Mẫu dữ liệu Order to Cash - Lập hóa đơn

Oracle Fusion Financials
Mẫu dữ liệu Order to Cash - Lập hóa đơn

Mẫu dữ liệu Order to Cash - Lập hóa đơn

Mẫu này hướng dẫn bạn trích xuất dữ liệu cần thiết để phân tích quy trình Order to Cash - Lập hóa đơn. Mẫu nêu rõ các thuộc tính cần thu thập, hoạt động cần theo dõi và cách trích xuất dữ liệu. Làm theo hướng dẫn để chuẩn bị bộ dữ liệu phù hợp cho process mining và cải tiến quy trình.
  • Các thuộc tính nên thu thập
  • Các hoạt động chính cần theo dõi
  • Hướng dẫn trích xuất dữ liệu từ Oracle Fusion Financials
Chưa quen với nhật ký sự kiện? Tìm hiểu cách tạo nhật ký sự kiện cho process mining.

Thuộc tính Order to Cash - Lập hóa đơn

Đây là các trường dữ liệu nên có trong nhật ký sự kiện để phân tích quy trình Order to Cash - Lập hóa đơn.
3 Bắt buộc 5 Nên có 14 Không bắt buộc
Tên Mô tả
Số hóa đơn
InvoiceNumber
Mã định danh duy nhất của mỗi hóa đơn, dùng làm mã hồ sơ chính để theo dõi mọi hoạt động liên quan.
Mô tả

Số hóa đơn là cơ sở để phân tích quy trình lập hóa đơn. Đây là mã hồ sơ, dùng để nhóm mọi sự kiện từ lúc tạo hóa đơn đến khi thanh toán và đóng hóa đơn. Nhờ đó, bạn có thể xem toàn bộ vòng đời của từng chứng từ thanh toán.

Trong process mining, phân tích theo số hóa đơn giúp trực quan hóa các biến thể quy trình, tính thời gian chu kỳ của từng hóa đơn và tìm điểm nghẽn hoặc các vòng lặp làm lại ảnh hưởng đến từng giao dịch. Thuộc tính này cần thiết cho các dashboard như 'Thời gian chu kỳ hóa đơn từ đầu đến cuối' và để tính các KPI cơ bản như số ngày phải thu bình quân (DSO) cho từng hóa đơn.

Vì sao điều này quan trọng

Thuộc tính này kết nối mọi hoạt động lập hóa đơn và thanh toán liên quan thành một hồ sơ duy nhất, giúp phân tích vòng đời hóa đơn đầy đủ và chính xác.

Lấy dữ liệu ở đâu

Thông thường là Transaction Number (TRX_NUMBER) trong bảng RA_CUSTOMER_TRX_ALL của Oracle Fusion Financials.

Ví dụ
INV-1002345983451CM-55432
Thời gian bắt đầu
EventTimestamp
Ngày và giờ chính xác khi một hoạt động hoặc sự kiện diễn ra.
Mô tả

Dấu thời gian sự kiện ghi lại chính xác thời điểm một hoạt động diễn ra. Thuộc tính này xác định thứ tự thời gian của các sự kiện trên từng hóa đơn, cần thiết để dựng luồng quy trình và phân tích theo thời gian.

Đây là cơ sở để tính thời lượng và hiệu suất. Bạn có thể dùng thuộc tính này để đo thời gian giữa các hoạt động, tính thời gian chu kỳ từ đầu đến cuối, xác định khoản thanh toán có đúng hạn hay không và phân tích xu hướng theo thời gian. Các KPI như 'Thời gian phê duyệt hóa đơn trung bình' và 'Thời gian chu kỳ hóa đơn từ đầu đến cuối' được tính trực tiếp từ các dấu thời gian này.

Vì sao điều này quan trọng

Dấu thời gian là dữ liệu thiết yếu để tính các chỉ số hiệu suất, gồm thời gian chu kỳ, độ trễ và mức độ đáp ứng thời hạn. Đây là cơ sở cho phân tích quy trình định lượng.

Lấy dữ liệu ở đâu

Dữ liệu này được lấy từ nhiều trường ngày tháng trong các bảng Oracle Fusion Financials, chẳng hạn như CREATION_DATE trong RA_CUSTOMER_TRX_ALL hoặc dấu thời gian cập nhật trạng thái trong các bảng workflow.

Ví dụ
2023-04-15T09:00:00Z2023-04-18T14:30:00Z2023-05-20T11:25:10Z
Tên hoạt động
ActivityName
Tên sự kiện nghiệp vụ hoặc tác vụ cụ thể diễn ra tại một thời điểm trong vòng đời hóa đơn.
Mô tả

Tên hoạt động mô tả một bước trong quy trình lập hóa đơn, chẳng hạn như 'Đã tạo hóa đơn', 'Đã phê duyệt hóa đơn' hoặc 'Đã nhận thanh toán từ khách hàng'. Các sự kiện này tạo thành chuỗi hành động trong luồng quy trình của từng hóa đơn.

Thuộc tính này là nền tảng để khám phá quy trình, giúp công cụ process mining dựng sơ đồ trực quan về cách hóa đơn thực sự được xử lý. Bạn có thể dùng thuộc tính này để phân tích các biến thể quy trình, tìm vòng lặp làm lại như nhiều bước phê duyệt và đo tần suất cũng như thời lượng của từng giai đoạn. Mọi dashboard và KPI đều dựa vào thuộc tính này để phân tích luồng quy trình.

Vì sao điều này quan trọng

Thuộc tính này xác định các bước trên sơ đồ quy trình, giúp bạn trực quan hóa, phân tích và tìm điểm chưa hiệu quả trong quy trình làm việc xử lý hóa đơn.

