Mẫu dữ liệu xử lý thanh toán khoản phải trả

SAP ECC
Mẫu dữ liệu xử lý thanh toán khoản phải trả

Mẫu dữ liệu xử lý thanh toán khoản phải trả

Mẫu này giúp bạn lập sơ đồ quy trình thanh toán trong SAP ECC theo cấu trúc rõ ràng, bằng cách xác định các điểm dữ liệu và mốc quan trọng. Mẫu liệt kê các thuộc tính, hoạt động cần thiết và hướng dẫn trích xuất dữ liệu thực tế để bạn tạo nhật ký sự kiện. Làm theo hướng dẫn này, bạn có thể xác định nguyên nhân thanh toán chậm và cải thiện hoạt động tài chính.
  • Các trường dữ liệu cần thiết để phân tích thanh toán
  • Các mốc quy trình quan trọng để theo dõi quy trình làm việc
  • Hướng dẫn trích xuất dữ liệu từng bước cho SAP ECC
Chưa quen với nhật ký sự kiện? Tìm hiểu cách tạo nhật ký sự kiện cho process mining.

Các thuộc tính của quy trình xử lý thanh toán khoản phải trả

Bảng này liệt kê các trường dữ liệu nên trích xuất từ hệ thống SAP ECC để phân tích sâu vòng đời thanh toán.
5 Bắt buộc 10 Nên có 6 Không bắt buộc
Tên Mô tả
Dấu thời gian sự kiện
EventTimestamp
Ngày và giờ chính xác khi hoạt động diễn ra.
Mô tả

Thuộc tính này ghi lại thời điểm chính xác một thao tác diễn ra trong hệ thống SAP. Thông thường, thuộc tính kết hợp trường ngày và giờ của hệ thống từ các bảng liên quan (ví dụ: CPUDT và CPUTM).

Thuộc tính này rất quan trọng để tính mọi KPI dựa trên thời gian, bao gồm thời gian chu kỳ, thời gian chờ phê duyệt và thông lượng quy trình. Nếu dấu thời gian không chính xác, bạn không thể xác định thứ tự sự kiện hoặc đo lường hiệu quả.

Vì sao điều này quan trọng

Cần thiết để sắp xếp sự kiện và tính các chỉ số thời lượng.

Lấy dữ liệu ở đâu

Các bảng BKPF (CPUDT/CPUTM) hoặc CDHDR (UDATE/UTIME) trong SAP ECC

Ví dụ
2023-10-15T09:30:00Z2023-10-15T14:45:12Z2023-10-16T08:15:00Z
Hệ thống nguồn
SourceSystem
Mã định danh của phiên bản SAP ERP.
Mô tả

Thuộc tính này xác định hệ thống hoặc client SAP ECC cụ thể nơi dữ liệu được trích xuất. Trong môi trường có nhiều hệ thống, thuộc tính này rất quan trọng để tách dữ liệu và phân tích hiệu suất theo khu vực hoặc đơn vị kinh doanh.

Thuộc tính này giúp người dùng lọc chế độ xem quy trình theo từng môi trường và đảm bảo mã định danh hồ sơ là duy nhất khi dữ liệu từ nhiều phiên bản SAP được nạp vào cùng một mô hình dữ liệu process mining.

Vì sao điều này quan trọng

Đảm bảo dữ liệu có mã định danh duy nhất và đúng ngữ cảnh trong môi trường có nhiều ERP.

Lấy dữ liệu ở đâu

Cấu hình hệ thống hoặc tham số trích xuất

Ví dụ
SAP_ECC_PRODERP_NASAP_P01
Lần cập nhật dữ liệu gần nhất
LastDataUpdate
Dấu thời gian của lần trích xuất dữ liệu gần nhất.
Mô tả

Thuộc tính này cho biết lần gần nhất bản ghi dữ liệu được làm mới từ hệ thống nguồn. Thuộc tính này giúp xác định dữ liệu phân tích còn mới hay không và quản lý các lần nạp dữ liệu tăng dần.

Trên bảng điều khiển, thông tin này giúp người dùng biết dữ liệu đang xem là dữ liệu thời gian thực hay ảnh chụp từ kỳ trước. Đây là yếu tố quan trọng để theo dõi vận hành các hóa đơn chưa thanh toán.

