Mẫu dữ liệu quản lý sự cố
Mẫu dữ liệu quản lý sự cố
- Các thuộc tính nên thu thập
- Các hoạt động chính cần theo dõi trong quy trình
- Hướng dẫn trích xuất dữ liệu từ hệ thống
Thuộc tính quản lý sự cố
| Tên | Mô tả | ||
|---|---|---|---|
|
Incident ID
IncidentId
|
Mã định danh duy nhất của từng bản ghi sự cố. | ||
|
Mô tả
Incident ID là khóa chính của từng sự cố, giúp nhận diện duy nhất từ lúc tạo đến khi đóng. Mã này liên kết mọi hoạt động, nhật ký và thay đổi liên quan, cho phép theo dõi toàn bộ vòng đời sự cố từ đầu đến cuối. Trong process mining, thuộc tính này xác định từng trường hợp. Mọi sự kiện có cùng Incident ID được xem là một phiên bản quy trình, nhờ đó có thể tái dựng và phân tích cách xử lý từng sự cố.
Vì sao điều này quan trọng
Đây là mã định danh thiết yếu, liên kết mọi sự kiện trong vòng đời sự cố và cho phép phân tích quy trình từ đầu đến cuối.
Lấy dữ liệu ở đâu
Đây là trường 'Incident Number' (Field ID: 1000000161) trong biểu mẫu 'HPD:Help Desk'.
Ví dụ
INC000001234567INC000002345678INC000003456789
|
|||
|
Dấu thời gian sự kiện
EventTimestamp
|
Ngày và giờ chính xác khi hoạt động diễn ra. | ||
|
Mô tả
Dấu thời gian này ghi lại thời điểm một sự kiện cụ thể trong vòng đời sự cố diễn ra. Dữ liệu này cung cấp thứ tự thời gian cần thiết để tái dựng luồng quy trình từ dữ liệu thô. Dấu thời gian sự kiện rất cần thiết cho mọi phân tích theo thời gian, bao gồm tính thời gian giữa các hoạt động, xác định điểm nghẽn khiến sự cố phải chờ lâu và đo tổng thời gian xử lý. Đây là cơ sở thời gian cho việc phân tích quy trình.
Vì sao điều này quan trọng
Dấu thời gian này cho biết thứ tự các sự kiện, yếu tố then chốt để tính thời lượng, xác định điểm nghẽn và hiểu tiến trình của quy trình.
Lấy dữ liệu ở đâu
Trường 'Last Modified Date' (Field ID: 6) hoặc các trường ngày cụ thể trong biểu mẫu 'HPD:Help Desk'. Với sự kiện lịch sử, dữ liệu được lấy từ trường dấu thời gian trong nhật ký kiểm tra.
Ví dụ
2023-10-26T10:00:00Z2023-10-26T10:15:32Z2023-10-27T14:22:05Z
|
|||
|
Tên hoạt động
ActivityName
|
Tên sự kiện hoặc tác vụ cụ thể diễn ra trong vòng đời sự cố. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính này mô tả hoạt động được thực hiện tại một thời điểm cụ thể trong quá trình xử lý sự cố, chẳng hạn như 'Ghi nhận sự cố', 'Giao cho nhóm' hoặc 'Giải quyết sự cố'. Các hoạt động này tạo nên sơ đồ quy trình. Phân tích trình tự và tần suất của các hoạt động giúp làm rõ luồng quy trình thực tế, xác định các đường đi phổ biến và phát hiện những bước lệch khỏi quy trình chuẩn. Đây là yếu tố quan trọng để hiểu các hành động được thực hiện nhằm giải quyết sự cố.
Vì sao điều này quan trọng
Các hoạt động xác định từng bước trong sơ đồ quy trình, giúp trực quan hóa và phân tích quy trình làm việc quản lý sự cố.
Lấy dữ liệu ở đâu
Thường được xác định từ các thay đổi trong trường 'Status' (Field ID: 7) và 'Status_Reason' của biểu mẫu 'HPD:Help Desk', hoặc từ biểu mẫu 'HPD:Help Desk Audit Log'.
Ví dụ
Ghi nhận sự cốGiao cho nhómÁp dụng giải phápĐóng sự cố
|
|||
|
Có vi phạm SLA không
IsSlaBreached
|
Cờ cho biết sự cố có được xử lý sau thời hạn SLA hay không. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính dạng đúng/sai này có giá trị true nếu thời gian xử lý sự cố vượt quá thời hạn SLA đã quy định. Thuộc tính cho biết rõ kết quả SLA của từng sự cố. Cờ này rất cần thiết để tạo bảng điều khiển Tổng quan hiệu suất SLA sự cố và tính KPI 'Tỷ lệ tuân thủ SLA sự cố'. Cờ giúp đơn giản hóa việc phân tích, cho phép lọc và tổng hợp trực tiếp tất cả sự cố không đạt mục tiêu SLA, từ đó dễ dàng tìm hiểu nguyên nhân vi phạm.
Vì sao điều này quan trọng
Cờ này giúp phân tích mức độ tuân thủ SLA dễ dàng hơn. Bạn có thể lọc các sự cố vi phạm và tìm nguyên nhân gốc rễ.
Lấy dữ liệu ở đâu
Được tính bằng cách so sánh dấu thời gian của sự kiện 'Incident Resolved' với 'SlaTargetDate'. Nếu thời điểm xử lý sau thời hạn mục tiêu, cờ này có giá trị true.
