Mẫu dữ liệu tuyển dụng và thu hút nhân tài

Mã hồ sơ ứng tuyển xác định duy nhất một lần ứng viên nộp hồ sơ cho một yêu cầu tuyển dụng. Toàn bộ quy trình, từ lúc nộp hồ sơ đến khi có quyết định cuối cùng như 'Đã tuyển dụng' hoặc 'Bị từ chối', đều được theo dõi bằng mã này. Mã đóng vai trò liên kết mọi hoạt động, dấu thời gian và dữ liệu liên quan trong hành trình của một hồ sơ.

Trong process mining, thuộc tính này là nền tảng để phân tích từng hồ sơ. Công cụ dùng mã này để dựng lại luồng quy trình từ đầu đến cuối cho từng hồ sơ và thể hiện các lộ trình khác nhau của ứng viên. Khi nhóm mọi sự kiện theo cùng một mã hồ sơ ứng tuyển, chuyên viên phân tích có thể đo chính xác thời lượng xử lý, phát hiện điểm nghẽn trong vòng đời của từng hồ sơ và so sánh các biến thể quy trình.

Mã này rất cần thiết để theo dõi hành trình của từng hồ sơ từ đầu đến cuối, tính các chỉ số quan trọng như Thời gian tuyển dụng và phân tích các biến thể quy trình.

Thường có trong hồ sơ ứng tuyển chính hoặc bản ghi hoạt động của ứng viên trong hệ thống tuyển dụng.

Thuộc tính này mô tả một sự kiện hoặc giai đoạn cụ thể trong vòng đời tuyển dụng, chẳng hạn 'Đã nhận hồ sơ ứng tuyển', 'Đã lên lịch phỏng vấn' hoặc 'Đã gửi thư mời làm việc'. Mỗi hoạt động được ghi nhận thể hiện một thời điểm trạng thái hồ sơ thay đổi hoặc một hành động quan trọng diễn ra.

Trong phân tích process mining, chuỗi hoạt động là cơ sở để lập sơ đồ quy trình. Nhờ đó, chuyên viên phân tích có thể hình dung luồng tuyển dụng thực tế, tìm ra các lộ trình phổ biến và phát hiện điểm khác với quy trình chuẩn. Phân tích hoạt động giúp hiểu rõ phễu tuyển dụng, xác định giai đoạn ứng viên rời khỏi quy trình và đo thời gian xử lý ở từng bước.

Thuộc tính này xác định các bước trong quy trình, giúp thể hiện phễu tuyển dụng và phát hiện điểm nghẽn hoặc điểm khác với quy trình chuẩn.

Có trong nhật ký sự kiện, bản ghi thay đổi trạng thái hoặc bảng lịch sử hoạt động liên quan đến hồ sơ ứng tuyển.

Dấu thời gian này cho biết chính xác thời điểm hoạt động diễn ra hoặc được ghi vào hệ thống. Với hoạt động có thời lượng, đây là thời điểm bắt đầu; với sự kiện tức thời, đây là thời điểm sự kiện xảy ra. Dấu thời gian chính xác rất quan trọng để sắp xếp các sự kiện theo trình tự thời gian cho từng hồ sơ ứng tuyển.

Thuộc tính này là nền tảng cho mọi phân tích theo thời gian trong process mining. Thuộc tính được dùng để tính thời gian giữa các hoạt động (thời gian chu kỳ), thời lượng của từng giai đoạn và tổng thời gian tuyển dụng. Phân tích dấu thời gian giúp tổ chức phát hiện chậm trễ, đo hiệu suất theo thỏa thuận mức dịch vụ và tìm cơ hội rút ngắn quy trình tuyển dụng.

Đây là dấu thời gian chính để sắp xếp sự kiện theo trình tự thời gian và tính mọi chỉ số về thời gian, chẳng hạn thời gian chu kỳ và tổng thời gian tuyển dụng.

Thường nằm cạnh tên hoạt động trong nhật ký sự kiện hoặc bản ghi giao dịch của hệ thống tuyển dụng.

Thuộc tính này xác định hệ thống lưu trữ dữ liệu chính, chẳng hạn hệ thống theo dõi ứng viên (ATS) hoặc nền tảng quản lý nguồn nhân lực (HCM), nơi các hoạt động tuyển dụng được quản lý và ghi nhận. Khi sử dụng nhiều hệ thống, trường này giúp phân biệt nguồn gốc của từng dữ liệu, đảm bảo thông tin rõ ràng và có thể truy xuất.

