> Cải tiến quy trình liên tục > Quản lý tồn kho > Microsoft Dynamics 365

Cải thiện quản lý hàng tồn kho

Hướng dẫn 6 bước tối ưu hàng tồn kho trong Dynamics 365.

Tải mẫu dữ liệu

Quản lý tồn kho

Microsoft Dynamics 365

Chọn quy trình

Chọn quy trình để tiếp tục làm việc trong không gian làm việc đã kết nối.

Quy trình hiện có

Hệ thống hiện có

Thách thức(11)Mục tiêu(11)6 bước Xem trước Kết quả Dữ liệu Câu hỏi thường gặp(5)

Tối ưu quản lý tồn kho trong Microsoft Dynamics 365

Nền tảng giúp bạn phát hiện những điểm chưa hiệu quả trong hoạt động vận hành. Nền tảng xác định chính xác điểm nghẽn, từ lúc nhận hàng đến khi xuất hàng. Nhờ đó, bạn thấy được cơ hội giảm chi phí và cải thiện đáng kể tỷ lệ hoàn tất đơn hàng.

Tải xuống mẫu dữ liệu đã cấu hình sẵn để xử lý các thách thức thường gặp và đạt mục tiêu về hiệu quả. Làm theo kế hoạch cải tiến 6 bước và xem hướng dẫn mẫu dữ liệu để cải thiện hoạt động vận hành.

Hiện mô tả chi tiết

Vì sao quản lý tồn kho trong Microsoft Dynamics 365 rất quan trọng

Quản lý tồn kho hiệu quả là nền tảng của chuỗi cung ứng ổn định, ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận và mức độ hài lòng của khách hàng. Trong môi trường ERP phức tạp như Microsoft Dynamics 365, quy trình quản lý tồn kho trải dài từ nhận và cất hàng ban đầu đến luân chuyển nội bộ, điều chỉnh, lấy hàng, rồi xuất kho hoặc đưa vào sử dụng. Khi không nắm rõ quy trình thực tế, doanh nghiệp thường gặp nhiều vấn đề: vốn bị giữ trong lượng hàng dư thừa, hết hàng gây mất doanh thu, chi phí lưu kho tăng và kho vận hành kém hiệu quả. Số lượng giao dịch lớn cùng nhiều thao tác khác nhau của người dùng trong Dynamics 365 khiến hiệu quả thực tế của quy trình khó nhận biết. Vì vậy, việc tìm đúng khâu kém hiệu quả và rút ngắn thời gian chu kỳ quản lý tồn kho trở nên khó khăn. Thiếu minh bạch có thể dẫn đến quyết định chưa phù hợp, chi phí không cần thiết và cách xử lý vấn đề tồn kho mang tính đối phó.

Dùng process mining để nâng cao hiệu quả tồn kho

Process mining chuyển dữ liệu sự kiện thô từ Microsoft Dynamics 365 thành hình ảnh trực quan về quy trình thực tế, giúp bạn phân tích và cải thiện quản lý tồn kho. Bằng cách theo dõi vòng đời của từng lô tồn kho, phương pháp này ghi lại mọi sự kiện, dấu thời gian và người thực hiện. Khi phân tích các thực thể như InventOnHand, InventTrans và InventJournal, process mining dựng lại quy trình từ đầu đến cuối, cho thấy chính xác đường đi của hàng tồn kho, các bước lệch khỏi quy trình chuẩn và vị trí phát sinh điểm nghẽn. Bạn có thể biết chính xác thời gian từ "Goods Receipt Recorded" đến "Put-away Completed", hoặc từ "Picking Initiated" đến "Goods Issue Recorded". Những thông tin dựa trên dữ liệu này giúp bạn hiểu không chỉ điều gì đã xảy ra mà còn vì sao, từ đó cải tiến đúng trọng tâm thay vì phỏng đoán.

Xác định khâu cần tối ưu trong quy trình tồn kho

Process mining giúp bạn xem xét kỹ các giai đoạn quan trọng trong quy trình quản lý tồn kho của Microsoft Dynamics 365:

Hiệu quả nhận và cất hàng: Tìm ra thời gian chậm trễ giữa lúc hàng đến và lúc được đưa vào đúng vị trí lưu trữ. Phát hiện tuyến cất hàng không theo chuẩn hoặc thao tác xử lý quá nhiều làm tăng thời gian chờ và chi phí nhân công.
Luân chuyển và chuyển kho nội bộ: Phân tích tần suất và thời gian luân chuyển hàng trong kho để tìm cách bố trí kém hiệu quả hoặc các lần chuyển kho không tạo thêm giá trị. Tìm hiểu nguyên nhân khiến hàng tồn kho thường xuyên phải điều chỉnh hoặc phát sinh chênh lệch.
Hiệu quả lấy hàng, đóng gói và xuất kho: Phát hiện điểm nghẽn trong xử lý đơn hàng, chẳng hạn thời gian lấy hàng kéo dài, phải lấy lại hàng hoặc chậm trễ giữa khâu đóng gói và xuất hàng. Tối ưu tuyến lấy hàng và phân bổ nguồn lực để nâng cao tỷ lệ xử lý đơn hàng.
Độ chính xác và tuân thủ tồn kho: Tìm nguyên nhân gốc rễ gây chênh lệch tồn kho và phải làm lại trong quá trình đối soát. Đảm bảo việc kiểm kê diễn ra hiệu quả, các điều chỉnh được xử lý chính xác và kịp thời, qua đó nâng cao độ tin cậy của dữ liệu và tuân thủ chính sách nội bộ.
Hao hụt và hàng lỗi thời: Theo dõi vòng đời hàng bị loại bỏ hoặc thanh lý để hiểu xu hướng và nguyên nhân, từ đó chủ động giảm lãng phí và chi phí liên quan.

