Mẫu dữ liệu xử lý hóa đơn từ mua hàng đến thanh toán

Số hóa đơn là mã gồm chữ và số do nhà cung cấp cấp cho hóa đơn. Trong process mining, thuộc tính này rất quan trọng vì thường được dùng làm Case ID để nhận diện duy nhất hành trình của từng hóa đơn, từ lúc nhận đến khi thanh toán.

Khi dùng Số hóa đơn làm Case ID, bạn có thể liên kết mọi hoạt động liên quan, như “Đã nhận hóa đơn”, “Đã phê duyệt hóa đơn” và “Đã thực hiện thanh toán”, để dựng lại quy trình từ đầu đến cuối của hóa đơn đó. Nhờ vậy, bạn có thể phân tích chi tiết thời gian xử lý, các luồng và sai lệch của từng trường hợp. Đây là nền tảng cho toàn bộ hoạt động phân tích quy trình.

Đây là mã định danh Case thiết yếu, liên kết mọi sự kiện liên quan và giúp theo dõi vòng đời của một hóa đơn từ đầu đến cuối.

Đây thường là trường chính trong phần đầu của bảng giao dịch hóa đơn.

Tên hoạt động mô tả một bước hoặc cột mốc trong quá trình xử lý hóa đơn. Ví dụ: “Đã nhận hóa đơn”, “Đã gửi hóa đơn đi phê duyệt”, “Đã chặn thanh toán” và “Đã thực hiện thanh toán”. Thuộc tính này cho biết hóa đơn đã trải qua những gì theo thời gian.

Trong process mining, thuộc tính này được dùng để tạo sơ đồ quy trình, thể hiện trực quan workflow. Phân tích thứ tự, tần suất và luồng hoạt động giúp bạn xác định các luồng quy trình phổ biến, sai lệch, điểm nghẽn và vòng xử lý lại. Tên hoạt động cần chính xác và đủ chi tiết để tạo ra phân tích quy trình hữu ích, có thể áp dụng vào thực tế.

Thuộc tính này xác định các bước trong quy trình, tạo nền tảng cho sơ đồ quy trình và hỗ trợ mọi phân tích liên quan đến luồng.

Thông tin này thường được lấy từ nhật ký thay đổi trạng thái, bảng sự kiện hoặc mã giao dịch trong hệ thống nguồn.

Thời điểm sự kiện, hay Thời gian bắt đầu, ghi lại chính xác ngày giờ một hoạt động nghiệp vụ diễn ra. Mỗi hoạt động trong quy trình, từ “Đã nhận hóa đơn” đến “Đã thực hiện thanh toán”, đều có dấu thời gian tương ứng. Thông tin theo trình tự thời gian này rất cần thiết để sắp xếp sự kiện và tính thời lượng.

Thuộc tính này được dùng để sắp xếp sự kiện theo thời gian và dựng luồng quy trình cho từng trường hợp. Đây là cơ sở cho mọi phân tích theo thời gian, bao gồm tính thời gian xử lý giữa các hoạt động, xác định điểm nghẽn gây mất thời gian và theo dõi hiệu suất so với thỏa thuận mức dịch vụ. Dấu thời gian chính xác là yếu tố quan trọng để bảo đảm kết quả phân tích process mining đáng tin cậy.

Thuộc tính này xác định thứ tự thời gian của các sự kiện và là cơ sở cho mọi phép tính hiệu suất, thời lượng, chẳng hạn như thời gian xử lý.

Thông tin này thường có trong nhật ký sự kiện hoặc ở trường “Ngày tạo” hay “Ngày nhập” gắn với từng giao dịch hoặc lần thay đổi trạng thái.

Thuộc tính Hệ thống nguồn xác định ứng dụng hoặc nền tảng ghi nhận sự kiện xử lý hóa đơn. Trong môi trường CNTT phức tạp, hóa đơn có thể đi qua nhiều hệ thống, chẳng hạn như giải pháp quét, công cụ workflow và hệ thống ERP.

