Mẫu dữ liệu xử lý bảng lương
Mẫu dữ liệu xử lý bảng lương
- Các thuộc tính dữ liệu chuẩn hóa để phân tích bảng lương
- Các mốc quy trình quan trọng cần theo dõi trong UKG Pro
- Hướng dẫn kỹ thuật trích xuất dữ liệu để tích hợp hệ thống
Thuộc tính xử lý bảng lương
| Tên | Mô tả | ||
|---|---|---|---|
|
Dấu thời gian
EventTimestamp
|
Ngày và giờ hoạt động diễn ra. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính này ghi lại chính xác thời điểm một hoạt động diễn ra. Đây là thông tin cần thiết để sắp xếp sự kiện đúng thứ tự và tính thời lượng giữa các bước. Nên dùng dấu thời gian có độ chính xác cao để phân biệt các bước tự động diễn ra liên tiếp trong thời gian ngắn. Trong quy trình tính lương, thuộc tính này phục vụ phân tích trên bảng điều khiển về Phân bố thời gian chu kỳ và Mức độ tuân thủ SLA. Nếu dấu thời gian không chính xác, bạn không thể đo tốc độ tính tổng lương trước khấu trừ và thuế thành lương thực nhận, hoặc thời gian chậm trễ khi duyệt bảng chấm công.
Vì sao điều này quan trọng
Đây là thuộc tính StartTime bắt buộc để sắp xếp sự kiện theo thứ tự.
Lấy dữ liệu ở đâu
Các cột ngày/giờ gắn với thay đổi trạng thái giao dịch
Ví dụ
2023-10-01T09:15:00Z2023-10-01T14:30:45Z2023-10-03T08:00:00Z
|
|||
|
Hệ thống nguồn
SourceSystem
|
Hệ thống lưu trữ dữ liệu chính thức. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính này cho biết bản ghi dữ liệu đến từ đâu. Trong trường hợp này, giá trị được đặt cố định là UKG Pro, hoặc tên phiên bản cụ thể nếu có nhiều phiên bản. Đây là thông tin quan trọng khi phân tích process mining trên nhiều hệ thống, chẳng hạn khi kết hợp dữ liệu tính lương với dữ liệu sổ cái từ ERP. Thuộc tính này giúp chuyên viên phân tích lọc chế độ xem để chỉ hiển thị các bước phát sinh trong nền tảng tính lương, thay vì các bước được tích hợp từ hệ thống chấm công bên ngoài.
Vì sao điều này quan trọng
Thuộc tính bắt buộc để theo dõi nguồn gốc dữ liệu và phân tích nhiều hệ thống.
Lấy dữ liệu ở đâu
Giá trị cố định hoặc bảng cấu hình hệ thống
Ví dụ
UKG ProUltiPro LegacyHệ thống quản lý thời gian
|
|||
|
Hồ sơ tính lương
PayrollRecordId
|
Mã định danh duy nhất cho một nhân viên trong một kỳ trả lương cụ thể. | ||
|
Mô tả
Hồ sơ tính lương là mã định danh chính của từng trường hợp trong phân tích process mining. Mã này thường được tạo bằng cách kết hợp Employee ID với ngày kết thúc kỳ trả lương hoặc mã Pay Group. Nhờ đó, mỗi chu kỳ tính lương của một nhân viên được xem là một trường hợp riêng, giúp phân tích các quy trình lặp lại theo thời gian. Trong UKG Pro, mã này thường là khóa ghép lấy từ bảng Payroll Header hoặc các bản ghi giao dịch tương tự. Nhóm dữ liệu theo mã này giúp chuyên viên phân tích dựng lại toàn bộ quy trình, từ lúc gửi bảng chấm công đến khi thanh toán và nộp hồ sơ thuế.
Vì sao điều này quan trọng
Đây là Case ID bắt buộc, dùng để nhóm mọi hoạt động tính lương thành một phiên bản quy trình.
