Mẫu dữ liệu quản lý chu trình doanh thu

Dấu thời gian sự kiện ghi lại chính xác thời điểm một hoạt động diễn ra. Dấu thời gian này rất quan trọng để sắp xếp sự kiện theo trình tự thời gian và tính khoảng thời gian giữa các bước trong quy trình.

Trong phân tích quy trình, dấu thời gian được dùng để tính các chỉ số hiệu suất chính như thời gian chu kỳ, thời gian chờ và thời gian xử lý. Ví dụ, chênh lệch giữa dấu thời gian “Đã gửi yêu cầu thanh toán” và “Đã ghi nhận thanh toán” cho biết tổng thời gian của chu kỳ thanh toán. Dấu thời gian chính xác rất cần thiết để phân tích điểm nghẽn và theo dõi hiệu suất.

Cần có dấu thời gian để sắp xếp sự kiện, tính thời gian chu kỳ và phân tích hiệu suất quy trình. Đây là nền tảng thời gian cho toàn bộ quá trình phân tích.

Đây là trường tiêu chuẩn trong hầu hết bản ghi giao dịch hoặc thay đổi trạng thái của Waystar, thường có tên như “Ngày tạo”, “Ngày giao dịch” hoặc tên tương tự.

Sự kiện thanh toán là mã định danh chính của trường hợp, liên kết mọi hoạt động từ ghi nhận khoản phí đến đóng tài khoản cho một dịch vụ tính phí cụ thể. Sự kiện này đại diện cho toàn bộ vòng đời của một yêu cầu thanh toán hoặc hóa đơn bệnh nhân.

Trong process mining, phân tích hành trình của từng sự kiện thanh toán giúp bạn có cái nhìn đầy đủ về chu kỳ doanh thu. Qua đó, bạn có thể xác định các luồng quy trình phổ biến, điểm khác biệt và điểm nghẽn ảnh hưởng đến từng yêu cầu. Mức độ chi tiết này rất cần thiết để hiểu hiệu suất quy trình và tìm ra những khâu cần cải tiến, chẳng hạn như chậm gửi yêu cầu thanh toán hoặc ghi nhận khoản thanh toán.

Đây là Case ID thiết yếu, liên kết mọi hoạt động liên quan trong chu kỳ doanh thu và giúp theo dõi quy trình từ đầu đến cuối cho từng dịch vụ tính phí.

Đây thường là khóa chính trong bảng giao dịch thanh toán hoặc yêu cầu thanh toán chính của Waystar. Hãy xem tài liệu Waystar để biết tên bảng và trường cụ thể.

Thuộc tính này mô tả từng hoạt động tạo nên quy trình doanh thu từ đầu đến cuối. Mỗi giá trị đại diện cho một bước, cột mốc hoặc tác vụ riêng được thực hiện trên một sự kiện thanh toán, chẳng hạn như tạo yêu cầu, nhận thông báo từ chối hoặc ghi nhận khoản thanh toán.

Phân tích trình tự và tần suất của các hoạt động này là nền tảng của process mining. Việc này giúp trực quan hóa sơ đồ quy trình, xác định các vòng lặp làm lại (ví dụ: “Yêu cầu thanh toán bị từ chối” rồi đến “Đã chỉnh sửa yêu cầu thanh toán”) và đo thời gian chuyển tiếp giữa các bước. Đây là cơ sở để hiểu hiệu quả và mức độ tuân thủ của quy trình.

Thuộc tính này xác định các bước trong sơ đồ quy trình, làm cơ sở để trực quan hóa và phân tích quy trình làm việc của chu kỳ doanh thu.

Được tạo từ nhật ký sự kiện, bản ghi thay đổi trạng thái hoặc loại giao dịch trong các mô-đun yêu cầu thanh toán và thanh toán của Waystar.

Thuộc tính này xác định hệ thống nguồn tạo ra dữ liệu sự kiện. Trong môi trường CNTT phức tạp, sự kiện của chu kỳ doanh thu có thể đến từ các mô-đun khác nhau trong Waystar hoặc từ hệ thống bên ngoài được tích hợp, chẳng hạn như hồ sơ sức khỏe điện tử (EHR).

