Mẫu dữ liệu đơn đặt hàng trong quy trình mua hàng đến thanh toán

SAP ECC
Mẫu dữ liệu đơn đặt hàng trong quy trình mua hàng đến thanh toán

Mẫu dữ liệu đơn đặt hàng trong quy trình mua hàng đến thanh toán

Mẫu này hướng dẫn bạn thu thập các dữ liệu cần thiết để phân tích quy trình đơn đặt hàng trong quy trình mua hàng đến thanh toán trên SAP ECC. Mẫu nêu rõ những thuộc tính quan trọng cần thu thập, các hoạt động chính cần theo dõi và cách trích xuất thông tin từ hệ thống. Dùng tài nguyên này để tạo nhật ký sự kiện đáng tin cậy cho các hoạt động process mining.
  • Các thuộc tính nên thu thập
  • Các hoạt động chính cần theo dõi
  • Hướng dẫn trích xuất dữ liệu từ SAP ECC
Chưa quen với nhật ký sự kiện? Tìm hiểu cách tạo nhật ký sự kiện cho process mining.

Thuộc tính đơn đặt hàng trong quy trình mua hàng đến thanh toán

Đây là những trường dữ liệu thiết yếu nên đưa vào nhật ký sự kiện để phân tích quy trình đơn đặt hàng trong quy trình mua hàng đến thanh toán.
3 Bắt buộc 6 Nên có 12 Không bắt buộc
Tên Mô tả
Đơn đặt hàng
PurchaseOrder
Mã định danh duy nhất của chứng từ đơn đặt hàng (PO), dùng làm trường hợp chính để theo dõi quy trình mua hàng.
Mô tả

Số đơn đặt hàng là mã định danh trung tâm, liên kết mọi hoạt động từ lúc tạo đến khi nhận hàng và hoàn tất. Mỗi số đơn đặt hàng riêng biệt tương ứng với một lần thực hiện quy trình mua hàng.

Trong process mining, thuộc tính này rất cần thiết để dựng lại toàn bộ hành trình của từng đơn mua. Thuộc tính cho phép phân tích chi tiết thời gian chu kỳ, các biến thể quy trình và việc tuân thủ cho từng đơn hàng, đồng thời làm nền tảng cho toàn bộ mô hình quy trình.

Vì sao điều này quan trọng

Đây là mã định danh cốt lõi, liên kết mọi sự kiện liên quan để bạn có thể phân tích toàn bộ vòng đời của từng đơn đặt hàng.

Lấy dữ liệu ở đâu

Bảng: EKKO, Trường: EBELN

Ví dụ
450001762345000176244500017625
Hoạt động
Activity
Tên của sự kiện hoặc bước nghiệp vụ cụ thể diễn ra trong vòng đời đơn đặt hàng.
Mô tả

Thuộc tính này mô tả một bước trong quy trình, chẳng hạn “Tạo đơn đặt hàng”, “Phê duyệt đơn đặt hàng” hoặc “Ghi nhận nhận hàng”. Trình tự các hoạt động này tạo thành luồng quy trình cho từng đơn đặt hàng.

Phân tích trình tự, tần suất và thời gian giữa các hoạt động là trọng tâm của process mining. Việc này giúp tìm điểm nghẽn, vòng lặp xử lý lại và sai lệch so với quy trình chuẩn, từ đó hỗ trợ cải tiến có mục tiêu và chuẩn hóa quy trình.

Vì sao điều này quan trọng

Các hoạt động xác định từng bước của quy trình. Phân tích trình tự và thời điểm diễn ra giúp bạn thấy luồng quy trình thực tế, điểm nghẽn và các sai lệch.

Lấy dữ liệu ở đâu

Được tổng hợp từ nhiều bảng SAP và nhật ký giao dịch, chẳng hạn CDHDR/CDPOS để theo dõi thay đổi, EKBE cho nhận hàng/hóa đơn và EBAN cho yêu cầu mua hàng. Thường cần logic tùy chỉnh hoặc chương trình trích xuất để tạo dữ liệu này.

Ví dụ
Tạo đơn đặt hàngPhê duyệt đơn đặt hàngGhi nhận nhận hàng
Thời điểm sự kiện
EventTime
Ngày và giờ chính xác khi hoạt động diễn ra.
Mô tả

Dấu thời gian ghi nhận chính xác lúc một sự kiện xảy ra, chẳng hạn lúc đơn đặt hàng được phê duyệt hoặc lúc nhận hàng được hạch toán. Dữ liệu này xác định thứ tự thời gian của mọi hoạt động trong một trường hợp.

Dấu thời gian là nền tảng cho process mining vì cho phép thực hiện mọi phân tích theo thời gian. Bạn có thể tính thời gian chu kỳ giữa các hoạt động, tìm chậm trễ, phân tích thông lượng quy trình và đo hiệu suất so với thỏa thuận mức dịch vụ (SLA).

Vì sao điều này quan trọng

Dấu thời gian này rất quan trọng để tính các chỉ số dựa trên thời lượng, chẳng hạn thời gian chu kỳ và điểm nghẽn, cũng như sắp xếp sự kiện theo trình tự thời gian.

Lấy dữ liệu ở đâu

Được tổng hợp từ nhiều trường ngày và giờ trong bảng SAP, chẳng hạn EKKO-AEDAT (ngày thay đổi), CDHDR-UDATE/UTIME (dấu thời gian nhật ký thay đổi) hoặc EKBE-BUDAT (ngày hạch toán).

