Mẫu dữ liệu quản lý tín dụng và thu hồi công nợ

SAP ECC
Mẫu dữ liệu quản lý tín dụng và thu hồi công nợ

Mẫu dữ liệu quản lý tín dụng và thu hồi công nợ

Mẫu này tổng hợp rõ các thuộc tính dữ liệu và hoạt động cần thiết để phân tích hiệu quả quy trình quản lý tín dụng và thu hồi công nợ. Mẫu cũng hướng dẫn cách trích xuất những dữ liệu quan trọng này từ hệ thống SAP ECC. Hãy dùng tài nguyên này để thu thập dữ liệu thuận lợi và chính xác.
  • Các thuộc tính nên thu thập
  • Các hoạt động chính cần theo dõi
  • Hướng dẫn trích xuất dữ liệu từ SAP ECC
Chưa quen với nhật ký sự kiện? Tìm hiểu cách tạo nhật ký sự kiện cho process mining.

Thuộc tính quản lý tín dụng và thu hồi công nợ

Đây là các trường dữ liệu nên có trong event log để phân tích quy trình quản lý tín dụng và thu hồi công nợ trong SAP ECC.
3 Bắt buộc 8 Nên có 10 Không bắt buộc
Tên Mô tả
Số hóa đơn
InvoiceNumber
Mã định danh duy nhất của hóa đơn khách hàng, được dùng làm mã hồ sơ chính cho quy trình quản lý tín dụng.
Mô tả

Số hóa đơn, trong SAP gọi là Belegnummer (BELNR), là mã duy nhất của mỗi chứng từ phải thu. Trong process mining, số này rất quan trọng vì liên kết mọi hoạt động liên quan, từ ghi nhận và nhắc nợ đến thanh toán hoặc xóa sổ, thành một hồ sơ thống nhất.

Dùng số hóa đơn làm mã hồ sơ giúp bạn xem toàn bộ vòng đời hóa đơn. Nhờ đó, bạn có thể theo dõi các chỉ số như số ngày thu tiền bình quân (DSO), xác định điểm nghẽn trong quy trình thu hồi công nợ và hiểu hiệu quả của từng chiến lược thu hồi đối với từng hóa đơn.

Vì sao điều này quan trọng

Đây là khóa thiết yếu liên kết mọi sự kiện trong vòng đời hóa đơn, giúp bạn theo dõi và phân tích toàn bộ quy trình từ cấp tín dụng đến thu tiền.

Lấy dữ liệu ở đâu

Có trong nhiều bảng kế toán tài chính của SAP ECC, chủ yếu là BKPF (tiêu đề chứng từ kế toán) và BSEG (dòng chứng từ kế toán), tại trường BELNR.

Ví dụ
190000000119000000451900000102
Tên hoạt động
ActivityName
Tên hoạt động nghiệp vụ hoặc sự kiện xảy ra tại một thời điểm cụ thể trong vòng đời hóa đơn.
Mô tả

Thuộc tính này mô tả một bước hoặc sự kiện cụ thể trong quy trình quản lý tín dụng và thu hồi công nợ, chẳng hạn 'Hóa đơn được ghi nhận', 'Đã chạy nhắc nợ' hoặc 'Đã ghi nhận chứng từ thanh toán đến'. Các hoạt động này tạo thành những nút trên sơ đồ quy trình.

Phân tích thứ tự, tần suất và thời gian giữa các hoạt động giúp doanh nghiệp hình dung luồng quy trình thực tế, phát hiện sai lệch so với quy trình chuẩn và xác định điểm nghẽn. Chẳng hạn, phân tích luồng sau bước 'Đã chạy nhắc nợ' có thể cho thấy chiến lược nhắc nợ hiệu quả đến đâu.

Vì sao điều này quan trọng

Các hoạt động là thành phần cơ bản của sơ đồ quy trình, giúp trực quan hóa và phân tích luồng quy trình, các biến thể và ngoại lệ.

Lấy dữ liệu ở đâu

Đây là thuộc tính được tạo ra bằng cách ánh xạ mã giao dịch (TCODE), loại chứng từ (BLART) hoặc thay đổi trường cụ thể từ nhiều bảng SAP, chẳng hạn BKPF, BSID, MHNK và UDM_CASE, sang tên hoạt động dễ hiểu với người dùng.

Ví dụ
Hóa đơn được ghi nhậnĐã chạy nhắc nợĐã tạo cam kết thanh toánĐã ghi nhận chứng từ thanh toán đếnHóa đơn đã tất toán
Thời điểm sự kiện
EventTime
Dấu thời gian cho biết thời điểm một hoạt động hoặc sự kiện cụ thể xảy ra.
Mô tả

Thời điểm sự kiện ghi lại chính xác ngày giờ của từng hoạt động trong quy trình. Đây là cơ sở thời gian của nhật ký sự kiện, giúp sắp xếp hoạt động theo thứ tự và tính khoảng thời gian giữa chúng.

Trong phân tích, dấu thời gian này rất cần thiết để tính các KPI theo thời gian, chẳng hạn thời gian xử lý tranh chấp, độ trễ ghi nhận thanh toán và số ngày trung bình từ ngày đến hạn đến khi thanh toán. Dữ liệu này giúp phát hiện điểm nghẽn bằng cách chỉ ra thời gian chờ dài giữa các bước liên tiếp.

Vì sao điều này quan trọng

Thuộc tính này cần thiết để sắp xếp sự kiện chính xác và tính các chỉ số hiệu suất liên quan đến thời gian, như thời gian chu kỳ và khoảng thời gian xử lý.

Lấy dữ liệu ở đâu

Lấy từ nhiều trường ngày giờ trong bảng SAP, chẳng hạn BUDAT (ngày hạch toán), CPUDT/CPUTM (ngày giờ nhập chứng từ) trong BKPF hoặc các bảng dành riêng cho từng sự kiện.

