Mẫu dữ liệu Record to Report - Bút toán nhật ký
Mẫu dữ liệu Record to Report - Bút toán nhật ký
- Các thuộc tính nên thu thập
- Các hoạt động chính cần theo dõi
- Hướng dẫn trích xuất dữ liệu từ Oracle Fusion Financials
Thuộc tính Record to Report - Bút toán nhật ký
| Tên | Mô tả | ||
|---|---|---|---|
|
Hoạt động
ActivityName
|
Tên của sự kiện nghiệp vụ hoặc tác vụ cụ thể diễn ra tại một thời điểm trong quy trình xử lý bút toán. | ||
|
Mô tả
Tên hoạt động mô tả một bước trong vòng đời bút toán, chẳng hạn 'Journal Entry Created' hoặc 'Journal Entry Approved'. Dữ liệu này rất cần thiết để lập sơ đồ quy trình và hiểu trình tự sự kiện. Phân tích hoạt động giúp xác định luồng quy trình, bao gồm các đường đi tiêu chuẩn, sai lệch và vòng lặp làm lại. Bằng cách theo dõi từng hoạt động, bạn có thể đo thời gian ở các giai đoạn cụ thể, chẳng hạn khâu phê duyệt, đồng thời xác định bước nào mất nhiều thời gian nhất hoặc dễ phát sinh lỗi nhất.
Vì sao điều này quan trọng
Thuộc tính này xác định các bước của quy trình, làm nền tảng cho sơ đồ quy trình và hỗ trợ phân tích luồng, điểm nghẽn cũng như các biến thể.
Lấy dữ liệu ở đâu
Thuộc tính này thường được lấy từ các thay đổi trạng thái, nhật ký sự kiện hoặc bảng dấu vết kiểm tra liên quan đến đối tượng bút toán trong phân hệ Sổ cái.
Ví dụ
Bút toán được tạoBút toán được gửi để phê duyệtNhật ký được phê duyệtĐã ghi sổ bút toán
|
|||
|
Journal Entry ID
JournalEntryId
|
Mã định danh duy nhất của một bút toán, liên kết mọi hoạt động giao dịch tài chính liên quan. | ||
|
Mô tả
Journal Entry ID là mã hồ sơ chính, liên kết duy nhất mọi hoạt động liên quan đến một nhóm giao dịch tài chính cụ thể. Nhờ đó, bạn có thể theo dõi toàn bộ vòng đời của một bút toán, từ lúc bắt đầu đến khi ghi sổ cuối cùng, đồng thời đảm bảo mọi khoản ghi nợ và ghi có đều được tính đến. Trong process mining, mã này rất cần thiết để dựng lại hành trình đầu cuối của từng bút toán. Mã liên kết các sự kiện riêng lẻ như 'Journal Entry Created', 'Journal Submitted For Approval' và 'Journal Entry Posted' thành một luồng quy trình liền mạch. Nhờ đó, bạn có thể phân tích thời gian xử lý, điểm nghẽn và các biến thể của quy trình.
Vì sao điều này quan trọng
Đây là khóa cơ bản để theo dõi bút toán từ đầu đến cuối, giúp phân tích toàn bộ luồng quy trình của từng hồ sơ riêng biệt.
Lấy dữ liệu ở đâu
Đây là khóa chính trong các bảng Sổ cái cốt lõi như GL_JE_HEADERS và GL_JE_LINES.
Ví dụ
JE100523JE202311001882019
|
|||
|
Thời gian bắt đầu
EventTime
|
Dấu thời gian cho biết một hoạt động hoặc sự kiện cụ thể diễn ra khi nào. | ||
|
Mô tả
Dấu thời gian này ghi lại chính xác ngày giờ một hoạt động được thực hiện. Đây là yếu tố thời gian chính được dùng trong process mining để xác định trình tự sự kiện và tính khoảng thời gian giữa các sự kiện. Độ chính xác của thời điểm sự kiện rất quan trọng đối với mọi phân tích theo thời gian, bao gồm tính thời gian xử lý, xác định điểm nghẽn và theo dõi hiệu suất so với thỏa thuận mức dịch vụ. Dữ liệu này cung cấp thứ tự thời gian cần thiết để dựng lại luồng quy trình như đã diễn ra.
Vì sao điều này quan trọng
Dấu thời gian này rất cần thiết để sắp xếp sự kiện, tính mọi khoảng thời gian của quy trình và thực hiện các phân tích theo thời gian.
Lấy dữ liệu ở đâu
Thông tin này thường được lưu trong bảng dấu vết kiểm tra hoặc dưới dạng 'Last Update Date' hay 'Creation Date' trong các bảng giao dịch như GL_JE_HEADERS và GL_JE_LINES cho từng sự kiện cụ thể.
Ví dụ
2023-10-26T10:00:00Z2023-11-15T14:35:10Z2024-01-05T09:12:00Z
|
|||
|
Hệ thống nguồn
SourceSystem
|
Hệ thống hoặc phân hệ nơi dữ liệu được tạo ra. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính này xác định hệ thống nguồn đã trích xuất dữ liệu quy trình. Trong môi trường CNTT phức tạp, dữ liệu có thể đến từ nhiều hệ thống tích hợp. Trường này giúp phân biệt nguồn dữ liệu. Khi phân tích quy trình, việc biết hệ thống nguồn rất quan trọng để hiểu các biến thể do cách vận hành khác nhau giữa các hệ thống. Thông tin này cũng hỗ trợ xác thực dữ liệu và xử lý sự cố bằng cách truy ngược dữ liệu về nguồn gốc.