Ví dụ
2023-04-15T10:05:31Z2023-04-16T14:22:00Z2023-05-01T09:00:15Z
Giá trị đơn hàng
OrderAmount
Tổng giá trị tiền tệ của một dòng đơn đặt hàng.
Mô tả

Thuộc tính này thể hiện tổng giá trị của một dòng đơn đặt hàng cụ thể, được tính bằng số lượng nhân với đơn giá thuần. Để tính tổng giá trị đơn đặt hàng, cần cộng giá trị các dòng.

Phân tích quy trình theo giá trị đơn hàng rất quan trọng để tìm các giao dịch giá trị cao có thể cần kiểm soát chặt hơn hoặc áp dụng luồng phê duyệt khác. Thuộc tính này cung cấp dữ liệu cho dashboard “Phân tích giá trị đơn đặt hàng” và giúp ưu tiên cải tiến những đơn hàng có ảnh hưởng tài chính lớn nhất.

Vì sao điều này quan trọng

Định lượng ảnh hưởng tài chính của từng đơn mua, giúp ưu tiên phân tích đơn hàng giá trị cao hoặc tìm cơ hội tiết kiệm chi phí.

Lấy dữ liệu ở đâu

Bảng: EKPO, Trường: NETWR (Giá trị thuần của đơn hàng).

Ví dụ
1500.00250.7512345.50
Loại chứng từ
DocumentType
Mã phân loại các loại đơn đặt hàng khác nhau.
Mô tả

Loại chứng từ là cấu hình trong SAP, kiểm soát dải số, lựa chọn trường và luồng quy trình tổng thể của đơn đặt hàng. Ví dụ, có thể có các loại riêng cho đơn đặt hàng tiêu chuẩn, đơn đặt hàng dịch vụ hoặc đơn hàng vận chuyển hàng tồn kho.

Thuộc tính này là một chiều phân tích hữu ích vì các loại chứng từ khác nhau thường đi theo quy trình khác nhau. Lọc theo loại chứng từ giúp so sánh thời gian chu kỳ và luồng quy trình giữa các đơn hàng cùng loại.

Vì sao điều này quan trọng

Phân biệt các loại quy trình mua hàng, chẳng hạn mua tiêu chuẩn, mua dịch vụ hoặc trả hàng. Mỗi loại thường có luồng xử lý và kỳ vọng hiệu suất riêng.

Lấy dữ liệu ở đâu

Bảng: EKKO, Trường: BSART

Ví dụ
Đơn đặt hàng tiêu chuẩnĐơn đặt hàng khungĐơn hàng vận chuyển giữa các kho
Mã công ty
CompanyCode
Mã định danh pháp nhân hoặc công ty thực hiện giao dịch mua.
Mô tả

Mã công ty đại diện cho một pháp nhân độc lập trong SAP. Mọi giao dịch đều được hạch toán ở cấp mã công ty, nên đây là đơn vị tổ chức cơ bản.

Phân tích quy trình theo mã công ty giúp so sánh hiệu quả mua hàng và mức độ tuân thủ giữa các đơn vị kinh doanh hoặc quốc gia. Bạn có thể tìm cách làm hiệu quả ở một đơn vị để áp dụng nơi khác, hoặc xác định đơn vị đang gặp khó khăn.

Vì sao điều này quan trọng

Đại diện cho pháp nhân, cho phép so sánh hiệu suất quy trình và kiểm tra tuân thủ giữa các bộ phận trong tổ chức.

Lấy dữ liệu ở đâu

Bảng: EKKO, Trường: BUKRS

Ví dụ
10002100US01
Mã nhà cung cấp
VendorNumber
Mã định danh duy nhất của nhà cung cấp.
Mô tả

Đây là mã xác định duy nhất nhà cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ. Mã này là dữ liệu chủ quan trọng trong quy trình mua hàng.

Thuộc tính này rất cần thiết để phân tích theo nhà cung cấp. Bạn có thể đánh giá hiệu suất giao hàng, so sánh thời gian giao hàng giữa các nhà cung cấp và phân tích xu hướng chi tiêu. Đây là chiều phân tích chính của dashboard “Hiệu suất giao hàng của nhà cung cấp”.

Vì sao điều này quan trọng

Cho phép phân tích hiệu suất nhà cung cấp, giúp tìm nhà cung cấp đáng tin cậy và những nhà cung cấp gây chậm trễ hoặc vấn đề chất lượng.

Lấy dữ liệu ở đâu

Bảng: EKKO, Trường: LIFNR

Ví dụ
100345V-20598700112
Nhóm vật tư
MaterialGroup
Phân loại vật tư hoặc dịch vụ có đặc điểm tương tự vào cùng một nhóm.
Mô tả

Nhóm vật tư, hay danh mục mua hàng, dùng để phân loại hàng hóa hoặc dịch vụ được mua. Ví dụ: “Phần cứng CNTT”, “Văn phòng phẩm” hoặc “Dịch vụ chuyên môn”.

Thuộc tính này rất quan trọng để phân tích chi tiêu và hiểu xu hướng mua hàng. Bạn có thể lọc quy trình theo danh mục để xem cách xử lý, người phê duyệt và nhà cung cấp của từng nhóm. Đây là chiều phân tích chính trong dashboard “Phân tích giá trị đơn đặt hàng”.

Vì sao điều này quan trọng

Cho phép phân đoạn quy trình theo danh mục sản phẩm hoặc dịch vụ, qua đó cho thấy sự khác biệt về cách xử lý, thời gian chu kỳ hoặc nhà cung cấp giữa các nhóm chi tiêu.