Ví dụ
2023-01-15T09:30:00Z2023-02-10T14:00:00Z2023-02-28T11:25:10Z
Cấp độ nhắc nợ
Mahns
Cấp độ nhắc nợ cao nhất đã áp dụng cho hóa đơn.
Mô tả

Cấp độ nhắc nợ (MAHNS trong SAP) cho biết đã gửi bao nhiêu thông báo nhắc thanh toán cho một hóa đơn quá hạn, qua đó thể hiện mức độ của quy trình nhắc nợ.

Thuộc tính này giúp đánh giá quy trình nhắc nợ. Dashboard “Hiệu quả nhắc nợ theo cấp độ” dùng dữ liệu này để đo tỷ lệ hóa đơn được thanh toán sau mỗi lần gửi thông báo. Kết quả phân tích giúp điều chỉnh chiến lược nhắc nợ, chẳng hạn thay đổi thời điểm hoặc nội dung thông báo ở những cấp độ chưa hiệu quả.

Vì sao điều này quan trọng

Đo trực tiếp mức độ thu hồi công nợ, yếu tố quan trọng để phân tích hiệu quả của chiến lược nhắc nợ.

Lấy dữ liệu ở đâu

Có trong dòng mục khách hàng ở bảng BSID, trường MAHNS. Lịch sử các đợt nhắc nợ nằm trong bảng MHNK (phần đầu) và MHND (dữ liệu).

Ví dụ
1234
Giá trị hóa đơn
Dmbtr
Tổng giá trị hóa đơn theo nội tệ.
Mô tả

Thuộc tính này thể hiện tổng giá trị tiền tệ của hóa đơn. Trong SAP, giá trị này thường được lưu trong trường DMBTR, biểu thị số tiền theo nội tệ.

Giá trị hóa đơn là chiều phân tích quan trọng. Thuộc tính này giúp ưu tiên thu hồi các hóa đơn giá trị cao và xác định liệu giá trị hóa đơn có liên quan đến chậm thanh toán hoặc tranh chấp hay không. Bạn cũng có thể lọc sơ đồ quy trình để chỉ xem hóa đơn vượt một ngưỡng nhất định.

Vì sao điều này quan trọng

Cung cấp thông tin tài chính cho quy trình, giúp phân tích theo giá trị và ưu tiên thu hồi các khoản có giá trị cao.

Lấy dữ liệu ở đâu

Trường DMBTR tiêu chuẩn (số tiền theo nội tệ) trong các bảng như BSEG, BSID và BSAD.

Ví dụ
1500.0012500.50750.25
Mã khách hàng
Kunnr
Mã định danh duy nhất của khách hàng.
Mô tả

Mã khách hàng (KUNNR trong SAP) là khóa duy nhất của tài khoản khách hàng. Mã này liên kết giao dịch với dữ liệu chính của khách hàng, bao gồm lịch sử thanh toán, thông tin tín dụng và thông tin liên hệ.

Trong process mining, thuộc tính này rất cần thiết để phân tích theo từng nhóm. Bạn có thể so sánh hiệu suất quy trình giữa các khách hàng, xác định khách hàng thường xuyên thanh toán trễ và xem chiến lược thu hồi công nợ khác nhau thế nào giữa khách hàng chiến lược và khách hàng thông thường. Đây là thuộc tính cơ bản cho các dashboard như Tuổi nợ hóa đơn và Tuân thủ điều khoản thanh toán.

Vì sao điều này quan trọng

Cho phép phân tích theo từng khách hàng, giúp phát hiện hành vi của khách hàng hoặc nhóm khách hàng cụ thể và điều chỉnh chiến lược thu hồi công nợ cho phù hợp.

Lấy dữ liệu ở đâu

Trường KUNNR tiêu chuẩn trong các bảng dòng khoản mục khách hàng (BSID, BSAD) và bảng tiêu đề chứng từ (BKPF, nếu có dữ liệu).

Ví dụ
10002050CUST-7890
Ngày đến hạn
NetDueDate
Ngày khách hàng phải thanh toán hóa đơn theo thỏa thuận.
Mô tả

Ngày đến hạn là hạn cuối khách hàng cần thanh toán hóa đơn. Ngày này được tính dựa trên ngày cơ sở của hóa đơn và điều khoản thanh toán. Trong SAP, ngày đến hạn ròng thường có trong trường FAEDT.

Ngày này là cơ sở quan trọng cho việc quản lý tín dụng và đo lường thanh toán đúng hạn. Ngày này được dùng để tính các KPI như 'Số ngày trung bình từ ngày đến hạn đến khi thanh toán' và bắt đầu hoạt động thu hồi công nợ khi đã quá hạn. Phân tích thời gian chậm so với ngày này là phần cốt lõi của hoạt động thu hồi công nợ.

Vì sao điều này quan trọng

Đây là mốc chính để đo lường việc thanh toán đúng hạn, đồng thời cần thiết để tính số ngày quá hạn và các KPI liên quan.

Lấy dữ liệu ở đâu

Ngày này thường có sẵn trong các bảng dòng khoản mục khách hàng như BSID, tại trường FAEDT (ngày đến hạn ròng). Bạn cũng có thể tính ngày này từ ngày cơ sở (ZFBDT) và điều khoản thanh toán (ZTERM).

Ví dụ
2023-02-142023-03-312023-04-15
Nhân viên phụ trách thu hồi công nợ
Sachp
Nhân viên kế toán hoặc nhân viên thu hồi công nợ được giao phụ trách tài khoản khách hàng.
Mô tả

Thuộc tính này cho biết cá nhân hoặc nhóm chịu trách nhiệm thu hồi công nợ cho một tài khoản khách hàng cụ thể. Trong SAP, người phụ trách thường là nhân viên kế toán (SACHP) được khai báo trong hồ sơ chủ khách hàng.

