Mẫu dữ liệu Purchase to Pay - Purchase Order

Oracle Fusion Financials
Mẫu dữ liệu Purchase to Pay - Purchase Order

Mẫu dữ liệu Purchase to Pay - Purchase Order

Mẫu này hướng dẫn bạn thu thập dữ liệu cần thiết để phân tích quy trình Purchase to Pay - Purchase Order. Mẫu nêu rõ các thuộc tính dữ liệu thiết yếu, hoạt động chính cần theo dõi và cách trích xuất thông tin thực tế. Hãy dùng mẫu để thu thập đủ dữ liệu quan trọng cho hoạt động process mining hiệu quả.
  • Các thuộc tính nên có để thu thập dữ liệu đầy đủ
  • Các hoạt động chính cần theo dõi và phân tích
  • Hướng dẫn từng bước trích xuất dữ liệu từ Oracle Fusion Financials
Chưa quen với nhật ký sự kiện? Tìm hiểu cách tạo nhật ký sự kiện cho process mining.

Thuộc tính Purchase to Pay - Purchase Order

Đây là các trường dữ liệu nên đưa vào nhật ký sự kiện để phân tích đầy đủ quy trình Purchase to Pay - Purchase Order.
3 Bắt buộc 7 Nên có 11 Không bắt buộc
Tên Mô tả
Đơn đặt hàng
PurchaseOrder
Mã định danh duy nhất của tài liệu đơn đặt hàng, dùng làm mã hồ sơ chính để theo dõi toàn bộ vòng đời mua sắm.
Mô tả

Số đơn đặt hàng là mã định danh trung tâm liên kết mọi hoạt động liên quan, từ lúc tạo đến khi đóng hoàn toàn. Nhờ đó, bạn có thể phân tích toàn bộ một hồ sơ mua sắm.

Trong process mining, mỗi số đơn đặt hàng duy nhất đại diện cho một trường hợp của quy trình. Phân tích dữ liệu theo mã này giúp bạn hiểu các biến thể quy trình, thời gian xử lý và mức độ tuân thủ của từng đơn hàng.

Vì sao điều này quan trọng

Đây là Case ID thiết yếu, liên kết mọi sự kiện liên quan để tái dựng và phân tích toàn bộ vòng đời đơn đặt hàng.

Lấy dữ liệu ở đâu

Oracle Fusion Cloud SCM, phân hệ Procurement, bảng PO_HEADERS_ALL, cột SEGMENT1.

Ví dụ
100234510023461002347
Hoạt động
ActivityName
Tên của một sự kiện hoặc bước nghiệp vụ cụ thể diễn ra trong vòng đời đơn đặt hàng.
Mô tả

Thuộc tính này mô tả một tác vụ cụ thể hoặc thay đổi trạng thái trong quy trình, chẳng hạn như 'Đã tạo đơn đặt hàng' hoặc 'Đã nhận hàng'. Các hoạt động này tạo thành chuỗi sự kiện của luồng quy trình.

Phân tích thứ tự và thời điểm diễn ra các hoạt động là trọng tâm của process mining. Việc này giúp trực quan hóa sơ đồ quy trình, xác định điểm nghẽn, phát hiện sai lệch so với quy trình chuẩn và đo thời lượng của từng bước.

Vì sao điều này quan trọng

Hoạt động là những thành phần cơ bản tạo nên sơ đồ quy trình. Theo dõi các hoạt động giúp trực quan hóa và phân tích luồng quy trình, điểm nghẽn và sai lệch.

Lấy dữ liệu ở đâu

Được suy ra từ thay đổi trạng thái trong các bảng như PO_HEADERS_ALL và PO_ACTION_HISTORY, hoặc từ các bảng giao dịch cụ thể như RCV_TRANSACTIONS đối với việc nhận hàng.

Ví dụ
Tạo đơn đặt hàngPhê duyệt đơn đặt hàngĐã nhận hàng
Thời gian bắt đầu
EventTime
Dấu thời gian cho biết một hoạt động hoặc sự kiện cụ thể đã diễn ra khi nào.
Mô tả

Thuộc tính này ghi lại ngày giờ chính xác của từng hoạt động trong quy trình. Đây là dữ liệu nền tảng để sắp xếp sự kiện theo thời gian và thực hiện mọi phân tích dựa trên thời gian.

Trong process mining, thời gian bắt đầu được dùng để tạo event log, tính thời gian xử lý giữa các hoạt động, đo thời gian chờ và phân tích hiệu suất quy trình theo từng giai đoạn. Đây là dữ liệu thiết yếu cho các dashboard về thời gian xử lý và hiệu suất.

Vì sao điều này quan trọng

Dấu thời gian này rất quan trọng để sắp xếp sự kiện chính xác và tính mọi chỉ số về thời lượng, chẳng hạn như thời gian xử lý và điểm nghẽn.

Lấy dữ liệu ở đâu

Các trường dấu thời gian như CREATION_DATE và LAST_UPDATE_DATE trong nhiều bảng, bao gồm PO_HEADERS_ALL, PO_ACTION_HISTORY và RCV_SHIPMENT_LINES.

Ví dụ
2023-04-15T10:05:00Z2023-04-16T14:30:00Z2023-05-01T09:00:00Z
Ngày giao hàng yêu cầu
RequestedDeliveryDate
Ngày mà bên yêu cầu dự kiến hàng hóa hoặc dịch vụ sẽ được giao.
Mô tả

Ngày này được ghi trên dòng đơn đặt hàng để thông báo thời hạn giao hàng mong muốn cho nhà cung cấp. Đây là mốc chuẩn để đo lường hiệu suất giao hàng đúng hạn.