Vì sao điều này quan trọng

Cho biết độ trễ và độ tin cậy của dữ liệu.

Lấy dữ liệu ở đâu

Siêu dữ liệu của quy trình ETL

Ví dụ
2023-11-01T00:00:00Z2023-11-01T12:00:00Z
Số hóa đơn
InvoiceNumber
Mã định danh duy nhất của chứng từ hóa đơn nhà cung cấp.
Mô tả

Thuộc tính này là mã định danh hồ sơ trung tâm của quy trình phải trả. Trong SAP ECC, mã này được tạo bằng cách ghép Client, Company Code, Fiscal Year và số chứng từ kế toán (BELNR) để đảm bảo tính duy nhất trên toàn hệ thống. Mã này nhóm mọi hoạt động liên quan đến một khoản phải trả cho nhà cung cấp.

Phân tích sử dụng trường này để theo dõi toàn bộ vòng đời của nghĩa vụ thanh toán. Nhờ đó, công cụ process mining có thể dựng lại lịch sử hóa đơn từ lúc nhận hoặc quét đến khi bút toán tất toán cuối cùng được ghi vào sổ cái.

Vì sao điều này quan trọng

Đây là khóa nền tảng để liên kết sự kiện, thay đổi trạng thái và bút toán tài chính thành một phiên bản quy trình duy nhất.

Lấy dữ liệu ở đâu

Bảng BKPF trong SAP ECC, trường BELNR (kết hợp với BUKRS và GJAHR)

Ví dụ
1000-2023-1900001234US01-2023-51000008922000-2024-1500004455
Tên hoạt động
ActivityName
Bước hoặc thao tác cụ thể được thực hiện trong quy trình.
Mô tả

Thuộc tính này mô tả sự kiện xảy ra trong quy trình phải trả, chẳng hạn như 'Ghi sổ hóa đơn', 'Áp dụng chặn thanh toán' hoặc 'Thực hiện đợt thanh toán'. Thuộc tính này xác định các nút trên sơ đồ quy trình.

Khi phân tích, trình tự hoạt động giúp trực quan hóa các biến thể quy trình, xác định vòng lặp làm lại (ví dụ: gỡ chặn rồi áp dụng chặn lại) và kiểm tra tuân thủ theo quy trình phê duyệt chuẩn.

Vì sao điều này quan trọng

Thuộc tính này xác định luồng quy trình và cần thiết để trực quan hóa hành trình của hóa đơn.

Lấy dữ liệu ở đâu

Lấy từ mã giao dịch (TCODE), lớp đối tượng chứng từ thay đổi (CDHDR) hoặc nhật ký Workflow

Ví dụ
Ghi sổ hóa đơnGỡ chặn thanh toánThay đổi giá
Điều khoản thanh toán
PaymentTerms
Mã quy định điều kiện thanh toán và chiết khấu.
Mô tả

Thuộc tính này lưu mã điều khoản thanh toán (ZTERM), quy định thời điểm hóa đơn đến hạn và có áp dụng chiết khấu tiền mặt hay không (ví dụ: chiết khấu 2% nếu thanh toán trong 10 ngày).

Đây là cơ sở để tính 'Tỷ lệ ghi nhận chiết khấu khi thanh toán sớm'. Phân tích sử dụng mã này để tính ngày thanh toán mục tiêu và xác định sai lệch dẫn đến mất chiết khấu hoặc phát sinh phí phạt.

Vì sao điều này quan trọng

Xác định hạn thanh toán và cơ hội hưởng chiết khấu.

Lấy dữ liệu ở đâu

Bảng BSEG trong SAP ECC, trường ZTERM

Ví dụ
Z001NT300002
Loại chứng từ
DocumentType
Phân loại chứng từ kế toán, chẳng hạn như hóa đơn hoặc giấy báo có.
Mô tả

Loại chứng từ (BLART) phân loại bút toán kế toán, giúp phân biệt hóa đơn nhà cung cấp thông thường (ví dụ: KR), giấy báo có (KG) hoặc thanh toán (KZ).

