Mẫu dữ liệu dịch vụ khách hàng của bạn

ServiceNow CSM
Mẫu dữ liệu dịch vụ khách hàng của bạn

Mẫu dữ liệu dịch vụ khách hàng của bạn

Mẫu dữ liệu này hướng dẫn bạn thu thập những thông tin cần thiết để phân tích quy trình dịch vụ khách hàng. Mẫu nêu rõ các thuộc tính dữ liệu quan trọng, những hoạt động cần theo dõi và cách trích xuất thông tin từ hệ thống nguồn. Hãy dùng tài nguyên này để chuẩn bị dữ liệu chính xác và hiệu quả cho process mining.
  • Các thuộc tính nên thu thập
  • Các hoạt động chính cần theo dõi
  • Hướng dẫn trích xuất
Chưa quen với nhật ký sự kiện? Tìm hiểu cách tạo nhật ký sự kiện cho process mining.

Thuộc tính dịch vụ khách hàng

Đây là các trường dữ liệu nên có trong nhật ký sự kiện để phân tích dịch vụ khách hàng.
3 Bắt buộc 6 Nên có 9 Không bắt buộc
Tên Mô tả
Thời điểm sự kiện
EventTime
Dấu thời gian chính xác cho biết một hoạt động hoặc sự kiện cụ thể đã diễn ra khi nào.
Mô tả

Thời điểm sự kiện ghi lại ngày giờ một hoạt động được thực hiện. Dấu thời gian này là cơ sở để sắp xếp sự kiện theo thứ tự thời gian và tính khoảng thời gian giữa các bước trong quy trình.

Trong phân tích process mining, thuộc tính này được dùng để tính mọi chỉ số dựa trên thời gian, gồm thời gian xử lý, thời gian chờ và thời lượng xử lý. Thuộc tính này giúp chuyên viên phân tích xác định điểm nghẽn bằng cách tìm các hoạt động có thời gian chờ dài trước đó, đồng thời đo hiệu suất so với thỏa thuận mức dịch vụ (SLA). Dấu thời gian chính xác và nhất quán là điều kiện cần để phân tích đáng tin cậy.

Vì sao điều này quan trọng

Dấu thời gian này rất quan trọng để sắp xếp sự kiện chính xác và tính các chỉ số hiệu suất như thời gian xử lý và điểm nghẽn.

Lấy dữ liệu ở đâu

Thông thường, giá trị này tương ứng với trường 'sys_created_on' trong các bảng kiểm tra và lịch sử của ServiceNow (ví dụ: 'sys_audit').

Ví dụ
2023-10-26T10:00:00Z2023-10-26T10:15:32Z2023-10-27T14:05:11Z
Yêu cầu dịch vụ
ServiceRequest
Mã định danh duy nhất của từng yêu cầu dịch vụ, hồ sơ hoặc phiếu yêu cầu của khách hàng.
Mô tả

Yêu cầu dịch vụ là mã định danh chính của hồ sơ, liên kết mọi hoạt động và sự kiện liên quan đến một vấn đề của khách hàng, từ lúc tạo đến khi đóng. Mã này là căn cứ để theo dõi toàn bộ hành trình tương tác với khách hàng.

Trong process mining, thuộc tính này là nền tảng để tái dựng luồng quy trình. Mỗi giá trị Yêu cầu dịch vụ duy nhất đại diện cho một trường hợp của quy trình, giúp phân tích thời gian xử lý, các luồng và điểm khác biệt của từng hồ sơ. Nhờ đó, mọi bước từ lần liên hệ đầu tiên đến khi giải quyết và đóng hồ sơ đều được gắn đúng với cùng một yêu cầu của khách hàng.

Vì sao điều này quan trọng

Đây là mã hồ sơ thiết yếu, liên kết mọi bước trong quy trình và giúp phân tích toàn bộ vòng đời của từng tương tác dịch vụ khách hàng.

Lấy dữ liệu ở đâu

Thông thường, đây là trường 'number' trong bảng 'sn_customerservice_case' của ServiceNow CSM.

Ví dụ
CS0010001CS0010045CS0010112
Tên hoạt động
ActivityName
Tên của một sự kiện hoặc tác vụ cụ thể diễn ra trong vòng đời yêu cầu dịch vụ.
Mô tả

Tên hoạt động mô tả một bước trong quy trình dịch vụ khách hàng, chẳng hạn như 'Đã tạo yêu cầu dịch vụ', 'Đã giao yêu cầu cho nhân viên' hoặc 'Đã đề xuất giải pháp'. Các hoạt động này được trích xuất từ nhật ký hệ thống hoặc nội dung cập nhật bảng để tạo chuỗi sự kiện theo thứ tự thời gian cho từng yêu cầu dịch vụ.

Thuộc tính này rất quan trọng để trực quan hóa sơ đồ quy trình, xác định điểm nghẽn và hiểu luồng công việc. Phân tích thứ tự và tần suất hoạt động giúp chuyên viên phân tích tìm ra các luồng quy trình phổ biến, điểm khác biệt và những khâu phải làm lại hoặc kém hiệu quả. Mức độ chi tiết của các hoạt động được xác định sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chiều sâu của thông tin thu được từ mô hình quy trình.

Vì sao điều này quan trọng

Thuộc tính này là nền tảng của sơ đồ quy trình, xác định các bước và tác vụ cụ thể cần phân tích về thứ tự và thời lượng.

