Mẫu dữ liệu xử lý thanh toán công nợ phải trả
Mẫu dữ liệu xử lý thanh toán công nợ phải trả
- Thuộc tính nên dùng để phân tích chi tiết
- Các hoạt động quy trình tiêu chuẩn để ánh xạ sự kiện
- Hướng dẫn từng bước trích xuất dữ liệu từ Oracle Fusion Financials
Thuộc tính xử lý thanh toán công nợ phải trả
| Tên | Mô tả | ||
|---|---|---|---|
|
Dấu thời gian sự kiện
EventDateTime
|
Ngày và giờ hoạt động diễn ra. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính này ghi lại chính xác thời điểm một hoạt động diễn ra. Dữ liệu được dùng để sắp xếp sự kiện theo trình tự thời gian và tính khoảng thời gian giữa các bước trong quy trình. Dấu thời gian chính xác rất quan trọng để phân tích thời gian xử lý và xác định điểm nghẽn, nơi hóa đơn bị chờ giữa các bước.
Vì sao điều này quan trọng
Thuộc tính này cung cấp chiều thời gian cần thiết để phân tích hiệu quả và sắp xếp trình tự quy trình.
Lấy dữ liệu ở đâu
CREATION_DATE hoặc LAST_UPDATE_DATE từ các bảng tương ứng, chẳng hạn AP_INVOICES_ALL, AP_CHECKS_ALL
Ví dụ
2023-10-01T08:30:00Z2023-10-05T14:15:00Z2023-10-10T09:00:00Z
|
|||
|
Hệ thống nguồn
SourceSystem
|
Tên hệ thống nơi dữ liệu được tạo ra. | ||
|
Mô tả
Xác định hệ thống phần mềm lưu giữ bản ghi chính thức của sự kiện. Trong trường hợp này, hệ thống thường là 'Oracle Fusion Financials'. Thuộc tính này đặc biệt hữu ích trong môi trường có nhiều hệ thống, nơi dữ liệu có thể được kết hợp từ hệ thống ERP, mua sắm và ngân hàng.
Vì sao điều này quan trọng
Thuộc tính này giúp truy xuất nguồn gốc dữ liệu, đặc biệt trong môi trường có hệ thống phức tạp.
Lấy dữ liệu ở đâu
Được mã hóa cố định hoặc suy ra từ cấu hình kết nối
Ví dụ
Oracle Fusion FinancialsOracle ERP CloudEBS cũ
|
|||
|
Lần cập nhật dữ liệu gần nhất
LastDataUpdate
|
Dấu thời gian dữ liệu được trích xuất hoặc làm mới. | ||
|
Mô tả
Cho biết thời điểm cụ thể bản ghi dữ liệu được trích xuất từ Oracle Fusion. Thông tin này giúp chuyên viên phân tích biết dữ liệu mới đến đâu và hỗ trợ chiến lược tải dữ liệu tăng dần. Thuộc tính này phân biệt thời điểm sự kiện thực sự diễn ra với thời điểm dữ liệu sẵn sàng để phân tích.
Vì sao điều này quan trọng
Thuộc tính này giúp đảm bảo dữ liệu được cập nhật và hỗ trợ quản lý các lần tải dữ liệu tăng dần.
Lấy dữ liệu ở đâu
Thời gian hệ thống tại lúc trích xuất
Ví dụ
2023-10-27T23:59:59Z
|
|||
|
Số hóa đơn
InvoiceNumber
|
Mã định danh duy nhất của hóa đơn nhà cung cấp. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính này là mã tham chiếu duy nhất cho một hóa đơn cụ thể do nhà cung cấp gửi. Đây là mã hồ sơ trung tâm trong phân tích process mining, dùng để nhóm các hoạt động tiếp theo như phê duyệt, giữ hóa đơn và thanh toán vào cùng một hồ sơ. Trong Oracle Fusion Financials, trường này rất quan trọng để liên kết tiêu đề hóa đơn với dòng hóa đơn, khoản thanh toán và đơn đặt hàng. Chuyên viên phân tích dùng mã này để theo dõi toàn bộ vòng đời của khoản phải trả, từ lúc ghi nhận đến khi tiền rời khỏi tài khoản ngân hàng.
