Mẫu dữ liệu cho quy trình xử lý hóa đơn mua hàng đến thanh toán

SAP S/4HANA
Mẫu dữ liệu cho quy trình xử lý hóa đơn mua hàng đến thanh toán

Mẫu dữ liệu cho quy trình xử lý hóa đơn mua hàng đến thanh toán

Mẫu dữ liệu này hướng dẫn bạn thiết lập phân tích quy trình xử lý hóa đơn mua hàng đến thanh toán. Mẫu nêu rõ các thuộc tính dữ liệu cần thu thập, hoạt động chính cần theo dõi và cách trích xuất dữ liệu. Hãy dùng mẫu này để chuẩn bị dữ liệu thuận lợi và hiệu quả cho các sáng kiến process mining.
  • Các thuộc tính nên thu thập
  • Các hoạt động chính cần theo dõi
  • Hướng dẫn trích xuất dữ liệu từ SAP S/4HANA
Chưa quen với nhật ký sự kiện? Tìm hiểu cách tạo nhật ký sự kiện cho process mining.

Thuộc tính của quy trình xử lý hóa đơn mua hàng đến thanh toán

Đây là các trường dữ liệu nên đưa vào nhật ký sự kiện để phân tích đầy đủ quy trình xử lý hóa đơn mua hàng đến thanh toán.
3 Bắt buộc 8 Nên có 10 Không bắt buộc
Tên Mô tả
Số hóa đơn
InvoiceNumber
Mã định danh duy nhất của chứng từ hóa đơn nhà cung cấp, dùng làm mã hồ sơ chính của quy trình.
Mô tả

Số hóa đơn là mã định danh duy nhất được gán cho mỗi hóa đơn nhà cung cấp trong SAP S/4HANA. Mã này liên kết mọi hoạt động liên quan, như tạo, lưu tạm, phê duyệt và thanh toán, thành một hồ sơ quy trình thống nhất.

Trong process mining, thuộc tính này là nền tảng để theo dõi toàn bộ hành trình của từng hóa đơn. Nhờ đó, bạn có thể dựng lại quy trình từ lúc nhận đến khi thanh toán xong, rồi phân tích thời gian xử lý, điểm nghẽn và các biến thể ở cấp độ từng hóa đơn.

Vì sao điều này quan trọng

Đây là khóa thiết yếu để liên kết mọi sự kiện liên quan, giúp theo dõi đầy đủ vòng đời hóa đơn trong hệ thống.

Lấy dữ liệu ở đâu

Đây là Số chứng từ kế toán, nằm trong bảng BKPF, trường BELNR.

Ví dụ
190000000119000000451900000132
Tên hoạt động
ActivityName
Tên hoạt động kinh doanh hoặc sự kiện xảy ra tại một thời điểm cụ thể đối với hóa đơn.
Mô tả

Tên hoạt động mô tả một bước cụ thể hoặc một lần thay đổi trạng thái trong vòng đời xử lý hóa đơn. Ví dụ: 'Tạo chứng từ hóa đơn', 'Gửi hóa đơn để phê duyệt', 'Đặt chặn thanh toán' và 'Thực hiện thanh toán'.

Thuộc tính này rất quan trọng để tạo sơ đồ quy trình, giúp thể hiện trực quan luồng hoạt động. Phân tích thứ tự, tần suất và thời gian giữa các hoạt động giúp xác định điểm nghẽn, các vòng lặp làm lại và những biến thể không tuân thủ. Đây là nền tảng của mọi phân tích process mining.

Vì sao điều này quan trọng

Thuộc tính này xác định các bước trong quy trình, giúp trực quan hóa sơ đồ quy trình và phân tích luồng cũng như các biến thể của quy trình.

Lấy dữ liệu ở đâu

Được xác định từ tổ hợp mã giao dịch SAP (SY-TCODE), trạng thái đối tượng chứng từ thay đổi (CDHDR/CDPOS) và các giá trị trường cụ thể cho biết trạng thái đã thay đổi.

Ví dụ
Tạm lưu hóa đơnPhê duyệt hóa đơnThực hiện thanh toán
Thời điểm sự kiện
EventTime
Ngày và giờ chính xác khi hoạt động xảy ra.
Mô tả

Thời điểm sự kiện là dấu thời gian ghi lại chính xác lúc một hoạt động xảy ra. Dữ liệu này cần thiết để tính thời lượng, thời gian xử lý và thời gian chờ giữa các bước trong quy trình.

Trong phân tích process mining, dấu thời gian chính xác giúp đo lường các KPI hiệu suất như 'Thời gian xử lý hóa đơn trung bình' và 'Thời gian phê duyệt hóa đơn'. Phân tích khoảng thời gian giữa các hoạt động giúp doanh nghiệp xác định nơi hóa đơn bị chậm trễ và tìm cơ hội rút ngắn quy trình.

Vì sao điều này quan trọng

Dấu thời gian này là cơ sở cho mọi phân tích theo thời gian, bao gồm theo dõi hiệu suất, xác định điểm nghẽn và giám sát SLA.

Lấy dữ liệu ở đâu

Thường lấy từ các bảng chứng từ thay đổi CDHDR (phần đầu) và CDPOS (khoản mục), dùng các trường UDATE và UTIME. Với một số sự kiện, dữ liệu có thể lấy từ ngày tạo hoặc ngày nhập trong các bảng như BKPF (CPUDT, CPUTM).