Thuộc tính này rất quan trọng để tính KPI 'Tỷ lệ giao hàng đúng hạn'. Bằng cách so sánh ngày nhận hàng thực tế với ngày giao hàng yêu cầu, doanh nghiệp có thể đo lường và theo dõi độ tin cậy của nhà cung cấp, đồng thời xác định tình trạng chậm trễ mang tính hệ thống trong chuỗi cung ứng.

Vì sao điều này quan trọng

Là mốc chuẩn để đo lường hiệu suất giao hàng đúng hạn, một KPI quan trọng khi đánh giá độ tin cậy của nhà cung cấp và hiệu quả chuỗi cung ứng.

Lấy dữ liệu ở đâu

Nằm ở cấp địa điểm của dòng hàng, trong bảng PO_LINE_LOCATIONS_ALL, cột NEED_BY_DATE.

Ví dụ
2023-05-202023-06-152023-07-01
Người dùng
UserName
ID hoặc tên người dùng của người thực hiện hoạt động.
Mô tả

Thuộc tính này xác định nhân viên hoặc người dùng hệ thống chịu trách nhiệm cho một sự kiện, chẳng hạn như tạo yêu cầu mua hàng, phê duyệt PO hoặc ghi nhận nhận hàng. Dữ liệu thường lấy từ các trường như 'Created By' hoặc 'Last Updated By'.

Phân tích quy trình theo người dùng giúp hiểu cách phân bổ khối lượng công việc, hiệu suất cá nhân và nhu cầu đào tạo. Đây là dữ liệu nền tảng cho dashboard 'Khối lượng công việc của người phê duyệt' và để điều tra vấn đề tuân thủ liên quan đến thao tác của người dùng.

Vì sao điều này quan trọng

Gắn thao tác với từng người dùng cụ thể, giúp phân tích khối lượng công việc, đánh giá hiệu suất và xác định nhu cầu đào tạo.

Lấy dữ liệu ở đâu

Kết nối với các bảng người dùng dựa trên ID trong những trường như CREATED_BY hoặc LAST_UPDATED_BY thuộc các bảng như PO_HEADERS_ALL và PO_ACTION_HISTORY.

Ví dụ
john.doejane.smithsystem.batch
Phòng ban
DepartmentName
Tên phòng ban khởi tạo hoặc chịu trách nhiệm về đơn đặt hàng.
Mô tả

Thuộc tính này xác định đơn vị trong tổ chức, chẳng hạn như 'Tài chính', 'CNTT' hoặc 'Sản xuất', liên quan đến giao dịch mua. Thuộc tính được dùng để phân bổ chi phí và lập báo cáo theo tổ chức.

Trong process mining, phân nhóm quy trình theo phòng ban rất quan trọng để so sánh hiệu suất, xác định điểm nghẽn riêng của từng phòng ban và hiểu sự khác biệt trong cách thực hiện quy trình giữa các bộ phận. Thuộc tính này hỗ trợ trực tiếp các dashboard như 'Phân tích thời gian phê duyệt PO' và 'Xu hướng sửa đổi đơn đặt hàng'.

Vì sao điều này quan trọng

Cho phép lọc và so sánh hiệu suất quy trình giữa các đơn vị kinh doanh, qua đó phát hiện vấn đề hoặc cách làm hiệu quả riêng của từng phòng ban.

Lấy dữ liệu ở đâu

Được suy ra từ thông tin trung tâm chi phí trong các bảng như PO_DISTRIBUTIONS_ALL, bảng này liên kết với dữ liệu danh mục phòng ban.

Ví dụ
Vận hành CNTTTiếp thịNghiên cứu và phát triển
Tên người phê duyệt
ApproverName
Tên người dùng đã phê duyệt hoặc từ chối đơn đặt hàng.
Mô tả

Thuộc tính này ghi nhận người chịu trách nhiệm cho một bước phê duyệt trong quy trình làm việc. Thông tin thường được lưu trong bảng lịch sử thao tác hoặc nhật ký quy trình làm việc liên kết với đơn đặt hàng.

Phân tích dữ liệu theo người phê duyệt là yếu tố quan trọng đối với các dashboard 'Phân tích thời gian phê duyệt PO' và 'Khối lượng công việc của người phê duyệt'. Việc này giúp xác định người hoặc nhóm phê duyệt gây ra điểm nghẽn, đánh giá khối lượng công việc công bằng và tìm cơ hội phân quyền hoặc thiết kế lại quy trình.

Vì sao điều này quan trọng

Xác định những người trong chuỗi phê duyệt, giúp phân tích điểm nghẽn, khối lượng công việc và thời gian xử lý theo từng người phê duyệt.

Lấy dữ liệu ở đâu

Người dùng thực hiện thao tác được ghi trong PO_ACTION_HISTORY.ACTION_PERFORMED_BY. Liên kết trường này với bảng người dùng để lấy họ tên đầy đủ.

Ví dụ
susan.managerdavid.directoremily.finance
Tên nhà cung cấp
VendorName
Tên nhà cung cấp cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ được mua.
Mô tả

Thuộc tính này xác định nhà cung cấp bên ngoài cho đơn đặt hàng. Đây là dữ liệu chủ quan trọng được liên kết với phần đầu PO.

Phân tích nhà cung cấp là phần quan trọng trong process mining P2P. Bằng cách lọc hoặc phân nhóm theo nhà cung cấp, doanh nghiệp có thể phân tích 'Hiệu suất giao hàng của nhà cung cấp', so sánh tỷ lệ giao đúng hạn và tìm hiểu 'Tỷ lệ trả hàng' để xác định nhà cung cấp có hiệu suất cao hoặc thấp. Dữ liệu này cần thiết để quản lý quan hệ với nhà cung cấp và hoạt động tìm nguồn cung ứng chiến lược.

Vì sao điều này quan trọng

Cần thiết để phân tích hiệu suất nhà cung cấp, so sánh thời gian giao hàng, tỷ lệ trả hàng và độ tin cậy tổng thể giữa các nhà cung cấp.

