Mẫu dữ liệu xử lý hóa đơn phải trả

SAP S/4HANA
Mẫu dữ liệu xử lý hóa đơn phải trả

Mẫu dữ liệu xử lý hóa đơn phải trả

Mẫu này hướng dẫn bạn thu thập dữ liệu cần thiết để phân tích quy trình xử lý hóa đơn phải trả. Mẫu nêu rõ các thuộc tính và hoạt động cần có để tạo event log đầy đủ. Bạn cũng sẽ tìm thấy hướng dẫn thực tế về cách trích xuất dữ liệu từ hệ thống nguồn, giúp bạn bắt đầu process mining thuận lợi.
  • Các thuộc tính nên có để phân tích đầy đủ
  • Các hoạt động chính cần theo dõi trong quy trình
  • Hướng dẫn từng bước trích xuất dữ liệu
Chưa quen với nhật ký sự kiện? Tìm hiểu cách tạo nhật ký sự kiện cho process mining.

Thuộc tính trong quy trình xử lý hóa đơn phải trả

Đây là những trường dữ liệu cần có trong event log để phân tích quy trình công nợ phải trả đầy đủ và có giá trị.
5 Bắt buộc 6 Nên có 9 Không bắt buộc
Tên Mô tả
Hóa đơn
Invoice
Mã định danh duy nhất của chứng từ hóa đơn, được dùng làm mã hồ sơ chính cho quy trình công nợ phải trả.
Mô tả

Hóa đơn là đối tượng trung tâm liên kết mọi hoạt động liên quan, từ lúc nhận đến khi thanh toán. Trong SAP S/4HANA, mã này thường là khóa ghép gồm Mã công ty (BUKRS), Số chứng từ duy nhất (BELNR) và Năm tài chính (GJAHR).

Phân tích theo hóa đơn giúp bạn theo dõi toàn bộ vòng đời xử lý. Đây là cơ sở để tính các chỉ số quan trọng như tổng thời gian xử lý, xác định điểm nghẽn ở từng hóa đơn và hiểu các lộ trình khác nhau mà hóa đơn có thể đi qua trong quy trình.

Vì sao điều này quan trọng

Mã này xác định riêng hành trình của từng hóa đơn, giúp theo dõi toàn bộ vòng đời và phân tích hiệu quả quy trình theo từng trường hợp.

Lấy dữ liệu ở đâu

Đây là khóa ghép lấy từ các bảng BKPF (phần đầu chứng từ kế toán) hoặc RBKP (phần đầu chứng từ nhận hóa đơn), sử dụng các trường BUKRS, BELNR và GJAHR.

Ví dụ
1000-1900000001-20231710-1900000002-20232000-5100000003-2024
Hoạt động
ActivityName
Tên của một sự kiện hoặc bước nghiệp vụ cụ thể trong vòng đời xử lý hóa đơn.
Mô tả

Hoạt động là một giai đoạn hoặc hành động riêng trong quy trình công nợ phải trả, chẳng hạn 'Nhận hóa đơn', 'Hạch toán hóa đơn' hoặc 'Thực hiện thanh toán'. Đây là những thành phần tạo nên sơ đồ quy trình.

Phân tích hoạt động là phần cốt lõi của process mining. Việc này giúp trực quan hóa luồng quy trình, xác định các lộ trình phổ biến, phát hiện sai lệch so với quy trình chuẩn và đo tần suất cũng như thời lượng của từng bước. Trình tự hoạt động của một hóa đơn tạo thành hành trình xử lý hóa đơn đó.

Vì sao điều này quan trọng

Thuộc tính này xác định các bước trong quy trình, giúp trực quan hóa và phân tích luồng quy trình, tìm điểm nghẽn và phát hiện các vòng lặp làm lại.

Lấy dữ liệu ở đâu

Được lấy từ nhiều nguồn, gồm thay đổi trạng thái chứng từ (chẳng hạn BKPF-BSTAT), chứng từ thay đổi (các bảng CDHDR/CDPOS) hoặc nhật ký workflow. Thông thường cần xây dựng logic trích xuất riêng.

Ví dụ
Nhận hóa đơnHóa đơn được phê duyệtThực hiện thanh toánChặn thanh toán hóa đơn
Thời điểm sự kiện
EventTime
Ngày và giờ chính xác khi hoạt động diễn ra.
Mô tả

Thời điểm sự kiện là dấu thời gian gắn với mỗi hoạt động, cho biết thứ tự diễn ra của các sự kiện đối với một hóa đơn. Dữ liệu này cần thiết để hiểu luồng quy trình và thực hiện các phân tích theo thời gian.

Khi phân tích, thời điểm sự kiện được dùng để sắp xếp hoạt động đúng thứ tự, tính thời gian giữa các bước, xác định thời gian chờ và phân tích hiệu quả quy trình theo từng giai đoạn, chẳng hạn so sánh giữa các tháng. Đây là cơ sở cho mọi KPI dựa trên thời lượng.

Vì sao điều này quan trọng

Dấu thời gian này rất quan trọng để sắp xếp sự kiện theo trình tự và tính mọi chỉ số thời gian, như thời gian xử lý và thời lượng, vốn là nền tảng của process mining.

Lấy dữ liệu ở đâu

Được lấy từ nhiều trường ngày giờ trong các bảng SAP, chẳng hạn Ngày tạo (BKPF-CPUDT), Ngày hạch toán (BKPF-BUDAT), Ngày tất toán (BSAK-AUGDT) hoặc dấu thời gian trong nhật ký thay đổi (CDHDR-UDATE/UTIME).

