Mẫu dữ liệu cho quy trình từ đơn hàng đến thu tiền: xử lý đơn bán hàng
Mẫu dữ liệu cho quy trình từ đơn hàng đến thu tiền: xử lý đơn bán hàng
- Các thuộc tính nên thu thập
- Các hoạt động chính cần theo dõi
- Hướng dẫn trích xuất dữ liệu từ Salesforce Sales Cloud
Thuộc tính của quy trình từ đơn hàng đến thu tiền: xử lý đơn bán hàng
| Tên | Mô tả | ||
|---|---|---|---|
| Đơn hàng bán SalesOrderId | Mã định danh duy nhất của từng đơn hàng bán, dùng làm mã trường hợp chính để theo dõi toàn bộ quy trình từ đặt hàng đến thu tiền. | ||
| Mô tả Sales Order ID là mã cốt lõi để phân tích quy trình. Mã này định danh duy nhất từng đơn hàng của khách hàng trong suốt vòng đời xử lý. Nó liên kết mọi hoạt động liên quan, từ tạo đơn và phê duyệt đến giao hàng và thanh toán. Trong process mining, mọi sự kiện gắn với một đơn hàng cụ thể đều được liên kết với mã này. Nhờ đó, bạn có thể dựng lại toàn bộ hành trình của đơn hàng và phân tích chi tiết thời gian xử lý, các biến thể quy trình cũng như điểm nghẽn của từng đơn. Vì sao điều này quan trọng Thuộc tính này cần thiết để nhóm mọi sự kiện liên quan vào cùng một trường hợp, từ đó trực quan hóa và phân tích luồng quy trình đầu cuối của từng đơn hàng bán. Lấy dữ liệu ở đâu Đây là trường 'Id' trên đối tượng Salesforce tiêu chuẩn 'Order'. Ví dụ 8018d000000XwPBAA08018d000000Y1qCAAS8018d000000Z3kDAB1 | |||
| Tên hoạt động ActivityName | Tên của sự kiện kinh doanh hoặc tác vụ cụ thể diễn ra trong vòng đời xử lý đơn hàng bán. | ||
| Mô tả Tên hoạt động mô tả một bước trong quy trình xử lý đơn hàng bán, chẳng hạn như 'Đơn hàng được tạo', 'Hoàn tất kiểm tra tín dụng' hoặc 'Hóa đơn được gửi'. Các hoạt động này tạo nên sơ đồ quy trình và được xác định từ sự kiện hệ thống, thay đổi trạng thái hoặc tác vụ đã hoàn tất. Phân tích các hoạt động này giúp trực quan hóa luồng quy trình, xác định những lộ trình phổ biến (biến thể) và đo tần suất cũng như thời lượng của từng bước. Đây là cơ sở để hiểu quy trình đang thực sự diễn ra như thế nào. Vì sao điều này quan trọng Thuộc tính này xác định các bước trong sơ đồ quy trình. Nếu thiếu thuộc tính này, bạn không thể trực quan hóa luồng quy trình hoặc phân tích cách xử lý đơn hàng bán trên thực tế. Lấy dữ liệu ở đâu Thông tin này thường được suy ra từ các thay đổi trong trường 'Order.Status', việc tạo bản ghi liên quan như Invoice, hoặc các bản ghi 'Task' hay 'Event' đã hoàn tất và liên quan đến Order. Ví dụ Đơn hàng được tạoĐơn hàng được phê duyệtHàng hóa được gửi điĐã nhận thanh toán | |||
| Thời điểm sự kiện EventTime | Ngày và giờ chính xác khi hoạt động diễn ra. | ||
| Mô tả Thời điểm sự kiện, hay dấu thời gian, ghi lại chính xác lúc một hoạt động diễn ra. Dữ liệu này rất quan trọng để sắp xếp sự kiện đúng thứ tự và tính thời lượng giữa các hoạt động, làm nền tảng cho mọi phân tích process mining dựa trên thời gian. Thuộc tính này được dùng để sắp xếp hoạt động trong từng trường hợp, tính thời gian xử lý, xác định thời gian chờ và phân tích hiệu suất quy trình theo từng giai đoạn. Dấu thời gian không chính xác hoặc bị thiếu có thể hạn chế nghiêm trọng giá trị của kết quả phân tích. Vì sao điều này quan trọng Dấu thời gian rất cần thiết để sắp xếp sự kiện theo trình tự thời gian và tính mọi chỉ số hiệu suất, chẳng hạn như thời gian xử lý và điểm nghẽn. Lấy dữ liệu ở đâu Thông tin này tương ứng với các trường như 'CreatedDate' hoặc 'LastModifiedDate' trên đối tượng 'Order' hay các bản ghi liên quan. Với một số sự kiện cụ thể, thông tin có thể lấy từ ngày hoàn tất của bản ghi 'Task'. Ví dụ 2023-10-26T10:00:00Z2023-10-26T14:35:10Z2023-10-27T09:00:00Z | |||
| Hệ thống nguồn SourceSystem | Xác định hệ thống đã trích xuất dữ liệu. | ||
| Mô tả Thuộc tính này cho biết dữ liệu quy trình bắt nguồn từ đâu. Trong phân tích này, giá trị sẽ luôn là 'Salesforce Sales Cloud'. Khi có nhiều hệ thống, trường này rất quan trọng để truy vết nguồn gốc dữ liệu và xử lý sự cố. Ngay cả khi chỉ dùng một hệ thống, trường này vẫn cung cấp thông tin cần thiết về nguồn dữ liệu. Vì sao điều này quan trọng Cho biết dữ liệu bắt nguồn từ đâu. Đây là thông tin quan trọng để quản trị dữ liệu và tích hợp dữ liệu từ nhiều hệ thống nguồn. Lấy dữ liệu ở đâu Đây thường là giá trị cố định được thêm trong quá trình trích xuất dữ liệu để gắn nhãn cho tập dữ liệu. Ví dụ Salesforce Sales Cloud | |||
| Lần cập nhật dữ liệu gần nhất LastDataUpdate | Dấu thời gian cho biết lần gần nhất dữ liệu được trích xuất hoặc làm mới. | ||
| Mô tả Thuộc tính này ghi lại ngày giờ của lần lấy dữ liệu gần nhất từ hệ thống nguồn. Nhờ đó, bạn biết dữ liệu đang phân tích mới đến mức nào. Chuyên viên phân tích dùng thông tin này để biết mình có đang xem dữ liệu quy trình mới nhất hay không và đánh giá mức độ phù hợp của các phát hiện. Đây là phần siêu dữ liệu quan trọng trong mọi dự án process mining. Vì sao điều này quan trọng Cho người dùng biết dữ liệu có mới hay không, để họ hiểu kết quả phân tích phản ánh tình hình gần đây đến mức nào. Lấy dữ liệu ở đâu Đây là dấu thời gian được tạo và thêm trong quá trình trích xuất, chuyển đổi và tải dữ liệu (ETL). Ví dụ 2023-11-01T05:00:00Z | |||
| Ngày giao hàng khách yêu cầu RequestedDeliveryDate | Ngày giao hàng khách hàng yêu cầu cho đơn hàng. | ||