Giải quyết những vấn đề cụ thể này giúp luồng vận hành trôi chảy hơn và giảm lãng phí.

Cải thiện kết quả kinh doanh nhờ tối ưu tồn kho

Thông tin từ process mining giúp bạn đo lường mức cải thiện trong hoạt động quản lý tồn kho. Khi xác định và xử lý điểm nghẽn, bạn có thể:

Giảm chi phí lưu kho: Điều chỉnh mức tồn kho, hạn chế hàng dư thừa và sử dụng không gian lưu trữ hiệu quả hơn để giải phóng vốn.
Rút ngắn thời gian chu kỳ: Giảm đáng kể thời gian từ lúc nhận hàng đến khi hàng sẵn sàng, cũng như từ lúc lấy hàng đến khi xuất kho, giúp chuỗi cung ứng phản ứng nhanh hơn.
Nâng cao độ chính xác tồn kho: Giảm chênh lệch để dữ liệu hàng tồn kho đáng tin cậy hơn, hạn chế hết hàng và cải thiện dự báo.
Nâng cao hiệu quả vận hành: Đơn giản hóa quy trình làm việc, giảm thao tác thủ công và loại bỏ các hoạt động không tạo giá trị trong mọi quy trình tồn kho, từ kiểm tra chất lượng đến xuất hàng.
Tăng cường tuân thủ và quản lý rủi ro: Đảm bảo thực hiện đúng chính sách nội bộ và quy định bên ngoài bằng cách phát hiện, khắc phục các bước lệch quy trình, qua đó giảm rủi ro khi kiểm toán.
Cải thiện mức độ hài lòng của khách hàng: Xử lý đơn hàng nhanh và chính xác hơn góp phần trực tiếp tạo trải nghiệm tốt hơn cho khách hàng.

Những kết quả này giúp bạn đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu và liên tục điều chỉnh chiến lược tồn kho trong Microsoft Dynamics 365.

Giúp đội ngũ liên tục cải thiện tồn kho

Dùng process mining cho quy trình quản lý tồn kho trong Microsoft Dynamics 365 không chỉ để xử lý một vấn đề trước mắt, mà còn tạo nền tảng cho cải tiến liên tục. Khi hiểu rõ luồng di chuyển thực tế của từng lô hàng, đội ngũ có thể thay thế phỏng đoán bằng những thay đổi có trọng tâm và tạo kết quả lâu dài. Cách làm này giúp mọi người cùng tham gia cải tiến quy trình: đội ngũ vận hành có thể chủ động tìm vấn đề và thử giải pháp dựa trên dữ liệu thực tế. Hãy dùng process mining để biến quản lý tồn kho từ một khoản chi phí thành lợi thế chiến lược, giúp chuỗi cung ứng vận hành hiệu quả hơn.

Quản lý tồn kho Kiểm soát hàng tồn kho Vận hành kho Tối ưu chuỗi cung ứng Logistics Luồng luân chuyển vật tư Cất hàng vào kho Xử lý đơn hàng Độ chính xác tồn kho Quản lý hàng tồn kho Kiểm soát tồn kho Quản lý vật tư Mức tồn kho

Vấn đề và thách thức thường gặp

Xác định những thách thức đang ảnh hưởng đến bạn

Chậm đưa hàng đã nhận đến đúng vị trí lưu trữ gây tồn đọng tại khu vực nhận hàng, làm giảm hiệu quả chung của kho và tăng chi phí nhân công. Tình trạng này cũng ảnh hưởng đến các hoạt động tiếp theo như lấy hàng và xử lý đơn. ProcessMind phân tích nhật ký sự kiện Microsoft Dynamics 365 và theo dõi toàn bộ vòng đời của từng lô hàng, từ "Goods Receipt Recorded" đến "Put-away Completed". Nền tảng cho biết thời gian cất hàng trung bình, xác định điểm nghẽn tại từng vị trí hoặc nhóm SKU, đồng thời làm rõ các bước lệch quy trình gây chậm trễ. Nhờ đó, bạn có thể tối ưu tuyến di chuyển, nhân sự và cách bố trí lưu trữ để cải thiện luồng hàng.

Số lần điều chỉnh tồn kho cao, chẳng hạn sau kiểm kê hoặc kiểm tra thực tế, cho thấy có vấn đề mang tính hệ thống về độ chính xác. Chênh lệch có thể dẫn đến hết hàng, tồn kho dư thừa, giao sai đơn và tổn thất tài chính do phải xóa sổ hàng hoặc mất doanh thu. ProcessMind lấy dữ liệu từ mô-đun tồn kho Microsoft Dynamics 365, tập trung vào các hoạt động "Inventory Count Initiated", "Inventory Count Performed" và "Inventory Discrepancy Adjusted". Nền tảng trực quan hóa tần suất và nguyên nhân gốc rễ của các lần điều chỉnh, đồng thời xác định vị trí, SKU hoặc thao tác người dùng gây sai lệch để giúp bạn kiểm soát chặt hơn luồng hàng tồn kho.

Khi hàng tồn kho bị di chuyển nhiều lần trong kho mà không có lý do vận hành rõ ràng, doanh nghiệp tốn thêm nhân công, thiết bị và thời gian, khiến chi phí vận hành tăng. Việc luân chuyển quá mức cũng làm tăng nguy cơ hư hỏng hoặc thất lạc, ảnh hưởng đến độ chính xác tồn kho và thời gian xử lý đơn. ProcessMind lập bản đồ mọi hoạt động "Stock Moved Internally" trong Microsoft Dynamics 365 theo từng lô hàng, giúp phát hiện các lần làm lại hoặc cách bố trí lưu trữ chưa phù hợp. Nền tảng chỉ ra SKU hoặc vị trí thường xuyên phát sinh di chuyển không tạo giá trị, để bạn điều chỉnh cách bố trí kho hoặc quy tắc cất hàng nhằm nâng cao hiệu quả.

