Mẫu dữ liệu mua hàng đến thanh toán, đơn đặt hàng
Mẫu dữ liệu mua hàng đến thanh toán, đơn đặt hàng
- Các thuộc tính nên thu thập
- Hoạt động chính cần theo dõi để sơ đồ hóa quy trình
- Hướng dẫn thực tế về trích xuất dữ liệu
Thuộc tính của quy trình mua hàng đến thanh toán, đơn đặt hàng
| Tên | Mô tả | ||
|---|---|---|---|
|
Đơn đặt hàng
PurchaseOrderNumber
|
Mã định danh duy nhất của đơn đặt hàng, được dùng làm trường hợp chính để phân tích quy trình. | ||
|
Mô tả
Số đơn đặt hàng là mã định danh trung tâm, liên kết mọi hoạt động liên quan từ lúc lập bản nháp đến khi hoàn tất hoặc hủy. Mỗi số duy nhất đại diện cho một trường hợp của quy trình đơn đặt hàng. Trong process mining, thuộc tính này được dùng để dựng lại toàn bộ hành trình của từng đơn đặt hàng. Phân tích theo mã định danh này giúp bạn xem chi tiết toàn bộ vòng đời, xác định các luồng phổ biến, sai lệch và điểm nghẽn của từng đơn hàng.
Vì sao điều này quan trọng
Đây là khóa nền tảng để dựng lại luồng quy trình và phân tích hành trình của từng đơn đặt hàng từ đầu đến cuối.
Lấy dữ liệu ở đâu
Đây là khóa chính trong bảng tiêu đề đơn đặt hàng, thường là PurchTable với tên trường PurchId trong Microsoft Dynamics 365.
Ví dụ
Đơn đặt hàng-001245Đơn đặt hàng-001246Đơn đặt hàng-001247
|
|||
|
Tên hoạt động
ActivityName
|
Tên của sự kiện hoặc bước nghiệp vụ cụ thể diễn ra trong vòng đời đơn đặt hàng. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính này mô tả một bước trong quy trình đơn đặt hàng, chẳng hạn như 'Tạo đơn đặt hàng', 'Phê duyệt đơn đặt hàng' hoặc 'Ghi nhận nhập hàng'. Chuỗi hoạt động này tạo thành luồng quy trình của từng đơn đặt hàng. Phân tích hoạt động là trọng tâm của process mining. Việc này giúp trực quan hóa sơ đồ quy trình, tìm ra các biến thể và xác định hoạt động thường lặp lại hoặc gây chậm trễ. Hiểu trình tự và tần suất hoạt động là điều cần thiết để cải tiến quy trình.
Vì sao điều này quan trọng
Thuộc tính này cần thiết để tạo sơ đồ quy trình và hiểu trình tự sự kiện trong vòng đời đơn đặt hàng.
Lấy dữ liệu ở đâu
Được xác định từ logic nghiệp vụ dựa trên thay đổi trạng thái trong các bảng như PurchTable, PurchReqTable và các nhật ký ghi sổ liên quan như VendPackingSlipJour hoặc VendInvoiceJour.
Ví dụ
Tạo đơn đặt hàngPhê duyệt đơn đặt hàngGhi nhận nhập hàngGhi nhận hóa đơn cho đơn đặt hàng
|
|||
|
Thời điểm sự kiện
EventTime
|
Ngày và giờ chính xác khi một hoạt động hoặc sự kiện cụ thể diễn ra. | ||
|
Mô tả
Dấu thời gian này ghi lại thời điểm diễn ra từng hoạt động trong quy trình đơn đặt hàng. Đây là cơ sở để sắp xếp sự kiện theo đúng trình tự thời gian. Trong phân tích quy trình, dấu thời gian sự kiện là dữ liệu nền tảng để tính thời gian chu kỳ, khoảng thời gian giữa các hoạt động và tổng thời lượng của từng trường hợp. Dữ liệu này giúp xác định điểm nghẽn, đo hiệu suất theo SLA và hiểu diễn biến theo thời gian của quy trình. Ví dụ, bạn có thể tính khoảng thời gian từ lúc 'Tạo đơn đặt hàng' đến khi 'Phê duyệt đơn đặt hàng'.
Vì sao điều này quan trọng
Dấu thời gian rất quan trọng để tính các chỉ số hiệu suất dựa trên thời gian, như thời gian chu kỳ và thời lượng. Đây là cơ sở để xác định điểm nghẽn trong quy trình.
Lấy dữ liệu ở đâu
Được trích xuất từ các trường ngày giờ trong nhiều bảng, chẳng hạn CreatedDateTime trong PurchTable hoặc ngày ghi sổ trong các bảng nhật ký liên quan.
