Mẫu dữ liệu quản lý hàng tồn kho

Lô hàng tồn kho là mã định danh duy nhất được gán cho một lượng sản phẩm cụ thể được nhận hoặc sản xuất cùng thời điểm. Mã này giúp theo dõi một nhóm hàng xuyên suốt vòng đời trong kho, từ lúc nhận hàng đến khi giao đi hoặc loại bỏ.

Trong process mining, mã này rất quan trọng vì nó xác định hồ sơ. Mỗi hồ sơ thể hiện hành trình của một lô hàng cụ thể. Phân tích các hoạt động được nhóm theo mã này giúp doanh nghiệp hiểu luồng quy trình từ đầu đến cuối, phát hiện điểm nghẽn trong khâu xử lý từng lô và theo dõi thời gian vòng đời của các sản phẩm hoặc nhà cung cấp khác nhau.

Đây là mối liên kết thiết yếu, kết nối mọi hoạt động liên quan đến tồn kho thành một quy trình có thể truy xuất, giúp phân tích vòng đời lô hàng từ đầu đến cuối.

Thường có trong các bảng giao dịch tồn kho hoặc dữ liệu chính vật tư, thường được liên kết với bản ghi di chuyển hàng hóa.

Tên hoạt động mô tả một bước hoặc sự kiện riêng lẻ trong quy trình quản lý tồn kho. Các hoạt động này là những tác vụ cụ thể được thực hiện trên một lô hàng, như kiểm tra chất lượng, di chuyển nội bộ, kiểm kê, lấy hàng và giao hàng.

Phân tích hoạt động là trọng tâm của process mining. Việc này giúp trực quan hóa luồng quy trình, xác định các đường đi phổ biến và thay thế, đồng thời đo tần suất của từng bước. Hiểu trình tự hoạt động giúp phát hiện điểm kém hiệu quả, vòng lặp làm lại và các biến thể quy trình không tuân thủ.

Thuộc tính này xác định từng bước riêng lẻ của quy trình, làm cơ sở để khám phá luồng thực tế và tìm ra những điểm cần cải thiện.

Thường được xác định từ loại giao dịch, loại di chuyển hoặc mô tả trong nhật ký sự kiện của các phân hệ quản lý tồn kho hoặc kho hàng trong hệ thống nguồn.

Thời gian bắt đầu, còn gọi là thời điểm sự kiện, là ngày giờ chính xác khi một hoạt động bắt đầu hoặc được ghi vào hệ thống. Thông tin này cho biết thứ tự thời gian của từng sự kiện trong vòng đời tồn kho.

Dấu thời gian này rất cần thiết cho process mining vì nó xác định trình tự sự kiện và cho phép tính các chỉ số quy trình. Bạn có thể dùng để tính thời gian chu kỳ giữa các hoạt động, tổng thời lượng hồ sơ và thời gian chờ. Phân tích các chỉ số theo thời gian giúp phát hiện chậm trễ và điểm nghẽn trong quy trình xử lý tồn kho.

Dấu thời gian này rất quan trọng để sắp xếp sự kiện theo trình tự thời gian và tính các chỉ số hiệu suất liên quan đến thời gian, như thời gian chu kỳ và thời lượng.

Đây là trường tiêu chuẩn trong hầu hết bảng giao dịch hoặc nhật ký sự kiện, thường có tên như ngày tạo, ngày hạch toán hoặc thời điểm sự kiện.

Thuộc tính hệ thống nguồn cho biết ứng dụng hoặc nền tảng ban đầu của dữ liệu sự kiện. Trong môi trường CNTT phức tạp, dữ liệu tồn kho có thể đến từ nhiều hệ thống, chẳng hạn như Warehouse Management System (WMS) cung cấp dữ liệu vận hành và Enterprise Resource Planning (ERP) cung cấp dữ liệu tài chính.

Thuộc tính này hữu ích cho việc xác thực dữ liệu, xử lý sự cố và hiểu bối cảnh dữ liệu. Thuộc tính giúp nhà phân tích truy ngược dữ liệu về nguồn và so sánh quy trình hoặc chất lượng dữ liệu giữa các hệ thống hay công ty con.

Thuộc tính này cho biết nguồn gốc dữ liệu, rất cần thiết cho quản trị và xác thực dữ liệu, cũng như trong môi trường có nhiều hệ thống tương tác với nhau.