Quy trình lấy hàng và đóng gói kém hiệu quả ảnh hưởng trực tiếp đến mức độ hài lòng của khách hàng và tỷ lệ hoàn tất đơn hàng. Chậm trễ ở các khâu quan trọng này có thể khiến đơn hàng lỡ khung giờ giao, làm tăng phí vận chuyển do phải dùng dịch vụ giao nhanh và khiến khách hàng mất lòng tin. Trong Microsoft Dynamics 365, ProcessMind cho bạn thấy chi tiết các hoạt động "Bắt đầu lấy hàng", "Hoàn tất lấy hàng" và "Hoàn tất đóng gói" của từng lô hàng tồn kho trong đơn hàng. Nền tảng chỉ ra nơi xảy ra chậm trễ, các tuyến lấy hàng chưa tối ưu và nguyên nhân phải lấy hàng lại, giúp bạn tinh gọn quy trình làm việc và tăng năng suất xử lý.

Quản lý kém hàng tồn kho có hạn sử dụng hoặc dễ lỗi thời dẫn đến phải ghi giảm giá trị hàng hóa và tăng chi phí lưu kho. Không ưu tiên xuất hàng cũ trước hoặc không kịp thời loại bỏ hàng tồn kho khiến vốn bị ứ đọng và chiếm diện tích kho quý giá. Trong Microsoft Dynamics 365, ProcessMind theo dõi toàn bộ vòng đời của từng lô hàng tồn kho, dựa trên các thuộc tính như "Ngày hết hạn" và hoạt động như "Loại bỏ hàng tồn kho". Nền tảng phát hiện các trường hợp hàng sắp hết hạn nhưng chưa được lấy, hoặc thường xuyên bị loại bỏ, giúp bạn chủ động luân chuyển và xử lý hàng tồn kho.

Quy trình xử lý hàng trả lại kém hiệu quả khiến hàng bị tồn đọng, chậm kiểm tra, nhập lại kho hoặc loại bỏ. Điều này làm giảm độ chính xác của dữ liệu tồn kho, khiến vốn bị giữ trong hàng không thể bán và có thể làm chậm việc hoàn tiền hoặc đổi hàng, ảnh hưởng đến sự hài lòng của khách hàng. Trong Microsoft Dynamics 365, ProcessMind phân tích hoạt động "Xử lý hàng trả lại" theo từng lô hàng tồn kho, lập bản đồ luồng thực tế và xác định nơi xảy ra chậm trễ hoặc phải làm lại. Nền tảng cho biết thời gian xử lý hàng trả lại trung bình, chỉ ra điểm nghẽn ở khâu kiểm tra hoặc nhập lại kho và tìm cơ hội rút ngắn quy trình này.

Chậm trễ ở hoạt động "Thực hiện kiểm tra chất lượng" có thể khiến hàng mới nhận chưa được chuyển sang tồn kho khả dụng, gây tồn đọng, lỡ lịch sản xuất hoặc chậm hoàn tất đơn hàng. Điểm nghẽn này kéo dài thời gian xử lý và có thể làm tăng chi phí lưu kho của hàng đang chờ kiểm tra. Dựa trên dữ liệu Microsoft Dynamics 365, ProcessMind theo dõi từng lô hàng tồn kho qua quy trình kiểm tra chất lượng, từ "Ghi nhận nhận hàng" đến "Thực hiện kiểm tra chất lượng". Nền tảng cho thấy thời gian kiểm tra, xác định nhóm SKU hoặc nhà cung cấp thường bị chậm nhất và chỉ ra tình trạng thiếu tài nguyên.

Bố trí kho khiến nhân viên phải di chuyển quá xa hoặc thường xuyên xếp lại các mặt hàng phổ biến sẽ làm giảm đáng kể hiệu quả lấy hàng và đưa hàng vào kho. Điều này làm tăng chi phí nhân công, giảm năng suất xử lý và khiến thiết bị nhanh hao mòn. Trong Microsoft Dynamics 365, ProcessMind phân tích trình tự các hoạt động "Hoàn tất đưa hàng vào kho", "Di chuyển hàng trong kho" và "Bắt đầu lấy hàng", kết hợp với thuộc tính "Vị trí kho" và "Ô chứa hàng". Nền tảng phát hiện các tuyến di chuyển kém hiệu quả và tìm cơ hội bố trí lại hàng dựa trên tần suất di chuyển và nhu cầu, giúp luồng vận hành trôi chảy hơn.

Khi lô hàng tồn kho bị chuyển nhầm vị trí hoặc không thể xác định, hàng hóa bị xem là "thất lạc" và gây gián đoạn đáng kể cho hoạt động. Tình trạng này dẫn đến phải đặt hàng gấp, giao hàng chậm và mất thời gian tìm kiếm thủ công, ảnh hưởng đến hiệu quả vận hành lẫn dịch vụ khách hàng. Trong Microsoft Dynamics 365, ProcessMind cho bạn thấy toàn bộ luồng di chuyển hàng tồn kho, theo dõi từng lô qua các hoạt động "Ghi nhận nhận hàng", "Hoàn tất đưa hàng vào kho" và "Di chuyển hàng trong kho". Nền tảng làm rõ những điểm khác với luồng chuẩn và xác định người dùng hoặc quy trình liên quan đến việc để hàng sai vị trí, giúp ngăn tình trạng này tái diễn.

