Mẫu dữ liệu yêu cầu mua hàng đến thanh toán
Mẫu dữ liệu yêu cầu mua hàng đến thanh toán
Đây là mẫu dữ liệu process mining chung cho Mua hàng đến thanh toán: yêu cầu mua hàng. Hãy dùng mẫu riêng cho từng hệ thống để được hướng dẫn cụ thể hơn.
Chọn một hệ thống cụ thể- Các trường dữ liệu thống nhất giúp phân tích nhất quán trên nhiều hệ thống.
- Danh sách các hoạt động chính cần theo dõi để nắm rõ toàn bộ quy trình.
- Nền tảng linh hoạt, có thể điều chỉnh theo quy trình yêu cầu mua hàng đến thanh toán của bạn.
Thuộc tính yêu cầu mua hàng đến thanh toán
| Tên | Mô tả | ||
|---|---|---|---|
| Mã yêu cầu mua hàng PurchaseRequisitionId | Mã định danh duy nhất của mỗi yêu cầu mua hàng. Mã này được dùng làm mã hồ sơ chính của quy trình. | ||
| Mô tả Mã yêu cầu mua hàng là khóa duy nhất được gán cho mỗi chứng từ yêu cầu khi tạo. Mã này làm tham chiếu trung tâm cho mọi hoạt động, thay đổi và phê duyệt liên quan đến một yêu cầu, từ lúc bắt đầu đến khi hoàn tất. Trong process mining, mã này rất quan trọng để liên kết các sự kiện vào cùng một hồ sơ. Nhờ đó, hệ thống có thể dựng lại toàn bộ hành trình của từng yêu cầu mua hàng, kết nối các sự kiện riêng lẻ như 'Đã tạo yêu cầu mua hàng', 'Đã phê duyệt bước' và 'Đã tạo đơn đặt hàng' thành một luồng quy trình liền mạch. Nếu không có mã hồ sơ nhất quán và duy nhất, bạn không thể phân tích các biến thể quy trình, thời gian xử lý và kết quả. Vì sao điều này quan trọng Đây là khóa thiết yếu để theo dõi toàn bộ vòng đời của một yêu cầu mua hàng và liên kết mọi sự kiện liên quan vào cùng một phiên bản quy trình. Lấy dữ liệu ở đâu Thường có trong dữ liệu phần đầu của giao dịch yêu cầu mua hàng hoặc trong bảng chứng từ. Ví dụ PR-100567REQ00043218000123987 | |||
| Tên hoạt động ActivityName | Tên của hoạt động kinh doanh hoặc sự kiện cụ thể xảy ra tại một thời điểm trong quá trình xử lý yêu cầu mua hàng. | ||
| Mô tả Tên hoạt động mô tả một bước hoặc thay đổi trạng thái trong vòng đời yêu cầu mua hàng. Tên này giúp người đọc hiểu sự kiện, chẳng hạn như 'Đã gửi yêu cầu mua hàng', 'Đã bắt đầu bước phê duyệt' hoặc 'Yêu cầu mua hàng bị từ chối', đồng thời tạo nên các thành phần của sơ đồ quy trình. Thuộc tính này là nền tảng để khám phá và phân tích quy trình. Khi sắp xếp các hoạt động theo thứ tự, công cụ process mining có thể trực quan hóa luồng quy trình thực tế, phát hiện điểm khác với quy trình chuẩn và xác định điểm nghẽn hoặc vòng lặp làm lại. Tên hoạt động nhất quán, dễ hiểu giúp tạo mô hình quy trình rõ ràng và có thể áp dụng. Vì sao điều này quan trọng Thuộc tính này xác định từng bước của quy trình, giúp trực quan hóa sơ đồ quy trình và phân tích luồng công việc. Lấy dữ liệu ở đâu Thường được lấy từ nhật ký sự kiện, bảng thay đổi trạng thái hoặc mã giao dịch gắn với chứng từ yêu cầu mua hàng. Ví dụ Tạo đề nghị mua hàngPhê duyệt bướcĐã tạo đơn đặt hàng | |||
| Thời điểm sự kiện EventTime | Ngày và giờ chính xác khi hoạt động diễn ra. Đây là dấu thời gian chính để sắp xếp thứ tự sự kiện. | ||
| Mô tả Thời điểm sự kiện, thường gọi là dấu thời gian, ghi lại chính xác lúc một hoạt động diễn ra. Dữ liệu này rất quan trọng để sắp xếp sự kiện đúng thứ tự và thực hiện mọi phân tích quy trình dựa trên thời gian, bao gồm tính thời gian xử lý, xác định điểm nghẽn và theo dõi hiệu suất. Trong process mining, dấu thời gian giúp sắp xếp hoạt động trong từng hồ sơ và đo thời gian giữa các bước. Phân tích khoảng thời gian này giúp phát hiện chậm trễ, hiểu nguyên nhân khiến quy trình kéo dài và đánh giá việc đáp ứng thỏa thuận mức dịch vụ. Dữ liệu dấu thời gian chính xác và đầy đủ là điều kiện cần để phân tích hiệu suất có ý nghĩa. Vì sao điều này quan trọng Dấu thời gian này rất cần thiết để sắp xếp sự kiện, tính thời gian xử lý và phân tích hiệu suất cũng như điểm nghẽn của quy trình. Lấy dữ liệu ở đâu Thường được ghi trong nhật ký kiểm tra của hệ thống, nhật ký sự kiện hoặc dưới dạng ngày tạo hay ngày thay đổi trên bản ghi giao dịch. Ví dụ 2023-10-26T10:00:00Z2023-11-15T14:35:10Z2024-01-05T09:12:45Z | |||
