Mẫu dữ liệu xử lý bảng lương

Dấu thời gian sự kiện ghi lại chính xác thời điểm một hoạt động được thực hiện. Dữ liệu theo thời gian này rất cần thiết để sắp xếp sự kiện đúng thứ tự và tính thời lượng giữa các bước trong quy trình.

Trong process mining, dấu thời gian giúp dựng trình tự sự kiện cho từng hồ sơ và phân tích theo thời gian. Bạn có thể tính thời gian xử lý giữa các hoạt động, phát hiện chậm trễ, đo thời gian chờ và theo dõi hiệu suất so với thỏa thuận mức dịch vụ (SLA). Dấu thời gian chính xác là nền tảng cho mọi phân tích hiệu suất quy trình.

Thuộc tính này rất quan trọng để sắp xếp sự kiện đúng thứ tự và thực hiện mọi phân tích theo thời gian, bao gồm tính thời gian xử lý, thời lượng và xác định điểm nghẽn.

Có trong nhật ký kiểm toán hệ thống hoặc dưới dạng trường “ngày tạo” hay “thời gian sự kiện” trong hồ sơ giao dịch tính lương.

Mã hồ sơ trả lương là mã định danh hồ sơ duy nhất cho toàn bộ quy trình trả lương của một nhân viên trong một chu kỳ nhất định. Mỗi mã đại diện cho một hành trình từ lúc gửi dữ liệu chấm công đến khi thanh toán và báo cáo.

Trong process mining, thuộc tính này rất cần thiết để liên kết mọi hoạt động liên quan thành một luồng quy trình xuyên suốt. Nhờ đó, bạn có thể phân tích thời gian chu kỳ, các biến thể và điểm nghẽn của từng hồ sơ trả lương. Nếu không có mã hồ sơ duy nhất, bạn sẽ không thể theo dõi trình tự sự kiện và hiểu chính xác diễn biến của quy trình.

Đây là khóa chính liên kết mọi sự kiện của quy trình vào một hồ sơ duy nhất, giúp phân tích toàn bộ chu kỳ trả lương của từng hồ sơ.

Thường do hệ thống tính lương tạo ra. Bạn cũng có thể tạo mã này bằng cách ghép mã nhân viên với mã kỳ lương từ dữ liệu giao dịch tính lương.

Tên hoạt động mô tả một hành động riêng biệt trong quy trình tính lương, chẳng hạn như “Dữ liệu chấm công được duyệt”, “Tính lương trước khấu trừ và thuế” hoặc “Thực hiện thanh toán”. Mỗi hoạt động là một nút trong sơ đồ quy trình và gắn với một dấu thời gian cụ thể.

Đây là thuộc tính nền tảng của process mining vì nó tạo cơ sở cho sơ đồ quy trình. Phân tích trình tự, tần suất và thời lượng của các hoạt động giúp bạn thấy luồng quy trình thực tế, nhận diện các lộ trình phổ biến, phát hiện điểm khác với quy trình chuẩn và tìm ra điểm nghẽn khiến quy trình chậm lại.

Thuộc tính này xác định các bước trong sơ đồ quy trình. Phân tích hoạt động giúp bạn hiểu điều gì đang diễn ra, tìm điểm nghẽn và nhận diện các vòng lặp làm lại.

Thường có trong nhật ký hệ thống, dấu vết kiểm toán hoặc trường trạng thái của bảng giao dịch tính lương. Có thể cần ánh xạ mã sự kiện kỹ thuật sang tên dễ hiểu với người dùng.

Thuộc tính này cho biết hệ thống nguồn đã ghi nhận dữ liệu sự kiện. Trong môi trường tính lương hiện đại, dữ liệu có thể đến từ nhiều hệ thống, chẳng hạn như hệ thống chấm công, HRIS hoặc chính hệ thống tính lương cốt lõi.

Phân tích hệ thống nguồn giúp bạn hiểu các điểm tích hợp và quá trình chuyển giao dữ liệu trong toàn bộ quy trình. Bạn có thể lọc các sự kiện phát sinh từ một ứng dụng cụ thể để tìm lỗi tích hợp hoặc so sánh quy trình được quản lý trên các hệ thống khác nhau.

