Mẫu dữ liệu vòng đời nhân viên từ tuyển dụng đến nghỉ việc

Dấu thời gian sự kiện ghi lại thời điểm một hoạt động diễn ra. Dữ liệu này rất cần thiết để sắp xếp sự kiện theo trình tự thời gian và dựng lại chính xác hành trình của nhân viên. Đây là mốc thời gian chính để phân tích hiệu suất.

Thuộc tính này được dùng để tính thời gian giữa các hoạt động, đo tổng thời lượng của những quy trình như tuyển dụng hoặc nghỉ việc, và tìm điểm nghẽn liên quan đến thời gian. Thuộc tính này cũng hỗ trợ phân tích xu hướng theo thời gian và là cơ sở để tạo KPI theo thời gian, chẳng hạn như 'Thời gian tuyển dụng trung bình' hoặc 'Thời gian hội nhập'.

Dấu thời gian này rất quan trọng để sắp xếp sự kiện chính xác và tính mọi chỉ số hiệu suất theo thời gian, như thời gian xử lý và thời lượng.

Thường nằm cùng hồ sơ hoạt động hoặc giao dịch trong nhật ký hệ thống hay bảng dữ liệu, với tên trường như ngày tạo hoặc dấu thời gian hệ thống.

Mã nhân viên là khóa duy nhất theo một người từ quy trình tuyển dụng ban đầu đến khi chấm dứt hợp đồng. Mã này liên kết mọi sự kiện liên quan trong vòng đời nhân viên, như hội nhập, đánh giá hiệu suất, thăng chức và nghỉ việc, thành một hành trình thống nhất.

Trong process mining, thuộc tính này là nền tảng để liên kết các trường hợp. Công cụ phân tích dùng mã này để dựng lại luồng quy trình từ đầu đến cuối cho từng nhân viên. Khi dùng Mã nhân viên làm Case ID, nhà phân tích có thể theo dõi thời gian xử lý, tìm điểm nghẽn trong hành trình của từng nhân viên và phân tích khác biệt trong cách thực hiện quy trình giữa các cá nhân hoặc nhóm.

Đây là Case ID thiết yếu, liên kết mọi sự kiện trong vòng đời nhân viên và giúp phân tích toàn bộ hành trình từ khi tuyển dụng đến khi nghỉ hưu.

Thường có trong các bảng hoặc hồ sơ dữ liệu nhân viên chính của Hệ thống thông tin nhân sự (HRIS).

Tên hoạt động mô tả một bước riêng biệt trong quy trình từ tuyển dụng đến nghỉ hưu. Các hoạt động này tạo nên sơ đồ quy trình, từ yêu cầu tuyển dụng ban đầu đến xác nhận chấm dứt hợp đồng cuối cùng.

Khi phân tích, thuộc tính này giúp trực quan hóa luồng quy trình, xác định thứ tự sự kiện và đo tần suất cũng như thời lượng của từng bước. Thuộc tính này giúp bạn hiểu những hành động nào đang diễn ra, phát hiện sai lệch so với quy trình chuẩn và tìm các giai đoạn gây chậm trễ hoặc cần cải tiến, chẳng hạn như kiểm tra lý lịch kéo dài hay nhiệm vụ hội nhập bị trì hoãn.

Thuộc tính này xác định các bước trong sơ đồ quy trình, làm nền tảng cho mọi hoạt động phân tích và trực quan hóa bằng process mining.

Được tạo từ nhật ký sự kiện, hồ sơ thay đổi trạng thái hoặc dữ liệu giao dịch cụ thể trong hệ thống nhân sự.

Thuộc tính Hệ thống nguồn cho biết dữ liệu của mỗi sự kiện đến từ đâu. Trong hệ sinh thái nhân sự phức tạp, các phần khác nhau của quy trình từ tuyển dụng đến nghỉ hưu có thể được quản lý trên những hệ thống riêng, chẳng hạn như Hệ thống theo dõi ứng viên (ATS) để tuyển dụng, HRIS chính để quản lý nhân viên và hệ thống tính lương để xử lý thay đổi chế độ đãi ngộ.

