> Cải tiến quy trình liên tục > Quản lý chi phí > Ramp > Mẫu dữ liệu

Mẫu dữ liệu quản lý chi phí của bạn

Ramp

Thuộc tính quản lý chi phí(19) Hoạt động quản lý chi phí(12) Hướng dẫn trích xuất dữ liệu(3)

Mẫu dữ liệu quản lý chi phí của bạn

Mẫu này hướng dẫn bạn thu thập dữ liệu cần thiết để phân tích và tối ưu quy trình quản lý chi phí. Mẫu nêu rõ các thuộc tính cần có, hoạt động chính cần theo dõi và cách trích xuất dữ liệu từ Ramp. Hãy dùng tài nguyên này để thu thập đủ thông tin phục vụ việc khám phá và cải tiến quy trình.

Các thuộc tính nên thu thập
Các hoạt động chính cần theo dõi
Hướng dẫn trích xuất dữ liệu từ Ramp

Chưa quen với nhật ký sự kiện? Tìm hiểu cách tạo nhật ký sự kiện cho process mining.

Tải mẫu xuống

Thuộc tính quản lý chi phí

Đây là những trường dữ liệu thiết yếu cần có trong nhật ký sự kiện để phân tích quy trình quản lý chi phí.

3 Bắt buộc 6 Nên có 10 Không bắt buộc

	Tên	Mô tả
	Dấu thời gian sự kiện EventTimestamp	Ngày và giờ chính xác khi hoạt động diễn ra.
Mô tả Mỗi hoạt động trong quy trình đều có dấu thời gian ghi lại lúc hoạt động diễn ra. Dữ liệu thời gian này được dùng để sắp xếp sự kiện theo trình tự và làm cơ sở cho mọi phân tích liên quan đến thời gian. Trong process mining, dấu thời gian giúp tính thời gian xử lý giữa các hoạt động, đo tổng thời lượng của một trường hợp và xác định chậm trễ. Đây là thông tin quan trọng để theo dõi hiệu quả và tìm cơ hội cải tiến quy trình. Vì sao điều này quan trọng Thuộc tính này cho biết thứ tự thời gian của các sự kiện, rất cần thiết để tính thời lượng và phân tích hiệu quả. Lấy dữ liệu ở đâu Thông tin này thường nằm cùng bản ghi hoạt động hoặc trạng thái trong nhật ký sự kiện hay dữ liệu giao dịch của Ramp. Ví dụ 2023-10-26T10:00:00Z2023-10-26T14:30:00Z2023-10-27T09:00:00Z
	Expense Report ID ExpenseReportId	Mã định danh duy nhất của mỗi báo cáo chi phí, dùng làm mã hồ sơ chính của quy trình.
Mô tả Expense Report ID nhóm tất cả sự kiện và hoạt động liên quan đến một lần gửi báo cáo chi phí. Mã này giúp theo dõi đầy đủ theo trình tự thời gian, từ lúc nhập khoản chi đến khi thanh toán cuối cùng. Trong process mining, thuộc tính này rất cần thiết để dựng lại toàn bộ hành trình của từng báo cáo chi phí. Khi dùng mã này làm case ID, bạn có thể tính chính xác thời gian xử lý, xác định điểm nghẽn và trực quan hóa các luồng khác nhau mà báo cáo đi qua trong quy trình phê duyệt. Vì sao điều này quan trọng Đây là thuộc tính nền tảng, liên kết mọi hoạt động liên quan thành một trường hợp quy trình duy nhất và cho phép phân tích từ đầu đến cuối. Lấy dữ liệu ở đâu Mã này thường có trong bảng báo cáo chi phí chính hoặc bảng giao dịch của Ramp. Ví dụ ER-2023-08-1123ER-2023-09-4591ER-2023-10-0024
	Tên hoạt động ActivityName	Tên của sự kiện hoặc tác vụ cụ thể diễn ra tại một thời điểm trong quy trình quản lý chi phí.
Mô tả Thuộc tính này mô tả một bước trong vòng đời của báo cáo chi phí, chẳng hạn như 'Gửi báo cáo chi phí', 'Quản lý đã phê duyệt' hoặc 'Đã hoàn tiền'. Các hoạt động này tạo thành các nút trên sơ đồ quy trình, giúp trực quan hóa và phân tích luồng quy trình. Phân tích hoạt động giúp xác định bước nào diễn ra thường xuyên nhất, điểm nghẽn nằm ở đâu và các quy trình làm việc khác nhau như thế nào. Đây là thành phần cốt lõi để hiểu trình tự vận hành và đo lường hiệu quả ở từng giai đoạn. Vì sao điều này quan trọng Thuộc tính này xác định các bước trên sơ đồ quy trình, giúp trực quan hóa và phân tích luồng quy trình từ đầu đến cuối. Lấy dữ liệu ở đâu Thông tin này thường được lấy từ nhật ký sự kiện hoặc bản ghi thay đổi trạng thái liên kết với từng báo cáo chi phí trên Ramp. Ví dụ Gửi báo cáo chi phíQuản lý đã phê duyệtChờ bộ phận tài chính xem xétĐã hoàn tiền
	Cờ vi phạm chính sách PolicyViolationFlag	Cờ cho biết báo cáo chi phí có bị đánh dấu vi phạm chính sách hay không.
Mô tả Thuộc tính dạng boolean này được đặt thành true nếu các bước kiểm tra tự động của hệ thống phát hiện khả năng vi phạm chính sách chi tiêu của công ty, chẳng hạn như vượt hạn mức hoặc gửi khoản chi trùng lặp. Cờ này rất quan trọng đối với dashboard 'Phát hiện vi phạm chính sách' và KPI liên quan. Cờ giúp đo lường hiệu quả của các biện pháp kiểm soát chính sách và xác định những lĩnh vực thường không tuân thủ, từ đó hỗ trợ cập nhật chính sách hoặc đào tạo nhân viên. Vì sao điều này quan trọng Thuộc tính này đo lường trực tiếp mức độ tuân thủ chính sách, giúp phát hiện và giảm chi tiêu không tuân thủ cùng các rủi ro liên quan. Lấy dữ liệu ở đâu Đây có thể là cờ do hệ thống tạo trên Ramp, được kích hoạt khi hệ thống tự động kiểm tra chính sách trong lúc gửi báo cáo hoặc phê duyệt. Ví dụ truefalse
	Danh mục chi phí ExpenseCategory	Danh mục được gán cho khoản chi, chẳng hạn như 'Đi lại', 'Phần mềm' hoặc 'Ăn uống'.
Mô tả Thuộc tính này phân loại khoản chi theo các danh mục đã định sẵn, giúp theo dõi và kiểm soát chi tiêu của công ty. Một báo cáo chi phí có thể gồm các khoản thuộc nhiều danh mục. Phân tích theo danh mục chi phí là việc cần thiết cho dashboard 'Phân tích chi tiêu theo danh mục'. Thông tin này giúp nhóm tài chính hiểu tiền được chi vào đâu, theo dõi việc tuân thủ ngân sách và phát hiện xu hướng hoặc điểm bất thường trong chi tiêu theo thời gian. Vì sao điều này quan trọng Thuộc tính này hỗ trợ phân tích chi tiêu chi tiết, giúp xác định các khoản mục chính gây tốn kém và cơ hội tối ưu ngân sách. Lấy dữ liệu ở đâu Thông tin này thường được ghi ở cấp từng khoản mục trong báo cáo chi phí trên Ramp. Với một số phân tích, có thể cần tổng hợp dữ liệu lên cấp báo cáo. Ví dụ Vé máy bayĂn uống và giải tríĐăng ký phần mềmVăn phòng phẩm
	Lý do yêu cầu chỉnh sửa RevisionReason	Lý do được nêu khi báo cáo chi phí bị trả lại cho nhân viên để chỉnh sửa.
Mô tả Khi từ chối hoặc trả lại báo cáo chi phí, người phê duyệt thường nêu lý do. Thuộc tính này ghi lại lý do đó, chẳng hạn như 'Thiếu biên lai chi tiết', 'Chọn sai danh mục' hoặc 'Không đúng chính sách'. Thông tin này rất hữu ích cho dashboard 'Tỷ lệ và nguyên nhân chỉnh sửa báo cáo chi phí'. Phân tích những lý do làm lại thường gặp nhất giúp tổ chức phát hiện vấn đề mang tính hệ thống trong khâu gửi báo cáo và triển khai đào tạo có mục tiêu hoặc cải tiến hệ thống để giảm lỗi. Vì sao điều này quan trọng Thuộc tính này cho biết trực tiếp nguyên nhân gốc rễ của việc làm lại, giúp bạn có biện pháp phù hợp để nâng cao chất lượng báo cáo ngay từ lần gửi đầu tiên. Lấy dữ liệu ở đâu Dữ liệu này được ghi trong phần bình luận hoặc chi tiết từ chối khi hoạt động 'Trả lại báo cáo chi phí để chỉnh sửa' diễn ra trên Ramp. Ví dụ Thiếu biên lai có chi tiết từng khoảnKhoản chi vượt hạn mức chính sáchChọn sai danh mục chi phíGiao dịch trùng lặp
	Phòng ban của nhân viên EmployeeDepartment	Phòng ban của nhân viên đã gửi báo cáo chi phí.
Mô tả Thuộc tính này cho biết đơn vị kinh doanh hoặc phòng ban của nhân viên gửi báo cáo chi phí, chẳng hạn như 'Kinh doanh', 'Kỹ thuật' hoặc 'Tiếp thị'. Đây là chiều phân tích quan trọng, cho phép lọc và so sánh hiệu quả quy trình giữa các bộ phận trong tổ chức. Thuộc tính này có thể cho thấy sự khác biệt giữa các phòng ban về thời gian phê duyệt, tỷ lệ yêu cầu chỉnh sửa và mức độ tuân thủ chính sách, từ đó hỗ trợ cải tiến có mục tiêu. Vì sao điều này quan trọng Thuộc tính này giúp so sánh các chỉ số quy trình giữa những đơn vị kinh doanh khác nhau, qua đó làm rõ khác biệt về hiệu quả, tuân thủ và chi tiêu. Lấy dữ liệu ở đâu Thông tin này có thể nằm trong hồ sơ người dùng trên Ramp hoặc hệ thống nhân sự được tích hợp. Ví dụ Kinh doanhTiếp thịKỹ thuậtTài chính
	Tên người dùng UserName	Tên hoặc ID của người thực hiện hoạt động, chẳng hạn như nhân viên gửi báo cáo chi phí hoặc người phê duyệt.
Mô tả Thuộc tính này xác định người chịu trách nhiệm cho một sự kiện trong quy trình, chẳng hạn như gửi, phê duyệt hoặc xem xét báo cáo chi phí. Giá trị có thể là tên nhân viên hoặc ID người dùng duy nhất. Phân tích theo người dùng giúp bạn hiểu cách phân bổ khối lượng công việc, xác định người có hiệu suất cao và tìm ra những người cần được đào tạo thêm. Đây là thuộc tính quan trọng cho dashboard về hiệu quả phê duyệt và quản lý tài nguyên. Vì sao điều này quan trọng Thuộc tính này gắn hoạt động trong quy trình với từng người cụ thể, giúp phân tích hiệu quả theo tài nguyên và xác định nhu cầu đào tạo. Lấy dữ liệu ở đâu Thông tin người dùng thường được ghi trong nhật ký kiểm tra hoặc lịch sử giao dịch của từng báo cáo chi phí trên Ramp. Ví dụ Alice JohnsonBob SmithCharlie BrownTự động hóa hệ thống
	Tổng số tiền trong báo cáo ReportTotalAmount	Tổng giá trị tiền tệ của báo cáo chi phí.