Vì sao điều này quan trọng
Đây là mã định danh hồ sơ chính thức cần có để dựng lại toàn bộ quy trình từ đầu đến cuối.
Lấy dữ liệu ở đâu
AP_INVOICES_ALL.INVOICE_NUM
Ví dụ
INV-2023-00199887766OCT-SERVICE-04
|
|||
|
Tên hoạt động
ActivityName
|
Sự kiện hoặc bước cụ thể được thực hiện trong quy trình. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính này cho biết tên bước đang được thực hiện trong quy trình, chẳng hạn 'Invoice Created', 'Invoice Validated' hoặc 'Payment Cleared'. Thuật toán process mining dùng thông tin này để dựng lại trình tự sự kiện (luồng điều khiển) của từng hóa đơn. Các giá trị này thường được tạo bằng cách hợp nhất dữ liệu từ nhiều bảng giao dịch và bảng lịch sử, rồi gắn tên sự kiện dễ hiểu cho từng bản ghi.
Vì sao điều này quan trọng
Thuộc tính này xác định quy trình làm gì, cần thiết để lập sơ đồ luồng quy trình và tìm ra các biến thể.
Lấy dữ liệu ở đâu
Suy ra từ thay đổi trạng thái trong AP_INVOICES_ALL, AP_INV_APRVL_HIST_ALL và AP_CHECKS_ALL
Ví dụ
Tạo hóa đơnXác thực hóa đơnTạo khoản thanh toán
|
|||
|
Điều khoản thanh toán
PaymentTerms
|
Các điều kiện đã thỏa thuận về thời hạn thanh toán và chiết khấu. | ||
|
Mô tả
Quy định các điều khoản thanh toán theo hợp đồng, chẳng hạn như 'Net 30' hoặc '2/10 Net 30'. Thuộc tính này là cơ sở cho dashboard 'Tận dụng chiết khấu thanh toán sớm'. Thuộc tính này xác định Ngày đến hạn và khoản tiết kiệm có thể đạt được nếu xử lý thanh toán sớm.
Vì sao điều này quan trọng
Thuộc tính này xác định mục tiêu về thời hạn thanh toán và mức chiết khấu cần tận dụng.
Lấy dữ liệu ở đâu
AP_TERMS.NAME (nối qua TERMS_ID từ AP_INVOICES_ALL)
Ví dụ
Net 30Thanh toán ngayChiết khấu 2% nếu thanh toán trong 10 ngày, hạn thanh toán 30 ngày
|
|||
|
Đơn vị kinh doanh
BusinessUnit
|
Đơn vị vận hành hoặc pháp nhân chịu trách nhiệm về hóa đơn. | ||
|
Mô tả
Cho biết bộ phận hoặc công ty con cụ thể xử lý hóa đơn. Trong Oracle Fusion, trường này tương ứng với Organization ID. Thuộc tính này cần thiết cho dashboard 'Chuẩn hóa biến thể quy trình toàn cầu', giúp so sánh hiệu quả quy trình giữa các khu vực hoặc bộ phận.
Vì sao điều này quan trọng
Thuộc tính này cho phép so sánh hiệu quả giữa các đơn vị trong tổ chức.
Lấy dữ liệu ở đâu
HR_ORGANIZATION_UNITS.NAME (nối qua ORG_ID từ AP_INVOICES_ALL)
Ví dụ
Vận hành tại MỹBán hàng tại EMEASản xuất tại APAC
|
|||
|
Loại hóa đơn
InvoiceType
|
Phân loại hóa đơn, chẳng hạn như hóa đơn tiêu chuẩn hoặc giấy báo có. | ||
|
Mô tả
Phân loại hóa đơn thành các loại như Standard, Prepayment hoặc Credit Memo. Trường này tương ứng với thuộc tính chung CaseType. Mỗi loại hóa đơn có quy trình xác thực và phê duyệt riêng. Vì vậy, cần phân nhóm theo thuộc tính này để xác định chính xác mốc chuẩn cho 'Hiệu quả thời gian xử lý từ đầu đến cuối'.
Vì sao điều này quan trọng
Thuộc tính này giúp so sánh các nhóm hóa đơn tương đồng.