Phân tích dữ liệu theo Hệ thống nguồn giúp bạn hiểu các vấn đề khi tích hợp dữ liệu và tình trạng quy trình bị phân mảnh. Nhà phân tích có thể xác định liệu sự chậm trễ hoặc vấn đề có tập trung ở một hệ thống cụ thể hay không, từ đó đề xuất cải tiến kỹ thuật hoặc thiết kế lại quy trình. Thuộc tính này cũng rất cần thiết để xác thực dữ liệu và bảo đảm có được cái nhìn đầy đủ về quy trình từ đầu đến cuối.

Cho biết nguồn gốc dữ liệu quy trình, giúp xử lý vấn đề về chất lượng dữ liệu và hiểu cách công việc được chuyển giao giữa các hệ thống nhân sự.

Thông tin này thường được thêm trong quá trình trích xuất và chuyển đổi dữ liệu (ETL), hoặc có thể là trường tiêu chuẩn trong nhật ký tích hợp hệ thống.

Thuộc tính này ghi lại thời điểm dữ liệu được cập nhật hoặc trích xuất lần gần nhất vào tập dữ liệu process mining. Thuộc tính không cho biết thời điểm sự kiện nghiệp vụ diễn ra, mà cho biết dữ liệu đã được cập nhật gần đây đến mức nào.

Thuộc tính này chủ yếu phục vụ quản trị và xác thực dữ liệu. Nhà phân tích có thể dùng thông tin này để xác nhận dữ liệu đang sử dụng là mới nhất và hiểu độ trễ có thể có giữa lúc sự kiện xảy ra trong hệ thống nguồn với lúc sự kiện xuất hiện trong phần phân tích. Đây là thông tin cần thiết để quản lý chu kỳ làm mới dữ liệu và bảo đảm các kết quả phân tích đáng tin cậy.

Cho biết dữ liệu được cập nhật gần đây đến mức nào, hỗ trợ duy trì chất lượng và quản trị dữ liệu. Điều này rất quan trọng để tạo niềm tin vào kết quả phân tích.

Dấu thời gian này thường được tạo và thêm trong quá trình trích xuất, chuyển đổi và tải dữ liệu (ETL).

Thuộc tính Chức danh công việc cung cấp thông tin chi tiết về vai trò của nhân viên trong tổ chức. Chức danh có thể là vai trò cấp cao như 'Giám đốc' hoặc vị trí cụ thể như 'Kỹ sư phần mềm cấp cao' hay 'Chuyên viên quản lý khách hàng'.

Khi phân tích, thuộc tính này giúp lọc và xem xét quy trình theo vai trò hoặc cấp bậc. Thuộc tính này giúp trả lời những câu hỏi như: 'Tuyển dụng vị trí cấp cao có mất nhiều thời gian hơn vị trí cấp thấp không?' hoặc 'Quy trình hội nhập cho vị trí kỹ thuật có khác với vị trí phi kỹ thuật không?'. Mức độ chi tiết này rất cần thiết để cải tiến quy trình có trọng tâm và hiểu vòng đời nhân viên thay đổi ra sao giữa các nhóm lao động.

Giúp phân tích chi tiết sự khác biệt trong quy trình vòng đời theo vai trò, cấp bậc và chức năng của nhân viên, từ đó hỗ trợ cải tiến có trọng tâm.

Có trong thông tin công việc hoặc dữ liệu vị trí của nhân viên trong hồ sơ nhân sự chính.

Thuộc tính Địa điểm cho biết nơi làm việc thực tế hoặc được chỉ định của nhân viên. Địa điểm có thể là một quốc gia, một tòa nhà văn phòng hoặc một khuôn viên cụ thể.

Phân tích theo địa lý rất quan trọng trong process mining nhân sự, nhất là với các tổ chức hoạt động trên nhiều quốc gia. Việc này giúp phát hiện khác biệt về hiệu suất quy trình giữa các khu vực, chẳng hạn thời gian tuyển dụng khác nhau do luật lao động hoặc điều kiện thị trường địa phương. Bạn cũng có thể so sánh tỷ lệ nghỉ việc giữa các địa điểm để tìm dấu hiệu về vấn đề quản lý tại chỗ hoặc môi trường làm việc. Dữ liệu này cần thiết để chuẩn hóa quy trình khi có thể và đáp ứng nhu cầu địa phương khi cần.

Hỗ trợ phân tích theo địa lý để tìm khác biệt giữa các khu vực, đánh giá mức độ tuân thủ quy định địa phương và so sánh hiệu suất giữa các nơi làm việc.