Đây là chiều dữ liệu quan trọng để theo dõi hiệu quả của nhóm thu hồi công nợ. Bạn có thể lọc dashboard như “Tổng quan tuổi nợ hóa đơn” theo nhân viên phụ trách để phân bổ khối lượng công việc và so sánh hiệu quả giữa các cá nhân hoặc nhóm. Thuộc tính này giúp xác định ai xử lý hóa đơn quá hạn hiệu quả nhất.

Vì sao điều này quan trọng

Giúp phân tích hiệu quả và quản lý khối lượng công việc của nhóm thu hồi công nợ bằng cách gắn từng trường hợp và kết quả với cá nhân hoặc nhóm phụ trách.

Lấy dữ liệu ở đâu

Thường có trong dữ liệu mã công ty của hồ sơ chủ khách hàng, tại bảng KNB1, trường SACHP.

Ví dụ
J. SmithNhóm AINTL-COLL
Phân khúc khách hàng
CustomerSegment
Phân loại khách hàng, chẳng hạn theo quy mô, ngành nghề hoặc tầm quan trọng chiến lược.
Mô tả

Phân khúc khách hàng là cách phân nhóm khách hàng có đặc điểm tương tự. Trong SAP, thuộc tính này thường được xác định từ Nhóm tài khoản khách hàng (KTOKD) hoặc các trường tùy chỉnh khác trong dữ liệu chính của khách hàng.

Phân tích quy trình theo thuộc tính này giúp bạn hiểu rõ hơn về hoạt động. Chẳng hạn, bạn có thể phát hiện phân khúc nào có chu kỳ thanh toán dài hơn, tỷ lệ tranh chấp cao hơn hoặc phản hồi tốt hơn với một số hoạt động thu hồi công nợ. Thông tin này rất cần thiết để tối ưu chiến lược thu hồi công nợ và điều chỉnh cách tương tác với khách hàng.

Vì sao điều này quan trọng

Cho phép phân tích theo từng nhóm khách hàng để xem quy trình hoạt động ra sao, từ đó điều chỉnh chiến lược và phân bổ tài nguyên phù hợp.

Lấy dữ liệu ở đâu

Thường được xác định từ trường Nhóm tài khoản khách hàng (KTOKD) trong bảng dữ liệu chính khách hàng KNA1 hoặc từ các trường tùy chỉnh khác.

Ví dụ
Khách hàng trọng điểmDoanh nghiệp vừa và nhỏCơ quan nhà nướcNội bộ
Số ngày quá hạn
DaysOverdue
Số ngày hóa đơn đã quá ngày đến hạn, được tính toán.
Mô tả

Chỉ số này tính số ngày từ ngày đến hạn thanh toán của hóa đơn đến ngày hóa đơn được tất toán. Với hóa đơn chưa thanh toán, số ngày được tính đến ngày hiện tại.

Số ngày quá hạn là chỉ số cơ bản trong phân tích khoản phải thu. Đây là thước đo chính của dashboard “Tổng quan tuổi nợ hóa đơn” và giúp ưu tiên hoạt động thu hồi công nợ. Phân tích xu hướng chỉ số này trên toàn bộ danh mục có thể cho biết tình hình chung của các khoản phải thu.

Vì sao điều này quan trọng

Đây là chỉ số hiệu quả cốt lõi, đo trực tiếp độ trễ thanh toán. Chỉ số này giúp ưu tiên hoạt động thu hồi công nợ và theo dõi tình trạng quy trình.

Lấy dữ liệu ở đâu

Thuộc tính được tính toán theo công thức: (Ngày thanh toán bù trừ hoặc ngày hiện tại) - Ngày đến hạn thanh toán ròng.

Ví dụ
0153295
Tên người dùng
UserName
Mã người dùng đã thực hiện hoạt động.
Mô tả

Thuộc tính này xác định người dùng cụ thể chịu trách nhiệm cho một sự kiện, chẳng hạn ghi nhận hóa đơn hoặc tạo hồ sơ tranh chấp. Trong SAP, thông tin này thường được lưu ở các trường như ERNAM (người tạo) hoặc USNAM.

Phân tích theo người dùng giúp bạn hiểu cách phân bổ khối lượng công việc, xác định nhu cầu đào tạo và phát hiện vấn đề tiềm ẩn về tuân thủ. Chẳng hạn, dữ liệu có thể cho thấy một số người dùng thường liên quan đến sai lệch hoặc chậm trễ trong quy trình, hoặc những người có kết quả tốt thường làm theo một biến thể quy trình hiệu quả hơn.

Vì sao điều này quan trọng

Thuộc tính này cho phép phân tích hiệu suất và cách làm việc của từng người trong quy trình, giúp xác định người làm tốt, nhu cầu đào tạo và tình trạng mất cân đối khối lượng công việc.

Lấy dữ liệu ở đâu

Thường có trong các bảng tiêu đề như BKPF, tại trường USNAM (tên người dùng) hoặc ERNAM (tên người tạo đối tượng).

Ví dụ
SMITHJRDOECFO-ADMIN
Chứng từ thanh toán bù trừ
Augbl
Số chứng từ dùng để thanh toán bù trừ hóa đơn, thường là chứng từ thanh toán hoặc giấy báo có.
Mô tả

Số chứng từ thanh toán bù trừ (AUGBL trong SAP) liên kết một khoản mục chưa tất toán, chẳng hạn hóa đơn, với chứng từ dùng để tất toán khoản mục đó. Khi hóa đơn được thanh toán, số chứng từ thanh toán sẽ được lưu làm chứng từ thanh toán bù trừ của hóa đơn.

Trường này rất quan trọng về mặt kỹ thuật để xác nhận hóa đơn đã được tất toán và liên kết hóa đơn với sự kiện thanh toán hoặc giấy báo có cụ thể. Đây là cơ sở để xác định hoạt động “Hóa đơn đã tất toán” và ghi nhận chính xác toàn bộ quy trình.