Lấy dữ liệu ở đâu

Đây là thuộc tính khái niệm, được lấy từ các bảng kiểm tra hệ thống (ví dụ: 'sys_audit') hoặc xác định bằng cách theo dõi thay đổi trạng thái và các trường quan trọng trong bảng 'sn_customerservice_case'.

Ví dụ
Tạo yêu cầu dịch vụPhân công yêu cầu cho nhân viênYêu cầu khách hàng cung cấp thông tinGiải quyết yêu cầu dịch vụ
Có vi phạm SLA không
IsSlaBreached
Cờ boolean cho biết yêu cầu dịch vụ có vượt quá thời hạn SLA đã quy định hay không.
Mô tả

Thuộc tính được tính toán này cho biết yêu cầu dịch vụ có được giải quyết trong thời hạn đã thống nhất hay không. Giá trị thường là 'True' nếu thời gian giải quyết vượt quá mục tiêu SLA và 'False' nếu không. Nhờ đó, bạn có thể xác định rõ từng trường hợp có đạt SLA hay không.

Thuộc tính này rất cần thiết cho dashboard 'Xu hướng tuân thủ và vi phạm SLA' và KPI 'Tỷ lệ tuân thủ SLA'. Bạn có thể lọc và đếm trực tiếp các trường hợp vi phạm, từ đó dễ dàng xác định loại yêu cầu, mức độ ưu tiên hoặc nhóm nào thường liên quan đến vi phạm SLA.

Vì sao điều này quan trọng

Cho biết rõ một trường hợp có đáp ứng thời hạn hay không, đây là cơ sở để đo lường và báo cáo mức độ tuân thủ SLA.

Lấy dữ liệu ở đâu

Được tính dựa trên trường 'made_sla' trong bảng 'task_sla', hoặc bằng cách so sánh thời gian giải quyết thực tế với thời gian giải quyết dự kiến.

Ví dụ
truefalse
Danh mục
Category
Phân loại chính của yêu cầu dịch vụ, chẳng hạn như 'Thanh toán' hoặc 'Sự cố kỹ thuật'.
Mô tả

Danh mục phân nhóm yêu cầu dịch vụ theo nội dung thắc mắc hoặc vấn đề của khách hàng. Việc phân loại thường diễn ra khi tạo yêu cầu và giúp chuyển yêu cầu đến đúng nhóm được phân công.

Thuộc tính này rất cần thiết để phân nhóm dữ liệu phân tích quy trình. Bằng cách lọc theo Danh mục, chuyên viên phân tích có thể so sánh luồng quy trình của các loại yêu cầu khác nhau. Ví dụ, quy trình giải quyết vấn đề 'Thanh toán' có thể rất khác với quy trình xử lý 'Sự cố kỹ thuật'. Đây là thuộc tính quan trọng để phân tích dữ liệu trên hầu hết dashboard.

Vì sao điều này quan trọng

Cho phép phân tích theo loại yêu cầu, giúp phát hiện danh mục nào thường gặp chậm trễ, bị chuyển cấp hoặc vi phạm SLA hơn.

Lấy dữ liệu ở đâu

Tương ứng với trường 'category' trong bảng 'sn_customerservice_case'.

Ví dụ
Thắc mắc / Trợ giúpĐơn hàngVấn đề về sản phẩmThanh toán
Mức ưu tiên
Priority
Mức độ ưu tiên của yêu cầu dịch vụ, ảnh hưởng đến mức độ khẩn cấp khi xử lý.
Mô tả

Mức ưu tiên cho biết tầm quan trọng và mức độ khẩn cấp cần thiết khi xử lý yêu cầu dịch vụ. Mức này thường được xác định dựa trên tác động của yêu cầu đến khách hàng và tính cấp bách. Các giá trị phổ biến từ Nghiêm trọng đến Thấp.

Trong process mining, mức ưu tiên là một chiều phân tích hữu ích để lọc và so sánh dữ liệu. Chuyên viên phân tích có thể kiểm tra xem yêu cầu ưu tiên cao có thực sự được xử lý nhanh hơn yêu cầu ưu tiên thấp hay không, đồng thời xem mức ưu tiên nào thường vi phạm SLA hơn. Đây là thuộc tính thiết yếu cho dashboard 'Thời gian xử lý yêu cầu dịch vụ từ đầu đến cuối'.

Vì sao điều này quan trọng

Giúp phân nhóm yêu cầu dịch vụ theo mức độ khẩn cấp, cần thiết để xác minh các vấn đề nghiêm trọng được xử lý nhanh hơn những vấn đề ít cấp bách.

Lấy dữ liệu ở đâu

Tương ứng với trường 'priority' trong bảng 'sn_customerservice_case'.

Ví dụ
1 - Nghiêm trọng2 - Cao3 - Trung bình4 - Thấp
Nhân viên được phân công
AssignedAgent
Nhân viên dịch vụ hiện được giao xử lý yêu cầu dịch vụ.
Mô tả

Thuộc tính này xác định người dùng chịu trách nhiệm xử lý yêu cầu dịch vụ tại một thời điểm nhất định. Giá trị thường thay đổi trong vòng đời hồ sơ khi yêu cầu được chuyển giữa các nhân viên hoặc chuyên viên.

Phân tích nhân viên được phân công giúp hiểu cách phân bổ khối lượng công việc, hiệu suất nhân viên và việc bàn giao. Bạn có thể tìm hiểu nhân viên nào xử lý nhiều hồ sơ phức tạp nhất, hồ sơ được phân công lại thường xuyên đến mức nào, hoặc nhân viên nào thường gắn với thời gian giải quyết lâu hơn hay mức độ hài lòng cao hơn. Đây là thuộc tính quan trọng cho dashboard 'Bàn giao và phân công lại giữa nhân viên'.

