Mẫu dữ liệu quy trình tiếp nhận nhân viên mới
Mẫu dữ liệu quy trình tiếp nhận nhân viên mới
- Các thuộc tính dữ liệu nên thu thập để phân tích kỹ lưỡng
- Các hoạt động và mốc quan trọng cần theo dõi trong quy trình
- Hướng dẫn thực tế để trích xuất dữ liệu từ hệ thống nguồn
Thuộc tính quy trình tiếp nhận nhân viên mới
| Tên | Mô tả | ||
|---|---|---|---|
|
Tên hoạt động
ActivityName
|
Tên của tác vụ hoặc mốc cụ thể diễn ra tại một thời điểm trong quy trình tiếp nhận nhân viên mới. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính này mô tả một bước trong hành trình tiếp nhận, chẳng hạn như “Ứng viên nhận lời mời làm việc”, “Hoàn tất kiểm tra lý lịch” hoặc “Tổ chức buổi định hướng ngày đầu tiên”. Mỗi hoạt động tương ứng với một sự kiện trong quy trình. Phân tích hoạt động là trọng tâm của process mining. Thuộc tính này được dùng để tạo sơ đồ quy trình, xác định điểm nghẽn giữa các bước, đo thời lượng hoạt động và phát hiện sai lệch so với quy trình vận hành chuẩn. Thuộc tính giúp trả lời câu hỏi công việc nào đang được thực hiện và theo thứ tự nào.
Vì sao điều này quan trọng
Thuộc tính này xác định các bước trong sơ đồ quy trình, rất cần thiết để trực quan hóa luồng quy trình, tìm điểm nghẽn và phân tích các biến thể.
Lấy dữ liệu ở đâu
Được xác định từ thay đổi trạng thái, tác vụ hoàn tất hoặc sự kiện cụ thể được ghi lại trong hồ sơ nhân viên hay danh sách kiểm tra tiếp nhận của Microsoft Dynamics 365 Human Resources.
Ví dụ
Ứng viên nhận lời mời làm việcBắt đầu kiểm tra lý lịchBắt đầu cấp tài khoản CNTTThực hiện buổi trao đổi sau 30 ngày
|
|||
|
Thời điểm sự kiện
EventTime
|
Ngày và giờ chính xác khi một hoạt động hoặc sự kiện tiếp nhận cụ thể diễn ra. | ||
|
Mô tả
Dấu thời gian này ghi lại thời điểm diễn ra từng hoạt động trong nhật ký sự kiện. Dữ liệu này cung cấp thứ tự thời gian cần thiết để tái dựng luồng quy trình cho từng trường hợp tiếp nhận. Dấu thời gian rất cần thiết cho mọi phân tích process mining dựa trên thời gian. Dữ liệu này được dùng để tính thời gian giữa các hoạt động, đo tổng thời lượng của quy trình tiếp nhận, phát hiện chậm trễ và phân tích hiệu suất quy trình theo thời gian. Dấu thời gian chính xác là yếu tố quan trọng để đảm bảo kết quả phân tích hiệu suất đáng tin cậy.
Vì sao điều này quan trọng
Dấu thời gian này rất cần thiết để sắp xếp sự kiện chính xác và thực hiện mọi phép tính dựa trên thời gian, bao gồm thời gian xử lý và phân tích điểm nghẽn.
Lấy dữ liệu ở đâu
Dữ liệu này tương ứng với các trường ngày tạo hoặc ngày hoàn tất gắn với tác vụ, danh sách kiểm tra hoặc cập nhật trạng thái trong Microsoft Dynamics 365 Human Resources.
Ví dụ
2023-10-01T09:00:00Z2023-10-02T14:30:00Z2023-10-05T11:25:10Z
|
|||
|
Trường hợp tiếp nhận nhân viên mới
OnboardingCase
|
Mã định danh duy nhất cho toàn bộ quy trình tiếp nhận một nhân viên mới, từ lúc chấp nhận lời mời làm việc đến giai đoạn hòa nhập ban đầu. | ||
|
Mô tả
Trường hợp tiếp nhận nhân viên mới là mã định danh trung tâm, liên kết mọi hoạt động, tài liệu và mốc quan trọng liên quan đến một nhân viên mới. Mỗi trường hợp tương ứng với hành trình tiếp nhận của một nhân viên trong suốt quy trình. Trong process mining, thuộc tính này là nền tảng để phân tích ở cấp trường hợp. Thuộc tính cho phép tái dựng hành trình tiếp nhận của từng nhân viên, so sánh các luồng quy trình, xác định các biến thể và tính thời gian xử lý từ đầu đến cuối. Nếu không có mã định danh trường hợp nhất quán, bạn không thể phân tích chính xác luồng quy trình.
Vì sao điều này quan trọng
Đây là mã định danh trường hợp thiết yếu, dùng để nhóm các sự kiện liên quan và phân tích toàn bộ quy trình tiếp nhận của từng nhân viên mới.
Lấy dữ liệu ở đâu
Mã định danh này thường được tạo trong phân hệ nhân sự hoặc tuyển dụng chính của Microsoft Dynamics 365 Human Resources khi trạng thái ứng viên chuyển thành “Đã tuyển dụng”.
