> Cải tiến quy trình liên tục > Quản lý hợp đồng > DocuSign CLM > Mẫu dữ liệu

Mẫu dữ liệu quản lý hợp đồng

DocuSign CLM

Thuộc tính quản lý hợp đồng(19) Hoạt động quản lý hợp đồng(15) Hướng dẫn trích xuất(1)

Mẫu dữ liệu quản lý hợp đồng

Mẫu này tổng hợp có cấu trúc những dữ liệu cần thiết để phân tích quy trình quản lý hợp đồng. Mẫu nêu rõ các thuộc tính cốt lõi cần thu thập, hoạt động chính cần theo dõi và cách trích xuất thông tin. Hãy dùng mẫu để thu thập đủ dữ liệu cần thiết cho việc khám phá và tối ưu quy trình.

Các thuộc tính nên thu thập
Các hoạt động chính cần theo dõi
Hướng dẫn trích xuất dữ liệu

Chưa quen với nhật ký sự kiện? Tìm hiểu cách tạo nhật ký sự kiện cho process mining.

Tải mẫu xuống

Thuộc tính quản lý hợp đồng

Đây là những trường dữ liệu nên có trong nhật ký sự kiện để phân tích kỹ quy trình quản lý hợp đồng.

5 Bắt buộc 7 Nên có 7 Không bắt buộc

	Tên	Mô tả
	Contract ID ContractId	Mã định danh duy nhất của từng hợp đồng được quản lý trong hệ thống.
Mô tả Contract ID là mã định danh trường hợp chính thức, liên kết duy nhất mọi sự kiện và hoạt động liên quan đến một hợp đồng cụ thể từ khi bắt đầu đến khi kết thúc. Trong DocuSign CLM, mã này có thể tương ứng với Envelope ID hoặc một trường mã hợp đồng tùy chỉnh. Thuộc tính này rất cần thiết cho process mining vì cho phép dựng lại hành trình từ đầu đến cuối của từng hợp đồng. Khi nhóm mọi hoạt động liên quan theo cùng một Contract ID, chuyên viên phân tích có thể trực quan hóa toàn bộ luồng quy trình, đo thời gian xử lý và phân tích khác biệt giữa các hợp đồng. Vì sao điều này quan trọng Đây là khóa chính liên kết mọi sự kiện quy trình có liên quan, giúp bạn theo dõi và phân tích toàn bộ vòng đời của một hợp đồng. Lấy dữ liệu ở đâu Đây thường là mã định danh chính của hợp đồng hoặc đối tượng phong bì trong DocuSign CLM. Tên trường có thể là Envelope ID hoặc một trường tùy chỉnh được cấu hình để nhận diện hợp đồng. Ví dụ CON-2023-03-112MSA-4815162342NDA-CORP-9981
	Hoạt động ActivityName	Tên của tác vụ hoặc sự kiện cụ thể xảy ra trong vòng đời hợp đồng.
Mô tả Thuộc tính này mô tả một bước hoặc cột mốc trong quy trình quản lý hợp đồng, chẳng hạn như “Đã soạn hợp đồng”, “Bắt đầu rà soát pháp lý” hoặc “Đã ký kết hợp đồng”. Các hoạt động này tạo nên sơ đồ quy trình. Phân tích trình tự và tần suất của các hoạt động là nền tảng của process mining. Việc này giúp xác định luồng quy trình thực tế, phát hiện điểm khác với quy trình chuẩn và tìm ra hoạt động nào mất nhiều thời gian nhất hoặc thường xuyên lặp lại. Vì sao điều này quan trọng Thuộc tính này xác định các bước trong quy trình, giúp bạn trực quan hóa và phân tích quy trình làm việc hợp đồng, các điểm nghẽn và những biến thể. Lấy dữ liệu ở đâu Thông tin này thường được lấy từ nhật ký sự kiện hoặc dữ liệu nhật ký kiểm tra trong DocuSign CLM. Dữ liệu ghi lại các thao tác trên tài liệu hợp đồng hoặc quy trình làm việc. Ví dụ Soạn xong hợp đồngBắt đầu xem xét nội bộGửi cho bên đối tácHoàn tất ký kết hợp đồng
	Thời gian bắt đầu EventTime	Mốc thời gian cho biết một hoạt động hoặc sự kiện cụ thể bắt đầu khi nào.
Mô tả Thuộc tính này ghi lại chính xác ngày giờ một hoạt động diễn ra. Đây là cơ sở thời gian để process mining phân tích hiệu suất quy trình theo thời gian. Sắp xếp sự kiện theo Thời gian bắt đầu sẽ tạo nhật ký theo trình tự thời gian cho từng trường hợp. Nhờ đó, bạn có thể tính thời gian chu kỳ giữa các hoạt động, thời lượng của từng bước và tổng thời gian từ đầu đến cuối quy trình. Thông tin này rất quan trọng để xác định điểm nghẽn, đo thời gian chờ và đánh giá hiệu quả quy trình so với SLA. Vì sao điều này quan trọng Mốc thời gian này rất quan trọng để sắp xếp sự kiện theo thứ tự thời gian và tính mọi chỉ số dựa trên thời gian, chẳng hạn như thời gian chu kỳ và thời lượng. Lấy dữ liệu ở đâu Thông tin này thường có trong nhật ký sự kiện hoặc nhật ký kiểm tra của DocuSign CLM và gắn với từng thao tác được ghi nhận. Ví dụ 2023-04-15T09:00:00Z2023-05-20T14:35:10Z2023-06-01T11:21:05Z
	Hệ thống nguồn SourceSystem	Cho biết hệ thống mà dữ liệu được trích xuất từ đó.
Mô tả Thuộc tính này cho biết nguồn gốc của dữ liệu quy trình. Trong chế độ xem này, giá trị thường là “DocuSign CLM” hoặc một mã định danh tương tự. Dù có vẻ thừa khi chỉ phân tích một hệ thống, đây vẫn là trường nên có. Trường này trở nên thiết yếu khi kết hợp dữ liệu từ nhiều hệ thống, chẳng hạn dữ liệu hợp đồng từ CRM với dữ liệu quy trình làm việc từ DocuSign. Nhờ đó, bạn có thể xác định rõ nguồn gốc và theo dõi dữ liệu. Vì sao điều này quan trọng Giúp truy xuất nguồn gốc dữ liệu và cần thiết khi phân tích kết hợp dữ liệu từ nhiều hệ thống doanh nghiệp. Lấy dữ liệu ở đâu Đây thường là giá trị cố định được thêm trong quá trình trích xuất và chuyển đổi dữ liệu để ghi nhãn nguồn gốc của tập dữ liệu. Ví dụ DocuSign CLMDocuSign CLM v24.1
	Lần cập nhật dữ liệu gần nhất LastDataUpdate	Mốc thời gian của lần làm mới hoặc trích xuất dữ liệu gần nhất từ hệ thống nguồn.