| Hệ thống nguồn SourceSystem | Cho biết hệ thống thông tin nơi dữ liệu được trích xuất, chẳng hạn như ERP hoặc nền tảng mua sắm. | ||
| Mô tả Thuộc tính hệ thống nguồn cho biết dữ liệu quy trình đến từ đâu. Trong tổ chức sử dụng nhiều hệ thống, chẳng hạn ERP trung tâm và công cụ mua sắm điện tử chuyên dụng, trường này giúp phân biệt dữ liệu từ từng nguồn. Thông tin này hữu ích khi xác thực dữ liệu, xử lý sự cố và tìm hiểu những khác biệt của quy trình do hệ thống tạo ra. Ví dụ, yêu cầu mua hàng từ hệ thống này có thể đi theo luồng phê duyệt khác hoặc được xử lý nhanh hơn yêu cầu từ hệ thống khác. Phân tích dữ liệu theo hệ thống nguồn có thể phát hiện vấn đề tích hợp hoặc cơ hội hợp nhất hệ thống. Vì sao điều này quan trọng Thuộc tính này cho biết nguồn gốc dữ liệu, rất cần thiết để xác thực dữ liệu và phân tích khác biệt của quy trình giữa nhiều hệ thống. Lấy dữ liệu ở đâu Thường là giá trị tĩnh được thêm trong quá trình trích xuất dữ liệu hoặc được lưu trong các trường siêu dữ liệu kỹ thuật. Ví dụ SAP S/4HANAOracle FusionCoupa | |||
| Lần cập nhật dữ liệu gần nhất LastDataUpdate | Dấu thời gian cho biết lần gần nhất dữ liệu của bản ghi này được làm mới hoặc trích xuất từ hệ thống nguồn. | ||
| Mô tả Dấu thời gian lần cập nhật dữ liệu gần nhất cho biết dữ liệu đang phân tích mới đến đâu. Thông tin này cho biết lần gần nhất bản ghi được trích xuất từ hệ thống nguồn và tải vào môi trường process mining. Thuộc tính này rất cần thiết để theo dõi hoạt động và bảo đảm phân tích dựa trên thông tin hiện tại. Thuộc tính giúp người dùng hiểu độ trễ có thể có giữa sự kiện thực tế và thời điểm sự kiện xuất hiện trong mô hình quy trình. Các bảng điều khiển và KPI theo dõi hoạt động đang diễn ra dựa vào thông tin này để cung cấp thông tin chuyên sâu kịp thời và phù hợp. Vì sao điều này quan trọng Thuộc tính này cho người dùng biết dữ liệu có được cập nhật kịp thời hay không, yếu tố quan trọng để bảo đảm kết quả phân tích vẫn phù hợp và mới nhất. Lấy dữ liệu ở đâu Thường được công cụ tích hợp dữ liệu hoặc ETL (Trích xuất, Chuyển đổi, Tải) thêm vào trong quá trình tải dữ liệu. Ví dụ 2024-05-20T02:00:00Z2024-05-21T02:00:00Z2024-05-22T02:00:00Z | |||
| Giá trị yêu cầu mua hàng RequisitionAmount | Tổng giá trị tiền tệ của yêu cầu mua hàng. | ||
| Mô tả Giá trị yêu cầu mua hàng là tổng giá trị tài chính của tất cả hàng hóa và dịch vụ trong yêu cầu. Đây là chỉ số tài chính quan trọng trong suốt quy trình mua sắm. Khi phân tích quy trình, thuộc tính này rất hữu ích để lọc và phân tích theo giá trị. Bạn có thể chia yêu cầu thành nhóm giá trị cao và thấp, vốn thường có luồng phê duyệt và mức độ rủi ro khác nhau. Phân tích thời gian xử lý hoặc tỷ lệ từ chối theo giá trị yêu cầu có thể cho thấy yêu cầu giá trị cao mất nhiều thời gian phê duyệt hơn đáng kể hoặc thường bị từ chối hơn. Đây là điểm khởi đầu để cải tiến quy trình. Vì sao điều này quan trọng Thuộc tính này hỗ trợ phân tích theo giá trị, giúp ưu tiên yêu cầu có giá trị cao và hiểu giá trị tài chính ảnh hưởng thế nào đến cách quy trình vận hành. Lấy dữ liệu ở đâu Thường có trong dữ liệu phần đầu của giao dịch yêu cầu mua hàng hoặc trong bảng chứng từ. Ví dụ 500.0012500.7599.95 | |||
| Loại yêu cầu mua hàng RequisitionType | Phân loại yêu cầu mua hàng, chẳng hạn yêu cầu hàng hóa, dịch vụ hoặc chi phí vốn. | ||