Mô tả Thuộc tính này thể hiện tổng số tiền của tất cả khoản chi trong một báo cáo. Đây là chỉ số tài chính quan trọng để hiểu mô hình chi tiêu. Khi phân tích quy trình, bạn có thể phân nhóm trường hợp theo số tiền trong báo cáo và tìm hiểu xem báo cáo giá trị cao có đi theo luồng phê duyệt khác hoặc mất nhiều thời gian xử lý hơn không. Thuộc tính này là cơ sở cho dashboard phân tích chi tiêu và giúp xác định cơ hội tiết kiệm chi phí. Vì sao điều này quan trọng Thuộc tính này bổ sung chiều phân tích tài chính quan trọng, cho phép phân nhóm báo cáo theo giá trị và theo dõi tổng chi tiêu. Lấy dữ liệu ở đâu Đây là trường dữ liệu chính trong đối tượng báo cáo chi phí trên Ramp. Ví dụ 150.752500.0089.99
	Có phải làm lại IsRework	Cờ được tính toán để cho biết báo cáo chi phí đã từng được gửi lại để chỉnh sửa hay chưa.
Mô tả Thuộc tính dạng đúng/sai này được xác định bằng cách kiểm tra xem hoạt động “Gửi lại báo cáo chi phí để chỉnh sửa” có xảy ra trong một hồ sơ hay không. Giá trị được đặt thành true nếu báo cáo đã trải qua ít nhất một vòng chỉnh sửa. Cờ này giúp tính KPI “Tỷ lệ báo cáo chi phí phải chỉnh sửa” dễ dàng hơn, đồng thời cho phép lọc và so sánh các báo cáo được duyệt ngay lần đầu với những báo cáo phải làm lại. Phân tích hai nhóm này giúp làm rõ tác động của việc chỉnh sửa đến thời gian và chi phí. Vì sao điều này quan trọng Thuộc tính này giúp tách riêng các trường hợp phải làm lại để phân tích, qua đó định lượng tần suất và tác động của việc gửi báo cáo lại để sửa. Lấy dữ liệu ở đâu Đây là trường được tính trong quá trình chuyển đổi dữ liệu bằng cách kiểm tra xem hồ sơ có hoạt động chỉnh sửa hay không. Ví dụ truefalse
	Hệ thống nguồn SourceSystem	Cho biết ứng dụng nguồn được dùng để trích xuất dữ liệu.
Mô tả Thuộc tính này xác định hệ thống lưu trữ dữ liệu chính của quy trình, trong trường hợp này là Ramp. Thuộc tính này hữu ích khi dữ liệu được kết hợp từ nhiều hệ thống, giúp xác định rõ nguồn gốc dữ liệu. Khi phân tích, bạn có thể lọc dữ liệu theo nguồn cụ thể và dùng thuộc tính này để kiểm tra, quản lý dữ liệu. Vì sao điều này quan trọng Thuộc tính này cho biết dữ liệu bắt nguồn từ đâu, rất quan trọng khi quản lý dữ liệu và tích hợp dữ liệu từ nhiều hệ thống. Lấy dữ liệu ở đâu Đây thường là giá trị cố định ('Ramp'), được thêm trong quá trình trích xuất và chuyển đổi dữ liệu. Ví dụ Ramp
	Kết quả kiểm toán AuditOutcome	Kết quả kiểm toán nội bộ hoặc bên ngoài đối với báo cáo chi phí.
Mô tả Với báo cáo chi phí được kiểm toán chính thức, thuộc tính này ghi lại kết quả cuối cùng, chẳng hạn như “Được duyệt”, “Bị từ chối một phần” hoặc “Cần bổ sung thông tin”. Dữ liệu này là cơ sở cho dashboard “Hiệu quả kiểm toán chi phí”. Dữ liệu giúp đánh giá hiệu quả của quy trình kiểm toán, theo dõi tần suất từng kết quả và hiểu tác động tài chính của các phát hiện kiểm toán. Vì sao điều này quan trọng Thuộc tính này đo lường hiệu quả và kết quả của quy trình kiểm toán, giúp phát hiện vấn đề về tuân thủ và kiểm soát. Lấy dữ liệu ở đâu Thông tin này có thể được ghi trong mô-đun kiểm toán của Ramp hoặc trong hệ thống tích hợp dùng để kiểm toán chi phí chi tiết. Ví dụ ĐạtĐạt, có ghi chúBị từ chốiĐược chuyển cấp xử lý
	Lần cập nhật dữ liệu gần nhất LastDataUpdate	Dấu thời gian cho biết lần gần nhất dữ liệu được làm mới từ hệ thống nguồn.
Mô tả Thuộc tính này ghi lại ngày và giờ của lần trích xuất dữ liệu gần nhất. Nhờ đó, bạn biết dữ liệu đang phân tích mới đến đâu. Để diễn giải kết quả chính xác, bạn cần biết dữ liệu được cập nhật gần đây hay chưa. Thuộc tính này giúp người dùng xác định thông tin đang xem có còn mới hay không. Vì sao điều này quan trọng Thuộc tính này cho người dùng biết dữ liệu được cập nhật đến thời điểm nào, giúp bảo đảm phân tích dựa trên thông tin mới và phù hợp. Lấy dữ liệu ở đâu Dấu thời gian này được tạo và thêm vào trong quá trình trích xuất dữ liệu. Ví dụ 2023-11-01T06:00:00Z
	Người duyệt thuộc bộ phận tài chính FinanceApprover	Người dùng thuộc bộ phận tài chính đã duyệt báo cáo chi phí.
Mô tả Với quy trình có bước bộ phận tài chính rà soát, thuộc tính này xác định cá nhân hoặc nhóm cụ thể trong bộ phận đã duyệt cuối cùng. Thuộc tính này hỗ trợ dashboard “Hiệu quả rà soát của bộ phận tài chính”, cho phép phân tích hiệu quả ở cấp cá nhân hoặc nhóm. Qua đó, bạn có thể xác định điểm nghẽn, đánh giá cách phân bổ khối lượng công việc và đo lường hiệu quả của bước rà soát tài chính. Vì sao điều này quan trọng Thuộc tính này cho phép phân tích chi tiết hiệu quả của bước rà soát tài chính, giúp tối ưu một điểm kiểm soát quan trọng trong quy trình. Lấy dữ liệu ở đâu Thông tin này được ghi trong lịch sử phê duyệt báo cáo chi phí trên Ramp ở bước bộ phận tài chính rà soát. Ví dụ Nhóm tài chính ADavid LeeBot tự động hóa tài chính
	Phương thức gửi báo cáo SubmissionMethod	Kênh dùng để gửi báo cáo chi phí, chẳng hạn như ứng dụng di động hoặc cổng web.
Mô tả Thuộc tính này cho biết nhân viên gửi báo cáo chi phí bằng cách nào. Các phương thức phổ biến gồm ứng dụng di động, trình duyệt web trên máy tính hoặc chuyển tiếp email. Phân tích phương thức gửi báo cáo giúp bạn hiểu hành vi người dùng và mức độ sử dụng công nghệ. Ví dụ, nếu báo cáo gửi qua một kênh nhất định thường phải chỉnh sửa nhiều lần, giao diện của kênh đó có thể chưa dễ sử dụng. Vì sao điều này quan trọng Thuộc tính này giúp bạn hiểu hành vi người dùng và xác định liệu một số kênh gửi báo cáo có liên quan đến tỷ lệ lỗi hoặc chậm trễ cao hơn hay không. Lấy dữ liệu ở đâu Thông tin này có thể được ghi trong siêu dữ liệu của sự kiện gửi báo cáo trong nhật ký hệ thống Ramp. Ví dụ Ứng dụng di độngCổng webEmail
	Phương thức hoàn tiền ReimbursementMethod	Phương thức dùng để thanh toán khoản hoàn tiền, chẳng hạn như ACH hoặc chuyển khoản ngân hàng.
Mô tả Thuộc tính này cho biết nhân viên được hoàn tiền qua kênh thanh toán nào. Mỗi phương thức có thể có thời gian xử lý và chi phí khác nhau. Phân tích hiệu quả hoàn tiền theo phương thức giúp bạn xác định kênh thanh toán nào hiệu quả nhất. Dashboard “Hiệu quả theo phương thức hoàn tiền” dùng dữ liệu này để so sánh thời gian xử lý và độ tin cậy, từ đó hỗ trợ tối ưu hóa cách thức thanh toán. Vì sao điều này quan trọng Thuộc tính này giúp so sánh hiệu quả giữa các kênh thanh toán, từ đó tối ưu tốc độ và độ tin cậy. Lấy dữ liệu ở đâu Bạn có thể tìm thông tin này trong hồ sơ thanh toán hoặc hoàn tiền trên Ramp. Ví dụ Chuyển khoản ACHHoàn tiền vào thẻ công tyChuyển khoản trực tiếp
	Quản lý phê duyệt ApprovingManager	Tên của quản lý đã thực hiện bước phê duyệt.
Mô tả Thuộc tính này xác định quản lý chịu trách nhiệm xem xét và phê duyệt báo cáo chi phí của nhân viên. Người này khác với người gửi báo cáo. Theo dõi quản lý phê duyệt là việc cần thiết cho dashboard 'Thời gian quản lý phê duyệt'. Thuộc tính này cho phép phân tích khối lượng và hiệu quả phê duyệt, đồng thời chỉ ra quản lý nào phê duyệt nhanh và quản lý nào đang tạo điểm nghẽn. Nhờ đó, bạn có thể cân bằng khối lượng công việc hoặc hỗ trợ thêm khi cần. Vì sao điều này quan trọng Thuộc tính này giúp phân tích hiệu quả của từng người phê duyệt, qua đó xác định và xử lý điểm nghẽn trong quy trình phê duyệt. Lấy dữ liệu ở đâu Thông tin này thuộc dữ liệu quy trình phê duyệt trong Ramp, được ghi lại khi quản lý xử lý báo cáo chi phí. Ví dụ Jane DoeJohn MillerSusan Chen
	Số bước phê duyệt ApprovalStepCount	Tổng số bước phê duyệt chính thức mà một báo cáo chi phí đã trải qua.
Mô tả Chỉ số được tính bằng cách đếm số hoạt động phê duyệt riêng biệt, chẳng hạn như “Quản lý đã duyệt” và “Bộ phận tài chính đã duyệt”, trong một báo cáo chi phí. Chỉ số này giúp định lượng độ phức tạp của quy trình phê duyệt. Thuộc tính này được dùng cho KPI “Số bước phê duyệt trung bình trên mỗi báo cáo” và dashboard “Luồng phê duyệt chi phí đơn giản”. Phân tích số bước, nhất là khi so sánh với giá trị hoặc loại báo cáo, giúp tổ chức xác định liệu các khoản chi đơn giản, giá trị thấp có đang phải qua quy trình phê duyệt quá phức tạp hay không. Vì sao điều này quan trọng Thuộc tính này định lượng độ phức tạp của quy trình làm việc, giúp xác định cơ hội đơn giản hóa, nhất là với các báo cáo ít rủi ro. Lấy dữ liệu ở đâu Chỉ số này được tính bằng cách đếm số lần các hoạt động phê duyệt cụ thể xuất hiện trong từng hồ sơ của nhật ký sự kiện. Ví dụ 123
	Thời điểm kết thúc sự kiện EventEndTime	Dấu thời gian cho biết khi nào một hoạt động có thời lượng kết thúc.
Mô tả Nhiều hoạt động diễn ra tức thời, nhưng một số hoạt động như “Thực hiện kiểm tra chính sách” có thể kéo dài trong một khoảng thời gian. Thuộc tính này ghi lại thời điểm kết thúc của các hoạt động đó, bổ sung cho StartTime. Có cả thời điểm bắt đầu và kết thúc giúp tính chính xác thời gian xử lý của hoạt động. Đây là dữ liệu cần thiết cho các KPI như “Thời lượng kiểm tra chính sách trung bình” và để xác định chính xác thời gian hoàn thành từng tác vụ tự động hoặc thủ công trong toàn bộ quy trình. Vì sao điều này quan trọng Thuộc tính này giúp tính chính xác thời lượng của từng hoạt động, rất cần thiết để xác định các bước quy trình kém hiệu quả. Lấy dữ liệu ở đâu Với hoạt động có thời lượng, thông tin này được ghi trong dữ liệu sự kiện của Ramp. Với sự kiện diễn ra tức thời, thời điểm này có thể trùng với StartTime. Ví dụ 2023-10-26T10:00:05Z2023-10-26T14:35:10Z2023-10-27T09:10:00Z

