> Cải tiến quy trình liên tục > Quản lý hợp đồng > Agiloft > Mẫu dữ liệu

Mẫu dữ liệu quản lý hợp đồng của bạn

Agiloft

Thuộc tính quản lý hợp đồng(21) Hoạt động quản lý hợp đồng(16) Hướng dẫn trích xuất(1)

Mẫu dữ liệu quản lý hợp đồng của bạn

Mẫu này nêu các thuộc tính dữ liệu thiết yếu cần thu thập và những hoạt động chính cần theo dõi để phân tích quy trình quản lý hợp đồng. Mẫu cũng hướng dẫn cách trích xuất thông tin hữu ích này từ hệ thống. Hãy dùng mẫu để chuẩn bị dữ liệu cho việc phân tích process mining.

Các thuộc tính nên thu thập
Các hoạt động chính cần theo dõi
Hướng dẫn trích xuất

Chưa quen với nhật ký sự kiện? Tìm hiểu cách tạo nhật ký sự kiện cho process mining.

Tải mẫu xuống

Thuộc tính quản lý hợp đồng

Đây là những trường dữ liệu nên có trong nhật ký sự kiện để phân tích quy trình quản lý hợp đồng và tìm ra thông tin hữu ích còn ẩn.

5 Bắt buộc 8 Nên có 8 Không bắt buộc

	Tên	Mô tả
	ID hợp đồng ContractId	Mã định danh duy nhất của mỗi hợp đồng được quản lý trong hệ thống. Mã này liên kết mọi hoạt động và sự kiện liên quan trong suốt vòng đời hợp đồng.
Mô tả ID hợp đồng là mã định danh hồ sơ chính thức, liên kết duy nhất mọi sự kiện và hoạt động của một hợp đồng cụ thể. Mỗi bản ghi trong nhật ký sự kiện tương ứng với một thao tác trên hợp đồng; ID này nhóm các thao tác đó lại với nhau. Trong phân tích process mining, thuộc tính này là nền tảng để dựng lại toàn bộ hành trình của từng hợp đồng. Nhờ đó, bạn có thể trực quan hóa luồng quy trình, tính thời gian xử lý từ lúc yêu cầu đến khi ký kết và phân nhóm phân tích theo đặc điểm của từng hợp đồng. Vì sao điều này quan trọng Đây là khóa thiết yếu để theo dõi toàn bộ hành trình của hợp đồng. Nếu thiếu khóa này, bạn không thể phân tích luồng quy trình từ đầu đến cuối hoặc tính KPI ở cấp hồ sơ. Lấy dữ liệu ở đâu Đây thường là khóa chính trong bảng Hợp đồng của Agiloft. Ví dụ CTR-2023-00123MSA-2024-00045NDA-2023-00789
	Hệ thống nguồn SourceSystem	Hệ thống lưu trữ dữ liệu gốc mà dữ liệu được trích xuất từ đó.
Mô tả Thuộc tính này xác định nguồn gốc của dữ liệu quản lý hợp đồng. Với quy trình này, giá trị luôn là 'Agiloft'. Trong các phân tích doanh nghiệp rộng hơn, kết hợp dữ liệu từ nhiều hệ thống, trường này rất quan trọng để theo dõi nguồn gốc dữ liệu và bảo đảm phạm vi phân tích chính xác. Trường này cung cấp bối cảnh và khả năng truy xuất dữ liệu. Vì sao điều này quan trọng Xác định nguồn gốc dữ liệu, yếu tố quan trọng để quản trị dữ liệu, xử lý sự cố và tích hợp dữ liệu từ nhiều nguồn. Lấy dữ liệu ở đâu Đây là giá trị cố định, cần được thêm trong quá trình trích xuất và chuyển đổi dữ liệu. Ví dụ Agiloft
	Lần cập nhật dữ liệu gần nhất LastDataUpdate	Dấu thời gian cho biết lần gần nhất dữ liệu được làm mới hoặc trích xuất từ hệ thống nguồn.
Mô tả Thuộc tính này cung cấp dấu thời gian của lần trích xuất dữ liệu gần nhất. Đây là thông tin quan trọng để biết dữ liệu đang phân tích mới đến đâu và quản lý lịch làm mới dữ liệu. Người dùng dựa vào dấu thời gian này để xác nhận thông tin đang xem đã được cập nhật và biết khoảng thời gian mà dữ liệu phân tích bao phủ. Đây là phần siêu dữ liệu quan trọng để phân tích dựa trên dữ liệu một cách đáng tin cậy. Vì sao điều này quan trọng Giúp người dùng biết dữ liệu được cập nhật đến thời điểm nào, từ đó đưa ra quyết định kinh doanh kịp thời và chính xác. Lấy dữ liệu ở đâu Dấu thời gian này được tạo và thêm trong quá trình trích xuất, chuyển đổi và tải dữ liệu (ETL). Ví dụ 2024-05-20T08:00:00Z
	Tên hoạt động ActivityName	Tên của hoạt động kinh doanh hoặc sự kiện cụ thể diễn ra tại một thời điểm trong vòng đời hợp đồng.
Mô tả Thuộc tính này mô tả bước đã thực hiện trong quy trình, chẳng hạn như 'Đã soạn hợp đồng', 'Đã rà soát pháp lý' hoặc 'Đã ký hợp đồng'. Các hoạt động này tạo nên sơ đồ quy trình. Phân tích trình tự và tần suất hoạt động giúp xác định luồng quy trình chính, tìm các sai lệch hoặc vòng lặp làm lại, đồng thời chỉ ra bước nào phổ biến nhất hoặc tốn nhiều thời gian nhất. Đây là dữ liệu cần thiết để tạo các dashboard như 'Tổng quan vòng đời hợp đồng' và 'Các biến thể quy trình soạn thảo hợp đồng'. Vì sao điều này quan trọng Các hoạt động xác định những bước trong sơ đồ quy trình. Cần có thuộc tính này để trực quan hóa luồng quy trình và hiểu công việc đang được thực hiện. Lấy dữ liệu ở đâu Lấy từ thao tác hoặc thay đổi trạng thái được ghi trong lịch sử hợp đồng hoặc bảng nhật ký kiểm tra của Agiloft. Ví dụ Soạn xong bản nháp hợp đồngHoàn tất rà soát pháp lýGửi hợp đồng để kýHợp đồng đã ký
	Thời gian bắt đầu EventTime	Dấu thời gian cho biết một hoạt động hoặc sự kiện cụ thể bắt đầu khi nào.
Mô tả Thuộc tính này cung cấp ngày giờ của từng hoạt động được ghi trong lịch sử hợp đồng. Nhờ đó, bạn biết thứ tự thời gian của các sự kiện, yếu tố quan trọng để khám phá và phân tích quy trình. Thời gian bắt đầu được dùng để tính khoảng thời gian giữa các hoạt động, xác định điểm nghẽn và đo thời gian xử lý. Đây là cơ sở cho hầu hết KPI về thời gian, chẳng hạn như 'Thời gian xử lý hợp đồng trung bình' và 'Thời lượng trung bình của giai đoạn phê duyệt'. Vì sao điều này quan trọng Dấu thời gian này rất cần thiết để sắp xếp sự kiện, tính thời lượng và phân tích hiệu quả quy trình theo thời gian. Không có dữ liệu này thì không thể thực hiện process mining. Lấy dữ liệu ở đâu Đây là dấu thời gian của thao tác được ghi trong lịch sử hợp đồng hoặc bảng nhật ký kiểm tra của Agiloft. Ví dụ 2023-10-26T10:00:00Z2023-10-27T14:35:10Z2023-11-05T09:15:00Z