Ví dụ
truefalse
|
|||
|
Đã mở lại
IsReopened
|
Cờ cho biết sự cố có được mở lại sau khi chuyển sang trạng thái 'Resolved' hay không. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính dạng đúng/sai này có giá trị true nếu trạng thái sự cố chuyển lại sang trạng thái đang xử lý (chẳng hạn như 'In Progress') sau khi đã được đánh dấu 'Resolved'. Điều này cho thấy cách khắc phục ban đầu chưa hiệu quả hoặc chưa hoàn tất. Đây là thước đo trực tiếp cho công việc phải làm lại và được dùng để tính KPI 'Tỷ lệ xử lý lại sự cố'. Phân tích các sự cố được mở lại giúp phát hiện cách khắc phục kém chất lượng, kiểm thử chưa đầy đủ hoặc vấn đề tái diễn chưa được xử lý đúng cách. Dữ liệu này hỗ trợ bảng điều khiển Đường đi xử lý lại và chuyển cấp.
Vì sao điều này quan trọng
Đo trực tiếp công việc phải làm lại và chất lượng xử lý. Tỷ lệ mở lại cao cho thấy cách khắc phục chưa hiệu quả và quy trình còn yếu.
Lấy dữ liệu ở đâu
Được tính bằng cách phân tích chuỗi hoạt động của một sự cố. Nếu hoạt động 'Incident Reopened' hoặc hoạt động tương tự xuất hiện sau 'Resolution Implemented', cờ này được đặt thành true.
Ví dụ
truefalse
|
|||
|
Danh mục sự cố
IncidentCategory
|
Cách phân loại sự cố, thường theo nhiều cấp. | ||
|
Mô tả
Phân loại sự cố giúp sắp xếp sự cố theo một cấu trúc rõ ràng, thường gồm nhiều cấp (ví dụ: Cấp 1: Phần cứng, Cấp 2: Máy tính xách tay, Cấp 3: Pin). Dữ liệu này rất cần thiết cho việc điều phối, lập báo cáo và phân tích xu hướng. Trong process mining, việc phân loại giúp phân tích riêng từng loại sự cố. Dữ liệu này hỗ trợ bảng điều khiển Độ chính xác khi phân loại sự cố bằng cách so sánh danh mục ban đầu với danh mục cuối cùng, đồng thời giúp tìm xu hướng cho bảng điều khiển Xu hướng nguyên nhân gốc rễ.
Vì sao điều này quan trọng
Phân loại giúp điều phối chính xác, phân tích xu hướng và so sánh hiệu suất giữa các loại sự cố.
Lấy dữ liệu ở đâu
Đây là các trường 'Operational Categorization Tier 1/2/3' trong biểu mẫu 'HPD:Help Desk'.
Ví dụ
Phần cứng > Máy tính xách tay > PinPhần mềm > Ứng dụng doanh nghiệp > Lỗi đăng nhậpMạng > Kết nối > Wi-Fi
|
|||
|
Dịch vụ
Service
|
Dịch vụ nghiệp vụ hoặc kỹ thuật bị ảnh hưởng bởi sự cố. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính này liên kết sự cố với một dịch vụ cụ thể trong Cơ sở dữ liệu quản lý cấu hình (CMDB), chẳng hạn như 'Email Service', 'VPN Access' hoặc 'SAP Financials'. Liên kết này rất quan trọng để hiểu tác động của sự cố đến hoạt động kinh doanh. Phân tích sự cố theo dịch vụ giúp xác định dịch vụ phát sinh nhiều sự cố, làm rõ các vấn đề lặp lại liên quan đến công nghệ cụ thể và hỗ trợ phân tích xu hướng để quản lý vấn đề.
Vì sao điều này quan trọng
Liên kết sự cố với dịch vụ nghiệp vụ rất quan trọng để phân tích tác động và xác định dịch vụ nào thường gặp vấn đề nhất.
Lấy dữ liệu ở đâu
Đây là trường 'ServiceCI' hoặc trường tương tự, thể hiện Configuration Item (CI) bị ảnh hưởng trong biểu mẫu 'HPD:Help Desk'.
Ví dụ
Email công tySAP ERPVPN truy cập từ xaCổng thông tin nhân sự
|
|||
|
Mức độ ưu tiên
Priority
|
Mức độ ưu tiên được gán cho sự cố, quyết định mức độ khẩn cấp khi xử lý. | ||
|
Mô tả
Mức độ ưu tiên thường được xác định dựa trên mức độ ảnh hưởng và tính khẩn cấp, từ đó quyết định thứ tự và tốc độ xử lý sự cố. Các mức phổ biến gồm từ 'Nghiêm trọng' đến 'Thấp'. Trong process mining, phân tích sự cố theo mức độ ưu tiên rất quan trọng để đánh giá hiệu suất. Cách này giúp trả lời những câu hỏi như: “Chúng ta có đáp ứng SLA cho các sự cố ưu tiên cao không?” và “Sự cố ưu tiên thấp có bị chậm trễ lâu hơn không?”. Lọc theo mức độ ưu tiên giúp tập trung phân tích vào những vấn đề quan trọng nhất đối với hoạt động kinh doanh.
Vì sao điều này quan trọng
Thuộc tính này rất cần thiết để phân tích theo từng nhóm, giúp xử lý nhanh hơn các sự cố ưu tiên cao và đáp ứng mục tiêu SLA tương ứng.