Bắt buộc Nên có Không bắt buộc

Hoạt động quản lý chi phí

Đây là các bước và mốc quan trọng cần ghi lại trong nhật ký sự kiện để khám phá quy trình và đo lường hiệu quả chính xác.

5 Nên có 7 Không bắt buộc

	Hoạt động	Mô tả
	Đã đồng bộ với hệ thống kế toán	Dữ liệu giao dịch chi phí đã được ghi thành công vào hệ thống kế toán tích hợp, chẳng hạn như NetSuite, QuickBooks hoặc Xero. Sự kiện này đánh dấu hoàn tất khâu ghi nhận tài chính trong quy trình.
Vì sao điều này quan trọng Đây là hoạt động cuối cùng trong quy trình từ đầu đến cuối. Chậm trễ ở bước này có thể ảnh hưởng đến độ chính xác của báo cáo tài chính và tốc độ chốt sổ. Lấy dữ liệu ở đâu Sự kiện được ghi trong nhật ký tích hợp hoặc dưới dạng cập nhật trạng thái trên đối tượng chi phí trong Ramp. Hãy tìm trạng thái như 'Synced', 'Posted' hoặc 'Exported'. Thu thập Dịch vụ tích hợp kế toán tạo nhật ký sau khi đồng bộ dữ liệu thành công. Loại sự kiện explicit
	Đã hoàn tiền	Khoản hoàn tiền đã được xử lý thành công và gửi cho nhân viên. Đây thường là bước cuối cùng đối với nhân viên và đánh dấu kết thúc chu kỳ thanh toán.
Vì sao điều này quan trọng Đây là sự kiện kết thúc chính của quy trình hoàn tiền. Thời gian từ lúc gửi báo cáo đến mốc này là KPI quan trọng để đánh giá sự hài lòng của nhân viên và hiệu quả quy trình. Lấy dữ liệu ở đâu Dữ liệu được lấy từ nhật ký xử lý thanh toán hoặc kết nối với nhà cung cấp dịch vụ thanh toán. Trạng thái chi phí trên Ramp sẽ được cập nhật thành 'Reimbursed' hoặc 'Paid'. Thu thập Sự kiện được ghi khi hệ thống thanh toán xác nhận đã chuyển tiền thành công. Loại sự kiện explicit
	Gửi báo cáo chi phí	Nhân viên xác nhận đã điền đủ thông tin cần thiết cho khoản chi và gửi báo cáo để phê duyệt. Đây là thao tác rõ ràng của người dùng, chuyển khoản chi từ trạng thái 'draft' hoặc 'needs attention' sang 'pending approval'.
Vì sao điều này quan trọng Đây là mốc quan trọng, chính thức bắt đầu chu kỳ phê duyệt và hoàn tiền. Mốc này là cơ sở để đo SLA phê duyệt và hoàn tiền. Lấy dữ liệu ở đâu Sự kiện được ghi nhận từ lịch sử trạng thái của đối tượng chi phí. Sự kiện này tương ứng với thao tác người dùng gửi giao dịch để xét duyệt. Thu thập Sự kiện được ghi khi người dùng nhấn nút 'Submit', làm thay đổi trạng thái. Loại sự kiện explicit
	Phát sinh chi phí	Đánh dấu thời điểm tạo khoản chi. Việc này thường diễn ra tự động khi nhân viên dùng thẻ công ty, hoặc khi nhân viên tự tạo khoản chi cá nhân cần thanh toán lại. Sự kiện này thường được ghi nhận từ luồng dữ liệu giao dịch hoặc thao tác trên giao diện người dùng.
Vì sao điều này quan trọng Đây là sự kiện bắt đầu chính trong vòng đời của một khoản chi. Phân tích khoảng thời gian từ sự kiện này giúp bạn hiểu độ trễ khi gửi báo cáo và tốc độ chung của quy trình. Lấy dữ liệu ở đâu Dữ liệu được lấy từ nhật ký giao dịch thẻ Ramp hoặc dấu thời gian tạo khoản chi do người dùng nhập. Hãy tìm sự kiện tạo bản ghi đầu tiên trong bảng chi phí hoặc giao dịch. Thu thập Sự kiện được ghi trực tiếp khi giao dịch thẻ được xử lý hoặc người dùng tạo khoản chi mới. Loại sự kiện explicit
	Quản lý đã phê duyệt	Quản lý đã xem xét và phê duyệt khoản chi, cho phép khoản chi chuyển sang bước tiếp theo, chẳng hạn như bộ phận tài chính xem xét hoặc hoàn tiền. Sự kiện này được ghi nhận qua thao tác rõ ràng của người dùng.
Vì sao điều này quan trọng Đây là mốc quan trọng, cho biết khoản chi đã hoàn tất cấp phê duyệt đầu tiên. Mốc này rất cần thiết để phân tích quy trình phê duyệt và xác định điểm nghẽn. Lấy dữ liệu ở đâu Sự kiện được ghi trong lịch sử phê duyệt của khoản chi khi quản lý nhấn 'Approve'. Nhật ký sự kiện cần có ID người phê duyệt và dấu thời gian. Thu thập Sự kiện được ghi khi người dùng có quyền quản lý thực hiện thao tác 'Approve'. Loại sự kiện explicit
	Bộ phận tài chính đã phê duyệt	Bộ phận tài chính đã xem xét và phê duyệt cuối cùng khoản chi, cho phép hoàn tiền và đồng bộ dữ liệu kế toán. Sự kiện này được ghi nhận khi một thành viên của nhóm tài chính thực hiện thao tác phê duyệt.
Vì sao điều này quan trọng Đây là bước phê duyệt cuối cùng trước khi thanh toán. Phân tích hoạt động này giúp bạn hiểu toàn bộ chu kỳ phê duyệt và hiệu quả của nhóm tài chính. Lấy dữ liệu ở đâu Sự kiện được ghi trong lịch sử phê duyệt của khoản chi. Hãy tìm sự kiện phê duyệt gắn với người dùng thuộc bộ phận tài chính. Thu thập Sự kiện được ghi khi người dùng có quyền tài chính thực hiện thao tác 'Approve'. Loại sự kiện explicit
	Chờ bộ phận tài chính xem xét	Khoản chi đã được phê duyệt và chuyển lên, hiện đang chờ bộ phận tài chính hoặc kế toán xem xét. Việc này thường xảy ra với khoản chi có giá trị lớn hoặc bị đánh dấu theo chính sách. Có thể suy ra hoạt động này từ thay đổi trạng thái.
Vì sao điều này quan trọng Đánh dấu thời điểm bắt đầu chu kỳ bộ phận tài chính xem xét. Đo thời gian ở giai đoạn này giúp đánh giá khối lượng công việc và hiệu quả của nhóm tài chính, đồng thời tìm cơ hội tự động hóa. Lấy dữ liệu ở đâu Có thể suy ra sự kiện này từ việc trạng thái của đối tượng chi phí chuyển thành 'Pending Finance Approval' sau khi quản lý phê duyệt. Cần có quyền truy cập lịch sử trạng thái của khoản chi. Thu thập Thời điểm được xác định từ dấu thời gian khi trạng thái chi phí chuyển thành 'Pending Finance Review'. Loại sự kiện inferred
	Chờ quản lý xem xét	Báo cáo chi phí đã được gửi và đang chờ quản lý trực tiếp của nhân viên xem xét. Có thể suy ra trạng thái này khi trạng thái chi phí chuyển thành 'Pending Manager Approval' hoặc giá trị tương tự sau khi gửi.
Vì sao điều này quan trọng Đánh dấu thời điểm bắt đầu giai đoạn quản lý phê duyệt. Phân tích thời gian ở trạng thái này là bước quan trọng để đo lường và rút ngắn thời gian phê duyệt của quản lý. Lấy dữ liệu ở đâu Có thể suy ra sự kiện này từ việc trạng thái của đối tượng chi phí chuyển thành 'Pending Approval' hoặc trạng thái tương tự, đồng thời khoản chi được đưa vào hàng đợi của quản lý. Cần theo dõi lịch sử trạng thái. Thu thập Thời điểm được xác định từ dấu thời gian khi trạng thái chi phí chuyển thành 'Pending Manager Approval'. Loại sự kiện inferred
	Đính kèm biên lai	Đánh dấu thời điểm biên lai được liên kết với khoản chi, tự động qua đối chiếu OCR hoặc do người dùng đính kèm. Sự kiện này được ghi nhận khi tệp biên lai liên kết thành công với bản ghi giao dịch.
Vì sao điều này quan trọng Theo dõi hoạt động này giúp phát hiện chậm trễ do thiếu chứng từ. Đây là bước quan trọng để bảo đảm tuân thủ và sẵn sàng cho kiểm toán. Lấy dữ liệu ở đâu Sự kiện được ghi trong lịch sử chi phí hoặc giao dịch khi biên lai được tải lên hoặc đối chiếu. Hãy tìm sự kiện tạo tệp đính kèm hoặc cờ có giá trị 'receipt_attached'. Thu thập Sự kiện được tạo khi hệ thống liên kết ảnh hoặc tệp biên lai với bản ghi chi phí. Loại sự kiện explicit
	Lên lịch hoàn tiền	Với khoản chi cá nhân cần thanh toán lại, số tiền đã được phê duyệt và đưa vào hàng đợi xử lý thanh toán. Sự kiện này cho biết khoản chi đã qua tất cả các bước phê duyệt và sẵn sàng được thanh toán.
Vì sao điều này quan trọng Mốc này phân tách quy trình phê duyệt với quy trình thanh toán. Nhờ đó, bạn có thể xác định chậm trễ xảy ra ở khâu thanh toán hay khâu phê duyệt. Lấy dữ liệu ở đâu Có thể suy ra sự kiện này từ việc trạng thái chi phí chuyển thành 'Pending Reimbursement' hoặc 'Ready for Payment' sau khi được phê duyệt cuối cùng. Nếu các khoản thanh toán được gom theo đợt, sự kiện này cũng có thể được ghi trực tiếp. Thu thập Thời điểm được xác định từ việc trạng thái chuyển thành 'Ready for Payout' hoặc từ lúc tạo bản ghi trong bảng đợt thanh toán. Loại sự kiện inferred
	Thực hiện kiểm tra chính sách	Hệ thống tự động kiểm tra khoản chi theo chính sách công ty đã thiết lập và đánh dấu các trường hợp có thể vi phạm. Đây thường là sự kiện do hệ thống tạo ra ngay sau khi gửi báo cáo.
Vì sao điều này quan trọng Đo lường hiệu quả của các bước kiểm tra tuân thủ tự động và ảnh hưởng của chúng đến quy trình. Thông tin này giúp phát hiện các vi phạm chính sách thường gặp và xác định nội dung cần đào tạo cho nhân viên. Lấy dữ liệu ở đâu Sự kiện có thể được ghi trong nhật ký kiểm tra hoặc nhật ký liên kết với giao dịch chi phí. Hãy tìm sự kiện hệ thống liên quan đến 'policy_check' hoặc 'compliance_scan'. Thu thập Nhật ký hệ thống được tạo sau khi công cụ kiểm tra chính sách tự động xử lý giao dịch. Loại sự kiện explicit
	Trả lại báo cáo chi phí để chỉnh sửa	Người phê duyệt, có thể là quản lý hoặc người xét duyệt thuộc bộ phận tài chính, đã từ chối khoản chi và trả lại cho nhân viên chỉnh sửa. Sự kiện này được ghi nhận khi trạng thái chuyển thành 'Needs Revision' hoặc 'Rejected'.
Vì sao điều này quan trọng Hoạt động này đánh dấu một vòng làm lại trong quy trình, làm tăng trực tiếp thời gian xử lý. Theo dõi sự kiện này giúp phát hiện lỗi thường gặp khi gửi báo cáo và cải thiện tỷ lệ hoàn tất ngay lần đầu. Lấy dữ liệu ở đâu Có thể suy ra sự kiện này từ việc trạng thái của đối tượng chi phí chuyển thành 'Needs Revision' hoặc trạng thái tương tự. Sự kiện cần được liên kết với người phê duyệt đã thực hiện thao tác. Thu thập Thời điểm được xác định từ dấu thời gian khi trạng thái chi phí chuyển thành 'Needs Revision' hoặc 'Rejected'. Loại sự kiện inferred