| Mô tả Loại yêu cầu mua hàng phân loại yêu cầu theo tính chất hoặc mục đích. Ví dụ gồm yêu cầu vật tư thông thường, dịch vụ, chi phí vốn hoặc mặt hàng trong một danh mục cụ thể. Phân loại này thường quyết định luồng phê duyệt và cách hạch toán. Phân tích quy trình theo loại yêu cầu giúp bạn hiểu các loại yêu cầu khác nhau có đi theo luồng riêng hoặc có mức độ hiệu quả khác nhau hay không. Ví dụ, yêu cầu chi phí vốn có thể mất nhiều thời gian hơn do cần thêm cấp phê duyệt, trong khi yêu cầu mặt hàng tiêu chuẩn trong danh mục có thể được tự động hóa ở mức cao. Phân tích này giúp thiết kế và tối ưu các biến thể quy trình theo từng loại. Vì sao điều này quan trọng Thuộc tính này giúp phân tích các luồng quy trình khác nhau, vì loại yêu cầu thường quyết định luồng phê duyệt cần thiết và mức độ phức tạp. Lấy dữ liệu ở đâu Thông tin này thường được lưu dưới dạng loại chứng từ hoặc mã danh mục trong dữ liệu phần đầu của yêu cầu mua hàng. Ví dụ Chi phí vốnChi phí vận hànhYêu cầu dịch vụYêu cầu vật tư | |||
| Mã đơn đặt hàng PurchaseOrderId | Mã định danh của đơn đặt hàng được tạo từ yêu cầu mua hàng đã được phê duyệt. | ||
| Mô tả Mã đơn đặt hàng là số duy nhất của chứng từ PO được tạo từ yêu cầu mua hàng đã được phê duyệt. Trường này liên kết quy trình yêu cầu mua hàng với các quy trình mua sắm và thanh toán tiếp theo. Thuộc tính này rất quan trọng để phân tích hiệu quả chuyển đổi từ yêu cầu mua hàng sang đơn đặt hàng. Thuộc tính xác nhận yêu cầu đã tạo thành công đơn đặt hàng và giúp đo thời gian chuyển đổi. Bằng cách phân tích yêu cầu nào có đơn đặt hàng tương ứng, doanh nghiệp có thể đánh giá hiệu quả của giai đoạn trước khi mua sắm và xác định những yêu cầu đã được phê duyệt nhưng chưa bao giờ được đáp ứng. Vì sao điều này quan trọng Thuộc tính này liên kết yêu cầu mua hàng với quy trình mua sắm tiếp theo, giúp phân tích tỷ lệ và thời gian chuyển đổi từ yêu cầu sang đơn đặt hàng. Lấy dữ liệu ở đâu Thường có trong dữ liệu chứng từ yêu cầu mua hàng sau khi tạo đơn đặt hàng, đôi khi nằm trong bảng chứng từ liên quan hoặc luồng chứng từ. Ví dụ PO-4500012345ORD7890016000054321 | |||
| Phòng ban Department | Phòng ban, trung tâm chi phí hoặc đơn vị tổ chức chịu chi phí của yêu cầu mua hàng. | ||
| Mô tả Thuộc tính phòng ban cho biết đơn vị tổ chức chịu trách nhiệm mua hàng, chẳng hạn như 'Tiếp thị', 'Công nghệ thông tin' hoặc 'Tài chính'. Đây là thông tin tài chính và tổ chức quan trọng, được dùng để lập ngân sách và phân bổ chi phí. Trong process mining, phân tích dữ liệu theo phòng ban là một phương pháp phổ biến và hữu ích. Phương pháp này giúp so sánh hiệu suất giữa các đơn vị kinh doanh, xác định phòng ban nào hoạt động hiệu quả và phòng ban nào cần hỗ trợ. Phân tích có thể phát hiện khác biệt về thời gian xử lý, tỷ lệ phê duyệt hoặc mức độ tuân thủ do thói quen mua hàng hay quy trình nội bộ riêng của từng phòng ban. Vì sao điều này quan trọng Thuộc tính này hỗ trợ so sánh hiệu suất và phân tích chi phí giữa các đơn vị kinh doanh, qua đó cho thấy cách quy trình vận hành khác nhau ở từng phòng ban. Lấy dữ liệu ở đâu Thường có trong dữ liệu phần đầu hoặc dữ liệu dòng hàng của yêu cầu mua hàng, được liên kết với cơ cấu tổ chức của công ty. Ví dụ Tiếp thịCông nghệ thông tinTài chínhVận hành | |||
| Tên người đề xuất RequesterName | Tên nhân viên hoặc người dùng đã tạo và gửi yêu cầu mua hàng. | ||
