Mẫu dữ liệu quản lý kho của bạn

Thuộc tính Hệ thống nguồn cho biết dữ liệu sự kiện bắt nguồn từ đâu, chẳng hạn như một hệ thống quản lý kho (WMS), hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) hoặc ứng dụng cũ cụ thể. Trong môi trường CNTT phức tạp, một quy trình nghiệp vụ có thể trải dài trên nhiều hệ thống. Trường này giúp phân biệt nguồn của từng phần dữ liệu.

Thông tin này hữu ích cho việc xác thực và quản trị dữ liệu, giúp truy nguyên dữ liệu dùng trong process mining về đúng nguồn. Khi phát hiện vấn đề về chất lượng dữ liệu, thông tin này cũng hỗ trợ phân tích nguyên nhân gốc rễ. Bạn có thể dùng thuộc tính này để so sánh các biến thể quy trình hoặc chỉ số hiệu suất giữa những hệ thống hay phiên bản hệ thống khác nhau trong cùng tổ chức.

Thuộc tính này cho biết nguồn gốc dữ liệu, rất cần thiết để xác thực dữ liệu, xử lý sự cố và hiểu các biến thể quy trình giữa những hệ thống khác nhau.

Thông tin này thường được thêm trong quá trình trích xuất dữ liệu (ETL) hoặc có sẵn dưới dạng trường tiêu chuẩn trong kho dữ liệu và nền tảng tích hợp.

Dấu thời gian Lần cập nhật dữ liệu gần nhất cho biết thời điểm bộ dữ liệu dùng trong phân tích được làm mới lần cuối từ các hệ thống nguồn. Thông tin này giúp bạn biết dữ liệu còn mới và phù hợp đến mức nào, đồng thời cho biết khoảng thời gian mà phân tích bao quát.

Thuộc tính này rất quan trọng để duy trì độ tin cậy của dashboard và phân tích process mining. Nhờ đó, người dùng biết mình đang xem thông tin gần thời gian thực hay dữ liệu lịch sử. Hiển thị rõ dấu thời gian này trên dashboard giúp người dùng hiểu đúng phạm vi dữ liệu và tránh diễn giải sai dựa trên thông tin đã cũ. Đây cũng là yếu tố quan trọng trong quản trị và minh bạch dữ liệu.

Dấu thời gian này giúp người dùng biết dữ liệu mới đến đâu, yếu tố quan trọng để đưa ra quyết định kịp thời dựa trên thông tin từ process mining.

Dấu thời gian này thường được tạo và lưu trong quá trình trích xuất dữ liệu (ETL), khi dữ liệu được tải lên nền tảng process mining.

Mã lệnh kho là khóa duy nhất được gán cho từng lệnh công việc hậu cần trong hệ thống quản lý kho. Mã này liên kết các hoạt động liên quan như tiếp nhận, đưa hàng vào vị trí lưu kho, lấy hàng, đóng gói và xuất hàng thành một quy trình đầu cuối duy nhất.

Trong process mining, thuộc tính này là nền tảng để tái dựng vòng đời của từng lệnh kho. Khi dùng Mã lệnh kho làm mã hồ sơ, nhà phân tích có thể xem toàn bộ luồng xử lý đơn hàng, xác định các lộ trình phổ biến, tìm ra điểm khác với quy trình chuẩn và đo tổng thời gian từ đầu đến cuối. Nhờ đó, bạn có thể phân tích toàn bộ quy trình xử lý đơn hàng trong kho.

Đây là Case ID thiết yếu, liên kết mọi hoạt động liên quan trong kho để bạn có thể phân tích quy trình xử lý đơn hàng từ đầu đến cuối.

Thường có trong bảng tiêu đề của chứng từ lệnh kho hoặc nhật ký giao dịch liên quan đến các tác vụ hậu cần.

Tên hoạt động mô tả một bước hoặc sự kiện riêng biệt trong quy trình quản lý kho. Các hoạt động này là những tác vụ cụ thể cần thực hiện để xử lý lệnh kho, giúp bạn xem chi tiết luồng quy trình. Ví dụ: tạo đơn hàng, nhận hàng, kiểm tra chất lượng, lấy hàng và xuất lô hàng.

