Mẫu dữ liệu quản lý tín dụng và thu hồi nợ của bạn
Mẫu dữ liệu quản lý tín dụng và thu hồi nợ của bạn
- Các thuộc tính nên thu thập cho nhật ký sự kiện
- Các hoạt động chính cần theo dõi trong vòng đời hóa đơn
- Hướng dẫn trích xuất cụ thể cho SAP S/4HANA
Thuộc tính quản lý tín dụng và thu hồi nợ
| Tên | Mô tả | ||
|---|---|---|---|
|
Số hóa đơn
InvoiceNumber
|
Mã định danh duy nhất của hóa đơn khách hàng, được dùng làm mã trường hợp chính cho quy trình quản lý tín dụng và thu hồi công nợ. | ||
|
Mô tả
Số hóa đơn, thường được gọi là Số chứng từ kế toán, định danh duy nhất từng giao dịch phải thu. Đây là mã liên kết mọi sự kiện trong quy trình, từ tạo hóa đơn và gửi thông báo nhắc nợ đến quản lý tranh chấp, thanh toán cuối cùng hoặc xóa nợ. Trong process mining, phân tích hành trình của từng số hóa đơn giúp bạn có cái nhìn đầy đủ về quy trình từ đầu đến cuối. Nhờ đó, bạn có thể tìm ra các lộ trình phổ biến, điểm nghẽn trong xử lý thanh toán và khác biệt trong cách xử lý từng hóa đơn. Đây là thông tin quan trọng cho các dashboard như 'Phân tích biến thể quy trình hóa đơn' và 'Tuổi nợ và trạng thái hóa đơn quá hạn'.
Vì sao điều này quan trọng
Đây là mã định danh trường hợp thiết yếu, liên kết mọi hoạt động tín dụng và thu nợ liên quan, giúp phân tích toàn bộ vòng đời của từng khoản phải thu.
Lấy dữ liệu ở đâu
Thường nằm trong bảng BKPF (Tiêu đề chứng từ kế toán), trường BELNR, hoặc bảng VBRK (Chứng từ thanh toán: Dữ liệu tiêu đề), trường VBELN.
Ví dụ
190000012319000004561900000789
|
|||
|
Tên hoạt động
ActivityName
|
Tên sự kiện nghiệp vụ cụ thể đã diễn ra trong quy trình quản lý tín dụng và thu hồi công nợ. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính này mô tả một bước hoặc tác vụ trong quy trình, chẳng hạn như 'Tạo hóa đơn', 'Bắt đầu quy trình nhắc nợ' hoặc 'Nhận thanh toán'. Trình tự các hoạt động này tạo thành luồng quy trình của từng trường hợp. Phân tích tên hoạt động là nền tảng của process mining, giúp khám phá sơ đồ quy trình, xác định các biến thể và đo lường sự chuyển tiếp giữa các bước. Đây là cơ sở cho hầu hết hoạt động phân tích quy trình, bao gồm tính KPI như 'Tỷ lệ nhắc nợ thành công', theo dõi các sự kiện diễn ra sau hoạt động nhắc nợ.
Vì sao điều này quan trọng
Thuộc tính này xác định các bước trong quy trình, cần thiết để trực quan hóa sơ đồ quy trình, phân tích biến thể và hiểu luồng quy trình.
Lấy dữ liệu ở đâu
Được tạo từ tổ hợp mã giao dịch (TCODE), nhật ký thay đổi bảng (CDHDR/CDPOS) hoặc trường trạng thái trong chứng từ SAP.
Ví dụ
Gửi hóa đơn cho khách hàngBắt đầu quy trình nhắc nợNhận thanh toánGhi nhận hồ sơ tranh chấp
|
|||
|
Thời gian sự kiện
EventTime
|
Dấu thời gian cho biết thời điểm hoạt động diễn ra. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính này cung cấp ngày giờ chính xác của từng hoạt động được ghi nhận. Đây là dữ liệu thiết yếu để xác định trình tự sự kiện và tính thời gian giữa các sự kiện. Thời gian sự kiện được dùng để sắp xếp hoạt động theo thứ tự thời gian, dựng sơ đồ quy trình và tính các chỉ số hiệu suất. Ví dụ, thuộc tính này giúp tính 'Thời gian giải quyết tranh chấp trung bình' bằng cách đo khoảng thời gian giữa dấu thời gian 'Ghi nhận tranh chấp' và 'Giải quyết tranh chấp'.
Vì sao điều này quan trọng
Thuộc tính này cho biết thứ tự thời gian của các sự kiện, cần thiết để tính thời gian xử lý, phân tích hiệu suất quy trình và tìm điểm nghẽn.
Lấy dữ liệu ở đâu
Lấy từ nhiều trường ngày giờ trong các bảng SAP, chẳng hạn BUDAT (Ngày hạch toán) trong BKPF hoặc CPUDT/CPUTM (Ngày/giờ nhập) trong các bảng khác nhau. Các bảng nhật ký thay đổi CDHDR/CDPOS cũng có dấu thời gian.