Lọc theo loại chứng từ là việc cần thiết để phân tích chính xác thời gian chu kỳ, vì giấy báo có có luồng quy trình khác với hóa đơn thông thường. Nhờ đó, bạn có thể so sánh các quy trình tương đồng.

Vì sao điều này quan trọng

Phân biệt các quy trình tài chính khác nhau, chẳng hạn như xử lý hóa đơn và giấy báo có.

Lấy dữ liệu ở đâu

Bảng BKPF trong SAP ECC, trường BLART

Ví dụ
KRREKG
Mã chặn thanh toán
PaymentBlockCode
Cho biết hóa đơn có bị chặn thanh toán hay không và lý do chặn.
Mô tả

Thuộc tính này (ZLSPR) chứa mã ngăn hóa đơn được đưa vào đợt thanh toán tự động (ví dụ: 'R' cho bước xác minh hóa đơn, 'A' cho trạng thái khóa).

Theo dõi thuộc tính này là trọng tâm của bảng điều khiển 'Xử lý chặn và giữ thanh toán'. Thuộc tính này giúp chuyên viên phân tích xác định các lý do phổ biến nhất khiến thanh toán bị chậm và đo thời gian hóa đơn ở trạng thái bị chặn.

Vì sao điều này quan trọng

Chỉ báo chính về trở ngại trong quy trình và nhu cầu can thiệp thủ công.

Lấy dữ liệu ở đâu

Bảng BSEG trong SAP ECC, trường ZLSPR

Ví dụ
ARnull
Mã công ty
CompanyCode
Đơn vị tổ chức lập báo cáo tài chính.
Mô tả

Mã công ty (BUKRS) là đơn vị tổ chức trung tâm trong SAP Financial Accounting. Mã này đại diện cho một pháp nhân hoặc công ty con cụ thể trong cơ cấu doanh nghiệp.

Thuộc tính này được dùng để phân tích hiệu suất quy trình theo công ty con hoặc khu vực. Nhờ đó, các bên liên quan có thể so sánh tỷ lệ thanh toán trễ hoặc tỷ lệ tự động hóa giữa các đơn vị kinh doanh để xác định nơi làm tốt và nơi cần cải thiện.

Vì sao điều này quan trọng

Chiều phân tích chính để so sánh hiệu suất giữa các đơn vị.

Lấy dữ liệu ở đâu

Bảng BKPF trong SAP ECC, trường BUKRS

Ví dụ
1000US01DE10
Mã nhà cung cấp
VendorNumber
Mã định danh duy nhất của nhà cung cấp hoặc chủ nợ.
Mô tả

Thuộc tính này xác định duy nhất nhà cung cấp bên ngoài liên quan đến hóa đơn (LIFNR). Thuộc tính này liên kết với dữ liệu chủ nhà cung cấp, gồm tên, địa chỉ và điều khoản thanh toán.

Phân tích nhà cung cấp rất quan trọng để đàm phán điều khoản tốt hơn, hợp nhất chi tiêu và xử lý các vấn đề lặp lại. Trường này hỗ trợ bảng điều khiển 'Yêu cầu và hỗ trợ từ nhà cung cấp' bằng cách giúp đối chiếu điểm kém hiệu quả trong quy trình với từng nhà cung cấp.

Vì sao điều này quan trọng

Hỗ trợ phân tích hiệu suất theo từng nhà cung cấp.

Lấy dữ liệu ở đâu

Bảng BSEG trong SAP ECC, trường LIFNR hoặc bảng LFA1

Ví dụ
0000100234VEND-5592102938
Ngày tất toán
ClearingDate
Ngày hóa đơn được tất toán hoặc thanh toán trong hệ thống.
Mô tả

Thuộc tính này (AUGDT) ghi nhận thời điểm khoản mục còn mở được tất toán trong Sổ cái, đánh dấu quy trình thanh toán đã hoàn tất.

Đây là mốc thời gian kết thúc để tính KPI “Thời gian xử lý hóa đơn trung bình”. So sánh ngày này với ngày đến hạn để xác định khoản thanh toán đúng hạn hay trễ hạn.

Vì sao điều này quan trọng

Đánh dấu quy trình tài chính đã hoàn tất.