Lấy dữ liệu ở đâu
AP_INVOICES_ALL.INVOICE_TYPE_LOOKUP_CODE
Ví dụ
HÓA ĐƠN TIÊU CHUẨNGIẤY BÁO CÓTRẢ TRƯỚC
|
|||
|
Ngày đến hạn
DueDate
|
Ngày phải thanh toán để tránh bị phạt. | ||
|
Mô tả
Hạn thanh toán được tính dựa trên Ngày hóa đơn và Điều khoản thanh toán. Đây là mốc chính để đo KPI 'Tỷ lệ thanh toán trễ'. Theo dõi ngày này cùng Ngày thanh toán thực tế giúp đánh giá mức độ tuân thủ hợp đồng với nhà cung cấp và hiệu quả quản lý dòng tiền.
Vì sao điều này quan trọng
Đây là ngày mục tiêu quan trọng để đo lường hiệu quả thanh toán đúng hạn.
Lấy dữ liệu ở đâu
AP_PAYMENT_SCHEDULES_ALL.DUE_DATE
Ví dụ
2023-10-302023-11-15
|
|||
|
Ngày hóa đơn
InvoiceDate
|
Ngày nhà cung cấp ghi trên hóa đơn. | ||
|
Mô tả
Ngày này cho biết thời điểm nhà cung cấp phát hành hóa đơn, khác với ngày nhận hoặc ngày nhập hóa đơn vào Oracle. Đây là mốc để tính hạn thanh toán theo điều khoản thanh toán. Chênh lệch giữa Ngày hóa đơn và ngày nhập thường cho thấy thư từ bị chậm xử lý hoặc hóa đơn bị chậm quét.
Vì sao điều này quan trọng
Đây là mốc tham chiếu để tính điều khoản thanh toán và phân tích thời gian quá hạn.
Lấy dữ liệu ở đâu
AP_INVOICES_ALL.INVOICE_DATE
Ví dụ
2023-09-152023-10-01
|
|||
|
Ngày thanh toán
PaymentDate
|
Ngày khoản thanh toán thực sự được thực hiện hoặc ghi nhận hoàn tất. | ||
|
Mô tả
Ghi nhận ngày tiền được chuyển hoặc séc được phát hành. Đây là điểm kết thúc để tính KPI 'Thời gian trung bình từ hóa đơn đến thanh toán'. So sánh ngày này với Ngày đến hạn cho biết khoản thanh toán bị trễ, đúng hạn hay đủ sớm để được hưởng chiết khấu.
Vì sao điều này quan trọng
Ngày này đánh dấu giao dịch tài chính và quy trình đã hoàn tất.
Lấy dữ liệu ở đâu
AP_CHECKS_ALL.CHECK_DATE
Ví dụ
2023-10-282023-11-01
|
|||
|
Người dùng tạo hóa đơn
CreatedByUserName
|
ID hoặc tên người nhập hóa đơn. | ||
|
Mô tả
Cho biết người dùng chịu trách nhiệm nhập dữ liệu ban đầu. Trường này tương ứng với thuộc tính User Generic Data Model. Dữ liệu này được dùng trong phân tích 'Tỷ lệ can thiệp thủ công' để xác định nhu cầu đào tạo hoặc những người dùng thường liên quan đến tỷ lệ phải làm lại cao.
Vì sao điều này quan trọng
Thuộc tính này cho phép phân tích hiệu quả theo từng người xử lý và kiểm tra việc phân tách nhiệm vụ.
Lấy dữ liệu ở đâu
AP_INVOICES_ALL.CREATED_BY (tra cứu tên người dùng qua PER_USERS)
Ví dụ
j.doesystem_integrationm.smith
|
|||
|
Số đơn đặt hàng
PurchaseOrderNumber
|
Mã tham chiếu của đơn đặt hàng liên quan. | ||
|
Mô tả
Liên kết hóa đơn với quy trình mua sắm trước đó. Thuộc tính này rất quan trọng khi phân tích 'Đối chiếu đơn đặt hàng và xử lý sai lệch'. Hóa đơn không có số đơn đặt hàng thường đi theo quy trình phê duyệt khác và kém hiệu quả hơn hóa đơn có đơn đặt hàng.