Lấy dữ liệu ở đâu

Thông tin này được lấy từ nhiều bảng và thay đổi trạng thái trong Oracle Fusion Financials, chẳng hạn như bảng lịch sử workflow (ví dụ: dữ liệu phê duyệt) và các trường trạng thái giao dịch.

Ví dụ
Đã tạo hóa đơnĐã phê duyệt hóa đơnĐã nhận thanh toán từ khách hàngĐã đóng hóa đơn
Đơn vị kinh doanh
BusinessUnit
Đơn vị kinh doanh cụ thể trong tổ chức đã phát hành hóa đơn.
Mô tả

Đơn vị kinh doanh là bộ phận trong tổ chức chịu trách nhiệm về giao dịch. Đây là dữ liệu quan trọng để phân nhóm và lập báo cáo tài chính tại các doanh nghiệp lớn.

Thuộc tính này giúp so sánh hiệu suất quy trình giữa các bộ phận trong công ty. Ví dụ, bạn có thể phân tích DSO có chênh lệch đáng kể giữa các đơn vị kinh doanh hay đơn vị nào có tỷ lệ làm lại hóa đơn cao hơn hẳn. Nhờ đó, bạn có thể tập trung cải tiến vào những nơi cần nhất.

Vì sao điều này quan trọng

Giúp so sánh hiệu suất giữa các đơn vị trong tổ chức, từ đó tìm ra cách làm hiệu quả và những điểm cần cải thiện ở từng cấp độ.

Lấy dữ liệu ở đâu

Có trong các bảng giao dịch như RA_CUSTOMER_TRX_ALL, thường dưới dạng ORG_ID, liên kết với thông tin về đơn vị kinh doanh.

Ví dụ
Tư vấn tại MỹSản xuất tại EMEADịch vụ tại APAC
Giá trị hóa đơn
InvoiceAmount
Tổng số tiền của hóa đơn.
Mô tả

Thuộc tính này thể hiện tổng số tiền phải thanh toán trên hóa đơn. Đây là chỉ số tài chính quan trọng để biết giá trị tiền tệ đi qua quy trình lập hóa đơn.

Khi phân tích, bạn có thể dùng giá trị hóa đơn để ưu tiên các giao dịch có giá trị cao, tính tổng khoản phải thu chưa thanh toán và tính trọng số cho các KPI như số ngày phải thu bình quân (DSO). Thuộc tính này cũng giúp phân nhóm quy trình theo tác động tài chính, chẳng hạn để xem hóa đơn giá trị cao có đi theo luồng phê duyệt khác hoặc mất nhiều thời gian hơn để được thanh toán hay không.

Vì sao điều này quan trọng

Cung cấp bối cảnh tài chính cho từng hồ sơ, giúp phân tích theo giá trị, ưu tiên hóa đơn có giá trị cao và tính các KPI tài chính quan trọng.

Lấy dữ liệu ở đâu

Có trong bảng RA_CUSTOMER_TRX_ALL, thường ở trường như INVOICE_AMOUNT hoặc trường liên quan thể hiện tổng giá trị giao dịch.

Ví dụ
5000.001250.75250000.00
Ngày đến hạn
DueDate
Ngày cuối cùng khách hàng cần thanh toán hóa đơn.
Mô tả

Ngày đến hạn là thuộc tính ngày tháng quan trọng, xác định hạn thanh toán của hóa đơn theo điều khoản thanh toán.

Thuộc tính này cần thiết để theo dõi việc thu hồi công nợ và tình hình tài chính. Đây là mốc để tính KPI Tỷ lệ thanh toán đúng hạn và lập báo cáo tuổi nợ. Trên dashboard, thuộc tính này giúp dự báo dòng tiền bằng cách cho biết thời điểm dự kiến nhận thanh toán, đồng thời tìm các hóa đơn quá hạn cần được nhắc thanh toán.

Vì sao điều này quan trọng

Đây là mốc chính để đo thời gian thanh toán, tính DSO và theo dõi tuổi nợ phải thu.

Lấy dữ liệu ở đâu

Có trong bảng AR_PAYMENT_SCHEDULES_ALL, thường ở trường DUE_DATE.

Ví dụ
2023-05-302023-06-152023-07-01
Tên khách hàng
CustomerName
Tên khách hàng hoặc đơn vị được lập hóa đơn.
Mô tả

Thuộc tính này xác định khách hàng liên quan đến hóa đơn. Đây là chiều dữ liệu chính để phân nhóm và lọc dữ liệu quy trình.

Phân tích theo tên khách hàng giúp xác định khách hàng nào có chu kỳ thanh toán dài nhất, thường tranh chấp hóa đơn nhất hoặc luôn thanh toán đúng hạn. Thông tin này rất cần thiết cho dashboard Xu hướng DSO và để điều chỉnh cách thu hồi công nợ theo hành vi của từng khách hàng.

Vì sao điều này quan trọng

Cho phép phân nhóm quy trình theo khách hàng, qua đó làm rõ sự khác biệt về hành vi, cách thanh toán và các vấn đề trong quan hệ khách hàng có thể ảnh hưởng đến dòng tiền.

Lấy dữ liệu ở đâu

Được lấy bằng cách kết hợp bảng giao dịch (RA_CUSTOMER_TRX_ALL) với các bảng dữ liệu khách hàng chính như HZ_PARTIES.

Ví dụ
Global Tech Inc.Innovate Solutions LLCApex Manufacturing
Trạng thái hóa đơn
InvoiceStatus
Trạng thái hiện tại của hóa đơn trong vòng đời, chẳng hạn 'Open', 'Closed' hoặc 'Disputed'.
Mô tả

Trạng thái hóa đơn cho biết hóa đơn đang ở bước nào trong quy trình. Các trạng thái thường gặp gồm đang mở (chưa thanh toán), đã đóng (đã thanh toán), đang tranh chấp hoặc đã hủy.