Nên có Không bắt buộc

Hướng dẫn trích xuất dữ liệu

Cách lấy dữ liệu từ Ramp

Các bước

Đăng nhập Ramp bằng tài khoản có quyền Admin hoặc Bookkeeper.
Mở mục Giao dịch trong menu bên trái. Tại đây có dữ liệu chi tiêu bằng thẻ công ty.
Áp dụng các bộ lọc cần thiết. Trước tiên, đặt Date Range cho khoảng thời gian muốn phân tích. Nếu cần thu hẹp phạm vi, bạn cũng có thể lọc theo thuộc tính khác như Status, Category hoặc Department.
Nhấp nút Export ở góc trên bên phải danh sách giao dịch.
Trong cửa sổ xuất dữ liệu, chọn Giao dịch làm loại dữ liệu và CSV làm định dạng. Tải tệp xuống và đặt tên transactions_export.csv.
Tiếp theo, mở mục Các khoản bồi hoàn trong menu bên trái. Tại đây có các khoản chi cá nhân do nhân viên gửi yêu cầu hoàn trả.
Dùng cùng bộ lọc khoảng ngày như khi xuất giao dịch để đảm bảo dữ liệu nhất quán.
Nhấp Export rồi tải dữ liệu bồi hoàn dưới dạng CSV. Đặt tên tệp là reimbursements_export.csv.
Đặt cả hai tệp CSV đã xuất (transactions_export.csv và reimbursements_export.csv) trong cùng thư mục với tập lệnh Python được cung cấp.
Chạy tập lệnh Python. Tập lệnh sẽ tải cả hai tệp, chuyển đổi dữ liệu bằng cách tạo một hàng riêng cho mỗi sự kiện nghiệp vụ, rồi hợp nhất thành một nhật ký sự kiện có cấu trúc.
Tập lệnh sẽ tạo tệp ramp_event_log.csv, được định dạng theo yêu cầu của ProcessMind.
Tải tệp ramp_event_log.csv lên ProcessMind để phân tích.

Cấu hình

Quyền truy cập: Bạn cần có vai trò “Admin” hoặc “Bookkeeper” trên Ramp để truy cập và xuất đầy đủ dữ liệu giao dịch và hoàn tiền.
Khoảng thời gian: Khi phân tích lần đầu, hãy chọn khoảng thời gian từ 6 đến 12 tháng để thu thập đủ biến thể quy trình. Khi theo dõi thường xuyên, bạn có thể chọn khoảng thời gian ngắn hơn và gần đây hơn.
Tính nhất quán của dữ liệu: Dùng chính xác cùng khoảng thời gian và bộ lọc khi xuất tệp Transactions và Reimbursements để đảm bảo dữ liệu nhất quán.
Định dạng xuất: Luôn chọn CSV cho cả hai lần xuất, vì tập lệnh chuyển đổi được thiết kế để xử lý tệp phân tách bằng dấu phẩy.
Tên tệp: Dùng đúng tên transactions_export.csv và reimbursements_export.csv, hoặc cập nhật biến đường dẫn tệp trong tập lệnh chuyển đổi.

Truy vấn mẫu python

import pandas as pd
import numpy as np

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Configuration ---
TRANSACTIONS_FILE = class="hl-string">'transactions_export.csv'
REIMBURSEMENTS_FILE = class="hl-string">'reimbursements_export.csv'
OUTPUT_FILE = class="hl-string">'ramp_event_log.csv'

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Load Data ---
def load_data():
    try:
        transactions_df = pd.read_csv(TRANSACTIONS_FILE)
        reimbursements_df = pd.read_csv(REIMBURSEMENTS_FILE)
        print(class="hl-string">"Successfully loaded transactions and reimbursements files.")
        return transactions_df, reimbursements_df
    except FileNotFoundError as e:
        print(fclass="hl-string">"Error: {e}. Make sure '{TRANSACTIONS_FILE}' and '{REIMBURSEMENTS_FILE}' are in the same directory.")
        return None, None

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Main Transformation Logic ---
def transform_to_event_log(transactions_df, reimbursements_df):
    events = []

    class=class="hl-string">"hl-comment"># Standardize column names for easier processing
    class=class="hl-string">"hl-comment"># These names are based on typical Ramp CSV exports, adjust if your export has different headers
    transactions_df.rename(columns={
        class="hl-string">'Transaction ID': class="hl-string">'ExpenseReportId',
        class="hl-string">'User Name': class="hl-string">'UserName',
        class="hl-string">'Department': class="hl-string">'EmployeeDepartment',
        class="hl-string">'Amount': class="hl-string">'ReportTotalAmount',
        class="hl-string">'Category Name': class="hl-string">'ExpenseCategory',
        class="hl-string">'Transaction Date': class="hl-string">'ExpenseIncurredTimestamp',
        class="hl-string">'Receipts Attached At': class="hl-string">'ReceiptAttachedTimestamp',
        class="hl-string">'Submitted At': class="hl-string">'ExpenseSubmittedTimestamp',
        class="hl-string">'Manager Approved At': class="hl-string">'ManagerApprovedTimestamp',
        class="hl-string">'Needs Review At': class="hl-string">'FinanceReviewPendingTimestamp',
        class="hl-string">'Admin Approved At': class="hl-string">'FinanceApprovedTimestamp',
        class="hl-string">'Accounting Sync At': class="hl-string">'SyncedTimestamp',
        class="hl-string">'Memo': class="hl-string">'RevisionReason',
        class="hl-string">'State': class="hl-string">'Status'
    }, inplace=True)

    reimbursements_df.rename(columns={
        class="hl-string">'Reimbursement ID': class="hl-string">'ExpenseReportId',
        class="hl-string">'User Name': class="hl-string">'UserName',
        class="hl-string">'Department': class="hl-string">'EmployeeDepartment',
        class="hl-string">'Amount': class="hl-string">'ReportTotalAmount',
        class="hl-string">'Category Name': class="hl-string">'ExpenseCategory',
        class="hl-string">'Created At': class="hl-string">'ReimbursementScheduledTimestamp',
        class="hl-string">'Paid Out At': class="hl-string">'ReimbursementExecutedTimestamp',
        class="hl-string">'Memo': class="hl-string">'RevisionReason',
        class="hl-string">'State': class="hl-string">'Status'
    }, inplace=True)

    class=class="hl-string">"hl-comment"># Combine card transactions and reimbursements into a single dataframe for processing common events
    class=class="hl-string">"hl-comment"># Note: Reimbursements will be processed separately for reimbursement-specific events
    combined_df = transactions_df

    class=class="hl-string">"hl-comment"># Process activities from the combined dataframe
    for _, row in combined_df.iterrows():
        base_event = {
            class="hl-string">'ExpenseReportId': row.get(class="hl-string">'ExpenseReportId'),
            class="hl-string">'UserName': row.get(class="hl-string">'UserName'),
            class="hl-string">'EmployeeDepartment': row.get(class="hl-string">'EmployeeDepartment'),
            class="hl-string">'ReportTotalAmount': row.get(class="hl-string">'ReportTotalAmount'),
            class="hl-string">'ExpenseCategory': row.get(class="hl-string">'ExpenseCategory'),
            class="hl-string">'PolicyViolationFlag': class="hl-string">'FLAGGED' in str(row.get(class="hl-string">'Flags')), class=class="hl-string">"hl-comment"># Infer from class="hl-string">'Flags' column
            class="hl-string">'RevisionReason': row.get(class="hl-string">'RevisionReason')
        }