Thường được lưu trong thông tin địa chỉ cá nhân hoặc địa chỉ làm việc của nhân viên trong hệ thống nhân sự.

Hình thức làm việc phân loại loại hợp đồng hoặc thỏa thuận làm việc của một người. Đây là thuộc tính nhân khẩu học quan trọng, thường ảnh hưởng đáng kể đến cách thực hiện các quy trình nhân sự.

Phân tích quy trình theo Hình thức làm việc có thể cho thấy những khác biệt đáng chú ý. Chẳng hạn, quy trình hội nhập cho nhà thầu có thể ngắn hơn và ít bước hơn đáng kể so với nhân viên toàn thời gian. Chu kỳ đánh giá hiệu suất hoặc quy trình nghỉ việc cũng có thể khác nhau. Việc phân nhóm này rất quan trọng để bảo đảm tuân thủ và xác định quy trình đã phù hợp với từng nhóm người lao động hay chưa.

Giúp phân tích khác biệt trong quy trình theo hình thức làm việc, hỗ trợ tuân thủ và tối ưu quy trình cho từng nhóm người lao động.

Đây là trường tiêu chuẩn trong hồ sơ nhân sự chính hoặc hồ sơ việc làm của nhân viên.

Lý do chấm dứt hợp đồng cho biết vì sao vòng đời làm việc của nhân viên tại công ty kết thúc. Lý do thường được phân loại thành tự nguyện, như nghỉ việc hoặc nghỉ hưu, và không tự nguyện, như do hiệu suất hoặc tái cơ cấu.

Thuộc tính này là nền tảng để phân tích tình trạng nhân viên nghỉ việc. Khi kết hợp lý do chấm dứt hợp đồng với dữ liệu khác, tổ chức có thể tìm ra những thông tin hữu ích. Chẳng hạn, bạn có thể phân tích xem một phòng ban có tỷ lệ nhân viên tự nguyện nghỉ việc cao hay không, hoặc nhân viên mới từ một nguồn tuyển dụng nhất định có thường bị chấm dứt hợp đồng do hiệu suất kém hay không. Những thông tin này rất quan trọng để xây dựng chiến lược giữ chân nhân tài hiệu quả và nâng cao chất lượng tuyển dụng.

Cung cấp bối cảnh quan trọng để phân tích tình trạng nhân viên nghỉ việc, giúp phân biệt trường hợp tự nguyện và không tự nguyện, đồng thời tìm nguyên nhân gốc rễ.

Được ghi nhận trong quy trình nghỉ việc hoặc chấm dứt hợp đồng, thường lưu trong hồ sơ việc làm cuối cùng của nhân viên.

Mã yêu cầu tuyển dụng là khóa duy nhất liên kết mọi hoạt động liên quan đến việc tuyển người cho một vị trí cụ thể, từ lúc tạo và phê duyệt yêu cầu đến tìm ứng viên và gửi lời mời làm việc. Mã này thường đóng vai trò Case ID trước khi nhân viên được cấp Mã nhân viên sau khi tuyển dụng.

Thuộc tính này đặc biệt hữu ích để phân tích giai đoạn trước khi tuyển dụng trong vòng đời nhân viên. Thuộc tính này giúp đo các KPI như 'Thời gian tuyển đủ người' và hiểu hiệu quả của quy trình tuyển dụng cho một vị trí cụ thể. Phân tích quy trình ở cấp yêu cầu tuyển dụng giúp tổ chức tìm điểm nghẽn trong các bước phê duyệt, tìm ứng viên hoặc phỏng vấn giữa các vị trí tuyển dụng khác nhau.

Liên kết mọi hoạt động trước khi tuyển dụng, giúp phân tích chi tiết quy trình tuyển dụng và các chỉ số như 'Thời gian tuyển đủ người'.

Được tạo bởi Hệ thống theo dõi ứng viên (ATS) hoặc mô-đun tuyển dụng của HRIS khi có vị trí tuyển dụng mới.

Thuộc tính Người thực hiện xác định cá nhân hoặc hệ thống chịu trách nhiệm thực hiện một bước cụ thể trong quy trình. Đó có thể là quản lý tuyển dụng duyệt lời mời làm việc, nhân viên quản trị nhân sự khởi tạo quy trình hội nhập hoặc hệ thống tự động gửi lời nhắc.