Lấy dữ liệu ở đâu

Bảng: EKPO, Trường: MATKL

Ví dụ
00101Phần cứng CNTTDịch vụ tư vấn
Tên người dùng
UserName
Mã người dùng của người thực hiện hoạt động.
Mô tả

Thuộc tính này ghi lại tên người dùng SAP của nhân viên đã tạo, thay đổi hoặc phê duyệt chứng từ. Với các bước tự động, thuộc tính có thể hiển thị mã người dùng hệ thống hoặc người dùng chạy theo lô.

Phân tích theo người dùng giúp xác định nhu cầu đào tạo, người có hiệu suất cao hoặc vấn đề tiềm ẩn về tuân thủ. Đây là dữ liệu quan trọng để xây dựng dashboard về phân bổ khối lượng công việc, tuân thủ ma trận phê duyệt và hiệu suất của từng nhóm hoặc cá nhân.

Vì sao điều này quan trọng

Gắn thao tác với từng người cụ thể, giúp phân tích hiệu suất, khối lượng công việc và mức độ tuân thủ quy định.

Lấy dữ liệu ở đâu

Bảng: EKKO, Trường: ERNAM (Người tạo); Bảng: CDHDR, Trường: USERNAME (Người thay đổi).

Ví dụ
JSMITHMBROWNBATCH_USER
Có thay đổi sau phê duyệt
IsPostApprovalChange
Cờ cho biết đơn đặt hàng (PO) có thay đổi sau lần phê duyệt đầu tiên hay không.
Mô tả

Thuộc tính boolean này có giá trị true nếu phát hiện hoạt động 'Đơn đặt hàng đã thay đổi' sau hoạt động 'Đơn đặt hàng đã được phê duyệt' trên cùng một PO. Thuộc tính này giúp xác định những thay đổi gây vấn đề ở giai đoạn muộn của quy trình.

Trường được tính toán này hỗ trợ trực tiếp KPI 'Tỷ lệ thay đổi PO sau phê duyệt' và dashboard 'Làm lại và thay đổi đơn đặt hàng'. Trường giúp định lượng và làm nổi bật những thay đổi gây gián đoạn, có thể làm chậm tiến độ và cần phê duyệt lại. Qua đó, bạn có thể nhận ra vấn đề trong khâu xác định yêu cầu hoặc phạm vi ban đầu.

Vì sao điều này quan trọng

Đo trực tiếp khối lượng công việc phải làm lại sau phê duyệt, một KPI quan trọng để đánh giá tính ổn định và hiệu quả của quy trình. Tỷ lệ cao cho thấy yêu cầu ở các bước trước chưa được xác định tốt.

Lấy dữ liệu ở đâu

Đây là thuộc tính được tính toán dựa trên thứ tự hoạt động trong nhật ký sự kiện.

Ví dụ
truefalse
Giao hàng đúng hạn
IsOnTimeDelivery
Cờ cho biết hàng hóa được nhận vào hoặc trước ngày giao hàng yêu cầu.
Mô tả

Thuộc tính boolean này có giá trị true nếu dấu thời gian của hoạt động 'Đã ghi nhận nhận hàng' nằm vào hoặc trước 'Ngày giao hàng yêu cầu'. Thuộc tính này cho biết rõ từng dòng hàng trên PO được giao đúng hạn hay trễ.

Thuộc tính này là cơ sở cho KPI 'Tỷ lệ nhận hàng đúng hạn'. Nhờ dễ tổng hợp và lọc các trường hợp đúng hạn hoặc trễ, bạn có thể phân tích hiệu suất nhà cung cấp và hiệu quả nhận hàng nội bộ đơn giản hơn.

Vì sao điều này quan trọng

Cung cấp chỉ số rõ ràng về việc giao hàng đúng hạn hay trễ, hỗ trợ trực tiếp KPI và dashboard theo dõi hiệu suất nhà cung cấp.

Lấy dữ liệu ở đâu

Đây là thuộc tính được tính bằng cách so sánh ngày ghi nhận nhận hàng (EKBE-BUDAT) với ngày giao hàng yêu cầu (EKPO-EINDT).

Ví dụ
truefalse
Hệ thống nguồn
SourceSystem
Hệ thống được trích xuất dữ liệu.
Mô tả

Thuộc tính này xác định nguồn gốc dữ liệu, thường là mã định danh của một hệ thống SAP ECC, chẳng hạn 'ECC_PROD_100'. Trong môi trường có nhiều hệ thống, thuộc tính giúp phân biệt các nguồn dữ liệu.

Để quản trị và truy xuất nguồn gốc dữ liệu, việc biết hệ thống nguồn rất quan trọng. Thông tin này giúp bảo đảm tính toàn vẹn của dữ liệu và xử lý sự cố khi trích xuất hoặc kiểm tra chất lượng, nhất là khi dữ liệu được gộp từ nhiều hệ thống hoặc phân hệ ERP.

Vì sao điều này quan trọng

Xác định nguồn gốc dữ liệu, rất cần thiết cho việc quản trị, xác thực dữ liệu và quản lý phân tích trên nhiều hệ thống.

Lấy dữ liệu ở đâu

Thông thường, đây là giá trị tĩnh được thêm trong quá trình trích xuất dữ liệu để ghi nhãn hệ thống nguồn của tập dữ liệu.

Ví dụ
SAP_ECC_PRODECC_EU_100S4H_FIN
Lần cập nhật dữ liệu gần nhất
LastDataUpdate
Dấu thời gian cho biết lần gần nhất dữ liệu được làm mới từ hệ thống nguồn.
Mô tả

Thuộc tính này ghi lại ngày và giờ của lần trích xuất hoặc cập nhật dữ liệu gần nhất. Nhờ đó, bạn biết dữ liệu đang phân tích mới đến mức nào.

