Mẫu dữ liệu quản lý yêu cầu dịch vụ
Mẫu dữ liệu quản lý yêu cầu dịch vụ
- Các thuộc tính nên thu thập
- Các hoạt động chính cần theo dõi
- Hướng dẫn trích xuất dữ liệu từ BMC Helix ITSM
Thuộc tính quản lý yêu cầu dịch vụ
| Tên | Mô tả | ||
|---|---|---|---|
|
Hoạt động
ActivityName
|
Tên sự kiện hoặc tác vụ cụ thể diễn ra tại một thời điểm trong vòng đời yêu cầu dịch vụ. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính này mô tả một bước cụ thể hoặc lần thay đổi trạng thái trong quy trình yêu cầu dịch vụ, chẳng hạn 'Request In Review', 'Fulfillment In Progress' hoặc 'Service Request Resolved'. Mỗi hoạt động tương ứng với một sự kiện trong toàn bộ hành trình của yêu cầu dịch vụ. Phân tích trình tự và tần suất hoạt động là trọng tâm của process mining. Việc này giúp khám phá sơ đồ quy trình, xác định điểm nghẽn và phân tích các biến thể quy trình. Bạn cần biết hoạt động nào diễn ra, theo thứ tự nào và với tần suất bao nhiêu để cải tiến quy trình.
Vì sao điều này quan trọng
Các hoạt động là những thành phần cơ bản tạo nên sơ đồ quy trình. Theo dõi chúng giúp trực quan hóa và phân tích luồng quy trình, qua đó cho thấy công việc thực sự được thực hiện như thế nào.
Lấy dữ liệu ở đâu
Thông tin này thường được xác định từ các thay đổi trong trường 'Status' và 'Status Reason' của biểu mẫu 'SRM:Request' hoặc nhật ký của ứng dụng xử lý liên quan, chẳng hạn Incident hoặc Work Order.
Ví dụ
Yêu cầu đang chờ phê duyệtĐang xử lý yêu cầuYêu cầu dịch vụ được giải quyếtĐóng yêu cầu dịch vụ
|
|||
|
Mã Service Request ID
ServiceRequestId
|
Mã định danh duy nhất của mỗi yêu cầu dịch vụ, được dùng làm khóa chính để theo dõi toàn bộ vòng đời yêu cầu. | ||
|
Mô tả
Service Request ID là mã định danh duy nhất cho từng yêu cầu dịch vụ do người dùng hoặc hệ thống gửi. Mã này liên kết tất cả sự kiện tiếp theo, từ lúc ghi nhận ban đầu đến khi đóng yêu cầu, giúp phân tích toàn bộ hành trình của từng yêu cầu dịch vụ. Trong process mining, mã này rất cần thiết để tái dựng chuỗi hoạt động của từng trường hợp. Công cụ dùng mã để nhóm các sự kiện liên quan, chẳng hạn 'Request Submitted', 'Request Assigned' và 'Service Request Closed', thành một phiên bản quy trình duy nhất. Đây là cơ sở cho mọi hoạt động phân tích quy trình.
Vì sao điều này quan trọng
Đây là mã định danh cơ bản của một trường hợp. Nếu không có mã này, bạn không thể theo dõi toàn bộ hành trình của yêu cầu dịch vụ, khiến việc khám phá và phân tích quy trình trở nên bất khả thi.
Lấy dữ liệu ở đâu
Thông thường, đây là trường 'InstanceId' hoặc 'Request Number' trong biểu mẫu 'SRM:Request' của BMC Helix ITSM.
Ví dụ
SR000010572931SR000010572932SR000010572933
|
|||
|
Thời gian bắt đầu
EventStartTime
|
Dấu thời gian cho biết thời điểm một hoạt động hoặc sự kiện cụ thể bắt đầu. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính này ghi lại chính xác ngày giờ một hoạt động bắt đầu. Mỗi sự kiện trong nhật ký, từ lúc gửi yêu cầu đến khi đóng yêu cầu, cần có thời gian bắt đầu để xác định trình tự thời gian của quy trình. Dấu thời gian này rất quan trọng đối với mọi phân tích process mining dựa trên thời gian. Thuộc tính được dùng để tính thời gian chu kỳ, thời lượng hoạt động, thời gian chờ giữa các bước và kiểm tra việc đáp ứng SLA. Nhờ đó, bạn có thể phát hiện điểm nghẽn và phân tích hiệu suất quy trình theo thời gian.
Vì sao điều này quan trọng
Thời gian bắt đầu xác định thứ tự thời gian của các sự kiện. Đây là thông tin cần thiết để tính thời lượng quy trình, phát hiện chậm trễ và hiểu tiến trình theo thời gian.
Lấy dữ liệu ở đâu
Thông tin này tương ứng với các trường dấu thời gian trong nhật ký kiểm tra hoặc bảng lịch sử trạng thái liên kết với biểu mẫu 'SRM:Request', chẳng hạn 'Submit Date' cho sự kiện đầu tiên.
Ví dụ
2023-10-26T10:00:00Z2023-10-26T11:30:00Z2023-10-27T14:22:00Z
|
|||
|
Hệ thống nguồn
SourceSystem
|
Cho biết hệ thống đã trích xuất dữ liệu. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính này cho biết nguồn gốc của dữ liệu quy trình. Trong chế độ xem này, giá trị được đặt cố định là 'BMC Helix ITSM' để cho biết mọi sự kiện liên quan đến yêu cầu dịch vụ đều lấy từ hệ thống này. Trong môi trường có nhiều hệ thống tích hợp, trường này rất quan trọng để hiểu nguồn gốc dữ liệu và phân chia dữ liệu theo nguồn. Trường này giúp thông tin rõ ràng, dễ truy vết, nhất là khi kết hợp dữ liệu từ nhiều nền tảng.
