> Cải tiến quy trình liên tục > Từ ghi nhận đến báo cáo, khóa sổ kỳ và đối chiếu > BlackLine > Mẫu dữ liệu

Mẫu dữ liệu từ ghi nhận đến báo cáo, khóa sổ kỳ và đối chiếu

BlackLine

Các thuộc tính của quy trình từ ghi nhận đến báo cáo, khóa sổ kỳ và đối chiếu(20) Các hoạt động trong quy trình từ ghi nhận đến báo cáo, khóa sổ kỳ và đối chiếu(14) Hướng dẫn trích xuất dữ liệu(1)

Mẫu dữ liệu từ ghi nhận đến báo cáo, khóa sổ kỳ và đối chiếu

Mẫu này hướng dẫn bạn chuẩn bị dữ liệu cho quy trình từ ghi nhận đến báo cáo, khóa sổ kỳ và đối chiếu. Mẫu nêu rõ các thuộc tính cần thu thập, hoạt động quan trọng cần theo dõi và cách trích xuất dữ liệu. Hãy dùng tài nguyên này để chuẩn bị dữ liệu nhanh hơn và sẵn sàng cho việc phân tích.

Các thuộc tính nên thu thập
Các hoạt động chính cần theo dõi
Hướng dẫn trích xuất dữ liệu từ BlackLine

Chưa quen với nhật ký sự kiện? Tìm hiểu cách tạo nhật ký sự kiện cho process mining.

Tải mẫu xuống

Các thuộc tính của quy trình từ ghi nhận đến báo cáo, khóa sổ kỳ và đối chiếu

Đây là các trường dữ liệu nên đưa vào nhật ký sự kiện để phân tích quy trình từ ghi nhận đến báo cáo, khóa sổ kỳ và đối chiếu.