Lấy dữ liệu ở đâu

Liên kết từ PO_HEADERS_ALL.VENDOR_ID đến POZ_SUPPLIERS.VENDOR_NAME.

Ví dụ
Văn phòng phẩm toàn cầuCông ty giải pháp công nghệ.Công ty logistics tiên tiến.
Thời gian kết thúc
EndTime
Dấu thời gian cho biết hoạt động đã hoàn tất khi nào. Với sự kiện đơn lẻ, thời gian này thường trùng với thời gian bắt đầu.
Mô tả

Với hoạt động có thời lượng, đây là thời điểm hoàn tất. Với sự kiện tức thời, thời gian này thường trùng với thời gian bắt đầu. Thông tin này cần thiết để tính thời gian xử lý của từng hoạt động.

Có thời gian kết thúc riêng giúp phân tích thời lượng hoạt động chính xác hơn, vì thời lượng này có thể khác thời gian chờ giữa các hoạt động. Nhờ đó, bạn phân biệt được thời gian làm việc thực tế với thời gian nhàn rỗi, hỗ trợ phân tích khối lượng công việc và hiệu quả sử dụng tài nguyên.

Vì sao điều này quan trọng

Giúp tính chính xác thời gian xử lý của từng hoạt động, từ đó phân tích hiệu quả sử dụng tài nguyên và xác định các tác vụ tốn nhiều thời gian.

Lấy dữ liệu ở đâu

Có thể trùng với thời gian bắt đầu đối với sự kiện đơn lẻ, hoặc được suy ra từ dấu thời gian của sự kiện tiếp theo. Một số hoạt động có dấu thời gian hoàn tất riêng.

Ví dụ
2023-04-15T10:05:00Z2023-04-16T14:45:00Z2023-05-01T09:15:00Z
Tổng giá trị PO
PurchaseOrderTotalAmount
Tổng giá trị tiền tệ của đơn đặt hàng.
Mô tả

Thuộc tính này thể hiện tổng chi phí của tất cả mặt hàng trong đơn đặt hàng theo loại tiền tệ được chỉ định. Đây là chỉ số tài chính quan trọng để hiểu giá trị giao dịch đi qua quy trình.

Phân tích tổng giá trị PO giúp ưu tiên các nỗ lực cải tiến quy trình. Chẳng hạn, đơn hàng giá trị cao có thể cần quy trình phê duyệt chặt chẽ hơn. Thuộc tính này cũng hỗ trợ phân tích tác động tài chính, chẳng hạn tính giá trị các PO thường xuyên bị sửa đổi hoặc chậm trễ.

Vì sao điều này quan trọng

Bổ sung bối cảnh tài chính cho quy trình, cho phép phân tích theo giá trị tiền tệ, chẳng hạn tập trung vào đơn hàng giá trị cao hoặc tìm hiểu tác động tài chính của việc chậm trễ.

Lấy dữ liệu ở đâu

Được tính bằng cách cộng các khoản tiền trong PO_LINES_ALL cho một phần đầu PO, hoặc lấy từ tổng ở cấp phần đầu nếu có.

Ví dụ
5250.00120000.50750.99
Có làm lại
IsRework
Cờ cho biết Đơn mua hàng có được chỉnh sửa sau khi tạo hay không.
Mô tả

Đây là thuộc tính boolean được tính toán và đặt thành true nếu một trường hợp Đơn mua hàng có hoạt động 'Purchase Order Changed'. Thuộc tính này giúp nhanh chóng xác định các đơn hàng cần sửa hoặc điều chỉnh.

Cờ này giúp tính KPI 'PO Modification Rate' đơn giản hơn, đồng thời cho phép lọc và phân tích các đơn hàng phải làm lại. Tìm hiểu đặc điểm của những đơn hàng này, chẳng hạn nhà cung cấp hoặc phòng ban liên quan, có thể giúp xác định nguyên nhân gốc rễ gây sai lệch dữ liệu hoặc thay đổi yêu cầu.

Vì sao điều này quan trọng

Hỗ trợ trực tiếp KPI 'PO Modification Rate' và giúp phân tích tình trạng thiếu ổn định của quy trình bằng cách đánh dấu mọi đơn hàng đã thay đổi.

Lấy dữ liệu ở đâu

Trường được tính toán. Đặt thành 'true' nếu nhật ký sự kiện của một trường hợp có hoạt động 'Purchase Order Changed', nếu không thì đặt thành 'false'.

Ví dụ
truefalse
Danh mục mua hàng
PurchaseCategory
Phân loại hàng hóa hoặc dịch vụ được mua, chẳng hạn như 'Thiết bị CNTT' hoặc 'Văn phòng phẩm'.
Mô tả

Thuộc tính này phân loại các mặt hàng trong đơn đặt hàng theo hệ thống phân cấp mua sắm. Việc phân loại này được dùng để phân tích chi tiêu và quản lý nhà cung cấp.

Trong process mining, phân nhóm quy trình theo danh mục mua hàng có thể cho thấy sự khác biệt về cách thực hiện hoặc hiệu suất. Ví dụ, quy trình phê duyệt chi tiêu vốn có thể lâu hơn quy trình mua vật tư vận hành. Thuộc tính này hỗ trợ trực tiếp dashboard 'Tỷ lệ và lý do trả hàng', giúp phân tích danh mục nào thường bị trả lại nhất.

Vì sao điều này quan trọng

Cho phép phân tích quy trình theo loại chi tiêu, qua đó phát hiện các luồng quy trình, điểm nghẽn hoặc tỷ lệ trả hàng khác nhau giữa các danh mục hàng hóa.

Lấy dữ liệu ở đâu

Liên kết từ PO_LINES_ALL.CATEGORY_ID đến chế độ xem EGP_CATEGORIES_VL.

