> Cải tiến quy trình liên tục > Từ khách hàng tiềm năng đến thu tiền > Microsoft Dynamics 365 Sales

Cải thiện quy trình từ khách hàng tiềm năng đến thu tiền

Hướng dẫn 6 bước giúp bạn tối ưu quy trình từ khách hàng tiềm năng đến thu tiền trong Dynamics 365 Sales.

Tải mẫu dữ liệu

Từ khách hàng tiềm năng đến thu tiền

Microsoft Dynamics 365 Sales

Chọn quy trình

Chọn quy trình để tiếp tục làm việc trong không gian làm việc đã kết nối.

Quy trình hiện có

Hệ thống hiện có

Thách thức(10)Mục tiêu(10)6 bước Xem trước Kết quả Dữ liệu Câu hỏi thường gặp(4)

Tối ưu quy trình từ khách hàng tiềm năng đến thu tiền trong Microsoft Dynamics 365 Sales

Quy trình từ khách hàng tiềm năng đến thu tiền thường có những điểm kém hiệu quả khó nhận ra, ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu và mức độ hài lòng của khách hàng. Nền tảng giúp bạn xác định chính xác nơi xảy ra chậm trễ, từ bước đánh giá khách hàng tiềm năng ban đầu đến khi thu được khoản thanh toán cuối cùng. Tìm cách tinh gọn vận hành, rút ngắn chu kỳ bán hàng và cải thiện lợi nhuận.

Tải xuống mẫu dữ liệu đã cấu hình sẵn để xử lý các thách thức thường gặp và đạt mục tiêu về hiệu quả. Làm theo kế hoạch cải tiến 6 bước và xem hướng dẫn mẫu dữ liệu để cải thiện hoạt động vận hành.

Hiện mô tả chi tiết

Vì sao nên tối ưu quy trình từ khách hàng tiềm năng đến thu tiền trong Microsoft Dynamics 365 Sales

Quy trình từ khách hàng tiềm năng đến thu tiền là mạch sống của mọi tổ chức tạo ra doanh thu, biến sự quan tâm ban đầu của khách hàng thành khoản thu thực tế. Trong các hệ thống như Microsoft Dynamics 365 Sales, quy trình từ đầu đến cuối, từ "Ghi nhận khách hàng tiềm năng" đến "Nhận thanh toán", có thể trở nên phức tạp vì liên quan đến nhiều bước và nhiều bên. Điểm kém hiệu quả trong quy trình trọng yếu này ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận: chu kỳ bán hàng kéo dài, cơ hội doanh thu bị bỏ lỡ, chi phí vận hành tăng và khách hàng kém hài lòng. Khi khách hàng tiềm năng bị bỏ quên, cơ hội bán hàng đình trệ và hóa đơn chậm thanh toán, sức khỏe tài chính cũng như vị thế cạnh tranh của doanh nghiệp đều bị ảnh hưởng đáng kể. Muốn tăng trưởng và duy trì lợi nhuận, bạn cần hiểu cách cải tiến quy trình này.

Tối ưu quy trình không chỉ là cải thiện từng bước riêng lẻ. Bạn cần thấy rõ các hoạt động tương tác với nhau như thế nào trên toàn hệ thống Microsoft Dynamics 365 Sales. Nếu không nhìn thấy luồng thực tế, bạn khó có thể xác định nguyên nhân gốc rễ của tình trạng chậm trễ và sai lệch. Nhiều tổ chức vẫn dựa vào giả định về cách quy trình vận hành, nên bỏ sót những điểm nghẽn dễ thấy nhưng cản trở việc khai thác tối đa tiềm năng doanh thu.

Process mining giúp làm rõ hành trình từ khách hàng tiềm năng đến thu tiền

Process mining cung cấp cách tiếp cận dựa trên dữ liệu để phân tích và hiểu quy trình trong Microsoft Dynamics 365 Sales. Thay vì dựa vào kiểm tra thủ công hoặc thông tin truyền miệng, process mining dùng nhật ký sự kiện trong hệ thống để dựng lại chính xác lộ trình của từng Cơ hội bán hàng, từ khi bắt đầu là khách hàng tiềm năng đến lúc thu được khoản thanh toán cuối cùng. Nhờ đó, bạn thấy quy trình diễn ra thực tế như thế nào, thay vì chỉ biết nó được cho là vận hành ra sao.

Với process mining, bạn có thể trực quan hóa mọi biến thể quy trình, kể cả những lộ trình ngoài dự kiến hoặc không tuân thủ, để xác định chính xác nơi phát sinh điểm kém hiệu quả. Chẳng hạn, bạn có thể phát hiện một nguồn khách hàng tiềm năng cụ thể thường dẫn đến thời gian đánh giá lâu hơn, hoặc các cơ hội do một số nhân viên bán hàng phụ trách thường bị chậm ở giai đoạn "Đã gửi báo giá/đề xuất". Thông tin chi tiết về các hoạt động như "Đã đánh giá khách hàng tiềm năng", "Đã tạo cơ hội", "Đã đề xuất giải pháp", "Đã tạo hóa đơn" và "Đã nhận thanh toán" giúp bạn có cơ sở để cải tiến đúng chỗ. Bạn cũng có thể trả lời những câu hỏi quan trọng, chẳng hạn làm sao rút ngắn thời gian của quy trình, bằng cách xác định chính xác các điểm gây chậm trễ.