Vì sao điều này quan trọng

Liên kết rõ ràng hóa đơn với chứng từ tất toán, giúp mô hình hóa chính xác các sự kiện thanh toán bù trừ.

Lấy dữ liệu ở đâu

Trường tiêu chuẩn AUGBL trong các bảng dòng mục khách hàng BSID (để trống khi khoản mục còn mở) và BSAD (được điền sau khi thanh toán bù trừ).

Ví dụ
140000000114000000551400000120
Đã xóa sổ
IsWrittenOff
Giá trị đúng/sai cho biết hóa đơn cuối cùng có bị xóa sổ thành nợ xấu hay không.
Mô tả

Đây là cờ được suy ra, thường có giá trị true nếu hóa đơn được tất toán bằng mã lý do hoặc loại chứng từ cụ thể cho biết khoản nợ đã bị xóa sổ. Cờ này xác định các trường hợp gây tổn thất tài chính.

Thuộc tính này cần thiết để tính KPI “Tỷ lệ nợ xấu bị xóa sổ” và xây dựng các dashboard liên quan. Bạn có thể phân tích nguyên nhân gốc rễ để tìm hiểu đặc điểm của những hóa đơn và khách hàng thường bị xóa sổ, từ đó cải thiện chính sách tín dụng và hiệu quả thu hồi công nợ.

Vì sao điều này quan trọng

Xác định các kết quả quy trình gây tổn thất tài chính, giúp tìm nguyên nhân gốc rễ của nợ xấu và cải thiện chính sách tín dụng.

Lấy dữ liệu ở đâu

Đây là thuộc tính được suy ra. Thông thường, thuộc tính này dựa trên các mã lý do thanh toán bù trừ cụ thể (BSEG-RSTGR) hoặc loại chứng từ (BKPF-BLART) dùng để xóa sổ nợ.

Ví dụ
truefalse
Điều khoản thanh toán
Zterm
Mã điều khoản thanh toán đã thỏa thuận với khách hàng.
Mô tả

Mã điều khoản thanh toán (ZTERM trong SAP) quy định các điều kiện thanh toán, chẳng hạn như ngày đến hạn và mức chiết khấu nếu thanh toán sớm. Mã này thường được thiết lập trong dữ liệu chủ khách hàng rồi sao chép vào hóa đơn.

Phân tích theo điều khoản thanh toán giúp bạn hiểu các điều khoản khác nhau ảnh hưởng thế nào đến hành vi thanh toán. Chẳng hạn, dashboard “Mức độ tuân thủ và tác động của điều khoản thanh toán” cho thấy mức độ khách hàng thực hiện đúng điều khoản và ảnh hưởng của việc này đến số ngày quá hạn. Từ đó, bạn có thể quyết định nên áp dụng điều khoản nào cho từng nhóm khách hàng.

Vì sao điều này quan trọng

Cho biết thỏa thuận thanh toán theo hợp đồng, đồng thời giúp phân tích liệu một số điều khoản có giúp khách hàng thanh toán đúng hạn hơn hay làm phát sinh nhiều tranh chấp hơn.

Lấy dữ liệu ở đâu

Trường tiêu chuẩn ZTERM, có trong dữ liệu chủ khách hàng (KNB1) và các bảng chứng từ tài chính (BSEG).

Ví dụ
0001NT30ZD60
Hạn mức tín dụng
Klimk
Tổng hạn mức tín dụng được cấp cho khách hàng.
Mô tả

Hạn mức tín dụng (KLIMK trong SAP) là mức tín dụng tối đa cấp cho tài khoản khách hàng. Đây là yếu tố quan trọng trong quản lý rủi ro tín dụng.

Thuộc tính này cần thiết cho dashboard “Độ chính xác của hạn mức tín dụng và nợ xấu”. Bằng cách phân tích mối liên hệ giữa hạn mức được cấp và các khoản nợ bị xóa sổ, doanh nghiệp có thể đánh giá hiệu quả của chính sách tín dụng. Thuộc tính này cũng hỗ trợ các KPI như “Tỷ lệ điều chỉnh hạn mức tín dụng”, giúp kiểm tra độ chính xác của đánh giá ban đầu.

Vì sao điều này quan trọng

Cung cấp bối cảnh về rủi ro tín dụng, giúp đánh giá liệu chính sách tín dụng có ngăn ngừa nợ xấu hiệu quả mà không hạn chế doanh số hay không.

Lấy dữ liệu ở đâu

Có trong dữ liệu quản lý tín dụng tập trung của khách hàng, tại bảng KNKK, trường KLIMK.

Ví dụ
10000.0050000.00250000.00
Lần làm mới dữ liệu gần nhất
LastDataRefreshTimestamp
Dấu thời gian cho biết lần gần nhất dữ liệu được trích xuất hoặc cập nhật trong công cụ process mining.
Mô tả

Thuộc tính này ghi lại ngày giờ của lần tải dữ liệu gần nhất. Nhờ đó, người dùng nghiệp vụ biết dữ liệu đang phân tích được cập nhật đến thời điểm nào.

Khi xem dashboard và phân tích, dấu thời gian này giúp người dùng biết dữ liệu đã bao gồm các giao dịch mới nhất hay vẫn còn độ trễ. Đây là siêu dữ liệu quan trọng để người dùng tin tưởng vào kết quả phân tích.

Vì sao điều này quan trọng

Cho người dùng biết dữ liệu được cập nhật gần đây đến đâu, yếu tố quan trọng để đưa ra quyết định dựa trên thông tin quy trình mới nhất.

Lấy dữ liệu ở đâu

Giá trị này được tạo và lưu trong quy trình trích xuất, chuyển đổi và tải dữ liệu (ETL) mỗi khi dữ liệu được làm mới.