Thuộc tính này bổ sung chiều phân tích về người hoặc hệ thống thực hiện. Bạn có thể dùng thuộc tính này để hiểu cách phân bổ khối lượng công việc, tìm cơ hội đào tạo, chẳng hạn khi một số người dùng thường xuyên gây chậm trễ hoặc mắc lỗi, và bảo đảm tuân thủ quy trình. Ví dụ, thuộc tính này giúp xác minh rằng chỉ người có thẩm quyền mới được thực hiện các thao tác nhạy cảm như thay đổi chế độ đãi ngộ, điều quan trọng đối với kiểm toán và bảo mật.

Cho biết ai đã thực hiện hành động, giúp phân tích khối lượng công việc, mức độ tuân thủ, mức độ tự động hóa và nhu cầu đào tạo.

Có trong nhật ký kiểm toán hoặc hồ sơ giao dịch của hệ thống, thường được ghi dưới tên 'Changed By', 'Created By' hoặc 'User ID'.

Thuộc tính Phòng ban cho biết nhân viên thuộc bộ phận nào trong tổ chức. Đây là chiều dữ liệu quan trọng để phân nhóm và so sánh hiệu suất quy trình giữa các bộ phận trong công ty.

Thuộc tính này cho phép so sánh quy trình từ tuyển dụng đến nghỉ hưu. Chẳng hạn, nhà phân tích có thể so sánh 'Thời gian tuyển dụng' của phòng Kỹ thuật với phòng Kinh doanh để tìm ra những khó khăn tuyển dụng khác nhau. Thuộc tính này cũng giúp phân tích tỷ lệ nghỉ việc theo phòng ban và phát hiện những nơi có thể gặp vấn đề về quản lý hoặc văn hóa. Lọc sơ đồ quy trình theo phòng ban có thể cho thấy những cách thực hiện riêng hoặc điểm nghẽn chỉ xuất hiện ở một số chức năng kinh doanh.

Giúp phân nhóm và so sánh hiệu suất, cho thấy quy trình nhân sự hoạt động ra sao ở các bộ phận khác nhau trong tổ chức.

Có trong hồ sơ chính hoặc dữ liệu nhân viên của hệ thống nhân sự, thường được liên kết với công việc hoặc vị trí.

Thuộc tính Thời điểm kết thúc ghi lại lúc hoàn tất một hoạt động kéo dài trong một khoảng thời gian. Nhiều sự kiện nhân sự diễn ra tức thời, chẳng hạn như 'Đã gửi lời mời làm việc', nhưng một số hoạt động có thời điểm bắt đầu và kết thúc rõ ràng, như 'Kiểm tra lý lịch' hoặc 'Hội nhập'. Khi kết hợp dấu thời gian này với Dấu thời gian sự kiện (StartTime), bạn có thể tính thời lượng chính xác.

Trong phân tích quy trình, Thời điểm kết thúc rất quan trọng để tính thời gian xử lý hoặc thời gian làm việc thực tế của từng nhiệm vụ. Nhờ đó, bạn có thể phân biệt thời gian chờ, tức khoảng cách giữa hai hoạt động, với thời gian xử lý, tức thời lượng của một hoạt động. Phân tích các khoảng thời gian này giúp tìm ra nhiệm vụ kém hiệu quả và cơ hội tự động hóa hoặc phân bổ lại tài nguyên.

Giúp tính chính xác thời lượng hoạt động, qua đó phân biệt thời gian làm việc thực tế với thời gian chờ trong quy trình.

Có trong nhật ký sự kiện hoặc bảng giao dịch ghi lại cả thời điểm bắt đầu và hoàn tất nhiệm vụ. Nếu không có sẵn, có thể cần suy ra từ một sự kiện 'đã hoàn tất' riêng.

Đơn vị kinh doanh là một bộ phận vận hành lớn trong công ty, chẳng hạn như 'Sản phẩm tiêu dùng', 'Phần mềm doanh nghiệp' hoặc 'Dịch vụ toàn cầu'. Thuộc tính này cung cấp bối cảnh tổ chức ở cấp cao hơn phòng ban.