Thuộc tính này hữu ích để theo dõi tổng quan và lọc dữ liệu. Ví dụ, dashboard Dự báo dòng tiền theo thời gian thực dùng trạng thái này để phân loại các khoản chưa thanh toán. Nhờ đó, bạn có thể nhanh chóng tìm các hóa đơn quá hạn, đang tranh chấp hoặc đã tất toán.

Vì sao điều này quan trọng

Giúp nắm nhanh trạng thái hiện tại của hóa đơn, để lọc và phân loại hiệu quả khi lập báo cáo tài chính và quản lý vận hành.

Lấy dữ liệu ở đâu

Được lấy từ các trường trạng thái trong những bảng như RA_CUSTOMER_TRX_ALL hoặc AR_PAYMENT_SCHEDULES_ALL (ví dụ: trường STATUS).

Ví dụ
Đang mởĐã đóngĐang tranh chấpChờ phê duyệt
Có phải làm lại
IsRework
Cờ đúng/sai cho biết một hoạt động có được xem là làm lại hay không, chẳng hạn như phê duyệt lặp lại hoặc chỉnh sửa.
Mô tả

Thuộc tính được tính toán này đánh dấu các hoạt động tạo ra công việc không cần thiết hoặc trùng lặp. Ví dụ: hóa đơn bị từ chối rồi được gửi lại để phê duyệt, hoặc được chỉnh sửa sau lần tạo đầu tiên.

Đánh dấu các hoạt động làm lại giúp dễ dàng đo lường tác động của chúng đến quy trình. KPI Tỷ lệ làm lại khi lập hóa đơn được tính trực tiếp từ thuộc tính này. Dashboard có thể hiển thị tần suất làm lại và đo thời gian chu kỳ tăng thêm, giúp tìm ra nguồn gây kém hiệu quả và lỗi.

Vì sao điều này quan trọng

Đo trực tiếp mức độ kém hiệu quả của quy trình bằng cách đánh dấu công việc không cần thiết hoặc lặp lại, giúp dễ tính chi phí và thời gian phát sinh do vấn đề chất lượng.

Lấy dữ liệu ở đâu

Được tính trong quá trình chuyển đổi dữ liệu dựa trên thứ tự hoạt động. Ví dụ: nếu hoạt động 'Đã phê duyệt hóa đơn' có hoạt động 'Đã từ chối hóa đơn' đứng trước trong cùng hồ sơ, hoạt động đó sẽ được đánh dấu là làm lại.

Ví dụ
truefalse
Có thanh toán đúng hạn
IsPaidOnTime
Cờ đúng/sai cho biết hóa đơn được thanh toán vào hoặc trước ngày đến hạn.
Mô tả

Thuộc tính được tính toán này cho biết đơn giản việc thanh toán có đúng hạn hay không. Giá trị được xác định bằng cách so sánh ngày diễn ra hoạt động 'Đã nhận thanh toán từ khách hàng' với thuộc tính 'Ngày đến hạn' của hóa đơn.

Cờ này giúp đơn giản hóa việc phân tích và báo cáo KPI Tỷ lệ thanh toán đúng hạn. Bạn có thể dễ dàng lọc và phân nhóm dữ liệu để tìm hiểu những yếu tố như khách hàng, khu vực hoặc giá trị hóa đơn có liên quan thế nào đến việc thanh toán trễ. Đây là chỉ số quan trọng để đánh giá hiệu quả thu hồi công nợ.

Vì sao điều này quan trọng

Giúp đo hiệu quả thu hồi công nợ và dễ dàng phân tích các yếu tố dẫn đến thanh toán đúng hạn hoặc trễ hạn.

Lấy dữ liệu ở đâu

Được tính bằng cách so sánh dấu thời gian của hoạt động thanh toán cuối cùng với thuộc tính DueDate. Công thức là: PaymentTimestamp <= DueDate.

Ví dụ
truefalse
Điều khoản thanh toán
PaymentTerms
Điều khoản đã thỏa thuận về việc thanh toán hóa đơn, chẳng hạn như 'Net 30' hoặc '2% 10, Net 30'.
Mô tả

Điều khoản thanh toán quy định thời điểm và cách thức thanh toán hóa đơn, bao gồm cả chiết khấu có thể áp dụng khi thanh toán sớm. Đây là thông tin quan trọng để quản lý khoản phải thu và dòng tiền.

Thuộc tính này cần thiết để tính đúng ngày đến hạn và tìm cơ hội hưởng chiết khấu thanh toán sớm. KPI Tỷ lệ nhận chiết khấu thanh toán sớm phụ thuộc trực tiếp vào dữ liệu này để xác định hóa đơn nào đủ điều kiện hưởng chiết khấu.

Vì sao điều này quan trọng

Quy định cách thanh toán hóa đơn, ảnh hưởng trực tiếp đến việc tính ngày đến hạn và theo dõi, tối ưu hóa khoản chiết khấu thanh toán sớm.

Lấy dữ liệu ở đâu

Có trong bảng RA_TERMS và được liên kết với giao dịch qua term_id trong RA_CUSTOMER_TRX_ALL.

Ví dụ
Net 30Net 602% 10, Net 30
Hệ thống nguồn
SourceSystem
Hệ thống lưu trữ dữ liệu gốc, nơi trích xuất dữ liệu sự kiện.
Mô tả

Thuộc tính này cho biết ứng dụng nguồn của dữ liệu. Với quy trình này, hệ thống thường là Oracle Fusion Financials, nhưng cũng có thể là một phân hệ cụ thể như Oracle Receivables (AR).