Ví dụ
2023-03-01T02:00:00Z2023-03-02T02:00:00Z2023-03-03T02:00:00Z
Loại chứng từ
Blart
Loại chứng từ tài chính, chẳng hạn hóa đơn, giấy báo có hoặc khoản thanh toán.
Mô tả

Loại chứng từ (BLART trong SAP) dùng để phân loại chứng từ kế toán. Ví dụ, “RV” có thể là hóa đơn khách hàng, “DZ” là khoản thanh toán của khách hàng và “DG” là giấy báo có.

Khi phân tích process mining, các hoạt động được suy ra từ dữ liệu, còn loại chứng từ gốc cung cấp bối cảnh quan trọng để kiểm tra hoặc phân tích tài chính chi tiết hơn. Thuộc tính này giúp bạn hiểu bản chất giao dịch đang được xử lý và lọc phân tích theo loại chứng từ cụ thể, chẳng hạn chỉ xem hóa đơn khách hàng.

Vì sao điều này quan trọng

Cung cấp bối cảnh tài chính bằng cách phân loại giao dịch. Bạn có thể dùng thuộc tính này để lọc phân tích hoặc kiểm tra tên hoạt động được suy ra.

Lấy dữ liệu ở đâu

Trường tiêu chuẩn BLART trong bảng phần đầu chứng từ BKPF.

Ví dụ
RVDZDGAB
Mã công ty
Bukrs
Mã định danh pháp nhân (mã công ty) sở hữu hóa đơn.
Mô tả

Mã công ty (BUKRS trong SAP) đại diện cho một pháp nhân độc lập lập báo cáo tài chính. Đây là đơn vị tổ chức cơ bản trong SAP Financials.

Thuộc tính này cần thiết để lọc và so sánh hiệu quả quy trình giữa các pháp nhân trong cùng tập đoàn. Bạn có thể phân tích xem quy trình thu hồi công nợ có được chuẩn hóa hay không, và hiệu quả có chênh lệch đáng kể giữa các mã công ty, chẳng hạn về DSO hoặc tỷ lệ tranh chấp.

Vì sao điều này quan trọng

Cho phép phân tích quy trình theo từng pháp nhân, giúp các tập đoàn lớn, đa quốc gia so sánh hiệu quả hoạt động.

Lấy dữ liệu ở đâu

Trường tiêu chuẩn BUKRS trong hầu hết các bảng tài chính, gồm BKPF, BSEG, BSID và BSAD.

Ví dụ
10002000US01
Mã hệ thống nguồn
SourceSystemId
Mã định danh của hệ thống nguồn nơi dữ liệu được trích xuất.
Mô tả

Thuộc tính này cho biết hệ thống gốc, chẳng hạn một phiên bản SAP ECC cụ thể như 'ECCPRD100'. Thông tin này quan trọng khi tổ chức có nhiều hệ thống ERP hoặc tích hợp dữ liệu từ nhiều nguồn.

Thuộc tính này cho phép lọc và so sánh quy trình giữa các hệ thống hoặc khu vực. Nhờ đó, nguồn gốc dữ liệu luôn rõ ràng và bạn có thể xử lý sự cố trích xuất dữ liệu dễ dàng hơn.

Vì sao điều này quan trọng

Cung cấp thông tin quan trọng về nguồn gốc dữ liệu, nhất là trong môi trường CNTT phức tạp. Nhờ đó, bạn có thể truy xuất dữ liệu và phân tích theo từng hệ thống.

Lấy dữ liệu ở đâu

Thường được thêm trong quá trình trích xuất dữ liệu. Trong SAP, có thể dùng tên hệ thống logic (LOGSYS).

Ví dụ
SAPECC_PROD_100ECC_EU_200US_FIN_ERP
Mã vụ việc tranh chấp
DisputeCaseId
Mã định danh duy nhất của vụ việc tranh chấp liên kết với hóa đơn.
Mô tả

Khi khách hàng tranh chấp hóa đơn, SAP có thể tạo một vụ việc chính thức trong phân hệ Dispute Management. Mã này định danh duy nhất vụ việc đó.

Mã định danh này cho phép phân tích chi tiết quy trình xử lý tranh chấp. Đây là dữ liệu cần thiết để tính KPI “Thời gian xử lý tranh chấp” và tìm hiểu lý do phát sinh tranh chấp, cách xử lý cũng như kết quả thường gặp. Nhờ đó, bạn có thể tách quy trình con xử lý tranh chấp khỏi luồng thu hồi công nợ thông thường.

Vì sao điều này quan trọng

Liên kết hoạt động thu hồi công nợ với các vụ việc tranh chấp chính thức, giúp tập trung phân tích hiệu quả xử lý và nguyên nhân gốc rễ của tranh chấp.

Lấy dữ liệu ở đâu

Có trong các bảng SAP Dispute Management, chẳng hạn UDM_CASE_ATTR00. Cần sử dụng phân hệ SAP Dispute Management.

Ví dụ
400000000021400000000157400000000305
Nhóm rủi ro
Ctlpc
Phân loại mức độ rủi ro tín dụng của khách hàng.
Mô tả

Nhóm rủi ro (CTLPC trong SAP) phân loại khách hàng dựa trên khả năng tín dụng và lịch sử thanh toán. Phân loại này được dùng để kiểm tra tín dụng tự động và định hướng chiến lược thu hồi công nợ.

Phân tích quy trình theo nhóm rủi ro có thể cho thấy nhiều thông tin hữu ích. Chẳng hạn, khách hàng rủi ro cao có đi theo luồng quy trình khác hoặc có chu kỳ thanh toán dài hơn đáng kể hay không. Dữ liệu này giúp kiểm tra độ chính xác của phân loại rủi ro và điều chỉnh mức độ thu hồi công nợ phù hợp với từng mức rủi ro.

Vì sao điều này quan trọng

Cho phép phân tích quy trình thu hồi công nợ theo mức độ rủi ro, giúp kiểm tra mô hình rủi ro và điều chỉnh chiến lược thu hồi phù hợp.