Ví dụ
2023-10-01T09:00:00Z2023-10-05T14:30:15Z2023-10-15T11:21:05Z
Hệ thống nguồn
SourceSystem
Hệ thống được dùng để trích xuất dữ liệu.
Mô tả

Thuộc tính này xác định nguồn gốc của dữ liệu quy trình. Trong chế độ xem này, giá trị thường là 'SAP S/4HANA'.

Trong môi trường có nhiều ERP hoặc hệ thống tích hợp, trường này rất quan trọng để theo dõi nguồn gốc và phân tách dữ liệu. Trường này giúp bảo đảm phân tích đúng tập dữ liệu và hỗ trợ tìm nguyên nhân vấn đề về chất lượng dữ liệu bằng cách truy ngược về nguồn.

Vì sao điều này quan trọng

Xác định nguồn gốc dữ liệu, rất quan trọng cho quản trị dữ liệu, xử lý sự cố và môi trường có nhiều hệ thống.

Lấy dữ liệu ở đâu

Đây thường là giá trị cố định được thêm trong quá trình trích xuất dữ liệu để ghi nhãn nguồn gốc của tập dữ liệu.

Ví dụ
SAP S/4HANASAP ECC 6.0S4H_PROD_100
Lần cập nhật dữ liệu gần nhất
LastDataUpdate
Dấu thời gian cho biết lần gần nhất dữ liệu của bản ghi này được làm mới từ hệ thống nguồn.
Mô tả

Thuộc tính này cho biết ngày giờ trích xuất hoặc cập nhật dữ liệu gần nhất từ SAP S/4HANA. Đây là trường siêu dữ liệu quan trọng để biết dữ liệu đang phân tích mới đến mức nào.

Thông tin này giúp người dùng biết dữ liệu phân tích quy trình được cập nhật đến thời điểm nào. Nhờ đó, bạn có thể dự kiến độ trễ dữ liệu, lên lịch làm mới và duy trì tính toàn vẹn của dữ liệu.

Vì sao điều này quan trọng

Cho biết dữ liệu mới đến mức nào, giúp người dùng biết phân tích quy trình đã được cập nhật gần đây hay chưa.

Lấy dữ liệu ở đâu

Giá trị này được tạo và ghi vào từng bản ghi khi trích xuất dữ liệu từ hệ thống nguồn.

Ví dụ
2024-05-20T04:00:00Z2024-05-21T04:00:00Z
Mã công ty
CompanyCode
Đơn vị tổ chức chịu trách nhiệm xử lý hóa đơn.
Mô tả

Mã công ty là đơn vị tổ chức nhỏ nhất có thể lập một bộ tài khoản hoàn chỉnh, độc lập để báo cáo bên ngoài. Trong quy trình công nợ phải trả, đây là pháp nhân có nghĩa vụ thanh toán cho nhà cung cấp.

Phân tích theo mã công ty giúp so sánh hiệu quả quy trình giữa các pháp nhân trong tổ chức. Qua đó, bạn có thể xác định bộ phận nào tuân theo quy trình chuẩn, bộ phận nào hoạt động hiệu quả hơn, có thời gian xử lý dài hơn hoặc tỷ lệ làm lại cao hơn.

Vì sao điều này quan trọng

Cho phép so sánh hiệu quả quy trình giữa các pháp nhân, giúp xác định vấn đề và cách làm hiệu quả riêng theo khu vực hoặc đơn vị kinh doanh.

Lấy dữ liệu ở đâu

Có trong các bảng phần đầu chứng từ, chủ yếu là BKPF-BUKRS đối với hóa đơn FI và RBKP-BUKRS đối với hóa đơn MM.

Ví dụ
10001710US01DE01
Ngày đến hạn thanh toán hóa đơn
InvoiceDueDate
Ngày cuối cùng phải thanh toán hóa đơn cho nhà cung cấp.
Mô tả

Ngày đến hạn thanh toán hóa đơn là hạn chót để thanh toán cho nhà cung cấp, tránh phí trả chậm và duy trì quan hệ tốt. Ngày này được tính dựa trên ngày cơ sở của hóa đơn và điều khoản thanh toán đã thỏa thuận với nhà cung cấp.

Ngày này rất quan trọng đối với dashboard 'Tuân thủ thanh toán và thời gian quá hạn' và KPI 'Tỷ lệ thanh toán đúng hạn'. So sánh ngày đến hạn với ngày thanh toán thực tế giúp xác định khoản thanh toán được thực hiện đúng hạn, sớm hay trễ, từ đó thấy rõ tác động đến tài chính và quan hệ với nhà cung cấp.

Vì sao điều này quan trọng

Đây là yếu tố chính để phân tích thanh toán đúng hạn, giúp đo hiệu quả thanh toán và tác động của việc này đến quan hệ với nhà cung cấp cũng như phí trả chậm.

Lấy dữ liệu ở đâu

Ngày này thường được tính toán. Ngày đến hạn ròng nằm trong trường BSEG-NETDT. Bạn cũng có thể tính ngày này từ ngày cơ sở thanh toán (BSEG-ZFBDT) và điều khoản thanh toán (BSEG-ZTERM).

Ví dụ
2023-10-312023-11-152024-01-10
Số đơn đặt hàng
PurchaseOrderNumber
Mã định danh duy nhất của đơn đặt hàng liên quan đến hóa đơn, nếu có.
Mô tả

Thuộc tính này liên kết hóa đơn với đơn đặt hàng (PO) đã được phê duyệt trước. Số PO là cơ sở cho quy trình đối chiếu ba bên (PO, hóa đơn và phiếu nhận hàng).

