Phần mềm tài liệu hóa quy trình
Tài liệu quy trình ghi lại cách công việc cần được thực hiện và đã được phê duyệt. Lưu mô hình BPMN, người phụ trách, các lần rà soát và lịch sử phiên bản cùng một nơi, rồi xuất bằng chứng có thể truy xuất khi kiểm toán viên yêu cầu.
Tài liệu hóa quy trình đầu tiên miễn phíCó trong Process Architecture · Không cần thẻ tín dụng · Dùng ngay trên trình duyệt · Bằng chứng truy xuất phục vụ kiểm toán
Tìm hiểu chi tiết tính năng
Giữ tài liệu quy trình được kết nối và quản lý có kiểm soát
Lưu tài liệu tại một nơi
Tập hợp thông tin quy trình trong một không gian làm việc có cấu trúc.
- Lưu sơ đồ BPMN, ghi chú quy trình và tệp hỗ trợ cùng từng quy trình.
- Chụp các bước trên màn hình, che thông tin cá nhân và đính kèm ảnh làm hướng dẫn công việc ở cấp hoạt động.
- Tìm kiếm danh mục quy trình và xem ai phụ trách từng quy trình.
- Cấp quyền chỉ đọc cho các bên liên quan.
- Với gói Enterprise, nhúng tài liệu đã phát hành vào mạng nội bộ hoặc cổng thông tin quy trình.
- Cập nhật tài liệu khi công việc thay đổi.
Chuyển thay đổi qua các bước rà soát và phê duyệt
Theo dõi trạng thái và lịch sử của từng thay đổi.
- Đưa tài liệu qua các bước soạn thảo, rà soát, phê duyệt và phát hành.
- Theo dõi cập nhật và quyết định trong lịch sử phiên bản.
- Ghi lại phân công vai trò và các bước phê duyệt.
- Duy trì khả năng truy xuất khi chuẩn bị bằng chứng kiểm toán.
Chuẩn bị bằng chứng kiểm toán từ hồ sơ hiện hành
Luôn có sẵn tài liệu quy trình và lịch sử để cho thấy quy trình được quản lý ra sao.
- Xem phê duyệt, người phụ trách và lý do thay đổi trên cùng một dòng thời gian.
- Xuất bộ hồ sơ quy trình có cấu trúc để phục vụ kiểm toán và đánh giá.
- Tạo bộ hồ sơ sẵn sàng in, gồm trang tiêu đề, các mục được đánh số, biểu đồ và RACI ở cấp hoạt động.
- Liên kết các bước quy trình với chính sách, biện pháp kiểm soát và hướng dẫn công việc.
- Dùng hồ sơ có thể truy xuất để giảm công việc thu thập bằng chứng vào phút chót.
Dùng cách tài liệu hóa nhất quán giữa các nhóm
Giúp các nhóm tài liệu hóa quy trình nhất quán giữa các phòng ban và khu vực.
- Dùng AI để tạo bản nháp ban đầu và cách đặt tên nhất quán giữa các nhóm.
- Thiết lập quyền truy cập theo vai trò cho người viết, người rà soát và người xem.
- Dùng chung ngôn ngữ quy trình giữa các nhóm vận hành, chất lượng và chuyển đổi.
Bắt đầu với BPMN, sau đó quản lý quy trình
Dùng BPMN để làm rõ các bước và quyết định trong quy trình. Khi tài liệu phát triển, hãy bổ sung người phụ trách, các bước rà soát và phê duyệt. ProcessMind liên kết từng mô hình với hồ sơ quản trị tương ứng.
Đã mô hình hóa quy trình? Hãy kết nối các quy trình trong toàn tổ chức.
Tài liệu hóa quy trình
Tính năng chính
Tính năng tài liệu hóa quy trình
Kết nối tài liệu
Liên kết hồ sơ quy trình với kiến trúc và vận hành
Kết nối tài liệu với kiến trúc quy trình
Từ hồ sơ từng quy trình, xây dựng bức tranh kết nối toàn doanh nghiệp.
- Liên kết quy trình giữa các nhóm và chuỗi giá trị.
- Hiển thị rõ người phụ trách và thông tin phê duyệt ở mọi cấp.
- Dùng thống nhất cách đặt tên, cấu trúc và quy ước quản trị.
- Giúp các bên liên quan thấy rõ lộ trình từ chiến lược đến thực thi.
Đối chiếu tài liệu với dữ liệu quy trình
Xem quy trình được ghi lại khác thế nào so với hoạt động thực tế.
- Dùng process mining để đối chiếu thiết kế đã ghi lại với dữ liệu thực thi.
- Tìm điểm khác biệt và xác định tài liệu có cần cập nhật không.
- Dựa vào KPI và thông tin về điểm nghẽn để ưu tiên cải tiến.
- Cập nhật những thay đổi đã được duyệt vào tài liệu quy trình.
Giữ mô hình, hồ sơ phê duyệt và bằng chứng hỗ trợ được kết nối
Tài liệu hóa quy trình: tệp riêng lẻ hay không gian làm việc dùng chung?
Tệp tĩnh trong các thư mục
Tài liệu có thể lỗi thời và khó tìm
Tài liệu BPMN trong không gian làm việc dùng chung
Lưu hồ sơ quy trình trong danh mục có thể tìm kiếm
Đặt tên phiên bản thủ công
Khó tìm phiên bản đã được phê duyệt
Lịch sử và so sánh phiên bản
Rà soát thay đổi để biết nội dung nào đổi và vì sao
Phê duyệt qua email
Bằng chứng phê duyệt bị phân tán trong các tin nhắn
Quy trình rà soát và phê duyệt có cấu trúc
Lưu lịch sử phê duyệt cùng từng quy trình
Chuẩn bị kiểm toán thành một dự án riêng
Các nhóm thu thập bằng chứng khi đến kỳ đánh giá
Hồ sơ quy trình có thể truy xuất và xuất ra
Xuất tài liệu và lịch sử khi cần
Khả năng cộng tác hạn chế
Phản hồi có thể chậm và rời rạc
Cộng tác với quyền kiểm soát theo vai trò
Kết nối phản hồi giữa các nhóm vận hành, chất lượng và CNTT
Giai đoạn trưởng thành
Tài liệu hóa quy trình phù hợp ở giai đoạn nào?
Nền tảng quy trình
Mô hình hóa và ghi lại quy trình để cả nhóm hiểu rõ và có chung nhận thức.
Kiến trúc quy trình
Xác định và quản lý bức tranh quy trình để hoạt động vận hành phù hợp với chiến lược và yêu cầu tuân thủ.
Phân tích quy trình
Dùng dữ liệu và AI để hiểu hiệu suất, dự đoán kết quả và liên tục cải tiến.
Câu hỏi thường gặp
Luôn sẵn sàng rà soát tài liệu quy trình
Mô hình hóa quy trình, phân công người phụ trách rồi gửi tài liệu để phê duyệt. Bắt đầu với một quy trình thực tế để xem lịch sử phiên bản và bước xác nhận phê duyệt phối hợp ra sao.