Vì sao điều này quan trọng

Theo dõi trách nhiệm của nhân viên để phân tích khối lượng công việc, hiệu suất và tần suất phân công lại, vốn thường cho thấy quy trình đang gặp trở ngại.

Lấy dữ liệu ở đâu

Tương ứng với trường 'assigned_to' trong bảng 'sn_customerservice_case'.

Ví dụ
Beth AnglinDavid LooAbel Tuter
Nhóm được phân công
AssignmentGroup
Nhóm hoặc phòng ban chịu trách nhiệm xử lý yêu cầu dịch vụ.
Mô tả

Nhóm được phân công là hàng đợi hoặc nhóm tiếp nhận yêu cầu dịch vụ. Tùy vào tính chất vấn đề, yêu cầu có thể được chuyển giữa các nhóm, chẳng hạn như bộ phận hỗ trợ cấp 1, nhóm kỹ thuật chuyên trách hoặc phòng thanh toán.

Thuộc tính này rất cần thiết để phân tích việc bàn giao giữa các phòng ban và xác định điểm nghẽn ở cấp nhóm. Thuộc tính giúp hình dung công việc luân chuyển giữa các bộ phận chức năng, đồng thời chỉ ra nhóm đang quá tải hoặc cần được đào tạo thêm. Đây là dữ liệu hỗ trợ trực tiếp cho dashboard 'Bàn giao và phân công lại giữa nhân viên' và 'Luồng quy trình'.

Vì sao điều này quan trọng

Cho biết nhóm nào chịu trách nhiệm xử lý công việc, yếu tố quan trọng để phân tích hiệu suất, khối lượng công việc và việc bàn giao giữa các phòng ban.

Lấy dữ liệu ở đâu

Tương ứng với trường 'assignment_group' trong bảng 'sn_customerservice_case'.

Ví dụ
Bộ phận hỗ trợ dịch vụYêu cầu về thanh toánHỗ trợ kỹ thuật cấp 2
Trạng thái
State
Trạng thái hiện tại của yêu cầu dịch vụ trong vòng đời xử lý.
Mô tả

Thuộc tính Trạng thái mô tả tình trạng xử lý của yêu cầu dịch vụ tại từng thời điểm, chẳng hạn như 'Mới', 'Đang xử lý', 'Chờ thông tin', 'Đã giải quyết' hoặc 'Đã đóng'. Các thay đổi trong trường này thường được dùng để xác định hoạt động trong mô hình quy trình.

Phân tích Trạng thái giúp bạn có cái nhìn tổng quan về vị trí của hồ sơ trong quy trình. Thuộc tính này giúp xác định hồ sơ mất bao lâu ở một trạng thái nhất định, chẳng hạn như 'Chờ thông tin', vốn có thể gây chậm trễ đáng kể. Thuộc tính cũng giúp xác định điểm bắt đầu và kết thúc cho các KPI quan trọng như 'Thời gian từ khi giải quyết đến khi đóng hồ sơ'.

Vì sao điều này quan trọng

Cho biết trạng thái của yêu cầu tại từng thời điểm, giúp xác định thời gian ở các trạng thái không tạo ra tiến triển như 'Tạm dừng' hoặc 'Chờ thông tin'.

Lấy dữ liệu ở đâu

Tương ứng với trường 'state' trong bảng 'sn_customerservice_case'.

Ví dụ
MớiĐang xử lýĐang chờ thông tin từ người dùngĐã giải quyếtĐã đóng
Có giải quyết ngay lần liên hệ đầu tiên không
IsFirstContactResolution
Cờ boolean cho biết nhân viên đầu tiên được giao xử lý đã giải quyết yêu cầu mà không chuyển giao hoặc chuyển cấp hay không.
Mô tả

Thuộc tính được tính toán này xác định các yêu cầu dịch vụ được giải quyết hiệu quả ngay trong lần tương tác đầu tiên hoặc bởi nhân viên đầu tiên xử lý trường hợp. Logic thường kiểm tra các điều kiện như không có lần phân công lại nào ('ReassignmentCount' bằng 0), không có hoạt động 'Kích hoạt chuyển cấp nội bộ' và không yêu cầu khách hàng cung cấp thêm thông tin.

Thuộc tính này đo lường trực tiếp một chỉ số quan trọng của dịch vụ khách hàng, đồng thời hỗ trợ dashboard và KPI 'Tỷ lệ giải quyết ngay lần liên hệ đầu tiên'. Bạn có thể dễ dàng đo lường hiệu quả FCR và phân tích các yếu tố như kênh liên hệ hoặc loại yêu cầu ảnh hưởng đến khả năng giải quyết ngay lần đầu.

Vì sao điều này quan trọng

Đo lường trực tiếp hiệu quả của phản hồi ban đầu. Tỷ lệ FCR cao thường gắn liền với hiệu quả vận hành và mức độ hài lòng cao của khách hàng.

Lấy dữ liệu ở đâu

Đây là thuộc tính được tính toán trong quá trình chuyển đổi dữ liệu dựa trên các quy tắc, chẳng hạn 'ReassignmentCount' bằng 0 và không có hoạt động chuyển cấp.