	Giá trị hợp đồng ContractValue	Tổng giá trị bằng tiền của hợp đồng.
Mô tả Thuộc tính này thể hiện tổng giá trị tài chính của hợp đồng, có thể là doanh thu, chi phí hoặc khoản cam kết. Giá trị này thường ảnh hưởng lớn đến mức độ rà soát và độ phức tạp của quy trình phê duyệt. Giá trị hợp đồng rất quan trọng đối với dashboard 'Xu hướng giá trị và số lượng hợp đồng đã ký', giúp phân tích tác động tài chính của hiệu quả quy trình. Bạn cũng có thể đối chiếu giá trị hợp đồng với thời gian xử lý để xem hợp đồng giá trị cao có mất nhiều thời gian hơn đáng kể hay không. Qua đó, doanh nghiệp có thể ưu tiên hợp đồng giá trị cao và tối ưu quy trình làm việc. Vì sao điều này quan trọng Cung cấp bối cảnh tài chính cho quy trình, hỗ trợ phân tích và ưu tiên theo giá trị, đồng thời giúp hiểu tác động kinh doanh của việc chậm trễ. Lấy dữ liệu ở đâu Đây là trường tiêu chuẩn trong bảng Hợp đồng chính của Agiloft. Ví dụ 50000.00250000.0010000.00
	Loại hợp đồng ContractType	Phân loại hợp đồng, chẳng hạn như Thỏa thuận dịch vụ khung (MSA), Thỏa thuận bảo mật thông tin (NDA) hoặc Bản mô tả công việc (SOW).
Mô tả Loại hợp đồng là trường phân loại quan trọng, xác định tính chất và mẫu thỏa thuận. Mỗi loại hợp đồng thường có biến thể quy trình, mức độ phức tạp và các bên liên quan khác nhau. Thuộc tính này cần thiết để so sánh và là yếu tố chính của các dashboard 'Các yếu tố ảnh hưởng đến biến động thời gian xử lý hợp đồng' và 'Tần suất chỉnh sửa trong đàm phán'. Phân nhóm quy trình theo loại hợp đồng giúp chuyên viên phân tích tìm ra lý do một số loại mất nhiều thời gian hơn, cần sửa đổi nhiều hơn hoặc thường lệch khỏi quy trình chuẩn. Vì sao điều này quan trọng Giúp lý giải khác biệt đáng kể về độ phức tạp, thời lượng và rủi ro của quy trình. Đây là thuộc tính cơ bản để phân nhóm quy trình có ý nghĩa. Lấy dữ liệu ở đâu Đây là trường tiêu chuẩn trong bảng Hợp đồng chính của Agiloft. Ví dụ Thỏa thuận dịch vụ khungThỏa thuận bảo mật thông tinBản mô tả công việcThỏa thuận cấp phép phần mềm
	Ngày hết hạn ExpirationDate	Ngày hợp đồng dự kiến hết hạn nếu không được gia hạn hoặc chấm dứt.
Mô tả Ngày hết hạn là trường ngày quan trọng, xác định thời điểm kết thúc thời hạn có hiệu lực của hợp đồng. Thông tin này cần thiết để quản lý việc gia hạn, chấm dứt và tránh hợp đồng hết hiệu lực hoặc tự động gia hạn ngoài ý muốn. Thuộc tính này là nền tảng cho dashboard 'Thời hạn và trạng thái hợp đồng sắp tới' và KPI 'Tỷ lệ xử lý hợp đồng đúng hạn'. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể chủ động quản lý các mốc cuối vòng đời hợp đồng, bảo đảm việc gia hạn hoặc chấm dứt được xử lý đúng lúc và tránh bỏ lỡ thời hạn. Vì sao điều này quan trọng Cần thiết để chủ động quản lý hợp đồng, giúp doanh nghiệp tránh bỏ lỡ thời hạn gia hạn hoặc chấm dứt. Lấy dữ liệu ở đâu Đây là trường ngày tiêu chuẩn trong bảng Hợp đồng chính của Agiloft. Ví dụ 2024-12-31T00:00:00Z2025-06-30T00:00:00Z2026-01-15T00:00:00Z
	Phòng ban của người dùng UserDepartment	Phòng ban mà người dùng hoặc chủ sở hữu hợp đồng trực thuộc.
Mô tả Thuộc tính này cho biết phòng ban liên quan đến hợp đồng, chẳng hạn như 'Kinh doanh', 'Pháp lý', 'Mua sắm' hoặc 'Tài chính'. Thông tin này có thể gắn với chủ sở hữu hợp đồng hoặc người thực hiện một hoạt động cụ thể. Chiều dữ liệu này rất quan trọng đối với dashboard 'Các yếu tố ảnh hưởng đến biến động thời gian xử lý hợp đồng'. Bạn có thể lọc và so sánh hiệu quả quy trình giữa các phòng ban để tìm ra phòng ban nào có thời gian xử lý lâu hơn, phải làm lại nhiều hơn hoặc đi theo luồng quy trình khác. Ví dụ, bạn có thể phân tích xem hợp đồng từ bộ phận Kinh doanh có mất nhiều thời gian rà soát pháp lý hơn hợp đồng từ bộ phận Mua sắm hay không. Vì sao điều này quan trọng Cho phép so sánh hiệu quả giữa các đơn vị kinh doanh, giúp xác định vấn đề hoặc cách làm hiệu quả riêng của từng phòng ban. Lấy dữ liệu ở đâu Có thể kết hợp thông tin này từ bảng hồ sơ người dùng hoặc lấy trực tiếp từ bản ghi hợp đồng trong Agiloft. Ví dụ Kinh doanhPháp lýMua sắmTài chính
	Tên đối tác CounterpartyName	Tên bên ngoài tham gia hợp đồng, có thể là khách hàng, nhà cung cấp hoặc đối tác.
Mô tả Thuộc tính này xác định tổ chức hoặc cá nhân còn lại ký hợp đồng. Đối tác có thể ảnh hưởng đáng kể đến quá trình đàm phán, thời gian xử lý và các điều khoản thỏa thuận. Phân tích hiệu quả quy trình theo đối tác là mục tiêu chính của các dashboard 'Các yếu tố ảnh hưởng đến biến động thời gian xử lý hợp đồng' và 'Tần suất chỉnh sửa trong đàm phán'. Qua đó, bạn có thể xác định đối tác nào khiến đàm phán kéo dài hoặc cần sửa đổi nhiều hơn, từ đó điều chỉnh cách đàm phán và quản lý quan hệ tốt hơn. Vì sao điều này quan trọng Giúp xác định ảnh hưởng của từng đối tác bên ngoài đến thời gian và độ phức tạp của quá trình đàm phán hợp đồng, hỗ trợ dự báo và xây dựng chiến lược tốt hơn. Lấy dữ liệu ở đâu Đây là trường tiêu chuẩn trong bảng Hợp đồng chính hoặc được liên kết từ bảng Công ty/Tài khoản trong Agiloft. Ví dụ Acme CorporationGlobal Tech Inc.Innovate Solutions LLC
	Tên người dùng UserName	Tên người dùng hoặc tài nguyên đã thực hiện hoạt động.