Trong phân tích process mining, thuộc tính này rất quan trọng để xây dựng sơ đồ quy trình. Thuộc tính xác định các nút trong biểu đồ quy trình, giúp nhà phân tích xem trình tự sự kiện, biết tần suất của từng tác vụ và tìm điểm nghẽn hoặc bước chuyển kém hiệu quả. Đặt tên hoạt động rõ ràng và nhất quán là điều cần thiết để khám phá và phân tích quy trình có ý nghĩa.

Thuộc tính này xác định các bước trên sơ đồ quy trình, làm nền tảng cho phân tích process mining nhằm tìm điểm nghẽn và sai lệch.

Thường có trong nhật ký sự kiện, bảng quản lý tác vụ hoặc dữ liệu giao dịch ghi lại từng hoạt động trong kho.

Thời điểm bắt đầu sự kiện là dấu thời gian chính xác ghi lại lúc một hoạt động trong kho bắt đầu. Dữ liệu này rất quan trọng để hiểu thời điểm và thời lượng của từng bước trong quy trình. Khi có thêm dấu thời gian kết thúc, bạn có thể tính chính xác thời gian hoàn thành mỗi hoạt động.

Trong process mining, dấu thời gian này là cơ sở để sắp xếp sự kiện theo trình tự thời gian và dựng luồng quy trình chính xác. Đây cũng là nền tảng cho mọi phân tích theo thời gian, gồm tính thời gian chu trình giữa các hoạt động, xác định thời gian chờ và tìm điểm nghẽn làm công việc bị trì hoãn. Thời điểm bắt đầu chính xác rất cần thiết cho dashboard hiệu suất và KPI về hiệu quả quy trình.

Dấu thời gian này cần thiết để sắp xếp sự kiện đúng thứ tự và tính thời gian chu trình, từ đó xác định điểm nghẽn và chậm trễ trong quy trình.

Có trong nhật ký sự kiện hệ thống hoặc bản ghi giao dịch ghi nhận thời điểm bắt đầu một tác vụ cụ thể hoặc thay đổi trạng thái.

Loại đơn hàng phân loại lệnh kho theo mục đích nghiệp vụ. Các loại phổ biến gồm đơn đầu vào để nhận hàng từ nhà cung cấp, đơn đầu ra để giao sản phẩm cho khách hàng và đơn nội bộ để điều chuyển như bổ sung hàng hoặc điều chỉnh tồn kho.

Thuộc tính này là nền tảng để phân nhóm và so sánh các quy trình kho khác nhau. Luồng xử lý đơn đầu vào khác nhiều so với đơn đầu ra. Dùng Loại đơn hàng làm bộ lọc, nhà phân tích có thể tạo sơ đồ quy trình và dashboard riêng cho từng luồng để phân tích chính xác và phù hợp hơn. So sánh KPI như thời gian chu trình giữa các loại đơn hàng giúp phân bổ tài nguyên hiệu quả hơn và điều chỉnh quy trình theo nhu cầu cụ thể.

Thuộc tính này giúp tách riêng và so sánh các quy trình khác nhau như hàng vào, hàng ra và điều chuyển nội bộ, vốn có luồng xử lý và mục tiêu hiệu suất riêng.

Thường nằm trong dữ liệu tiêu đề của chứng từ lệnh kho.

Mã người dùng xác định duy nhất người hoặc tài nguyên chịu trách nhiệm thực hiện một tác vụ cụ thể trong kho. Đó có thể là nhân viên kho, giám sát ca hoặc hệ thống tự động như robot hay bộ điều khiển băng chuyền. Theo dõi người thực hiện từng hoạt động giúp bạn hiểu cách phân bổ tài nguyên và đánh giá hiệu suất.

