Mẫu dữ liệu tuyển dụng và thu hút nhân tài

Greenhouse
Mẫu dữ liệu tuyển dụng và thu hút nhân tài

Mẫu dữ liệu tuyển dụng và thu hút nhân tài

Mẫu này hướng dẫn bạn thu thập dữ liệu phù hợp cho quy trình tuyển dụng và thu hút nhân tài. Mẫu nêu rõ các thuộc tính cần theo dõi, hoạt động chính cần ghi nhận và cách trích xuất thông tin từ Greenhouse. Làm theo mẫu để chuẩn bị dữ liệu cần thiết cho việc phân tích quy trình.
  • Các thuộc tính nên thu thập
  • Các hoạt động chính cần theo dõi
  • Hướng dẫn trích xuất dữ liệu
Chưa quen với nhật ký sự kiện? Tìm hiểu cách tạo nhật ký sự kiện cho process mining.

Thuộc tính tuyển dụng và thu hút nhân tài

Đây là các trường dữ liệu nên có trong nhật ký sự kiện để phân tích quy trình tuyển dụng và thu hút nhân tài trên Greenhouse.
5 Bắt buộc 6 Nên có 10 Không bắt buộc
Tên Mô tả
Dấu thời gian hoạt động
ActivityTimestamp
Ngày và giờ chính xác khi hoạt động tuyển dụng diễn ra.
Mô tả

Dấu thời gian hoạt động cho biết chính xác thời điểm một sự kiện xảy ra trong quy trình tuyển dụng. Đây là cơ sở thời gian cho mọi phân tích về hiệu suất và thời lượng, đồng thời xác định thứ tự hoạt động của từng hồ sơ ứng tuyển.

Dấu thời gian này rất cần thiết để tính các KPI liên quan đến thời gian, chẳng hạn như Tổng thời gian tuyển dụng, Thời gian xử lý việc lên lịch phỏng vấn và Thời gian phản hồi sau phỏng vấn. Phân tích khoảng thời gian giữa các hoạt động giúp tổ chức đo lường hiệu quả, phát hiện chậm trễ và theo dõi việc tuân thủ thỏa thuận mức dịch vụ. Đây cũng là dữ liệu đầu vào trực tiếp cho các bảng điều khiển về hiệu suất và điểm nghẽn.

Vì sao điều này quan trọng

Dấu thời gian này rất quan trọng để sắp xếp sự kiện, tính thời gian xử lý và phân tích hiệu suất của quy trình tuyển dụng.

Lấy dữ liệu ở đâu

Có thể tìm thấy thông tin này trong nhiều đối tượng của Greenhouse, chẳng hạn như 'applied_at' trên đối tượng Application, 'created_at' trên đối tượng Offer hoặc dấu thời gian trong nguồn cấp hoạt động và nhật ký kiểm tra.

Ví dụ
2023-10-26T10:00:00Z2023-10-27T14:35:10Z2023-11-05T09:15:00Z
Hồ sơ ứng tuyển vào vị trí
JobApplicationId
Mã định danh duy nhất cho hồ sơ ứng tuyển của một ứng viên vào một vị trí cụ thể.
Mô tả

Mã hồ sơ ứng tuyển là định danh hồ sơ duy nhất, làm cơ sở cho việc phân tích quy trình tuyển dụng. Mã này liên kết mọi hoạt động liên quan, từ lúc nộp hồ sơ và sàng lọc ban đầu đến phỏng vấn, offer và quyết định tuyển dụng cuối cùng. Nhờ đó, bạn có thể theo dõi toàn bộ hành trình của từng ứng viên.

Trong process mining, thuộc tính này được dùng để dựng lại chính xác lộ trình của từng ứng viên qua các vòng tuyển dụng. Từ đó, bạn có thể phân tích các biến thể quy trình, thời gian xử lý từng hồ sơ và các điểm ứng viên rời khỏi quy trình, qua đó nắm rõ toàn bộ vòng đời tuyển dụng của từng người.

Vì sao điều này quan trọng

Đây là Case ID thiết yếu để liên kết mọi sự kiện tuyển dụng của một ứng viên, giúp phân tích toàn bộ hành trình tuyển dụng từ đầu đến cuối.

Lấy dữ liệu ở đâu

Đây thường là khóa chính của đối tượng hồ sơ ứng tuyển. Hãy xem tài liệu API của Greenhouse về endpoint 'Applications', thường có tên 'id' hoặc 'application_id'.

Ví dụ
987654321098765432119876543212
Tên hoạt động
ActivityName
Tên của hoạt động hoặc giai đoạn tuyển dụng cụ thể đã diễn ra.
Mô tả

Thuộc tính này ghi lại tên từng sự kiện trong quy trình tuyển dụng, chẳng hạn như 'Đã nhận hồ sơ ứng tuyển', 'Đã lên lịch phỏng vấn' hoặc 'Đã chấp nhận offer'. Các sự kiện này tạo thành chuỗi hoạt động trong sơ đồ quy trình.

Phân tích trình tự và tần suất của các hoạt động là nền tảng của process mining. Việc này giúp trực quan hóa quy trình tuyển dụng, xác định các lộ trình phổ biến, phát hiện điểm khác với workflow chuẩn và tìm ra điểm nghẽn khiến quy trình bị đình trệ. Ví dụ, bạn có thể theo dõi số hồ sơ chuyển từ 'Đã xem xét hồ sơ ứng tuyển' sang 'Đã phỏng vấn sàng lọc với nhà tuyển dụng'.

Vì sao điều này quan trọng

Thuộc tính này xác định các bước trong quy trình tuyển dụng, giúp trực quan hóa luồng quy trình và tìm ra điểm nghẽn cũng như các điểm khác biệt.

Lấy dữ liệu ở đâu

Thông tin này thường được tổng hợp bằng cách ánh xạ các lần thay đổi giai đoạn hồ sơ, trạng thái phỏng vấn, sự kiện offer hoặc các thao tác khác có thể kiểm tra trong Greenhouse. Có thể cần dùng logic để chuyển sự kiện hệ thống thành tên hoạt động chuẩn hóa.

