Mẫu dữ liệu quản lý tín dụng và thu hồi công nợ

Microsoft Dynamics 365
Mẫu dữ liệu quản lý tín dụng và thu hồi công nợ

Mẫu dữ liệu quản lý tín dụng và thu hồi công nợ

Mẫu này hướng dẫn bạn thu thập dữ liệu cần thiết để phân tích quy trình quản lý tín dụng và thu hồi công nợ. Mẫu nêu rõ các thuộc tính dữ liệu thiết yếu, những hoạt động chính cần theo dõi và cách trích xuất dữ liệu. Hãy dùng tài nguyên này để chuẩn bị dữ liệu gọn hơn và bắt đầu process mining nhanh hơn.
  • Các thuộc tính nên thu thập để phân tích đầy đủ
  • Các hoạt động chính cần theo dõi để khám phá quy trình chính xác
  • Hướng dẫn thực tế để trích xuất dữ liệu từ hệ thống
Chưa quen với nhật ký sự kiện? Tìm hiểu cách tạo nhật ký sự kiện cho process mining.

Thuộc tính quản lý tín dụng và thu hồi công nợ

Đây là các trường dữ liệu nên có trong event log để phân tích đầy đủ quy trình quản lý tín dụng và thu hồi công nợ.
3 Bắt buộc 8 Nên có 8 Không bắt buộc
Tên Mô tả
Số hóa đơn
InvoiceNumber
Mã định danh duy nhất của từng hóa đơn khách hàng, được dùng làm mã hồ sơ chính cho quy trình quản lý tín dụng.
Mô tả

Số hóa đơn là thuộc tính quan trọng, giúp nhận diện duy nhất từng giao dịch tài chính với khách hàng. Số này liên kết mọi hoạt động liên quan, từ tạo và ghi sổ hóa đơn đến thu tiền và tất toán. Trong process mining, số hóa đơn được dùng để dựng lại toàn bộ hành trình của từng hóa đơn và phân tích chi tiết vòng đời. Khi theo dõi mỗi hóa đơn như một hồ sơ riêng, tổ chức có thể nhận diện các luồng quy trình phổ biến, điểm nghẽn và những trường hợp lệch khỏi quy trình chuẩn. Đây cũng là cơ sở để tính các chỉ số quan trọng như số ngày phải thu và phân tích các biến thể quy trình.

Vì sao điều này quan trọng

Đây là mã hồ sơ thiết yếu, liên kết mọi sự kiện trong quy trình để dựng lại và phân tích toàn bộ vòng đời từ hóa đơn đến thu tiền.

Lấy dữ liệu ở đâu

Thông thường là trường 'Invoice' trong bảng 'CustInvoiceJour' của Microsoft Dynamics 365 Finance.

Ví dụ
INV-0012345CIV-2023-8876SI-9510034
Tên hoạt động
ActivityName
Tên của sự kiện hoặc tác vụ cụ thể diễn ra tại một thời điểm trong vòng đời hóa đơn.
Mô tả

Tên hoạt động mô tả một bước hoặc sự kiện cụ thể trong quy trình tín dụng và thu hồi công nợ, chẳng hạn như 'Đã tạo hóa đơn', 'Đã gửi thư nhắc nợ' hoặc 'Đã nhận thanh toán'. Thuộc tính này là nền tảng của process mining vì xác định các nút trên sơ đồ quy trình. Phân tích trình tự và tần suất hoạt động giúp làm rõ luồng quy trình thực tế, từ đó nhận diện các vòng lặp làm lại, điểm kém hiệu quả và luồng không tuân thủ. Thuộc tính này hỗ trợ trực tiếp việc tạo các hình ảnh trực quan về luồng quy trình và dùng để tính thời gian xử lý giữa các giai đoạn.

Vì sao điều này quan trọng

Thuộc tính này xác định các bước trên sơ đồ quy trình, giúp bạn trực quan hóa và phân tích vòng đời hóa đơn.

Lấy dữ liệu ở đâu

Thuộc tính này thường được tạo bằng cách ánh xạ các sự kiện hệ thống, thay đổi trạng thái hoặc ngày tạo bản ghi trong nhiều bảng như 'CustInvoiceJour', 'CustTrans', 'CustCollectionLetterJour' và 'CustPaymPromise' sang tên hoạt động chuẩn hóa.

Ví dụ
Ghi sổ và gửi hóa đơnTạo thư nhắc nợĐã ghi nhận tranh chấpĐã nhận thanh toán
Thời gian sự kiện
EventTime
Dấu thời gian cho biết một hoạt động hoặc sự kiện cụ thể diễn ra khi nào.
Mô tả

Thời gian sự kiện là ngày giờ chính xác một hoạt động được ghi nhận trong hệ thống. Đây là nền tảng của process mining, cung cấp thứ tự thời gian cần thiết để dựng luồng quy trình và tính các chỉ số dựa trên thời gian. Thuộc tính này rất cần thiết để phân tích thời lượng, nhận diện điểm nghẽn và theo dõi SLA. Ví dụ, chênh lệch thời gian giữa sự kiện 'Đã tạo hóa đơn' và 'Đã nhận thanh toán' được dùng để tính số ngày phải thu (DSO), một KPI quan trọng. Nếu dấu thời gian không chính xác, bạn không thể phân tích hiệu suất hay xác định điểm nghẽn.