Hiển thị thông tin này trên dashboard giúp người dùng biết insight dựa trên dữ liệu gần thời gian thực hay ảnh chụp dữ liệu trong quá khứ. Điều này giúp người dùng hiểu rõ giới hạn của dữ liệu và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu có thời điểm cập nhật xác định.

Vì sao điều này quan trọng

Cho người dùng biết dữ liệu được cập nhật đến thời điểm nào, để họ hiểu phân tích có phản ánh tình hình vận hành mới nhất hay không.

Lấy dữ liệu ở đâu

Dấu thời gian này được tạo và thêm vào khi quy trình trích xuất dữ liệu hoặc ETL chạy.

Ví dụ
2023-10-27T02:00:00Z2023-10-28T02:00:00Z
Lý do từ chối
RejectionReason
Mã hoặc nội dung giải thích lý do yêu cầu mua hàng hoặc đơn đặt hàng bị từ chối.
Mô tả

Thuộc tính này ghi lại lý do cụ thể khi đơn đặt hàng bị từ chối trong quy trình phê duyệt. Thông tin này rất quan trọng để hiểu nguyên nhân gốc rễ của việc làm lại và chậm trễ.

Phân tích lý do từ chối giúp bạn nhận diện các vấn đề thường gặp như giá không chính xác, vượt ngân sách hoặc chọn nhà cung cấp không đáp ứng yêu cầu tuân thủ. Từ đó, doanh nghiệp có thể xử lý nguyên nhân gốc rễ, nâng cao chất lượng tạo PO ban đầu và rút gọn quy trình phê duyệt.

Vì sao điều này quan trọng

Cho biết trực tiếp lý do phê duyệt không thành công, giúp bạn cải tiến đúng trọng tâm để giảm việc làm lại và rút ngắn thời gian phê duyệt.

Lấy dữ liệu ở đâu

Thông tin này có thể khó tìm. Thông tin có thể nằm trong các trường văn bản dài hoặc phụ thuộc vào cấu hình workflow tùy chỉnh. Thường cần có kiến thức chuyên sâu về cách triển khai hệ thống.

Ví dụ
Giá không chính xácVượt ngân sáchYêu cầu trùng lặp
Ngày giao hàng yêu cầu
RequestedDeliveryDate
Ngày doanh nghiệp yêu cầu nhà cung cấp giao hàng hóa hoặc dịch vụ.
Mô tả

Đây là ngày giao hàng mục tiêu ghi trong đơn đặt hàng, dùng làm mốc để đánh giá hiệu suất giao hàng thực tế.

Ngày này rất cần thiết để tính KPI “Tỷ lệ nhận hàng đúng hạn”. So sánh ngày nhận hàng thực tế với ngày yêu cầu giúp tổ chức đo lường độ tin cậy của nhà cung cấp và hiệu quả nhận hàng nội bộ, đồng thời hỗ trợ trực tiếp cho dashboard “Hiệu suất giao hàng của nhà cung cấp”.

Vì sao điều này quan trọng

Đây là ngày giao hàng mục tiêu, cần thiết để tính KPI giao hàng đúng hạn và đánh giá độ tin cậy của nhà cung cấp.

Lấy dữ liệu ở đâu

Bảng: EKPO, Trường: EINDT

Ví dụ
2023-06-102023-07-222023-08-01
Nhà máy
Plant
Địa điểm thực tế hoặc nhà máy nơi hàng hóa sẽ được giao.
Mô tả

Nhà máy là đơn vị tổ chức đại diện cho cơ sở sản xuất, kho hàng hoặc địa điểm khác tiếp nhận hàng hóa hay dịch vụ.

Phân tích theo nhà máy giúp bạn hiểu sự khác biệt giữa các khu vực trong quy trình mua sắm. Qua đó, bạn có thể phát hiện thời gian giao hàng của nhà cung cấp khác nhau giữa các địa điểm hoặc xác định nhà máy có quy trình nhận hàng kém hiệu quả, từ đó đánh giá mức độ đúng hạn của việc nhận hàng.

Vì sao điều này quan trọng

Cho biết địa điểm giao hàng, hữu ích khi phân tích khác biệt giữa các khu vực và hiệu quả logistics.

Lấy dữ liệu ở đâu

Bảng: EKPO, trường: WERKS

Ví dụ
100011002000
Nhóm mua hàng
PurchasingGroup
Người mua hoặc nhóm người mua cụ thể chịu trách nhiệm cho hoạt động mua hàng.
Mô tả

Nhóm mua hàng là cá nhân hoặc đội ngũ người mua chịu trách nhiệm cho một hoạt động mua hàng cụ thể. Đây thường là đầu mối liên hệ chính với nhà cung cấp.

Thuộc tính này cho phép phân tích chi tiết hơn so với tổ chức mua hàng. Bạn có thể xem khối lượng công việc được phân bổ giữa những người mua ra sao và tìm khác biệt về hiệu suất ở cấp cá nhân, từ đó đưa ra quyết định phân bổ tài nguyên và đào tạo.

Vì sao điều này quan trọng

Cho biết chi tiết ai phụ trách từng giao dịch mua hàng, giúp phân tích khối lượng công việc và hiệu suất ở cấp người mua hoặc nhóm.

Lấy dữ liệu ở đâu

Bảng: EKKO, trường: EKGRP

Ví dụ
001002N01
Tên nhà cung cấp
VendorName
Tên pháp lý của nhà cung cấp.
Mô tả

Tên mô tả của nhà cung cấp, dễ đọc hơn mã nhà cung cấp. Thông tin này thường lấy từ dữ liệu chủ nhà cung cấp.