5 Bắt buộc 6 Nên có 9 Không bắt buộc

	Tên	Mô tả
	Hoạt động ActivityName	Tên của một sự kiện nghiệp vụ hoặc tác vụ cụ thể diễn ra trong quy trình khóa sổ kỳ.
Mô tả Thuộc tính này mô tả một bước hoặc cột mốc trong quy trình từ ghi nhận đến báo cáo, chẳng hạn như 'Đã chuẩn bị đối chiếu' hoặc 'Đã ghi sổ bút toán điều chỉnh'. Các sự kiện được sắp xếp theo trình tự thời gian để tái hiện luồng quy trình của từng kỳ tài chính. Phân tích trình tự và tần suất hoạt động giúp xác định đường đi thực tế của quy trình, những điểm khác với quy trình chuẩn và các điểm nghẽn khiến công việc bị đình trệ. Đây là cơ sở để tạo sơ đồ quy trình và tính các chỉ số hiệu quả chính. Vì sao điều này quan trọng Thuộc tính này là nền tảng của sơ đồ quy trình, giúp trực quan hóa và phân tích luồng quy trình, các biến thể và ngoại lệ. Lấy dữ liệu ở đâu Thông tin này thường được lấy từ nhật ký sự kiện, trạng thái nhiệm vụ hoặc dấu vết kiểm tra trong các mô-đun BlackLine như Tasks, Journals và Account Reconciliations. Ví dụ Đã chuẩn bị đối chiếuĐã chứng nhận đối chiếuĐã ghi sổ bút toán điều chỉnhĐã khóa sổ kỳ
	Kỳ tài chính FinancialPeriod	Mã định danh duy nhất của một chu kỳ báo cáo tài chính cụ thể, chẳng hạn như tháng hoặc quý. Đây là mã định danh chính của hồ sơ.
Mô tả Kỳ tài chính nhóm tất cả hoạt động liên quan đến việc khóa sổ và đối chiếu tài khoản trong chu kỳ báo cáo đó. Ví dụ, '2023-01' đại diện cho toàn bộ hoạt động khóa sổ tháng 1 năm 2023. Trong process mining, thuộc tính này rất cần thiết để phân tích tổng thời gian từ đầu đến cuối của quy trình khóa sổ. Bạn có thể so sánh thời gian chu kỳ giữa các kỳ khác nhau, từ đó nhận biết xu hướng, biến động theo mùa và tác động của các cải tiến quy trình theo thời gian. Vì sao điều này quan trọng Đây là mã định danh cốt lõi liên kết mọi hoạt động khóa sổ và đối chiếu có liên quan, giúp bạn theo dõi đầy đủ luồng quy trình và hiệu quả của từng kỳ. Lấy dữ liệu ở đâu Thông tin này thường được lấy từ ngữ cảnh kỳ báo cáo trong các mô-đun Period Close hoặc Reconciliation của BlackLine. Giá trị có thể được ghép từ các trường năm và tháng. Ví dụ 2023-122024-Q12023-09FY2024-P03
	Thời gian bắt đầu EventTime	Dấu thời gian cho biết thời điểm một hoạt động hoặc sự kiện bắt đầu.
Mô tả EventTime cho biết chính xác ngày giờ một bước cụ thể trong quy trình khóa sổ bắt đầu. Dấu thời gian này rất quan trọng để sắp xếp sự kiện đúng thứ tự và tính khoảng thời gian giữa các bước. Khi phân tích, thuộc tính này được dùng để tạo nhật ký sự kiện theo trình tự thời gian cho từng hồ sơ. Đây là cơ sở để tính mọi chỉ số liên quan đến thời gian, chẳng hạn như thời gian chu kỳ, thời gian chờ và thời gian xử lý. Các chỉ số này giúp xác định chậm trễ và điểm kém hiệu quả. Vì sao điều này quan trọng Dấu thời gian này cần thiết để sắp xếp sự kiện, tìm ra luồng quy trình và tính mọi chỉ số hiệu quả dựa trên thời lượng. Lấy dữ liệu ở đâu Thông tin này tương ứng với ngày tạo, ngày bắt đầu hoặc dấu thời gian thay đổi trạng thái trong bản ghi tác vụ, đối chiếu hoặc bút toán của BlackLine. Ví dụ 2023-10-02T09:00:00Z2023-10-05T14:30:15Z2023-10-10T11:21:05Z
	Hệ thống nguồn SourceSystem	Hệ thống dùng để trích xuất dữ liệu sự kiện.
Mô tả Thuộc tính này xác định nguồn gốc của dữ liệu quy trình. Trong chế độ xem này, giá trị luôn là 'BlackLine'. Nếu phân tích nhiều hệ thống, thuộc tính giúp phân biệt các nguồn dữ liệu. Khi phân tích nhiều hệ thống, trường này rất quan trọng để hiểu nguồn gốc dữ liệu và so sánh hiệu quả theo từng hệ thống. Ngay cả khi chỉ xem một hệ thống, trường này vẫn cung cấp thông tin cần thiết cho việc quản trị và quản lý dữ liệu. Vì sao điều này quan trọng Thuộc tính này cho biết dữ liệu đến từ đâu, thông tin cần thiết để quản trị, xác thực dữ liệu và tích hợp với các hệ thống khác. Lấy dữ liệu ở đâu Đây thường là giá trị tĩnh được thêm trong quá trình chuyển đổi dữ liệu để gắn nhãn nguồn của các bản ghi. Ví dụ BlackLineBlackLine-APIBlackLine-Reporting