Lấy dữ liệu ở đâu

Trường AUGDT trong bảng BSEG của SAP ECC

Ví dụ
2023-11-202023-12-05
Phương thức thanh toán
PaymentMethod
Cách thanh toán hóa đơn, chẳng hạn như séc, chuyển khoản hoặc ACH.
Mô tả

Thuộc tính này (ZLSCH) cho biết cách thanh toán sẽ được thực hiện hoặc đã được thực hiện. Thuộc tính này phân biệt giữa séc thủ công, chuyển khoản ngân hàng và thanh toán điện tử.

Trường này cung cấp dữ liệu cho bảng điều khiển 'Cơ cấu tự động hóa theo phương thức thanh toán' và KPI 'Tỷ lệ sử dụng thanh toán điện tử'. Thuộc tính này giúp doanh nghiệp theo dõi quá trình chuyển từ séc thủ công có chi phí cao sang chuyển khoản điện tử có chi phí thấp.

Vì sao điều này quan trọng

Theo dõi hiệu quả và chi phí của khâu thực hiện thanh toán.

Lấy dữ liệu ở đâu

Bảng BSEG hoặc BKPF trong SAP ECC, trường ZLSCH

Ví dụ
CTU
Số đơn đặt hàng
PurchaseOrderNumber
Mã tham chiếu đến chứng từ mua hàng liên kết với hóa đơn.
Mô tả

Thuộc tính này chứa số đơn đặt hàng (EBELN) nếu hóa đơn được lập dựa trên đơn đặt hàng. Thuộc tính này liên kết quy trình phải trả với quy trình mua hàng.

Đây là thông tin quan trọng cho bảng điều khiển 'Đối chiếu đơn đặt hàng và kiểm tra sai lệch'. Phân tích trường này giúp tính 'Tỷ lệ hóa đơn có đơn đặt hàng' và so sánh hiệu quả xử lý hóa đơn có và không có đơn đặt hàng.

Vì sao điều này quan trọng

Liên kết quy trình phải trả với quy trình mua hàng và xác định các luồng đối chiếu.

Lấy dữ liệu ở đâu

Bảng BSEG trong SAP ECC, trường EBELN

Ví dụ
45000123894500099221null
Số tiền hóa đơn
InvoiceAmount
Tổng giá trị hóa đơn theo đồng tiền địa phương.
Mô tả

Thuộc tính này thể hiện số tiền phải trả cho nhà cung cấp (DMBTR hoặc WRBTR). Đây là thông tin quan trọng để đánh giá tác động tài chính của những điểm kém hiệu quả trong quy trình.

Trường này được dùng trong ánh xạ 'Số tiền hoạt động' để tính KPI có trọng số theo giá trị. Ví dụ, thanh toán trễ một hóa đơn giá trị lớn nghiêm trọng hơn hóa đơn giá trị nhỏ. Thuộc tính này giúp ưu tiên công việc dựa trên tác động đến vốn lưu động.

Vì sao điều này quan trọng

Định lượng giá trị tài chính của từng phiên bản quy trình.

Lấy dữ liệu ở đâu

Bảng BSEG trong SAP ECC, trường DMBTR (đồng tiền địa phương) hoặc WRBTR (đồng tiền chứng từ)

Ví dụ
1500.00230.5010500.00
Tên người dùng
UserName
Mã người dùng đã thực hiện hoạt động.
Mô tả

Thuộc tính này xác định mã người dùng SAP (USNAM) chịu trách nhiệm cho sự kiện. Mã này được ghi trong phần đầu giao dịch hoặc nhật ký thay đổi.

Thuộc tính này được ánh xạ vào thuộc tính chung 'Người dùng' để phân tích 'Tỷ lệ thao tác thủ công' và mức sử dụng tài nguyên. Nhờ đó, bạn có thể phân biệt người dùng hệ thống tự động (tác vụ chạy theo lô) với người dùng thực hiện điều chỉnh thủ công.

Vì sao điều này quan trọng

Hỗ trợ phân tích tài nguyên và tính tỷ lệ tự động hóa.