Nếu hồ sơ tồn kho không được cập nhật đều đặn sau khi hàng hóa di chuyển hoặc giao dịch phát sinh, số lượng thực tế sẽ khác với số liệu ghi nhận. Dữ liệu không chính xác theo thời gian thực có thể dẫn đến quyết định sai về đặt hàng, lập kế hoạch sản xuất và cam kết giao hàng, làm giảm độ tin cậy của dữ liệu tồn kho. ProcessMind phân tích dấu thời gian của các hoạt động "Ghi nhận nhận hàng", "Ghi nhận xuất hàng" và "Điều chỉnh chênh lệch tồn kho" trong Microsoft Dynamics 365. Nền tảng phát hiện các trường hợp cập nhật chậm hoặc không nhất quán, cho thấy quy trình chưa được tuân thủ ở đâu và ảnh hưởng thế nào đến độ tin cậy của dữ liệu phục vụ quyết định vận hành.

Việc thường xuyên điều chỉnh thủ công ngoài các đợt kiểm kê theo kế hoạch thường cho thấy quy trình tự động có vấn đề hoặc chưa tuân thủ quy trình vận hành chuẩn. Nguyên nhân có thể là nhập sai dữ liệu ban đầu, không ghi nhận việc di chuyển hàng hoặc bỏ qua hệ thống, làm tăng chi phí nhân công và rủi ro về tính toàn vẹn dữ liệu. Trong Microsoft Dynamics 365, ProcessMind kiểm tra mọi hoạt động "Điều chỉnh chênh lệch tồn kho" cùng thuộc tính "Mã lý do di chuyển". Nền tảng thống kê số lần điều chỉnh thủ công, phân loại lý do và liên kết chúng với các hoạt động trước đó, giúp xác định chính xác bước nào cần tự động hóa hoặc kiểm soát chặt hơn.

Mục tiêu thường gặp

Xác định thế nào là thành công

Mục tiêu này tập trung rút ngắn thời gian từ lúc nhận hàng đến khi hàng được đưa vào vị trí lưu trữ cuối cùng. Đưa hàng vào kho chậm gây ùn tắc, tăng chi phí lưu kho và khiến hàng chưa sẵn sàng để xử lý đơn hàng, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả vận hành và kết quả tài chính.
Trong Microsoft Dynamics 365, ProcessMind phân tích khoảng thời gian từ hoạt động 'Ghi nhận nhận hàng' đến 'Hoàn tất đưa hàng vào kho' của từng lô hàng tồn kho. Nền tảng xác định điểm nghẽn, các bước không tạo giá trị và việc sử dụng tài nguyên chưa hiệu quả, giúp bạn cải tiến đúng trọng tâm và rút ngắn đáng kể thời gian xử lý.

Độ chính xác tồn kho cao nghĩa là số lượng ghi nhận gần khớp với kết quả kiểm đếm thực tế. Độ chính xác thấp dẫn đến hết hàng, tồn kho quá mức, lấy nhầm hàng và gián đoạn vận hành liên tục, ảnh hưởng trực tiếp đến tỷ lệ hoàn tất đơn hàng và làm tăng chi phí.
Trong Microsoft Dynamics 365, ProcessMind theo dõi các sự kiện 'Thực hiện kiểm kê' và 'Điều chỉnh chênh lệch tồn kho' theo từng lô hàng tồn kho, làm rõ các trường hợp sai lệch theo vị trí, nhóm SKU hoặc người dùng. Thông tin dựa trên dữ liệu này giúp bạn tìm nguyên nhân gốc rễ và thực hiện biện pháp khắc phục để duy trì dữ liệu tồn kho đáng tin cậy.

Mục tiêu này nhằm rút ngắn thời gian từ khi bắt đầu xử lý đơn hàng đến khi hàng sẵn sàng giao. Điểm nghẽn trong khâu lấy hàng và đóng gói trực tiếp làm chậm đơn hàng, giảm mức độ hài lòng của khách hàng và có thể khiến doanh nghiệp chịu phạt do giao trễ.
Trong Microsoft Dynamics 365, ProcessMind lập bản đồ các hoạt động từ 'Bắt đầu lấy hàng' đến 'Hoàn tất đóng gói' theo từng lô hàng tồn kho, chỉ ra cụ thể nơi chậm trễ, thiếu tài nguyên hoặc trình tự xử lý chưa tối ưu. Tối ưu các bước này giúp doanh nghiệp cải thiện đáng kể hiệu quả hoàn tất đơn hàng.

Giảm các lần di chuyển hàng không cần thiết trong kho giúp tiết kiệm nhân công, rút ngắn thời gian vận chuyển và giảm nguy cơ hư hỏng hoặc để nhầm vị trí. Việc luân chuyển quá nhiều làm tăng chi phí mà không tạo thêm giá trị, đồng thời chiếm dụng tài nguyên và có thể khiến hàng chậm sẵn sàng.
ProcessMind trực quan hóa mọi hoạt động 'Di chuyển hàng trong kho' theo từng lô hàng tồn kho, giúp xác định các lần chuyển hàng thừa, tuyến di chuyển chưa tối ưu hoặc việc chuyển hàng quá nhiều giữa các vị trí trong Microsoft Dynamics 365. Phân tích này giúp bạn thiết kế lại hoạt động logistics nội bộ để vận hành hiệu quả hơn.