Ví dụ
ONB-2024-00123ONB-2024-00124ONB-2024-00125
|
|||
|
Chức danh
PositionTitle
|
Chức danh chính thức của nhân viên mới. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính này cho biết vai trò hoặc chức danh mà nhân viên được tuyển vào, chẳng hạn như “Kỹ sư phần mềm”, “Quản lý khách hàng” hoặc “Chuyên viên phân tích tài chính”. Đây là chiều phân tích hữu ích, đặc biệt với bảng điều khiển “Thông lượng tiếp nhận nhân viên mới”. Bạn có thể phân nhóm hiệu quả tiếp nhận theo vai trò hoặc cấp bậc để xem một số vị trí có quy trình tiếp nhận lâu hơn hoặc phức tạp hơn hay không. Từ đó, bạn có thể điều chỉnh kế hoạch tiếp nhận cho từng nhóm nghề nghiệp.
Vì sao điều này quan trọng
Cho phép lọc và so sánh quy trình tiếp nhận giữa các vai trò, vốn có thể có yêu cầu và thời lượng khác nhau.
Lấy dữ liệu ở đâu
Tham khảo tài liệu Microsoft Dynamics 365 Human Resources. Thông tin này có trong thực thể Job hoặc Position được liên kết với nhân viên mới.
Ví dụ
Kỹ sư phần mềm cấp caoĐiều phối viên tiếp thịChuyên viên nhân sự tổng hợp
|
|||
|
Hạn hoàn thành yêu cầu tuân thủ
ComplianceDueDate
|
Hạn chót để hoàn thành một số hoạt động liên quan đến tuân thủ. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính này lưu ngày dự kiến hoàn thành các tác vụ quan trọng có thời hạn, chẳng hạn như hoàn tất giấy tờ hoặc khóa đào tạo bắt buộc. Ngày này thường được xác định theo yêu cầu pháp lý hoặc chính sách nội bộ. Đây là thuộc tính thiết yếu cho bảng điều khiển “Trạng thái tuân thủ trong quy trình tiếp nhận” và KPI “Tỷ lệ tuân thủ các giai đoạn tiếp nhận”. Bằng cách so sánh thời điểm hoàn tất hoạt động thực tế (“EventTime”) với “ComplianceDueDate”, bạn có thể xác định quy trình có tuân thủ hay không. Nhờ đó, tổ chức giảm thiểu rủi ro và đáp ứng kịp thời các yêu cầu pháp lý cũng như chính sách.
Vì sao điều này quan trọng
Cần thiết để đo lường mức độ tuân thủ và khả năng hoàn thành đúng hạn các tác vụ quan trọng, qua đó giảm thiểu rủi ro pháp lý và vận hành.
Lấy dữ liệu ở đâu
Tham khảo tài liệu Microsoft Dynamics 365 Human Resources. Trường này có thể được gọi là “Due Date” trong từng tác vụ hoặc mục danh sách kiểm tra.
Ví dụ
2023-11-15T23:59:59Z2023-12-01T23:59:59Z2023-11-20T23:59:59Z
|
|||
|
Phòng ban
DepartmentName
|
Phòng ban hoặc đơn vị kinh doanh mà nhân viên mới sẽ gia nhập. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính này cho biết phòng ban của nhân viên mới, chẳng hạn như Sales, IT hoặc Finance. Đây là một chiều phân tích quan trọng về cơ cấu tổ chức. Phân nhóm quy trình theo phòng ban là yếu tố then chốt của bảng điều khiển “Hiệu quả tiếp nhận nhân viên theo phòng ban”. Bạn có thể so sánh thời gian tiếp nhận, tỷ lệ tuân thủ và các biến thể quy trình giữa các bộ phận. Qua đó, bạn biết phòng ban nào có quy trình hiệu quả nhất và bộ phận nào cần được hỗ trợ hoặc áp dụng quy trình thống nhất hơn.
Vì sao điều này quan trọng
Giúp so sánh hiệu quả giữa các đơn vị kinh doanh, qua đó xác định cách làm tốt và những điểm cần cải thiện hoặc chuẩn hóa.
Lấy dữ liệu ở đâu
Tham khảo tài liệu Microsoft Dynamics 365 Human Resources. Thông tin này thường được lưu trong thực thể Position hoặc Job gắn với nhân viên mới.
Ví dụ
Bán hàng và tiếp thịCông nghệ thông tinNhân sựTài chính
|
|||
|
Quản lý tuyển dụng
HiringManagerName
|
Tên người quản lý mà nhân viên mới sẽ báo cáo trực tiếp. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính này xác định quản lý tuyển dụng phụ trách nhân viên mới. Người này thường đóng vai trò quan trọng trong quá trình tiếp nhận, chẳng hạn giới thiệu nhân viên với nhóm và lập kế hoạch tiếp nhận. Phân tích quy trình theo quản lý tuyển dụng giúp phát hiện sự khác biệt trong cách các nhóm thực hiện tiếp nhận. Thuộc tính này hỗ trợ bảng điều khiển “Hiệu quả tiếp nhận nhân viên theo phòng ban”, cho phép đi sâu từ phòng ban xuống từng quản lý. Nhờ đó, bạn có thể xác định ai cần được đào tạo thêm về quy trình tiếp nhận và ai đang góp phần duy trì quy trình hiệu quả.
Vì sao điều này quan trọng
Giúp phân tích khác biệt trong quy trình ở cấp nhóm và xác định những quản lý có vai trò quan trọng đối với trải nghiệm tiếp nhận nhân viên.
Lấy dữ liệu ở đâu
Tham khảo tài liệu Microsoft Dynamics 365 Human Resources. Thông tin này thường nằm trong trường “Reports to” hoặc “Manager” của bản ghi Position của nhân viên.
