Mẫu dữ liệu quản lý chuỗi cung ứng

Mã hồ sơ (Case ID) đại diện cho một lần thực hiện quy trình đang được phân tích. Trong quản lý chuỗi cung ứng, mã này thường là số đơn hàng logistics, liên kết mọi hoạt động liên quan từ lúc tạo đơn đến khi giao hàng.

Thuộc tính này giúp nhóm các sự kiện liên quan, như tạo đơn mua hàng, gửi hàng và lập hóa đơn cho khách, thành một luồng quy trình xuyên suốt. Khi theo dõi mã này, chuyên viên phân tích có thể xem toàn bộ hành trình của đơn hàng, đo tổng thời gian xử lý và tìm ra điểm khác biệt giữa các luồng đơn hàng. Nếu không có mã hồ sơ nhất quán, bạn không thể tái dựng chính xác luồng quy trình.

Đây là thuộc tính nền tảng của process mining. Thuộc tính này liên kết mọi hoạt động liên quan vào cùng một hồ sơ, giúp phân tích luồng quy trình từ đầu đến cuối.

Thường có trong dữ liệu phần đầu của các chứng từ nghiệp vụ chính như đơn bán hàng, phiếu giao hàng hoặc bảng đơn hàng logistics tổng hợp.

Hoạt động là một bước hoặc tác vụ riêng biệt trong quy trình chuỗi cung ứng. Mỗi hoạt động đánh dấu một thời điểm cụ thể trong vòng đời đơn hàng logistics và tạo thành các thành phần của sơ đồ quy trình.

Phân tích hoạt động giúp doanh nghiệp hiểu thực tế đang thực hiện những bước nào, theo thứ tự nào và với tần suất ra sao. Qua đó, bạn có thể tìm điểm nghẽn, bước thừa và những chỗ lệch khỏi quy trình vận hành tiêu chuẩn. Các hoạt động thường gặp trong chuỗi cung ứng gồm tạo đơn hàng, nhận hàng, lấy hàng, đóng gói, gửi hàng và lập hóa đơn.

Thuộc tính này là nền tảng của sơ đồ quy trình, giúp trực quan hóa và phân tích thứ tự các bước trong chuỗi cung ứng.

Thường được lấy từ nhật ký sự kiện, bản ghi thay đổi trạng thái, loại chứng từ hoặc mã giao dịch trong hệ thống nguồn.

Thời gian bắt đầu là dấu thời gian chính xác, gồm ngày và giờ, ghi nhận lúc một hoạt động bắt đầu. Đây là thông tin quan trọng để sắp xếp sự kiện theo trình tự thời gian và phân tích hiệu suất.

Thuộc tính này là cơ sở để tính thời gian chu kỳ, xác định độ trễ giữa các bước và hiểu tổng thời lượng của quy trình. Phân tích dấu thời gian giúp doanh nghiệp đo thông lượng, tìm điểm nghẽn nơi hồ sơ phải chờ lâu và đánh giá hiệu suất theo thỏa thuận mức dịch vụ. Dấu thời gian chính xác là nền tảng cho mọi phân tích process mining dựa trên thời gian.

Thuộc tính này giúp sắp xếp hoạt động theo trình tự thời gian và cần thiết cho mọi phép tính dựa trên thời gian, như thời gian chu kỳ và phân tích điểm nghẽn.

Thường có trong nhật ký sự kiện, bản ghi giao dịch hoặc dấu thời gian tạo chứng từ trong các bảng giao dịch của hệ thống nguồn.

Thuộc tính Hệ thống nguồn xác định ứng dụng hoặc cơ sở dữ liệu nơi dữ liệu sự kiện phát sinh. Trong môi trường chuỗi cung ứng phức tạp, dữ liệu thường đến từ nhiều hệ thống, chẳng hạn như ERP, hệ thống quản lý kho (WMS) và hệ thống quản lý vận tải (TMS).

Theo dõi hệ thống nguồn rất quan trọng để quản trị và xác thực dữ liệu, cũng như hiểu bối cảnh của hoạt động. Thông tin này giúp xử lý vấn đề về chất lượng dữ liệu. Bạn cũng có thể dùng để so sánh các quy trình trải rộng trên nhiều hệ thống hoặc xác định hoạt động chỉ được xử lý trong một ứng dụng cụ thể. Nhờ đó, quy trình nghiệp vụ có thêm bối cảnh kỹ thuật.