Thuộc tính này hỗ trợ phân tích sâu về nhân lực và quản lý tài nguyên. Bạn có thể dùng để so sánh năng suất giữa người dùng hoặc đội nhóm, xác định nhu cầu đào tạo và kiểm tra việc tuân thủ quy trình vận hành tiêu chuẩn. Khi lọc sơ đồ quy trình theo Mã người dùng, nhà phân tích có thể so sánh cách từng người hoặc đội nhóm thực hiện cùng một quy trình, từ đó tìm ra cách làm hiệu quả hoặc những điểm cần cải thiện. Thuộc tính này cũng rất cần thiết cho việc tuân thủ và kiểm toán.

Thuộc tính này rất quan trọng để phân tích hiệu suất tài nguyên, giúp so sánh hiệu quả và chất lượng giữa nhân viên, đội nhóm hoặc ca làm việc.

Thường có trong nhật ký giao dịch hoặc bản ghi thực hiện tác vụ, nơi lưu thông tin người xác nhận hoặc hoàn tất thao tác.

Ngày hoàn tất theo yêu cầu là hạn mục tiêu để hoàn tất đơn hàng trong kho, thường áp dụng cho các lô hàng xuất đi. Ngày này thường dựa trên cam kết với khách hàng, lịch nhận hàng của đơn vị vận chuyển hoặc thỏa thuận mức dịch vụ (SLA) nội bộ. Đây là mốc chính để đo lường hiệu suất giao hàng đúng hạn.

Trong process mining, thuộc tính này rất cần thiết để phân tích hiệu suất giao hàng đúng hạn. Bằng cách so sánh ngày hoàn tất thực tế với ngày hoàn tất theo yêu cầu, doanh nghiệp có thể tính tỷ lệ giao hàng đúng hạn và tìm nguyên nhân chậm trễ. Phân tích các đơn hàng không hoàn tất đúng ngày yêu cầu có thể chỉ ra điểm nghẽn, hạn chế về tài nguyên hoặc các bước quy trình thường xuyên gây trễ. Nhờ đó, bạn có thể tập trung cải tiến đúng chỗ.

Đây là mốc để đo lường hiệu suất đúng hạn. So sánh ngày này với ngày hoàn tất thực tế là bước quan trọng để tính KPI tỷ lệ giao hàng đúng hạn.

Thường nằm trong dữ liệu phần đầu của đơn hàng trong kho, kế thừa từ đơn bán hàng liên quan hoặc yêu cầu của khách hàng.

Số lượng dự kiến là số đơn vị mục tiêu cho một tác vụ cụ thể trong kho. Với đơn hàng đầu vào, đây là số lượng dự kiến nhận. Với đơn hàng đầu ra, đây là số lượng cần lấy và giao. Giá trị này thường lấy từ chứng từ nghiệp vụ ban đầu, chẳng hạn đơn mua hàng hoặc đơn bán hàng.

Thuộc tính này là mốc chuẩn quan trọng để phân tích hiệu suất và độ chính xác. So sánh Số lượng dự kiến với Số lượng thực tế giúp doanh nghiệp đo độ chính xác khi lấy hàng, phát hiện chênh lệch lúc tiếp nhận và kiểm tra độ chính xác của hồ sơ tồn kho. Phân tích chênh lệch có thể giúp tìm vấn đề mang tính hệ thống từ nhà cung cấp, quy trình nội bộ hoặc dữ liệu tồn kho, qua đó nâng cao hiệu quả vận hành và mức độ hài lòng của khách hàng.

Đây là mốc chuẩn để đo độ chính xác. So sánh với số lượng thực tế giúp tính các KPI như Độ chính xác khi lấy hàng và phát hiện chênh lệch.

Có trong chi tiết dòng hàng của lệnh hoặc tác vụ kho, thường lấy từ đơn bán hàng, đơn mua hàng hoặc lệnh điều chuyển liên quan.

Số lượng thực tế là số đơn vị được nhân viên kho hoặc hệ thống trực tiếp xử lý, kiểm đếm và xác nhận trong một hoạt động. Con số này phản ánh việc thực hiện tác vụ trên thực tế, chẳng hạn số mặt hàng nhận từ nhà cung cấp hoặc số lượng lấy khỏi ô lưu kho để xử lý đơn.