| Mô tả Thuộc tính này lưu ngày khách hàng dự kiến nhận hàng. Đây là mốc quan trọng để đo lường hiệu suất giao hàng và mức độ hài lòng của khách hàng. Ngày này được dùng trực tiếp trong dashboard 'Theo dõi mức độ đáp ứng ngày giao hàng' và KPI 'Tỷ lệ giao hàng đúng hạn'. Hệ thống so sánh ngày này với ngày giao hàng thực tế (dấu thời gian 'Đã giao hàng') để xác định đơn hàng được giao đúng hạn, sớm hay trễ. Vì sao điều này quan trọng Đây là mốc chính để đo lường hiệu suất giao hàng đúng hạn, một chỉ báo quan trọng về mức độ hài lòng của khách hàng và hiệu quả vận hành. Lấy dữ liệu ở đâu Đây thường là trường ngày tùy chỉnh trên đối tượng 'Order'. Tên trường cụ thể có thể khác nhau. Hãy tham khảo tài liệu hoặc schema của Salesforce Sales Cloud. Ví dụ 2023-11-152023-12-012024-01-10 | |||
| Người thực hiện thao tác UserPerformingAction | Tên người dùng hoặc tác nhân hệ thống đã thực hiện hoạt động. | ||
| Mô tả Thuộc tính này xác định người chịu trách nhiệm hoàn tất một bước trong quy trình. Đó có thể là nhân viên bán hàng, chuyên viên phân tích tín dụng hoặc người dùng hệ thống tự động. Phân tích theo người dùng rất quan trọng để hiểu cách phân bổ khối lượng công việc, hiệu suất cá nhân và mức độ tự động hóa. Thuộc tính này giúp trả lời những câu hỏi như 'Ai phải làm lại nhiều việc nhất?' hoặc 'Nhóm nào phê duyệt nhanh hơn?'. Bạn cũng có thể dùng thuộc tính này để phân tích mạng lưới xã hội và xem công việc được bàn giao giữa các cá nhân như thế nào. Vì sao điều này quan trọng Cho phép phân tích hiệu suất theo người dùng, nhóm hoặc vai trò, đồng thời giúp xác định cơ hội tự động hóa hoặc nhu cầu đào tạo. Lấy dữ liệu ở đâu Có thể tìm thông tin này trong các trường như 'LastModifiedById' trên đối tượng 'Order' hoặc 'OwnerId' trên bản ghi 'Task'. Cần kết hợp các ID này với đối tượng 'User' để lấy tên người dùng. Ví dụ Alice SmithBob JohnsonTự động hóa hệ thốngNhóm tín dụng | |||
| Tên tài khoản AccountName | Tên khách hàng hoặc công ty đã đặt đơn hàng. | ||
| Mô tả Tên tài khoản cho biết khách hàng gắn với đơn hàng. Nhờ đó, bạn có thể phân tích quy trình từ góc nhìn khách hàng. Bạn có thể dùng thuộc tính này để lọc quy trình theo từng khách hàng, so sánh hiệu suất giữa các nhóm khách hàng hoặc xác định khách hàng nào thường gặp vấn đề trong quy trình. Đây là thuộc tính quan trọng để liên kết trực tiếp hiệu suất quy trình với trải nghiệm khách hàng. Vì sao điều này quan trọng Liên kết hiệu suất quy trình với từng khách hàng, giúp phân tích và phân nhóm theo khách hàng để tìm ra xu hướng hoặc vấn đề. Lấy dữ liệu ở đâu Đối tượng 'Order' có trường tra cứu 'AccountId'. Cần kết hợp ID này với đối tượng 'Account' để lấy trường 'Account.Name'. Ví dụ Global Tech Inc.Innovate Solutions LLCVenture Dynamics | |||
| Tổng giá trị đơn hàng TotalOrderAmount | Tổng giá trị tiền tệ của đơn hàng. | ||
| Mô tả Thuộc tính này cho biết tổng giá trị tài chính của đơn hàng của khách hàng. Đây là chỉ số quan trọng để hiểu hiệu quả hoặc sự kém hiệu quả của quy trình ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh ra sao. Khi phân tích, bạn có thể dùng tổng giá trị đơn hàng để phân nhóm các trường hợp. Chẳng hạn, bạn có thể xem đơn hàng giá trị cao có được xử lý khác hoặc bị chậm nhiều hơn đơn hàng giá trị thấp hay không. Chỉ số này cũng là cơ sở để tính KPI tài chính và hiểu giá trị luân chuyển qua quy trình. Vì sao điều này quan trọng Hỗ trợ phân tích tài chính của quy trình, giúp phân nhóm đơn hàng theo giá trị và định lượng tác động bằng tiền của việc chậm trễ hoặc làm lại. Lấy dữ liệu ở đâu Đây là trường 'TotalAmount' trên đối tượng 'Order' tiêu chuẩn của Salesforce. Ví dụ 5400.50125000.00950.75 | |||
| Tổng thời gian xử lý CycleTime | Tổng thời gian từ khi tạo đơn hàng đến khi đơn hàng được đóng. | ||
| Mô tả Tổng thời gian xử lý là chỉ số hiệu suất quan trọng, đo thời lượng từ đầu đến cuối của quy trình xử lý đơn hàng. Chỉ số này được tính bằng khoảng thời gian giữa sự kiện đầu tiên, chẳng hạn như 'Đã tạo đơn hàng', và sự kiện cuối cùng, chẳng hạn như 'Đã đóng đơn hàng'. Đây là chỉ số trọng tâm của dashboard 'Tổng thời gian xử lý đơn hàng từ đầu đến cuối'. Phân tích thời gian xử lý giúp xác định điểm kém hiệu quả trong toàn quy trình và đo lường tác động của các sáng kiến cải tiến. Bạn có thể phân tích nguyên nhân khiến thời gian xử lý khác nhau bằng cách chia dữ liệu theo các thuộc tính như quốc gia hoặc nhóm sản phẩm. Vì sao điều này quan trọng Đây là KPI cơ bản để đo hiệu quả chung của quy trình và xác định các đơn hàng xử lý lâu, có thể là dấu hiệu của vấn đề mang tính hệ thống. Lấy dữ liệu ở đâu Được tính trong quá trình chuyển đổi dữ liệu bằng cách lấy dấu thời gian của sự kiện cuối cùng trừ dấu thời gian của sự kiện đầu tiên cho từng 'SalesOrderId'. Ví dụ 10 ngày 4 giờ25 ngày 11 giờ5 ngày 2 giờ | |||
| Trạng thái đơn hàng OrderStatus | Trạng thái của đơn hàng bán tại thời điểm sự kiện diễn ra. | ||