Đây là thuộc tính quan trọng để phân tích tuân thủ và hiệu quả. Thuộc tính được dùng để tính KPI 'Tỷ lệ hóa đơn không có đơn đặt hàng', qua đó đo mức độ tuân thủ chính sách mua sắm. Đây cũng là cơ sở cho dashboard 'Hiệu quả đối chiếu ba bên', giúp phân tích quy trình đối chiếu các hóa đơn có PO.

Vì sao điều này quan trọng

Rất quan trọng để phân tích hiệu quả đối chiếu ba bên và đo mức độ tuân thủ chính sách mua sắm bằng cách xác định các hóa đơn được xử lý mà không có PO.

Lấy dữ liệu ở đâu

Có trong các bảng dòng hóa đơn, chẳng hạn RSEG-EBELN (đối với hóa đơn MM) hoặc BSEG-EBELN (đối với hóa đơn FI).

Ví dụ
45000012344500005678
Số tiền hóa đơn
InvoiceAmount
Tổng số tiền trước thuế của hóa đơn theo đơn vị tiền tệ gốc trên chứng từ.
Mô tả

Đây là tổng giá trị hóa đơn do nhà cung cấp gửi, gồm chi phí hàng hóa hoặc dịch vụ, thuế và các khoản phí khác trước khi trừ khoản khấu trừ hoặc chiết khấu.

Số tiền hóa đơn là thuộc tính tài chính quan trọng, được dùng trong nhiều loại phân tích. Thuộc tính này giúp ưu tiên hóa đơn giá trị cao, hiểu tác động tài chính của chậm trễ trong quy trình, chẳng hạn phí trả chậm của hóa đơn lớn, và phân nhóm quy trình, ví dụ: 'Hóa đơn giá trị cao có đi theo lộ trình phê duyệt khác không?'. Đây cũng là thông tin cần thiết để phát hiện các khoản thanh toán có thể bị trùng.

Vì sao điều này quan trọng

Cung cấp bối cảnh tài chính cho quy trình, giúp phân tích theo giá trị, ưu tiên hóa đơn giá trị cao và định lượng tác động tài chính.

Lấy dữ liệu ở đâu

Có trong các bảng như RBKP-RMWWR (Tổng số tiền hóa đơn trước thuế) đối với hóa đơn MM, hoặc được tính từ các dòng hàng trong BSEG (trường WRBTR) đối với hóa đơn FI.

Ví dụ
1500.00250.7512345.50
Tên người dùng
UserName
Mã người dùng đã thực hiện hoạt động.
Mô tả

Thuộc tính này ghi lại mã người dùng SAP chịu trách nhiệm thực hiện một hoạt động cụ thể, chẳng hạn hạch toán, phê duyệt hoặc tất toán hóa đơn. Thuộc tính liên kết các bước trong quy trình với từng người dùng.

Phân tích theo tên người dùng giúp hiểu cách phân bổ khối lượng công việc, xác định người có hiệu suất cao và tìm người có thể cần được đào tạo thêm. Đây cũng là thông tin quan trọng để phân tích điểm nghẽn phê duyệt trên dashboard, vì giúp xác định người phê duyệt cụ thể đang gây chậm trễ.

Vì sao điều này quan trọng

Gắn hoạt động với từng người dùng, giúp phân tích hiệu suất, khối lượng công việc và mức độ tuân thủ chính sách phân tách nhiệm vụ.

Lấy dữ liệu ở đâu

Thường có trong các bảng phần đầu như BKPF-USNAM (Người nhập) hoặc bảng chứng từ thay đổi CDHDR-USERNAME (Người thay đổi).

Ví dụ
ABROWNJSMITHAP_AUTOMATION
Tên nhà cung cấp
VendorName
Tên nhà cung cấp đã gửi hóa đơn.
Mô tả

Thuộc tính này chứa tên chính thức của nhà cung cấp. Tên được liên kết qua Mã nhà cung cấp lưu trên chứng từ hóa đơn.

Phân tích theo nhà cung cấp rất quan trọng để quản lý quan hệ và xác định vấn đề quy trình liên quan đến từng nhà cung cấp. Bạn có thể trả lời các câu hỏi như 'Nhà cung cấp nào gửi nhiều hóa đơn sai lệch nhất?' hoặc 'Chúng ta có thường xuyên thanh toán đúng hạn cho các nhà cung cấp chiến lược không?'. Cùng với số hóa đơn và số tiền, đây cũng là trường quan trọng để phát hiện các khoản thanh toán có thể bị trùng.

Vì sao điều này quan trọng

Cho phép phân tích hiệu quả quy trình theo nhà cung cấp, giúp xác định nhà cung cấp có vấn đề và quản lý hiệu quả quan hệ với các nhà cung cấp chiến lược.

Lấy dữ liệu ở đâu

Lấy từ bảng dữ liệu chủ nhà cung cấp LFA1 (trường NAME1), liên kết qua Mã nhà cung cấp (LIFNR) trong BKPF hoặc RBKP.

Ví dụ
Office Supplies Inc.Global Consulting GroupMachine Parts GmbH
Đã nhận chiết khấu
DiscountTaken
Cờ đúng/sai cho biết chiết khấu thanh toán sớm đã được áp dụng hay chưa.
Mô tả

Thuộc tính này cho biết khoản chiết khấu tiền mặt có thực sự được áp dụng khi thanh toán hóa đơn hay không. Đây là yếu tố quan trọng để đo lường hiệu quả tài chính của quy trình công nợ phải trả.