	Lần cập nhật dữ liệu gần nhất LastDataUpdate	Dấu thời gian cho biết lần gần nhất dữ liệu được làm mới từ hệ thống nguồn.
Mô tả Thuộc tính này cho biết lần gần nhất bộ dữ liệu được cập nhật. Nhờ đó, bạn biết dữ liệu đang phân tích mới đến đâu và hiểu rõ mức độ cập nhật của thông tin về quy trình. Người xem dashboard cần biết thời điểm phân tích được cập nhật. Thông tin này giúp họ đặt kỳ vọng phù hợp và xác nhận rằng quyết định được đưa ra dựa trên dữ liệu đủ mới. Vì sao điều này quan trọng Thuộc tính này cho người dùng biết dữ liệu mới đến đâu, yếu tố quan trọng để đưa ra quyết định kinh doanh kịp thời và phù hợp dựa trên kết quả phân tích. Lấy dữ liệu ở đâu Dấu thời gian này được tạo và lưu trong quá trình trích xuất, chuyển đổi và tải dữ liệu (ETL). Ví dụ 2024-03-15T02:00:00Z2024-03-16T02:00:00Z
	Mã công ty CompanyCode	Mã định danh pháp nhân thực hiện hoạt động tài chính.
Mô tả Mã công ty đại diện cho một pháp nhân cụ thể trong tổ chức. Hoạt động khóa sổ tài chính thường được thực hiện riêng cho từng mã công ty trước khi hợp nhất. Thuộc tính này rất quan trọng khi phân tích quy trình khóa sổ theo từng pháp nhân. Bạn có thể so sánh hiệu quả giữa các pháp nhân, đặc biệt trong phân tích thời gian đối chiếu nội bộ. Qua đó, bạn xác định được pháp nhân nào có quy trình khóa sổ phức tạp hoặc kém hiệu quả nhất. Vì sao điều này quan trọng Thuộc tính này cho phép phân tích quy trình theo từng pháp nhân, giúp xác định điểm nghẽn và vấn đề hiệu suất riêng của từng đơn vị. Lấy dữ liệu ở đâu Đây là trường tiêu chuẩn trong hầu hết giao dịch tài chính, bao gồm bút toán và đối chiếu, trên BlackLine và hệ thống ERP nguồn. Ví dụ 1000US01DE012500
	Người dùng phụ trách ResponsibleUser	ID người dùng hoặc tên người thực hiện hay được giao hoạt động.
Mô tả Thuộc tính này xác định người chịu trách nhiệm thực hiện một tác vụ cụ thể, chẳng hạn như chuẩn bị đối chiếu hoặc ghi sổ bút toán. Giá trị có thể là tên người dùng, mã nhân viên hoặc địa chỉ email. Phân tích theo Người dùng phụ trách giúp bạn hiểu cách phân bổ khối lượng công việc, hiệu quả làm việc của từng người và nhu cầu đào tạo. Bạn có thể xác định ai làm việc hiệu quả nhất, công việc có được phân bổ đồng đều không và khâu nào thường phát sinh việc làm lại hoặc sai sót. Vì sao điều này quan trọng Thuộc tính này cần thiết để phân tích cách phân bổ khối lượng công việc, xác định điểm nghẽn do một số nhóm người dùng gây ra và đánh giá hiệu quả của nhóm. Lấy dữ liệu ở đâu Có thể tìm thấy thông tin này trong các trường như 'Assigned To', 'Completed By', 'Preparer', 'Certifier' hoặc 'Approver' ở các mô-đun BlackLine. Ví dụ john.doejane.smithuser123
	Phòng ban Department	Phòng ban chức năng hoặc nhóm gắn với hoạt động hay người dùng.
Mô tả Thuộc tính Phòng ban cho biết đơn vị kinh doanh chịu trách nhiệm cho một hoạt động, chẳng hạn như 'Kế toán doanh nghiệp' hoặc 'Kiểm toán nội bộ'. Thông tin này thường được lấy từ hồ sơ người dùng hoặc dựa trên tính chất của tác vụ. Thuộc tính này giúp so sánh hiệu quả quy trình giữa các bộ phận trong doanh nghiệp. Bạn có thể xác định bộ phận nào làm việc hiệu quả nhất, bộ phận nào cần thêm tài nguyên trong kỳ khóa sổ và khâu bàn giao giữa các bộ phận nào đang gây chậm trễ. Vì sao điều này quan trọng Thuộc tính này giúp so sánh hiệu quả giữa các đơn vị kinh doanh và rất cần thiết để phân tích khối lượng công việc cũng như điểm nghẽn ở cấp phòng ban. Lấy dữ liệu ở đâu Có thể lấy thông tin này từ hồ sơ người dùng liên kết với ResponsibleUser, hoặc từ thuộc tính của tác vụ hay tài khoản sổ cái trong BlackLine hoặc hệ thống ERP liên quan. Ví dụ Kế toán doanh nghiệpFP&AKiểm toán nội bộThuế