Thuộc tính này rất cần thiết để phân tích chênh lệch khi so sánh với Số lượng dự kiến. Chênh lệch giữa số lượng dự kiến và thực tế cho thấy trực tiếp các vấn đề trong quy trình, như nhà cung cấp giao thiếu, lấy hàng sai hoặc số liệu tồn kho không chính xác. process mining có thể dùng dữ liệu này để xác định sản phẩm, vị trí hoặc nhân viên thường liên quan đến những chênh lệch đó, giúp bạn có biện pháp xử lý phù hợp để tăng độ chính xác và giảm sai sót tốn kém.

Thuộc tính này đo kết quả thực tế của một tác vụ. So sánh với số lượng dự kiến giúp phát hiện lỗi và điểm kém hiệu quả trong khâu lấy hàng, tiếp nhận hoặc kiểm đếm.

Được ghi trong dữ liệu xác nhận tác vụ, khi nhân viên hoặc hệ thống nhập số lượng mặt hàng đã được xử lý thực tế.

Thời điểm kết thúc sự kiện ghi lại chính xác lúc một tác vụ hoặc hoạt động trong kho hoàn tất. Đây là dấu thời gian đi cùng Thời điểm bắt đầu sự kiện và cần thiết để đo thời lượng của từng hoạt động. Không phải sự kiện nào cũng có thời lượng riêng, nhưng dữ liệu này rất hữu ích với các hoạt động như lấy hàng hoặc đóng gói.

Trong process mining, có cả thời điểm bắt đầu và kết thúc giúp phân tích hiệu suất quy trình chi tiết hơn. Bạn có thể tính thời gian xử lý, tức thời gian thực sự làm việc trên một tác vụ, và thời gian chờ giữa các tác vụ. Phân biệt hai khoảng thời gian này rất quan trọng để xác định điểm nghẽn trong vận hành thay vì nhầm với vấn đề thiếu tài nguyên. Phân tích thời lượng hoạt động hỗ trợ so sánh hiệu suất, lập kế hoạch tài nguyên và tìm cơ hội cải tiến vận hành.

Dữ liệu này giúp tính chính xác thời lượng hoạt động, phân biệt thời gian xử lý thực tế với thời gian chờ để phân tích điểm nghẽn hiệu quả hơn.

Có trong nhật ký sự kiện hệ thống hoặc bản ghi giao dịch ghi nhận thời điểm hoàn tất một tác vụ cụ thể hoặc thay đổi trạng thái.

Vị trí lưu kho xác định địa điểm thực tế trong kho gắn với một hoạt động. Đây có thể là vị trí lấy hàng trong tác vụ lấy hàng hoặc vị trí đích trong tác vụ đưa hàng vào vị trí lưu kho. Mức độ chi tiết có thể từ một khu vực rộng đến một kệ, tầng kệ và ô cụ thể.

Phân tích dữ liệu theo Vị trí lưu kho giúp bạn hiểu cách bố trí và hiệu quả hoạt động của kho. process mining có thể cho thấy thời gian di chuyển giữa các vị trí, xác định khu vực có nhiều hoạt động và làm rõ các lộ trình đưa hàng vào vị trí lưu kho hoặc lấy hàng chưa hiệu quả. Thông tin này rất hữu ích để tối ưu cách bố trí hàng, chẳng hạn đặt mặt hàng thường xuyên được lấy ở vị trí dễ tiếp cận nhằm giảm thời gian di chuyển và tăng hiệu quả lấy hàng. Bạn cũng có thể dùng thông tin này để thiết kế lại kho, giảm ùn tắc và cải thiện luồng di chuyển.

Thuộc tính này giúp phân tích cách bố trí kho và hiệu quả di chuyển, từ đó tối ưu lộ trình lấy hàng và cách lưu trữ để rút ngắn thời gian chu trình.

Có trong chi tiết tác vụ kho, hồ sơ hàng tồn và giao dịch di chuyển vật tư.

Mã kho là mã duy nhất xác định cơ sở vật lý, chẳng hạn như trung tâm phân phối hoặc nhà kho, nơi các hoạt động được ghi nhận. Thuộc tính này đặc biệt quan trọng với các tổ chức vận hành mạng lưới gồm nhiều địa điểm logistics.