Mục tiêu này nhằm giảm lượng hàng đã hết hạn, hư hỏng hoặc không còn bán được. Hàng tồn kho lỗi thời làm tăng đáng kể chi phí lưu kho, chiếm diện tích kho quý giá và cuối cùng phải ghi giảm giá trị.
Trong Microsoft Dynamics 365, ProcessMind phân tích toàn bộ vòng đời của từng lô hàng tồn kho, từ 'Ghi nhận nhận hàng' đến 'Loại bỏ hàng tồn kho'. Nền tảng xác định hàng luân chuyển chậm, xu hướng hết hạn và điểm nghẽn trong quy trình loại bỏ, giúp bạn chủ động quản lý tồn kho và giảm lãng phí.

Tối ưu quy trình hàng trả lại giúp giảm thời gian và tài nguyên dành cho việc xử lý hàng khách gửi trả. Quy trình kém hiệu quả gây tồn đọng, chậm hoàn tiền, tăng chi phí vận hành và giảm mức độ hài lòng của khách hàng.
ProcessMind lập bản đồ hoạt động 'Xử lý hàng trả lại' cùng các bước liên quan theo từng lô hàng tồn kho, làm rõ tình trạng chậm trễ, phải làm lại hoặc chưa tuân thủ trong Microsoft Dynamics 365. Từ đó, bạn có thể thiết kế lại quy trình để xử lý hàng trả lại nhanh hơn, giảm chi phí và cải thiện trải nghiệm khách hàng.

Mục tiêu này nhằm rút ngắn thời gian hàng tồn kho không thể sử dụng do đang chờ kiểm tra hoặc bị giữ để xử lý vấn đề chất lượng. Việc giữ hàng quá lâu làm chậm thời điểm hàng sẵn sàng, ảnh hưởng đến lịch sản xuất và có thể khiến doanh nghiệp bỏ lỡ cơ hội bán hàng.
Trong Microsoft Dynamics 365, ProcessMind theo dõi hoạt động 'Thực hiện kiểm tra chất lượng' và các lần di chuyển tiếp theo của từng lô hàng tồn kho. Nền tảng xác định thời gian chờ quá lâu, các vòng làm lại hoặc điểm nghẽn về tài nguyên, giúp xử lý vấn đề nhanh hơn và sớm đưa hàng vào sử dụng.

Tăng hiệu quả sử dụng không gian kho nghĩa là tận dụng tốt diện tích hiện có và giảm phần công suất bị lãng phí. Cách lưu trữ kém hiệu quả khiến nhân viên mất nhiều thời gian di chuyển, khó lấy hàng và làm tăng chi phí vận hành.
Trong Microsoft Dynamics 365, ProcessMind phân tích các sự kiện 'Hoàn tất đưa hàng vào kho' và 'Di chuyển hàng trong kho' theo từng lô hàng tồn kho, xác định vị trí lưu trữ chưa tối ưu hoặc việc sắp xếp lại thường xuyên. Thông tin này giúp bạn điều chỉnh cách bố trí và chiến lược lưu trữ để luồng di chuyển thông suốt hơn và tận dụng không gian tốt hơn.

Ngăn hàng bị để sai vị trí giúp bạn luôn tìm thấy hàng ở nơi dự kiến, không phải mất thời gian tìm kiếm. Hàng sai vị trí khiến doanh nghiệp tưởng là hết hàng, làm chậm việc hoàn tất đơn hàng và lãng phí giờ công.
Trong Microsoft Dynamics 365, ProcessMind xác định các mẫu trong hoạt động 'Điều chỉnh chênh lệch tồn kho' liên quan đến vị trí hoặc người dùng cụ thể theo từng lô hàng tồn kho, giúp tìm nguyên nhân gốc rễ của việc để hàng sai vị trí. Thông tin này giúp cải thiện quy trình theo dõi và xử lý hàng.

Theo dõi tồn kho theo thời gian thực tốt hơn nghĩa là luôn có thông tin cập nhật và chính xác về số lượng cũng như vị trí hàng hóa. Cập nhật tồn kho không đều hoặc chậm trễ dẫn đến quyết định sai, dự báo thiếu chính xác và tình trạng hết hàng hoặc tồn kho quá mức.
ProcessMind phân tích thời điểm và tần suất của các sự kiện quan trọng như 'Ghi nhận xuất hàng' hoặc 'Điều chỉnh chênh lệch tồn kho' theo từng lô hàng tồn kho. Nền tảng xác định những thiếu sót trong quy trình khiến dữ liệu cập nhật chậm, giúp thông tin tồn kho trong Microsoft Dynamics 365 luôn mới và đáng tin cậy hơn.

Giảm thao tác thủ công khi điều chỉnh tồn kho giúp giải phóng tài nguyên và giảm đáng kể nguy cơ sai sót do con người. Việc điều chỉnh thủ công thường xuyên thường cho thấy quy trình có vấn đề hoặc dữ liệu không nhất quán, trong khi những việc này có thể được tự động hóa.
Trong Microsoft Dynamics 365, ProcessMind xác định các hoạt động 'Điều chỉnh chênh lệch tồn kho' lặp lại theo từng lô hàng tồn kho, đồng thời tìm hiểu nguyên nhân và yếu tố kích hoạt. Phân tích này cho thấy cơ hội tự động hóa các điều chỉnh thường lệ hoặc thay đổi quy trình để không cần can thiệp thủ công.

6 bước cải tiến quản lý tồn kho

Tải mẫu xuống

Việc cần làm

Tải mẫu Excel chuyên dụng để sắp xếp dữ liệu tồn kho. Mẫu này giúp dữ liệu từ Microsoft Dynamics 365 có cấu trúc phù hợp để phân tích.