Vì sao điều này quan trọng

Dấu thời gian này rất cần thiết để sắp xếp sự kiện, khám phá sơ đồ quy trình và tính các chỉ số hiệu suất như thời gian chu kỳ và thời lượng.

Lấy dữ liệu ở đâu

Thuộc tính này lấy từ các trường ngày giờ trong nhiều bảng D365, chẳng hạn 'CreatedDateTime' trong 'CustInvoiceJour' hoặc 'TransDate' trong 'CustTrans', tùy theo hoạt động cụ thể.

Ví dụ
2023-01-15T09:30:00Z2023-02-28T14:12:55Z2023-03-20T11:05:10Z
Cấp độ nhắc nợ
DunningLevel
Cho biết giai đoạn hoặc mức độ hiện tại của quy trình nhắc nợ đối với hóa đơn quá hạn.
Mô tả

Cấp độ nhắc nợ thể hiện bước trong quy trình nhắc nợ có cấu trúc, chẳng hạn 'Cấp 1: Nhắc nhẹ', 'Cấp 2: Thông báo chính thức' hoặc 'Cấp 3: Cảnh báo cuối'. Theo dõi thuộc tính này rất cần thiết để đánh giá hiệu quả của chiến lược thu hồi công nợ. Dashboard 'Hiệu quả chiến lược nhắc nợ' dùng thuộc tính này để cho biết tỷ lệ hóa đơn được thanh toán sau khi đến từng cấp. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể điều chỉnh quy trình nhắc nợ để tăng khả năng thu tiền mà vẫn duy trì quan hệ với khách hàng.

Vì sao điều này quan trọng

Đây là thông tin quan trọng để đo hiệu quả của chiến lược nhắc nợ và xác định khách hàng thường thanh toán ở giai đoạn nào.

Lấy dữ liệu ở đâu

Thông tin này có thể nằm trong các bảng liên quan đến thu hồi công nợ và thư nhắc nợ, chẳng hạn 'CustCollectionLetterJour'.

Ví dụ
123 - Cuối cùngHành động pháp lý
Đã phân công nhân viên thu hồi công nợ
CollectorAssigned
Tên nhân viên hoặc nhóm phụ trách xử lý hóa đơn quá hạn.
Mô tả

Thuộc tính này xác định nhân viên phụ trách hoạt động thu hồi công nợ cho một hóa đơn cụ thể. Đây là thông tin quan trọng để phân tích hiệu suất và khối lượng công việc. Khi lọc sơ đồ quy trình hoặc dashboard theo nhân viên phụ trách, quản lý có thể đánh giá năng suất từng người, so sánh cách thu hồi công nợ và xác định nhu cầu hướng dẫn. Thuộc tính này là chiều phân tích chính trong dashboard 'Năng suất nhóm thu hồi công nợ' và 'Thời gian xử lý tranh chấp', giúp gắn kết quả quy trình với từng người hoặc nhóm cụ thể.

Vì sao điều này quan trọng

Hỗ trợ phân tích hiệu suất của nhóm thu hồi công nợ, cân bằng khối lượng công việc và tìm ra cách làm hiệu quả bằng cách so sánh kết quả của từng nhân viên.

Lấy dữ liệu ở đâu

Tham khảo tài liệu Microsoft Dynamics 365. Thông tin này có thể được liên kết từ phân hệ quản lý thu hồi công nợ hoặc các trường trách nhiệm người dùng trên hồ sơ khách hàng hay giao dịch.

Ví dụ
John SmithEmily JonesNhóm thu hồi công nợ A
Ngày đến hạn thanh toán
PaymentDueDate
Ngày khách hàng phải thanh toán hóa đơn theo hợp đồng.
Mô tả

Ngày đến hạn thanh toán là thuộc tính ngày quan trọng, được xác định theo điều khoản thanh toán đã thỏa thuận với khách hàng. Đây là mốc để xác định hóa đơn có quá hạn hay không, đồng thời là căn cứ chính để bắt đầu hoạt động thu hồi công nợ, như gửi nhắc thanh toán hoặc khởi động quy trình nhắc nợ chính thức. Trong process mining, ngày này được dùng để tính chỉ số 'Số ngày quá hạn' và kiểm tra việc tuân thủ chính sách nhắc nợ, chẳng hạn xác minh thư nhắc thanh toán được gửi trong vòng X ngày sau ngày đến hạn.

Vì sao điều này quan trọng

Ngày này là mốc để đo mức độ đúng hạn của khoản thanh toán và kích hoạt mọi hoạt động liên quan đến quá hạn, thu hồi công nợ.

Lấy dữ liệu ở đâu

Thường nằm trong trường 'DueDate' của bảng 'CustTrans' hoặc 'CustInvoiceJour'.