Ví dụ
John SmithEmily JonesMichael Brown
|
|||
|
Thời điểm kết thúc sự kiện
EventEndTime
|
Dấu thời gian cho biết khi nào một hoạt động có thời lượng kết thúc. Với sự kiện diễn ra tức thời, thời điểm này có thể trùng với thời điểm bắt đầu. | ||
|
Mô tả
StartTime ghi nhận thời điểm bắt đầu hoạt động, còn EndTime ghi nhận thời điểm hoạt động kết thúc. Thông tin này đặc biệt hữu ích với các tác vụ có thời lượng đo được, chẳng hạn như “Kiểm tra lý lịch” hoặc “Đào tạo bắt buộc”. Có thời điểm kết thúc riêng giúp đo chính xác thời gian xử lý của từng hoạt động. Nhờ đó, bạn biết chính xác mỗi tác vụ mất bao lâu, thay vì chỉ đo thời gian chờ giữa các tác vụ. Đây là thông tin quan trọng để phân tích hiệu quả sử dụng tài nguyên và xác định hoạt động nào tốn nhiều thời gian nhất.
Vì sao điều này quan trọng
Cho phép tính chính xác thời lượng của từng hoạt động, rất cần thiết để xác định những tác vụ cụ thể tốn nhiều thời gian.
Lấy dữ liệu ở đâu
Tương ứng với các trường “Ngày hoàn tất” hoặc “Ngày xử lý xong” của tác vụ hay mục trong danh sách kiểm tra thuộc Microsoft Dynamics 365 Human Resources.
Ví dụ
2023-10-01T10:15:00Z2023-10-04T11:00:00Z2023-10-06T17:00:00Z
|
|||
|
Trạng thái tiếp nhận
OnboardingStatus
|
Trạng thái hiện tại của toàn bộ hồ sơ tiếp nhận. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính này cho biết trạng thái tổng quan của hồ sơ tiếp nhận, chẳng hạn như “Chưa bắt đầu”, “Đang thực hiện”, “Đã hoàn tất” hoặc “Đã hủy”. Nhờ đó, bạn biết mỗi hồ sơ đang ở giai đoạn nào. Thuộc tính này đặc biệt hữu ích cho bảng điều khiển “Tiến độ tiếp nhận theo thời gian thực”, giúp bạn nhanh chóng nắm tình hình các hồ sơ đang được xử lý. Các bên liên quan có thể theo dõi khối lượng công việc hiện tại và phát hiện hồ sơ có nguy cơ bị đình trệ. Bạn cũng có thể loại hồ sơ chưa hoàn tất hoặc đã hủy khỏi phân tích thời gian chu kỳ để tránh làm sai lệch kết quả.
Vì sao điều này quan trọng
Tóm tắt tiến độ của hồ sơ, cho phép lọc hồ sơ đang xử lý hoặc đã hoàn tất và hỗ trợ theo dõi vận hành.
Lấy dữ liệu ở đâu
Tham khảo tài liệu Microsoft Dynamics 365 Human Resources. Trạng thái này có thể là một trường trong thực thể tiếp nhận chính hoặc được xác định dựa trên hoạt động hoàn tất gần nhất.
Ví dụ
Đang thực hiệnĐã hoàn tấtBị chậm trễĐã hủy
|
|||
|
Có làm lại
IsRework
|
Cờ đúng/sai cho biết hoạt động có thuộc một vòng lặp làm lại hay không. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính được tính này đánh dấu các hoạt động cho thấy quy trình bị lùi bước hoặc lặp lại. Ví dụ, nếu hoạt động “Paperwork Sent To New Hire” diễn ra sau “Paperwork Completed By New Hire”, điều đó cho thấy có vòng lặp làm lại, có thể do sai sót hoặc thiếu thông tin. Cờ này rất quan trọng với bảng điều khiển “Phân tích biến thể quy trình và công việc làm lại”. Nó giúp định lượng trực tiếp công việc làm lại, qua đó làm rõ sự kém hiệu quả, thiếu sót trong đào tạo hoặc vấn đề về chất lượng dữ liệu. Khi lọc các hoạt động làm lại, chuyên viên phân tích có thể tập trung tìm nguyên nhân gốc rễ của những vòng lặp gây lãng phí này.
Vì sao điều này quan trọng
Định lượng trực tiếp sự kém hiệu quả của quy trình bằng cách đánh dấu hoạt động lặp lại hoặc sai thứ tự, giúp tìm ra nguyên nhân gốc rễ của lỗi và chậm trễ.
Lấy dữ liệu ở đâu
Thuộc tính này không có trong hệ thống nguồn. Thuộc tính được tính bằng cách phân tích thứ tự hoạt động của từng hồ sơ trong nhật ký sự kiện và áp dụng quy tắc nghiệp vụ để xác định công việc làm lại.
Ví dụ
truefalse
|
|||
|
Địa điểm
Location
|
Văn phòng, thành phố hoặc quốc gia nơi nhân viên mới làm việc. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính này cho biết địa điểm làm việc của nhân viên mới. Địa điểm có thể ảnh hưởng đến quy trình tiếp nhận do khác biệt về quy định địa phương, thủ tục tại văn phòng hoặc khó khăn về hậu cần. Phân nhóm theo địa điểm giúp so sánh hiệu quả tiếp nhận giữa các cơ sở hoặc khu vực. Bạn có thể phát hiện điểm nghẽn theo khu vực, chẳng hạn thiết bị được giao chậm ở một số quốc gia, hoặc tìm ra văn phòng có quy trình tiếp nhận tại chỗ hiệu quả để áp dụng ở nơi khác.
Vì sao điều này quan trọng
Hỗ trợ phân tích quy trình tiếp nhận theo địa lý, giúp phát hiện khác biệt về hiệu quả và mức độ tuân thủ giữa các khu vực.