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Expense Incurred
        if pd.notna(row.get(class="hl-string">'ExpenseIncurredTimestamp')):
            events.append({**base_event, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Expense Incurred', class="hl-string">'EventTimestamp': row.get(class="hl-string">'ExpenseIncurredTimestamp')})

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Receipt Attached
        if pd.notna(row.get(class="hl-string">'ReceiptAttachedTimestamp')):
            events.append({**base_event, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Receipt Attached', class="hl-string">'EventTimestamp': row.get(class="hl-string">'ReceiptAttachedTimestamp')})

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Expense Submitted
        if pd.notna(row.get(class="hl-string">'ExpenseSubmittedTimestamp')):
            events.append({**base_event, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Expense Submitted', class="hl-string">'EventTimestamp': row.get(class="hl-string">'ExpenseSubmittedTimestamp')})
            class=class="hl-string">"hl-comment"># Inferred Activity: Policy Check Performed (assumed to happen right after submission)
            policy_check_ts = pd.to_datetime(row.get(class="hl-string">'ExpenseSubmittedTimestamp')) + pd.Timedelta(seconds=1)
            events.append({**base_event, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Policy Check Performed', class="hl-string">'EventTimestamp': policy_check_ts.isoformat()})
            class=class="hl-string">"hl-comment"># Inferred Activity: Manager Review Pending (starts when submitted)
            events.append({**base_event, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Manager Review Pending', class="hl-string">'EventTimestamp': row.get(class="hl-string">'ExpenseSubmittedTimestamp')})

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Manager Approved
        if pd.notna(row.get(class="hl-string">'ManagerApprovedTimestamp')):
            events.append({**base_event, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Manager Approved', class="hl-string">'EventTimestamp': row.get(class="hl-string">'ManagerApprovedTimestamp')})

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Finance Review Pending
        if pd.notna(row.get(class="hl-string">'FinanceReviewPendingTimestamp')):
            events.append({**base_event, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Finance Review Pending', class="hl-string">'EventTimestamp': row.get(class="hl-string">'FinanceReviewPendingTimestamp')})

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Finance Approved
        if pd.notna(row.get(class="hl-string">'FinanceApprovedTimestamp')):
            events.append({**base_event, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Finance Approved', class="hl-string">'EventTimestamp': row.get(class="hl-string">'FinanceApprovedTimestamp')})

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Synced with Accounting System
        if pd.notna(row.get(class="hl-string">'SyncedTimestamp')):
            events.append({**base_event, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Synced with Accounting System', class="hl-string">'EventTimestamp': row.get(class="hl-string">'SyncedTimestamp')})

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Expense Sent Back for Revision
        if row.get(class="hl-string">'Status') == class="hl-string">'REJECTED' and pd.notna(row.get(class="hl-string">'Updated At')):
             events.append({**base_event, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Expense Sent Back for Revision', class="hl-string">'EventTimestamp': row.get(class="hl-string">'Updated At')}) class=class="hl-string">"hl-comment"># Using last updated time for rejection

    class=class="hl-string">"hl-comment"># Process reimbursement-specific activities
    for _, row in reimbursements_df.iterrows():
        base_event = {
            class="hl-string">'ExpenseReportId': row.get(class="hl-string">'ExpenseReportId'),
            class="hl-string">'UserName': row.get(class="hl-string">'UserName'),
            class="hl-string">'EmployeeDepartment': row.get(class="hl-string">'EmployeeDepartment'),
            class="hl-string">'ReportTotalAmount': row.get(class="hl-string">'ReportTotalAmount'),
            class="hl-string">'ExpenseCategory': row.get(class="hl-string">'ExpenseCategory'),
            class="hl-string">'PolicyViolationFlag': False, class=class="hl-string">"hl-comment"># Typically less flagging on reimbursements
            class="hl-string">'RevisionReason': row.get(class="hl-string">'RevisionReason')
        }

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Reimbursement Scheduled
        if row.get(class="hl-string">'Status') == class="hl-string">'APPROVED' and pd.notna(row.get(class="hl-string">'ReimbursementScheduledTimestamp')):
            events.append({**base_event, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Reimbursement Scheduled', class="hl-string">'EventTimestamp': row.get(class="hl-string">'ReimbursementScheduledTimestamp')})

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Reimbursement Executed
        if row.get(class="hl-string">'Status') == class="hl-string">'PAID' and pd.notna(row.get(class="hl-string">'ReimbursementExecutedTimestamp')):
            events.append({**base_event, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Reimbursement Executed', class="hl-string">'EventTimestamp': row.get(class="hl-string">'ReimbursementExecutedTimestamp')})

    if not events:
        print(class="hl-string">"Warning: No events were generated. Check the input files and column names.")
        return None

    class=class="hl-string">"hl-comment"># Create final DataFrame
    event_log_df = pd.DataFrame(events)
    event_log_df[class="hl-string">'EventTimestamp'] = pd.to_datetime(event_log_df[class="hl-string">'EventTimestamp'])
    event_log_df.sort_values(by=[class="hl-string">'ExpenseReportId', class="hl-string">'EventTimestamp'], inplace=True)
    
    return event_log_df

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Main execution block ---
if __name__ == class="hl-string">"__main__":
    transactions_df, reimbursements_df = load_data()
    if transactions_df is not None and reimbursements_df is not None:
        event_log = transform_to_event_log(transactions_df, reimbursements_df)
        if event_log is not None:
            event_log.to_csv(OUTPUT_FILE, index=False, date_format=class="hl-string">'%Y-%m-%dT%H:%M:%S.%fZ')
            print(fclass="hl-string">"Successfully created event log with {len(event_log)} events. Saved to '{OUTPUT_FILE}'.")

Các bước

Điều kiện cần và thiết lập môi trường: Đảm bảo bạn đã cài Python 3.8 trở lên. Cài các thư viện Python cần thiết bằng lệnh pip install requests pandas. Bạn cũng cần quyền quản trị trên tài khoản Ramp để tạo thông tin xác thực API.
Tạo thông tin xác thực Ramp API: Đăng nhập vào tài khoản Ramp. Vào Settings, rồi chọn Developer API trong menu bên. Nhấp vào “Create App”, đặt tên ứng dụng và cấu hình các phạm vi quyền cần thiết. Bạn cần transactions:read, reimbursements:read và users:read. Sau khi tạo, hãy sao chép an toàn Client ID và Client Secret.
Cấu hình tập lệnh Python: Tạo một tệp Python mới, chẳng hạn extract_ramp_log.py. Sao chép tập lệnh Python được cung cấp vào tệp này. Đặt Client ID và Client Secret làm biến môi trường hoặc nhập trực tiếp vào tập lệnh để thử nghiệm. Bạn nên dùng biến môi trường để bảo mật.
Đặt khoảng thời gian trích xuất: Trong khối thực thi main của tập lệnh, tìm các biến START_DATE và END_DATE. Điều chỉnh ngày để xác định khoảng thời gian trích xuất dữ liệu. Khi phân tích lần đầu, nên chọn khoảng thời gian từ 3 đến 6 tháng.
Chạy tập lệnh: Chạy tập lệnh trong terminal bằng lệnh python extract_ramp_log.py. Tập lệnh sẽ xác thực với Ramp API, lấy dữ liệu từ các endpoint users, transactions và reimbursements, đồng thời tự xử lý phân trang.
Tìm hiểu các lệnh gọi API: Trước tiên, tập lệnh lấy dữ liệu người dùng để lập bảng ánh xạ ID người dùng với tên và phòng ban. Sau đó, tập lệnh lấy tất cả yêu cầu hoàn tiền trong khoảng thời gian đã chọn. Với mỗi yêu cầu, tập lệnh trích xuất lịch sử phê duyệt và thanh toán.
Chuyển dữ liệu thành nhật ký sự kiện: Phần xử lý chính của tập lệnh duyệt qua từng yêu cầu hoàn tiền và lịch sử trạng thái liên quan. Tập lệnh chuyển mỗi lần đổi trạng thái, chẳng hạn như “MANAGER_APPROVAL” hoặc “FINISHED”, thành một hoạt động riêng như “Chờ quản lý rà soát” hoặc “Đã thực hiện hoàn tiền”. Tập lệnh cũng lấy dữ liệu giao dịch liên quan để tạo các sự kiện “Phát sinh chi phí” và “Đính kèm biên lai”.
Bổ sung thông tin cho dữ liệu: Tập lệnh bổ sung thông tin người dùng, phòng ban và loại chi phí cho từng sự kiện, tạo thành bộ dữ liệu đầy đủ để phân tích quy trình.
Kiểm tra kết quả: Khi chạy xong, tập lệnh sẽ tạo tệp ramp_event_log.csv trong cùng thư mục. Mở tệp CSV bằng phần mềm bảng tính để kiểm tra dữ liệu và xác nhận dữ liệu được trích xuất như mong đợi.
Chuẩn bị tải lên: Tệp CSV được tạo có các cột bắt buộc: ExpenseReportId, ActivityName, EventTimestamp cùng các thuộc tính được đề xuất khác. Bạn có thể tải trực tiếp tệp này lên ProcessMind.

Cấu hình

Thông tin xác thực API: Cần có Client ID và Client Secret hợp lệ để xác thực. Bạn có thể tạo các thông tin này trong dashboard Ramp, tại Settings > Developer API.
Phạm vi API: Tập lệnh cần các quyền cụ thể để truy cập dữ liệu. Đảm bảo khóa API đã bật các phạm vi sau: transactions:read (thông tin chi phí và biên lai), reimbursements:read (trạng thái gửi, phê duyệt và thanh toán) và users:read (tên nhân viên và phòng ban).
Khoảng thời gian: Tập lệnh trích xuất dữ liệu theo các tham số START_DATE và END_DATE. Nên bắt đầu với khoảng thời gian gần đây, chẳng hạn 3 đến 6 tháng vừa qua, để bộ dữ liệu ban đầu dễ quản lý. Bộ lọc áp dụng cho ngày tạo yêu cầu hoàn tiền.
Phân trang: Tập lệnh tự xử lý phân trang API bằng con trỏ starting_after do Ramp API cung cấp. Tập lệnh lấy dữ liệu theo từng đợt, tối đa 100 bản ghi mỗi yêu cầu, để đảm bảo thu thập đủ dữ liệu trong khoảng thời gian đã chọn.
Giới hạn tốc độ: Ramp API có giới hạn tốc độ, thường là 600 yêu cầu mỗi phút. Tập lệnh được cung cấp thường hoạt động hiệu quả, nhưng với bộ dữ liệu rất lớn, bạn có thể cần thêm khoảng nghỉ ngắn giữa các lệnh gọi API nếu gặp lỗi giới hạn tốc độ.