Mô tả Thuộc tính này cho biết tập dữ liệu được cập nhật lần cuối khi nào. Nhờ đó, người dùng biết dữ liệu phân tích mới đến đâu và có còn phù hợp với thời điểm hiện tại không. Trong dashboard và báo cáo, thông tin này rất quan trọng để quản trị dữ liệu và tạo niềm tin cho người dùng. Nó giúp chuyên viên phân tích biết dữ liệu đang xem là dữ liệu thời gian thực hay ảnh chụp tại một thời điểm cụ thể. Đây là cơ sở để đưa ra quyết định kịp thời và có đủ thông tin. Vì sao điều này quan trọng Cho biết dữ liệu mới đến đâu, giúp người dùng hiểu phân tích quy trình phản ánh tình hình hiện tại như thế nào. Lấy dữ liệu ở đâu Đây là thuộc tính siêu dữ liệu, thường do công cụ ETL (Extract, Transform, Load) hoặc pipeline dữ liệu tạo và lưu trong quá trình nạp dữ liệu. Ví dụ 2023-10-26T08:00:00Z2023-10-27T08:00:00Z
	Đối tác hợp đồng Counterparty	Bên ngoài tham gia hợp đồng, chẳng hạn như khách hàng hoặc nhà cung cấp.
Mô tả Thuộc tính này xác định tổ chức còn lại tham gia thỏa thuận. Mỗi đối tác có thể có cách đàm phán, yêu cầu pháp lý và thời gian phản hồi khác nhau, ảnh hưởng đáng kể đến vòng đời hợp đồng. Phân tích hiệu suất quy trình theo Đối tác hợp đồng giúp xác định đối tác nào dễ phối hợp và đối tác nào thường xuyên gây chậm trễ. Bạn có thể dùng thông tin này để cải thiện việc quản lý quan hệ và đặt kỳ vọng thực tế cho các cuộc đàm phán sau. Đây là chiều phân tích quan trọng trong phân tích “Tần suất làm lại và chỉnh sửa hợp đồng”. Vì sao điều này quan trọng Giúp phân tích cách tương tác với từng bên bên ngoài ảnh hưởng đến thời gian đàm phán, số lần chỉnh sửa và thời gian chu kỳ tổng thể. Lấy dữ liệu ở đâu Thông tin này là phần cơ bản của hồ sơ hợp đồng, thường được lưu trong trường riêng như “Tên đối tác hợp đồng” hoặc “Công ty”. Ví dụ Acme CorporationGlobex Inc.Stark Industries
	Giá trị hợp đồng ContractValue	Tổng giá trị tiền tệ của hợp đồng.
Mô tả Thuộc tính này thể hiện giá trị tài chính của thỏa thuận, có thể là khoản thanh toán một lần hoặc giá trị định kỳ. Giá trị hợp đồng thường quyết định mức độ rà soát cần thiết và độ phức tạp của luồng phê duyệt. Phân tích quy trình theo Giá trị hợp đồng rất quan trọng để ưu tiên các thỏa thuận giá trị cao và xác định liệu chúng có bị trì hoãn không cần thiết hay không. Thuộc tính này cũng giúp kiểm tra việc tuân thủ, chẳng hạn xác minh hợp đồng vượt một ngưỡng nhất định đã được CFO phê duyệt hay chưa. Nhờ đó, bạn có thể tập trung cải tiến quy trình vào những hợp đồng có ý nghĩa tài chính lớn nhất. Vì sao điều này quan trọng Giúp ưu tiên và đánh giá rủi ro, vì hợp đồng giá trị cao thường cần được rà soát chặt chẽ hơn và có ảnh hưởng lớn hơn đến hoạt động kinh doanh. Lấy dữ liệu ở đâu Đây thường là trường số hoặc tiền tệ trong siêu dữ liệu hợp đồng trên DocuSign CLM. Ví dụ 500002500001200000
	Loại hợp đồng ContractType	Phân loại hợp đồng, chẳng hạn như NDA, MSA hoặc SOW.
Mô tả Thuộc tính này phân loại hợp đồng theo mục đích pháp lý hoặc kinh doanh. Mỗi loại hợp đồng thường có quy trình làm việc, yêu cầu phê duyệt và mức độ phức tạp khác nhau. Phân nhóm phân tích quy trình theo Loại hợp đồng là điều cần thiết để hiểu sự khác biệt về hiệu suất. Chuyên viên phân tích có thể so sánh thời gian chu kỳ, tỷ lệ tuân thủ và cách thức đàm phán giữa các loại thỏa thuận. Ví dụ, NDA thường có thời gian chu kỳ ngắn hơn nhiều so với Thỏa thuận dịch vụ tổng thể phức tạp. Thuộc tính này giúp thực hiện phép so sánh đó. Vì sao điều này quan trọng Cho phép so sánh hiệu suất quy trình giữa các loại hợp đồng, vốn thường có quy trình làm việc và mức độ phức tạp riêng. Lấy dữ liệu ở đâu Đây là trường siêu dữ liệu quan trọng, thường được chọn từ danh sách thả xuống khi tạo hợp đồng trong DocuSign CLM. Ví dụ Thỏa thuận bảo mật thông tin (NDA)Thỏa thuận dịch vụ tổng thể (MSA)Bản mô tả công việc (SOW)
	Ngày hết hạn ExpirationDate	Ngày hợp đồng dự kiến hết hạn.
Mô tả Thuộc tính này lưu ngày hết hạn theo hợp đồng. Đây là siêu dữ liệu quan trọng để chủ động quản lý danh mục hợp đồng, nhất là các thỏa thuận tạo doanh thu định kỳ hoặc cung cấp dịch vụ dài hạn. Ngày này là dữ liệu chính cho dashboard “Dự báo gia hạn và hết hạn hợp đồng”. Bằng cách theo dõi các hợp đồng sắp hết hạn, tổ chức có thể khởi động quy trình gia hạn kịp thời. Đây cũng là dữ liệu đầu vào quan trọng để tính KPI “Tỷ lệ gia hạn hợp đồng đúng hạn”, giúp tránh thất thoát doanh thu và gián đoạn dịch vụ. Vì sao điều này quan trọng Giúp quản lý hợp đồng chủ động, gia hạn đúng hạn và tránh để hợp đồng hết hiệu lực ngoài dự kiến. Lấy dữ liệu ở đâu Đây là trường siêu dữ liệu tiêu chuẩn cần được ghi nhận cho mọi hợp đồng có thời hạn xác định trong DocuSign CLM. Ví dụ 2024-12-312025-06-302026-01-15
	Người phụ trách hợp đồng ContractOwner	Người dùng hoặc nhân viên chịu trách nhiệm quản lý hợp đồng trong suốt vòng đời hợp đồng.