Ví dụ
truefalse
Có phải làm lại không
IsRework
Cờ boolean cho biết có xảy ra việc làm lại đáng kể hay không, chẳng hạn như mở lại trường hợp hoặc điều tra nhiều lần.
Mô tả

Thuộc tính được tính toán này đánh dấu các trường hợp có dấu hiệu kém hiệu quả hoặc lặp lại. Cờ có thể được bật khi xảy ra sự kiện như 'Yêu cầu dịch vụ được mở lại', hoặc khi một chuỗi hoạt động quan trọng, chẳng hạn 'Nhân viên bắt đầu điều tra' rồi đến 'Đề xuất giải pháp', xuất hiện nhiều lần trong cùng một trường hợp.

Cờ này giúp nhanh chóng xác định các trường hợp có vấn đề và đo lường mức độ làm lại trong quy trình. Thuộc tính hỗ trợ trực tiếp dashboard 'Điểm nóng về làm lại và lặp lại' và KPI 'Tỷ lệ làm lại', giúp nhà phân tích tập trung vào nguyên nhân gây kém hiệu quả mà không cần tự tìm các mẫu lặp.

Vì sao điều này quan trọng

Giúp đo lường mức độ kém hiệu quả của quy trình bằng cách đánh dấu các trường hợp có vòng lặp hoặc được mở lại, nhờ đó bạn dễ dàng đo lường và xử lý việc làm lại.

Lấy dữ liệu ở đâu

Đây là thuộc tính được tính toán. Thuộc tính được tạo trong quá trình chuyển đổi dữ liệu bằng cách áp dụng logic nghiệp vụ để phát hiện dấu hiệu làm lại, chẳng hạn 'ReopenCount' lớn hơn 0 hoặc hoạt động lặp lại.

Ví dụ
truefalse
Hệ thống nguồn
SourceSystem
Hệ thống mà dữ liệu được trích xuất từ đó.
Mô tả

Thuộc tính này xác định nguồn gốc dữ liệu, đặc biệt quan trọng khi thông tin được tổng hợp từ nhiều hệ thống. Trong chế độ xem quy trình này, giá trị sẽ luôn là 'ServiceNow CSM'.

Khi phân tích, thuộc tính này hỗ trợ quản trị dữ liệu và xử lý sự cố. Nếu có nhiều hệ thống nguồn, bạn có thể lọc quy trình để xem cách quy trình vận hành trong một hệ thống cụ thể hoặc so sánh các biến thể giữa những hệ thống khác nhau.

Vì sao điều này quan trọng

Cung cấp thông tin cần thiết về nguồn gốc dữ liệu, giúp làm rõ dữ liệu trong môi trường nhiều hệ thống và hỗ trợ quản trị dữ liệu.

Lấy dữ liệu ở đâu

Đây là giá trị tĩnh được thêm trong quá trình chuyển đổi dữ liệu để ghi nhãn nguồn gốc của tập dữ liệu.

Ví dụ
ServiceNow CSM
Kênh liên hệ
Channel
Kênh liên hệ mà khách hàng dùng để gửi yêu cầu dịch vụ.
Mô tả

Kênh liên hệ cho biết khách hàng gửi yêu cầu bằng cách nào, chẳng hạn như 'Email', 'Điện thoại', 'Cổng thông tin web' hoặc 'Trò chuyện'. Mỗi kênh có thể có đặc điểm quy trình và kỳ vọng của khách hàng rất khác nhau.

Phân tích quy trình theo Kênh liên hệ giúp đánh giá hiệu quả của từng phương thức giao tiếp. Ví dụ, bạn có thể biết yêu cầu gửi qua 'Điện thoại' có tỷ lệ giải quyết ngay lần liên hệ đầu tiên cao hơn không, hoặc yêu cầu qua 'Email' có thời gian xử lý dài hơn không. Thuộc tính này hỗ trợ trực tiếp cho dashboard 'Hiệu quả của các kênh liên hệ'.

Vì sao điều này quan trọng

Giúp đánh giá hiệu quả và kết quả của các kênh tương tác với khách hàng như điện thoại, email hoặc cổng thông tin web.

Lấy dữ liệu ở đâu

Thông thường, thuộc tính này tương ứng với trường 'contact_type' trong bảng 'sn_customerservice_case'.

Ví dụ
Điện thoạiEmailTự phục vụTrò chuyện
Khách hàng
Customer
Tên hoặc mã định danh của khách hàng hay công ty đã gửi yêu cầu dịch vụ.
Mô tả

Thuộc tính này xác định bên liên quan bên ngoài, là cá nhân hoặc tổ chức gửi yêu cầu dịch vụ. Thuộc tính cung cấp thông tin về khách hàng cho từng hồ sơ.

Khi phân tích, thuộc tính Khách hàng giúp xem xét quy trình dịch vụ từ góc độ khách hàng. Bạn có thể xác định khách hàng nào thường gặp nhiều vấn đề hơn hoặc phải chờ lâu hơn, đồng thời kết hợp thuộc tính này với dữ liệu khác như phân khúc hoặc giá trị khách hàng để ưu tiên cải tiến quy trình. Ví dụ, bạn có thể kiểm tra xem khách hàng có giá trị cao có được phục vụ nhanh hơn không.

Vì sao điều này quan trọng

Liên kết quy trình với từng khách hàng, giúp phân tích mức độ dịch vụ và tần suất sự cố của các khách hàng trọng yếu hoặc từng phân khúc.

