> Cải tiến quy trình liên tục > Từ khách hàng tiềm năng đến thu tiền > HubSpot CRM > Mẫu dữ liệu

Mẫu dữ liệu cho quy trình từ khách hàng tiềm năng đến thu tiền

HubSpot CRM

Thuộc tính của quy trình từ khách hàng tiềm năng đến thu tiền(20) Hoạt động trong quy trình từ khách hàng tiềm năng đến thu tiền(14) Hướng dẫn trích xuất dữ liệu(2)

Mẫu dữ liệu cho quy trình từ khách hàng tiềm năng đến thu tiền

Mẫu này hướng dẫn bạn thu thập dữ liệu cần thiết để phân tích quy trình từ khách hàng tiềm năng đến thu tiền. Mẫu liệt kê các thuộc tính và hoạt động cần trích xuất từ hệ thống nguồn. Làm theo hướng dẫn để chuẩn bị dữ liệu cho process mining.

Các thuộc tính nên thu thập
Các hoạt động chính cần theo dõi
Hướng dẫn trích xuất dành riêng cho HubSpot CRM

Chưa quen với nhật ký sự kiện? Tìm hiểu cách tạo nhật ký sự kiện cho process mining.

Tải mẫu xuống

Thuộc tính của quy trình từ khách hàng tiềm năng đến thu tiền

Đây là các trường dữ liệu nên dùng và những thuộc tính cần có trong nhật ký sự kiện để phân tích kỹ quy trình từ khách hàng tiềm năng đến thu tiền.