Ví dụ
2023-10-26T10:00:00Z2023-10-26T14:35:10Z2023-11-05T09:12:00Z
|
|||
|
Hệ thống nguồn
SourceSystem
|
Cho biết hệ thống đã trích xuất dữ liệu. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính này xác định ứng dụng nguồn chứa dữ liệu đơn đặt hàng. Với mô hình dữ liệu này, giá trị thường là 'Microsoft Dynamics 365'. Ở các tổ chức lớn, quy trình mua sắm có thể trải rộng trên nhiều hệ thống. Thuộc tính này hỗ trợ quản trị dữ liệu và giúp xác định rõ nguồn gốc dữ liệu, đặc biệt khi kết hợp dữ liệu từ nhiều nguồn.
Vì sao điều này quan trọng
Cung cấp thông tin cần thiết về nguồn gốc dữ liệu, hỗ trợ quản trị và xác thực dữ liệu, đồng thời giúp hiểu rõ các hệ thống công nghệ liên quan đến quy trình.
Lấy dữ liệu ở đâu
Đây là giá trị cố định được thêm vào trong quá trình trích xuất và chuyển đổi dữ liệu để gắn nhãn cho tập dữ liệu.
Ví dụ
Microsoft Dynamics 365 F&OD365
|
|||
|
Lần cập nhật dữ liệu gần nhất
LastDataUpdate
|
Dấu thời gian cho biết lần gần nhất dữ liệu của quy trình được làm mới. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính này ghi lại ngày giờ trích xuất dữ liệu gần nhất từ hệ thống nguồn. Nhờ đó, bạn biết dữ liệu đang phân tích mới đến mức nào. Biết thời điểm cập nhật gần nhất giúp người dùng xác định dữ liệu quy trình đang xem có phải dữ liệu mới nhất hay không. Thông tin này cũng giúp đánh giá mức độ phù hợp của kết quả phân tích và lên lịch làm mới dữ liệu định kỳ.
Vì sao điều này quan trọng
Cho biết rõ dữ liệu được cập nhật đến thời điểm nào, giúp người dùng biết kết quả phân tích quy trình có mới hay không.
Lấy dữ liệu ở đâu
Đây là thuộc tính siêu dữ liệu được tạo và lưu trong quá trình nạp dữ liệu.
Ví dụ
2024-05-21T05:00:00Z
|
|||
|
Ngày giao hàng yêu cầu
RequestedDeliveryDate
|
Ngày doanh nghiệp yêu cầu nhà cung cấp giao hàng hóa hoặc dịch vụ. | ||
|
Mô tả
Ngày này được ghi trên đơn đặt hàng để thông báo thời hạn giao hàng mong muốn cho nhà cung cấp. Đây là mốc chuẩn để đo hiệu suất giao hàng của nhà cung cấp. Thuộc tính này cần thiết cho dashboard 'Mức độ đáp ứng lịch giao hàng của nhà cung cấp' và KPI 'Tỷ lệ giao hàng đúng hạn'. Bằng cách so sánh RequestedDeliveryDate với ngày thực tế nhận hàng, doanh nghiệp có thể đánh giá độ tin cậy của nhà cung cấp và xác định tình trạng chậm trễ kéo dài trong chuỗi cung ứng.
Vì sao điều này quan trọng
Đây là mốc chuẩn để đo hiệu suất giao hàng đúng hạn, một KPI quan trọng khi đánh giá độ tin cậy của nhà cung cấp và hiệu quả chuỗi cung ứng.
Lấy dữ liệu ở đâu
Thường nằm trong PurchTable (cấp tiêu đề) hoặc PurchLine (cấp dòng hàng) dưới dạng DeliveryDate.
Ví dụ
2023-11-152023-12-012024-01-20
|
|||
|
Tên người dùng
UserName
|
Tên người dùng thực hiện một hoạt động cụ thể. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính này xác định người thực hiện một sự kiện, chẳng hạn như tạo, phê duyệt hoặc thay đổi đơn đặt hàng. Giá trị có thể là ID người dùng hệ thống hoặc họ tên đầy đủ. Phân tích hoạt động của người dùng giúp hiểu cách phân bổ khối lượng công việc, xác định nhu cầu đào tạo và tìm cá nhân hoặc nhóm liên quan đến sai lệch trong quy trình. Thuộc tính này cần thiết cho dashboard về hiệu suất phê duyệt và có thể dùng để lọc các hoạt động do người dùng cụ thể thực hiện.
Vì sao điều này quan trọng
Thuộc tính này hỗ trợ phân tích hiệu suất theo người dùng, giúp xác định điểm nghẽn liên quan đến từng cá nhân và làm rõ trách nhiệm ở mỗi bước của quy trình.
Lấy dữ liệu ở đâu
Có thể tìm thấy thông tin trong các trường như CreatedBy hoặc ModifiedBy của những bảng như PurchTable. Thông tin người dùng thường được lưu trong bảng UserInfo.
Ví dụ
Nguyễn Thị LanTrần Minh TuấnQuản trị viên hệ thống
|
|||
|
Tên nhà cung cấp
VendorName
|
Tên nhà cung cấp cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ theo đơn đặt hàng. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính này chứa tên nhà cung cấp bên ngoài cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ. Đây là chiều phân tích quan trọng trong hoạt động mua sắm. Phân tích quy trình theo tên nhà cung cấp rất cần thiết để đánh giá hiệu suất của từng nhà cung cấp. Bạn có thể xem tỷ lệ giao hàng đúng hạn, tỷ lệ trả hàng và kết quả kiểm tra chất lượng của từng đơn vị. Qua đó, doanh nghiệp có thể nhận diện đối tác đáng tin cậy và những nhà cung cấp có thể gây chậm trễ hoặc vấn đề về chất lượng.