Lấy dữ liệu ở đâu

Bảng BKPF trong SAP ECC, trường USNAM hoặc bảng CDHDR, trường USERNAME

Ví dụ
BSMITHWF-BATCHSAP_WORKER
Có liên kết với đơn đặt hàng mua
IsPOBased
Cờ cho biết hóa đơn có liên kết với đơn đặt hàng mua hay không.
Mô tả

Thuộc tính dạng boolean này được xác định bằng cách kiểm tra trường Số đơn đặt hàng mua có dữ liệu hay không. Thuộc tính này chia dữ liệu thành luồng có đơn đặt hàng mua (MM-LIV) và không có đơn đặt hàng mua (FI-AP).

Việc phân nhóm này rất quan trọng khi phân tích “Hiệu quả xử lý hóa đơn không có đơn đặt hàng mua”, vì các hóa đơn này thường cần nhiều bước phê duyệt thủ công hơn và có thời gian xử lý dài hơn.

Vì sao điều này quan trọng

Cơ sở để phân nhóm khi phân tích hiệu quả quy trình.

Lấy dữ liệu ở đâu

Được xác định: True nếu EBELN không null hoặc rỗng

Ví dụ
truefalse
Mã tiền tệ
CurrencyCode
Mã tiền tệ của số tiền trên hóa đơn.
Mô tả

Thuộc tính này (WAERS) xác định loại tiền tệ dùng để phát hành hóa đơn, chẳng hạn USD hoặc EUR. Nhờ đó, quy trình có thể xử lý nhiều loại tiền tệ.

Khi phân tích, thuộc tính này giúp nhóm chi tiêu theo tiền tệ hoặc quy đổi tiền tệ để lập báo cáo tổng hợp trên bảng điều khiển “Dòng tiền và khả năng theo dõi thanh toán”.

Vì sao điều này quan trọng

Cần có thuộc tính này để diễn giải chính xác các khoản tiền.

Lấy dữ liệu ở đâu

Trường WAERS trong bảng BKPF của SAP ECC

Ví dụ
USDEURGBP
Ngày đến hạn ròng
NetDueDate
Ngày được tính là hạn cuối phải thanh toán hóa đơn.
Mô tả

Thuộc tính này cho biết hạn cuối cùng để thanh toán. Ngày này được tính bằng cách cộng số ngày thanh toán tối đa trong Điều khoản thanh toán với Ngày thanh toán cơ sở.

Đây là mốc chuẩn cho “Theo dõi thanh toán trễ và tiền phạt”. Nếu thiếu trường được tính này, bạn không thể xác định hóa đơn đã vi phạm thỏa thuận mức dịch vụ.

Vì sao điều này quan trọng

Hạn chót mục tiêu của toàn bộ quy trình.

Lấy dữ liệu ở đâu

Được tính: BaselinePaymentDate + PaymentTerms(Days)

Ví dụ
2023-11-302023-12-15
Ngày thanh toán cơ sở
BaselinePaymentDate
Ngày bắt đầu tính điều khoản thanh toán.
Mô tả

Thuộc tính này (ZFBDT) là mốc bắt đầu tính ngày đến hạn cuối cùng và ngày đến hạn hưởng chiết khấu. Tùy cấu hình, ngày này thường là ngày nhận hóa đơn hoặc ngày chứng từ.

Phân tích 'Tỷ lệ thanh toán trễ' cần dựa vào trường này. Nếu ngày cơ sở không chính xác, mọi phép tính ngày đến hạn và cờ thanh toán trễ sau đó đều sẽ sai.

Vì sao điều này quan trọng

Ngày mốc để tính thời gian tồn đọng và mọi ngày đến hạn.

Lấy dữ liệu ở đâu

Bảng BSEG trong SAP ECC, trường ZFBDT

Ví dụ
2023-10-012023-11-15
Số tham chiếu
ReferenceNumber
Số hóa đơn của nhà cung cấp ghi trên chứng từ giấy.
Mô tả

Số tham chiếu (XBLNR) là mã định danh bên ngoài do nhà cung cấp cung cấp. Mã này được nhập thủ công hoặc nhận dạng bằng OCR khi tạo hóa đơn.

Thuộc tính này là khóa chính để phân tích 'Ngăn thanh toán trùng'. Các thuật toán kiểm tra xem cùng một số tham chiếu có xuất hiện nhiều lần với cùng nhà cung cấp và số tiền hay không, từ đó đánh dấu các khoản thanh toán có khả năng bị trùng.