5 Bắt buộc 7 Nên có 8 Không bắt buộc

	Tên	Mô tả
	Cơ hội bán hàng SalesOpportunityId	Mã định danh duy nhất của một cơ hội bán hàng, được dùng làm mã hồ sơ cho quy trình Lead to Cash.
Mô tả Sales Opportunity ID theo dõi một giao dịch tiềm năng từ lúc tạo đến khi kết thúc, dù thắng hay thua. Trong process mining, mã này liên kết mọi hoạt động liên quan, như cuộc gọi, cuộc họp, báo giá và thanh toán, thành một trường hợp quy trình xuyên suốt. Phân tích quy trình theo Sales Opportunity giúp doanh nghiệp hiểu toàn bộ hành trình bán hàng. Qua đó, bạn có thể xác định các đường đi phổ biến, điểm nghẽn và sai lệch, đồng thời thấy rõ cách xử lý từng cơ hội và những yếu tố dẫn đến kết quả thành công. Vì sao điều này quan trọng Đây là mã định danh cốt lõi liên kết mọi sự kiện trong vòng đời bán hàng, giúp phân tích toàn bộ quy trình Lead to Cash của từng giao dịch. Lấy dữ liệu ở đâu Đây là thuộc tính `dealId` của đối tượng Deal trong HubSpot CRM API. Ví dụ 987654321087654321097654321098
	Hệ thống nguồn SourceSystem	Hệ thống lưu trữ dữ liệu gốc mà dữ liệu được trích xuất từ đó.
Mô tả Thuộc tính này xác định nguồn gốc của dữ liệu quy trình. Với quy trình Lead to Cash, nguồn thường là HubSpot CRM, nhưng cũng có thể gồm dữ liệu từ các hệ thống tài chính tích hợp cho hoạt động lập hóa đơn và thanh toán. Việc chỉ rõ hệ thống nguồn rất quan trọng khi dữ liệu được gộp từ nhiều nền tảng. Điều này hỗ trợ quản trị dữ liệu, xử lý vấn đề về chất lượng dữ liệu và hiểu rõ các hệ thống công nghệ tham gia vào quy trình. Vì sao điều này quan trọng Thuộc tính này cung cấp thông tin quan trọng về nguồn gốc dữ liệu, cần thiết cho việc quản trị dữ liệu và phân tích trên nhiều hệ thống tích hợp. Lấy dữ liệu ở đâu Đây là giá trị cố định 'HubSpot CRM', cần được thêm vào trong quá trình chuyển đổi dữ liệu. Ví dụ HubSpot CRM
	Hoạt động ActivityName	Tên sự kiện hoặc tác vụ cụ thể diễn ra trong quy trình Lead to Cash.
Mô tả Tên hoạt động mô tả một bước trong quy trình, chẳng hạn như 'Đã tạo cơ hội bán hàng', 'Đã gửi báo giá' hoặc 'Đã nhận thanh toán'. Các hoạt động này được trích xuất từ nhiều sự kiện và thay đổi trạng thái được ghi lại trong HubSpot. Thuộc tính này là nền tảng để tạo sơ đồ quy trình, thể hiện trực quan trình tự hoạt động. Phân tích luồng hoạt động giúp xác định các biến thể, vòng lặp và điểm nghẽn trong quy trình, từ đó hỗ trợ triển khai các cải tiến có trọng tâm. Vì sao điều này quan trọng Thuộc tính này xác định các bước trong sơ đồ quy trình, nền tảng của mọi phân tích process mining. Nếu không có các hoạt động riêng biệt, bạn không thể trực quan hóa hay phân tích luồng quy trình. Lấy dữ liệu ở đâu Thuộc tính này được lấy từ nhiều nguồn trong HubSpot, bao gồm thay đổi giai đoạn Deal (chẳng hạn như 'Đã xác nhận cơ hội'), loại nhiệm vụ, kết quả cuộc gọi và các đối tượng liên quan như báo giá và hóa đơn. Ví dụ Tạo cơ hội bán hàngGửi báo giáKý hợp đồngNhận thanh toán
	Lần cập nhật dữ liệu gần nhất LastDataUpdate	Dấu thời gian cho biết lần gần nhất dữ liệu được làm mới từ hệ thống nguồn.
Mô tả Thuộc tính này ghi lại thời điểm cập nhật bộ dữ liệu gần nhất. Nhờ đó, bạn biết dữ liệu đang phân tích mới đến đâu và các bên liên quan có thể đánh giá mức độ cập nhật của dữ liệu. Thông tin này đặc biệt hữu ích cho dashboard và hoạt động theo dõi liên tục, vì cho người dùng biết thông tin phân tích quy trình được cập nhật đến thời điểm nào. Nhờ vậy, bạn có thể phân biệt thay đổi hiệu suất gần đây với thông tin đã cũ. Vì sao điều này quan trọng Cho biết dữ liệu mới đến đâu. Đây là yếu tố quan trọng để bảo đảm các phân tích và dashboard dựa trên thông tin cập nhật. Lấy dữ liệu ở đâu Giá trị này được tạo và ghi vào bộ dữ liệu trong mỗi lần trích xuất hoặc làm mới dữ liệu. Ví dụ 2024-07-21T02:00:00Z
	Thời gian sự kiện EventTime	Dấu thời gian cho biết thời điểm một hoạt động hoặc sự kiện diễn ra.
Mô tả Thời điểm sự kiện cung cấp ngày giờ chính xác của từng hoạt động trong quy trình, qua đó xác định thứ tự thời gian của các sự kiện. Dấu thời gian này rất cần thiết để tính thời gian chu kỳ, thời lượng và thời gian chờ giữa các bước. Trong quá trình phân tích, thuộc tính này giúp đánh giá hiệu suất quy trình, xác định chậm trễ và đo năng suất xử lý. Đây là cơ sở thời gian của quy trình, cho phép phân tích chi tiết cách thời gian được sử dụng trong suốt chu kỳ bán hàng và thanh toán. Vì sao điều này quan trọng Thuộc tính này xác định thứ tự thời gian của các sự kiện, yếu tố quan trọng để tính chỉ số hiệu suất như thời gian chu kỳ và phát hiện chậm trễ trong quy trình. Lấy dữ liệu ở đâu Dấu thời gian được lấy từ nhiều thuộc tính tùy theo hoạt động, chẳng hạn như `createdate` khi tạo Deal, `closedate` khi đóng Deal, hoặc dấu thời gian trên các tác vụ, cuộc gọi và email liên quan. Ví dụ 2023-04-15T10:00:00Z2023-05-20T14:30:00Z2023-06-01T09:15:00Z
	Giá trị cơ hội bán hàng OpportunityAmount	Giá trị tiền tệ dự kiến hoặc thực tế của cơ hội bán hàng.
Mô tả Thuộc tính này ghi nhận giá trị của một giao dịch. Ở giai đoạn đầu, đây có thể là số tiền ước tính; khi giao dịch kết thúc, đó có thể là giá trị hợp đồng cuối cùng. Đây là chỉ số cơ bản để hiểu tác động tài chính của quy trình bán hàng. Phân tích Opportunity Amount giúp phân nhóm quy trình theo quy mô giao dịch, để xem giao dịch lớn có đi theo quy trình khác hoặc mất nhiều thời gian chốt hơn không. Thuộc tính này cũng cần thiết cho dự báo tài chính và ưu tiên các cơ hội có giá trị cao. Vì sao điều này quan trọng Thuộc tính này hỗ trợ phân tích tài chính của quy trình bán hàng, giúp ưu tiên giao dịch giá trị cao và hiểu quy mô giao dịch ảnh hưởng thế nào đến cách quy trình diễn ra. Lấy dữ liệu ở đâu Đây là thuộc tính `amount` của đối tượng Deal trong HubSpot CRM API. Ví dụ 50000.0012500.50250000.00
	Giai đoạn bán hàng SalesStage	Giai đoạn hiện tại hoặc trước đây của cơ hội bán hàng trong quy trình.
Mô tả Sales Stage thể hiện tiến trình của một giao dịch qua các giai đoạn bán hàng đã xác định, chẳng hạn như 'Qualified', 'Proposal Presented' và 'Contract Sent'. Các thay đổi giai đoạn này thường được dùng để tạo hoạt động chính trong nhật ký quy trình. Thuộc tính này rất quan trọng để phân tích tiến trình của cơ hội và xác định điểm nghẽn. Bạn có thể theo dõi thời gian ở từng giai đoạn và tỷ lệ chuyển đổi giữa các giai đoạn. Đây là thông tin then chốt cho dashboard 'Opportunity Stage Progression Metrics'. Vì sao điều này quan trọng Thuộc tính này cho biết cơ hội đang ở đâu trong phễu bán hàng, giúp phân tích tốc độ xử lý quy trình và điểm nghẽn ở từng giai đoạn. Lấy dữ liệu ở đâu Đây là thuộc tính `dealstage` trên đối tượng Deal. Thuộc tính này chứa ID của giai đoạn, cần được ánh xạ sang tên giai đoạn. Ví dụ Đã lên lịch cuộc hẹnĐủ điều kiện mua hàngĐã lên lịch trình bàyĐã gửi hợp đồng