Các lĩnh vực cần cải tiến được process mining phát hiện

Khi áp dụng process mining vào quy trình trong Microsoft Dynamics 365 Sales, bạn thường sẽ phát hiện một số lĩnh vực cần tối ưu:

Điểm nghẽn trong chu kỳ bán hàng: Xác định các giai đoạn khiến cơ hội bị đình trệ hoặc mất quá nhiều thời gian, chẳng hạn khoảng chậm giữa "Đã tạo cơ hội" và "Liên hệ khách hàng lần đầu", hoặc thời gian kéo dài giữa "Đã đề xuất giải pháp" và "Khách hàng chấp nhận báo giá". Nhờ đó, bạn có thể đẩy nhanh toàn bộ quy trình bán hàng.
Hiệu quả chuyển đổi khách hàng tiềm năng: Phân tích hành trình để hiểu vì sao một số khách hàng tiềm năng trở thành cơ hội còn những khách hàng khác thì không, hoặc vì sao một số quy trình đánh giá có tỷ lệ thành công cao hơn. Từ đó, bạn có thể cải thiện cách nuôi dưỡng và chấm điểm khách hàng tiềm năng.
Chậm trễ trong thực hiện đơn hàng và lập hóa đơn: Xác định điểm bàn giao từ bán hàng sang thực hiện đơn hàng hoặc lập hóa đơn bị chậm. Chẳng hạn, có thể xảy ra chậm trễ giữa "Đã ký hợp đồng" và "Đã tạo đơn hàng bán", hoặc xử lý lâu từ "Đã tạo hóa đơn" đến "Đã nhận thanh toán", ảnh hưởng đáng kể đến dòng tiền.
Sai lệch quy trình và làm lại: Phát hiện các trường hợp quy trình đi chệch lộ trình chuẩn, chẳng hạn lặp lại bước, phê duyệt không cần thiết hoặc hoạt động không được ghi nhận, gây phát sinh việc làm lại và lãng phí tài nguyên.
Khoảng trống tuân thủ: Đảm bảo quy trình bán hàng và lập hóa đơn tuân thủ chính sách nội bộ cũng như quy định bên ngoài, đồng thời phát hiện các chuỗi hoạt động không tuân thủ có thể gây rủi ro.

Kết quả kỳ vọng khi tối ưu quy trình

Áp dụng process mining một cách có hệ thống vào dữ liệu Microsoft Dynamics 365 Sales giúp bạn đạt được những cải thiện cụ thể, đo lường được trong toàn bộ quy trình:

Rút ngắn thời gian chu kỳ: Giảm đáng kể thời gian trung bình của chu kỳ bán hàng và chu kỳ từ đặt hàng đến thu tiền, giúp doanh thu về nhanh hơn và cải thiện dòng tiền.
Tăng doanh thu và lợi nhuận: Loại bỏ điểm nghẽn và tinh gọn quy trình giúp bạn chốt nhiều giao dịch hơn trong thời gian ngắn hơn, giảm chi phí vận hành do chậm trễ và cải thiện lợi nhuận chung.
Nâng cao mức độ hài lòng của khách hàng: Quy trình trơn tru, dễ dự đoán giúp khách hàng nhận phản hồi nhanh hơn, đơn hàng được thực hiện sớm hơn và ít gặp vấn đề về hóa đơn hơn, từ đó tăng mức độ gắn bó.
Dự báo chính xác hơn: Khi hiểu rõ hơn hiệu quả thực tế của quy trình, bạn có thể dự báo doanh số và doanh thu chính xác hơn.
Phân bổ tài nguyên hợp lý hơn: Tối ưu cách bố trí đội ngũ bán hàng và hành chính bằng cách xác định nơi nỗ lực của họ mang lại hiệu quả cao nhất và nơi cần tập trung xử lý điểm nghẽn.

Bắt đầu hành trình cải tiến quy trình

Để khai thác tối đa tiềm năng quy trình trong Microsoft Dynamics 365 Sales, trước tiên bạn cần hiểu rõ hiện trạng. Process mining giúp bạn nhìn rõ từng bước, từ đó đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu và tạo ra giá trị thực tế cho doanh nghiệp. Nhờ những thông tin này, bạn không chỉ xử lý vấn đề khi chúng xảy ra mà còn có thể chủ động thiết kế và triển khai quy trình hiệu quả, tuân thủ và sinh lợi hơn. Hãy bắt đầu cải tiến vận hành quy trình và thúc đẩy tăng trưởng bền vững.

Từ khách hàng tiềm năng đến thu tiền Tối ưu chu kỳ bán hàng Hiện thực hóa doanh thu Vận hành bán hàng Chuyển đổi khách hàng tiềm năng Thực hiện đơn hàng Xử lý hóa đơn Thu tiền Hành trình khách hàng L2C Quy trình bán hàng Từ báo giá đến thu tiền Quy trình doanh thu CRM

Vấn đề và thách thức thường gặp

Xác định những thách thức đang ảnh hưởng đến bạn

Khách hàng tiềm năng mất quá nhiều thời gian để chuyển từ lúc được ghi nhận ban đầu thành cơ hội đủ điều kiện. Điều này có thể làm mất doanh thu và lãng phí ngân sách tiếp thị. Nguyên nhân thường nằm ở cách chấm điểm, phân công hoặc theo dõi khách hàng tiềm năng của đội ngũ bán hàng. Process mining cho quy trình từ khách hàng tiềm năng đến thu tiền trong Microsoft Dynamics 365 Sales giúp xác định chính xác nơi khách hàng tiềm năng bị đình trệ và đo lường ảnh hưởng đến quy trình bán hàng. ProcessMind trực quan hóa phễu chuyển đổi, làm rõ các giai đoạn có tỷ lệ rơi rụng cao và nguyên nhân, để bạn cải thiện đúng trọng tâm việc đánh giá và nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng.