Khi có nhiều hệ thống tích hợp, trường này giúp phân biệt nguồn dữ liệu và hỗ trợ việc xác thực, quản trị dữ liệu. Nhờ đó, bạn có thể xác nhận phân tích đang dùng đúng bộ dữ liệu cần thiết.

Vì sao điều này quan trọng

Cho biết nguồn gốc dữ liệu, yếu tố quan trọng để quản trị dữ liệu, xử lý sự cố và bảo đảm phân tích dựa trên đúng hệ thống lưu trữ dữ liệu gốc.

Lấy dữ liệu ở đâu

Thông thường, đây là giá trị cố định ('Oracle Fusion Financials') được thêm trong quá trình trích xuất và chuyển đổi dữ liệu.

Ví dụ
Oracle Fusion FinancialsOracle AR CloudFusion Apps
Khu vực
Region
Khu vực địa lý liên quan đến khách hàng hoặc giao dịch.
Mô tả

Khu vực cung cấp bối cảnh địa lý cho hóa đơn, thường dựa trên địa điểm của khách hàng. Nhờ đó, bạn có thể phân tích hiệu suất quy trình theo địa bàn.

Phân tích theo khu vực có thể làm rõ khác biệt do quy định địa phương, điều kiện thị trường hoặc hiệu suất của nhóm tại từng khu vực. Bạn có thể phân nhóm các dashboard như Xu hướng DSO và Thời gian chu kỳ hóa đơn từ đầu đến cuối theo khu vực để xem nơi nào gặp khó khăn riêng trong việc thu tiền hóa đơn.

Vì sao điều này quan trọng

Cho phép phân nhóm quy trình theo địa lý, giúp phát hiện khác biệt giữa các khu vực về hiệu suất, hành vi khách hàng hoặc mức độ tuân thủ.

Lấy dữ liệu ở đâu

Thông tin này thường được suy ra từ địa chỉ khách hàng lưu trong TCA (HZ_LOCATIONS, HZ_PARTY_SITES). Đây không phải là trường trực tiếp trên hóa đơn.

Ví dụ
Bắc MỹChâu ÂuChâu Á - Thái Bình Dương
Lần cập nhật dữ liệu gần nhất
LastDataUpdate
Dấu thời gian cho biết lần gần nhất dữ liệu của sự kiện được làm mới hoặc trích xuất từ hệ thống nguồn.
Mô tả

Thuộc tính này ghi lại dấu thời gian của lần trích xuất dữ liệu gần nhất. Đây là trường siêu dữ liệu cần thiết để biết dữ liệu đang phân tích được cập nhật đến thời điểm nào.

Chuyên viên phân tích dùng thông tin này để xác nhận dữ liệu còn mới và biết dữ liệu được cập nhật gần đây đến đâu. Thuộc tính này đặc biệt quan trọng với các dashboard được giới thiệu là 'theo thời gian thực' hoặc gần thời gian thực, vì nó cho biết rõ dữ liệu có thể bị trễ hay không.

Vì sao điều này quan trọng

Cho người dùng biết dữ liệu được cập nhật đến thời điểm nào, để họ dựa vào thông tin có độ mới đã biết và phù hợp khi phân tích, đưa ra kết luận.

Lấy dữ liệu ở đâu

Đây là trường siêu dữ liệu được tạo trong quá trình trích xuất, chuyển đổi và tải dữ liệu (ETL). Giá trị này thường tương ứng với thời điểm pipeline dữ liệu chạy.

Ví dụ
2023-10-27T02:00:00Z2023-10-28T02:00:00Z
Lý do tranh chấp
DisputeReason
Lý do khách hàng đưa ra khi tranh chấp hóa đơn.
Mô tả

Khi khách hàng tranh chấp hóa đơn, lý do sẽ được ghi nhận. Lý do có thể liên quan đến giá cả, số lượng, chất lượng dịch vụ hoặc vấn đề khác.

Phân tích lý do tranh chấp là cách hiệu quả để tìm nguyên nhân gốc rễ. Khi biết những lý do phổ biến nhất, doanh nghiệp có thể xử lý các vấn đề tiềm ẩn về giá, thực hiện đơn hàng hoặc chất lượng dữ liệu. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể giảm Thời gian xử lý tranh chấp hóa đơn trung bình và cải thiện mức độ hài lòng của khách hàng.

Vì sao điều này quan trọng

Cho thấy trực tiếp nguyên nhân gốc rễ gây chậm thanh toán và khiến khách hàng không hài lòng, giúp doanh nghiệp xử lý các vấn đề mang tính hệ thống.

Lấy dữ liệu ở đâu

Thông tin này có thể được lưu trong Oracle Collections hoặc một phân hệ quản lý tranh chấp liên quan. Dữ liệu có thể nằm trong bảng tranh chấp riêng hoặc dưới dạng mã lý do trên chính giao dịch.

Ví dụ
Định giá saiSố lượng không khớpHàng hóa bị hư hỏngHóa đơn trùng lặp
Ngày lập hóa đơn
InvoiceDate
Ngày chính thức phát hành hóa đơn.
Mô tả

Ngày lập hóa đơn, còn gọi là ngày giao dịch, là ngày được ghi trên chứng từ hóa đơn. Đây là mốc bắt đầu để tính điều khoản thanh toán.

Ngày này rất quan trọng khi tính số ngày phải thu bình quân (DSO), vì DSO đo khoảng thời gian từ ngày lập hóa đơn đến ngày thanh toán. Ngày này khác với ngày tạo hóa đơn trong hệ thống và là mốc chính thức bắt đầu chu kỳ thanh toán theo góc nhìn của khách hàng.

Vì sao điều này quan trọng

Là ngày bắt đầu chính thức của vòng đời hóa đơn và là mốc để tính KPI số ngày phải thu bình quân (DSO).