Lấy dữ liệu ở đâu

Có thể là trường 'caller_id', 'opened_for' hoặc 'account' trong bảng 'sn_customerservice_case', tham chiếu đến bảng người dùng hoặc công ty.

Ví dụ
John SmithACME CorporationGlobal Tech Inc.
Lần cập nhật dữ liệu gần nhất
LastDataUpdate
Dấu thời gian cho biết lần gần nhất dữ liệu được trích xuất hoặc làm mới từ hệ thống nguồn.
Mô tả

Thuộc tính này ghi lại ngày giờ của lần lấy dữ liệu gần nhất. Nhờ đó, bạn biết dữ liệu đang phân tích mới đến đâu, chẳng hạn là thông tin gần thời gian thực hay ảnh chụp dữ liệu lịch sử.

Khi phân tích, đây là siêu dữ liệu quan trọng giúp xác định khoảng thời gian mà tập dữ liệu bao quát. Thuộc tính này giúp bạn đọc đúng dashboard và KPI, chẳng hạn biết dữ liệu được cập nhật đến giờ vừa qua hay ngày hôm trước.

Vì sao điều này quan trọng

Cho biết dữ liệu mới đến đâu, yếu tố quan trọng để thông tin process mining còn phù hợp và kịp thời.

Lấy dữ liệu ở đâu

Dấu thời gian này được tạo và thêm trong quá trình trích xuất, chuyển đổi và tải dữ liệu (ETL).

Ví dụ
2023-11-20T08:00:00Z
Mã giải quyết
ResolutionCode
Mã cho biết kết quả cuối cùng hoặc cách yêu cầu dịch vụ được giải quyết.
Mô tả

Mã giải quyết là giá trị có cấu trúc do nhân viên chọn khi giải quyết hồ sơ. Mã này nêu cụ thể cách xử lý, chẳng hạn như 'Người dùng tự giải quyết', 'Lỗi đã biết', 'Trùng lặp' hoặc 'Không cần xử lý'.

Thuộc tính này hữu ích cho việc phân tích nguyên nhân gốc rễ. Phân tích tần suất của từng mã giải quyết giúp tổ chức phát hiện vấn đề tái diễn, lỗ hổng kiến thức hoặc vấn đề về sản phẩm. Sau đó, tổ chức có thể dùng thông tin này để cải tiến và giảm số lượng yêu cầu dịch vụ thuộc một số loại nhất định.

Vì sao điều này quan trọng

Cho biết kết quả xử lý yêu cầu dịch vụ, rất quan trọng để phân tích nguyên nhân gốc rễ và xác định vấn đề tái diễn.

Lấy dữ liệu ở đâu

Tương ứng với trường 'close_code' hoặc trường mã giải quyết tùy chỉnh trong bảng 'sn_customerservice_case'.

Ví dụ
Đã giải quyết (có cách khắc phục tạm thời)Đã giải quyết (triệt để)Chưa giải quyết (khách hàng không phản hồi)Người gửi đã đóng/giải quyết
Số lần mở lại
ReopenCount
Số lần khách hàng mở lại yêu cầu dịch vụ đã được giải quyết.
Mô tả

Bộ đếm này ghi lại số lần hồ sơ chuyển từ trạng thái 'Resolved' hoặc 'Closed' về 'In Progress' hoặc 'Open'. Hồ sơ được mở lại cho thấy giải pháp ban đầu chưa hiệu quả hoặc chưa xử lý triệt để.

Thuộc tính này là chỉ báo rõ về việc phải làm lại và chất lượng giải quyết ngay lần đầu. Số lần mở lại cao cho thấy quy trình giải quyết có vấn đề, chẳng hạn nhân viên đóng phiếu quá sớm hoặc chưa xử lý đầy đủ vấn đề cốt lõi của khách hàng. Đây là chỉ số quan trọng để đánh giá hiệu quả của các giải pháp được đề xuất.

Vì sao điều này quan trọng

Cho biết các trường hợp giải quyết không thành công và phải làm lại. Số lần mở lại cao báo hiệu chất lượng giải quyết kém và khiến khách hàng thất vọng.

Lấy dữ liệu ở đâu

Thông tin này thường được lưu trong trường 'reopen_count' của bảng 'sn_customerservice_case' hoặc một bảng liên quan.

Ví dụ
012
Số lần phân công lại
ReassignmentCount
Tổng số lần yêu cầu dịch vụ được giao lại cho nhân viên hoặc nhóm khác.
Mô tả

Thuộc tính này là bộ đếm, tăng lên mỗi khi trường 'assigned_to' hoặc 'assignment_group' thay đổi. Giá trị cho biết số lần hồ sơ được chuyển giao nội bộ.

Số lần phân công lại phản ánh trực tiếp trở ngại trong quy trình, đồng thời là dữ liệu đầu vào quan trọng cho dashboard 'Bàn giao và phân công lại giữa nhân viên' và KPI 'Số lần bàn giao trung bình trên mỗi yêu cầu'. Số lần phân công lại cao thường cho thấy việc định tuyến ban đầu chưa phù hợp, nhân viên còn thiếu kỹ năng hoặc hồ sơ khó phân loại. Tất cả những yếu tố này đều kéo dài thời gian giải quyết.

Vì sao điều này quan trọng

Đo trực tiếp mức độ kém hiệu quả của quy trình bằng cách đếm số lần bàn giao. Số lần cao thường đi kèm thời gian giải quyết lâu hơn và mức độ không hài lòng của khách hàng cao hơn.