Ví dụ
2023-04-15T10:30:00Z2023-04-18T14:05:21Z2023-05-02T09:00:00Z
Đơn đặt hàng
PurchasingDocument
Số đơn đặt hàng liên quan đến hóa đơn.
Mô tả

Số chứng từ mua hàng liên kết hóa đơn nhà cung cấp với đơn đặt hàng (PO) ban đầu. Mối liên kết này là nền tảng cho quy trình đối chiếu ba bên, nhằm kiểm tra hóa đơn với đơn đặt hàng và phiếu nhận hàng.

Phân tích theo thuộc tính này giúp tìm hiểu các vấn đề liên quan đến hóa đơn có PO và không có PO. Đây là dữ liệu quan trọng để điều tra sai lệch đối chiếu và đánh giá hiệu quả của khâu mua hàng trong quy trình.

Vì sao điều này quan trọng

Thuộc tính này liên kết hóa đơn với quy trình mua hàng, cần thiết để phân tích sai lệch đối chiếu và mức độ tuân thủ PO.

Lấy dữ liệu ở đâu

Thông tin này thường nằm trong bảng phân đoạn chứng từ BSEG, trường EBELN (Số chứng từ mua hàng).

Ví dụ
450000123445000056784500009012
Loại chứng từ
DocumentType
Mã phân loại các loại chứng từ kế toán, chẳng hạn hóa đơn nhà cung cấp hoặc giấy báo có.
Mô tả

Trong SAP, loại chứng từ giúp phân biệt các giao dịch kinh doanh. Ví dụ, 'KR' thường là hóa đơn nhà cung cấp tiêu chuẩn, còn 'KG' có thể là giấy báo có của nhà cung cấp.

Phân tích theo loại chứng từ giúp chia quy trình thành các nhóm để hiểu cách xử lý từng loại giao dịch. Chẳng hạn, quy trình xử lý giấy báo có có thể khác đáng kể so với quy trình xử lý hóa đơn tiêu chuẩn. Cách phân nhóm này giúp thông tin chuyên sâu về quy trình chính xác và phù hợp hơn.

Vì sao điều này quan trọng

Thuộc tính này giúp phân biệt các loại giao dịch tài chính, chẳng hạn hóa đơn tiêu chuẩn và giấy báo có, vốn thường đi theo các luồng quy trình khác nhau.

Lấy dữ liệu ở đâu

Nằm trong bảng phần đầu chứng từ BKPF, trường BLART.

Ví dụ
KRREKG
Lý do chặn thanh toán
PaymentBlockReason
Mã cho biết lý do hóa đơn bị chặn thanh toán.
Mô tả

Khi hóa đơn bị chặn thanh toán, thuộc tính này cho biết lý do cụ thể, chẳng hạn 'Sai lệch số lượng' hoặc 'Không khớp giá'. Các lý do này được cấu hình trong SAP để chuẩn hóa cách xử lý ngoại lệ.

Thuộc tính này rất quan trọng đối với dashboard 'Tần suất và thời gian chặn thanh toán'. Phân tích tần suất của từng lý do giúp xác định nguyên nhân gốc rễ gây chậm thanh toán, chẳng hạn vấn đề với một số nhà cung cấp, vật tư hoặc quy trình nội bộ, từ đó đưa ra biện pháp khắc phục phù hợp.

Vì sao điều này quan trọng

Thuộc tính này cho biết nguyên nhân cụ thể khiến khoản thanh toán bị chặn, giúp phân tích đúng trọng tâm để giảm chậm trễ và tăng tỷ lệ xử lý chính xác ngay từ đầu.

Lấy dữ liệu ở đâu

Nằm trong khoản mục nhà cung cấp của bảng BSEG, trường ZLSPR (Mã chặn thanh toán).

Ví dụ
RIA
Mã công ty
CompanyCode
Đơn vị tổ chức đại diện cho một công ty độc lập về mặt pháp lý, nơi lập báo cáo tài chính.
Mô tả

Mã công ty là đơn vị tổ chức cơ bản trong SAP Finance. Mỗi hóa đơn được gán cho một mã công ty cụ thể, xác định pháp nhân chịu trách nhiệm cho giao dịch.

Trong process mining, lọc hoặc so sánh theo mã công ty là việc cần thiết để phân tích hiệu suất quy trình giữa các đơn vị kinh doanh, pháp nhân hoặc quốc gia. Cách này giúp xác định khác biệt giữa các khu vực về hiệu quả, tuân thủ và mức độ tự động hóa, từ đó hỗ trợ cải tiến đúng trọng tâm.

Vì sao điều này quan trọng

Thuộc tính này giúp phân nhóm và so sánh hiệu suất xử lý hóa đơn giữa các pháp nhân hoặc khu vực địa lý trong tổ chức.

Lấy dữ liệu ở đâu

Đây là trường tiêu chuẩn trong bảng phần đầu chứng từ BKPF, trường BUKRS.

Ví dụ
1000US01DE01
Mã nhà cung cấp
VendorNumber
Mã định danh duy nhất của nhà cung cấp đã gửi hóa đơn.
Mô tả

Mã nhà cung cấp xác định nhà cung cấp hoặc chủ nợ liên quan đến hóa đơn. Mã này liên kết giao dịch hóa đơn với dữ liệu chủ nhà cung cấp.