Lấy dữ liệu ở đâu

Có trong bảng RA_CUSTOMER_TRX_ALL, tại trường TRX_DATE.

Ví dụ
2023-04-142023-05-182023-06-25
Người dùng
User
Nhân viên hoặc người dùng hệ thống thực hiện một hoạt động.
Mô tả

Thuộc tính Người dùng xác định người hoặc tác nhân tự động chịu trách nhiệm thực hiện một bước trong quy trình. Đó có thể là người tạo hóa đơn, quản lý phê duyệt hóa đơn hoặc nhân viên thu hồi công nợ gửi lời nhắc.

Phân tích theo người dùng giúp xác định nhu cầu đào tạo, phân bổ khối lượng công việc và khác biệt về hiệu suất giữa các cá nhân hoặc nhóm. Bạn có thể phát hiện người dùng nào thường liên quan đến nhiều lỗi hoặc người phê duyệt nào thường tạo ra điểm nghẽn.

Vì sao điều này quan trọng

Gắn trách nhiệm với từng bước trong quy trình, giúp phân tích hiệu suất người dùng, cân bằng khối lượng công việc và xác định nhu cầu đào tạo.

Lấy dữ liệu ở đâu

Lấy từ các trường mã người dùng như CREATED_BY hoặc LAST_UPDATED_BY trong nhiều bảng giao dịch và workflow. Sau đó, kết hợp mã này với các bảng danh bạ người dùng (ví dụ: PER_ALL_PEOPLE_F) để lấy tên người dùng.

Ví dụ
john.smithjane.doeCollectionsBot
Phòng lập hóa đơn
BillingDepartment
Phòng ban hoặc nhóm nội bộ chịu trách nhiệm tạo và quản lý hóa đơn.
Mô tả

Thuộc tính này xác định nhóm hoặc phòng ban cụ thể trong tổ chức đã xử lý quy trình lập hóa đơn. Nhờ đó, bạn có thêm bối cảnh về cơ cấu tổ chức khi phân tích.

Khi phân nhóm quy trình theo phòng lập hóa đơn, công ty có thể so sánh hiệu quả và độ chính xác giữa các nhóm. Việc này giúp xác định phòng ban nào có tỷ lệ làm lại cao hơn, chu kỳ phê duyệt dài hơn hoặc góp phần làm DSO tăng. Từ đó, công ty có thể tập trung đào tạo hoặc chuẩn hóa quy trình.

Vì sao điều này quan trọng

Giúp so sánh hiệu suất giữa các nhóm nội bộ, tìm ra cách làm hiệu quả, nhu cầu về tài nguyên và những điểm cần cải tiến quy trình.

Lấy dữ liệu ở đâu

Thông tin này có thể được suy ra từ người tạo hóa đơn bằng cách liên kết người dùng với phòng ban được phân công trong hệ thống nhân sự (ví dụ: qua PER_ALL_ASSIGNMENTS_F).

Ví dụ
Lập hóa đơn doanh nghiệpNhóm lập hóa đơn dịch vụLập hóa đơn bán sản phẩm
Phương thức thanh toán
PaymentMethod
Cách khách hàng thanh toán, chẳng hạn như chuyển khoản ngân hàng hoặc thẻ tín dụng.
Mô tả

Thuộc tính này cho biết khách hàng đã thanh toán hóa đơn bằng cách nào. Thông tin này hữu ích khi phân tích xu hướng và chi phí thanh toán.

Mỗi phương thức thanh toán có thể có thời gian xử lý và chi phí giao dịch khác nhau. Phân tích theo phương thức thanh toán giúp xác định phương thức nào dễ phát sinh lỗi đối soát hoặc chậm trễ. Thông tin này cũng giúp xây dựng cách khuyến khích khách hàng chọn kênh thanh toán hiệu quả hơn.

Vì sao điều này quan trọng

Giúp phân tích hiệu quả xử lý thanh toán, chi phí giao dịch và tỷ lệ lỗi đối soát của từng kênh thanh toán.

Lấy dữ liệu ở đâu

Có trong các bảng phiếu thu như AR_CASH_RECEIPTS_ALL, với trường cho biết phương thức thanh toán.

Ví dụ
ACHChuyển khoản ngân hàngThẻ tín dụngSéc
Số ngày phải thu bình quân
DaysSalesOutstanding
Số ngày từ ngày lập hóa đơn đến ngày nhận được thanh toán.
Mô tả

Số ngày phải thu bình quân (DSO) là chỉ số tài chính quan trọng, đo thời gian trung bình cần để thu tiền sau khi phát hành hóa đơn. Thuộc tính này tính DSO cho từng hóa đơn.

DSO tổng thể là KPI quan trọng, nhưng tính ở cấp độ từng hóa đơn giúp phân tích sâu hơn. Bạn có thể dùng dữ liệu này để tạo dashboard xu hướng, xác định đặc điểm của hóa đơn có DSO cao và đo tác động tài chính của các chậm trễ trong quy trình. Cách tính chi tiết này cung cấp dữ liệu để tìm hiểu nguyên nhân đằng sau KPI DSO tổng thể.

Vì sao điều này quan trọng

Tính chỉ số dòng tiền quan trọng cho từng hóa đơn, giúp phân tích chi tiết yếu tố ảnh hưởng đến thời gian thu tiền và hiệu quả tài chính.

Lấy dữ liệu ở đâu

Được tính bằng cách lấy dấu thời gian của hoạt động 'Đã nhận thanh toán từ khách hàng' trừ đi thuộc tính 'Ngày lập hóa đơn'.