Ví dụ
CNTT.Phần cứng.Máy tính xách tayVăn phòng phẩm.Giấy bútDịch vụ chuyên môn.Tư vấn
Địa điểm giao hàng
DeliveryLocation
Địa điểm hoặc địa chỉ thực tế nơi hàng hóa sẽ được giao.
Mô tả

Thuộc tính này chỉ định địa chỉ nhận hàng cho các mặt hàng trong đơn đặt hàng. Đây là thông tin logistics quan trọng.

Trong process mining, phân tích theo địa điểm giao hàng hỗ trợ dashboard 'Hiệu quả xử lý nhận hàng'. Việc này giúp xác định kho hoặc cơ sở nào xử lý nhận hàng chậm hơn, từ đó phát hiện vấn đề về tài nguyên hoặc quy trình tại từng địa điểm.

Vì sao điều này quan trọng

Cho phép phân tích hiệu suất theo vị trí địa lý, giúp xác định điểm nghẽn riêng theo khu vực hoặc cơ sở trong quy trình nhận hàng.

Lấy dữ liệu ở đâu

Liên kết từ PO_LINE_LOCATIONS_ALL.SHIP_TO_LOCATION_ID đến chế độ xem HR_LOCATIONS_ALL.

Ví dụ
Kho chính - Cửa nhập hàng ATòa nhà 3 - Khu tiếp nhậnVăn phòng SF - Tầng 10
Đơn vị kinh doanh
BusinessUnitName
Đơn vị kinh doanh cụ thể trong tổ chức thực hiện giao dịch mua.
Mô tả

Đơn vị kinh doanh là một thực thể kinh doanh riêng trong doanh nghiệp, thường có sổ cái và báo cáo tài chính riêng. Đây là cơ chế chính để phân tách dữ liệu trong Oracle Fusion.

Phân tích hiệu suất quy trình theo đơn vị kinh doanh rất quan trọng với các tập đoàn lớn, đa quốc gia. Việc này giúp so sánh hiệu quả mua sắm, mức độ tuân thủ và chi phí giữa các bộ phận trong tổ chức, qua đó làm rõ cách làm hiệu quả và những điểm cần cải thiện.

Vì sao điều này quan trọng

Giúp các tổ chức lớn so sánh hiệu quả quy trình và mức độ tuân thủ giữa các bộ phận vận hành.

Lấy dữ liệu ở đâu

Thông tin đơn vị kinh doanh thường nằm ở phần đầu PO, tại PO_HEADERS_ALL.PRC_BU_ID, trường này liên kết với chế độ xem FUN_ALL_BUSINESS_UNITS_V.

Ví dụ
Đơn vị kinh doanh tại Hoa KỳEMEA VisionAPAC Services
Giao hàng trễ
IsLateDelivery
Cờ cho biết lần nhận hàng cuối cùng có diễn ra sau ngày giao hàng yêu cầu hay không.
Mô tả

Thuộc tính boolean được tính toán này có giá trị true nếu dấu thời gian của hoạt động 'Goods Received' muộn hơn giá trị trong thuộc tính 'Requested Delivery Date' của một Đơn mua hàng.

Cờ này là cơ sở để tính KPI 'On-Time Delivery Rate'. Bạn có thể dễ dàng phân nhóm và phân tích đơn hàng giao trễ so với đúng hạn, từ đó tìm hiểu nguyên nhân chậm trễ, chẳng hạn do nhà cung cấp, địa điểm hoặc nhóm sản phẩm cụ thể.

Vì sao điều này quan trọng

Hỗ trợ trực tiếp KPI 'On-Time Delivery Rate', giúp phân tích rõ hiệu suất nhà cung cấp và độ tin cậy của việc giao hàng.

Lấy dữ liệu ở đâu

Trường được tính toán. Đặt thành 'true' nếu dấu thời gian của hoạt động 'Goods Received' muộn hơn thuộc tính 'RequestedDeliveryDate'.

Ví dụ
truefalse
Hệ thống nguồn
SourceSystem
Hệ thống thông tin nơi dữ liệu này được trích xuất.
Mô tả

Thuộc tính này cho biết nguồn gốc dữ liệu, đặc biệt hữu ích khi có nhiều hệ thống được tích hợp. Với quy trình này, giá trị thường là 'Oracle Fusion Financials'.

Dù thường là giá trị cố định trong một tập dữ liệu, thuộc tính này rất quan trọng đối với quản trị dữ liệu, xử lý sự cố và đảm bảo khả năng truy xuất nguồn gốc dữ liệu. Khi phân tích kết hợp dữ liệu từ nhiều nguồn, bạn có thể lọc và phân nhóm theo hệ thống nguồn.

Vì sao điều này quan trọng

Cho biết nguồn gốc dữ liệu, yếu tố quan trọng để quản trị dữ liệu, hiểu bối cảnh và tích hợp với các hệ thống khác.

Lấy dữ liệu ở đâu

Đây thường là giá trị cố định được xác định và thêm vào trong quá trình trích xuất và chuyển đổi dữ liệu (ETL).

Ví dụ
Oracle Fusion FinancialsOracle Cloud SCMOracle Fusion P2P
Lần cập nhật dữ liệu gần nhất
LastDataUpdate
Dấu thời gian cho biết lần gần nhất dữ liệu được trích xuất hoặc làm mới từ hệ thống nguồn.
Mô tả

Thuộc tính này cho biết dữ liệu đang phân tích mới đến mức nào. Thuộc tính ghi lại ngày giờ gần nhất dữ liệu được lấy từ Oracle Fusion Financials.

Thông tin này giúp người dùng hiểu dữ liệu phân tích và dashboard được cập nhật đến thời điểm nào. Nhờ đó, bạn biết các thông tin quy trình có mới hay không và hiểu rằng những giao dịch vừa phát sinh có thể chưa được đưa vào.