Vì sao điều này quan trọng
Xác định nguồn gốc dữ liệu, yếu tố quan trọng để quản trị và xác thực dữ liệu, cũng như hiểu các biến thể quy trình giữa những hệ thống khác nhau.
Lấy dữ liệu ở đâu
Đây thường là giá trị cố định được thiết lập khi trích xuất dữ liệu, hoặc là trường trong bảng nguồn dùng để xác định hệ thống nhập liệu.
Ví dụ
Oracle Fusion Financials CloudOracle EBS R12Fusion GL
|
|||
|
Lần cập nhật dữ liệu gần nhất
LastDataUpdate
|
Dấu thời gian của lần làm mới hoặc trích xuất dữ liệu gần nhất từ hệ thống nguồn. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính này ghi lại thời điểm bộ dữ liệu được cập nhật gần nhất. Thông tin này cho biết dữ liệu đang phân tích mới đến đâu, giúp bạn đánh giá mức độ phù hợp của các kết quả thu được. Trong mọi phân tích, đặc biệt là trên dashboard vận hành, người dùng cần biết thời điểm cập nhật dữ liệu gần nhất để tin tưởng dữ liệu và đưa ra quyết định phù hợp. Thông tin này cho biết rõ mốc thời gian cuối cùng của dữ liệu có trong mô hình process mining.
Vì sao điều này quan trọng
Cho biết dữ liệu mới đến đâu, giúp người dùng hiểu phân tích quy trình phản ánh tình hình hiện tại như thế nào và tin tưởng vào kết quả.
Lấy dữ liệu ở đâu
Giá trị này được tạo và lưu trong quá trình trích xuất, chuyển đổi dữ liệu. Thông thường, đây là dấu thời gian khi tác vụ ETL/ELT hoàn tất.
Ví dụ
2023-11-20T08:00:00Z2023-11-21T08:00:00Z2023-11-22T08:00:00Z
|
|||
|
Giá trị bút toán
JournalAmount
|
Tổng giá trị tiền tệ của bút toán, thường là tổng các khoản ghi nợ. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính này thể hiện tổng giá trị tài chính được ghi nhận trong bút toán. Giá trị có thể ảnh hưởng đáng kể đến quy trình. Ví dụ, bút toán có giá trị lớn có thể cần thêm bước phê duyệt hoặc được rà soát kỹ hơn. Phân tích giá trị bút toán cho phép phân nhóm hồ sơ theo ảnh hưởng tài chính. Nhờ đó, bạn có thể trả lời các câu hỏi như 'Bút toán giá trị lớn có mất nhiều thời gian phê duyệt hơn không?' hoặc 'Bút toán vượt một ngưỡng nhất định có thường bị từ chối hơn không?'. Thông tin này bổ sung bối cảnh nghiệp vụ quan trọng cho luồng quy trình.
Vì sao điều này quan trọng
Bổ sung bối cảnh nghiệp vụ quan trọng, cho phép phân tích theo ảnh hưởng tài chính và xác định liệu bút toán giá trị lớn có đi theo quy trình khác hay không.
Lấy dữ liệu ở đâu
Giá trị này thường được tính bằng tổng các khoản ghi nợ hoặc ghi có trong bảng GL_JE_LINES của một bút toán.
Ví dụ
5000.00125000.75750.50
|
|||
|
Loại nhật ký
JournalCategory
|
Loại bút toán, chẳng hạn 'Trích trước', 'Điều chỉnh' hoặc 'Phân loại lại'. | ||
|
Mô tả
Loại nhật ký phân loại bút toán theo mục đích nghiệp vụ. Cách phân loại này cho phép phân tích quy trình chi tiết hơn, vì mỗi loại có thể có luồng quy trình, quy tắc phê duyệt hoặc thời gian xử lý khác nhau. Ví dụ, bút toán điều chỉnh cuối tháng có thể cần quy trình phức tạp và gấp hơn các khoản trích trước thông thường. Phân tích theo loại giúp phát hiện những khác biệt này và điều chỉnh cải tiến cho phù hợp với từng loại bút toán.
Vì sao điều này quan trọng
Cho phép phân nhóm quy trình theo mục đích nghiệp vụ của nhật ký, qua đó làm rõ cách xử lý và hiệu suất khác nhau giữa các loại bút toán.
Lấy dữ liệu ở đâu
Có trong bảng GL_JE_HEADERS, thường ở trường JE_CATEGORY.
Ví dụ
Trích trướcThủ côngĐiều chỉnhĐánh giá lại
|
|||
|
Lý do từ chối
RejectionReason
|
Mô tả bằng văn bản hoặc mã giải thích lý do bút toán bị từ chối. | ||
|
Mô tả
Khi bút toán bị từ chối trong quá trình phê duyệt, thuộc tính này ghi lại lý do. Lý do có thể là mã được xác định trước hoặc nhận xét tự do của người phê duyệt. Đây là một trong những thuộc tính quan trọng nhất để phân tích nguyên nhân gốc rễ của tình trạng kém hiệu quả trong quy trình. Phân tích các lý do từ chối phổ biến nhất giúp tổ chức xác định điểm cần cải thiện, chẳng hạn đào tạo người lập tốt hơn, hướng dẫn rõ ràng hơn hoặc tăng cường kiểm soát hệ thống. Thuộc tính này hỗ trợ trực tiếp dashboard 'Phân tích tỷ lệ bút toán bị từ chối'.