Vì sao điều này quan trọng
Thuộc tính này phân biệt hóa đơn có đơn đặt hàng với hóa đơn không có đơn đặt hàng, vốn có cách xử lý khác nhau.
Lấy dữ liệu ở đâu
PO_HEADERS_ALL.SEGMENT1 (liên kết qua AP_INVOICE_LINES_ALL)
Ví dụ
PO-9988774500001234
|
|||
|
Số tiền hóa đơn
InvoiceAmount
|
Tổng giá trị tiền tệ của hóa đơn. | ||
|
Mô tả
Cho biết tổng số tiền cần thanh toán cho hóa đơn. Giá trị này rất quan trọng khi đánh giá hiệu quả xử lý hóa đơn giá trị thấp, giúp doanh nghiệp so sánh công sức bỏ ra với giá trị tài chính của giao dịch. Thông tin này cũng được dùng để ưu tiên hóa đơn giá trị cao nhằm tận dụng chiết khấu thanh toán sớm.
Vì sao điều này quan trọng
Thuộc tính này định lượng tác động tài chính của hồ sơ và hỗ trợ ưu tiên xử lý theo mức độ rủi ro.
Lấy dữ liệu ở đâu
AP_INVOICES_ALL.INVOICE_AMOUNT
Ví dụ
1500.00250.5010000.00
|
|||
|
Tên nhà cung cấp
SupplierName
|
Tên nhà cung cấp phát hành hóa đơn. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính này xác định đơn vị bên ngoài yêu cầu thanh toán. Trong Oracle Fusion, thông tin này được quản lý trong Supplier Master (POZ_SUPPLIERS) và liên kết với hóa đơn. Phân tích thuộc tính này giúp đánh giá mức độ tuân thủ của nhà cung cấp và tốc độ xử lý, qua đó xác định những nhà cung cấp thường gửi hóa đơn có vấn đề hoặc khiến quy trình phải làm lại.
Vì sao điều này quan trọng
Thuộc tính này cho phép phân tích hiệu quả quy trình theo từng nhà cung cấp để quản lý quan hệ.
Lấy dữ liệu ở đâu
POZ_SUPPLIERS.VENDOR_NAME (liên kết qua VENDOR_ID từ AP_INVOICES_ALL)
Ví dụ
Office Depot Inc.Oracle CorporationDell Services
|
|||
|
Có khả năng trùng lặp
IsPotentialDuplicate
|
Cờ cho biết hóa đơn có thông tin trùng với hóa đơn khác hay không. | ||
|
Mô tả
Cờ đúng/sai được tính toán. Cờ này có giá trị đúng nếu Nhà cung cấp và Số tiền trùng với một hóa đơn khác trong một khoảng thời gian xác định. Thuộc tính này hỗ trợ dashboard 'Phân tích phát hiện hóa đơn trùng lặp'. Cờ này cảnh báo để kiểm toán viên xem xét các trường hợp cụ thể trước khi giải ngân.
Vì sao điều này quan trọng
Đây là thuộc tính kiểm soát rủi ro quan trọng, giúp ngăn ngừa tổn thất tài chính.
Lấy dữ liệu ở đâu
Được tính bằng các hàm cửa sổ trên InvoiceAmount và SupplierName
Ví dụ
truefalse
|
|||
|
Giá trị chiết khấu bị mất
DiscountLostAmount
|
Giá trị tiền của khoản chiết khấu bị mất do thanh toán trễ. | ||
|
Mô tả
Được tính bằng chênh lệch giữa toàn bộ số tiền trên hóa đơn và số tiền sau chiết khấu, nếu ngày thanh toán muộn hơn hạn hưởng chiết khấu. Thuộc tính này hỗ trợ phân tích 'Tận dụng chiết khấu thanh toán sớm'. Thuộc tính này quy đổi sự kém hiệu quả của quy trình thành giá trị tiền cụ thể.
Vì sao điều này quan trọng
Thuộc tính này cho biết chi phí do quy trình chậm trễ gây ra.