Lấy dữ liệu ở đâu
Lấy từ bảng Payroll Header hoặc Employee Pay History trong UKG Pro
Ví dụ
EMP001-20231015EMP492-20231031EMP883-20231115
|
|||
|
Hoạt động
ActivityName
|
Sự kiện hoặc bước cụ thể được thực hiện trong quy trình tính lương. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính này ghi lại tên bước diễn ra trong quy trình làm việc tính lương, chẳng hạn như Gửi bảng chấm công, Tính tổng lương hoặc Thực hiện thanh toán. Thuộc tính này xác định luồng của sơ đồ quy trình. Các giá trị thường được trích xuất từ nhật ký kiểm tra, bảng lịch sử trạng thái hệ thống hoặc các cập nhật giao dịch có dấu thời gian trong UKG Pro. Khi chuyển đổi dữ liệu, các giá trị được đặt tên nhất quán để dễ đọc trên sơ đồ quy trình.
Vì sao điều này quan trọng
Đây là thuộc tính Hoạt động bắt buộc, dùng để xác định các nút trên sơ đồ quy trình.
Lấy dữ liệu ở đâu
Nhật ký kiểm tra hệ thống, lịch sử workflow hoặc cột dấu thời gian giao dịch
Ví dụ
Đã gửi bảng chấm côngĐã tính tổng lươngĐã thực hiện thanh toán
|
|||
|
Ngày cập nhật gần nhất
LastUpdateDate
|
Dấu thời gian của lần gần nhất hàng dữ liệu được chỉnh sửa. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính này cho biết lần gần nhất bản ghi được thay đổi trong cơ sở dữ liệu. Dù tương tự dấu thời gian của sự kiện, thuộc tính này chủ yếu dùng để tải dữ liệu tăng dần và kiểm tra tính toàn vẹn dữ liệu. Nhờ đó, mô hình process mining phản ánh trạng thái mới nhất của hồ sơ tính lương, bao gồm các điều chỉnh muộn hoặc sửa đổi hồi tố do chuyên viên tính lương thực hiện.
Vì sao điều này quan trọng
Thuộc tính bắt buộc để làm mới dữ liệu tăng dần.
Lấy dữ liệu ở đâu
Các cột siêu dữ liệu hệ thống như LastModifiedDate
Ví dụ
2023-10-05T17:00:00Z2023-10-06T09:00:00Z
|
|||
|
Chuyên viên bảng lương
PayrollSpecialist
|
Mã người dùng hoặc tên người xử lý bản ghi. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính này xác định quản trị viên hoặc chuyên viên tính lương chịu trách nhiệm duyệt bản ghi, sửa dữ liệu hoặc chạy thanh toán. Thuộc tính này được ánh xạ sang thuộc tính Generic User. Dữ liệu này rất cần thiết cho bảng điều khiển Khối lượng công việc và năng suất của chuyên viên. Ban quản lý có thể xem công việc được phân bổ trong nhóm ra sao, đồng thời nhận biết liệu một số cá nhân có đang quá tải hoặc trở thành điểm nghẽn ở bước phê duyệt hay không.
Vì sao điều này quan trọng
Hỗ trợ phân tích tài nguyên và cân bằng khối lượng công việc.
Lấy dữ liệu ở đâu
Nhật ký kiểm tra hoặc cột 'ModifiedBy' trong bảng giao dịch
Ví dụ
jsmithmdoesystem_admin
|
|||
|
Có ngoại lệ kiểm tra
HasAuditException
|
Cờ cho biết có phát sinh ngoại lệ kiểm tra hay không. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính đúng/sai này đánh dấu liệu hoạt động Gắn cờ ngoại lệ kiểm tra có từng xảy ra trong trường hợp này hay không. Thuộc tính này hỗ trợ KPI Tỷ lệ tính lương chính xác ngay lần đầu. Thuộc tính này giúp chuyên viên phân tích nhanh chóng tách các trường hợp không cần chỉnh sửa khỏi những trường hợp cần can thiệp, từ đó đơn giản hóa việc tìm nguyên nhân phải làm lại trên bảng điều khiển Ngoại lệ kiểm tra và xu hướng chỉnh sửa.
Vì sao điều này quan trọng
Xác định các trường hợp cần can thiệp.