Vì sao điều này quan trọng
Cho thấy trực tiếp nguyên nhân gốc rễ của việc phải làm lại và chậm trễ quy trình, giúp bạn cải tiến có trọng tâm để giảm tỷ lệ từ chối.
Lấy dữ liệu ở đâu
Thông tin này có thể được lưu trong các bảng workflow hoặc dấu vết kiểm tra liên quan đến quy trình phê duyệt, hoặc trong trường ghi chú trên phần tiêu đề nhật ký.
Ví dụ
Tổ hợp tài khoản không hợp lệThiếu tài liệu hỗ trợVượt ngân sách
|
|||
|
Người dùng
UserName
|
Người dùng thực hiện hoạt động, chẳng hạn tạo, phê duyệt hoặc ghi sổ bút toán. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính này xác định nhân viên hoặc người dùng hệ thống cụ thể chịu trách nhiệm thực hiện một hoạt động. Đây là thông tin quan trọng để hiểu cách phân bổ khối lượng công việc, hiệu suất và xác định điểm nghẽn ở từng cá nhân. Trong phân tích, UserName cho phép lọc quy trình theo người dùng, so sánh hiệu quả làm việc và tìm hiểu nguyên nhân chậm trễ hoặc lỗi. Thuộc tính này hỗ trợ trực tiếp các dashboard như 'Khối lượng công việc và hiệu quả của người dùng giữa các nhóm' và KPI như 'Chỉ số điểm nghẽn nhật ký theo người dùng'.
Vì sao điều này quan trọng
Gắn trách nhiệm với từng bước trong quy trình, giúp phân tích khối lượng công việc, hiệu suất cá nhân và nhu cầu đào tạo của người dùng.
Lấy dữ liệu ở đâu
Có trong các bảng giao dịch như GL_JE_HEADERS (ví dụ: CREATED_BY, LAST_UPDATED_BY) và các bảng dấu vết kiểm tra liên quan.
Ví dụ
john.doesusan.smithautoprocess_user
|
|||
|
Nguồn nhật ký
JournalSource
|
Phân hệ phụ hoặc nguồn tạo bút toán, chẳng hạn 'Phải trả', 'Phải thu' hoặc 'Thủ công'. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính này cho biết nguồn gốc của bút toán trong hệ thống ERP. Bút toán có thể được tạo thủ công trong Sổ cái hoặc tự động từ các phân hệ phụ như Phải trả, Phải thu hoặc Tài sản cố định. Nguồn nhật ký là thuộc tính quan trọng để phân tích tự động hóa. Thuộc tính này giúp phân biệt bút toán thủ công với bút toán do hệ thống tạo, hỗ trợ KPI 'Tỷ lệ bút toán được tạo tự động'. Quy trình xử lý bút toán từ các nguồn khác nhau thường có độ phức tạp và hiệu quả khác biệt đáng kể.
Vì sao điều này quan trọng
Phân biệt bút toán thủ công và tự động, yếu tố quan trọng để đo tỷ lệ tự động hóa và phân tích khác biệt giữa các quy trình.
Lấy dữ liệu ở đâu
Có trong bảng GL_JE_HEADERS, thường ở trường JE_SOURCE.
Ví dụ
Thủ côngPhải trảTài sảnPhải thu
|
|||
|
Phòng ban của người dùng
UserDepartment
|
Phòng ban hoặc nhóm của người dùng đã thực hiện hoạt động. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính này bổ sung thông tin về cơ cấu tổ chức bằng cách liên kết hoạt động với một phòng ban cụ thể, chẳng hạn 'Tài chính', 'Vận hành kế toán' hoặc 'Kiểm toán nội bộ'. Thông tin thường được lấy từ dữ liệu hồ sơ người dùng. Phân tích theo phòng ban của người dùng giúp xác định điểm nghẽn giữa các phòng ban, so sánh hiệu suất nhóm và hiểu cách thực hiện quy trình khác nhau giữa các bộ phận trong tổ chức. Thông tin này hữu ích khi phân bổ tài nguyên và triển khai cải tiến quy trình có trọng tâm.
Vì sao điều này quan trọng
Bổ sung thông tin về cơ cấu tổ chức, cho phép phân tích hiệu suất theo nhóm hoặc phòng ban và làm rõ những điểm kém hiệu quả giữa các bộ phận.
Lấy dữ liệu ở đâu
Thông tin này thường không có trong các bảng giao dịch. Cần kết hợp UserName với bảng hồ sơ người dùng hoặc dữ liệu từ hệ thống nhân sự để lấy thông tin.