Lấy dữ liệu ở đâu
Được tính từ InvoiceAmount và PaymentTerms
Ví dụ
50.000.00120.50
|
|||
|
Mã tiền tệ
CurrencyCode
|
Loại tiền tệ dùng để phát hành hóa đơn. | ||
|
Mô tả
Mã tiền tệ ISO, chẳng hạn như USD hoặc EUR, dùng cho giao dịch. Cần có mã này để quy đổi các khoản tiền khi thực hiện 'Đánh giá hiệu quả hóa đơn giá trị thấp'. Quy trình thường khác nhau đáng kể giữa thanh toán trong nước bằng nội tệ và thanh toán quốc tế bằng ngoại tệ do các yêu cầu ngân hàng phức tạp hơn.
Vì sao điều này quan trọng
Thuộc tính này cho biết mức độ phức tạp của giao dịch xuyên biên giới và cần thiết để quy đổi số liệu tài chính.
Lấy dữ liệu ở đâu
AP_INVOICES_ALL.INVOICE_CURRENCY_CODE
Ví dụ
USDEURGBP
|
|||
|
Số ngày quá hạn
DaysOverdue
|
Số ngày thanh toán trễ so với ngày đến hạn. | ||
|
Mô tả
Số ngày thanh toán bị trễ, được tính toán từ dữ liệu. Giá trị dương cho biết thanh toán trễ, giá trị âm cho biết thanh toán sớm. Chỉ số này cung cấp dữ liệu cho dashboard 'Theo dõi thanh toán trễ và rủi ro tiền phạt', giúp đo mức độ chậm trễ trong quy trình.
Vì sao điều này quan trọng
Chỉ số này đo mức độ nghiêm trọng của tình trạng thanh toán trễ.
Lấy dữ liệu ở đâu
Được tính bằng: PaymentDate - DueDate
Ví dụ
5-20
|
|||
|
Trạng thái phê duyệt
ApprovalStatus
|
Trạng thái hiện tại của hóa đơn trong quy trình làm việc. | ||
|
Mô tả
Cho biết hóa đơn đang ở trạng thái Required, Initiated, Rejected hay Approved. Thuộc tính này hỗ trợ phân tích 'Điểm nghẽn trong quy trình phê duyệt'. Thuộc tính này cho biết khái quát hóa đơn đang ở bước nào trong hệ thống phân quyền.
Vì sao điều này quan trọng
Thuộc tính này giúp xác định các bước bị đình trệ trong chuỗi phê duyệt.
Lấy dữ liệu ở đâu
AP_INVOICES_ALL.WFAPPROVAL_STATUS
Ví dụ
BẮT BUỘCĐÃ PHÊ DUYỆT TRONG QUY TRÌNHKHÔNG BẮT BUỘC
|
|||
Hoạt động xử lý thanh toán công nợ phải trả
| Hoạt động | Mô tả | ||
|---|---|---|---|
|
Áp dụng lệnh giữ hóa đơn
|
Hệ thống hoặc người dùng đặt lệnh giữ hóa đơn, khiến hóa đơn không thể thanh toán. Trường hợp này bao gồm chênh lệch số lượng, chênh lệch giá hoặc lệnh giữ thủ công 'Invoice Needs Review'. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Dấu hiệu chính cho thấy quy trình đang gặp trở ngại. Phân tích lý do giữ hóa đơn giúp xác định vấn đề tuân thủ từ nhà cung cấp hoặc lỗ hổng trong quy trình nội bộ.
Lấy dữ liệu ở đâu
Bảng AP_HOLDS_ALL, trường CREATION_DATE. Cho biết luồng quy trình đã bị dừng.
Thu thập
Ghi nhận khi giao dịch X được thực hiện
Loại sự kiện
explicit
|
|||
|
Đối chiếu dòng hóa đơn
|
Liên kết một dòng hóa đơn với đơn đặt hàng (PO) hoặc phiếu nhận hàng. Điều này cho biết quy trình đối chiếu ba bên hoặc hai bên đã diễn ra khi nhập dòng hóa đơn. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Dữ liệu quan trọng để phân tích “tỷ lệ đạt ngay lần đầu” và xác định điểm thất bại của đối chiếu tự động. Tỷ lệ đối chiếu thấp làm tăng khối lượng xử lý lại thủ công.
Lấy dữ liệu ở đâu
Bảng AP_INVOICE_LINES_ALL. Xác định các bản ghi có MATCH_TYPE là 'ITEM_TO_PO', 'PO_PRICE_ADJUSTMENT' và các giá trị tương tự.