Lấy dữ liệu ở đâu
Xác định dựa trên việc có hoạt động 'Gắn cờ ngoại lệ kiểm tra' hay không
Ví dụ
truefalse
|
|||
|
Hạn chót SLA
SlaProcessingDeadline
|
Ngày/giờ mục tiêu để hoàn tất việc thanh toán. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính này xác định hạn chót nội bộ hoặc bên ngoài để hoàn tất quy trình tính lương, bảo đảm tiền được chuyển đúng hạn vào tài khoản ngân hàng. Đây là thuộc tính cốt lõi của bảng điều khiển Theo dõi hạn chót và tuân thủ SLA. So sánh dấu thời gian thực hiện thanh toán với hạn chót này giúp tính tỷ lệ thanh toán đúng hạn và ưu tiên xử lý những hồ sơ có nguy cơ trễ.
Vì sao điều này quan trọng
Mốc tham chiếu để tính mức độ đáp ứng SLA.
Lấy dữ liệu ở đâu
Lịch trả lương hoặc tính từ ngày trả lương trừ số ngày ngân hàng xử lý
Ví dụ
2023-10-13T16:00:00Z2023-10-28T16:00:00Z
|
|||
|
Khu vực thuế
TaxJurisdiction
|
Tiểu bang hoặc địa phương chính để nộp hồ sơ thuế. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính này xác định khu vực thuế chính gắn với hồ sơ tính lương. Đây là thông tin cần thiết cho bảng điều khiển Thời gian nộp hồ sơ thuế đa tiểu bang. Khi phân tích luồng quy trình theo khu vực thuế, nhóm tuân thủ có thể nhận biết tiểu bang nào thường mất nhiều thời gian hơn để hoàn tất việc nộp hồ sơ, hoặc nhân viên làm việc ở nhiều tiểu bang có phát sinh nhiều ngoại lệ kiểm tra hơn nhân viên chỉ làm việc tại một tiểu bang hay không.
Vì sao điều này quan trọng
Cần thiết để theo dõi tuân thủ và phân tích theo khu vực địa lý.
Lấy dữ liệu ở đâu
Bảng Tax Location hoặc Employee Tax
Ví dụ
CANYTX
|
|||
|
Ngày kết thúc kỳ trả lương
PayPeriodEndDate
|
Ngày cuối cùng của kỳ trả lương đang được xử lý. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính này ghi nhận ngày kết thúc chu kỳ trả lương. Đây là mốc quan trọng để xác định liệu dữ liệu được gửi muộn hay không. Thuộc tính này được dùng cùng StartTime của hoạt động 'Gửi bảng chấm công' để tính thời gian chậm trễ, đồng thời là tiêu chí nhóm chính trên bảng điều khiển Phân bố thời gian chu kỳ tính lương.
Vì sao điều này quan trọng
Mốc thời gian của chu kỳ tính lương.
Lấy dữ liệu ở đâu
Payroll Header hoặc cấu hình kỳ trả lương
Ví dụ
2023-09-302023-10-15
|
|||
|
Ngoài chu kỳ chuẩn
IsOffCycle
|
Cờ cho biết đợt chạy lương có nằm ngoài lịch chuẩn hay không. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính đúng/sai này cho biết hồ sơ tính lương có thuộc đợt chạy ngoài chu kỳ hay không. Thuộc tính này được dùng để tính KPI Khối lượng tính lương ngoài chu kỳ. Các đợt chạy ngoài chu kỳ thường tốn kém hơn và cần nhiều thao tác thủ công hơn. Lọc bảng điều khiển Phân tích đường đi của biến thể quy trình theo cờ này sẽ làm nổi bật các luồng không chuẩn dùng để sửa lỗi hoặc phát hành khoản thanh toán đột xuất.
Vì sao điều này quan trọng
Bộ lọc quan trọng để phân tích sai lệch quy trình và công việc phải làm lại.
Lấy dữ liệu ở đâu
Logic giữa 'Check Date' và 'Period End Date' trong Payroll Header
Ví dụ
truefalse
|
|||
|
Nhóm trả lương
PayGroup
|
Nhóm nhân viên được gom lại để xử lý lương. | ||
|
Mô tả
Pay Group là cấu hình cốt lõi trong UKG Pro, xác định tần suất trả lương (hàng tuần, hai tuần một lần) và quy tắc xử lý áp dụng cho một nhóm nhân viên. Đây là mã lô chính. Thuộc tính này rất quan trọng với bảng điều khiển Phân bố thời gian chu kỳ tính lương. Thuộc tính này cho phép so sánh hiệu quả xử lý giữa các nhóm, chẳng hạn nhóm quản lý cấp cao và công nhân nhà máy hưởng lương theo giờ, để xác định cấu hình nào gây chậm trễ kéo dài.