Ví dụ
Kế toán tổng hợpBáo cáo tài chínhPhải trả
|
|||
|
Chỉ báo đảo bút toán
ReversalIndicator
|
Cờ cho biết bút toán có phải là bút toán đảo của một bút toán khác hay không. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính dạng đúng/sai này xác định các bút toán được tạo để đảo một bút toán đã ghi sổ trước đó. Bút toán đảo là một loại bút toán riêng, thường đi theo quy trình khác biệt và đôi khi phát sinh vấn đề. Phân tích chỉ báo này rất cần thiết để hỗ trợ dashboard 'Hiệu suất quy trình đảo bút toán'. Thuộc tính giúp tách riêng quy trình đảo bút toán để đo tần suất, nguyên nhân và thời gian xử lý, qua đó xác định vấn đề tiềm ẩn trong bút toán gốc dẫn đến việc phải đảo.
Vì sao điều này quan trọng
Giúp tách riêng và phân tích quy trình đảo bút toán, vốn thường cho thấy có lỗi hoặc vấn đề trong giao dịch gốc.
Lấy dữ liệu ở đâu
Có thể dùng một cờ cụ thể trong bảng GL_JE_HEADERS, chẳng hạn ACCRUAL_REV_FLAG, hoặc xác định qua liên kết với nhật ký gốc bị đảo.
Ví dụ
truefalse
|
|||
|
Có phải làm lại
IsRework
|
Cờ được tính toán, có giá trị đúng nếu bút toán đã trải qua một chu kỳ bị từ chối và chỉnh sửa. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính dạng đúng/sai này được tính toán để xác định hồ sơ đã phải làm lại. Thông thường, thuộc tính được đánh dấu 'true' cho mọi hoạt động diễn ra sau sự kiện 'Journal Entry Rejected', chẳng hạn 'Journal Corrected and Resubmitted'. Có phải làm lại là thuộc tính hữu ích cho phân tích vì giúp dễ dàng định lượng số lượng và ảnh hưởng của các vòng lặp làm lại. Thuộc tính này hỗ trợ trực tiếp KPI 'Tỷ lệ bút toán phải làm lại trung bình' và giúp so sánh luồng quy trình cũng như thời gian xử lý giữa các hồ sơ phải làm lại với các hồ sơ được xử lý đúng ngay lần đầu.
Vì sao điều này quan trọng
Đánh dấu trực tiếp các hồ sơ đã trải qua vòng lặp làm lại kém hiệu quả, giúp dễ dàng định lượng tần suất và ảnh hưởng của lỗi quy trình.
Lấy dữ liệu ở đâu
Thông tin này không có trong hệ thống nguồn. Công cụ process mining sẽ tính toán bằng cách phân tích chuỗi hoạt động của từng hồ sơ.
Ví dụ
truefalse
|
|||
|
Ghi sổ đúng hạn
IsOnTimePosting
|
Cờ được tính toán, có giá trị đúng nếu nhật ký được ghi sổ vào hoặc trước ngày mục tiêu. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính dạng đúng/sai này được tính bằng cách so sánh dấu thời gian của hoạt động 'Journal Entry Posted' với 'Target Posting Date'. Nếu việc ghi sổ diễn ra vào hoặc trước ngày mục tiêu, giá trị là 'true'; nếu không, giá trị là 'false'. Thuộc tính này hỗ trợ trực tiếp KPI 'Tỷ lệ ghi sổ bút toán đúng hạn' bằng cách đơn giản hóa việc tính toán. Bạn có thể dễ dàng lọc và phân tích các bút toán trễ hạn để xác định nguyên nhân phổ biến, chẳng hạn một số loại nhật ký hoặc người phê duyệt cụ thể.
Vì sao điều này quan trọng
Cho biết rõ kết quả ghi sổ đúng hạn hay trễ hạn, giúp đơn giản hóa việc phân tích tỷ lệ đúng hạn và nguyên nhân gốc rễ của chậm trễ.
Lấy dữ liệu ở đâu
Công cụ process mining tính toán thuộc tính này. Cần có thuộc tính 'TargetPostingDate' và dấu thời gian của hoạt động 'Journal Entry Posted'.
Ví dụ
truefalse
|
|||
|
Kỳ kế toán
AccountingPeriod
|
Kỳ tài chính ghi nhận bút toán, chẳng hạn 'Tháng 1-24'. | ||
|
Mô tả
Kỳ kế toán xác định kỳ tài chính ghi nhận giao dịch. Đây là thông tin nền tảng cho mọi hoạt động báo cáo và phân tích tài chính. Trong process mining, thuộc tính này rất quan trọng để phân tích xu hướng. Bạn có thể so sánh hiệu suất quy trình, chẳng hạn thời gian xử lý hoặc tỷ lệ từ chối, giữa các tháng hoặc quý. Nhờ đó, bạn có thể xác định ảnh hưởng theo mùa, như khối lượng công việc tăng vào kỳ khóa sổ cuối tháng, và đo tác động của cải tiến quy trình theo thời gian.
Vì sao điều này quan trọng
Cho phép phân tích xu hướng KPI theo thời gian, giúp đo lường cải tiến quy trình và xác định các chu kỳ theo mùa như áp lực cuối tháng.
Lấy dữ liệu ở đâu
Có trong bảng GL_JE_HEADERS, thường ở trường PERIOD_NAME.