Giao dịch mất quá nhiều thời gian để chốt, ảnh hưởng đến việc ghi nhận doanh thu và độ chính xác của dự báo. Chu kỳ bán hàng kéo dài tiêu tốn thêm tài nguyên và tăng nguy cơ mất cơ hội vào tay đối thủ. Process mining cho quy trình từ khách hàng tiềm năng đến thu tiền trong Microsoft Dynamics 365 Sales cho thấy thời gian thực tế ở từng giai đoạn bán hàng, qua đó làm rõ điểm nghẽn và hoạt động không tạo giá trị. ProcessMind xác định chính xác các giai đoạn cơ hội bị đình trệ, giúp bạn tinh gọn khâu phê duyệt, cải thiện trao đổi thông tin và đẩy nhanh toàn bộ hành trình bán hàng để tăng lợi nhuận.

Quy trình lập, rà soát và phê duyệt báo giá hoặc đề xuất thường kéo dài, khiến doanh nghiệp không đạt mục tiêu bán hàng và khách hàng không hài lòng. Chậm trễ ở giai đoạn then chốt này ảnh hưởng trực tiếp đến tỷ lệ chuyển đổi và mức độ hài lòng của khách hàng. Process mining cho quy trình từ khách hàng tiềm năng đến thu tiền trong Microsoft Dynamics 365 Sales lập bản đồ toàn bộ quy trình làm việc phê duyệt báo giá, xác định cá nhân hoặc phòng ban gây chậm trễ. ProcessMind cung cấp thông tin cụ thể về thời gian chờ phê duyệt, các vòng làm lại và trường hợp phê duyệt không tuân thủ, giúp bạn tối ưu quy trình làm việc và chốt giao dịch nhanh hơn.

Chiết khấu được áp dụng thiếu nhất quán hoặc không có lý do rõ ràng, làm giảm biên lợi nhuận và có thể khiến sản phẩm, dịch vụ mất giá trị. Thiếu minh bạch trong cách áp dụng chiết khấu có thể gây thất thoát tài chính và làm giảm lợi thế cạnh tranh. Process mining cho quy trình từ khách hàng tiềm năng đến thu tiền trong Microsoft Dynamics 365 Sales phân tích từng trường hợp áp dụng chiết khấu dựa trên các thuộc tính giao dịch liên quan, qua đó phát hiện xu hướng và sai lệch so với chính sách. ProcessMind giúp xây dựng cách quản lý chiết khấu hiệu quả, đảm bảo chiết khấu được áp dụng có chiến lược để tối đa hóa doanh số và lợi nhuận.

Cơ hội thường quay lại các giai đoạn trước hoặc đi theo lộ trình không chuẩn. Đây có thể là dấu hiệu của điểm kém hiệu quả, sai sót hoặc thiếu quy định rõ ràng về quy trình. Những sai lệch này làm tăng chi phí vận hành, kéo dài chu kỳ bán hàng và gây khó hiểu cho đội ngũ bán hàng. Process mining cho quy trình từ khách hàng tiềm năng đến thu tiền trong Microsoft Dynamics 365 Sales trực quan hóa mọi lộ trình thực tế, làm rõ các sai lệch phổ biến và vòng lặp làm lại trong Microsoft Dynamics 365 Sales. ProcessMind xác định nguyên nhân gốc rễ, chẳng hạn dữ liệu chưa đầy đủ hoặc đào tạo chưa phù hợp, giúp bạn chuẩn hóa quy trình và cải thiện tuân thủ.

Sau khi báo giá được chấp nhận, việc soạn thảo, thương lượng và ký hợp đồng có thể kéo dài quá lâu, làm chậm ghi nhận doanh thu và khởi động dự án. Điều này gây khó chịu cho cả khách hàng lẫn đội ngũ nội bộ. Process mining cho quy trình từ khách hàng tiềm năng đến thu tiền trong Microsoft Dynamics 365 Sales theo dõi chính xác thời gian từ "Đã chấp nhận báo giá" đến "Đã ký hợp đồng", xác định hoạt động hoặc bên liên quan gây chậm trễ. ProcessMind giúp tối ưu quy trình làm hợp đồng, tìm cơ hội tự động hóa, tinh gọn hoặc hỗ trợ tốt hơn cho khâu hoàn tất hợp đồng, qua đó đẩy nhanh dòng doanh thu.

Sau khi chốt giao dịch, quá trình thực hiện đơn hàng hoặc cung cấp dịch vụ thường bị chậm, khiến khách hàng không hài lòng và có thể gây thất thoát doanh thu. Việc bàn giao thiếu kết nối từ bán hàng sang vận hành có thể tạo ra nhiều trở ngại. Process mining cho quy trình từ khách hàng tiềm năng đến thu tiền trong Microsoft Dynamics 365 Sales phân tích thời gian từ "Đã tạo đơn hàng bán" đến "Đã hoàn tất đơn hàng/Đã cung cấp dịch vụ", qua đó xác định điểm nghẽn trong vận hành. ProcessMind cho thấy khâu bàn giao nào gặp trục trặc hoặc nơi nào thiếu tài nguyên, giúp các nhóm phối hợp tốt hơn và cải thiện trải nghiệm sau bán hàng.

Hóa đơn không được tạo hoặc gửi cho khách hàng kịp thời sau khi hoàn tất đơn hàng, làm chậm việc thu tiền và ảnh hưởng tiêu cực đến dòng tiền. Quy trình thủ công hoặc vấn đề tích hợp hệ thống có thể là nguyên nhân. Process mining cho quy trình từ khách hàng tiềm năng đến thu tiền trong Microsoft Dynamics 365 Sales theo dõi chính xác khoảng thời gian từ "Đã hoàn tất đơn hàng/Đã cung cấp dịch vụ" đến "Đã tạo hóa đơn" hoặc "Đã gửi hóa đơn cho khách hàng". ProcessMind làm rõ các giai đoạn hoặc điều kiện dẫn đến việc lập hóa đơn muộn, giúp bạn tự động hóa các bước, cải thiện chất lượng dữ liệu và đẩy nhanh chu kỳ lập hóa đơn để thu tiền sớm hơn.