Lấy dữ liệu ở đâu
Tham khảo tài liệu Microsoft Dynamics 365 Human Resources. Thông tin này có thể nằm trong địa chỉ hoặc thông tin địa điểm gắn với thực thể Worker hoặc Position.
Ví dụ
New York, Hoa KỳLondon, Vương quốc AnhSingaporeLàm việc từ xa
|
|||
|
Hệ thống nguồn
SourceSystemName
|
Tên hệ thống thông tin nơi trích xuất dữ liệu. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính này xác định nguồn gốc của dữ liệu quy trình. Trong doanh nghiệp hiện đại, dữ liệu của một quy trình có thể đến từ nhiều hệ thống, vì vậy việc theo dõi nguồn dữ liệu rất quan trọng đối với quản trị và xác thực dữ liệu. Khi phân tích, thuộc tính này giúp xác nhận nguồn gốc dữ liệu và có thể dùng để lọc dữ liệu nếu có nhiều hệ thống liên quan. Trong chế độ xem này, giá trị luôn là “Microsoft Dynamics 365 Human Resources”, xác nhận nguồn dữ liệu.
Vì sao điều này quan trọng
Xác định nguồn gốc dữ liệu, rất quan trọng cho việc quản trị dữ liệu, xử lý sự cố và hiểu bối cảnh dữ liệu, nhất là khi có nhiều hệ thống.
Lấy dữ liệu ở đâu
Đây thường là giá trị cố định được thêm vào trong quá trình trích xuất và chuyển đổi dữ liệu để ghi rõ nguồn gốc của tập dữ liệu.
Ví dụ
Microsoft Dynamics 365 Human Resources
|
|||
|
Lần cập nhật dữ liệu gần nhất
LastDataUpdateTime
|
Dấu thời gian cho biết lần gần nhất dữ liệu được làm mới từ hệ thống nguồn. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính này cho biết ngày giờ gần nhất dữ liệu được trích xuất từ Microsoft Dynamics 365 Human Resources. Nhờ đó, bạn biết dữ liệu đang phân tích mới đến mức nào. Thông tin này cần thiết khi lập báo cáo và bảng điều khiển, vì cho người dùng biết kết quả phân tích có cập nhật hay không. Khi theo dõi theo thời gian thực, dấu thời gian gần nhất rất quan trọng. Với phân tích dữ liệu lịch sử, dấu thời gian giúp xác định khoảng thời gian của dữ liệu.
Vì sao điều này quan trọng
Cho người dùng biết dữ liệu mới đến mức nào, từ đó đánh giá mức độ phù hợp và tính kịp thời của thông tin về quy trình.
Lấy dữ liệu ở đâu
Đường ống dữ liệu hoặc công cụ ETL tạo dấu thời gian này khi trích xuất dữ liệu.
Ví dụ
2024-05-21T02:00:00Z
|
|||
|
Loại hình làm việc
EmploymentType
|
Phân loại hình thức làm việc của nhân viên mới, chẳng hạn như toàn thời gian, bán thời gian hoặc nhà thầu. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính này phân loại nhân viên mới theo hợp đồng lao động. Mỗi loại hình làm việc có thể đi theo lộ trình tiếp nhận hơi khác nhau. Ví dụ, nhà thầu có thể không cần thực hiện một số bước liên quan đến phúc lợi. Phân tích quy trình theo loại hình làm việc giúp kiểm tra xem từng nhóm có đi đúng quy trình tương ứng hay không. Bạn cũng có thể tìm ra cách rút gọn quy trình cho nhân viên thời vụ hoặc bán thời gian, những người có thể không cần trải qua toàn bộ quy trình tiếp nhận.
Vì sao điều này quan trọng
Giúp phân tích các biến thể quy trình theo nhóm lao động và bảo đảm mỗi nhóm thực hiện đúng quy trình tiếp nhận phù hợp.
Lấy dữ liệu ở đâu
Tham khảo tài liệu Microsoft Dynamics 365 Human Resources. Đây là trường tiêu chuẩn trong thực thể Worker hoặc Employment.
Ví dụ
Nhân viên toàn thời gianNhân viên bán thời gianNhà thầuThực tập sinh
|
|||
|
Người thực hiện hành động
UserPerformingAction
|
Người dùng hoặc tác nhân hệ thống đã thực hiện hoạt động. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính này xác định người hoặc hệ thống tự động chịu trách nhiệm hoàn thành một tác vụ trong quy trình tiếp nhận. Ví dụ, đó có thể là chuyên viên nhân sự, quản lý tuyển dụng hoặc bot tự động của bộ phận IT. Phân tích ai thực hiện từng tác vụ giúp bạn hiểu cách phân bổ tài nguyên và mức độ tự động hóa. Việc này có thể làm rõ điểm nghẽn do một nhóm hoặc cá nhân gây ra, đồng thời cho thấy cơ hội tự động hóa. Chẳng hạn, nếu một người phải cấp tài khoản IT thủ công, đây có thể là điểm lỗi đơn lẻ và là tác vụ nên xem xét tự động hóa.
Vì sao điều này quan trọng
Giúp phân tích cách phân bổ khối lượng công việc, xác định điểm nghẽn liên quan đến tài nguyên và theo dõi mức độ tự động hóa trong quy trình.
Lấy dữ liệu ở đâu
Thông tin này thường có trong nhật ký kiểm tra hoặc lịch sử, dưới dạng trường “Modified By” hoặc “Completed By” trên bản ghi tác vụ.