Lấy dữ liệu ở đâu
Đây là trường 'Priority' (Field ID: 1000000164) trong biểu mẫu 'HPD:Help Desk'.
Ví dụ
Nghiêm trọngCaoTrung bìnhThấp
|
|||
|
Người được giao xử lý
Assignee
|
Người dùng cụ thể được giao xử lý sự cố. | ||
|
Mô tả
Người được giao xử lý là nhân viên hỗ trợ hoặc kỹ thuật viên cụ thể chịu trách nhiệm về sự cố tại một thời điểm. Thuộc tính này cung cấp thông tin chi tiết hơn so với nhóm được giao. Phân tích hiệu suất theo từng người giúp xác định những người làm tốt, người cần được đào tạo thêm và tình trạng phân bổ công việc chưa cân bằng. Thuộc tính này cũng giúp truy vết chính xác các bước mà từng người đã thực hiện khi xử lý một sự cố phức tạp.
Vì sao điều này quan trọng
Cho thấy chi tiết cách phân bổ khối lượng công việc và hiệu suất của từng người, giúp xác định người làm tốt hoặc người cần được hỗ trợ.
Lấy dữ liệu ở đâu
Đây là trường 'Assignee' (Field ID: 1000000218) trong biểu mẫu 'HPD:Help Desk'.
Ví dụ
Bob SmithAlice JohnsonCharlie Brown
|
|||
|
Nhóm được giao
AssignedGroup
|
Nhóm hỗ trợ chịu trách nhiệm xử lý sự cố. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính này cho biết nhóm hoặc phòng ban được giao xử lý sự cố, chẳng hạn như 'Service Desk', 'Network Team' hoặc 'Database Administrators'. Theo dõi việc phân công giúp bạn hiểu công việc được chuyển giữa các nhóm như thế nào. Thuộc tính này được dùng để phân tích việc bàn giao giữa các nhóm, tìm điểm nghẽn do một nhóm cụ thể gây ra và đo lường tỷ lệ phân công lại sự cố. Thuộc tính cũng giúp hình dung đường đi của sự cố trong tổ chức, đồng thời chỉ ra những khâu điều phối chưa hiệu quả hoặc thiếu kiến thức.
Vì sao điều này quan trọng
Theo dõi nhóm được giao xử lý giúp phân tích việc bàn giao, tìm các vòng lặp phân công lại và xác định điểm nghẽn trong từng nhóm.
Lấy dữ liệu ở đâu
Đây là trường 'Assigned Group' (Field ID: 1000000217) trong biểu mẫu 'HPD:Help Desk'.
Ví dụ
Bộ phận hỗ trợ dịch vụVận hành mạngHỗ trợ ứng dụng cấp 2Dịch vụ hạ tầng
|
|||
|
Trạng thái sự cố
IncidentStatus
|
Trạng thái hiện tại hoặc trạng thái lịch sử của sự cố tại thời điểm sự kiện diễn ra. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính này cho biết trạng thái của sự cố, chẳng hạn như 'Mới', 'Đang xử lý', 'Chờ xử lý', 'Đã giải quyết' hoặc 'Đã đóng'. Qua đó, bạn biết sự cố đang ở giai đoạn nào trong vòng đời. Phân tích các thay đổi trạng thái là yếu tố cơ bản để hiểu quy trình quản lý sự cố. Dữ liệu này được dùng để xác định hoạt động, đo thời gian ở từng trạng thái (ví dụ: sự cố ở trạng thái 'Chờ xử lý' bao lâu) và phát hiện sự cố có thể đang bị đình trệ hoặc không hoạt động.
Vì sao điều này quan trọng
Theo dõi thay đổi trạng thái là yếu tố then chốt để hiểu tiến độ xử lý sự cố và đo thời gian sự cố ở các trạng thái cụ thể như 'Chờ xử lý' hoặc 'Đang xử lý'.
Lấy dữ liệu ở đâu
Đây là trường 'Status' (Field ID: 7) trong biểu mẫu 'HPD:Help Desk'.
Ví dụ
MớiĐã giaoĐang xử lýChờ xử lýĐã giải quyếtĐã đóng
|
|||
|
Hệ thống nguồn
SourceSystem
|
Hệ thống nơi trích xuất dữ liệu sự cố. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính này xác định nguồn gốc dữ liệu, đặc biệt hữu ích khi có nhiều công cụ ITSM hoặc hệ thống tích hợp. Thuộc tính giúp xác nhận dữ liệu đến từ đúng nguồn, chẳng hạn như một phiên bản BMC Helix ITSM cụ thể. Trong quá trình phân tích, thuộc tính này giúp phân biệt quy trình hoặc đặc điểm dữ liệu có thể khác nhau giữa hệ thống sản xuất, phát triển hoặc hệ thống cũ, đồng thời đảm bảo nguồn gốc dữ liệu rõ ràng và đáng tin cậy.
Vì sao điều này quan trọng
Xác định nguồn gốc dữ liệu, rất quan trọng để kiểm tra dữ liệu và quản lý phân tích trên nhiều hệ thống tích hợp.
Lấy dữ liệu ở đâu
Đây thường là giá trị cố định được thêm trong quá trình trích xuất, chuyển đổi và tải dữ liệu (ETL).