Truy vấn mẫu python

import os
import requests
import pandas as pd
from datetime import datetime, timezone

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Configuration ---
class=class="hl-string">"hl-comment"># It is recommended to use environment variables for credentials
CLIENT_ID = os.getenv(class="hl-string">'RAMP_CLIENT_ID', class="hl-string">'[Your_Ramp_Client_ID]')
CLIENT_SECRET = os.getenv(class="hl-string">'RAMP_CLIENT_SECRET', class="hl-string">'[Your_Ramp_Client_Secret]')

API_BASE_URL = class="hl-string">'https://api.ramp.com/v1'
TOKEN_URL = class="hl-string">'https://api.ramp.com/v1/public/customer/token'

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Main Functions ---

def get_access_token():
    class="hl-string">"""Authenticates with the Ramp API to get a bearer token."""
    headers = {class="hl-string">'Content-Type': class="hl-string">'application/x-www-form-urlencoded'}
    data = {
        class="hl-string">'grant_type': class="hl-string">'client_credentials',
        class="hl-string">'client_id': CLIENT_ID,
        class="hl-string">'client_secret': CLIENT_SECRET,
        class="hl-string">'scope': class="hl-string">'transactions:read reimbursements:read users:read'
    }
    try:
        response = requests.post(TOKEN_URL, headers=headers, data=data)
        response.raise_for_status()
        return response.json()[class="hl-string">'access_token']
    except requests.exceptions.RequestException as e:
        print(fclass="hl-string">"Error obtaining access token: {e}")
        if e.response is not None:
            print(fclass="hl-string">"Response body: {e.response.text}")
        return None

def fetch_paginated_data(endpoint, access_token, params=None):
    class="hl-string">"""Fetches all data from a paginated Ramp API endpoint."""
    all_data = []
    headers = {class="hl-string">'Authorization': fclass="hl-string">'Bearer {access_token}'}
    url = fclass="hl-string">"{API_BASE_URL}{endpoint}"
    
    while url:
        try:
            response = requests.get(url, headers=headers, params=params)
            response.raise_for_status()
            data = response.json()
            all_data.extend(data.get(class="hl-string">'data', []))
            url = data.get(class="hl-string">'next') class=class="hl-string">"hl-comment"># Ramp uses a full URL for the next page
            params = None class=class="hl-string">"hl-comment"># Subsequent requests use the class="hl-string">'next' URL which includes params
        except requests.exceptions.RequestException as e:
            print(fclass="hl-string">"Error fetching data from {endpoint}: {e}")
            break
            
    return all_data

def map_state_to_activity(state, reason_code):
    class="hl-string">"""Maps reimbursement state history to a user-friendly activity name."""
    if reason_code == class="hl-string">'REJECTED':
        return class="hl-string">'Expense Sent Back for Revision'
    
    state_map = {
        class="hl-string">'SUBMITTED': class="hl-string">'Expense Submitted',
        class="hl-string">'MANAGER_APPROVAL': class="hl-string">'Manager Review Pending',
        class="hl-string">'ACCOUNTING_APPROVAL': class="hl-string">'Finance Review Pending',
        class="hl-string">'MANAGER_APPROVED': class="hl-string">'Manager Approved',
        class="hl-string">'ACCOUNTING_APPROVED': class="hl-string">'Finance Approved',
        class="hl-string">'PAYMENT_SCHEDULED': class="hl-string">'Reimbursement Scheduled',
        class="hl-string">'PAYMENT_PROCESSING': class="hl-string">'Reimbursement Executed', class=class="hl-string">"hl-comment"># Approximation
        class="hl-string">'FINISHED': class="hl-string">'Reimbursement Executed',
        class="hl-string">'SYNCED': class="hl-string">'Synced with Accounting System'
    }
    return state_map.get(state)

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Main Execution ---
def main():
    class="hl-string">"""Main script to extract, transform, and save the event log."""
    print(class="hl-string">"Starting Ramp data extraction...")
    access_token = get_access_token()
    if not access_token:
        print(class="hl-string">"Failed to get access token. Exiting.")
        return

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 1. Fetch Users for enrichment
    print(class="hl-string">"Fetching users...")
    users = fetch_paginated_data(class="hl-string">'/users', access_token)
    user_map = {u[class="hl-string">'id']: {class="hl-string">'name': fclass="hl-string">"{u['first_name']} {u['last_name']}", class="hl-string">'department': u.get(class="hl-string">'department')} for u in users}
    print(fclass="hl-string">"Found {len(user_map)} users.")

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 2. Fetch Reimbursements within a date range
    START_DATE = class="hl-string">'2023-01-01T00:00:00Z'
    END_DATE = class="hl-string">'2023-12-31T23:59:59Z'
    print(fclass="hl-string">"Fetching reimbursements from {START_DATE} to {END_DATE}...")
    reimbursement_params = {class="hl-string">'created_at_gte': START_DATE, class="hl-string">'created_at_lte': END_DATE}
    reimbursements = fetch_paginated_data(class="hl-string">'/reimbursements', access_token, params=reimbursement_params)
    print(fclass="hl-string">"Found {len(reimbursements)} reimbursements.")

    event_log = []

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 3. Process each reimbursement to create the event log
    for r in reimbursements:
        case_id = r[class="hl-string">'id']
        report_total = r[class="hl-string">'amount']
        submitter_id = r[class="hl-string">'user_id']
        submitter_details = user_map.get(submitter_id, {class="hl-string">'name': class="hl-string">'Unknown User', class="hl-string">'department': None})
        expense_category = r.get(class="hl-string">'merchant_name') class=class="hl-string">"hl-comment"># Best available proxy for category
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Process reimbursement state history
        for history in r.get(class="hl-string">'state_history', []):
            activity_name = map_state_to_activity(history[class="hl-string">'state'], history.get(class="hl-string">'reason_code'))
            if activity_name:
                event_log.append({
                    class="hl-string">'ExpenseReportId': case_id,
                    class="hl-string">'ActivityName': activity_name,
                    class="hl-string">'EventTimestamp': history[class="hl-string">'created_at'],
                    class="hl-string">'UserName': user_map.get(history.get(class="hl-string">'user_id'), submitter_details)[class="hl-string">'name'],
                    class="hl-string">'EmployeeDepartment': submitter_details[class="hl-string">'department'],
                    class="hl-string">'ReportTotalAmount': report_total,
                    class="hl-string">'ExpenseCategory': expense_category,
                    class="hl-string">'PolicyViolationFlag': None, class=class="hl-string">"hl-comment"># Not directly available in reimbursement history
                    class="hl-string">'RevisionReason': history.get(class="hl-string">'reason_notes')
                })

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Fetch and process associated transactions
        for tx_id in r.get(class="hl-string">'transaction_ids', []):
            try:
                tx_response = requests.get(fclass="hl-string">"{API_BASE_URL}/transactions/{tx_id}", headers={class="hl-string">'Authorization': fclass="hl-string">'Bearer {access_token}'})
                tx_response.raise_for_status()
                tx = tx_response.json()

                class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Expense Incurred
                event_log.append({
                    class="hl-string">'ExpenseReportId': case_id,
                    class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Expense Incurred',
                    class="hl-string">'EventTimestamp': tx[class="hl-string">'user_transaction_time'],
                    class="hl-string">'UserName': submitter_details[class="hl-string">'name'],
                    class="hl-string">'EmployeeDepartment': submitter_details[class="hl-string">'department'],
                    class="hl-string">'ReportTotalAmount': report_total,
                    class="hl-string">'ExpenseCategory': tx.get(class="hl-string">'merchant_name'),
                    class="hl-string">'PolicyViolationFlag': tx.get(class="hl-string">'flagged_for_review'),
                    class="hl-string">'RevisionReason': None
                })

                class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Receipt Attached
                if tx.get(class="hl-string">'receipts') and len(tx[class="hl-string">'receipts']) > 0:
                    receipt_time = tx[class="hl-string">'receipts'][0].get(class="hl-string">'upload_time', tx[class="hl-string">'user_transaction_time']) class=class="hl-string">"hl-comment"># Use transaction time as fallback
                    event_log.append({
                        class="hl-string">'ExpenseReportId': case_id,
                        class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Receipt Attached',
                        class="hl-string">'EventTimestamp': receipt_time,
                        class="hl-string">'UserName': submitter_details[class="hl-string">'name'],
                        class="hl-string">'EmployeeDepartment': submitter_details[class="hl-string">'department'],
                        class="hl-string">'ReportTotalAmount': report_total,
                        class="hl-string">'ExpenseCategory': tx.get(class="hl-string">'merchant_name'),
                        class="hl-string">'PolicyViolationFlag': tx.get(class="hl-string">'flagged_for_review'),
                        class="hl-string">'RevisionReason': None
                    })

                class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Policy Check Performed (Approximation)
                if tx.get(class="hl-string">'flagged_for_review'):
                    event_log.append({
                        class="hl-string">'ExpenseReportId': case_id,
                        class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Policy Check Performed',
                        class="hl-string">'EventTimestamp': r.get(class="hl-string">'created_at'), class=class="hl-string">"hl-comment"># Use submission time as proxy
                        class="hl-string">'UserName': class="hl-string">'System',
                        class="hl-string">'EmployeeDepartment': submitter_details[class="hl-string">'department'],
                        class="hl-string">'ReportTotalAmount': report_total,
                        class="hl-string">'ExpenseCategory': tx.get(class="hl-string">'merchant_name'),
                        class="hl-string">'PolicyViolationFlag': True,
                        class="hl-string">'RevisionReason': None
                    })

            except requests.exceptions.RequestException as e:
                print(fclass="hl-string">"Could not fetch transaction {tx_id}: {e}")

    if not event_log:
        print(class="hl-string">"No events were generated. Check the date range and API responses.")
        return

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 4. Create and save DataFrame
    print(class="hl-string">"Finalizing event log...")
    df = pd.DataFrame(event_log)
    df[class="hl-string">'EventTimestamp'] = pd.to_datetime(df[class="hl-string">'EventTimestamp'])
    df = df.sort_values(by=[class="hl-string">'ExpenseReportId', class="hl-string">'EventTimestamp'])

    class=class="hl-string">"hl-comment"># Ensure required columns are present
    final_columns = [
        class="hl-string">'ExpenseReportId', class="hl-string">'ActivityName', class="hl-string">'EventTimestamp', class="hl-string">'UserName',
        class="hl-string">'EmployeeDepartment', class="hl-string">'ReportTotalAmount', class="hl-string">'ExpenseCategory',
        class="hl-string">'PolicyViolationFlag', class="hl-string">'RevisionReason'
    ]
    for col in final_columns:
        if col not in df.columns:
            df[col] = None
    
    df = df[final_columns]

    output_filename = class="hl-string">'ramp_event_log.csv'
    df.to_csv(output_filename, index=False, date_format=class="hl-string">'%Y-%m-%dT%H:%M:%S.%f%z')
    print(fclass="hl-string">"Extraction complete. Event log saved to {output_filename}")

if __name__ == class="hl-string">'__main__':
    main()