Vì sao điều này quan trọng
Thuộc tính này cần thiết để quản lý hiệu suất nhà cung cấp, giúp phân tích thời gian giao hàng, tỷ lệ trả hàng và độ tin cậy tổng thể của từng đơn vị.
Lấy dữ liệu ở đâu
Tài khoản nhà cung cấp được lưu trong PurchTable, tại trường OrderAccount. Có thể lấy tên nhà cung cấp bằng cách kết hợp với VendTable.
Ví dụ
Văn phòng phẩm ContosoRobot FabrikamNhà giao dịch Northwind
|
|||
|
Tổng giá trị đơn đặt hàng
PurchaseOrderTotalAmount
|
Tổng giá trị tiền tệ của đơn đặt hàng. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính này thể hiện tổng chi phí của tất cả hàng hóa và dịch vụ trong đơn đặt hàng. Đây là chỉ số tài chính quan trọng của quy trình mua sắm. Phân tích quy trình theo tổng giá trị đơn hàng có thể cho thấy nhiều thông tin hữu ích. Ví dụ, đơn hàng có giá trị cao có thể phải qua quy trình phê duyệt chặt chẽ hơn hoặc mất nhiều thời gian hơn. Thuộc tính này cũng được dùng trong báo cáo tài chính và để chia đơn đặt hàng thành các nhóm giá trị phục vụ phân tích.
Vì sao điều này quan trọng
Hỗ trợ phân tích tài chính của quy trình mua sắm, giúp xác định giá trị đơn hàng ảnh hưởng thế nào đến quy trình, chẳng hạn như thời gian và luồng phê duyệt.
Lấy dữ liệu ở đâu
Có thể tính giá trị này bằng cách cộng LineAmount trong bảng PurchLine theo từng PurchId, hoặc lấy từ các trường giá trị ở cấp tiêu đề trong PurchTable.
Ví dụ
5250.00120.50150000.00
|
|||
|
Trạng thái đơn đặt hàng
PurchaseOrderStatus
|
Trạng thái hiện tại của đơn đặt hàng trong vòng đời xử lý. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính này cho biết trạng thái tổng thể của đơn đặt hàng tại một thời điểm, chẳng hạn như 'Đang mở', 'Đã nhận hàng', 'Đã lập hóa đơn' hoặc 'Đã hủy'. Trạng thái thể hiện kết quả của hoạt động gần nhất. Theo dõi trạng thái giúp bạn nắm tình hình của tất cả đơn đặt hàng đang mở. Trong process mining, bạn có thể dùng thuộc tính này để phân tích kết quả của các trường hợp, chẳng hạn lọc những đơn đặt hàng đã kết thúc ở trạng thái 'Đã hủy' để tìm hiểu nguyên nhân.
Vì sao điều này quan trọng
Cung cấp thông tin về trạng thái hiện tại của đơn đặt hàng, hữu ích khi lọc trường hợp và phân tích kết quả quy trình, chẳng hạn như tỷ lệ hoàn tất hoặc hủy.
Lấy dữ liệu ở đâu
Có trong PurchTable. Các trường trạng thái chính là DocumentState và PurchStatus.
Ví dụ
Đơn hàng đang mởĐã nhận hàngĐã lập hóa đơnĐã hủy
|
|||
|
Danh mục mua hàng
PurchaseCategory
|
Phân loại mặt hàng hoặc dịch vụ được mua, chẳng hạn như “Thiết bị CNTT” hoặc “Văn phòng phẩm”. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính này giúp nhóm các mặt hàng trong đơn đặt hàng theo danh mục. Cách phân loại này hỗ trợ phân tích xu hướng chi tiêu và sự khác biệt giữa các quy trình mua sắm. Trong quá trình phân tích, lọc theo danh mục mua hàng có thể cho thấy các quy trình diễn ra khác nhau như thế nào. Ví dụ, quy trình mua sắm tài sản vốn có thể lâu và phức tạp hơn quy trình mua vật tư vận hành. Bạn có thể dùng thuộc tính này trên bảng điều khiển để phân tích xu hướng chỉnh sửa và tỷ lệ trả hàng theo danh mục.
Vì sao điều này quan trọng
Cho phép phân nhóm quy trình theo loại hàng hóa hoặc dịch vụ được mua, qua đó cho thấy quy trình thay đổi ra sao giữa các nhóm chi tiêu.
Lấy dữ liệu ở đâu
Danh mục mặt hàng được liên kết với sản phẩm đã phát hành (InventTable), sau đó dùng trong PurchLine. Thông tin danh mục được lưu trong các bảng quản lý danh mục.