Xem hướng dẫn mẫu dữ liệu Tải mẫu xuống

Vì sao điều này quan trọng

Mẫu chuẩn hóa giúp đơn giản hóa khâu chuẩn bị dữ liệu, tiết kiệm thời gian và tránh sai sót. Đây là yếu tố quan trọng để process mining cho kết quả chính xác.

Kết quả dự kiến

Mẫu Excel có sẵn để điền, với cấu trúc dữ liệu phù hợp với yêu cầu của ProcessMind về các sự kiện tồn kho.

BẠN SẼ NHẬN ĐƯỢC GÌ

Phát hiện cơ hội cải thiện hiệu quả trong quy trình hàng tồn kho

ProcessMind trực quan hóa toàn bộ hoạt động hàng tồn kho, từ lúc nhận hàng đến khi xuất hàng. Xác định chính xác điểm chưa hiệu quả và hiểu tác động của chúng đến chuỗi cung ứng.

Trực quan hóa toàn bộ luồng hàng tồn kho
Xác định điểm nghẽn ở khâu nhận hoặc xuất hàng
Phân tích các yếu tố làm tăng chi phí trong quy trình hàng tồn kho
Tăng tỷ lệ hoàn tất đơn hàng và giảm tình trạng hết hàng

Discover your actual process flow

Identify bottlenecks and delays

Analyze process variants

Design your optimized process

KẾT QUẢ THƯỜNG ĐẠT ĐƯỢC

Nâng cao hiệu quả quản lý tồn kho

Đây là những lợi ích cụ thể mà doanh nghiệp có thể đạt được khi dùng process mining để phân tích quy trình làm việc về quản lý tồn kho trong Microsoft Dynamics 365, đặc biệt là dữ liệu theo lô hàng. Bằng cách xác định điểm nghẽn và các khâu kém hiệu quả, doanh nghiệp có thể tối ưu mức tồn kho, giảm chi phí lưu kho và đẩy nhanh việc hoàn tất đơn hàng.

0 %

Rút ngắn thời gian đưa hàng vào kho

Mức giảm trung bình về thời gian đưa hàng vào kho

Process mining xác định điểm nghẽn trong quy trình đưa hàng vào kho, giúp giảm đáng kể thời gian nhập hàng mới vào kho. Nhờ đó, sản phẩm sẵn sàng để bán nhanh hơn.

0 %

Tăng độ chính xác tồn kho

Giảm số sự kiện chênh lệch tồn kho

Khi xác định được nguyên nhân gốc rễ của chênh lệch tồn kho, doanh nghiệp có thể giảm sai sót dẫn đến mất doanh thu hoặc tồn kho dư thừa. Điều này cải thiện độ tin cậy của dữ liệu và việc lập kế hoạch vận hành.

0 %

Đẩy nhanh khâu lấy hàng và đóng gói

Tăng tốc độ hoàn tất đơn hàng

Phát hiện chậm trễ và điểm kém hiệu quả trong các khâu lấy hàng, đóng gói để hoàn tất đơn hàng. Nhờ đó, hàng được giao đến khách nhanh hơn và chất lượng dịch vụ được cải thiện.

0 %

Giảm chi phí do hàng tồn kho lỗi thời

Giảm giá trị hàng tồn kho phải ghi giảm

Hiểu rõ vòng đời hàng tồn kho giúp bạn sớm xác định các mặt hàng luân chuyển chậm hoặc lỗi thời. Nhờ đó, bạn giảm chi phí lưu kho và tránh tổn thất tài chính đáng kể do phải ghi giảm giá trị hàng hóa.

0 %

Tối ưu việc sử dụng không gian kho

Giảm các lần di chuyển hàng không cần thiết

Phân tích các lần luân chuyển hàng trong kho để xác định và loại bỏ những lần di chuyển kém hiệu quả, qua đó tận dụng không gian kho tốt hơn. Điều này giúp giảm chi phí vận hành và thời gian xử lý hàng.

Kết quả thực tế tùy thuộc vào độ phức tạp của quy trình tồn kho, chất lượng dữ liệu và mục tiêu kinh doanh cụ thể. Các số liệu được nêu minh họa những cải thiện thường thấy trong các dự án process mining tương tự.

Dữ liệu nên dùng

Bắt đầu với các thuộc tính và hoạt động quan trọng nhất, sau đó bổ sung khi cần.

Chưa quen với nhật ký sự kiện? Tìm hiểu cách tạo nhật ký sự kiện cho process mining.

Thuộc tính

Các dữ liệu chính cần thu thập để phân tích

Mã định danh duy nhất của một lô hàng tồn kho cụ thể, dùng làm mã định danh chính của trường hợp.

Vì sao điều này quan trọng

Đây là khóa thiết yếu để theo dõi vòng đời đầu cuối của một lượng hàng tồn kho, đồng thời phân tích biến thể và giám sát hiệu suất của từng lô cụ thể.

Tên sự kiện quản lý tồn kho cụ thể đã diễn ra, chẳng hạn như 'Đã ghi nhận nhận hàng' hoặc 'Đã lấy hàng xong'.

Vì sao điều này quan trọng

Thuộc tính này xác định các bước trong quy trình, giúp bạn trực quan hóa sơ đồ quy trình, phân tích biến thể và tìm điểm nghẽn.

Dấu thời gian chính xác cho biết hoạt động tồn kho diễn ra khi nào.

Vì sao điều này quan trọng

Dấu thời gian rất quan trọng để sắp xếp sự kiện, tính thời gian chu trình và thời lượng, cũng như phân tích hiệu suất quy trình theo thời gian.

Dấu thời gian đánh dấu lúc một hoạt động hoàn tất, dùng để tính thời lượng.