Ví dụ
Tháng 1-24Tháng 2-24Tháng 3-24
|
|||
|
Ngày ghi sổ mục tiêu
TargetPostingDate
|
Ngày dự kiến phải ghi sổ bút toán. | ||
|
Mô tả
Ngày ghi sổ mục tiêu là hạn chót để ghi bút toán vào Sổ cái, thường được xác định theo thỏa thuận mức dịch vụ (SLA) hoặc lịch khóa sổ cuối tháng. Đây là mốc chuẩn để đo hiệu suất. Thuộc tính này rất cần thiết để tính KPI 'Tỷ lệ ghi sổ bút toán đúng hạn'. Bằng cách so sánh ngày ghi sổ thực tế với ngày mục tiêu, hệ thống có thể tự động đánh dấu bút toán đúng hạn hoặc trễ hạn, giúp đo rõ mức độ tuân thủ lịch trình của quy trình.
Vì sao điều này quan trọng
Xác định thỏa thuận mức dịch vụ hoặc hạn chót ghi sổ, giúp tính KPI về hiệu suất đúng hạn.
Lấy dữ liệu ở đâu
Đây có thể không phải trường tiêu chuẩn. Giá trị có thể được suy ra từ các quy tắc nghiệp vụ dựa trên ngày tạo, kỳ kế toán hoặc loại nhật ký.
Ví dụ
2023-10-312023-11-302024-01-05
|
|||
|
Tên sổ cái
LedgerName
|
Tên sổ cái ghi nhận bút toán. | ||
|
Mô tả
Tên sổ cái xác định sổ cái cụ thể mà bút toán thuộc về. Các tổ chức có nhiều pháp nhân hoặc yêu cầu báo cáo khác nhau có thể sử dụng nhiều sổ cái, chẳng hạn sổ cái chính cho kế toán doanh nghiệp và sổ cái phụ cho báo cáo theo quy định tại địa phương. Thuộc tính này rất cần thiết để lọc và so sánh quy trình giữa các pháp nhân hoặc đơn vị kinh doanh. Thuộc tính giúp đảm bảo phân tích được thực hiện đúng bối cảnh tổ chức, đặc biệt quan trọng đối với tuân thủ tài chính và báo cáo.
Vì sao điều này quan trọng
Cho phép lọc và so sánh phân tích quy trình giữa các pháp nhân hoặc khuôn khổ kế toán khác nhau, rất cần thiết với các tổ chức lớn.
Lấy dữ liệu ở đâu
Có trong bảng GL_JE_HEADERS, thường được liên kết qua LEDGER_ID với GL_LEDGERS để lấy tên sổ cái.
Ví dụ
Sổ cái chính Hoa KỳSổ cái theo quy định tại Vương quốc AnhSổ cái hợp nhất toàn cầu
|
|||
|
Thời gian kết thúc
EndTime
|
Dấu thời gian cho biết một hoạt động cụ thể hoàn tất khi nào. | ||
|
Mô tả
Thời gian kết thúc ghi nhận lúc một hoạt động hoàn tất. Thời gian bắt đầu ghi nhận lúc hoạt động khởi đầu, còn thời gian kết thúc cho biết điểm hoàn tất, giúp tính chính xác thời gian xử lý của bước đó. Thông tin này cần thiết để tính thời gian xử lý hoạt động, một chỉ số cốt lõi giúp xác định điểm nghẽn và đo hiệu quả sử dụng tài nguyên. Ví dụ, lấy Thời gian kết thúc trừ Thời gian bắt đầu của hoạt động 'Journal Entry Reviewed' sẽ cho biết thời gian thực tế người rà soát dành cho tác vụ.
Vì sao điều này quan trọng
Thuộc tính này giúp tính thời lượng thực tế hoặc thời gian xử lý của từng hoạt động, yếu tố quan trọng để xác định vấn đề về hiệu quả.
Lấy dữ liệu ở đâu
Tương tự Thời gian bắt đầu, thông tin này thường có trong bảng dấu vết kiểm tra hoặc có thể suy ra từ Thời gian bắt đầu của hoạt động tiếp theo trong quy trình.
Ví dụ
2023-10-26T10:15:00Z2023-11-15T14:55:10Z2024-01-05T09:22:00Z
|
|||
|
Thời gian xử lý đầu cuối
EndToEndCycleTime
|
Tổng thời gian được tính từ lúc tạo bút toán đến khi hoàn tất đối chiếu. | ||
|
Mô tả
Chỉ số này thể hiện tổng thời gian bút toán trải qua toàn bộ quy trình, từ sự kiện 'Journal Entry Created' đầu tiên đến sự kiện 'Journal Entry Reconciled' cuối cùng. Chỉ số cung cấp cái nhìn tổng thể về hiệu suất quy trình. Đây là KPI chính để đo hiệu quả chung của quy trình. Chỉ số được dùng trong dashboard xu hướng để theo dõi tác động của các sáng kiến cải tiến theo thời gian, đồng thời làm mốc cơ sở để đánh giá mọi thay đổi quy trình.
Vì sao điều này quan trọng
Cung cấp thước đo tổng quan về tình trạng và hiệu quả của toàn bộ quy trình, là chỉ số quan trọng trong báo cáo cho lãnh đạo.
Lấy dữ liệu ở đâu
Nền tảng process mining tính chỉ số này bằng khoảng chênh lệch giữa dấu thời gian của sự kiện đầu tiên và cuối cùng trong từng hồ sơ.
