Mẫu dữ liệu quy trình tuyển dụng đến nghỉ việc, quản lý vị trí
Mẫu dữ liệu quy trình tuyển dụng đến nghỉ việc, quản lý vị trí
- Các thuộc tính nên thu thập
- Các hoạt động chính cần theo dõi
- Hướng dẫn trích xuất dữ liệu
Thuộc tính quy trình tuyển dụng đến nghỉ việc, quản lý vị trí
| Tên | Mô tả | ||
|---|---|---|---|
|
Position ID
PositionId
|
Mã định danh duy nhất của một vị trí trong tổ chức, được dùng làm mã định danh trường hợp chính cho quy trình quản lý vị trí. | ||
|
Mô tả
Position ID là mã định danh cốt lõi để phân tích quy trình quản lý vị trí. Mỗi mã đại diện cho toàn bộ vòng đời của một vị trí, từ lúc gửi yêu cầu và tạo vị trí đến các lần chỉnh sửa, phân loại lại, rồi ngừng hoạt động hoặc đóng vị trí. Trong process mining, thuộc tính này dùng để liên kết mọi hoạt động liên quan, như phê duyệt, thay đổi dữ liệu và cập nhật trạng thái, với một hồ sơ cụ thể. Nhờ đó, bạn có thể theo dõi toàn bộ hành trình của từng vị trí, phân tích thời gian xử lý, nhận diện các biến thể quy trình và theo dõi việc tuân thủ.
Vì sao điều này quan trọng
Thuộc tính này giúp theo dõi toàn bộ vòng đời của một vị trí, phân tích quy trình từ đầu đến cuối và nhận diện điểm nghẽn hoặc sai lệch trong từng hồ sơ.
Lấy dữ liệu ở đâu
Đây là mã định danh cốt lõi trong Workday HCM, thường có trong báo cáo và dữ liệu quy trình nghiệp vụ liên quan đến Staffing và Position Management.
Ví dụ
POS-0012345POS-0067890POS-0112233
|
|||
|
Tên hoạt động
ActivityName
|
Tên của bước hoặc sự kiện cụ thể trong quy trình nghiệp vụ, chẳng hạn như 'Đã tạo vị trí' hoặc 'Đã phê duyệt ngân sách'. | ||
|
Mô tả
Tên hoạt động mô tả một bước trong vòng đời quản lý vị trí. Các sự kiện này tạo nên sơ đồ quy trình, thể hiện thứ tự hành động của từng vị trí. Phân tích các hoạt động này giúp bạn hình dung luồng quy trình, nhận diện những đường đi phổ biến và hiếm gặp, đồng thời đo thời gian giữa các mốc quan trọng. Ví dụ gồm 'Đã gửi yêu cầu tạo vị trí', 'Đã chỉnh sửa thuộc tính vị trí' và 'Đã đóng vị trí'. Khi xem cùng nhau, các hoạt động này cho thấy quy trình vận hành thực tế.
Vì sao điều này quan trọng
Thuộc tính này là nền tảng để lập sơ đồ quy trình, hình dung luồng công việc và xác định những sự kiện gây chậm trễ hoặc phải làm lại.
Lấy dữ liệu ở đâu
Dữ liệu được trích xuất từ nhật ký giao dịch trong khung quy trình nghiệp vụ của Workday. Mỗi bước trong định nghĩa quy trình nghiệp vụ tạo ra một bản ghi sự kiện.
Ví dụ
Bắt đầu yêu cầu vị tríGửi phê duyệt của quản lýĐã tạo vị tríVị trí ngừng hoạt động
|
|||
|
Thời điểm sự kiện
EventTime
|
Dấu thời gian cho biết thời điểm một hoạt động hoặc sự kiện cụ thể diễn ra. | ||
|
Mô tả
Thời điểm sự kiện là dấu thời gian chính xác ghi lại ngày giờ của từng hoạt động trong quy trình. Dữ liệu này rất cần thiết cho các phân tích theo thời gian, như tính thời gian xử lý, thời gian chờ và thời lượng. Trong process mining, dấu thời gian giúp sắp xếp sự kiện theo trình tự thời gian để tạo thành luồng hoạt động của quy trình. Đây cũng là cơ sở để đánh giá hiệu suất, nhận diện điểm nghẽn, phân tích thông lượng và theo dõi SLA.
Vì sao điều này quan trọng
Thuộc tính này cần thiết để sắp xếp sự kiện, tính các chỉ số theo thời gian như thời gian xử lý và thời lượng, đồng thời xác định điểm nghẽn trong quy trình.
Lấy dữ liệu ở đâu
Workday HCM tự động ghi lại dấu thời gian này cho mỗi giao dịch quy trình nghiệp vụ.
Ví dụ
2023-04-15T09:00:00Z2023-04-15T14:35:10Z2023-04-18T11:21:05Z
|
|||
|
Lý do thay đổi
ReasonForChange
|
Lý do được ghi nhận cho một sự kiện thay đổi, chẳng hạn như phân loại lại, chỉnh sửa hoặc đóng vị trí. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính này ghi lại lý do nghiệp vụ của một thay đổi cụ thể đối với vị trí. Để đảm bảo nhất quán, Workday thường cung cấp danh sách lý do có sẵn, chẳng hạn như 'Tái cơ cấu', 'Dự án mới' hoặc 'Điều chỉnh ngân sách'. Phân tích thuộc tính này giúp làm rõ bối cảnh đằng sau luồng quy trình. Bạn có thể hiểu vì sao một việc xảy ra, chẳng hạn đối chiếu các sự kiện phân loại lại với lý do tương ứng để nhận diện xu hướng tái cơ cấu tổ chức hoặc thay đổi vai trò.