Vì sao điều này quan trọng
Chiều dữ liệu chính để nhóm và so sánh hiệu quả tính lương.
Lấy dữ liệu ở đâu
Bảng Payroll Header hoặc cấu hình Pay Group
Ví dụ
US-BiWeeklyCA-WeeklyExec-Monthly
|
|||
|
Phòng ban
DepartmentCode
|
Mã phòng ban của nhân viên. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính này liên kết hồ sơ tính lương với một đơn vị cụ thể trong tổ chức. Đây là thông tin cần thiết cho bảng điều khiển Ngoại lệ kiểm tra và xu hướng chỉnh sửa, giúp tổ chức xác định phòng ban nào thường phát sinh lỗi hoặc cần can thiệp thủ công. Khi phân nhóm dữ liệu theo phòng ban, chuyên viên phân tích có thể nhận biết liệu một số quản lý cần được hướng dẫn thêm về quy trình duyệt bảng chấm công, hoặc đơn vị kinh doanh nào có quy tắc tính lương phức tạp gây chậm trễ trong khâu tính toán.
Vì sao điều này quan trọng
Cần thiết để phân nhóm theo tổ chức và tìm nguyên nhân gốc rễ.
Lấy dữ liệu ở đâu
Bảng Employee Master hoặc Job History
Ví dụ
DEPT-100FINANCE-01OPS-WEST
|
|||
|
Tổng lương trước khấu trừ
GrossPayAmount
|
Tổng tiền lương được tính trước khi trừ các khoản khấu trừ và thuế. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính này thể hiện số tiền lương trước khấu trừ được tính cho bản ghi. Thuộc tính này được ánh xạ sang ActivityAmount để phân tích quy trình theo chi phí. Phân tích số tiền lương trước khấu trừ giúp ích cho bảng điều khiển Tốc độ tính lương thực nhận từ tổng lương. Bảng điều khiển chủ yếu đo thời gian, nhưng đối chiếu thời gian với độ phức tạp và giá trị khoản thanh toán có thể cho thấy liệu các khoản thanh toán giá trị cao hoặc hoa hồng phức tạp có gây ra vấn đề về hiệu suất hay không.
Vì sao điều này quan trọng
Hỗ trợ phân tích dòng giá trị và phát hiện trường hợp bất thường.
Lấy dữ liệu ở đâu
Bảng Payroll Result hoặc Pay Register
Ví dụ
2500.0010500.50480.00
|
|||
|
Trung tâm chi phí
CostCenter
|
Mã trung tâm chi phí dùng để phân bổ tài chính. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính Cost Center xác định khoản chi phí lương được phân bổ vào đâu trong sổ cái. Tương tự phòng ban, nhưng thuộc tính này thường cung cấp góc nhìn tài chính chi tiết hơn. Thuộc tính này được dùng trong bảng điều khiển Hiệu quả phê duyệt theo dõi thời gian để xác định trung tâm chi phí nào có quy trình phê duyệt chậm hơn. Thuộc tính này cũng giúp kiểm tra xem chi phí lương có được phân bổ đúng khoản mục tài chính trong giai đoạn tính tổng lương trước khấu trừ và thuế thành lương thực nhận hay không.
Vì sao điều này quan trọng
Hỗ trợ phân tích tài chính và xác định điểm nghẽn theo đơn vị ngân sách.