Ví dụ
Đã xem xét hồ sơ ứng tuyểnĐã hoàn tất phỏng vấnĐã chấp nhận lời mời làm việcTừ chối hồ sơ ứng tuyển
Hệ thống nguồn
SourceSystem
Xác định hệ thống lưu trữ dữ liệu gốc được trích xuất.
Mô tả

Thuộc tính này cho biết nguồn gốc của dữ liệu tuyển dụng. Với quy trình này, giá trị sẽ luôn là 'Greenhouse'.

Dù có vẻ không thay đổi, việc ghi rõ hệ thống nguồn rất quan trọng để quản trị dữ liệu, xử lý sự cố và bổ sung dữ liệu từ các hệ thống khác như HRIS. Thông tin này giúp xác định nguồn gốc dữ liệu và duy trì tính toàn vẹn của dữ liệu trong toàn bộ hệ thống dữ liệu của tổ chức.

Vì sao điều này quan trọng

Giúp xác định rõ nguồn gốc dữ liệu, yếu tố thiết yếu để quản trị, xác thực và quản lý dữ liệu từ nhiều nguồn.

Lấy dữ liệu ở đâu

Đây là giá trị cố định, cần được thêm vào trong quá trình trích xuất và chuyển đổi dữ liệu để ghi rõ nguồn gốc.

Ví dụ
Greenhouse
Lần cập nhật dữ liệu gần nhất
LastDataUpdate
Dấu thời gian cho biết dữ liệu của sự kiện này được làm mới hoặc trích xuất lần cuối khi nào.
Mô tả

Thuộc tính này ghi lại ngày giờ dữ liệu được lấy lần cuối từ hệ thống nguồn. Đây là trường siêu dữ liệu cho biết dữ liệu trong mô hình process mining mới đến đâu.

Thông tin này giúp người dùng biết dữ liệu phân tích được cập nhật đến thời điểm nào. Thuộc tính này cũng giúp quản lý kỳ vọng về độ trễ dữ liệu và xác nhận quy trình dữ liệu đang chạy theo lịch. Ví dụ, nếu 'Lần cập nhật dữ liệu gần nhất' đã cách đây vài ngày, người dùng sẽ biết bảng điều khiển chưa phản ánh các hoạt động tuyển dụng mới nhất.

Vì sao điều này quan trọng

Cho biết dữ liệu mới đến đâu, giúp người dùng biết kết quả phân tích có phản ánh trạng thái mới nhất của quy trình hay không.

Lấy dữ liệu ở đâu

Dấu thời gian này được tạo và gắn vào tập dữ liệu trong quá trình trích xuất, chuyển đổi và tải dữ liệu (ETL).

Ví dụ
2023-11-20T02:00:00Z2023-11-21T02:00:00Z2023-11-22T02:00:00Z
Chức danh công việc
JobTitle
Chức danh của vị trí mà ứng viên đã ứng tuyển.
Mô tả

Thuộc tính này chứa chức danh chính thức của yêu cầu tuyển dụng, chẳng hạn như 'Kỹ sư phần mềm cấp cao' hoặc 'Quản lý tiếp thị sản phẩm'. Thông tin này giúp bạn hiểu rõ vị trí đang tuyển.

Phân tích quy trình tuyển dụng theo chức danh rất quan trọng để hiểu những thách thức riêng của từng vị trí. Ví dụ, bảng điều khiển 'Hiệu suất về thời gian tuyển dụng' dùng thuộc tính này để cho biết các vị trí cấp cao hoặc đòi hỏi chuyên môn sâu có mất nhiều thời gian tuyển hơn không. Thuộc tính này cũng giúp phân tích tỷ lệ chấp nhận offer theo từng vị trí, từ đó đánh giá mức độ cạnh tranh của đãi ngộ hoặc sức hấp dẫn của công việc.

Vì sao điều này quan trọng

Cho phép lọc và so sánh các chỉ số tuyển dụng theo từng vị trí, giúp hiểu hiệu suất quy trình thay đổi ra sao tùy theo độ phức tạp hoặc loại công việc.

Lấy dữ liệu ở đâu

Đây là trường chính trong đối tượng Job của Greenhouse, thường có tên 'name' khi truy vấn endpoint 'jobs' qua API.

Ví dụ
Kỹ sư phần mềm cấp caoChuyên viên kinh doanhNhà thiết kế UX/UI
Nguồn hồ sơ ứng tuyển
ApplicationSource
Kênh tiếp nhận hồ sơ ứng tuyển của ứng viên.
Mô tả

Thuộc tính này theo dõi nguồn của hồ sơ ứng tuyển, chẳng hạn như 'LinkedIn', 'Nhân viên giới thiệu', 'Trang web công ty' hoặc 'Indeed'. Thông tin này cho biết hiệu quả của từng kênh tuyển dụng.

Bảng điều khiển 'Hiệu quả của kênh tìm ứng viên' được xây dựng hoàn toàn dựa trên thuộc tính này. Bằng cách phân tích số hồ sơ, thời gian tuyển dụng và tỷ lệ tuyển thành công theo nguồn, tổ chức có thể tối ưu ngân sách và công sức dành cho hoạt động tuyển dụng. Dữ liệu này giúp trả lời câu hỏi chiến lược: kênh nào mang lại ứng viên chất lượng cao nhất với hiệu quả tốt nhất? Đây cũng là cơ sở trực tiếp cho KPI 'Tỷ lệ chuyển đổi theo kênh tìm ứng viên'.

Vì sao điều này quan trọng

Giúp đo lường hiệu quả và ROI của các kênh tuyển dụng, để bạn quyết định dựa trên dữ liệu nên đầu tư công sức tìm ứng viên vào đâu.

Lấy dữ liệu ở đâu

Có trong đối tượng Candidate của Greenhouse, được liên kết với Application. Trường 'source' cung cấp thông tin này.