Ví dụ
BMCHelixITSM_ProdITSM-EU-InstanceServiceManagement-APAC
|
|||
|
Kênh tiếp nhận
Channel
|
Cách sự cố được báo cáo. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính này cho biết sự cố được gửi qua kênh nào, chẳng hạn như điện thoại, email, cổng thông tin tự phục vụ hoặc báo trực tiếp. Kênh này là điểm bắt đầu của sự cố trong quy trình hỗ trợ. Phân tích sự cố theo kênh giúp xác định kênh nào hiệu quả nhất, hoặc kênh nào tiếp nhận những sự cố dễ hay khó xử lý hơn. Kết quả cũng có thể định hướng đầu tư vào tự động hóa hoặc đào tạo người dùng. Ví dụ, bạn có thể khuyến khích dùng cổng thông tin tự phục vụ để thu thập thông tin ban đầu đầy đủ hơn.
Vì sao điều này quan trọng
Hiểu rõ kênh gửi yêu cầu giúp phân tích hiệu quả của từng cách tiếp nhận và định hướng đầu tư vào tự phục vụ hoặc tự động hóa.
Lấy dữ liệu ở đâu
Đây là trường 'Reported Source' (Field ID: 1000000215) trong biểu mẫu 'HPD:Help Desk'.
Ví dụ
EmailĐiện thoạiTự phục vụGửi trực tiếp
|
|||
|
Lần cập nhật dữ liệu gần nhất
LastDataUpdate
|
Dấu thời gian cho biết lần gần nhất dữ liệu của sự kiện này được làm mới từ hệ thống nguồn. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính này ghi lại ngày giờ của lần trích xuất dữ liệu gần nhất. Nhờ đó, bạn biết dữ liệu đang phân tích mới đến đâu và thông tin về quy trình có còn cập nhật hay không. Biết thời điểm cập nhật gần nhất rất quan trọng khi lập báo cáo và bảng điều khiển. Thông tin này cho người dùng biết dữ liệu mới đến đâu và giúp họ hiểu liệu các hoạt động sự cố mới nhất đã được đưa vào hay chưa.
Vì sao điều này quan trọng
Cho biết dữ liệu mới đến đâu, giúp người dùng hiểu mức độ cập nhật của phân tích quy trình và thông tin thu được.
Lấy dữ liệu ở đâu
Giá trị này thường được tạo và ghi vào tập dữ liệu trong quá trình trích xuất dữ liệu (ETL).
Ví dụ
2023-11-01T02:00:00Z2023-11-02T02:00:00Z2023-11-03T02:00:00Z
|
|||
|
Mã đóng sự cố
CloseCode
|
Mã được chọn khi đóng sự cố, cho biết kết quả xử lý. | ||
|
Mô tả
Mã đóng sự cố tóm tắt có cấu trúc cách xử lý sự cố, chẳng hạn như 'Người dùng tự xử lý', 'Không phát hiện lỗi', 'Sự cố trùng lặp' hoặc 'Đã áp dụng giải pháp lâu dài'. Thuộc tính này hữu ích khi phân tích hiệu quả và kết quả xử lý. Thuộc tính giúp tìm các sự cố được đóng mà chưa khắc phục thực sự, hoặc xác định những loại sự cố mà người dùng thường tự xử lý. Đây có thể là cơ hội để cải thiện bài viết trong kho kiến thức hoặc công cụ tự phục vụ.
Vì sao điều này quan trọng
Cung cấp dữ liệu có cấu trúc về kết quả xử lý, giúp đánh giá hiệu quả khắc phục và tìm xu hướng trong cách đóng sự cố.
Lấy dữ liệu ở đâu
Thông tin này thường nằm trong phần xử lý hoặc đóng sự cố của biểu mẫu 'HPD:Help Desk'.
Ví dụ
Đã xử lý từ xaSự cố trùng lặpLỗi người dùngKhông cần xử lý
|
|||
|
Mô tả cách xử lý
Resolution
|
Mô tả bằng văn bản tự do về các bước đã thực hiện để xử lý sự cố. | ||
|
Mô tả
Trường này chứa phần tóm tắt chi tiết do nhân viên viết về kết quả xử lý cuối cùng. Nội dung giải thích cách khắc phục vấn đề và khôi phục dịch vụ cho người dùng. Dù dữ liệu không có cấu trúc, bạn vẫn có thể dùng kỹ thuật khai phá văn bản để tìm các cách xử lý phổ biến, trích xuất từ khóa liên quan đến vấn đề cụ thể hoặc bổ sung thông tin cho phân tích nguyên nhân gốc rễ. Nội dung này cung cấp bối cảnh định tính mà các trường dữ liệu có cấu trúc thường không thể hiện.
Vì sao điều này quan trọng
Cung cấp thông tin định tính về cách xử lý. Có thể dùng khai phá văn bản để tìm những mẫu mà dữ liệu có cấu trúc không thể hiện.
Lấy dữ liệu ở đâu
Đây là trường 'Resolution' (Field ID: 1000000156) trong biểu mẫu 'HPD:Help Desk'.