Vì sao điều này quan trọng
Thuộc tính này cho biết nguồn gốc dữ liệu, cần thiết cho việc quản trị dữ liệu, truy vết và xử lý sự cố trong môi trường có nhiều hệ thống.
Lấy dữ liệu ở đâu
Đây là giá trị cố định được thêm trong quá trình trích xuất và chuyển đổi dữ liệu, không phải trường có sẵn trong BMC Helix ITSM.
Ví dụ
BMC Helix ITSM
|
|||
|
Lần cập nhật dữ liệu gần nhất
LastDataUpdate
|
Dấu thời gian cho biết lần gần nhất dữ liệu của quy trình này được làm mới từ hệ thống nguồn. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính này cho biết ngày giờ lần gần nhất dữ liệu được trích xuất từ BMC Helix ITSM. Nhờ đó, người dùng biết dữ liệu đang phân tích còn mới đến mức nào và khoảng thời gian nào được bao quát. Đây là thuộc tính siêu dữ liệu quan trọng đối với mọi dashboard hoặc hoạt động phân tích process mining. Thuộc tính giúp người dùng biết thông tin chuyên sâu dựa trên dữ liệu gần thời gian thực hay ảnh chụp dữ liệu lịch sử, từ đó đánh giá tính phù hợp và độ tin cậy của kết luận.
Vì sao điều này quan trọng
Thuộc tính này cho người dùng biết dữ liệu có được cập nhật kịp thời hay không. Đây là thông tin cần thiết để đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu hiệu suất quy trình mới nhất.
Lấy dữ liệu ở đâu
Dấu thời gian này được tạo và thêm trong quá trình trích xuất, tải dữ liệu.
Ví dụ
2024-05-21T08:00:00Z
|
|||
|
Loại dịch vụ
ServiceType
|
Danh mục hoặc loại dịch vụ mà người dùng yêu cầu. | ||
|
Mô tả
Loại dịch vụ phân loại nội dung yêu cầu, chẳng hạn 'Request New Software', 'Password Reset' hoặc 'Onboard New Employee'. Đây là chiều dữ liệu cơ bản để lọc và phân nhóm dữ liệu quy trình. Khi phân tích quy trình, thuộc tính này giúp so sánh hiệu suất giữa các loại yêu cầu. Thuộc tính giúp trả lời những câu hỏi như: 'Loại dịch vụ nào mất nhiều thời gian xử lý nhất?' hoặc 'Loại dịch vụ nào phải xử lý lại nhiều nhất?'. Đây là thông tin quan trọng cho các dashboard về thời gian xử lý và tuân thủ SLA.
Vì sao điều này quan trọng
Thuộc tính này giúp phân nhóm yêu cầu dịch vụ để so sánh luồng quy trình, xác định vấn đề riêng của từng loại và tập trung cải tiến phù hợp.
Lấy dữ liệu ở đâu
Dữ liệu này thường nằm trong trường 'Title' hoặc trường phân loại của biểu mẫu 'SRM:Request', được xác định theo dịch vụ đã chọn trong danh mục.
Ví dụ
Yêu cầu thiết bị mớiYêu cầu quyền truy cập phần mềmThiết lập quyền truy cập VPN
|
|||
|
Mức độ ưu tiên
Priority
|
Mức độ ưu tiên được gán cho yêu cầu dịch vụ, cho biết mức độ ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh và tính khẩn cấp. | ||
|
Mô tả
Mức độ ưu tiên quyết định thứ tự và tốc độ xử lý yêu cầu. Các giá trị thường gặp gồm 'Critical', 'High', 'Medium' và 'Low'. Mức độ này thường được xác định dựa trên ảnh hưởng của yêu cầu đến hoạt động kinh doanh và tính khẩn cấp. Phân tích theo mức độ ưu tiên giúp đánh giá liệu yêu cầu ưu tiên cao có được xử lý nhanh hơn yêu cầu ưu tiên thấp hay không. Đây là chiều dữ liệu quan trọng trong dashboard về thời gian xử lý và tuân thủ SLA, giúp đảm bảo tài nguyên được phân bổ phù hợp cho những nhu cầu cấp thiết nhất.
Vì sao điều này quan trọng
Thuộc tính này giúp đánh giá quy trình có ưu tiên công việc đúng cách và đáp ứng mức dịch vụ kỳ vọng cho các yêu cầu có mức độ ảnh hưởng khác nhau hay không.
Lấy dữ liệu ở đâu
Đây là trường 'Priority' trong biểu mẫu 'SRM:Request'.
Ví dụ
Nghiêm trọngCaoTrung bìnhThấp
|
|||
|
Nhân viên được phân công
AssignedAgent
|
Người dùng hiện được phân công xử lý yêu cầu dịch vụ. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính này xác định nhân viên IT hoặc nhân viên hỗ trợ cụ thể chịu trách nhiệm xử lý yêu cầu tại một thời điểm nhất định. Nếu giá trị thay đổi trong vòng đời của một yêu cầu, điều đó cho thấy yêu cầu đã được bàn giao hoặc phân công lại. Thuộc tính này rất quan trọng để phân tích hiệu suất và khối lượng công việc của nhân viên. Bạn có thể theo dõi số yêu cầu mỗi người xử lý, thời gian xử lý trung bình và tần suất phân công lại. Dữ liệu này hỗ trợ quản lý tài nguyên và xác định nhu cầu đào tạo.