Ví dụ
LinkedInNhân viên giới thiệuTrang tuyển dụng của công tyIndeed
Phòng ban tuyển dụng
JobDepartment
Phòng ban hoặc đơn vị kinh doanh cần tuyển vị trí này.
Mô tả

Thuộc tính này cho biết phòng ban trong tổ chức, chẳng hạn như 'Kỹ thuật', 'Tiếp thị' hoặc 'Kinh doanh', gắn với yêu cầu tuyển dụng. Nhờ đó, bạn có thể tổng hợp và so sánh các chỉ số tuyển dụng giữa các bộ phận khác nhau.

Phân tích theo phòng ban rất quan trọng với các bảng điều khiển như 'Hiệu suất về thời gian tuyển dụng' và 'Xu hướng tỷ lệ chấp nhận offer'. Việc này giúp xác định phòng ban nào có chu kỳ tuyển dụng dài hơn, tỷ lệ từ chối offer cao hơn hoặc mức độ tuân thủ quy trình khác biệt. Từ đó, tổ chức có thể điều chỉnh và cải tiến quy trình phù hợp với nhu cầu riêng của từng phòng ban.

Vì sao điều này quan trọng

Giúp so sánh hiệu suất tuyển dụng và các khác biệt trong quy trình giữa các phòng ban, qua đó phát hiện vấn đề mang tính hệ thống hoặc cách làm hiệu quả.

Lấy dữ liệu ở đâu

Thường có dưới dạng trường tiêu chuẩn hoặc trường tùy chỉnh trong đối tượng Job của Greenhouse. Có thể tìm thấy trong phần 'departments' của bản ghi Job qua API.

Ví dụ
Kỹ thuậtQuản lý sản phẩmKinh doanhTiếp thị
Tên nhà tuyển dụng
RecruiterName
Tên nhà tuyển dụng phụ trách hồ sơ ứng tuyển.
Mô tả

Thuộc tính này xác định nhà tuyển dụng được phân công phụ trách một hồ sơ ứng tuyển hoặc yêu cầu tuyển dụng cụ thể. Người này thường sàng lọc hồ sơ, điều phối phỏng vấn và hướng dẫn ứng viên qua các bước trong quy trình.

Phân tích quy trình theo nhà tuyển dụng giúp hiểu rõ hiệu suất cá nhân và cách phân bổ khối lượng công việc. Bảng điều khiển 'Khối lượng công việc và hiệu quả của nhà tuyển dụng' dùng thuộc tính này để tính các chỉ số như số hồ sơ xử lý và thời gian xử lý của từng nhà tuyển dụng. Qua đó, bạn có thể nhận diện người làm tốt, xác định ai cần được hỗ trợ thêm và cân bằng khối lượng công việc trong nhóm tuyển dụng.

Vì sao điều này quan trọng

Gắn các hoạt động trong quy trình với từng nhà tuyển dụng, giúp phân tích hiệu suất, khối lượng công việc và hiệu quả của mỗi người.

Lấy dữ liệu ở đâu

Có trong đối tượng Job của Greenhouse, thường thuộc phần 'hiring_team', nơi xác định các vai trò như 'Recruiter'.

Ví dụ
Alice JohnsonRobert DavisMaria Garcia
Trạng thái hồ sơ ứng tuyển
ApplicationStatus
Kết quả cuối cùng hoặc trạng thái hiện tại của hồ sơ ứng tuyển vào vị trí.
Mô tả

Thuộc tính này cho biết kết quả của hồ sơ ứng tuyển, chẳng hạn như 'Đã tuyển dụng', 'Bị từ chối' hoặc 'Đang xử lý'. Thuộc tính này thể hiện trạng thái cuối cùng của quy trình đã hoàn tất hoặc trạng thái hiện tại của quy trình đang diễn ra.

Đây là chiều phân tích quan trọng để đánh giá kết quả. Bạn có thể lọc hồ sơ để so sánh lộ trình của ứng viên được tuyển với ứng viên bị từ chối, qua đó nhận diện đặc điểm của những hành trình thành công. Thuộc tính này cũng được dùng để tính tỷ lệ chuyển đổi trong bảng điều khiển 'Toàn bộ quy trình tuyển dụng', cho biết tỷ lệ hồ sơ dẫn đến tuyển dụng.

Vì sao điều này quan trọng

Xác định kết quả của quy trình tuyển dụng, giúp so sánh hành trình của ứng viên được tuyển với ứng viên không được tuyển.

Lấy dữ liệu ở đâu

Thông tin này nằm trong đối tượng Application của Greenhouse và có thể lấy qua trường 'status' trong API.

Ví dụ
Đã tuyển dụngBị từ chốiĐang xử lý
Trạng thái offer
OfferStatus
Trạng thái hiện tại của offer đã gửi cho ứng viên.
Mô tả

Thuộc tính này theo dõi trạng thái của offer, với các giá trị như 'Đã tạo', 'Đã gửi', 'Đã chấp nhận' hoặc 'Bị từ chối'. Đây là chỉ báo quan trọng ở các giai đoạn cuối của quy trình tuyển dụng.

Thuộc tính này rất cần thiết cho bảng điều khiển 'Xu hướng tỷ lệ chấp nhận offer' và KPI tương ứng. Bằng cách theo dõi tiến trình từ 'Đã gửi offer' đến 'Đã chấp nhận offer' hoặc 'Bị từ chối offer', công ty có thể đo lường khả năng tuyển được ứng viên. Phân tích theo phòng ban hoặc chức danh giúp phát hiện các yếu tố như mức độ cạnh tranh của đãi ngộ, trải nghiệm ứng viên hoặc những lý do khác ảnh hưởng đến quyết định của ứng viên.

Vì sao điều này quan trọng

Theo dõi kết quả offer, yếu tố quan trọng để tính KPI Tỷ lệ chấp nhận offer và tìm cách cải thiện chỉ số này.

Lấy dữ liệu ở đâu

Có trong đối tượng Offer của Greenhouse, được liên kết với Application. Trường 'status' cung cấp thông tin này.

Ví dụ
Đã chấp nhậnBị từ chốiĐã gửiĐã tạo
Có tự động hóa
IsAutomated
Cờ cho biết hoạt động có được hệ thống tự động thực hiện hay không.
Mô tả

Thuộc tính dạng đúng/sai này cho biết hoạt động do người dùng thực hiện hay do quy tắc tự động của hệ thống. Ví dụ về hoạt động tự động gồm gửi email trả lời tự động hoặc tự động từ chối ứng viên không đạt câu hỏi sàng lọc cơ bản.