Mô tả Người phụ trách hợp đồng là đầu mối liên hệ chính và là người chịu trách nhiệm thúc đẩy hợp đồng tiến triển. Thông thường, đây là người khởi tạo yêu cầu hợp đồng hoặc phụ trách mối quan hệ kinh doanh. Phân tích hiệu suất theo Người phụ trách hợp đồng có thể cho thấy xu hướng về hiệu quả, tỷ lệ làm lại và thời gian chu kỳ. Qua đó, bạn có thể nhận diện cá nhân hoặc nhóm làm việc hiệu quả, cũng như những người cần được đào tạo hoặc hỗ trợ thêm. Đây là chiều phân tích quan trọng để phân nhóm dữ liệu trong các dashboard như “Phân tích thời gian chu kỳ hợp đồng”. Vì sao điều này quan trọng Cho phép phân tích hiệu suất theo cá nhân hoặc nhóm, giúp xác định cách làm hiệu quả và những điểm cần cải thiện trong các hoạt động do người dùng thực hiện. Lấy dữ liệu ở đâu Đây thường là trường người dùng gắn với đối tượng hợp đồng, thường chứa tên người tạo hợp đồng hoặc sở hữu quy trình làm việc. Ví dụ Alice SmithBob JohnsonCharlie Brown
	Thời gian kết thúc EndTime	Mốc thời gian cho biết một hoạt động hoặc sự kiện cụ thể hoàn tất khi nào.
Mô tả Thuộc tính này ghi lại chính xác ngày giờ một hoạt động hoàn tất. Thời gian bắt đầu đánh dấu lúc hoạt động khởi đầu, còn Thời gian kết thúc đánh dấu lúc hoạt động hoàn tất. Hai mốc này giúp tính chính xác thời lượng của từng hoạt động. Phân tích Thời gian kết thúc rất quan trọng để tính thời gian xử lý của hoạt động, tức thời gian thực sự dành cho công việc. Nhờ đó, bạn có thể phân biệt thời gian làm việc với thời gian chờ, hiểu rõ hơn hiệu quả sử dụng tài nguyên và chi phí thực tế do chậm trễ. Ví dụ, thuộc tính này giúp tính chính xác thời lượng hoạt động “Rà soát pháp lý”. Vì sao điều này quan trọng Giúp tính chính xác thời lượng của từng hoạt động và phân biệt thời gian xử lý thực tế với thời gian chờ. Lấy dữ liệu ở đâu Trong các hệ thống như DocuSign CLM, thời điểm này có thể được ghi rõ trong nhật ký kiểm tra hoặc cần suy ra từ thời gian bắt đầu của sự kiện tiếp theo. Ví dụ 2023-04-15T17:30:00Z2023-05-21T10:00:15Z2023-06-01T11:55:00Z
	Trạng thái hợp đồng ContractStatus	Trạng thái hiện tại của hợp đồng trong vòng đời hợp đồng.
Mô tả Thuộc tính này cho biết trạng thái tổng thể của hợp đồng tại một thời điểm, chẳng hạn như “Bản nháp”, “Đang rà soát”, “Chờ ký” hoặc “Đã ký kết”. Thuộc tính này tóm tắt hợp đồng đang ở bước nào trong quy trình. Trong process mining, phân tích trạng thái giúp lọc các trường hợp và tạo dashboard theo dõi số lượng hợp đồng ở từng giai đoạn. Dashboard “Theo dõi trạng thái hợp đồng theo thời gian thực” sử dụng trực tiếp thuộc tính này để hiển thị danh mục hợp đồng đang xử lý và xác định nơi công việc đang ùn lại. Vì sao điều này quan trọng Cho biết tiến độ hợp đồng tại một thời điểm, cần thiết để theo dõi trạng thái, quản lý khối lượng công việc và xác định điểm nghẽn. Lấy dữ liệu ở đâu Thông tin này thường có sẵn dưới dạng thuộc tính chính của đối tượng hợp đồng hoặc quy trình làm việc trong DocuSign CLM. Ví dụ Bản nhápĐang xem xét nội bộChờ kýĐã ký kếtĐã chấm dứt
	Chuyên viên pháp lý LegalCounsel	Chuyên viên pháp lý hoặc thành viên nhóm được giao rà soát hợp đồng.
Mô tả Thuộc tính này xác định người trong phòng pháp chế chịu trách nhiệm rà soát và phê duyệt hợp đồng. Người này khác với Người phụ trách hợp đồng, vốn thường thuộc bộ phận kinh doanh. Việc giao khâu rà soát cho một chuyên viên pháp lý cụ thể cho phép phân tích chi tiết hiệu suất của bước rà soát pháp lý. Thông tin này giúp xây dựng dashboard “Hiệu suất rà soát pháp lý” để đo lường và so sánh khối lượng xử lý cũng như thời gian chu kỳ của từng thành viên nhóm pháp chế. Kết quả có thể hỗ trợ cân bằng khối lượng công việc và tìm cơ hội nâng cao hiệu quả trong phòng pháp chế. Vì sao điều này quan trọng Cho phép phân tích chi tiết khâu rà soát pháp lý, giúp cân bằng khối lượng công việc và đo lường hiệu suất của nhóm pháp chế. Lấy dữ liệu ở đâu Thông tin này được lấy từ dữ liệu phân công nhiệm vụ trong quy trình làm việc của DocuSign CLM, cho biết ai được giao nhiệm vụ “Rà soát pháp lý”. Ví dụ Jennifer WaltersMatt MurdockHarvey Specter
	Có làm lại IsRework	Cờ giá trị đúng/sai cho biết hợp đồng có trải qua một vòng chỉnh sửa đáng kể hay không.
Mô tả Thuộc tính được tính toán này xác định các hợp đồng phải làm lại, chẳng hạn bị gửi lại để đánh dấu thay đổi sau khi đã được phê duyệt nội bộ. Thông thường, thuộc tính được suy ra bằng cách tìm các chuỗi hoạt động cụ thể không mong muốn. Cờ này giúp đơn giản hóa việc phân tích điểm kém hiệu quả của quy trình. Bạn có thể dùng nó để tính trực tiếp KPI “Tỷ lệ hợp đồng phải làm lại” và dễ dàng lọc, phân tích riêng các hợp đồng cần thêm công sức xử lý. Qua đó, bạn có thể tìm nguyên nhân gốc rễ, chẳng hạn yêu cầu ban đầu chưa rõ ràng hoặc có điểm khó trong đàm phán. Vì sao điều này quan trọng Giúp định lượng và phân tích tần suất làm lại, một chỉ báo quan trọng về quy trình kém hiệu quả và chi phí ẩn. Lấy dữ liệu ở đâu Thuộc tính này được tính trong công cụ process mining bằng cách đặt quy tắc nhận diện vòng lặp làm lại, chẳng hạn sự kiện “Hợp đồng được đánh dấu thay đổi” xảy ra sau sự kiện “Đã nhận phê duyệt nội bộ”. Ví dụ truefalse
	Đã ký điện tử IsESigned	Cờ giá trị đúng/sai cho biết hợp đồng có được ký bằng chữ ký điện tử hay không.