Ví dụ
2023-02-142023-03-312023-04-30
Phân khúc khách hàng
CustomerSegment
Phân loại khách hàng theo quy mô, ngành nghề hoặc tầm quan trọng chiến lược.
Mô tả

Phân khúc khách hàng là thuộc tính phân loại, dùng để nhóm khách hàng thành các nhóm có ý nghĩa, chẳng hạn 'Khách hàng chiến lược', 'Doanh nghiệp vừa và nhỏ' hoặc 'Cơ quan nhà nước'. Cách phân nhóm này rất cần thiết cho phân tích chiến lược. Thuộc tính giúp trả lời những câu hỏi như 'Khách hàng chiến lược có DSO thấp hơn không?' hoặc 'Tỷ lệ xóa nợ có cao hơn ở một phân khúc ngành cụ thể không?'. Thuộc tính này được dùng trực tiếp trong các dashboard 'Xu hướng số ngày phải thu', 'Hóa đơn khó thu hồi đã xóa nợ' và 'Hóa đơn quá hạn theo phân khúc', giúp nhìn ra xu hướng tổng thể thay vì chỉ xem từng khách hàng.

Vì sao điều này quan trọng

Cho phép phân tích tổng hợp theo nhóm khách hàng để nhận diện xu hướng chiến lược và điều chỉnh cách thu hồi công nợ cho từng phân khúc.

Lấy dữ liệu ở đâu

Đây thường là trường tùy chỉnh hoặc được suy ra từ các thuộc tính trong 'CustTable' (bảng dữ liệu chính của khách hàng).

Ví dụ
Doanh nghiệp lớnDoanh nghiệp tầm trungKhu vực côngĐối tác
Số ngày quá hạn
DaysOverdue
Số ngày hóa đơn đã quá ngày đến hạn thanh toán.
Mô tả

Số ngày quá hạn là chỉ số được tính để đo khoảng thời gian kể từ ngày đến hạn thanh toán của một hóa đơn chưa thanh toán. Chỉ số này được tính bằng ngày hiện tại trừ ngày đến hạn thanh toán. Đây là KPI quan trọng của nhóm thu hồi công nợ, giúp ưu tiên hóa đơn cần xử lý. Chỉ số này là trọng tâm của dashboard 'Hóa đơn quá hạn theo phân khúc' và rất cần thiết để đánh giá tình trạng các khoản phải thu cũng như hiệu quả thu hồi công nợ.

Vì sao điều này quan trọng

Đây là chỉ số vận hành quan trọng để ưu tiên hoạt động thu hồi công nợ và đo mức độ chậm thanh toán.

Lấy dữ liệu ở đâu

Đây là trường được tính theo logic: IF hóa đơn chưa thanh toán THEN (Today() - PaymentDueDate) ELSE 0.

Ví dụ
1532910
Số tiền hóa đơn
InvoiceAmount
Tổng giá trị tiền tệ của hóa đơn.
Mô tả

Số tiền hóa đơn là tổng giá trị hàng hóa hoặc dịch vụ được tính phí. Đây là thuộc tính cơ bản để phân tích tài chính trong quy trình. Bạn có thể phân nhóm hồ sơ theo giá trị để xem hóa đơn có giá trị cao đi theo quy trình khác hoặc bị chậm lâu hơn không. Thuộc tính này rất cần thiết cho dashboard 'Hóa đơn khó thu hồi đã xóa nợ' và 'Phân tích quản lý hạn mức tín dụng', giúp định lượng tác động tài chính và đánh giá rủi ro.

Vì sao điều này quan trọng

Giúp phân tích tác động tài chính, ưu tiên hóa đơn giá trị cao và tìm hiểu ảnh hưởng của giá trị hóa đơn đến cách quy trình diễn ra.

Lấy dữ liệu ở đâu

Có thể là trường 'InvoiceAmount' trong bảng 'CustInvoiceJour'.

Ví dụ
1500.7525000.00549.99
Tên khách hàng
CustomerName
Tên pháp lý của khách hàng được xuất hóa đơn.
Mô tả

Tên khách hàng xác định khách hàng cụ thể gắn với một hóa đơn. Đây là chiều phân tích chính để lọc và phân nhóm dữ liệu. Phân tích quy trình theo khách hàng giúp nhận diện những khách hàng thường xuyên thanh toán trễ, khiếu nại hóa đơn hoặc cần nhiều nỗ lực thu hồi công nợ. Đây là thuộc tính quan trọng cho dashboard 'Thời gian xử lý tranh chấp' và các phân tích chuyên sâu về từng tài khoản khách hàng.

Vì sao điều này quan trọng

Hỗ trợ phân tích quy trình theo từng khách hàng, giúp nhận diện xu hướng và quản lý quan hệ với các tài khoản quan trọng hoặc có vấn đề.

Lấy dữ liệu ở đâu

Thông tin này thường được kết hợp từ 'CustTable' bằng số tài khoản khách hàng trong 'CustInvoiceJour'.