Ví dụ
2023-04-15T10:00:00Z2023-05-01T14:30:00Z2023-05-10T09:15:00Z
|
|||
|
Giá trị hóa đơn
InvoiceAmount
|
Tổng giá trị hóa đơn theo đơn vị tiền tệ của chứng từ. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính này thể hiện tổng giá trị bằng tiền của hàng hóa hoặc dịch vụ được lập hóa đơn. Đây là thước đo quan trọng về ảnh hưởng tài chính của từng trường hợp. Phân tích giá trị hóa đơn là cơ sở để ưu tiên hoạt động thu nợ, như trong dashboard 'Ưu tiên danh mục thu nợ'. Thuộc tính này cũng giúp đánh giá ảnh hưởng tài chính của những điểm chưa hiệu quả trong quy trình, chẳng hạn tổng giá trị hóa đơn đang tranh chấp hoặc số tiền bị giữ trong các khoản phải thu quá hạn. Đây cũng là cơ sở tính các KPI như 'Tỷ lệ xóa nợ hóa đơn'.
Vì sao điều này quan trọng
Thuộc tính này định lượng giá trị tài chính của từng trường hợp, cần thiết để ưu tiên xử lý, đánh giá rủi ro và đo lường hiệu suất.
Lấy dữ liệu ở đâu
Lấy từ các dòng chứng từ kế toán trong bảng BSEG (trường DMBTR cho số tiền theo nội tệ hoặc WRBTR cho số tiền theo đơn vị tiền tệ của chứng từ).
Ví dụ
1500.0025000.50750.75
|
|||
|
Mã khách hàng
CustomerNumber
|
Mã định danh duy nhất của tài khoản khách hàng. | ||
|
Mô tả
Mã khách hàng định danh đối tác kinh doanh được xuất hóa đơn. Mã này liên kết giao dịch tài chính với hồ sơ dữ liệu chính của khách hàng. Thuộc tính này rất quan trọng khi phân tích theo khách hàng, chẳng hạn để xác định hành vi thanh toán của từng khách hàng hoặc phân khúc. Thuộc tính được dùng trong các dashboard như 'Xu hướng hành vi thanh toán của khách hàng' để theo dõi khách hàng thường xuyên thanh toán trễ. Thuộc tính cũng hỗ trợ KPI như 'Mức độ bao phủ tài khoản ưu tiên cao' bằng cách nhóm hóa đơn theo khách hàng.
Vì sao điều này quan trọng
Thuộc tính này liên kết giao dịch với từng khách hàng, giúp phân tích hành vi thanh toán, phân khúc khách hàng và quản lý quan hệ.
Lấy dữ liệu ở đâu
Có trong các dòng chứng từ kế toán ở những bảng như BSEG (trường KUNNR) hoặc trong bảng dữ liệu chính khách hàng KNA1.
Ví dụ
CUST100234CUST200567CUST300890
|
|||
|
Ngày đến hạn thanh toán
PaymentDueDate
|
Ngày cuối cùng khách hàng cần thanh toán hóa đơn. | ||
|
Mô tả
Ngày đến hạn thanh toán được tính dựa trên ngày lập hóa đơn và điều khoản thanh toán đã thỏa thuận với khách hàng. Đây là mốc để đánh giá khoản thanh toán có đúng hạn hay không. Ngày này là cơ sở cho mọi phân tích về khoản quá hạn. Đây là mốc bắt đầu tính 'Số ngày quá hạn' và kích hoạt quy trình nhắc nợ. Các dashboard như 'Tuổi nợ và trạng thái hóa đơn quá hạn' và KPI như 'Số ngày phải thu bình quân (DSO)' phụ thuộc nhiều vào thuộc tính này.
Vì sao điều này quan trọng
Đây là mốc quan trọng để xác định hóa đơn quá hạn, kích hoạt hoạt động thu nợ và tính các KPI thiết yếu.
Lấy dữ liệu ở đâu
Có trong dòng khách hàng của chứng từ kế toán, bảng BSEG (trường ZFBDT).
Ví dụ
2023-05-302023-06-152023-07-01
|
|||
|
Số ngày quá hạn
DaysOverdue
|
Số ngày hóa đơn đã quá ngày đến hạn thanh toán. | ||
|
Mô tả
Đây là chỉ số được tính bằng khoảng thời gian từ 'Ngày đến hạn thanh toán' đến ngày hiện tại (với hóa đơn chưa thanh toán) hoặc đến 'Ngày thanh toán' (với hóa đơn đã tất toán). Giá trị dương cho biết hóa đơn được thanh toán trễ. Số ngày quá hạn là KPI cốt lõi của hoạt động thu hồi nợ. Đây là chỉ số chính trong dashboard 'Tuổi nợ và trạng thái hóa đơn quá hạn', đồng thời được dùng để ưu tiên công việc thu hồi nợ. Phân tích phân bố của chỉ số này giúp đánh giá tình hình chung của danh mục khoản phải thu.