Thuộc tính này cho biết dữ liệu bắt nguồn từ đâu, rất cần thiết để xác thực dữ liệu và phân tích quy trình trải rộng trên nhiều hệ thống doanh nghiệp.

Thông tin này thường nằm trong lớp trích xuất dữ liệu hoặc được gán dưới dạng giá trị cố định dựa trên kết nối với nguồn dữ liệu.

Thuộc tính này ghi lại ngày giờ của lần trích xuất hoặc cập nhật gần nhất cho một bản ghi sự kiện. Đây là thuộc tính kỹ thuật giúp đảm bảo dữ liệu còn mới và đáng tin cậy.

Lần cập nhật dữ liệu gần nhất thường không dùng để phân tích trực tiếp quy trình, nhưng rất quan trọng khi theo dõi bảng điều khiển và quản trị dữ liệu. Thuộc tính này giúp người dùng biết thông tin đang xem được cập nhật đến thời điểm nào và có thể dùng để thiết lập cảnh báo khi luồng dữ liệu gặp sự cố. Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu kịp thời và phù hợp.

Thuộc tính này rất cần thiết cho việc quản trị và theo dõi dữ liệu. Người dùng có thể kiểm tra dữ liệu còn mới hay không và tin cậy vào thông tin phân tích.

Dấu thời gian này thường do công cụ ETL (trích xuất, chuyển đổi, tải) hoặc nền tảng tích hợp dữ liệu tạo và ghi lại trong quá trình nạp dữ liệu.

Mã khách hàng là mã số duy nhất được gán cho từng khách hàng. Thuộc tính này liên kết đơn hàng logistics với đơn vị sẽ nhận hàng và thanh toán.

Đây là chiều phân tích quan trọng để phân nhóm và phân tích quy trình từ đặt hàng đến thu tiền. Doanh nghiệp có thể đánh giá các chỉ số như giao hàng đúng hạn và thời gian xử lý đơn hàng theo từng nhóm khách hàng hoặc khách hàng lớn. Phân tích này cho thấy khách hàng nào thường bị chậm trễ hoặc có quy trình riêng. Thông tin đó giúp cải thiện dịch vụ khách hàng và điều chỉnh hoạt động logistics theo nhu cầu cụ thể.

Thuộc tính này hỗ trợ phân tích theo từng khách hàng, giúp phân nhóm các chỉ số hiệu suất như thời gian chu kỳ và giao hàng đúng hạn.

Có trong dữ liệu phần đầu của đơn bán hàng hoặc dữ liệu khách hàng trong ERP hay hệ thống CRM.

Mã nhà cung cấp là mã số xác định duy nhất nhà cung cấp tham gia vào khâu mua hàng trong chuỗi cung ứng. Mã này liên kết đơn mua hàng và hoạt động nhận hàng với một nhà cung cấp cụ thể.

Phân tích hiệu suất quy trình theo nhà cung cấp rất quan trọng để quản lý nhà cung cấp hiệu quả. Doanh nghiệp có thể đo tỷ lệ giao hàng đúng hạn, thời gian cung ứng và tỷ lệ đạt kiểm tra chất lượng của từng nhà cung cấp. Thông tin này hỗ trợ lập bảng đánh giá nhà cung cấp, đàm phán hợp đồng và quyết định đa dạng hóa chuỗi cung ứng để giảm rủi ro. Khi phân nhóm quy trình theo nhà cung cấp, doanh nghiệp có thể tìm ra đối tác có hiệu suất tốt và những nhà cung cấp gây chậm trễ.

Thuộc tính này giúp phân tích hiệu suất nhà cung cấp, đo thời gian cung ứng, tỷ lệ giao hàng đúng hạn và chất lượng, qua đó hỗ trợ tối ưu hóa hoạt động mua hàng.

Có trong chứng từ đơn mua hàng hoặc dữ liệu nhà cung cấp trong ERP hay hệ thống mua hàng.

Mã sản phẩm, thường là mã SKU hoặc mã vật tư, xác định duy nhất mặt hàng được mua, sản xuất và giao. Một đơn hàng logistics có thể gồm một hoặc nhiều mã sản phẩm.