Lấy dữ liệu ở đâu

Đây là trường chỉ số tiêu chuẩn 'reassignment_count' trong bảng 'task', bảng mà 'sn_customerservice_case' kế thừa.

Ví dụ
0135
Bắt buộc Nên có Không bắt buộc

Hoạt động dịch vụ khách hàng

Đây là các bước và mốc chính của quy trình cần ghi lại trong nhật ký sự kiện để khám phá quy trình chính xác.
5 Nên có 9 Không bắt buộc
Hoạt động Mô tả
Đóng yêu cầu dịch vụ
Đây là hoạt động cuối cùng, đánh dấu việc chính thức đóng hồ sơ yêu cầu dịch vụ, thường diễn ra sau một khoảng thời gian xác nhận kể từ khi giải quyết. Sự kiện được ghi nhận khi trạng thái hồ sơ chuyển thành 'Closed' và trường closed_at được điền.
Vì sao điều này quan trọng

Là điểm kết thúc chính thức của quy trình, hoạt động này rất cần thiết để tính toàn bộ vòng đời hồ sơ. Phân tích khoảng thời gian từ 'Resolved' đến 'Closed' giúp phát hiện thời gian xử lý hành chính hoặc các chậm trễ.

Lấy dữ liệu ở đâu

Có thể suy ra sự kiện này từ lịch sử kiểm tra khi trường state trong bảng sn_customerservice_case được đặt thành 'Closed'. Trường closed_at được điền cùng lúc.

Thu thập

Phát hiện trường 'state' chuyển thành 'Closed' và dùng dấu thời gian tương ứng.

Loại sự kiện inferred
Giải quyết yêu cầu dịch vụ
Đây là mốc quan trọng cho biết nhân viên đã hoàn tất công việc và sự cố được xem là đã giải quyết. Sự kiện được ghi nhận khi trạng thái hồ sơ chuyển thành 'Resolved' và trường resolved_at được điền.
Vì sao điều này quan trọng

Hoạt động này đánh dấu kết thúc giai đoạn giải quyết chủ động, rất quan trọng để tính thời gian xử lý và mức độ đáp ứng SLA. Đây là điểm kết thúc chính của nhiều KPI về hiệu quả.

Lấy dữ liệu ở đâu

Có thể suy ra sự kiện này từ lịch sử kiểm tra khi trường state trong bảng sn_customerservice_case được đặt thành 'Resolved'. Trường resolved_at thường được điền cùng lúc.

Thu thập

Phát hiện trường 'state' chuyển thành 'Resolved' và dùng dấu thời gian tương ứng.

Loại sự kiện inferred
Kích hoạt chuyển cấp nội bộ
Đây là việc chính thức chuyển yêu cầu dịch vụ lên cấp hỗ trợ hoặc quản lý cao hơn để xử lý. Có thể suy ra sự kiện này khi nhóm được phân công chuyển sang nhóm cấp cao hơn hoặc khi một cờ được bật.
Vì sao điều này quan trọng

Theo dõi các lần chuyển cấp giúp phát hiện điểm yếu trong quy trình, lỗ hổng kiến thức của đội hỗ trợ tuyến đầu và các loại hồ sơ phức tạp. Đây là chỉ báo quan trọng về trở ngại trong quy trình và mức độ không hài lòng của khách hàng.

Lấy dữ liệu ở đâu

Có thể suy ra sự kiện này từ nhật ký kiểm tra bằng cách phát hiện trường 'assignment_group' chuyển sang một nhóm xử lý chuyển cấp đã biết, hoặc trường 'escalation' trong hồ sơ thay đổi.

Thu thập

Phát hiện thay đổi trong trường 'escalation' hoặc việc chuyển sang 'assignment_group' cấp cao hơn.

Loại sự kiện inferred
Phân công yêu cầu cho nhân viên
Hoạt động này xảy ra khi yêu cầu dịch vụ được giao cho một nhân viên cụ thể để điều tra và xử lý. Hoạt động được ghi nhận bằng cách suy ra thay đổi trong trường assigned_to của hồ sơ.
Vì sao điều này quan trọng

Đây là cột mốc quan trọng để đo thời gian phản hồi ban đầu và phân bổ khối lượng công việc cho nhân viên. Theo dõi các lần trường này thay đổi người được giao giúp phát hiện điểm kém hiệu quả trong quy trình và điểm nghẽn tiềm ẩn do thiếu nhân viên.

Lấy dữ liệu ở đâu

Được suy ra từ lịch sử kiểm tra (sys_audit) của bảng sn_customerservice_case bằng cách theo dõi thời điểm trường assigned_to được điền hoặc thay đổi.

Thu thập

Phát hiện khi giá trị trường 'assigned_to' thay đổi trong nhật ký kiểm tra của hồ sơ.

Loại sự kiện inferred
Tạo yêu cầu dịch vụ
Hoạt động này đánh dấu thời điểm bắt đầu quy trình dịch vụ khách hàng, khi hồ sơ mới được ghi nhận chính thức trong hệ thống. Sự kiện này được ghi nhận rõ ràng khi một bản ghi mới được thêm vào bảng sn_customerservice_case.
Vì sao điều này quan trọng

Là điểm bắt đầu của mỗi hồ sơ, hoạt động này rất cần thiết để tính thời gian xử lý từ đầu đến cuối và phân tích số lượng yêu cầu tiếp nhận. Đây là sự kiện khởi đầu cho mọi quy trình tiếp theo và bộ đếm thời gian SLA.