Vì sao điều này quan trọng
Làm rõ bối cảnh nghiệp vụ của các hoạt động như chỉnh sửa và phân loại lại, giúp phân tích nguyên nhân gốc rễ của những biến thể trong quy trình.
Lấy dữ liệu ở đâu
Đây là trường bắt buộc trong nhiều giao dịch quy trình nghiệp vụ của Workday, chẳng hạn như 'Chỉnh sửa giới hạn vị trí' hoặc 'Đóng vị trí'.
Ví dụ
Tạo phòng ban mớiTái cơ cấuSửa dữ liệuKết thúc dự án
|
|||
|
Người dùng
User
|
Mã người dùng hoặc tên người thực hiện hoạt động. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính này xác định nhân viên hoặc người dùng hệ thống chịu trách nhiệm hoàn thành một tác vụ cụ thể trong quy trình, chẳng hạn như gửi phê duyệt hoặc chỉnh sửa thuộc tính vị trí. Người thực hiện có thể là quản lý, đối tác nhân sự hoặc chuyên viên phân tích tài chính. Phân tích theo người dùng giúp xác định nhu cầu đào tạo, tình trạng phân bổ công việc chưa cân đối và khác biệt về hiệu suất cá nhân. Ví dụ, bạn có thể tìm ra những người dùng thường xuyên phải làm lại công việc, từ đó xem xét việc hướng dẫn rõ hơn hoặc cải thiện hệ thống.
Vì sao điều này quan trọng
Giúp phân tích cách phân bổ khối lượng công việc, hành vi theo từng người dùng và xác định nhu cầu đào tạo hoặc những cá nhân có hiệu suất cao.
Lấy dữ liệu ở đâu
Có trong nhật ký giao dịch quy trình nghiệp vụ của Workday, nơi ghi lại người khởi tạo hoặc người thực hiện từng bước.
Ví dụ
jsmithdavis_janehr_admin_svc
|
|||
|
Nhóm nghề nghiệp
JobFamily
|
Nhóm các công việc có đặc điểm, kỹ năng và nhiệm vụ tương tự, chẳng hạn như 'Kỹ thuật' hoặc 'Nhân sự'. | ||
|
Mô tả
Nhóm nghề nghiệp là cách phân loại các Job Profile có liên quan. Ví dụ, Job Profile 'Kỹ sư phần mềm' và 'Kỹ sư phần mềm cấp cao' có thể cùng thuộc nhóm nghề nghiệp 'Kỹ thuật'. Cách phân nhóm này giúp phân loại và phân tích vai trò ở cấp độ tổng quát hơn. Thuộc tính này hỗ trợ các phân tích như theo dõi việc phân loại lại hoặc chuẩn hóa thuộc tính vị trí. Khi xem các thay đổi trong cùng một nhóm nghề nghiệp hoặc giữa các nhóm, tổ chức có thể hiểu rõ hơn lộ trình nghề nghiệp, mức độ nhất quán trong định nghĩa vai trò và xu hướng nhân lực.
Vì sao điều này quan trọng
Hỗ trợ phân tích vai trò ở cấp độ tổng quát hơn, phục vụ việc chuẩn hóa và phân tích các trường hợp phân loại lại giữa những nhóm nghề nghiệp liên quan.
Lấy dữ liệu ở đâu
Đây là một phần trong cấu trúc danh mục công việc của Workday HCM, gắn với Job Profile của vị trí.
Ví dụ
Công nghệ thông tinTài chính và kế toánNhân viên kinh doanh
|
|||
|
Phòng ban
Department
|
Phòng ban hoặc tổ chức quản lý trực tiếp mà vị trí trực thuộc. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính phòng ban, thường được gọi là 'Supervisory Organization' trong Workday, cho biết đơn vị tổ chức chính của một vị trí. Thuộc tính này xác định nhóm hoặc bộ phận kinh doanh nơi vị trí đó thuộc về. Đây là chiều phân tích quan trọng để so sánh hiệu suất giữa các bộ phận. Ví dụ, bạn có thể so sánh thời gian phê duyệt vị trí mới giữa bộ phận Kỹ thuật và Tiếp thị để tìm ra cách làm hiệu quả hoặc điểm nghẽn riêng của từng bộ phận.
Vì sao điều này quan trọng
Cho phép lọc và so sánh hiệu suất quy trình giữa các đơn vị tổ chức, qua đó phát hiện điểm nghẽn hoặc khâu vận hành hiệu quả ở từng phòng ban.
Lấy dữ liệu ở đâu
Được liên kết với vị trí thông qua việc phân công vị trí vào một Supervisory Organization trong Workday HCM.
Ví dụ
Kinh doanh - Bắc MỹKỹ thuật - Phát triển nền tảngTài chính - Hoạch định và phân tích tài chính doanh nghiệp
|
|||
|
Thời điểm kết thúc
EndTime
|
Dấu thời gian cho biết khi nào một hoạt động hoàn tất. Dùng để tính thời lượng của từng hoạt động. | ||
|
Mô tả
Thời điểm kết thúc đánh dấu lúc một hoạt động cụ thể hoàn tất. Thời điểm bắt đầu cho biết sự kiện diễn ra khi nào, còn kết hợp thời điểm bắt đầu và kết thúc giúp tính thời gian xử lý sự kiện đó. Thông tin này đặc biệt hữu ích với các hoạt động không diễn ra tức thời, chẳng hạn như bước rà soát tuân thủ. So sánh thời điểm kết thúc của một hoạt động với thời điểm bắt đầu của hoạt động tiếp theo giúp đo chính xác cả thời gian xử lý lẫn thời gian chờ, qua đó hiểu rõ hơn hiệu quả quy trình.