Biết hệ thống nguồn giúp bạn hiểu bối cảnh dữ liệu và xử lý vấn đề về chất lượng dữ liệu. Thông tin này cũng hỗ trợ phân tích các quy trình đi qua nhiều hệ thống, qua đó làm rõ thách thức tích hợp hoặc chậm trễ khi chuyển giao giữa các ứng dụng. Điều này đặc biệt hữu ích khi hợp nhất dữ liệu từ hệ thống cũ và mới.

Thuộc tính này cho biết nguồn gốc dữ liệu, rất cần thiết để xác thực dữ liệu và phân tích quy trình đi qua nhiều hệ thống CNTT.

Đây thường là giá trị tĩnh được thêm trong quá trình trích xuất dữ liệu hoặc trường trong nhật ký hệ thống cho biết tên hay mã ứng dụng.

Thuộc tính này ghi lại ngày giờ dữ liệu được trích xuất hoặc làm mới gần nhất. Đây là trường siêu dữ liệu cho biết bộ dữ liệu đang được phân tích có mới hay không.

Thông tin này không được dùng trực tiếp để vẽ sơ đồ quy trình, nhưng rất quan trọng để hiểu dữ liệu phân tích có kịp thời hay không. Nhờ đó, người dùng biết mình đang xem dữ liệu gần thời gian thực hay ảnh chụp dữ liệu tại một thời điểm cụ thể, từ đó đưa ra quyết định vận hành phù hợp. Thuộc tính này cũng cần thiết để theo dõi tình trạng và tần suất của luồng dữ liệu.

Thuộc tính này cho biết dữ liệu mới đến đâu, giúp người dùng hiểu dữ liệu phân tích quy trình được cập nhật gần đây hay chưa.

Dấu thời gian này thường được tạo và thêm vào bộ dữ liệu trong quá trình trích xuất, chuyển đổi và tải dữ liệu (ETL).

Giá trị hóa đơn là tổng giá trị của hóa đơn, bao gồm tất cả các dòng hàng, thuế và phí. Đây là thuộc tính tài chính cơ bản, cho biết giá trị của từng hồ sơ. Bạn thường phân tích thuộc tính này cùng với các thuộc tính khác để hiểu ảnh hưởng của giá trị hóa đơn đến quy trình.

Thuộc tính này rất quan trọng trong phân tích tài chính và xác định thứ tự ưu tiên. Khi lọc hóa đơn theo giá trị, bạn có thể kiểm tra xem hóa đơn giá trị cao có phải qua quy trình phê duyệt chặt chẽ hơn hoặc dễ bị chậm trễ hơn không. Đây cũng là dữ liệu cần thiết cho dashboard theo dõi tổng giá trị hóa đơn đã xử lý và các KPI về chiết khấu, trong đó khoản tiết kiệm tiềm năng được tính theo tỷ lệ phần trăm giá trị hóa đơn.

Thuộc tính này giúp phân tích tác động tài chính, ưu tiên hóa đơn giá trị cao và xác định liệu giá trị hóa đơn có ảnh hưởng đến thời gian hoặc lộ trình xử lý hay không.

Đây là trường tiêu chuẩn trong phần đầu của bảng giao dịch hóa đơn.

Thuộc tính này cho biết Giá trị hóa đơn được tính bằng loại tiền tệ nào. Đây là thông tin cần thiết với các tổ chức hoạt động quốc tế và giao dịch với nhà cung cấp ở nhiều quốc gia. Mã tiền tệ thường tuân theo tiêu chuẩn ISO 4217, giúp diễn giải dữ liệu tài chính chính xác.

Khi phân tích, bạn có thể dùng Loại tiền tệ của hóa đơn để phân nhóm dữ liệu theo khu vực hoặc quốc gia. Thông tin này rất quan trọng khi lập báo cáo tài chính để cộng gộp chính xác các khoản tiền, thường cần quy đổi sang một loại tiền tệ báo cáo thống nhất. Phân tích khác biệt trong quy trình theo loại tiền tệ cũng có thể cho thấy những phức tạp liên quan đến thanh toán quốc tế hoặc quản lý ngoại hối.

Thuộc tính này cung cấp thông tin cần thiết để hiểu giá trị hóa đơn, hỗ trợ phân tích tài chính chính xác và phân nhóm dữ liệu cho hoạt động toàn cầu.

Đây là trường tiêu chuẩn trong phần đầu của bảng giao dịch hóa đơn.