Phân tích thuộc tính này giúp hiểu mức độ tự động hóa trong quy trình tuyển dụng. Bạn có thể so sánh hiệu quả và kết quả của các bước tự động với các bước thủ công, đồng thời xác định cơ hội tự động hóa thêm để tăng tốc độ và tính nhất quán.

Vì sao điều này quan trọng

Giúp phân biệt hoạt động thủ công với hoạt động tự động, từ đó phân tích tác động của tự động hóa đến hiệu quả và kết quả của quy trình.

Lấy dữ liệu ở đâu

Thông tin này không phải trường tiêu chuẩn và thường cần được suy ra. Có thể dựa vào người dùng gắn với hoạt động, chẳng hạn người dùng 'System', hoặc các loại sự kiện cụ thể đã biết là được tự động hóa.

Ví dụ
truefalse
Có tuân thủ quy trình
IsCompliant
Cờ được tính toán để cho biết hồ sơ ứng tuyển có tuân theo quy trình tuyển dụng chuẩn đã xác định hay không.
Mô tả

Thuộc tính dạng đúng/sai này là kết quả của bước kiểm tra mức độ phù hợp, trong đó trình tự hoạt động thực tế của một hồ sơ ứng tuyển được so sánh với mô hình quy trình chuẩn đã xác định. Thuộc tính này đánh dấu các trường hợp đi chệch quy trình, chẳng hạn như bỏ qua bước bắt buộc hoặc thực hiện hoạt động không đúng thứ tự.

Đây là thuộc tính cốt lõi của bảng điều khiển 'Sai lệch về tuân thủ trong tuyển dụng' và hỗ trợ các KPI 'Tỷ lệ tuân thủ quy trình' và 'Số lần vi phạm tuân thủ'. Bằng cách lọc các trường hợp không tuân thủ, tổ chức có thể tìm hiểu nguyên nhân sai lệch, chẳng hạn như đào tạo chưa đầy đủ, hạn chế của hệ thống hoặc ngoại lệ cần thiết. Việc này giúp chuẩn hóa quy trình làm việc và giảm rủi ro về tuân thủ.

Vì sao điều này quan trọng

Giúp phát hiện các điểm khác với quy trình chuẩn, yếu tố quan trọng để đo lường mức độ tuân thủ quy trình, đảm bảo tuân thủ và chuẩn hóa quy trình làm việc trong tuyển dụng.

Lấy dữ liệu ở đâu

Đây là trường được phần mềm process mining tính toán. Trường này so sánh dữ liệu nhật ký sự kiện với mô hình mục tiêu hoặc bộ quy tắc kinh doanh đã xác định.

Ví dụ
truefalse
Đề xuất trong phiếu đánh giá
ScorecardOverallRecommendation
Đề xuất tuyển dụng tổng thể từ phiếu đánh giá phỏng vấn đã hoàn tất.
Mô tả

Thuộc tính này ghi lại đề xuất cuối cùng của người phỏng vấn trong phiếu đánh giá có cấu trúc, thường là 'Rất đồng ý', 'Đồng ý', 'Không đồng ý' hoặc 'Hoàn toàn không đồng ý'.

Dữ liệu này rất quan trọng để đánh giá chất lượng và tính nhất quán của quy trình phỏng vấn. Dữ liệu giúp đối chiếu phản hồi phỏng vấn với kết quả tuyển dụng thực tế, qua đó trả lời những câu hỏi như 'Ứng viên nhận được đề xuất tốt hơn có thường được tuyển hơn không?'. Đây cũng là cơ sở cho KPI 'Tỷ lệ hoàn tất phiếu đánh giá', dùng để đo mức độ áp dụng phương pháp tuyển dụng có cấu trúc trong tổ chức.

Vì sao điều này quan trọng

Liên kết phản hồi phỏng vấn có cấu trúc với kết quả quy trình và giúp đo lường mức độ áp dụng phương pháp tuyển dụng dựa trên dữ liệu.

Lấy dữ liệu ở đâu

Có trong đối tượng Scorecard gắn với một cuộc phỏng vấn đã hoàn tất trong Greenhouse. API cung cấp thông tin này qua endpoint 'scorecards'.

Ví dụ
Hoàn toàn không đồng ýKhông đồng ýĐồng ýRất đồng ý
Lý do từ chối
RejectionReason
Lý do được đưa ra khi từ chối hồ sơ ứng tuyển của ứng viên.
Mô tả

Thuộc tính này ghi lại lý do cụ thể khiến ứng viên không được chuyển sang bước tiếp theo. Ví dụ: 'Không phù hợp với văn hóa công ty', 'Mức lương kỳ vọng quá cao' hoặc 'Có ứng viên phù hợp hơn'.

Phân tích lý do từ chối giúp cải thiện quy trình tuyển dụng. Dữ liệu có thể cho thấy mô tả công việc chưa phù hợp, đãi ngộ chưa cạnh tranh hoặc ứng viên thường thiếu một số kỹ năng. Thông tin này đặc biệt hữu ích để cải thiện chiến lược tìm ứng viên và trải nghiệm ứng viên bằng cách xác định những điểm thường khiến hồ sơ không đạt yêu cầu trong quy trình tuyển dụng.

Vì sao điều này quan trọng

Cho biết lý do ứng viên bị loại khỏi quy trình tuyển dụng, giúp điều chỉnh mô tả công việc, cách tìm ứng viên và tiêu chí sàng lọc.

Lấy dữ liệu ở đâu

Có trong đối tượng Application khi hồ sơ bị từ chối. API cung cấp đối tượng 'rejection_reason' kèm thông tin chi tiết.

Ví dụ
Thiếu kỹ năng cần thiếtMức lương kỳ vọng quá caoĐã chọn ứng viên phù hợp hơn
Mã công việc
JobId
Mã định danh duy nhất của yêu cầu tuyển dụng hoặc tin tuyển dụng.
Mô tả

Thuộc tính này là mã định danh duy nhất của vị trí tuyển dụng, khác với mã hồ sơ ứng tuyển. Nhiều hồ sơ ứng tuyển có thể liên kết với cùng một Mã công việc.