| Mô tả Thuộc tính này ghi lại trạng thái của đơn hàng bán, chẳng hạn như 'Draft', 'Activated', 'Shipped' hoặc 'Closed'. Thay đổi trạng thái thường là nguồn để tạo hoạt động trong nhật ký quy trình. Phân tích trạng thái đơn hàng giúp bổ sung bối cảnh cho từng sự kiện và rất quan trọng để theo dõi tiến độ xử lý đơn hàng. Thuộc tính này giúp bạn hiểu kết quả của từng trường hợp, chẳng hạn như phân biệt đơn hàng bị 'Cancelled' với đơn hàng đã được 'Closed' thành công. Vì sao điều này quan trọng Cung cấp bối cảnh quan trọng cho từng sự kiện và thường là cơ sở để xác định hoạt động. Thuộc tính này cũng rất cần thiết khi phân tích kết quả của trường hợp, chẳng hạn như đơn hàng bị hủy. Lấy dữ liệu ở đâu Đây là trường danh sách chọn 'Status' trên đối tượng Salesforce tiêu chuẩn 'Order'. Ví dụ Bản nhápĐã kích hoạtĐã gửi điĐã đóngĐã hủy | |||
| Có làm lại IsRework | Cờ cho biết đơn hàng có phải làm lại hay không, chẳng hạn như lặp lại một hoạt động hoặc quay lại bước trước trong quy trình. | ||
| Mô tả Thuộc tính được tính toán này xác định các trường hợp không đi theo luồng tiến triển tuyến tính. Việc làm lại xảy ra khi một hoạt động được lặp lại hoặc quy trình quay về bước trước, thường do lỗi, thiếu thông tin hoặc yêu cầu phê duyệt bị từ chối. Cờ này được dùng để tính KPI 'Tỷ lệ làm lại đơn hàng' và cung cấp dữ liệu cho dashboard 'Tỷ lệ làm lại và lỗi đơn hàng'. Cờ giúp định lượng tần suất và ảnh hưởng của những điểm kém hiệu quả, qua đó chỉ ra nơi cần kiểm soát chất lượng tốt hơn hoặc làm rõ quy trình. Vì sao điều này quan trọng Định lượng điểm kém hiệu quả của quy trình bằng cách đánh dấu các đơn hàng cần thêm công việc ngoài dự kiến, vốn ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí và thời gian xử lý. Lấy dữ liệu ở đâu Được tính bằng phần mềm process mining hoặc trong quá trình chuyển đổi dữ liệu, bằng cách phát hiện tên hoạt động lặp lại hoặc luồng quy trình quay ngược trong từng trường hợp. Ví dụ truefalse | |||
| Có tự động hóa IsAutomated | Cờ cho biết hoạt động do hệ thống hay người dùng thực hiện. | ||
| Mô tả Thuộc tính dạng boolean này phân biệt sự kiện do hệ thống tự động kích hoạt, chẳng hạn như cập nhật trạng thái tự động, với sự kiện do người dùng thực hiện thủ công. Đây là thông tin quan trọng để hiểu mức độ tự động hóa của quy trình. Phân tích thuộc tính này giúp định lượng ảnh hưởng của tự động hóa đến hiệu suất và tính nhất quán. Bạn có thể so sánh luồng tự động với luồng thủ công, đồng thời tìm cơ hội tự động hóa thêm để giảm công việc thủ công và nguy cơ sai sót. Vì sao điều này quan trọng Giúp phân biệt hành động của hệ thống với hành động của người dùng, rất cần thiết khi phân tích tự động hóa và tìm cơ hội giảm việc thủ công. Lấy dữ liệu ở đâu Được tạo trong quá trình chuyển đổi dữ liệu bằng cách kiểm tra xem 'UserPerformingAction' có phải là người dùng hệ thống được chỉ định hay không, hoặc áp dụng quy tắc dựa trên loại hoạt động. Ví dụ truefalse | |||
| Giao hàng đúng hạn IsOnTimeDelivery | Cờ cho biết hàng được giao vào hoặc trước ngày khách hàng yêu cầu. | ||
| Mô tả Thuộc tính dạng boolean này đo trực tiếp hiệu suất giao hàng so với kỳ vọng của khách hàng. Thuộc tính được tính bằng cách so sánh dấu thời gian của hoạt động 'Đã giao hàng' với 'RequestedDeliveryDate'. Đây là phép tính cốt lõi của KPI 'Tỷ lệ giao hàng đúng hạn'. Phân tích cờ này giúp doanh nghiệp hiểu mức độ đáng tin cậy và khả năng đáp ứng cam kết, yếu tố ảnh hưởng lớn đến sự hài lòng của khách hàng. Khi kết hợp với các thuộc tính khác, cờ có thể cho thấy một số phương thức vận chuyển hoặc khu vực có tỷ lệ giao đúng hạn thấp hơn. Vì sao điều này quan trọng Cung cấp thước đo rõ ràng, có hoặc không, về mức độ đáp ứng cam kết với khách hàng và hỗ trợ trực tiếp KPI Tỷ lệ giao hàng đúng hạn. Lấy dữ liệu ở đâu Được tính trong quá trình chuyển đổi dữ liệu theo logic: IF ('Goods Delivered' EventTime <= 'RequestedDeliveryDate') THEN true ELSE false. Ví dụ truefalse | |||
| ID hóa đơn InvoiceId | Mã định danh duy nhất của hóa đơn gắn với đơn hàng. | ||
| Mô tả ID hóa đơn liên kết đơn hàng với hóa đơn tài chính tương ứng. Việc tạo và gửi hóa đơn là những mốc quan trọng ở nửa sau của quy trình từ đặt hàng đến thu tiền. Thuộc tính này rất cần thiết để theo dõi quy trình từ lúc hoàn tất đơn hàng đến khi nhận thanh toán. Thuộc tính giúp đo chính xác các hoạt động 'Đã tạo hóa đơn' và 'Đã gửi hóa đơn cho khách hàng', từ đó tính 'Thời gian thu tiền'. Vì sao điều này quan trọng Liên kết đơn hàng với quy trình con lập hóa đơn, giúp theo dõi chính xác các hoạt động tài chính và thời gian của chu kỳ thanh toán. Lấy dữ liệu ở đâu Đây thường là trường tra cứu tùy chỉnh trên đối tượng 'Order', trỏ đến đối tượng 'Invoice' tiêu chuẩn hoặc tùy chỉnh. Cách triển khai cụ thể có thể khác nhau. Ví dụ INV-001234INV-001235INV-001236 | |||
| Kênh bán hàng SalesChannel | Kênh khách hàng dùng để đặt đơn hàng, chẳng hạn như 'Web', 'Bán hàng trực tiếp' hoặc 'Đối tác'. | ||
| Mô tả Thuộc tính kênh bán hàng phân loại đơn hàng theo nguồn phát sinh. Nhờ đó, bạn có thể so sánh hiệu suất quy trình giữa các kênh. Thuộc tính này rất cần thiết cho dashboard 'So sánh hiệu suất kênh bán hàng'. Khi lọc hoặc so sánh theo kênh, doanh nghiệp có thể xác định kênh nào hoạt động hiệu quả nhất, kênh nào phát sinh nhiều việc làm lại nhất và quy trình ở đâu cần được chuẩn hóa để cải thiện hiệu suất. Vì sao điều này quan trọng Giúp so sánh hiệu suất giữa các kênh kinh doanh, từ đó xác định cách làm hiệu quả và những điểm cần hài hòa quy trình. Lấy dữ liệu ở đâu Đây thường là trường danh sách chọn tùy chỉnh trên đối tượng 'Order' hoặc 'Opportunity'. Hãy tham khảo tài liệu hoặc schema của Salesforce Sales Cloud. Ví dụ Bán hàng trực tiếpCổng thông tin webMạng lưới đối tácBán hàng nội bộ | |||