Trong phân tích process mining, việc biết hệ thống nguồn rất quan trọng để xác thực và quản trị dữ liệu. Thông tin này giúp hiểu bối cảnh dữ liệu và lọc phân tích theo từng hệ thống khi có nhiều hệ thống được tích hợp. Điều này đặc biệt hữu ích khi chuẩn bị dữ liệu và xử lý sai lệch, vì nó cho biết cần kiểm tra vấn đề chất lượng dữ liệu ở đâu.

Thuộc tính này cho biết nguồn gốc dữ liệu, rất quan trọng để quản trị, xác thực và xử lý sự cố dữ liệu trong môi trường có nhiều hệ thống.

Thường được thêm trong quá trình trích xuất dữ liệu hoặc có sẵn dưới dạng trường tiêu chuẩn trong kho dữ liệu.

Thuộc tính này ghi lại ngày giờ dữ liệu được đồng bộ hoặc lấy từ ứng dụng nguồn lần gần nhất. Đây là trường siêu dữ liệu cho biết mức độ mới của thông tin đang được phân tích. Thuộc tính này khác với dấu thời gian hoạt động, vốn ghi lại thời điểm sự kiện nghiệp vụ thực sự diễn ra.

Trong process mining, dấu thời gian này rất quan trọng để đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu và xác định mức độ cập nhật của phân tích. Nhờ đó, người dùng biết dữ liệu có mới hay không, đặc biệt hữu ích khi theo dõi liên tục và dùng bảng điều khiển vận hành. Dấu thời gian này cũng có thể dùng để lọc dữ liệu cũ hoặc kích hoạt làm mới đường ống dữ liệu.

Dấu thời gian này giúp người dùng biết dữ liệu mới đến đâu, yếu tố quan trọng để theo dõi và phân tích quy trình liên tục một cách phù hợp và chính xác.

Thường được công cụ tích hợp dữ liệu hoặc ETL (Trích xuất, Chuyển đổi, Tải) thêm vào trong quá trình tải dữ liệu.

Thuộc tính này cho biết chức danh chính thức của vị trí tuyển dụng, chẳng hạn 'Chuyên viên phân tích tài chính cấp cao' hoặc 'Quản lý tiếp thị'. Thuộc tính cung cấp bối cảnh nghiệp vụ cần thiết cho quy trình tuyển dụng, mô tả tính chất của vị trí cần tuyển.

Chức danh là chiều phân tích quan trọng. Thuộc tính này giúp các bên liên quan phân nhóm hiệu suất tuyển dụng theo cấp bậc, chức năng hoặc chuyên môn của vị trí. Ví dụ, bạn có thể so sánh thời gian tuyển dụng cho vị trí kỹ thuật với vị trí hành chính, hoặc phân tích hiệu quả của các kênh tìm ứng viên cho vị trí điều hành. Cách phân nhóm này giúp phát hiện điểm nghẽn riêng của từng vị trí và điều chỉnh chiến lược tuyển dụng.

Thuộc tính này cung cấp bối cảnh nghiệp vụ cần thiết để phân tích hiệu suất và so sánh giữa các chức danh, cấp bậc và bộ phận.

Lấy từ thông tin chi tiết của yêu cầu tuyển dụng gắn với hồ sơ ứng tuyển.

Yêu cầu tuyển dụng là đề nghị chính thức về việc tuyển người cho một vị trí còn trống. Mã yêu cầu tuyển dụng là mã duy nhất được gán cho đề nghị này, dùng để theo dõi từ lúc phê duyệt đến khi tuyển đủ người. Một yêu cầu tuyển dụng có thể gắn với nhiều hồ sơ ứng tuyển.

Trong process mining, mã này hữu ích để tổng hợp và lọc dữ liệu. Chuyên viên phân tích có thể dùng mã để xem xét quy trình tuyển dụng cho một vị trí cụ thể, so sánh hiệu quả tuyển dụng giữa các loại vị trí hoặc đánh giá tổng số hồ sơ cho mỗi vị trí. Mã này giúp trả lời các câu hỏi như 'Yêu cầu tuyển dụng nào mất nhiều thời gian nhất để tuyển đủ người?' và 'Trung bình mỗi vị trí có bao nhiêu ứng viên?'.