Vì sao điều này quan trọng
Đây là chỉ số hiệu quả quan trọng để đánh giá hoạt động thu hồi nợ, phục vụ phân tích tuổi nợ, ưu tiên công việc và đo lường thời gian chậm thanh toán.
Lấy dữ liệu ở đâu
Được tính trong quá trình chuyển đổi dữ liệu: (Ngày hiện tại HOẶC Ngày tất toán) - PaymentDueDate (BSEG-ZFBDT).
Ví dụ
1530920
|
|||
|
Tên người dùng
UserName
|
ID người dùng đã thực hiện hoạt động. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính này xác định người dùng cụ thể chịu trách nhiệm cho một bước trong quy trình, chẳng hạn như hạch toán khoản thanh toán hoặc bắt đầu đợt nhắc nợ. Trong SAP, thông tin này thường được lưu ở trường 'Tên người dùng' (UNAME) hoặc 'Người nhập'. Phân tích theo người dùng giúp xác định cá nhân hoặc nhóm có hiệu suất cao, những lĩnh vực cần đào tạo thêm và cách phân bổ khối lượng công việc. Thuộc tính này cũng có thể dùng để điều tra vấn đề tuân thủ hoặc hoạt động trái phép. Ví dụ, dashboard 'Hiệu quả cuộc gọi thu nợ' theo dõi kết quả của từng nhân viên thu nợ.
Vì sao điều này quan trọng
Thuộc tính này liên kết hoạt động trong quy trình với từng cá nhân, giúp phân tích hiệu suất, khối lượng công việc và mức độ tuân thủ.
Lấy dữ liệu ở đâu
Thường có trong các bảng tiêu đề như BKPF (trường USNAM) hoặc bảng nhật ký thay đổi như CDHDR (trường USERNAME).
Ví dụ
JSMITHRROEBATCH_USER
|
|||
|
Cấp độ nhắc nợ
DunningLevel
|
Cho biết giai đoạn hiện tại của quy trình nhắc nợ đối với hóa đơn quá hạn. | ||
|
Mô tả
Cấp độ nhắc nợ thể hiện mức độ tăng dần của hoạt động thu nợ, thường từ lời nhắc đơn giản đến thông báo pháp lý chính thức hơn. Mỗi cấp độ tương ứng với một hoạt động nhắc nợ cụ thể trong quy trình. Theo dõi thuộc tính này là việc cần thiết để giám sát hiệu quả và mức độ tuân thủ của quy trình nhắc nợ. Dashboard 'Hiệu quả quy trình nhắc nợ' dùng thuộc tính này để phân tích tỷ lệ thanh toán ở từng cấp độ. Dashboard 'Tuân thủ quy trình nhắc nợ' kiểm tra xem các cấp độ có được thực hiện đúng trình tự hay không.
Vì sao điều này quan trọng
Thuộc tính này theo dõi tiến trình thu nợ, giúp phân tích hiệu quả nhắc nợ và mức độ tuân thủ quy trình.
Lấy dữ liệu ở đâu
Thông tin này được lưu trong các bảng dữ liệu nhắc nợ như MHND (Dữ liệu nhắc nợ). Cấp độ nhắc nợ gần nhất của một khoản mục có thể tìm thấy trong BSEG (trường MANST).
Ví dụ
123 - Thông báo cuối cùngHành động pháp lý
|
|||
|
Đơn vị tiền tệ của hóa đơn
InvoiceCurrency
|
Đơn vị tiền tệ dùng để phát hành hóa đơn. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính này cho biết mã tiền tệ, chẳng hạn USD hoặc EUR, của giá trị hóa đơn. Đây là thông tin cần thiết để hiểu giá trị tiền tệ, đặc biệt trong các tổ chức hoạt động ở nhiều quốc gia. Phần lớn phân tích được thực hiện bằng một đơn vị tiền tệ nội địa thống nhất. Tuy nhiên, đơn vị tiền tệ trên chứng từ vẫn quan trọng để hiểu giao dịch ban đầu và phân tích ảnh hưởng của tỷ giá. Thuộc tính này bổ sung bối cảnh cho Giá trị hóa đơn.
Vì sao điều này quan trọng
Thuộc tính này cung cấp thông tin cần thiết để hiểu Giá trị hóa đơn và phân tích tài chính chính xác trong môi trường nhiều loại tiền tệ.
Lấy dữ liệu ở đâu
Thường có trong các bảng tiêu đề như BKPF (trường WAERS) hoặc bảng dòng chứng từ như BSEG (trường PSWSL).
Ví dụ
USDEURGBP
|
|||
|
Được tự động hóa
IsAutomated
|
Cờ cho biết hoạt động do người dùng hệ thống hay người dùng là con người thực hiện. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính dạng boolean này phân biệt hoạt động do hệ thống tự động thực hiện (ví dụ: chạy nhắc nợ theo lịch, tự động hạch toán thanh toán) với hoạt động do người dùng thực hiện thủ công (ví dụ: gọi điện thu hồi nợ). Phân tích thuộc tính này giúp đo lường mức độ tự động hóa của quy trình. Bạn có thể so sánh hiệu quả và tính nhất quán giữa các bước tự động và thủ công, xác định cơ hội tự động hóa thêm, đồng thời hiểu rõ khối lượng công việc thực sự cần con người xử lý trong quy trình thu hồi nợ.