Ví dụ
Công ty Contoso.Adventure WorksCông ty Fabrikam.
Trạng thái hóa đơn
InvoiceStatus
Trạng thái hiện tại của hóa đơn trong vòng đời.
Mô tả

Trạng thái hóa đơn cho biết hóa đơn đang ở đâu trong quy trình, chẳng hạn 'Đang mở', 'Đã thanh toán', 'Đang tranh chấp' hoặc 'Đã xóa nợ'. Nhật ký hoạt động cung cấp lịch sử chi tiết, còn trạng thái hiện tại hữu ích để lọc và lập báo cáo tổng quan theo từng hồ sơ. Chuyên viên phân tích có thể nhanh chóng lọc dữ liệu để chỉ xem hóa đơn quá hạn chưa đóng hoặc phân tích đặc điểm của tất cả hóa đơn đã xóa nợ. Đây là cách đơn giản để nắm tình trạng hiện tại của các khoản phải thu.

Vì sao điều này quan trọng

Giúp lọc và phân tích hóa đơn nhanh chóng theo trạng thái hiện tại, chẳng hạn chỉ xem các hồ sơ đang mở hoặc đang tranh chấp.

Lấy dữ liệu ở đâu

Suy ra từ trạng thái tất toán của giao dịch trong bảng 'CustTrans'. Giao dịch đang mở là chưa thanh toán, còn giao dịch đã đóng là đã tất toán.

Ví dụ
Đang mởĐã thanh toánĐã thanh toán một phầnĐã xóa nợ
Có tranh chấp
IsDisputed
Cờ đúng/sai cho biết hóa đơn đã từng bị tranh chấp hay chưa.
Mô tả

Đây là cờ được tính và đặt thành true nếu hồ sơ hóa đơn có hoạt động 'Đã ghi nhận tranh chấp'. Cờ này giúp đơn giản hóa việc phân tích, cho phép người dùng dễ dàng lọc hoặc so sánh luồng quy trình của hóa đơn có tranh chấp và không có tranh chấp. Ví dụ, bạn có thể so sánh DSO trung bình của hai nhóm để định lượng tác động của tranh chấp đến dòng tiền. Thuộc tính này hữu ích cho dashboard tổng quan và phân tích so sánh.

Vì sao điều này quan trọng

Đơn giản hóa việc phân tích và lọc dữ liệu, giúp dễ dàng so sánh các nhóm hóa đơn có tranh chấp và không có tranh chấp.

Lấy dữ liệu ở đâu

Đây là trường được tính theo logic: IF hồ sơ có hoạt động 'Đã ghi nhận tranh chấp' THEN true ELSE false.

Ví dụ
truefalse
Hạn mức tín dụng
CreditLimit
Mức tín dụng tối đa được phê duyệt cho khách hàng.
Mô tả

Hạn mức tín dụng là tổng số nợ mà khách hàng được phép phát sinh. Thuộc tính này rất quan trọng trong quản lý rủi ro. Dashboard 'Phân tích quản lý hạn mức tín dụng' so sánh hạn mức với số tiền hóa đơn của các tài khoản quá hạn hoặc đã xóa nợ. Phân tích này giúp xác định hạn mức có phù hợp và được áp dụng đúng hay không, cũng như khách hàng không trả được nợ có vừa được tăng hạn mức hay không. Qua đó, doanh nghiệp có thể phát hiện điểm yếu trong quy trình phê duyệt tín dụng.

Vì sao điều này quan trọng

Thuộc tính này rất cần thiết để đánh giá rủi ro và phân tích xem các khoản xóa nợ có liên quan đến hạn mức tín dụng được quản lý kém hoặc đặt chưa phù hợp hay không.

Lấy dữ liệu ở đâu

Giá trị này thường được lưu trong hồ sơ chính của khách hàng ở 'CustTable'.

Ví dụ
10000.0050000.000.00
Hệ thống nguồn
SourceSystem
Xác định hệ thống cung cấp dữ liệu.
Mô tả

Thuộc tính này cho biết ứng dụng nguồn nơi dữ liệu sự kiện được ghi nhận. Trong trường hợp này, đó là 'Microsoft Dynamics 365'. Dù có vẻ không thay đổi khi chỉ phân tích một hệ thống, thuộc tính này vẫn rất quan trọng cho việc quản trị dữ liệu, khắc phục sự cố và tích hợp trong tương lai. Nếu bổ sung dữ liệu từ hệ thống khác, chẳng hạn CRM riêng hoặc cổng của đơn vị thu hồi công nợ, trường này sẽ giúp phân biệt nguồn và hiểu đầy đủ quy trình xuyên hệ thống.

Vì sao điều này quan trọng

Giúp truy xuất rõ nguồn gốc dữ liệu, duy trì chất lượng dữ liệu và phân tích trên nhiều hệ thống được tích hợp.

Lấy dữ liệu ở đâu

Đây thường là giá trị cố định được thêm trong quá trình trích xuất dữ liệu để ghi nhãn nguồn gốc của bản ghi.