	Kết quả cơ hội bán hàng OpportunityOutcome	Kết quả cuối cùng của cơ hội bán hàng, cho biết giao dịch thắng hay thua.
Mô tả Thuộc tính này cho biết trạng thái cuối cùng của giao dịch. Thông thường, trạng thái được xác định từ giai đoạn bán hàng cuối cùng, thuộc nhóm 'Closed Won' hoặc 'Closed Lost'. Phân nhóm sơ đồ quy trình theo kết quả là một cách phân tích hữu ích. Bạn có thể so sánh trực tiếp luồng quy trình của giao dịch thắng và thua, qua đó nhận ra các kiểu xử lý, hoạt động hoặc chậm trễ liên quan đến thành công hay thất bại. Thông tin này rất hữu ích để cải tiến quy trình và hướng dẫn đội ngũ bán hàng. Vì sao điều này quan trọng Thuộc tính này cho phép so sánh các trường hợp quy trình thành công và không thành công, qua đó cho thấy cách xử lý nào thường gắn với giao dịch thắng. Lấy dữ liệu ở đâu Giá trị này được xác định từ thuộc tính `dealstage`. Các giai đoạn trong HubSpot được chia thành 'Open', 'Closed Won' hoặc 'Closed Lost'. Kết quả được xác định theo loại của giai đoạn cuối cùng. Ví dụ ThắngThua
	Khu vực Region	Khu vực địa lý hoặc lãnh thổ gắn với cơ hội bán hàng.
Mô tả Khu vực cho biết thị trường địa lý nơi có cơ hội bán hàng. Khu vực này có thể dựa trên vị trí của khách hàng hoặc địa bàn được giao cho đội ngũ bán hàng. Trong HubSpot, đây thường là thuộc tính tùy chỉnh. Thuộc tính này giúp so sánh quy trình bán hàng giữa các khu vực. Phân tích có thể cho thấy sự khác biệt giữa các khu vực về hiệu quả, mức độ tuân thủ quy trình và hành vi khách hàng. Đây là thông tin cần thiết cho dashboard “Các biến thể quy trình bán hàng theo khu vực” và giúp điều chỉnh chiến lược bán hàng cho từng thị trường. Vì sao điều này quan trọng Giúp so sánh hiệu quả và các biến thể của quy trình giữa những thị trường địa lý khác nhau, hỗ trợ xây dựng chiến lược theo khu vực và chuẩn hóa quy trình. Lấy dữ liệu ở đâu Thông thường, đây là thuộc tính tùy chỉnh trên đối tượng Company hoặc Deal. Bạn cần xác nhận tên trường chính xác trong phiên bản HubSpot đang dùng. Ví dụ Bắc MỹChâu Âu, Trung Đông và châu PhiChâu Á - Thái Bình DươngMỹ Latinh
	Ngày chốt cơ hội bán hàng OpportunityCloseDate	Ngày cơ hội bán hàng được chốt, dù thắng hay thua.
Mô tả Opportunity Close Date đánh dấu thời điểm kết thúc quy trình bán hàng của một giao dịch. Ngày này được đặt khi giai đoạn giao dịch chuyển sang nhóm 'Closed Won' hoặc 'Closed Lost'. Dấu thời gian này rất quan trọng để tính tổng thời gian chu kỳ bán hàng từ lúc tạo đến khi chốt. Đây là thời điểm kết thúc của hồ sơ quy trình và được dùng trong nhiều KPI hiệu suất, chẳng hạn như 'Average Sales Cycle Time', để đo hiệu quả của quy trình bán hàng. Vì sao điều này quan trọng Thuộc tính này đánh dấu kết thúc chu kỳ bán hàng của một cơ hội, cần thiết để tính tổng thời gian chu kỳ và đo tốc độ bán hàng. Lấy dữ liệu ở đâu Đây là thuộc tính `closedate` của đối tượng Deal trong HubSpot CRM API. Ví dụ 2023-07-10T17:00:00Z2023-08-15T11:20:00Z2023-09-05T16:45:00Z
	Người phụ trách cơ hội bán hàng OpportunityOwner	Đại diện bán hàng được giao phụ trách cơ hội bán hàng.
Mô tả Opportunity Owner là người liên hệ chính và chịu trách nhiệm quản lý giao dịch qua quy trình bán hàng. Thông thường, đây là đại diện bán hàng đã tạo hoặc được giao phụ trách cơ hội. Phân tích quy trình theo Opportunity Owner giúp đánh giá hiệu suất cá nhân và đội ngũ. Bạn có thể nhận ra khác biệt về chiến lược bán hàng, mức độ hoạt động và tỷ lệ chuyển đổi giữa các nhân viên bán hàng. Những thông tin này hữu ích cho việc hướng dẫn và phân bổ nguồn lực. Vì sao điều này quan trọng Thuộc tính này cần thiết để phân tích hiệu suất, giúp so sánh thời gian chu kỳ bán hàng, tỷ lệ thắng và mức độ tuân thủ quy trình giữa các đại diện bán hàng. Lấy dữ liệu ở đâu Thuộc tính này tương ứng với `hubspot_owner_id` trên đối tượng Deal. Cần lấy tên người phụ trách bằng cách kết hợp dữ liệu từ Owners API. Ví dụ Jane DoeJohn SmithEmily Jones
	Nguồn khách hàng tiềm năng LeadSource	Nguồn hoặc kênh ban đầu giúp thu hút khách hàng tiềm năng.
Mô tả Nguồn khách hàng tiềm năng ghi nhận cách một khách hàng tiềm năng lần đầu biết đến công ty, chẳng hạn qua “Hội thảo trực tuyến”, “Hội chợ thương mại” hoặc “Tìm kiếm tự nhiên”. Thông tin này rất quan trọng để đánh giá hiệu quả của từng kênh tiếp thị. Thuộc tính này cần thiết cho dashboard “Tỷ lệ chuyển đổi từ khách hàng tiềm năng sang cơ hội”. Phân tích tỷ lệ chuyển đổi và thời gian chu kỳ bán hàng theo nguồn giúp đội ngũ tiếp thị và bán hàng biết kênh nào tạo ra cơ hội có giá trị nhất, từ đó phân bổ ngân sách tiếp thị phù hợp. Vì sao điều này quan trọng Giúp đo lường hiệu quả của các kênh tiếp thị bằng cách phân tích tỷ lệ chuyển đổi và chất lượng cơ hội từ từng nguồn. Lấy dữ liệu ở đâu Thông tin này thường được lưu trong đối tượng Contact ban đầu và có thể được sao chép vào thuộc tính tùy chỉnh trên đối tượng Deal. Một thuộc tính thường dùng là `hs_analytics_source`. Ví dụ Tìm kiếm tự nhiênMạng xã hội trả phíGiới thiệuHội chợ thương mại
	Đang đình trệ IsStalled	Cờ cho biết cơ hội đang mở có bị ngừng hoạt động quá lâu ở giai đoạn hiện tại hay không.
Mô tả Thuộc tính này là cờ đúng/sai. Giá trị là đúng nếu cơ hội bán hàng không chuyển sang giai đoạn mới trong khoảng thời gian đã định. Quy tắc nghiệp vụ xác định thế nào là “đình trệ”, chẳng hạn ở giai đoạn “Đề xuất” hơn 30 ngày. Cờ này giúp chủ động phát hiện các giao dịch có nguy cơ cần can thiệp. Đây là chỉ số cốt lõi của KPI “Tỷ lệ cơ hội đình trệ”, giúp quản lý bán hàng tập trung vào những cơ hội đang mất đà. Vì sao điều này quan trọng Chủ động phát hiện các cơ hội có nguy cơ không tiến triển, để quản lý bán hàng can thiệp trước khi mất giao dịch. Lấy dữ liệu ở đâu Trường được tính dựa trên ngày hiện tại, ngày Deal chuyển sang giai đoạn hiện tại (`hs_lastmodifieddate`) và quy tắc nghiệp vụ xác định thời gian đình trệ cho từng giai đoạn. Ví dụ truefalse
	Điều khoản thanh toán PaymentTerms	Điều khoản thanh toán đã thỏa thuận, chẳng hạn thanh toán trong 30 hoặc 60 ngày.