Vì sao điều này quan trọng

Cho biết rõ độ mới của dữ liệu để người dùng hiểu phân tích quy trình được cập nhật đến thời điểm nào.

Lấy dữ liệu ở đâu

Đây là dấu thời gian được tạo và thêm vào trong quá trình trích xuất và chuyển đổi dữ liệu (ETL).

Ví dụ
2023-10-27T02:00:00Z2023-10-28T02:00:00Z
Loại PO
PurchaseOrderType
Loại đơn đặt hàng, chẳng hạn như 'Tiêu chuẩn', 'Khung' hoặc 'Hợp đồng'.
Mô tả

Thuộc tính này phân loại đơn đặt hàng theo mục đích mua sắm. Các loại PO khác nhau thường tuân theo quy tắc và vòng đời quy trình khác nhau.

PO 'Tiêu chuẩn' dùng cho một lần mua, còn PO 'Khung' là thỏa thuận dài hạn với nhà cung cấp. Phân tích quy trình theo loại PO giúp đánh giá hiệu suất chính xác hơn, vì so sánh thời gian xử lý của PO tiêu chuẩn với thỏa thuận khung sẽ không phù hợp. Nhờ đó, bạn có thể so sánh các đơn hàng cùng loại.

Vì sao điều này quan trọng

Phân biệt các tình huống mua sắm khác nhau, giúp so sánh chính xác hiệu suất quy trình giữa những đơn hàng cùng loại.

Lấy dữ liệu ở đâu

Oracle Fusion Cloud SCM, bảng PO_HEADERS_ALL, cột TYPE_LOOKUP_CODE.

Ví dụ
TIÊU CHUẨNKHUNGHỢP ĐỒNG
Phê duyệt đúng quy định
IsApprovalCompliant
Cờ cho biết Đơn mua hàng có được phê duyệt trước khi gửi cho nhà cung cấp hay không.
Mô tả

Đây là thuộc tính boolean được tính toán để kiểm tra việc tuân thủ một kiểm soát nội bộ quan trọng: Đơn mua hàng phải được phê duyệt trước khi gửi cho nhà cung cấp. Thuộc tính này có giá trị true nếu hoạt động 'Purchase Order Approved' diễn ra trước hoạt động 'Purchase Order Sent to Vendor'.

Thuộc tính này rất cần thiết cho dashboard 'PO Process Compliance Audit' và KPI 'PO Approval Compliance Rate'. Thuộc tính giúp xác định và đo lường các trường hợp vi phạm tuân thủ, qua đó hỗ trợ thực thi chính sách mua sắm và giảm rủi ro chi tiêu chưa được phê duyệt.

Vì sao điều này quan trọng

Đo trực tiếp KPI 'PO Approval Compliance Rate', làm rõ các vi phạm kiểm soát nội bộ nghiêm trọng khi đơn hàng được gửi cho nhà cung cấp trước khi phê duyệt.

Lấy dữ liệu ở đâu

Trường được tính toán. Đặt thành 'true' nếu dấu thời gian của 'Purchase Order Approved' nhỏ hơn hoặc bằng dấu thời gian của 'Purchase Order Sent to Vendor'.

Ví dụ
truefalse
Trạng thái PO
PurchaseOrderStatus
Trạng thái hiện tại của đơn đặt hàng.
Mô tả

Thuộc tính này cho biết trạng thái hiện tại của đơn đặt hàng trong vòng đời, chẳng hạn như 'Đang mở', 'Đã phê duyệt', 'Đã đóng hoàn toàn' hoặc 'Đã hủy'. Thuộc tính cung cấp ảnh chụp tiến độ của PO tại thời điểm hiện tại.

Process mining tập trung vào chuỗi hoạt động, nhưng trạng thái hiện tại hữu ích khi lọc hồ sơ. Ví dụ, bạn có thể chỉ phân tích các PO đang mở để hiểu lượng công việc đang chờ xử lý, hoặc các PO đã đóng để phân tích những trường hợp quy trình hoàn tất. Thuộc tính này rất cần thiết cho dashboard 'Luồng và trạng thái đơn đặt hàng'.

Vì sao điều này quan trọng

Cung cấp ảnh chụp trạng thái hiện tại của đơn đặt hàng, giúp lọc phân tích theo đơn đang xử lý, đã hoàn tất hoặc đã hủy.

Lấy dữ liệu ở đâu

Oracle Fusion Cloud SCM, bảng PO_HEADERS_ALL, các cột AUTHORIZATION_STATUS hoặc DOCUMENT_STATUS.

Ví dụ
ĐANG MỞĐÃ PHÊ DUYỆTĐÃ ĐÓNG HOÀN TOÀNĐÃ HỦY
Yêu cầu mua hàng
PurchaseRequisitionNumber
Mã định danh của yêu cầu mua hàng có trước và làm căn cứ phê duyệt đơn đặt hàng.
Mô tả

Yêu cầu mua hàng là tài liệu nội bộ dùng để đề nghị mua hàng hóa hoặc dịch vụ. Thuộc tính này liên kết đơn đặt hàng với yêu cầu ban đầu.

Thêm số yêu cầu mua hàng giúp phân tích quy trình mua sắm rộng hơn, bắt đầu từ yêu cầu ban đầu thay vì chỉ từ PO. Thuộc tính này giúp phân tích thời gian từ lúc yêu cầu đến lúc đặt hàng và hiểu chi tiết yêu cầu ảnh hưởng thế nào đến quy trình PO tiếp theo.

Vì sao điều này quan trọng

Liên kết PO với yêu cầu ban đầu, giúp xem toàn bộ quy trình từ yêu cầu mua hàng đến thanh toán.

Lấy dữ liệu ở đâu

Liên kết qua bảng PO_DISTRIBUTIONS_ALL, chứa REQ_DISTRIBUTION_ID để truy ngược về bảng POR_REQUISITION_LINES_ALL.