Lấy dữ liệu ở đâu

Có trong dữ liệu quản lý tín dụng tập trung của khách hàng, tại bảng KNKK, trường CTLPC.

Ví dụ
001002RỦI RO CAO
Bắt buộc Nên có Không bắt buộc

Hoạt động quản lý tín dụng và thu hồi công nợ

Đây là các bước và mốc chính cần ghi nhận trong event log để khám phá quy trình chính xác và xác định điểm nghẽn.
5 Nên có 9 Không bắt buộc
Hoạt động Mô tả
Đã chạy nhắc nợ
Hoạt động này thể hiện việc chạy chương trình nhắc nợ tự động cho hóa đơn quá hạn. Hệ thống ghi lại cấp độ nhắc nợ, ngày chạy và các thông tin khác cho từng hóa đơn trong đợt nhắc nợ.
Vì sao điều này quan trọng

Theo dõi hoạt động nhắc nợ là việc cần thiết để đánh giá hiệu quả của chiến lược thu hồi công nợ. Việc này giúp xác định cấp độ nhắc nợ nào thúc đẩy thanh toán hiệu quả nhất và phát hiện khách hàng không phản hồi.

Lấy dữ liệu ở đâu

Đây là sự kiện được ghi nhận trực tiếp. Chi tiết các đợt nhắc nợ được lưu trong những bảng dữ liệu nhắc nợ, chủ yếu là MHNK (dữ liệu nhắc nợ), gồm ngày chạy (LAUFD) và cấp độ nhắc nợ (MAHNS) của từng hóa đơn được nhắc.

Thu thập

Trích xuất bản ghi từ bảng MHNK, liên kết mã công ty, tài khoản và ngày nhắc nợ.

Loại sự kiện explicit
Đã quá hạn thanh toán
Sự kiện được tính toán để xác định hóa đơn đã chính thức quá hạn. Đây không phải sự kiện được hệ thống ghi nhận trực tiếp, mà được xác định bằng cách so sánh ngày đến hạn ròng của hóa đơn với ngày hiện tại hoặc dấu thời gian của một hoạt động tiếp theo.
Vì sao điều này quan trọng

Sự kiện này đánh dấu thời điểm quy trình chuyển từ lập hóa đơn thông thường sang thu hồi công nợ. Đây là mốc để tính số ngày quá hạn và bắt đầu quy trình nhắc nợ, đồng thời làm cơ sở cho báo cáo tuổi nợ.

Lấy dữ liệu ở đâu

Đây là sự kiện được tính toán bằng cách so sánh ngày đến hạn ròng (BSID-NETDT) của dòng hóa đơn chưa thanh toán với ngày hệ thống hoặc dấu thời gian của một sự kiện khác.

Thu thập

Tính bằng cách so sánh ngày đến hạn ròng của hóa đơn (BSID-NETDT) với một mốc thời gian.

Loại sự kiện calculated
Hóa đơn đã tất toán
Sự kiện này đánh dấu hóa đơn đã được tất toán thành công, thường là sau khi nhận và phân bổ đủ tiền. Có thể suy ra sự kiện khi dòng hóa đơn chuyển từ bảng khoản mục chưa thanh toán (BSID) sang bảng khoản mục đã tất toán (BSAD).
Vì sao điều này quan trọng

Đây là sự kiện kết thúc chính thể hiện kết quả tốt của quy trình. Thời gian để đạt đến bước này là thành phần cốt lõi của DSO. Phân tích các luồng dẫn đến đây giúp xác định cách làm hiệu quả.

Lấy dữ liệu ở đâu

Đây là sự kiện được suy ra. Có thể xác định việc tất toán qua Chứng từ tất toán (AUGBL) và Ngày tất toán (AUGDT) trên dòng hóa đơn trong bảng khoản mục đã tất toán BSAD.

Thu thập

Dùng ngày tất toán (BSAD-AUGDT) của dòng hóa đơn cụ thể làm dấu thời gian sự kiện.

Loại sự kiện inferred
Hóa đơn đã xóa sổ
Thể hiện quyết định ghi nhận hóa đơn chưa thanh toán thành khoản lỗ và phân loại là nợ xấu. Việc này được ghi nhận qua một bút toán tài chính cụ thể, tất toán hóa đơn gốc và chuyển số tiền sang tài khoản nợ xấu.
Vì sao điều này quan trọng

Đây là sự kiện kết thúc chính thể hiện kết quả không tốt, cho thấy quy trình tín dụng hoặc thu hồi công nợ không thành công và gây tổn thất tài chính trực tiếp. Phân tích các trường hợp này rất quan trọng để cải thiện chính sách tín dụng và chiến lược thu hồi công nợ.

Lấy dữ liệu ở đâu

Thông thường, đây là bút toán được ghi nhận trực tiếp hoặc sự kiện được suy ra từ giao dịch tất toán. Việc tất toán dùng mã giao dịch và mã lý do cụ thể để chỉ ra khoản xóa sổ. Có thể phân tích chứng từ tất toán để xác nhận khoản xóa sổ.

Thu thập

Xác định chứng từ tất toán có dùng mã lý do cụ thể cho khoản xóa sổ (BSEG-RSTGR), hoặc có bút toán đối ứng vào tài khoản chi phí nợ xấu.

Loại sự kiện inferred
Hóa đơn được ghi nhận
Sự kiện này thể hiện việc tạo chứng từ hóa đơn phải thu trong phân hệ kế toán tài chính. Hệ thống ghi nhận rõ sự kiện khi chứng từ thanh toán từ Sales and Distribution (SD) được chuyển sang kế toán hoặc khi nhập trực tiếp hóa đơn FI, tạo các bút toán trong bảng BKPF và BSEG.
Vì sao điều này quan trọng

Đây là sự kiện bắt đầu chính trong vòng đời hóa đơn. Phân tích thời gian từ thời điểm này đến khi thanh toán là yếu tố quan trọng để đo số ngày thu tiền bình quân (DSO) và hiệu quả chung của quy trình.