Lấy dữ liệu ở đâu
Bảng Employee Job hoặc Allocation
Ví dụ
CC-5001CC-9002Overhead-Corp
|
|||
|
Vi phạm SLA
IsSlaBreached
|
Cờ cho biết khoản thanh toán có được thực hiện sau hạn chót hay không. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính đúng/sai này là chỉ số được tính bằng cách so sánh dấu thời gian 'Thực hiện thanh toán' với 'Hạn chót SLA'. Đây là yếu tố trực tiếp dùng để tính KPI Tỷ lệ đáp ứng SLA trong tính lương. Tính sẵn thuộc tính này giúp lọc ngay bảng điều khiển để chỉ hiển thị các trường hợp có vấn đề, từ đó tìm nguyên nhân gốc rễ khiến hạn chót bị trễ.
Vì sao điều này quan trọng
Chỉ số đầu vào KPI để theo dõi tuân thủ.
Lấy dữ liệu ở đâu
Được tính: PaymentTime > SlaDeadline
Ví dụ
truefalse
|
|||
|
Loại chỉnh sửa
CorrectionCategory
|
Loại dữ liệu được chỉnh sửa, chẳng hạn thời gian, mức lương hoặc khoản khấu trừ. | ||
|
Mô tả
Khi hoạt động Chỉnh sửa dữ liệu diễn ra, thuộc tính này ghi lại nội dung được sửa. Đây là thông tin quan trọng để tính KPI Tỷ lệ chỉnh sửa dữ liệu thủ công. Việc biết các chỉnh sửa chủ yếu liên quan đến 'Nhập thời gian' hay 'Khấu trừ phúc lợi' giúp doanh nghiệp tập trung cải tiến quy trình vào đúng hệ thống hoặc nhóm phụ trách ở các bước trước.
Vì sao điều này quan trọng
Cho biết chi tiết nguyên nhân phải làm lại.
Lấy dữ liệu ở đâu
Cột 'Field Changed' trong nhật ký kiểm tra
Ví dụ
Điều chỉnh giờ làmTrả lương hồi tốCập nhật mã thuế
|
|||
|
Loại nhân viên
EmployeeType
|
Phân loại nhân viên, chẳng hạn làm toàn thời gian, bán thời gian hoặc nhà thầu. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính này phân loại cá nhân gắn với hồ sơ tính lương. Thuộc tính này được dùng trong bảng điều khiển Hiệu quả phê duyệt theo dõi thời gian. Mỗi loại nhân viên thường có cách gửi bảng chấm công và quy trình phê duyệt khác nhau. Phân nhóm theo thuộc tính này giúp phân biệt vấn đề của quy trình với những thói quen riêng của từng nhóm lao động.
Vì sao điều này quan trọng
Phân tích theo nhóm lao động.
Lấy dữ liệu ở đâu
Bảng Employee Master
Ví dụ
Toàn thời gianBán thời gianNhà thầu
|
|||
|
Nguồn dữ liệu thưởng
IncentiveSource
|
Nguồn dữ liệu thưởng, chẳng hạn SalesForce hoặc nhập từ Excel. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính này xác định nguồn của dữ liệu thưởng hoặc hoa hồng được nhập vào hồ sơ tính lương. Thuộc tính này hỗ trợ bảng điều khiển Độ chính xác khi nhập dữ liệu thưởng. Đối chiếu thuộc tính này với KPI Tần suất phải làm lại dữ liệu thưởng giúp nhóm xác định liệu một số tệp nguồn, chẳng hạn báo cáo doanh số khu vực Đông Bắc, có thường xuyên gặp lỗi định dạng hoặc vấn đề về chất lượng dữ liệu hay không.
Vì sao điều này quan trọng
Giúp truy ngược vấn đề chất lượng dữ liệu về nhà cung cấp bên ngoài.
Lấy dữ liệu ở đâu
Tên tệp trong nhật ký nhập hoặc mô tả Batch ID
Ví dụ
Nguồn dữ liệu hoa hồng bán hàngTải lên khoản thưởng thủ côngHệ thống đãi ngộ cấp điều hành
|
|||
Các hoạt động xử lý bảng lương
| Hoạt động | Mô tả | ||
|---|---|---|---|
|
Đã hoàn tất kê khai thuế
|
Gửi thành công dữ liệu thuế đến các khu vực pháp lý liên quan ở cấp liên bang, bang và địa phương. Việc này thường diễn ra sau khi thanh toán. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Dữ liệu này cần thiết cho dashboard 'Tiến độ kê khai thuế ở nhiều bang', giúp đảm bảo tuân thủ quy định và tránh bị phạt.