| Mô tả Tên người đề xuất cho biết ai đã khởi tạo yêu cầu mua hàng. Đây thường là người dùng trong doanh nghiệp cần hàng hóa hoặc dịch vụ. Phân tích quy trình theo người đề xuất có thể giúp phát hiện xu hướng liên quan đến từng cá nhân hoặc nhóm. Ví dụ, bạn có thể thấy một số người thường gửi yêu cầu thiếu thông tin hoặc không tuân thủ, khiến yêu cầu phải làm lại. Từ đó, tổ chức có thể đào tạo đúng đối tượng hoặc đơn giản hóa quy trình yêu cầu mua hàng cho các nhóm người dùng thường xuyên, qua đó nâng cao hiệu quả và mức độ tuân thủ. Vì sao điều này quan trọng Thuộc tính này giúp nhận diện cách làm việc của từng người dùng, từ đó có thể đào tạo đúng đối tượng và cải tiến quy trình cho cá nhân hoặc nhóm. Lấy dữ liệu ở đâu Có trong dữ liệu phần đầu của yêu cầu mua hàng, thường được liên kết với dữ liệu hồ sơ nhân viên. Ví dụ John SmithJane DoeMaria Garcia | |||
| Tiền tệ Currency | Mã tiền tệ, chẳng hạn USD hoặc EUR, áp dụng cho tổng giá trị yêu cầu mua hàng. | ||
| Mô tả Thuộc tính tiền tệ cho biết đơn vị tiền dùng cho giá trị yêu cầu mua hàng. Trong các tổ chức đa quốc gia, yêu cầu có thể được tạo bằng nhiều loại tiền tệ, tùy theo địa điểm của người đề xuất hoặc nhà cung cấp. Trường này rất cần thiết để lập báo cáo và phân tích tài chính chính xác. Trường giúp diễn giải đúng giá trị tiền tệ và quy đổi phù hợp khi tổng hợp dữ liệu từ nhiều khu vực. Mọi phân tích về giá trị yêu cầu mua hàng đều cần xét đến tiền tệ để tránh so sánh trực tiếp các đơn vị tiền khác nhau. Vì sao điều này quan trọng Thuộc tính này cung cấp bối cảnh cần thiết cho dữ liệu tài chính, giúp diễn giải và tổng hợp chính xác giá trị yêu cầu mua hàng giữa các khu vực. Lấy dữ liệu ở đâu Thường nằm trong dữ liệu phần đầu của giao dịch yêu cầu mua hàng, bên cạnh các trường giá trị. Ví dụ USDEURGBP | |||
| Trạng thái yêu cầu mua hàng RequisitionStatus | Trạng thái hiện tại hoặc cuối cùng của yêu cầu mua hàng trong vòng đời xử lý. | ||
| Mô tả Trạng thái yêu cầu mua hàng cho biết tình trạng của yêu cầu tại một thời điểm hoặc kết quả cuối cùng. Các trạng thái thường gặp gồm 'Đang xử lý', 'Đang chờ phê duyệt', 'Đã phê duyệt', 'Bị từ chối' và 'Đã đóng'. Thuộc tính này rất cần thiết để phân tích kết quả và theo dõi hoạt động. Chuyên viên phân tích có thể lọc yêu cầu theo trạng thái cuối cùng để tính các chỉ số như tỷ lệ từ chối hoặc tỷ lệ chuyển thành đơn đặt hàng. Trong hoạt động hằng ngày, thuộc tính này giúp các nhóm nắm được khối lượng công việc hiện tại, chẳng hạn số yêu cầu đang chờ phê duyệt, để ưu tiên xử lý và quản lý tài nguyên hiệu quả. Vì sao điều này quan trọng Thuộc tính này cho thấy rõ kết quả của các yêu cầu mua hàng, giúp tính những chỉ số quan trọng như tỷ lệ từ chối và hỗ trợ quản lý khối lượng công việc. Lấy dữ liệu ở đâu Thường nằm trong trường trạng thái ở phần đầu của chứng từ yêu cầu mua hàng. Ví dụ Đã phê duyệtBị từ chốiĐang chờ phê duyệtĐã rút | |||
| Lý do từ chối RejectionReason | Lý do người phê duyệt đưa ra khi từ chối yêu cầu mua hàng hoặc một bước phê duyệt. | ||
| Mô tả Lý do từ chối là trường văn bản hoặc mã giải thích vì sao yêu cầu mua hàng không được chấp thuận. Người phê duyệt cung cấp thông tin này để phản hồi cho người đề xuất, người có thể cần chỉnh sửa rồi gửi lại yêu cầu. Thuộc tính này rất hữu ích để tìm nguyên nhân gốc rễ của các vấn đề trong quy trình. Phân loại và phân tích lý do từ chối giúp tổ chức phát hiện các vấn đề thường gặp như 'Sai mã tài khoản sổ cái', 'Vượt ngân sách' hoặc 'Nhà cung cấp không tuân thủ'. Từ đó, tổ chức có thể cải tiến đúng trọng tâm, chẳng hạn đào tạo người đề xuất tốt hơn, truyền đạt chính sách rõ ràng hơn hoặc nâng cấp hệ thống để ngăn lỗi phổ biến. Vì sao điều này quan trọng Thuộc tính này cho biết trực tiếp lý do yêu cầu mua hàng không thành công, giúp tìm nguyên nhân gốc rễ, giảm việc phải làm lại và tăng tỷ lệ được phê duyệt ngay lần đầu. Lấy dữ liệu ở đâu Thường được ghi trong trường nhận xét hoặc ghi chú gắn với hoạt động 'Bị từ chối' hoặc lần thay đổi trạng thái. Ví dụ Vượt ngân sáchSai trung tâm chi phíYêu cầu trùng lặpVi phạm chính sách | |||