Ví dụ
356228
Thời gian chu kỳ hóa đơn
InvoiceCycleTime
Tổng thời gian từ khi tạo hóa đơn lần đầu đến khi đóng hóa đơn.
Mô tả

Thuộc tính này đo tổng thời gian từ đầu đến cuối của toàn bộ vòng đời hóa đơn trong một hồ sơ. Giá trị được tính bằng khoảng thời gian giữa hoạt động đầu tiên, thường là 'Đã tạo hóa đơn', và hoạt động cuối cùng, 'Đã đóng hóa đơn'.

Chỉ số này cho biết tổng quan về hiệu quả của quy trình. Đây là thước đo chính trên dashboard 'Thời gian chu kỳ hóa đơn từ đầu đến cuối'. Khi phân tích thuộc tính này theo các chiều như khách hàng hoặc đơn vị kinh doanh, tổ chức có thể xác định loại hóa đơn nào mất nhiều thời gian xử lý nhất và tìm hiểu nguyên nhân.

Vì sao điều này quan trọng

Cung cấp một thước đo quan trọng về tốc độ chung của quy trình, giúp nhanh chóng xác định hóa đơn nào mất nhiều thời gian nhất để xử lý từ đầu đến cuối.

Lấy dữ liệu ở đâu

Đây là chỉ số được tính bằng cách lấy EventTimestamp lớn nhất trừ EventTimestamp nhỏ nhất của từng InvoiceNumber duy nhất.

Ví dụ
45 ngày 8 giờ32 ngày 2 giờ90 ngày 12 giờ
Thời gian kết thúc
EventEndTime
Ngày và giờ chính xác khi một hoạt động hoặc sự kiện hoàn tất.
Mô tả

Thời gian kết thúc sự kiện ghi lại lúc một hoạt động hoàn tất. Nhiều sự kiện diễn ra tức thời, nhưng một số hoạt động như 'Phê duyệt hóa đơn' có thể kéo dài, từ lúc gửi yêu cầu đến khi có quyết định.

Có thời gian kết thúc giúp tính chính xác thời gian xử lý hoạt động. Thông tin này hữu ích để phân tích thời gian người dùng dành cho từng tác vụ. Nó cũng giúp phân tích điểm nghẽn chính xác hơn bằng cách phân biệt thời gian chờ với thời gian xử lý thực tế.

Vì sao điều này quan trọng

Giúp tính chính xác thời gian xử lý hoạt động và phân biệt thời gian làm việc thực tế với thời gian chờ, yếu tố quan trọng để phân tích chi tiết điểm nghẽn.

Lấy dữ liệu ở đâu

Thường được suy ra từ Thời gian bắt đầu của hoạt động tiếp theo trong quy trình. Một số hoạt động có thể có trường thời gian kết thúc riêng trong nhật ký workflow.

Ví dụ
2023-04-15T09:05:12Z2023-04-18T15:00:00Z2023-05-20T11:25:45Z
Bắt buộc Nên có Không bắt buộc

Hoạt động Order to Cash - Lập hóa đơn

Đây là các bước và mốc chính cần ghi lại trong nhật ký sự kiện để khám phá quy trình chính xác.
6 Nên có 7 Không bắt buộc
Hoạt động Mô tả
Đã đóng hóa đơn
Hóa đơn đã được thanh toán đầy đủ và đối soát xong, vòng đời hóa đơn đã kết thúc. Sự kiện này thường được suy ra khi số dư còn phải thu của hóa đơn bằng 0 và trạng thái được cập nhật.
Vì sao điều này quan trọng

Đây là trạng thái cuối cùng của hóa đơn, đánh dấu quy trình kết thúc. Tổng thời gian để đạt đến trạng thái này là thời gian chu kỳ từ đầu đến cuối, một KPI chính của quy trình lập hóa đơn.

Lấy dữ liệu ở đâu

Suy ra từ bảng AR_PAYMENT_SCHEDULES_ALL khi trạng thái được cập nhật thành 'CLOSED' và amount_due_remaining bằng 0. Trường 'gl_date_closed' cho biết ngày đóng hóa đơn.

Thu thập

Dùng giá trị gl_date_closed trong AR_PAYMENT_SCHEDULES_ALL của hóa đơn cụ thể.

Loại sự kiện inferred
Đã ghi nhận thanh toán cho hóa đơn
Khoản thanh toán nhận từ khách hàng đã được đối chiếu thành công và ghi nhận cho hóa đơn cụ thể, làm giảm số dư chưa thanh toán. Đây là một giao dịch riêng biệt.
Vì sao điều này quan trọng

Hoạt động này xác nhận tiền đã được phân bổ đúng, điều rất quan trọng để lập báo cáo tuổi nợ và báo cáo tài chính chính xác. Đây là bước cuối cùng để ghi nhận khoản tiền đã thu cho khoản phải thu.

Lấy dữ liệu ở đâu

Sự kiện được ghi nhận rõ ràng trong bảng AR_RECEIVABLE_APPLICATIONS_ALL. Các trường apply_date và gl_date cho biết thời điểm ghi nhận khoản thanh toán.

Thu thập

Dùng apply_date trong bảng AR_RECEIVABLE_APPLICATIONS_ALL, nơi liên kết phiếu thu tiền mặt với hóa đơn.

Loại sự kiện explicit
Đã gửi hóa đơn cho khách hàng
Hóa đơn đã được gửi cho khách hàng qua phương thức họ chọn, chẳng hạn như email hoặc bản in. Hệ thống thường ghi lại dấu thời gian khi thao tác gửi được thực hiện.
Vì sao điều này quan trọng

Hoạt động này chính thức bắt đầu thời hạn thanh toán. Đo thời gian từ lúc phê duyệt đến khi gửi hóa đơn là cách quan trọng để đánh giá hiệu quả phân phối hóa đơn.