Dùng Mã công việc giúp tổng hợp dữ liệu ở cấp yêu cầu tuyển dụng. Ví dụ, bạn có thể phân tích tổng số hồ sơ nhận được cho một vị trí cụ thể hoặc thời gian tuyển dụng trung bình của các vị trí tương tự. Nhờ đó, bạn có thể nhóm và phân tích hoạt động tuyển dụng xoay quanh một vị trí đang cần tuyển.

Vì sao điều này quan trọng

Cho phép tổng hợp và phân tích toàn bộ dữ liệu ứng viên liên quan đến một vị trí tuyển dụng, giúp bạn xem dữ liệu theo từng yêu cầu tuyển dụng.

Lấy dữ liệu ở đâu

Đây là khóa chính của hồ sơ vị trí tuyển dụng trong Greenhouse, có tên 'id' trên đối tượng Job thông qua API.

Ví dụ
400123400124400125
Mã ứng viên
CandidateId
Mã định danh duy nhất của ứng viên, không phụ thuộc vào một hồ sơ ứng tuyển cụ thể.
Mô tả

Mã ứng viên xác định duy nhất một người trong nguồn ứng viên, còn Mã hồ sơ ứng tuyển chỉ áp dụng cho một hồ sơ vào một vị trí. Một ứng viên có thể nộp nhiều hồ sơ ứng tuyển theo thời gian.

Mã hồ sơ ứng tuyển là Case ID trong chế độ xem quy trình này, còn Mã ứng viên cho phép thực hiện một kiểu phân tích khác. Bạn có thể dùng mã này để theo dõi hành trình của ứng viên qua nhiều hồ sơ, xác định những người ứng tuyển thường xuyên và phân tích mối quan hệ tổng thể với nguồn ứng viên. Nhờ đó, bạn có góc nhìn tập trung vào từng người hơn khi phân tích dữ liệu tuyển dụng.

Vì sao điều này quan trọng

Cho phép phân tích nhiều hồ sơ của cùng một ứng viên, qua đó hiểu rõ hơn mức độ tương tác của ứng viên theo thời gian.

Lấy dữ liệu ở đâu

Đây là khóa chính của bản ghi ứng viên trong Greenhouse, có tên 'id' trên đối tượng Candidate qua API.

Ví dụ
123456123457123458
Tên quản lý tuyển dụng
HiringManagerName
Tên quản lý tuyển dụng phụ trách yêu cầu tuyển dụng tương ứng.
Mô tả

Thuộc tính này xác định quản lý của nhóm đang có vị trí cần tuyển. Quản lý tuyển dụng là một bên liên quan quan trọng, thường tham gia xem xét ứng viên, phỏng vấn ở các vòng sau và đưa ra quyết định tuyển dụng cuối cùng.

Phân tích quy trình theo quản lý tuyển dụng có thể cho thấy những xu hướng và điểm nghẽn đáng chú ý. Ví dụ, bảng điều khiển 'Điểm nghẽn khi lên lịch phỏng vấn' có thể cho thấy chậm trễ thường liên quan đến lịch của một số quản lý nhất định. Thông tin này giúp xác định nhu cầu đào tạo hoặc hỗ trợ để quản lý tham gia quy trình tuyển dụng hiệu quả hơn.

Vì sao điều này quan trọng

Xác định một bên liên quan chủ chốt, giúp phân tích điểm nghẽn hoặc khâu vận hành hiệu quả gắn với từng quản lý tuyển dụng.

Lấy dữ liệu ở đâu

Có trong đối tượng Job của Greenhouse, thường thuộc phần 'hiring_team', nơi xác định các vai trò như 'Hiring Manager'.

Ví dụ
Emily TranDavid ChenSophia Rodriguez
Thời điểm kết thúc hoạt động
ActivityEndTime
Dấu thời gian cho biết khi nào một hoạt động có thời lượng kết thúc.
Mô tả

Thuộc tính này ghi lại thời điểm hoàn tất các hoạt động kéo dài trong một khoảng thời gian, chẳng hạn như phỏng vấn hoặc kiểm tra lý lịch. Nhiều hoạt động diễn ra tức thời, nhưng với hoạt động có thời lượng đo được, việc ghi lại cả thời điểm bắt đầu và kết thúc sẽ hữu ích.

Thời điểm kết thúc rất quan trọng để tính chính xác thời gian xử lý hoặc thời lượng của từng hoạt động. Nhờ đó, bạn có thể phân biệt thời gian chờ giữa các bước với thời gian thực sự dành cho một công việc. Ví dụ, thuộc tính này giúp phân tích chính xác thời lượng phỏng vấn, thay vì chỉ biết mất bao lâu để lên lịch.

Vì sao điều này quan trọng

Giúp tính chính xác thời gian xử lý của từng hoạt động, qua đó phân biệt thời gian làm việc thực tế với thời gian chờ trong quy trình.

Lấy dữ liệu ở đâu

Thông tin này có thể có trong các đối tượng như 'scheduled_interview' của Greenhouse, thường có cả thời điểm 'start' và 'end'. Với các hoạt động khác, có thể cần suy ra thời điểm kết thúc từ dấu thời gian của hoạt động tiếp theo.

Ví dụ
2023-10-27T15:35:10Z2023-11-05T10:15:00Z2023-11-10T11:00:00Z
Thời gian phản hồi sau phỏng vấn
InterviewFeedbackTurnaroundTime
Khoảng thời gian từ khi hoàn tất phỏng vấn đến khi người phỏng vấn gửi phản hồi.
Mô tả

Chỉ số được tính này đo lường mức độ phản hồi nhanh của hội đồng phỏng vấn. Chậm gửi phản hồi có thể kéo dài đáng kể quy trình tuyển dụng và ảnh hưởng xấu đến trải nghiệm ứng viên.