| Mức độ khẩn cấp UrgencyLevel | Phân loại mức độ ưu tiên hoặc khẩn cấp của yêu cầu mua hàng, chẳng hạn 'Cao', 'Trung bình' hoặc 'Thấp'. | ||
| Mô tả Mức độ khẩn cấp, đôi khi gọi là mức ưu tiên, là trường để người đề xuất cho biết cần hàng hóa hoặc dịch vụ nhanh đến mức nào. Phân loại này có thể ảnh hưởng đến cách nhóm mua sắm và người phê duyệt chuyển tiếp cũng như ưu tiên yêu cầu. Phân tích hiệu suất quy trình theo mức độ khẩn cấp giúp xác định quy trình có đáp ứng nhu cầu kinh doanh hay không. Ví dụ, bạn có thể kiểm tra xem yêu cầu có mức khẩn cấp 'Cao' có thực sự được xử lý nhanh hơn yêu cầu mức 'Thấp' hay không. Nếu không, có thể quy trình đang có điểm nghẽn hoặc cơ chế ưu tiên chưa hiệu quả và cần được khắc phục. Vì sao điều này quan trọng Thuộc tính này giúp đánh giá quy trình có ưu tiên hiệu quả các yêu cầu khẩn cấp hay không, đồng thời kiểm tra mức độ khẩn cấp được khai báo có phù hợp với tốc độ xử lý thực tế. Lấy dữ liệu ở đâu Thường là trường không bắt buộc hoặc bắt buộc trên biểu mẫu tạo yêu cầu mua hàng, được lưu trong phần đầu của yêu cầu. Ví dụ CaoTrung bìnhThấpKhẩn cấp | |||
| Ngày cần có hàng RequiredByDate | Ngày người yêu cầu cần nhận hàng hóa hoặc dịch vụ. | ||
| Mô tả Người yêu cầu nhập Ngày cần có hàng để xác định hạn hoàn tất. Ngày này là mốc mục tiêu cho toàn bộ quy trình mua sắm, từ lúc phê duyệt yêu cầu đến khi giao hàng. Thuộc tính này giúp phân tích tiến độ quy trình và mức độ đáp ứng nhu cầu kinh doanh. Bằng cách so sánh Ngày cần có hàng với ngày tạo đơn đặt hàng hoặc ngày giao hàng thực tế, tổ chức có thể đánh giá khả năng đáp ứng các cam kết mức dịch vụ nội bộ. Từ đó, bạn có thể trả lời những câu hỏi quan trọng, chẳng hạn quy trình mua sắm có đủ nhanh để đáp ứng thời hạn kinh doanh hay không. Vì sao điều này quan trọng Thuộc tính này là mốc để đo hiệu quả quy trình so với thời hạn kinh doanh và đánh giá khả năng hoàn tất đúng hạn. Lấy dữ liệu ở đâu Người dùng thường nhập ngày này khi tạo yêu cầu mua hàng. Ngày được lưu trong phần đầu yêu cầu hoặc chi tiết dòng hàng. Ví dụ 2024-06-302024-07-152024-08-01 | |||
| Tên người dùng UserName | Tên người dùng đã thực hiện một hoạt động cụ thể, chẳng hạn tạo, chỉnh sửa hoặc phê duyệt. | ||
| Mô tả Tên người dùng cho biết ai chịu trách nhiệm thực hiện từng hoạt động trong nhật ký quy trình. Thuộc tính này có thể ghi nhận người yêu cầu, người chỉnh sửa, người phê duyệt hoặc bất kỳ ai tham gia xử lý yêu cầu mua hàng. Đây là thuộc tính quan trọng để phân tích tài nguyên và mức độ tự động hóa. Thuộc tính này giúp xác định việc bàn giao giữa những người dùng khác nhau theo nguyên tắc kiểm soát chéo, đồng thời tính tỷ lệ tự động hóa bằng cách nhận diện hoạt động do tài khoản hệ thống hoặc tài khoản xử lý hàng loạt thực hiện. Phân tích hoạt động theo người dùng giúp bạn hiểu các vai trò khác nhau tương tác với quy trình ra sao. Vì sao điều này quan trọng Thuộc tính này giúp bạn theo dõi việc bàn giao giữa người dùng, phân tích mức độ tự động hóa và xác định đúng người thực hiện từng bước trong quy trình. Lấy dữ liệu ở đâu Thường có trong dấu vết kiểm toán hoặc nhật ký sự kiện của từng giao dịch, được lưu dưới dạng User ID. Ví dụ asmithjdoeBATCH_USER | |||
| Tên người phê duyệt ApproverName | Tên người dùng hoặc nhóm chịu trách nhiệm phê duyệt hoặc từ chối. | ||