Ví dụ
Đã đặt lại mật khẩu người dùng qua Active Directory.Đã xóa bộ nhớ đệm và cookie của trình duyệt, khắc phục được lỗi đăng nhập.Đã khởi động lại bộ chuyển mạch mạng trong tủ IDF 3B.
|
|||
|
Mức độ ảnh hưởng
Impact
|
Mức độ sự cố ảnh hưởng đến các quy trình nghiệp vụ. | ||
|
Mô tả
Mức độ ảnh hưởng cho biết sự cố gây tác động tiêu cực đến hoạt động kinh doanh ở mức nào. Mức độ này thường được chia theo thang, chẳng hạn như 'Rộng khắp', 'Đáng kể', 'Trung bình' hoặc 'Nhẹ'. Kết hợp với mức độ khẩn cấp, mức độ ảnh hưởng quyết định mức ưu tiên của sự cố. Phân tích theo mức độ ảnh hưởng giúp xác định sự cố nào gây gián đoạn hoạt động kinh doanh nhiều nhất, bất kể độ phức tạp về kỹ thuật. Đây là cơ sở quan trọng để ưu tiên cải tiến quy trình.
Vì sao điều này quan trọng
Giúp xác định mức độ nghiêm trọng của sự cố đối với hoạt động kinh doanh. Đây là yếu tố quan trọng để xác định mức ưu tiên và tập trung phân tích vào các vấn đề có tác động lớn.
Lấy dữ liệu ở đâu
Đây là trường 'Impact' (Field ID: 1000000163) trong biểu mẫu 'HPD:Help Desk'.
Ví dụ
1-Rộng khắp2-Đáng kể3-Trung bình4-Nhẹ
|
|||
|
Người báo sự cố
Submitter
|
Người đầu tiên báo cáo sự cố. | ||
|
Mô tả
Người báo sự cố là người dùng cuối hoặc khách hàng gặp vấn đề và gửi báo cáo. Người này khác với người được giao xử lý sự cố. Phân tích dữ liệu theo người báo sự cố hoặc phòng ban của họ giúp xác định nhóm người dùng cần được đào tạo thêm, hoặc nhóm bị ảnh hưởng bởi một loại vấn đề cụ thể. Cách phân tích này cho thấy quy trình quản lý sự cố từ góc nhìn của khách hàng.
Vì sao điều này quan trọng
Xác định người báo cáo vấn đề, giúp phân tích theo phòng ban, địa điểm hoặc vai trò để tìm xu hướng riêng của từng nhóm người dùng.
Lấy dữ liệu ở đâu
Thông tin này được ghi trong trường 'Submitter' hoặc các trường liên quan đến thông tin khách hàng trên biểu mẫu 'HPD:Help Desk'.
Ví dụ
John DoeJane SmithPeter Jones
|
|||
|
Nguyên nhân gốc rễ
RootCause
|
Lý do sâu xa hoặc nguyên nhân cuối cùng gây ra sự cố. | ||
|
Mô tả
Nguyên nhân gốc rễ là vấn đề cốt lõi mà nếu được xử lý sẽ ngăn sự cố tái diễn. Nguyên nhân này thường được xác định trong quá trình điều tra vấn đề liên quan. Không phải sự cố nào cũng có nguyên nhân gốc rễ được ghi lại. Tuy vậy, phân tích thuộc tính này rất quan trọng để chủ động quản lý vấn đề. Thuộc tính hỗ trợ KPI 'Tỷ lệ xác định nguyên nhân gốc rễ' và giúp tạo bảng điều khiển theo dõi xu hướng sự cố lặp lại, từ đó định hướng triển khai giải pháp lâu dài.
Vì sao điều này quan trọng
Xác định nguyên nhân gốc rễ rất quan trọng để quản lý vấn đề và giảm số lượng sự cố tái diễn.
Lấy dữ liệu ở đâu
Thông tin này có thể nằm trong trường 'Root Cause' riêng trên sự cố hoặc thường gặp hơn là trong biểu mẫu 'PBI:Problem Investigation' được liên kết.
Ví dụ
Máy chủ không đủ dung lượng đĩaLỗi cấu hình mạngLỗi phần mềm trong phiên bản 2.1Chứng chỉ bảo mật hết hạn
|
|||
|
Số lần phân công lại
ReassignmentCount
|
Tổng số lần sự cố được chuyển sang một nhóm khác. | ||
|
Mô tả
Chỉ số này đếm số lần trường 'AssignedGroup' thay đổi trong suốt vòng đời của sự cố. Số lần cao có thể cho thấy việc điều phối ban đầu chưa phù hợp, chưa xử lý được ngay từ lần liên hệ đầu tiên hoặc sự cố phức tạp cần nhiều nhóm tham gia. Thuộc tính này hỗ trợ trực tiếp KPI 'Tỷ lệ phân công lại sự cố' và bảng điều khiển 'Phân tích chu kỳ phân công lại sự cố'. Thuộc tính giúp định lượng tình trạng phiếu bị chuyển qua lại giữa các nhóm, gây chậm trễ đáng kể và làm quy trình kém hiệu quả.
Vì sao điều này quan trọng
Định lượng tình trạng điều phối và bàn giao chưa hiệu quả, giúp xác định sự cố bị mắc kẹt trong vòng lặp phân công lại giữa các nhóm.
Lấy dữ liệu ở đâu
Được tính bằng cách đếm số lần giá trị 'AssignedGroup' thay đổi đối với một Incident ID trong nhật ký sự kiện.