Ví dụ
Microsoft Dynamics 365D365 F&O
Lần cập nhật dữ liệu gần nhất
LastDataUpdate
Dấu thời gian của lần làm mới hoặc cập nhật dữ liệu gần nhất.
Mô tả

Thuộc tính này cho biết lần gần nhất tập dữ liệu được cập nhật từ hệ thống nguồn. Đây là thông tin siêu dữ liệu quan trọng với người dùng phân tích process mining vì cho biết dữ liệu mới đến đâu. Biết dữ liệu được cập nhật đến thời điểm nào giúp chuyên viên phân tích đưa ra quyết định phù hợp và hiểu phạm vi của kết quả. Thuộc tính này thường được áp dụng cho toàn bộ tập dữ liệu trong quy trình nạp dữ liệu.

Vì sao điều này quan trọng

Cho người dùng biết dữ liệu được cập nhật đến thời điểm nào, giúp xác định khung thời gian phân tích và tránh quyết định dựa trên thông tin đã cũ.

Lấy dữ liệu ở đâu

Giá trị này được ETL hoặc quy trình dữ liệu tạo và gắn vào tập dữ liệu khi chạy.

Ví dụ
2023-04-01T02:00:00Z2023-04-02T02:00:00Z
Lý do tranh chấp
DisputeReason
Lý do khách hàng đưa ra khi khiếu nại hóa đơn.
Mô tả

Khi khiếu nại hóa đơn, khách hàng thường nêu lý do như 'Sai đơn giá', 'Thiếu hàng' hoặc 'Tính phí trùng'. Thuộc tính này ghi lại lý do đó. Phân tích lý do tranh chấp rất quan trọng để tìm nguyên nhân gốc rễ. Việc này giúp nhận diện các vấn đề lặp lại trong quy trình từ đơn hàng đến thu tiền, chẳng hạn vấn đề ở bộ phận bán hàng, giao hàng hoặc lập hóa đơn. Giảm tranh chấp ngay từ nguồn là kết quả quan trọng của phân tích này, giúp cải thiện DSO bằng cách tránh chậm thanh toán.

Vì sao điều này quan trọng

Cung cấp dữ liệu quan trọng để tìm nguyên nhân gốc rễ của việc chậm thanh toán, giúp nhận diện và khắc phục vấn đề ở các khâu trước dẫn đến tranh chấp hóa đơn.

Lấy dữ liệu ở đâu

Tham khảo tài liệu Microsoft Dynamics 365. Thông tin này thuộc chức năng quản lý tranh chấp hoặc quản lý hồ sơ.

Ví dụ
Sai đơn giáThiếu số lượngChưa nhận được sản phẩmDịch vụ không đúng mô tả
Mã tiền tệ
CurrencyCode
Loại tiền tệ của hóa đơn, chẳng hạn USD hoặc EUR.
Mô tả

Mã tiền tệ cho biết loại tiền dùng cho số tiền hóa đơn. Đây là thông tin bối cảnh quan trọng, nhất là với các tổ chức đa quốc gia. Mã này cần thiết để diễn giải chính xác các giá trị tài chính và phân tích xem chu kỳ thanh toán hoặc vấn đề phát sinh có liên quan đến một loại tiền tệ cụ thể hay không. Những vấn đề đó có thể bắt nguồn từ việc quy đổi ngoại tệ hoặc xử lý thanh toán quốc tế.

Vì sao điều này quan trọng

Cung cấp thông tin cần thiết để hiểu các giá trị tiền tệ và phân tích quy trình sử dụng nhiều loại tiền.

Lấy dữ liệu ở đâu

Thường nằm trong trường 'CurrencyCode' của bảng 'CustInvoiceJour'.

Ví dụ
USDEURGBPCAD
Quốc gia
Country
Quốc gia trong địa chỉ thanh toán của khách hàng.
Mô tả

Thuộc tính này cho biết quốc gia gắn với tài khoản khách hàng. Đây là chiều phân tích địa lý phổ biến. Phân nhóm các KPI quy trình như DSO hoặc tỷ lệ xóa nợ theo quốc gia có thể cho thấy khác biệt giữa các khu vực về hành vi thanh toán, hiệu quả thu hồi công nợ hoặc điều kiện kinh tế. Từ đó, doanh nghiệp có thể điều chỉnh cách thu hồi công nợ hoặc điều khoản thanh toán cho từng khu vực.

Vì sao điều này quan trọng

Hỗ trợ phân tích địa lý để nhận diện xu hướng thanh toán và hiệu suất quy trình thu hồi công nợ theo từng khu vực.

Lấy dữ liệu ở đâu

Thông tin này được lấy bằng cách kết hợp hồ sơ chính của khách hàng ('CustTable') với hồ sơ địa chỉ chính, thường nằm trong 'LogisticsPostalAddress'.