Ví dụ
PR-2023-05-001PR-2023-05-002PR-2023-05-003
Bắt buộc Nên có Không bắt buộc

Hoạt động Purchase to Pay - Purchase Order

Đây là các bước và cột mốc chính cần ghi lại trong nhật ký sự kiện để khám phá chính xác quy trình Purchase to Pay - Purchase Order.
6 Nên có 10 Không bắt buộc
Hoạt động Mô tả
Đã đóng hoàn toàn đơn đặt hàng
Đơn đặt hàng được xem là hoàn tất khi đã nhận đủ hàng và/hoặc lập đủ hóa đơn, không còn hoạt động nào dự kiến phát sinh. Đây là thao tác rõ ràng đặt PO vào trạng thái cuối cùng.
Vì sao điều này quan trọng

Hoạt động này đánh dấu hoàn tất thành công vòng đời đơn đặt hàng. Đây là trạng thái kết thúc tích cực chính. Theo dõi hoạt động này là việc cần thiết để đo lường tổng lượng đơn xử lý và tỷ lệ hoàn tất quy trình.

Lấy dữ liệu ở đâu

Sự kiện này được ghi trong bảng PO_ACTION_HISTORY với ACTION_CODE là 'FINALLY CLOSE'. Trạng thái PO trong PO_HEADERS_ALL cũng được cập nhật thành 'Finally Closed'.

Thu thập

Lọc PO_ACTION_HISTORY theo ACTION_CODE = 'FINALLY CLOSE'.

Loại sự kiện explicit
Đã hủy đơn đặt hàng
Đơn đặt hàng đã bị hủy vĩnh viễn và sẽ không có giao dịch nào khác. Đây là thao tác rõ ràng làm thay đổi trạng thái cuối cùng của tài liệu.
Vì sao điều này quan trọng

Hoạt động này đánh dấu kết thúc quy trình theo hướng không thành công. Phân tích các trường hợp hủy có thể giúp phát hiện vấn đề như đơn hàng trùng, thay đổi ngân sách hoặc thay đổi yêu cầu dự án.

Lấy dữ liệu ở đâu

Thao tác này được ghi trong bảng PO_ACTION_HISTORY với ACTION_CODE là 'CANCEL'. Trạng thái PO trong PO_HEADERS_ALL cũng được cập nhật tương ứng.

Thu thập

Lọc PO_ACTION_HISTORY theo ACTION_CODE = 'CANCEL'.

Loại sự kiện explicit
Đã nhận hàng
Hàng hóa đã được nhận, kiểm đếm và ghi nhận theo đơn đặt hàng. Đây là sự kiện giao dịch cập nhật tồn kho và trạng thái PO.
Vì sao điều này quan trọng

Đây là mốc quan trọng để đo lường khả năng giao hàng đúng hạn của nhà cung cấp và tổng thời gian thực hiện. Mốc này cũng kích hoạt các hoạt động tiếp theo như kiểm tra chất lượng và đối chiếu hóa đơn.

Lấy dữ liệu ở đâu

Sự kiện này được ghi rõ trong bảng RCV_TRANSACTIONS. Có thể xác định giao dịch cụ thể bằng TRANSACTION_TYPE = 'RECEIVE'.

Thu thập

Dùng TRANSACTION_DATE trong RCV_TRANSACTIONS khi TRANSACTION_TYPE là 'RECEIVE'.

Loại sự kiện explicit
Gửi đơn đặt hàng cho nhà cung cấp
Đơn đặt hàng đã được phê duyệt và chính thức gửi cho nhà cung cấp, chẳng hạn qua email hoặc EDI. Sự kiện này thường được suy ra từ thay đổi trạng thái hoặc dấu thời gian trên bản ghi trao đổi PO.
Vì sao điều này quan trọng

Mốc này đánh dấu thời điểm bắt đầu thời gian giao hàng của nhà cung cấp. Đây là điểm quan trọng để đo hiệu suất nhà cung cấp, từ lúc xác nhận đến khi giao hàng.

Lấy dữ liệu ở đâu

Có thể suy ra sự kiện này khi trạng thái chứng từ PO chuyển thành 'Open' và ngày trao đổi được điền. Trường cụ thể thường là PO_HEADERS_ALL.communicated_date hoặc một trạng thái liên quan.

Thu thập

Suy ra từ dấu thời gian khi trạng thái trao đổi của PO được cập nhật thành 'Communicated'.

Loại sự kiện inferred
Phê duyệt đơn đặt hàng
Đơn đặt hàng đã nhận đủ các phê duyệt cần thiết và được phép gửi cho nhà cung cấp. Đây là mốc quan trọng được ghi rõ trong lịch sử thao tác của chứng từ.
Vì sao điều này quan trọng

Đây là mốc quan trọng, quyết định liệu PO có thể được gửi cho nhà cung cấp hay không. Mốc này cần thiết để đo thời gian phê duyệt và đảm bảo tuân thủ chính sách chi tiêu.

Lấy dữ liệu ở đâu

Sự kiện này được ghi trong bảng PO_ACTION_HISTORY, thường với ACTION_CODE là 'APPROVE', hoặc khi trạng thái chứng từ trong PO_HEADERS_ALL chuyển sang trạng thái đã phê duyệt.

Thu thập

Lọc PO_ACTION_HISTORY để tìm thao tác 'APPROVE' cuối cùng.

Loại sự kiện explicit
Tạo đơn đặt hàng
Đây là thời điểm chính thức bắt đầu vòng đời đơn đặt hàng, khi chứng từ PO được tạo ở trạng thái nháp hoặc chưa hoàn chỉnh. Hệ thống ghi nhận sự kiện này bằng dấu thời gian tạo bản ghi tiêu đề PO mới.
Vì sao điều này quan trọng

Là sự kiện bắt đầu chính của hồ sơ PO, hoạt động này là cơ sở cho mọi phép tính thời gian xử lý. Đây là mốc để đo hiệu quả của các bước tiếp theo như phê duyệt và trao đổi với nhà cung cấp.