Cho biết từng bước quy trình diễn ra ở đâu. Thông tin này rất quan trọng để hiểu quy trình bị phân mảnh ở đâu và tìm điểm nghẽn riêng của từng hệ thống hoặc chậm trễ do tích hợp.

Thường có sẵn dưới dạng trường tiêu chuẩn trong dữ liệu trích xuất. Bạn cũng có thể bổ sung trường này khi trích xuất dữ liệu, dựa trên nguồn của các bảng dữ liệu.

Dấu thời gian lần cập nhật dữ liệu gần nhất cho biết dữ liệu còn mới hay không. Thông tin này ghi lại lần cuối hồ sơ được thay đổi trong hệ thống nguồn hoặc được đưa vào tập dữ liệu để phân tích. Nó khác với dấu thời gian sự kiện, vốn ghi lại thời điểm hoạt động nghiệp vụ thực sự diễn ra.

Thuộc tính này chủ yếu phục vụ quản trị và xác thực dữ liệu. Nó giúp quản lý các lần tải dữ liệu tăng dần và đảm bảo phân tích dựa trên thông tin mới nhất. Dù thường không dùng để phân tích trực tiếp luồng quy trình, thuộc tính này rất cần thiết để duy trì tính toàn vẹn và kịp thời của tập dữ liệu process mining.

Giúp đảm bảo dữ liệu luôn mới và hỗ trợ quản lý các lần tải dữ liệu tăng dần, để bạn xác nhận phân tích phản ánh thông tin mới nhất hiện có.

Dấu thời gian này thường được tạo trong quá trình trích xuất, chuyển đổi và tải dữ liệu (ETL), hoặc có sẵn dưới dạng trường “ngày sửa đổi gần nhất” trong các bảng của hệ thống nguồn.

Thuộc tính này là cờ đúng/sai, dùng để nhận diện sự kiện cần người dùng can thiệp thủ công vào một quy trình vốn nên được tự động hóa. Ví dụ: nhập thủ công dữ liệu còn thiếu, sửa bảng chấm công hoặc điều chỉnh kết quả tính toán.

Điều chỉnh thủ công là dấu hiệu trực tiếp của quy trình kém hiệu quả, rủi ro và chất lượng dữ liệu thấp. Phân tích thời điểm và lý do cần can thiệp là bước thiết yếu để cải tiến quy trình. Lọc các trường hợp điều chỉnh thủ công giúp doanh nghiệp tìm nguyên nhân gốc rễ của việc làm lại, xác định cơ hội tự động hóa và đo KPI “Tỷ lệ đạt ngay lần đầu”. Giảm điều chỉnh thủ công giúp quy trình tính lương hiệu quả, chính xác và tuân thủ hơn.

Đo trực tiếp trở ngại và điểm kém hiệu quả trong quy trình. Tỷ lệ điều chỉnh thủ công cao cho thấy chất lượng dữ liệu thấp, tự động hóa bị lỗi và rủi ro tuân thủ tăng.

Có thể suy ra từ nhật ký kiểm toán ghi nhận thay đổi dữ liệu của người dùng hoặc từ các mã giao dịch cụ thể biểu thị việc điều chỉnh thủ công.

Loại đợt chạy bảng lương phân loại sự kiện xử lý lương. Đợt “Định kỳ” thuộc chu kỳ đã lên lịch. Đợt “Ngoài chu kỳ” là khoản thanh toán không theo lịch, dùng để sửa lỗi hoặc trả lương cho nhân viên đã nghỉ việc. Các loại khác có thể gồm đợt “Thưởng” hoặc “Hoa hồng”.

Đây là chiều phân tích hữu ích để so sánh. Các khoản thanh toán ngoài chu kỳ thường cho thấy chu kỳ định kỳ có vấn đề, đồng thời tốn nhiều chi phí và thời gian xử lý hơn. Lọc theo loại đợt chạy giúp doanh nghiệp xác định và phân tích nguyên nhân gốc rễ của các trường hợp ngoại lệ, đo tần suất và chi phí, cũng như so sánh hiệu quả giữa các loại đợt chạy.