Vì sao điều này quan trọng
Theo dõi nhân viên được phân công là việc cần thiết để phân tích các lần bàn giao, đo hiệu suất cá nhân và hiểu cách phân bổ khối lượng công việc trong nhóm hỗ trợ.
Lấy dữ liệu ở đâu
Thông tin này tương ứng với trường 'Assignee' hoặc 'Assigned To' trong bản ghi xử lý, chẳng hạn Work Order hoặc Incident, liên kết với yêu cầu dịch vụ.
Ví dụ
Bob SmithAlice JohnsonCharlie Brown
|
|||
|
Nhóm được phân công
AssignedTeam
|
Nhóm hỗ trợ hiện được phân công xử lý yêu cầu dịch vụ. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính này cho biết nhóm chức năng nào chịu trách nhiệm xử lý yêu cầu, chẳng hạn như “Bộ phận hỗ trợ”, “Nhóm mạng” hoặc “Quản trị cơ sở dữ liệu”. Khi giá trị trường này thay đổi, trách nhiệm xử lý đã được chuyển giữa các nhóm. Phân tích theo nhóm được giao giúp xác định điểm nghẽn ở cấp nhóm, xem xét việc bàn giao giữa các nhóm và đánh giá hiệu quả của từng nhóm hỗ trợ. Đây là thuộc tính quan trọng cho các bảng điều khiển Phân tích yêu cầu làm lại và chuyển giao, cũng như Hiệu quả phân loại yêu cầu. Qua đó, bạn có thể thấy công việc được phân luồng trong tổ chức như thế nào.
Vì sao điều này quan trọng
Thuộc tính này giúp phân tích luồng quy trình giữa các nhóm chức năng, xác định điểm chưa hiệu quả trong việc phân luồng và đo lường hiệu suất ở cấp nhóm.
Lấy dữ liệu ở đâu
Thuộc tính này tương ứng với trường “Assigned Group” trên bản ghi xử lý yêu cầu (ví dụ: Work Order, Incident) liên kết với yêu cầu dịch vụ.
Ví dụ
Bộ phận hỗ trợ dịch vụHỗ trợ hạ tầngHỗ trợ ứng dụng cấp 2
|
|||
|
Thời gian kết thúc
EventEndTime
|
Dấu thời gian cho biết thời điểm một hoạt động hoặc sự kiện cụ thể hoàn tất. | ||
|
Mô tả
Thời gian kết thúc đánh dấu lúc một hoạt động hoàn tất. Nhiều hoạt động trong hệ thống ITSM chỉ là thay đổi trạng thái tức thời, nhưng một số hoạt động có thời lượng đo được. Có thời gian kết thúc giúp tính chính xác thời lượng của những hoạt động này. Khi phân tích, bạn dùng thời gian kết thúc cùng với thời gian bắt đầu để tính thời gian xử lý của từng hoạt động. Nhờ đó, bạn có thể xác định tác vụ cụ thể nào, chứ không chỉ thời gian chờ giữa các tác vụ, đang chiếm nhiều thời gian nhất trong quy trình.
Vì sao điều này quan trọng
Thuộc tính này giúp tính thời gian xử lý của hoạt động, cần thiết để phát hiện các bước kém hiệu quả và hiểu tài nguyên được sử dụng vào đâu.
Lấy dữ liệu ở đâu
Có thể suy ra giá trị này. Thời gian kết thúc của một hoạt động thường là thời gian bắt đầu của hoạt động tiếp theo trong cùng trường hợp. Với hoạt động cuối cùng, giá trị này là dấu thời gian giải quyết hoặc đóng yêu cầu.
Ví dụ
2023-10-26T10:05:15Z2023-10-26T11:45:10Z2023-10-28T09:00:00Z
|
|||
|
Trạng thái yêu cầu
RequestStatus
|
Trạng thái của yêu cầu dịch vụ tại thời điểm xảy ra sự kiện, chẳng hạn 'In Progress', 'Pending' hoặc 'Closed'. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính này ghi lại trạng thái của yêu cầu dịch vụ tại các thời điểm khác nhau trong vòng đời. Trạng thái cung cấp bối cảnh cho từng hoạt động và thường là nguồn để xác định chính thuộc tính “Hoạt động”. Phân tích theo trạng thái giúp bạn biết yêu cầu mất bao lâu ở từng trạng thái, chẳng hạn như “Chờ khách hàng” hoặc “Chờ phê duyệt”. Đây là thông tin cần thiết để tìm điểm nghẽn và chậm trễ do phụ thuộc bên ngoài hoặc hàng đợi nội bộ. Thông tin này hỗ trợ trực tiếp cho bảng điều khiển Xác định điểm nghẽn.
Vì sao điều này quan trọng
Thuộc tính này cho biết trạng thái của yêu cầu tại một thời điểm, giúp phân tích thời gian ở trạng thái chờ so với trạng thái đang xử lý. Đây là cơ sở để xác định điểm nghẽn.
Lấy dữ liệu ở đâu
Đây là trường 'Status' trong biểu mẫu 'SRM:Request'. Bạn có thể tìm các giá trị trước đây trong nhật ký kiểm tra.