Mô tả Thuộc tính này theo dõi hợp đồng được ký bằng công cụ chữ ký điện tử tích hợp như DocuSign eSignature hay được ký theo cách ngoại tuyến, chẳng hạn ký tay rồi quét bản giấy. Thuộc tính này hỗ trợ trực tiếp KPI “Tỷ lệ sử dụng chữ ký điện tử”. Bằng cách phân tích tỷ lệ hợp đồng được ký điện tử, doanh nghiệp có thể đo lường hiệu quả của các sáng kiến chuyển đổi số. Tỷ lệ sử dụng cao thường đi kèm thời gian ký kết nhanh hơn, chi phí hành chính thấp hơn, đồng thời cải thiện việc tuân thủ và theo dõi tài liệu. Vì sao điều này quan trọng Đo mức độ áp dụng quy trình số và giúp định lượng hiệu quả đạt được nhờ sử dụng tính năng chữ ký điện tử tích hợp. Lấy dữ liệu ở đâu Có thể xác định bằng cách kiểm tra xem sự kiện “Đã ký kết hợp đồng” có bắt nguồn từ dịch vụ DocuSign eSignature tích hợp hay không. Ví dụ truefalse
	Phiên bản tài liệu DocumentVersion	Số phiên bản của tài liệu hợp đồng.
Mô tả Thuộc tính này theo dõi các phiên bản của tài liệu hợp đồng trong quá trình chỉnh sửa và đánh dấu thay đổi. Mỗi lần tải lên hoặc lưu phiên bản mới, số phiên bản sẽ tăng lên. Theo dõi phiên bản tài liệu là cách trực tiếp để đo lường việc làm lại và mức độ phức tạp của đàm phán. Một hợp đồng có nhiều phiên bản cho thấy hai bên đã trao đổi qua lại nhiều lần. Thuộc tính này là dữ liệu đầu vào chính để tính KPI “Số lần chỉnh sửa tài liệu trung bình” và phân tích dashboard “Tần suất làm lại và chỉnh sửa hợp đồng”. Vì sao điều này quan trọng Đo trực tiếp mức độ làm lại và công sức đàm phán bằng cách theo dõi số lần tài liệu được chỉnh sửa. Lấy dữ liệu ở đâu DocuSign CLM có sẵn tính năng quản lý phiên bản tài liệu. Thuộc tính này được trích xuất từ lịch sử phiên bản của tài liệu. Ví dụ 1234
	Phòng ban Department	Đơn vị hoặc phòng ban nội bộ sở hữu hợp đồng.
Mô tả Thuộc tính này cho biết phòng ban nội bộ, chẳng hạn như Kinh doanh, Tiếp thị hoặc CNTT, đã khởi tạo hoặc chịu trách nhiệm về hợp đồng. Quy trình và nhu cầu của từng phòng ban có thể khác nhau, dẫn đến cách quản lý hợp đồng cũng khác nhau. Phân nhóm phân tích theo phòng ban là điều cần thiết để hiểu các bộ phận khác nhau sử dụng quy trình quản lý hợp đồng như thế nào. Việc này giúp tạo báo cáo phù hợp, chẳng hạn như “Báo cáo điểm nghẽn trong phê duyệt hợp đồng”, để xác định liệu chậm trễ có tập trung ở một số đơn vị hay không và điều chỉnh cải tiến quy trình theo nhu cầu của từng phòng ban. Vì sao điều này quan trọng Cho phép so sánh hiệu suất giữa các đơn vị kinh doanh, làm rõ khác biệt về hiệu quả, tuân thủ và khối lượng công việc. Lấy dữ liệu ở đâu Thông tin này có thể nằm trong trường siêu dữ liệu của hợp đồng hoặc được suy ra từ phòng ban của người phụ trách hợp đồng. Ví dụ Kinh doanhPháp chếMua sắmTiếp thị
	Thời lượng giai đoạn phê duyệt ApprovalPhaseDuration	Tổng thời gian dành cho tất cả hoạt động liên quan đến phê duyệt.
Mô tả Chỉ số này tính tổng thời gian hợp đồng nằm trong giai đoạn phê duyệt, từ lúc được gửi đi để phê duyệt nội bộ lần đầu đến khi nhận được phê duyệt cuối cùng theo yêu cầu. Có thể tính bằng cách cộng thời lượng của mọi hoạt động phê duyệt hoặc đo khoảng thời gian từ lúc bắt đầu hoạt động phê duyệt đầu tiên đến khi hoạt động cuối cùng kết thúc. Thuộc tính này là thước đo cốt lõi cho KPI “Thời lượng giai đoạn phê duyệt trung bình”. Nó giúp tách riêng chậm trễ do quy trình phê duyệt, thay vì do soạn thảo hoặc đàm phán. Theo dõi thời lượng này giúp tổ chức hiểu rõ hơn ảnh hưởng của ma trận phê duyệt và tìm cách tinh gọn quy trình. Vì sao điều này quan trọng Tách riêng thời gian dành cho phê duyệt, giúp bạn dễ xác định và xử lý các điểm nghẽn trong chuỗi phê duyệt. Lấy dữ liệu ở đâu Được tính trong công cụ process mining bằng cách xác định mọi sự kiện liên quan đến phê duyệt, chẳng hạn “Đã gửi yêu cầu phê duyệt nội bộ” và “Đã nhận phê duyệt nội bộ”, rồi đo thời gian từ sự kiện đầu tiên đến sự kiện cuối cùng trong mỗi trường hợp. Ví dụ 5 ngày 2 giờ10 ngày 1 giờ2 ngày 6 giờ
	Trạng thái phê duyệt ApprovalStatus	Trạng thái của các bước phê duyệt, chẳng hạn như “Đang chờ”, “Đã phê duyệt” hoặc “Bị từ chối”.
Mô tả Thuộc tính này cho biết chi tiết trạng thái của giai đoạn phê duyệt trong vòng đời hợp đồng. Trạng thái hợp đồng thể hiện tình trạng tổng thể của trường hợp, còn Trạng thái phê duyệt theo dõi kết quả của từng hoạt động phê duyệt. Thuộc tính này rất cần thiết cho “Báo cáo điểm nghẽn trong phê duyệt hợp đồng” và “Theo dõi trạng thái hợp đồng theo thời gian thực”. Nó cho biết rõ hợp đồng nào đang chờ phê duyệt, hợp đồng nào bị từ chối và cần làm lại, cũng như hợp đồng nào đã qua bước phê duyệt. Phân tích các lần chuyển trạng thái giúp xác định chính xác điểm trục trặc hoặc chậm trễ trong chuỗi phê duyệt. Vì sao điều này quan trọng Cho biết chi tiết về giai đoạn phê duyệt, giúp xác định hợp đồng nào đang bị mắc lại và nguyên nhân. Lấy dữ liệu ở đâu Đây là kết quả của một nhiệm vụ phê duyệt hoặc một bước trong quy trình làm việc của DocuSign CLM. Ví dụ Đang chờ pháp chế phê duyệtĐược bộ phận tài chính phê duyệtBị Phó chủ tịch bộ phận kinh doanh từ chối