Mô tả Điều khoản thanh toán quy định thời hạn khách hàng cần thanh toán cho hàng hóa hoặc dịch vụ. Thông tin này thường được thống nhất trong giai đoạn ký hợp đồng. Thuộc tính này rất quan trọng khi phân tích thời gian chu kỳ thanh toán. So sánh tình hình thanh toán thực tế với điều khoản đã thỏa thuận giúp xác định khách hàng thường xuyên trả chậm và tìm hiểu liệu một số điều khoản có khiến thời gian thu tiền kéo dài hơn hay không. Vì sao điều này quan trọng Cung cấp bối cảnh để phân tích chu kỳ thanh toán, giúp phân biệt thời gian thanh toán dự kiến với các trường hợp chậm trả thực tế. Lấy dữ liệu ở đâu Thông thường, đây là thuộc tính tùy chỉnh trên đối tượng Deal hoặc Quote, hoặc được lấy từ hệ thống kế toán tích hợp. Ví dụ Thanh toán trong 30 ngàyThanh toán trong 60 ngàyThanh toán khi nhận hàng
	Đội ngũ bán hàng SalesTeam	Đội ngũ mà người phụ trách cơ hội bán hàng trực thuộc.
Mô tả Đội ngũ bán hàng tập hợp những người phụ trách cơ hội thành các nhóm, thường dựa trên khu vực, dòng sản phẩm hoặc phân khúc thị trường. Nhờ đó, bạn có thể phân tích hiệu quả ở cấp đội ngũ. Phân tích ở cấp đội ngũ giúp quản lý đánh giá hiệu quả hoạt động, so sánh chiến lược và phân bổ tài nguyên. Cách nhìn này bao quát hơn so với phân tích từng người phụ trách, hữu ích để nhận diện xu hướng chung trong quá trình thực hiện. Vì sao điều này quan trọng Cho phép phân tích hiệu quả của cả đội ngũ, giúp quản lý so sánh cách thực hiện quy trình và kết quả giữa các đội ngũ bán hàng. Lấy dữ liệu ở đâu `team_id` là thuộc tính trên đối tượng Owner. Để lấy tên đội ngũ, cần kết hợp dữ liệu với Teams API. Ví dụ Bán hàng doanh nghiệp - miền ĐôngBán hàng doanh nghiệp vừa và nhỏ - miền TâyBán hàng thị trường tầm trung - miền Trung
	Dòng sản phẩm ProductFamily	Nhóm hoặc dòng sản phẩm có trong cơ hội bán hàng.
Mô tả Dòng sản phẩm phân loại giao dịch theo loại sản phẩm hoặc dịch vụ được bán. Việc phân loại này thường dựa trên các mục hàng gắn với giao dịch. Thuộc tính này cho phép phân tích quy trình bán hàng theo từng nhóm sản phẩm. Một số sản phẩm có thể có chu kỳ bán hàng dài hơn hoặc phức tạp hơn. Phân khúc theo dòng sản phẩm giúp nhận ra khác biệt, điều chỉnh quy trình bán hàng phù hợp và dự báo chính xác hơn. Vì sao điều này quan trọng Phân tích quy trình theo dòng sản phẩm giúp phát hiện liệu các loại sản phẩm khác nhau có chu kỳ bán hàng hoặc luồng quy trình riêng hay không, từ đó định hướng chiến lược cho từng sản phẩm. Lấy dữ liệu ở đâu Giá trị này được xác định từ các mục hàng gắn với Deal. Cần có quy tắc để phân loại sản phẩm theo dòng. Ví dụ Giấy phép phần mềmDịch vụ chuyên mônPhần cứngGói thuê bao hỗ trợ
	Số hóa đơn InvoiceNumber	Mã định danh duy nhất của hóa đơn được tạo cho đơn hàng.
Mô tả Số hóa đơn là mã tham chiếu của hóa đơn gửi cho khách hàng. Số này thường được tạo sau khi hoàn tất đơn hàng và đánh dấu một bước quan trọng trong khâu thu tiền. HubSpot không phải là hệ thống lập hóa đơn chính, nhưng dữ liệu này rất cần thiết để theo dõi các giai đoạn cuối của quy trình từ khách hàng tiềm năng đến thu tiền. Dữ liệu liên kết cơ hội bán hàng với giao dịch tài chính, giúp phân tích quá trình bàn giao từ đội ngũ bán hàng sang tài chính và KPI “Thời gian từ lập hóa đơn đến ghi nhận doanh thu”. Vì sao điều này quan trọng Liên kết quy trình bán hàng với quy trình thu tiền, giúp phân tích hiệu quả bàn giao giữa đội ngũ bán hàng và tài chính. Lấy dữ liệu ở đâu Dữ liệu này thường đến từ hệ thống kế toán hoặc ERP tích hợp, chẳng hạn NetSuite hoặc QuickBooks, rồi được liên kết với Deal trên HubSpot qua đối tượng hoặc thuộc tính tùy chỉnh. Ví dụ INV-2023-00123INV-2023-00456INV-2023-00789
	Tên khách hàng CustomerName	Tên công ty hoặc tổ chức gắn với cơ hội bán hàng.
Mô tả Tên khách hàng cho biết khách hàng hiện tại hoặc khách hàng tiềm năng của giao dịch. Thông tin này thường được lưu trong đối tượng Company liên kết trên HubSpot. Phân tích quy trình theo khách hàng giúp nhận diện các đặc điểm riêng của từng khách hàng, chẳng hạn như chu kỳ thanh toán dài hơn hoặc quy trình bán hàng đặc thù. Cách phân tích này đặc biệt hữu ích khi quản lý khách hàng trọng điểm và tìm hiểu hiệu quả quy trình ở các phân khúc khách hàng khác nhau. Vì sao điều này quan trọng Cho phép phân tích quy trình theo từng khách hàng, giúp phát hiện các đặc điểm hoặc vấn đề chỉ xuất hiện ở một số khách hàng hay ngành nhất định. Lấy dữ liệu ở đâu Dữ liệu này lấy từ đối tượng Company được liên kết với Deal. Thuộc tính thường là `tên` trong đối tượng Company. Ví dụ Global Tech Inc.Innovate Solutions Ltd.Enterprise Corp
	Thời gian chu kỳ thanh toán PaymentCycleTime	Khoảng thời gian từ lúc gửi hóa đơn đến khi nhận được tiền thanh toán.
Mô tả Thời gian chu kỳ thanh toán đo lường hiệu quả của quy trình quản lý khoản phải thu. Chỉ số này được tính bằng chênh lệch giữa thời điểm ghi nhận hoạt động “Đã nhận thanh toán” và “Đã tạo hóa đơn”. Đây là chỉ số quan trọng của KPI “Thời gian thu tiền trung bình” và giúp phân tích dòng tiền. Chỉ số này giúp tìm điểm nghẽn trong quy trình thu tiền. Bạn cũng có thể phân tích theo khách hàng hoặc điều khoản thanh toán để tìm cơ hội cải tiến. Vì sao điều này quan trọng Đo lường hiệu quả của quy trình thu tiền, yếu tố quan trọng để duy trì dòng tiền ổn định. Lấy dữ liệu ở đâu Trường được tính như sau: thời điểm hoạt động “Đã nhận thanh toán” trừ thời điểm hoạt động “Đã tạo hóa đơn”. Các mốc thời gian nguồn được lấy từ hệ thống tài chính tích hợp. Ví dụ 28 ngày45 ngày10 ngày
	Tỷ lệ chiết khấu DiscountPercentage	Tỷ lệ chiết khấu áp dụng cho cơ hội bán hàng, nếu có.
Mô tả Thuộc tính này ghi nhận mức chiết khấu dành cho khách hàng, tính theo phần trăm tổng giá trị giao dịch. Thông tin thường được ghi lại khi tạo báo giá hoặc trong quá trình thương lượng cuối cùng. Phân tích tỷ lệ chiết khấu là yếu tố then chốt của dashboard “Phân tích hiệu quả chiết khấu”. Qua đó, bạn có thể hiểu chiết khấu ảnh hưởng thế nào đến tỷ lệ chốt đơn và thời gian chu kỳ bán hàng, đồng thời phát hiện nhân viên hoặc khu vực nào đang giảm giá quá nhiều, gây ảnh hưởng đến lợi nhuận. Vì sao điều này quan trọng Giúp phân tích tác động của chiến lược giá đến kết quả bán hàng và lợi nhuận, từ đó đảm bảo chiết khấu được sử dụng hiệu quả. Lấy dữ liệu ở đâu Đây thường là thuộc tính tùy chỉnh trên đối tượng Deal hoặc Quote, vì HubSpot không có trường chiết khấu tiêu chuẩn trên Deal. Giá trị này cũng có thể được tính từ các mục hàng. Ví dụ 0.050.100.150.20