Mô tả Thuộc tính này xác định người chịu trách nhiệm hoàn thành một bước trong quy trình, chẳng hạn như người soạn hợp đồng hoặc luật sư rà soát pháp lý. Thông tin thường được lấy từ hồ sơ người dùng gắn với thao tác trong nhật ký kiểm tra của hệ thống. Phân tích theo người dùng là việc cần thiết cho dashboard 'Phân tích khối lượng công việc theo tài nguyên hợp đồng'. Qua đó, bạn có thể xác định cách phân bổ công việc, khác biệt về hiệu suất giữa các cá nhân và nhu cầu đào tạo. Thông tin này cũng giúp truy vết trách nhiệm đối với từng thao tác. Vì sao điều này quan trọng Hỗ trợ phân tích khối lượng công việc, so sánh hiệu suất và xác định điểm nghẽn hoặc cách làm hiệu quả theo từng tài nguyên. Lấy dữ liệu ở đâu Thường có trong bảng lịch sử hợp đồng hoặc nhật ký kiểm tra, liên kết với người dùng đã thực hiện thay đổi. Ví dụ Alice SmithBob JohnsonCharlie Brown
	Thời gian kết thúc EventEndTime	Dấu thời gian cho biết một hoạt động hoặc sự kiện cụ thể hoàn tất khi nào.
Mô tả Thời gian bắt đầu cho biết một hoạt động bắt đầu khi nào, còn thời gian kết thúc đánh dấu lúc hoạt động hoàn tất. Khoảng cách giữa hai mốc này là thời gian xử lý của hoạt động đó. Trong process mining, có cả thời gian bắt đầu và kết thúc giúp phân tích chi tiết hơn việc sử dụng tài nguyên và thời gian chờ so với thời gian làm việc thực tế. Ví dụ, bạn có thể phân biệt thời gian bộ phận pháp lý thực sự rà soát hợp đồng với thời gian hợp đồng nằm chờ trong hàng đợi. Dữ liệu này hỗ trợ KPI 'Thời gian xử lý rà soát pháp lý'. Vì sao điều này quan trọng Giúp tính thời gian xử lý thực tế của một hoạt động, tách thời gian làm việc khỏi thời gian chờ để phân tích điểm nghẽn chính xác hơn. Lấy dữ liệu ở đâu Một số hệ thống cung cấp trực tiếp thông tin này. Thông thường, thời gian kết thúc được suy ra từ thời gian bắt đầu của hoạt động tiếp theo trong hồ sơ. Với Agiloft, có thể cần lấy thông tin này từ nhật ký kiểm tra. Ví dụ 2023-10-26T18:30:00Z2023-10-27T15:05:45Z2023-11-05T11:00:00Z
	Trạng thái hợp đồng ContractStatus	Trạng thái hiện tại của hợp đồng trong vòng đời.
Mô tả Thuộc tính này cho biết giai đoạn hiện tại của hợp đồng, chẳng hạn như 'Đang soạn thảo', 'Đang rà soát', 'Đã ký kết', 'Đã hết hạn' hoặc 'Đã chấm dứt'. Thuộc tính này cho biết hợp đồng đang ở đâu tại một thời điểm cụ thể. Trong process mining, các hoạt động thường được xác định dựa trên sự thay đổi trạng thái theo thời gian. Ở cấp hồ sơ, thuộc tính này hữu ích để lọc phân tích, chỉ tập trung vào hợp đồng đang có hiệu lực, đã ký kết hoặc đã hết hạn. Thuộc tính này hỗ trợ trực tiếp dashboard 'Thời hạn và trạng thái hợp đồng sắp tới'. Vì sao điều này quan trọng Giúp nhanh chóng nắm được giai đoạn hiện tại của hợp đồng, đồng thời lọc và phân nhóm để phân tích các hồ sơ đang xử lý và đã hoàn tất. Lấy dữ liệu ở đâu Đây là trường tiêu chuẩn trong bảng Hợp đồng chính của Agiloft. Ví dụ Bản nhápĐang chờ phê duyệtĐã ký kếtĐã hết hạn
	Có tự động hóa IsAutomated	Cờ đúng/sai cho biết hoạt động do hệ thống tự động thực hiện hay do người dùng thực hiện.
Mô tả Thuộc tính này phân biệt hoạt động do người thực hiện với hoạt động do hệ thống thực hiện, chẳng hạn như tự động cập nhật trạng thái, gửi thông báo hoặc khởi chạy workflow. Trong phân tích, thuộc tính này giúp bạn hiểu mức độ tự động hóa trong quy trình quản lý hợp đồng. Bạn có thể dùng thuộc tính này để đo tác động của các sáng kiến tự động hóa, tìm cơ hội tự động hóa thêm và bảo đảm các bước tự động hoạt động như dự kiến mà không gây ra điểm nghẽn. Vì sao điều này quan trọng Giúp đo mức độ tự động hóa trong quy trình và xác định bước nào do hệ thống thực hiện, bước nào do con người thực hiện. Lấy dữ liệu ở đâu Có thể xác định bằng cách tìm các tài khoản người dùng hệ thống cụ thể, chẳng hạn như 'Hệ thống' hoặc 'Quản trị viên', trong lịch sử hoạt động, hoặc đánh dấu các loại hoạt động tự động cụ thể. Ví dụ truefalse
	Đáp ứng SLA rà soát IsReviewSlaMet	Cờ boolean được tính toán để cho biết việc rà soát hợp đồng có hoàn tất trong thời hạn cam kết dịch vụ (SLA) đã quy định hay không.
Mô tả Thuộc tính này được xác định bằng cách so sánh thời điểm hoàn tất thực tế của một hoạt động rà soát (ví dụ: 'Đã thực hiện rà soát nội bộ') với 'ReviewSlaDueDate'. Giá trị là 'true' nếu rà soát đúng hạn và 'false' nếu trễ hạn. Cờ này cung cấp dữ liệu trực tiếp cho dashboard 'Mức độ tuân thủ SLA khi rà soát hợp đồng', giúp bạn dễ dàng xem tỷ lệ tuân thủ. Cờ cũng đơn giản hóa việc tính KPI 'Tỷ lệ tuân thủ SLA khi rà soát' bằng cách đếm số giá trị true và false. Vì sao điều này quan trọng Cho biết rõ kết quả đáp ứng SLA, giúp bạn dễ đo lường, trực quan hóa và báo cáo mức độ tuân thủ thời hạn nội bộ. Lấy dữ liệu ở đâu Được tính bằng cách so sánh 'EventTime' của hoạt động hoàn tất rà soát với 'ReviewSlaDueDate' của từng hợp đồng. Ví dụ truefalse
	Ngày đến hạn rà soát theo SLA ReviewSlaDueDate	Ngày mục tiêu cần hoàn tất một bước rà soát hợp đồng, chẳng hạn như rà soát pháp lý hoặc nội bộ.
Mô tả Thuộc tính này xác định thời hạn theo Thỏa thuận mức dịch vụ (SLA) cho các hoạt động rà soát cụ thể. Thuộc tính đặt ra kỳ vọng rõ ràng về thời gian xử lý và được dùng để đo hiệu quả so với mục tiêu nội bộ. Ngày này cần thiết để tạo dashboard 'Mức độ đáp ứng SLA trong rà soát hợp đồng' và KPI liên quan 'Tỷ lệ đáp ứng SLA trong rà soát'. Bằng cách so sánh thời điểm hoàn tất thực tế của hoạt động rà soát với ngày đến hạn, hệ thống có thể xác định quy trình có đáp ứng mục tiêu dịch vụ hay không và chỉ ra những khâu thường xuyên vi phạm SLA. Vì sao điều này quan trọng Cho phép đo hiệu quả so với thời hạn nội bộ, yếu tố quan trọng để bảo đảm thực hiện SLA và rút ngắn thời gian rà soát. Lấy dữ liệu ở đâu Đây có thể là trường được Agiloft tính từ ngày gửi hợp đồng và các quy tắc SLA đã định trước, hoặc là trường ngày được nhập thủ công. Ví dụ 2023-10-29T17:00:00Z2023-11-01T17:00:00Z2023-11-10T17:00:00Z