| Mô tả Tên người phê duyệt cho biết cá nhân, vai trò hoặc nhóm đã thực hiện bước phê duyệt hay từ chối trong quy trình làm việc. Đây không phải là người đề xuất hoặc người dùng thực hiện các hoạt động khác. Thuộc tính này rất quan trọng để phân tích chính quy trình phê duyệt. Thuộc tính giúp đo hiệu suất của người phê duyệt, chẳng hạn thời gian trung bình để đưa ra quyết định. Thuộc tính cũng giúp xác định cách phân bổ khối lượng công việc và cho biết người phê duyệt nào đang tạo điểm nghẽn. Phân tích này hỗ trợ phân bổ tài nguyên và quản lý hiệu suất tốt hơn trong chuỗi phê duyệt. Vì sao điều này quan trọng Thuộc tính này hỗ trợ phân tích chi tiết quy trình phê duyệt, bao gồm khối lượng công việc, hiệu suất của người phê duyệt và việc xác định điểm nghẽn. Lấy dữ liệu ở đâu Được ghi trong nhật ký sự kiện hoặc nhật ký kiểm tra của các hoạt động liên quan đến phê duyệt. Có thể cần kết hợp với dữ liệu hồ sơ nhân viên. Ví dụ Alice JohnsonBob WilliamsNhóm phê duyệt tài chính | |||
Hoạt động trong quy trình yêu cầu mua hàng đến thanh toán
| Hoạt động | Mô tả | ||
|---|---|---|---|
| Đã tạo đơn đặt hàng | Tạo chứng từ đơn đặt hàng chính thức dựa trên thông tin từ một hoặc nhiều dòng hàng đã được phê duyệt. Sự kiện này đánh dấu thời điểm chuyển từ quy trình yêu cầu nội bộ sang quy trình mua sắm bên ngoài. | ||
| Vì sao điều này quan trọng Đây là kết quả thành công chính của quy trình yêu cầu mua hàng. Thời gian từ lúc phê duyệt cuối cùng đến khi tạo đơn đặt hàng cho biết hiệu quả của bộ phận mua hàng. Lấy dữ liệu ở đâu Có thể suy ra sự kiện này cho yêu cầu mua hàng bằng cách tìm chứng từ đơn đặt hàng tương ứng có tham chiếu đến mã yêu cầu. Thu thập Xác định dấu thời gian tạo đơn đặt hàng có tham chiếu đến mã yêu cầu mua hàng. Loại sự kiện inferred | |||
| Gửi đề nghị mua hàng | Người yêu cầu chính thức gửi đề nghị đã hoàn tất vào quy trình phê duyệt. Thao tác này chuyển đề nghị từ trạng thái nháp sang trạng thái đang xử lý, chờ xem xét và phê duyệt. | ||
| Vì sao điều này quan trọng Sự kiện này khởi động quy trình phê duyệt chính thức. Thời gian từ lúc gửi đến khi được phê duyệt cuối cùng là một phần quan trọng trong tổng thời gian xử lý. Lấy dữ liệu ở đâu Thông tin này thường được lấy từ sự kiện thay đổi trạng thái, nhật ký thao tác của người dùng hoặc nhật ký workflow ghi nhận thời điểm bắt đầu quy trình phê duyệt. Thu thập Ghi lại dấu thời gian khi trạng thái đề nghị chuyển từ nháp sang trạng thái chờ phê duyệt. Loại sự kiện explicit | |||
| Sửa đổi đề nghị mua hàng | Người dùng sửa đề nghị sau khi gửi, thường để chỉnh thông tin hoặc phản hồi việc bị từ chối. Thao tác này thường bao gồm sửa số lượng, giá hoặc các dòng hàng, và có thể khiến quy trình phê duyệt phải bắt đầu lại. | ||
| Vì sao điều này quan trọng Theo dõi các lần sửa đổi là việc cần thiết để xác định vòng lặp làm lại, điểm kém hiệu quả trong quy trình và yêu cầu ban đầu chưa rõ. Tỷ lệ sửa đổi cao có thể kéo dài đáng kể thời gian xử lý. Lấy dữ liệu ở đâu Thông tin được lấy từ nhật ký kiểm tra của hệ thống, nhật ký thay đổi hoặc từ việc xác định phiên bản mới của chứng từ đề nghị mua hàng. Thu thập Xác định các sự kiện trong nhật ký thay đổi hoặc kiểm tra tương ứng với việc sửa những trường quan trọng của đề nghị sau lần gửi đầu tiên. Loại sự kiện explicit | |||
| Tạo đề nghị mua hàng | Người dùng bắt đầu yêu cầu hàng hóa hoặc dịch vụ bằng cách tạo chứng từ đề nghị mua hàng mới. Sự kiện này đánh dấu thời điểm bắt đầu vòng đời của đề nghị. Ban đầu, đề nghị thường ở trạng thái nháp hoặc chưa hoàn tất, trước khi được gửi chính thức. | ||
| Vì sao điều này quan trọng Đây thường là sự kiện bắt đầu chính của quy trình. Phân tích thời gian từ lúc tạo đến khi gửi có thể giúp phát hiện việc chuẩn bị đề nghị chậm trễ hoặc người dùng chưa rõ cách thực hiện. Lấy dữ liệu ở đâu Thông tin này thường được lấy từ dấu thời gian tạo trên bản ghi hoặc bảng tiêu đề chính của đề nghị mua hàng. Thu thập Xác định dấu thời gian tạo bản ghi ban đầu trên tiêu đề đề nghị mua hàng. Loại sự kiện explicit | |||