Thuộc tính này ghi lại lý do cụ thể khiến quá trình xử lý hóa đơn bị dừng, do bị từ chối trong quy trình phê duyệt hoặc bị chặn thanh toán sau khi phê duyệt. Lý do có thể là 'Sai số lượng', 'Sai lệch giá', 'Thiếu số đơn đặt hàng' hoặc 'Hóa đơn trùng'.

Đây là một trong những thuộc tính quan trọng nhất để phân tích nguyên nhân gốc rễ. Bằng cách phân tích tần suất của từng lý do, tổ chức có thể xác định những nguyên nhân phổ biến nhất gây trở ngại và kém hiệu quả trong quy trình xử lý hóa đơn. Những thông tin dựa trên dữ liệu này giúp giải quyết vấn đề từ gốc, chẳng hạn cải thiện trao đổi với nhà cung cấp, tăng cường tuân thủ quy định về PO hoặc đào tạo nhân viên tốt hơn.

Thuộc tính này rất quan trọng để phân tích nguyên nhân gốc rễ, giúp xác định những lý do phổ biến nhất gây chậm trễ, phải làm lại và kém hiệu quả trong xử lý.

Thông tin này nằm trong các trường 'Reason Code' hoặc 'Hold Reason' của dữ liệu giao dịch hóa đơn hoặc nhật ký phê duyệt liên quan.

Ngày đến hạn thanh toán được tính dựa trên ngày lập hóa đơn và điều khoản thanh toán đã thỏa thuận. Đây là hạn chót thanh toán cho nhà cung cấp để duy trì quan hệ tốt và tránh phí phạt trả chậm.

Thuộc tính này là cơ sở để theo dõi hiệu suất thanh toán đúng hạn. Bạn có thể dùng thuộc tính này để tính các KPI như Tỷ lệ thanh toán đúng hạn và xác định hóa đơn có nguy cơ quá hạn. Phân tích khoảng thời gian từ ngày phê duyệt hóa đơn đến ngày đến hạn thanh toán giúp đánh giá hiệu quả của các bước lên lịch và thực hiện thanh toán cuối cùng.

Thuộc tính này cần thiết để đo lường hiệu suất thanh toán đúng hạn và phân tích nguyên nhân thanh toán trễ.

Ngày này thường có trong chi tiết giao dịch hóa đơn. Ngày có thể được nhập trực tiếp hoặc tính từ ngày lập hóa đơn và điều khoản thanh toán.

Thuộc tính User cho biết cá nhân hoặc hệ thống tự động nào chịu trách nhiệm thực hiện một bước cụ thể trong quy trình xử lý hóa đơn. Đó có thể là nhân viên kế toán phải trả nhập hóa đơn, quản lý phê duyệt hóa đơn hoặc bot tự động đối chiếu dữ liệu.

Phân tích dữ liệu theo người dùng giúp bạn hiểu cách phân bổ khối lượng công việc, đánh giá hiệu suất cá nhân và xác định nhu cầu đào tạo. Bạn có thể lọc sơ đồ quy trình để xem các nhóm hoặc cá nhân xử lý hóa đơn khác nhau ra sao, từ đó nhận biết những điểm khác biệt trong cách làm việc. Phân tích này giúp tìm ra người làm tốt, phát hiện vấn đề trong khâu điều phối hoặc xác định người dùng cần được hỗ trợ hay đào tạo thêm về quy trình của công ty.

Thuộc tính này giúp phân tích cách phân bổ khối lượng công việc, hiệu suất người dùng và khác biệt trong quy trình giữa các nhóm hoặc cá nhân.

Thông tin này thường có trong chi tiết giao dịch, với các nhãn như 'User Name', 'Entered By', 'Changed By' hoặc 'Approver'.

Thuộc tính này ghi lại tên của bên ngoài đã phát hành hóa đơn. Thông tin này giúp xác định giao dịch tài chính gắn với nhà cung cấp nào. Dữ liệu nhà cung cấp nhất quán và chính xác rất quan trọng để lập báo cáo và phân tích đáng tin cậy.