Mã nhà cung cấp dùng để liên kết và xác định duy nhất, còn tên nhà cung cấp giúp dashboard và báo cáo dễ hiểu hơn. Nhờ đó, người dùng nghiệp vụ không cần biết mã nhà cung cấp vẫn có thể đọc kết quả phân tích.

Vì sao điều này quan trọng

Hiển thị tên nhà cung cấp dễ đọc, giúp người dùng nghiệp vụ hiểu dashboard và báo cáo nhanh hơn.

Lấy dữ liệu ở đâu

Bảng: LFA1, Trường: NAME1. Cần liên kết EKKO-LIFNR với LFA1-LIFNR.

Ví dụ
Staples Inc.Global Tech SolutionsOffice Supply Co.
Tiền tệ
Currency
Mã tiền tệ của giá trị đơn đặt hàng.
Mô tả

Thuộc tính này cho biết đơn đặt hàng được tính bằng loại tiền tệ nào, chẳng hạn USD, EUR hoặc GBP. Đây là thông tin cần thiết để hiểu các giá trị tiền tệ.

Với tổ chức hoạt động trên nhiều quốc gia, tiền tệ rất quan trọng để phân tích tài chính chính xác. Thuộc tính này cho phép cộng gộp và so sánh giá trị đơn hàng phù hợp. Khi diễn giải các KPI tiền tệ, bạn cần xét đến loại tiền tệ được sử dụng.

Vì sao điều này quan trọng

Cung cấp thông tin cần thiết về loại tiền tệ, giúp phân tích tài chính chính xác, nhất là với tổ chức hoạt động ở nhiều quốc gia.

Lấy dữ liệu ở đâu

Bảng: EKKO, Trường: WAERS

Ví dụ
USDEURJPY
Tổ chức mua hàng
PurchasingOrganization
Đơn vị tổ chức chịu trách nhiệm đàm phán giá và mua vật tư hoặc dịch vụ.
Mô tả

Tổ chức mua hàng là đơn vị tổ chức chủ chốt trong SAP, chịu trách nhiệm về hoạt động mua sắm. Đơn vị này có thể tập trung cho toàn công ty hoặc phân quyền theo nhà máy hay khu vực.

Phân tích hiệu suất quy trình theo tổ chức mua hàng giúp xác định nhóm mua hàng nào hoạt động hiệu quả nhất. Bạn có thể so sánh các chỉ số như thời gian chu kỳ, tỷ lệ xử lý lại và chi phí giữa các đơn vị, từ đó tìm cách làm hiệu quả và những nơi cần hỗ trợ.

Vì sao điều này quan trọng

Xác định nhóm mua hàng chịu trách nhiệm, giúp so sánh và phân tích hiệu suất giữa các đơn vị tổ chức.

Lấy dữ liệu ở đâu

Bảng: EKKO, Trường: EKORG

Ví dụ
1000US01DE01
Yêu cầu mua hàng
PurchaseRequisition
Mã định danh của yêu cầu mua hàng có trước đơn đặt hàng.
Mô tả

Thuộc tính này liên kết đơn đặt hàng với yêu cầu mua hàng ban đầu. Không phải đơn đặt hàng nào cũng có yêu cầu mua hàng trước đó.

Liên kết này rất quan trọng để phân tích dashboard “Chuyển đổi từ yêu cầu mua hàng sang đơn hàng” và KPI “Tỷ lệ chuyển đổi từ yêu cầu mua hàng sang đơn đặt hàng”. Bạn có thể đo hiệu quả của quy trình đầu vào, từ yêu cầu ban đầu đến khi tạo đơn hàng chính thức, đồng thời tìm các đơn đặt hàng không tuân thủ được tạo mà không có yêu cầu mua hàng.

Vì sao điều này quan trọng

Liên kết đơn đặt hàng với yêu cầu ban đầu, giúp phân tích quy trình chuyển đổi từ yêu cầu mua hàng sang đơn đặt hàng và tìm các đơn hàng không có yêu cầu trước đó.

Lấy dữ liệu ở đâu

Bảng: EKPO, Trường: BANFN

Ví dụ
1001589010015891
Bắt buộc Nên có Không bắt buộc

Hoạt động trong quy trình đơn đặt hàng mua hàng đến thanh toán

Đây là các bước và mốc quan trọng cần ghi lại trong nhật ký sự kiện, làm cơ sở để khám phá quy trình chính xác và xác định điểm nghẽn.
6 Nên có 8 Không bắt buộc
Hoạt động Mô tả
Ghi nhận nhận hàng
Hoạt động này ghi nhận hàng hóa thực tế được nhận từ nhà cung cấp theo một đơn đặt hàng cụ thể. Ghi nhận nhận hàng là thao tác rõ ràng, chẳng hạn qua giao dịch MIGO, tạo chứng từ vật tư và cập nhật tồn kho.
Vì sao điều này quan trọng

Đây là mốc quan trọng để theo dõi hiệu suất giao hàng của nhà cung cấp và thời điểm bắt đầu quy trình kiểm tra hóa đơn. Mốc này được dùng để tính tỷ lệ giao hàng đúng hạn và thời gian nhận hàng.

Lấy dữ liệu ở đâu

Sự kiện được ghi nhận khi tạo chứng từ vật tư. Dấu thời gian là ngày hạch toán (MKPF-BUDAT) hoặc ngày tạo (MKPF-CPUDT) trong bảng tiêu đề chứng từ vật tư (MKPF), được liên kết với đơn đặt hàng qua bảng chi tiết (MSEG).