Ví dụ
USADEUGBRCAN
Thời gian xử lý tranh chấp
DisputeResolutionTime
Thời gian xử lý tranh chấp của khách hàng, tính từ lúc tranh chấp được ghi nhận lần đầu.
Mô tả

Thời gian xử lý tranh chấp đo hiệu quả của quy trình xử lý tranh chấp. Chỉ số này được tính bằng khoảng thời gian từ hoạt động 'Đã ghi nhận tranh chấp' đến 'Đã giải quyết tranh chấp'. Thời gian xử lý kéo dài có thể làm chậm thanh toán và ảnh hưởng xấu đến mức độ hài lòng của khách hàng. Phân tích chỉ số này theo nhân viên thu hồi công nợ hoặc lý do tranh chấp giúp nhận diện điểm nghẽn và cơ hội cải thiện quy trình xử lý tranh chấp.

Vì sao điều này quan trọng

Đo hiệu quả của quy trình xử lý tranh chấp, vốn thường là nguyên nhân gây chậm thanh toán đáng kể.

Lấy dữ liệu ở đâu

Được tính bằng khoảng thời gian giữa dấu thời gian của các hoạt động 'Đã ghi nhận tranh chấp' và 'Đã giải quyết tranh chấp'.

Ví dụ
7.215.83.5
Bắt buộc Nên có Không bắt buộc

Hoạt động quản lý tín dụng và thu hồi công nợ

Đây là các bước và mốc chính cần ghi lại trong event log để khám phá chính xác quy trình làm việc quản lý tín dụng và thu hồi công nợ.
9 Nên có 3 Không bắt buộc
Hoạt động Mô tả
Đã ghi nhận tranh chấp
Cho biết khách hàng đã chính thức khiếu nại hóa đơn và trạng thái hóa đơn được cập nhật tương ứng. Sự kiện này thường được ghi nhận khi người dùng đổi trạng thái hóa đơn thành 'Đang tranh chấp' trong phân hệ quản lý thu hồi công nợ.
Vì sao điều này quan trọng

Đây là điểm bắt đầu của quy trình xử lý tranh chấp. Theo dõi sự kiện này giúp đo tần suất tranh chấp và thời gian xử lý, từ đó đánh giá tác động đến mức độ hài lòng của khách hàng và dòng tiền.

Lấy dữ liệu ở đâu

Suy ra từ thay đổi trạng thái trên giao dịch khách hàng (CustTrans) hoặc bảng quản lý tranh chấp liên quan (smmCaseDetail). Cần có nhật ký ghi thời điểm thay đổi trạng thái.

Thu thập

Xác định thời điểm trường trạng thái tranh chấp của giao dịch hóa đơn được điền hoặc đổi thành 'Đang tranh chấp'.

Loại sự kiện inferred
Đã ghi sổ thanh toán
Thể hiện việc ghi sổ chính thức khoản thanh toán của khách hàng vào sổ cái và hạch toán khoản tiền để thanh toán hóa đơn. Sự kiện này được ghi nhận từ ngày ghi sổ của nhật ký thanh toán khách hàng.
Vì sao điều này quan trọng

Hoàn tất phần thanh toán của quy trình. Thời gian từ lúc nhận tiền đến khi ghi sổ, tức độ trễ hạch toán tiền thu, là chỉ số hiệu quả quan trọng của bộ phận tài chính.

Lấy dữ liệu ở đâu

Ghi nhận từ dấu thời gian ghi sổ của nhật ký thanh toán khách hàng (LedgerJournalTrans). Đây là xác nhận khoản thanh toán đã được xử lý đầy đủ trong sổ cái.

Thu thập

Dùng ngày ghi sổ trong nhật ký thanh toán khách hàng đã ghi sổ.

Loại sự kiện explicit
Đã nhận thanh toán
Cho biết đã nhận và nhập khoản thanh toán của khách hàng vào hệ thống, thường qua nhật ký thanh toán. Sự kiện này diễn ra trước khi ghi sổ và hạch toán khoản tiền vào hóa đơn cụ thể.
Vì sao điều này quan trọng

Đây là mốc quan trọng để tính DSO và theo dõi dòng tiền. Khoảng thời gian từ sự kiện này đến lúc ghi sổ thanh toán cho thấy điểm nghẽn trong quy trình hạch toán tiền thu.

Lấy dữ liệu ở đâu

Sự kiện được ghi nhận từ ngày tạo dòng nhật ký thanh toán của khách hàng (LedgerJournalTrans), trước khi ghi sổ. Sự kiện này thể hiện ngày khoản thanh toán được ghi nhận là đã nhận.

Thu thập

Dùng ngày giao dịch trong các dòng nhật ký thanh toán của khách hàng.

Loại sự kiện explicit
Đã qua ngày đến hạn thanh toán
Đây là sự kiện được tính toán, xảy ra khi ngày hiện tại vượt quá ngày đến hạn của hóa đơn. Sự kiện này không tương ứng với thao tác trực tiếp của người dùng, mà được xác định bằng cách so sánh ngày hệ thống với trường ngày đến hạn của hóa đơn.
Vì sao điều này quan trọng

Sự kiện này kích hoạt mọi hoạt động thu hồi công nợ. Sự kiện giúp phân tích số lượng hóa đơn quá hạn và mức độ kịp thời của các hành động nhắc nợ, hỗ trợ KPI như Mức độ tuân thủ chính sách nhắc nợ.