	Người rà soát pháp lý LegalReviewer	Tên cá nhân hoặc nhóm cụ thể thuộc bộ phận pháp lý được giao rà soát hợp đồng.
Mô tả Thuộc tính này xác định nhân sự pháp lý cụ thể chịu trách nhiệm cho hoạt động 'Đã rà soát pháp lý'. Nhờ đó, bạn có thể xem khối lượng công việc chi tiết hơn so với trường 'Người dùng' chung, vốn có thể ghi nhận nhiều vai trò khác nhau. Thông tin này hữu ích cho dashboard 'Phân tích khối lượng công việc theo tài nguyên hợp đồng', giúp tập trung phân tích năng lực và hiệu quả của nhóm pháp lý. Qua đó, bạn có thể đánh giá khối lượng công việc trong nhóm có được phân bổ cân bằng hay không, và liệu một số người rà soát có liên quan đến thời gian rà soát dài hơn hay không. Thông tin này cũng hỗ trợ KPI 'Thời gian xử lý rà soát pháp lý trung bình'. Vì sao điều này quan trọng Hỗ trợ phân tích chi tiết khối lượng công việc và hiệu quả riêng của hoạt động rà soát pháp lý, giúp quản lý tài nguyên của nhóm pháp lý hiệu quả. Lấy dữ liệu ở đâu Đây có thể là trường riêng trên hợp đồng, ghi tên cố vấn pháp lý được phân công, hoặc được suy ra từ tên người dùng gắn với hoạt động rà soát pháp lý. Ví dụ Jane DoeNhóm pháp lý AJohn Smith
	Số lần sửa đổi RevisionCount	Số lần hợp đồng được sửa đổi hoặc đánh dấu chỉnh sửa trong suốt vòng đời.
Mô tả Thuộc tính này theo dõi số vòng chỉnh sửa hợp đồng, đặc biệt trong giai đoạn soạn thảo và đàm phán. Số lần sửa đổi cao thường cho thấy mẫu hợp đồng có vấn đề, đàm phán phức tạp hoặc yêu cầu ban đầu chưa rõ ràng. Chỉ số này hỗ trợ trực tiếp dashboard 'Tần suất chỉnh sửa trong đàm phán' và KPI 'Tần suất chỉnh sửa hợp đồng'. Phân tích số lần sửa đổi giúp xác định loại hợp đồng hoặc đối tác nào dẫn đến nhiều lượt trao đổi qua lại nhất, từ đó tìm cách cải thiện việc soạn thảo và đàm phán. Vì sao điều này quan trọng Đo lường khối lượng làm lại và độ phức tạp của đàm phán, giúp tìm cơ hội cải thiện chất lượng mẫu hợp đồng và chiến lược đàm phán. Lấy dữ liệu ở đâu Thông thường, chỉ số này được tính bằng cách đếm số lần hoạt động 'Đã đánh dấu chỉnh sửa/Đã sửa đổi hợp đồng' xuất hiện cho mỗi ID hợp đồng trong nhật ký sự kiện. Ví dụ 1350
	Tên mẫu hợp đồng ContractTemplateName	Tên mẫu được dùng để tạo bản nháp hợp đồng đầu tiên.
Mô tả Thuộc tính này cho biết hợp đồng có dùng mẫu tiêu chuẩn nào làm điểm khởi đầu hay không. Dùng mẫu nhất quán là yếu tố quan trọng để soạn thảo hiệu quả. Phân tích thuộc tính này giúp theo dõi KPI 'Tỷ lệ làm lại trong quá trình soạn thảo hợp đồng' và 'Tỷ lệ được phê duyệt nội bộ ngay lần đầu'. Bằng cách so sánh hiệu quả của hợp đồng được tạo từ các mẫu khác nhau hoặc không dùng mẫu, tổ chức có thể xác định mẫu nào hiệu quả nhất và cần chuẩn hóa ở đâu. Vì sao điều này quan trọng Giúp đánh giá hiệu quả của các mẫu chuẩn và thúc đẩy việc chuẩn hóa, từ đó có thể giảm đáng kể thời gian soạn thảo và làm lại. Lấy dữ liệu ở đâu Đây có thể là một trường trong hồ sơ hợp đồng trên Agiloft, được điền khi tạo hợp đồng từ mẫu. Ví dụ MSA chuẩn v2.1NDA song phươngSOW giá cố định v1.3Tùy chỉnh
	Thời lượng giai đoạn đàm phán NegotiationPhaseDuration	Thời gian được tính cho giai đoạn đàm phán với bên đối tác.
Mô tả Chỉ số này đo thời gian từ khi bắt đầu đàm phán với bên ngoài (ví dụ: 'Bắt đầu đàm phán với đối tác') đến khi đạt thỏa thuận cuối cùng và được đối tác phê duyệt. Đây là chỉ số chính của dashboard 'Thời gian xử lý giai đoạn đàm phán' và KPI 'Thời lượng đàm phán trung bình'. Phân tích thời lượng này giúp bạn hiểu hiệu quả của quy trình đàm phán, xác định loại hợp đồng hoặc đối tác nào khiến đàm phán kéo dài, đồng thời tìm cách đơn giản hóa việc trao đổi. Vì sao điều này quan trọng Đo hiệu quả của giai đoạn đàm phán, cung cấp thông tin để rút ngắn thời gian làm việc với các bên bên ngoài. Lấy dữ liệu ở đâu Được tính từ nhật ký sự kiện bằng cách đo thời gian giữa hoạt động 'Bắt đầu đàm phán với đối tác' và một hoạt động kết thúc như 'Đã nhận phê duyệt từ đối tác'. Ví dụ 7 ngày15 ngày3 ngày
	Thời lượng giai đoạn phê duyệt ApprovalPhaseDuration	Thời gian được tính từ lúc bắt đầu xin phê duyệt đến khi nhận đủ các phê duyệt.
Mô tả Chỉ số này đo thời gian cần thiết để hợp đồng nhận đủ phê duyệt nội bộ và pháp lý. Thời gian thường bắt đầu khi hoạt động rà soát đầu tiên diễn ra (ví dụ: 'Đã gửi rà soát nội bộ') và kết thúc khi nhận được phê duyệt cuối cùng. Thuộc tính này là cơ sở để tính KPI 'Thời lượng trung bình của giai đoạn phê duyệt' và là thành phần quan trọng trong dashboard 'Phân tích điểm nghẽn ở khâu rà soát và phê duyệt'. Chỉ số tách riêng một giai đoạn then chốt trong vòng đời hợp đồng, giúp bạn tập trung phân tích nguyên nhân gây chậm trễ khi rà soát và phê duyệt. Vì sao điều này quan trọng Tách riêng và đo thời gian ở giai đoạn phê duyệt, giúp bạn xác định và xử lý điểm nghẽn trong giai đoạn quan trọng này. Lấy dữ liệu ở đâu Được tính từ nhật ký sự kiện bằng cách lấy thời điểm bắt đầu hoạt động phê duyệt đầu tiên trừ thời điểm kết thúc hoạt động cuối cùng của từng hợp đồng. Ví dụ 5 ngày 2 giờ12 ngày 6 giờ2 ngày 1 giờ