Ví dụ
P10DT5HP4DT12HP22D
|
|||
|
Tiền tệ
CurrencyCode
|
Mã tiền tệ của giá trị bút toán, chẳng hạn USD, EUR hoặc GBP. | ||
|
Mô tả
Mã tiền tệ cho biết đơn vị tiền tệ của các khoản tài chính trong bút toán. Đây là thông tin cần thiết với các tổ chức đa quốc gia giao dịch bằng nhiều loại tiền tệ. Thuộc tính này giúp diễn giải chính xác các giá trị tài chính. Bạn có thể lọc theo tiền tệ. Đây cũng là trường bắt buộc khi phân tích có so sánh hoặc tổng hợp giá trị tiền tệ giữa các khu vực.
Vì sao điều này quan trọng
Bổ sung bối cảnh cần thiết cho mọi giá trị tài chính, giúp diễn giải chính xác và phân tích theo từng loại tiền tệ.
Lấy dữ liệu ở đâu
Có trong bảng GL_JE_HEADERS, thường ở trường CURRENCY_CODE.
Ví dụ
USDEURGBPJPY
|
|||
|
Trạng thái ghi sổ
PostingStatus
|
Trạng thái ghi sổ hiện tại của bút toán, chẳng hạn 'Chưa ghi sổ' hoặc 'Đã ghi sổ'. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính này cho biết trạng thái hiện tại của bút toán trong quá trình ghi vào Sổ cái. Đây là chỉ báo quan trọng về vị trí của bút toán trong vòng đời, nhất là với các hồ sơ đang xử lý. Trạng thái ghi sổ rất cần thiết cho dashboard 'Theo dõi trạng thái bút toán theo thời gian thực', cung cấp ảnh chụp tình trạng của mọi bút toán đang hoạt động. Thuộc tính này giúp theo dõi lượng nhật ký chưa ghi sổ tồn đọng và xác định chậm trễ ở các bước cuối của quy trình.
Vì sao điều này quan trọng
Cho biết trạng thái hiện tại của nhật ký, rất cần thiết để theo dõi lượng việc tồn đọng và tình trạng các bút toán đang xử lý.
Lấy dữ liệu ở đâu
Có trong bảng GL_JE_HEADERS, thường ở cột như STATUS hoặc POSTING_STATUS.
Ví dụ
Đã ghi sổChưa ghi sổLỗi
|
|||
Hoạt động Record to Report - Bút toán nhật ký
| Hoạt động | Mô tả | ||
|---|---|---|---|
|
Bút toán được gửi để phê duyệt
|
Hoạt động này diễn ra khi người dùng chính thức gửi bút toán đã hoàn tất vào workflow phê duyệt. Bút toán chuyển từ trạng thái nháp hoặc chưa hoàn tất sang trạng thái chờ phê duyệt. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Đây là mốc quan trọng để bắt đầu tính thời gian phê duyệt và xác định điểm nghẽn. Mốc này phân biệt giai đoạn nhập dữ liệu với giai đoạn rà soát và phê duyệt.
Lấy dữ liệu ở đâu
Sự kiện này được suy ra từ thay đổi trạng thái trong bảng GL_JE_HEADERS, cụ thể khi APPROVAL_STATUS_CODE chuyển sang giá trị như 'REQUIRED' hoặc 'INITIATED'. Dấu thời gian gửi cũng có thể được ghi lại.
Thu thập
Theo dõi dấu thời gian khi APPROVAL_STATUS_CODE trong GL_JE_HEADERS thay đổi để thể hiện bút toán đã được gửi.
Loại sự kiện
inferred
|
|||
|
Bút toán được tạo
|
Hoạt động này đánh dấu thời điểm bắt đầu quy trình nhập bút toán. Đây là lúc người dùng tạo tiêu đề bút toán mới và bắt đầu nhập dữ liệu, trước khi gửi để rà soát hoặc phê duyệt. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Đây là sự kiện bắt đầu chính của quy trình. Phân tích thời gian từ hoạt động này đến các bước tiếp theo giúp đo lường hiệu quả nhập dữ liệu ban đầu và tổng thời gian xử lý.
Lấy dữ liệu ở đâu
Thông thường, sự kiện này được xác định dựa trên dấu thời gian ngày tạo trong bảng GL_JE_HEADERS của một Mã bút toán cụ thể. Bảng này cũng lưu thông tin người tạo bản ghi.
Thu thập
Dùng CREATION_DATE trong bảng GL_JE_HEADERS.
Loại sự kiện
inferred
|
|||
|
Đã đối chiếu bút toán
|
Bút toán đã được khớp và tất toán trong quá trình đối chiếu tài khoản cuối kỳ. Việc này xác nhận giao dịch khớp với dữ liệu tài chính khác, chẳng hạn sao kê ngân hàng. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Hoạt động này là điểm kết thúc thực sự trong vòng đời của nhật ký. Thời gian từ lúc ghi sổ đến khi đối chiếu là KPI quan trọng để đánh giá hiệu quả quy trình khóa sổ tài chính.
Lấy dữ liệu ở đâu
Sự kiện này thường được ghi nhận trong Oracle Financial Consolidation and Close Cloud Service (FCCS) hoặc Account Reconciliation Cloud Service (ARCS), chứ không phải trong Sổ cái. Có thể suy ra sự kiện từ thay đổi trạng thái của bản ghi đối chiếu liên kết với nhật ký.
