để phân tích hiệu quả của chiến lược nhắc nợ ở từng giai đoạn.

Có trong các phân hệ quản lý thu hồi công nợ hoặc dữ liệu công nợ phải thu, thường gắn với tài khoản khách hàng hoặc chứng từ quá hạn cụ thể.

Giá trị hóa đơn là tổng số tiền khách hàng được yêu cầu thanh toán. Đây là số liệu tài chính cơ bản của mỗi hồ sơ hóa đơn.

Thuộc tính này rất cần thiết để phân tích tác động tài chính. Khi đối chiếu các chỉ số quy trình với giá trị hóa đơn, tổ chức có thể ưu tiên thu hồi những khoản cần tập trung. Ví dụ, phân tích có thể cho thấy hóa đơn giá trị cao thường bị chậm thanh toán lâu hơn hoặc dễ bị khiếu nại hơn. Thuộc tính này cũng giúp tính các KPI tài chính quan trọng như số ngày thu tiền bán hàng (DSO) và xác định giá trị tiền bị giữ lại do điểm nghẽn quy trình hoặc các khoản xóa sổ.

Rất quan trọng để phân tích tài chính, ưu tiên thu hồi các hóa đơn giá trị cao và định lượng tác động tài chính của những điểm kém hiệu quả trong quy trình.

Trường tiêu chuẩn trong dữ liệu phần đầu hóa đơn thuộc phân hệ công nợ phải thu hoặc lập hóa đơn của hệ thống nguồn.

Lý do khiếu nại ghi lại nguyên nhân khách hàng từ chối thanh toán hóa đơn. Các lý do thường gặp gồm giá không chính xác, hàng hóa bị hư hỏng, số lượng không khớp hoặc thiếu chứng từ. Thông tin này thường được ghi nhận khi mở hồ sơ khiếu nại chính thức.

Lý do khiếu nại là thuộc tính hữu ích để phân tích nguyên nhân gốc rễ. Bằng cách phân tích tần suất của từng lý do, doanh nghiệp có thể nhận diện vấn đề mang tính hệ thống ngoài bộ phận thu hồi công nợ, chẳng hạn như lỗi giao hàng, sai sót khi lập hóa đơn hoặc nhập đơn hàng. Process mining còn giúp tìm hiểu cách từng lý do ảnh hưởng đến thời gian giải quyết và luồng quy trình, từ đó cải thiện quy trình xử lý khiếu nại.

Giúp phân tích nguyên nhân gốc rễ của tình trạng chậm thanh toán và khiếu nại, qua đó nhận diện và khắc phục vấn đề ở các khâu trước như lập hóa đơn, giao hàng hoặc bán hàng.

Được lưu trong các phân hệ quản lý khiếu nại, hệ thống CRM hoặc dưới dạng mã lý do trên hóa đơn hay chứng từ công nợ phải thu.

Mã khách hàng là mã duy nhất đại diện cho một tài khoản khách hàng cụ thể trong hệ thống. Mã này liên kết hóa đơn với pháp nhân có trách nhiệm thanh toán.

Trong phân tích process mining, mã khách hàng là một chiều phân tích quan trọng để phân nhóm dữ liệu. Nhờ đó, chuyên viên phân tích có thể xem hiệu suất quy trình của từng khách hàng hoặc nhóm khách hàng. Phân tích này có thể cho thấy khách hàng nào thường xuyên thanh toán trễ, khách hàng nào gửi nhiều khiếu nại nhất hoặc điểm kém hiệu quả nào chỉ ảnh hưởng đến một nhóm khách hàng. Những thông tin này rất hữu ích để điều chỉnh chiến lược thu hồi công nợ và cải thiện quan hệ khách hàng.

Cho phép phân nhóm dữ liệu quy trình để phân tích hành vi khách hàng, nhận diện tài khoản có vấn đề và điều chỉnh chiến lược thu hồi công nợ.

Có trong phần đầu chứng từ hóa đơn hoặc được liên kết qua các bảng dữ liệu khách hàng chính trong hệ thống tài chính hoặc bán hàng.

Ngày đến hạn là ngày cụ thể khách hàng phải thanh toán hóa đơn để được xem là đúng hạn. Ngày này thường được tính dựa trên ngày tạo hóa đơn và điều khoản thanh toán đã thỏa thuận.