Vì sao điều này quan trọng
Thuộc tính này cần thiết để tính chính xác thời lượng hoạt động, giúp phân biệt thời gian xử lý thực tế với thời gian chờ.
Lấy dữ liệu ở đâu
Một số bước trong quy trình nghiệp vụ của Workday có thời điểm bắt đầu và kết thúc cụ thể. Nếu không có, bạn có thể lấy thời điểm bắt đầu của sự kiện tiếp theo trong cùng hồ sơ làm thời điểm kết thúc.
Ví dụ
2023-04-15T09:05:12Z2023-04-15T17:00:00Z2023-04-18T11:21:55Z
|
|||
|
Trạng thái vị trí
PositionStatus
|
Trạng thái hiện tại hoặc trong quá khứ của vị trí, chẳng hạn như 'Đang mở', 'Đã tuyển đủ', 'Đóng băng' hoặc 'Đã đóng'. | ||
|
Mô tả
Trạng thái vị trí cho biết tình trạng của vị trí tại một thời điểm cụ thể. Thuộc tính này giúp bạn hiểu vị trí hiện còn trống hay đang ở giai đoạn nào trong vòng đời. Lọc theo trạng thái giúp tập trung phân tích vào từng phần của quy trình. Ví dụ, phân tích các vị trí ở trạng thái 'Đóng băng' giúp lập báo cáo về thời gian tồn đọng và xem tài nguyên bị giữ lại trong bao lâu. Theo dõi các lần chuyển trạng thái cũng là cách quan trọng để hiểu luồng quy trình.
Vì sao điều này quan trọng
Cho biết tình trạng của vị trí, giúp phân tích thời gian tồn đọng của các vị trí bị đóng băng và theo dõi tiến trình qua từng giai đoạn trong vòng đời.
Lấy dữ liệu ở đâu
Đây là trường tiêu chuẩn trên đối tượng vị trí trong Workday HCM.
Ví dụ
Đang mở, đã phê duyệtĐã tuyển đủĐóng băngĐã đóng
|
|||
|
Trung tâm chi phí
CostCenter
|
Trung tâm chi phí tài chính gắn với vị trí, dùng cho lập ngân sách và báo cáo tài chính. | ||
|
Mô tả
Trung tâm chi phí là chiều tài chính liên kết vị trí với một ngân sách cụ thể. Thuộc tính này cần thiết để theo dõi chi phí và đảm bảo việc bố trí nhân sự phù hợp với kế hoạch tài chính. Trong process mining, thuộc tính này rất hữu ích cho các phân tích về phê duyệt ngân sách và tác động tài chính. Bạn có thể xem thời gian phê duyệt ngân sách khác nhau ra sao giữa các trung tâm chi phí, cũng như đối chiếu hoạt động quản lý vị trí với kết quả tài chính. Thuộc tính này còn giúp chuẩn hóa thông tin vai trò giữa các đơn vị tài chính tương tự.
Vì sao điều này quan trọng
Bổ sung chiều tài chính cho phân tích, giúp xem quy trình theo đơn vị ngân sách và tìm điểm nghẽn liên quan đến ngân sách.
Lấy dữ liệu ở đâu
Đây là một phần trong thông tin tài chính, hay 'Worktags', được gán cho vị trí trong Workday HCM.
Ví dụ
CC4010_MARKETINGCC2050_RD_SOFTWARECC7000_ADMIN
|
|||
|
Chức danh vị trí
PositionTitle
|
Chức danh cụ thể của vị trí, chẳng hạn như 'Chuyên viên phân tích tài chính cấp cao' hoặc 'Trưởng nhóm kỹ sư phần mềm'. | ||
|
Mô tả
Chức danh vị trí là tên chính thức của vai trò, hiển thị cho người dùng. Đây là mô tả cụ thể hơn Nhóm nghề nghiệp hoặc Job Profile, thường xuất hiện trên tin tuyển dụng hoặc sơ đồ tổ chức. Phân tích thuộc tính này giúp hiểu rõ các thay đổi cụ thể của vị trí. Chẳng hạn, khi phân tích việc phân loại lại, bạn có thể xem chức danh có thay đổi đáng kể hay không. Thuộc tính này cũng được dùng trong dashboard chuẩn hóa để kiểm tra chức danh của các vai trò tương tự có nhất quán giữa các phòng ban hay không.
Vì sao điều này quan trọng
Cung cấp thông tin chi tiết về vai trò, cần thiết để phân tích việc phân loại lại và chuẩn hóa vai trò.
Lấy dữ liệu ở đâu
Đây là trường tiêu chuẩn trên đối tượng vị trí trong Workday HCM.
Ví dụ
Quản lý sản phẩm cấp caoĐối tác nhân sự cấp IIKế toán viên
|
|||
|
Có phải làm lại
IsRework
|
Cờ đúng/sai, có giá trị đúng nếu hoạt động được xem là phải làm lại, chẳng hạn như chỉnh sửa thuộc tính vị trí nhiều lần. | ||
|
Mô tả
Cờ Có phải làm lại đánh dấu các hoạt động là thao tác sửa lỗi hoặc lặp lại, thường cho thấy quy trình kém hiệu quả hoặc có vấn đề về chất lượng. Cờ này thường được đặt thành đúng cho các sự kiện như 'Đã chỉnh sửa thuộc tính vị trí' nếu sự kiện xảy ra ngay sau khi tạo vị trí hoặc lặp lại nhiều lần trong cùng một chuỗi. Thuộc tính được tính toán này rất cần thiết cho dashboard 'Phân tích việc làm lại dữ liệu vị trí'. Thuộc tính giúp dễ dàng tính tỷ lệ làm lại, tìm nguyên nhân gốc rễ bằng cách phân tích bối cảnh của các sự kiện được đánh dấu và theo dõi KPI như 'Tỷ lệ làm lại dữ liệu vị trí'.