Các bước

Xác nhận gói Ramp của bạn có tích hợp kho dữ liệu gốc và quản trị viên có thể cấu hình đích nhận dữ liệu. Chọn kho dữ liệu đích được hỗ trợ, chẳng hạn Snowflake hoặc BigQuery, rồi thiết lập quyền truy cập theo tiêu chuẩn bảo mật của tổ chức. Đường dẫn menu và đối tượng đích cụ thể tùy thuộc cấu hình Ramp của bạn, vì vậy hãy dùng [Cấu hình theo hệ thống của bạn].
Cấu hình kho dữ liệu đích, cơ sở dữ liệu hoặc dự án, schema hoặc tập dữ liệu, khu vực, thông tin xác thực và phạm vi đồng bộ. Ghi lại tên bảng và cột được Ramp sao chép. Không nên mặc định tên bảng, vì tên có thể khác nhau tùy tích hợp và cấu hình tài khoản.
Xác định dữ liệu được sao chép về báo cáo chi phí, giao dịch chi phí, biên lai, phê duyệt, chính sách, hoàn tiền và đồng bộ kế toán. Ánh xạ từng nguồn vào các trường cần có trong nhật ký sự kiện. Nếu một sự kiện trong vòng đời không được thể hiện rõ ràng, hãy tìm lịch sử trạng thái hoặc dữ liệu kiểm toán ghi lại sự kiện đó.
Xác định khoảng thời gian trích xuất, tốt nhất là từ ba đến sáu tháng, bằng [Ngày bắt đầu] và [Ngày kết thúc]. Chỉ lọc theo công ty hoặc tổ chức khi có trường dữ liệu tương ứng. Giữ nguyên múi giờ nguồn hoặc chuyển tất cả dấu thời gian sang một múi giờ chung đã được ghi rõ.
Tạo chế độ xem hoặc truy vấn trong kho dữ liệu để chuẩn hóa các trường nguồn thành ExpenseReportId, ActivityName, EventTimestamp, UserName, EmployeeDepartment, ReportTotalAmount, ExpenseCategory, PolicyViolationFlag và RevisionReason. Thay mọi chỗ giữ chỗ tên bảng và cột trong ngoặc vuông ở truy vấn được cung cấp bằng tên trong schema đã sao chép.
Trích xuất từng hoạt động trong vòng đời thành một dòng sự kiện riêng. Truy vấn bên dưới có một khối SELECT hoàn chỉnh cho mỗi trong số 12 hoạt động bắt buộc. Truy vấn không suy ra sự kiện từ các bản ghi không liên quan. Với hoạt động dựa trên trạng thái, hãy dùng lịch sử trạng thái hoặc bảng sự kiện nguồn, không chỉ dùng trạng thái hiện tại của báo cáo, để giữ lại các lần chuyển trạng thái trước đây.
Kiểm tra mã định danh, dấu thời gian, nhãn hoạt động, cách xử lý bản ghi trùng và giá trị rỗng. Xác nhận mỗi sự kiện thuộc đúng ExpenseReportId và vẫn giữ các sự kiện lặp lại khi nguồn ghi nhận nhiều lần phát sinh hợp lệ.
Xuất kết quả dưới dạng CSV hoặc định dạng bảng khác được ProcessMind hỗ trợ. Dùng chính xác tên cột bắt buộc ExpenseReportId, ActivityName và EventTimestamp, thêm các thuộc tính được đề xuất nếu có, rồi tải tệp lên với Expense Report ID làm mã định danh hồ sơ. ProcessMind đọc nguyên trạng nhật ký sự kiện, vì vậy đừng kỳ vọng hệ thống tự tạo các hoạt động còn thiếu.

Cấu hình

Đích tích hợp: Cấu hình tích hợp kho dữ liệu gốc của Ramp cho Snowflake hoặc BigQuery. Dùng [Cấu hình theo hệ thống của bạn] để biết cách thiết lập chính xác cho tài khoản.
Đối tượng nguồn: Dùng các đối tượng được sao chép về báo cáo chi phí, giao dịch, biên lai, phê duyệt, chính sách, hoàn tiền và đồng bộ kế toán trong kho dữ liệu. Thay các chỗ giữ chỗ [Tên bảng của bạn] và [Tên cột của bạn] bằng tên đã xác minh trong tích hợp.
Khoảng thời gian: Bắt đầu với dữ liệu từ ba đến sáu tháng. Chỉ mở rộng khoảng thời gian sau khi kiểm tra chi phí kho dữ liệu, thời gian chạy truy vấn, số lượng sự kiện và giới hạn tải lên của ProcessMind.
Lọc ngày: Lọc theo dấu thời gian sự kiện thay vì chỉ theo thời điểm tạo báo cáo nếu bạn muốn ghi nhận mọi hoạt động diễn ra trong khoảng thời gian đó.
Lọc theo tổ chức: Chỉ lọc theo Company Code, pháp nhân, phòng ban, chương trình thẻ hoặc thuộc tính khác khi dữ liệu được sao chép có các trường này. Dùng [Bộ lọc công ty] nếu cần giới hạn theo công ty.
Lịch sử hoạt động: Ưu tiên bản ghi kiểm toán bất biến hoặc lịch sử trạng thái. Chỉ dùng bảng trạng thái hiện tại có thể không giữ được lịch sử đính kèm biên lai, gửi báo cáo, phê duyệt, chỉnh sửa, hoàn tiền hoặc đồng bộ kế toán.
Xử lý dấu thời gian: Chuẩn hóa dấu thời gian về cùng một múi giờ và ghi rõ giá trị nguồn dùng UTC hay giờ địa phương. Giữ nguyên độ chính xác của dữ liệu nguồn nếu có.
Quyền truy cập cần thiết: Quản trị viên có thể cần quyền cấu hình tích hợp, tạo hoặc truy vấn đối tượng trong kho dữ liệu và truy cập dữ liệu chi phí, phê duyệt, hoàn tiền và kế toán.
Giấy phép và khả năng cung cấp dữ liệu: Khả năng sao chép dữ liệu kho, dữ liệu kiểm toán lịch sử, dữ liệu hoàn tiền và dữ liệu đồng bộ kế toán tùy thuộc vào gói Ramp, mô-đun được bật, cấu hình tích hợp và chính sách lưu trữ.
Hiệu năng: Giới hạn khoảng thời gian ngay từ đầu, chỉ chọn các cột cần thiết, lọc theo tổ chức khi phù hợp và tạo chế độ xem hoặc bảng trung gian đã chuẩn hóa cho bộ dữ liệu lớn. Phân vùng hoặc phân cụm theo các tính năng mà kho dữ liệu đích hỗ trợ.
Tải dữ liệu định kỳ: Với các lần tải lặp lại, dùng mốc thời gian dựa trên EventTimestamp lớn nhất đã xử lý, cộng thêm một khoảng chồng lấn ngắn. Chỉ loại bỏ bản ghi trùng khi đã xác minh mã định danh sự kiện nguồn, vì xóa sự kiện lặp có thể làm sai lệch hành vi quy trình.

Truy vấn mẫu python

import os
import pandas as pd
from sqlalchemy import create_engine, text

CONNECTION_STRING = os.getenv(class="hl-string">"WAREHOUSE_CONNECTION_STRING", class="hl-string">"[Connection string]")
START_DATE = class="hl-string">"[Start date]"
END_DATE = class="hl-string">"[End date]"
COMPANY_FILTER = class="hl-string">"[Company filter]"

engine = create_engine(CONNECTION_STRING)