Thu thập
Đối chiếu dữ liệu nhật ký với các cập nhật trạng thái đối chiếu từ bảng ARCS hoặc FCCS.
Loại sự kiện
inferred
|
|||
|
Đã ghi sổ bút toán
|
Dữ liệu tài chính của bút toán đã được ghi thành công vào Sổ cái. Các khoản ghi nợ và ghi có hiện đã được phản ánh trong số dư tài khoản. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Đây là cột mốc quan trọng, đánh dấu bút toán được ghi vào hồ sơ tài chính chính thức. Cột mốc này cần thiết để đo tỷ lệ ghi sổ đúng hạn và tổng thời gian từ lúc tạo đến khi ghi sổ.
Lấy dữ liệu ở đâu
Sự kiện này được suy ra từ thay đổi trạng thái trong bảng GL_JE_HEADERS, khi trường STATUS chuyển thành 'P' (Posted). Bảng GL_JE_BATCHES cũng có trạng thái ghi sổ.
Thu thập
Theo dõi thời điểm STATUS trong GL_JE_HEADERS chuyển thành 'P'.
Loại sự kiện
inferred
|
|||
|
Nhật ký được phê duyệt
|
Người phê duyệt được chỉ định đã chính thức phê duyệt bút toán, xác nhận tính chính xác và hợp lệ. Đây là bước cuối trong quy trình phê duyệt, mở đường cho việc ghi sổ. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Cột mốc này đánh dấu kết thúc quy trình phê duyệt. Thời gian từ lúc gửi đến khi được phê duyệt là KPI quan trọng để đo hiệu quả quy trình làm việc và xác định điểm nghẽn trong khâu phê duyệt.
Lấy dữ liệu ở đâu
Sự kiện này được suy ra từ thay đổi trạng thái trong bảng GL_JE_HEADERS, khi APPROVAL_STATUS_CODE được cập nhật thành 'APPROVED'. Các bảng workflow lưu thông tin người phê duyệt và thời điểm phê duyệt.
Thu thập
Theo dõi thời điểm APPROVAL_STATUS_CODE trong GL_JE_HEADERS chuyển thành 'APPROVED'.
Loại sự kiện
inferred
|
|||
|
Bắt đầu ghi sổ nhật ký
|
Quá trình ghi sổ nhật ký đã được phê duyệt vào Sổ cái đã bắt đầu. Đây có thể là bước tự động hoặc thủ công, đưa nhật ký vào hàng đợi để chương trình ghi sổ xử lý. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Hoạt động này tách khâu phê duyệt khỏi quy trình ghi sổ về mặt kỹ thuật. Thời gian chậm trễ giữa lúc phê duyệt và lúc bắt đầu ghi sổ có thể cho thấy vấn đề về lịch chạy hoặc thiếu tài nguyên trong bộ máy ghi sổ.
Lấy dữ liệu ở đâu
Có thể suy ra sự kiện này từ các thay đổi trạng thái trong bảng GL_JE_BATCHES hoặc thời điểm gửi yêu cầu chạy đồng thời chương trình ghi sổ gắn với lô nhật ký.
Thu thập
Xác định thời điểm gửi yêu cầu chạy chương trình ghi sổ Sổ cái cho lô nhật ký cụ thể.
Loại sự kiện
inferred
|
|||
|
Bút toán bị từ chối
|
Người phê duyệt đã rà soát và từ chối bút toán do có sai sót, thiếu tài liệu hoặc vi phạm chính sách. Thao tác này gửi bút toán lại cho người tạo để chỉnh sửa. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Hoạt động này rất quan trọng để phân tích các vòng làm lại, tỷ lệ bị từ chối và tỷ lệ hoàn tất đúng ngay lần đầu. Tần suất bị từ chối cao cho thấy có thể tồn tại vấn đề về chất lượng dữ liệu hoặc đào tạo.
Lấy dữ liệu ở đâu
Sự kiện này được suy ra từ thay đổi trạng thái trong bảng GL_JE_HEADERS khi APPROVAL_STATUS_CODE được cập nhật thành 'REJECTED'. Lịch sử workflow sẽ ghi lại người thực hiện và dấu thời gian.
Thu thập
Theo dõi dấu thời gian khi APPROVAL_STATUS_CODE trong GL_JE_HEADERS được đặt thành 'REJECTED'.
Loại sự kiện
inferred
|
|||
|
Bút toán đã sửa và gửi lại
|
Sau khi bút toán bị từ chối, người tạo thực hiện các chỉnh sửa cần thiết rồi gửi lại để phê duyệt. Hoạt động này đánh dấu thời điểm bắt đầu một chu kỳ phê duyệt mới cho cùng bút toán. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Theo dõi việc làm lại là điều cần thiết để hiểu rõ những điểm kém hiệu quả trong quy trình. Kết hợp hoạt động này với “Bút toán bị từ chối” giúp đo lường thời gian và tần suất làm lại.
Lấy dữ liệu ở đâu
Đây là sự kiện 'Journal Submitted For Approval' diễn ra sau đó, khi nhật ký trước đó ở trạng thái 'REJECTED'. Sự kiện được xác định bằng cách phân tích chuỗi thay đổi trạng thái của cùng một Journal Entry ID.