Phân tích quy trình chuỗi cung ứng theo sản phẩm cho thấy từng mặt hàng đi qua hệ thống như thế nào. Qua đó, bạn có thể tìm sản phẩm có thời gian sản xuất dài hơn, tỷ lệ không đạt kiểm tra chất lượng cao hơn hoặc thường bị chậm trễ khi vận chuyển. Phân tích ở cấp sản phẩm rất cần thiết cho quản lý tồn kho, dự báo nhu cầu và tối ưu hóa chiến lược sản xuất, logistics theo từng dòng sản phẩm.

Thuộc tính này cho phép phân tích quy trình ở cấp sản phẩm, giúp xác định sản phẩm nào có thời gian chu kỳ dài hơn hoặc thường phát sinh ngoại lệ trong quy trình.

Có trong chi tiết từng dòng của đơn bán hàng, đơn mua hàng hoặc lệnh sản xuất.

Ngày giao hàng thực tế ghi nhận thời điểm cuối cùng trong vòng đời xử lý đơn hàng, khi khách hàng nhận được hàng. Thông tin này thường được xác nhận bằng chứng từ giao hàng hoặc cập nhật trạng thái từ đơn vị vận chuyển.

Thuộc tính này rất cần thiết để tính thời gian chu kỳ thực tế từ đầu đến cuối và đo hiệu suất. Khi so sánh với ngày giao hàng yêu cầu, bạn có thể xác định đơn hàng được giao sớm, đúng hạn hay trễ. Phân tích dữ liệu này giúp tìm nguyên nhân chậm trễ mang tính hệ thống, dù phát sinh từ khâu mua hàng, sản xuất hay logistics, đồng thời cung cấp căn cứ thực tế để cải thiện độ tin cậy khi giao hàng.

Thuộc tính này cung cấp mốc kết thúc thực tế để đo thời gian chu kỳ. Khi kết hợp với ngày giao hàng yêu cầu, bạn có thể đánh giá hiệu suất giao hàng đúng hạn.

Lấy từ hệ thống quản lý vận tải (TMS), thông tin cập nhật của đơn vị vận chuyển hoặc hồ sơ chứng từ giao hàng.

Ngày giao hàng yêu cầu là ngày dự kiến hàng sẽ đến địa điểm của khách hàng. Khách hàng thường chọn ngày này khi đặt hàng, hoặc ngày được xác định qua quy trình lập kế hoạch nội bộ.

Thuộc tính này là mốc chuẩn để đo hiệu suất giao hàng đúng hạn, một KPI quan trọng trong quản lý chuỗi cung ứng. Bằng cách so sánh ngày giao hàng yêu cầu với ngày giao hàng thực tế, doanh nghiệp có thể tính tỷ lệ giao hàng đủ và đúng hạn (OTIF), tìm nguyên nhân chậm trễ và phân tích xu hướng theo khu vực, khách hàng hoặc loại sản phẩm. Đây là cơ sở quan trọng để đánh giá mức độ hài lòng của khách hàng và độ tin cậy của chuỗi cung ứng.

Đây là mốc chuẩn để tính tỷ lệ giao hàng đúng hạn, một trong những KPI quan trọng nhất để đo hiệu suất chuỗi cung ứng và mức độ hài lòng của khách hàng.

Có trong dữ liệu phần đầu của đơn bán hàng hoặc tài liệu lập kế hoạch trong ERP hay hệ thống quản lý đơn hàng.

Thuộc tính Tên người dùng xác định cá nhân, phòng ban hoặc tác nhân hệ thống chịu trách nhiệm thực hiện một tác vụ cụ thể trong quy trình. Đó có thể là nhân viên kho lấy hàng hoặc bot hệ thống tự động tạo đơn mua hàng.

Phân tích hiệu suất quy trình theo người dùng hoặc nhóm giúp phát hiện khác biệt về hiệu quả, xác định nhu cầu đào tạo và tìm ra cách làm tốt. Chẳng hạn, bạn có thể biết nhóm nào xử lý nhanh nhất hoặc người dùng nào thường làm khác quy trình tiêu chuẩn. Thuộc tính này cũng hữu ích cho việc tuân thủ và kiểm toán, vì giúp theo dõi ai đã thực hiện các thao tác quan trọng.