Ví dụ
hr.specialist@company.commanager.jane.doe@company.comTài khoản dịch vụ ITrecruiter.bob@company.com
|
|||
|
Tên nhân viên mới
NewHireName
|
Họ tên đầy đủ của nhân viên đang trong quy trình tiếp nhận. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính này lưu tên nhân viên mới gắn với từng hồ sơ tiếp nhận. Tên giúp bạn nhận biết từng hồ sơ dễ dàng. Thông tin này thường không dùng để phân tích thống kê nhằm bảo vệ quyền riêng tư. Tuy nhiên, nó rất hữu ích trong vận hành, chẳng hạn khi bạn cần xem chi tiết quá trình tiếp nhận của một nhân viên để tìm hiểu nguyên nhân chậm trễ hoặc vấn đề được phát hiện qua phân tích tổng quan quy trình. Nhờ đó, dữ liệu quy trình gắn với một người cụ thể.
Vì sao điều này quan trọng
Cung cấp thông tin dễ đọc để nhận biết từng hồ sơ, giúp bạn tìm hiểu quá trình tiếp nhận cụ thể và trao đổi kết quả với các bên liên quan.
Lấy dữ liệu ở đâu
Tham khảo tài liệu Microsoft Dynamics 365 Human Resources. Thông tin này lấy từ thực thể Employee hoặc Worker được liên kết với hồ sơ tiếp nhận.
Ví dụ
Alice JohnsonDavid ChenMaria Garcia
|
|||
|
Thời gian cấp phát thiết bị và tài khoản IT
ITProvisioningLeadTime
|
Thời gian từ lúc bắt đầu cấp tài khoản IT đến khi thiết bị được giao cho nhân viên mới. | ||
|
Mô tả
Chỉ số này đo thời lượng của một quy trình con quan trọng trong quá trình tiếp nhận: cung cấp quyền truy cập IT và công cụ cần thiết cho nhân viên mới. Cụ thể, chỉ số tính từ sự kiện “IT Account Provisioning Initiated” đến sự kiện “Equipment Delivered”. Đây là KPI quan trọng cho các bảng điều khiển “Thời lượng hoạt động trên đường găng” và “Chu kỳ chuẩn bị IT và thiết bị”. Thời gian chờ lâu ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng làm việc hiệu quả của nhân viên mới ngay từ ngày đầu. Theo dõi chỉ số này giúp phát hiện điểm nghẽn trong bộ phận IT hoặc ở nhà cung cấp thiết bị bên ngoài.
Vì sao điều này quan trọng
Đo hiệu quả của khâu chuẩn bị IT quan trọng, vốn ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng làm việc hiệu quả của nhân viên mới trong ngày đầu tiên.
Lấy dữ liệu ở đâu
Chỉ số được tính từ nhật ký sự kiện bằng cách lấy chênh lệch dấu thời gian giữa hoạt động “IT Account Provisioning Initiated” và “Equipment Delivered” của từng hồ sơ.
Ví dụ
7 ngày 3 giờ10 ngày 1 giờ5 ngày 6 giờ
|
|||
|
Tổng thời gian chu kỳ tiếp nhận
OverallOnboardingCycleTime
|
Tổng thời gian từ hoạt động “Offer Accepted” đến hoạt động “30-Day Check-in Performed” trong một hồ sơ tiếp nhận. | ||
|
Mô tả
Chỉ số được tính này đo tổng thời gian từ đầu đến cuối của quy trình tiếp nhận một nhân viên mới. Đây là KPI quan trọng, phản ánh hiệu quả chung của quy trình. Chỉ số này là thước đo chính của bảng điều khiển “Thời gian chu kỳ tiếp nhận từ đầu đến cuối”. Bằng cách theo dõi KPI theo thời gian và giữa các phòng ban hoặc vai trò, tổ chức có thể đánh giá tác động của các sáng kiến cải tiến quy trình. Rút ngắn thời gian chu kỳ thường là mục tiêu chính, vì nhân viên mới có thể bắt đầu làm việc hiệu quả sớm hơn.
Vì sao điều này quan trọng
Đây là KPI quan trọng để đo hiệu quả chung của quy trình và hỗ trợ trực tiếp các mục tiêu chiến lược như rút ngắn thời gian tiếp nhận nhân viên mới.
Lấy dữ liệu ở đâu
Đây không phải là trường trong hệ thống nguồn. Chỉ số được tính trong quá trình chuyển đổi dữ liệu bằng cách lấy khoảng thời gian giữa sự kiện liên quan đầu tiên và cuối cùng của mỗi hồ sơ.
Ví dụ
35 ngày 4 giờ42 ngày 8 giờ29 ngày 2 giờ
|
|||
Hoạt động trong quy trình tiếp nhận nhân viên mới
| Hoạt động | Mô tả | ||
|---|---|---|---|
|
Hoàn tất khóa đào tạo bắt buộc
|
Sự kiện này ghi nhận việc hoàn tất tất cả khóa đào tạo bắt buộc đã giao cho nhân viên mới. Sự kiện được ghi lại khi trạng thái của nhân viên đối với các khóa học bắt buộc chuyển thành “Đã hoàn tất”. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Đây là mốc kiểm tra quan trọng về tuân thủ, dùng để đo tỷ lệ hoàn thành đào tạo và đảm bảo tổ chức đáp ứng các yêu cầu chính sách.
Lấy dữ liệu ở đâu
Ghi nhận từ ngày hoàn tất các khóa học đã giao trong phân hệ học tập của Dynamics 365 HR. Có thể dùng ngày hoàn tất cuối cùng trong số các khóa học bắt buộc.