Vì sao điều này quan trọng
Thuộc tính này giúp định lượng mức độ tự động hóa trong quy trình, qua đó phân tích tác động của tự động hóa đến hiệu quả và chi phí.
Lấy dữ liệu ở đâu
Đây là thuộc tính được suy ra, thường dựa trên 'UserName'. Nếu ID người dùng khớp với danh sách định sẵn gồm người dùng hệ thống hoặc người dùng chạy theo lô (ví dụ: 'BATCH_USER'), cờ sẽ được đặt thành true.
Ví dụ
truefalse
|
|||
|
Hạn mức tín dụng
CreditLimit
|
Mức tín dụng tối đa cấp cho khách hàng. | ||
|
Mô tả
Hạn mức tín dụng là giá trị được lưu trong dữ liệu tín dụng chính của khách hàng, xác định tổng mức rủi ro tín dụng mà doanh nghiệp chấp nhận đối với khách hàng đó. Các hoạt động như 'Yêu cầu hạn mức tín dụng' và 'Phê duyệt hạn mức tín dụng' liên quan trực tiếp đến thuộc tính này. Thuộc tính này cung cấp bối cảnh để phân tích rủi ro tín dụng. Dashboard 'Phân tích thời gian xử lý phê duyệt tín dụng' theo dõi quy trình thiết lập hoặc thay đổi hạn mức. Phân tích hạn mức cùng với số tiền quá hạn giúp đánh giá rủi ro tổng thể của danh mục.
Vì sao điều này quan trọng
Thuộc tính này xác định mức rủi ro tín dụng đã được phê duyệt cho khách hàng, đồng thời là cơ sở để phân tích quy trình phê duyệt tín dụng và tổng mức rủi ro tín dụng.
Lấy dữ liệu ở đâu
Được lưu trong phân hệ SAP Credit Management (FSCM), trong các bảng như UKM_BP_CMS_SGMT (trường CREDIT_LIMIT).
Ví dụ
50000.00100000.00250000.00
|
|||
|
Hệ thống nguồn
SourceSystem
|
Xác định hệ thống cung cấp dữ liệu. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính này cho biết hệ thống thông tin nguồn, trong trường hợp này là SAP S/4HANA. Thuộc tính đặc biệt quan trọng khi dữ liệu được tổng hợp từ nhiều hệ thống, chẳng hạn các phiên bản ERP khác nhau hoặc một hệ thống CRM riêng. Trong phân tích quy trình, thuộc tính này giúp phân biệt các quy trình trải rộng trên nhiều hệ thống hoặc lọc phân tích theo một phiên bản hệ thống cụ thể. Thuộc tính cũng giúp theo dõi nguồn gốc dữ liệu và cung cấp bối cảnh khi xác thực dữ liệu hoặc xử lý sự cố.
Vì sao điều này quan trọng
Thuộc tính này cung cấp thông tin quan trọng về nguồn gốc dữ liệu, giúp làm rõ dữ liệu trong môi trường nhiều hệ thống và hỗ trợ quản trị dữ liệu.
Lấy dữ liệu ở đâu
Đây thường là giá trị cố định được thêm trong quá trình trích xuất dữ liệu để xác định phiên bản SAP S/4HANA cụ thể, chẳng hạn bằng System ID hoặc SID.
Ví dụ
S4H_PROD_100S4HANA_FINANCE_EUSAP_ECC_US
|
|||
|
Lần cập nhật dữ liệu gần nhất
LastDataUpdate
|
Dấu thời gian của lần làm mới hoặc trích xuất dữ liệu gần nhất từ hệ thống nguồn. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính này cho biết lần cập nhật gần nhất của tập dữ liệu, giúp người dùng biết dữ liệu đang phân tích mới đến mức nào. Đây là siêu dữ liệu quan trọng đối với mọi dashboard hoặc phân tích. Thuộc tính cho biết khoảng thời gian mà dữ liệu bao phủ và giúp tránh hiểu sai dựa trên thông tin đã cũ. Ví dụ, phân tích hóa đơn quá hạn chỉ có ý nghĩa khi người dùng biết dữ liệu được lấy lần cuối vào thời điểm nào.
Vì sao điều này quan trọng
Thuộc tính này giúp người dùng biết dữ liệu còn mới hay không, yếu tố quan trọng để đưa ra quyết định chính xác dựa trên dữ liệu.
Lấy dữ liệu ở đâu
Giá trị này được tạo và lưu trong quá trình trích xuất, chuyển đổi và tải dữ liệu (ETL).