Bắt buộc Nên có Không bắt buộc

Hoạt động trong quy trình từ khách hàng tiềm năng đến thu tiền

Đây là các bước chính và cột mốc quan trọng cần ghi lại trong nhật ký sự kiện để khám phá chính xác luồng từ khách hàng tiềm năng đến thu tiền.

7 Nên có 7 Không bắt buộc

	Hoạt động	Mô tả
	Chốt thắng cơ hội bán hàng	Đây là sự kiện thành công cuối cùng, đánh dấu giao dịch chính thức thắng và đóng. Đây là sự kiện chuẩn, được ghi nhận rõ ràng trong HubSpot khi người dùng chuyển giao dịch sang giai đoạn 'Closed Won'.
Vì sao điều này quan trọng Hoạt động này cho biết giao dịch thành công và là điểm kết thúc quan trọng để đo thời gian chu kỳ bán hàng và tỷ lệ thắng. Sự kiện này thường kích hoạt các quy trình thực hiện đơn hàng và lập hóa đơn tiếp theo. Lấy dữ liệu ở đâu Đây là dấu thời gian được ghi trong thuộc tính chuẩn 'Close Date' khi 'Deal Stage' được đặt thành bất kỳ giai đoạn nào thuộc nhóm 'Won'. Thu thập Thuộc tính 'Close Date' của Deal khi giao dịch thắng. Loại sự kiện explicit
	Chốt thua cơ hội bán hàng	Đây là sự kiện thất bại cuối cùng, đánh dấu giao dịch chính thức thua và đóng. Đây là sự kiện chuẩn, được ghi nhận rõ ràng khi người dùng chuyển giao dịch sang giai đoạn 'Closed Lost'.
Vì sao điều này quan trọng Phân tích thời điểm và lý do giao dịch thất bại rất quan trọng để cải tiến quy trình. Sự kiện này là điểm kết thúc để tính thời gian chu kỳ bán hàng của các giao dịch thua. Lấy dữ liệu ở đâu Đây là dấu thời gian trong thuộc tính chuẩn 'Close Date' khi 'Deal Stage' được đặt thành bất kỳ giai đoạn nào thuộc nhóm 'Lost'. Thuộc tính 'Closed Lost Reason' cung cấp thêm thông tin về lý do. Thu thập Thuộc tính 'Close Date' của Deal khi giao dịch thua. Loại sự kiện explicit
	Đánh giá cơ hội bán hàng đủ điều kiện	Đánh dấu thời điểm đội ngũ bán hàng xác nhận cơ hội đáp ứng các tiêu chí như ngân sách, người có thẩm quyền quyết định, nhu cầu và thời điểm mua. Thông thường, sự kiện này được suy ra khi giao dịch chuyển sang một giai đoạn cụ thể như 'Qualified' trong quy trình bán hàng.
Vì sao điều này quan trọng Đây là cột mốc quan trọng để đánh giá chất lượng quy trình bán hàng. Phân tích thời gian cần để đánh giá đủ điều kiện giúp xác định cơ hội cải thiện ở những bước đầu của quy trình bán hàng. Lấy dữ liệu ở đâu Suy ra từ lịch sử thuộc tính 'Deal Stage' của đối tượng Deal, cụ thể là dấu thời gian khi giao dịch chuyển sang giai đoạn như 'Qualified to Buy'. Thu thập Dấu thời gian khi Deal Stage chuyển sang giai đoạn 'Qualified' được chỉ định. Loại sự kiện inferred
	Gửi báo giá	Hoạt động này đánh dấu thời điểm tạo và gửi báo giá chính thức cho khách hàng. Sales Hub của HubSpot có công cụ Quotes riêng. Sự kiện được ghi nhận rõ ràng khi báo giá được tạo và phát hành cho một giao dịch.
Vì sao điều này quan trọng Đây là cột mốc quan trọng thể hiện ý định giao dịch. Phân tích thời gian từ lúc đánh giá đủ điều kiện đến khi phát hành báo giá rất cần thiết cho phân tích 'Quote to Contract Process Flow'. Lấy dữ liệu ở đâu Dấu thời gian tạo đối tượng Quote gắn với Deal. Đây là thuộc tính 'hs_createdate' trên đối tượng Quote. Thu thập Ngày tạo đối tượng Quote liên quan. Loại sự kiện explicit
	Ký hợp đồng	Hoạt động này đánh dấu việc hoàn tất thỏa thuận thương mại khi khách hàng ký hợp đồng. Trong HubSpot, sự kiện thường được ghi nhận khi giao dịch chuyển sang giai đoạn 'Contract Sent' hoặc 'Closed Won' sau khi báo giá được chấp nhận.
Vì sao điều này quan trọng Đây là cột mốc cuối cùng của thỏa thuận thương mại trước khi bắt đầu thực hiện đơn hàng. Cột mốc này cần thiết để tính KPI 'Quote to Contract Cycle Time'. Lấy dữ liệu ở đâu Có thể suy ra sự kiện này từ dấu thời gian khi thuộc tính Deal Stage chuyển sang 'Contract Signed' hoặc giai đoạn tương đương. Nếu dùng chữ ký điện tử trên báo giá, sự kiện này có thể đồng nghĩa với 'Quote Accepted'. Thu thập Dấu thời gian khi Deal Stage chuyển sang 'Contract Signed' hoặc giai đoạn tương tự. Loại sự kiện inferred
	Nhận thanh toán	Hoạt động này đánh dấu bước cuối cùng trong chu kỳ Lead to Cash, khi doanh nghiệp nhận và đối soát khoản thanh toán của khách hàng. Thông tin này thường được theo dõi trong hệ thống kế toán bên ngoài rồi đồng bộ lại với HubSpot.
Vì sao điều này quan trọng Đây là sự kiện cuối cùng để xác định doanh thu đã thu được. Sự kiện này cần thiết để tính 'Average Payment Collection Time' và 'End-to-End Lead to Cash Cycle Time'. Lấy dữ liệu ở đâu Suy ra từ cập nhật thuộc tính tùy chỉnh như 'Payment Date' được đồng bộ từ hệ thống tài chính, hoặc từ thay đổi giai đoạn thủ công trong một quy trình riêng. Thu thập Dấu thời gian từ thuộc tính tùy chỉnh 'Payment Date' được hệ thống tích hợp cập nhật. Loại sự kiện inferred
	Tạo cơ hội bán hàng	Đây là sự kiện đầu tiên trong vòng đời cơ hội bán hàng, đánh dấu thời điểm tạo hồ sơ giao dịch mới trong HubSpot. Sự kiện được ghi nhận rõ ràng khi người dùng tự tạo giao dịch hoặc khi giao dịch được tạo tự động qua workflow hay hệ thống tích hợp.
Vì sao điều này quan trọng Hoạt động này đánh dấu thời điểm chính thức bắt đầu chu kỳ bán hàng của một cơ hội. Đây là dấu thời gian chính để tính tổng thời gian chu kỳ bán hàng và tốc độ chuyển đổi từ khách hàng tiềm năng thành cơ hội bán hàng. Lấy dữ liệu ở đâu Sự kiện này được ghi nhận tự động. Bạn có thể tìm dấu thời gian trong thuộc tính chuẩn 'Create Date' của đối tượng Deal. Thu thập Thuộc tính 'Create Date' trong hồ sơ Deal. Loại sự kiện explicit
	Chấp nhận báo giá	Sự kiện này xảy ra khi khách hàng chính thức chấp nhận báo giá, thường bằng chữ ký điện tử. Sự kiện được ghi nhận rõ ràng khi khách hàng ký báo giá được gửi qua tính năng chữ ký điện tử của HubSpot.
Vì sao điều này quan trọng Đánh dấu việc khách hàng đồng ý với điều khoản và giá, một tín hiệu mua hàng quan trọng. Thời gian từ lúc gửi đến khi chấp nhận báo giá là chỉ số then chốt để phân tích thời gian đàm phán. Lấy dữ liệu ở đâu Thuộc tính 'hs_quote_accepted_date' trên đối tượng Quote hoặc dấu thời gian hoàn tất trong nhật ký chữ ký điện tử gắn với báo giá. Thu thập Dấu thời gian từ thuộc tính 'hs_quote_accepted_date' trên Quote. Loại sự kiện explicit
	Đề xuất giải pháp	Đánh dấu thời điểm trình bày giải pháp chính thức hoặc giới thiệu sản phẩm cho khách hàng. Thông thường, sự kiện được suy ra khi Deal Stage chuyển sang trạng thái như 'Presentation Scheduled' hoặc 'Demo Completed'.
Vì sao điều này quan trọng Đây là cột mốc quan trọng ở giữa phễu bán hàng. Đo thời gian đến cột mốc này giúp đánh giá hiệu quả của giai đoạn xây dựng giải pháp trong chu kỳ bán hàng. Lấy dữ liệu ở đâu Suy ra từ dấu thời gian thuộc tính Deal Stage chuyển sang giai đoạn phù hợp, chẳng hạn như 'Presentation Scheduled' trong lịch sử thuộc tính của giao dịch. Thu thập Dấu thời gian khi Deal Stage chuyển sang giai đoạn 'Presentation' hoặc 'Proposal'. Loại sự kiện inferred
	Hoàn tất đơn hàng	Đánh dấu thời điểm hoàn tất giao sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ cho khách hàng. Sự kiện này thường diễn ra ngoài HubSpot và được ghi nhận qua hệ thống tích hợp hoặc cập nhật Deal Stage thủ công thành 'Service Delivered' hoặc 'Order Complete'.
Vì sao điều này quan trọng Đánh dấu việc hoàn tất khâu giao hàng trong quy trình. Đây là điểm bắt đầu để đo KPI 'Order Fulfillment to Invoice Time'. Lấy dữ liệu ở đâu Cần tích hợp với hệ thống ERP hoặc hệ thống thực hiện đơn hàng, hoặc cập nhật thủ công. Có thể suy ra sự kiện từ dấu thời gian khi giao dịch chuyển sang giai đoạn như 'Fulfilled'. Thu thập Dấu thời gian của thay đổi trạng thái từ hệ thống bên ngoài hoặc thay đổi giai đoạn thủ công. Loại sự kiện inferred
	Liên hệ lần đầu	Đây là lần tương tác đầu tiên được ghi nhận với các liên hệ gắn với giao dịch, chẳng hạn như cuộc gọi, email hoặc cuộc họp. Hoạt động này được ghi rõ trong dòng thời gian hoạt động của hồ sơ Deal trên HubSpot.
Vì sao điều này quan trọng Theo dõi thời gian từ lúc tạo giao dịch đến lần liên hệ đầu tiên giúp đánh giá tốc độ phản hồi của đội ngũ bán hàng. Phân tích hình thức liên hệ đầu tiên cũng có thể cho thấy những điểm chung ở các giao dịch thành công. Lấy dữ liệu ở đâu Dấu thời gian của Hoạt động đầu tiên được ghi nhận (chẳng hạn như cuộc gọi, email hoặc cuộc họp) liên quan đến đối tượng Deal sau ngày tạo đối tượng. Thu thập Dấu thời gian của hoạt động đầu tiên được ghi nhận trong dòng thời gian Deal. Loại sự kiện explicit
	Tạo đơn hàng bán	Đánh dấu thời điểm bàn giao nội bộ từ đội ngũ bán hàng sang đội ngũ thực hiện đơn hàng hoặc vận hành. Đây thường không phải sự kiện có sẵn trong HubSpot. Sự kiện được suy ra khi giao dịch chuyển sang một giai đoạn cụ thể như 'Order Processing' hoặc 'Pending Fulfillment'.
Vì sao điều này quan trọng Hoạt động này rất quan trọng để đánh giá hiệu quả bàn giao từ bán hàng sang vận hành. Chậm trễ ở bước này có thể ảnh hưởng đến mức độ hài lòng của khách hàng và thời gian giao hàng. Lấy dữ liệu ở đâu Suy ra từ lịch sử thuộc tính 'Deal Stage', ghi nhận dấu thời gian giao dịch chuyển sang giai đoạn sau bán hàng. Thu thập Dấu thời gian khi Deal Stage chuyển sang giai đoạn 'Order Processing'. Loại sự kiện inferred
	Tạo hóa đơn	Cho biết hóa đơn khách hàng đã được tạo trong hệ thống kế toán. Hoạt động này không có sẵn trong HubSpot Sales Hub. Bạn cần ghi nhận qua hệ thống tích hợp cập nhật thuộc tính tùy chỉnh hoặc giai đoạn của Deal.
Vì sao điều này quan trọng Đây là bước quan trọng trong chu kỳ chuyển đổi tiền mặt. Thời gian từ lúc hoàn tất đơn hàng đến khi tạo hóa đơn ảnh hưởng trực tiếp đến tốc độ doanh nghiệp xuất hóa đơn cho dịch vụ. Lấy dữ liệu ở đâu Cần tích hợp với hệ thống kế toán như QuickBooks hoặc Xero. Có thể suy ra sự kiện từ dấu thời gian của thuộc tính tùy chỉnh hoặc thay đổi giai đoạn giao dịch. Thu thập Dấu thời gian từ thuộc tính ngày tùy chỉnh như 'Invoice Generated Date'. Loại sự kiện inferred
	Thu thập yêu cầu	Hoạt động này cho biết cuộc gọi hoặc cuộc họp tìm hiểu đã diễn ra và nhu cầu của khách hàng đã được ghi lại. Thông thường, sự kiện được suy ra khi giao dịch chuyển sang một giai đoạn cụ thể trong quy trình bán hàng, chẳng hạn như 'Discovery' hoặc 'Needs Analysis'.
Vì sao điều này quan trọng Theo dõi cột mốc này giúp đánh giá tốc độ đội ngũ bán hàng chuyển từ bước đánh giá đủ điều kiện sang tìm hiểu nhu cầu khách hàng. Chậm trễ ở đây có thể cho thấy vấn đề về lịch hẹn hoặc thiếu nguồn lực. Lấy dữ liệu ở đâu Suy ra từ lịch sử thuộc tính 'Deal Stage', ghi nhận dấu thời gian khi giao dịch chuyển sang giai đoạn như 'Requirements Gathering'. Thu thập Dấu thời gian khi Deal Stage chuyển sang giai đoạn phân tích nhu cầu. Loại sự kiện inferred