Thu thập
Xác định thời điểm gửi nhật ký sau sự kiện từ chối của cùng một mã hồ sơ.
Loại sự kiện
inferred
|
|||
|
Bút toán được rà soát
|
Bước rà soát có thể diễn ra trước hoặc trong quy trình phê duyệt chính thức. Đây là lúc đồng nghiệp hoặc quản lý kiểm tra độ chính xác và mức độ tuân thủ trước khi chuyển bút toán đến người phê duyệt cuối cùng. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Tách riêng hoạt động này giúp phân biệt thời gian rà soát sơ bộ với thời gian phê duyệt cuối cùng. Việc này có thể làm lộ điểm nghẽn khó thấy nếu bước rà soát không chính thức nhưng mất nhiều thời gian.
Lấy dữ liệu ở đâu
Đây có thể là bước rõ ràng trong workflow phê duyệt nhiều giai đoạn và được ghi lại trong các bảng lịch sử workflow. Nếu bước này không chính thức, hệ thống sẽ không ghi lại. Có thể suy ra bước rà soát nếu ghi nhận thao tác của một người dùng cụ thể trước quyết định phê duyệt cuối cùng.
Thu thập
Phân tích các bảng lịch sử workflow để tìm bước phê duyệt hoặc rà soát trung gian trước trạng thái 'Đã phê duyệt' cuối cùng.
Loại sự kiện
inferred
|
|||
|
Đã đính kèm tài liệu hỗ trợ
|
Đây là thao tác đính kèm tài liệu hỗ trợ, chẳng hạn hóa đơn hoặc bảng tính, vào bút toán. Tài liệu thường cung cấp thông tin và bằng chứng cho kiểm toán viên cũng như người phê duyệt. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Theo dõi hoạt động này giúp xác định liệu tài liệu còn thiếu có gây chậm trễ hay không. Hoạt động này cũng cho biết mức độ tuân thủ và tính đầy đủ của bút toán trước khi chuyển sang workflow phê duyệt.
Lấy dữ liệu ở đâu
Khó theo dõi hoạt động này như một sự kiện riêng biệt. Có thể suy ra sự kiện từ dấu thời gian trong các bảng tệp đính kèm như FND_ATTACHED_DOCUMENTS, được liên kết với bản ghi bút toán trong GL_JE_HEADERS.
Thu thập
Suy ra từ ngày tạo bản ghi trong FND_ATTACHED_DOCUMENTS được liên kết với bút toán.
Loại sự kiện
inferred
|
|||
|
Đã xác minh ghi sổ
|
Đây là bước xác minh sau khi ghi sổ, trong đó người dùng hoặc hệ thống xác nhận nhật ký đã được ghi sổ chính xác và số dư đúng như dự kiến. Bước kiểm soát này thường được thực hiện thủ công. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Phân tích hoạt động này giúp bạn hiểu thời gian dành cho các bước kiểm soát thủ công và đảm bảo chất lượng sau khi ghi sổ. Qua đó, bạn có thể tìm ra cơ hội tự động hóa quy trình xác minh.
Lấy dữ liệu ở đâu
Oracle Fusion khó có sự kiện tường minh cho bước này. Cần suy ra từ các thao tác khác, chẳng hạn người dùng chạy một báo cáo cụ thể hoặc cập nhật trường trạng thái tùy chỉnh, vốn không có sẵn theo tiêu chuẩn.
Thu thập
Cần có logic tùy chỉnh, chẳng hạn theo dõi thời gian chạy báo cáo xác minh hoặc các cập nhật vào descriptive flexfield.
Loại sự kiện
inferred
|
|||
|
Đã xử lý đảo bút toán
|
Một bút toán đảo đã được tạo và ghi sổ trong kỳ tiếp theo để triệt tiêu ảnh hưởng tài chính của bút toán gốc. Đây là thao tác phổ biến với các khoản trích trước. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Theo dõi các bút toán đảo giúp xác định loại bút toán nào thường bị đảo và phân tích hiệu quả của chính quy trình đảo bút toán. Điều này có thể cho thấy vấn đề trong việc quản lý các khoản trích trước.
Lấy dữ liệu ở đâu
Có thể suy ra sự kiện này bằng cách xác định bút toán mới được liên kết rõ ràng với bút toán gốc dưới dạng bút toán đảo. Bảng GL_JE_HEADERS có các trường như REVERSAL_PERIOD và REVERSAL_FLAG để nhận diện và liên kết những bút toán này.
Thu thập
Xác định ngày tạo và ngày ghi sổ của bút toán mới có phần tiêu đề tham chiếu đến bút toán gốc bị đảo.
Loại sự kiện
inferred
|
|||
Hướng dẫn trích xuất dữ liệu
Sẵn sàng bắt đầu?
Dùng mẫu này để biến dữ liệu bút toán nhật ký Oracle Fusion thành thông tin hữu ích, giúp rút ngắn chu kỳ Record to Report. Bắt đầu tối ưu hoạt động tài chính ngay hôm nay.
Rút ngắn chu kỳ Record to Report - Bút toán nhật ký ngay hôm nay
Giảm 30% thời gian xử lý bút toán nhật ký và tinh gọn hoạt động tài chính.
Không cần thẻ tín dụng. Kích hoạt dùng thử ngay.