Thu thập
Dấu thời gian hoàn tất trong hồ sơ khóa học đã giao cho nhân viên.
Loại sự kiện
explicit
|
|||
|
Hoàn tất kiểm tra lý lịch
|
Sự kiện này ghi nhận việc hoàn tất thành công và xác minh đạt yêu cầu đối với kiểm tra lý lịch của nhân viên mới. Thường được ghi nhận khi đánh dấu hoàn tất một mục trong danh sách kiểm tra hoặc cập nhật trường trạng thái cụ thể. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Đây là mốc quan trọng, thường là điều kiện để tiếp tục quy trình tuyển dụng. Đo thời gian đến hoạt động này giúp xác định điểm nghẽn.
Lấy dữ liệu ở đâu
Có thể suy ra từ dấu thời gian hoàn tất tác vụ kiểm tra lý lịch trong danh sách kiểm tra tiếp nhận hoặc từ khi trạng thái hồ sơ nhân viên chuyển thành “Đã hoàn tất” hoặc “Đạt yêu cầu”.
Thu thập
Có thể suy ra từ dấu thời gian trạng thái mục “Kiểm tra lý lịch” trong danh sách kiểm tra chuyển thành “Đã hoàn tất”.
Loại sự kiện
inferred
|
|||
|
Nhân viên mới hoàn tất giấy tờ
|
Hoạt động này cho biết nhân viên mới đã hoàn tất và gửi lại tất cả giấy tờ bắt buộc trước khi bắt đầu làm việc. Thông tin này thường được ghi nhận bằng cách đánh dấu hoàn tất một mục trong danh sách kiểm tra của Dynamics 365 HR. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Đây là mốc quan trọng về tuân thủ. So sánh thời điểm hoàn tất với hạn chót giúp đảm bảo nhân viên bắt đầu làm việc thuận lợi và theo dõi việc tuân thủ.
Lấy dữ liệu ở đâu
Có thể suy ra từ dấu thời gian hoàn tất mục liên quan trong danh sách kiểm tra của tính năng tiếp nhận nhân viên mới trong Dynamics 365 HR.
Thu thập
Có thể suy ra từ dấu thời gian khi tác vụ hoàn tất giấy tờ được đánh dấu là “Đã hoàn tất”.
Loại sự kiện
inferred
|
|||
|
Tạo hồ sơ nhân sự
|
Hoạt động này ghi nhận việc tạo hồ sơ nhân viên chính thức cho nhân viên mới trong Dynamics 365 Human Resources. Đây là thao tác cụ thể trong hệ thống, tạo nền tảng dữ liệu chính cho các bước tiếp nhận tiếp theo. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Thời điểm thực hiện hoạt động này rất quan trọng vì nhiều quy trình tiếp theo, như tính lương và cấp quyền CNTT, phụ thuộc vào đó. Chậm trễ ở bước này có thể tạo điểm nghẽn lớn cho toàn bộ quy trình tiếp nhận.
Lấy dữ liệu ở đâu
Đây là sự kiện được ghi rõ trong nhật ký của Dynamics 365 Human Resources. Có thể dùng dấu thời gian tạo hồ sơ nhân viên chính, chẳng hạn trong bảng HcmWorker.
Thu thập
Dùng trường hệ thống createdDateTime trong thực thể nhân viên hoặc người lao động chính.
Loại sự kiện
explicit
|
|||
|
Thực hiện buổi trao đổi sau 30 ngày
|
Sự kiện này ghi nhận việc hoàn tất buổi trao đổi sau 30 ngày theo lịch giữa nhân viên mới với quản lý hoặc bộ phận nhân sự. Buổi trao đổi thường được theo dõi như tác vụ cuối cùng trong quy trình tiếp nhận kéo dài. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Hoạt động này là sự kiện kết thúc được xác định cho việc phân tích quy trình. Theo dõi tỷ lệ hoàn tất giúp đo lường mức độ gắn kết và tạo cơ hội sớm giải quyết những băn khoăn của nhân viên mới.
Lấy dữ liệu ở đâu
Có thể suy ra từ dấu thời gian hoàn tất tác vụ “Trao đổi sau 30 ngày” trong danh sách kiểm tra tiếp nhận hoặc phân hệ quản lý hiệu suất của Dynamics 365 HR.
Thu thập
Có thể suy ra từ dấu thời gian hoàn tất tác vụ cụ thể liên quan đến buổi đánh giá sau 30 ngày.
Loại sự kiện
inferred
|
|||
|
Tổ chức buổi định hướng ngày đầu tiên
|
Hoạt động này ghi nhận việc hoàn tất buổi định hướng ban đầu cho nhân viên mới trong ngày đầu tiên. Đây là mốc quan trọng, được ghi nhận khi hoàn tất một tác vụ trong kế hoạch tiếp nhận. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Đây là mốc quan trọng trong hành trình của nhân viên mới. Phân tích thời gian từ “Ứng viên nhận lời mời làm việc” đến mốc này giúp đo lường hiệu quả của các hoạt động chuẩn bị trước ngày bắt đầu.
Lấy dữ liệu ở đâu
Có thể suy ra từ ngày hoàn tất tác vụ “Định hướng ngày đầu tiên” trong danh sách kiểm tra hoặc hướng dẫn tiếp nhận được giao cho nhân viên.
Thu thập
Có thể suy ra từ dấu thời gian hoàn tất mục “Định hướng” trong danh sách kiểm tra.