| Yêu cầu mua hàng bị từ chối | Yêu cầu mua hàng bị từ chối dứt điểm trong quá trình phê duyệt và sẽ không được chuyển thành đơn đặt hàng. Đây là kết quả cuối cùng không thành công của yêu cầu. | ||
| Vì sao điều này quan trọng Đây là cột mốc quan trọng đánh dấu thất bại. Phân tích lý do từ chối cuối cùng có thể giúp cải thiện các bước đầu của quy trình và hoạt động đào tạo người đề xuất. Lấy dữ liệu ở đâu Có thể suy ra sự kiện này khi trạng thái tổng thể trên phần đầu yêu cầu mua hàng chuyển thành 'Bị từ chối', 'Không được chấp thuận' hoặc trạng thái từ chối cuối tương đương. Thu thập Ghi lại dấu thời gian khi trạng thái tổng thể của yêu cầu mua hàng lần đầu chuyển thành 'Bị từ chối', 'Không được chấp thuận' hoặc trạng thái tương đương. Loại sự kiện inferred | |||
| Yêu cầu mua hàng đã đóng | Yêu cầu mua hàng được đóng về mặt hành chính, nghĩa là sẽ không có thêm thao tác nào được thực hiện. Việc này thường diễn ra sau khi tất cả các dòng hàng đã được chuyển thành đơn đặt hàng hoặc bị hủy. | ||
| Vì sao điều này quan trọng Đây là sự kiện kết thúc cuối cùng của quy trình, xác nhận vòng đời yêu cầu mua hàng đã hoàn tất. Nhờ đó, các yêu cầu cũ không bị để mở vô thời hạn. Lấy dữ liệu ở đâu Có thể suy ra sự kiện này từ lần cập nhật trạng thái cuối cùng trên phần đầu yêu cầu mua hàng, hoặc khi tất cả dòng hàng liên quan được đánh dấu là đã đặt hàng đầy đủ hoặc đã đóng. Thu thập Ghi lại dấu thời gian khi trạng thái cuối cùng của yêu cầu mua hàng chuyển thành 'Đã đóng' hoặc 'Đã hoàn tất'. Loại sự kiện inferred | |||
| Yêu cầu mua hàng được phê duyệt | Yêu cầu mua hàng đã hoàn tất tất cả các bước bắt buộc trong quy trình phê duyệt. Sau cột mốc này, yêu cầu có thể được tìm nguồn cung ứng hoặc chuyển thành đơn đặt hàng. | ||
| Vì sao điều này quan trọng Đây là cột mốc quan trọng đánh dấu thành công. Thời gian để đạt đến trạng thái này là thước đo chính về hiệu quả của quy trình yêu cầu mua hàng. Lấy dữ liệu ở đâu Có thể suy ra sự kiện này từ nhật ký quy trình làm việc khi trạng thái tổng thể trên phần đầu yêu cầu mua hàng chuyển thành 'Đã phê duyệt' hoặc trạng thái phê duyệt cuối tương đương. Thu thập Ghi lại dấu thời gian khi trạng thái tổng thể của yêu cầu mua hàng lần đầu chuyển thành 'Đã phê duyệt' hoặc trạng thái tương đương. Loại sự kiện inferred | |||
| Bắt đầu bước phê duyệt | Đề nghị được giao cho một người phê duyệt hoặc nhóm phê duyệt cụ thể trong workflow nhiều bước. Hoạt động này đánh dấu thời điểm bắt đầu chờ phê duyệt ở một bước cụ thể. | ||
| Vì sao điều này quan trọng Sự kiện này cho phép phân tích chi tiết điểm nghẽn trong chuỗi phê duyệt, giúp xác định người phê duyệt hoặc giai đoạn cụ thể gây chậm trễ. Lấy dữ liệu ở đâu Có thể suy ra từ nhật ký workflow khi một tác vụ phê duyệt mới được tạo và giao cho người dùng hoặc vai trò. Thu thập Ghi lại dấu thời gian khi tác vụ phê duyệt được tạo hoặc khi trạng thái đề nghị cho biết đang chờ một người phê duyệt cụ thể. Loại sự kiện inferred | |||
| Bước phê duyệt bị từ chối | Người phê duyệt từ chối yêu cầu mua hàng ở giai đoạn được phân công, thường gửi lại yêu cầu cho người đề xuất chỉnh sửa. Thao tác này khiến quy trình phê duyệt không thể tiếp tục. | ||
| Vì sao điều này quan trọng Hoạt động này là nguyên nhân chính dẫn đến việc phải làm lại. Theo dõi các lần từ chối giúp xác định lý do phổ biến, nhu cầu đào tạo và những giai đoạn phê duyệt có vấn đề. Lấy dữ liệu ở đâu Được ghi nhận khi người dùng thực hiện một thao tác cụ thể trong nhật ký lịch sử phê duyệt hoặc dữ liệu giao dịch của quy trình làm việc. Thu thập Trích xuất sự kiện từ chối từ lịch sử phê duyệt hoặc nhật ký quy trình làm việc, bao gồm người phê duyệt và dấu thời gian. Loại sự kiện explicit | |||