Khách hàng mất quá nhiều thời gian thanh toán sau khi nhận hóa đơn, gây áp lực lên vốn lưu động và tăng nguy cơ nợ xấu. Hiểu nguyên nhân gốc rễ của việc thanh toán chậm rất quan trọng đối với sức khỏe tài chính. Process mining cho quy trình từ khách hàng tiềm năng đến thu tiền trong Microsoft Dynamics 365 Sales phân tích toàn bộ hành trình thanh toán, từ "Đã gửi hóa đơn cho khách hàng" đến "Đã nhận thanh toán". ProcessMind phát hiện các xu hướng chậm thanh toán, chẳng hạn theo nhóm khách hàng, điều khoản thanh toán hoặc loại hóa đơn, giúp bạn nhắc nợ đúng đối tượng và dự báo dòng tiền tốt hơn.

Không phải nguồn khách hàng tiềm năng nào cũng mang lại chất lượng hoặc tỷ lệ chuyển đổi như nhau. Điều này khiến đội ngũ bán hàng lãng phí công sức vào những khách hàng ít tiềm năng và ngân sách tiếp thị được sử dụng chưa hiệu quả. Nếu thiếu thông tin rõ ràng, bạn sẽ khó xác định kênh tạo khách hàng tiềm năng nào hiệu quả. Process mining cho quy trình từ khách hàng tiềm năng đến thu tiền trong Microsoft Dynamics 365 Sales đối chiếu "Nguồn khách hàng tiềm năng" và "Đã ghi nhận khách hàng tiềm năng" với tỷ lệ chuyển đổi và thời gian chu kỳ bán hàng sau đó. ProcessMind đo lường hiệu quả của từng nguồn, giúp bạn điều chỉnh chiến lược tiếp thị và tập trung tài nguyên vào các kênh thường xuyên mang lại cơ hội chất lượng cao, dễ chuyển đổi.

Mục tiêu thường gặp

Xác định thế nào là thành công

Mục tiêu này tập trung rút ngắn thời gian đánh giá khách hàng tiềm năng và chuyển họ thành cơ hội bán hàng trong Microsoft Dynamics 365 Sales. Chuyển đổi nhanh hơn giúp quy trình bán hàng khỏe mạnh hơn, tăng khả năng chốt giao dịch và rút ngắn chu kỳ ghi nhận doanh thu, góp phần thúc đẩy tăng trưởng. ProcessMind lập bản đồ chính xác các lộ trình khách hàng tiềm năng đi qua, qua đó xác định những điểm chậm trễ thường gặp và điểm nghẽn trong khâu đánh giá. Phân tích chuỗi hoạt động và dấu thời gian giúp tìm ra nguyên nhân chuyển đổi chậm, chẳng hạn thiếu dữ liệu hoặc bàn giao giữa các nhóm chưa hiệu quả. Từ đó, bạn có thể thiết kế lại quy trình và tự động hóa đúng trọng tâm trong quy trình từ khách hàng tiềm năng đến thu tiền.

Giảm 25% tổng thời gian chu kỳ bán hàng đồng nghĩa với việc chốt giao dịch nhanh hơn, từ lần liên hệ đầu tiên đến khi hoàn tất bán hàng. Nhờ đó, doanh thu được ghi nhận sớm hơn, dòng tiền cải thiện và đội ngũ bán hàng có thể xử lý nhiều cơ hội hơn, tăng lợi nhuận chung của quy trình trong Microsoft Dynamics 365 Sales. ProcessMind cho bạn thấy toàn bộ vòng đời cơ hội bán hàng, xác định hoạt động hoặc giai đoạn thường xuyên gây chậm trễ. Nền tảng đo lường thời gian chờ, phát hiện sai lệch so với lộ trình lý tưởng và tìm điểm nghẽn, giúp bạn đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu để tinh gọn vận hành bán hàng và tiết kiệm thời gian một cách đo lường được.

Tối ưu quy trình phê duyệt báo giá rất quan trọng để tránh chậm trễ bán hàng và duy trì sự hài lòng của khách hàng. Mục tiêu này nhằm giảm thời gian và công sức cần thiết để phê duyệt báo giá, đảm bảo đề xuất đến tay khách hàng nhanh chóng và chính xác. Đây là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp cạnh tranh trong quy trình từ khách hàng tiềm năng đến thu tiền. ProcessMind trực quan hóa từng bước trong quy trình làm việc phê duyệt báo giá, làm rõ các vòng lặp bất ngờ, bước phê duyệt không cần thiết và cá nhân hoặc phòng ban gây ách tắc. Nền tảng xác định các lộ trình không tuân thủ và giúp chuẩn hóa ma trận phê duyệt, qua đó rút ngắn đáng kể thời gian xử lý và nâng cao hiệu quả bán hàng trong Microsoft Dynamics 365 Sales.

Chuẩn hóa cách áp dụng chiết khấu cho các cơ hội bán hàng giúp bảo vệ biên lợi nhuận và đảm bảo mức giá công bằng, nhất quán cho khách hàng. Mục tiêu này tập trung xác định và hạn chế các trường hợp chiết khấu quá mức hoặc không được phép, vốn có thể làm giảm doanh thu, từ đó củng cố sức khỏe tài chính của quy trình. ProcessMind phân tích mọi cơ hội bán hàng để phát hiện xu hướng áp dụng chiết khấu, đồng thời so sánh thực tế với chính sách đã quy định trong Microsoft Dynamics 365 Sales. Nền tảng làm rõ các sai lệch và ảnh hưởng tài chính, giúp bạn thực thi chiến lược định giá tốt hơn và đào tạo khi cần để duy trì biên lợi nhuận lành mạnh.