Bắt buộc Nên có Không bắt buộc

Hoạt động quản lý hợp đồng

Đây là các bước và mốc quan trọng cần ghi lại trong nhật ký sự kiện để khám phá quy trình chính xác và xác định điểm nghẽn.

7 Nên có 9 Không bắt buộc

	Hoạt động	Mô tả
	Hoàn tất phê duyệt nội bộ	Mốc này cho biết tất cả các bên liên quan nội bộ bắt buộc đã phê duyệt phiên bản cuối cùng của hợp đồng. Thông thường, có thể suy ra sự kiện này khi trạng thái hợp đồng chuyển sang trạng thái phê duyệt cuối như “Fully Approved” hoặc “Ready for Signature”.
Vì sao điều này quan trọng Đây là mốc quan trọng, đánh dấu kết thúc khâu rà soát nội bộ và hợp đồng đã sẵn sàng để ký. Mốc này giúp đo tổng thời gian xử lý nội bộ trước khi gửi hợp đồng đi ký. Lấy dữ liệu ở đâu Có thể suy ra sự kiện này từ dấu thời gian khi trạng thái chuyển thành “Approved”, “Ready for Signature” hoặc trạng thái phê duyệt cuối tương tự. Bạn cũng có thể lấy thời điểm hoàn tất của bản ghi phê duyệt bắt buộc cuối cùng. Thu thập Xác định dấu thời gian khi trạng thái hợp đồng chuyển sang trạng thái đã phê duyệt trước khi ký. Loại sự kiện inferred
	Hoàn tất rà soát pháp lý	Cho biết phòng pháp lý đã hoàn tất rà soát hợp đồng. Sự kiện này thường được ghi nhận khi nhóm pháp lý cập nhật trạng thái hợp đồng, chẳng hạn thành “Legal Approved”, hoặc hoàn tất một tác vụ phê duyệt cụ thể.
Vì sao điều này quan trọng Rà soát pháp lý là bước quan trọng và thường mất nhiều thời gian. Xác định thời lượng của hoạt động này giúp tìm điểm nghẽn trong nhóm pháp lý và theo dõi mức độ đáp ứng SLA. Lấy dữ liệu ở đâu Có thể suy ra sự kiện này từ thay đổi trạng thái, chẳng hạn từ “In Legal Review” sang “Legal Approved”, hoặc ghi nhận khi hoàn tất bản ghi Approval được giao cho nhóm Legal trong Agiloft. Thu thập Dùng dấu thời gian khi trạng thái chuyển thành “Legal Approved” hoặc khi một tác vụ phê duyệt pháp lý cụ thể được đánh dấu hoàn tất. Loại sự kiện inferred
	Hợp đồng bị chấm dứt	Cho biết hợp đồng đang có hiệu lực bị chấm dứt trước ngày hết hạn theo lịch. Đây là sự kiện được ghi nhận rõ ràng, thường bằng cách đổi trạng thái hợp đồng thành 'Đã chấm dứt' và nêu lý do.
Vì sao điều này quan trọng Phân tích việc chấm dứt hợp đồng, một mốc kết thúc quan trọng, giúp tìm hiểu nguyên nhân hợp đồng đổ vỡ như không thực hiện đúng cam kết hoặc chiến lược kinh doanh thay đổi. Đây là việc cần thiết để quản lý rủi ro và hiểu rõ quan hệ với đối tác. Lấy dữ liệu ở đâu Có thể xác định qua lịch sử bản ghi hợp đồng khi trường trạng thái đổi thành 'Đã chấm dứt'. Ngày chấm dứt thường được lưu trong một trường riêng. Thu thập Dùng thời điểm trạng thái đổi thành 'Đã chấm dứt' hoặc giá trị trong trường 'Ngày chấm dứt'. Loại sự kiện inferred
	Hợp đồng đã ký	Đây là một cột mốc quan trọng: tất cả các bên đã ký hợp đồng, khiến hợp đồng có hiệu lực pháp lý. Sự kiện này thường được ghi nhận rõ ràng qua tích hợp với nền tảng chữ ký điện tử hoặc khi người dùng tự cập nhật trạng thái thành 'Đã ký kết'.
Vì sao điều này quan trọng Sự kiện này đánh dấu giai đoạn trước khi trao hợp đồng đã hoàn tất và là mốc kết thúc để tính tổng thời gian xử lý hợp đồng. Sau đó, giai đoạn quản lý sau khi trao hợp đồng bắt đầu. Lấy dữ liệu ở đâu Lấy thời điểm hoàn tất do webhook tích hợp chữ ký điện tử cung cấp, hoặc thời điểm người dùng đổi trạng thái thành 'Đã ký kết' hay 'Đã ký' trong Agiloft. Thu thập Dùng trường 'Ngày ký', ngày ký kết hoặc thời điểm trạng thái được đổi thành 'Đã ký kết'. Loại sự kiện explicit
	Hợp đồng được gia hạn	Cho biết hợp đồng đã được gia hạn thành công khi hết thời hạn. Đây là kết quả kinh doanh quan trọng, thường được ghi nhận khi người dùng cập nhật trạng thái hợp đồng hoặc tạo phiên bản hợp đồng mới cho kỳ gia hạn.
Vì sao điều này quan trọng Đây là chỉ số thành công quan trọng với nhiều doanh nghiệp, thể hiện mối quan hệ hợp tác tiếp tục được duy trì. Theo dõi việc gia hạn rất cần thiết để dự báo doanh thu và phân tích khả năng giữ chân khách hàng qua hợp đồng. Lấy dữ liệu ở đâu Ghi nhận khi trạng thái được đổi rõ ràng thành 'Đã gia hạn' hoặc khi tạo hợp đồng mới được liên kết và đánh dấu là hợp đồng gia hạn. Workflow trong Agiloft có thể tự động hóa việc này. Thu thập Dùng thời điểm trạng thái đổi thành 'Đã gia hạn' hoặc ngày tạo hợp đồng tiếp theo. Loại sự kiện explicit
	Hợp đồng hết hạn	Sự kiện này cho biết hợp đồng đã đến ngày kết thúc mà không được gia hạn hoặc chấm dứt sớm. Thông thường, sự kiện được xác định bằng cách so sánh ngày hết hạn của hợp đồng với ngày hiện tại.
Vì sao điều này quan trọng Đây là một mốc kết thúc chính trong vòng đời hợp đồng. Phân tích các hợp đồng hết hạn rất quan trọng để tránh tự động gia hạn ngoài ý muốn hoặc bỏ lỡ những lần gia hạn cần thiết. Lấy dữ liệu ở đâu Đây là sự kiện được tính toán. Sự kiện xảy ra khi ngày hiện tại đã qua ngày trong trường 'Ngày hết hạn' hoặc 'Ngày kết thúc hợp đồng', với điều kiện hợp đồng chưa được gia hạn hay chấm dứt. Thu thập Xác định sự kiện này bằng giá trị trong trường 'Ngày hết hạn'. Loại sự kiện calculated
	Khởi tạo yêu cầu hợp đồng	Đây là sự kiện đầu tiên trong vòng đời hợp đồng, đánh dấu yêu cầu chính thức về một hợp đồng mới. Trong Agiloft, sự kiện này thường được ghi nhận khi tạo bản ghi mới trong bảng Contract. Đây là sự kiện cụ thể được lưu trong lịch sử hoặc nhật ký kiểm tra của hệ thống.
Vì sao điều này quan trọng Hoạt động này đánh dấu thời điểm bắt đầu quy trình, nên rất cần thiết để tính tổng thời gian xử lý hợp đồng. Phân tích điểm bắt đầu giúp bạn hiểu số lượng và nguồn phát sinh nhu cầu hợp đồng trong tổ chức. Lấy dữ liệu ở đâu Sự kiện này được ghi nhận từ dấu thời gian tạo bản ghi hợp đồng trong Agiloft. Thông tin thường nằm trong thẻ History hoặc nhật ký hệ thống của Contract ID tương ứng. Thu thập Dùng dấu thời gian tạo bản ghi từ bảng hợp đồng chính. Loại sự kiện explicit
	Bắt đầu đàm phán với đối tác	Hoạt động này đánh dấu thời điểm hợp đồng được gửi cho đối tác bên ngoài để rà soát và đàm phán. Trong Agiloft, có thể suy ra sự kiện này từ lúc trạng thái chuyển thành “In Negotiation” hoặc “External Review”.
Vì sao điều này quan trọng Đây là thời điểm bắt đầu giai đoạn đàm phán, vốn có thể kéo dài không đồng đều và khó dự đoán. Theo dõi hoạt động này giúp đo lường, phân tích thời gian đàm phán và xác định yếu tố khiến giai đoạn này kéo dài. Lấy dữ liệu ở đâu Có thể suy ra sự kiện này từ dấu thời gian khi trường trạng thái hợp đồng được cập nhật thành “In Negotiation”, “With Counterparty” hoặc “External Review” trong lịch sử bản ghi hợp đồng. Thu thập Xác định dấu thời gian đầu tiên của thay đổi trạng thái cho thấy đã bắt đầu trao đổi hoặc đàm phán với bên ngoài. Loại sự kiện inferred