Giúp phân biệt xử lý thông thường với xử lý ngoại lệ. Phân tích các đợt chạy ngoài chu kỳ là bước quan trọng để hiểu nguyên nhân quy trình gặp lỗi và giảm các khoản thanh toán bất thường tốn kém.

Thông tin này thường có trong bảng đợt chạy bảng lương hoặc bảng xử lý theo lô của hệ thống tính lương.

Ngày kết thúc kỳ lương xác định thời điểm chốt dữ liệu chấm công được đưa vào một đợt chạy bảng lương cụ thể. Đây là ngày quan trọng, xác định khoảng thời gian thu nhập được xử lý.

Thuộc tính này hữu ích khi phân tích xu hướng theo thời gian. Bằng cách tổng hợp dữ liệu theo ngày kết thúc kỳ lương, nhà phân tích có thể theo dõi các KPI như thời gian xử lý, tỷ lệ lỗi và số lần điều chỉnh thủ công qua từng tháng hoặc quý. Nhờ đó, bạn có thể nhận diện tính mùa vụ, đo lường tác động của thay đổi quy trình theo thời gian và theo dõi hiệu suất dài hạn.

Cho phép phân tích xu hướng hiệu suất tính lương theo thời gian, giúp nhận diện tính mùa vụ hoặc đo lường tác động của cải tiến quy trình qua từng kỳ lương.

Thuộc tính tiêu chuẩn trong cấu hình lịch tính lương và dữ liệu giao dịch tính lương.

Nhóm tính lương là tập hợp nhân viên được trả lương theo cùng một lịch, chẳng hạn như “Nhân viên hưởng lương cố định, trả hai tuần một lần tại Mỹ” hoặc “Lãnh đạo tại Anh, trả lương hằng tháng”. Thuộc tính này giúp quản lý và chạy bảng lương cho từng nhóm nhân viên.

Trong phân tích quy trình, lọc theo nhóm tính lương giúp bạn so sánh hiệu suất và hiệu quả của các chu kỳ tính lương khác nhau. Qua đó, bạn có thể phát hiện vấn đề riêng của một nhóm, chẳng hạn nhân viên hưởng lương theo giờ, trả hằng tuần có tỷ lệ điều chỉnh cao hơn nhân viên hưởng lương tháng. Thuộc tính này cũng giúp bạn hiểu mối liên hệ giữa các biến thể quy trình với lịch trả lương hoặc nhóm nhân viên khác nhau.

Cho phép so sánh các chu kỳ tính lương khác nhau, giúp xác định vấn đề quy trình có tập trung ở một nhóm nhân viên hoặc tần suất trả lương cụ thể hay không.

Có trong dữ liệu nhân viên chính hoặc bảng cấu hình tính lương, thường mang nhãn “Nhóm tính lương”, “Khu vực tính lương” hoặc tên tương tự.

Tên người dùng cho biết cá nhân hoặc hệ thống tự động chịu trách nhiệm thực hiện một bước cụ thể trong quy trình. Đó có thể là chuyên viên tính lương, quản lý duyệt dữ liệu chấm công hoặc tài khoản hệ thống chạy phép tính tự động.

Thuộc tính này cho phép xem quy trình theo góc độ con người hoặc hệ thống. Bạn có thể dùng nó để phân tích khối lượng công việc, hiệu suất cá nhân và năng suất của nhóm. Thuộc tính này cũng giúp xác định nhu cầu đào tạo bằng cách chỉ ra người dùng thường làm khác quy trình chuẩn hoặc có tỷ lệ làm lại cao. Với các bước tự động, nó giúp phân biệt hoạt động do hệ thống thực hiện với hoạt động thủ công.

Giúp phân tích khối lượng công việc, hiệu suất nhóm và mức độ tự động hóa. Thuộc tính này cho biết người dùng hoặc nhóm nào tham gia xử lý lại hay các trường hợp ngoại lệ.

Thường có trong các trường “mã người dùng”, “người xử lý” hoặc “người thực hiện” của nhật ký hệ thống hay hồ sơ giao dịch.

Tổng lương trước khấu trừ là tổng thu nhập của nhân viên trong một kỳ lương cụ thể. Đây là số liệu tài chính quan trọng được tính trong đợt chạy bảng lương, đồng thời làm cơ sở để tính thuế và các khoản khấu trừ tiếp theo.