Nên có Không bắt buộc

Hướng dẫn trích xuất dữ liệu

Cách lấy dữ liệu từ HubSpot CRM

Các bước

Điều kiện cần: Tạo HubSpot Private App
- Đăng nhập vào tài khoản HubSpot bằng quyền super admin.
- Vào Settings > Integrations > Private Apps rồi nhấp vào "Create a new private app".
- Trong thẻ Basic Info, đặt tên cho ứng dụng, chẳng hạn "ProcessMind Extraction".
- Vào thẻ Scopes. Cấp quyền đọc cho các đối tượng CRM cần thiết. Chọn các phạm vi sau: crm.objects.deals.read, crm.objects.contacts.read, crm.objects.engagements.read, crm.objects.quotes.read, crm.objects.owners.read.
- Sau khi tạo ứng dụng, sao chép access token được tạo. Tập lệnh Python cần token này để xác thực với API.
Thiết lập môi trường Python
- Đảm bảo máy tính đã cài Python 3.6 trở lên.
- Tạo thư mục dự án mới và thiết lập môi trường ảo.
- Cài các thư viện Python cần thiết bằng lệnh sau trong terminal: pip install requests pandas.
Cấu hình tập lệnh Python
- Lưu tập lệnh Python được cung cấp vào một tệp, chẳng hạn extract_hubspot_log.py.
- Mở tập lệnh và thay các giá trị giữ chỗ trong phần cấu hình ở đầu tệp. Bạn cần nhập ACCESS_TOKEN của HubSpot cùng START_DATE và END_DATE cho khoảng thời gian trích xuất.
Ánh xạ giai đoạn giao dịch sang hoạt động
- Một bước cấu hình quan trọng là ánh xạ ID giai đoạn giao dịch cụ thể trong HubSpot sang các hoạt động process mining tiêu chuẩn. Trong tập lệnh, tìm từ điển PIPELINE_STAGE_MAPPING.
- Tìm ID nội bộ của từng giai đoạn trong quy trình bán hàng. Bạn có thể lấy các ID này bằng cách gọi API Pipelines (/crm/v3/pipelines/deals) hoặc xem URL khi chỉnh sửa giai đoạn giao dịch trong giao diện HubSpot.
- Cập nhật từ điển bằng cách dùng ID giai đoạn làm khóa và tên hoạt động tương ứng làm giá trị. Ví dụ, nếu ID của giai đoạn 'Đủ điều kiện' là '12345', mục tương ứng sẽ là '12345': 'Cơ hội bán hàng đủ điều kiện'.
Chạy tập lệnh trích xuất
- Mở terminal hoặc command prompt, rồi chuyển đến thư mục đã lưu tập lệnh.
- Chạy tập lệnh bằng lệnh: python extract_hubspot_log.py.
- Tập lệnh sẽ bắt đầu lấy dữ liệu từ HubSpot API. Tiến độ được hiển thị trong console, gồm số giao dịch đã xử lý.
- Với tập dữ liệu lớn, quá trình trích xuất có thể mất thời gian do giới hạn tốc độ API.
Kiểm tra tệp đầu ra
- Khi chạy xong, tập lệnh sẽ tạo tệp CSV tên hubspot_event_log.csv trong cùng thư mục.
- Tệp này chứa nhật ký sự kiện đã trích xuất, gồm tất cả hoạt động và thuộc tính được chỉ định.
Chuẩn bị tải dữ liệu lên
- Mở tệp hubspot_event_log.csv bằng phần mềm bảng tính để kiểm tra dữ liệu và xác nhận dữ liệu đúng như mong đợi.
- Tệp đã có các cột cần thiết (SalesOpportunityId, ActivityName, EventTime, v.v.) và sẵn sàng tải trực tiếp lên ProcessMind.

Cấu hình

Mã thông báo HubSpot Private App: Bạn cần mã truy cập hợp lệ từ HubSpot Private App để xác thực. Ứng dụng phải có quyền đọc Deals, Contacts, Engagements, Quotes và Owners.
Khoảng thời gian: Tập lệnh dùng các biến START_DATE và END_DATE. Nên bắt đầu với khoảng thời gian ngắn hơn, chẳng hạn từ 3 đến 6 tháng, để kiểm soát thời gian trích xuất và mức sử dụng API. Định dạng ngày phải là 'YYYY-MM-DD'.
Ánh xạ giai đoạn pipeline: Độ chính xác của tập lệnh với các hoạt động dựa trên giai đoạn như 'Đã xác định cơ hội tiềm năng' và 'Đã thu thập yêu cầu' phụ thuộc hoàn toàn vào từ điển PIPELINE_STAGE_MAPPING. Cấu hình này phải phản ánh chính xác các giai đoạn pipeline bán hàng của tổ chức bạn trong HubSpot.
Giới hạn tần suất API: HubSpot giới hạn tần suất gọi API, chẳng hạn 100 yêu cầu trong 10 giây với gói Professional. Tập lệnh có cơ chế time.sleep() cơ bản để xử lý giới hạn này. Tuy nhiên, nếu trích xuất tập dữ liệu rất lớn bằng gói cấp thấp, bạn có thể cần điều chỉnh để gửi yêu cầu thưa hơn.
Thuộc tính tùy chỉnh: Nếu phiên bản HubSpot của bạn dùng thuộc tính tùy chỉnh để theo dõi dữ liệu như Khu vực hoặc hoạt động như 'Đã tạo hóa đơn', hãy thêm tên thuộc tính đó vào danh sách deal_properties trong tập lệnh để đảm bảo dữ liệu được lấy về.

Truy vấn mẫu python

import requests
import pandas as pd
import datetime
import time
import os

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- CONFIGURATION SECTION --- #
class=class="hl-string">"hl-comment"># 1. HubSpot Private App Access Token
ACCESS_TOKEN = class="hl-string">"YOUR_HUBSPOT_ACCESS_TOKEN" class=class="hl-string">"hl-comment"># Replace with your token

class=class="hl-string">"hl-comment"># 2. Date range for the extraction
START_DATE = class="hl-string">"2023-01-01" class=class="hl-string">"hl-comment"># Format: YYYY-MM-DD
END_DATE = class="hl-string">"2023-12-31" class=class="hl-string">"hl-comment"># Format: YYYY-MM-DD

class=class="hl-string">"hl-comment"># 3. Critical: Map your Deal Stage IDs to Process Mining Activities
class=class="hl-string">"hl-comment"># You must find your internal HubSpot stage IDs and map them here.
class=class="hl-string">"hl-comment"># Example: class="hl-string">'123456': class="hl-string">'Opportunity Qualified'
PIPELINE_STAGE_MAPPING = {
    class="hl-string">'[Your Qualified Stage ID]': class="hl-string">'Opportunity Qualified',
    class="hl-string">'[Your Discovery Stage ID]': class="hl-string">'Requirements Gathered',
    class="hl-string">'[Your Presentation Stage ID]': class="hl-string">'Solution Proposed',
    class="hl-string">'[Your Contract Sent Stage ID]': class="hl-string">'Contract Signed',
    class="hl-string">'[Your Order Processing Stage ID]': class="hl-string">'Sales Order Created',
    class="hl-string">'[Your Order Fulfilled Stage ID]': class="hl-string">'Order Fulfilled',
    class="hl-string">'[Your Invoice Sent Stage ID]': class="hl-string">'Invoice Generated',
    class="hl-string">'[Your Payment Received Stage ID]': class="hl-string">'Payment Received',
    class=class="hl-string">"hl-comment"># Standard closed won/lost stages are handled separately by their internal names
    class="hl-string">'closedwon': class="hl-string">'Opportunity Closed Won',
    class="hl-string">'closedlost': class="hl-string">'Opportunity Closed Lost'
}
class=class="hl-string">"hl-comment"># --- END CONFIGURATION SECTION --- #

API_BASE_URL = class="hl-string">"https://api.hubapi.com"
AUTH_HEADER = {class="hl-string">'Authorization': fclass="hl-string">'Bearer {ACCESS_TOKEN}'}

def fetch_paginated_data(url, params=None, body=None):
    class="hl-string">"""Helper function to handle paginated API responses."""
    results = []
    after = None
    while True:
        if body:
            if after:
                body[class="hl-string">'after'] = after
            response = requests.post(url, headers=AUTH_HEADER, json=body)
        else:
            if after:
                params[class="hl-string">'after'] = after
            response = requests.get(url, headers=AUTH_HEADER, params=params)
        
        if response.status_code == 429:
            print(class="hl-string">"Rate limit hit, sleeping for 10 seconds...")
            time.sleep(10)
            continue
        
        response.raise_for_status() class=class="hl-string">"hl-comment"># Raise an exception for bad status codes
        data = response.json()
        results.extend(data.get(class="hl-string">'results', []))
        
        paging = data.get(class="hl-string">'paging')
        if paging and paging.get(class="hl-string">'next'):
            after = paging[class="hl-string">'next'][class="hl-string">'after']
        else:
            break
    return results

def format_timestamp(ts_string):
    class="hl-string">"""Converts HubSpot timestamps to ISO 8601 format."""
    if not ts_string:
        return None
    return pd.to_datetime(ts_string).isoformat()


def main():
    print(class="hl-string">"Starting HubSpot data extraction...")
    event_log = []
    last_data_update = datetime.datetime.now(datetime.timezone.utc).isoformat()

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 1. Fetch all deals within the date range
    print(class="hl-string">"Fetching deals...")
    deal_properties = [
        class="hl-string">'dealname', class="hl-string">'createdate', class="hl-string">'dealstage', class="hl-string">'amount', 
        class="hl-string">'closedate', class="hl-string">'dealownerid', class="hl-string">'hs_lead_source', class="hl-string">'region', class="hl-string">'pipeline'
    ]
    search_body = {
        class="hl-string">'filterGroups': [{
            class="hl-string">'filters': [{
                class="hl-string">'propertyName': class="hl-string">'createdate',
                class="hl-string">'operator': class="hl-string">'BETWEEN',
                class="hl-string">'highValue': int(datetime.datetime.strptime(END_DATE, class="hl-string">'%Y-%m-%d').timestamp() * 1000),
                class="hl-string">'value': int(datetime.datetime.strptime(START_DATE, class="hl-string">'%Y-%m-%d').timestamp() * 1000)
            }]
        }],
        class="hl-string">'properties': deal_properties,
        class="hl-string">'limit': 100
    }
    all_deals = fetch_paginated_data(fclass="hl-string">"{API_BASE_URL}/crm/v3/objects/deals/search", body=search_body)
    print(fclass="hl-string">"Found {len(all_deals)} deals.")