Thuộc tính này rất quan trọng khi phân tích theo nhà cung cấp, chẳng hạn đánh giá 'Hiệu suất thanh toán cho nhà cung cấp' hoặc xác định nhà cung cấp thường gửi hóa đơn có vấn đề, dẫn đến ngoại lệ hoặc bị chặn thanh toán. Thuộc tính giúp quản lý quan hệ với nhà cung cấp và đánh giá độ tin cậy của họ.

Vì sao điều này quan trọng

Thuộc tính này cho phép phân tích hiệu suất quy trình theo nhà cung cấp, giúp nhận diện xu hướng, quản lý quan hệ và đánh giá các vấn đề liên quan đến nhà cung cấp.

Lấy dữ liệu ở đâu

Thường nằm trong bảng phân đoạn chứng từ kế toán BSEG, trường LIFNR.

Ví dụ
100345700012V9832
Ngày đến hạn thanh toán
PaymentDueDate
Ngày cuối cùng phải thanh toán hóa đơn để tránh quá hạn.
Mô tả

Ngày đến hạn thanh toán là ngày phải thanh toán cho nhà cung cấp, được tính dựa trên ngày hóa đơn và điều khoản thanh toán đã thỏa thuận. Đây là hạn chót quan trọng trong quy trình.

Thuộc tính này cần thiết để tính KPI 'Tỷ lệ thanh toán đúng hạn' và xây dựng dashboard 'Hiệu suất thanh toán cho nhà cung cấp'. Bằng cách so sánh ngày thanh toán thực tế với ngày đến hạn, công ty có thể đo lường khả năng thực hiện nghĩa vụ thanh toán. Điều này ảnh hưởng đến quan hệ với nhà cung cấp và uy tín tài chính.

Vì sao điều này quan trọng

Đây là mốc chính để đo lường hiệu suất thanh toán đúng hạn, yếu tố quan trọng giúp duy trì quan hệ tốt với nhà cung cấp và tránh phí trả chậm.

Lấy dữ liệu ở đâu

Ngày này thường có sẵn trong khoản mục nhà cung cấp ở bảng BSEG, trường ZFBDT (Ngày cơ sở để tính ngày đến hạn). Ngày đến hạn ròng được tính từ ngày cơ sở này và điều khoản thanh toán.

Ví dụ
2023-05-302023-06-152023-07-01
Số tiền hóa đơn
AmountInCompanyCodeCurrency
Tổng số tiền gộp của hóa đơn theo đồng tiền địa phương của mã công ty.
Mô tả

Thuộc tính này thể hiện tổng giá trị hóa đơn. Đây là chỉ số quan trọng để hiểu tác động tài chính và quy mô hoạt động xử lý hóa đơn.

Phân tích số tiền hóa đơn giúp ưu tiên xử lý nhanh các hóa đơn giá trị cao, xác định xu hướng chi tiêu và tìm mối liên hệ giữa vấn đề trong quy trình với giá trị tài chính. Ví dụ, bạn có thể kiểm tra xem hóa đơn giá trị cao có thường bị chặn hoặc mất nhiều thời gian phê duyệt hơn không.

Vì sao điều này quan trọng

Thuộc tính này cung cấp bối cảnh tài chính cho quy trình, cho phép phân tích theo giá trị tiền tệ, chẳng hạn xác định hóa đơn giá trị cao có được xử lý khác hay không.

Lấy dữ liệu ở đâu

Giá trị này thường được tính bằng tổng các khoản mục liên quan trong bảng BSEG, trường WRBTR (Số tiền theo đồng tiền địa phương).

Ví dụ
1500.75125000.00850.20
Tên người dùng
UserName
Mã người dùng SAP của người hoặc hệ thống đã thực hiện hoạt động.
Mô tả

Thuộc tính này xác định người dùng đã thực hiện một giao dịch cụ thể hoặc tạo chứng từ. Đó có thể là mã người dùng cá nhân hoặc mã hệ thống dùng cho các tác vụ chạy theo lô tự động.

Phân tích theo người dùng giúp hiểu cách phân bổ khối lượng công việc, xác định nhu cầu đào tạo và phát hiện hành vi bất thường. Chẳng hạn, bạn có thể biết người dùng nào thường xử lý trường hợp ngoại lệ hoặc hóa đơn nào được xử lý tự động (ví dụ: người dùng 'BATCHUSER'), thông tin quan trọng để tính KPI 'Tỷ lệ tự động hóa hóa đơn'.

Vì sao điều này quan trọng

Thuộc tính này gắn các hoạt động trong quy trình với người dùng hoặc tài khoản hệ thống cụ thể, giúp phân tích khối lượng công việc, so sánh hiệu suất và phát hiện hoạt động tự động.

Lấy dữ liệu ở đâu

Lấy từ các trường như BKPF-USNAM (Người nhập) hoặc CDHDR-USERNAME (Người thay đổi).

Ví dụ
SMITHJMUELLERTWF-BATCH
Có làm lại
IsRework
Cờ cho biết hóa đơn có trải qua các hoạt động làm lại hay không, chẳng hạn bị từ chối phê duyệt hoặc được gỡ chặn thanh toán.
Mô tả

Thuộc tính này đánh dấu các hóa đơn đã trải qua một hoặc nhiều vòng làm lại. Có thể nhận diện việc làm lại qua một số chuỗi hoạt động cụ thể, chẳng hạn 'Hóa đơn được phê duyệt' sau 'Hóa đơn bị từ chối', hoặc 'Gỡ chặn thanh toán' sau 'Đặt chặn thanh toán'.