Trong process mining, Tên nhà cung cấp là một chiều phân tích quan trọng. Bạn có thể lọc quy trình để xem cách xử lý hóa đơn của các nhà cung cấp có khối lượng giao dịch lớn hoặc thường phát sinh vấn đề. Qua đó, bạn có thể tìm ra nhà cung cấp thường gửi hóa đơn sai, gây chậm trễ và phải làm lại. Thông tin này cũng hỗ trợ quản lý hiệu suất nhà cung cấp và tìm cơ hội xây dựng chương trình nhà cung cấp ưu tiên.

Thuộc tính này cho phép phân nhóm quy trình để phân tích hiệu suất theo nhà cung cấp, hỗ trợ quản lý nhà cung cấp và xác định nguồn phát sinh hóa đơn có vấn đề.

Thông tin này thường nằm trong dữ liệu phần đầu hóa đơn và được liên kết từ bảng dữ liệu chính của nhà cung cấp thông qua mã nhà cung cấp.

Thuộc tính Thời gian kết thúc ghi lại chính xác thời điểm một bước trong quy trình hoàn tất. Thuộc tính này rất quan trọng để tính chính xác thời lượng hoạt động, một chỉ số cơ bản trong process mining. Bằng cách so sánh Thời gian bắt đầu và Thời gian kết thúc, nhà phân tích có thể đo thời gian thực hiện từng bước, xác định điểm nghẽn và tìm cơ hội nâng cao hiệu quả.

Trong phân tích, Thời gian kết thúc được dùng để tính thời gian xử lý của từng hoạt động và từng giai đoạn trong quy trình. Ví dụ, có thể tính thời lượng của bước “Phê duyệt hóa đơn” bằng cách lấy Thời gian kết thúc của hoạt động “Đã phê duyệt hóa đơn” trừ đi Thời gian bắt đầu. Dữ liệu này giúp xây dựng dashboard hiệu suất, đặt mốc chuẩn và theo dõi tác động của những thay đổi trong quy trình.

Thuộc tính này giúp tính chính xác thời lượng hoạt động, cần thiết để xác định điểm nghẽn và đo hiệu quả xử lý.

Thông tin này có trong nhật ký hệ thống hoặc dữ liệu giao dịch, thường ở trường “Ngày hoàn tất”, “Ngày thay đổi” hoặc một trường dấu thời gian riêng ghi nhận thời điểm hoạt động hoàn tất.

Điều khoản thanh toán là các điều kiện đã thỏa thuận với nhà cung cấp về việc thanh toán hóa đơn. Điều khoản thường được ghi theo định dạng chuẩn, chẳng hạn 'Net 30' (thanh toán trong vòng 30 ngày) hoặc '2% 10, Net 30' (được chiết khấu 2% nếu thanh toán trong vòng 10 ngày, nếu không thì phải thanh toán đủ trong vòng 30 ngày).

Thuộc tính này cần thiết cho chiến lược tài chính và phân tích hiệu suất. Đây là cơ sở để tính Ngày đến hạn thanh toán và xác định cơ hội hưởng chiết khấu khi thanh toán sớm. Phân tích quy trình theo từng điều khoản thanh toán có thể cho thấy liệu một số điều khoản có liên quan đến chậm trễ trong xử lý hay tổ chức có tận dụng hiệu quả các cơ hội chiết khấu có lợi hay không.

Thuộc tính này rất quan trọng để phân tích hiệu suất thanh toán đúng hạn và tìm cơ hội hưởng chiết khấu khi thanh toán sớm.

Thông tin này thường lấy từ dữ liệu chính của nhà cung cấp và được ghi trong phần đầu hóa đơn.

Mã công ty đại diện cho một pháp nhân hoặc công ty con cụ thể trong một tập đoàn lớn. Trong nhiều hệ thống tài chính, giao dịch được tách theo mã công ty để phục vụ kế toán và báo cáo.

Thuộc tính này cho phép so sánh giữa các đơn vị kinh doanh. Khi phân nhóm sơ đồ quy trình theo Mã công ty, bạn có thể đối chiếu hiệu suất, tìm ra cách làm tốt nhất ở một đơn vị và phát hiện vấn đề mang tính hệ thống ở đơn vị khác. Đây là thuộc tính cơ bản đối với tổ chức có nhiều pháp nhân, giúp hiểu sự khác biệt trong quy trình và đảm bảo tuân thủ trên toàn công ty.