Lấy dữ liệu ở đâu
Lấy cập nhật trạng thái trong Giao diện kê khai thuế hoặc nhật ký Dịch vụ thanh toán, cho biết hồ sơ đã 'Filed' hoặc 'Accepted'.
Thu thập
Ghi nhận khi giao dịch tax_file_transmit được thực thi
Loại sự kiện
explicit
|
|||
|
Đã khởi tạo hồ sơ tính lương
|
Tạo khoản mục trả lương cụ thể cho một nhân viên trong một nhóm trả lương mới. Sự kiện này cho biết nhân viên đang hoạt động và được đưa vào chu kỳ xử lý hiện tại. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Đánh dấu thời điểm chính thức bắt đầu giai đoạn xử lý tính lương trong hệ thống chính. Mốc này cần thiết để phân biệt thời gian ghi nhận giờ làm với thời gian thực sự xử lý bảng lương.
Lấy dữ liệu ở đâu
Xác định dấu thời gian hồ sơ được thêm vào bảng Employee Pay hoặc Check Header cho Pay Date cụ thể.
Thu thập
Ghi nhận khi giao dịch pay_period_create được thực thi
Loại sự kiện
explicit
|
|||
|
Đã phê duyệt hồ sơ tính lương
|
Phê duyệt cuối cùng cho từng hồ sơ hoặc toàn bộ nhóm trả lương. Thao tác này khóa hồ sơ để không thể thay đổi thêm và đưa hồ sơ vào hàng đợi tạo khoản thanh toán. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Đây là mốc quan trọng, phân định giai đoạn xử lý với giai đoạn hoàn tất. Mốc này được dùng để tính 'Thời gian từ phê duyệt đến tạo tệp chuyển khoản ngân hàng'.
Lấy dữ liệu ở đâu
Lấy thay đổi trạng thái của nhóm trả lương hoặc hồ sơ Check riêng lẻ thành 'Approved' hoặc 'Locked' trong bảng Pay Period Control.
Thu thập
Ghi nhận khi giao dịch approve_pay_group được thực thi
Loại sự kiện
explicit
|
|||
|
Đã thực hiện thanh toán
|
Ngày thanh toán có hiệu lực hoặc thời điểm tiền thực sự được chuyển cho nhân viên. Đây là lúc nghĩa vụ chi trả tiền lương được hoàn tất. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Dùng để xác nhận 'Tuân thủ SLA' và đảm bảo nhân viên được trả lương đúng ngày đã cam kết.
Lấy dữ liệu ở đâu
Dùng trường 'Check Date' hoặc 'Advice Date' trên bản ghi Pay Header đã hoàn tất.
Thu thập
Ghi nhận khi giao dịch payment_post được thực thi
Loại sự kiện
explicit
|
|||
|
Đã áp dụng khoản khấu trừ phúc lợi
|
Hệ thống áp dụng các khoản khấu trừ phúc lợi trước và sau thuế (bảo hiểm y tế, 401k) vào tổng lương. Thông thường, bước này chạy ngay sau khi xác định tổng lương. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Lỗi ở bước này thường cần được sửa thủ công. Tách riêng bước này giúp xác định chậm trễ do công cụ xử lý phúc lợi hay do vấn đề cấu hình.
Lấy dữ liệu ở đâu
Suy ra từ dấu thời gian của đợt tính toán theo lô hoặc từ dấu thời gian tạo bản ghi trong bảng Employee Deduction History.
Thu thập
Suy ra bằng cách so sánh trường calculation_stage
Loại sự kiện
inferred
|
|||
|
Đã công bố phiếu lương
|
Phiếu lương hiển thị cho nhân viên trên cổng tự phục vụ. Bước này hoàn tất việc thông báo kết quả trả lương. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Dù không phải bước kỹ thuật làm gián đoạn quy trình, công bố muộn sẽ làm tăng yêu cầu hỗ trợ và ảnh hưởng đến mức độ hài lòng của nhân viên.
Lấy dữ liệu ở đâu
Suy ra từ 'Check Date' hoặc thiết lập 'Self Service Release Date' cụ thể trong cấu hình Pay Group.