    class=class="hl-string">"hl-comment"># Fetch owners for mapping
    owners_map = {owner[class="hl-string">'id']: fclass="hl-string">"{owner['firstName']} {owner['lastName']}" for owner in fetch_paginated_data(fclass="hl-string">"{API_BASE_URL}/crm/v3/owners/")}

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 2. Process each deal to create events
    for i, deal in enumerate(all_deals):
        print(fclass="hl-string">"Processing deal {i+1}/{len(all_deals)}: {deal['id']}")
        deal_id = deal[class="hl-string">'id']
        props = deal.get(class="hl-string">'properties', {})
        
        base_event = {
            class="hl-string">'SalesOpportunityId': deal_id,
            class="hl-string">'SourceSystem': class="hl-string">'HubSpot CRM',
            class="hl-string">'LastDataUpdate': last_data_update,
            class="hl-string">'OpportunityAmount': props.get(class="hl-string">'amount'),
            class="hl-string">'OpportunityCloseDate': format_timestamp(props.get(class="hl-string">'closedate')),
            class="hl-string">'LeadSource': props.get(class="hl-string">'hs_lead_source'),
            class="hl-string">'Region': props.get(class="hl-string">'region'),
            class="hl-string">'OpportunityOwner': owners_map.get(props.get(class="hl-string">'dealownerid'))
        }

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Opportunity Created
        event_log.append({
            **base_event,
            class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Opportunity Created',
            class="hl-string">'EventTime': format_timestamp(props.get(class="hl-string">'createdate')),
            class="hl-string">'SalesStage': class="hl-string">'Created',
            class="hl-string">'OpportunityOutcome': None
        })

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activities from Stage History
        try:
            stage_history_url = fclass="hl-string">"{API_BASE_URL}/crm/v3/objects/deals/{deal_id}?properties=dealstage&archived=false"
            history_response = requests.get(stage_history_url, headers=AUTH_HEADER)
            history_response.raise_for_status()
            history_data = history_response.json()
            for version in history_data.get(class="hl-string">'propertiesWithHistory', {}).get(class="hl-string">'dealstage', []):
                stage_id = version[class="hl-string">'value']
                if stage_id in PIPELINE_STAGE_MAPPING:
                    event_log.append({
                        **base_event,
                        class="hl-string">'ActivityName': PIPELINE_STAGE_MAPPING[stage_id],
                        class="hl-string">'EventTime': format_timestamp(version[class="hl-string">'timestamp']),
                        class="hl-string">'SalesStage': stage_id,
                        class="hl-string">'OpportunityOutcome': None
                    })
        except requests.exceptions.RequestException as e:
            print(fclass="hl-string">"Could not fetch stage history for deal {deal_id}: {e}")
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activities: Closed Won / Closed Lost
        final_stage = props.get(class="hl-string">'dealstage')
        if final_stage in [class="hl-string">'closedwon', class="hl-string">'closedlost']:
             event_log.append({
                **base_event,
                class="hl-string">'ActivityName': PIPELINE_STAGE_MAPPING[final_stage],
                class="hl-string">'EventTime': format_timestamp(props.get(class="hl-string">'closedate')),
                class="hl-string">'SalesStage': class="hl-string">'Closed',
                class="hl-string">'OpportunityOutcome': class="hl-string">'Won' if final_stage == class="hl-string">'closedwon' else class="hl-string">'Lost'
            })

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activities from Associated Objects (Engagements, Quotes)
        try:
            class=class="hl-string">"hl-comment"># Engagements for class="hl-string">'Initial Contact Made'
            assoc_engagements_url = fclass="hl-string">"{API_BASE_URL}/crm/v3/objects/deals/{deal_id}/associations/engagements"
            engagements = fetch_paginated_data(assoc_engagements_url)
            if engagements:
                first_engagement_time = None
                for engagement_assoc in engagements:
                    eng_id = engagement_assoc[class="hl-string">'id']
                    eng_details_url = fclass="hl-string">"{API_BASE_URL}/crm/v3/objects/engagements/{eng_id}?properties=hs_timestamp"
                    eng_res = requests.get(eng_details_url, headers=AUTH_HEADER)
                    if eng_res.ok:
                        eng_ts = eng_res.json()[class="hl-string">'properties'][class="hl-string">'hs_timestamp']
                        if not first_engagement_time or eng_ts < first_engagement_time:
                            first_engagement_time = eng_ts
                if first_engagement_time:
                    event_log.append({
                        **base_event,
                        class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Initial Contact Made',
                        class="hl-string">'EventTime': format_timestamp(first_engagement_time),
                        class="hl-string">'SalesStage': props.get(class="hl-string">'dealstage'),
                        class="hl-string">'OpportunityOutcome': None
                    })

            class=class="hl-string">"hl-comment"># Quotes for class="hl-string">'Quote Issued' and class="hl-string">'Quote Accepted'
            assoc_quotes_url = fclass="hl-string">"{API_BASE_URL}/crm/v3/objects/deals/{deal_id}/associations/quotes"
            quotes = fetch_paginated_data(assoc_quotes_url)
            for quote_assoc in quotes:
                quote_id = quote_assoc[class="hl-string">'id']
                quote_details_url = fclass="hl-string">"{API_BASE_URL}/crm/v3/objects/quotes/{quote_id}?properties=hs_createdate,hs_quote_status,hs_acceptance_date"
                quote_res = requests.get(quote_details_url, headers=AUTH_HEADER)
                if quote_res.ok:
                    quote_props = quote_res.json()[class="hl-string">'properties']
                    event_log.append({
                        **base_event,
                        class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Quote Issued',
                        class="hl-string">'EventTime': format_timestamp(quote_props[class="hl-string">'hs_createdate']),
                        class="hl-string">'SalesStage': props.get(class="hl-string">'dealstage'),
                        class="hl-string">'OpportunityOutcome': None
                    })
                    if quote_props.get(class="hl-string">'hs_quote_status') == class="hl-string">'SIGNED' and quote_props.get(class="hl-string">'hs_acceptance_date'):
                        event_log.append({
                            **base_event,
                            class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Quote Accepted',
                            class="hl-string">'EventTime': format_timestamp(quote_props[class="hl-string">'hs_acceptance_date']),
                            class="hl-string">'SalesStage': props.get(class="hl-string">'dealstage'),
                            class="hl-string">'OpportunityOutcome': None
                        })
        except requests.exceptions.RequestException as e:
            print(fclass="hl-string">"Could not fetch associations for deal {deal_id}: {e}")

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 3. Create DataFrame and export to CSV
    print(class="hl-string">"Finalizing event log...")
    df = pd.DataFrame(event_log)
    df = df.dropna(subset=[class="hl-string">'EventTime'])
    df = df.sort_values(by=[class="hl-string">'SalesOpportunityId', class="hl-string">'EventTime'], ascending=[True, True])
    
    class=class="hl-string">"hl-comment"># Reorder and select final columns
    final_columns = [
        class="hl-string">'SalesOpportunityId', class="hl-string">'ActivityName', class="hl-string">'EventTime', class="hl-string">'SourceSystem', class="hl-string">'LastDataUpdate',
        class="hl-string">'OpportunityOwner', class="hl-string">'SalesStage', class="hl-string">'OpportunityAmount', class="hl-string">'OpportunityCloseDate',
        class="hl-string">'OpportunityOutcome', class="hl-string">'Region', class="hl-string">'LeadSource'
    ]
    df = df[final_columns]

    output_filename = class="hl-string">'hubspot_event_log.csv'
    df.to_csv(output_filename, index=False)
    print(fclass="hl-string">"Extraction complete. Event log saved to {output_filename}")

if __name__ == class="hl-string">"__main__":
    main()