Thu thập
Ghi nhận khi tạo dòng giao dịch có liên kết
Loại sự kiện
explicit
|
|||
|
Hủy hóa đơn
|
Hóa đơn bị vô hiệu hoặc hủy, kết thúc quy trình mà không phát sinh thanh toán. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Thể hiện công sức bị lãng phí. Tỷ lệ hủy cao thường cho thấy hóa đơn bị nhập trùng từ đầu hoặc dữ liệu nhà cung cấp kém chất lượng.
Lấy dữ liệu ở đâu
AP_INVOICES_ALL.CANCELLED_DATE có giá trị.
Thu thập
Ghi nhận khi giao dịch X được thực hiện
Loại sự kiện
explicit
|
|||
|
Phê duyệt hóa đơn
|
Hóa đơn được phê duyệt lần cuối trong quy trình làm việc. Trạng thái hóa đơn chuyển thành 'Workflow Approved' hoặc 'Manually Approved'. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Đây là cột mốc quan trọng, sau đó hóa đơn đủ điều kiện được chọn thanh toán. Khoảng chờ dài trước bước này cho thấy có điểm nghẽn trong phê duyệt.
Lấy dữ liệu ở đâu
Bảng AP_INV_APRVL_HIST_ALL (thao tác phê duyệt mới nhất) hoặc AP_INVOICES_ALL.WFAPPROVAL_STATUS = 'WFAPPROVED'.
Thu thập
So sánh trường trạng thái trước và sau
Loại sự kiện
inferred
|
|||
|
Tạo hóa đơn
|
Tạo bản ghi hóa đơn lần đầu trong hệ thống Oracle Fusion Payables. Dấu thời gian ghi nhận thời điểm tiêu đề hóa đơn được lưu vào cơ sở dữ liệu, dù được nhập thủ công hay nhập qua IDR/giao diện tích hợp. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Xác định thời điểm bắt đầu quy trình để tính thời gian xử lý và phân tích thời gian tồn đọng. Đây là dữ liệu cần thiết để đo độ trễ giữa lúc nhận và lúc nhập hóa đơn.
Lấy dữ liệu ở đâu
Bảng AP_INVOICES_ALL, cột CREATION_DATE. Lọc theo INVOICE_ID.
Thu thập
Ghi nhận khi tạo bản ghi giao dịch
Loại sự kiện
explicit
|
|||
|
Tạo khoản thanh toán
|
Chứng từ thanh toán (séc, EFT, chuyển khoản) được tạo. Bước này làm giảm khoản phải trả và đánh dấu việc thực hiện thanh toán. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Dấu thời gian kết thúc để tính thời gian xử lý. So sánh với ngày đến hạn để xác định chỉ số “thanh toán trễ” và “tận dụng chiết khấu”.
Lấy dữ liệu ở đâu
Bảng AP_INVOICE_PAYMENTS_ALL được liên kết với AP_CHECKS_ALL. Dùng CREATION_DATE của bản ghi thanh toán.
Thu thập
Ghi nhận khi giao dịch X được thực hiện
Loại sự kiện
explicit
|
|||
|
Xác thực hóa đơn
|
Trạng thái hóa đơn chuyển thành 'Validated', cho biết hóa đơn đã vượt qua các bước kiểm tra tính toàn vẹn của hệ thống, tính thuế và quy tắc đối chiếu. Đây là điều kiện cần trước khi phê duyệt và thanh toán. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Đánh dấu bước chuyển từ nhập dữ liệu sang quy trình phê duyệt và thanh toán. Chậm trễ ở đây có thể cho thấy vấn đề về chất lượng dữ liệu hoặc lỗi cấu hình.
Lấy dữ liệu ở đâu
Suy ra từ dấu thời gian AP_INVOICES_ALL.VALIDATION_REQUEST_ID hoặc theo dõi thay đổi trạng thái trong AP_INVOICE_HISTORY (nếu được bật).