| Người phụ trách đơn hàng OrderOwner | Người dùng chịu trách nhiệm chính trong việc quản lý đơn hàng. | ||
| Mô tả Người phụ trách đơn hàng là nhân viên bán hàng hoặc quản lý tài khoản chịu trách nhiệm chính về đơn hàng. Vai trò này khác với người thực hiện một hành động cụ thể, vì người phụ trách chịu trách nhiệm về toàn bộ tiến trình của trường hợp. Phân tích theo người phụ trách giúp đánh giá khối lượng công việc và hiệu suất quản lý danh mục đơn hàng của từng cá nhân hoặc nhóm. Bạn có thể nhận biết người phụ trách nào thường có đơn hàng bị đình trệ hoặc cần làm lại, từ đó xác định cơ hội hướng dẫn và hỗ trợ. Vì sao điều này quan trọng Xác định người chịu trách nhiệm về kết quả của đơn hàng, giúp phân tích khối lượng công việc và hiệu suất theo từng người phụ trách. Lấy dữ liệu ở đâu Đây là trường 'OwnerId' trên đối tượng 'Order'. Bạn có thể kết hợp ID này với đối tượng 'User' để lấy tên người phụ trách. Ví dụ Jane DoeJohn SmithNhóm bán hàng miền Đông | |||
| Nhóm sản phẩm ProductFamily | Danh mục hoặc nhóm sản phẩm có trong đơn hàng. | ||
| Mô tả Nhóm sản phẩm phân loại tổng quan các mặt hàng trong đơn hàng. Nhờ đó, bạn có thể phân tích quy trình theo loại sản phẩm được bán. Bạn có thể dùng thuộc tính này để phân nhóm quy trình và xác định liệu một số nhóm sản phẩm có luồng xử lý khác, thời gian xử lý dài hơn hoặc tỷ lệ làm lại cao hơn hay không. Ví dụ, sản phẩm phức tạp có thể tùy chỉnh thường cần quy trình phê duyệt và hoàn tất đơn hàng nhiều bước hơn so với sản phẩm tiêu chuẩn bán sẵn. Vì sao điều này quan trọng Cho phép phân tích quy trình theo danh mục sản phẩm, giúp phát hiện loại sản phẩm nào làm thay đổi hiệu quả quy trình. Lấy dữ liệu ở đâu Lấy từ đối tượng 'Product2', được liên kết với 'Order' qua đối tượng trung gian 'OrderItem'. Cần kết hợp Order -> OrderItem -> PricebookEntry -> Product2. Ví dụ Phần cứngGiấy phép phần mềmDịch vụ chuyên mônHợp đồng hỗ trợ | |||
| Phương thức vận chuyển ShippingMethod | Phương thức được chọn để vận chuyển hàng, chẳng hạn như 'Đường bộ tiêu chuẩn', 'Chuyển phát nhanh' hoặc 'Quốc tế'. | ||
| Mô tả Thuộc tính này cho biết cấp độ dịch vụ logistics được chọn để giao đơn hàng. Lựa chọn này ảnh hưởng trực tiếp đến thời gian và chi phí giao hàng. Trong phần 'Phân tích hiệu quả phương thức vận chuyển', thuộc tính này được dùng để so sánh hiệu suất của các lựa chọn vận chuyển. Nhờ đó, bạn có thể xác định dịch vụ chuyển phát nhanh có đáp ứng cam kết thời gian hay không và từng phương thức ảnh hưởng thế nào đến khoảng thời gian từ 'Đã gửi hàng' đến 'Đã giao hàng'. Vì sao điều này quan trọng Hỗ trợ phân tích hiệu suất logistics, giúp đánh giá chi phí và hiệu quả của các lựa chọn vận chuyển. Lấy dữ liệu ở đâu Đây có thể là trường tùy chỉnh trên đối tượng 'Order' hoặc trên đối tượng tùy chỉnh liên quan 'Shipment'. Hãy tham khảo tài liệu hoặc schema của Salesforce Sales Cloud. Ví dụ Đường bộ tiêu chuẩnChuyển phát nhanh trong 2 ngàyChuyển phát bằng đường hàng không qua đêmChuyển phát quốc tế ưu tiên | |||
| Quốc gia giao hàng ShippingCountry | Quốc gia đích của lô hàng trong đơn hàng. | ||
| Mô tả Thuộc tính này cho biết quốc gia nhận hàng. Đây là chiều phân tích quan trọng về địa lý trong quy trình từ đặt hàng đến thu tiền. Phân tích theo quốc gia giao hàng có thể cho thấy khác biệt về hiệu suất quy trình giữa các khu vực, chẳng hạn như đơn hàng quốc tế mất nhiều thời gian giao hơn hoặc chu kỳ thu tiền khác nhau. Bạn có thể phân nhóm quy trình để hiểu và xử lý các thách thức riêng của từng khu vực. Vì sao điều này quan trọng Cho phép phân nhóm quy trình theo khu vực địa lý, giúp phát hiện khác biệt về hiệu suất, vấn đề tuân thủ hoặc thách thức logistics giữa các khu vực. Lấy dữ liệu ở đâu Đây là trường 'ShippingCountry' trên đối tượng 'Order' tiêu chuẩn của Salesforce. Ví dụ USAĐứcNhật BảnBrazil | |||
| Thời điểm kết thúc sự kiện EventEndTime | Ngày và giờ chính xác khi hoạt động hoàn tất. | ||
| Mô tả Thời điểm kết thúc sự kiện đánh dấu lúc một hoạt động hoàn tất. Nhiều công cụ process mining suy ra thời điểm này từ thời gian bắt đầu của hoạt động tiếp theo. Tuy nhiên, ghi nhận trực tiếp thời điểm kết thúc có thể giúp tính thời lượng hoạt động chính xác hơn, nhất là với các tác vụ kéo dài. Thuộc tính này được dùng để tính chính xác thời gian xử lý của một hoạt động. Thuộc tính đặc biệt hữu ích khi phân tích các tác vụ kéo dài đáng kể, chẳng hạn như 'Hoàn tất kiểm tra tín dụng' hoặc 'Hàng tồn kho được phân bổ'. Nhờ đó, bạn có thể tách thời gian xử lý thực tế khỏi thời gian chờ. Vì sao điều này quan trọng Thuộc tính này giúp tính chính xác thời gian xử lý của từng hoạt động, rất cần thiết để xác định điểm nghẽn và các bước tiêu tốn nhiều tài nguyên. Lấy dữ liệu ở đâu Có thể lấy thông tin này từ 'StartTime' của sự kiện tiếp theo trong chuỗi của một trường hợp. Với một số hoạt động, thông tin có thể nằm trong một trường cụ thể như 'Task.CompletedDateTime'. Ví dụ 2023-10-26T10:05:12Z2023-10-26T15:00:00Z2023-10-27T11:20:30Z | |||
| Thời gian thu tiền PaymentCollectionDuration | Thời gian từ lúc gửi hóa đơn cho khách hàng đến khi nhận được thanh toán. | ||