Lấy dữ liệu ở đâu

Sự kiện này tương ứng với việc tạo bản ghi trong bảng sn_customerservice_case. Dấu thời gian được lấy từ trường sys_created_on.

Thu thập

Dấu thời gian tạo bản ghi (sys_created_on) trong bảng sn_customerservice_case.

Loại sự kiện explicit
Đề xuất giải pháp
Hoạt động này đánh dấu thời điểm nhân viên tìm ra giải pháp và thông báo cho khách hàng để xác nhận. Thường có thể suy ra sự kiện này khi trạng thái chuyển sang giá trị như 'Awaiting Acceptance' hoặc khi có ghi chú xử lý cụ thể.
Vì sao điều này quan trọng

Mốc này phân tách giai đoạn điều tra với giai đoạn xác nhận và giải quyết. Phân tích thời gian chờ khách hàng xác nhận có thể giúp tìm ra cách rút ngắn các bước cuối của quy trình xử lý hồ sơ.

Lấy dữ liệu ở đâu

Có thể suy ra sự kiện này từ nhật ký kiểm tra của bảng sn_customerservice_case khi trạng thái chuyển sang giá trị cho biết đã đề xuất giải pháp (ví dụ: 'Proposed Solution'). Giá trị này có thể khác nhau tùy cách triển khai.

Thu thập

Phát hiện trường 'state' chuyển sang giá trị như 'Proposed Solution' hoặc 'Awaiting Acceptance'.

Loại sự kiện inferred
Gửi khảo sát khách hàng
Sự kiện này ghi nhận việc gửi khảo sát mức độ hài lòng của khách hàng sau khi giải quyết hồ sơ. Thường có thể ghi nhận sự kiện này khi tạo bản ghi khảo sát và liên kết bản ghi đó với hồ sơ.
Vì sao điều này quan trọng

Hoạt động này giúp đối chiếu cách quy trình diễn ra với phản hồi của khách hàng. Việc biết khảo sát có được gửi hay không và gửi vào thời điểm nào rất quan trọng để đánh giá hiệu quả của vòng phản hồi.

Lấy dữ liệu ở đâu

Đây là sự kiện được ghi rõ trong một bảng dành riêng cho khảo sát, chẳng hạn như asmt_assessment_instance, có tham chiếu đến hồ sơ nguồn.

Thu thập

Tạo bản ghi trong bảng 'asmt_assessment_instance' được liên kết với hồ sơ.

Loại sự kiện explicit
Mở lại yêu cầu dịch vụ
Sự kiện này xảy ra khi yêu cầu dịch vụ đã giải quyết được chuyển lại sang trạng thái đang xử lý vì sự cố tái diễn hoặc giải pháp không hiệu quả. Có thể phát hiện sự kiện này khi trạng thái chuyển từ 'Resolved' về 'Work in Progress'.
Vì sao điều này quan trọng

Hồ sơ được mở lại phản ánh trực tiếp chất lượng giải quyết và là nguyên nhân chính dẫn đến làm lại. Phân tích các sự kiện này rất quan trọng để cải thiện tỷ lệ giải quyết ngay lần liên hệ đầu tiên và mức độ hài lòng của khách hàng.

Lấy dữ liệu ở đâu

Có thể suy ra sự kiện này từ lịch sử kiểm tra của bảng sn_customerservice_case bằng cách xác định chuỗi trạng thái chuyển từ 'Resolved' sang trạng thái đang xử lý.

Thu thập

Phát hiện trường 'state' chuyển từ 'Resolved' sang giá trị đang xử lý như 'Work in Progress'.

Loại sự kiện inferred
Nhận thông tin từ khách hàng
Hoạt động này đánh dấu thời điểm khách hàng cung cấp thông tin được yêu cầu, để nhân viên tiếp tục xử lý. Có thể suy ra sự kiện này khi trạng thái hồ sơ chuyển từ 'Awaiting User Info' về trạng thái đang xử lý.
Vì sao điều này quan trọng

Sự kiện này kết thúc thời gian chờ khách hàng, giúp đo chính xác thời gian phản hồi. Sự kiện cũng giúp xác định loại hồ sơ hoặc khách hàng nào thường gây ra thời gian chậm trễ dài nhất.

Lấy dữ liệu ở đâu

Có thể suy ra sự kiện này từ lịch sử kiểm tra của bảng sn_customerservice_case khi trường state chuyển từ trạng thái 'Awaiting Info' về trạng thái đang xử lý như 'Work in Progress'.

Thu thập

Phát hiện trường 'state' chuyển từ giá trị 'đang chờ khách hàng' về giá trị đang xử lý.

Loại sự kiện inferred
Nhân viên bắt đầu điều tra
Hoạt động này đánh dấu thời điểm nhân viên bắt đầu xử lý yêu cầu dịch vụ. Thường có thể suy ra sự kiện này khi trạng thái hồ sơ chuyển từ 'New' hoặc 'Assigned' sang 'Work in Progress'.
Vì sao điều này quan trọng

Sự kiện này giúp phân biệt thời gian chờ trong hàng đợi với thời gian xử lý thực tế. Phân tích khoảng thời gian từ lúc phân công đến khi bắt đầu điều tra sẽ cho thấy nhân viên mất bao lâu để tiếp nhận hồ sơ mới.

Lấy dữ liệu ở đâu

Có thể suy ra sự kiện này khi trường trạng thái của hồ sơ chuyển sang trạng thái đang xử lý, chẳng hạn như 'Work in Progress'. Bạn có thể cấu hình các giá trị trạng thái cụ thể và cần xác minh chúng.