Ví dụ
2023-10-27T02:00:00Z2023-10-26T02:00:00Z
|
|||
|
Lý do tranh chấp
DisputeReason
|
Mã lý do cho biết vì sao khách hàng tranh chấp hóa đơn. | ||
|
Mô tả
Khi khách hàng tranh chấp hóa đơn, thường sẽ có một lý do để phân loại vấn đề, chẳng hạn 'Sai giá', 'Hàng hóa hư hỏng' hoặc 'Hóa đơn trùng lặp'. Việc này được quản lý trong mô-đun SAP Dispute Management. Phân tích lý do tranh chấp giúp tìm ra nguyên nhân gốc rễ khiến khách hàng không hài lòng và thanh toán chậm. Bạn có thể phân tích dashboard 'Số lượng và thời gian giải quyết tranh chấp hóa đơn' theo thuộc tính này để xác định các vấn đề lặp lại trong quy trình từ đơn hàng đến thu tiền ở các bước trước đó cần được xử lý.
Vì sao điều này quan trọng
Thuộc tính này giúp tìm ra nguyên nhân gốc rễ của tranh chấp hóa đơn, từ đó xác định và xử lý các vấn đề vận hành tiềm ẩn.
Lấy dữ liệu ở đâu
Lấy từ mô-đun SAP Dispute Management, có thể từ các bảng như UDM_SCASE_ATTR hoặc bảng tương tự, dựa trên thuộc tính của hồ sơ tranh chấp.
Ví dụ
PRC_ERR - Lỗi định giáQTY_DIF - Chênh lệch số lượngSHIP_DMG - Lô hàng bị hư hỏng
|
|||
|
Lý do xóa sổ
WriteOffReason
|
Mã lý do giải thích vì sao hóa đơn được xóa sổ do không thể thu hồi. | ||
|
Mô tả
Khi khoản phải thu được xác định là không thể thu hồi, khoản này sẽ được xóa sổ khỏi sổ sách và gán mã lý do để phân loại nguyên nhân, chẳng hạn như 'Phá sản', 'Xóa sổ khoản dư nhỏ' hoặc 'Tranh chấp chưa giải quyết'. Thuộc tính này rất cần thiết cho dashboard 'Phân tích hóa đơn bị xóa sổ'. Bằng cách phân tích số lần và giá trị xóa sổ theo từng lý do, doanh nghiệp có thể phát hiện điểm yếu trong chính sách tín dụng hoặc chiến lược thu hồi nợ, từ đó có biện pháp khắc phục để giảm tổn thất trong tương lai.
Vì sao điều này quan trọng
Thuộc tính này làm rõ nguyên nhân gốc rễ gây tổn thất tài chính từ các khoản nợ không thể thu hồi, giúp cải thiện chính sách tín dụng và thu hồi nợ.
Lấy dữ liệu ở đâu
Thông tin này thường được ghi lại trong trường mã lý do (BSEG-RSTGR) khi thực hiện giao dịch hạch toán tài chính cụ thể (ví dụ: F-30) để xóa sổ khoản phải thu.
Ví dụ
PHÁ_SẢNKHOẢN_DƯ_NHỎTHUA_LỖ_TRANH_CHẤP
|
|||
|
Mã công ty
CompanyCode
|
Đơn vị tổ chức đại diện cho một công ty độc lập về mặt pháp lý, lập báo cáo tài chính riêng. | ||
|
Mô tả
Mã công ty là đơn vị tổ chức cơ bản trong SAP Financials. Mọi giao dịch tài chính, bao gồm hóa đơn và khoản thanh toán, đều được hạch toán vào một mã công ty cụ thể. Trong process mining, lọc hoặc phân tích theo mã công ty là việc cần thiết để so sánh hiệu suất quy trình giữa các pháp nhân trong cùng tập đoàn. Nhờ đó, bạn có thể tìm ra cách làm hiệu quả ở một đơn vị để áp dụng cho đơn vị khác, hoặc xác định vấn đề mang tính hệ thống ảnh hưởng đến một công ty cụ thể. Đây là bộ lọc quan trọng trong hầu hết phân tích quy trình tài chính.
Vì sao điều này quan trọng
Thuộc tính này giúp so sánh hiệu suất quy trình và mức độ tuân thủ giữa các pháp nhân trong tổ chức.
Lấy dữ liệu ở đâu
Có trong hầu hết bảng tài chính, chẳng hạn BKPF và BSEG (trường BUKRS).
Ví dụ
10002000US01DE01
|
|||
|
Phân khúc khách hàng
CustomerSegment
|
Phân loại khách hàng, chẳng hạn theo quy mô, ngành nghề hoặc tầm quan trọng chiến lược. | ||
|
Mô tả
Phân khúc khách hàng là cách phân loại trong marketing hoặc bán hàng, dùng để nhóm những khách hàng có đặc điểm tương tự. Việc phân loại có thể dựa trên doanh thu hằng năm, ngành nghề, vị trí địa lý hoặc tình trạng quan hệ, chẳng hạn Vàng, Bạc, Đồng. Trong phân tích thu nợ, phân nhóm theo thuộc tính này giúp tìm ra xu hướng riêng của từng nhóm. Ví dụ, dashboard 'Phân tích xóa nợ hóa đơn' có thể cho thấy một phân khúc chiếm tỷ trọng xóa nợ cao bất thường, từ đó giúp định hướng chính sách tín dụng phù hợp cho phân khúc đó.