| Mô tả Chỉ số được tính toán này đo hiệu quả của giai đoạn cuối cùng nhưng rất quan trọng trong chu kỳ từ đặt hàng đến thu tiền: thu tiền từ khách hàng. Chỉ số là khoảng thời gian giữa hoạt động 'Đã gửi hóa đơn cho khách hàng' và 'Đã nhận thanh toán'. Thuộc tính này hỗ trợ trực tiếp dashboard 'Thời gian thu tiền' và KPI 'Thời gian nhận thanh toán'. Phân tích thời lượng này giúp bộ phận tài chính xác định điểm nghẽn trong khâu thu nợ, đánh giá hiệu quả của điều khoản thanh toán và tìm cơ hội đẩy nhanh dòng tiền. Vì sao điều này quan trọng Đo hiệu quả của quy trình quản lý khoản phải thu, yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền của công ty. Lấy dữ liệu ở đâu Được tính trong quá trình chuyển đổi dữ liệu bằng cách lấy dấu thời gian của sự kiện 'Đã gửi hóa đơn cho khách hàng' trừ khỏi dấu thời gian của sự kiện 'Đã nhận thanh toán' trong từng trường hợp. Ví dụ 30 ngày15 ngày 8 giờ45 ngày | |||
| Trạng thái kiểm tra tín dụng CreditCheckStatus | Kết quả kiểm tra tín dụng của đơn hàng. | ||
| Mô tả Thuộc tính này cho biết kết quả đánh giá tín dụng của khách hàng. Đây thường là bước quyết định quan trọng trong quy trình xử lý đơn hàng. Các giá trị thường gặp gồm 'Đã duyệt', 'Bị từ chối' hoặc 'Đang chờ'. Thuộc tính này rất cần thiết cho dashboard 'Phân tích điểm nghẽn trong kiểm tra tín dụng'. Bằng cách theo dõi thời điểm đơn hàng bắt đầu và kết thúc bước kiểm tra tín dụng cùng trạng thái cuối cùng, doanh nghiệp có thể đo thời lượng và kết quả của bước này, đồng thời xác định liệu đây có phải nguồn gây chậm trễ hay không. Vì sao điều này quan trọng Hỗ trợ trực tiếp việc phân tích bước kiểm tra tín dụng, giúp đo thời lượng, tỷ lệ thành công và ảnh hưởng của bước này đến tổng thời gian xử lý. Lấy dữ liệu ở đâu Đây có thể là trường tùy chỉnh trên đối tượng 'Order' hoặc 'Account'. Hãy tham khảo tài liệu hoặc schema của Salesforce Sales Cloud. Ví dụ Đã duyệtBị từ chốiChờ xét duyệtKhông bắt buộc | |||
Hoạt động trong quy trình từ đơn hàng đến thu tiền: xử lý đơn bán hàng
| Hoạt động | Mô tả | ||
|---|---|---|---|
| Đã nhận thanh toán | Đánh dấu việc xác nhận đã nhận và đối soát khoản thanh toán của khách hàng. Thông tin này thường được cập nhật từ hệ thống tài chính vào Salesforce qua thay đổi trạng thái. | ||
| Vì sao điều này quan trọng Đây là bước cuối cùng để thu tiền từ giao dịch bán hàng. Phân tích khoảng thời gian từ lúc 'Invoice Sent' đến thời điểm này rất quan trọng để quản lý dòng tiền và số ngày phải thu bình quân (DSO). Lấy dữ liệu ở đâu Suy ra khi trạng thái trên đối tượng 'Invoice' đổi thành 'Paid' hoặc 'Closed'. Thay đổi này được cập nhật qua tích hợp với hệ thống kế toán hoặc xử lý thanh toán. Thu thập Theo dõi thay đổi trạng thái trên đối tượng 'Invoice' qua tích hợp với hệ thống tài chính bên ngoài. Loại sự kiện inferred | |||
| Đơn hàng được đóng | Đánh dấu đơn hàng bán đã hoàn tất thành công và được đóng trong hệ thống. Sự kiện này được suy ra từ cập nhật trạng thái cuối cùng của đơn hàng, cho biết không cần thực hiện thêm thao tác nào. | ||
| Vì sao điều này quan trọng Đây là sự kiện kết thúc của luồng xử lý thông thường. Đo tổng thời gian đến hoạt động này giúp tính KPI 'Average Order to Close Time'. Lấy dữ liệu ở đâu Suy ra khi trường 'Status' của đối tượng 'Order' đổi thành giá trị cuối cùng như 'Closed', 'Completed' hoặc 'Fulfilled'. Bạn có thể tìm dấu thời gian trong lịch sử trường. Thu thập Theo dõi lịch sử trường của đối tượng 'Order' để tìm thay đổi sang trạng thái cuối cùng, cho biết đơn hàng đã hoàn tất. Loại sự kiện inferred | |||
| Đơn hàng được kích hoạt | Sự kiện tiêu chuẩn của Salesforce cho biết đơn hàng đã được hoàn tất và có thể chuyển sang khâu giao hàng, lập hóa đơn. Khi được kích hoạt, đơn hàng sẽ bị khóa và không thể chỉnh sửa phần lớn thông tin. Sự kiện này được ghi nhận qua một thay đổi trạng thái cụ thể. | ||
| Vì sao điều này quan trọng Kích hoạt là cột mốc quan trọng, không thể đảo ngược, xác nhận đơn hàng hợp lệ. Đây là bước bàn giao chính thức từ bộ phận bán hàng sang vận hành và là yếu tố cốt lõi để theo dõi thời gian xử lý đơn hàng. Lấy dữ liệu ở đâu Suy ra khi trường tiêu chuẩn 'Status' trên đối tượng 'Order' đổi thành 'Activated'. Dấu thời gian được ghi lại trong lịch sử trường của 'Order'. Thu thập Theo dõi lịch sử trường của đối tượng 'Order' để tìm thay đổi trạng thái thành 'Activated'. Loại sự kiện inferred | |||
| Đơn hàng được tạo | Đánh dấu thời điểm bản ghi đơn hàng bán được tạo lần đầu trong hệ thống. Sự kiện này được ghi nhận khi một đối tượng 'Order' mới được lưu lần đầu trong Salesforce. | ||
| Vì sao điều này quan trọng Đây là sự kiện bắt đầu chính của quy trình Order to Cash. Phân tích thời gian từ thời điểm này đến các hoạt động tiếp theo là điều cần thiết để hiểu tổng thời gian xử lý. Lấy dữ liệu ở đâu Sự kiện tạo đối tượng 'Order'. Dấu thời gian là giá trị trong trường tiêu chuẩn 'CreatedDate' của bản ghi Order. Thu thập Lấy trực tiếp từ dấu thời gian 'CreatedDate' của đối tượng 'Order'. Loại sự kiện explicit | |||
| Hàng hóa được giao | Cho biết lô hàng đã đến tay khách hàng. Thông tin này được lấy từ hệ thống của đơn vị vận chuyển rồi cập nhật về Salesforce. | ||