Thu thập

Dùng dấu thời gian hạch toán hoặc tạo trong bảng MKPF của chứng từ vật tư tham chiếu đến đơn đặt hàng.

Loại sự kiện explicit
Gửi đơn đặt hàng cho nhà cung cấp
Hoạt động này ghi nhận thời điểm đơn đặt hàng đã phê duyệt được gửi chính thức cho nhà cung cấp, chẳng hạn qua EDI, email hoặc bản in. Sự kiện được ghi lại trong các bảng kiểm soát thông điệp khi thông điệp đầu ra được xử lý thành công.
Vì sao điều này quan trọng

Đây là mốc quan trọng, bắt đầu tính thời gian giao hàng của nhà cung cấp. Phân tích khoảng thời gian từ sự kiện này đến lúc nhận hàng giúp đánh giá hiệu suất và mức độ giao hàng đúng hạn của nhà cung cấp.

Lấy dữ liệu ở đâu

Sự kiện được ghi trong bảng trạng thái thông điệp (NAST). Có thể lấy dấu thời gian từ NAST-DATVR và NAST-UHRVR khi trạng thái xử lý (NAST-VSTAT) là '1' (đã xử lý thành công) cho loại thông điệp đầu ra tương ứng của đơn đặt hàng.

Thu thập

Dùng dấu thời gian xử lý trong bảng NAST của thông điệp đầu ra cho đơn đặt hàng.

Loại sự kiện explicit
Hoàn tất đơn đặt hàng
Sự kiện này cho biết một dòng đơn đặt hàng được xem là đã giao đủ. Thông thường, sự kiện được suy ra khi chỉ báo “Đã giao đủ” trên dòng đơn đặt hàng được thiết lập tự động hoặc thủ công.
Vì sao điều này quan trọng

Hoạt động này là điểm kết thúc hợp lý của phần hoàn tất đơn hàng trong quy trình. Đây là dữ liệu cần thiết để tính tổng thời gian xử lý đơn đặt hàng từ lúc tạo đến khi hoàn tất.

Lấy dữ liệu ở đâu

Sự kiện được suy ra từ chứng từ thay đổi (CDHDR/CDPOS), ghi nhận thời điểm chỉ báo “Đã giao đủ” (EKPO-ELIKZ) được đặt thành 'X' cho một dòng đơn đặt hàng. Khi dòng cuối cùng được đánh dấu hoàn tất, toàn bộ đơn đặt hàng có thể được xem là đã hoàn tất.

Thu thập

Tìm dấu thời gian trong chứng từ thay đổi khi cờ EKPO-ELIKZ được thiết lập.

Loại sự kiện inferred
Phê duyệt đơn đặt hàng
Sự kiện này ghi nhận đơn đặt hàng được phê duyệt lần cuối và đủ điều kiện gửi cho nhà cung cấp. Mốc quan trọng này thường được suy ra khi trạng thái phê duyệt của đơn đặt hàng chuyển sang trạng thái “đã phê duyệt hoàn toàn” hoặc “đã phê duyệt”.
Vì sao điều này quan trọng

Hoạt động này rất quan trọng để tính KPI thời gian phê duyệt đơn đặt hàng và tìm điểm nghẽn trong workflow phê duyệt. Đây cũng là điều kiện cần trước hầu hết các bước tiếp theo, chẳng hạn gửi đơn hàng cho nhà cung cấp.

Lấy dữ liệu ở đâu

Sự kiện được suy ra bằng cách theo dõi nhật ký thay đổi (CDHDR/CDPOS) của bảng tiêu đề đơn đặt hàng (EKKO), để xác định thời điểm áp dụng mã phê duyệt cuối cùng hoặc khi chỉ báo trạng thái phê duyệt tổng thể (EKKO-FRGKE) chuyển sang “đã phê duyệt”.

Thu thập

Xác định dấu thời gian khi trạng thái phê duyệt tổng thể của đơn đặt hàng (EKKO-FRGKE) chuyển sang trạng thái phê duyệt cuối cùng.

Loại sự kiện inferred
Tạo đơn đặt hàng
Hoạt động này ghi nhận thời điểm tạo đơn đặt hàng chính thức, một hợp đồng có tính ràng buộc với nhà cung cấp. Sự kiện được ghi lại khi người dùng tạo và lưu đơn đặt hàng, chẳng hạn qua giao dịch ME21N, tạo các bản ghi trong bảng EKKO và EKPO.
Vì sao điều này quan trọng

Đây là mốc bắt đầu chính thức của vòng đời đơn đặt hàng. Mốc này giúp đo thời gian chuyển từ yêu cầu mua hàng sang đơn đặt hàng, cũng như tổng thời gian hoàn tất đơn hàng từ đầu đến cuối.

Lấy dữ liệu ở đâu

Lấy ngày tạo (EKKO-AEDAT) trong bảng tiêu đề đơn đặt hàng (EKKO) theo số đơn đặt hàng tương ứng (EKKO-EBELN).

Thu thập

Dùng dấu thời gian tạo trong bảng EKKO cho mỗi đơn đặt hàng mới.

Loại sự kiện explicit
Tạo yêu cầu mua hàng
Hoạt động này ghi nhận thời điểm tạo yêu cầu chính thức về hàng hóa hoặc dịch vụ. Sự kiện được ghi lại khi người dùng lưu yêu cầu mua hàng mới, chẳng hạn bằng giao dịch ME51N. Thao tác này tạo một bản ghi riêng trong bảng EBAN.
Vì sao điều này quan trọng

Đây là điểm bắt đầu chính của quy trình mua hàng. Phân tích khoảng thời gian từ sự kiện này đến lúc tạo đơn đặt hàng giúp đo lường hiệu quả chuyển nhu cầu nội bộ thành đơn hàng có thể xử lý.