Cờ này là cơ sở của KPI 'Tỷ lệ tận dụng chiết khấu thanh toán sớm'. Lọc các hóa đơn đủ điều kiện được chiết khấu theo điều khoản thanh toán, rồi phân tích cờ này, giúp doanh nghiệp tính chính xác số tiền đã tiết kiệm và số cơ hội tiết kiệm bị bỏ lỡ. Qua đó, bạn có thể đo lường rõ ràng hiệu quả xử lý công nợ phải trả.

Vì sao điều này quan trọng

Đo trực tiếp mức độ tận dụng chiết khấu thanh toán sớm, yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của công ty.

Lấy dữ liệu ở đâu

Được xác định bằng cách kiểm tra xem trường số tiền chiết khấu (BSEG-SKNTO) trên chứng từ thanh toán có lớn hơn 0 hay không.

Ví dụ
truefalse
Điều khoản thanh toán
PaymentTerms
Các điều kiện thanh toán hóa đơn đã thỏa thuận với nhà cung cấp, thường bao gồm cơ hội được chiết khấu.
Mô tả

Điều khoản thanh toán quy định hạn thanh toán và các khoản chiết khấu nếu thanh toán sớm. Ví dụ, điều khoản 'Z001' có thể có nghĩa là 'Thanh toán trong vòng 30 ngày, được chiết khấu 2% nếu thanh toán trong 10 ngày'.

Thuộc tính này là cơ sở cho dashboard 'Tỷ lệ tận dụng chiết khấu thanh toán sớm'. Phân tích điều khoản thanh toán giúp xác định tất cả hóa đơn đủ điều kiện được chiết khấu. So sánh với khoản chiết khấu thực tế cho thấy cơ hội tiết kiệm bị bỏ lỡ và giúp đo lường hiệu quả của quy trình thanh toán.

Vì sao điều này quan trọng

Thuộc tính này rất cần thiết để phân tích cơ hội được chiết khấu khi thanh toán sớm, đo lường hiệu quả tài chính của quy trình thanh toán và xác định khoản tiết kiệm bị bỏ lỡ.

Lấy dữ liệu ở đâu

Có trong các dòng mục nhà cung cấp, bảng BSEG-ZTERM hoặc phần đầu hóa đơn tại RBKP-ZTERM.

Ví dụ
Z0010001NT30
Được tự động hóa
IsAutomated
Cờ cho biết hoạt động do hệ thống tự động thực hiện hay do người dùng thực hiện.
Mô tả

Thuộc tính dạng đúng/sai này phân biệt hoạt động do người thực hiện với hoạt động do tác vụ hệ thống, workflow hoặc bot thực hiện. Ví dụ, đợt chạy thanh toán tự động hoặc thao tác hạch toán hóa đơn do hệ thống tạo sẽ được đánh dấu là tự động.

Phân tích thuộc tính này giúp hiểu mức độ tự động hóa trong quy trình công nợ phải trả. Bạn có thể dùng thuộc tính để đo hiệu quả của các sáng kiến tự động hóa, so sánh hiệu quả giữa bước tự động và bước thủ công, đồng thời tìm thêm cơ hội tự động hóa.

Vì sao điều này quan trọng

Giúp đo mức độ tự động hóa trong quy trình, phân tích hiệu quả tự động hóa và xác định cơ hội cải thiện thêm.

Lấy dữ liệu ở đâu

Được suy ra từ Tên người dùng, chẳng hạn mã người dùng hệ thống như 'SAP_SYSTEM' hoặc 'BATCHUSER', hoặc từ mã giao dịch cụ thể gắn với tác vụ tự động.

Ví dụ
truefalse
Loại chứng từ hóa đơn
InvoiceDocumentType
Phân loại chứng từ hóa đơn, quyết định cách chứng từ được xử lý trong SAP.
Mô tả

Loại chứng từ là một thiết lập quan trọng trong SAP để phân loại chứng từ kế toán. Ví dụ, 'KR' thường dùng cho hóa đơn nhà cung cấp, 'RE' cho hóa đơn MM và 'KG' cho giấy báo có của nhà cung cấp. Loại chứng từ quyết định các yếu tố như dải số chứng từ và những trường bắt buộc.

Trong phân tích quy trình, lọc theo Loại chứng từ giúp so sánh luồng xử lý của các loại hóa đơn khác nhau. Chẳng hạn, quy trình phê duyệt giấy báo có có thể khác với hóa đơn thông thường. Thông tin này hữu ích cho dashboard 'Các biến thể định tuyến phê duyệt hóa đơn'.

Vì sao điều này quan trọng

Cho phép phân nhóm quy trình theo cách xử lý từng loại hóa đơn, qua đó cho thấy sự khác biệt về lộ trình xử lý và thời gian hoàn tất.

Lấy dữ liệu ở đâu

Lấy trực tiếp từ trường BKPF-BLART trong bảng phần đầu chứng từ.

Ví dụ
KRREKG
Lý do chặn thanh toán
BlockingReason
Lý do hóa đơn bị chặn thanh toán, cho biết có sai lệch cần xử lý.
Mô tả

Nếu hóa đơn không vượt qua bước kiểm tra trong đối chiếu 3 bên hoặc các bước xác minh khác, hóa đơn sẽ bị chặn thanh toán. Lý do chặn thanh toán cho biết vấn đề cụ thể, chẳng hạn như sai lệch số lượng, chênh lệch giá hoặc thiếu phiếu nhận hàng.