Thuộc tính này giúp tính KPI 'Tỷ lệ hóa đơn phải làm lại'. Nhà phân tích có thể dễ dàng lọc và kiểm tra các trường hợp phải làm lại để hiểu nguyên nhân gốc rễ gây kém hiệu quả và lặp lại thao tác thủ công.

Vì sao điều này quan trọng

Thuộc tính này xác định các luồng quy trình kém hiệu quả, trong đó công việc phải làm lại, giúp định lượng phần việc lãng phí và tìm nguyên nhân gốc rễ của các ngoại lệ trong quy trình.

Lấy dữ liệu ở đâu

Được tính dựa trên thứ tự hoạt động trong nhật ký sự kiện. Ví dụ, nếu 'Hóa đơn bị từ chối' xuất hiện trong dấu vết của một hóa đơn, cờ này sẽ được đặt thành đúng.

Ví dụ
truefalse
Có tự động hóa
IsAutomated
Cờ cho biết hoạt động có được thực hiện bởi người dùng hệ thống tự động hay không.
Mô tả

Thuộc tính dạng đúng/sai này có giá trị đúng nếu người dùng gắn với hoạt động là tài khoản hệ thống hoặc tài khoản chạy theo lô đã biết, chẳng hạn 'WF-BATCH' hoặc 'SAP_SYSTEM'. Thuộc tính giúp phân biệt các bước xử lý thủ công và tự động.

Thuộc tính này cần thiết để tính KPI 'Tỷ lệ tự động hóa hóa đơn'. Phân tích những phần nào trong quy trình được tự động hóa giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả của các sáng kiến tự động hóa, đồng thời xác định cơ hội giảm thao tác thủ công và nâng cao hiệu quả.

Vì sao điều này quan trọng

Thuộc tính này phân biệt hoạt động thủ công với hoạt động do hệ thống thực hiện, là cơ sở để đo lường tỷ lệ tự động hóa và xác định cơ hội tự động hóa thêm.

Lấy dữ liệu ở đâu

Được xác định từ thuộc tính UserName. Tạo quy tắc hoặc bảng ánh xạ để phân loại các mã người dùng cụ thể là 'tự động hóa'.

Ví dụ
truefalse
Dấu thời gian trích xuất
ExtractionTimestamp
Ngày và giờ dữ liệu được trích xuất từ hệ thống nguồn.
Mô tả

Thuộc tính này ghi lại dấu thời gian của lần trích xuất dữ liệu. Qua đó, bạn biết dữ liệu đang phân tích trong công cụ process mining mới đến mức nào.

Khi phân tích, thuộc tính này giúp xác định mức độ cập nhật của thông tin chuyên sâu. Đây là dữ liệu quan trọng đối với dashboard giám sát vận hành, giúp đảm bảo quyết định dựa trên thông tin mới nhất và quản lý hiệu quả chu kỳ làm mới dữ liệu.

Vì sao điều này quan trọng

Cho biết dữ liệu mới đến mức nào, giúp đảm bảo việc phân tích và báo cáo dựa trên thông tin hiện có mới nhất.

Lấy dữ liệu ở đâu

Đây không phải trường SAP. Công cụ trích xuất dữ liệu hoặc quy trình ETL tạo và thêm trường này khi lấy dữ liệu.

Ví dụ
2023-10-27T02:00:00Z2023-10-28T02:00:00Z2023-10-29T02:00:00Z
Điều khoản thanh toán
PaymentTerms
Mã quy định các điều kiện thanh toán đã thỏa thuận với nhà cung cấp, chẳng hạn ngày đến hạn và thời hạn được hưởng chiết khấu.
Mô tả

Điều khoản thanh toán quy định cách thanh toán hóa đơn, bao gồm các khoản chiết khấu nếu thanh toán sớm. Ví dụ, 'Z030' có thể nghĩa là 'Thanh toán trong vòng 30 ngày, không tính chiết khấu'.

Thuộc tính này cần thiết cho việc lập kế hoạch tài chính và tối ưu hóa vốn lưu động. Trong process mining, thuộc tính được dùng để tính 'Ngày đến hạn thanh toán' và xác định điều kiện hưởng chiết khấu thanh toán sớm, hỗ trợ trực tiếp KPI 'Tỷ lệ hưởng chiết khấu thanh toán sớm'.

Vì sao điều này quan trọng

Thuộc tính này quy định ngày đến hạn và mức chiết khấu, tác động trực tiếp đến KPI thanh toán đúng hạn và việc quản lý vốn lưu động.

Lấy dữ liệu ở đâu

Nằm trong khoản mục nhà cung cấp ở bảng BSEG, trường ZTERM (Mã điều khoản thanh toán).

Ví dụ
0001Z030NT60
Lý do đảo ngược
ReversalReason
Mã cho biết lý do chứng từ hóa đơn bị đảo ngược.
Mô tả

Nếu hóa đơn được ghi sổ sai, hóa đơn thường sẽ bị đảo ngược. Mã lý do đảo ngược giải thích vì sao thực hiện thao tác này, chẳng hạn 'Sai ngày ghi sổ' hoặc 'Lỗi nhập dữ liệu'.

Phân tích lý do đảo ngược giúp xác định các lỗi thường gặp trong quy trình ghi sổ hóa đơn. Từ đó, doanh nghiệp có thể cải thiện đào tạo, tăng cường kiểm soát hệ thống hoặc xử lý các vấn đề lặp lại gây phát sinh công việc tài chính và hành chính.