Ví dụ
0135
|
|||
|
Thời hạn SLA
SlaTargetDate
|
Ngày và giờ dự kiến xử lý xong sự cố theo SLA. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính này lưu thời hạn xử lý sự cố theo Thỏa thuận mức dịch vụ (SLA) áp dụng. Thời hạn được tính dựa trên mức ưu tiên của sự cố và giờ phục vụ đã quy định. Mốc thời gian này được dùng để so sánh với thời gian xử lý thực tế. Đây là dữ liệu cần thiết để tính KPI 'Tỷ lệ tuân thủ SLA sự cố' và tạo bảng điều khiển theo dõi hiệu suất SLA. Thuộc tính cũng giúp chủ động giám sát các sự cố sắp đến hạn.
Vì sao điều này quan trọng
Đây là mốc chuẩn để đo lường mức độ tuân thủ SLA. Dựa vào đó, bạn có thể tính xem sự cố được xử lý đúng hạn hay đã vi phạm SLA.
Lấy dữ liệu ở đâu
Dữ liệu này thường được lưu trong biểu mẫu 'SLM:Measurement' và liên kết với sự cố. Đây không phải là trường trực tiếp trong 'HPD:Help Desk'.
Ví dụ
2023-10-26T14:00:00Z2023-10-27T09:00:00Z2023-11-01T17:00:00Z
|
|||
Hoạt động quản lý sự cố
| Hoạt động | Mô tả | ||
|---|---|---|---|
|
Bắt đầu điều tra
|
Cho biết nhân viên hỗ trợ đã bắt đầu xử lý sự cố. Thời điểm này thường được suy ra từ lúc trạng thái chuyển từ 'Assigned' sang 'In Progress'. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Cột mốc này đánh dấu lúc sự cố chuyển từ chờ trong hàng đợi sang được chẩn đoán. Phân tích thời gian chờ bắt đầu điều tra giúp phát hiện điểm nghẽn về nguồn lực và hỗ trợ bảng điều khiển 'Điểm nghẽn trong chẩn đoán và điều tra'.
Lấy dữ liệu ở đâu
Suy ra từ thay đổi trạng thái trong biểu mẫu 'HPD:Help Desk'. Sự kiện được kích hoạt khi trường 'Status' chuyển thành 'In Progress'; dấu thời gian được lấy từ nhật ký kiểm tra.
Thu thập
Suy ra từ thay đổi trạng thái thành 'In Progress' trong HPD:HelpDesk_AuditLogSystem.
Loại sự kiện
inferred
|
|||
|
Đóng sự cố
|
Đây là hoạt động cuối cùng, đánh dấu việc đóng chính thức bản ghi sự cố sau khi xác nhận đã giải quyết hoặc hết thời gian chờ xác nhận. Hoạt động được ghi nhận khi trạng thái chuyển thành 'Closed'. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Đây là sự kiện kết thúc chính thức trong vòng đời sự cố. Khoảng thời gian từ 'Resolved' đến 'Closed' là thời gian chờ người dùng xác nhận và hoàn tất thủ tục.
Lấy dữ liệu ở đâu
Sự kiện này tương ứng với lúc trường 'Status' trong biểu mẫu 'HPD:Help Desk' được đặt thành 'Closed'. Dấu thời gian được ghi trong trường 'Closed Date' và nhật ký kiểm tra.
Thu thập
Lấy từ dấu thời gian 'Closed Date' hoặc thời điểm trạng thái chuyển thành 'Closed'.
Loại sự kiện
inferred
|
|||
|
Ghi nhận sự cố
|
Hoạt động này đánh dấu thời điểm tạo bản ghi sự cố trong hệ thống. Thời điểm được lấy trực tiếp từ dấu thời gian tạo sự cố trong biểu mẫu quản lý sự cố chính. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Đây là sự kiện bắt đầu chính trong vòng đời sự cố. Sự kiện này cần thiết để tính tổng thời gian xử lý và tìm hiểu tốc độ phát sinh sự cố.
Lấy dữ liệu ở đâu
Sự kiện này tương ứng với việc tạo bản ghi trong biểu mẫu 'HPD:Help Desk'. Dấu thời gian thường được lấy từ trường 'Submit Date' hoặc 'Reported Date'.
Thu thập
Lấy từ dấu thời gian 'Submit Date' trong biểu mẫu HPD:Help Desk.
Loại sự kiện
explicit
|
|||
|
Giải quyết sự cố
|
Hoạt động này đánh dấu sự cố đã được bộ phận hỗ trợ giải quyết chính thức, trước khi đóng hẳn. Hoạt động được ghi nhận khi trạng thái sự cố chuyển thành 'Resolved'. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Đây là cột mốc quan trọng nhất để đo mức độ đáp ứng SLA và thời gian xử lý. Cột mốc này cho biết dịch vụ đã được khôi phục cho người dùng.
Lấy dữ liệu ở đâu
Sự kiện này tương ứng với lúc trường 'Status' trong biểu mẫu 'HPD:Help Desk' được đặt thành 'Resolved'. Dấu thời gian được ghi trong trường 'Last Resolved Date' và nhật ký kiểm tra.
Thu thập
Lấy từ dấu thời gian trạng thái chuyển thành 'Resolved' trong nhật ký kiểm tra.
Loại sự kiện
inferred
|
|||
|
Giao cho nhóm
|
Hoạt động này đánh dấu lần đầu sự cố được giao cho một nhóm hỗ trợ cụ thể để điều tra. Thời điểm được suy ra từ lần đầu trường 'Assigned Group' được điền sau khi tạo sự cố. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Đây là cột mốc quan trọng, đánh dấu thời điểm công việc bắt đầu được xử lý. Theo dõi thời gian đến lần giao việc đầu tiên là yếu tố then chốt để đánh giá thời gian phản hồi và hiệu quả phân tuyến ban đầu.