Thu thập
Suy ra bằng cách so sánh trường check_date với release_policy
Loại sự kiện
inferred
|
|||
|
Đã ghi nhận ngoại lệ kiểm toán
|
Hệ thống hoặc người dùng phát hiện sai lệch, chẳng hạn như lương âm, thiếu mã thuế hoặc cảnh báo SLA. Hồ sơ cần được xử lý sau khi sự kiện này xảy ra. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Dữ liệu này được dùng trực tiếp trong dashboard 'Xu hướng ngoại lệ và điều chỉnh khi kiểm toán'. Số lượng cao cho thấy vấn đề về chất lượng dữ liệu ở các bước trước.
Lấy dữ liệu ở đâu
Tìm hồ sơ trong Nhật ký cảnh báo hệ thống hoặc bảng thông báo kỳ trả lương, có liên kết với mã nhân viên cụ thể.
Thu thập
Ghi nhận khi giao dịch validation_warning được tạo
Loại sự kiện
explicit
|
|||
|
Đã gửi bảng chấm công
|
Sự kiện nhân viên hoặc quản lý gửi bảng chấm công của kỳ trả lương. Đây là lúc dữ liệu giờ làm ban đầu được đưa vào workflow tính lương tổng thể. Bảng chấm công có thể được tạo trong mô-đun Quản lý thời gian trước khi chuyển sang mô-đun Tính lương chính. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Xác định dấu thời gian bắt đầu sớm nhất của toàn bộ chu kỳ tính lương. Đây là mốc quan trọng để đo độ trễ từ lúc hoàn thành công việc đến khi dữ liệu được đưa vào hệ thống tính lương.
Lấy dữ liệu ở đâu
Lấy dữ liệu từ nhật ký kiểm toán của mô-đun Quản lý thời gian hoặc bảng Lịch sử bảng chấm công, tại thời điểm trường Status chuyển thành 'Submitted'.
Thu thập
Ghi nhận khi giao dịch time_card_submit được thực thi
Loại sự kiện
explicit
|
|||
|
Đã nhập dữ liệu tiền thưởng
|
Đưa dữ liệu thu nhập bên ngoài như hoa hồng, tiền thưởng hoặc khoản thanh toán một lần vào hệ thống. Dữ liệu này khác với giờ làm thông thường và thường được tải lên theo lô. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Tỷ lệ lỗi cao hoặc phải làm lại sau hoạt động này cho thấy có vấn đề về ánh xạ dữ liệu hoặc chất lượng tệp bên ngoài, vốn thường gây chậm trễ trong quy trình tính lương.
Lấy dữ liệu ở đâu
Lấy dữ liệu từ Nhật ký hệ thống hoặc Lịch sử nhập theo lô, tại các mục có loại tệp liên quan đến 'Incentives' hoặc 'Additional Pay'.
Thu thập
Ghi nhận khi giao dịch import_batch_data được thực thi
Loại sự kiện
explicit
|
|||
|
Đã phê duyệt bảng chấm công
|
Quản lý phê duyệt số giờ đã gửi và xác nhận số liệu đủ điều kiện xử lý thanh toán. Bước này cho phép nhập dữ liệu vào công cụ tính lương. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Phân tích điểm nghẽn ở bước này giúp phát hiện chậm trễ do quản lý xét duyệt, ảnh hưởng trực tiếp đến thời gian chuyên viên tiền lương có để xử lý dữ liệu.
Lấy dữ liệu ở đâu
Lấy dữ liệu từ lịch sử mô-đun Quản lý thời gian khi Status chuyển thành 'Approved' hoặc 'Signed Off'.
Thu thập
Ghi nhận khi giao dịch time_card_approve được thực thi
Loại sự kiện
explicit
|
|||
|
Đã sửa dữ liệu
|
Thay đổi thủ công hồ sơ tính lương, chẳng hạn như điều chỉnh giờ làm hoặc ghi đè thông tin thuế, sau lần tính toán đầu tiên nhưng trước khi phê duyệt cuối cùng. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Đây là thước đo chính cho khối lượng công việc phải làm lại. Theo dõi chỉ số này giúp tính KPI 'Tỷ lệ sửa dữ liệu thủ công'.