Vì sao điều này quan trọng
Thuộc tính này giúp phân tích hiệu suất quy trình và hành vi khách hàng giữa các nhóm, qua đó tìm ra thông tin hữu ích cho việc hoạch định chiến lược.
Lấy dữ liệu ở đâu
Thường lấy từ dữ liệu chính khách hàng (bảng KNA1), trong trường phân loại hoặc thuộc tính như KDKG1-KDKG5 (Nhóm khách hàng 1-5).
Ví dụ
Doanh nghiệp lớnDoanh nghiệp nhỏ và vừaChính phủTài khoản chiến lược
|
|||
Hoạt động quản lý tín dụng và thu hồi nợ
| Hoạt động | Mô tả | ||
|---|---|---|---|
|
Đã quá hạn thanh toán
|
Sự kiện được tính toán khi ngày hiện tại đã qua ngày đến hạn thanh toán ròng của hóa đơn mà chưa ghi nhận khoản thanh toán bù trừ. Sự kiện này đánh dấu hóa đơn chuyển từ trạng thái 'còn hạn' sang 'quá hạn'. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Hoạt động này kích hoạt mọi hoạt động thu nợ và nhắc nợ. Đây là dữ liệu thiết yếu để phân tích hành vi thanh toán, nguyên nhân quá hạn và hiệu quả của các lời nhắc chủ động.
Lấy dữ liệu ở đâu
Sự kiện này không được ghi nhật ký riêng. Có thể tính bằng cách so sánh ngày đến hạn thanh toán ròng (từ các bảng như trường ZFBDT trong BSID) với dấu thời gian phân tích hoặc một hoạt động diễn ra sau đó.
Thu thập
Xác định bằng cách so sánh ngày đến hạn thanh toán ròng của hóa đơn (BSID-ZFBDT) với dấu thời gian hiện tại hoặc dấu thời gian của sự kiện tiếp theo.
Loại sự kiện
calculated
|
|||
|
Ghi nhận hồ sơ tranh chấp
|
Hoạt động này cho biết khách hàng đã chính thức khiếu nại hóa đơn và một hồ sơ đã được tạo trong SAP Dispute Management. Sự kiện được ghi nhận khi hồ sơ tranh chấp mới được tạo và liên kết với chứng từ hóa đơn. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Ghi nhận tranh chấp là bước quan trọng để hiểu các trường hợp ngoại lệ trong quy trình. Phân tích số lượng, nguyên nhân và thời gian giải quyết tranh chấp giúp tìm ra nguyên nhân gốc rễ, chẳng hạn lỗi về giá hoặc giao hàng.
Lấy dữ liệu ở đâu
Sự kiện này được ghi nhận rõ ràng trong các bảng SAP Dispute Management. Ngày tạo hồ sơ trong các bảng như UKM_CASE hoặc FDM_DCOBJ, được liên kết với hóa đơn, là dấu thời gian của sự kiện.
Thu thập
Dùng dấu thời gian tạo hồ sơ tranh chấp trong bảng UKM_CASE, lọc theo loại hồ sơ tranh chấp.
Loại sự kiện
explicit
|
|||
|
Nhận thanh toán
|
Hoạt động này ghi nhận khoản tiền khách hàng thanh toán, sau đó được đối trừ với hóa đơn chưa thanh toán. Sự kiện được ghi nhận khi tạo chứng từ bù trừ để tất toán số tiền trên hóa đơn. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Đây là cột mốc quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền và DSO. Phân tích thời gian chờ thanh toán và các hoạt động diễn ra trước đó cho thấy hiệu quả của toàn bộ quy trình thu nợ.
Lấy dữ liệu ở đâu
Có thể suy ra sự kiện này từ chứng từ bù trừ được hạch toán cho hóa đơn. Ngày bù trừ (AUGDT) trong bảng các khoản mục đã bù trừ BSAD của hóa đơn cụ thể cung cấp dấu thời gian.
Thu thập
Tìm ngày bù trừ (AUGDT) trong bảng BSAD theo số chứng từ hóa đơn tương ứng (BELNR).
Loại sự kiện
inferred
|
|||
|
Tạo hóa đơn
|
Hoạt động này đánh dấu thời điểm tạo hóa đơn cho khách hàng, cũng là điểm bắt đầu của quy trình thu nợ. Sự kiện được ghi nhận khi chứng từ kế toán mới có loại chứng từ hóa đơn được hạch toán trong hệ thống SAP S/4HANA. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Đây là sự kiện bắt đầu chính của quy trình từ hóa đơn đến thu tiền. Phân tích khoảng thời gian từ thời điểm này đến khi thanh toán giúp đo lường số ngày phải thu bình quân (DSO) và hiệu quả chung của quy trình.