Thông tin này có thể là giá trị cố định được thêm vào khi trích xuất dữ liệu hoặc là trường trong bảng dữ liệu nguồn dùng để xác định phiên bản hệ thống.

Thuộc tính này ghi lại ngày giờ của lần trích xuất hoặc làm mới dữ liệu gần nhất từ hệ thống nguồn. Đây là trường siêu dữ liệu cho biết dữ liệu đang được phân tích có mới hay không.

Trong process mining, dấu thời gian cập nhật dữ liệu gần nhất giúp bạn biết dữ liệu phân tích còn mới đến mức nào. Nhờ đó, người dùng biết mình đang xem thông tin gần thời gian thực hay ảnh chụp dữ liệu tại một thời điểm cụ thể. Điều này rất quan trọng khi theo dõi vận hành và đảm bảo quyết định dựa trên thông tin cập nhật.

Thuộc tính này cho người dùng biết dữ liệu mới đến đâu, giúp họ hiểu khoảng thời gian được phân tích và mức độ phù hợp của các kết quả.

Đây thường là siêu dữ liệu do công cụ hoặc quy trình trích xuất, chuyển đổi và tải dữ liệu (ETL) tạo ra và lưu trữ.

Danh mục sản phẩm là cách nhóm sản phẩm ở cấp cao hơn dựa trên các đặc điểm chung. Cách phân loại này giúp tổ chức và phân tích hiệu suất tồn kho theo nhóm lớn thay vì từng mặt hàng riêng lẻ.

Trong process mining, thuộc tính này cho phép tổng hợp dữ liệu để xác định xu hướng và quy luật ở cấp chiến lược. Chẳng hạn, doanh nghiệp có thể so sánh tốc độ luân chuyển tồn kho hoặc tỷ lệ không đạt kiểm tra chất lượng giữa các danh mục như 'Đồ điện tử giá trị cao' và 'Hàng tiêu hao'. Những thông tin này hữu ích cho việc quản lý danh mục, tìm nguồn cung chiến lược và tối ưu chính sách tồn kho tổng thể.

Thuộc tính này cho phép tổng hợp dữ liệu ở cấp cao để so sánh hiệu suất quy trình giữa các nhóm sản phẩm và hỗ trợ quyết định chiến lược.

Thường có trong dữ liệu chính vật tư hoặc mặt hàng và được liên kết qua mã sản phẩm.

Thuộc tính kho hàng xác định cơ sở vật lý, chẳng hạn trung tâm phân phối hoặc nhà máy, nơi lưu trữ và xử lý hàng tồn kho. Đây là khía cạnh quan trọng về tổ chức và địa lý của quy trình tồn kho.

Thuộc tính này cần thiết để phân tích hiệu suất theo địa điểm. Doanh nghiệp có thể so sánh hiệu quả, độ chính xác và thời gian chu kỳ giữa các cơ sở. Ví dụ, công ty có thể xác định kho nào đưa hàng vào vị trí lưu trữ nhanh nhất hoặc có độ chính xác tồn kho cao nhất, sau đó tìm hiểu cách làm hiệu quả tại các địa điểm đó để áp dụng ở nơi khác.

Thuộc tính này cho phép so sánh hiệu suất giữa các cơ sở, giúp tìm ra cách làm hiệu quả tại những địa điểm có kết quả tốt và xác định nơi cần cải thiện.

Đây là trường dữ liệu tổ chức tiêu chuẩn, có trong hầu hết bản ghi giao dịch tồn kho.

Thuộc tính Lý do dịch chuyển cho biết vì sao giao dịch hàng tồn kho diễn ra, nhất là với các trường hợp không thường lệ như điều chỉnh, hàng trả lại hoặc hàng loại bỏ. Thuộc tính này ghi lại lý do nghiệp vụ đằng sau hoạt động.

Đây là thuộc tính quan trọng để phân tích nguyên nhân gốc rễ. Khi phân tích tần suất của từng mã lý do, doanh nghiệp có thể xác định nguyên nhân chính gây chênh lệch tồn kho, chẳng hạn như hư hỏng, lỗi thời hoặc sai sót khi nhập dữ liệu. Thông tin này giúp bạn xây dựng các cải tiến quy trình phù hợp, tăng độ chính xác của tồn kho và giảm lãng phí.

Thuộc tính này giải thích lý do đằng sau các lần điều chỉnh và dịch chuyển hàng tồn kho, giúp phân tích nguyên nhân gốc rễ của những vấn đề như chênh lệch tồn kho, hư hỏng hoặc hàng loại bỏ.