Lấy dữ liệu ở đâu

Sự kiện được ghi nhận khi tạo bản ghi trong bảng tiêu đề yêu cầu mua hàng (EBAN). Ngày tạo (EBAN-BADAT) và giờ tạo là dấu thời gian của sự kiện.

Thu thập

Tìm các bản ghi mới trong bảng EBAN dựa trên ngày tạo.

Loại sự kiện explicit
Gửi yêu cầu phê duyệt đơn đặt hàng
Sự kiện này cho biết đơn đặt hàng mới tạo hoặc vừa thay đổi đã được gửi đi phê duyệt theo chiến lược phê duyệt đã cấu hình. Sự kiện được suy ra khi chiến lược phê duyệt được kích hoạt và đơn đặt hàng chuyển sang trạng thái chờ phê duyệt.
Vì sao điều này quan trọng

Phân biệt thời điểm tạo đơn đặt hàng với lúc bắt đầu phê duyệt giúp đo chính xác KPI thời gian phê duyệt. Nhờ đó, bạn có thể thấy khoảng chậm trước khi workflow phê duyệt bắt đầu.

Lấy dữ liệu ở đâu

Sự kiện được suy ra từ chứng từ thay đổi (CDHDR/CDPOS) của đơn đặt hàng (đối tượng EINKBELEG), cho thấy trạng thái phê duyệt được thiết lập lần đầu, hoặc từ thời điểm trạng thái phê duyệt tổng thể (EKKO-FRGKE) lần đầu chuyển sang giá trị cho biết quy trình phê duyệt đang diễn ra.

Thu thập

Tìm bản ghi chứng từ thay đổi đầu tiên kích hoạt chiến lược phê duyệt cho đơn đặt hàng.

Loại sự kiện inferred
Nhập xác nhận dịch vụ
Với đơn đặt hàng dịch vụ, hoạt động này ghi nhận dịch vụ đã được cung cấp. Sự kiện được ghi lại khi tạo Bảng xác nhận dịch vụ (Service Entry Sheet), chẳng hạn qua giao dịch ML81N.
Vì sao điều này quan trọng

Đây là bước tương đương với nhận hàng đối với dịch vụ và rất cần thiết để theo dõi việc hoàn tất đơn hàng dịch vụ. Bước này khởi động quy trình thanh toán dịch vụ.

Lấy dữ liệu ở đâu

Lấy ngày tạo (ESSR-ERDAT) trong bảng tiêu đề Bảng xác nhận dịch vụ (ESSR). Bảng ESLL chứa liên kết đến đơn đặt hàng.

Thu thập

Dùng dấu thời gian tạo trong bảng ESSR của các Bảng xác nhận dịch vụ được liên kết với đơn đặt hàng.

Loại sự kiện explicit
Phê duyệt yêu cầu mua hàng
Sự kiện này ghi nhận yêu cầu mua hàng đã được phê duyệt chính thức và có thể chuyển thành đơn đặt hàng. Sự kiện được suy ra từ thay đổi trong các trường trạng thái phê duyệt của dữ liệu yêu cầu mua hàng, theo dõi qua workflow chiến lược phê duyệt của SAP.
Vì sao điều này quan trọng

Theo dõi phê duyệt giúp tìm điểm nghẽn trước khi đặt hàng và bảo đảm tuân thủ chính sách phê duyệt. Chậm trễ ở bước này ảnh hưởng trực tiếp đến tổng thời gian của chu kỳ mua hàng.

Lấy dữ liệu ở đâu

Sự kiện được suy ra từ nhật ký thay đổi của bảng yêu cầu mua hàng (EBAN), cụ thể là các thay đổi trong trường trạng thái phê duyệt (ví dụ: EBAN-FRGZU), hoặc từ việc phân tích chứng từ thay đổi trong CDHDR/CDPOS cho đối tượng EBAN.

Thu thập

Theo dõi chứng từ thay đổi của các trường trạng thái phê duyệt trong EBAN để xác định dấu thời gian phê duyệt cuối cùng.

Loại sự kiện inferred
Thay đổi đơn đặt hàng
Sự kiện này ghi nhận mọi thay đổi đối với đơn đặt hàng sau khi tạo, chẳng hạn thay đổi số lượng, giá hoặc ngày giao hàng. SAP ghi lại rõ các thay đổi này trong hệ thống chứng từ thay đổi.
Vì sao điều này quan trọng

Thay đổi thường xuyên, nhất là sau khi phê duyệt, có thể cho thấy quy trình kém hiệu quả, kế hoạch ban đầu chưa tốt hoặc phạm vi công việc liên tục mở rộng. Hoạt động này rất cần thiết cho dashboard về xử lý lại và thay đổi đơn đặt hàng, cùng các KPI liên quan.

Lấy dữ liệu ở đâu

Các thay đổi được ghi rõ trong bảng tiêu đề chứng từ thay đổi (CDHDR) và bảng chi tiết (CDPOS) cho đối tượng đơn đặt hàng (EINKBELEG). Mỗi thay đổi tạo một bản ghi mới kèm dấu thời gian.

Thu thập

Trích xuất sự kiện thay đổi và dấu thời gian từ bảng CDHDR và CDPOS được liên kết với số đơn đặt hàng.