Thuộc tính này bổ sung chiều phân tích về nhân sự hoặc tài nguyên hệ thống, giúp so sánh hiệu suất, cân bằng khối lượng công việc và theo dõi tuân thủ.

Có trong nhật ký giao dịch hoặc lịch sử thay đổi chứng từ, thường được liên kết với dữ liệu người dùng.

Thời gian kết thúc là dấu thời gian chính xác ghi nhận lúc một hoạt động hoàn tất. Khi có cả thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc của một sự kiện, bạn có thể đo trực tiếp thời gian xử lý sự kiện đó.

Thuộc tính này cho phép phân tích hiệu suất chi tiết hơn. Thay vì chỉ đo thời gian chờ giữa các hoạt động, chuyên viên phân tích có thể phân biệt thời gian xử lý thực tế với thời gian nhàn rỗi. Điều này đặc biệt hữu ích để tìm các hoạt động kém hiệu quả, tiêu tốn nhiều tài nguyên, chẳng hạn như đóng gói kéo dài hoặc kiểm tra chất lượng mất nhiều thời gian. Mức độ chi tiết này giúp xác định đúng trọng tâm cải tiến vận hành.

Thuộc tính này giúp tính thời gian xử lý hoạt động, phân biệt thời gian tạo ra giá trị với thời gian chờ để phân tích điểm nghẽn chính xác hơn.

Có trong nhật ký sự kiện hoặc bảng giao dịch ghi lại cả dấu thời gian bắt đầu và hoàn tất tác vụ.

Địa điểm xuất phát xác định cơ sở vật lý, chẳng hạn như trung tâm phân phối, nhà máy sản xuất hoặc kho của nhà cung cấp, nơi hàng hóa bắt đầu hành trình. Đây là điểm khởi đầu của một chặng logistics quan trọng trong chuỗi cung ứng.

Phân tích quy trình theo địa điểm xuất phát giúp tìm ra khác biệt về hiệu suất giữa các cơ sở. Bạn có thể xác định nhà máy nào có thời gian sản xuất dài hơn hoặc trung tâm phân phối nào lấy hàng và đóng gói hiệu quả hơn. Phân tích theo địa điểm hoặc khu vực này rất cần thiết để tối ưu mạng lưới, phân bổ tài nguyên và áp dụng các cách làm hiệu quả trong toàn doanh nghiệp.

Thuộc tính này giúp so sánh hiệu suất giữa các nhà máy hoặc kho, qua đó tìm điểm nghẽn trong vận hành và cách làm hiệu quả tại từng cơ sở.

Có trong hệ thống quản lý tồn kho, quản lý kho hoặc vận tải, thường gắn với dữ liệu lô hàng hoặc lệnh sản xuất.

Loại đơn hàng phân nhóm đơn hàng logistics theo tính chất, mức độ ưu tiên hoặc cách thức xử lý. Các loại thường gặp gồm đơn hàng tiêu chuẩn, chuyển phát nhanh, bổ sung hàng hoặc dự án đặc biệt.

Thuộc tính này là bộ lọc hữu ích để so sánh. Khi so sánh luồng xử lý đơn hàng gấp với đơn hàng tiêu chuẩn, doanh nghiệp có thể đánh giá quy trình ưu tiên có thực sự nhanh hơn hay lại gây kém hiệu quả và tăng chi phí. Thuộc tính này cũng giúp xác định các loại đơn hàng có đi theo những luồng quy trình khác nhau hay không, từ đó tối ưu hóa riêng từng luồng.

Thuộc tính này giúp so sánh quy trình giữa các loại đơn hàng và xác định nhóm nào dễ bị chậm trễ hoặc phải làm lại hơn.

Thường được lưu trong dữ liệu phần đầu của đơn bán hàng hoặc đơn hàng logistics.

Phương thức vận chuyển cho biết cách hàng hóa được chuyển từ điểm đi đến điểm đến. Các lựa chọn có thể gồm đường bộ, đường sắt, đường hàng không hoặc đường biển.