Ví dụ
Thiết bị CNTTVăn phòng phẩmDịch vụ chuyên mônNguyên vật liệu
|
|||
|
Địa điểm giao hàng
DeliveryLocation
|
Địa điểm, kho hoặc địa chỉ cụ thể nhận hàng. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính này xác định địa điểm thực tế nhận các mặt hàng trong đơn đặt hàng. Đó có thể là một nhà kho, văn phòng cụ thể hoặc địa điểm dự án. Phân tích quy trình theo địa điểm giao hàng giúp tìm điểm nghẽn riêng theo khu vực hoặc cơ sở, nhất là ở khâu nhận hàng. Bảng điều khiển “Thời gian xử lý nhận hàng” có thể dùng thuộc tính này để so sánh hiệu suất giữa các địa điểm.
Vì sao điều này quan trọng
Giúp tìm sự khác biệt hoặc chậm trễ theo từng địa điểm, nhất là ở các bước nhận hàng và kiểm tra chất lượng.
Lấy dữ liệu ở đâu
Địa chỉ và thông tin địa điểm giao hàng được lưu trong PurchTable và có thể lấy mặc định từ cấu hình công ty hoặc nhà cung cấp.
Ví dụ
Kho chính AVăn phòng tòa nhà CTrung tâm phân phối bờ Tây
|
|||
|
Đơn đặt hàng đã thay đổi
IsPurchaseOrderChanged
|
Cờ boolean cho biết đơn đặt hàng có bị sửa đổi sau khi được phê duyệt lần đầu hay không. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính được tính toán này có giá trị “true” nếu hoạt động “Đơn đặt hàng đã thay đổi” xảy ra sau hoạt động “Đơn đặt hàng đã được phê duyệt” trong cùng một trường hợp. Thuộc tính giúp phân tích việc làm lại và chỉnh sửa dễ dàng hơn. Cờ này rất cần thiết để tính KPI “Tỷ lệ chỉnh sửa đơn đặt hàng sau phê duyệt” và dùng trong bảng điều khiển “Xu hướng chỉnh sửa đơn đặt hàng”. Cờ giúp lọc riêng các đơn đặt hàng cần làm lại để phân tích, từ đó tìm nguyên nhân gốc rễ của những thay đổi này.
Vì sao điều này quan trọng
Giúp đo mức độ làm lại và tần suất thay đổi, hai dấu hiệu quan trọng cho thấy quy trình thiếu ổn định và kém hiệu quả.
Lấy dữ liệu ở đâu
Đây là thuộc tính được tính toán từ chuỗi hoạt động trong nhật ký sự kiện.
Ví dụ
truefalse
|
|||
|
Giao hàng đúng hạn
IsOnTimeDelivery
|
Cờ boolean cho biết hàng được nhận vào hoặc trước ngày giao hàng yêu cầu hay không. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính được tính toán này so sánh dấu thời gian của hoạt động “Đã ghi nhận nhận hàng” với RequestedDeliveryDate. Thuộc tính có giá trị “true” nếu ngày nhận hàng trùng hoặc sớm hơn ngày yêu cầu. Cờ này hỗ trợ trực tiếp việc tính KPI “Tỷ lệ giao hàng đúng hạn”. Nhờ đó, bạn có thể dễ dàng phân tích hiệu suất nhà cung cấp, lọc và trực quan hóa các đơn giao đúng hạn so với giao trễ. Đây là chỉ số trọng tâm của bảng điều khiển “Mức độ đáp ứng lịch giao hàng của nhà cung cấp”.
Vì sao điều này quan trọng
Cho biết rõ kết quả giao hàng đạt hay không đạt, giúp tính KPI giao hàng đúng hạn và lập bảng đánh giá nhà cung cấp.
Lấy dữ liệu ở đâu
Đây là thuộc tính được tính toán bằng cách so sánh RequestedDeliveryDate với EventTime của hoạt động “Đã ghi nhận nhận hàng”.
Ví dụ
truefalse
|
|||
|
Lý do trả hàng
ReturnReason
|
Lý do được ghi nhận khi trả hàng trong đơn đặt hàng cho nhà cung cấp. | ||
|
Mô tả
Khi phát sinh hoạt động “Trả hàng cho nhà cung cấp”, thuộc tính này ghi lại lý do trả hàng, chẳng hạn như “Hàng bị hỏng”, “Giao sai mặt hàng” hoặc “Chất lượng kém”. Dữ liệu này rất hữu ích cho bảng điều khiển “Tỷ lệ trả hàng theo đơn đặt hàng”. Phân tích lý do trả hàng giúp tìm nguyên nhân gốc rễ, có thể liên quan đến chất lượng của nhà cung cấp, lỗi đặt hàng nội bộ hoặc vấn đề vận chuyển. Từ đó, bạn có thể đưa ra biện pháp phù hợp để giảm tỷ lệ trả hàng.
Vì sao điều này quan trọng
Cho biết lý do trả hàng, giúp xác định vấn đề về chất lượng nhà cung cấp, độ chính xác khi đặt hàng hoặc khâu hậu cần.