Bắt buộc Nên có Không bắt buộc

Hoạt động quản lý hợp đồng

Đây là các bước và mốc chính cần ghi lại trong nhật ký sự kiện để khám phá chính xác quy trình quản lý hợp đồng.

6 Nên có 9 Không bắt buộc

	Hoạt động	Mô tả
	Bắt đầu xem xét pháp lý	Đánh dấu thời điểm hợp đồng được gửi chính thức đến bộ phận pháp lý để xem xét và phản hồi. Đây là bước quan trọng, được ghi nhận khi hợp đồng chuyển sang giai đoạn 'Xem xét pháp lý' trong quy trình làm việc.
Vì sao điều này quan trọng Xem xét pháp lý thường là điểm nghẽn trong quản lý hợp đồng. Đo thời lượng giai đoạn này là yếu tố then chốt để xây dựng dashboard 'Hiệu suất xem xét pháp lý' và tìm cơ hội đẩy nhanh tiến độ. Lấy dữ liệu ở đâu Sự kiện được lấy từ nhật ký kiểm toán của quy trình làm việc, ghi lại dấu thời gian khi tác vụ được giao cho nhóm pháp lý hoặc trạng thái hợp đồng chuyển thành 'Đang xem xét pháp lý'. Thu thập Được ghi nhận từ workflow engine khi hợp đồng được giao cho tác vụ hoặc hàng đợi xem xét pháp lý. Loại sự kiện explicit
	Bắt đầu yêu cầu hợp đồng	Hoạt động này đánh dấu thời điểm chính thức bắt đầu vòng đời hợp đồng. Sự kiện thường được ghi nhận khi người dùng gửi biểu mẫu yêu cầu hợp đồng hoặc tạo hồ sơ hợp đồng mới trong DocuSign CLM, qua đó kích hoạt quy trình làm việc liên quan.
Vì sao điều này quan trọng Đây là sự kiện bắt đầu chính của quy trình. Phân tích hoạt động này rất cần thiết để đo lường tổng số hợp đồng được xử lý và thời gian từ đầu đến cuối. Lấy dữ liệu ở đâu Sự kiện này được lấy từ nhật ký kiểm toán hoặc lịch sử quy trình làm việc, tương ứng với dấu thời gian tạo hồ sơ hợp đồng hoặc gửi biểu mẫu tiếp nhận yêu cầu. Thu thập Được ghi nhận khi gửi biểu mẫu khởi tạo hợp đồng hoặc tạo đối tượng hợp đồng mới. Loại sự kiện explicit
	Chấm dứt hợp đồng	Hoạt động này thể hiện thời điểm chính thức kết thúc vòng đời hợp đồng do hết hạn, hủy bỏ hoặc hai bên cùng thỏa thuận. Sự kiện thường được ghi nhận khi người dùng đổi trạng thái thủ công trong hệ thống.
Vì sao điều này quan trọng Đây là một điểm kết thúc khác của quy trình. Theo dõi việc chấm dứt và hết hạn rất quan trọng để hiểu đầy đủ vòng đời hợp đồng và phân tích hoạt động gia hạn. Lấy dữ liệu ở đâu Sự kiện được ghi nhận khi người dùng cập nhật trường trạng thái hợp đồng thành 'Đã chấm dứt', 'Đã hết hạn' hoặc 'Đã hủy'. Dấu thời gian của lần đổi trạng thái này sẽ được sử dụng. Thu thập Được suy ra khi trường trạng thái chính của hợp đồng chuyển sang trạng thái kết thúc. Loại sự kiện inferred
	Gửi hợp đồng để ký	Hoạt động này đánh dấu thời điểm bắt đầu quy trình ký điện tử cho hợp đồng cuối cùng đã được phê duyệt. Đây là chức năng cốt lõi của DocuSign, được ghi nhận khi người dùng gửi tài liệu qua phong bì DocuSign eSignature.
Vì sao điều này quan trọng Đây là cột mốc quan trọng trước khi hợp đồng có hiệu lực. Phân tích thời gian từ thời điểm này đến khi hoàn tất giúp đánh giá hiệu quả thu thập chữ ký và hỗ trợ KPI 'Tỷ lệ sử dụng chữ ký điện tử'. Lấy dữ liệu ở đâu Đây là sự kiện cốt lõi được ghi rõ trong lịch sử chi tiết hoặc nhật ký kiểm toán của tài liệu, thường được gọi là 'Lịch sử phong bì'. Thu thập Được hệ thống ghi nhận trực tiếp khi phong bì eSignature được tạo và gửi đi. Loại sự kiện explicit
	Hoàn tất ký kết hợp đồng	Thể hiện hợp đồng đã được ký thành công, xảy ra khi người ký cuối cùng bắt buộc ký tài liệu. Nền tảng DocuSign eSignature ghi nhận sự kiện này một cách rõ ràng.
Vì sao điều này quan trọng Đây là điểm kết thúc thành công chính của quy trình tạo hợp đồng. Sự kiện này rất cần thiết để tính 'Thời gian xử lý hợp đồng trung bình' và đo tổng số hợp đồng được xử lý. Lấy dữ liệu ở đâu Dấu thời gian của sự kiện được ghi trong Chứng nhận hoàn tất và nhật ký kiểm toán của tài liệu khi quy trình eSignature hoàn tất. Thu thập Thành phần eSignature tự động ghi nhận khi chữ ký cuối cùng được thêm vào. Loại sự kiện explicit
	Hoàn tất phê duyệt nội bộ	Cột mốc này cho biết tất cả người phê duyệt nội bộ bắt buộc đã phê duyệt hợp đồng. Sự kiện được ghi nhận khi người phê duyệt cuối cùng hoàn tất tác vụ trong quy trình làm việc.
Vì sao điều này quan trọng Đây là cột mốc quan trọng, cho biết hợp đồng đã sẵn sàng để đàm phán với bên ngoài hoặc ký kết. Sự chậm trễ trước thời điểm này cho thấy có thể tồn tại vấn đề trong việc thống nhất nội bộ. Lấy dữ liệu ở đâu Sự kiện được ghi trong lịch sử quy trình làm việc khi tác vụ phê duyệt chuyển sang trạng thái cuối cùng là 'Đã phê duyệt'. Thu thập Được ghi nhận khi người phê duyệt cuối cùng trong quy trình phê duyệt tuần tự hoặc song song chấp thuận hợp đồng. Loại sự kiện explicit
	Bắt đầu đàm phán với bên đối tác	Cho biết bên đối tác đã phản hồi, thường bằng cách gửi ý kiến hoặc phiên bản hợp đồng có chỉnh sửa. Sự kiện này được suy ra khi bên ngoài tải lên phiên bản tài liệu mới hoặc trạng thái chuyển lại sang giai đoạn xem xét nội bộ.
Vì sao điều này quan trọng Hoạt động này rất quan trọng để phân tích KPI 'Số lần bàn giao đàm phán trên mỗi hợp đồng'. Việc hợp đồng thường xuyên luân chuyển giữa nhóm nội bộ và bên đối tác cho thấy quá trình đàm phán gặp trở ngại. Lấy dữ liệu ở đâu Được suy ra khi nhận phiên bản tài liệu mới từ nguồn bên ngoài hoặc khi người dùng đổi trạng thái thủ công để ghi nhận đã nhận phản hồi từ bên đối tác. Thu thập Được suy ra khi trạng thái chuyển lại thành 'Xem xét nội bộ' hoặc 'Soạn thảo' sau khi hợp đồng đã được gửi cho bên đối tác. Loại sự kiện inferred
	Bắt đầu gia hạn hợp đồng	Đánh dấu thời điểm bắt đầu quy trình gia hạn hợp đồng hiện có. Hoạt động này thường do người phụ trách hợp đồng khởi chạy thủ công hoặc được kích hoạt tự động dựa trên ngày hết hạn.