Đây là mốc quan trọng để đo hiệu suất của quy trình thu hồi công nợ. Ngày đến hạn là căn cứ xác định khoản thanh toán có trễ hay không, kích hoạt quy trình nhắc nợ và lập báo cáo tuổi nợ. Trong process mining, ngày đến hạn được dùng để tính các KPI như tỷ lệ thanh toán đúng hạn và số ngày thu tiền bán hàng (DSO), đồng thời phân tích hiệu quả của hoạt động thu hồi công nợ so với hạn thanh toán.

Đây là mốc chính để đo tỷ lệ thanh toán đúng hạn và là dữ liệu cần thiết để tính các KPI như DSO, cũng như đánh giá mức độ đúng hạn của thanh toán.

Có trong dữ liệu phần đầu hóa đơn. Đây có thể là trường có sẵn hoặc được tính từ ngày hóa đơn và điều khoản thanh toán.

Tên nhân viên thu hồi công nợ cho biết cá nhân hoặc nhóm được giao quản lý hóa đơn quá hạn và thực hiện các hoạt động thu hồi công nợ. Đó có thể là nhân viên kế toán, nhân viên chuyên trách thu hồi công nợ hoặc một nhóm thu hồi công nợ.

Thuộc tính này cho phép phân tích hiệu suất của từng cá nhân hoặc nhóm. Bằng cách lọc hoặc so sánh quy trình theo tên nhân viên thu hồi công nợ, tổ chức có thể tìm ra cách làm hiệu quả của những người có kết quả tốt, xác định nhu cầu đào tạo và phân tích khối lượng công việc. Đây là thông tin cần thiết để hiểu vai trò của con người trong quy trình thu hồi công nợ và ảnh hưởng của họ đến kết quả như thời gian thanh toán và các khoản xóa sổ.

Cho phép phân tích hiệu suất của nhóm và từng cá nhân, phân bổ khối lượng công việc cũng như hiệu quả của các nhân viên hoặc chiến lược thu hồi công nợ.

Có trong dữ liệu giao dịch công nợ phải thu, hồ sơ khách hàng chính hoặc các phân hệ quản lý thu hồi công nợ. Trường này có thể tương ứng với 'Nhân viên kế toán' hoặc 'Mã người dùng'.

Trạng thái hóa đơn cho biết tình trạng hiện tại của hóa đơn trong vòng đời xử lý. Trạng thái thay đổi theo các sự kiện: từ 'Đang mở' khi mới tạo, sang 'Quá hạn' nếu chưa được thanh toán sau ngày đến hạn, rồi thành 'Đã thanh toán' hoặc 'Đã xóa sổ'.

Thuộc tính này cho biết tình hình hiện tại của các khoản phải thu. Trong phân tích process mining, thuộc tính này giúp phân loại hồ sơ và hiểu kết quả của các biến thể quy trình. Ví dụ, so sánh luồng quy trình dẫn đến trạng thái 'Đang khiếu nại' với luồng dẫn đến trạng thái 'Đã thanh toán' có thể giúp tìm ra nguyên nhân gốc rễ khiến việc thanh toán gặp trở ngại. Bạn cũng có thể lọc các hồ sơ đang xử lý, chẳng hạn tất cả hóa đơn hiện 'Quá hạn', để phân tích hoạt động thu hồi công nợ.

Cho biết rõ tình trạng hiện tại của hóa đơn, giúp phân tích kết quả quy trình và lọc hồ sơ theo một giai đoạn cụ thể như 'Quá hạn' hoặc 'Đang khiếu nại'.

Thường có trong trường trạng thái ở phần đầu hóa đơn hoặc chứng từ công nợ phải thu.

Điều khoản thanh toán quy định các điều kiện của giao dịch bán hàng, chủ yếu là thời hạn thanh toán. Điều khoản thường được thể hiện bằng mã hoặc cụm từ ngắn, chẳng hạn như 'Net 30' (thanh toán trong vòng 30 ngày) hoặc '2/10 Net 30' (được giảm giá 2% nếu thanh toán trong 10 ngày, nếu không thì phải thanh toán toàn bộ trong 30 ngày).