Ví dụ
Lập kế hoạchĐang xử lýĐang chờĐã giải quyếtĐã đóng
|
|||
|
Có làm lại
IsRework
|
Trường đúng/sai cho biết yêu cầu dịch vụ có phải làm lại hay không, chẳng hạn khi quay lại một giai đoạn trước đó. | ||
|
Mô tả
Trường này xác định các yêu cầu dịch vụ bị lặp vòng hoặc phải làm lại trong luồng quy trình. Ví dụ, yêu cầu chuyển từ “Đang xử lý” trở lại “Đang xem xét yêu cầu” được xem là làm lại. Cách xác định cụ thể tùy thuộc vào logic quy trình kinh doanh. Thuộc tính này hỗ trợ trực tiếp bảng điều khiển Phân tích yêu cầu làm lại và chuyển giao, cùng KPI Tỷ lệ yêu cầu làm lại. Bạn có thể đo tần suất làm lại và phân tích nguyên nhân thường gặp, như đánh giá ban đầu chưa chính xác hoặc thiếu thông tin, vốn làm giảm hiệu quả quy trình.
Vì sao điều này quan trọng
Thuộc tính này đo lường điểm chưa hiệu quả của quy trình bằng cách đánh dấu các trường hợp đi lệch khỏi luồng xử lý thông thường. Nhờ đó, bạn có thể tìm nguyên nhân gốc rễ của các vòng lặp và công việc lặp lại.
Lấy dữ liệu ở đâu
Đây là thuộc tính được tính từ chuỗi hoạt động trong nhật ký sự kiện. Cần có logic để phát hiện các bước quay ngược trong luồng quy trình.
Ví dụ
truefalse
|
|||
|
Đã chuyển cấp
IsEscalated
|
Trường đúng/sai cho biết yêu cầu dịch vụ đã được chuyển cấp hay chưa. | ||
|
Mô tả
Trường này có giá trị true nếu yêu cầu dịch vụ được chuyển cấp theo chức năng hoặc cấp bậc. Việc chuyển cấp thường xảy ra khi yêu cầu không tiến triển như dự kiến, sắp vi phạm SLA hoặc cần cấp có thẩm quyền cao hơn phê duyệt hay xử lý. Thuộc tính này rất quan trọng cho bảng điều khiển Phân tích hiệu quả chuyển cấp yêu cầu. Bạn có thể lọc và phân tích luồng quy trình của các yêu cầu đã chuyển cấp để tìm hiểu nguyên nhân, thời gian xử lý sau khi chuyển cấp và hiệu quả của quy trình chuyển cấp.
Vì sao điều này quan trọng
Thuộc tính này giúp tách riêng và phân tích các yêu cầu cần chuyển cấp, từ đó xác định điểm yếu trong quy trình thông thường hoặc những yếu tố dẫn đến vấn đề phức tạp.
Lấy dữ liệu ở đâu
Thông tin này thường không nằm trong một trường riêng lẻ. Bạn có thể xác định bằng cách tìm các hoạt động liên quan đến chuyển cấp trong nhật ký kiểm tra, hoặc kiểm tra thay đổi về mức độ ưu tiên hay người được giao theo quy trình chuyển cấp.
Ví dụ
truefalse
|
|||
|
Đã vi phạm SLA
IsSlaBreached
|
Trường đúng/sai cho biết yêu cầu dịch vụ có được xử lý sau thời hạn SLA hay không. | ||
|
Mô tả
Trường được tính này có giá trị true nếu thời điểm xử lý cuối cùng của yêu cầu dịch vụ muộn hơn “Thời hạn SLA”. Trường này thể hiện kết quả SLA của từng yêu cầu dưới dạng có hoặc không. Thuộc tính này rất cần thiết cho bảng điều khiển Tổng quan tuân thủ SLA và KPI Tỷ lệ đáp ứng SLA. Bạn có thể tổng hợp dữ liệu để tính tỷ lệ tuân thủ chung, đồng thời lọc và so sánh đặc điểm quy trình giữa các yêu cầu vi phạm SLA và các yêu cầu đáp ứng SLA. Nhờ đó, bạn có thể tìm nguyên nhân gốc rễ của việc không đạt SLA.
Vì sao điều này quan trọng
Thuộc tính này đơn giản hóa việc phân tích hiệu suất SLA bằng cách chuyển phép so sánh thời gian thành một trường đúng/sai, giúp bạn dễ dàng đo lường và trực quan hóa tỷ lệ tuân thủ.
Lấy dữ liệu ở đâu
Đây là trường được tính theo logic: IF 'Resolution Timestamp' > 'SlaTargetDate' THEN true ELSE false.
Ví dụ
truefalse
|
|||
|
Kênh gửi yêu cầu
SubmissionChannel
|
Phương thức hoặc kênh được dùng để gửi yêu cầu dịch vụ. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính này ghi lại cách yêu cầu dịch vụ được gửi, chẳng hạn qua cổng tự phục vụ, email, cuộc gọi đến bộ phận hỗ trợ hoặc cảnh báo tự động từ hệ thống. Mỗi kênh có thể dẫn đến các biến thể quy trình và thời gian xử lý khác nhau. Phân tích quy trình theo kênh gửi yêu cầu giúp phát hiện điểm chưa hiệu quả hoặc cách làm tốt ở từng phương thức tiếp nhận. Ví dụ, yêu cầu gửi qua cổng tự phục vụ có thể được xử lý nhanh hơn nhờ thông tin ban đầu đầy đủ hơn, trong khi yêu cầu qua email có thể cần phân loại thủ công nhiều hơn.