Vì sao điều này quan trọng Hoạt động này rất cần thiết để theo dõi KPI 'Tỷ lệ gia hạn hợp đồng đúng hạn'. Qua đó, bạn biết doanh nghiệp chủ động quản lý các hợp đồng sắp hết hạn đến mức nào. Lấy dữ liệu ở đâu Được ghi nhận khi thực hiện thao tác 'Gia hạn hợp đồng'. Thao tác này có thể tạo hồ sơ hợp đồng mới liên kết với hợp đồng ban đầu hoặc khởi chạy quy trình gia hạn. Thu thập Được ghi nhận từ thao tác cụ thể của người dùng hoặc trình kích hoạt tự động dùng để bắt đầu quy trình gia hạn. Loại sự kiện explicit
	Bắt đầu theo dõi nghĩa vụ hợp đồng	Hoạt động này đánh dấu thời điểm bắt đầu quản lý hợp đồng sau khi ký, trong đó các mốc thời gian và hạng mục cần bàn giao được theo dõi. Sự kiện được ghi nhận khi khởi chạy tác vụ hoặc quy trình con để theo dõi nghĩa vụ hợp đồng.
Vì sao điều này quan trọng Hoạt động này rất quan trọng đối với KPI 'Tỷ lệ thực hiện nghĩa vụ sau khi ký', giúp bạn biết các cam kết trong hợp đồng có được quản lý sau khi ký hay không. Lấy dữ liệu ở đâu Cần phân tích hệ thống để xác định. Sự kiện này có thể được ghi nhận khi tạo các tác vụ hoặc quy trình làm việc cụ thể để theo dõi nghĩa vụ, liên kết với hợp đồng chính. Thu thập Được ghi nhận khi tạo tác vụ hoặc quy trình làm việc sau khi ký liên quan đến việc quản lý nghĩa vụ. Loại sự kiện explicit
	Bắt đầu xem xét nội bộ	Hoạt động này cho biết bản hợp đồng đã soạn được gửi để các bên liên quan nội bộ, chẳng hạn như bộ phận tài chính hoặc vận hành, xem xét. Sự kiện được ghi nhận khi người dùng khởi chạy tác vụ 'Xem xét nội bộ' trong quy trình làm việc.
Vì sao điều này quan trọng Đây là thời điểm bắt đầu giai đoạn xem xét, vốn thường là nơi phát sinh điểm nghẽn. Phân tích thời lượng giai đoạn này giúp xác định sự chậm trễ trong việc nhận phản hồi từ các bên liên quan. Lấy dữ liệu ở đâu Được ghi trong lịch sử quy trình làm việc khi hợp đồng chuyển sang trạng thái 'Xem xét nội bộ' hoặc khi tác vụ xem xét được giao cho người dùng nội bộ không thuộc bộ phận pháp lý. Thu thập Được ghi nhận khi quy trình làm việc chuyển sang trạng thái hoặc tác vụ dành cho việc xem xét của bộ phận nghiệp vụ nội bộ. Loại sự kiện explicit
	Chỉnh sửa hợp đồng	Hoạt động này thể hiện việc sửa đổi hoặc bổ sung tài liệu hợp đồng trong quá trình đàm phán hoặc xem xét. Sự kiện được ghi nhận mỗi khi một phiên bản mới của tài liệu được tải lên hoặc lưu lại.
Vì sao điều này quan trọng Theo dõi tần suất chỉnh sửa là yếu tố quan trọng để tính KPI 'Tỷ lệ làm lại hợp đồng'. Số lần sửa đổi cao có thể cho thấy điều khoản chưa rõ, đàm phán kém hiệu quả hoặc bản nháp ban đầu chưa đạt yêu cầu. Lấy dữ liệu ở đâu Được xác định từ lịch sử phiên bản tài liệu gắn với hợp đồng. Mỗi phiên bản mới được tạo sau bản nháp đầu tiên có thể được tính là một sự kiện 'Chỉnh sửa hợp đồng'. Thu thập Được ghi nhận khi phiên bản tài liệu mới được tải lên hoặc tạo trong kho lưu trữ DocuSign CLM. Loại sự kiện explicit
	Gửi cho bên đối tác	Thể hiện thao tác chia sẻ tài liệu hợp đồng với bên đối tác để họ xem xét và ký. Sự kiện được ghi nhận qua thao tác 'gửi' hoặc 'chia sẻ' trong DocuSign CLM.
Vì sao điều này quan trọng Hoạt động này đánh dấu việc bàn giao cho một bên bên ngoài, nơi khả năng kiểm soát quy trình bị hạn chế. Nắm được thời gian hợp đồng nằm ở phía đối tác là điều cần thiết để xác định sự chậm trễ từ bên ngoài. Lấy dữ liệu ở đâu Được lấy từ nhật ký kiểm toán, nơi ghi lại các thao tác như gửi email kèm tài liệu từ CLM hoặc chia sẻ tài liệu qua cổng thông tin bên ngoài. Thu thập Được ghi nhận khi người dùng thực hiện thao tác chia sẻ tài liệu ra bên ngoài bằng tính năng của nền tảng. Loại sự kiện explicit
	Gửi yêu cầu phê duyệt nội bộ	Hoạt động này diễn ra khi hợp đồng đã hoàn tất các bước xem xét và được gửi để những người có thẩm quyền nội bộ chính thức phê duyệt. Sự kiện được ghi nhận khi quy trình phê duyệt được khởi chạy.
Vì sao điều này quan trọng Đây là thời điểm bắt đầu giai đoạn phê duyệt cuối cùng trong nội bộ. Thời lượng giai đoạn này là thành phần quan trọng của KPI 'Thời lượng trung bình của giai đoạn phê duyệt'. Lấy dữ liệu ở đâu Đây là thao tác được ghi rõ trong lịch sử quy trình làm việc khi người dùng gửi hợp đồng để phê duyệt, qua đó kích hoạt việc giao hợp đồng cho người phê duyệt. Thu thập Được ghi nhận khi thực hiện thao tác 'Gửi phê duyệt' hoặc thao tác tương tự trong quy trình làm việc. Loại sự kiện explicit
	Lưu hợp đồng vào kho lưu trữ	Đây là bước hành chính cuối cùng, khi hợp đồng đã ký hoàn tất được tự động lưu vào kho lưu trữ hợp đồng trung tâm. Sự kiện này thường được kích hoạt khi quy trình ký kết hoàn tất.
Vì sao điều này quan trọng Bước này bảo đảm quy trình kết thúc với hồ sơ được lưu trữ đầy đủ. Đây là thời điểm cuối của vòng đời trước khi ký kết và bắt đầu giai đoạn sau khi ký. Lấy dữ liệu ở đâu Được lấy từ lịch sử quy trình làm việc khi bước cuối cùng hoàn tất và tài liệu đã ký được lưu trữ. Thu thập Workflow engine ghi nhận đây là bước tự động cuối cùng sau khi ký kết thành công. Loại sự kiện explicit
	Soạn xong hợp đồng	Hoạt động này thể hiện việc tạo và hoàn tất bản nháp đầu tiên của tài liệu hợp đồng. Sự kiện có thể được ghi nhận khi phiên bản đầu tiên của tài liệu được tải lên hoặc tạo và lưu trong hệ thống.
Vì sao điều này quan trọng Theo dõi hoạt động này giúp bạn biết thời gian dành cho việc soạn thảo và chuẩn bị trước khi bắt đầu xem xét. Đây cũng là mốc tham chiếu để đo tần suất chỉnh sửa sau đó. Lấy dữ liệu ở đâu Được suy ra từ dấu thời gian tạo phiên bản tài liệu đầu tiên trong lịch sử tài liệu của hợp đồng hoặc khi trạng thái chuyển thành 'Đã soạn xong bản nháp'. Thu thập Xác định sự kiện tạo phiên bản tài liệu đầu tiên gắn với Contract ID. Loại sự kiện inferred