Các bước

Điều kiện cần: Tạo HubSpot Private App
- Vào Settings > Integrations > Private Apps trong cổng HubSpot của bạn.
- Tạo private app mới và đặt tên dễ nhận biết, chẳng hạn ProcessMind_Extraction.
- Trong thẻ 'Scopes', cấp các quyền đọc sau: crm.objects.deals.read, crm.objects.quotes.read, crm.objects.owners.read.
- Tạo access token. Sao chép và lưu token an toàn để dùng xác thực API.
Thiết lập ứng dụng gọi API
- Dùng ứng dụng gọi API như Postman, Insomnia hoặc ngôn ngữ lập trình như Python với thư viện requests để làm việc với HubSpot GraphQL API.
- Endpoint của GraphQL API là https://api.hubapi.com/graphql/v1.
Cấu hình yêu cầu API
- Tạo yêu cầu POST mới đến endpoint API.
- Trong header của yêu cầu, thêm header Authorization với giá trị Bearer YOUR_PRIVATE_APP_TOKEN, thay YOUR_PRIVATE_APP_TOKEN bằng token bạn đã tạo.
- Đặt header Content-Type thành application/json.
Chuẩn bị truy vấn GraphQL
- Trong phần nội dung của yêu cầu POST, thêm payload JSON chứa truy vấn GraphQL.
- Truy vấn được cung cấp dùng để lấy giao dịch cùng lịch sử giai đoạn, báo giá liên quan và hoạt động trao đổi.
- Đặt giá trị cho các biến truy vấn, cụ thể là startTimestamp và endTimestamp, để xác định khoảng thời gian trích xuất, chẳng hạn 2023-01-01T00:00:00Z.
Chạy truy vấn và xử lý phân trang
- Gửi yêu cầu. API sẽ trả về tối đa 100 giao dịch mỗi lượt.
- Phản hồi có con trỏ paging.next.after. Nếu có giá trị này, hãy chạy lại truy vấn và truyền giá trị after làm biến để lấy trang kết quả tiếp theo.
- Lặp lại cho đến khi con trỏ paging.next.after có giá trị null. Khi đó, bạn đã lấy hết giao dịch trong khoảng thời gian đã chọn.
Chuyển phản hồi JSON thành nhật ký sự kiện
- API trả về cấu trúc JSON lồng nhau. Bạn cần viết tập lệnh để phân tích phản hồi và chuyển thành nhật ký sự kiện dạng bảng phẳng. Với mỗi đối tượng giao dịch được trả về:
- Sự kiện 1: Đã tạo cơ hội bán hàng: Tạo một hàng. Đặt ActivityName thành 'Đã tạo cơ hội bán hàng' và EventTime bằng giá trị createdate của giao dịch.
- Sự kiện 2: Đã liên hệ lần đầu: Tìm hs_created_date sớm nhất trong tất cả cuộc gọi, email và cuộc họp liên quan. Tạo một hàng với dấu thời gian này. Nếu không có hoạt động nào, không tạo sự kiện này.
- Sự kiện 3-12: Hoạt động theo giai đoạn: Duyệt mảng properties_with_history của dealstage. Với mỗi mục, tạo một hàng, trong đó ActivityName được ánh xạ sang tên giai đoạn, chẳng hạn 'Cơ hội bán hàng đủ điều kiện' hoặc 'Đã đề xuất giải pháp', còn EventTime là dấu thời gian updated_at. Bạn cần xác định cách ánh xạ dựa trên các giai đoạn cụ thể trong quy trình bán hàng.
- Sự kiện 13 và 14: Hoạt động báo giá: Duyệt quote_collection liên quan. Tạo một hàng 'Đã phát hành báo giá' bằng createdate của báo giá. Nếu có hs_quote_accepted_date, tạo một hàng 'Đã chấp nhận báo giá' bằng dấu thời gian đó.
- Sự kiện 15 và 16: Trạng thái chốt: Mục cuối cùng trong lịch sử dealstage tương ứng với 'Cơ hội bán hàng chốt thành công' hoặc 'Cơ hội bán hàng chốt thất bại'. Dùng dấu thời gian updated_at của mục này làm EventTime. Bạn cũng có thể dùng thuộc tính closedate của giao dịch.
Ánh xạ thuộc tính
- Với mỗi hàng được tạo ở bước trước, điền các thuộc tính bắt buộc và nên có:
  - SalesOpportunityId: hs_object_id
  - SalesStage: Giá trị value trong mục lịch sử dealstage tương ứng.
  - OpportunityOwner: dealowner.email
  - OpportunityAmount: amount
  - OpportunityCloseDate: closedate
  - Có thể lấy các thuộc tính khác từ thuộc tính chính của giao dịch.
Thêm cột cố định và hoàn tất dữ liệu
- Thêm cột SourceSystem với giá trị cố định 'HubSpot CRM'.
- Thêm cột LastDataUpdate với dấu thời gian chạy tập lệnh trích xuất.
Xuất sang CSV
- Lưu dữ liệu dạng bảng đã chuyển đổi thành tệp CSV. Đảm bảo dấu thời gian dùng định dạng nhất quán, chẳng hạn ISO 8601. Tệp này đã sẵn sàng để tải lên ProcessMind.

Cấu hình

Phạm vi quyền của Private App: HubSpot Private App của bạn cần có ít nhất quyền chỉ đọc cho các phạm vi sau: crm.objects.deals.read, crm.objects.quotes.read và crm.objects.owners.read.
Biến truy vấn GraphQL: Truy vấn cần các biến để lọc dữ liệu. Bạn phải chỉ định startTimestamp và endTimestamp để xác định khoảng thời gian trích xuất dựa trên ngày tạo deal. Nên bắt đầu với dữ liệu trong 6 đến 12 tháng gần nhất.
Chỗ giữ chỗ cho thuộc tính tùy chỉnh: Truy vấn có các chỗ giữ chỗ như [your_lead_source_property] và [your_region_property]. Bạn phải thay chúng bằng tên nội bộ thực tế của các thuộc tính deal tùy chỉnh trong phiên bản HubSpot của mình.
Ánh xạ giai đoạn bán hàng: Việc trích xuất các hoạt động như 'Đã xác định cơ hội tiềm năng' hoặc 'Đã đề xuất giải pháp' phụ thuộc vào ánh xạ logic từ các giai đoạn Deal trong HubSpot. Bạn phải cấu hình logic nghiệp vụ này trong tập lệnh chuyển đổi.
Phân trang: API giới hạn limit ở mức 100 bản ghi mỗi yêu cầu. Tập lệnh trích xuất phải xử lý phân trang bằng con trỏ sau để lấy toàn bộ dữ liệu.
Giới hạn tốc độ API: Hãy lưu ý giới hạn tốc độ API của HubSpot, nhất là khi trích xuất lượng dữ liệu lớn. Tập lệnh đáng tin cậy nên có xử lý lỗi và cơ chế chờ rồi thử lại khi cần.

Truy vấn mẫu graphql

query getLeadToCashData($after: String, $startTimestamp: DateTime!, $endTimestamp: DateTime!) {
  CRM {
    deal_collection(
      limit: 100
      after: $after
      filter: {
        createdate: { gte: $startTimestamp, lte: $endTimestamp }
      }
    ) {
      items {
        hs_object_id
        createdate
        closedate
        amount
        dealstage
        hs_is_closed_won
        properties_with_history(properties: ["dealstage"]) {
          ... on PropertyValuesWithHistoryDealDealstage {
            values {
              value
              source
              source_id
              updated_at
            }
          }
        }
        associations {
          quote_collection__deal_to_quote(limit: 100) {
            items {
              hs_object_id
              createdate
              hs_quote_accepted_date
              hs_status
            }
          }
          call_collection__deal_to_call(limit: 100, sort: [{ propertyName: "hs_created_date", direction: ASC }]) {
            items {
              hs_created_date
            }
          }
          email_collection__deal_to_email(limit: 100, sort: [{ propertyName: "hs_created_date", direction: ASC }]) {
            items {
              hs_created_date
            }
          }
          meeting_collection__deal_to_meeting(limit: 100, sort: [{ propertyName: "hs_created_date", direction: ASC }]) {
            items {
              hs_created_date
            }
          }
        }
        dealowner {
          email
        }
        properties {
          your_lead_source_property: [your_lead_source_property]
          your_region_property: [your_region_property]
        }
      }
      paging {
        next {
          after
        }
      }
    }
  }
}

Sẵn sàng bắt đầu?

Dùng mẫu này để chuẩn bị dữ liệu và khai thác tối đa quy trình từ khách hàng tiềm năng đến thu tiền. Bắt đầu cải thiện hiệu quả và tăng doanh thu ngay hôm nay!

Quay lại hướng dẫn cải tiến

Tải mẫu xuống

Tăng 20% cơ hội thành công: Làm chủ quy trình từ khách hàng tiềm năng đến thu tiền ngay

Rút ngắn chu kỳ bán hàng và tăng tỷ lệ chốt thành công 20% với nền tảng của chúng tôi.

Bắt đầu dùng thử miễn phí

Không cần thẻ tín dụng. Thiết lập trong 5 phút.

Mẫu dữ liệu cho quy trình từ khách hàng tiềm năng đến thu tiền

Mẫu dữ liệu cho quy trình từ khách hàng tiềm năng đến thu tiền

Thuộc tính của quy trình từ khách hàng tiềm năng đến thu tiền

Hoạt động trong quy trình từ khách hàng tiềm năng đến thu tiền

Hướng dẫn trích xuất dữ liệu

Tạo tập lệnh Python tùy chỉnh bằng HubSpot REST API

Các bước

Cấu hình

Truy vấn mẫu python

Trích xuất có chọn lọc qua HubSpot GraphQL API

Các bước

Cấu hình

Truy vấn mẫu graphql

Sẵn sàng bắt đầu?

Tăng 20% cơ hội thành công: Làm chủ quy trình từ khách hàng tiềm năng đến thu tiền ngay