Lấy dữ liệu ở đâu
Suy ra từ nhật ký kiểm tra ('HPD:HelpDesk_AuditLogSystem') của biểu mẫu 'HPD:Help Desk', ghi nhận lần đầu trường 'Assigned Group' được điền.
Thu thập
Lấy từ dấu thời gian khi trường 'Assigned Group' được điền lần đầu.
Loại sự kiện
inferred
|
|||
|
Áp dụng giải pháp
|
Hoạt động này cho biết nhóm hỗ trợ đã áp dụng bản sửa lỗi hoặc giải pháp tạm thời. Thời điểm này thường được suy ra khi trạng thái sự cố chuyển thành 'Resolved'. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Đây là cột mốc quan trọng, cho biết giải pháp đã được đưa ra. Đây cũng là dữ liệu then chốt để đo thời gian áp dụng giải pháp sau khi hoàn tất điều tra.
Lấy dữ liệu ở đâu
Thời điểm này thường được suy ra khi trường 'Status' trong biểu mẫu 'HPD:Help Desk' chuyển thành 'Resolved'. Dấu thời gian được ghi trong trường 'Last Resolved Date' và nhật ký kiểm tra.
Thu thập
Lấy từ dấu thời gian 'Last Resolved Date' hoặc thời điểm trạng thái chuyển thành 'Resolved'.
Loại sự kiện
inferred
|
|||
|
Chờ người dùng xác nhận
|
Hoạt động này diễn ra sau khi áp dụng giải pháp, khi nhóm hỗ trợ chờ người dùng xác nhận sự cố đã được khắc phục. Trạng thái này thường được thể hiện bằng 'Resolved', thời điểm bắt đầu tính giờ tự động đóng sự cố. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Hoạt động này rất quan trọng đối với bảng điều khiển 'Chậm trễ trong xác nhận và kiểm tra của người dùng'. Hoạt động giúp đo thời gian từ lúc đưa ra giải pháp đến khi người dùng xác nhận, vốn có thể kéo dài vòng đời sự cố một cách không cần thiết.
Lấy dữ liệu ở đâu
Trạng thái này bắt đầu khi trường 'Status' trong biểu mẫu 'HPD:Help Desk' chuyển thành 'Resolved'. Thời lượng được tính từ 'Last Resolved Date' đến khi sự cố chuyển thành 'Closed' hoặc 'Reopened'.
Thu thập
Bắt đầu khi trạng thái chuyển thành 'Resolved' và kết thúc khi trạng thái chuyển thành 'Closed' hoặc 'In Progress'.
Loại sự kiện
inferred
|
|||
|
Chờ thông tin từ người dùng
|
Đánh dấu lúc sự cố tạm dừng xử lý để chờ người dùng cung cấp thông tin hoặc thực hiện hành động. Thời điểm này được suy ra khi trạng thái chuyển thành 'Pending'. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Hoạt động này giúp phân biệt thời gian làm việc của nhân viên hỗ trợ với thời gian chờ người dùng. Phân tích thời gian ở trạng thái này rất quan trọng để hiểu việc người dùng phản hồi chậm ảnh hưởng thế nào đến tổng thời gian xử lý.
Lấy dữ liệu ở đâu
Suy ra từ biểu mẫu 'HPD:Help Desk' khi trường 'Status' được cập nhật thành 'Pending'. Lý do cụ thể thường nằm trong trường 'Status_Reason'.
Thu thập
Suy ra từ thay đổi trạng thái thành 'Pending' trong HPD:HelpDesk_AuditLogSystem.
Loại sự kiện
inferred
|
|||
|
Chuyển sang nhóm khác
|
Hoạt động này xảy ra khi sự cố được chuyển từ nhóm hỗ trợ này sang nhóm khác. Có thể suy ra hoạt động bằng cách phát hiện trường 'Assigned Group' thay đổi sau lần giao việc đầu tiên. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Việc chuyển giao thường xuyên có thể cho thấy sự cố được phân tuyến sai từ đầu hoặc nhóm hỗ trợ thiếu kiến thức cần thiết. Theo dõi hoạt động này là yếu tố quan trọng cho bảng điều khiển 'Phân tích chu kỳ chuyển giao sự cố' và KPI 'Tỷ lệ chuyển giao sự cố'.
Lấy dữ liệu ở đâu
Suy ra từ nhật ký kiểm tra ('HPD:HelpDesk_AuditLogSystem') bằng cách xác định những lần trường 'Assigned Group' trong biểu mẫu 'HPD:Help Desk' thay đổi sau khi được điền lần đầu.
Thu thập
Xác định các thay đổi của trường 'Assigned Group' sau lần giao việc đầu tiên.
Loại sự kiện
inferred
|
|||
|
Hủy sự cố
|
Hoạt động này đánh dấu việc kết thúc một sự cố được tạo nhầm hoặc không còn liên quan. Hoạt động được ghi nhận khi trạng thái sự cố chuyển thành 'Cancelled'. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Đây là trạng thái kết thúc của sự cố, khác với việc giải quyết thành công. Phân tích các sự cố bị hủy có thể giúp phát hiện vấn đề trong kênh tiếp nhận sự cố hoặc các báo cáo trùng lặp.