Loại sự kiện explicit
Thực hiện kiểm tra chất lượng
Sự kiện này cho biết hàng hóa đã nhận được kiểm tra chất lượng. Thông thường, sự kiện được suy ra khi lô kiểm tra được tạo lúc nhận hàng có quyết định sử dụng trong phân hệ Quản lý chất lượng.
Vì sao điều này quan trọng

Trong các ngành coi trọng chất lượng, hoạt động này giúp phân tích thời gian và kết quả kiểm tra. Chậm trễ ở đây có thể tạo điểm nghẽn giữa lúc nhận hàng và lúc hàng sẵn sàng để sử dụng.

Lấy dữ liệu ở đâu

Sự kiện được suy ra từ phân hệ Quản lý chất lượng. Lô kiểm tra được tạo trong bảng QALS khi nhận hàng. Hoạt động được ghi nhận khi tạo quyết định sử dụng trong bảng QAVE, kèm dấu thời gian.

Thu thập

Tìm dấu thời gian của quyết định sử dụng trong bảng QAVE cho lô kiểm tra được liên kết với chứng từ vật tư.

Loại sự kiện inferred
Trả hàng cho nhà cung cấp
Sự kiện này ghi nhận hàng đã nhận được trả lại nhà cung cấp, thường do vấn đề chất lượng hoặc giao sai hàng. Sự kiện được ghi lại khi hạch toán chứng từ vật tư với loại dịch chuyển dành riêng cho hàng trả lại.
Vì sao điều này quan trọng

Hoạt động này cho thấy vấn đề về chất lượng nhà cung cấp hoặc độ chính xác của đơn hàng, đồng thời là chỉ báo quan trọng về việc phải xử lý lại. Đây là dữ liệu cần thiết để tính KPI tỷ lệ sai lệch khi nhận hàng.

Lấy dữ liệu ở đâu

Sự kiện được ghi trong các bảng chứng từ vật tư (MKPF/MSEG) khi dùng loại dịch chuyển trả hàng, chẳng hạn '122' cho trả hàng cho nhà cung cấp. Ngày hạch toán (MKPF-BUDAT) là dấu thời gian.

Thu thập

Tìm chứng từ vật tư có loại dịch chuyển trả hàng, chẳng hạn 122, và tham chiếu đến đơn đặt hàng ban đầu.

Loại sự kiện explicit
Từ chối đơn đặt hàng
Hoạt động này xảy ra khi người phê duyệt từ chối đơn đặt hàng trong workflow phê duyệt. Đây là sự kiện được suy ra từ thay đổi trạng thái trong dữ liệu chiến lược phê duyệt của đơn đặt hàng, cho biết đơn hàng đã bị từ chối.
Vì sao điều này quan trọng

Theo dõi các trường hợp từ chối giúp phát hiện vấn đề về chất lượng dữ liệu đơn đặt hàng, việc không tuân thủ chính sách hoặc bất cập trong ma trận phê duyệt. Đơn hàng thường phải xử lý lại, làm tăng tổng thời gian chu kỳ.

Lấy dữ liệu ở đâu

Sự kiện được suy ra từ chứng từ thay đổi (CDHDR/CDPOS) về trạng thái phê duyệt đơn đặt hàng. Thông thường, việc từ chối được ghi nhận khi mã phê duyệt bị hủy hoặc một trạng thái từ chối cụ thể được thiết lập.

Thu thập

Theo dõi nhật ký thay đổi để tìm trường hợp hủy mã phê duyệt hoặc thay đổi trạng thái cho biết đơn hàng bị từ chối.

Loại sự kiện inferred
Xóa đơn đặt hàng
Sự kiện này ghi nhận việc hủy hoặc xóa logic một dòng đơn đặt hàng, khiến dòng đó không thể tiếp tục xử lý, chẳng hạn nhận hàng hoặc lập hóa đơn. Sự kiện được suy ra khi chỉ báo xóa được thiết lập trên dòng đơn đặt hàng.
Vì sao điều này quan trọng

Đây là hoạt động kết thúc, cho biết đơn hàng đã bị hủy. Phân tích lý do và thời điểm xóa đơn hàng có thể giúp phát hiện vấn đề trong việc lập kế hoạch nhu cầu hoặc chọn nhà cung cấp.

Lấy dữ liệu ở đâu

Sự kiện được suy ra từ chứng từ thay đổi (CDHDR/CDPOS), cho thấy chỉ báo xóa (EKPO-LOEKZ) được đặt thành 'L' cho một dòng đơn đặt hàng.

Thu thập

Tìm dấu thời gian trong chứng từ thay đổi khi cờ EKPO-LOEKZ được thiết lập.

Loại sự kiện inferred
Nên có Không bắt buộc

Hướng dẫn trích xuất dữ liệu

Cách lấy dữ liệu từ SAP ECC

Sẵn sàng bắt đầu?

Mẫu này cung cấp cho bạn hướng dẫn cần thiết để tối ưu hóa quy trình đơn đặt hàng trong quy trình mua hàng đến thanh toán trên SAP ECC. Hãy bắt đầu khai thác dữ liệu để tìm ra thông tin hữu ích và nâng cao hiệu quả ngay hôm nay.

Tối ưu hóa đơn đặt hàng trong quy trình mua hàng đến thanh toán: Bắt đầu dùng thử miễn phí ngay hôm nay

Loại bỏ điểm nghẽn và giảm thời gian chu kỳ từ 30% trở lên.

Bắt đầu dùng thử miễn phí

Không cần thẻ tín dụng, bắt đầu chỉ trong vài phút