Lấy dữ liệu ở đâu
Lấy các cập nhật trong bảng Employee Pay Detail hoặc Deduction từ Nhật ký kiểm toán, tại những mục có User ID khác 'System'.
Thu thập
Ghi nhận khi giao dịch update_pay_detail được thực thi
Loại sự kiện
explicit
|
|||
|
Đã tạo tệp chuyển khoản ngân hàng
|
Tạo tệp NACHA hoặc tệp chuyển khoản trực tiếp để gửi đến ngân hàng. Bước này chuẩn bị khoản tiền để chuyển. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Chậm trễ ở bước này có thể khiến bạn lỡ giờ chốt giao dịch của ngân hàng. Dữ liệu này hỗ trợ dashboard 'Tốc độ tạo tệp chuyển khoản ngân hàng'.
Lấy dữ liệu ở đâu
Lấy dấu thời gian hoàn tất tác vụ tạo tệp ACH/Direct Deposit trong Nhật ký công việc hệ thống.
Thu thập
Ghi nhận khi giao dịch create_ach_file được thực thi
Loại sự kiện
explicit
|
|||
|
Đã tính thuế
|
Giai đoạn cuối của công cụ tính toán, khi áp dụng quy tắc thuế ở nhiều bang để xác định lương thực nhận. Bước này hoàn tất giai đoạn tính toán tự động. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Hoàn tất chuỗi 'Gross to Net'. Thời gian kéo dài ở bước này có thể cho thấy công cụ tính thuế gặp vấn đề về hiệu suất hoặc cấu hình nhiều khu vực pháp lý quá phức tạp.
Lấy dữ liệu ở đâu
Suy ra từ 'End Time' của quy trình tính toán theo lô trong Nhật ký công việc hệ thống hoặc dấu thời gian trong bảng Employee Tax.
Thu thập
So sánh trường trạng thái trước và sau khi kết thúc tác vụ tính toán
Loại sự kiện
inferred
|
|||
|
Đã tính tổng lương
|
Lần tính toán đầu tiên, khi hệ thống xác định tổng thu nhập dựa trên số giờ, mức lương và dữ liệu tiền thưởng. Bước này diễn ra trước khi áp dụng khoản khấu trừ và thuế. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Đo thời gian từ bước này đến 'Taxes Calculated' để tính chỉ số 'Tốc độ tính lương từ tổng thu nhập đến thực nhận', phục vụ phân tích hiệu suất hệ thống.
Lấy dữ liệu ở đâu
Suy ra từ 'Start Time' của quy trình tính toán theo lô trong Nhật ký công việc hệ thống.
Thu thập
So sánh trường trạng thái trước và sau khi bắt đầu tác vụ tính toán
Loại sự kiện
inferred
|
|||
|
Đã xem trước kết quả tính lương
|
Người dùng mở sổ đăng ký tính lương hoặc báo cáo xem trước để xác nhận kết quả tính toán. Đây là bước chuyển từ xử lý tự động sang kiểm tra thủ công. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Đánh dấu thời điểm bắt đầu giai đoạn xác nhận. Khoảng cách dài giữa bước tính toán và xem trước có thể cho thấy thiếu nhân lực hoặc tài nguyên.
Lấy dữ liệu ở đâu
Lấy dữ liệu từ Nhật ký kiểm toán khi người dùng truy cập báo cáo 'Payroll Register' hoặc 'Pre-Check'.
Thu thập
Ghi nhận khi giao dịch report_view_preview được thực thi
Loại sự kiện
explicit
|
|||
Hướng dẫn trích xuất
Sẵn sàng bắt đầu chưa?
Dùng mẫu này để chuyển dữ liệu thô từ UKG Pro thành sơ đồ quy trình trực quan. Nếu cần trợ giúp thiết lập trích xuất cho môi trường trả lương phức tạp, bạn có thể liên hệ đội ngũ hỗ trợ.
Tối ưu quy trình xử lý bảng lương UKG Pro ngay hôm nay
Rút ngắn 30% thời gian chu kỳ trả lương và loại bỏ điểm nghẽn.
Không cần thẻ tín dụng, thiết lập trong 5 phút