Vì sao điều này quan trọng

Thuộc tính này giải thích lý do hủy hóa đơn, giúp xác định trực tiếp nguồn gây lỗi và công việc phải làm lại trong quy trình ghi sổ.

Lấy dữ liệu ở đâu

Nằm trong phần đầu của chứng từ gốc ở bảng BKPF, trường STGRD (Lý do đảo ngược).

Ví dụ
010205
Mã hệ thống nguồn
SourceSystemId
Mã định danh của hệ thống SAP S/4HANA nguồn nơi dữ liệu được trích xuất.
Mô tả

Thuộc tính này cho biết hệ thống gốc, chẳng hạn 'S4H_PROD' hoặc 'ERP_EU'. Thuộc tính đặc biệt quan trọng khi doanh nghiệp có nhiều hệ thống ERP hoặc kết hợp hệ thống cũ và hiện đại.

Khi phân tích, thuộc tính này giúp so sánh hiệu suất quy trình giữa các hệ thống hoặc khu vực. Thuộc tính cũng xác định nguồn gốc dữ liệu, hỗ trợ quản trị dữ liệu và xử lý sự cố khi kết hợp dữ liệu từ nhiều nguồn trên một nền tảng process mining.

Vì sao điều này quan trọng

Thuộc tính này cho biết nguồn gốc dữ liệu, cần thiết cho việc quản trị dữ liệu và so sánh quy trình giữa các hệ thống hoặc địa điểm của công ty.

Lấy dữ liệu ở đâu

Giá trị này thường được lấy từ mã hệ thống SAP (sy-sysid) khi trích xuất dữ liệu hoặc được cấu hình thành giá trị tĩnh trong quy trình ETL.

Ví dụ
S4PS4H_PROD_100ECC_EU
Ngày hóa đơn
InvoiceDate
Ngày nhà cung cấp phát hành chứng từ hóa đơn.
Mô tả

Ngày hóa đơn, còn gọi là ngày chứng từ, là ngày nhà cung cấp ghi trên hóa đơn. Ngày này được dùng làm mốc bắt đầu để tính ngày đến hạn thanh toán theo điều khoản đã thỏa thuận.

Trong phân tích, ngày này là dữ liệu cơ bản cho các phép tính tài chính, chẳng hạn xác định thời gian tồn đọng của hóa đơn và điều kiện hưởng chiết khấu thanh toán sớm. Đây là dữ liệu đầu vào quan trọng để tính KPI 'Tỷ lệ hưởng chiết khấu thanh toán sớm'.

Vì sao điều này quan trọng

Đây là mốc cơ sở để tính điều khoản thanh toán và ngày đến hạn, cần thiết cho việc quản lý vốn lưu động và tận dụng chiết khấu.

Lấy dữ liệu ở đâu

Nằm trong bảng phần đầu chứng từ BKPF, trường BLDAT (Ngày chứng từ).

Ví dụ
2023-04-122023-05-152023-06-20
Số chu kỳ phê duyệt
ApprovalCycleCount
Số lần hóa đơn được gửi đi phê duyệt.
Mô tả

Chỉ số này đếm số lần hoạt động 'Gửi hóa đơn để phê duyệt' xảy ra với một hóa đơn. Nếu số lần lớn hơn một, hóa đơn đã bị từ chối hoặc trả lại ít nhất một lần và cần bắt đầu chu kỳ phê duyệt mới.

Thuộc tính này hỗ trợ trực tiếp KPI 'Tỷ lệ phê duyệt ngay lần đầu'. Phân tích các hóa đơn có nhiều chu kỳ phê duyệt giúp doanh nghiệp tìm ra lý do phê duyệt không thành công, chẳng hạn thiếu thông tin hoặc mã hóa sai, rồi cải thiện quy trình.

Vì sao điều này quan trọng

Thuộc tính này định lượng công việc phải làm lại trong quy trình con phê duyệt, giúp đo lường tỷ lệ xử lý chính xác ngay lần đầu và xác định lý do hóa đơn bị từ chối phê duyệt.

Lấy dữ liệu ở đâu

Được tính bằng cách đếm số lần hoạt động 'Gửi hóa đơn để phê duyệt' xảy ra với mỗi InvoiceNumber duy nhất.

Ví dụ
123
Số chứng từ tất toán.
ClearingDocumentNumber
Số chứng từ tất toán hóa đơn, thường là chứng từ thanh toán.
Mô tả

Số chứng từ tất toán liên kết một khoản mục hóa đơn chưa thanh toán với giao dịch tất toán khoản mục đó, gần như luôn là chứng từ thanh toán. Mối liên kết này xác nhận hóa đơn đã được thanh toán.

Thuộc tính này là liên kết xác thực giữa hóa đơn và khoản thanh toán. Thuộc tính được dùng để xác định hoạt động 'Thực hiện thanh toán' và dấu thời gian tương ứng, cần thiết để tính thời gian xử lý từ đầu đến cuối và tỷ lệ thanh toán đúng hạn.

Vì sao điều này quan trọng

Thuộc tính này xác nhận hóa đơn đã được thanh toán và liên kết hóa đơn với giao dịch thanh toán cụ thể, rất quan trọng khi phân tích thời gian xử lý và hiệu suất thanh toán.

Lấy dữ liệu ở đâu

Nằm trong bảng phân đoạn chứng từ BSEG, trường AUGBL (Số chứng từ tất toán).