Vì sao điều này quan trọng

Rất quan trọng để phát hiện hóa đơn trùng và kiểm tra các khoản phải trả cụ thể cho nhà cung cấp.

Lấy dữ liệu ở đâu

Bảng BKPF trong SAP ECC, trường XBLNR

Ví dụ
INV-2023-00199887766OCT-BILLING
Thanh toán trễ hạn
IsLatePayment
Cờ cho biết khoản thanh toán có được thực hiện sau ngày đến hạn hay không.
Mô tả

Thuộc tính dạng boolean này được tính bằng cách so sánh Ngày tất toán với Ngày đến hạn ròng. Nếu Ngày tất toán muộn hơn, cờ được đặt thành true.

Đây là yếu tố trực tiếp dùng để tính KPI “Tỷ lệ thanh toán trễ hạn”. Cờ được tính sẵn giúp tạo bảng điều khiển đơn giản hơn: người dùng chỉ cần đếm các giá trị “True”, thay vì viết logic phức tạp trong phần trực quan hóa.

Vì sao điều này quan trọng

Giúp báo cáo KPI về việc tuân thủ thời hạn đơn giản hơn.

Lấy dữ liệu ở đâu

Được tính: ClearingDate > NetDueDate

Ví dụ
truefalse
Bắt buộc Nên có Không bắt buộc

Các hoạt động trong quy trình xử lý thanh toán khoản phải trả

Đây là những bước chính và thay đổi trạng thái bạn nên theo dõi để trực quan hóa toàn bộ quy trình thanh toán khoản phải trả.
7 Nên có 6 Không bắt buộc
Hoạt động Mô tả
Áp dụng chặn thanh toán
Ghi nhận việc áp dụng mã chặn thanh toán cho một dòng hóa đơn. Thao tác này ngăn hóa đơn được đưa vào chương trình thanh toán tự động.
Vì sao điều này quan trọng

Đây là nguyên nhân chính dẫn đến thanh toán trễ và bỏ lỡ chiết khấu. Phân tích mã lý do chặn giúp xác định chậm trễ xuất phát từ chênh lệch giá, thiếu xác nhận nhận hàng hay lệnh giữ thủ công.

Lấy dữ liệu ở đâu

Chứng từ thay đổi (CDHDR/CDPOS) cho đối tượng BELEG, trường BSEG-ZLSPR (Payment Block Key).

Thu thập

So sánh trường trạng thái trước và sau

Loại sự kiện inferred
Ghi nhận ngày nhận hóa đơn
Lấy ngày ghi trên hóa đơn của nhà cung cấp làm ngày tham chiếu. Ngày này được lấy từ trường Document Date trong phần đầu chứng từ kế toán.
Vì sao điều này quan trọng

Ngày này là mốc cơ sở để phân tích thời gian tồn đọng và kiểm tra việc tuân thủ điều khoản thanh toán với nhà cung cấp. Chênh lệch giữa ngày này và ngày nhập liệu cho thấy có thể đã xảy ra chậm trễ ở khâu tiếp nhận thư hoặc quét chứng từ.

Lấy dữ liệu ở đâu

Bảng BKPF, trường BLDAT (Document Date).

Thu thập

Ghi nhận khi giao dịch X được thực hiện

Loại sự kiện explicit
Ghi nhận thanh toán
Thực hiện đợt thanh toán, bắt đầu chuyển khoản ngân hàng hoặc in séc. Hệ thống tạo chứng từ thanh toán.
Vì sao điều này quan trọng

Đây là thời điểm tiền bắt đầu được chi ra và không thể hoàn tác. Dấu thời gian này được dùng để tính thời gian thanh toán thực tế và kiểm tra xem có kịp hạn hưởng chiết khấu hay không.

Lấy dữ liệu ở đâu

Bảng BKPF của chứng từ thanh toán (Document Type 'ZP' hoặc tương tự).

Thu thập

Ghi nhận khi giao dịch X được thực hiện

Loại sự kiện explicit
Ghi sổ hóa đơn
Cho biết hóa đơn đã được ghi sổ thành công vào sổ cái và các sổ phụ. Thao tác này tạo khoản phải trả trong hệ thống.
Vì sao điều này quan trọng

Hóa đơn lúc này được ghi nhận chính thức là khoản nợ. Đây là mốc bắt đầu tính thời gian tồn đọng và ngày đến hạn thanh toán theo quy định.