Lấy dữ liệu ở đâu

Đây là sự kiện được xác định rõ dựa trên trường CREATION_DATE trong bảng PO_HEADERS_ALL của một mã đơn đặt hàng (PO_HEADER_ID) cụ thể.

Thu thập

Sử dụng dấu thời gian tạo từ bảng PO_HEADERS_ALL.

Loại sự kiện explicit
Chỉnh sửa đơn đặt hàng
Đơn đặt hàng được chỉnh sửa sau lần phê duyệt đầu tiên, chẳng hạn như thay đổi số lượng, giá hoặc ngày giao hàng. Oracle Fusion ghi nhận thay đổi này bằng cách tạo phiên bản mới của tài liệu.
Vì sao điều này quan trọng

Việc thay đổi PO đồng nghĩa với phải làm lại và có thể cho thấy thông tin đơn hàng ban đầu chưa chính xác hoặc nhu cầu kinh doanh đã thay đổi. Phân tích tần suất và nội dung các thay đổi này giúp tìm ra cơ hội cải thiện hiệu quả quy trình.

Lấy dữ liệu ở đâu

Sự kiện này được ghi nhận rõ ràng khi tạo phiên bản tài liệu mới. Bạn có thể xác định sự kiện bằng cách kiểm tra giá trị REVISION_NUM tăng trong bảng PO_HEADERS_ALL.

Thu thập

Xác định từng trường hợp REVISION_NUM tăng đối với một PO_HEADER_ID.

Loại sự kiện explicit
Đã kiểm tra chất lượng
Hàng hóa cần kiểm soát chất lượng đã được kiểm tra và chấp nhận hoặc từ chối. Hoạt động này diễn ra sau lần nhận hàng ban đầu và được ghi nhận thành một giao dịch riêng.
Vì sao điều này quan trọng

Hoạt động này rất quan trọng đối với việc quản lý chất lượng. Phân tích thời gian kiểm tra giúp tinh gọn quy trình kiểm soát chất lượng và giảm thời gian chờ để đưa hàng vào sử dụng.

Lấy dữ liệu ở đâu

Hoạt động này được ghi nhận trong bảng RCV_TRANSACTIONS. Có thể xác định bằng các giao dịch có TRANSACTION_TYPE là 'ACCEPT' hoặc 'REJECT' diễn ra sau giao dịch nhận hàng.

Thu thập

Dùng TRANSACTION_DATE trong RCV_TRANSACTIONS khi TRANSACTION_TYPE là 'ACCEPT' hoặc 'REJECT'.

Loại sự kiện explicit
Đã tạo phiếu nhận hàng
Hệ thống tạo chứng từ nhận hàng để chuẩn bị cho việc hàng hóa được giao đến. Hoạt động này đánh dấu thời điểm bắt đầu quy trình nhận hàng nội bộ.
Vì sao điều này quan trọng

Đây là bước chuyển từ mua sắm sang logistics. Phân tích khoảng thời gian từ bước này đến khi ghi nhận nhận hàng cuối cùng giúp phát hiện điểm chưa hiệu quả trong kho hoặc bộ phận nhận hàng.

Lấy dữ liệu ở đâu

Đây là sự kiện được ghi nhận rõ ràng bằng dấu thời gian tạo bản ghi mới trong bảng RCV_SHIPMENT_HEADERS liên kết với đơn đặt hàng.

Thu thập

Dùng ngày tạo của bản ghi tương ứng trong RCV_SHIPMENT_HEADERS.

Loại sự kiện explicit
Đã trả hàng cho nhà cung cấp
Hàng đã nhận trước đó được gửi trả nhà cung cấp, thường do lỗi, hư hỏng hoặc giao sai hàng. Hệ thống ghi nhận việc này bằng một giao dịch trả hàng riêng trong phân hệ nhận hàng.
Vì sao điều này quan trọng

Theo dõi hàng trả lại là việc cần thiết để đánh giá chất lượng nhà cung cấp và độ chính xác của đơn hàng. Tỷ lệ trả hàng cao ở một nhà cung cấp có thể cho thấy vấn đề mang tính hệ thống cần được xử lý.

Lấy dữ liệu ở đâu

Sự kiện này được ghi rõ trong bảng RCV_TRANSACTIONS với TRANSACTION_TYPE là 'RETURN TO VENDOR'.

Thu thập

Dùng TRANSACTION_DATE trong RCV_TRANSACTIONS khi TRANSACTION_TYPE là 'RETURN TO VENDOR'.

Loại sự kiện explicit
Đã xác nhận hoàn thành dịch vụ
Với đơn đặt hàng dịch vụ, hoạt động này xác nhận dịch vụ đã được cung cấp theo thỏa thuận. Việc xác nhận thường được ghi thủ công hoặc qua phiếu xác nhận dịch vụ.
Vì sao điều này quan trọng

Đây là bước tương đương với nhận hàng đối với dịch vụ và cần hoàn tất trước khi thanh toán hóa đơn. Xác nhận dịch vụ chậm có thể khiến thanh toán trễ và ảnh hưởng đến quan hệ với nhà cung cấp.

Lấy dữ liệu ở đâu

Thông tin này thường được ghi nhận dưới dạng một lần nhận hàng cho dòng dịch vụ trên PO. Có thể có các trường riêng hoặc giao dịch nhận hàng phức tạp để theo dõi tiến độ hay mức độ hoàn thành dịch vụ.

Thu thập

Xác định các giao dịch nhận hàng (RCV_TRANSACTIONS) liên kết với các dòng PO dịch vụ.