Vì sao điều này quan trọng

Giúp tính chính xác thời lượng hoạt động, từ đó xác định các bước kém hiệu quả và phân tích mức sử dụng tài nguyên.

Mã định danh của người dùng đã thực hiện hoặc chịu trách nhiệm về hoạt động.

Vì sao điều này quan trọng

Theo dõi mức độ tham gia của người dùng, giúp phân tích hiệu suất, xác định nhu cầu đào tạo và tìm hiểu nguyên nhân dẫn đến điều chỉnh thủ công.

Mã định danh duy nhất của sản phẩm hoặc nguyên vật liệu được xử lý, còn gọi là SKU.

Vì sao điều này quan trọng

Liên kết hoạt động tồn kho với từng sản phẩm (SKU), giúp phân tích hiệu suất quy trình, chi phí và vấn đề theo từng sản phẩm.

Mã định danh của kho hoặc địa điểm thực tế nơi hoạt động tồn kho diễn ra.

Vì sao điều này quan trọng

Giúp so sánh hiệu suất và phân tích điểm nghẽn giữa các địa điểm hoặc kho khác nhau.

Mã giải thích lý do của một giao dịch cụ thể, chẳng hạn như điều chỉnh tồn kho hoặc hàng trả lại.

Vì sao điều này quan trọng

Giải thích nguyên nhân của sự kiện, giúp tìm nguyên nhân gốc rễ của các vấn đề như điều chỉnh tồn kho, hàng trả lại hoặc hàng bị loại bỏ.

Số lượng mặt hàng trong giao dịch, tính theo đơn vị đo cơ sở.

Vì sao điều này quan trọng

Định lượng hàng hóa trong từng giao dịch, cần thiết để đo ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh, lưu lượng xử lý và quy mô chênh lệch.

Các hoạt động

Các bước quy trình cần theo dõi và tối ưu

Hoạt động này ghi nhận thời điểm lô hàng tồn kho được nhập vào kho, thường từ nhà cung cấp hoặc từ khâu sản xuất. Sự kiện được ghi nhận khi phiếu nhận hàng theo đơn mua hàng hoặc nhật ký báo cáo hoàn thành lệnh sản xuất được ghi sổ, tạo ra giao dịch có số lượng dương.

Vì sao điều này quan trọng

Đây là sự kiện bắt đầu chính trong vòng đời hàng tồn kho. Sự kiện này khởi động việc theo dõi thời gian đưa hàng vào kho và tổng thời gian xử lý hàng tồn kho, tạo mốc cơ sở để đo lường hiệu quả.

Hoạt động này ghi nhận việc hoàn tất di chuyển lô hàng tồn kho vào ô chứa được chỉ định. Sự kiện được xác định khi trạng thái của bản ghi 'công việc' tương ứng trong kho chuyển thành 'Đã đóng'.

Vì sao điều này quan trọng

Đây là cột mốc quan trọng đánh dấu việc hoàn tất nhận hàng và đưa hàng vào kho, khi hàng tồn kho sẵn sàng để xử lý đơn. Cột mốc này rất cần thiết để đo KPI 'Thời gian đưa hàng vào kho trung bình'.

Hoạt động này thể hiện việc ghi sổ điều chỉnh tồn kho để sửa chênh lệch phát hiện khi kiểm đếm hoặc vì lý do khác. Đây là giao dịch cụ thể làm thay đổi số lượng tồn kho.

Vì sao điều này quan trọng

Sự kiện này rất quan trọng để đo độ chính xác của tồn kho và KPI 'Tỷ lệ chênh lệch tồn kho'. Việc điều chỉnh thường xuyên có thể cho thấy vấn đề trong kiểm soát quy trình, nhận hàng hoặc lấy hàng.

Cho biết hệ thống đã tạo hướng dẫn để nhân viên kho lấy một lô hàng cho đơn bán hàng hoặc lệnh sản xuất. Hệ thống ghi nhận khi tạo bản ghi 'work' mới cho việc lấy hàng trong WMS.

Vì sao điều này quan trọng

Sự kiện này đánh dấu thời điểm bắt đầu quy trình xử lý đơn hàng xuất kho. Khoảng thời gian từ lúc tạo đơn đến lúc tạo công việc lấy hàng có thể cho thấy việc phân bổ hoặc lập kế hoạch bị chậm.

Hoạt động này cho biết nhân viên đã lấy hàng thực tế xong và chuyển lô hàng đến khu vực tập kết hoặc đóng gói. Sự kiện được suy ra khi trạng thái 'work' lấy hàng trong WMS chuyển thành 'Closed'.

Vì sao điều này quan trọng

Mốc này đánh dấu kết thúc giai đoạn lấy hàng và bắt đầu đóng gói hoặc giao hàng. Đây là dữ liệu cần thiết để đo 'Thời gian trung bình từ lấy hàng đến đóng gói' và hiệu quả xử lý đơn hàng.

Hoạt động này đánh dấu việc lô hàng được đưa ra khỏi kho lần cuối, thường là để bán cho khách hàng hoặc dùng trong sản xuất. Hệ thống ghi nhận khi ghi sổ phiếu đóng gói của đơn bán hàng hoặc nhật ký danh sách lấy hàng cho sản xuất.

Vì sao điều này quan trọng

Đây là sự kiện kết thúc thành công chính trong vòng đời tồn kho. Sự kiện này kết thúc quá trình theo dõi thời gian lô hàng ở trong kho và xác nhận cách xử lý cuối cùng.

Câu hỏi thường gặp

Các câu hỏi thường gặp

Process mining giúp gì cho quản lý tồn kho trong Microsoft Dynamics 365?