Vì sao điều này quan trọng
Thuộc tính này giúp bạn hiểu phương thức tiếp nhận ảnh hưởng thế nào đến hiệu quả quy trình, chất lượng dữ liệu và tổng thời gian xử lý. Từ đó, bạn có thể cải tiến đúng những kênh cần thiết.
Lấy dữ liệu ở đâu
Thông tin này thường có thể được suy ra từ các trường như “Client Type” hoặc “Reported Source” trên biểu mẫu “SRM:Request” hoặc phiếu xử lý liên quan.
Ví dụ
Cổng tự phục vụEmailĐiện thoạiDo hệ thống tạo
|
|||
|
Mã đóng yêu cầu
CloseCode
|
Mã cho biết kết quả cuối cùng hoặc lý do đóng yêu cầu dịch vụ. | ||
|
Mô tả
Mã đóng yêu cầu cung cấp cách phân loại thống nhất cho kết quả xử lý yêu cầu dịch vụ. Ví dụ: “Đã xử lý bởi bộ phận hỗ trợ”, “Người dùng hủy” hoặc “Yêu cầu trùng lặp”. Phân tích mã đóng yêu cầu giúp bạn hiểu các kết quả thường gặp. Chẳng hạn, số lượng yêu cầu bị người dùng hủy cao có thể cho thấy quy trình kéo dài; nhiều yêu cầu trùng lặp có thể là dấu hiệu của vấn đề về hệ thống hoặc trao đổi thông tin. Thuộc tính này hỗ trợ bảng điều khiển Độ chính xác của nhóm kết quả xử lý.
Vì sao điều này quan trọng
Thuộc tính này cung cấp dữ liệu có cấu trúc về kết quả yêu cầu, giúp phân tích hiệu quả xử lý và lý do yêu cầu chưa hoàn tất hoặc bị hủy.
Lấy dữ liệu ở đâu
Thông tin này thường nằm trong trường “Resolution” hoặc “Closure Code” trên phiếu xử lý liên kết với yêu cầu dịch vụ.
Ví dụ
Thành côngNgười dùng hủyKhông còn cần thiếtXử lý tự động
|
|||
|
Nhóm kết quả xử lý
ResolutionCategory
|
Phân loại giải pháp được dùng để xử lý yêu cầu. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính này phân loại có cấu trúc cách yêu cầu được xử lý, chẳng hạn như “Sửa lỗi phần mềm”, “Đào tạo người dùng” hoặc “Chỉnh sửa dữ liệu”. Khác với mã đóng yêu cầu đơn thuần, thuộc tính này mô tả bản chất của giải pháp. Thuộc tính này rất cần thiết cho bảng điều khiển Độ chính xác của nhóm kết quả xử lý. Bạn có thể so sánh nhóm kết quả với loại dịch vụ ban đầu để kiểm tra tính nhất quán. Phân tích các nhóm kết quả giúp nhận diện xu hướng vấn đề và chủ động xử lý nguyên nhân, chẳng hạn khi nhiều yêu cầu được giải quyết bằng cách đào tạo người dùng.
Vì sao điều này quan trọng
Thuộc tính này cho biết bản chất của các giải pháp, giúp nhận diện xu hướng vấn đề tái diễn và cơ hội chủ động xử lý vấn đề hoặc đào tạo người dùng.
Lấy dữ liệu ở đâu
Thông tin này nằm trong các trường phân loại vận hành và sản phẩm trên phiếu xử lý, thường có tên “Resolution Category”.
Ví dụ
Quản trị tài khoảnLỗi phần cứngNâng cấp phần mềmĐã cung cấp thông tin
|
|||
|
Phòng ban của người yêu cầu
RequestorDepartment
|
Phòng ban hoặc đơn vị kinh doanh của người dùng đã gửi yêu cầu. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính này xác định phòng ban của người yêu cầu dịch vụ, chẳng hạn như “Tài chính”, “Nhân sự” hoặc “Công nghệ thông tin”. Thông tin này thường được lấy từ hồ sơ người dùng trong hệ thống. Phân tích quy trình theo phòng ban giúp xác định nhu cầu riêng, xu hướng gửi yêu cầu và những lĩnh vực có thể cần đào tạo hoặc cải thiện dịch vụ. Bạn có thể trả lời những câu hỏi như: “Phòng Tài chính có phải chờ lâu hơn để yêu cầu được xử lý không?”.
Vì sao điều này quan trọng
Thuộc tính này cho phép phân tích mức độ sử dụng dịch vụ và hiệu suất quy trình theo đơn vị kinh doanh, qua đó làm rõ các vấn đề hoặc xu hướng riêng của từng phòng ban.
Lấy dữ liệu ở đâu
Thông tin này thường được lấy từ hồ sơ người dùng được chọn trong trường “Requested For” trên biểu mẫu “SRM:Request”.