Loại bỏ các bước tắt không được phép, việc làm lại và biến thể khỏi quy trình bán hàng chuẩn giúp đảm bảo tính nhất quán, tăng khả năng dự đoán và giảm sai sót. Mục tiêu này nhằm đưa mọi hoạt động bán hàng trong Microsoft Dynamics 365 Sales về lộ trình tối ưu, từ đó tăng cường tuân thủ, đẩy nhanh xử lý và giúp chu kỳ từ khách hàng tiềm năng đến thu tiền đáng tin cậy hơn. ProcessMind tự động phát hiện luồng quy trình thực tế và so sánh với mô hình dự kiến để làm rõ mọi sai lệch, việc làm lại và bước bị bỏ qua. Nền tảng đo lường tần suất và ảnh hưởng của chúng, giúp bạn xác định rõ nơi cần đào tạo, điều chỉnh cấu hình hệ thống hoặc thiết kế lại quy trình để tăng mức độ tuân thủ và cải thiện tính toàn vẹn trong vận hành.

Đẩy nhanh giai đoạn ký hợp đồng giúp rút ngắn đáng kể chu kỳ bán hàng và ghi nhận doanh thu sớm hơn. Mục tiêu này tập trung giảm chậm trễ giữa lúc báo giá được chấp nhận và khi hoàn tất hợp đồng, đảm bảo quá trình chuyển từ chốt bán hàng sang thực hiện đơn hàng diễn ra suôn sẻ trong quy trình từ khách hàng tiềm năng đến thu tiền. ProcessMind trực quan hóa toàn bộ vòng đời hợp đồng, xác định điểm nghẽn trong khâu chuẩn bị tài liệu, thương lượng và quy trình ký kết trong Microsoft Dynamics 365 Sales. Nền tảng làm rõ nguyên nhân gốc rễ gây chậm trễ, chẳng hạn thiếu thông tin hoặc quy trình phê duyệt tuần tự chưa hiệu quả, giúp bạn cải tiến đúng trọng tâm và đẩy nhanh việc hoàn tất hợp đồng.

Thực hiện đơn hàng sau bán hàng hiệu quả rất quan trọng để khách hàng hài lòng và doanh thu được ghi nhận đúng hạn. Mục tiêu này nhằm giảm chậm trễ và sai sót khi xử lý, giao sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ sau khi ký hợp đồng, đảm bảo bàn giao suôn sẻ từ bán hàng sang vận hành trong quy trình từ khách hàng tiềm năng đến thu tiền. ProcessMind mở rộng phân tích đến cả giai đoạn sau khi chốt bán hàng, theo dõi hành trình từ lúc tạo đơn hàng bán đến khi giao hàng. Nền tảng xác định điểm kém hiệu quả, vấn đề bàn giao và vòng lặp làm lại trong Microsoft Dynamics 365 Sales cùng các hệ thống kết nối, giúp bạn tinh gọn vận hành và rút ngắn thời gian giao hàng cho khách.

Tạo và gửi hóa đơn nhanh hơn là yếu tố thiết yếu để cải thiện dòng tiền và giảm số ngày phải thu tiền bán hàng (DSO). Mục tiêu này tập trung loại bỏ chậm trễ giữa lúc cung cấp dịch vụ hoặc hoàn tất đơn hàng và khi khách hàng nhận được hóa đơn, qua đó tác động trực tiếp đến sức khỏe tài chính của chu kỳ từ khách hàng tiềm năng đến thu tiền. ProcessMind theo dõi lộ trình từ khi hoàn tất đơn hàng đến lúc phát hành và gửi hóa đơn trong Microsoft Dynamics 365 Sales. Nền tảng xác định điểm nghẽn, bước thủ công hoặc vấn đề tích hợp hệ thống gây chậm trễ, giúp doanh nghiệp tự động hóa và tối ưu quy trình lập hóa đơn để thu tiền nhanh hơn.

Rút ngắn thời gian thu tiền từ khách hàng giúp cải thiện trực tiếp vốn lưu động và sự ổn định tài chính. Mục tiêu này tập trung xác định và xử lý các vấn đề kéo dài thời gian thu tiền, từ lúc gửi hóa đơn đến khi nhận được tiền, một khâu trọng yếu trong quy trình từ khách hàng tiềm năng đến thu tiền. ProcessMind giúp bạn theo dõi quy trình sau khi lập hóa đơn và phân tích khoảng thời gian từ lúc gửi hóa đơn đến khi nhận thanh toán. Nền tảng có thể làm rõ các nguyên nhân phổ biến gây chậm thanh toán, chẳng hạn hóa đơn sai, tranh chấp với khách hàng hoặc quy trình theo dõi chưa hiệu quả trong Microsoft Dynamics 365 Sales, giúp bạn cải tiến có trọng tâm để đẩy nhanh dòng tiền.