Lấy dữ liệu ở đâu

Tạo bản ghi trong bảng BKPF khi BSTAT để trống (đã ghi sổ theo cách thông thường).

Thu thập

Ghi nhận khi giao dịch X được thực hiện

Loại sự kiện explicit
Gỡ chặn thanh toán
Ghi nhận việc gỡ chặn thanh toán, giúp hóa đơn đủ điều kiện được đưa vào đợt thanh toán tiếp theo. Trong nhiều cấu hình SAP, đây được dùng làm dấu hiệu thay thế cho bước 'Phê duyệt'.
Vì sao điều này quan trọng

Cho biết các vấn đề ngăn cản thanh toán đã được xử lý. Khoảng thời gian từ lúc áp dụng đến lúc gỡ chặn là thời gian xử lý điểm nghẽn.

Lấy dữ liệu ở đâu

Chứng từ thay đổi (CDHDR/CDPOS) khi Giá trị mới của BSEG-ZLSPR để trống.

Thu thập

So sánh trường trạng thái trước và sau

Loại sự kiện inferred
Tạo hóa đơn
Đánh dấu thời điểm dữ liệu hóa đơn được nhập vào SAP ECC. Dấu thời gian này là lúc quy trình số bắt đầu trong hệ thống ERP.
Vì sao điều này quan trọng

Chỉ số này rất quan trọng để tính thời gian xử lý nội bộ so với tổng thời gian nhà cung cấp phải chờ. Độ trễ lớn giữa lúc nhận và lúc tạo hóa đơn cho thấy có điểm nghẽn ở khâu tiếp nhận trước đó.

Lấy dữ liệu ở đâu

Bảng BKPF, trường CPUDT (Entry Date) và CPUTM (Entry Time).

Thu thập

Ghi nhận khi giao dịch X được thực hiện

Loại sự kiện explicit
Tất toán hóa đơn
Bút toán kế toán khớp dòng hóa đơn với chứng từ thanh toán, đưa khoản mục đang mở về 0. Thao tác này kết thúc vòng đời của hóa đơn.
Vì sao điều này quan trọng

Đánh dấu hoàn tất quy trình. Đây là mốc cần thiết để tính 'Thời gian xử lý từ đầu đến cuối' và xác nhận khoản nợ đã được thanh toán hết.

Lấy dữ liệu ở đâu

Trường AUGDT (Clearing Date) trong bảng BSEG đã có giá trị.

Thu thập

Ghi nhận khi giao dịch X được thực hiện

Loại sự kiện explicit
Đã qua hạn hưởng chiết khấu
Sự kiện được tính toán để cho biết ngày hiện tại đã qua thời hạn áp dụng Chiết khấu tiền mặt 1 hoặc 2. Điều này cho thấy cơ hội tiết kiệm có thể đã bị bỏ lỡ.
Vì sao điều này quan trọng

Hỗ trợ trực tiếp cho bảng điều khiển 'Hiệu quả ghi nhận chiết khấu'. Giúp định lượng tổn thất tài chính do chậm trễ trong quy trình.

Lấy dữ liệu ở đâu

Được tính bằng cách cộng BSEG-ZBD1T (Days) vào BKPF-BLDAT (Document Date), rồi so sánh với ngày hiện tại hoặc ngày thanh toán.

Thu thập

Xác định bằng cách so sánh trường X với Y

Loại sự kiện calculated
Đã qua ngày đến hạn
Sự kiện được tính toán để cho biết hóa đơn vẫn chưa được thanh toán sau ngày đến hạn cuối cùng. Hóa đơn được đánh dấu là quá hạn.
Vì sao điều này quan trọng

Hỗ trợ phân tích 'Thanh toán trễ'. Theo dõi chỉ số này giúp hạn chế căng thẳng trong quan hệ với nhà cung cấp và các khoản phí trễ hạn có thể phát sinh.

Lấy dữ liệu ở đâu

Được tính bằng cách cộng BSEG-ZBD3T (Net Days) vào ngày cơ sở, rồi so sánh với ngày hiện tại.