Biết hệ thống nguồn rất quan trọng để xác thực dữ liệu, xử lý sự cố và hiểu các khác biệt trong quy trình do cách vận hành của từng hệ thống. Thông tin này giúp xác định đúng ứng dụng hoặc giao diện gây ra vấn đề.

Xác định nguồn gốc dữ liệu, yếu tố quan trọng đối với quản trị dữ liệu, đảm bảo chất lượng và tìm hiểu khác biệt giữa các quy trình trên những hệ thống khác nhau.

Thường là giá trị cố định (“Waystar”) được thêm trong quá trình trích xuất dữ liệu, hoặc được xác định từ các mô-đun hay bảng cụ thể trong hệ thống.

Thuộc tính này ghi lại thời điểm dữ liệu được trích xuất lần gần nhất từ hệ thống nguồn. Đây không phải thời điểm sự kiện kinh doanh diễn ra, mà là lúc bản ghi được lấy để phân tích.

Thông tin này rất quan trọng đối với quản trị dữ liệu và giúp xác định dữ liệu trong phân tích process mining có mới hay không. Nhờ đó, người dùng biết mình đang xem thông tin cập nhật hay chưa. Đây cũng là thông tin cần thiết để quản lý việc tải dữ liệu tăng dần.

Cho biết dữ liệu có mới hay không, giúp minh bạch dữ liệu và hỗ trợ báo cáo, phân tích chính xác, kịp thời.

Dấu thời gian này thường được quy trình ETL (trích xuất, chuyển đổi, tải) tạo và thêm vào từng hàng khi nhập dữ liệu.

Loại dịch vụ phân loại dịch vụ tính phí đã cung cấp cho bệnh nhân. Mỗi loại dịch vụ thường có mã thanh toán, mức hoàn trả và độ phức tạp của quy trình khác nhau.

Thuộc tính này cho phép phân tích chi tiết chu kỳ doanh thu theo khoa lâm sàng hoặc nhóm dịch vụ. Thuộc tính giúp trả lời các câu hỏi như: “Nhóm dịch vụ nào thường bị chậm thanh toán nhất?” hoặc “Tỷ lệ từ chối yêu cầu thanh toán phẫu thuật có cao hơn tư vấn không?”. Đây là cơ sở để phân tích hiệu suất từng khoa và cải tiến quy trình có trọng tâm.

Cho phép phân tích hiệu suất quy trình theo khoa lâm sàng hoặc nhóm dịch vụ, qua đó cho thấy khác biệt về hiệu quả và khả năng sinh lời.

Thường được xác định từ mã thủ thuật (CPT/HCPCS) hoặc liên kết với khoa cung cấp dịch vụ trong Waystar.

Khi từ chối yêu cầu thanh toán, bên chi trả cung cấp mã lý do giải thích việc từ chối. Mã này có thể cho biết thiếu thông tin, dịch vụ không được bảo hiểm chi trả hoặc lỗi mã hóa. Thuộc tính này lưu mã lý do cụ thể đó.

Phân tích mã lý do từ chối rất quan trọng để cải thiện chu kỳ doanh thu. Qua đó, tổ chức có thể xác định nguyên nhân gốc rễ, chẳng hạn như lỗi thường xuyên từ một khoa cụ thể hoặc vấn đề với yêu cầu của một bên chi trả. Dữ liệu này cung cấp thông tin cho bảng điều khiển “Tỷ lệ và lý do yêu cầu thanh toán bị từ chối”, đồng thời giúp xây dựng cách ngăn ngừa các trường hợp bị từ chối trong tương lai và tăng tỷ lệ thanh toán ngay lần đầu.

Thuộc tính này rất cần thiết để phân tích nguyên nhân gốc rễ của các yêu cầu bị từ chối, từ đó có thể hành động đúng trọng tâm nhằm giảm thất thoát doanh thu và công việc làm lại.

Được điền vào hồ sơ yêu cầu thanh toán khi xảy ra sự kiện từ chối. Thông tin này được bên chi trả gửi trong thông báo thanh toán.