| Vì sao điều này quan trọng Sự kiện này cần thiết để tính KPI 'On-Time Delivery Rate' và đo thời gian xử lý thực tế từ góc nhìn khách hàng. Sự kiện xác nhận quy trình giao hàng đã hoàn tất. Lấy dữ liệu ở đâu Suy ra khi trường 'Delivery Date' trên đối tượng 'Order' hoặc 'Shipment' tùy chỉnh được điền. Dữ liệu này thường được cung cấp qua tích hợp với đơn vị cung cấp dịch vụ hậu cần vận chuyển. Thu thập Dùng dấu thời gian khi trường ngày giao hàng được điền. Loại sự kiện inferred | |||
| Hàng hóa được gửi đi | Đánh dấu thời điểm đơn hàng được xuất khỏi kho để giao cho khách hàng. Sự kiện này hầu như luôn được ghi nhận khi hệ thống vận chuyển hoặc ERP bên ngoài cập nhật dữ liệu vào Salesforce. | ||
| Vì sao điều này quan trọng Đây là cột mốc quan trọng để đo 'On-Time Shipping Rate' và hiệu quả giao hàng nói chung. Sự kiện này đánh dấu thời điểm bắt đầu giai đoạn giao hàng trong hành trình khách hàng. Lấy dữ liệu ở đâu Suy ra khi trường 'Shipped Date' hoặc 'Tracking Number' trên đối tượng 'Order' hay đối tượng tùy chỉnh 'Shipment' liên quan được điền. Dữ liệu này đến từ hệ thống giao hàng. Thu thập Dùng dấu thời gian khi trường ngày gửi hàng hoặc mã theo dõi được điền lần đầu. Loại sự kiện inferred | |||
| Hóa đơn được tạo | Đánh dấu thời điểm lập hóa đơn tài chính cho đơn hàng bán. Sự kiện này có thể được ghi nhận khi tạo đối tượng 'Invoice' liên quan, bằng Salesforce Billing hoặc qua một tích hợp. | ||
| Vì sao điều này quan trọng Cột mốc này đánh dấu thời điểm bắt đầu khâu thu tiền. Khoảng thời gian từ lúc giao hàng đến khi lập hóa đơn có thể cho thấy điểm nghẽn hành chính ảnh hưởng đến dòng tiền. Lấy dữ liệu ở đâu Suy ra từ ngày tạo đối tượng 'Invoice' (tiêu chuẩn hoặc tùy chỉnh) được liên kết với đối tượng 'Order'. Thu thập Dùng trường 'CreatedDate' của bản ghi Invoice liên quan. Loại sự kiện inferred | |||
| Đơn hàng bị hủy | Cho biết đơn hàng đã bị hủy trước khi hoàn tất giao hàng. Sự kiện này được ghi nhận qua thay đổi trạng thái kết thúc trên bản ghi đơn hàng. | ||
| Vì sao điều này quan trọng Đây là trường hợp ngoại lệ và sự kiện kết thúc quan trọng. Phân tích lý do và thời điểm đơn hàng bị hủy có thể cho thấy vấn đề trong quy trình bán hàng, khả năng cung ứng sản phẩm hoặc tín dụng khách hàng. Lấy dữ liệu ở đâu Suy ra khi trường 'Status' của đối tượng 'Order' đổi thành 'Cancelled'. Bạn có thể tìm dấu thời gian trong lịch sử trường 'Status'. Thu thập Theo dõi lịch sử trường của đối tượng 'Order' để tìm thay đổi sang trạng thái 'Cancelled'. Loại sự kiện inferred | |||
| Đơn hàng được chuyển sang khâu giao hàng | Đánh dấu thời điểm đơn hàng đã kích hoạt được bàn giao cho kho hoặc hệ thống giao hàng để lấy hàng và đóng gói. Sự kiện này thường được ghi nhận qua thay đổi trạng thái đơn hàng do một tích hợp kích hoạt. | ||
| Vì sao điều này quan trọng Sự kiện này phân tách phần thương mại và phần hậu cần của quy trình. Theo dõi thời gian từ lúc kích hoạt đến thời điểm này giúp phân biệt chậm trễ hành chính với chậm trễ tại kho. Lấy dữ liệu ở đâu Suy ra khi trạng thái 'Order' đổi thành giá trị như 'Sent to Fulfillment' hoặc 'Awaiting Shipment'. Thay đổi này thường được kích hoạt qua tích hợp với ERP/WMS. Thu thập Theo dõi trường 'Status' trên đối tượng 'Order' để tìm các giá trị cho biết đơn hàng đã được bàn giao sang khâu giao hàng. Loại sự kiện inferred | |||
| Đơn hàng được gửi phê duyệt | Đánh dấu thời điểm đơn hàng nháp được gửi vào quy trình phê duyệt chính thức. Sự kiện này thường được suy ra từ thay đổi trạng thái đơn hàng hoặc từ bản ghi trong lịch sử quy trình phê duyệt của Salesforce. | ||
| Vì sao điều này quan trọng Theo dõi thời điểm gửi phê duyệt giúp đo thời gian đơn hàng chờ duyệt và đánh giá hiệu quả của quy trình xét duyệt. Dữ liệu này cũng làm lộ các điểm nghẽn trước khi phê duyệt. Lấy dữ liệu ở đâu Suy ra từ thay đổi trạng thái của đối tượng 'Order' (ví dụ: từ 'Draft' sang 'Submitted for Approval') hoặc theo dõi ngày gửi trong đối tượng 'ProcessInstance' liên kết với đơn hàng. Thu thập Theo dõi thay đổi trường trạng thái hoặc truy vấn đối tượng 'ProcessInstance'. Loại sự kiện inferred | |||
| Đơn hàng được phê duyệt | Cho biết đơn hàng bán đã được tất cả các bên cần thiết chính thức phê duyệt và có thể chuyển sang giai đoạn tiếp theo. Sự kiện này được ghi nhận qua bước phê duyệt cuối cùng trong quy trình làm việc hoặc qua cập nhật trạng thái tương ứng. | ||
| Vì sao điều này quan trọng Đây là cột mốc quan trọng để bắt đầu quy trình giao hàng. Chậm phê duyệt có thể kéo dài đáng kể tổng thời gian của quy trình từ đặt hàng đến thu tiền. Lấy dữ liệu ở đâu Suy ra khi trường trạng thái trên đối tượng 'Order' đổi thành giá trị như 'Approved'. Bạn cũng có thể xác định thời điểm này từ ngày hoàn tất của bản ghi 'ProcessInstance' liên quan. Thu thập Theo dõi trường 'Status' trên đối tượng 'Order' hoặc thời điểm hoàn tất trong lịch sử quy trình phê duyệt. Loại sự kiện inferred | |||
| Hàng tồn kho được phân bổ | Cho biết sản phẩm trong đơn hàng đã được giữ trong hệ thống quản lý tồn kho. Sự kiện này thường bắt nguồn từ ERP hoặc hệ thống quản lý tồn kho bên ngoài, sau đó cập nhật về Salesforce và được ghi nhận qua thay đổi trường dữ liệu. | ||