Thuộc tính này cung cấp bối cảnh cần thiết để xác định ngày đến hạn của hóa đơn và hiểu hành vi thanh toán của khách hàng. Phân tích quy trình theo điều khoản thanh toán có thể cho thấy điều khoản nào thường đi kèm tỷ lệ thanh toán trễ hoặc khiếu nại cao hơn. Bạn cũng có thể dùng thông tin này để đánh giá hiệu quả của chiết khấu thanh toán sớm và làm cơ sở đàm phán điều khoản thanh toán trong tương lai, qua đó cải thiện dòng tiền.

Cung cấp bối cảnh để xác định ngày đến hạn hóa đơn và phân tích ảnh hưởng của các thỏa thuận thanh toán khác nhau đến tỷ lệ thanh toán đúng hạn cũng như dòng tiền.

Được lưu trong dữ liệu khách hàng chính hoặc trên đơn hàng và phần đầu hóa đơn.

Mã công ty là mã định danh đơn vị tổ chức, đại diện cho một công ty độc lập về mặt pháp lý hoặc một lĩnh vực kinh doanh riêng có lập báo cáo tài chính. Trong tổ chức có nhiều pháp nhân, mỗi giao dịch được gán cho một mã công ty cụ thể.

Thuộc tính này là cơ sở để phân tích ở cấp tổ chức. Bạn có thể so sánh hiệu suất quy trình giữa các pháp nhân, công ty con hoặc đơn vị kinh doanh. Việc so sánh có thể cho thấy sự khác biệt về hiệu quả quy trình, mức độ tuân thủ chính sách và hiệu suất của nhân viên thu hồi công nợ giữa các bộ phận. Từ đó, tổ chức có thể chia sẻ cách làm hiệu quả và chuẩn hóa quy trình khi phù hợp.

Cho phép so sánh quy trình và đối chiếu hiệu suất giữa các pháp nhân, công ty con hoặc đơn vị kinh doanh trong tổ chức.

Trường tổ chức tiêu chuẩn trên mọi chứng từ tài chính, bao gồm hóa đơn, trong hệ thống ERP.

Phân khúc khách hàng là cách nhóm khách hàng dựa trên những đặc điểm chung. Có thể phân khúc theo ngành nghề (ví dụ: sản xuất, bán lẻ), quy mô (ví dụ: doanh nghiệp lớn, doanh nghiệp vừa và nhỏ), khu vực địa lý hoặc giá trị chiến lược (ví dụ: vàng, bạc, đồng).

Thuộc tính này giúp phân tích quy trình thu hồi công nợ chi tiết và có định hướng hơn. Khi so sánh hiệu suất quy trình giữa các phân khúc, doanh nghiệp có thể phát hiện nhóm khách hàng có hành vi hoặc khó khăn thanh toán riêng. Ví dụ, khách hàng quốc tế có thể mất nhiều thời gian thanh toán hơn do giao dịch ngân hàng xuyên biên giới. Những thông tin này giúp xây dựng chiến lược và chính sách thu hồi công nợ phù hợp với từng phân khúc, nâng cao hiệu quả chung và mức độ hài lòng của khách hàng.

Cho phép so sánh các nhóm khách hàng khác nhau, từ đó xây dựng chiến lược và chính sách thu hồi công nợ phù hợp với từng nhóm.

Thường có trong dữ liệu khách hàng chính của hệ thống CRM hoặc ERP.

Tiền tệ hóa đơn cho biết đơn vị tiền, chẳng hạn như USD, EUR hoặc JPY, được dùng để lập hóa đơn và yêu cầu thanh toán. Thuộc tính này đặc biệt cần thiết với các công ty hoạt động trên thị trường quốc tế.

Process mining thường tập trung vào luồng quy trình hơn là quy đổi tiền tệ, nhưng thuộc tính này giúp diễn giải chính xác giá trị hóa đơn. Bạn có thể lọc phân tích theo một loại tiền tệ cụ thể hoặc phân nhóm quy trình để xem giao dịch bằng một số loại tiền tệ có diễn biến khác không, chẳng hạn do chậm trễ trong xử lý thanh toán quốc tế hoặc chiến lược thu hồi công nợ khác nhau ở thị trường nước ngoài.

Cung cấp bối cảnh cần thiết để hiểu giá trị hóa đơn và phân nhóm phân tích theo tiền tệ, đặc biệt hữu ích với doanh nghiệp hoạt động quốc tế.

Trường tiêu chuẩn trong dữ liệu phần đầu hóa đơn.