Lấy dữ liệu ở đâu
Sự kiện này được ghi nhận rõ ràng. Có thể tìm ngày giờ tạo trong bảng tiêu đề chứng từ kế toán BKPF, theo số chứng từ liên quan (BELNR). Các loại chứng từ như 'RV' thường dùng cho hóa đơn khách hàng.
Thu thập
Dùng dấu thời gian tạo chứng từ (CPUDT, CPUTM) trong bảng BKPF của hóa đơn.
Loại sự kiện
explicit
|
|||
|
Tất toán hóa đơn
|
Đây là kết quả cuối cùng thành công của hóa đơn, cho biết hóa đơn đã được thanh toán đầy đủ và xóa khỏi các khoản mục chưa thanh toán. Trạng thái này được xác định khi hóa đơn có chứng từ và ngày bù trừ tương ứng. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Đây là điểm kết thúc thành công chính của quy trình, khép lại vòng đời hóa đơn. Phân tích các lộ trình và thời gian để đạt đến trạng thái này là nền tảng cho việc tối ưu quy trình.
Lấy dữ liệu ở đâu
Đây không phải sự kiện riêng biệt mà là trạng thái được suy ra từ các bảng tài chính. Hóa đơn được xem là đã tất toán khi xuất hiện trong bảng các khoản mục khách hàng đã bù trừ BSAD và có ngày bù trừ hợp lệ (AUGDT).
Thu thập
Dùng ngày bù trừ (AUGDT) trong bảng BSAD làm dấu thời gian cho hoạt động kết thúc này.
Loại sự kiện
inferred
|
|||
|
Xóa nợ hóa đơn
|
Hoạt động này ghi nhận quyết định chấp nhận khoản hóa đơn chưa thanh toán là tổn thất và phân loại thành nợ xấu. Sự kiện được ghi nhận khi hạch toán một loại chứng từ bù trừ cụ thể, thường kèm mã lý do riêng. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Xóa nợ gây tổn thất tài chính trực tiếp. Phân tích tần suất, giá trị và các hoạt động trước đó giúp xác định khách hàng có nguy cơ rủi ro và những điểm chưa hiệu quả trong quy trình thu nợ.
Lấy dữ liệu ở đâu
Có thể suy ra sự kiện này bằng cách phân tích chứng từ bù trừ tất toán hóa đơn. Tài khoản sổ cái hoặc mã lý do cụ thể (BSEG-RSTGR) được dùng trong chứng từ bù trừ cho biết khoản nợ đã bị xóa.
Thu thập
Tìm chứng từ bù trừ và kiểm tra mã lý do cụ thể hoặc bút toán vào tài khoản nợ xấu.
Loại sự kiện
inferred
|
|||
|
Bắt đầu quy trình nhắc nợ
|
Hoạt động này đánh dấu thời điểm chính thức bắt đầu quy trình nhắc nợ tự động cho hóa đơn quá hạn. Sự kiện được ghi nhận khi một đợt nhắc nợ xử lý hóa đơn và gán cấp độ nhắc nợ. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Đây là thời điểm bắt đầu thu nợ tự động. Theo dõi hoạt động nhắc nợ giúp đánh giá hiệu quả của chiến lược nhắc nợ và đảm bảo tuân thủ chính sách nội bộ.
Lấy dữ liệu ở đâu
Sự kiện này được ghi rõ trong các bảng dữ liệu nhắc nợ. Ngày chạy (LAUFD) trong bảng tiêu đề nhắc nợ MHNK, liên kết với hóa đơn, cho biết thời điểm quy trình được thực hiện.
Thu thập
Trích xuất ngày chạy nhắc nợ (MHNK-LAUFD) và cấp độ nhắc nợ (MHNK-MAHNS) của hóa đơn cụ thể.
Loại sự kiện
explicit
|
|||
|
Ghi nhận cam kết thanh toán
|
Sự kiện này xảy ra khi nhân viên thu nợ ghi nhận khách hàng cam kết thanh toán khoản quá hạn vào một ngày cụ thể. Đây là thao tác được ghi nhận rõ ràng trong mô-đun SAP Collections Management. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Cam kết thanh toán là kết quả quan trọng của hoạt động thu nợ. Phân tích tần suất, tỷ lệ thực hiện cam kết và ảnh hưởng đến thời gian thanh toán giúp điều chỉnh chiến lược thu nợ.
Lấy dữ liệu ở đâu
Sự kiện này được ghi nhận rõ ràng trong SAP Collections Management. Có thể lấy ngày tạo cam kết thanh toán từ các bảng như UDM_P2P_ATTR.
Thu thập
Dùng ngày tạo trong các bảng cam kết thanh toán như UDM_P2P_ATTR, được liên kết với hóa đơn.