Vì sao điều này quan trọng
Đánh dấu trực tiếp các hoạt động phải làm lại, giúp bạn dễ dàng đo lường, phân tích và tập trung cải tiến quy trình để giảm lãng phí.
Lấy dữ liệu ở đâu
Đây là cờ được suy ra từ trình tự và tần suất hoạt động. Ví dụ, đặt thành đúng nếu 'Đã chỉnh sửa thuộc tính vị trí' xảy ra nhiều hơn một lần trong cùng hồ sơ.
Ví dụ
truefalse
|
|||
|
Đã rà soát tuân thủ
IsComplianceReviewed
|
Cờ đúng/sai, có giá trị đúng nếu hoạt động 'Đã rà soát tuân thủ vị trí' đã diễn ra trong hồ sơ. | ||
|
Mô tả
Cờ này cho biết vị trí đã trải qua bước rà soát tuân thủ chính thức vào thời điểm nào trong vòng đời hay chưa. Giá trị được xác định bằng cách kiểm tra xem hồ sơ của Position ID đó có hoạt động 'Đã rà soát tuân thủ vị trí' hay không. Thuộc tính này giúp đơn giản hóa việc theo dõi tuân thủ và tính KPI. Bạn có thể dễ dàng lọc các hồ sơ đã hoặc chưa được rà soát. Thuộc tính này cũng hỗ trợ trực tiếp việc tính KPI 'Tỷ lệ tuân thủ hành động vị trí', vì giúp đếm số hồ sơ thuộc diện tuân thủ.
Vì sao điều này quan trọng
Giúp đo tỷ lệ tuân thủ dễ dàng hơn và lọc nhanh các vị trí đã bỏ qua bước rà soát bắt buộc để phân tích.
Lấy dữ liệu ở đâu
Đây là cờ được suy ra và tính ở cấp hồ sơ. Cờ được đặt thành đúng nếu nhật ký hồ sơ có hoạt động 'Đã rà soát tuân thủ vị trí'.
Ví dụ
truefalse
|
|||
|
Địa điểm
Location
|
Địa điểm làm việc thực tế hoặc theo hệ thống gắn với vị trí. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính địa điểm cho biết cơ sở hoặc văn phòng nơi vị trí làm việc. Giá trị có thể là địa chỉ một tòa nhà cụ thể, một quốc gia hoặc khu vực rộng hơn, hoặc 'Làm việc từ xa'. Phân tích theo địa điểm có thể phát hiện khác biệt về hiệu suất quy trình giữa các khu vực, chẳng hạn như thời gian phê duyệt hoặc tỷ lệ tuân thủ. Nhờ đó, bạn có thể biết quy trình đã được chuẩn hóa trên toàn cầu hay cách làm tại địa phương đang tạo ra sai lệch.
Vì sao điều này quan trọng
Hỗ trợ phân tích theo địa lý để phát hiện khác biệt quy trình, mức độ tuân thủ hoặc điểm nghẽn riêng của từng địa điểm.
Lấy dữ liệu ở đâu
Đây là thuộc tính tiêu chuẩn có thể được gán cho một vị trí trong Workday HCM.
Ví dụ
New York, Hoa KỳLondon, Vương quốc AnhLàm việc từ xa (Đức)
|
|||
|
Đơn vị kinh doanh
BusinessUnit
|
Bộ phận hoặc đơn vị kinh doanh cấp cao mà vị trí trực thuộc, chẳng hạn như 'Sản phẩm tiêu dùng' hoặc 'Giải pháp doanh nghiệp'. | ||
|
Mô tả
Đơn vị kinh doanh là một bộ phận lớn của công ty, nằm ở cấp cao hơn phòng ban trong hệ thống tổ chức. Đơn vị này được dùng cho báo cáo chiến lược và tài chính ở cấp tổng quan. Phân tích quy trình quản lý vị trí theo đơn vị kinh doanh giúp bạn có cái nhìn chiến lược về biến động nhân lực. Phân tích này có thể cho thấy khác biệt giữa các bộ phận lớn về tốc độ tuyển dụng, tỷ lệ phân loại lại hoặc hiệu quả quy trình, giúp lãnh đạo nhận diện chênh lệch trong vận hành ở cấp toàn công ty.
Vì sao điều này quan trọng
Hỗ trợ phân tích hiệu suất quy trình ở cấp chiến lược giữa các bộ phận lớn của công ty, cung cấp thông tin cho các quyết định của lãnh đạo.
Lấy dữ liệu ở đâu
Trong Workday, thuộc tính này thường được triển khai dưới dạng 'Worktag', có thể gán cho vị trí hoặc trung tâm chi phí liên quan.
Ví dụ
Sản phẩm tiêu dùngGiải pháp doanh nghiệpDịch vụ doanh nghiệp
|
|||
|
Hệ thống nguồn
SourceSystem
|
Hệ thống nơi dữ liệu bắt nguồn, trong trường hợp này là Workday HCM. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính này xác định ứng dụng nguồn tạo ra dữ liệu quy trình quản lý vị trí. Trong phạm vi phân tích này, nguồn luôn là Workday HCM. Tuy nhiên, đây vẫn là trường quan trọng trong môi trường doanh nghiệp, nơi dữ liệu có thể được hợp nhất từ nhiều hệ thống. Thuộc tính này giúp làm rõ nguồn gốc dữ liệu và phân biệt các quy trình có thể trải rộng trên nhiều nền tảng. Đây cũng là thông tin cần có để quản trị dữ liệu tốt hơn.