Loại sự kiện explicit
Gửi đơn đặt hàng để phê duyệt
Đơn đặt hàng đã tạo được gửi vào quy trình làm việc phê duyệt. Oracle Fusion ghi rõ thao tác này, bao gồm người dùng và dấu thời gian gửi.
Vì sao điều này quan trọng

Hoạt động này đánh dấu thời điểm bắt đầu chu kỳ phê duyệt. Phân tích thời gian từ lúc gửi đến khi được phê duyệt là yếu tố quan trọng để xác định điểm nghẽn trong quy trình phê duyệt nội bộ.

Lấy dữ liệu ở đâu

Thao tác này được ghi trong bảng PO_ACTION_HISTORY với ACTION_CODE là 'SUBMIT' cho PO_HEADER_ID tương ứng.

Thu thập

Lọc PO_ACTION_HISTORY theo ACTION_CODE = 'SUBMIT'.

Loại sự kiện explicit
Nhà cung cấp xác nhận đơn đặt hàng
Nhà cung cấp đã xác nhận nhận được đơn đặt hàng và chấp nhận các điều khoản. Sự kiện này thường do nhân viên mua sắm ghi nhận thủ công dựa trên trao đổi với nhà cung cấp hoặc qua xác nhận điện tử.
Vì sao điều này quan trọng

Xác nhận từ nhà cung cấp giúp bạn biết chắc đơn hàng đã được nhận và đang được xử lý. Theo dõi hoạt động này hỗ trợ quản lý trao đổi với nhà cung cấp và chủ động phát hiện vấn đề có thể ảnh hưởng đến việc thực hiện đơn hàng.

Lấy dữ liệu ở đâu

Sự kiện này thường được suy ra từ thay đổi trong các trường trạng thái xác nhận ở tiêu đề hoặc dòng PO, chẳng hạn PO_HEADERS_ALL.acceptance_status chuyển thành 'Accepted'.

Thu thập

Suy ra từ các cập nhật trong trường trạng thái xác nhận PO.

Loại sự kiện inferred
Phê duyệt yêu cầu mua hàng
Người có thẩm quyền đã phê duyệt yêu cầu mua hàng, cho phép bộ phận mua sắm tạo đơn đặt hàng. Sự kiện này được ghi rõ trong lịch sử thao tác của yêu cầu trên hệ thống.
Vì sao điều này quan trọng

Mốc này đánh dấu kết thúc quy trình phê duyệt nội bộ cho yêu cầu. Chậm trễ ở đây có thể ảnh hưởng trực tiếp đến toàn bộ tiến độ mua sắm, vì vậy cần theo dõi thời gian xử lý.

Lấy dữ liệu ở đâu

Sự kiện này được ghi trong lịch sử thao tác liên kết với yêu cầu, thường được theo dõi qua các bảng workflow hoặc trường trạng thái phê duyệt cụ thể trên chứng từ yêu cầu.

Thu thập

Được ghi nhận là thao tác phê duyệt trong lịch sử workflow của chứng từ yêu cầu tương ứng.

Loại sự kiện explicit
Tạo yêu cầu mua hàng
Hoạt động này ghi nhận thời điểm tạo yêu cầu mua hàng, tức đề nghị chính thức về hàng hóa hoặc dịch vụ trước khi lập đơn đặt hàng. Sự kiện được ghi nhận khi một bản ghi mới được tạo trong bảng tiêu đề yêu cầu trên Oracle Fusion.
Vì sao điều này quan trọng

Phân tích hoạt động này giúp bạn hiểu giai đoạn phát sinh nhu cầu. Theo dõi thời gian từ lúc tạo yêu cầu đến khi lập đơn đặt hàng giúp phát hiện chậm trễ khi chuyển nhu cầu nội bộ thành đơn mua sắm có thể xử lý.

Lấy dữ liệu ở đâu

Đây là sự kiện được ghi nhận rõ ràng khi lưu một yêu cầu mới. Bạn có thể tìm sự kiện này bằng cách theo dõi dấu thời gian tạo trong bảng POR_REQUISITION_HEADERS_ALL.

Thu thập

Sự kiện dựa trên ngày tạo bản ghi trong bảng POR_REQUISITION_HEADERS_ALL.

Loại sự kiện explicit
Từ chối đơn đặt hàng
Người phê duyệt đã từ chối đơn đặt hàng và gửi lại cho người tạo để chỉnh sửa. Sự kiện này được ghi rõ trong lịch sử thao tác, cho thấy quy trình đã đi chệch luồng chuẩn.
Vì sao điều này quan trọng

Việc từ chối khiến quy trình phải làm lại và chậm trễ. Theo dõi hoạt động này giúp xác định lý do từ chối phổ biến, nhu cầu đào tạo hoặc yêu cầu phê duyệt chưa rõ ràng.

Lấy dữ liệu ở đâu

Thao tác này được ghi trong bảng PO_ACTION_HISTORY với ACTION_CODE là 'REJECT' cho PO_HEADER_ID tương ứng.

Thu thập

Lọc PO_ACTION_HISTORY theo ACTION_CODE = 'REJECT'.

Loại sự kiện explicit
Nên có Không bắt buộc

Hướng dẫn trích xuất

Cách lấy dữ liệu từ Oracle Fusion Financials

Bạn đã sẵn sàng bắt đầu chưa?

Dùng mẫu này để đơn giản hóa việc thu thập dữ liệu và bắt đầu tìm hiểu quy trình Purchase to Pay - Purchase Order. Hãy bắt đầu tối ưu vận hành ngay hôm nay.

Tối ưu quy trình Purchase to Pay - Purchase Order ngay hôm nay

Dễ dàng xác định điểm nghẽn tốn kém và giảm 30% thời gian chu kỳ.

Bắt đầu dùng thử miễn phí

Không cần thẻ tín dụng. Bắt đầu tối ưu ngay hôm nay.