Lấy dữ liệu ở đâu

Đây là sự kiện được ghi nhận rõ khi tạo chứng từ tài chính. Có thể lấy dấu thời gian từ bảng tiêu đề chứng từ BKPF, trường CPUDT hoặc BKTXT, theo số chứng từ hóa đơn tương ứng (BELNR).

Thu thập

Xác định các sự kiện tạo chứng từ FI có loại chứng từ phù hợp, chẳng hạn 'RV' hoặc 'DR', trong bảng BKPF.

Loại sự kiện explicit
Đã ghi nhận chứng từ thanh toán đến
Thể hiện lần đầu ghi nhận khoản thanh toán của khách hàng vào hệ thống, thường là trước khi khoản tiền được phân bổ cho từng hóa đơn. Đây là sự kiện được ghi nhận trực tiếp khi tạo chứng từ thanh toán, chẳng hạn chứng từ loại DZ.
Vì sao điều này quan trọng

Sự kiện này đánh dấu thời điểm nhận tiền. Khoảng thời gian từ đây đến sự kiện 'Hóa đơn đã tất toán' thể hiện quy trình phân bổ tiền, vốn có thể là một điểm nghẽn đáng kể.

Lấy dữ liệu ở đâu

Đây là sự kiện được ghi nhận trực tiếp khi tạo chứng từ thanh toán trong bảng BKPF, có thể nhận diện qua một số loại chứng từ nhất định, chẳng hạn 'DZ'. Ngày hạch toán (BKPF-BUDAT) được dùng làm dấu thời gian.

Thu thập

Xác định các chứng từ có loại liên quan đến thanh toán, chẳng hạn 'DZ', trong bảng BKPF.

Loại sự kiện explicit
Đã ghi nhận giấy báo có
Thể hiện việc tạo chứng từ giấy báo có cho tài khoản khách hàng, thường để sửa lỗi lập hóa đơn hoặc giải quyết tranh chấp. Chứng từ này được tạo trực tiếp trong phân hệ FI.
Vì sao điều này quan trọng

Giấy báo có thường là hệ quả trực tiếp của vấn đề ở các bước trước, chẳng hạn định giá hoặc giao hàng sai. Phân tích tần suất và nguyên nhân gốc rễ giúp cải tiến quy trình và giảm thất thoát doanh thu.

Lấy dữ liệu ở đâu

Đây là sự kiện được ghi nhận trực tiếp khi tạo chứng từ tài chính thuộc loại giấy báo có, chẳng hạn 'DG'. Có thể lấy dấu thời gian từ bảng tiêu đề chứng từ BKPF.

Thu thập

Xác định các sự kiện tạo chứng từ FI thuộc loại giấy báo có, chẳng hạn 'DG' hoặc 'G2', trong bảng BKPF.

Loại sự kiện explicit
Đã ghi nhận liên hệ thu hồi công nợ
Nhân viên thu hồi công nợ đã liên hệ với khách hàng về hóa đơn quá hạn, chẳng hạn qua điện thoại hoặc email. Thông thường, nhân viên ghi lại hoạt động này thủ công trong hệ thống.
Vì sao điều này quan trọng

Hoạt động này đo lường công sức thủ công của nhóm thu hồi công nợ. Phân tích tần suất và thời điểm liên hệ so với các khoản thanh toán tiếp theo giúp đánh giá hiệu quả của nhân viên.

Lấy dữ liệu ở đâu

Nếu sử dụng SAP FSCM Collections Management, hoạt động này được ghi nhận là 'Customer Contact'. Chi tiết được lưu trong các bảng liên quan đến danh sách công việc thu hồi công nợ và lịch sử liên hệ, thường liên kết với UDM_CASE.

Thu thập

Trích xuất nhật ký liên hệ khách hàng từ các bảng SAP FSCM Collections Management phù hợp.

Loại sự kiện explicit
Đã giải quyết hồ sơ tranh chấp
Tranh chấp liên quan đến hóa đơn đã được điều tra và có kết quả xử lý. Thông thường, sự kiện này được ghi nhận qua thay đổi trạng thái hồ sơ tranh chấp trong SAP FSCM Dispute Management.
Vì sao điều này quan trọng

Giải quyết tranh chấp giúp khơi thông quy trình thanh toán. Đo thời gian từ lúc tạo đến lúc giải quyết tranh chấp là KPI quan trọng để phát hiện điểm chưa hiệu quả trong quy trình xử lý tranh chấp.

Lấy dữ liệu ở đâu

Đây là sự kiện được suy ra từ thay đổi trạng thái hồ sơ tranh chấp. Nhật ký thay đổi (CDHDR/CDPOS) của trường trạng thái trong các bảng như UDM_CASE cung cấp dấu thời gian.

Thu thập

Phân tích nhật ký thay đổi để xác định dấu thời gian hồ sơ tranh chấp chuyển sang trạng thái 'Closed' hoặc 'Resolved'.

Loại sự kiện inferred
Đã tạo cam kết thanh toán
Khách hàng đã liên hệ với bộ phận thu hồi công nợ và cam kết thanh toán vào một ngày cụ thể. Sự kiện này được ghi nhận trực tiếp nếu đang sử dụng SAP FSCM Collections Management.
Vì sao điều này quan trọng

Cam kết thanh toán là kết quả quan trọng của hoạt động thu hồi công nợ. Phân tích thời điểm tạo cam kết, tỷ lệ thực hiện và tỷ lệ thất hứa giúp đo hiệu quả của nhân viên thu hồi công nợ và dự báo dòng tiền vào.

Lấy dữ liệu ở đâu

Nếu sử dụng SAP FSCM Collections Management, đây là sự kiện được ghi nhận trực tiếp. Chi tiết cam kết thanh toán được lưu trong các bảng như UDM_P2P_ATTR, liên kết với đối tác kinh doanh và hóa đơn.