Phân tích quy trình theo phương thức vận chuyển giúp tối ưu chi phí và hiệu suất logistics. Chẳng hạn, bạn có thể so sánh thời gian vận chuyển thực tế bằng đường hàng không và đường biển để cân nhắc chi phí, lợi ích dựa trên dữ liệu. Phân tích này cũng giúp xác định phương thức nào dễ bị chậm trễ hoặc hư hỏng hơn, từ đó hỗ trợ lựa chọn đơn vị vận chuyển và lập kế hoạch tuyến đường.

Đây là chiều phân tích quan trọng về chi phí vận chuyển và thời gian giao hàng, giúp tối ưu hóa chiến lược logistics.

Có trong chứng từ gửi hàng, lệnh giao hàng hoặc bản ghi của hệ thống quản lý vận tải (TMS).

Số đơn bán hàng là mã định danh duy nhất của chứng từ khởi tạo quy trình xử lý đơn hàng theo yêu cầu của khách. Đây là mã tham chiếu chính trong suốt chu kỳ từ đặt hàng đến thu tiền.

Khi mã hồ sơ chính là một đơn hàng logistics tổng hợp, số đơn bán hàng tạo liên kết quan trọng với nhu cầu cụ thể của khách hàng. Mã này cho phép phân tích quy trình từ góc độ bán hàng, giúp đo thời gian xử lý đơn, tỷ lệ hoàn tất đơn hàng và thời gian từ lúc tạo đơn đến khi giao hàng. Đây là yếu tố cần thiết để liên kết trực tiếp hoạt động chuỗi cung ứng với giao dịch của khách hàng.

Thuộc tính này liên kết hoạt động logistics với nhu cầu ban đầu của khách hàng, giúp bạn theo dõi rõ quy trình từ đặt hàng đến thu tiền và hiệu suất xử lý đơn hàng.

Được lưu trong phần đầu của chứng từ bán hàng và tham chiếu trong các chứng từ tiếp theo như phiếu giao hàng và hóa đơn.

Số đơn mua hàng là mã định danh duy nhất của chứng từ dùng để mua hàng hóa hoặc dịch vụ từ nhà cung cấp bên ngoài. Đây là liên kết quan trọng giữa đơn hàng logistics tổng thể và các hoạt động mua hàng cụ thể.

Thuộc tính này giúp chuyên viên phân tích đi sâu xuống một cấp trong quy trình con mua hàng. Bạn có thể theo dõi vòng đời giao dịch mua từ lúc yêu cầu đến khi nhận hàng, đo chính xác thời gian cung ứng của nhà cung cấp và tìm điểm nghẽn trong quy trình phê duyệt hoặc thực hiện đơn mua hàng. Thuộc tính này cũng giúp liên kết vấn đề mua hàng với chậm trễ ở các khâu sau như sản xuất hoặc giao hàng cho khách.

Thuộc tính này liên kết quy trình từ đầu đến cuối với các hoạt động mua hàng cụ thể, giúp phân tích chi tiết quy trình con từ mua hàng đến thanh toán và hiệu suất nhà cung cấp.

Được lưu trong phần đầu của chứng từ mua hàng và tham chiếu trong các chứng từ liên quan như phiếu nhận hàng và hóa đơn nhà cung cấp.

Trạng thái đơn hàng cho biết đơn hàng logistics đang ở giai đoạn nào trong vòng đời khi quy trình kết thúc hoặc khi trích xuất dữ liệu. Trạng thái này thường phản ánh kết quả cuối cùng của hồ sơ.

Thuộc tính này chủ yếu dùng để phân tích kết quả. Chẳng hạn, khi lọc các hồ sơ có trạng thái 'Đã hủy', chuyên viên phân tích có thể tìm nguyên nhân gốc rễ khiến đơn hàng bị hủy. Tương tự, phân tích các đơn hàng 'Đã xử lý một phần' có thể cho thấy vấn đề về độ chính xác của tồn kho hoặc độ tin cậy của nhà cung cấp. Hiểu được phân bố trạng thái cuối cùng là điều cần thiết để đo mức độ thành công chung của quy trình.

Thuộc tính này rất quan trọng để phân tích kết quả, giúp lọc và tìm hiểu hồ sơ theo trạng thái cuối cùng như đã hoàn tất, đã hủy hoặc bị chậm trễ.

Có trong dữ liệu phần đầu của chứng từ đơn hàng chính, chẳng hạn như đơn bán hàng hoặc đơn hàng logistics.