Loại sự kiện
inferred
|
|||
|
Ứng viên nhận lời mời làm việc
|
Sự kiện này đánh dấu thời điểm chính thức bắt đầu quy trình tiếp nhận nhân viên mới, khi ứng viên chấp nhận lời mời làm việc. Sự kiện thường được ghi nhận khi trạng thái ứng viên được cập nhật trong phân hệ tuyển dụng hoặc khi tạo hồ sơ nhân viên mới trong hệ thống nhân sự. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Đây là sự kiện bắt đầu chính của một trường hợp tiếp nhận nhân viên mới, dùng để tính tổng thời gian xử lý. Phân tích mốc bắt đầu này rất quan trọng để hiểu toàn bộ tiến trình.
Lấy dữ liệu ở đâu
Trong Dynamics 365 Human Resources, sự kiện này thường được ghi nhận khi hồ sơ ứng viên chuyển sang trạng thái đã tuyển dụng hoặc khi tạo hồ sơ nhân viên mới kèm ngày chấp nhận lời mời làm việc.
Thu thập
Có thể suy ra từ ngày tạo hồ sơ nhân viên mới hoặc từ thay đổi trạng thái trong hồ sơ ứng viên.
Loại sự kiện
inferred
|
|||
|
Bắt đầu cấp tài khoản CNTT
|
Đánh dấu thời điểm bắt đầu quy trình tiếp nhận CNTT, khi các yêu cầu tạo tài khoản hệ thống, email và quyền truy cập khác được gửi đi. Bước này thường được theo dõi bằng một tác vụ cụ thể trong hướng dẫn hoặc danh sách kiểm tra tiếp nhận. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Đây là mốc bắt đầu đo thời gian cấp quyền CNTT. Nếu bước này bị chậm, nhân viên mới sẽ khó làm việc hiệu quả ngay trong ngày đầu.
Lấy dữ liệu ở đâu
Có thể suy ra từ ngày tạo tác vụ “Thiết lập CNTT” hoặc “Tạo tài khoản” trong tính năng danh sách kiểm tra tiếp nhận của Dynamics 365 HR.
Thu thập
Có thể suy ra từ dấu thời gian tạo tác vụ cấp quyền CNTT trong danh sách kiểm tra tiếp nhận.
Loại sự kiện
inferred
|
|||
|
Bắt đầu kiểm tra lý lịch
|
Hoạt động này đánh dấu thời điểm chính thức bắt đầu kiểm tra lý lịch của nhân viên mới. Sự kiện thường được ghi nhận khi cập nhật trường trạng thái hoặc tạo tác vụ cụ thể trong danh sách kiểm tra tiếp nhận của Dynamics 365. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Đây là điểm bắt đầu của một quy trình con quan trọng và thường kéo dài. Theo dõi thời lượng giúp phát hiện chậm trễ từ bên thứ ba hoặc nội bộ có thể làm đình trệ quy trình tiếp nhận.
Lấy dữ liệu ở đâu
Có thể suy ra từ ngày tạo tác vụ kiểm tra lý lịch trong danh sách kiểm tra tiếp nhận hoặc từ thay đổi trạng thái trong hồ sơ tiếp nhận của nhân viên.
Thu thập
Có thể suy ra từ dấu thời gian tạo mục “Kiểm tra lý lịch” trong danh sách kiểm tra tiếp nhận hoặc khi trạng thái mục này chuyển thành “Đang thực hiện”.
Loại sự kiện
inferred
|
|||
|
Đặt mua thiết bị
|
Ghi nhận thời điểm đặt mua thiết bị cần thiết cho nhân viên mới, chẳng hạn như máy tính xách tay hoặc điện thoại. Đây thường là một hoạt động trong danh sách kiểm tra cấp quyền CNTT lớn hơn. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Theo dõi riêng bước này giúp phân biệt chậm trễ do yêu cầu thiết bị với chậm trễ trong khâu vận chuyển và giao hàng. Nhờ đó, bạn có thể theo dõi chi tiết hơn mức độ sẵn sàng về CNTT.
Lấy dữ liệu ở đâu
Có thể suy ra từ dấu thời gian khi tác vụ con đặt mua thiết bị trong danh sách kiểm tra tiếp nhận được đánh dấu là đã bắt đầu hoặc hoàn tất.
Thu thập
Có thể suy ra từ thay đổi trạng thái hoặc thời điểm hoàn tất mục “Đặt mua thiết bị” trong danh sách kiểm tra.
Loại sự kiện
inferred
|
|||
|
Giao khóa đào tạo bắt buộc
|
Sự kiện này ghi nhận thời điểm giao các khóa đào tạo bắt buộc về tuân thủ hoặc theo vai trò cho nhân viên mới. Việc này thường được quản lý bằng các tính năng học tập trong Dynamics 365 HR. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Hoạt động này bắt đầu giai đoạn đào tạo về tuân thủ. Theo dõi hoạt động giúp đảm bảo khóa học được giao đúng lúc, để nhân viên có đủ thời gian hoàn thành trước hạn.
Lấy dữ liệu ở đâu
Có thể ghi nhận từ ngày giao khóa học trong hồ sơ học tập của nhân viên trên Dynamics 365 HR.
Thu thập
Dấu thời gian khi khóa học được thêm vào danh sách khóa học đã giao cho nhân viên.
Loại sự kiện
explicit
|
|||
|
Giao thiết bị
|
Hoạt động này ghi nhận việc xác nhận thiết bị của nhân viên mới đã được giao đến nơi làm việc. Thông tin thường được ghi nhận bằng cách cập nhật trạng thái của một mục trong danh sách kiểm tra tiếp nhận. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Đây là mốc kết thúc quan trọng để tính thời gian cấp quyền CNTT. Mốc này xác nhận nhân viên mới đã có các thiết bị cần thiết để làm việc.