Thu thập

Trích xuất dấu thời gian tạo cam kết từ các bảng như UDM_P2P_ATTR trong SAP FSCM.

Loại sự kiện explicit
Đã tạo hồ sơ tranh chấp
Thể hiện việc chính thức ghi nhận tranh chấp của khách hàng liên quan đến hóa đơn, chẳng hạn sai lệch về giá hoặc số lượng. Đây là sự kiện được ghi nhận trực tiếp trong phân hệ SAP FSCM Dispute Management.
Vì sao điều này quan trọng

Tranh chấp làm đình trệ quy trình thanh toán và cần tài nguyên nội bộ để xử lý. Theo dõi thời điểm tạo tranh chấp là bước đầu tiên để phân tích thời gian giải quyết, nguyên nhân gốc rễ và ảnh hưởng đến DSO.

Lấy dữ liệu ở đâu

Nếu sử dụng SAP FSCM Dispute Management, đây là sự kiện được ghi nhận trực tiếp. Việc tạo hồ sơ tranh chấp được ghi trong các bảng như UDM_CASE hoặc SCMG_T_CASE_ATTR, kèm dấu thời gian tạo.

Thu thập

Trích xuất ngày giờ tạo từ các bảng quản lý hồ sơ, chẳng hạn UDM_CASE, cho những hồ sơ liên kết với hóa đơn.

Loại sự kiện explicit
Đã tạo khoản mục còn dư
Sự kiện xảy ra khi phân bổ thanh toán, khách hàng trả thiếu hóa đơn và số dư nhỏ còn lại được ghi thành một khoản mục mới chưa thanh toán. Có thể suy ra sự kiện này từ chi tiết giao dịch tất toán.
Vì sao điều này quan trọng

Khoản mục còn dư cho thấy có chênh lệch thanh toán và làm phát sinh thêm công việc. Theo dõi các khoản này giúp xác định khách hàng thường xuyên trả thiếu, đồng thời phát hiện vấn đề về giá hoặc lập hóa đơn dẫn đến tranh chấp.

Lấy dữ liệu ở đâu

Đây là sự kiện được suy ra. Khi giao dịch tất toán, chẳng hạn qua F-28, tất toán hóa đơn gốc nhưng đồng thời tạo chứng từ khoản mục chưa thanh toán mới cho số tiền còn lại, một khoản mục còn dư được tạo. Có thể xác định bằng cách kiểm tra các dòng trong chứng từ tất toán.

Thu thập

Phân tích chứng từ tất toán (BKPF-AUGBL) để tìm trường hợp tạo khoản mục chưa thanh toán mới có tham chiếu đến hóa đơn gốc.

Loại sự kiện inferred
Hóa đơn bị chặn thanh toán
Cho biết hóa đơn đã bị chặn thanh toán, thủ công hoặc tự động. Trạng thái này được ghi nhận bằng chỉ báo chặn thanh toán trên dòng hóa đơn trong bảng BSEG.
Vì sao điều này quan trọng

Chặn thanh toán là nguyên nhân lớn gây chậm trễ và ngoại lệ trong quy trình. Xác định thời điểm và lý do hóa đơn bị chặn là điều cần thiết để tìm ra nguyên nhân gốc rễ của việc thanh toán trễ và cải thiện dòng tiền.

Lấy dữ liệu ở đâu

Thông thường, có thể suy ra trạng thái này từ thay đổi trong trường Payment Block (BSEG-ZLSPR) trên dòng hóa đơn. Nhật ký thay đổi của trường này trong các bảng CDHDR và CDPOS có thể cung cấp dấu thời gian cụ thể.

Thu thập

Phát hiện thay đổi ở trường BSEG-ZLSPR trên dòng chứng từ hóa đơn, dùng bảng CDHDR để lấy dấu thời gian.

Loại sự kiện inferred
Không thực hiện cam kết thanh toán
Sự kiện được tính toán để xác định khách hàng không thanh toán đúng ngày đã cam kết. Có thể suy ra điều này khi không có khoản thanh toán tương ứng vào ngày cam kết.
Vì sao điều này quan trọng

Xác định các cam kết bị thất hứa là việc quan trọng để tăng cường hoạt động thu hồi công nợ. Tỷ lệ thất hứa cao có thể cho thấy chiến lược thu hồi công nợ chưa phù hợp hoặc tình hình tài chính của khách hàng đang gặp vấn đề.

Lấy dữ liệu ở đâu

Đây là sự kiện được suy ra hoặc tính toán. Sự kiện được xác định bằng cách so sánh ngày cam kết (từ UDM_P2P_ATTR) với ngày thanh toán thực tế của hóa đơn. Nếu chưa nhận được thanh toán vào ngày cam kết, cam kết được xem là không được thực hiện.

Thu thập

So sánh ngày cam kết trong UDM_P2P_ATTR với ngày tất toán hóa đơn. Nếu ngày tất toán sau ngày cam kết, khách hàng đã không thực hiện cam kết.

Loại sự kiện calculated
Nên có Không bắt buộc

Hướng dẫn trích xuất dữ liệu

Cách lấy dữ liệu từ SAP ECC

Sẵn sàng bắt đầu?

Dùng mẫu này để chuẩn bị dữ liệu nhanh hơn và khám phá những thông tin hữu ích về quy trình quản lý tín dụng và thu hồi công nợ. Bắt đầu cải thiện dòng tiền và giảm rủi ro ngay hôm nay.

Thu tiền nhanh hơn: cải thiện quản lý tín dụng và thu hồi công nợ ngay

Rút ngắn 30% chu kỳ từ tín dụng đến thu tiền và tăng lợi nhuận.

Bắt đầu dùng thử miễn phí

Không cần thẻ tín dụng, thiết lập chỉ trong vài phút.