Số dư chưa thanh toán là khoản phải thu hiện tại của một sự kiện thanh toán. Số dư này được tính bằng số tiền đã lập hóa đơn trừ đi các khoản thanh toán và điều chỉnh đã áp dụng đến thời điểm hiện tại.

Đây là chỉ số tài chính quan trọng để quản lý dòng tiền và khoản phải thu. Chỉ số này là dữ liệu chính cho bảng điều khiển “Số dư chưa thanh toán và thời gian quá hạn”, giúp tổ chức theo dõi tổng khoản phải thu, xác định tài khoản có số dư lớn và ưu tiên thu hồi công nợ. Theo dõi số dư theo thời gian cho thấy hiệu quả của quy trình thu hồi công nợ.

Đo lường trực tiếp khoản phải thu, yếu tố thiết yếu để quản lý dòng tiền, ưu tiên thu hồi công nợ và đánh giá tình hình tài chính.

Đây thường là trường được tính toán trong các mô-đun báo cáo của Waystar (Số tiền đã lập hóa đơn - Số tiền đã thanh toán - Các khoản điều chỉnh). Nếu không có trường trực tiếp, có thể cần tính trường này khi trích xuất dữ liệu.

Số tiền đã lập hóa đơn là tổng phí dịch vụ cung cấp cho bệnh nhân trước khi áp dụng các khoản điều chỉnh, giảm trừ theo hợp đồng hoặc thanh toán. Đây là giá trị ban đầu của yêu cầu gửi cho bên chi trả.

Thuộc tính này rất quan trọng để phân tích tài chính và hiểu giá trị tiền tệ luân chuyển trong quy trình. Bạn có thể dùng thuộc tính để phân nhóm theo giá trị yêu cầu, xác định xu hướng phí của các dịch vụ khác nhau và tính tác động tài chính tổng thể của những điểm kém hiệu quả như yêu cầu bị từ chối hoặc chậm thanh toán. Đây là chỉ số nền tảng cho hầu hết bảng điều khiển tài chính.

Cho biết tổng giá trị của yêu cầu thanh toán, giúp phân tích tác động tài chính của việc chậm trễ, từ chối và điều chỉnh.

Đây là trường tài chính tiêu chuẩn trên màn hình yêu cầu thanh toán hoặc nhập khoản phí trong Waystar.

Thuộc tính này xác định bên chi trả cụ thể, chẳng hạn như công ty bảo hiểm, chương trình của chính phủ như Medicare hoặc một tổ chức khác, chịu trách nhiệm xét duyệt và thanh toán yêu cầu. Mỗi bên chi trả có thể có yêu cầu nộp hồ sơ, lịch thanh toán và kiểu từ chối khác nhau.

Phân tích quy trình theo tên bên chi trả giúp xác định bên nào có chu kỳ thanh toán dài nhất, tỷ lệ từ chối cao nhất hoặc quy trình phức tạp nhất. Nhờ đó, tổ chức có thể điều chỉnh cách xử lý, ưu tiên theo dõi các bên chi trả có vấn đề và đàm phán hợp đồng tốt hơn.

Phân nhóm quy trình theo bên chi trả rất quan trọng để xác định điểm nghẽn, lý do từ chối và chậm thanh toán riêng của từng bên.

Có trong thông tin yêu cầu thanh toán hoặc thanh toán, liên kết với thông tin bảo hiểm của bệnh nhân trong Waystar.

Trạng thái yêu cầu thanh toán cho biết sự kiện thanh toán đang ở giai đoạn nào trong chu kỳ doanh thu tại một thời điểm nhất định. Trạng thái này thể hiện cột mốc mới nhất, chẳng hạn như yêu cầu đã được gửi, đang được bên chi trả xem xét, đã thanh toán hay bị từ chối.

Thuộc tính này rất quan trọng đối với báo cáo tài chính và quản lý vận hành. Trong process mining, thuộc tính giúp bạn nắm tình trạng hiện tại của tất cả trường hợp đang mở và phân tích thời gian ở từng trạng thái, chẳng hạn như “Đang chờ bên chi trả xét duyệt”. Thông tin này hỗ trợ trực tiếp bảng điều khiển “Số dư chưa thanh toán và thời gian quá hạn”.