Thuộc tính này cho phép so sánh giữa các địa điểm. Bằng cách lọc hoặc phân nhóm dữ liệu theo mã kho, doanh nghiệp có thể đối chiếu hiệu suất, so sánh hiệu quả quy trình và tìm ra cách làm tốt tại những địa điểm hoạt động hiệu quả để áp dụng ở nơi khác. Thuộc tính cũng giúp làm rõ khác biệt giữa các khu vực về nhu cầu, mức sử dụng tài nguyên và thách thức trong vận hành, từ đó hỗ trợ đưa ra quyết định cho toàn mạng lưới.

Thuộc tính này giúp đối chiếu hiệu suất và so sánh quy trình giữa các trung tâm phân phối, qua đó tìm ra cách làm hiệu quả và vấn đề riêng của từng khu vực.

Đây là trường dữ liệu quan trọng của tổ chức, thường có trong phần đầu của hầu hết chứng từ giao dịch liên quan đến kho.

Mã lô hàng là khóa duy nhất dùng để nhóm một hoặc nhiều đơn hàng trong kho vào cùng một lần giao hàng xuất đi. Một lô hàng có thể gồm nhiều đơn đến cùng địa điểm hoặc do cùng một đơn vị vận chuyển xử lý. Mã này liên kết các hoạt động trong kho với khâu vận tải và logistics.

Thuộc tính này cho phép phân tích theo lô hàng tổng hợp thay vì chỉ xem từng đơn riêng lẻ. Bạn có thể dùng thuộc tính để đánh giá hiệu quả tập kết và bốc xếp, đo tổng thời gian từ lúc lấy món hàng đầu tiên của lô đến khi xe tải rời đi, đồng thời đối chiếu hiệu suất kho với dữ liệu vận tải. Góc nhìn rộng hơn này giúp cải tiến toàn bộ chuỗi logistics đầu ra, không chỉ các bước diễn ra bên trong kho.

Thuộc tính này nhóm nhiều đơn hàng trong kho vào một lần giao, giúp phân tích quy trình xuất hàng tổng hợp, bao gồm hiệu quả tập kết và bốc xếp.

Thông tin thường có trong chứng từ lô hàng hoặc vận tải, được liên kết với đơn hàng trong kho ở giai đoạn lập kế hoạch theo đợt hoặc phân bổ.

Mã sản phẩm, thường được gọi là SKU hoặc mã vật tư, là mã duy nhất được gán cho từng mặt hàng riêng biệt được lưu trong kho. Mã này liên kết các hoạt động với từng sản phẩm cụ thể, giúp phân tích chi tiết cách xử lý từng loại hàng.

Phân tích quy trình theo Mã sản phẩm có thể cho thấy nhiều thông tin hữu ích. Ví dụ, bạn có thể so sánh thời gian xử lý hàng cồng kềnh với hàng nhỏ, tìm sản phẩm thường liên quan đến sai lệch quy trình như bị giữ để kiểm tra chất lượng, hoặc phân tích cách xử lý sản phẩm có nhu cầu cao và thấp. Mức độ chi tiết này cần thiết để tối ưu quản lý hàng tồn, lên kế hoạch bố trí kho và điều chỉnh quy trình hậu cần theo đặc điểm sản phẩm.

Thuộc tính này cho phép phân tích theo từng sản phẩm, giúp tìm ra biến thể quy trình và điểm nghẽn liên quan đến mặt hàng hoặc nhóm sản phẩm cụ thể.

Thông tin này có trong chi tiết từng mặt hàng của lệnh kho, tác vụ và hồ sơ hàng tồn.

Mã thiết bị xác định thiết bị xử lý vật liệu (MHE) được dùng để thực hiện một nhiệm vụ trong kho. Thiết bị có thể là xe nâng, xe nâng tay, máy quét cầm tay, tai nghe hỗ trợ lấy hàng bằng giọng nói hoặc hệ thống tự động như băng chuyền và máy phân loại.