Thuộc tính này rất quan trọng đối với dashboard 'Phân tích xử lý lại hóa đơn sai lệch'. Phân tích tần suất của từng lý do chặn giúp xác định nguyên nhân gốc rễ gây kém hiệu quả trong quy trình. Ví dụ, nếu 'Chênh lệch giá' là lý do phổ biến, có thể dữ liệu chủ trong hệ thống mua hàng đang có vấn đề.

Vì sao điều này quan trọng

Giúp xác định trực tiếp nguyên nhân gốc rễ gây sai lệch và phải xử lý lại hóa đơn, từ đó tập trung cải tiến quy trình vào đúng vấn đề.

Lấy dữ liệu ở đâu

Được lưu trong các bảng dòng mục hóa đơn như RSEG, ở những trường bắt đầu bằng SPGR* (ví dụ: SPGRP, SPGRQ, SPGRT). Cũng có thể tìm thấy trong RBKP_BLOCKED.

Ví dụ
Sai lệch giáSai lệch số lượngThiếu phiếu nhận hàng
Ngày tất toán
ClearingDate
Ngày thanh toán được thực hiện và hóa đơn được tất toán khỏi các khoản mục chưa thanh toán.
Mô tả

Ngày tất toán cho biết hóa đơn đã được thanh toán xong. Đây là ngày diễn ra hoạt động 'Đã thanh toán', đánh dấu bước cuối trong hầu hết các trường hợp xử lý hóa đơn thành công.

Ngày này được dùng để xác định ngày thanh toán thực tế và so sánh với hạn thanh toán hóa đơn. Vì vậy, đây là dữ liệu cần thiết để tính KPI 'Tỷ lệ thanh toán đúng hạn' và phân tích hiệu quả thanh toán. Ngày này cũng là mốc kết thúc để tính tổng thời gian xử lý hóa đơn từ đầu đến cuối.

Vì sao điều này quan trọng

Đánh dấu thời điểm hóa đơn được thanh toán xong, làm mốc kết thúc để tính thời gian xử lý và phân tích việc thanh toán đúng hạn.

Lấy dữ liệu ở đâu

Có trong các bảng mục đã tất toán, chẳng hạn như BSAK-AUGDT đối với nhà cung cấp.

Ví dụ
2023-10-282023-11-142024-01-09
Số hóa đơn của nhà cung cấp
VendorInvoiceNumber
Số hóa đơn do nhà cung cấp ghi trên chứng từ.
Mô tả

Đây là mã tham chiếu trong hệ thống kế toán của nhà cung cấp, được in trên hóa đơn giấy hoặc hóa đơn điện tử. Mã này được nhập thủ công hoặc ghi nhận bằng OCR khi nhận hóa đơn.

Trường này rất quan trọng cho hoạt động hằng ngày và phân tích, đặc biệt là dashboard 'Khoản thanh toán hóa đơn trùng lặp tiềm ẩn'. Một cách phổ biến để phát hiện hóa đơn trùng là tìm các chứng từ hóa đơn nội bộ có cùng tên nhà cung cấp, số hóa đơn của nhà cung cấp và số tiền hóa đơn. Đây là mã tham chiếu bên ngoài chính của hóa đơn.

Vì sao điều này quan trọng

Đây là trường quan trọng để phát hiện các khoản thanh toán trùng lặp tiềm ẩn, đồng thời là mã tham chiếu bên ngoài chính khi trao đổi với nhà cung cấp.

Lấy dữ liệu ở đâu

Được lưu trong trường 'Reference' ở phần đầu chứng từ, thường là BKPF-XBLNR.

Ví dụ
INV-2023-9876733401120231015-001
Thanh toán trễ
IsLatePayment
Cờ đúng/sai cho biết hóa đơn có được thanh toán sau hạn hay không.
Mô tả

Thuộc tính được tính toán này là cờ đúng/sai cho biết hóa đơn có được thanh toán sau hạn chính thức hay không. Giá trị được xác định bằng cách so sánh 'Ngày tất toán' với 'Hạn thanh toán hóa đơn'.

Cờ này giúp đơn giản hóa việc phân tích trên dashboard 'Tuân thủ thanh toán và thời gian quá hạn' và KPI 'Tỷ lệ thanh toán đúng hạn'. Bạn có thể dễ dàng lọc và tổng hợp dữ liệu để đếm số khoản thanh toán trễ, tính tỷ lệ thanh toán đúng hạn và xác định nhà cung cấp hoặc mã công ty có tỷ lệ thanh toán trễ cao.

Vì sao điều này quan trọng

Đo trực tiếp mức độ tuân thủ điều khoản thanh toán, giúp tính KPI thanh toán đúng hạn và xác định những khâu có hiệu quả thanh toán thấp.

Lấy dữ liệu ở đâu

Thuộc tính được tính toán. Logic: IF ClearingDate > InvoiceDueDate THEN true ELSE false.

Ví dụ
truefalse
Tiền tệ của hóa đơn
InvoiceCurrency
Mã tiền tệ dùng cho số tiền trên hóa đơn (ví dụ: USD, EUR).
Mô tả

Thuộc tính này cho biết số tiền trên hóa đơn được tính bằng loại tiền tệ nào. Đây là thông tin cần thiết để hiểu các giá trị tài chính.