Vì sao điều này quan trọng
Cho biết dữ liệu bắt nguồn từ đâu, giúp làm rõ thông tin trong môi trường nhiều hệ thống và hỗ trợ các tiêu chuẩn quản trị dữ liệu.
Lấy dữ liệu ở đâu
Thông thường, đây là giá trị cố định ('Workday HCM') được thêm trong quá trình trích xuất và chuyển đổi dữ liệu.
Ví dụ
Workday HCMWorkdayHCM_Prod
|
|||
|
Job Profile
JobProfile
|
Mẫu chuẩn cho một công việc, xác định các đặc điểm cốt lõi như trách nhiệm và yêu cầu năng lực. | ||
|
Mô tả
Job Profile là thành phần nền tảng trong cấu trúc công việc của Workday. Đây là mẫu định nghĩa một công việc, bao gồm chức danh mặc định, yêu cầu năng lực và bậc lương. Một vị trí là một trường hợp cụ thể của Job Profile trong một phòng ban. Thuộc tính này giúp đánh giá mức độ chuẩn hóa quy trình. Phân tích quy trình theo Job Profile có thể cho thấy một số loại vai trò có chu kỳ phê duyệt dài hơn hoặc thường phải làm lại hơn. Thuộc tính này cũng rất quan trọng để theo dõi các trường hợp phân loại lại, khi một vị trí chuyển từ Job Profile này sang Job Profile khác.
Vì sao điều này quan trọng
Liên kết vị trí với mẫu công việc chuẩn, giúp phân tích khác biệt quy trình dựa trên đặc điểm vai trò đã được chuẩn hóa.
Lấy dữ liệu ở đâu
Đây là trường bắt buộc cho mọi vị trí trong Workday HCM và là thành phần cốt lõi của mô hình dữ liệu Staffing.
Ví dụ
JP-FIN-Analyst3JP-ENG-Dev5JP-HR-Generalist2
|
|||
|
Lần cập nhật dữ liệu gần nhất
LastDataUpdate
|
Dấu thời gian cho biết lần gần nhất dữ liệu được trích xuất từ hệ thống nguồn và làm mới trong công cụ process mining. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính này ghi lại thời điểm dữ liệu được làm mới gần nhất. Đây không phải dữ liệu của quy trình mà là siêu dữ liệu cho biết mức độ cập nhật của bộ dữ liệu. Thông tin này giúp người dùng biết dữ liệu mới đến đâu. Nhờ đó, họ có thể đánh giá liệu kết quả phân tích phản ánh tình hình vận hành mới nhất hay dựa trên ảnh chụp dữ liệu cũ hơn, đồng thời đặt kỳ vọng phù hợp về độ kịp thời của kết quả.
Vì sao điều này quan trọng
Cho người dùng biết dữ liệu được cập nhật đến thời điểm nào, để họ hiểu kết quả phân tích quy trình phản ánh tình hình mới nhất ra sao.
Lấy dữ liệu ở đâu
Đường ống dữ liệu hoặc công cụ ETL tạo dấu thời gian này khi hoàn tất quá trình tải dữ liệu.
Ví dụ
2024-05-21T02:00:00Z2024-05-22T02:00:00Z
|
|||
|
Loại vị trí
PositionType
|
Phân loại vị trí theo điều kiện làm việc, chẳng hạn như toàn thời gian, bán thời gian hoặc nhà thầu. | ||
|
Mô tả
Loại vị trí, thường được gọi là 'Worker Type' hoặc 'Time Type' trong Workday, phân loại hình thức làm việc gắn với vị trí. Đây là thuộc tính cơ bản để hoạch định và quản lý nhân lực. Trong process mining, bạn có thể so sánh quy trình quản lý vị trí giữa các nhóm người lao động. Ví dụ, hãy xem quy trình phê duyệt cho nhà thầu có nhanh hơn hoặc ít phức tạp hơn so với nhân viên toàn thời gian hay không. Kết quả có thể giúp bạn tìm ra cơ hội cải tiến quy trình.
Vì sao điều này quan trọng
Cho phép so sánh quy trình quản lý vị trí giữa các nhóm người lao động, chẳng hạn như toàn thời gian và nhà thầu, để tìm cơ hội cải tiến.
Lấy dữ liệu ở đâu
Có trong định nghĩa vị trí, thường dưới tên 'Worker Type' hoặc 'Time Type'.
Ví dụ
Toàn thời gian chính thứcBán thời gian chính thứcNhà thầu có thời hạn cố định
|
|||
|
Thời gian phê duyệt vị trí mới
NewPositionApprovalCycleTime
|
Tổng thời gian từ lúc bắt đầu gửi yêu cầu tạo vị trí đến khi vị trí được tạo trong hệ thống. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính này đo thời gian xử lý từ đầu đến cuối của quy trình phê duyệt vị trí mới. Giá trị được tính bằng khoảng thời gian giữa sự kiện 'Đã gửi yêu cầu tạo vị trí' và 'Đã tạo vị trí' cho một Position ID. Thuộc tính này hỗ trợ trực tiếp KPI 'Thời gian trung bình phê duyệt vị trí mới' và các dashboard liên quan. Khi tính ở cấp hồ sơ, bạn có thể phân tích phân bố thời gian xử lý, tìm các trường hợp bất thường và xem yếu tố nào liên quan đến thời gian phê duyệt dài hoặc ngắn hơn, chẳng hạn như phòng ban hoặc loại vị trí.