	Bắt đầu sửa đổi hợp đồng	Sự kiện này đánh dấu thời điểm bắt đầu quy trình sửa đổi chính thức đối với hợp đồng hiện có và đang có hiệu lực. Trong Agiloft, sự kiện thường được ghi nhận khi tạo bản ghi 'Sửa đổi' mới và liên kết bản ghi đó với hợp đồng gốc.
Vì sao điều này quan trọng Các lần sửa đổi là những thay đổi đáng kể trong vòng đời hợp đồng. Phân tích tần suất và quy trình thực hiện sửa đổi có thể cho thấy nhu cầu kinh doanh đang thay đổi hoặc hợp đồng ban đầu chưa rõ ràng. Lấy dữ liệu ở đâu Ghi nhận sự kiện này từ thời điểm tạo bản ghi mới trong bảng 'Sửa đổi' riêng, được liên kết với ID hợp đồng chính. Thu thập Dùng thời điểm tạo bản ghi trong bảng Sửa đổi. Loại sự kiện explicit
	Chỉnh sửa hoặc sửa đổi hợp đồng	Đánh dấu một lần tài liệu hợp đồng được sửa đổi hoặc chỉnh sửa trong quá trình đàm phán hay rà soát nội bộ. Sự kiện này thường được ghi nhận rõ ràng khi tải phiên bản hợp đồng mới lên Agiloft.
Vì sao điều này quan trọng Hoạt động này rất quan trọng để phát hiện các vòng lặp làm lại. Tần suất chỉnh sửa cao có thể cho thấy điều khoản chưa rõ, mẫu chưa phù hợp hoặc đàm phán có nhiều bất đồng. Tất cả đều làm kéo dài thời gian xử lý hợp đồng. Lấy dữ liệu ở đâu Lấy dấu thời gian tạo phiên bản tài liệu mới trong “Attached Files” hoặc bảng lịch sử phiên bản riêng được liên kết với bản ghi hợp đồng trong Agiloft. Thu thập Dùng dấu thời gian tạo của từng bản ghi mới trong lịch sử phiên bản tài liệu hợp đồng. Loại sự kiện explicit
	Đã thực hiện rà soát tuân thủ	Cho biết một đợt rà soát tuân thủ theo lịch hoặc đột xuất đối với hợp đồng đang có hiệu lực đã hoàn tất. Sự kiện này thường được ghi nhận rõ ràng khi người dùng hoàn thành nhiệm vụ liên quan đến tuân thủ hoặc cập nhật trường rà soát.
Vì sao điều này quan trọng Theo dõi các đợt rà soát tuân thủ là việc cần thiết để quản trị và quản lý rủi ro. Hoạt động này giúp tổ chức bảo đảm đáp ứng các yêu cầu pháp lý và chính sách nội bộ trong suốt thời hạn hợp đồng. Lấy dữ liệu ở đâu Lấy thời điểm hoàn tất của bản ghi nhiệm vụ rà soát tuân thủ được liên kết, hoặc thời điểm trường ngày như 'Ngày rà soát tuân thủ gần nhất' được điền. Thu thập Dùng ngày hoàn tất của nhiệm vụ rà soát tuân thủ riêng hoặc trường ngày cụ thể được cập nhật khi hoàn tất rà soát. Loại sự kiện explicit
	Gửi hợp đồng để ký	Hoạt động này đánh dấu thời điểm gửi hợp đồng cuối cùng đã được phê duyệt để các bên ký kết. Trong các hệ thống như Agiloft có tích hợp chữ ký điện tử, đây thường là thao tác cụ thể để bắt đầu quy trình ký.
Vì sao điều này quan trọng Sự kiện này cung cấp dấu thời gian rõ ràng cho thời điểm bắt đầu giai đoạn hoàn tất cuối cùng. Phân tích khoảng thời gian từ đây đến lúc “Contract Executed” giúp xác định chậm trễ trong chính quá trình ký. Lấy dữ liệu ở đâu Sự kiện này được ghi nhận từ thao tác cụ thể của người dùng trong lịch sử hợp đồng hoặc qua lệnh gọi API đến dịch vụ chữ ký điện tử như DocuSign hoặc Adobe Sign, vốn được Agiloft tích hợp. Thu thập Dùng dấu thời gian trong nhật ký lịch sử gắn với thao tác “Send for Signature” hoặc lệnh gọi tích hợp. Loại sự kiện explicit
	Gửi yêu cầu rà soát nội bộ	Hoạt động này đánh dấu thời điểm bản nháp hợp đồng được gửi chính thức cho các bên liên quan nội bộ để rà soát. Trong Agiloft, sự kiện này thường được ghi nhận qua thay đổi trạng thái trong quy trình làm việc, chẳng hạn từ “Draft” sang “Internal Review”.
Vì sao điều này quan trọng Sự kiện này bắt đầu giai đoạn rà soát, vốn thường là nơi phát sinh điểm nghẽn. Phân tích thời gian từ lúc này đến các hoạt động rà soát tiếp theo là yếu tố then chốt để hiểu và cải thiện thời gian rà soát. Lấy dữ liệu ở đâu Có thể suy ra sự kiện này từ dấu thời gian khi trường trạng thái trong bản ghi hợp đồng chính chuyển sang các giá trị như “In Review”, “Pending Internal Review” hoặc “Submitted for Review”. Thu thập Tìm thay đổi trạng thái sang “Internal Review” trong nhật ký lịch sử hợp đồng. Loại sự kiện inferred
	Hợp đồng bị hủy	Cho biết yêu cầu hợp đồng hoặc hợp đồng đang xử lý đã bị chủ động hủy trước khi ký kết. Đây là trạng thái kết thúc rõ ràng, thường được ghi nhận khi người dùng đổi trạng thái thành 'Đã hủy' hoặc 'Đã rút lại'.
Vì sao điều này quan trọng Đây là nhánh thất bại hoặc kết thúc của quy trình. Phân tích lý do hợp đồng bị hủy có thể giúp phát hiện vấn đề ở các giai đoạn đánh giá điều kiện hoặc đàm phán, từ đó giảm công sức lãng phí. Lấy dữ liệu ở đâu Có thể xác định qua thời điểm trường trạng thái trong lịch sử hợp đồng đổi sang giá trị kết thúc không thành công như 'Đã hủy', 'Vô hiệu' hoặc 'Đã rút lại'. Thu thập Tìm thời điểm trạng thái đổi thành 'Đã hủy'. Loại sự kiện inferred
	Hợp đồng được kích hoạt	Cho biết hợp đồng đã có hiệu lực và có thể được thực thi. Việc này thường diễn ra vào hoặc sau ngày ký kết. Agiloft thường ghi nhận sự kiện này khi trạng thái đổi từ 'Đã ký kết' thành 'Đang hoạt động' hoặc 'Có hiệu lực'.
Vì sao điều này quan trọng Hoạt động này chính thức mở đầu vòng đời sau khi trao hợp đồng, đồng thời khởi động các nghĩa vụ, hoạt động giám sát và nhiệm vụ tuân thủ. Đây là mốc bắt đầu rõ ràng để theo dõi hiệu quả và việc quản lý hợp đồng đang có hiệu lực. Lấy dữ liệu ở đâu Có thể xác định qua lịch sử hợp đồng khi trạng thái đổi thành 'Đang hoạt động', hoặc tính từ trường 'Ngày bắt đầu hợp đồng'. Thu thập Dùng thời điểm trạng thái đổi thành 'Đang hoạt động' hoặc giá trị trong trường 'Ngày có hiệu lực'. Loại sự kiện inferred
	Soạn xong bản nháp hợp đồng	Đánh dấu thời điểm hoàn tất bản nháp hợp đồng đầu tiên. Sự kiện này thường được ghi nhận khi tải lên phiên bản đầu tiên của tài liệu hợp đồng và liên kết với bản ghi hợp đồng, hoặc khi trạng thái hợp đồng chuyển thành “Drafting Complete”.
Vì sao điều này quan trọng Theo dõi hoạt động này giúp đo hiệu quả của giai đoạn soạn thảo. Đây cũng là điều kiện cần để phân tích việc làm lại, vì nhiều lần chỉnh sửa sau thời điểm này có thể cho thấy mẫu hoặc yêu cầu ban đầu có vấn đề. Lấy dữ liệu ở đâu Có thể suy ra sự kiện này từ lúc trường trạng thái thay đổi, chẳng hạn từ “New” sang “Drafting”, hoặc lấy dấu thời gian đính kèm phiên bản tài liệu đầu tiên trong bảng liên quan “Attached Files” của Agiloft. Thu thập Xác định dấu thời gian của lần đầu trạng thái chuyển sang “Drafting” hoặc “Review”, hoặc ngày tạo bản ghi tài liệu liên quan đầu tiên. Loại sự kiện inferred