Nên có Không bắt buộc

Hướng dẫn trích xuất

Cách lấy dữ liệu từ DocuSign CLM

Các bước

Điều kiện tiên quyết và thiết lập API: Trước khi chạy script, bạn cần có tài khoản DocuSign CLM được cấp quyền truy cập API. Trong bảng điều khiển DocuSign Admin, tạo Integration Key (App ID) và cấu hình xác thực JWT Grant. Tạo cặp khóa RSA rồi cung cấp khóa công khai cho DocuSign. Ghi lại User ID (GUID dùng làm tên người dùng API), Integration Key và Account ID.
Cấu hình môi trường Python: Thiết lập môi trường Python trên máy. Cài các thư viện cần thiết để gửi yêu cầu API và xử lý xác thực JWT bằng lệnh sau: pip install requests PyJWT pandas. Nên dùng Pandas để xử lý dữ liệu và xuất CSV dễ dàng hơn.
Thêm thông tin xác thực vào script: Mở script Python và điền các biến giữ chỗ ở đầu tệp. Bao gồm INTEGRATION_KEY, USER_ID, ACCOUNT_ID, OAUTH_BASE_PATH (ví dụ: account-d.docusign.com cho tài khoản demo) và đường dẫn đến tệp private.key.
Đặt thông số trích xuất: Trong phần chính của script, xác định START_DATE và END_DATE để chọn khoảng thời gian trích xuất hợp đồng. Bộ lọc dựa trên ngày tạo hợp đồng giúp kiểm soát lượng dữ liệu.
Chạy script Python: Chạy script trong terminal bằng lệnh python your_script_name.py. Trước tiên, script sẽ xác thực với DocuSign API để lấy access token.
Lấy dữ liệu qua API: Script sẽ gửi một loạt lệnh gọi API. Trước tiên, script tìm tất cả tài liệu (hợp đồng) trong khoảng ngày đã chọn. Với mỗi hợp đồng tìm được, script gọi API tiếp theo để lấy lịch sử quy trình làm việc và lịch sử phiên bản tài liệu chi tiết.
Chuyển đổi và ánh xạ dữ liệu: Script xử lý phản hồi JSON thô từ API. Script duyệt các bước trong lịch sử quy trình làm việc và các phiên bản tài liệu của từng hợp đồng. Script ánh xạ tên bước cụ thể, như 'Legal Review', và loại sự kiện, như tải lên phiên bản mới, sang ActivityName chuẩn hóa cần có trong nhật ký sự kiện, ví dụ 'Legal Review Started' hoặc 'Contract Redlined'.
Trích xuất thuộc tính: Với mỗi hoạt động, script trích xuất các thuộc tính cần thiết. ContractId lấy từ đối tượng tài liệu, EventTime lấy từ dấu thời gian của bước trong quy trình làm việc. Các siêu dữ liệu khác như ContractOwner, ContractType và ContractValue lấy từ danh sách thuộc tính của tài liệu.
Xử lý sự kiện suy luận: Script có logic tạo các sự kiện có thể không xuất hiện rõ ràng dưới dạng bước trong quy trình làm việc. Ví dụ, script suy ra 'Counterparty Negotiation Started' nếu có phiên bản tài liệu mới được tải lên sau sự kiện 'Sent to Counterparty'.
Tạo và kiểm tra tệp CSV: Sau khi xử lý tất cả hợp đồng và lịch sử liên quan, script tổng hợp dữ liệu theo cấu trúc và dùng thư viện pandas để xuất thành tệp CSV có tên docusign_clm_event_log.csv. Tệp này được định dạng để tải trực tiếp lên ProcessMind.

Cấu hình

Thông tin xác thực API: Cần có Integration Key, User ID (GUID) hợp lệ và khóa riêng RSA để xác thực JWT. Bạn phải cấu hình các thông tin này trong DocuSign Admin và cấp quyền phù hợp, thường là 'signature' và 'impersonation'.
Account ID: Cần có Account ID DocuSign cụ thể. ID này được dùng trong URL cơ sở cho mọi lệnh gọi API.
Khoảng ngày: Script dùng các tham số createdStartDate và createdEndDate để lọc hợp đồng. Bạn nên bắt đầu với khoảng thời gian giới hạn, chẳng hạn 3 đến 6 tháng gần nhất, để kiểm soát thời gian trích xuất và tránh bị giới hạn tần suất gọi API.
Quy ước đặt tên quy trình làm việc: Logic của script dựa trên việc khớp tên các bước trong quy trình làm việc, chẳng hạn 'Legal Review' hoặc 'Internal Approval'. Bạn cần tùy chỉnh từ điển ACTIVITY_MAP trong script để khớp chính xác với tên bước trong cấu hình DocuSign CLM của tổ chức.
Giới hạn tần suất gọi API: DocuSign giới hạn số lệnh gọi API mỗi giờ. Script có dùng time.sleep() cơ bản để giảm nguy cơ vượt giới hạn, nhưng với tập dữ liệu rất lớn, bạn có thể cần cơ chế chờ và thử lại phức tạp hơn.
Điều kiện tiên quyết: Tài khoản người dùng gắn với User ID cần có đủ quyền xem hợp đồng, quy trình làm việc và tài liệu được trích xuất.

Truy vấn mẫu python

import requests
import jwt
import time
import datetime
import csv
import json

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Configuration --- 
class=class="hl-string">"hl-comment"># Replace with your DocuSign account details
INTEGRATION_KEY = class="hl-string">"[Your Integration Key]"
USER_ID = class="hl-string">"[Your User ID GUID]"
ACCOUNT_ID = class="hl-string">"[Your Account ID]"
OAUTH_BASE_PATH = class="hl-string">"account-d.docusign.com" class=class="hl-string">"hl-comment"># Use account.docusign.com for demo, account.docusign.com for production

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Constants ---
SOURCE_SYSTEM = class="hl-string">"DocuSign CLM"
LAST_DATA_UPDATE = datetime.datetime.utcnow().isoformat() + class="hl-string">'Z'

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Functions ---
def get_access_token(private_key_path):
    class="hl-string">"""Generates a JWT and exchanges it for an access token."""
    try:
        with open(private_key_path, class="hl-string">'r') as key_file:
            private_key = key_file.read()

        payload = {
            class="hl-string">"iss": INTEGRATION_KEY,
            class="hl-string">"sub": USER_ID,
            class="hl-string">"iat": int(time.time()),
            class="hl-string">"exp": int(time.time()) + 3600,
            class="hl-string">"aud": OAUTH_BASE_PATH,
            class="hl-string">"scope": class="hl-string">"signature impersonation"
        }

        token = jwt.encode(payload, private_key, algorithm=class="hl-string">'RS256')
        
        headers = {class="hl-string">'Content-Type': class="hl-string">'application/x-www-form-urlencoded'}
        data = {
            class="hl-string">'grant_type': class="hl-string">'urn:ietf:params:oauth:grant-type:jwt-bearer',
            class="hl-string">'assertion': token
        }
        
        response = requests.post(fclass="hl-string">"https протокол://{OAUTH_BASE_PATH}/oauth/token", headers=headers, data=data)
        response.raise_for_status()
        return response.json()[class="hl-string">'access_token']

    except Exception as e:
        print(fclass="hl-string">"Error getting access token: {e}")
        return None

def get_document_attribute(doc_attributes, attribute_name):
    class="hl-string">"""Helper function to safely get a value from the document's attribute list."""
    for attr in doc_attributes:
        if attr.get(class="hl-string">'name') == attribute_name:
            return attr.get(class="hl-string">'value')
    return None

def extract_event_log(access_token, start_date_str, end_date_str):
    class="hl-string">"""Main function to extract, process, and save the event log."""
    
    event_log = []
    api_base_url = fclass="hl-string">"https протокол://{OAUTH_BASE_PATH.replace('account', 'api')}/api/v2/accounts/{ACCOUNT_ID}"
    headers = {class="hl-string">'Authorization': fclass="hl-string">'Bearer {access_token}', class="hl-string">'Content-Type': class="hl-string">'application/json'}
    
    class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity mapping: Customize keys to match your workflow step names
    ACTIVITY_MAP = {
        class="hl-string">'Start': class="hl-string">'Contract Request Initiated',
        class="hl-string">'Drafting': class="hl-string">'Contract Drafted',
        class="hl-string">'Internal Review': class="hl-string">'Internal Review Started',
        class="hl-string">'Legal Review': class="hl-string">'Legal Review Started',
        class="hl-string">'Send for Internal Approval': class="hl-string">'Internal Approval Sent',
        class="hl-string">'Internal Approval': class="hl-string">'Internal Approval Received',
        class="hl-string">'Send to Counterparty': class="hl-string">'Sent to Counterparty',
        class="hl-string">'Send for Signature': class="hl-string">'Contract Sent for Signature',
        class="hl-string">'Executed': class="hl-string">'Contract Executed',
        class="hl-string">'Archive': class="hl-string">'Contract Stored in Repository',
        class="hl-string">'Start Obligation Monitoring': class="hl-string">'Obligation Monitoring Started',
        class="hl-string">'Initiate Renewal': class="hl-string">'Contract Renewal Initiated',
        class="hl-string">'Terminate': class="hl-string">'Contract Terminated'
    }
    