Thuộc tính này hỗ trợ trực tiếp cho bảng điều khiển 'Phân tích vòng phản hồi sau phỏng vấn' và KPI 'Thời gian phản hồi sau phỏng vấn'. Chỉ số được tính bằng khoảng thời gian giữa hoạt động 'Đã hoàn tất phỏng vấn' và 'Đã gửi phản hồi'. Theo dõi chỉ số này giúp phát hiện điểm nghẽn do phản hồi chậm và khuyến khích đưa ra quyết định nhanh hơn.

Vì sao điều này quan trọng

Đo lường hiệu quả của vòng phản hồi sau phỏng vấn, một nguyên nhân phổ biến gây chậm trễ trong quy trình tuyển dụng.

Lấy dữ liệu ở đâu

Đây là trường được tính toán bằng cách lấy dấu thời gian của sự kiện 'Đã gửi phản hồi' trừ dấu thời gian của sự kiện 'Đã hoàn tất phỏng vấn'.

Ví dụ
86400172800259200
Vòng phỏng vấn
InterviewStageName
Tên hoặc loại cụ thể của vòng phỏng vấn.
Mô tả

Thuộc tính này xác định từng vòng trong quy trình phỏng vấn, chẳng hạn như 'Sàng lọc với nhà tuyển dụng', 'Phỏng vấn kỹ thuật' hoặc 'Vòng cuối'. Thuộc tính này cung cấp thông tin chi tiết hơn so với hoạt động chung như 'Đã hoàn tất phỏng vấn'.

Phân tích chỉ số ở từng vòng phỏng vấn giúp tổ chức xác định chính xác điểm nghẽn. Ví dụ, bạn có thể đo lường 'Tỷ lệ ứng viên rời khỏi quy trình theo từng vòng' để biết ứng viên thường rút lui sau vòng phỏng vấn kỹ thuật hay vòng sàng lọc ban đầu. Thông tin chi tiết này rất quan trọng để cải thiện đúng khâu trong trải nghiệm phỏng vấn.

Vì sao điều này quan trọng

Cung cấp cái nhìn chi tiết hơn về quy trình phỏng vấn, giúp phân tích thời gian xử lý và tỷ lệ ứng viên rời khỏi quy trình ở từng bước phỏng vấn.

Lấy dữ liệu ở đâu

Thông tin này nằm trong dữ liệu lên lịch phỏng vấn của Greenhouse. Đối tượng 'interviews' trong hồ sơ ứng tuyển có thông tin chi tiết về vòng phỏng vấn.

Ví dụ
Sàng lọc với nhà tuyển dụngPhỏng vấn với quản lý tuyển dụngĐánh giá kỹ thuậtVòng cuối trực tiếp tại văn phòng
Bắt buộc Nên có Không bắt buộc

Hoạt động tuyển dụng và thu hút nhân tài

Đây là các bước và cột mốc chính cần ghi vào nhật ký sự kiện để khám phá quy trình chính xác và tối ưu quy trình tuyển dụng.
7 Nên có 7 Không bắt buộc
Hoạt động Mô tả
Đã chấp nhận lời mời làm việc
Ứng viên đã chính thức chấp nhận lời mời làm việc. Đây là cột mốc thành công quan trọng, thường mở đầu cho các hoạt động trước khi nhận việc như kiểm tra lý lịch.
Vì sao điều này quan trọng

Đây là cột mốc thành công quan trọng và là thành phần chính trong KPI tỷ lệ chấp nhận lời mời. Sự kiện này đánh dấu bước chuyển từ ứng viên thành nhân viên tương lai.

Lấy dữ liệu ở đâu

Đây là sự kiện được ghi nhận rõ ràng khi trạng thái offer được cập nhật thành 'Đã chấp nhận' trong Greenhouse, do nhà tuyển dụng cập nhật hoặc khi ứng viên chấp nhận offer trực tuyến.

Thu thập

Lấy từ dấu thời gian khi trạng thái offer chuyển thành 'Đã chấp nhận'.

Loại sự kiện explicit
Đã gửi lời mời làm việc
Lời mời làm việc chính thức đã được gửi cho ứng viên. Đây là cột mốc quan trọng, đánh dấu quá trình phỏng vấn và tuyển chọn đã hoàn tất.
Vì sao điều này quan trọng

Hoạt động này là cơ sở để tính KPI tỷ lệ chấp nhận lời mời. Đây cũng là thời điểm bắt đầu giai đoạn quyết định cuối cùng của ứng viên.

Lấy dữ liệu ở đâu

Đây là sự kiện được ghi nhận rõ trong Greenhouse khi trạng thái lời mời chuyển thành “Đã gửi” hoặc “Đã gửi lời mời”. Đối tượng lời mời làm việc lưu dấu thời gian của những lần thay đổi trạng thái này.

Thu thập

Lấy từ dấu thời gian khi trạng thái lời mời chính thức được đánh dấu là đã gửi.

Loại sự kiện explicit
Đã hoàn tất phỏng vấn
Buổi phỏng vấn ứng viên đã diễn ra. Sự kiện này thường được suy ra khi thời gian phỏng vấn đã lên lịch trôi qua, hoặc chính xác hơn là khi có nhận xét được gửi cho buổi phỏng vấn đó.
Vì sao điều này quan trọng

Đây là cột mốc quan trọng trong hành trình ứng viên. Hoạt động này là mốc bắt đầu để đo thời gian gửi nhận xét và thời gian chuyển sang giai đoạn tiếp theo.

Lấy dữ liệu ở đâu

Thường được suy ra từ thời gian kết thúc buổi phỏng vấn đã lên lịch hoặc, chính xác hơn, từ dấu thời gian gửi nhận xét đầu tiên cho buổi phỏng vấn cụ thể đó.

Thu thập

Suy ra từ thời gian kết thúc buổi phỏng vấn đã lên lịch hoặc dấu thời gian gửi nhận xét sau đó.

Loại sự kiện inferred
Đã lên lịch phỏng vấn
Buổi phỏng vấn ứng viên đã được lên lịch trong hệ thống. Greenhouse tích hợp với lịch, vì vậy sự kiện này thường được ghi nhận rõ khi lịch phỏng vấn được xác nhận.
Vì sao điều này quan trọng

Sự kiện này rất quan trọng để phân tích và xác định điểm nghẽn trong khâu lên lịch phỏng vấn. Thời gian từ bước trước đến bước này là KPI quan trọng để đánh giá hiệu quả của chuyên viên tuyển dụng và điều phối viên.