Trong tổ chức hoạt động ở nhiều quốc gia, phân tích hóa đơn mà không xét đến tiền tệ có thể dẫn đến kết luận sai lệch. Trường này giúp xử lý dữ liệu tài chính phù hợp, bằng cách quy đổi mọi khoản tiền về một loại tiền tệ báo cáo hoặc phân tích riêng theo từng loại tiền tệ để hiểu hoạt động tài chính ở từng khu vực.

Vì sao điều này quan trọng

Cung cấp thông tin cần thiết về số tiền trên hóa đơn, giúp phân tích và lập báo cáo tài chính chính xác, nhất là khi hoạt động ở nhiều quốc gia.

Lấy dữ liệu ở đâu

Có trong các bảng phần đầu chứng từ, chủ yếu là BKPF-WAERS hoặc RBKP-WAERS.

Ví dụ
USDEURGBPJPY
Bắt buộc Nên có Không bắt buộc

Các hoạt động trong quy trình xử lý hóa đơn phải trả

Đây là những bước và mốc quan trọng cần ghi lại trong event log để khám phá và tối ưu hóa quy trình chính xác.
7 Nên có 8 Không bắt buộc
Hoạt động Mô tả
Chặn thanh toán hóa đơn
Hệ thống đã tự động chặn hóa đơn hoặc người dùng đã chặn thủ công, khiến hóa đơn không thể được thanh toán. Nguyên nhân thường là chênh lệch giá, số lượng hoặc thiếu phê duyệt.
Vì sao điều này quan trọng

Đây là dấu hiệu quan trọng cho thấy có vấn đề và công việc phải làm lại. Phân tích lý do và thời gian chặn giúp tìm ra nguyên nhân gốc rễ gây chậm thanh toán và kém hiệu quả trong quy trình.

Lấy dữ liệu ở đâu

Trạng thái này được ghi rõ trong trường Mã chặn thanh toán (ZLSPR) trên dòng nhà cung cấp của chứng từ kế toán (bảng BSEG).

Thu thập

Được ghi nhận qua chứng từ thay đổi khi trường BSEG-ZLSPR có mã lý do chặn.

Loại sự kiện explicit
Hạch toán hóa đơn
Hóa đơn được ghi nhận chính thức vào sổ cái, tạo ra một khoản nợ phải trả. Chứng từ tạm giữ được chuyển thành chứng từ đã hạch toán hoặc hóa đơn được hạch toán trực tiếp.
Vì sao điều này quan trọng

Đây là cột mốc tài chính quan trọng. Sự kiện xác nhận nghĩa vụ thanh toán của công ty và thường là điều kiện cần để lên lịch thanh toán.

Lấy dữ liệu ở đâu

Sự kiện này được xác định bằng Ngày hạch toán (BUDAT) trong phần đầu chứng từ (BKPF). Chứng từ đã hạch toán có trạng thái (BKPF-BSTAT) để trống.

Thu thập

Dùng ngày hạch toán (BKPF-BUDAT) cho các chứng từ không bị tạm giữ (BKPF-BSTAT để trống).

Loại sự kiện explicit
Hóa đơn được phê duyệt
Hóa đơn đã nhận đủ phê duyệt cần thiết trong hệ thống workflow. Đây thường là bước cuối trước khi hóa đơn được hạch toán hoặc bỏ chặn thanh toán.
Vì sao điều này quan trọng

Cột mốc quan trọng này đánh dấu kết thúc chu kỳ phê duyệt. Thời gian từ lúc chuyển đi phê duyệt đến khi được duyệt là chỉ số quan trọng để đánh giá hiệu quả.

Lấy dữ liệu ở đâu

Được ghi nhận trong nhật ký SAP Business Workflow dưới dạng bước hoàn tất hoặc phê duyệt cuối cùng. Ngoài ra, có thể suy ra sự kiện này từ việc bỏ chặn thanh toán sau khi chuyển hóa đơn đi phê duyệt.

Thu thập

Trích xuất sự kiện hoàn tất workflow từ nhật ký SAP workflow hoặc xác định sự kiện 'phê duyệt cuối cùng'.

Loại sự kiện explicit
Hủy hóa đơn
Chứng từ hóa đơn đã được đảo, qua đó xóa bỏ ảnh hưởng tài chính của chứng từ. Đây là trạng thái kết thúc thay thế của quy trình, thường do nhập sai hoặc tranh chấp với nhà cung cấp.
Vì sao điều này quan trọng

Theo dõi các lần hủy giúp xác định nguyên nhân khiến quy trình thất bại, chẳng hạn gửi trùng hoặc dữ liệu hóa đơn không chính xác. Những nguyên nhân này có thể bắt nguồn từ các bước trước đó.

Lấy dữ liệu ở đâu

Sự kiện này được ghi nhận rõ khi tạo chứng từ đảo. Phần đầu chứng từ gốc (BKPF) sẽ có số chứng từ đảo (STBLG) và lý do đảo.

Thu thập

Xác định ngày hạch toán của chứng từ đảo, được liên kết trong phần đầu chứng từ gốc (BKPF-STBLG).

Loại sự kiện explicit
Nhận hóa đơn
Hoạt động này ghi nhận thời điểm tạo chứng từ hóa đơn trong SAP, bằng cách nhập thủ công hoặc qua giao diện tự động như OCR/VIM. Sự kiện thường được xác định từ ngày và giờ tạo phần đầu chứng từ kế toán.
Vì sao điều này quan trọng

Là điểm bắt đầu của quy trình, hoạt động này cần thiết để tính thời gian xử lý hóa đơn từ đầu đến cuối và đo thông lượng của toàn bộ quy trình công nợ phải trả.