    class=class="hl-string">"hl-comment"># 1. Search for documents (contracts)
    search_url = fclass="hl-string">"{api_base_url}/search"
    search_params = {
        class="hl-string">'q': fclass="hl-string">'IsLatestVersion:true AND CreatedDate:[{start_date_str} TO {end_date_str}]',
        class="hl-string">'limit': 100, class=class="hl-string">"hl-comment"># Max limit per page
        class="hl-string">'offset': 0
    }
    
    while True:
        print(fclass="hl-string">"Searching for documents with offset {search_params['offset']}...")
        response = requests.get(search_url, headers=headers, params=search_params)
        if response.status_code != 200:
            print(fclass="hl-string">"Error searching documents: {response.text}")
            break
        
        data = response.json()
        documents = data.get(class="hl-string">'value', [])
        
        if not documents:
            print(class="hl-string">"No more documents found.")
            break

        for doc in documents:
            contract_id = doc.get(class="hl-string">'id')
            doc_attributes = doc.get(class="hl-string">'attributes', [])
            
            base_event_data = {
                class="hl-string">'ContractId': contract_id,
                class="hl-string">'ContractStatus': get_document_attribute(doc_attributes, class="hl-string">'Contract Status'),
                class="hl-string">'ContractOwner': get_document_attribute(doc_attributes, class="hl-string">'Contract Owner'),
                class="hl-string">'ContractType': doc.get(class="hl-string">'documentTypeName'),
                class="hl-string">'ContractValue': get_document_attribute(doc_attributes, class="hl-string">'Contract Value'),
                class="hl-string">'Counterparty': get_document_attribute(doc_attributes, class="hl-string">'Counterparty Name'),
                class="hl-string">'ExpirationDate': get_document_attribute(doc_attributes, class="hl-string">'Expiration Date'),
                class="hl-string">'SourceSystem': SOURCE_SYSTEM,
                class="hl-string">'LastDataUpdate': LAST_DATA_UPDATE,
                class="hl-string">'EndTime': None, class=class="hl-string">"hl-comment"># Can be populated if logic is added
                class="hl-string">'CycleTime': None class=class="hl-string">"hl-comment"># Requires post-processing
            }
            
            class=class="hl-string">"hl-comment"># 2. Get workflow history for each document
            workflow_url = fclass="hl-string">"{api_base_url}/documents/{contract_id}/workflow"
            workflow_response = requests.get(workflow_url, headers=headers)
            
            if workflow_response.status_code == 200:
                workflow_data = workflow_response.json()
                
                class=class="hl-string">"hl-comment"># Process workflow steps
                for step in workflow_data.get(class="hl-string">'workflow', {}).get(class="hl-string">'steps', []):
                    step_name = step.get(class="hl-string">'stepName')
                    if step_name in ACTIVITY_MAP:
                        event = base_event_data.copy()
                        event[class="hl-string">'ActivityName'] = ACTIVITY_MAP[step_name]
                        event[class="hl-string">'EventTime'] = step.get(class="hl-string">'started')
                        event[class="hl-string">'EndTime'] = step.get(class="hl-string">'completed')
                        event_log.append(event)
                        
                        class=class="hl-string">"hl-comment"># Special case for final approval
                        if step_name == class="hl-string">'Internal Approval' and step.get(class="hl-string">'completed'):
                            event_approval = base_event_data.copy()
                            event_approval[class="hl-string">'ActivityName'] = class="hl-string">'Internal Approval Received'
                            event_approval[class="hl-string">'EventTime'] = step.get(class="hl-string">'completed')
                            event_log.append(event_approval)
                            
            class=class="hl-string">"hl-comment"># 3. Get document version history for class="hl-string">'Contract Redlined' events
            versions_url = fclass="hl-string">"{api_base_url}/documents/{contract_id}/versions"
            versions_response = requests.get(versions_url, headers=headers)
            if versions_response.status_code == 200:
                versions_data = versions_response.json()
                for version in versions_data.get(class="hl-string">'value', []):
                    if version.get(class="hl-string">'versionNumber', 0) > 1: class=class="hl-string">"hl-comment"># Version 1 is the initial draft
                        event = base_event_data.copy()
                        event[class="hl-string">'ActivityName'] = class="hl-string">'Contract Redlined'
                        event[class="hl-string">'EventTime'] = version.get(class="hl-string">'createdDate')
                        event_log.append(event)
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Handle pagination
        search_params[class="hl-string">'offset'] += len(documents)
        if len(documents) < 100:
            break class=class="hl-string">"hl-comment"># Last page

        time.sleep(1) class=class="hl-string">"hl-comment"># Simple rate limit mitigation
        
    class=class="hl-string">"hl-comment"># 4. Save to CSV
    if not event_log:
        print(class="hl-string">"No events were extracted.")
        return

    class=class="hl-string">"hl-comment"># Sort events by contract and time for logical order
    event_log.sort(key=lambda x: (x[class="hl-string">'ContractId'], x[class="hl-string">'EventTime'] or class="hl-string">''))

    fieldnames = [
        class="hl-string">'ContractId', class="hl-string">'ActivityName', class="hl-string">'EventTime', class="hl-string">'EndTime', class="hl-string">'ContractStatus',
        class="hl-string">'ContractOwner', class="hl-string">'ContractType', class="hl-string">'ContractValue', class="hl-string">'Counterparty',
        class="hl-string">'ExpirationDate', class="hl-string">'CycleTime', class="hl-string">'SourceSystem', class="hl-string">'LastDataUpdate'
    ]
    
    with open(class="hl-string">'docusign_clm_event_log.csv', class="hl-string">'w', newline=class="hl-string">'', encoding=class="hl-string">'utf-8') as csvfile:
        writer = csv.DictWriter(csvfile, fieldnames=fieldnames)
        writer.writeheader()
        writer.writerows(event_log)
        
    print(fclass="hl-string">"Successfully extracted {len(event_log)} events to docusign_clm_event_log.csv")

if __name__ == class="hl-string">"__main__":
    class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Execution --- 
    PRIVATE_KEY_PATH = class="hl-string">"./private.key" class=class="hl-string">"hl-comment"># Path to your RSA private key file
    START_DATE = class="hl-string">"2023-01-01T00:00:00Z"
    END_DATE = class="hl-string">"2023-12-31T23:59:59Z"
    
    access_token = get_access_token(PRIVATE_KEY_PATH)
    if access_token:
        extract_event_log(access_token, START_DATE, END_DATE)

Sẵn sàng bắt đầu?

Dùng mẫu dữ liệu này để bắt đầu process mining và tìm cách nâng cao hiệu quả trong quy trình làm việc quản lý hợp đồng.

Quay lại hướng dẫn cải tiến

Tải mẫu xuống

Chấm dứt chậm trễ: cải thiện quy trình quản lý hợp đồng ngay

Xác định điểm chưa hiệu quả, rút ngắn thời gian xử lý 30% và tăng cường tuân thủ.

Bắt đầu dùng thử miễn phí

Không cần thẻ tín dụng • Bắt đầu chỉ trong vài phút

Mẫu dữ liệu quản lý hợp đồng

Mẫu dữ liệu quản lý hợp đồng

Thuộc tính quản lý hợp đồng

Hoạt động quản lý hợp đồng

Hướng dẫn trích xuất

Script Python dùng DocuSign CLM REST API

Các bước

Cấu hình

Truy vấn mẫu python

Sẵn sàng bắt đầu?

Chấm dứt chậm trễ: cải thiện quy trình quản lý hợp đồng ngay