Process mining dùng dữ liệu từ Dynamics 365 để trực quan hóa quy trình tồn kho thực tế, cho thấy hàng hóa di chuyển như thế nào. Công cụ xác định điểm nghẽn như đưa hàng vào kho hoặc lấy hàng chậm, cảnh báo các trường hợp chênh lệch tồn kho thường xuyên và phát hiện việc luân chuyển hàng kém hiệu quả. Nhờ đó, bạn biết nên tập trung cải tiến ở đâu để tăng hiệu quả, giảm chi phí và đảm bảo tuân thủ.

Process mining sử dụng dữ liệu tồn kho từ Microsoft Dynamics 365 như thế nào?

Process mining kết nối trực tiếp với hệ thống Microsoft Dynamics 365 để trích xuất nhật ký sự kiện liên quan đến việc di chuyển và giao dịch tồn kho. Công cụ dùng lô hàng tồn kho làm mã định danh trường hợp, theo dõi mọi bước từ lúc nhận hàng đến khi giao hàng hoặc điều chỉnh tồn kho. Dữ liệu này giúp tái dựng toàn bộ luồng quy trình và phân tích chi tiết.

Cần những dữ liệu cụ thể nào từ Dynamics 365 để phân tích quy trình tồn kho?

Để thực hiện process mining, trước hết bạn cần nhật ký sự kiện có mã định danh trường hợp, hoạt động và dấu thời gian. Với quản lý tồn kho, cần theo dõi lô hàng tồn kho, thao tác cụ thể đã thực hiện và thời điểm diễn ra. Các thuộc tính bổ sung như tài nguyên, vị trí hoặc số lượng có thể làm phong phú thêm phân tích và cung cấp thông tin chuyên sâu hơn.

Thông thường, mất bao lâu để có thông tin ban đầu từ dự án process mining về tồn kho?

Thời gian có thể khác nhau tùy khối lượng và độ phức tạp của dữ liệu, nhưng việc trích xuất dữ liệu ban đầu và thiết lập mô hình thường mất vài tuần. Sau đó, bạn có thể xem sơ đồ quy trình đầu tiên và xác định các điểm nghẽn lớn trong vòng 4-6 tuần. Những đợt phân tích tiếp theo thường nhanh hơn nhiều, giúp bạn liên tục tìm ra cơ hội cải tiến.

Tôi có thể kỳ vọng cải thiện những gì khi dùng process mining trong quản lý tồn kho?

Bạn có thể kỳ vọng những cải thiện đo lường được như rút ngắn thời gian đưa hàng vào kho, tăng độ chính xác tồn kho và đẩy nhanh tốc độ lấy hàng, đóng gói. Process mining giúp giảm hàng tồn kho lỗi thời, tinh gọn quy trình hàng trả lại và tối ưu việc sử dụng không gian kho. Nhờ đó, chi phí vận hành giảm và mức độ hài lòng của khách hàng tăng.

Process mining có phù hợp với hoạt động tồn kho quy mô nhỏ lẫn lớn không?

Có. Process mining có thể mở rộng và hữu ích với hoạt động tồn kho ở mọi quy mô. Doanh nghiệp lớn có thể có bộ dữ liệu phức tạp hơn, nhưng doanh nghiệp nhỏ cũng có thể thu được nhiều giá trị bằng cách xác định và tối ưu các quy trình tồn kho cốt lõi. Phương pháp này phù hợp bất kể quy mô sử dụng Dynamics 365.

Những thách thức thường gặp khi trích xuất dữ liệu tồn kho từ Microsoft Dynamics 365 là gì?

Các thách thức thường gặp gồm đảm bảo dữ liệu đầy đủ và nhất quán giữa các mô-đun, nhất là trong môi trường Dynamics 365 được tùy chỉnh nhiều. Khối lượng dữ liệu cũng có thể là vấn đề, đòi hỏi phương pháp trích xuất phù hợp. Trong giai đoạn thiết lập, bạn cũng cần xem xét quyền truy cập và hiểu cấu trúc các bảng dữ liệu bên dưới.

Tôi có cần nhà khoa học dữ liệu hoặc đội ngũ IT chuyên trách để triển khai process mining cho tồn kho không?

Một số kiến thức kỹ thuật sẽ hữu ích khi kết nối và chuyển đổi dữ liệu ban đầu, nhưng nhiều công cụ process mining hiện nay được thiết kế cho người dùng nghiệp vụ. Sau khi chuẩn bị dữ liệu, họ có thể phân tích qua giao diện dễ sử dụng. Tuy vậy, phối hợp giữa các bên nghiệp vụ, IT và chuyên gia process mining nếu cần thường mang lại kết quả tốt nhất.

Process mining xử lý dữ liệu tồn kho thiếu hoặc không nhất quán như thế nào?

Các công cụ process mining được thiết kế để làm việc với dữ liệu thực tế, vốn thường có điểm không nhất quán. Công cụ có thể phát hiện khoảng trống, giá trị bất thường và điểm khác biệt trong nhật ký sự kiện. Bản thân những phát hiện này cũng có thể giúp bạn nhận ra vấn đề về chất lượng dữ liệu. Tùy công cụ, có nhiều cách lọc, sửa hoặc ước tính dữ liệu bị thiếu để phân tích chính xác.

Cải thiện quản lý hàng tồn kho, tăng tốc luồng hàng ngay hôm nay

Giảm 30% thời gian xử lý hàng tồn kho và tăng tỷ lệ hoàn tất đơn hàng.

Bắt đầu dùng thử miễn phí

Không cần thẻ tín dụng. Thiết lập chỉ trong vài phút.