Lấy dữ liệu ở đâu

Sự kiện này được lấy từ bảng phần đầu chứng từ kế toán (BKPF), dựa trên ngày tạo chứng từ (CPUDT) và giờ tạo (CPUTM).

Thu thập

Dùng dấu thời gian tạo chứng từ hóa đơn (BKPF-CPUDT, BKPF-CPUTM).

Loại sự kiện explicit
Tất toán thanh toán
Hoạt động này đánh dấu thời điểm hóa đơn được đóng hoàn toàn, khi khoản thanh toán và hóa đơn được đối chiếu với nhau trong sổ phụ. Đây là dấu hiệu quy trình đã hoàn tất.
Vì sao điều này quan trọng

Là điểm kết thúc chính thức của quy trình, hoạt động này cần thiết để tính chính xác thời gian xử lý từ đầu đến cuối. Hoạt động xác nhận khoản nợ đã được thanh toán.

Lấy dữ liệu ở đâu

Đây là sự kiện được ghi nhận rõ khi trường Ngày tất toán (AUGDT) có giá trị trên dòng nhà cung cấp của chứng từ hóa đơn (bảng BSEG).

Thu thập

Dùng ngày tất toán (BSEG-AUGDT) trên dòng hóa đơn.

Loại sự kiện explicit
Thực hiện thanh toán
Hóa đơn đã được thanh toán. Sự kiện được ghi nhận khi đợt chạy thanh toán hoàn tất và chứng từ thanh toán được tạo, hạch toán.
Vì sao điều này quan trọng

Hoạt động này rất quan trọng để phân tích dòng tiền và đo KPI 'Tỷ lệ thanh toán đúng hạn' bằng cách so sánh ngày thanh toán với ngày đến hạn của hóa đơn.

Lấy dữ liệu ở đâu

Sự kiện này được lấy từ ngày hạch toán của chứng từ thanh toán dùng để tất toán hóa đơn. Số chứng từ thanh toán được liên kết trong trường chứng từ tất toán (AUGBL) trên dòng hóa đơn (BSEG).

Thu thập

Xác định ngày hạch toán (BUDAT) của chứng từ thanh toán dùng để tất toán dòng hóa đơn.

Loại sự kiện explicit
Chuyển hóa đơn đi phê duyệt
Hóa đơn đã được đưa vào workflow để xin các phê duyệt cần thiết theo quy tắc kinh doanh. Đây là thời điểm bắt đầu quy trình con phê duyệt.
Vì sao điều này quan trọng

Hoạt động này là điểm bắt đầu để đo KPI 'Thời gian phê duyệt hóa đơn trung bình' và phân tích điểm nghẽn trong khâu phê duyệt.

Lấy dữ liệu ở đâu

Có thể lấy dữ liệu từ nhật ký SAP Business Workflow (các bảng SWW*), nơi ghi nhận thời điểm bắt đầu một phiên bản workflow liên kết với đối tượng hóa đơn, chẳng hạn BUS2081.

Thu thập

Trích xuất sự kiện bắt đầu workflow từ nhật ký SAP workflow, chẳng hạn bảng SWW_WIHEAD, được liên kết với chứng từ hóa đơn.

Loại sự kiện explicit
Đã quá ngày đến hạn thanh toán hóa đơn
Sự kiện được tính toán để cho biết ngày đến hạn ròng của hóa đơn đã qua nhưng hóa đơn chưa được thanh toán. Điều này cho thấy khoản thanh toán bị trễ hoặc quá hạn.
Vì sao điều này quan trọng

Hoạt động này rất cần thiết cho dashboard 'Tuân thủ thanh toán và thời gian quá hạn'. Hoạt động giúp chủ động xác định, quản lý hóa đơn quá hạn và phân tích nguyên nhân gốc rễ gây chậm thanh toán.

Lấy dữ liệu ở đâu

SAP không ghi nhận sự kiện này trực tiếp. Sự kiện được tính bằng cách so sánh ngày hiện tại của hệ thống với ngày đến hạn ròng, được tính từ BSEG-ZFBDT hoặc ngày cơ sở cùng điều khoản thanh toán.

Thu thập

Sự kiện được tính toán và kích hoạt khi dấu thời gian của sự kiện muộn hơn ngày đến hạn ròng của hóa đơn.

Loại sự kiện calculated
Đã xử lý sai lệch
Hoạt động này cho biết vấn đề đã được phát hiện trước đó, có thể là nguyên nhân gây chặn thanh toán, đã được kiểm tra và xử lý. Sự kiện được ghi nhận khi bỏ chặn thanh toán hóa đơn.
Vì sao điều này quan trọng

Theo dõi vòng lặp làm lại này rất quan trọng đối với dashboard 'Phân tích công việc làm lại do sai lệch hóa đơn'. Việc này giúp định lượng thời gian và công sức dành cho sửa lỗi.

Lấy dữ liệu ở đâu

Sự kiện này được suy ra từ chứng từ thay đổi cho thấy đã bỏ chặn thanh toán. Nhật ký thay đổi của trường BSEG-ZLSPR là nguồn dữ liệu chính.

Thu thập

Tìm các chứng từ thay đổi của bảng BSEG, trong đó giá trị trường ZLSPR được đổi từ có giá trị thành để trống.