Ví dụ
150000000115000000231500000088
Thanh toán đúng hạn
IsPaidOnTime
Cờ có giá trị đúng nếu hóa đơn được thanh toán vào hoặc trước ngày đến hạn.
Mô tả

Thuộc tính dạng đúng/sai này được tính bằng cách so sánh ngày thanh toán thực tế (dấu thời gian của hoạt động 'Thực hiện thanh toán') với 'Ngày đến hạn thanh toán'. Thuộc tính cho biết rõ hóa đơn đã được thanh toán đúng hạn hay chưa.

Đây là phép tính cốt lõi của KPI 'Tỷ lệ thanh toán đúng hạn'. Thuộc tính giúp lọc và phân tích dễ dàng các đặc điểm thường gặp ở khoản thanh toán trễ, chẳng hạn nhà cung cấp, mã công ty hoặc số tiền hóa đơn liên quan đến tình trạng chậm trễ.

Vì sao điều này quan trọng

Thuộc tính này đo lường trực tiếp mức độ tuân thủ điều khoản thanh toán, một KPI quan trọng trong quản lý quan hệ với nhà cung cấp và vận hành tài chính.

Lấy dữ liệu ở đâu

Được tính bằng cách so sánh EventTime của hoạt động 'Thực hiện thanh toán' với thuộc tính PaymentDueDate. (Payment Date <= PaymentDueDate).

Ví dụ
truefalse
Bắt buộc Nên có Không bắt buộc

Hoạt động trong quy trình xử lý hóa đơn mua hàng đến thanh toán

Đây là các bước và mốc chính cần ghi lại trong nhật ký sự kiện để khám phá quy trình chính xác.
5 Nên có 8 Không bắt buộc
Hoạt động Mô tả
Đảo ngược hóa đơn
Hoạt động này thể hiện việc đảo ngược một chứng từ hóa đơn đã ghi sổ trước đó. Đây là sự kiện kết thúc đối với hóa đơn sai, sau đó hóa đơn thường được nhập lại cho chính xác.
Vì sao điều này quan trọng

Các lần đảo ngược cho thấy có lỗi nghiêm trọng chưa được phát hiện ở các bước trước. Theo dõi tần suất và nguyên nhân gốc rễ của những lỗi này là điều cần thiết để cải tiến quy trình và giảm sai lệch tài chính.

Lấy dữ liệu ở đâu

Lần đảo ngược được xác định khi tạo chứng từ đảo ngược. Phần đầu chứng từ gốc (BKPF) có số chứng từ đảo ngược (BKPF-STBLG) và ngược lại. Ngày ghi sổ của chứng từ đảo ngược là thời điểm xảy ra sự kiện.

Thu thập

Tìm các chứng từ có giá trị trong trường BKPF-STBLG và dùng ngày ghi sổ của chứng từ đảo ngược.

Loại sự kiện explicit
Ghi sổ hóa đơn
Đây là sự kiện tài chính quan trọng, khi hóa đơn đã tạm lưu hoặc được phê duyệt chính thức được ghi sổ vào Sổ cái tổng hợp. Thao tác này ghi nhận khoản phải trả cho nhà cung cấp.
Vì sao điều này quan trọng

Ghi sổ là cột mốc quan trọng, đánh dấu chuyển tiếp từ khâu nhập và phê duyệt dữ liệu sang giai đoạn thanh toán. Thời gian từ lúc tạo hóa đơn đến khi ghi sổ là thước đo quan trọng về hiệu quả xử lý nội bộ.

Lấy dữ liệu ở đâu

Sự kiện này được xác định bằng Ngày ghi sổ (BKPF-BUDAT) trên phần đầu chứng từ. Với chứng từ được lưu tạm trước, thời điểm chuyển sang trạng thái đã ghi sổ là dấu thời gian của sự kiện.

Thu thập

Dùng ngày ghi sổ (BKPF-BUDAT) làm dấu thời gian của sự kiện.

Loại sự kiện explicit
Phê duyệt hóa đơn
Hoạt động này cho biết hóa đơn đã được người có thẩm quyền phê duyệt. Sự kiện được ghi nhận khi workflow phê duyệt kết thúc thành công hoặc khi chỉ báo giải phóng được thiết lập.
Vì sao điều này quan trọng

Đây là một mốc quan trọng giúp hóa đơn đủ điều kiện thanh toán. Chậm phê duyệt là điểm nghẽn thường gặp. Theo dõi hoạt động này giúp xác định người phê duyệt hoặc bước xử lý chậm.

Lấy dữ liệu ở đâu

Có thể suy ra sự kiện này từ bước giải phóng cuối cùng trong workflow SAP hoặc bằng cách theo dõi thay đổi trường trạng thái giải phóng trong các bảng liên quan đến hóa đơn hoặc chứng từ mua hàng.

Thu thập

Suy ra từ sự kiện hoàn tất workflow hoặc thay đổi trong trường trạng thái giải phóng của chứng từ.

Loại sự kiện inferred
Tạo chứng từ hóa đơn
Đây là sự kiện đầu tiên, đánh dấu thời điểm tạo chứng từ hóa đơn trong SAP. Sự kiện có thể được ghi nhận khi người dùng lưu chứng từ hóa đơn mới, ở trạng thái tạm lưu hoặc chưa ghi sổ.
Vì sao điều này quan trọng

Hoạt động này đánh dấu thời điểm bắt đầu vòng đời xử lý hóa đơn. Phân tích thời gian từ sự kiện này đến các sự kiện khác rất quan trọng để đo tổng thời gian xử lý.