Nên có Không bắt buộc

Hướng dẫn trích xuất

Cách lấy dữ liệu từ Agiloft

Các bước

Chuẩn bị môi trường Python: Đảm bảo bạn đã cài Python 3.6 trở lên. Cài các thư viện cần thiết bằng pip: pip install requests pandas.
Lấy thông tin đăng nhập Agiloft: Đăng nhập vào hệ thống Agiloft. Bạn cần URL gốc API (ví dụ: https://[your_domain].agiloft.com/gui2/rest), tên người dùng và mật khẩu hợp lệ, cùng API key. Liên hệ quản trị viên Agiloft để lấy API key và xác nhận vai trò người dùng của bạn có quyền truy cập API.
Xác định tên Knowledgebase: Mở knowledgebase Quản lý hợp đồng trong Agiloft và xác định chính xác tên API. Tên này thường khác tên hiển thị. Quản trị viên có thể cung cấp thông tin này. Trong hướng dẫn này, giả sử tên là contract.
Cấu hình Python Script: Mở Python Script được cung cấp bằng trình soạn thảo. Thay các giá trị giữ chỗ BASE_URL, USERNAME, PASSWORD, API_KEY và KB_NAME bằng thông tin Agiloft của bạn.
Đặt khoảng ngày trích xuất: Trong phần cấu hình của script, điều chỉnh biến SEARCH_FILTER để chọn khoảng ngày cần trích xuất. Bộ lọc này thường nhắm đến các trường 'Date Created' hoặc 'Last Modified' để giới hạn khối lượng dữ liệu.
Chạy script: Chạy script trong terminal bằng lệnh: python your_script_name.py. Script sẽ xác thực với Agiloft API, lấy hồ sơ hợp đồng theo từng trang và xử lý lịch sử của từng hợp đồng.
Xử lý dữ liệu lịch sử: Script duyệt nhật ký lịch sử của từng hợp đồng. Script ánh xạ các sự kiện lịch sử cụ thể, chẳng hạn thay đổi trạng thái hoặc tạo bản ghi, sang các giá trị ActivityName chuẩn cần có trong nhật ký sự kiện.
Xử lý sự kiện được tính toán: Script có logic để xác định hoạt động 'Hợp đồng hết hạn'. Script kiểm tra ngày hết hạn của các hợp đồng đang có hiệu lực so với ngày chạy hiện tại.
Chuyển đổi và sắp xếp dữ liệu: Script dùng thư viện pandas để sắp xếp các sự kiện đã trích xuất thành dạng bảng, bảo đảm có đủ các cột bắt buộc và được khuyến nghị.
Tạo tệp nhật ký sự kiện: Khi chạy thành công, script sẽ tạo tệp CSV tên agiloft_contract_event_log.csv trong cùng thư mục. Tệp này đã được định dạng để tải trực tiếp lên ProcessMind.

Cấu hình

Thông tin xác thực API: Cần cung cấp USERNAME, PASSWORD và API_KEY cho tài khoản có đủ quyền đọc dữ liệu hợp đồng qua REST API.
URL gốc: BASE_URL phải trỏ đến endpoint REST của hệ thống Agiloft cụ thể của bạn.
Tên Knowledgebase: Biến KB_NAME phải được đặt thành tên API chính xác của bảng hợp đồng trong Agiloft.
Bộ lọc khoảng ngày: Cấu hình SEARCH_FILTER trong script để giới hạn trích xuất vào khoảng thời gian phù hợp, chẳng hạn 6-12 tháng gần nhất, nhằm kiểm soát hiệu suất. Thường có thể lọc theo date_created hoặc last_modified_date.
Phân trang: Biến PAGE_SIZE quy định số bản ghi được lấy trong mỗi lần gọi API. Giá trị từ 100 đến 500 thường cân bằng tốt giữa hiệu suất và mức sử dụng bộ nhớ.
Ánh xạ trường: Script có phần ánh xạ tên trường Agiloft sang tên thuộc tính cần có trong nhật ký sự kiện. Bạn cần kiểm tra và điều chỉnh các ánh xạ này (ví dụ: id, contract_type, contract_value) để khớp với cấu hình Agiloft.

Truy vấn mẫu python

import requests
import pandas as pd
from datetime import datetime
import json

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- CONFIGURATION --- #
class=class="hl-string">"hl-comment"># Replace with your Agiloft instance details
BASE_URL = class="hl-string">"https://[your_domain].agiloft.com/gui2/rest"
USERNAME = class="hl-string">"[your_api_user]"
PASSWORD = class="hl-string">"[your_api_password]"
API_KEY = class="hl-string">"[your_api_key]"
KB_NAME = class="hl-string">"contract"  class=class="hl-string">"hl-comment"># The API name of your contracts knowledgebase
PAGE_SIZE = 200

class=class="hl-string">"hl-comment"># Filter for contracts created in a specific range (adjust as needed)
class=class="hl-string">"hl-comment"># Format for Agiloft API dates is class="hl-string">'YYYY-MM-DD HH:MM:SS'
SEARCH_FILTER = {
    class="hl-string">"search_stype": class="hl-string">"field_based",
    class="hl-string">"searches": [
        {class="hl-string">"field": class="hl-string">"date_created", class="hl-string">"op": class="hl-string">"ge", class="hl-string">"val": class="hl-string">"2023-01-01 00:00:00"}
    ]
}

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- SCRIPT --- #

def get_agiloft_session(base_url, username, password, api_key):
    class="hl-string">"""Authenticates with Agiloft and returns a session token."""
    login_url = fclass="hl-string">"{base_url}/login"
    headers = {class="hl-string">"Content-Type": class="hl-string">"application/json", class="hl-string">"API-Key": api_key}
    payload = {class="hl-string">"username": username, class="hl-string">"password": password}
    try:
        response = requests.post(login_url, headers=headers, json=payload, timeout=60)
        response.raise_for_status()
        return response.cookies
    except requests.exceptions.RequestException as e:
        print(fclass="hl-string">"Error: Authentication failed. {e}")
        return None

def fetch_all_records(session, base_url, kb_name, page_size, search_filter):
    class="hl-string">"""Fetches all records from a knowledgebase with pagination."""
    records = []
    page_num = 0
    while True:
        url = fclass="hl-string">"{base_url}/kb/{kb_name}"
        params = {
            class="hl-string">"page_size": page_size,
            class="hl-string">"page_num": page_num,
            class="hl-string">"view_name": class="hl-string">"Default",
            class="hl-string">"search": json.dumps(search_filter),
            class="hl-string">"fields": class="hl-string">"id,history,contract_status,contract_type,contract_value,created_by,owner_group,counterparty,expiration_date"
        }
        try:
            response = requests.get(url, cookies=session, params=params, timeout=120)
            response.raise_for_status()
            data = response.json()
            records.extend(data.get(class="hl-string">'records', []))
            if len(data.get(class="hl-string">'records', [])) < page_size:
                break
            page_num += 1
        except requests.exceptions.RequestException as e:
            print(fclass="hl-string">"Error fetching page {page_num}: {e}")
            break
    return records