Cho biết tình trạng hiện tại của tất cả yêu cầu thanh toán đang xử lý, giúp phân tích điểm nghẽn và ưu tiên công việc.

Đây là trường tiêu chuẩn trong hồ sơ yêu cầu thanh toán hoặc thanh toán của Waystar, được cập nhật khi yêu cầu đi qua từng bước trong chu kỳ.

Thuộc tính này là mã định danh duy nhất của bệnh nhân liên quan đến sự kiện thanh toán. Thuộc tính liên kết giao dịch tài chính với người đã nhận dịch vụ chăm sóc.

Sự kiện thanh toán là trường hợp theo dõi, còn ID bệnh nhân cho phép phân tích theo từng bệnh nhân. Thuộc tính này giúp xác định bệnh nhân tái khám, hiểu hành trình tài chính từ đầu đến cuối của bệnh nhân qua nhiều lần khám và phân tích liệu một số nhóm nhân khẩu học có thường gặp vấn đề thanh toán hoặc tỷ lệ yêu cầu bị từ chối cao hơn không. Thuộc tính cũng giúp tổng hợp mọi hoạt động thanh toán của một người.

Cho phép phân tích theo từng bệnh nhân và theo dõi toàn bộ hành trình tài chính của một người qua nhiều sự kiện thanh toán.

Đây là trường tiêu chuẩn trong hồ sơ yêu cầu thanh toán hoặc đăng ký bệnh nhân của Waystar, hoặc được liên kết từ EHR.

Loại bên chi trả gom các bên chi trả riêng lẻ thành những nhóm lớn hơn dựa trên đặc điểm của họ. Thuộc tính này cung cấp góc nhìn tổng quan hơn so với tên bên chi trả cụ thể.

Thuộc tính này hữu ích cho phân tích và báo cáo chiến lược. Lãnh đạo có thể xem xu hướng hiệu suất của các nhóm bên chi trả lớn, chẳng hạn như so sánh hiệu suất chung của bên chi trả thuộc chính phủ với công ty bảo hiểm thương mại. Thông tin này hỗ trợ quyết định chiến lược về hợp đồng với bên chi trả và phân bổ nguồn lực.

Cho phép phân tích tổng quan bằng cách nhóm bên chi trả thành các loại như thương mại hoặc chính phủ, vốn thường có cách thanh toán và quy định khác nhau.

Thường được xác định bằng cách ánh xạ tên bên chi trả vào danh sách nhóm đã định trước. Logic này có thể có sẵn trong Waystar hoặc cần được xây dựng trong quá trình chuyển đổi dữ liệu.

Khi số dư tài khoản thay đổi vì lý do khác với thanh toán, chẳng hạn như giảm trừ theo hợp đồng hoặc xóa nợ, mã lý do điều chỉnh được dùng để ghi lại nguyên nhân. Thuộc tính này lưu mã đó.

Phân tích các mã này rất quan trọng đối với bảng điều khiển “Tỷ lệ và tác động của điều chỉnh tài khoản”. Việc này giúp xác định nguyên nhân gốc rễ gây thất thoát doanh thu, chẳng hạn như thường xuyên điều chỉnh theo hợp đồng với một số bên chi trả hoặc xóa nợ do lỗi thanh toán. Hiểu rõ các lý do này là bước đầu tiên để giảm thất thoát doanh thu có thể tránh được.

Giải thích lý do điều chỉnh hoặc xóa khoản doanh thu, cung cấp thông tin quan trọng về thất thoát doanh thu và hiệu quả hợp đồng với bên chi trả.

Liên quan đến các giao dịch điều chỉnh trong phân hệ ghi nhận thanh toán hoặc khoản phải thu của Waystar.

Ngày đến hạn thanh toán là ngày do nhà cung cấp đặt ra hoặc được quy định trong hợp đồng với bên thanh toán. Đây là ngày dự kiến nhận được khoản thanh toán, đồng thời là mốc để đánh giá thời gian thanh toán.