	Tài khoản sổ cái GLAccount	Số tài khoản sổ cái liên quan đến giao dịch đối chiếu hoặc bút toán.
Mô tả Thuộc tính này xác định tài khoản cụ thể trong hệ thống tài khoản đang được đối chiếu hoặc điều chỉnh. Nhờ đó, bạn có thêm bối cảnh tài chính chi tiết cho các hoạt động trong quy trình. Phân tích theo tài khoản sổ cái rất cần thiết cho dashboard Xu hướng điều chỉnh bút toán thủ công, vì giúp xác định tài khoản nào cần can thiệp thủ công nhiều nhất. Thuộc tính này cũng giúp phát hiện việc làm lại, chẳng hạn khi cùng một tài khoản được điều chỉnh hoặc đối chiếu nhiều lần trong một kỳ. Vì sao điều này quan trọng Thuộc tính này bổ sung bối cảnh tài chính, giúp xác định tài khoản nào dễ phát sinh lỗi, thường xuyên cần điều chỉnh hoặc làm chậm quá trình khóa sổ. Lấy dữ liệu ở đâu Đây là trường chính trong các mô-đun Account Reconciliations và Journal Entry của BlackLine. Ví dụ 101000405020210010
	Thời gian kết thúc EventEndTime	Dấu thời gian cho biết thời điểm một hoạt động hoặc sự kiện hoàn tất.
Mô tả EventEndTime cho biết chính xác ngày giờ một tác vụ cụ thể hoàn tất. Thuộc tính này được dùng cùng với StartTime để tính thời gian xử lý của từng hoạt động. Khi phân tích, EndTime rất quan trọng để tính thời gian thực hiện từng bước. Nhờ đó, bạn có thể xác định hoạt động nào chiếm nhiều thời gian nhất trong toàn bộ quy trình. Đây là cơ sở để phân tích điểm nghẽn và đánh giá việc phân bổ tài nguyên. Vì sao điều này quan trọng Thuộc tính này giúp tính thời gian xử lý của từng hoạt động, yếu tố cốt lõi để xác định điểm nghẽn và đo lường hiệu quả vận hành. Lấy dữ liệu ở đâu Thông tin này tương ứng với ngày hoàn tất, ngày sửa đổi gần nhất hoặc dấu thời gian thay đổi trạng thái cụ thể trong bản ghi tác vụ, đối chiếu hoặc bút toán của BlackLine. Ví dụ 2023-10-02T11:30:00Z2023-10-05T15:00:45Z2023-10-10T11:25:10Z
	Trạng thái đối chiếu ReconciliationStatus	Trạng thái hiện tại hoặc cuối cùng của tác vụ đối chiếu.
Mô tả Thuộc tính này ghi lại trạng thái của một lần đối chiếu tại một thời điểm cụ thể, chẳng hạn như 'Not Started', 'In Progress', 'Certified' hoặc 'Rejected'. Nhờ đó, bạn có thể xem tiến độ và kết quả của từng lần đối chiếu. Phân tích theo trạng thái rất cần thiết cho dashboard Phân tích trạng thái đối chiếu, giúp quản lý nhanh chóng biết có bao nhiêu lần đối chiếu đang chờ xử lý, đã hoàn tất hoặc cần chú ý. Theo dõi các lần chuyển trạng thái giúp phát hiện vòng làm lại và chậm trễ trong chu kỳ rà soát, phê duyệt. Vì sao điều này quan trọng Thuộc tính này cho thấy rõ tiến độ và kết quả đối chiếu, giúp xác định công việc tồn đọng và theo dõi việc tuân thủ quy trình. Lấy dữ liệu ở đâu Có thể lấy trực tiếp từ trường trạng thái của các bản ghi trong mô-đun Account Reconciliations của BlackLine. Ví dụ Đã chuẩn bịĐã xác nhậnĐã phê duyệtBị từ chốiQuá hạn
	Có làm lại IsRework	Cờ được tính toán để xác định các hoạt động thuộc vòng lặp làm lại.