Lấy dữ liệu ở đâu

Tính bằng cách so sánh dấu thời gian hiện tại với trường “DueDate” trong bảng Customer Transactions (CustTrans). Dùng chính DueDate làm dấu thời gian của sự kiện.

Thu thập

Tạo sự kiện khi “NOW()” lớn hơn DueDate của hóa đơn.

Loại sự kiện calculated
Đã thanh toán hóa đơn
Hóa đơn đã được thanh toán đầy đủ và số dư bằng không, đánh dấu quy trình hoàn tất thành công. Có thể suy ra trạng thái này khi tổng các khoản thanh toán đã hạch toán bằng tổng số tiền trên hóa đơn.
Vì sao điều này quan trọng

Đây là điểm kết thúc thành công chính của quy trình từ tín dụng đến thu tiền. Phân tích các luồng dẫn đến đây giúp tìm ra cách làm hiệu quả và các biến thể quy trình tốt.

Lấy dữ liệu ở đâu

Suy ra từ ngày tất toán trong bảng tất toán khách hàng (CustSettlement). Sự kiện xảy ra khi tổng các trường 'AmountCur' và 'SettleAmountCur' của hóa đơn trong CustTrans bằng không.

Thu thập

Xác định ngày tất toán gần nhất gắn với giao dịch hóa đơn, tại thời điểm số dư hóa đơn bằng không.

Loại sự kiện inferred
Đã xóa nợ hóa đơn
Hóa đơn được xác định là không thể thu hồi và chính thức được xóa nợ. Đây là thao tác do người dùng có thẩm quyền thực hiện, giúp xóa khoản phải thu và ghi nhận khoản lỗ.
Vì sao điều này quan trọng

Đây là điểm kết thúc không thành công chính của quy trình. Theo dõi các khoản xóa nợ rất quan trọng để hiểu rủi ro tín dụng, tình trạng thu hồi thất bại và tổn thất tài chính.

Lấy dữ liệu ở đâu

Ghi nhận từ một giao dịch nhật ký chung cụ thể dùng để xóa nợ khó đòi và được liên kết với hóa đơn gốc. Ngày ghi sổ của nhật ký xóa nợ được dùng làm dấu thời gian.

Thu thập

Xác định các bút toán nhật ký có hồ sơ ghi sổ xóa nợ cụ thể và tham chiếu đến hóa đơn.

Loại sự kiện explicit
Ghi sổ và gửi hóa đơn
Đánh dấu thời điểm hóa đơn được ghi nhận chính thức vào sổ cái, trở thành khoản phải thu chính thức. Sự kiện này thường diễn ra cùng lúc với việc gửi hóa đơn cho khách hàng và được ghi nhận khi hoàn tất quy trình ghi sổ trong Dynamics 365.
Vì sao điều này quan trọng

Đây là mốc quan trọng, chính thức bắt đầu tính thời hạn thanh toán và tuổi nợ. Khoảng chậm trễ giữa lúc tạo và ghi sổ hóa đơn có thể che khuất điểm kém hiệu quả trong quy trình lập hóa đơn.

Lấy dữ liệu ở đâu

Có thể suy ra sự kiện này từ ngày ghi sổ trong Customer Invoice Journal (CustInvoiceJour) hoặc từ thay đổi trạng thái thành “Đã ghi sổ”. Dấu thời gian ghi sổ là dữ liệu chính cần dùng.

Thu thập

Dùng dấu thời gian ghi sổ từ Customer Invoice Journal (CustInvoiceJour).

Loại sự kiện inferred
Tạo hóa đơn
Đánh dấu thời điểm tạo bản ghi hóa đơn bán hàng trong hệ thống, trước khi hóa đơn được ghi sổ chính thức. Hoạt động này thường được ghi nhận rõ ràng khi người dùng hoàn tất đơn hàng và tạo chứng từ hóa đơn tương ứng.
Vì sao điều này quan trọng

Đây là sự kiện bắt đầu chính trong vòng đời hóa đơn. Phân tích thời gian từ thời điểm này đến khi thanh toán rất quan trọng để đo số ngày thu tiền bình quân (DSO).

Lấy dữ liệu ở đâu

Được ghi nhận trong bảng Sales Invoice Header (SalesInvoiceHeader) hoặc Sales Table (SalesTable) khi tạo hóa đơn. Dấu thời gian tạo bản ghi được dùng làm thời điểm sự kiện.

Thu thập

Ghi nhận dấu thời gian tạo bản ghi hóa đơn bán hàng.