Lấy dữ liệu ở đâu
Lý do trả hàng thường được ghi nhận trong giao dịch đơn trả hàng hoặc thông qua mã lý do gắn với nhật ký nhận hàng âm.
Ví dụ
Hàng bị hỏng trong quá trình vận chuyểnGiao sai mặt hàngKhông đạt kiểm tra chất lượng
|
|||
|
Mã công ty
CompanyCode
|
Mã định danh pháp nhân hoặc công ty đặt đơn hàng. | ||
|
Mô tả
Trong môi trường có nhiều công ty, thuộc tính này cho biết pháp nhân nào thực hiện giao dịch mua. Đây là dữ liệu tổ chức cơ bản. Thuộc tính này cho phép so sánh quy trình P2P giữa các pháp nhân trong cùng tổ chức. Qua đó, bạn có thể nhận ra khác biệt về hiệu suất quy trình, tuân thủ và quản lý nhà cung cấp giữa các công ty, làm cơ sở để chuẩn hóa.
Vì sao điều này quan trọng
Cần thiết với tổ chức có nhiều pháp nhân để so sánh và chuẩn hóa quy trình mua sắm giữa các công ty.
Lấy dữ liệu ở đâu
Đây là trường DataAreaId, có trong hầu hết các bảng của Dynamics 365, bao gồm cả PurchTable.
Ví dụ
USMFDEMFGBSI
|
|||
|
Phòng ban
DepartmentName
|
Tên phòng ban khởi tạo yêu cầu mua hàng hoặc đơn đặt hàng. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính này xác định đơn vị hoặc phòng ban nội bộ phụ trách giao dịch mua. Thông tin thường được suy ra từ người tạo yêu cầu mua hàng. Phân tích quy trình theo phòng ban giúp bạn hiểu các bộ phận khác nhau sử dụng quy trình mua sắm ra sao. Qua đó, có thể xác định phòng ban có chu kỳ phê duyệt dài hơn, tỷ lệ chỉnh sửa đơn đặt hàng cao hơn hoặc cách mua sắm đặc thù. Từ đó, doanh nghiệp có thể triển khai cải tiến quy trình phù hợp.
Vì sao điều này quan trọng
Cho phép so sánh hiệu suất quy trình giữa các đơn vị, giúp xác định hành vi đặc thù, điểm nghẽn hoặc điểm kém hiệu quả của từng phòng ban.
Lấy dữ liệu ở đâu
Thông tin này thường được liên kết qua người yêu cầu hoặc người tạo yêu cầu mua hàng (PurchReqTable) hay đơn đặt hàng (PurchTable), cùng phòng ban tương ứng trong mô-đun nhân sự.
Ví dụ
Tài chínhCông nghệ thông tinSản xuấtTiếp thị
|
|||
|
Tên người phê duyệt
ApproverName
|
Tên người dùng đã phê duyệt đơn đặt hàng hoặc một bước trong quy trình phê duyệt. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính này xác định quản lý hoặc người dùng đã chính thức phê duyệt đơn đặt hàng, cho phép đơn hàng được tiếp tục xử lý. Với quy trình phê duyệt nhiều cấp, một đơn đặt hàng có thể có nhiều người phê duyệt. Theo dõi người phê duyệt là việc cần thiết để phân tích bảng điều khiển “Thời gian phê duyệt đơn đặt hàng” và “Chỉ số hiệu suất người phê duyệt”. Dữ liệu này giúp đo thời gian xử lý của từng người phê duyệt, tìm điểm nghẽn trong chuỗi phê duyệt, đồng thời đánh giá cách phân bổ khối lượng công việc và hiệu suất.
Vì sao điều này quan trọng
Giúp phân tích quy trình phê duyệt, tìm điểm nghẽn và đo hiệu suất cũng như khối lượng công việc của từng người phê duyệt.
Lấy dữ liệu ở đâu
Thông tin phê duyệt thường được lưu trong các bảng theo dõi workflow, không nằm trực tiếp trong PurchTable. Bạn cần truy vấn lịch sử workflow liên kết với đơn đặt hàng.
Ví dụ
Charles GreenDiana PrinceEdward Nigma
|
|||
|
Yêu cầu mua hàng
PurchaseRequisitionNumber
|
Mã yêu cầu mua hàng được lập trước đơn đặt hàng. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính này liên kết đơn đặt hàng với yêu cầu nội bộ ban đầu. Không phải đơn đặt hàng nào cũng bắt nguồn từ một yêu cầu mua hàng. Liên kết này rất quan trọng để phân tích toàn bộ quy trình từ yêu cầu đến đơn đặt hàng. Thuộc tính này giúp đo KPI 'Tốc độ chuyển yêu cầu mua hàng thành đơn đặt hàng' và xác định tốc độ chuyển nhu cầu nội bộ thành đơn hàng gửi nhà cung cấp. Bạn cũng có thể dùng thuộc tính này để phân tích mức độ tuân thủ, chẳng hạn tìm các đơn đặt hàng được tạo mà không có yêu cầu chính thức.