Lấy dữ liệu ở đâu
Suy ra từ biểu mẫu 'HPD:Help Desk' khi trường 'Status' được cập nhật thành 'Cancelled'. Dấu thời gian được ghi trong nhật ký kiểm tra.
Thu thập
Suy ra từ thay đổi trạng thái thành 'Cancelled' trong nhật ký kiểm tra.
Loại sự kiện
inferred
|
|||
|
Mở lại sự cố
|
Sự cố từng được đánh dấu là đã giải quyết nhưng được kích hoạt lại vì vấn đề vẫn còn. Thời điểm này được suy ra khi trạng thái chuyển từ 'Resolved' về trạng thái đang xử lý như 'In Progress' hoặc 'Assigned'. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Hoạt động này đo trực tiếp việc xử lý lại và hiệu quả của giải pháp ban đầu. Số sự cố được mở lại cao là dấu hiệu cho thấy chất lượng khắc phục chưa tốt, đồng thời là cơ sở cho KPI 'Tỷ lệ xử lý lại sự cố'.
Lấy dữ liệu ở đâu
Suy ra từ nhật ký kiểm tra ('HPD:HelpDesk_AuditLogSystem') bằng cách phát hiện trường 'Status' của một Incident ID chuyển từ 'Resolved' sang 'In Progress' hoặc 'Assigned'.
Thu thập
Suy ra từ việc trạng thái chuyển từ 'Resolved' sang trạng thái đang xử lý.
Loại sự kiện
inferred
|
|||
|
Nhận xác nhận từ người dùng
|
Đánh dấu lúc người dùng xác nhận giải pháp đã khắc phục được sự cố. Đây có thể là sự kiện được ghi nhận trực tiếp hoặc được suy ra từ ghi chú hay thao tác liên quan trong hệ thống trước khi đóng sự cố. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Theo dõi hoạt động này giúp phản ánh chính xác hơn quá trình người dùng xác nhận, thay vì chỉ chờ hệ thống tự động đóng sự cố. Hoạt động này giúp đo KPI 'Thời gian xác nhận trung bình của người dùng' và phát hiện khoảng trống trong giao tiếp.
Lấy dữ liệu ở đâu
Không dễ ghi nhận hoạt động này một cách đáng tin cậy. Có thể suy ra từ mục nhật ký công việc hoặc cập nhật cụ thể trong lý do trạng thái ngay trước khi sự cố chuyển thành 'Closed'. Có thể cần phân tích biểu mẫu 'HPD:WorkLog'.
Thu thập
Suy ra từ các mục nhật ký công việc cụ thể hoặc cập nhật lý do trạng thái trước khi đóng sự cố.
Loại sự kiện
inferred
|
|||
|
Phân loại sự cố
|
Đánh dấu thời điểm sự cố được phân loại theo nhóm vận hành và sản phẩm, đồng thời được đặt mức độ ưu tiên. Thời điểm này thường được suy ra từ lúc các trường phân loại được điền hoặc cập nhật lần cuối. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Phân loại chính xác và kịp thời rất quan trọng để phân tuyến và lập báo cáo hiệu quả. Phân tích hoạt động này giúp phát hiện chậm trễ hoặc sai sót trong bước phân loại ban đầu, hỗ trợ bảng điều khiển 'Độ chính xác khi phân loại sự cố'.
Lấy dữ liệu ở đâu
Suy ra từ nhật ký kiểm tra ('HPD:HelpDesk_AuditLogSystem'), theo dõi các thay đổi đối với những trường như 'Operational Categorization Tier 1-3', 'Product Categorization Tier 1-3' và 'Priority' trong biểu mẫu 'HPD:Help Desk'.
Thu thập
Lấy từ dấu thời gian cập nhật gần nhất của các trường phân loại hoặc mức độ ưu tiên sau khi tạo sự cố.
Loại sự kiện
inferred
|
|||
|
Vi phạm SLA
|
Đây là sự kiện được tính khi thời gian xử lý sự cố vượt quá mục tiêu trong Thỏa thuận mức dịch vụ (SLA). Sự kiện được xác định bằng cách so sánh thời điểm giải quyết với hạn SLA. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Hoạt động này là cơ sở cho bảng điều khiển 'Tổng quan hiệu suất SLA của sự cố' và KPI 'Tỷ lệ tuân thủ SLA của sự cố'. Hoạt động này trực tiếp đánh dấu những sự cố không đáp ứng cam kết dịch vụ.
Lấy dữ liệu ở đâu
Được tính bằng cách so sánh 'Last Resolved Date' với 'Target Date' (hạn SLA) trong biểu mẫu 'HPD:Help Desk'. Nếu sự cố chưa được giải quyết, có thể so sánh với thời điểm hiện tại.
Thu thập
Sự kiện được tính: xảy ra nếu 'Last Resolved Date' > 'Target Date'.
Loại sự kiện
calculated
|
|||
Hướng dẫn trích xuất dữ liệu
Sẵn sàng bắt đầu chưa?
Dùng mẫu này để bắt đầu process mining và tìm ra thông tin hữu ích trong dữ liệu quản lý sự cố. Hãy bắt đầu tối ưu hoạt động vận hành ngay hôm nay.
Xử lý ngay các sự cố tái diễn trong BMC Helix ITSM!
Giảm MTTR 35% và loại bỏ các trường hợp vi phạm SLA, giúp người dùng hài lòng hơn.
Không cần thẻ tín dụng. Dùng thử miễn phí trong 14 ngày.