Nâng cao tỷ lệ chuyển đổi tổng thể từ khách hàng tiềm năng ban đầu thành khách hàng trả tiền là nền tảng cho tăng trưởng bền vững. Mục tiêu này nhằm tối ưu toàn bộ hành trình khách hàng, đảm bảo hoạt động tiếp thị chuyển thành doanh thu hiệu quả và nâng cao hiệu quả của quy trình từ khách hàng tiềm năng đến thu tiền. ProcessMind cung cấp cái nhìn tổng thể về toàn bộ hành trình khách hàng trong Microsoft Dynamics 365 Sales, từ lúc ghi nhận khách hàng tiềm năng đến khi nhận thanh toán. Bằng cách xác định và phân tích khách hàng tiềm năng bị bỏ dở, lộ trình kéo dài và các kiểu chuyển đổi thành công, nền tảng giúp bạn hiểu điều gì khiến một số khách hàng tiềm năng dễ chuyển đổi hơn và quy trình cần cải thiện ở đâu để tối đa hóa tỷ lệ chuyển đổi.

6 bước cải tiến quy trình từ khách hàng tiềm năng đến thu tiền

Tải mẫu

Việc cần làm

Tải mẫu Excel được thiết kế sẵn cho dữ liệu quy trình từ khách hàng tiềm năng đến thu tiền. Mẫu này có cấu trúc phù hợp để trích xuất dữ liệu lịch sử từ Microsoft Dynamics 365 Sales.

Xem hướng dẫn mẫu dữ liệu Tải mẫu xuống

Vì sao điều này quan trọng

Dùng đúng cấu trúc ngay từ đầu giúp dữ liệu tương thích và đơn giản hóa quá trình phân tích, tránh sai sót và phải làm lại về sau.

Kết quả dự kiến

Mẫu Excel có thể dùng ngay, được thiết lập cho dữ liệu quy trình từ khách hàng tiềm năng đến thu tiền trong Dynamics 365.

BẠN SẼ NHẬN ĐƯỢC GÌ

Khám phá quy trình từ khách hàng tiềm năng đến thu tiền: xem chi tiết từng bước

ProcessMind hiển thị quy trình từ khách hàng tiềm năng đến thu tiền qua các biểu đồ tương tác. Khám phá những điểm kém hiệu quả khó nhận ra và cơ hội tinh gọn vận hành trong Microsoft Dynamics 365 Sales.

Trực quan hóa luồng quy trình thực tế từ khách hàng tiềm năng đến thu tiền
Xác định chính xác điểm nghẽn từ lúc có khách hàng tiềm năng đến khi thu tiền
Rút ngắn chu kỳ bán hàng và đẩy nhanh việc tạo doanh thu
Cải thiện hiệu quả trong toàn bộ hành trình khách hàng

Discover your actual process flow

Identify bottlenecks and delays

Analyze process variants

Design your optimized process

KẾT QUẢ THƯỜNG ĐẠT ĐƯỢC

Cải thiện quy trình Lead to Cash

Những kết quả này cho thấy các tổ chức thường cải thiện đáng kể quy trình Lead to Cash nhờ tối ưu dựa trên thông tin từ process mining. Bằng cách xác định điểm nghẽn và những khâu kém hiệu quả trong dữ liệu Microsoft Dynamics 365 Sales, doanh nghiệp có thể tinh gọn hoạt động vận hành và tăng doanh thu.

0 %

Rút ngắn chu kỳ bán hàng

Thời gian trung bình từ đơn hàng đến thu tiền

Khi xác định và loại bỏ điểm nghẽn, tổ chức có thể rút ngắn đáng kể thời gian từ lúc tạo cơ hội đến khi thu tiền, qua đó đẩy nhanh việc tạo doanh thu.

0 %

Đánh giá khách hàng tiềm năng nhanh hơn

Thời gian từ khi tiếp nhận khách hàng tiềm năng đến khi tạo cơ hội

Process mining cho thấy các khâu nuôi dưỡng và đánh giá khách hàng tiềm năng bị chậm ở đâu. Nhờ đó, đội ngũ có thể nhanh chóng chuyển đổi khách hàng tiềm năng thành cơ hội đủ điều kiện và xây dựng quy trình bán hàng nhanh hơn.

0 %

Tuân thủ quy trình tốt hơn

Mức giảm sai lệch quy trình

Bằng cách xác định các luồng không tuân thủ và sai lệch, tổ chức có thể đảm bảo mọi người thực hiện đúng quy trình vận hành tiêu chuẩn. Nhờ đó, quy trình bán hàng trở nên dễ dự đoán và hiệu quả hơn.

0 %

Giảm chi phí làm lại

Khoản tiết kiệm nhờ loại bỏ lỗi

Loại bỏ những công việc phải làm lại không cần thiết, chẳng hạn như lập lại báo giá hoặc đàm phán lại, giúp giảm trực tiếp chi phí vận hành và dành thêm thời gian cho đội ngũ bán hàng tìm kiếm khách hàng mới.

0 days

Rút ngắn chu kỳ thanh toán

Số ngày thu tiền giảm

Tối ưu quy trình lập hóa đơn và thu tiền giúp giảm thời gian trung bình khách hàng thanh toán, cải thiện dòng tiền và vốn lưu động.

0 %

Tăng tỷ lệ chuyển đổi

Tỷ lệ chuyển đổi khách hàng tiềm năng thành khách hàng

Khi hiểu rõ những luồng hiệu quả nhất để chuyển đổi khách hàng, doanh nghiệp có thể tối ưu quy trình bán hàng và biến nhiều khách hàng tiềm năng hơn thành khách hàng trung thành, có trả tiền.

Kết quả tùy thuộc vào độ phức tạp của quy trình và chất lượng dữ liệu. Các số liệu này thể hiện mức cải thiện thường thấy qua những lần triển khai.

Dữ liệu nên dùng

Bắt đầu với các thuộc tính và hoạt động quan trọng nhất, sau đó bổ sung khi cần.

Chưa quen với nhật ký sự kiện? Tìm hiểu cách tạo nhật ký sự kiện cho process mining.