Lấy dữ liệu ở đâu

Lấy từ tính năng lên lịch phỏng vấn trong Greenhouse. API cung cấp dữ liệu về các buổi phỏng vấn đã lên lịch, bao gồm dấu thời gian tạo.

Thu thập

Được ghi nhận khi tạo sự kiện phỏng vấn và liên kết sự kiện đó với đơn ứng tuyển của ứng viên.

Loại sự kiện explicit
Đã nhận hồ sơ ứng tuyển
Hoạt động này đánh dấu thời điểm bắt đầu quy trình tuyển dụng cho một đơn ứng tuyển cụ thể. Sự kiện được ghi nhận khi ứng viên nộp hồ sơ qua trang tuyển dụng, kênh tìm kiếm ứng viên hoặc khi hồ sơ được nhập thủ công vào Greenhouse.
Vì sao điều này quan trọng

Đây là sự kiện bắt đầu chính của quy trình. Phân tích thời gian từ hoạt động này đến các hoạt động khác rất quan trọng để đo thời gian tuyển dụng và hiệu quả của kênh tìm kiếm ứng viên.

Lấy dữ liệu ở đâu

Đây là sự kiện được ghi rõ trong Greenhouse khi một đơn ứng tuyển được tạo. Trường Ngày ứng tuyển hoặc dấu thời gian tạo trong đối tượng đơn ứng tuyển cung cấp thời điểm diễn ra sự kiện.

Thu thập

Lấy từ dấu thời gian tạo hồ sơ ứng tuyển.

Loại sự kiện explicit
Đã tuyển dụng ứng viên
Ứng viên đã hoàn tất các bước kiểm tra trước khi tuyển dụng và chính thức được đánh dấu là đã tuyển dụng. Đây là sự kiện kết thúc thành công của quy trình ứng tuyển.
Vì sao điều này quan trọng

Đây là kết quả thành công chính của quy trình. Thời gian từ 'Nhận hồ sơ ứng tuyển' đến sự kiện này là Tổng thời gian tuyển dụng, một KPI quan trọng trong tuyển dụng.

Lấy dữ liệu ở đâu

Đây là thao tác được thực hiện trực tiếp trong Greenhouse, khi nhà tuyển dụng đánh dấu ứng viên đã được tuyển cho một vị trí cụ thể. Thao tác này chuyển ứng viên từ trạng thái đang được xem xét sang đã tuyển dụng.

Thu thập

Lấy từ dấu thời gian của thao tác 'Đánh dấu đã tuyển dụng' trong Greenhouse.

Loại sự kiện explicit
Từ chối hồ sơ ứng tuyển
Hồ sơ ứng tuyển của ứng viên bị từ chối ở một giai đoạn nào đó trong quy trình. Đây là kết quả kết thúc không thành công phổ biến nhất và có thể xảy ra ở bất kỳ giai đoạn nào.
Vì sao điều này quan trọng

Đây là sự kiện kết thúc quan trọng để phân tích tỷ lệ ứng viên rời khỏi quy trình tuyển dụng. Tìm hiểu thời điểm và lý do hồ sơ bị từ chối giúp phát hiện điểm chưa hiệu quả trong quy trình hoặc yêu cầu công việc chưa phù hợp.

Lấy dữ liệu ở đâu

Đây là sự kiện được ghi nhận rõ ràng khi người dùng từ chối hồ sơ ứng tuyển trong Greenhouse. Thao tác này thường đi kèm lý do từ chối, còn nhật ký hoạt động ghi lại dấu thời gian.

Thu thập

Lấy từ dấu thời gian của thao tác từ chối hồ sơ ứng tuyển.

Loại sự kiện explicit
Bắt đầu kiểm tra lý lịch
Quá trình kiểm tra lý lịch ứng viên đã bắt đầu, thường là sau khi ứng viên chấp nhận offer. Sự kiện này có thể được ghi nhận bằng một lần chuyển giai đoạn cụ thể hoặc một lệnh kích hoạt tích hợp với dịch vụ bên thứ ba.
Vì sao điều này quan trọng

Hoạt động này quan trọng để đảm bảo tuân thủ và theo dõi các chậm trễ trong khâu sàng lọc trước khi tuyển dụng. Hoạt động này giúp phân tích thời gian từ lúc ứng viên chấp nhận offer đến khi hoàn tất các bước kiểm tra cần thiết.

Lấy dữ liệu ở đâu

Sự kiện này có thể được suy ra từ việc chuyển ứng viên sang giai đoạn 'Kiểm tra lý lịch' trong quy trình tuyển dụng hoặc từ nhật ký hoạt động liên quan đến tích hợp dịch vụ kiểm tra lý lịch.

Thu thập

Suy ra từ việc trạng thái chuyển sang giai đoạn 'Kiểm tra lý lịch' hoặc từ nhật ký API của dịch vụ được tích hợp.

Loại sự kiện inferred
Bắt đầu quy trình tiếp nhận nhân viên mới
Quy trình tiếp nhận nhân viên mới vào công ty đã chính thức bắt đầu. Thường sẽ có bước bàn giao từ hệ thống tuyển dụng sang HRIS hoặc nền tảng tiếp nhận nhân viên mới.
Vì sao điều này quan trọng

Chỉ số này theo dõi hiệu quả bàn giao từ tuyển dụng sang bộ phận nhân sự. Chậm trễ ở bước này có thể khiến nhân viên mới có trải nghiệm không tốt, vì vậy cần theo dõi sát Thời gian bàn giao sang quy trình tiếp nhận.

Lấy dữ liệu ở đâu

Đây có thể là sự kiện được ghi nhận rõ ràng nếu Greenhouse được tích hợp với hệ thống tiếp nhận nhân viên mới. Nếu không, sự kiện được suy ra từ dấu thời gian khi ứng viên được chuyển sang giai đoạn cuối cùng là 'Đã tuyển dụng', qua đó kích hoạt bước bàn giao.