Lấy dữ liệu ở đâu
Có thể suy ra từ dấu thời gian hoàn tất tác vụ hoặc mục “Giao thiết bị” trong tính năng tiếp nhận nhân viên mới của Dynamics 365 HR.
Thu thập
Có thể suy ra từ dấu thời gian khi mục “Giao thiết bị” trong danh sách kiểm tra được đánh dấu là “Đã hoàn tất”.
Loại sự kiện
inferred
|
|||
|
Gửi giấy tờ cho nhân viên mới
|
Sự kiện này ghi nhận việc gửi các giấy tờ cần thiết trước khi bắt đầu làm việc cho nhân viên mới. Có thể ghi nhận khi bắt đầu một tác vụ tiếp nhận cụ thể hoặc thông qua tích hợp với hệ thống quản lý tài liệu. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Theo dõi hoạt động này giúp phân tích hiệu quả của khâu hành chính trong quy trình tiếp nhận. Đây cũng là bước đầu tiên của một vòng lặp làm lại nếu cần gửi lại giấy tờ.
Lấy dữ liệu ở đâu
Có thể suy ra từ ngày tạo hoặc ngày bắt đầu mục trong danh sách kiểm tra liên quan đến việc gửi giấy tờ cho nhân viên mới trong phân hệ tiếp nhận.
Thu thập
Có thể suy ra từ dấu thời gian khi tác vụ gửi giấy tờ được tạo hoặc đánh dấu là đã bắt đầu.
Loại sự kiện
inferred
|
|||
|
Hoàn tất chuẩn bị nơi làm việc
|
Cho biết nơi làm việc trực tiếp hoặc trực tuyến của nhân viên mới đã sẵn sàng, bao gồm bàn làm việc và quyền truy cập hệ thống. Đây thường là bước cuối cùng trong khâu chuẩn bị trước ngày nhân viên bắt đầu làm việc. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Hoạt động này hoàn tất việc chuẩn bị CNTT và cơ sở vật chất. Cần hoàn tất trước ngày đầu tiên để nhân viên mới có trải nghiệm tích cực và bắt đầu làm việc hiệu quả ngay.
Lấy dữ liệu ở đâu
Có thể suy ra từ dấu thời gian hoàn tất tác vụ “Chuẩn bị nơi làm việc” trong danh sách kiểm tra tiếp nhận của Dynamics 365 HR.
Thu thập
Có thể suy ra từ việc hoàn tất một mục cụ thể trong danh sách kiểm tra liên quan đến nơi làm việc hoặc bàn làm việc.
Loại sự kiện
inferred
|
|||
|
Hoàn tất giới thiệu với nhóm
|
Hoạt động này ghi nhận việc chính thức giới thiệu nhân viên mới với nhóm trực tiếp của họ. Đây thường là bước làm quen không chính thức, được theo dõi như một mục trong danh sách kiểm tra dành cho quản lý tuyển dụng. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Hoạt động này quan trọng khi phân tích mức độ hòa nhập và trải nghiệm của nhân viên mới. Việc hoàn thành nhất quán có thể gắn liền với mức độ hài lòng cao hơn và khả năng hòa nhập với nhóm nhanh hơn.
Lấy dữ liệu ở đâu
Có thể suy ra từ việc hoàn tất tác vụ “Giới thiệu với nhóm” trong danh sách kiểm tra tiếp nhận ở giao diện của quản lý tuyển dụng trên Dynamics 365 HR.
Thu thập
Có thể suy ra từ dấu thời gian hoàn tất một mục cụ thể trong danh sách kiểm tra được giao cho quản lý.
Loại sự kiện
inferred
|
|||
|
Hoàn tất kế hoạch tiếp nhận
|
Mốc này ghi nhận việc hoàn tất tất cả tác vụ được giao trong danh sách kiểm tra tiếp nhận chính thức của nhân viên mới. Sự kiện được ghi nhận khi trạng thái tổng thể của hướng dẫn tiếp nhận được đánh dấu là hoàn tất. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Mốc này xác định rõ điểm kết thúc về mặt hành chính của giai đoạn tiếp nhận ban đầu. Điều đó có nghĩa là mọi bước hậu cần và đào tạo bắt buộc đã hoàn tất.
Lấy dữ liệu ở đâu
Có thể suy ra khi tất cả tác vụ trong hướng dẫn hoặc danh sách kiểm tra tiếp nhận của một nhân viên đều có trạng thái “Đã hoàn tất” và dấu thời gian.
Thu thập
Được xác định bằng cách kiểm tra xem tất cả mục trong danh sách kiểm tra tiếp nhận được giao cho nhân viên đã được đánh dấu hoàn tất hay chưa.
Loại sự kiện
inferred
|
|||
Hướng dẫn trích xuất dữ liệu
Sẵn sàng bắt đầu?
Dùng mẫu này để đơn giản hóa việc thu thập dữ liệu và tìm ra thông tin hữu ích về quy trình tiếp nhận nhân viên mới. Bắt đầu tối ưu quy trình làm việc ngay hôm nay để nâng cao hiệu quả và giúp nhân viên mới có trải nghiệm tốt hơn.
Tối ưu quy trình tiếp nhận nhân viên mới, nâng cao hiệu quả ngay hôm nay!
Đạt mức tuân thủ 95% và mang đến trải nghiệm suôn sẻ cho nhân viên mới, bắt đầu ngay hôm nay.
Không cần thẻ tín dụng. Thiết lập chỉ mất vài phút.