Thuộc tính này không trực tiếp quyết định luồng quy trình, nhưng hữu ích khi phân tích theo bối cảnh. Bạn có thể chia hồ sơ theo giá trị để kiểm tra xem hồ sơ có giá trị cao được xử lý khác hay phải qua bước kiểm tra chặt chẽ hơn không. Thuộc tính này cũng cần thiết để phân tích tác động tài chính, chẳng hạn tính tổng giá trị các khoản thanh toán bị lỗi hoặc chậm trễ.

Bổ sung bối cảnh tài chính cho quy trình, giúp phân tích tác động bằng tiền của việc chậm trễ, làm lại hoặc ngoại lệ, đồng thời phân nhóm hồ sơ theo giá trị.

Trường đầu ra tiêu chuẩn của bước tính lương trước khấu trừ và thuế, có trong kết quả tính lương hoặc bảng dữ liệu giao dịch.

Trung tâm chi phí là thuộc tính tổ chức liên kết chi phí lương với một bộ phận cụ thể của doanh nghiệp, chẳng hạn như “Bán hàng”, “CNTT” hoặc “Sản xuất”. Đây là yếu tố cơ bản trong báo cáo tài chính và kế toán quản trị.

Dùng trung tâm chi phí làm chiều phân tích trong process mining giúp bạn phân loại dữ liệu quy trình theo đơn vị kinh doanh. Phân tích này có thể cho thấy phòng ban nào gặp nhiều vấn đề về tính lương, chậm trễ hoặc phải điều chỉnh thủ công hơn. Từ đó, bạn có thể tập trung cải tiến quy trình vào những nơi cần thiết hoặc có tác động lớn nhất.

Cho phép phân tích theo cơ cấu tổ chức để xác định vấn đề, chậm trễ hoặc điểm kém hiệu quả trong tính lương có tập trung ở một phòng ban hay đơn vị kinh doanh cụ thể hay không.

Có trong dữ liệu nhân viên chính, cơ cấu tổ chức nhân sự hoặc bảng phân bổ tài chính của hệ thống tính lương hay HR.

Hạn chót SLA là dấu thời gian thể hiện cam kết hoàn tất một phần quan trọng của quy trình tính lương, chẳng hạn tạo tệp chuyển khoản ngân hàng hoặc thực hiện thanh toán. Đây là mốc để đo lường hiệu suất thực tế.

Thuộc tính này rất cần thiết để theo dõi và phân tích việc tuân thủ SLA. So sánh thời điểm hoàn tất thực tế của một hoạt động với hạn chót SLA giúp doanh nghiệp phát hiện vi phạm, đo mức độ chậm trễ và chủ động quản lý rủi ro. Đây cũng là thành phần quan trọng trong các dashboard theo dõi hiệu suất thanh toán và độ tin cậy của quy trình.

Xác định mục tiêu hiệu suất, giúp đo lường việc tuân thủ SLA, phát hiện khoản thanh toán trễ và phân tích nguyên nhân gốc rễ của chậm trễ.

Đây có thể là trường cố định trong hệ thống, dựa trên cấu hình chu kỳ lương, hoặc được tính theo quy tắc nghiệp vụ, chẳng hạn ngày kết thúc kỳ lương cộng ba ngày làm việc.

Khu vực thuế xác định vùng pháp lý hoặc hành chính nơi cần tính và nộp thuế. Độ phức tạp của quy trình tính lương có thể khác nhau đáng kể giữa các khu vực do quy định, thuế suất và yêu cầu kê khai khác nhau.

Phân tích quy trình theo khu vực thuế giúp bạn nhận diện khó khăn ở từng địa phương. Chẳng hạn, phân tích có thể cho thấy việc tính lương tại một tiểu bang hoặc quốc gia thường chậm hơn hoặc dễ phát sinh lỗi hơn. Điều này có thể cho thấy cần cấu hình hệ thống tốt hơn theo quy định của khu vực đó hoặc đào tạo thêm cho chuyên viên phụ trách.

Cho phép phân tích hiệu suất quy trình theo khu vực địa lý hoặc pháp lý, giúp xác định mức độ phức tạp hay lỗi có tập trung ở một số khu vực cụ thể hay không.