Lấy dữ liệu ở đâu

Sự kiện này được ghi nhận từ ngày và giờ tạo chứng từ (CPUDT, CPUTM) trong bảng tiêu đề chứng từ, thường là BKPF hoặc RBKP đối với hóa đơn logistics. Mã giao dịch (BKPF-TCODE), chẳng hạn FB60, MIRO hoặc MIR7, cho biết cách tạo chứng từ.

Thu thập

Dùng dấu thời gian tạo từ BKPF-CPUDT và BKPF-CPUTM của chứng từ hóa đơn.

Loại sự kiện explicit
Thực hiện thanh toán
Đây là hoạt động cuối cùng trong quy trình tiêu chuẩn, khi khoản thanh toán được thực hiện và hóa đơn được tất toán. Điều này cho biết tiền đã được chuyển cho nhà cung cấp.
Vì sao điều này quan trọng

Đây là điểm kết thúc vòng đời hóa đơn P2P. Sự kiện này rất cần thiết để tính tổng thời gian xử lý từ đầu đến cuối và đo lường tỷ lệ thanh toán đúng hạn so với ngày đến hạn.

Lấy dữ liệu ở đâu

Sự kiện này được ghi nhận từ thông tin tất toán trên khoản mục nhà cung cấp. Ngày tất toán (BSEG-AUGDT) và Chứng từ tất toán (BSEG-AUGBL) cho biết khoản thanh toán đã được thực hiện.

Thu thập

Dùng ngày tất toán (BSEG-AUGDT) trên khoản mục nhà cung cấp đã tất toán.

Loại sự kiện explicit
Cập nhật dữ liệu hóa đơn
Hoạt động này ghi nhận thay đổi đối với chứng từ hóa đơn sau khi tạo. Việc này thường xảy ra trong các vòng lặp làm lại sau khi bị từ chối hoặc khi cần sửa lỗi.
Vì sao điều này quan trọng

Cập nhật thường xuyên cho thấy có thể phải làm lại và dữ liệu đầu vào có vấn đề. Theo dõi các thay đổi này giúp đo lường công sức sửa lỗi và xác định những lỗi thường gặp.

Lấy dữ liệu ở đâu

Các thay đổi đối với trường quan trọng được ghi lại trong bảng nhật ký thay đổi của SAP: CDHDR (tiêu đề) và CDPOS (mục). Có thể tạo sự kiện bằng cách lọc các thay đổi liên quan đến đối tượng hóa đơn.

Thu thập

Trích xuất sự kiện thay đổi từ bảng CDHDR và CDPOS cho đối tượng hóa đơn.

Loại sự kiện explicit
Đặt chặn thanh toán
Hoạt động này đặt chặn thanh toán cho hóa đơn để ngăn thanh toán. Nguyên nhân thường là sai lệch về giá hoặc số lượng, hoặc đang chờ ghi nhận giấy báo có.
Vì sao điều này quan trọng

Chặn thanh toán là nguyên nhân chính gây thanh toán trễ và tranh chấp với nhà cung cấp. Phân tích tần suất, thời gian và lý do chặn rất quan trọng để cải thiện tỷ lệ thanh toán đúng hạn.

Lấy dữ liệu ở đâu

Sự kiện này được ghi nhận bằng cách theo dõi thay đổi trong trường Khóa chặn thanh toán (BSEG-ZLSPR) ở dòng hóa đơn. Nhật ký thay đổi trong CDHDR và CDPOS cung cấp dấu thời gian và người đặt chặn.

Thu thập

Xác định thời điểm trường BSEG-ZLSPR được điền thông qua chứng từ thay đổi (CDHDR/CDPOS).

Loại sự kiện explicit
Gỡ chặn thanh toán
Sự kiện này thể hiện vấn đề đã được xử lý và chặn thanh toán trước đó được gỡ bỏ. Hóa đơn đủ điều kiện thanh toán trở lại.
Vì sao điều này quan trọng

Khoảng thời gian từ lúc đặt chặn đến khi gỡ chặn là thời gian xử lý ngoại lệ trong quy trình. Rút ngắn khoảng thời gian này là yếu tố quan trọng để nâng cao hiệu quả và cải thiện quan hệ với nhà cung cấp.

Lấy dữ liệu ở đâu

Sự kiện này được ghi nhận khi trường Khóa chặn thanh toán (BSEG-ZLSPR) được xóa. Thay đổi được ghi lại trong bảng CDHDR và CDPOS, cung cấp dấu thời gian gỡ chặn.

Thu thập

Xác định thời điểm trường BSEG-ZLSPR được xóa thông qua chứng từ thay đổi (CDHDR/CDPOS).

Loại sự kiện explicit
Gửi hóa đơn để phê duyệt
Hoạt động này đánh dấu thời điểm bắt đầu workflow phê duyệt chính thức cho hóa đơn. Thường có thể suy ra sự kiện này khi trạng thái hóa đơn chuyển thành 'chờ phê duyệt' hoặc khi một mục workflow được tạo.
Vì sao điều này quan trọng

Đây là mốc bắt đầu đo thời gian phê duyệt. Biết thời điểm bắt đầu phê duyệt là điều cần thiết để xác định điểm nghẽn trong chính quy trình làm việc phê duyệt.