Ví dụ
Tài chínhKinh doanhNhân sựCông nghệ thông tin
|
|||
|
Số lần bàn giao
HandoffCount
|
Tổng số lần yêu cầu dịch vụ được chuyển giữa các nhân viên hoặc nhóm khác nhau. | ||
|
Mô tả
Chỉ số được tính này đếm số lần giá trị “AssignedAgent” hoặc “AssignedTeam” thay đổi trong một yêu cầu dịch vụ. Số lần bàn giao cao có thể cho thấy quy trình bị phân mảnh, tỷ lệ xử lý ngay lần liên hệ đầu thấp hoặc việc phân luồng chưa hiệu quả. Thuộc tính này là cơ sở cho KPI Số lần bàn giao trung bình giữa nhân viên trên mỗi yêu cầu và được dùng trong bảng điều khiển Phân tích yêu cầu làm lại và chuyển giao. Phân tích các trường hợp có nhiều lần bàn giao giúp tìm cơ hội cải thiện khâu phân loại, đào tạo tốt hơn hoặc tinh gọn quy trình xử lý để giảm chậm trễ và nâng cao mức độ hài lòng của khách hàng.
Vì sao điều này quan trọng
Thuộc tính này đo mức độ phân mảnh của quy trình và công sức trao đổi thông tin. Số lần bàn giao cao thường đi kèm với thời gian xử lý lâu hơn và hiệu quả quy trình thấp hơn.
Lấy dữ liệu ở đâu
Đây là chỉ số được tính bằng cách đếm số giá trị riêng biệt của thuộc tính “AssignedAgent” hoặc “AssignedTeam” cho mỗi Service Request ID duy nhất.
Ví dụ
0135
|
|||
|
Thời hạn SLA
SlaTargetDate
|
Ngày và giờ dự kiến hoàn tất yêu cầu dịch vụ theo Thỏa thuận mức dịch vụ (SLA). | ||
|
Mô tả
Thời hạn SLA là mốc thời gian được tính để xác định hạn chót hoàn tất yêu cầu dịch vụ. Mốc này được xác định theo quy tắc của thỏa thuận dịch vụ, thường dựa trên các yếu tố như mức độ ưu tiên và loại yêu cầu. Thuộc tính này là cơ sở cho bảng điều khiển Tổng quan tuân thủ SLA. Đây là mốc chuẩn để so sánh với thời gian xử lý thực tế. So sánh “EventEndTime” của hoạt động xử lý cuối cùng với thời hạn này sẽ cho biết cam kết dịch vụ có được đáp ứng hay không.
Vì sao điều này quan trọng
Đây là mốc chuẩn chính để đo lường hiệu suất dịch vụ so với cam kết, rất cần thiết cho việc theo dõi và báo cáo tuân thủ SLA.
Lấy dữ liệu ở đâu
Ngày này được tính và lưu bởi mô-đun Quản lý mức dịch vụ (SLM). Bạn có thể tìm thấy ngày này trên các biểu mẫu SLM liên kết với yêu cầu dịch vụ.
Ví dụ
2023-10-28T17:00:00Z2023-11-01T09:00:00Z2023-10-27T12:00:00Z
|
|||
Hoạt động trong quy trình quản lý yêu cầu dịch vụ
| Hoạt động | Mô tả | ||
|---|---|---|---|
|
Đang xử lý yêu cầu
|
Nhân viên hoặc nhóm được phân công đã bắt đầu xử lý yêu cầu dịch vụ. Điều này cho biết yêu cầu đã rời hàng đợi và chuyển sang trạng thái đang được xử lý. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Đánh dấu thời điểm bắt đầu công việc xử lý tạo ra giá trị. Phân tích thời gian ở giai đoạn này giúp bạn hiểu năng suất sử dụng tài nguyên và mức độ phức tạp của việc xử lý.
Lấy dữ liệu ở đâu
Được suy ra từ lần thay đổi trạng thái trong biểu mẫu SRM:Request thành 'In Progress'.
Thu thập
Dấu thời gian của sự kiện cập nhật khi trường 'Status' trong SRM:Request chuyển thành 'In Progress'.
Loại sự kiện
inferred
|
|||
|
Đóng yêu cầu dịch vụ
|
Yêu cầu dịch vụ đã chính thức đóng và được chuyển sang trạng thái lưu trữ chỉ đọc. Việc này diễn ra sau khi yêu cầu được giải quyết và thời gian chờ xác nhận kết thúc. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Hoạt động này đánh dấu điểm kết thúc chính thức của quy trình. Khoảng thời gian từ 'Resolved' đến 'Closed' có thể cho thấy khâu đóng yêu cầu còn kém hiệu quả.
Lấy dữ liệu ở đâu
Được suy ra từ lần thay đổi trạng thái cuối cùng trong biểu mẫu SRM:Request thành 'Closed'.
Thu thập
Dấu thời gian của sự kiện cập nhật khi trường 'Status' trong SRM:Request chuyển thành 'Closed'.
Loại sự kiện
inferred
|
|||
|
Gửi yêu cầu dịch vụ
|
Hoạt động này ghi nhận việc người dùng tạo và gửi yêu cầu dịch vụ mới. Sự kiện được ghi lại khi một bản ghi mới có trạng thái ban đầu, thường là 'Submitted', được tạo trong biểu mẫu SRM:Request. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Đây là điểm bắt đầu của mỗi trường hợp yêu cầu dịch vụ, cần thiết để đo tổng thời gian xử lý và phân tích số lượng yêu cầu tiếp nhận.
Lấy dữ liệu ở đâu
Sự kiện này được suy ra từ dấu thời gian tạo bản ghi và trạng thái ban đầu, chẳng hạn 'Submitted', trong biểu mẫu SRM:Request.
Thu thập
Xác định dấu thời gian tạo mã Service Request ID mới trong biểu mẫu SRM:Request khi trạng thái là 'Submitted'.