Thu thập

Phát hiện thay đổi trong trường 'state' từ giá trị đang chờ sang giá trị đang xử lý (ví dụ: từ 'New' sang 'Work in Progress').

Loại sự kiện inferred
Phân loại và đặt mức ưu tiên cho yêu cầu
Đây là bước phân loại ban đầu, trong đó yêu cầu dịch vụ được xếp loại và gán mức ưu tiên để xác định mức độ khẩn cấp cũng như cách định tuyến. Hoạt động này được suy ra từ những thay đổi trong các trường category, subcategory hoặc priority của nhật ký kiểm tra hồ sơ.
Vì sao điều này quan trọng

Phân tích hoạt động này giúp xác định chậm trễ trong khâu phân loại hồ sơ, đồng thời đảm bảo yêu cầu được định tuyến chính xác và xử lý theo mức độ khẩn cấp. Hoạt động này ảnh hưởng đến thời gian phân công lần đầu và hiệu quả xử lý tổng thể.

Lấy dữ liệu ở đâu

Được suy ra từ lịch sử kiểm tra (sys_audit) của bảng sn_customerservice_case, cụ thể là theo dõi lần đầu các trường category và priority được điền hoặc cập nhật.

Thu thập

Phát hiện lần đầu trường 'category' hoặc 'priority' được điền giá trị, hoặc khi giá trị thay đổi.

Loại sự kiện inferred
Thay đổi nhóm được phân công
Cho biết trách nhiệm xử lý hồ sơ đã được chuyển từ nhóm này sang nhóm khác. Sự kiện này được suy ra bằng cách theo dõi các thay đổi trong trường assignment_group của hồ sơ.
Vì sao điều này quan trọng

Theo dõi thay đổi nhóm được phân công là việc cần thiết để phân tích bàn giao giữa các phòng ban và phát hiện vấn đề định tuyến có tính hệ thống. Hoạt động này xảy ra thường xuyên có thể cho thấy trách nhiệm xử lý hoặc quy trình chưa được xác định rõ.

Lấy dữ liệu ở đâu

Được suy ra từ lịch sử kiểm tra (sys_audit) của bảng sn_customerservice_case bằng cách theo dõi thời điểm trường assignment_group thay đổi.

Thu thập

Phát hiện khi giá trị trường 'assignment_group' thay đổi trong nhật ký kiểm tra của hồ sơ.

Loại sự kiện inferred
Vi phạm SLA
Sự kiện này đánh dấu thời điểm yêu cầu dịch vụ không đáp ứng thỏa thuận mức dịch vụ đã xác định, chẳng hạn như thời gian giải quyết. Đây là sự kiện được tính toán bằng cách so sánh thời gian giải quyết với thời điểm kết thúc dự kiến trong SLA.
Vì sao điều này quan trọng

Xác định các trường hợp vi phạm SLA là việc thiết yếu để theo dõi tuân thủ và quản lý hiệu suất. Sự kiện này giúp tìm ra giai đoạn quy trình hoặc loại hồ sơ nào góp phần nhiều nhất vào các vi phạm SLA.

Lấy dữ liệu ở đâu

Được tính bằng cách phân tích các bản ghi trong bảng task_sla liên quan đến hồ sơ. Vi phạm xảy ra nếu trường has_breached là true hoặc actual_elapsed_time vượt quá planned_duration.

Thu thập

Kiểm tra cờ 'has_breached' trong bản ghi task_sla được liên kết.

Loại sự kiện calculated
Yêu cầu khách hàng cung cấp thông tin
Sự kiện này xảy ra khi nhân viên cần thêm thông tin từ khách hàng để tiếp tục xử lý và chuyển hồ sơ sang trạng thái chờ. Có thể suy ra sự kiện này khi trạng thái chuyển sang giá trị như 'Awaiting User Info' hoặc 'On Hold'.
Vì sao điều này quan trọng

Hoạt động này rất quan trọng để phân tích 'Thời gian chờ thông tin từ khách hàng'. Hoạt động này tách riêng thời gian chậm trễ do phụ thuộc vào bên ngoài, không tính chung với thời gian xử lý nội bộ.

Lấy dữ liệu ở đâu

Có thể suy ra sự kiện này từ lịch sử kiểm tra của bảng sn_customerservice_case khi trường state chuyển sang giá trị cho biết hồ sơ đang chờ khách hàng cung cấp thông tin (ví dụ: 'Awaiting Info').

Thu thập

Phát hiện trường 'state' chuyển sang giá trị được chỉ định là 'đang chờ khách hàng'.

Loại sự kiện inferred
Nên có Không bắt buộc

Hướng dẫn trích xuất

Cách lấy dữ liệu từ ServiceNow CSM

Sẵn sàng bắt đầu chưa?

Dùng mẫu này để chuẩn bị dữ liệu hiệu quả, từ đó tìm ra thông tin hữu ích và cải thiện hoạt động dịch vụ khách hàng. Bắt đầu xây dựng quy trình hiệu quả hơn, lấy khách hàng làm trọng tâm ngay hôm nay.

Nâng cao hiệu quả dịch vụ khách hàng ngay hôm nay

Tăng mức độ hài lòng của khách hàng và đạt tỷ lệ giải quyết ngay lần liên hệ đầu tiên 80%.

Bắt đầu dùng thử miễn phí

Không cần thẻ tín dụng. Bắt đầu chỉ trong vài phút.