Có trong dữ liệu giao dịch điều chỉnh hàng tồn kho, loại bỏ hàng hoặc các dịch chuyển không thường lệ khác.

Mã sản phẩm, thường gọi là SKU hoặc mã vật tư, là mã duy nhất được gán cho một mặt hàng cụ thể trong kho. Mã này giúp phân biệt sản phẩm này với sản phẩm khác.

Thuộc tính này cần thiết để phân tích theo sản phẩm. Doanh nghiệp có thể lọc quy trình theo từng mặt hàng hoặc nhóm hàng để hiểu cách xử lý khác nhau ra sao. Ví dụ, bạn có thể so sánh thời gian đưa hàng dễ vỡ và hàng bền vào vị trí lưu trữ, hoặc tỷ lệ kiểm tra giữa các dòng sản phẩm. Qua đó, doanh nghiệp có thể tối ưu cách bố trí kho, quy trình xử lý và chiến lược tồn kho dựa trên đặc tính sản phẩm.

Thuộc tính này cho phép phân tích ở cấp sản phẩm, giúp các nhóm so sánh hiệu suất quy trình giữa các mặt hàng và điều chỉnh chiến lược tồn kho cho phù hợp.

Đây là trường cốt lõi trong bảng giao dịch tồn kho, dữ liệu chính vật tư hoặc bản ghi chính mặt hàng.

Thuộc tính người dùng xác định cá nhân hoặc tác nhân hệ thống chịu trách nhiệm thực hiện giao dịch tồn kho. Đó có thể là nhân viên kho, nhân viên kiểm tra chất lượng hoặc tài khoản hệ thống tự động dùng cho quy trình robot.

Phân tích hoạt động theo người dùng là cơ sở để quản lý hiệu suất và xác định nhu cầu đào tạo. Việc này có thể cho thấy người dùng hoặc nhóm nào làm việc hiệu quả nhất, ai có thể đang làm khác quy trình chuẩn hoặc tác vụ nào dễ xảy ra lỗi do con người nhất. Phân tích này giúp phân bổ tài nguyên, cân bằng khối lượng công việc và đảm bảo tuân thủ quy trình trong toàn tổ chức.

Thuộc tính này giúp xác định trách nhiệm và phân tích hiệu suất theo nhân viên hoặc nhóm, từ đó nhận diện người làm tốt và cơ hội đào tạo.

Thường có trong dữ liệu giao dịch và được liên kết với tài khoản người dùng đã tạo hoặc sửa bản ghi, chẳng hạn như các trường 'Người tạo' hoặc 'Mã người dùng'.

Số lượng cho biết lượng hàng được xử lý trong một hoạt động, chẳng hạn số mặt hàng được nhận, di chuyển hoặc lấy. Đây là thước đo cơ bản về quy mô của từng giao dịch.

Phân tích số lượng rất quan trọng để hiểu khối lượng công việc vận hành và phát hiện vấn đề tiềm ẩn. Ví dụ, các lần di chuyển số lượng lớn có thể đi kèm thời gian xử lý lâu hơn. Số lượng cũng được dùng để tính độ chính xác của tồn kho bằng cách so sánh kết quả kiểm đếm thực tế với dữ liệu trong hệ thống. Ngoài ra, theo dõi số lượng trong các hoạt động điều chỉnh giúp định lượng mức độ chênh lệch tồn kho.

Thuộc tính này cho biết quy mô giao dịch, rất cần thiết để phân tích khối lượng công việc, tính mức tồn kho và định lượng chênh lệch.

Đây là trường tiêu chuẩn trong hầu hết bản ghi giao dịch tồn kho.

Thời gian kết thúc ghi lại ngày giờ chính xác khi một hoạt động hoàn tất. Một số hoạt động diễn ra tức thời và chỉ có một dấu thời gian (StartTime), trong khi những hoạt động khác có thời lượng đo được, như kiểm tra chất lượng hoặc đưa hàng vào vị trí lưu trữ.

Có cả thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc là điều cần thiết để phân tích hiệu suất chi tiết. Hai mốc này giúp tính trực tiếp thời gian xử lý hoạt động, một dữ liệu quan trọng để phát hiện điểm nghẽn. Phân tích thời lượng của từng tác vụ giúp bạn hiểu hiệu quả sử dụng tài nguyên, cách phân bổ khối lượng công việc và những bước mất nhiều thời gian hơn dự kiến.