Lấy dữ liệu ở đâu

Thông thường có thể suy ra sự kiện này từ thời điểm bắt đầu SAP Business Workflow (bảng SWW_WI2OBJ) được liên kết với đối tượng hóa đơn, chẳng hạn BUS2081, hoặc từ thay đổi trong trường trạng thái tùy chỉnh ở tiêu đề chứng từ.

Thu thập

Suy ra từ thời điểm tạo mục workflow liên quan đến chứng từ hóa đơn.

Loại sự kiện inferred
Tạm lưu hóa đơn
Hóa đơn đã được nhập vào hệ thống nhưng chưa được ghi sổ vào sổ cái tổng hợp. Tạm lưu giúp lưu hóa đơn chưa hoàn chỉnh hoặc để xem xét lại trước khi ghi sổ.
Vì sao điều này quan trọng

Tạm lưu cho thấy quy trình đã chủ động tạm dừng. Theo dõi thời gian và tần suất hóa đơn được tạm lưu giúp xác định nguyên nhân chậm trễ trước khi bắt đầu chu kỳ ghi sổ và phê duyệt chính thức.

Lấy dữ liệu ở đâu

Có thể xác định sự kiện này qua chứng từ được tạo bằng giao dịch tạm lưu, chẳng hạn MIR7 hoặc FV60, hoặc bằng cách kiểm tra các trường trạng thái cụ thể trong bảng BKPF hay các bảng chứng từ tạm lưu chuyên dụng như VBKPF.

Thu thập

Xác định chứng từ được tạo bằng giao dịch tạm lưu hoặc kiểm tra trạng thái chứng từ tạm lưu.

Loại sự kiện explicit
Tạo đề xuất thanh toán
Hóa đơn được chọn và đưa vào đề xuất thanh toán trong một đợt thanh toán. Đây là bước đầu tiên của quy trình thanh toán tự động.
Vì sao điều này quan trọng

Hoạt động này cho biết doanh nghiệp dự định thanh toán. Khoảng trễ giữa bước này và lúc thực hiện thanh toán có thể cho thấy vấn đề trong quy trình chạy thanh toán, khâu phê duyệt hoặc liên lạc với ngân hàng.

Lấy dữ liệu ở đâu

Bạn có thể tìm thông tin này trong các bảng chạy thanh toán, cụ thể là REGUP, nơi lưu các khoản mục được đưa vào đề xuất thanh toán. Ngày chạy trong bảng REGUH tương ứng cung cấp dấu thời gian.

Thu thập

Xác định thời điểm hóa đơn xuất hiện trong bảng REGUP của một đợt chạy đề xuất thanh toán.

Loại sự kiện explicit
Thực hiện thanh toán trễ hạn
Đây là sự kiện được tính toán, xảy ra khi hóa đơn được thanh toán sau ngày đến hạn đã tính. Sự kiện này được xác định bằng cách so sánh hai trường ngày.
Vì sao điều này quan trọng

Hoạt động này hỗ trợ trực tiếp cho KPI thanh toán đúng hạn, đồng thời giúp xác định nhà cung cấp hoặc đơn vị kinh doanh thường xuyên thanh toán trễ. Tình trạng này có thể ảnh hưởng đến quan hệ với nhà cung cấp và dẫn đến các khoản phạt.

Lấy dữ liệu ở đâu

Sự kiện này được tính bằng cách so sánh Ngày tất toán (BSEG-AUGDT) với Ngày đến hạn ròng. Ngày đến hạn được tính từ Ngày cơ sở (BSEG-ZFBDT) và điều khoản thanh toán (BSEG-ZTERM).

Thu thập

Xác định bằng cách so sánh BSEG-AUGDT > (BSEG-ZFBDT + số ngày theo điều khoản thanh toán).

Loại sự kiện calculated
Từ chối hóa đơn
Sự kiện này thể hiện hóa đơn bị từ chối trong quá trình phê duyệt. Việc này khiến quy trình phải làm lại, bao gồm sửa hóa đơn và gửi lại để phê duyệt.
Vì sao điều này quan trọng

Hóa đơn bị từ chối là dấu hiệu quan trọng cho thấy quy trình kém hiệu quả hoặc dữ liệu có vấn đề. Phân tích tần suất và lý do từ chối giúp xác định cơ hội cải tiến và nhu cầu đào tạo.

Lấy dữ liệu ở đâu

Có thể suy ra sự kiện này từ các cập nhật trạng thái cụ thể trong workflow SAP, chẳng hạn trạng thái 'bị từ chối', hoặc từ sự kiện hủy workflow phê duyệt hiện tại và chuyển hóa đơn lại cho người xử lý.

Thu thập

Suy ra từ thay đổi trạng thái workflow cho biết hóa đơn bị từ chối.

Loại sự kiện inferred
Nên có Không bắt buộc

Hướng dẫn trích xuất dữ liệu

Cách lấy dữ liệu từ SAP S/4HANA

Sẵn sàng bắt đầu?

Bắt đầu tối ưu quy trình xử lý hóa đơn ngay hôm nay. Mẫu này là bước đầu tiên giúp bạn cải thiện đáng kể hoạt động vận hành và nâng cao hiệu quả.

Tối ưu quy trình xử lý hóa đơn P2P trên SAP S/4HANA ngay hôm nay

Xác định điểm nghẽn và rút ngắn thời gian xử lý hóa đơn từ 30% trở lên.

Bắt đầu dùng thử miễn phí

Không cần thẻ tín dụng. Thiết lập chỉ trong vài phút.