| Vì sao điều này quan trọng Hoạt động này rất quan trọng khi phân tích KPI 'Inventory Allocation Lead Time'. Chậm trễ ở đây ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng giao đơn hàng đúng hạn. Lấy dữ liệu ở đâu Cần phân tích hệ thống. Sự kiện này thường được suy ra từ cập nhật trạng thái trên đối tượng 'Order' hoặc 'OrderItem', hoặc từ lúc trường tùy chỉnh 'Allocation_Date__c' được điền thông qua tích hợp. Thu thập Theo dõi thay đổi trạng thái hoặc trường ngày trên đối tượng Order hay OrderItem được cập nhật qua tích hợp ERP. Loại sự kiện inferred | |||
| Hóa đơn được gửi cho khách hàng | Cho biết hóa đơn đã được gửi cho khách hàng để thanh toán. Sự kiện này thường được ghi nhận qua thay đổi trạng thái trên bản ghi hóa đơn. | ||
| Vì sao điều này quan trọng Đây là sự kiện bắt đầu tính KPI 'Payment Realization Time'. Mọi chậm trễ từ lúc tạo hóa đơn đến khi gửi đi đều làm lùi thời điểm bắt đầu kỳ hạn thanh toán. Lấy dữ liệu ở đâu Suy ra khi trạng thái trên đối tượng 'Invoice' đổi thành 'Sent' hoặc giá trị tương tự. Bạn cũng có thể dùng mục nhật ký hoạt động ghi nhận email đã gửi. Thu thập Theo dõi trường 'Status' trên đối tượng 'Invoice' liên quan hoặc tìm hoạt động trong nhật ký email. Loại sự kiện inferred | |||
| Hoàn tất kiểm tra tín dụng | Đánh dấu việc hoàn tất kiểm tra khả năng thanh toán của khách hàng gắn với đơn hàng. Sự kiện này thường được suy ra khi một trường tùy chỉnh, chẳng hạn 'Credit Check Status', được cập nhật thành 'Passed' hoặc 'Completed'. | ||
| Vì sao điều này quan trọng Hoạt động này thường gây chậm trễ đáng kể. Đo thời lượng xử lý và thời gian chờ là điều cần thiết để xử lý điểm nghẽn trên bảng điều khiển 'Credit Check Bottleneck Analysis' và cải thiện dòng tiền. Lấy dữ liệu ở đâu Suy ra từ dấu thời gian hoặc thay đổi trạng thái trong trường tùy chỉnh trên đối tượng 'Order' hoặc 'Account' liên quan, chẳng hạn 'Credit_Check_Date__c' hoặc 'Credit_Status__c'. Thu thập Theo dõi cập nhật các trường tùy chỉnh cho biết việc kiểm tra tín dụng đã hoàn tất. Loại sự kiện inferred | |||
Hướng dẫn trích xuất dữ liệu
Các bước
- Điều kiện tiên quyết: Cấu hình Field History Tracking: Trước khi tạo báo cáo, quản trị viên Salesforce cần đảm bảo Field History Tracking đã được bật cho đối tượng Order. Cụ thể, hãy theo dõi trường Status và mọi trường tùy chỉnh dùng để đánh dấu sự kiện, chẳng hạn Credit_Check_Status__c hoặc Fulfillment_Status__c. Thực hiện việc này trong Setup > Object Manager > Order > Fields & Relationships > Set History Tracking.
- Tạo loại báo cáo tùy chỉnh: Để xem dữ liệu thay đổi trường cùng với thông tin đơn hàng, hãy tạo loại báo cáo tùy chỉnh. Vào Setup > Report Types. Tạo loại báo cáo mới, chọn Orders làm đối tượng chính, rồi thêm Order History làm đối tượng phụ. Đặt quan hệ thành "'A' records may or may not have related 'B' records." Nhờ vậy, báo cáo vẫn bao gồm mọi đơn hàng, kể cả những đơn chưa có lịch sử. Lưu loại báo cáo với tên "Orders with History".
- Tạo báo cáo 'Events' chính: Mở tab Reports rồi nhấp New Report. Chọn loại báo cáo "Orders with History". Báo cáo này ghi nhận mọi hoạt động phát sinh từ thay đổi trường.
- Cấu hình các cột trong báo cáo Events: Thêm các cột sau: Order: Order Number (cho SalesOrderId), Edit Date (cho EventTime), User (cho UserPerformingAction), Field/Event (trường đã thay đổi), Original Value và New Value. Thêm các cột khác từ đối tượng Order cha, như Order: Total Amount, Account: Account Name và Order: Company Authorized By Date (dùng thay cho RequestedDeliveryDate nếu phù hợp).
- Lọc báo cáo Events: Đặt bộ lọc Show Me thành All orders và Date Field thành Created Date với khoảng thời gian mong muốn, chẳng hạn 3 tháng gần nhất. Thêm bộ lọc cho cột Field/Event để chỉ lấy các thay đổi trường tương ứng với hoạt động cần theo dõi, chẳng hạn Status hoặc Credit_Check_Status__c.
- Tạo báo cáo 'Order Created': Tạo báo cáo thứ hai đơn giản hơn bằng loại báo cáo Orders tiêu chuẩn. Báo cáo này chỉ ghi nhận sự kiện tạo đơn hàng. Thêm các cột Order Number, Created Date, Created By, Status, Total Amount và Account Name. Lọc theo Created Date trong khoảng thời gian mong muốn.
- Xuất cả hai báo cáo: Chạy cả hai báo cáo, rồi chọn Export. Chọn định dạng Details Only và Comma Delimited .csv.
- Kết hợp và chuyển đổi dữ liệu: Mở các tệp CSV đã xuất bằng bảng tính như Microsoft Excel hoặc dùng ngôn ngữ lập trình như Python.
- Với báo cáo 'Events', tạo cột ActivityName. Dùng công thức hoặc tập lệnh để ánh xạ dữ liệu thay đổi trường sang tên hoạt động mong muốn. Ví dụ, nếu Field/Event là 'Status' và New Value là 'Activated', đặt ActivityName thành 'Order Activated'.
- Với báo cáo 'Order Created', thêm cột ActivityName và đặt giá trị thành 'Order Created' cho mọi hàng. Đổi tên các cột để khớp với cấu trúc nhật ký sự kiện, chẳng hạn Order Number thành SalesOrderId và Created Date thành EventTime.
- Gộp thành một nhật ký sự kiện: Nối các hàng từ dữ liệu 'Order Created' đã chuyển đổi vào dữ liệu 'Events' đã chuyển đổi. Như vậy, bạn sẽ có một danh sách thống nhất gồm mọi hoạt động.
- Hoàn tất để tải lên: Thêm các cột bắt buộc còn lại: SourceSystem (điền giá trị cố định 'Salesforce Sales Cloud') và LastDataUpdate (điền dấu thời gian hiện tại). Kiểm tra tiêu đề cột và định dạng dữ liệu trước khi lưu tệp cuối cùng dưới dạng CSV để tải lên.