Phân tích quy trình từ tuyển dụng đến nghỉ hưu theo Đơn vị kinh doanh hữu ích cho việc so sánh ở cấp chiến lược. Lãnh đạo có thể hiểu cách quản lý nhân tài và kết quả khác nhau giữa các mảng kinh doanh lớn. Chẳng hạn, một đơn vị kinh doanh có thể điều chuyển nhân sự nội bộ nhanh hơn đáng kể, cho thấy cách làm hiệu quả có thể chia sẻ trong toàn tổ chức. Góc nhìn này rất cần thiết để gắn quy trình nhân sự với chiến lược kinh doanh rộng hơn.

Cung cấp góc nhìn tổ chức ở cấp cao để phân tích chiến lược và so sánh hiệu suất quy trình nhân sự giữa các bộ phận kinh doanh lớn.

Có trong dữ liệu phân công tổ chức của nhân viên trong hệ thống nhân sự chính.

Nguồn tuyển dụng cho biết ứng viên được tuyển thành công đến từ đâu. Đó có thể là nguồn nội bộ như nhân viên giới thiệu, hoặc nguồn bên ngoài như mạng lưới nghề nghiệp, hội chợ việc làm tại trường đại học hay đơn vị tuyển dụng bên thứ ba.

Thuộc tính này rất cần thiết để đánh giá hiệu quả của các chiến lược thu hút nhân tài. Khi phân tích toàn bộ vòng đời nhân viên theo nguồn tuyển dụng, tổ chức có thể xác định kênh nào mang lại ứng viên chất lượng cao nhất, dựa trên các yếu tố như điểm đánh giá hiệu suất, tỷ lệ thăng chức và khả năng gắn bó. Cách tiếp cận dựa trên dữ liệu này giúp đội ngũ tuyển dụng tập trung ngân sách và công sức vào những nguồn hiệu quả nhất.

Giúp đánh giá hiệu quả của các kênh tuyển dụng và tối ưu chiến lược cũng như chi phí dựa trên chất lượng ứng viên và khả năng gắn bó.

Thường được ghi nhận trong Hệ thống theo dõi ứng viên (ATS) ở giai đoạn ứng tuyển hoặc tìm nguồn ứng viên.

Thuộc tính Quản lý trực tiếp xác định người giám sát trực tiếp của nhân viên. Quản lý thường tham gia vào nhiều quy trình từ tuyển dụng đến nghỉ hưu, chịu trách nhiệm phê duyệt, đánh giá hiệu suất và khởi tạo thay đổi vai trò.

Phân tích quy trình theo quản lý giúp phát hiện khác biệt về hiệu quả quản lý và mức độ tuân thủ quy trình. Chẳng hạn, bạn có thể tìm ra quản lý hoàn tất đánh giá hiệu suất nhanh và người thường xuyên trễ hạn. Thuộc tính này cũng giúp phân tích tỷ lệ nghỉ việc theo nhóm, qua đó phát hiện vấn đề về lãnh đạo. Từ đó, tổ chức có thể tập trung đào tạo và hỗ trợ những quản lý cần thiết.

Giúp phân tích hiệu suất và kết quả quy trình theo nhóm hoặc quản lý, qua đó làm rõ khác biệt trong cách quản lý và mức độ tuân thủ.

Được lưu trong dữ liệu công việc hoặc vị trí của nhân viên trong hệ thống nhân sự, thường dưới dạng liên kết đến hồ sơ của một nhân viên khác.

Trạng thái việc làm cho biết tình trạng quan hệ giữa nhân viên và công ty tại một thời điểm nhất định. Đây là thuộc tính thay đổi khi nhân viên trải qua các giai đoạn trong vòng đời làm việc.

Trong process mining, việc theo dõi thay đổi trạng thái có thể là một hoạt động quan trọng, chẳng hạn như 'Đã chuyển trạng thái sang nghỉ phép'. Thuộc tính này cũng hữu ích để lọc và phân tích, giúp bạn tập trung vào hành trình của nhân viên đang làm việc hoặc phân tích riêng các quy trình dẫn đến chấm dứt hợp đồng của nhân viên cũ. Nhờ đó, bạn có thể chọn đúng nhóm nhân viên cho từng loại phân tích vòng đời.

Cho biết tình trạng hiện tại của nhân viên, giúp lọc phân tích theo từng nhóm cụ thể như nhân viên đang làm việc hoặc đã chấm dứt hợp đồng.

Trường dữ liệu chính trong hồ sơ nhân viên hoặc bảng thông tin công việc của HRIS.