Phân tích dữ liệu quy trình theo mã thiết bị rất quan trọng để đánh giá mức sử dụng tài sản và lập kế hoạch bảo trì. Phân tích giúp trả lời các câu hỏi như thiết bị nào được dùng thường xuyên nhất, thiết bị có tạo ra điểm nghẽn hay không và hiệu suất thiết bị ảnh hưởng thế nào đến thời gian thực hiện nhiệm vụ. Thông tin này hỗ trợ quyết định mua sắm thiết bị, cân đối đội thiết bị giữa các khu vực trong kho và lên lịch bảo trì phòng ngừa để giảm thời gian ngừng hoạt động.

Thuộc tính này giúp phân tích mức sử dụng máy móc, tìm điểm nghẽn liên quan đến thiết bị và hỗ trợ quyết định bảo trì hoặc mua sắm.

Thông tin thường được ghi trong dữ liệu xác nhận nhiệm vụ, khi nhân viên vận hành nhập thiết bị đã dùng, hoặc lấy từ nhật ký của hệ thống tự động.

Mức độ ưu tiên đơn hàng cho biết tầm quan trọng hoặc mức độ khẩn cấp tương đối của một đơn hàng trong kho. Thông tin này thường quyết định tốc độ và thứ tự giao, thực hiện các nhiệm vụ. Ví dụ, đơn hàng cần xử lý gấp hoặc có mức ưu tiên cao có thể được xử lý trước đơn hàng thông thường, dù đến sau.

Phân tích quy trình theo mức độ ưu tiên đơn hàng rất quan trọng để đánh giá việc tuân thủ thỏa thuận mức dịch vụ (SLA). process mining có thể xác minh liệu đơn hàng ưu tiên cao có thực sự được xử lý nhanh hơn đơn hàng thông thường hay không. Phân tích cũng cho thấy việc ưu tiên một số đơn hàng có gây chậm trễ hoặc tạo điểm nghẽn đáng kể cho các đơn khác hay không. Từ đó, bạn có thể điều chỉnh quy tắc ưu tiên và cách phân bổ tài nguyên để cân bằng tốc độ xử lý đơn hàng khẩn cấp với hiệu quả chung của kho.

Thông tin này giúp đánh giá việc đáp ứng thỏa thuận mức dịch vụ bằng cách xác minh đơn hàng ưu tiên cao có được xử lý nhanh hơn đơn hàng ưu tiên thấp hay không.

Thường nằm trong dữ liệu phần đầu của đơn hàng trong kho. Mức ưu tiên thường được xác định theo đơn bán hàng nguồn hoặc yêu cầu kinh doanh.

Ngày hoàn tất thực tế là dấu thời gian ghi nhận thời điểm hoàn tất mọi hoạt động liên quan đến đơn hàng trong kho. Với đơn hàng xuất đi, đây thường là lúc lô hàng rời khỏi kho. Với đơn hàng nhập kho, đó có thể là lúc toàn bộ hàng hóa được đưa vào vị trí lưu trữ và sẵn sàng trong kho.

Thuộc tính này là dữ liệu thực tế để đối chiếu với ngày hoàn tất theo yêu cầu, đồng thời rất quan trọng khi đo lường hiệu suất. Thuộc tính được dùng trực tiếp để tính tỷ lệ giao hàng đúng hạn và tổng thời gian xử lý đơn hàng. Khi phân tích nguyên nhân gốc rễ, bạn có thể lọc các trường hợp có ngày hoàn tất thực tế bị trễ, rồi đi sâu xuống một cấp trong luồng quy trình của các đơn hàng chậm để tìm những điểm chung hoặc nguyên nhân.

Thuộc tính này cho biết kết quả thực tế để phân tích việc giao hàng đúng hạn. Bạn có thể dùng thuộc tính để tính tổng thời gian xử lý và xác định đơn hàng hoàn tất sớm, đúng hạn hay trễ.

Đây là dấu thời gian của sự kiện cuối cùng trong vòng đời đơn hàng, chẳng hạn như “Đã xuất hàng” hoặc “Đã hoàn tất đơn hàng trong kho”.