Vì sao điều này quan trọng
Đo trực tiếp một chỉ số hiệu suất quan trọng, giúp phân tích hiệu quả phê duyệt và xác định nguyên nhân gây chậm trễ.
Lấy dữ liệu ở đâu
Được tính ở cấp hồ sơ trong công cụ process mining bằng cách lấy chênh lệch thời gian giữa các hoạt động bắt đầu và kết thúc cụ thể.
Ví dụ
P5DT6HP12DP2DT12H30M
|
|||
|
Trạng thái tuân thủ
ComplianceStatus
|
Cho biết kết quả của bước rà soát tuân thủ, chẳng hạn như 'Tuân thủ' hoặc 'Không tuân thủ'. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính này ghi lại kết quả của hoạt động chính thức 'Đã rà soát tuân thủ vị trí'. Kết quả xác nhận các thuộc tính, lịch sử phê duyệt hoặc lý do của vị trí có đáp ứng chính sách nội bộ hay quy định bên ngoài hay không. Đây là thuộc tính quan trọng cho dashboard 'Tổng quan tuân thủ hành động vị trí'. Thuộc tính này giúp theo dõi trực tiếp tỷ lệ tuân thủ, đồng thời hỗ trợ kiểm toán viên hoặc nhóm nhân sự nhanh chóng tìm và kiểm tra các vị trí bị đánh dấu không tuân thủ để khắc phục và giảm thiểu rủi ro.
Vì sao điều này quan trọng
Đo trực tiếp kết quả kiểm tra tuân thủ, giúp theo dõi việc thực hiện chính sách và đánh dấu các hồ sơ rủi ro cao cần rà soát.
Lấy dữ liệu ở đâu
Đây có thể là kết quả của một bước cụ thể đã được cấu hình trong quy trình nghiệp vụ của Workday. Kết quả có thể được lưu dưới dạng bình luận hoặc trường tùy chỉnh.
Ví dụ
Tuân thủKhông tuân thủCần theo dõi thêm
|
|||
Hoạt động trong quy trình tuyển dụng đến nghỉ việc, quản lý vị trí
| Hoạt động | Mô tả | ||
|---|---|---|---|
|
Bắt đầu yêu cầu vị trí
|
Đây là bước mở đầu vòng đời quản lý vị trí, khi yêu cầu tạo vị trí mới được gửi chính thức. Sự kiện này được ghi nhận khi người dùng bắt đầu quy trình nghiệp vụ 'Tạo vị trí' trong Workday. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Đây là sự kiện bắt đầu chính của quy trình. Phân tích khoảng thời gian từ sự kiện này đến các lần phê duyệt tiếp theo là điều cần thiết để đo hiệu quả của toàn bộ chu kỳ tạo vị trí.
Lấy dữ liệu ở đâu
Sự kiện này được ghi trong nhật ký quy trình nghiệp vụ của Workday. Hãy tìm dấu thời gian bắt đầu giao dịch quy trình nghiệp vụ 'Tạo vị trí' cho Position ID tương ứng.
Thu thập
Sự kiện được ghi nhận khi quy trình nghiệp vụ 'Tạo vị trí' bắt đầu.
Loại sự kiện
explicit
|
|||
|
Đã tạo vị trí
|
Hoạt động này đánh dấu vị trí được tạo thành công và chính thức có trong hệ thống Workday. Sự kiện được ghi nhận khi quy trình nghiệp vụ 'Tạo vị trí' hoàn tất thành công. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Đây là mốc quan trọng, đánh dấu giai đoạn phê duyệt kết thúc và vị trí đã sẵn sàng để tuyển người. Mốc này cần thiết để đo KPI tổng thời gian phê duyệt.
Lấy dữ liệu ở đâu
Sự kiện được lấy từ dấu thời gian hoàn tất quy trình nghiệp vụ 'Tạo vị trí' trong nhật ký sự kiện hoặc nhật ký kiểm tra của Workday.
Thu thập
Sự kiện được ghi nhận khi quy trình nghiệp vụ 'Tạo vị trí' hoàn tất thành công.
Loại sự kiện
explicit
|
|||
|
Ngân sách được phê duyệt
|
Đây là mốc quan trọng khi bộ phận tài chính hoặc quản lý ngân sách xác nhận có ngân sách cho vị trí mới. Sự kiện được ghi nhận khi người phê duyệt được chỉ định hoàn tất bước phê duyệt ngân sách trong quy trình nghiệp vụ. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Phê duyệt ngân sách thường là điểm nghẽn lớn. Đo thời gian xử lý của hoạt động này giúp tổ chức đơn giản hóa khâu rà soát tài chính và đẩy nhanh tuyển dụng.
Lấy dữ liệu ở đâu
Sự kiện này được ghi trong lịch sử kiểm tra của quy trình nghiệp vụ 'Tạo vị trí' trong Workday. Sự kiện tương ứng với lúc hoàn tất bước phê duyệt ngân sách.
Thu thập
Dấu thời gian hoàn tất bước phê duyệt tài chính hoặc ngân sách trong nhật ký quy trình nghiệp vụ.
Loại sự kiện
explicit
|
|||
|
Sửa đổi thuộc tính vị trí
|
Cho biết một hoặc nhiều thuộc tính của vị trí hiện có, chẳng hạn như chức danh hoặc phòng ban, đã thay đổi. Sự kiện này được ghi rõ khi người dùng hoàn tất thành công quy trình nghiệp vụ 'Chỉnh sửa giới hạn vị trí'. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Việc sửa đổi thường xuyên có thể là dấu hiệu của lỗi nhập dữ liệu, vai trò công việc thay đổi hoặc quy trình kém hiệu quả. Phân tích hoạt động này rất quan trọng đối với dashboard 'Phân tích việc phải làm lại do dữ liệu vị trí' và việc cải thiện chất lượng dữ liệu.