Thông tin này nằm trong phần thiết lập thuế của nhân viên trên hệ thống tính lương hoặc HR.

Khi hệ thống tự động kiểm toán trong quy trình tính lương, hệ thống có thể đánh dấu hồ sơ vi phạm các quy tắc đã định. Thuộc tính này ghi lại loại ngoại lệ, chẳng hạn như “Thiếu mã số thuế”, “Làm thêm giờ chưa được duyệt” hoặc “Bất thường về tổng lương trước khấu trừ”.

Phân tích loại và tần suất ngoại lệ kiểm toán giúp bạn thấy rõ các vấn đề về chất lượng dữ liệu và tuân thủ. Doanh nghiệp có thể dùng thông tin này để tìm nguyên nhân gốc rễ, chẳng hạn xác định liệu số trường hợp “Thiếu mã số thuế” tăng đột biến có phải do quy trình tiếp nhận nhân viên mới bị lỗi hay không. Theo dõi các ngoại lệ này rất quan trọng đối với dashboard “Theo dõi kiểm toán và tuân thủ” và giúp giảm rủi ro.

Giúp đo lường và phân loại trực tiếp các vấn đề về chất lượng dữ liệu và tuân thủ, từ đó phân tích nguyên nhân gốc rễ có trọng tâm để tăng độ chính xác và giảm rủi ro.

Dữ liệu này do công cụ kiểm toán hoặc xác thực nội bộ của hệ thống tính lương tạo ra, thường được lưu trong nhật ký kiểm toán hoặc báo cáo ngoại lệ.

Loại nhân viên là thuộc tính trong dữ liệu nhân sự chính, dùng để phân loại lực lượng lao động. Mỗi loại nhân viên có thể theo quy trình tính lương khác nhau, cần dữ liệu khác nhau và chịu sự điều chỉnh của các quy định khác nhau.

Dùng thuộc tính này làm chiều phân tích có thể cho thấy khác biệt đáng kể về hiệu suất quy trình. Ví dụ, quy trình tính lương cho nhân viên hưởng lương theo giờ có thể cần tích hợp dữ liệu chấm công phức tạp hơn và dễ phát sinh lỗi hơn so với quy trình dành cho nhân viên hưởng lương cố định. So sánh các KPI như thời gian xử lý hoặc tỷ lệ điều chỉnh giữa các loại nhân viên giúp bạn điều chỉnh cải tiến quy trình theo nhu cầu của từng nhóm.

Giúp phân nhóm quy trình để phát hiện biến thể và vấn đề riêng của từng nhóm lao động, chẳng hạn nhân viên hưởng lương theo giờ so với nhân viên hưởng lương cố định.

Đây là trường tiêu chuẩn trong hồ sơ nhân viên chính của hệ thống HR hoặc tính lương.

Thuộc tính này phân loại hiệu suất của một hồ sơ so với thỏa thuận mức dịch vụ đã xác định. Thông thường, trạng thái được suy ra bằng cách so sánh dấu thời gian thực tế của một hoạt động quan trọng, chẳng hạn “Đã tạo tệp chuyển khoản ngân hàng”, với “Hạn chót SLA”.

Thông tin này cho biết hiệu suất rõ ràng và tức thời, có thể dùng trong dashboard và báo cáo. Phân tích trạng thái tuân thủ SLA giúp định lượng số trường hợp trễ hạn và đi sâu xuống một cấp để xem đặc điểm quy trình của các hồ sơ trễ so với hồ sơ đúng hạn. Đây là bước quan trọng để tìm nguyên nhân gốc rễ của chậm trễ và cải thiện độ tin cậy, khả năng dự đoán của quy trình tính lương.

Đo trực tiếp, đơn giản hiệu suất so với mục tiêu, giúp báo cáo tình hình tuân thủ và tập trung phân tích vào các hồ sơ không đáp ứng hạn chót.

Thuộc tính này không có sẵn trực tiếp trong hệ thống nguồn. Bạn có thể suy ra thuộc tính bằng cách so sánh EventTimestamp của một hoạt động quan trọng với thuộc tính SlaDeadline.