Vì sao điều này quan trọng
Liên kết đơn đặt hàng với yêu cầu ban đầu, giúp phân tích thời gian từ yêu cầu đến đặt hàng và kiểm tra mức độ tuân thủ quy trình.
Lấy dữ liệu ở đâu
Có trong trường PurchReqId của bảng PurchLine, liên kết đến PurchReqTable.
Ví dụ
Yêu cầu mua hàng-000871Yêu cầu mua hàng-000872Yêu cầu mua hàng-000873
|
|||
Hoạt động trong quy trình mua hàng đến thanh toán, đơn đặt hàng
| Hoạt động | Mô tả | ||
|---|---|---|---|
|
Ghi nhận nhập hàng
|
Ghi nhận chính thức hàng hóa đã nhận theo đơn đặt hàng trong hệ thống. Sự kiện được ghi lại khi nhật ký nhận hàng được ghi sổ. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Đây là mốc quan trọng để cập nhật tồn kho và bắt đầu quy trình đối chiếu hóa đơn. Mốc này cũng là điểm kết thúc để đo 'Tỷ lệ giao hàng đúng hạn' và thời gian giao hàng của nhà cung cấp.
Lấy dữ liệu ở đâu
Lấy từ thời điểm tạo nhật ký nhận hàng, được lưu trong VendPackingSlipJour. Trường createdDateTime hoặc PackingSlipDate trong bảng này cho biết thời điểm hàng được chính thức nhận.
Thu thập
Dùng dấu thời gian tạo hoặc ghi sổ từ bản ghi VendPackingSlipJour liên kết với đơn đặt hàng.
Loại sự kiện
explicit
|
|||
|
Gửi đơn đặt hàng cho nhà cung cấp
|
Hoạt động này ghi nhận việc gửi đơn đặt hàng đã được phê duyệt cho nhà cung cấp. Sự kiện được ghi lại khi đơn đặt hàng được xác nhận, tạo nhật ký xác nhận và thường kích hoạt việc gửi chứng từ. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Đây là bước đầu tiên hướng ra bên ngoài và là mốc bắt đầu tính thời gian giao hàng của nhà cung cấp. Mốc này rất quan trọng để theo dõi hiệu suất nhà cung cấp và KPI 'Tỷ lệ giao hàng đúng hạn'.
Lấy dữ liệu ở đâu
Sự kiện được đánh dấu bằng việc tạo bản ghi trong bảng PurchPurchaseOrderJour (nhật ký xác nhận đơn đặt hàng). Ngày tạo nhật ký là dấu thời gian hoạt động.
Thu thập
Dùng dấu thời gian tạo của bản ghi PurchPurchaseOrderJour đầu tiên cho đơn đặt hàng.
Loại sự kiện
explicit
|
|||
|
Hoàn tất đơn đặt hàng
|
Ghi nhận đơn đặt hàng đã hoàn tất thành công, tức toàn bộ hàng hóa đã được nhận và lập hóa đơn. Sự kiện này thường được xác định khi trạng thái đơn hàng chuyển sang trạng thái cuối cùng, đã đóng. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Hoạt động này đánh dấu kết thúc một trường hợp quy trình thành công. Đo 'Tổng thời gian xử lý đơn đặt hàng' từ lúc tạo đến khi hoàn tất giúp đánh giá hiệu quả quy trình.
Lấy dữ liệu ở đâu
Xác định từ các trường trạng thái trong PurchTable, chẳng hạn khi DocumentState là 'Invoiced' và trạng thái các dòng hàng cho biết đã nhận đủ hàng và lập đủ hóa đơn.
Thu thập
Xác định dấu thời gian trạng thái tiêu đề và các dòng của đơn đặt hàng chuyển sang trạng thái cuối cùng, đã đóng, chẳng hạn 'Invoiced'.
Loại sự kiện
inferred
|
|||
|
Phê duyệt đơn đặt hàng
|
Ghi nhận lần phê duyệt cuối cùng của đơn đặt hàng, cho phép gửi đơn cho nhà cung cấp. Sự kiện này thường được xác định qua thay đổi trạng thái đơn hàng hoặc lấy trực tiếp từ nhật ký workflow. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Đây là mốc quan trọng vì không thể thực hiện bước tiếp theo cho đến khi đơn đặt hàng được phê duyệt. Mốc này cần thiết để phân tích điểm nghẽn phê duyệt và đo KPI 'Thời gian phê duyệt đơn đặt hàng'.
Lấy dữ liệu ở đâu
Xác định sự kiện khi trường DocumentState trong PurchTable chuyển sang 'Approved'. Ngoài ra, có thể lấy dấu thời gian hoàn tất của bước phê duyệt cuối cùng trong WorkflowTrackingStatusTable.
Thu thập
Xác định dấu thời gian DocumentState trong PurchTable chuyển sang 'Approved'.