Lấy dữ liệu ở đâu

Có thể suy ra sự kiện này từ trường 'last_printed_date' trong RA_CUSTOMER_TRX_ALL hoặc từ nhật ký Oracle Business Intelligence Publisher nếu gửi hóa đơn điện tử.

Thu thập

Dùng dấu thời gian trong nhật ký gửi hoặc in hóa đơn tương ứng.

Loại sự kiện inferred
Đã nhận thanh toán từ khách hàng
Khoản thanh toán của khách hàng đã được nhập vào hệ thống dưới dạng phiếu thu tiền mặt. Ở giai đoạn này, khoản thanh toán có thể chưa được gắn với một hóa đơn cụ thể.
Vì sao điều này quan trọng

Đây là mốc quan trọng ghi nhận dòng tiền vào. Khoảng thời gian từ lúc nhận thanh toán đến khi ghi nhận khoản tiền đó cho hóa đơn là chỉ số quan trọng để đánh giá hiệu quả quản lý tiền mặt.

Lấy dữ liệu ở đâu

Sự kiện được ghi nhận rõ ràng khi tạo hồ sơ trong bảng AR_CASH_RECEIPTS_ALL. Trường receipt_date cho biết thời điểm xử lý khoản thanh toán.

Thu thập

Dùng creation_date hoặc receipt_date trong bảng AR_CASH_RECEIPTS_ALL.

Loại sự kiện explicit
Đã phê duyệt hóa đơn
Hóa đơn đã nhận đủ phê duyệt cần thiết và sẵn sàng gửi cho khách hàng. Sự kiện này được ghi nhận khi quy trình làm việc phê duyệt kết thúc thành công và trạng thái hóa đơn được cập nhật.
Vì sao điều này quan trọng

Đây là mốc quan trọng quyết định khi nào có thể gửi hóa đơn cho khách hàng. Chậm trễ ở bước này ảnh hưởng trực tiếp đến thời điểm bắt đầu tính hạn thanh toán và số ngày phải thu (DSO).

Lấy dữ liệu ở đâu

Sự kiện được suy ra từ lần cập nhật trạng thái phê duyệt cuối cùng trong hồ sơ giao dịch hóa đơn hoặc dấu thời gian hoàn tất tác vụ BPM liên quan.

Thu thập

Ghi nhận dấu thời gian khi trạng thái phê duyệt hóa đơn được đặt thành 'Approved'.

Loại sự kiện inferred
Đã tạo hóa đơn
Thời điểm giao dịch hóa đơn được tạo lần đầu trong hệ thống, thường ở trạng thái nháp hoặc chưa hoàn tất. Sự kiện này được ghi nhận rõ ràng khi người dùng lưu hồ sơ hóa đơn mới lần đầu trong phân hệ Accounts Receivable.
Vì sao điều này quan trọng

Đây là mốc bắt đầu chính thức của quy trình lập hóa đơn. Phân tích thời gian từ lúc tạo đến khi hoàn tất giúp phát hiện chậm trễ khi nhập dữ liệu ban đầu hoặc vấn đề về hiệu suất hệ thống.

Lấy dữ liệu ở đâu

Sự kiện này được ghi nhận từ ngày tạo hồ sơ giao dịch trong bảng RA_CUSTOMER_TRX_ALL. Trạng thái ban đầu thường là 'Incomplete'.

Thu thập

Dùng creation_date trong bảng RA_CUSTOMER_TRX_ALL cho số hóa đơn tương ứng.

Loại sự kiện explicit
Đã bắt đầu tranh chấp
Khách hàng đã chính thức tranh chấp hóa đơn và một hồ sơ tranh chấp đã được tạo trong hệ thống. Thông thường, sự kiện này được ghi nhận bằng cách thay đổi cờ trạng thái trên lịch thanh toán hóa đơn.
Vì sao điều này quan trọng

Tranh chấp làm tạm dừng quy trình thanh toán và cần được xử lý thủ công. Phân tích tần suất tranh chấp và thời gian xử lý giúp xác định nguyên nhân gốc rễ, chẳng hạn như sai giá hoặc lỗi giao hàng.

Lấy dữ liệu ở đâu

Có thể suy ra sự kiện này khi trường trạng thái trong bảng AR_PAYMENT_SCHEDULES_ALL được đặt thành trạng thái tranh chấp hoặc từ hồ sơ tạo trong AR_DISPUTE_HISTORY.

Thu thập

Xác định thời điểm cờ hoặc trạng thái tranh chấp được kích hoạt cho lịch thanh toán của hóa đơn.

Loại sự kiện inferred
Đã đến hạn thanh toán
Ngày đến hạn thanh toán theo hợp đồng của hóa đơn đã qua. Đây không phải sự kiện giao dịch mà là sự kiện được tính dựa trên điều khoản hóa đơn và ngày hiện tại.
Vì sao điều này quan trọng

Sự kiện được tính toán này rất quan trọng để phân tích tuổi nợ và tính DSO. Sự kiện giúp phân biệt hóa đơn thanh toán đúng hạn với hóa đơn quá hạn, từ đó tập trung hoạt động thu hồi công nợ.

Lấy dữ liệu ở đâu

Đây là sự kiện được tính toán. Sự kiện xảy ra khi ngày hiện tại lớn hơn giá trị trong trường due_date của hóa đơn tương ứng trong bảng AR_PAYMENT_SCHEDULES_ALL.

Thu thập

Tính bằng cách so sánh ngày hiện tại với trường due_date trong AR_PAYMENT_SCHEDULES_ALL.