Thuộc tính này rất cần thiết cho bảng điều khiển “Số dư chưa thanh toán và thời gian quá hạn”. Thuộc tính được dùng để tính tuổi khoản phải thu và chia thành các nhóm như “0-30 ngày”, “31-60 ngày”, v.v. Phân tích tuổi nợ là nghiệp vụ tài chính tiêu chuẩn để quản lý khoản phải thu và ưu tiên thu hồi các khoản quá hạn.

Làm căn cứ tính tuổi khoản phải thu, yếu tố quan trọng để quản lý việc thu hồi nợ và theo dõi thời điểm dòng tiền về.

Có thể tìm thấy trên hồ sơ hóa đơn hoặc yêu cầu thanh toán. Ngày này cũng có thể được tính dựa trên ngày lập hóa đơn và điều khoản thanh toán.

Thuộc tính này xác định nhân viên hoặc người dùng hệ thống cụ thể đã thực hiện một hoạt động trong quy trình. Ví dụ, thuộc tính cho biết nhân viên nào đã gửi yêu cầu thanh toán hoặc nhân viên thu hồi công nợ nào đã gọi điện nhắc thanh toán.

Phân tích quy trình theo người dùng giúp hiểu cách phân bổ khối lượng công việc, hiệu suất cá nhân và nhu cầu đào tạo. Qua đó, bạn có thể phát hiện người dùng nào thường mắc lỗi hơn hoặc xử lý yêu cầu bị từ chối hiệu quả hơn. Thông tin này hữu ích cho việc quản lý nhóm và kiểm soát chất lượng trong bộ phận chu kỳ doanh thu.

Xác định trách nhiệm ở từng bước trong quy trình, giúp phân tích hiệu suất cá nhân hoặc nhóm và tìm ra nhu cầu đào tạo.

Có trong nhật ký kiểm toán hoặc nhật ký giao dịch của các sự kiện trong Waystar, thường mang tên “UserID”, “ProcessedBy” hoặc tên tương tự.

Nhóm bệnh nhân phân loại loại hình khám chữa bệnh, yếu tố thường quyết định quy tắc thanh toán và mức hoàn trả. Các nhóm phổ biến gồm nội trú, ngoại trú và cấp cứu.

Phân tích chu kỳ doanh thu theo nhóm bệnh nhân có thể cho thấy khác biệt đáng kể trong quy trình. Ví dụ, yêu cầu thanh toán nội trú thường phức tạp hơn và có chu kỳ thanh toán dài hơn yêu cầu ngoại trú. Việc phân nhóm này rất quan trọng để đặt mục tiêu hiệu suất thực tế và điều chỉnh hoạt động cải tiến quy trình cho phù hợp với từng nhóm.

Giúp phân nhóm quy trình theo độ phức tạp của lần khám (ví dụ: nội trú và ngoại trú), yếu tố thường liên quan đến quy tắc thanh toán và thời gian chu kỳ khác nhau.

Đây là trường tiêu chuẩn trong dữ liệu đăng ký bệnh nhân hoặc lần khám của Waystar hay EHR nguồn.

Thuộc tính này ghi lại tổng số tiền đã thu được cho một sự kiện thanh toán. Số tiền này bao gồm khoản thanh toán từ bảo hiểm chính, bảo hiểm phụ và bệnh nhân.

Số tiền đã thanh toán là chỉ số kết quả quan trọng của chu kỳ doanh thu. Chỉ số này được dùng để tính tỷ lệ thu thực tế trên các khoản phí đã lập hóa đơn và đánh giá hiệu quả của toàn bộ quy trình. So sánh số tiền đã lập hóa đơn với số tiền đã thanh toán giúp đánh giá hiệu quả tài chính và phát hiện thất thoát doanh thu. Đây là chỉ số thiết yếu cho các bảng điều khiển về hiệu quả thu hồi và tình hình tài chính tổng thể.

Đo lường số tiền thực tế đã thu, một chỉ số kết quả chính để đánh giá thành công chung của quy trình doanh thu.