Loại sự kiện inferred
Đối chiếu với đơn đặt hàng
Hoạt động này cho biết hóa đơn đã được đối chiếu thành công với đơn đặt hàng tương ứng. Đây là bước quan trọng trong quy trình đối chiếu ba bên đối với hóa đơn mua hàng.
Vì sao điều này quan trọng

Phân tích hoạt động này giúp đo hiệu quả đối chiếu và là cơ sở cho KPI 'Hiệu quả đối chiếu ba bên' và 'Tỷ lệ hóa đơn không có đơn đặt hàng'.

Lấy dữ liệu ở đâu

Sự kiện này được suy ra khi một dòng hóa đơn trong bảng BSEG hoặc ACDOCA có số đơn đặt hàng (EBELN) và số dòng hàng (EBELP) hợp lệ.

Thu thập

Được suy ra từ tham chiếu đơn đặt hàng (BSEG-EBELN) trên chứng từ hóa đơn khi chứng từ được tạo.

Loại sự kiện inferred
Đối chiếu với phiếu nhận hàng
Hoạt động này cho biết số lượng và giá trị trên hóa đơn đã được đối chiếu thành công với phiếu nhận hàng tương ứng. Đây là bước kiểm tra cuối cùng trong quy trình đối chiếu ba bên.
Vì sao điều này quan trọng

Theo dõi hoạt động này giúp xác định điểm kém hiệu quả trong quy trình đối chiếu ba bên và phát hiện chênh lệch giữa hàng đã nhận với hàng nhà cung cấp lập hóa đơn.

Lấy dữ liệu ở đâu

Sự kiện này được suy ra từ tham chiếu chứng từ vật tư (phiếu nhận hàng) trên dòng hóa đơn, thường được liên kết qua lịch sử dòng hàng của đơn đặt hàng.

Thu thập

Được suy ra từ tham chiếu phiếu nhận hàng trên dòng hóa đơn, chẳng hạn trong RSEG đối với hóa đơn MIRO.

Loại sự kiện inferred
Hóa đơn bị từ chối
Người phê duyệt đã từ chối hóa đơn trong workflow phê duyệt. Thông thường, hóa đơn sẽ được gửi lại cho người xử lý để sửa hoặc bổ sung thông tin.
Vì sao điều này quan trọng

Theo dõi các lần từ chối giúp phát hiện vòng lặp làm lại trong quy trình phê duyệt, đồng thời có thể cho thấy vấn đề về tuân thủ chính sách hoặc mã hóa hóa đơn không chính xác.

Lấy dữ liệu ở đâu

Sự kiện này được ghi nhận dưới dạng kết quả cụ thể trong nhật ký SAP Business Workflow liên kết với hóa đơn.

Thu thập

Trích xuất sự kiện có trạng thái 'bị từ chối' từ nhật ký SAP workflow.

Loại sự kiện explicit
Tạm giữ hóa đơn
Hóa đơn đã được nhập vào hệ thống nhưng chưa hạch toán vào sổ cái. Đây thường là bước có chủ đích để lưu chứng từ chưa hoàn chỉnh, chờ xử lý hoặc phê duyệt sau.
Vì sao điều này quan trọng

Theo dõi hóa đơn tạm giữ giúp phát hiện chậm trễ trước khi bắt đầu hạch toán chính thức, đồng thời chỉ ra vấn đề về dữ liệu chưa đầy đủ hoặc khâu kiểm tra ban đầu.

Lấy dữ liệu ở đâu

Trạng thái này được xác định từ trường trạng thái chứng từ trong phần đầu chứng từ kế toán (BKPF-BSTAT = 'V' nghĩa là tạm giữ). Sự kiện xảy ra khi trạng thái được thiết lập.

Thu thập

Tìm các chứng từ thay đổi của bảng BKPF, trong đó trường BSTAT được đặt thành 'V' (Vor-erfasst/nhập trước).

Loại sự kiện inferred
Tạo đề xuất thanh toán
Hóa đơn đã được đưa vào đề xuất thanh toán trong một đợt chạy thanh toán, chẳng hạn F110. Hóa đơn đã được lên lịch thanh toán, chờ đợt chạy được thực hiện chính thức.
Vì sao điều này quan trọng

Hoạt động này cho thấy khoản nợ phải trả đang mở đã chuyển sang giai đoạn chuẩn bị thanh toán, giúp phân tích hiệu quả vận hành thanh toán.

Lấy dữ liệu ở đâu

Sự kiện này được ghi rõ trong các bảng dữ liệu đợt chạy thanh toán, cụ thể là REGUP (các khoản mục được chương trình thanh toán xử lý) và REGUH (phần đầu).

Thu thập

Xác định thời điểm hóa đơn xuất hiện trong bảng REGUP thuộc đợt chạy thanh toán được ghi nhận trong REGUH.

Loại sự kiện explicit
Nên có Không bắt buộc

Hướng dẫn trích xuất dữ liệu

Cách lấy dữ liệu từ SAP S/4HANA

Bạn đã sẵn sàng bắt đầu chưa?

Dùng mẫu này để khởi động sáng kiến process mining và nâng cao hiệu quả vận hành khoản phải trả. Bắt đầu cải tiến quy trình ngay hôm nay để quy trình gọn hơn, hiệu quả hơn.

Tránh phí trả chậm: cải thiện quy trình xử lý hóa đơn phải trả ngay hôm nay

Giảm 60% chi phí xử lý và dễ dàng loại bỏ các khoản thanh toán trùng lặp.

Bắt đầu dùng thử miễn phí

Không cần thẻ tín dụng. Bắt đầu chỉ trong vài phút.