| Đã chỉ định nguồn cung ứng | Người mua hàng hoặc chuyên viên mua sắm chỉ định nhà cung cấp, hợp đồng hoặc thỏa thuận giá cụ thể cho một dòng hàng trong yêu cầu đã được phê duyệt. Đây là bước chuẩn bị trước khi tạo đơn đặt hàng. | ||
| Vì sao điều này quan trọng Hoạt động này đo lường hiệu quả của nhóm mua sắm chiến thuật. Chậm trễ ở đây có thể tạo điểm nghẽn giữa lúc yêu cầu được phê duyệt và lúc đặt hàng. Lấy dữ liệu ở đâu Ghi nhận sự kiện này bằng cách theo dõi các cập nhật trong trường thông tin nhà cung cấp hoặc nguồn cung ứng trên dòng hàng của yêu cầu sau khi được phê duyệt. Thu thập Xác định dấu thời gian lần đầu mã nhà cung cấp hoặc mã hợp đồng được điền vào một dòng hàng đã được phê duyệt. Loại sự kiện explicit | |||
| Đặt lại phê duyệt | Toàn bộ quy trình phê duyệt yêu cầu mua hàng được đặt lại, buộc quy trình phải bắt đầu lại từ đầu. Việc này thường xảy ra khi yêu cầu đang được xử lý có thay đổi lớn. | ||
| Vì sao điều này quan trọng Việc đặt lại phê duyệt là nguyên nhân lớn khiến thời gian xử lý kéo dài. Xác định tần suất và nguyên nhân đặt lại có thể giúp phát hiện vấn đề về chính sách hoặc quy trình chỉnh sửa. Lấy dữ liệu ở đâu Có thể suy ra sự kiện này khi trạng thái phê duyệt bị xóa hoặc đặt lại về bước đầu tiên, dù trước đó yêu cầu đã được chuyển đến người phê duyệt ở bước sau. Thu thập Xác định thời điểm trạng thái quy trình phê duyệt trở về trạng thái ban đầu sau khi đã chuyển sang các bước tiếp theo. Loại sự kiện inferred | |||
| Phê duyệt bước | Người phê duyệt chấp thuận đề nghị ở giai đoạn được giao trong workflow. Thao tác này chuyển đề nghị sang bước tiếp theo hoặc đưa đề nghị đến gần hơn với phê duyệt cuối cùng. | ||
| Vì sao điều này quan trọng Phân tích thời gian từ lúc bắt đầu đến khi kết thúc một bước phê duyệt giúp đánh giá hiệu suất của từng người phê duyệt và cách phân bổ khối lượng công việc. Lấy dữ liệu ở đâu Được ghi nhận khi người dùng thực hiện một thao tác cụ thể trong nhật ký lịch sử phê duyệt hoặc dữ liệu giao dịch của quy trình làm việc. Thu thập Trích xuất sự kiện phê duyệt từ lịch sử phê duyệt hoặc nhật ký quy trình làm việc, bao gồm người phê duyệt và dấu thời gian. Loại sự kiện explicit | |||
| Yêu cầu mua hàng được rút lại | Người đề xuất hoặc người dùng được ủy quyền hủy yêu cầu mua hàng trước khi yêu cầu được phê duyệt cuối cùng hoặc chuyển thành đơn đặt hàng. Thao tác này kết thúc quy trình của yêu cầu đó. | ||
| Vì sao điều này quan trọng Đây là sự kiện kết thúc quy trình nhưng không thể hiện rõ kết quả thành công hay thất bại. Tỷ lệ rút yêu cầu cao có thể cho thấy nhu cầu kinh doanh đã thay đổi hoặc yêu cầu được tạo quá sớm. Lấy dữ liệu ở đâu Thường được ghi nhận dưới dạng thao tác cụ thể của người dùng, làm trạng thái chuyển thành 'Đã rút' hoặc 'Đã hủy', hoặc bật cờ xóa. Thu thập Ghi lại dấu thời gian khi trạng thái yêu cầu mua hàng chuyển thành 'Đã rút', 'Đã hủy' hoặc khi cờ xóa được bật. Loại sự kiện explicit | |||
Hướng dẫn trích xuất
Phương pháp trích xuất khác nhau tùy hệ thống. Để xem hướng dẫn chi tiết,
hãy đọc hướng dẫn ETL hoặc chọn quy trình và hệ thống cụ thể.
Bạn đã sẵn sàng bắt đầu?
Chọn hướng dẫn trích xuất dành cho hệ thống của bạn để điều chỉnh cách thu thập dữ liệu. Hoặc dùng mẫu tổng quát này làm khung linh hoạt để bắt đầu phân tích quy trình yêu cầu mua hàng đến thanh toán.
Tối ưu yêu cầu mua hàng đến thanh toán, nâng cao hiệu quả ngay hôm nay
Tìm điểm nghẽn, cải thiện tuân thủ và tiết kiệm chi phí trong quy trình yêu cầu mua hàng đến thanh toán.
Không cần thẻ tín dụng, thiết lập chỉ trong vài phút.