Được tính từ các giao dịch ghi nhận thanh toán liên kết với yêu cầu trong Waystar. Có thể cần cộng nhiều bản ghi thanh toán.

Số tiền điều chỉnh là tổng các khoản điều chỉnh tài chính đối với số dư của một sự kiện lập hóa đơn. Khoản này bao gồm mức giảm trừ theo thỏa thuận với bên thanh toán, cùng các khoản xóa sổ hoặc điều chỉnh khác.

Đây là chỉ số quan trọng trong bảng điều khiển “Tỷ lệ và tác động của điều chỉnh tài khoản”. Cộng số tiền này theo mã lý do hoặc bên thanh toán sẽ cho thấy thất thoát doanh thu ảnh hưởng đến tài chính ra sao. Chỉ số giúp định lượng tổn thất và làm rõ cơ sở kinh doanh để xử lý nguyên nhân gốc rễ của các khoản điều chỉnh.

Định lượng doanh thu mất đi do xóa sổ và điều chỉnh, qua đó cho thấy tác động tài chính của vấn đề lập hóa đơn và các điều khoản hợp đồng.

Lấy từ các giao dịch điều chỉnh tài chính trong Waystar. Có thể cần cộng nhiều khoản điều chỉnh cho cùng một sự kiện lập hóa đơn.

Thuộc tính boolean được tính toán này cho biết yêu cầu thanh toán có được thanh toán mà không gặp sự kiện bất lợi nào ở giữa, chẳng hạn như bị từ chối, bị bác bỏ hoặc được yêu cầu bổ sung thông tin hay không. Giá trị “true” cho biết quy trình xử lý yêu cầu đó diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.

Thuộc tính này hỗ trợ trực tiếp KPI “Tỷ lệ thanh toán ngay lần gửi đầu tiên”, một thước đo quan trọng về hiệu quả tổng thể của chu trình doanh thu. Phân tích đặc điểm của các yêu cầu không được thanh toán ngay lần đầu, chẳng hạn theo bên thanh toán hoặc loại dịch vụ, giúp xác định nguyên nhân chính dẫn đến làm lại và chậm thanh toán. Cải thiện tỷ lệ này giúp dòng tiền về nhanh hơn và giảm chi phí vận hành.

Đo trực tiếp chất lượng lập hóa đơn và xử lý yêu cầu thanh toán. Tỷ lệ thanh toán ngay lần gửi đầu tiên cao cho thấy quy trình hiệu quả, ít phải làm lại.

Đây là thuộc tính suy ra, được tính trong quá trình chuyển đổi dữ liệu. Logic kiểm tra xem sự kiện “Đã ghi nhận thanh toán” có xảy ra mà trước đó không có sự kiện như “Yêu cầu thanh toán bị từ chối” hoặc “Tài khoản được điều chỉnh” hay không.

Chỉ số này, còn gọi là “độ trễ ghi nhận phí”, đo hiệu quả của khâu đầu trong quy trình lập hóa đơn. Chỉ số được tính bằng khoảng thời gian giữa sự kiện “Đã cung cấp/hoàn tất dịch vụ” và sự kiện “Đã ghi nhận khoản phí” hoặc “Đã tạo yêu cầu thanh toán”.

Thuộc tính này hỗ trợ trực tiếp bảng điều khiển “Thời gian chu trình từ dịch vụ đến hóa đơn”. Độ trễ ở khâu này khiến chu kỳ thanh toán bắt đầu muộn, làm chậm dòng tiền. Theo dõi chỉ số giúp đảm bảo mọi dịch vụ được lập hóa đơn kịp thời và chính xác, tránh thất thoát doanh thu và rút ngắn toàn bộ chu trình doanh thu.

Đo hiệu quả của khâu đầu trong quy trình lập hóa đơn. Giảm “độ trễ ghi nhận phí” là yếu tố then chốt để rút ngắn toàn bộ chu trình doanh thu và tránh bỏ sót khoản phí.

Được tính trong quá trình chuyển đổi dữ liệu bằng cách lấy dấu thời gian ghi nhận khoản phí hoặc tạo yêu cầu thanh toán trừ đi dấu thời gian của sự kiện dịch vụ.