Thuộc tính này giúp nhóm và phân tích mọi hồ sơ ứng tuyển cho cùng một vị trí, từ đó so sánh hiệu suất giữa các vị trí hoặc phòng ban.

Có trong hồ sơ ứng tuyển, thường được liên kết từ yêu cầu tuyển dụng hoặc dữ liệu chính về vị trí.

Thuộc tính này ghi nhận nguồn của hồ sơ ứng tuyển, cho biết ứng viên biết đến vị trí tuyển dụng và nộp hồ sơ qua đâu. Các nguồn phổ biến gồm trang tuyển dụng, nhân viên giới thiệu, recruiter chủ động tìm kiếm, LinkedIn hoặc hội chợ việc làm tại trường đại học.

Đây là thuộc tính quan trọng để đánh giá hiệu quả của các chiến lược thu hút nhân tài. Khi phân tích số lượng và chất lượng ứng viên từ từng nguồn, tổ chức có thể tính lợi tức đầu tư của các kênh tìm kiếm ứng viên. process mining cho thấy nguồn nào mang lại ứng viên tiến xa nhất trong quy trình tuyển dụng hoặc được tuyển nhiều nhất, giúp bạn phân bổ ngân sách tiếp thị tuyển dụng hợp lý hơn.

Cần thiết để đo lường hiệu quả và lợi tức đầu tư của từng kênh tìm kiếm ứng viên, từ đó tối ưu hoạt động tiếp thị tuyển dụng và chiến lược tuyển dụng.

Thường được ghi nhận khi ứng viên nộp hồ sơ, qua liên kết theo dõi hoặc thông tin do ứng viên tự khai.

Trường này xác định người phụ trách chính trong nhóm thu hút nhân tài, người đang xử lý quy trình tuyển dụng cho một hồ sơ ứng tuyển hoặc yêu cầu tuyển dụng. Người này thường sàng lọc ứng viên, lên lịch phỏng vấn và trao đổi với các bên liên quan.

Trong process mining, thuộc tính Nhà tuyển dụng rất hữu ích để phân tích hiệu suất của nhóm và từng cá nhân. Thuộc tính này giúp tạo bảng điều khiển cân bằng khối lượng công việc, cho biết mỗi nhà tuyển dụng đang xử lý bao nhiêu hồ sơ. Bạn cũng có thể so sánh các chỉ số như thời gian tuyển đủ người hoặc chất lượng ứng viên giữa các nhà tuyển dụng để tìm ra cách làm hiệu quả và những điểm cần hướng dẫn hoặc cải tiến quy trình.

Thuộc tính này giúp phân tích khối lượng công việc và đo hiệu suất của từng nhà tuyển dụng cũng như toàn bộ nhóm thu hút nhân tài.

Thường có trong hồ sơ ứng tuyển hoặc yêu cầu tuyển dụng.

Thuộc tính này xác định đơn vị trong tổ chức, chẳng hạn 'Kinh doanh', 'Kỹ thuật' hoặc 'Nhân sự', đang tuyển người cho vị trí còn trống. Nhờ đó, bạn có thể phân tích quy trình tuyển dụng theo cơ cấu tổ chức của công ty.

Phân tích dữ liệu tuyển dụng theo phòng ban giúp hiểu hiệu suất tuyển dụng khác nhau như thế nào giữa các bộ phận. Qua đó, bạn có thể xác định phòng ban nào tuyển dụng hiệu quả nhất và phòng ban nào cần hỗ trợ. Thuộc tính này được dùng để tạo bảng điều khiển cho từng phòng ban, so sánh các KPI như thời gian tuyển dụng và tỷ lệ chấp nhận thư mời giữa các nhóm, đồng thời phân bổ nguồn lực tuyển dụng hợp lý.

Thuộc tính này giúp phân tích hiệu quả tuyển dụng và khối lượng công việc theo đơn vị kinh doanh, từ đó phát hiện xu hướng, khó khăn và nhu cầu nguồn lực riêng của từng phòng ban.

Lấy từ yêu cầu tuyển dụng hoặc dữ liệu chính về vị trí gắn với hồ sơ ứng tuyển.