Loại sự kiện
inferred
|
|||
|
Hủy yêu cầu dịch vụ
|
Người gửi yêu cầu hoặc bộ phận hỗ trợ đã rút yêu cầu dịch vụ trước khi hoàn tất xử lý. Đây là trạng thái kết thúc của yêu cầu. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Theo dõi các yêu cầu bị hủy giúp phát hiện những xu hướng như người dùng gửi sai yêu cầu hoặc không còn cần dịch vụ. Từ đó, bạn có thể cải thiện danh mục dịch vụ.
Lấy dữ liệu ở đâu
Được suy ra từ lần thay đổi trạng thái trong biểu mẫu SRM:Request thành 'Canceled'.
Thu thập
Dấu thời gian của sự kiện cập nhật khi trường 'Status' trong SRM:Request chuyển thành 'Canceled'.
Loại sự kiện
inferred
|
|||
|
Yêu cầu dịch vụ được giải quyết
|
Yêu cầu dịch vụ đã được xử lý xong và kết quả đã được thông báo cho người gửi yêu cầu. Yêu cầu đang chờ xác nhận cuối cùng hoặc sẽ tự động đóng sau một khoảng thời gian nhất định. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Đây là mốc quan trọng đánh dấu kết thúc chu kỳ cung cấp dịch vụ. Mốc này được dùng chủ yếu để đo thời gian xử lý và mức độ đáp ứng SLA.
Lấy dữ liệu ở đâu
Được suy ra từ lần thay đổi trạng thái trong biểu mẫu SRM:Request thành 'Resolved' hoặc 'Completed'.
Thu thập
Dấu thời gian của sự kiện cập nhật khi trường 'Status' trong SRM:Request chuyển thành 'Resolved' hoặc 'Completed'.
Loại sự kiện
inferred
|
|||
|
Yêu cầu được phân công
|
Yêu cầu dịch vụ đã được giao cho một nhân viên hoặc nhóm cụ thể chịu trách nhiệm xử lý. Đây là dấu mốc kết thúc giai đoạn phân loại. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Mốc này rất quan trọng để đo thời gian phân loại và phân tích khối lượng công việc của nhân viên. Việc phân công lại thường xuyên có thể cho thấy vấn đề trong khâu định tuyến hoặc thiếu kỹ năng phù hợp.
Lấy dữ liệu ở đâu
Có thể ghi nhận trực tiếp sự kiện này từ nhật ký kiểm tra của các trường 'Assigned Group' hoặc 'Assignee' trong SRM:Request hay các biểu mẫu ứng dụng xử lý liên quan, chẳng hạn WOI:WorkOrder.
Thu thập
Dấu thời gian trong nhật ký kiểm tra cho thấy trường 'Assignee' lần đầu được gán một giá trị khác null.
Loại sự kiện
explicit
|
|||
|
Đang xem xét yêu cầu
|
Bộ phận hỗ trợ đang xem xét ban đầu và phân loại yêu cầu để xác định nội dung, mức độ ưu tiên và nhóm phụ trách xử lý phù hợp. Trạng thái này thường được thể hiện qua một lần thay đổi trạng thái trong bản ghi yêu cầu. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Theo dõi hoạt động này giúp đo hiệu quả phân loại và phát hiện chậm trễ giữa lúc gửi yêu cầu và lúc phân công. Đây là thông tin quan trọng để tính KPI 'Thời gian phân loại trung bình'.
Lấy dữ liệu ở đâu
Được suy ra từ lần thay đổi trạng thái trong biểu mẫu SRM:Request sang giá trị như 'In Review' hoặc 'Planning'.
Thu thập
Dấu thời gian của sự kiện cập nhật khi trường 'Status' trong SRM:Request chuyển thành 'In Review'.
Loại sự kiện
inferred
|
|||
|
Hoàn tất giải pháp
|
Nhân viên đã hoàn tất công việc kỹ thuật cần thiết để xử lý yêu cầu dịch vụ. Yêu cầu hiện sẵn sàng để người dùng xác nhận trước khi chính thức được giải quyết. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Hoạt động này tách biệt thời điểm hoàn tất công việc kỹ thuật với thời điểm chính thức giải quyết yêu cầu, giúp phát hiện chậm trễ giữa lúc hoàn thành công việc và lúc người dùng xác nhận.
Lấy dữ liệu ở đâu
Có thể suy ra sự kiện này từ lần thay đổi trạng thái của phiếu xử lý ở hệ thống phụ trợ, chẳng hạn Work Order chuyển thành 'Completed', trước khi SRM:Request chính được đánh dấu 'Resolved'.
Thu thập
Dấu thời gian khi phiếu ở hệ thống phụ trợ, chẳng hạn Work Order hoặc Incident, liên kết với SRM:Request được đánh dấu hoàn tất.
Loại sự kiện
inferred
|
|||
|
Người dùng xác nhận đã giải quyết
|
Người gửi yêu cầu đã xác nhận rằng dịch vụ được cung cấp đáp ứng yêu cầu và vấn đề đã được giải quyết. Việc này thường kích hoạt bước đóng yêu cầu cuối cùng. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Hoạt động này cho biết rõ mức độ hài lòng của khách hàng và chính thức kết thúc tương tác dịch vụ. Nhờ đó, bạn có thể phân biệt thời điểm quy trình được giải quyết với thời điểm khách hàng chấp nhận kết quả.