Thu thập

Xác định bằng cách so sánh trường X với Y

Loại sự kiện calculated
Lưu hóa đơn ở trạng thái chờ
Cho biết hóa đơn đã được lưu dưới dạng bản nháp nhưng chưa tạo bút toán kế toán. Trạng thái này cho phép tạm dừng nhập liệu hoặc rà soát trước khi ghi sổ chính thức.
Vì sao điều này quan trọng

Giúp xác định các hóa đơn đang ở trạng thái sơ bộ, khiến thời gian chờ thanh toán bị kéo dài. Số lượng lớn ở trạng thái này có thể cho thấy việc nhập liệu chưa hiệu quả hoặc yêu cầu phê duyệt chưa rõ ràng.

Lấy dữ liệu ở đâu

Bảng VBKPF hoặc BKPF khi BSTAT có giá trị 'V'.

Thu thập

So sánh trường trạng thái trước và sau

Loại sự kiện inferred
Tạo đề xuất thanh toán
Cho biết hóa đơn đã được Chương trình thanh toán tự động (F110) chọn để xem xét thanh toán. Hóa đơn hiện nằm trong danh sách dự kiến thanh toán.
Vì sao điều này quan trọng

Đánh dấu bước chuyển từ trạng thái 'Có thể thanh toán' sang 'Đang được thanh toán'. Thông tin này giúp bộ phận ngân quỹ quản lý nhu cầu tiền mặt trước khi tiền thực sự rời khỏi tài khoản.

Lấy dữ liệu ở đâu

Ngày tạo trong bảng REGUH (Settlement Data from Payment Program).

Thu thập

Ghi nhận khi giao dịch X được thực hiện

Loại sự kiện explicit
Thay đổi điều khoản thanh toán
Đây là sự kiện làm lại cụ thể, trong đó điều khoản thanh toán được thay đổi thủ công. Thay đổi này ảnh hưởng đến ngày đến hạn và các thông số chiết khấu tiền mặt.
Vì sao điều này quan trọng

Thao tác này thường được thực hiện để kéo dài thời hạn thanh toán một cách không phù hợp hoặc sửa lỗi dữ liệu chủ. Việc này ảnh hưởng trực tiếp đến dự báo dòng tiền và các chỉ số ghi nhận chiết khấu.

Lấy dữ liệu ở đâu

Chứng từ thay đổi (CDHDR/CDPOS) cho trường BSEG-ZTERM.

Thu thập

Ghi nhận khi giao dịch X được thực hiện

Loại sự kiện explicit
Thay đổi dữ liệu hóa đơn
Ghi nhận các thay đổi thủ công đối với phần đầu hoặc dòng hóa đơn sau lần ghi sổ đầu tiên. Các thay đổi thường gặp gồm số tham chiếu, trường văn bản hoặc mã thuế.
Vì sao điều này quan trọng

Cho thấy quy trình phải làm lại và có sự can thiệp thủ công. Thay đổi thường xuyên có thể là dấu hiệu dữ liệu đầu vào kém chất lượng hoặc bước kiểm tra khi nhập liệu chưa đầy đủ.

Lấy dữ liệu ở đâu

Chứng từ thay đổi (CDHDR/CDPOS) cho đối tượng BELEG, không bao gồm thay đổi mã chặn.

Thu thập

Ghi nhận khi giao dịch X được thực hiện

Loại sự kiện explicit
Nên có Không bắt buộc

Hướng dẫn trích xuất dữ liệu

Cách lấy dữ liệu từ SAP ECC

Sẵn sàng bắt đầu?

Tải mẫu đầy đủ để bắt đầu biến dữ liệu khoản phải trả thành thông tin hữu ích cho việc cải tiến. Đội ngũ của chúng tôi sẵn sàng hỗ trợ bạn trong từng bước triển khai process mining.

Tối ưu quy trình xử lý thanh toán khoản phải trả ngay

Rút ngắn 30% thời gian chu kỳ thanh toán và xử lý điểm nghẽn trong SAP ECC.

Bắt đầu dùng thử miễn phí

Không cần thẻ tín dụng. Thiết lập chỉ mất vài phút.