Lấy dữ liệu ở đâu
Sự kiện này được lấy từ nhật ký hoàn tất của quy trình nghiệp vụ 'Chỉnh sửa giới hạn vị trí' hoặc quy trình tương tự trong Workday. Nhật ký kiểm tra cho biết những trường nào đã thay đổi.
Thu thập
Sự kiện được ghi nhận khi quy trình nghiệp vụ 'Chỉnh sửa giới hạn vị trí' hoàn tất thành công.
Loại sự kiện
explicit
|
|||
|
Vị trí đã đóng
|
Đây là hoạt động cuối cùng trong vòng đời, đánh dấu vị trí bị loại bỏ vĩnh viễn khỏi tổ chức. Workday ghi nhận sự kiện này khi quy trình nghiệp vụ 'Đóng vị trí' hoàn tất thành công. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Đây là sự kiện kết thúc của hầu hết các trường hợp, đánh dấu vòng đời vị trí đã hoàn tất. Hoạt động này rất quan trọng để hiểu tổng thời gian xử lý và duy trì dữ liệu số lượng nhân sự chính xác.
Lấy dữ liệu ở đâu
Sự kiện được lấy từ dấu thời gian hoàn tất quy trình nghiệp vụ 'Đóng vị trí' trong nhật ký kiểm tra hoặc nhật ký quy trình nghiệp vụ của Workday.
Thu thập
Sự kiện được ghi nhận khi quy trình nghiệp vụ 'Đóng vị trí' hoàn tất.
Loại sự kiện
explicit
|
|||
|
Vị trí ngừng hoạt động
|
Cho biết vị trí không còn hoạt động và không thể tuyển người vào, thường là bước sơ bộ trước khi đóng chính thức. Đây là sự kiện được ghi nhận khi quy trình nghiệp vụ 'Ngừng kích hoạt vị trí' hoàn tất. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Ngừng hoạt động là một mốc quan trọng trong vòng đời vị trí, khác với việc đóng hoàn toàn. Khoảng thời gian từ lúc ngừng hoạt động đến khi đóng vị trí cho biết hiệu quả hành chính trong việc cập nhật cơ cấu tổ chức.
Lấy dữ liệu ở đâu
Sự kiện này được ghi trong nhật ký kiểm tra của Workday khi quy trình nghiệp vụ 'Ngừng kích hoạt vị trí' hoàn tất thành công.
Thu thập
Sự kiện được ghi nhận khi quy trình nghiệp vụ 'Ngừng kích hoạt vị trí' hoàn tất thành công.
Loại sự kiện
explicit
|
|||
|
Đã rà soát tuân thủ vị trí
|
Cho biết vị trí đã được kiểm tra chính thức về tuân thủ, chẳng hạn như đối chiếu với chính sách nội bộ hoặc quy định bên ngoài. Sự kiện này có thể được ghi nhận dưới dạng một bước 'Việc cần làm' hoặc 'Danh sách kiểm tra' cụ thể trong quy trình nghiệp vụ chính. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Theo dõi các lần rà soát tuân thủ là điều cần thiết để giảm rủi ro và bảo đảm thực hiện đúng tiêu chuẩn của tổ chức. Hoạt động này hỗ trợ trực tiếp cho KPI 'Tỷ lệ thao tác với vị trí tuân thủ quy định'.
Lấy dữ liệu ở đâu
Sự kiện này có thể được ghi nhận khi hoàn tất bước 'Việc cần làm' hoặc một bước phê duyệt cụ thể trong quy trình nghiệp vụ như 'Tạo vị trí' hoặc 'Chỉnh sửa vị trí'. Cần phân tích hệ thống để xác nhận chính xác cách ghi nhận.
Thu thập
Dấu thời gian hoàn tất bước phê duyệt hoặc 'Việc cần làm' liên quan đến tuân thủ trong nhật ký quy trình nghiệp vụ.
Loại sự kiện
explicit
|
|||
|
Gửi phê duyệt của nhân sự
|
Cho biết đối tác hoặc đại diện nhân sự đã xem xét và phê duyệt yêu cầu vị trí. Sự kiện này được ghi rõ khi người phê duyệt thuộc bộ phận nhân sự hoàn tất bước được giao trong quy trình nghiệp vụ Workday. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Đây là bước kiểm tra quan trọng để bảo đảm vị trí phù hợp với chính sách công ty và cơ cấu chức danh. Chậm trễ ở bước này có thể kéo dài đáng kể thời gian xử lý tổng thể.
Lấy dữ liệu ở đâu
Sự kiện được lấy từ nhật ký kiểm tra Workday của quy trình nghiệp vụ liên quan. Sự kiện ghi nhận lúc hoàn tất bước 'Nhân sự phê duyệt'.
Thu thập
Dấu thời gian hoàn tất bước nhân sự phê duyệt trong nhật ký quy trình nghiệp vụ.
Loại sự kiện
explicit
|
|||
|
Gửi phê duyệt của quản lý
|
Đây là lúc quản lý tuyển dụng hoặc quản lý đơn vị giám sát hoàn tất bước xem xét và phê duyệt. Workday ghi nhận đây là sự kiện hoàn tất riêng cho bước phê duyệt trong quy trình nghiệp vụ 'Tạo vị trí'. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Đây là một mốc sớm thường gặp và có thể trở thành điểm nghẽn. Theo dõi thời gian phê duyệt giúp bạn phát hiện chậm trễ ở giai đoạn đầu của quy trình tạo vị trí.