Quản lý tuyển dụng là người đưa ra quyết định tuyển dụng cuối cùng và là cấp trên trực tiếp của nhân viên mới. Đây là bên liên quan quan trọng trong quy trình tuyển dụng, chịu trách nhiệm xác định yêu cầu công việc, phỏng vấn ứng viên và đưa ra nhận xét.

Phân tích hiệu quả quy trình theo từng quản lý tuyển dụng giúp bạn hiểu rõ hơn quy trình đang vận hành ra sao. Chẳng hạn, bạn có thể phát hiện quản lý phản hồi sau phỏng vấn chậm, khiến quy trình bị trì hoãn, hoặc quản lý có tỷ lệ ứng viên nhận lời mời làm việc rất cao. Từ đó, tổ chức có thể hỗ trợ hoặc đào tạo đúng người để quy trình tuyển dụng diễn ra suôn sẻ hơn.

Giúp phát hiện điểm nghẽn và chậm trễ liên quan đến từng quản lý tuyển dụng, chẳng hạn như phản hồi chậm, vốn ảnh hưởng trực tiếp đến tổng thời gian tuyển dụng.

Lấy từ dữ liệu yêu cầu tuyển dụng gắn với hồ sơ ứng tuyển.

Thuộc tính này ghi lại thời điểm kết thúc của các hoạt động diễn ra trong một khoảng thời gian, chẳng hạn phỏng vấn hoặc kiểm tra lý lịch. Nhiều hoạt động tuyển dụng được ghi nhận tại một thời điểm bằng dấu thời gian bắt đầu. Có thêm thời điểm kết thúc giúp đo chính xác thời lượng của từng bước trong quy trình.

Trong phân tích quy trình, thời điểm kết thúc giúp tính thời lượng ở cấp hoạt động và phân biệt thời gian chờ với thời gian xử lý. Ví dụ, bạn có thể đo chính xác thời lượng buổi phỏng vấn, thay vì chỉ đo khoảng thời gian từ lúc lên lịch đến khi nhận được đánh giá. Nhờ đó, bạn biết chi tiết thời gian được sử dụng ở đâu và phát hiện điểm kém hiệu quả trong từng tác vụ, không chỉ giữa các tác vụ.

Thuộc tính này giúp tính chính xác thời lượng của từng hoạt động và phân biệt thời gian xử lý thực tế với thời gian chờ.

Có trong nhật ký sự kiện hoặc hoạt động, thường cùng bản ghi với thời điểm bắt đầu, ở các hệ thống theo dõi thời lượng hoạt động.

Thuộc tính này cho biết trạng thái cuối cùng của hồ sơ trong quy trình tuyển dụng. Các trạng thái phổ biến gồm 'Đã tuyển', 'Bị từ chối', 'Từ chối lời mời làm việc' hoặc 'Ứng viên rút hồ sơ'. Đây là kết quả của quy trình đối với từng hồ sơ ứng tuyển.

Trong process mining, trạng thái cuối cùng rất quan trọng khi phân tích kết quả. Bạn có thể lọc sơ đồ quy trình để so sánh hành trình của ứng viên được tuyển với ứng viên bị từ chối. Qua đó, bạn xác định được lộ trình thuận lợi và hiểu những cách thức vận hành nào dẫn đến kết quả tuyển dụng thành công. Trạng thái này cũng là cơ sở để tính các KPI như tỷ lệ chấp nhận lời mời làm việc và tỷ lệ ứng viên rời bỏ ở từng giai đoạn.

Xác định kết quả cuối cùng của từng hồ sơ, giúp phân tích những biến thể quy trình nào dẫn đến tuyển dụng thành công, bị từ chối hoặc ứng viên rút hồ sơ.

Có trong hồ sơ ứng tuyển chính, thể hiện kết quả cuối cùng.

Thuộc tính này cho biết nơi làm việc của vị trí tuyển dụng. Với vị trí làm việc từ xa, thông tin có thể là một khu vực hoặc được ghi là 'Làm việc từ xa'. Nhờ đó, dữ liệu tuyển dụng có thêm chiều địa lý.