Loại sự kiện
inferred
|
|||
|
Tạo đơn đặt hàng
|
Hoạt động này ghi nhận thời điểm tạo bản nháp đơn đặt hàng trong hệ thống. Thời điểm được lấy từ dấu thời gian tạo bản ghi tiêu đề đơn hàng, thường là sau khi yêu cầu mua hàng được phê duyệt. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Đây là bước chuyển từ yêu cầu nội bộ sang chứng từ mua hàng chính thức. Mốc này giúp đo thời gian xử lý và phê duyệt đơn đặt hàng.
Lấy dữ liệu ở đâu
Sự kiện này là thời điểm tạo bản ghi trong PurchTable. Trường createdDateTime của bảng cung cấp dấu thời gian hoạt động.
Thu thập
Trích xuất dấu thời gian tạo từ PurchTable cho từng đơn đặt hàng.
Loại sự kiện
explicit
|
|||
|
Tạo yêu cầu mua hàng
|
Hoạt động này ghi nhận thời điểm tạo yêu cầu mua hàng, tức đề nghị chính thức về hàng hóa hoặc dịch vụ. Sự kiện được ghi nhận khi có bản ghi mới trong bảng yêu cầu mua hàng, đánh dấu thời điểm phát sinh nhu cầu mua sắm. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Đây là sự kiện khởi đầu quy trình đơn đặt hàng. Phân tích khoảng thời gian từ sự kiện này đến lúc tạo đơn đặt hàng giúp đo lường hiệu quả nội bộ và khả năng đáp ứng nhu cầu.
Lấy dữ liệu ở đâu
Sự kiện này tương ứng với việc tạo bản ghi trong PurchReqTable. Thời điểm sự kiện được xác định bằng dấu thời gian tạo bản ghi (createdDateTime).
Thu thập
Trích xuất dấu thời gian tạo từ PurchReqTable cho từng yêu cầu mua hàng.
Loại sự kiện
explicit
|
|||
|
Ghi nhận hóa đơn cho đơn đặt hàng
|
Hoạt động này ghi nhận thời điểm nhận và ghi sổ hóa đơn của nhà cung cấp cho đơn đặt hàng. Sự kiện này kết nối quy trình mua sắm với quy trình thanh toán. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Đây là bước cuối trước khi thanh toán và rất quan trọng để tính chi phí cuối cùng của giao dịch mua. Mốc này cũng là điểm kết thúc để phân tích đối chiếu ba bên.
Lấy dữ liệu ở đâu
Sự kiện được lấy từ việc ghi sổ nhật ký hóa đơn nhà cung cấp (VendInvoiceJour) đã đối chiếu với đơn đặt hàng. Trường InvoiceDate hoặc ngày ghi sổ trong bản ghi này là dấu thời gian.
Thu thập
Dùng dấu thời gian ghi sổ từ bảng VendInvoiceJour liên kết với bản ghi PurchTable.
Loại sự kiện
explicit
|
|||
|
Gửi đơn đặt hàng để phê duyệt
|
Ghi nhận thời điểm bản nháp đơn đặt hàng được gửi chính thức vào workflow phê duyệt. Đây thường là thao tác do người dùng thực hiện và được ghi lại trong nhật ký workflow. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Hoạt động này chính thức bắt đầu chu kỳ phê duyệt đơn đặt hàng. Theo dõi mốc này giúp đo chính xác thời gian đơn hàng chờ phê duyệt và tổng thời gian phê duyệt.
Lấy dữ liệu ở đâu
Lấy từ WorkflowTrackingStatusTable của đơn đặt hàng, nơi ghi lại sự kiện gửi duyệt và dấu thời gian.
Thu thập
Tìm sự kiện 'Submitted' trong nhật ký workflow gắn với bản ghi PurchTable.
Loại sự kiện
explicit
|
|||
|
Hủy đơn đặt hàng
|
Ghi nhận việc chấm dứt đơn đặt hàng trước khi hoàn tất. Sự kiện này được ghi lại qua một thay đổi trạng thái cụ thể trên chứng từ đơn hàng. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Hủy đơn là một nhánh ngoại lệ quan trọng. Phân tích tần suất và lý do hủy có thể giúp phát hiện vấn đề trong khâu lập kế hoạch hoặc độ tin cậy của nhà cung cấp.
Lấy dữ liệu ở đâu
Xác định sự kiện khi trường DocumentState trong PurchTable được cập nhật thành 'Canceled'. Dấu thời gian thay đổi trạng thái là thời điểm sự kiện.
Thu thập
Xác định dấu thời gian DocumentState trong PurchTable được đặt thành 'Canceled'.
Loại sự kiện
inferred
|
|||
|
Nhà cung cấp xác nhận đơn đặt hàng
|
Ghi nhận việc nhà cung cấp xác nhận đã nhận và đồng ý với thông tin đơn đặt hàng. Thông tin này thường được người dùng nhập thủ công dựa trên trao đổi với nhà cung cấp. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Xác nhận từ nhà cung cấp cho biết đơn hàng đang được xử lý. Chậm trễ hoặc sai lệch ở bước này có thể báo hiệu vấn đề trong việc thực hiện đơn hàng.