Loại sự kiện
explicit
|
|||
|
Giải quyết tranh chấp
|
Hoạt động này đánh dấu việc đóng hồ sơ tranh chấp, dù khiếu nại của khách hàng được xác nhận hay bác bỏ. Sự kiện được ghi nhận khi trạng thái hồ sơ chuyển thành 'đã đóng' hoặc 'đã giải quyết'. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Thời gian giải quyết tranh chấp là KPI quan trọng để đánh giá mức độ hài lòng của khách hàng và hiệu quả vận hành. Thời gian xử lý kéo dài có thể làm chậm thanh toán và ảnh hưởng đến quan hệ với khách hàng.
Lấy dữ liệu ở đâu
Có thể suy ra sự kiện này từ thay đổi trạng thái của hồ sơ tranh chấp. Dấu thời gian gắn với lần chuyển trạng thái sang 'Closed' hoặc 'Confirmed' trong bảng UKM_CASE cho biết thời điểm giải quyết.
Thu thập
Tìm dấu thời gian của lần chuyển sang trạng thái cuối cùng, đã giải quyết, trong bảng UKM_CASE hoặc các bảng nhật ký thay đổi trạng thái liên quan.
Loại sự kiện
inferred
|
|||
|
Gửi hóa đơn cho khách hàng
|
Đánh dấu thời điểm hóa đơn được gửi cho khách hàng, chẳng hạn qua bản in, email hoặc EDI. Thông tin này thường được lấy từ nhật ký xác định đầu ra của SAP, ghi lại thời điểm xử lý thông báo đầu ra. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Nếu gửi hóa đơn chậm sau khi tạo, toàn bộ chu kỳ thanh toán có thể kéo dài. Theo dõi khoảng thời gian này giúp phát hiện điểm nghẽn trong việc liên lạc với khách hàng và phân phối chứng từ.
Lấy dữ liệu ở đâu
Có thể suy ra sự kiện này từ ngày giờ xử lý trong bảng trạng thái thông báo NAST, nơi loại đầu ra tương ứng với hóa đơn khách hàng. Cần cấu hình xác định đầu ra phù hợp.
Thu thập
Tìm bản ghi đã xử lý thành công trong bảng NAST, được liên kết với số chứng từ thanh toán của hóa đơn.
Loại sự kiện
inferred
|
|||
|
Hạch toán khoản thanh toán
|
Đây là bút toán ghi nhận khoản thanh toán vào sổ cái. Trong nhiều trường hợp, bước này diễn ra cùng lúc với lúc nhận tiền, nhưng cũng có thể tách riêng và phát sinh độ trễ. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Độ trễ giữa lúc nhận tiền và lúc hạch toán có thể làm sai lệch báo cáo tài chính. Đo thời gian xử lý giúp đảm bảo quy trình kế toán hiệu quả và chính xác.
Lấy dữ liệu ở đâu
Có thể suy ra sự kiện này từ ngày hạch toán (BUDAT) hoặc ngày tạo (CPUDT) của chứng từ bù trừ trong bảng BKPF. Số chứng từ bù trừ nằm trong BSAD-AUGBL.
Thu thập
Dùng ngày hạch toán (BUDAT) trong bảng BKPF của chứng từ bù trừ đã tất toán hóa đơn.
Loại sự kiện
inferred
|
|||
|
Thực hiện cuộc gọi thu nợ
|
Đây là lần nhân viên thu nợ chủ động liên hệ với khách hàng về hóa đơn quá hạn. Sự kiện này thường không có sẵn trong SAP tiêu chuẩn, mà cần nhật ký tùy chỉnh hoặc tích hợp với hệ thống CRM. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Các bước can thiệp thủ công làm tăng chi phí thu nợ. Theo dõi cuộc gọi giúp đo lường hiệu quả của nhân viên thu nợ và xác định tài khoản nào cần xử lý thủ công.
Lấy dữ liệu ở đâu
Thông tin này thường không có trong cấu hình S/4HANA tiêu chuẩn. Dữ liệu có thể nằm trong bảng tùy chỉnh, ghi chú trong danh sách công việc thu nợ hoặc hệ thống CRM bên ngoài cần được tích hợp.
Thu thập
Cần phân tích các phần mở rộng hệ thống, ghi chú hoặc dữ liệu từ hệ thống bên ngoài có ghi lại hoạt động thu nợ.
Loại sự kiện
explicit
|
|||
Hướng dẫn trích xuất
Bạn đã sẵn sàng bắt đầu chưa?
Dùng mẫu này để chuẩn bị dữ liệu phân tích và khai thác tối đa giá trị của process mining cho quy trình quản lý tín dụng và thu hồi nợ. Bắt đầu tối ưu dòng tiền và giảm nợ khó đòi ngay hôm nay.
Cải thiện dòng tiền: Tối ưu quản lý tín dụng và thu hồi nợ ngay hôm nay
Xác định điểm kém hiệu quả, giảm 30% thời gian xử lý và cải thiện dòng tiền.
Không cần thẻ tín dụng. Thiết lập chỉ trong vài phút.