Thu thập
So sánh trường trạng thái trước và sau
Loại sự kiện
inferred
|
|||
|
Bắt đầu phê duyệt
|
Hóa đơn được gửi vào quy trình phê duyệt (AMX). Đây là thời điểm bắt đầu giai đoạn xin phê duyệt từ cấp quản lý. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Giúp phân biệt thời gian xử lý vận hành với thời gian chờ phê duyệt của quản lý. Qua đó xác định chậm trễ do nhân viên AP hay người phê duyệt.
Lấy dữ liệu ở đâu
Bảng AP_INV_APRVL_HIST_ALL (lịch sử phê duyệt) hoặc suy ra khi AP_INVOICES_ALL.WFAPPROVAL_STATUS chuyển thành 'INITIATED'.
Thu thập
So sánh trường trạng thái trước và sau
Loại sự kiện
inferred
|
|||
|
Chọn thanh toán
|
Hóa đơn được chọn trong một yêu cầu xử lý thanh toán (PPR). Hóa đơn đã được đưa vào danh sách chờ thanh toán nhưng tiền chưa được chuyển. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Cho biết hóa đơn đã được đưa vào một đợt thanh toán. Khoảng cách giữa bước này và 'Payment Created' có thể cho thấy vấn đề trong xử lý theo lô.
Lấy dữ liệu ở đâu
AP_SELECTED_INVOICES_ALL (bảng tạm) hoặc suy ra khi AP_PAYMENT_SCHEDULES_ALL.CHECK_RUN_ID có giá trị.
Thu thập
So sánh trường trạng thái trước và sau
Loại sự kiện
inferred
|
|||
|
Gỡ lệnh giữ hóa đơn
|
Gỡ lệnh giữ đã áp dụng trước đó để hóa đơn tiếp tục quy trình làm việc. Bước này thể hiện sai lệch đã được xử lý. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Dùng để tính “thời gian xử lý lại” hoặc “thời gian giải quyết”. Tần suất cao thường cho thấy việc xử lý ngoại lệ chưa hiệu quả.
Lấy dữ liệu ở đâu
Bảng AP_HOLDS_ALL, trường LAST_UPDATE_DATE khi RELEASE_LOOKUP_CODE có giá trị.
Thu thập
Ghi nhận khi giao dịch X được thực hiện
Loại sự kiện
explicit
|
|||
|
Hạch toán hóa đơn
|
Các bút toán của hóa đơn được tạo và chuyển vào sổ cái. Bước này xác nhận tác động tài chính đã được ghi nhận. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Đảm bảo tuân thủ tài chính. Chậm trễ ở bước này có thể ảnh hưởng đến việc chốt kỳ và độ chính xác của báo cáo tài chính.
Lấy dữ liệu ở đâu
AP_INVOICE_DISTRIBUTIONS_ALL.POSTED_FLAG = 'Y' hoặc qua XLA_AE_HEADERS (kế toán sổ phụ) được liên kết với hóa đơn.
Thu thập
Ghi nhận khi giao dịch X được thực hiện
Loại sự kiện
explicit
|
|||
|
Thanh toán được tất toán
|
Khoản thanh toán được đối soát với sao kê ngân hàng. Trạng thái chuyển thành 'Cleared' hoặc 'Reconciled'. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Đây là thời điểm kết thúc thực sự của chu kỳ tiền mặt. Dữ liệu này cần thiết để dự báo dòng tiền và hiểu khoảng thời gian từ lúc phát hành đến khi tiền được tất toán.
Lấy dữ liệu ở đâu
AP_CHECKS_ALL.STATUS_LOOKUP_CODE chuyển thành 'CLEARED'. Dấu thời gian là CLEARED_DATE.
Thu thập
Ghi nhận khi giao dịch X được thực hiện
Loại sự kiện
explicit
|
|||
Hướng dẫn trích xuất dữ liệu
Sẵn sàng bắt đầu?
Tải mẫu ngay để bắt đầu biến dữ liệu thanh toán thành thông tin hữu ích cho việc ra quyết định. Nếu cần hỗ trợ thêm, đội ngũ của chúng tôi có thể hướng dẫn bạn trong quá trình trích xuất dữ liệu.
Cải thiện quy trình xử lý thanh toán công nợ phải trả ngay hôm nay
Rút ngắn 30% thời gian chu kỳ và cải thiện quan hệ với nhà cung cấp.
Không cần thẻ tín dụng. Thiết lập trong 5 phút.