Lấy dữ liệu ở đâu
Sự kiện này thường được xác định khi các trường ngày hoặc trạng thái liên quan đến xác nhận trong PurchTable được điền, chẳng hạn như ngày xác nhận giao hàng. Đây có thể không phải là một sự kiện riêng biệt.
Thu thập
Xác định sự kiện khi một trường ngày xác nhận cụ thể trong PurchTable hoặc PurchLine được điền.
Loại sự kiện
inferred
|
|||
|
Phê duyệt yêu cầu mua hàng
|
Ghi nhận việc quản lý có thẩm quyền chính thức phê duyệt yêu cầu mua hàng. Sự kiện này thường được lấy từ nhật ký workflow hoặc xác định qua thay đổi trạng thái của bản ghi yêu cầu. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Phê duyệt là mốc quan trọng để chuyển yêu cầu mua hàng thành đơn đặt hàng. Nếu chậm ở bước này, toàn bộ tiến độ mua sắm sẽ bị ảnh hưởng.
Lấy dữ liệu ở đâu
Có thể lấy sự kiện từ WorkflowTrackingStatusTable gắn với yêu cầu mua hàng, hoặc xác định khi trường trạng thái trong PurchReqTable chuyển sang 'Approved'.
Thu thập
Dùng dấu thời gian hoàn tất của bước phê duyệt cuối cùng trong nhật ký workflow của yêu cầu mua hàng.
Loại sự kiện
explicit
|
|||
|
Thay đổi đơn đặt hàng
|
Hoạt động này ghi nhận mọi thay đổi đối với đơn đặt hàng sau khi được phê duyệt. Dynamics 365 có thể theo dõi các phiên bản đơn hàng để xác định những thay đổi này. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Theo dõi thay đổi rất quan trọng để phát hiện việc làm lại, hiểu mức độ ổn định của quy trình và đo 'Tỷ lệ chỉnh sửa đơn đặt hàng'. Thay đổi có thể gây chậm trễ và làm phát sinh chênh lệch chi phí.
Lấy dữ liệu ở đâu
Xác định bằng cách so sánh các phiên bản đơn đặt hàng được lưu trong bảng lưu trữ hoặc quản lý phiên bản, chẳng hạn như PurchTableHistory. Số phiên bản tăng cho biết đã có thay đổi.
Thu thập
Tìm các bản ghi có số phiên bản trong PurchTable tăng sau khi đơn đặt hàng được phê duyệt.
Loại sự kiện
inferred
|
|||
|
Thực hiện kiểm tra chất lượng
|
Ghi nhận việc hoàn tất kiểm tra chất lượng hàng hóa đã nhận. Hoạt động này thường được quản lý qua mô-đun Quality Management hoặc cập nhật trạng thái. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Hoạt động này có thể trở thành điểm nghẽn đáng kể giữa lúc nhận hàng và lúc hàng sẵn sàng để sử dụng. Phân tích thời lượng giúp cải thiện KPI 'Thời gian kiểm tra chất lượng'.
Lấy dữ liệu ở đâu
Có thể xác định sự kiện khi Quality Order (InventQualityOrderTable) liên kết với lần nhận hàng được hoàn tất. Dấu thời gian trạng thái chuyển sang 'Passed' hoặc 'Failed' đánh dấu sự kiện.
Thu thập
Theo dõi dấu thời gian hoàn tất trạng thái trong InventQualityOrderTable gắn với dòng đơn đặt hàng.
Loại sự kiện
inferred
|
|||
|
Trả hàng cho nhà cung cấp
|
Ghi nhận việc trả lại hàng đã nhận cho nhà cung cấp do hàng bị hư hỏng, giao sai mặt hàng hoặc các vấn đề khác. Sự kiện được ghi lại khi giao dịch trả hàng được ghi sổ. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Hàng trả lại cho thấy quy trình có vấn đề và phát sinh thêm chi phí. Theo dõi hoạt động này giúp tính 'Tỷ lệ trả hàng theo đơn đặt hàng' và xác định vấn đề liên quan đến nhà cung cấp hoặc sản phẩm.
Lấy dữ liệu ở đâu
Sự kiện này được xác định khi tạo đơn đặt hàng có số lượng âm hoặc chứng từ trả hàng riêng có tham chiếu đến đơn đặt hàng ban đầu. Ngày giao dịch trả hàng được ghi sổ là thời điểm sự kiện.
Thu thập
Xác định việc ghi sổ đơn trả hàng mua hoặc giấy báo nợ gắn với đơn đặt hàng ban đầu.
Loại sự kiện
explicit
|
|||
Hướng dẫn trích xuất
Sẵn sàng bắt đầu?
Mẫu này cung cấp những gì bạn cần để bắt đầu tối ưu hóa quy trình mua hàng đến thanh toán, đơn đặt hàng. Hãy bắt đầu cải thiện hoạt động mua sắm ngay hôm nay.
Nâng cao hiệu quả quy trình mua hàng đến thanh toán, đơn đặt hàng ngay
Tìm điểm kém hiệu quả và giảm tới 30% thời gian chu kỳ P2P.
Không cần thẻ tín dụng, thiết lập chỉ trong vài phút