Thuộc tính này cho phép đối chiếu và so sánh quy trình giữa các pháp nhân hoặc đơn vị kinh doanh trong tổ chức.

Đây là trường thông tin cơ bản về tổ chức, thường có trong phần đầu của mọi bảng giao dịch tài chính.

Ngày lập hóa đơn là ngày được ghi trên chứng từ do nhà cung cấp phát hành. Đây là mốc bắt đầu chính thức của vòng đời thanh toán theo góc nhìn của nhà cung cấp và thường được dùng để tính ngày đến hạn theo điều khoản thanh toán đã thỏa thuận.

Phân tích khoảng thời gian từ Ngày lập hóa đơn đến hoạt động 'Nhận hóa đơn' hoặc 'Nhập hóa đơn' rất quan trọng để phát hiện chậm trễ trong việc gửi hoặc tiếp nhận hóa đơn. Khoảng trễ này có thể chiếm một phần đáng kể nhưng khó nhận thấy trong tổng thời gian xử lý. Rút ngắn khoảng trễ giúp cải thiện tỷ lệ thanh toán đúng hạn và tăng cơ hội hưởng chiết khấu khi thanh toán sớm.

Thuộc tính này giúp đo khoảng trễ từ lúc nhà cung cấp phát hành hóa đơn đến khi hóa đơn được nhập vào hệ thống.

Đây là trường ngày tiêu chuẩn trong dữ liệu phần đầu hóa đơn, thường có nhãn 'Document Date' hoặc 'Invoice Date'.

Số đơn đặt hàng liên kết hóa đơn với chứng từ mua hàng đã được phê duyệt trước. Đây là mối liên kết cốt lõi trong quá trình đối chiếu, khi hệ thống kiểm tra các chi tiết trên hóa đơn, chẳng hạn số lượng và giá, có khớp với đơn đặt hàng hay không.

Thuộc tính này rất quan trọng để phân tích hiệu quả đối chiếu. Tỷ lệ cao hóa đơn có PO được xử lý tự động từ đầu đến cuối cho thấy quy trình mua hàng đang vận hành tốt. Ngược lại, phân tích hóa đơn không có PO có thể giúp phát hiện việc mua hàng ngoài quy trình hoặc những khâu chưa tuân thủ chính sách mua sắm. Có hay không có PO là cách phổ biến để phân nhóm và so sánh hiệu quả quy trình.

Thuộc tính này giúp phân biệt hóa đơn có PO với hóa đơn không có PO. Hai loại hóa đơn này thường đi theo quy trình khác nhau và có mức độ hiệu quả khác nhau.

Mã định danh này thường nằm trong chi tiết dòng hàng hoặc phần đầu giao dịch hóa đơn, liên kết hóa đơn với chứng từ mua hàng.

Trạng thái hóa đơn cho biết hóa đơn đang ở giai đoạn nào trong vòng đời tại thời điểm trích xuất dữ liệu. Các trạng thái thường gặp gồm 'Đang xử lý', 'Đã phê duyệt', 'Đã thanh toán', 'Bị từ chối' hoặc 'Bị chặn'. Thuộc tính này cung cấp cái nhìn tổng quan về tình trạng hiện tại của hóa đơn.

Process mining tái hiện toàn bộ hành trình xử lý, còn trạng thái hiện tại hữu ích cho dashboard vận hành theo dõi khối lượng công việc đang mở. Thuộc tính này giúp quản lý biết có bao nhiêu hóa đơn ở mỗi giai đoạn, chẳng hạn đang chờ phê duyệt hoặc bị chặn. Nhờ đó, họ có thể chủ động quản lý luồng hóa đơn để ngăn điểm nghẽn và chậm trễ.

Thuộc tính này cho biết khối lượng công việc hiện tại, giúp theo dõi số lượng hóa đơn ở các giai đoạn như 'Chờ phê duyệt' hoặc 'Bị chặn'.

Đây thường là trường trạng thái trong bảng phần đầu hóa đơn, được cập nhật khi hóa đơn đi qua các giai đoạn trong vòng đời.