Cấu hình
- Loại báo cáo: Cần có loại báo cáo tùy chỉnh liên kết Orders với Order History để ghi lại các thay đổi trạng thái và cập nhật trường khác thành những sự kiện riêng biệt.
- Theo dõi lịch sử trường: Phương pháp này phụ thuộc hoàn toàn vào việc bật theo dõi lịch sử trường cho đối tượng Order trước khi bắt đầu trích xuất dữ liệu. Cần theo dõi các trường quan trọng như Status và mọi trường tùy chỉnh đại diện cho bước trong quy trình.
- Bộ lọc khoảng thời gian: Dùng Created Date trên đối tượng Order làm bộ lọc chính để phân tích một nhóm đơn hàng nhất quán. Nên chọn khoảng 3-6 tháng cho lần phân tích đầu tiên.
- Dịch vụ xuất dữ liệu: Với môi trường có khối lượng dữ liệu lớn, bạn có thể lên lịch chạy Data Export Service (hàng tuần hoặc hàng tháng) để xuất toàn bộ dữ liệu của các đối tượng được chỉ định (Order, OrderHistory, Account). Dữ liệu thô này cần được xử lý và kết hợp thêm ở bên ngoài, nhưng không gặp giới hạn thời gian chờ và số hàng như Report Builder tương tác.
- Quyền truy cập: Người dùng chạy quy trình trích xuất cần có quyền Run Reports, Export Reports và View All Data cho các đối tượng Order và Account. Để thiết lập Data Export Service, cần có quyền System Administrator.
- Cấu trúc báo cáo: Nên đặt báo cáo ở Tabular Format để dễ xuất và xử lý. Tránh dùng định dạng tóm tắt hoặc ma trận.
Truy vấn mẫu sql
/*
Salesforce Reports are configured through the user interface. This section describes the configuration of the necessary reports and the logic for post-processing. It is not an executable script.
*/
// ======== REPORT 1: Order Creation Events ========
{
"ReportName": "O2C - Order Created",
"ReportType": "Orders",
"Format": "Tabular",
"Filters": [
{
"Field": "Created Date",
"Operator": "equals",
"Value": "[Specify Date Range, e.g., LAST 90 DAYS]"
}
],
"Columns": [
{"SourceField": "Order Number", "OutputAs": "SalesOrderId"},
{"StaticValue": "Order Created", "OutputAs": "ActivityName"},
{"SourceField": 'Created Date', "OutputAs": "EventTime"},
{"SourceField": "Last Modified By: Full Name", "OutputAs": "UserPerformingAction"},
{"SourceField": "Status", "OutputAs": "OrderStatus"},
{"SourceField": "Total Amount", "OutputAs": "TotalOrderAmount"},
{"SourceField": "Account: Account Name", "OutputAs": "AccountName"},
{"SourceField": "[Your Requested Delivery Date Field]", "OutputAs": "RequestedDeliveryDate"}
]
}
// ======== REPORT 2: Order Field Change Events ========
{
"ReportName": "O2C - Order History Events",
"ReportType": "Orders with History (Custom)",
"Format": "Tabular",
"Filters": [
{
"Field": "Order: Created Date",
"Operator": "equals",
"Value": "[Specify Date Range, e.g., LAST 90 DAYS]"
},
{
"Field": "Field/Event",
"Operator": "in",
"Value": ["Status", "[Credit Check Status Field]", "[Inventory Status Field]", "[Fulfillment Status Field]", "[Shipping Status Field]", "[Delivery Status Field]", "[Invoice Status Field]", "[Payment Status Field]"]
}
],
"Columns": [
{"SourceField": "Order: Order Number", "OutputAs": "SalesOrderId"},
{"SourceField": "Edit Date", "OutputAs": "EventTime"},
{"SourceField": "User", "OutputAs": "UserPerformingAction"},
{"SourceField": "Field/Event", "OutputAs": "SourceFieldForActivity"},
{"SourceField": "New Value", "OutputAs": "SourceValueForActivity"},
{"SourceField": "Order: Total Amount", "OutputAs": "TotalOrderAmount"},
{"SourceField": "Account: Account Name", "OutputAs": "AccountName"}
]
}
// ======== EXTERNAL TRANSFORMATION LOGIC (to be applied after export) ========
/*
- Combine the two exported files.
- For the 'Order History Events' data, create the 'ActivityName' and 'OrderStatus' columns based on the following mapping logic:
CASE
WHEN SourceFieldForActivity = 'Status' AND SourceValueForActivity = 'Submitted' THEN 'Order Submitted for Approval'
WHEN SourceFieldForActivity = 'Status' AND SourceValueForActivity = 'Approved' THEN 'Order Approved'
WHEN SourceFieldForActivity = 'Status' AND SourceValueForActivity = 'Activated' THEN 'Order Activated'
WHEN SourceFieldForActivity = '[Fulfillment Status Field]' AND SourceValueForActivity = 'Sent to Fulfillment' THEN 'Order Sent to Fulfillment'
WHEN SourceFieldForActivity = '[Shipping Status Field]' AND SourceValueForActivity = 'Shipped' THEN 'Goods Shipped'
WHEN SourceFieldForActivity = '[Delivery Status Field]' AND SourceValueForActivity = 'Delivered' THEN 'Goods Delivered'
WHEN SourceFieldForActivity = 'Status' AND SourceValueForActivity = 'Closed' THEN 'Order Closed'
WHEN SourceFieldForActivity = 'Status' AND SourceValueForActivity = 'Cancelled' THEN 'Order Cancelled'
WHEN SourceFieldForActivity = '[Credit Check Status Field]' AND SourceValueForActivity = 'Passed' THEN 'Credit Check Performed'
WHEN SourceFieldForActivity = '[Inventory Status Field]' AND SourceValueForActivity = 'Allocated' THEN 'Inventory Allocated'
WHEN SourceFieldForActivity = '[Invoice Status Field]' AND SourceValueForActivity = 'Created' THEN 'Invoice Created'
WHEN SourceFieldForActivity = '[Invoice Status Field]' AND SourceValueForActivity = 'Sent' THEN 'Invoice Sent to Customer'
WHEN SourceFieldForActivity = '[Payment Status Field]' AND SourceValueForActivity = 'Received' THEN 'Payment Received'
ELSE 'Unknown'
END AS ActivityName
- The OrderStatus attribute should be populated with the 'New Value' when the changed field was 'Status'. For other events, you may need to look up the order's status at that point in time, which is a limitation of this method.
- Add 'SourceSystem' and 'LastDataUpdate' columns to the final combined dataset.
*/Sẵn sàng bắt đầu chưa?
Bắt đầu tối ưu quy trình từ đơn hàng đến thu tiền: xử lý đơn bán hàng ngay hôm nay bằng cách chuẩn bị dữ liệu theo mẫu này. Khám phá thông tin giúp tinh gọn vận hành và cải thiện dòng tiền.
Cải thiện dòng tiền: tối ưu quy trình xử lý đơn bán hàng ngay
Xác định điểm kém hiệu quả, giảm 30% thời gian chu trình và thu tiền nhanh hơn.
Không cần thẻ tín dụng • Bắt đầu chỉ trong vài phút