Trong process mining, địa điểm là thuộc tính quan trọng để phân tích theo khu vực. Công ty có thể so sánh thời gian tuyển dụng, hiệu quả của các kênh tìm kiếm ứng viên và tỷ lệ chấp nhận lời mời làm việc giữa các văn phòng hoặc quốc gia. Việc này giúp phát hiện khác biệt về thị trường lao động, hiệu quả của đội ngũ tuyển dụng hoặc mức độ tuân thủ quy trình ở từng khu vực, từ đó điều chỉnh cách quản lý và chiến lược cho phù hợp.

Cho phép phân tích hiệu quả tuyển dụng theo khu vực, giúp so sánh tốc độ tuyển dụng và những khó khăn tại các khu vực hoặc văn phòng khác nhau.

Có trong thông tin yêu cầu tuyển dụng gắn với hồ sơ ứng tuyển.

Thuộc tính này phân biệt ứng viên đang là nhân viên của tổ chức (nội bộ) với người không phải nhân viên (bên ngoài). Đây là cách phân nhóm cơ bản vì quy trình, thời gian và chính sách tuyển dụng của hai nhóm thường khác nhau đáng kể.

Phân tích quy trình theo loại ứng viên rất quan trọng để hiểu hoạt động luân chuyển nhân sự nội bộ và hiệu quả tuyển dụng bên ngoài. process mining giúp so sánh thời gian tuyển dụng, chi phí cho mỗi lần tuyển và tỷ lệ thành công giữa ứng viên nội bộ với ứng viên bên ngoài. Qua đó, bạn có thể đánh giá các chương trình luân chuyển nội bộ và bảo đảm cả hai hướng tuyển dụng đều hiệu quả.

Phân biệt ứng viên nội bộ và bên ngoài, vốn thường trải qua quy trình tuyển dụng khác nhau, để so sánh hiệu quả luân chuyển nhân sự nội bộ với tuyển dụng bên ngoài.

Thường được xác định bằng cách kiểm tra mã ID hoặc email của ứng viên có trong dữ liệu nhân viên hay không. Một số hệ thống có cờ riêng cho thông tin này.

Khi quyết định không tiếp tục với một ứng viên, tổ chức thường ghi lại lý do. Lý do có thể là 'Không phù hợp với văn hóa công ty', 'Thiếu kỹ năng cần thiết' hoặc 'Đã tuyển ứng viên khác'. Thuộc tính này lưu lại thông tin đó.

Phân tích lý do từ chối giúp bạn đánh giá quy trình tuyển dụng và yêu cầu công việc. Khi đối chiếu lý do từ chối với nguồn ứng tuyển hoặc vòng phỏng vấn, tổ chức có thể phát hiện vấn đề như mô tả công việc chưa rõ ràng khiến nhiều ứng viên không phù hợp nộp hồ sơ, hoặc đánh giá của người phỏng vấn thiếu nhất quán. Từ đó, bạn có thể điều chỉnh chiến lược tuyển dụng và nâng cao chất lượng nguồn ứng viên.

Cho biết lý do ứng viên bị loại, giúp bạn hoàn thiện mô tả công việc, nâng cao chất lượng nguồn ứng viên và phát hiện nguy cơ thiên kiến trong khâu sàng lọc.

Thường do recruiter hoặc quản lý tuyển dụng ghi lại khi cập nhật trạng thái hồ sơ thành 'Bị từ chối'.

Thuộc tính này ghi lại giá trị tiền tệ của gói đãi ngộ đề xuất cho ứng viên. Đây là dữ liệu quan trọng ở giai đoạn cuối của quy trình tuyển dụng. Giá trị thường được ghi bằng nội tệ.

Khi phân tích bằng process mining, mức lương đề nghị giúp bổ sung bối cảnh hữu ích. Bạn có thể đối chiếu mức lương với tỷ lệ chấp nhận và từ chối lời mời để xem đãi ngộ có cạnh tranh hay không. Thuộc tính này cũng giúp phân tích xu hướng đãi ngộ theo vai trò, phòng ban và địa điểm. Khi kết hợp với dữ liệu khác, thông tin này hỗ trợ đánh giá mức lương chuẩn và bảo đảm chính sách trả lương công bằng.

Giúp đánh giá mức độ cạnh tranh của gói đãi ngộ bằng cách đối chiếu mức lương đề nghị với tỷ lệ chấp nhận và từ chối ở các vai trò và địa điểm khác nhau.

Lấy từ hồ sơ thư mời làm việc trong hệ thống tuyển dụng hoặc nhân sự.