sql = text(class="hl-string">"""
WITH
expense_incurred AS (
    SELECT
        [Expense report ID column] AS ExpenseReportId,
        'Expense Incurred' AS ActivityName,
        [Expense incurred timestamp column] AS EventTimestamp,
        [User name column] AS UserName,
        [Employee department column] AS EmployeeDepartment,
        [Report total amount column] AS ReportTotalAmount,
        [Expense category column] AS ExpenseCategory,
        [Policy violation flag column] AS PolicyViolationFlag,
        CAST(NULL AS VARCHAR(4000)) AS RevisionReason
    FROM [Your expense incurred table]
    WHERE [Expense incurred timestamp column] >= :start_date
      AND [Expense incurred timestamp column] < :end_date
      AND ([Company column] = :company_filter OR :company_filter = '[Company filter]')
),
receipt_attached AS (
    SELECT
        [Expense report ID column] AS ExpenseReportId,
        'Receipt Attached' AS ActivityName,
        [Receipt attached timestamp column] AS EventTimestamp,
        [User name column] AS UserName,
        [Employee department column] AS EmployeeDepartment,
        [Report total amount column] AS ReportTotalAmount,
        [Expense category column] AS ExpenseCategory,
        [Policy violation flag column] AS PolicyViolationFlag,
        CAST(NULL AS VARCHAR(4000)) AS RevisionReason
    FROM [Your receipt attachment table]
    WHERE [Receipt attached timestamp column] >= :start_date
      AND [Receipt attached timestamp column] < :end_date
      AND ([Company column] = :company_filter OR :company_filter = '[Company filter]')
),
expense_submitted AS (
    SELECT
        [Expense report ID column] AS ExpenseReportId,
        'Expense Submitted' AS ActivityName,
        [Submission timestamp column] AS EventTimestamp,
        [User name column] AS UserName,
        [Employee department column] AS EmployeeDepartment,
        [Report total amount column] AS ReportTotalAmount,
        [Expense category column] AS ExpenseCategory,
        [Policy violation flag column] AS PolicyViolationFlag,
        CAST(NULL AS VARCHAR(4000)) AS RevisionReason
    FROM [Your expense submission table]
    WHERE [Submission timestamp column] >= :start_date
      AND [Submission timestamp column] < :end_date
      AND ([Company column] = :company_filter OR :company_filter = '[Company filter]')
),
policy_check_performed AS (
    SELECT
        [Expense report ID column] AS ExpenseReportId,
        'Policy Check Performed' AS ActivityName,
        [Policy check timestamp column] AS EventTimestamp,
        [User name column] AS UserName,
        [Employee department column] AS EmployeeDepartment,
        [Report total amount column] AS ReportTotalAmount,
        [Expense category column] AS ExpenseCategory,
        [Policy violation flag column] AS PolicyViolationFlag,
        CAST(NULL AS VARCHAR(4000)) AS RevisionReason
    FROM [Your policy check table]
    WHERE [Policy check timestamp column] >= :start_date
      AND [Policy check timestamp column] < :end_date
      AND ([Company column] = :company_filter OR :company_filter = '[Company filter]')
),
manager_review_pending AS (
    SELECT
        [Expense report ID column] AS ExpenseReportId,
        'Manager Review Pending' AS ActivityName,
        [Manager pending timestamp column] AS EventTimestamp,
        [User name column] AS UserName,
        [Employee department column] AS EmployeeDepartment,
        [Report total amount column] AS ReportTotalAmount,
        [Expense category column] AS ExpenseCategory,
        [Policy violation flag column] AS PolicyViolationFlag,
        CAST(NULL AS VARCHAR(4000)) AS RevisionReason
    FROM [Your expense status history table]
    WHERE [Status column] = 'Pending Manager Approval'
      AND [Manager pending timestamp column] >= :start_date
      AND [Manager pending timestamp column] < :end_date
      AND ([Company column] = :company_filter OR :company_filter = '[Company filter]')
),
manager_approved AS (
    SELECT
        [Expense report ID column] AS ExpenseReportId,
        'Manager Approved' AS ActivityName,
        [Manager approval timestamp column] AS EventTimestamp,
        [User name column] AS UserName,
        [Employee department column] AS EmployeeDepartment,
        [Report total amount column] AS ReportTotalAmount,
        [Expense category column] AS ExpenseCategory,
        [Policy violation flag column] AS PolicyViolationFlag,
        CAST(NULL AS VARCHAR(4000)) AS RevisionReason
    FROM [Your manager approval table]
    WHERE [Manager approval timestamp column] >= :start_date
      AND [Manager approval timestamp column] < :end_date
      AND ([Company column] = :company_filter OR :company_filter = '[Company filter]')
),
finance_review_pending AS (
    SELECT
        [Expense report ID column] AS ExpenseReportId,
        'Finance Review Pending' AS ActivityName,
        [Finance pending timestamp column] AS EventTimestamp,
        [User name column] AS UserName,
        [Employee department column] AS EmployeeDepartment,
        [Report total amount column] AS ReportTotalAmount,
        [Expense category column] AS ExpenseCategory,
        [Policy violation flag column] AS PolicyViolationFlag,
        CAST(NULL AS VARCHAR(4000)) AS RevisionReason
    FROM [Your expense status history table]
    WHERE [Status column] = 'Pending Finance Approval'
      AND [Finance pending timestamp column] >= :start_date
      AND [Finance pending timestamp column] < :end_date
      AND ([Company column] = :company_filter OR :company_filter = '[Company filter]')
),
finance_approved AS (
    SELECT
        [Expense report ID column] AS ExpenseReportId,
        'Finance Approved' AS ActivityName,
        [Finance approval timestamp column] AS EventTimestamp,
        [User name column] AS UserName,
        [Employee department column] AS EmployeeDepartment,
        [Report total amount column] AS ReportTotalAmount,
        [Expense category column] AS ExpenseCategory,
        [Policy violation flag column] AS PolicyViolationFlag,
        CAST(NULL AS VARCHAR(4000)) AS RevisionReason
    FROM [Your finance approval table]
    WHERE [Finance approval timestamp column] >= :start_date
      AND [Finance approval timestamp column] < :end_date
      AND ([Company column] = :company_filter OR :company_filter = '[Company filter]')
),
expense_sent_back AS (
    SELECT
        [Expense report ID column] AS ExpenseReportId,
        'Expense Sent Back for Revision' AS ActivityName,
        [Revision timestamp column] AS EventTimestamp,
        [User name column] AS UserName,
        [Employee department column] AS EmployeeDepartment,
        [Report total amount column] AS ReportTotalAmount,
        [Expense category column] AS ExpenseCategory,
        [Policy violation flag column] AS PolicyViolationFlag,
        [Revision reason column] AS RevisionReason
    FROM [Your expense status history table]
    WHERE [Status column] IN ('Needs Revision', 'Rejected')
      AND [Revision timestamp column] >= :start_date
      AND [Revision timestamp column] < :end_date
      AND ([Company column] = :company_filter OR :company_filter = '[Company filter]')
),
reimbursement_scheduled AS (
    SELECT
        [Expense report ID column] AS ExpenseReportId,
        'Reimbursement Scheduled' AS ActivityName,
        [Reimbursement scheduled timestamp column] AS EventTimestamp,
        [User name column] AS UserName,
        [Employee department column] AS EmployeeDepartment,
        [Report total amount column] AS ReportTotalAmount,
        [Expense category column] AS ExpenseCategory,
        [Policy violation flag column] AS PolicyViolationFlag,
        CAST(NULL AS VARCHAR(4000)) AS RevisionReason
    FROM [Your reimbursement schedule table]
    WHERE [Reimbursement scheduled timestamp column] >= :start_date
      AND [Reimbursement scheduled timestamp column] < :end_date
      AND ([Company column] = :company_filter OR :company_filter = '[Company filter]')
),
reimbursement_executed AS (
    SELECT
        [Expense report ID column] AS ExpenseReportId,
        'Reimbursement Executed' AS ActivityName,
        [Reimbursement executed timestamp column] AS EventTimestamp,
        [User name column] AS UserName,
        [Employee department column] AS EmployeeDepartment,
        [Report total amount column] AS ReportTotalAmount,
        [Expense category column] AS ExpenseCategory,
        [Policy violation flag column] AS PolicyViolationFlag,
        CAST(NULL AS VARCHAR(4000)) AS RevisionReason
    FROM [Your reimbursement payment table]
    WHERE [Reimbursement executed timestamp column] >= :start_date
      AND [Reimbursement executed timestamp column] < :end_date
      AND ([Company column] = :company_filter OR :company_filter = '[Company filter]')
),
synced_with_accounting AS (
    SELECT
        [Expense report ID column] AS ExpenseReportId,
        'Synced with Accounting System' AS ActivityName,
        [Accounting sync timestamp column] AS EventTimestamp,
        [User name column] AS UserName,
        [Employee department column] AS EmployeeDepartment,
        [Report total amount column] AS ReportTotalAmount,
        [Expense category column] AS ExpenseCategory,
        [Policy violation flag column] AS PolicyViolationFlag,
        CAST(NULL AS VARCHAR(4000)) AS RevisionReason
    FROM [Your accounting synchronization table]
    WHERE [Accounting sync timestamp column] >= :start_date
      AND [Accounting sync timestamp column] < :end_date
      AND ([Company column] = :company_filter OR :company_filter = '[Company filter]')
)
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTimestamp, UserName, EmployeeDepartment, ReportTotalAmount, ExpenseCategory, PolicyViolationFlag, RevisionReason FROM expense_incurred
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTimestamp, UserName, EmployeeDepartment, ReportTotalAmount, ExpenseCategory, PolicyViolationFlag, RevisionReason FROM receipt_attached
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTimestamp, UserName, EmployeeDepartment, ReportTotalAmount, ExpenseCategory, PolicyViolationFlag, RevisionReason FROM expense_submitted
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTimestamp, UserName, EmployeeDepartment, ReportTotalAmount, ExpenseCategory, PolicyViolationFlag, RevisionReason FROM policy_check_performed
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTimestamp, UserName, EmployeeDepartment, ReportTotalAmount, ExpenseCategory, PolicyViolationFlag, RevisionReason FROM manager_review_pending
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTimestamp, UserName, EmployeeDepartment, ReportTotalAmount, ExpenseCategory, PolicyViolationFlag, RevisionReason FROM manager_approved
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTimestamp, UserName, EmployeeDepartment, ReportTotalAmount, ExpenseCategory, PolicyViolationFlag, RevisionReason FROM finance_review_pending
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTimestamp, UserName, EmployeeDepartment, ReportTotalAmount, ExpenseCategory, PolicyViolationFlag, RevisionReason FROM finance_approved
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTimestamp, UserName, EmployeeDepartment, ReportTotalAmount, ExpenseCategory, PolicyViolationFlag, RevisionReason FROM expense_sent_back
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTimestamp, UserName, EmployeeDepartment, ReportTotalAmount, ExpenseCategory, PolicyViolationFlag, RevisionReason FROM reimbursement_scheduled
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTimestamp, UserName, EmployeeDepartment, ReportTotalAmount, ExpenseCategory, PolicyViolationFlag, RevisionReason FROM reimbursement_executed
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTimestamp, UserName, EmployeeDepartment, ReportTotalAmount, ExpenseCategory, PolicyViolationFlag, RevisionReason FROM synced_with_accounting
ORDER BY ExpenseReportId, EventTimestamp, ActivityName
""")

with engine.connect() as connection:
    event_log = pd.read_sql(
        sql,
        connection,
        params={
            class="hl-string">"start_date": START_DATE,
            class="hl-string">"end_date": END_DATE,
            class="hl-string">"company_filter": COMPANY_FILTER
        }
    )

event_log[class="hl-string">"EventTimestamp"] = pd.to_datetime(event_log[class="hl-string">"EventTimestamp"], errors=class="hl-string">"coerce", utc=True)
event_log = event_log[event_log[class="hl-string">"ExpenseReportId"].notna() & event_log[class="hl-string">"EventTimestamp"].notna()].copy()
event_log.to_csv(class="hl-string">"ramp_expense_event_log.csv", index=False)
print(event_log.head())
print(event_log.groupby(class="hl-string">"ActivityName", dropna=False).size())

Sẵn sàng bắt đầu?

Dùng mẫu này để cải thiện quy trình quản lý chi phí, nâng cao hiệu quả và rút ngắn thời gian phê duyệt. Bắt đầu tối ưu vận hành ngay hôm nay.

Quay lại hướng dẫn cải tiến

Tải mẫu xuống

Nâng cao hiệu quả: Tối ưu quy trình quản lý chi phí trên Ramp ngay hôm nay

Xác định điểm kém hiệu quả, tinh gọn quy trình phê duyệt và giảm 30% thời gian xử lý.

Bắt đầu dùng thử miễn phí

Không cần thẻ tín dụng, thiết lập chỉ trong vài phút.

Mẫu dữ liệu quản lý chi phí của bạn

Mẫu dữ liệu quản lý chi phí của bạn

Thuộc tính quản lý chi phí

Hoạt động quản lý chi phí

Hướng dẫn trích xuất dữ liệu

Xuất dữ liệu giao dịch và hoàn tiền CSV tích hợp sẵn trong Ramp

Các bước

Cấu hình

Truy vấn mẫu python

Trích xuất dữ liệu bằng tập lệnh Python qua Ramp Developer API

Các bước

Cấu hình

Truy vấn mẫu python

Đồng bộ dữ liệu Ramp với kho dữ liệu (Snowflake/BigQuery)

Các bước

Cấu hình

Truy vấn mẫu python

Sẵn sàng bắt đầu?

Nâng cao hiệu quả: Tối ưu quy trình quản lý chi phí trên Ramp ngay hôm nay