Thu thập

Suy ra từ việc chuyển giai đoạn hoặc nhật ký tích hợp cho biết đã bàn giao sang HRIS.

Loại sự kiện inferred
Đã gửi nhận xét
Người phỏng vấn đã gửi phiếu đánh giá hoặc nhận xét về buổi phỏng vấn ứng viên. Quy trình tuyển dụng có cấu trúc của Greenhouse dựa vào thông tin này để đưa ra quyết định, vì vậy đây là một hành động riêng được ghi nhận trong hệ thống.
Vì sao điều này quan trọng

Gửi nhận xét đúng lúc rất quan trọng để đưa ứng viên sang bước tiếp theo. Hoạt động này giúp phân tích hiệu quả của vòng phản hồi và tỷ lệ hoàn tất phiếu đánh giá.

Lấy dữ liệu ở đâu

Đây là sự kiện được ghi nhận rõ khi người phỏng vấn gửi phiếu đánh giá qua Greenhouse. Đối tượng Scorecards API có dấu thời gian submitted_at.

Thu thập

Lấy từ dấu thời gian gửi phiếu đánh giá phỏng vấn.

Loại sự kiện explicit
Đã tạo lời mời làm việc
Lời mời làm việc chính thức đã được soạn và có thể đang chờ phê duyệt nội bộ. Đây là dấu mốc cho thấy tổ chức đã chính thức quyết định gửi lời mời cho ứng viên.
Vì sao điều này quan trọng

Hoạt động này phân biệt quyết định gửi lời mời với thời điểm gửi lời mời cho ứng viên. Nhờ đó, bạn có thể phân tích thời gian phê duyệt nội bộ và điểm nghẽn trước khi ứng viên nhận được lời mời.

Lấy dữ liệu ở đâu

Greenhouse có mô-đun riêng để quản lý lời mời làm việc. Sự kiện này được ghi nhận rõ từ dấu thời gian tạo đối tượng lời mời liên kết với đơn ứng tuyển.

Thu thập

Được ghi nhận khi tạo hồ sơ lời mời làm việc trong hệ thống Greenhouse.

Loại sự kiện explicit
Đã thực hiện vòng sàng lọc qua điện thoại
Chuyên viên tuyển dụng đã hoàn tất cuộc gọi sàng lọc ban đầu hoặc trao đổi với ứng viên. Hoạt động này thường được ghi nhận khi ứng viên được chuyển sang giai đoạn “Phỏng vấn qua điện thoại” trong quy trình tuyển dụng.
Vì sao điều này quan trọng

Đây là cột mốc đánh giá quan trọng, cho biết hồ sơ đã qua vòng sàng lọc ban đầu. Hoạt động này giúp đo khối lượng công việc của chuyên viên tuyển dụng và hiệu quả của bước sàng lọc đầu tiên.

Lấy dữ liệu ở đâu

Suy ra từ dấu thời gian khi đơn ứng tuyển được chuyển vào hoặc ra khỏi giai đoạn “Phỏng vấn qua điện thoại” trong quy trình tuyển dụng trên Greenhouse.

Thu thập

Lấy từ lịch sử giai đoạn của đơn ứng tuyển, cụ thể là thời điểm hồ sơ chuyển vào giai đoạn “Phỏng vấn qua điện thoại”.

Loại sự kiện inferred
Đã xem xét hồ sơ ứng tuyển
Chuyên viên tuyển dụng hoặc quản lý tuyển dụng đã xem xét hồ sơ ứng viên lần đầu. Sự kiện này thường được suy ra khi giai đoạn hoặc trạng thái của đơn ứng tuyển chuyển từ “Mới” sang giai đoạn đang xem xét, chẳng hạn như “Đang xem xét”.
Vì sao điều này quan trọng

Theo dõi hoạt động này giúp xác định điểm nghẽn ở bước sàng lọc ban đầu và đo thời gian từ lúc nhận hồ sơ đến khi hồ sơ được xem xét. Đây cũng là mốc bắt đầu để tính thời gian lên lịch phỏng vấn.

Lấy dữ liệu ở đâu

Suy ra từ thay đổi trong trường trạng thái đơn ứng tuyển. Tìm các lần chuyển trạng thái từ “Mới” sang “Đang xem xét”, rồi dùng dấu thời gian của lần thay đổi đó.

Thu thập

Suy ra từ dấu thời gian khi trạng thái chuyển thành “Đang xem xét” hoặc một giai đoạn tương tự.

Loại sự kiện inferred
Ứng viên từ chối offer
Ứng viên chính thức từ chối offer. Đây là sự kiện kết thúc không thành công, xảy ra ở giai đoạn cuối của quy trình tuyển dụng.
Vì sao điều này quan trọng

Theo dõi kết quả này rất quan trọng để phân tích Tỷ lệ chấp nhận offer. Nếu sự kiện này xảy ra thường xuyên, có thể công ty đang gặp vấn đề về đãi ngộ, văn hóa hoặc chính vị trí tuyển dụng.

Lấy dữ liệu ở đâu

Đây là sự kiện được ghi nhận rõ ràng khi trạng thái offer được cập nhật thành 'Bị từ chối' hoặc 'Đã từ chối' trong Greenhouse. Đối tượng offer sẽ có dấu thời gian cho lần thay đổi trạng thái này.

Thu thập

Lấy từ dấu thời gian khi trạng thái offer chuyển thành 'Bị từ chối'.

Loại sự kiện explicit
Nên có Không bắt buộc

Hướng dẫn trích xuất

Cách lấy dữ liệu từ Greenhouse

Sẵn sàng bắt đầu?

Khai thác dữ liệu tuyển dụng để hiểu rõ hơn quy trình. Dùng mẫu này ngay hôm nay để tinh gọn quy trình tuyển dụng và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu.

Tinh gọn quy trình thu hút nhân tài trên Greenhouse ngay hôm nay

Rút ngắn 30% chu kỳ tuyển dụng và cải thiện trải nghiệm ứng viên ngay hôm nay.

Bắt đầu dùng thử miễn phí

Không cần thẻ tín dụng \b• Thiết lập trong 5 phút