Loại sự kiện calculated
Đã điều chỉnh hóa đơn
Một thay đổi, chẳng hạn như xóa nợ hoặc ghi nhận khoản tín dụng, đã được thực hiện đối với số tiền trên hóa đơn. Đây là giao dịch cụ thể làm thay đổi số dư chưa thanh toán của hóa đơn.
Vì sao điều này quan trọng

Các khoản điều chỉnh thường liên quan đến tranh chấp, nhượng bộ hoặc sửa lỗi. Phân tích tần suất và giá trị điều chỉnh có thể làm rõ những vấn đề tiềm ẩn trong quy trình order-to-cash.

Lấy dữ liệu ở đâu

Sự kiện được ghi nhận rõ ràng trong bảng AR_ADJUSTMENTS_ALL. Ngày creation_date của hồ sơ điều chỉnh đánh dấu thời điểm xảy ra sự kiện.

Thu thập

Dùng creation_date trong bảng AR_ADJUSTMENTS_ALL cho hóa đơn tương ứng.

Loại sự kiện explicit
Đã gửi hóa đơn để phê duyệt
Hóa đơn được gửi chính thức vào quy trình làm việc phê duyệt, nếu quy trình này đã được cấu hình. Sự kiện được ghi nhận khi trạng thái hóa đơn chuyển sang chờ phê duyệt, đồng thời gửi thông báo cho những người được chỉ định phê duyệt.
Vì sao điều này quan trọng

Đánh dấu thời điểm bắt đầu chu kỳ phê duyệt. Theo dõi hoạt động này là cần thiết để đo lường và phân tích thời gian phê duyệt tiếp theo, một phần quan trọng trong tổng thời gian xử lý hóa đơn.

Lấy dữ liệu ở đâu

Sự kiện được suy ra từ thay đổi trạng thái trên giao dịch hóa đơn hoặc lấy từ các bảng workflow Oracle Business Process Management (BPM), nơi ghi lại thời điểm bắt đầu tác vụ phê duyệt.

Thu thập

Xác định dấu thời gian khi trạng thái phê duyệt hóa đơn chuyển thành 'Pending' hoặc trạng thái tương tự.

Loại sự kiện inferred
Đã gửi nhắc thanh toán
Thư nhắc thanh toán hoặc thông báo nhắc nợ đã được gửi cho khách hàng về hóa đơn quá hạn. Đây là thao tác được ghi nhận rõ ràng trong phân hệ thu hồi công nợ.
Vì sao điều này quan trọng

Theo dõi lời nhắc giúp đo lường hiệu quả của quy trình thu hồi công nợ. Qua đó, bạn có thể phân tích chiến lược nhắc thanh toán nào giúp thu tiền nhanh hơn.

Lấy dữ liệu ở đâu

Sự kiện được ghi nhận rõ ràng trong phân hệ Oracle Advanced Collections. Các bảng lịch sử nhắc nợ như IEX_DUNNINGS lưu ngày gửi và cấp độ nhắc.

Thu thập

Lấy dữ liệu từ các bảng lịch sử nhắc nợ và liên kết giao dịch nhắc nợ với hóa đơn.

Loại sự kiện explicit
Đã hoàn tất hóa đơn
Đây là thời điểm hoàn tất nhập dữ liệu hóa đơn, khi giao dịch đã sẵn sàng để kiểm tra và hạch toán. Thông thường, sự kiện này được ghi nhận khi trạng thái hóa đơn chuyển từ 'Incomplete' sang 'Complete'.
Vì sao điều này quan trọng

Mốc này đánh dấu kết thúc giai đoạn nhập dữ liệu. Thời gian từ lúc tạo đến khi hoàn tất có thể cho thấy hiệu quả nhập và rà soát dữ liệu của bộ phận lập hóa đơn.

Lấy dữ liệu ở đâu

Sự kiện được suy ra từ thay đổi trạng thái của hồ sơ giao dịch hóa đơn trong bảng RA_CUSTOMER_TRX_ALL. Tìm dấu thời gian gắn với lần cập nhật trạng thái thành 'Complete'.

Thu thập

Theo dõi lịch sử trạng thái của giao dịch trong RA_CUSTOMER_TRX_ALL hoặc các bảng workflow liên quan.

Loại sự kiện inferred
Đã từ chối hóa đơn
Người phê duyệt đã từ chối hóa đơn, thường do dữ liệu như giá hoặc số lượng bị sai. Sự kiện này đưa hóa đơn trở lại bước chỉnh sửa, tạo thành một vòng làm lại.
Vì sao điều này quan trọng

Theo dõi các trường hợp bị từ chối giúp phát hiện vấn đề về độ chính xác khi lập hóa đơn và kiểm soát nội bộ. Phân tích tần suất và lý do từ chối có thể chỉ ra những điểm cần cải tiến quy trình và đào tạo.

Lấy dữ liệu ở đâu

Sự kiện được suy ra từ lần cập nhật trạng thái trên hồ sơ giao dịch hóa đơn hoặc kết quả 'Rejected' trong tác vụ workflow BPM.

Thu thập

Ghi nhận dấu thời gian khi trạng thái phê duyệt hóa đơn được đặt thành 'Rejected'.

Loại sự kiện inferred
Nên có Không bắt buộc

Hướng dẫn trích xuất dữ liệu

Cách lấy dữ liệu từ Oracle Fusion Financials

Sẵn sàng bắt đầu?

Dùng mẫu này để chuẩn bị dữ liệu, cải thiện quy trình Order to Cash - Lập hóa đơn và rút ngắn thời gian thu tiền. Bắt đầu khai thác thông tin và nâng cao hiệu quả vận hành trên Oracle Fusion Financials ngay hôm nay.

Bắt đầu tối ưu quy trình lập hóa đơn trên Oracle ngay

Giảm 30% thời gian lập hóa đơn và cải thiện dòng tiền với giải pháp của chúng tôi.

Bắt đầu dùng thử miễn phí

Không cần thẻ tín dụng. Thiết lập chỉ trong vài phút.