def map_history_to_activity(entry_text):
    class="hl-string">"""Maps a history log entry to a defined activity name."""
    entry_lower = entry_text.lower()
    if class="hl-string">"record created by" in entry_lower:
        return class="hl-string">"Contract Request Initiated"
    if class="hl-string">"status changed from" in entry_lower:
        if class="hl-string">"draft" in entry_lower and class="hl-string">"internal review" in entry_lower:
            return class="hl-string">"Internal Review Submitted"
        if class="hl-string">"internal review" in entry_lower and class="hl-string">"legal approved" in entry_lower:
            return class="hl-string">"Legal Review Conducted"
        if class="hl-string">"drafting" in entry_lower and class="hl-string">"in negotiation" in entry_lower:
            return class="hl-string">"Counterparty Negotiation Started"
        if class="hl-string">"negotiation" in entry_lower and class="hl-string">"fully approved" in entry_lower:
            return class="hl-string">"Internal Approvals Obtained"
        if class="hl-string">"approved" in entry_lower and class="hl-string">"sent for signature" in entry_lower:
            return class="hl-string">"Sent For Signature"
        if class="hl-string">"signature" in entry_lower and class="hl-string">"executed" in entry_lower:
            return class="hl-string">"Contract Executed/Signed"
        if class="hl-string">"executed" in entry_lower and class="hl-string">"active" in entry_lower:
            return class="hl-string">"Contract Activated"
        if class="hl-string">"active" in entry_lower and class="hl-string">"renewed" in entry_lower:
            return class="hl-string">"Contract Renewed"
        if class="hl-string">"active" in entry_lower and class="hl-string">"terminated" in entry_lower:
            return class="hl-string">"Contract Terminated"
        if class="hl-string">"canceled" in entry_lower or class="hl-string">"withdrawn" in entry_lower:
            return class="hl-string">"Contract Canceled"
        if class="hl-string">"active" in entry_lower and class="hl-string">"amending" in entry_lower:
            return class="hl-string">"Amendment Initiated"
        if class="hl-string">"active" in entry_lower and class="hl-string">"compliance review" in entry_lower:
            return class="hl-string">"Compliance Review Performed"
    if class="hl-string">"a new file was attached" in entry_lower:
        return class="hl-string">"Contract Redlined/Revised"
    if class="hl-string">"status changed to 'drafting complete'" in entry_lower:
        return class="hl-string">"Contract Drafted"
    return None


def main():
    print(class="hl-string">"Starting Agiloft data extraction...")
    session = get_agiloft_session(BASE_URL, USERNAME, PASSWORD, API_KEY)
    if not session:
        return

    print(fclass="hl-string">"Fetching records from '{KB_NAME}' knowledgebase...")
    contracts = fetch_all_records(session, BASE_URL, KB_NAME, PAGE_SIZE, SEARCH_FILTER)
    print(fclass="hl-string">"Found {len(contracts)} contract records.")

    if not contracts:
        print(class="hl-string">"No contracts found for the specified criteria.")
        return

    event_log_rows = []
    last_data_update = datetime.now().strftime(class="hl-string">'%Y-%m-%d %H:%M:%S')

    for contract in contracts:
        contract_id = contract.get(class="hl-string">'id')
        history_raw = contract.get(class="hl-string">'history', class="hl-string">'')

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Process history entries
        if history_raw:
            history_entries = history_raw.split(class="hl-string">'\n')
            for entry in history_entries:
                if not entry.strip():
                    continue
                
                activity_name = map_history_to_activity(entry)
                if activity_name:
                    try:
                        class=class="hl-string">"hl-comment"># Agiloft history format: class="hl-string">'YYYY-MM-DD HH:MM:SS [User Name]: Event Description'
                        timestamp_str = entry.split(class="hl-string">' [')[0]
                        event_time = datetime.strptime(timestamp_str, class="hl-string">'%Y-%m-%d %H:%M:%S').isoformat() + class="hl-string">'Z'
                        user_name = entry.split(class="hl-string">'[')[1].split(class="hl-string">']')[0]
                    except (IndexError, ValueError):
                        event_time = None
                        user_name = class="hl-string">'System'

                    event_log_rows.append({
                        class="hl-string">"ContractId": contract_id,
                        class="hl-string">"ActivityName": activity_name,
                        class="hl-string">"EventTime": event_time,
                        class="hl-string">"UserName": user_name,
                        class="hl-string">"UserDepartment": contract.get(class="hl-string">'owner_group'),
                        class="hl-string">"ContractType": contract.get(class="hl-string">'contract_type'),
                        class="hl-string">"ContractValue": contract.get(class="hl-string">'contract_value'),
                        class="hl-string">"ContractStatus": contract.get(class="hl-string">'contract_status'),
                        class="hl-string">"CounterpartyName": contract.get(class="hl-string">'counterparty'),
                        class="hl-string">"ExpirationDate": contract.get(class="hl-string">'expiration_date'),
                        class="hl-string">"EventEndTime": None,  class=class="hl-string">"hl-comment"># Populate if available
                        class="hl-string">"SourceSystem": class="hl-string">"Agiloft",
                        class="hl-string">"LastDataUpdate": last_data_update
                    })

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Handle calculated class="hl-string">'Contract Expired' event
        exp_date_str = contract.get(class="hl-string">'expiration_date')
        current_status = contract.get(class="hl-string">'contract_status', class="hl-string">'').lower()
        if exp_date_str and current_status not in [class="hl-string">'terminated', class="hl-string">'canceled', class="hl-string">'expired']:
            try:
                exp_date = datetime.strptime(exp_date_str, class="hl-string">'%Y-%m-%d %H:%M:%S')
                if exp_date < datetime.now():
                    event_log_rows.append({
                        class="hl-string">"ContractId": contract_id,
                        class="hl-string">"ActivityName": class="hl-string">"Contract Expired",
                        class="hl-string">"EventTime": exp_date.isoformat() + class="hl-string">'Z',
                        class="hl-string">"UserName": class="hl-string">"System",
                        class="hl-string">"UserDepartment": contract.get(class="hl-string">'owner_group'),
                        class="hl-string">"ContractType": contract.get(class="hl-string">'contract_type'),
                        class="hl-string">"ContractValue": contract.get(class="hl-string">'contract_value'),
                        class="hl-string">"ContractStatus": class="hl-string">"Expired",
                        class="hl-string">"CounterpartyName": contract.get(class="hl-string">'counterparty'),
                        class="hl-string">"ExpirationDate": contract.get(class="hl-string">'expiration_date'),
                        class="hl-string">"EventEndTime": None,
                        class="hl-string">"SourceSystem": class="hl-string">"Agiloft",
                        class="hl-string">"LastDataUpdate": last_data_update
                    })
            except ValueError:
                pass class=class="hl-string">"hl-comment"># Ignore invalid date formats

    if not event_log_rows:
        print(class="hl-string">"No process events could be generated from the contract histories.")
        return

    df = pd.DataFrame(event_log_rows)
    df = df.sort_values(by=[class="hl-string">'ContractId', class="hl-string">'EventTime']).reset_index(drop=True)
    
    class=class="hl-string">"hl-comment"># Reorder columns for clarity
    column_order = [
        class="hl-string">'ContractId', class="hl-string">'ActivityName', class="hl-string">'EventTime', class="hl-string">'EventEndTime', class="hl-string">'UserName',
        class="hl-string">'UserDepartment', class="hl-string">'ContractType', class="hl-string">'ContractValue', class="hl-string">'ContractStatus',
        class="hl-string">'CounterpartyName', class="hl-string">'ExpirationDate', class="hl-string">'SourceSystem', class="hl-string">'LastDataUpdate'
    ]
    df = df[column_order]

    output_filename = class="hl-string">'agiloft_contract_event_log.csv'
    df.to_csv(output_filename, index=False)
    print(fclass="hl-string">"Extraction complete. Event log saved to {output_filename}")

if __name__ == class="hl-string">"__main__":
    main()

Sẵn sàng bắt đầu?

Bắt đầu tối ưu vòng đời hợp đồng ngay hôm nay. Chuẩn bị dữ liệu bằng mẫu này để tìm cơ hội nâng cao hiệu quả và tuân thủ.

Quay lại hướng dẫn cải tiến

Tải mẫu xuống

Tối ưu quy trình quản lý hợp đồng trên Agiloft, rút ngắn thời gian xử lý ngay

Xác định điểm kém hiệu quả và rút ngắn 30% thời gian xử lý hợp đồng.

Bắt đầu dùng thử miễn phí

Không cần thẻ tín dụng. Bắt đầu dùng thử miễn phí ngay hôm nay.

Mẫu dữ liệu quản lý hợp đồng của bạn

Mẫu dữ liệu quản lý hợp đồng của bạn

Thuộc tính quản lý hợp đồng

Hoạt động quản lý hợp đồng

Hướng dẫn trích xuất

Trích xuất bằng Python Script qua REST API của Agiloft

Các bước

Cấu hình

Truy vấn mẫu python

Sẵn sàng bắt đầu?

Tối ưu quy trình quản lý hợp đồng trên Agiloft, rút ngắn thời gian xử lý ngay