Thuộc tính

Các dữ liệu chính cần thu thập để phân tích

Mã định danh duy nhất của một cơ hội bán hàng, dùng làm mã hồ sơ chính cho quy trình Lead to Cash.

Vì sao điều này quan trọng

Đây là mã hồ sơ chính, liên kết mọi sự kiện trong quy trình và giúp theo dõi toàn bộ vòng đời của từng giao dịch bán hàng.

Tên hoạt động nghiệp vụ hoặc sự kiện diễn ra tại một thời điểm cụ thể trong quy trình bán hàng.

Vì sao điều này quan trọng

Xác định các bước trong sơ đồ quy trình, làm nền tảng cho mọi phân tích process mining nhằm tìm ra điểm kém hiệu quả và sai lệch.

Dấu thời gian cho biết một hoạt động hoặc sự kiện cụ thể bắt đầu khi nào.

Vì sao điều này quan trọng

Dấu thời gian này rất quan trọng để sắp xếp sự kiện và tính mọi chỉ số hiệu suất, chẳng hạn như thời gian chu kỳ và thời gian chờ.

Dấu thời gian cho biết một hoạt động hoặc sự kiện cụ thể hoàn tất khi nào. Với các sự kiện tức thời, thời gian này thường trùng với Thời gian bắt đầu.

Vì sao điều này quan trọng

Giúp tính thời gian xử lý của hoạt động, phân biệt thời gian làm việc thực tế với thời gian chờ và cung cấp cái nhìn chi tiết hơn về hiệu quả quy trình.

Nhân viên bán hàng hoặc người dùng chịu trách nhiệm về cơ hội.

Vì sao điều này quan trọng

Cho phép phân tích hiệu suất theo người dùng hoặc đội ngũ, giúp xác định người có thành tích tốt và tìm nguyên nhân của vấn đề liên quan đến cá nhân hoặc nhóm cụ thể.

Kết quả cuối cùng của cơ hội bán hàng, chẳng hạn như Won hoặc Lost.

Vì sao điều này quan trọng

Phân biệt kết quả thành công và không thành công, cho phép so sánh để xác định cách thực hiện quy trình nào giúp chốt giao dịch.

Giá trị tiền tệ ước tính hoặc thực tế của cơ hội bán hàng.

Vì sao điều này quan trọng

Cung cấp bối cảnh tài chính, cho phép phân tích theo quy mô giao dịch và ưu tiên cải tiến quy trình cho các cơ hội có giá trị cao.

Nguồn tạo ra khách hàng tiềm năng ban đầu.

Vì sao điều này quan trọng

Giúp đánh giá hiệu quả của các kênh tiếp thị trong việc thu hút khách hàng tiềm năng chất lượng, hỗ trợ trực tiếp cho phân tích chuyển đổi.

Giai đoạn của cơ hội trong quy trình bán hàng đã xác định.

Vì sao điều này quan trọng

Cung cấp bối cảnh kinh doanh về tiến độ của cơ hội, giúp phân tích thời gian dành cho từng giai đoạn trong quy trình bán hàng.

Tài khoản khách hàng liên kết với cơ hội bán hàng.

Vì sao điều này quan trọng

Cho phép phân tích hiệu quả quy trình theo từng khách hàng hoặc phân khúc khách hàng, từ đó điều chỉnh chiến lược bán hàng phù hợp.

Khu vực địa lý hoặc địa bàn nơi khách hàng sinh sống.

Vì sao điều này quan trọng

Cho phép phân nhóm quy trình theo khu vực địa lý, làm rõ khác biệt về hiệu quả, tuân thủ và hành vi khách hàng giữa các khu vực.

Các hoạt động

Các bước quy trình cần theo dõi và tối ưu

Đánh dấu thời điểm bắt đầu quy trình bán hàng cho một giao dịch tiềm năng cụ thể. Sự kiện này được ghi nhận khi tạo bản ghi Cơ hội bán hàng mới, thường là sau khi đánh giá khách hàng tiềm năng.

Vì sao điều này quan trọng

Đây là hoạt động bắt đầu chính khi phân tích quy trình Lead to Cash. Hoạt động này giúp đo tổng thời gian của chu kỳ bán hàng và phân tích hiệu quả chuyển đổi khách hàng tiềm năng.

Báo giá chính thức cho sản phẩm hoặc dịch vụ đã được lập cho khách hàng. Sự kiện này được ghi nhận khi tạo bản ghi Quote mới và liên kết với Cơ hội bán hàng.

Vì sao điều này quan trọng

Đây là bước chuyển từ đề xuất sơ bộ sang chào giá chính thức. Thời gian từ lúc này đến khi khách hàng chấp nhận báo giá rất quan trọng để đánh giá hiệu quả quản lý báo giá.

Khách hàng đã chính thức đồng ý với các điều khoản và mức giá trong báo giá. Sự kiện này được ghi nhận khi nhân viên bán hàng cập nhật trạng thái bản ghi Quote thành 'Won'.

Vì sao điều này quan trọng

Đây là cột mốc quan trọng, cho thấy khách hàng đã cam kết chắc chắn. Thông tin này cần thiết để đo tỷ lệ chuyển đổi từ báo giá sang đơn hàng và thời gian phê duyệt báo giá trung bình.

Đơn hàng bán được tạo chính thức trong hệ thống để xử lý việc giao sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ đã bán. Đây là sự kiện được ghi nhận trực tiếp, thường phát sinh khi chuyển Quote có trạng thái 'Won' thành Order.

Vì sao điều này quan trọng

Đây là bước bàn giao chính thức từ bộ phận bán hàng sang vận hành hoặc bộ phận xử lý đơn hàng. Đây cũng là điểm bắt đầu để đo thời gian xử lý đơn hàng và hiệu quả sau bán.