Thuộc tính này giúp tính chính xác thời gian xử lý hoạt động, cần thiết để phát hiện điểm nghẽn và đo lường hiệu quả vận hành.

Có trong nhật ký sự kiện hoặc giao dịch của các hoạt động có thời điểm bắt đầu và kết thúc xác định, thường gặp trong Warehouse Management Systems (WMS).

Đơn vị tính (UoM) cung cấp ngữ cảnh cho thuộc tính số lượng. Thuộc tính này cho biết đơn vị tiêu chuẩn dùng để đếm hoặc đo mặt hàng tồn kho trong một giao dịch cụ thể.

Dù có vẻ đơn giản, đơn vị tính rất quan trọng để đảm bảo dữ liệu chính xác và phân tích có ý nghĩa. Nếu thiếu thông tin này, việc so sánh số lượng có thể gây hiểu nhầm. Ví dụ, '10' có thể là 10 mặt hàng riêng lẻ hoặc 10 pallet hàng. Thuộc tính này đảm bảo phân tích được thực hiện trên cùng một cơ sở, thường bằng cách quy đổi các đơn vị tính khác nhau về đơn vị chuẩn hoặc đơn vị cơ sở để so sánh và tổng hợp chính xác.

Thuộc tính này cung cấp ngữ cảnh cần thiết cho 'Số lượng', giúp so sánh và tính toán chính xác giữa các loại sản phẩm và giao dịch khác nhau.

Thường nằm cạnh trường số lượng trong dữ liệu giao dịch hoặc trong dữ liệu chính mặt hàng.

Trạng thái tồn kho cho biết hàng có thể sử dụng hoặc sẵn sàng đến mức nào. Các trạng thái thường gặp gồm 'Không hạn chế' (có thể sử dụng), 'Kiểm tra chất lượng' (đang chờ kiểm tra), 'Bị khóa' (không thể sử dụng) và 'Đang vận chuyển'. Hoạt động như 'Thay đổi trạng thái tồn kho' sẽ trực tiếp cập nhật thuộc tính này.

Phân tích thời gian hàng nằm ở từng trạng thái giúp bạn hiểu rõ luồng hàng và mức độ sẵn có. Qua đó, bạn có thể xác định hàng bị giữ trong bao lâu ở những trạng thái không tạo giá trị, chẳng hạn như chờ kiểm tra chất lượng hoặc bị khóa. Phân tích này có thể cho thấy khâu kiểm tra chất lượng bị chậm hoặc có vấn đề với hàng khiến hàng không thể sử dụng, từ đó ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí lưu kho và mức độ phục vụ.

Thuộc tính này theo dõi tình trạng sẵn có của hàng tồn kho, giúp phân tích thời gian hàng nằm ở những trạng thái không tạo giá trị như chờ kiểm tra chất lượng hoặc bị khóa.

Thường có trong bảng số dư hàng tồn kho hoặc mức tồn kho, đồng thời được ghi nhận khi phát sinh giao dịch thay đổi trạng thái.

Thuộc tính vị trí lưu trữ cung cấp thông tin chi tiết hơn thuộc tính kho hàng. Thuộc tính này xác định chính xác khu vực, chẳng hạn ô, lối đi hoặc khu vực, nơi hoạt động tồn kho diễn ra. Đó có thể là cửa nhận hàng, khu vực kiểm tra chất lượng, một ô lưu trữ cụ thể hoặc trạm đóng gói.

Phân tích quy trình ở cấp vị trí lưu trữ có thể phát hiện điểm kém hiệu quả trong cách bố trí kho và luồng di chuyển vật liệu. Ví dụ, phân tích có thể cho thấy thời gian di chuyển nội bộ quá lâu giữa các vị trí xa nhau hoặc tình trạng ùn tắc ở một số khu vực. Những thông tin này hữu ích để tối ưu cách bố trí kho, chiến lược sắp xếp hàng vào vị trí và lộ trình lấy hàng.

Thuộc tính này cho phép phân tích chi tiết việc di chuyển hàng trong kho, giúp tối ưu cách bố trí, giảm thời gian di chuyển và phát hiện khu vực ùn tắc.

Thường có trong Warehouse Management Systems (WMS), trong dữ liệu giao dịch với các trường như 'Ô', 'Vị trí' hoặc 'Ô lưu trữ'.