Loại sự kiện explicit
Tạo thư nhắc nợ
Cho biết thư nhắc nợ hoặc thư thu hồi công nợ chính thức đã được tạo cho hóa đơn quá hạn. Sự kiện này được ghi nhận khi quy trình nhắc nợ định kỳ chạy trong Dynamics 365 và tạo bản ghi thư cho các hóa đơn liên quan.
Vì sao điều này quan trọng

Theo dõi thời điểm bắt đầu và tần suất của các hoạt động thu hồi công nợ chính thức. Đây là dữ liệu thiết yếu để đo hiệu quả nhắc nợ và mức độ tuân thủ chính sách thu hồi công nợ nội bộ.

Lấy dữ liệu ở đâu

Bản ghi được tạo rõ ràng trong bảng Dunning History (CustCollectionLetterJour). Ngày tạo nhật ký thư nhắc nợ được dùng làm dấu thời gian.

Thu thập

Trích xuất các sự kiện tạo thư từ bảng CustCollectionLetterJour và liên kết với hóa đơn tương ứng.

Loại sự kiện explicit
Đã giải quyết tranh chấp
Đánh dấu thời điểm kết thúc quy trình tranh chấp, khi đã đạt được và ghi nhận phương án giải quyết. Sự kiện này được ghi nhận khi người dùng đổi trạng thái tranh chấp của hóa đơn thành 'Đã giải quyết' hoặc đóng hồ sơ tranh chấp liên quan.
Vì sao điều này quan trọng

Hoạt động này kết thúc quy trình con xử lý tranh chấp. Thời gian từ lúc ghi nhận đến khi giải quyết tranh chấp là KPI quan trọng để đo hiệu quả của nhóm xử lý.

Lấy dữ liệu ở đâu

Suy ra từ thay đổi trạng thái trên giao dịch khách hàng (CustTrans) hoặc từ thời điểm đóng hồ sơ tranh chấp liên quan (smmCaseDetail). Thời điểm thay đổi trạng thái là thời gian diễn ra sự kiện.

Thu thập

Xác định thời điểm trường trạng thái tranh chấp của hóa đơn được xóa hoặc đổi thành 'Đã giải quyết'.

Loại sự kiện inferred
Ghi nhận hoạt động thu hồi công nợ
Thể hiện thao tác thu hồi công nợ thủ công, chẳng hạn gọi điện hoặc gửi email, được ghi nhận cho khách hàng hoặc hóa đơn. Sự kiện này được ghi lại khi nhân viên thu hồi công nợ dùng tính năng Hoạt động trong không gian làm việc thu hồi công nợ để lưu tương tác.
Vì sao điều này quan trọng

Giúp theo dõi công sức thủ công của đội ngũ thu hồi công nợ. Đối chiếu các hoạt động này với kết quả thanh toán giúp đo năng suất của đội ngũ và hiệu quả của từng phương thức liên hệ.

Lấy dữ liệu ở đâu

Được ghi trong bảng Activities (smmActivities) hoặc các bảng quản lý trường hợp liên quan đến tài khoản khách hàng. Nếu có thể, cần liên kết hoạt động với một hóa đơn cụ thể.

Thu thập

Ghi nhận việc tạo bản ghi Activity có loại 'Phone Call' hoặc 'Email' liên quan đến thu hồi công nợ.

Loại sự kiện explicit
Tạo cam kết thanh toán
Khách hàng cam kết thanh toán vào một ngày cụ thể trong tương lai và cam kết này được ghi lại trong hệ thống. Sự kiện được ghi nhận rõ ràng khi nhân viên thu hồi công nợ nhập thông tin cam kết thanh toán trong mô-đun thu hồi công nợ.
Vì sao điều này quan trọng

Theo dõi các thỏa thuận thanh toán không chính thức và tỷ lệ thực hiện cam kết. So sánh cam kết với khoản thanh toán thực tế giúp dự báo dòng tiền và đánh giá mức độ đáng tin cậy của khách hàng.

Lấy dữ liệu ở đâu

Thông tin có thể được ghi trong các bảng liên quan đến không gian làm việc thu hồi công nợ hoặc quản lý hồ sơ, cụ thể là chức năng cam kết thanh toán. Ngày tạo bản ghi cam kết được dùng làm thời điểm sự kiện.

Thu thập

Ghi nhận các sự kiện tạo từ bảng chi tiết của cam kết thanh toán hoặc hồ sơ thu hồi công nợ.

Loại sự kiện explicit
Nên có Không bắt buộc

Hướng dẫn trích xuất dữ liệu

Cách lấy dữ liệu từ Microsoft Dynamics 365

Sẵn sàng bắt đầu?

Dùng mẫu này để chuẩn bị dữ liệu hiệu quả và tìm ra thông tin hữu ích về hoạt động quản lý tín dụng và thu hồi công nợ. Bắt đầu tối ưu quy trình ngay hôm nay để thu tiền nhanh hơn.

Tối ưu quy trình tín dụng và thu hồi công nợ để thu tiền nhanh hơn

Cải thiện dòng tiền bằng cách tinh gọn quy trình từ cấp tín dụng đến thu tiền, giảm 30% thời gian xử lý.

Bắt đầu dùng thử miễn phí

Không cần thẻ tín dụng. Thiết lập chỉ trong vài phút.