Khách hàng đã thanh toán đầy đủ hóa đơn. Sự kiện này được ghi nhận khi trạng thái bản ghi Invoice được đánh dấu là 'Paid'.

Vì sao điều này quan trọng

Đây là cột mốc tài chính quan trọng, đánh dấu doanh thu đã được ghi nhận. Phân tích thời gian từ lúc gửi hóa đơn đến khi nhận thanh toán giúp tối ưu chu kỳ thu tiền.

Cơ hội bán hàng đã chốt thành công và tạo ra giao dịch bán hàng. Sự kiện này được ghi nhận khi trạng thái cơ hội chuyển thành 'Won'.

Vì sao điều này quan trọng

Đây là hoạt động kết thúc thành công chính của quy trình bán hàng. Hoạt động này được dùng để tính tỷ lệ thắng, thời gian chu kỳ bán hàng của các giao dịch thành công và hiệu quả bán hàng tổng thể.

Cơ hội bán hàng không thành công và đã đóng mà không phát sinh giao dịch. Sự kiện này được ghi nhận khi trạng thái cơ hội chuyển thành 'Lost'.

Vì sao điều này quan trọng

Đây là hoạt động kết thúc thất bại chính. Phân tích các trường hợp này giúp xác định lý do mất giao dịch, những điểm khách hàng rời khỏi quy trình bán hàng và mức độ hiệu quả của đối thủ cạnh tranh.

Câu hỏi thường gặp

Các câu hỏi thường gặp

Process mining cho quy trình từ khách hàng tiềm năng đến thu tiền trong Dynamics 365 Sales là gì?

Process mining cho quy trình Lead to Cash trong Dynamics 365 Sales dùng dữ liệu thực tế từ hệ thống để tái hiện trực quan cách quy trình của bạn diễn ra. Công cụ giúp phát hiện những điểm kém hiệu quả, thiếu sót về tuân thủ và cơ hội tự động hóa tiềm năng trong toàn bộ chu trình bán hàng và tạo doanh thu. Nhờ đó, bạn có được cái nhìn khách quan về hoạt động vận hành, dựa trên dữ liệu.

Process mining xác định điểm nghẽn trong quy trình Lead to Cash của tôi như thế nào?

Process mining phân tích nhật ký sự kiện từ Dynamics 365 Sales để tạo bản đồ trực quan về các luồng quy trình. Công cụ tự động làm nổi bật những khâu công việc bị đình trệ, chẳng hạn như phê duyệt báo giá kéo dài hoặc ký hợp đồng chậm, đồng thời đo lường tác động của các chậm trễ này. Nhờ đó, bạn có thể xác định chính xác những khâu cần cải tiến.

Cần dữ liệu nào từ Microsoft Dynamics 365 Sales để thực hiện process mining?

Thông thường, bạn cần nhật ký sự kiện có mã hồ sơ, hoạt động và dấu thời gian. Với quy trình Lead to Cash, dữ liệu cần có liên quan đến cơ hội bán hàng, báo giá, đơn hàng, hóa đơn và khoản thanh toán. Các trường như mã cơ hội, tên hoạt động và ngày tạo hoặc chỉnh sửa rất quan trọng để tái hiện quy trình chính xác.

Tôi có thể kỳ vọng cải thiện điều gì khi áp dụng process mining cho quy trình Lead to Cash?

Bạn có thể rút ngắn thời gian đánh giá khách hàng tiềm năng, giảm tổng thời gian của chu kỳ bán hàng và đơn giản hóa quy trình phê duyệt báo giá. Process mining cũng giúp chuẩn hóa việc áp dụng chiết khấu, loại bỏ các sai lệch quy trình và tối ưu khâu xử lý đơn hàng sau bán. Nhờ đó, tỷ lệ chuyển đổi khách hàng tiềm năng thành khách hàng tăng lên và doanh thu được ghi nhận sớm hơn.

Trích xuất dữ liệu từ Dynamics 365 Sales như thế nào?

Bạn có thể trích xuất dữ liệu từ Dynamics 365 Sales bằng các trình kết nối tiêu chuẩn, API hoặc báo cáo tùy chỉnh. Cách thực hiện thường tùy thuộc vào hạ tầng CNTT và chính sách bảo mật của tổ chức. Chúng tôi có thể hướng dẫn bạn các phương pháp trích xuất dữ liệu an toàn và hiệu quả.

Có yêu cầu kỹ thuật cụ thể nào trước khi triển khai process mining không?

Tùy giải pháp process mining, nhưng nhìn chung bạn cần quyền truy cập phù hợp vào phiên bản Microsoft Dynamics 365 Sales để trích xuất dữ liệu. Đội ngũ CNTT có thể cần hỗ trợ thiết lập kết nối dữ liệu hoặc cung cấp tệp xuất dữ liệu. Thông thường, bạn không cần thay đổi lớn đối với cấu hình Dynamics 365 hiện có.

Thông thường, mất bao lâu để thấy kết quả từ process mining?

Bạn thường có thể nhận được những thông tin ban đầu trong vòng vài tuần sau khi trích xuất và nạp dữ liệu thành công. Thời gian triển khai cải tiến và đo lường tác động tùy thuộc vào độ phức tạp của quy trình và phạm vi thay đổi. Cách tiếp cận của chúng tôi tập trung vào việc sớm mang lại kết quả có thể áp dụng.

Tăng tỷ lệ thắng: tối ưu quy trình từ khách hàng tiềm năng đến thu tiền ngay

Tối ưu quy trình bán hàng để tăng tỷ lệ thắng thêm 20%.

Bắt đầu dùng thử miễn phí

Dùng thử miễn phí trong 14 ngày, không cần thẻ tín dụng.