Lấy dữ liệu ở đâu
Sự kiện này có thể được ghi trong nhật ký công việc hoặc ghi chú hoạt động của SRM:Request khi người dùng xác nhận qua cổng thông tin hoặc email. Không phải lúc nào sự kiện cũng có một trạng thái riêng.
Thu thập
Tìm trong nhật ký công việc (SRM:WorkInfo) các mục cho biết người dùng đã xác nhận hoặc hoàn tất khảo sát.
Loại sự kiện
explicit
|
|||
|
Tiếp tục xử lý yêu cầu
|
Yêu cầu dịch vụ đã được đưa ra khỏi trạng thái chờ, thường là sau khi người dùng cung cấp thông tin cần thiết. Nhân viên xử lý tiếp tục công việc. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Đánh dấu kết thúc một khoảng thời gian chờ, giúp đo chính xác thời gian chờ thông tin bên ngoài và ảnh hưởng của khoảng chờ này đến việc đáp ứng SLA.
Lấy dữ liệu ở đâu
Được suy ra khi trạng thái của SRM:Request chuyển từ 'Pending' về 'In Progress'.
Thu thập
Dấu thời gian của sự kiện cập nhật khi trường 'Status' trong SRM:Request chuyển từ 'Pending' sang 'In Progress'.
Loại sự kiện
inferred
|
|||
|
Từ chối yêu cầu
|
Yêu cầu dịch vụ bị từ chối trong giai đoạn phê duyệt. Đây là trạng thái kết thúc, khiến quy trình dừng trước khi bắt đầu xử lý. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Phân tích các yêu cầu bị từ chối có thể giúp phát hiện vấn đề trong phần giải trình, tiêu chí đủ điều kiện hoặc chính sách phê duyệt.
Lấy dữ liệu ở đâu
Được suy ra từ lần thay đổi trạng thái trong biểu mẫu SRM:Request thành 'Rejected'.
Thu thập
Dấu thời gian của sự kiện cập nhật khi trường 'Status' trong SRM:Request chuyển thành 'Rejected'.
Loại sự kiện
inferred
|
|||
|
Yêu cầu đang chờ phê duyệt
|
Yêu cầu dịch vụ đã được gửi đến người hoặc nhóm có thẩm quyền phê duyệt và đang chờ quyết định trước khi bắt đầu xử lý. Đây là bước thường gặp với các yêu cầu liên quan đến chi phí hoặc quyền truy cập. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Hoạt động này giúp tách riêng thời gian chậm trễ do phê duyệt, từ đó phân tích thời gian phê duyệt và xác định điểm nghẽn trong chuỗi phê duyệt.
Lấy dữ liệu ở đâu
Được suy ra từ lần thay đổi trạng thái trong biểu mẫu SRM:Request sang giá trị như 'Waiting Approval'.
Thu thập
Dấu thời gian của sự kiện cập nhật khi trường 'Status' trong SRM:Request chuyển thành 'Waiting Approval'.
Loại sự kiện
inferred
|
|||
|
Yêu cầu được phê duyệt
|
Yêu cầu dịch vụ đã được bên có thẩm quyền chính thức phê duyệt, cho phép quy trình xử lý tiếp tục. Sự kiện này thường diễn ra sau trạng thái 'Waiting for Approval'. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Đánh dấu kết thúc quy trình con phê duyệt. Đây là mốc quan trọng để theo dõi thời gian phê duyệt và ảnh hưởng của bước này đến tổng thời gian xử lý.
Lấy dữ liệu ở đâu
Được suy ra khi trạng thái trong biểu mẫu SRM:Request chuyển từ 'Waiting Approval' sang trạng thái tiếp theo như 'Planning' hoặc 'In Progress'. Quyết định phê duyệt được ghi trong các biểu mẫu phê duyệt liên quan.
Thu thập
Dấu thời gian của lần chuyển trạng thái khỏi 'Waiting Approval' sau khi yêu cầu được phê duyệt.
Loại sự kiện
inferred
|
|||
|
Yêu cầu người dùng cung cấp thông tin
|
Nhân viên xử lý cần người gửi yêu cầu cung cấp thêm thông tin để tiếp tục công việc. Yêu cầu thường được chuyển sang trạng thái 'Pending'. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Hoạt động này rất quan trọng để tính 'Thời gian chờ thông tin bên ngoài' và xác định tần suất yêu cầu bị đình trệ do thiếu thông tin.
Lấy dữ liệu ở đâu
Được suy ra từ lần thay đổi trạng thái trong biểu mẫu SRM:Request thành 'Pending', kèm lý do như 'Customer Hold' hoặc 'Awaiting Information'.
Thu thập
Dấu thời gian của lần chuyển sang 'Pending', kết hợp với một lý do trạng thái cụ thể.
Loại sự kiện
inferred
|
|||
Hướng dẫn trích xuất dữ liệu
Bắt đầu ngay?
Dùng mẫu này để đơn giản hóa việc thu thập dữ liệu và tự tin bắt đầu hành trình process mining. Hãy bắt đầu tối ưu quy trình quản lý yêu cầu dịch vụ ngay hôm nay!
Nâng cao hiệu quả quản lý yêu cầu dịch vụ ngay hôm nay
Đạt mức tự động hóa 70%, loại bỏ tình trạng xử lý chậm và mang lại trải nghiệm tốt hơn cho người dùng.
Không cần thẻ tín dụng. Bắt đầu chỉ trong vài phút.