Lấy dữ liệu ở đâu
Sự kiện này được lấy từ nhật ký kiểm tra của quy trình nghiệp vụ 'Tạo vị trí'. Sự kiện tương ứng với lúc hoàn tất bước 'Quản lý phê duyệt'.
Thu thập
Dấu thời gian hoàn tất bước quản lý phê duyệt trong nhật ký quy trình nghiệp vụ.
Loại sự kiện
explicit
|
|||
|
Vị trí bị đóng băng
|
Đây là thao tác tạm ngưng một vị trí để không thể tuyển người vào vị trí đó. Sự kiện được ghi nhận khi người dùng hoàn tất thành công quy trình nghiệp vụ 'Đóng băng vị trí' trong Workday. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Hoạt động này rất quan trọng để quản lý số lượng nhân sự và ngân sách. Phân tích thời gian vị trí bị đóng băng giúp phát hiện các quyết định bị đình trệ và tối ưu kế hoạch sử dụng tài nguyên.
Lấy dữ liệu ở đâu
Sự kiện được lấy từ lúc quy trình nghiệp vụ 'Đóng băng vị trí' hoàn tất. Trạng thái vị trí thường được cập nhật sau sự kiện này.
Thu thập
Sự kiện được ghi nhận khi quy trình nghiệp vụ 'Đóng băng vị trí' hoàn tất.
Loại sự kiện
explicit
|
|||
|
Vị trí được bỏ đóng băng
|
Đây là thao tác ngược với việc đóng băng, đưa vị trí đang tạm ngưng trở lại trạng thái hoạt động và sẵn sàng tuyển người. Thông thường, sự kiện được xác định dựa trên thay đổi trạng thái vị trí từ 'Đóng băng' sang 'Đang hoạt động'. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Sự kiện này đánh dấu việc xử lý xong vị trí bị đóng băng. Đo khoảng thời gian từ 'Vị trí bị đóng băng' đến sự kiện này là yếu tố quan trọng để tính KPI 'Thời gian xử lý vị trí bị đóng băng'.
Lấy dữ liệu ở đâu
Sự kiện này có thể được xác định từ các thay đổi trạng thái có ngày hiệu lực trong lịch sử hoặc nhật ký kiểm tra của vị trí. Một số cấu hình cũng có thể ghi nhận sự kiện quy trình nghiệp vụ 'Bỏ đóng băng' riêng.
Thu thập
Phát hiện thay đổi trạng thái vị trí từ 'Đóng băng' sang 'Đang hoạt động' dựa trên lịch sử có ngày hiệu lực.
Loại sự kiện
inferred
|
|||
|
Vị trí được phân loại lại
|
Đây là thay đổi chính thức về hồ sơ công việc hoặc phân loại gắn với vị trí. Sự kiện được ghi nhận khi quy trình nghiệp vụ 'Thay đổi công việc' hoàn tất thành công cho một vị trí cụ thể. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Hoạt động này giúp bạn hiểu rõ việc tái cơ cấu tổ chức hoặc thay đổi đáng kể về trách nhiệm công việc. Theo dõi các lần phân loại lại giúp phân tích sự thay đổi của lực lượng lao động và mức độ ổn định của cơ cấu chức danh.
Lấy dữ liệu ở đâu
Sự kiện được lấy từ nhật ký hoàn tất quy trình nghiệp vụ 'Thay đổi công việc' khi quy trình này áp dụng cho một vị trí, không phải cho một nhân viên.
Thu thập
Sự kiện được ghi nhận khi quy trình nghiệp vụ 'Thay đổi công việc' áp dụng cho một vị trí hoàn tất thành công.
Loại sự kiện
explicit
|
|||
|
Yêu cầu vị trí bị từ chối
|
Hoạt động này đánh dấu yêu cầu tạo vị trí kết thúc không thành công do người phê duyệt từ chối. Workday ghi nhận trạng thái kết thúc 'Bị từ chối' của quy trình nghiệp vụ 'Tạo vị trí'. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Phân tích các yêu cầu bị từ chối giúp xác định lý do phổ biến, chẳng hạn như hạn chế ngân sách hoặc không phù hợp với chính sách. Từ đó, bạn có thể cải tiến quy trình và hướng dẫn người gửi yêu cầu tốt hơn.
Lấy dữ liệu ở đâu
Sự kiện này được lấy từ trạng thái cuối cùng của phiên bản quy trình nghiệp vụ 'Tạo vị trí'. Dấu thời gian sự kiện là lúc thao tác từ chối được thực hiện.
Thu thập
Sự kiện được ghi nhận khi người phê duyệt chọn thao tác 'Từ chối' trong một bước của quy trình nghiệp vụ.
Loại sự kiện
explicit
|
|||
Hướng dẫn trích xuất
Bạn đã sẵn sàng bắt đầu chưa?
Với mẫu dữ liệu này, bạn đã có những gì cần thiết để bắt đầu cải thiện quy trình quản lý vị trí. Hãy dùng dữ liệu Workday HCM ngay hôm nay để hiểu rõ quy trình hơn và nâng cao hiệu quả.
Tối ưu quy trình tuyển dụng đến nghỉ việc, quản lý vị trí trên Workday HCM ngay hôm nay
Tìm ra điểm kém hiệu quả và rút ngắn 30% thời gian xử lý quy trình quản lý vị trí.
Không cần thẻ tín dụng. Dùng thử miễn phí trong 14 ngày.