Mô tả Cờ này được đặt thành đúng cho các hoạt động cho thấy quy trình lặp lại những bước không cần thiết. Ví dụ, sự kiện “Đối chiếu bị từ chối” rồi đến “Đã chuẩn bị đối chiếu” lần nữa cho cùng một lần đối chiếu sẽ được đánh dấu là làm lại. Xác định việc làm lại rất quan trọng để phát hiện sự kém hiệu quả và vấn đề chất lượng trong quy trình. KPI Tỷ lệ làm lại đối chiếu được tính dựa trên thuộc tính này. KPI giúp chỉ ra nơi công việc chưa được thực hiện đúng ngay từ đầu, gây lãng phí công sức và chậm trễ. Vì sao điều này quan trọng Cờ này đánh dấu các vòng lặp kém hiệu quả và công việc bị lặp lại, giúp định lượng công sức lãng phí và tìm nguyên nhân gốc rễ của vấn đề chất lượng. Lấy dữ liệu ở đâu Thuộc tính này thường được tính bằng thuật toán của công cụ process mining. Thuật toán phát hiện các chuỗi hoạt động lặp lại trong cùng một trường hợp, thường liên quan đến cùng ReconciliationId hoặc GLAccount. Ví dụ truefalse
	Có tự động hóa IsAutomated	Cờ đúng/sai cho biết hoạt động do hệ thống hay người dùng thực hiện.
Mô tả Cờ này phân biệt tác vụ do hệ thống tự động thực hiện, chẳng hạn tự động xác nhận các khoản đối chiếu rủi ro thấp, với tác vụ do người dùng thực hiện thủ công. Đây là thông tin quan trọng để hiểu mức độ tự động hóa trong quy trình khóa sổ. Phân tích thuộc tính này giúp đo lường tác động của các sáng kiến tự động hóa. Bạn có thể so sánh tốc độ và tính nhất quán của tác vụ tự động với tác vụ thủ công, đồng thời tìm cơ hội tự động hóa thêm để nâng cao hiệu quả và giảm lỗi do con người. Vì sao điều này quan trọng Thuộc tính này giúp đo lường mức độ tự động hóa trong quy trình và tìm các tác vụ thủ công có thể tự động hóa để tăng hiệu quả. Lấy dữ liệu ở đâu Có thể xác định thuộc tính này bằng cách kiểm tra xem ResponsibleUser có phải là tài khoản hệ thống hoặc tài khoản dịch vụ hay không, hoặc dựa vào các cờ cụ thể trong thuộc tính tác vụ của BlackLine. Ví dụ truefalse
	Đúng hạn IsOnTime	Cờ được tính toán để cho biết khóa sổ kỳ có hoàn tất trước ngày mục tiêu hay không.
Mô tả Thuộc tính đúng/sai này được tính bằng cách so sánh thời điểm hoàn tất thực tế của hoạt động “Đã khóa sổ kỳ” với TargetCompletionDate của kỳ tài chính đó. Thuộc tính cung cấp chỉ báo rõ ràng về việc có tuân thủ thời hạn hay không. Cờ này là cơ sở để tính KPI Tỷ lệ khóa sổ kỳ đúng hạn. Bạn có thể dễ dàng lọc và trực quan hóa các kỳ đúng hạn hoặc trễ hạn, nhanh chóng xác định kỳ nào không đạt thời hạn và cần được điều tra thêm. Vì sao điều này quan trọng Cờ này giúp theo dõi hiệu suất dễ dàng hơn bằng cách đánh dấu rõ các trường hợp trễ hạn, hỗ trợ trực tiếp việc báo cáo tuân thủ và SLA. Lấy dữ liệu ở đâu Được tính bằng cách so sánh dấu thời gian của hoạt động “Đã khóa sổ kỳ” cuối cùng với thuộc tính TargetCompletionDate. Việc tính toán này được thực hiện trong công cụ process mining. Ví dụ truefalse
	Loại đối chiếu ReconciliationType	Phân loại đối chiếu, chẳng hạn như Bảng cân đối kế toán, Lãi lỗ hoặc Nội bộ.
Mô tả Thuộc tính này phân loại loại đối chiếu đang được thực hiện. Điều này quan trọng vì mỗi loại có thể khác nhau về độ phức tạp, mức độ rủi ro và thời gian hoàn tất dự kiến. Bạn có thể dùng thuộc tính này để phân nhóm phân tích, so sánh hiệu suất và khó khăn giữa các loại đối chiếu. Ví dụ, thuộc tính giúp xác định liệu đối chiếu nội bộ có mất nhiều thời gian hơn đáng kể so với đối chiếu bảng cân đối kế toán thông thường hay không. Vì sao điều này quan trọng Thuộc tính này cho phép phân tích riêng từng nhóm đối chiếu, vốn thường khác nhau về độ phức tạp và mức độ rủi ro. Lấy dữ liệu ở đâu Có thể xác định thuộc tính này từ thông tin của tài khoản sổ cái hoặc cài đặt mẫu đối chiếu trong BlackLine. Ví dụ Bảng cân đối kế toánLãi lỗNội bộĐối chiếu ngân hàng
	Mã bút toán JournalId	Mã định danh duy nhất cho một bút toán cụ thể.
Mô tả Mã bút toán là khóa duy nhất cho mỗi bút toán điều chỉnh thủ công được tạo và ghi sổ trong BlackLine. Mã này giúp theo dõi riêng từng bút toán từ lúc tạo đến khi ghi sổ. Mã này rất cần thiết cho dashboard Xu hướng điều chỉnh bút toán thủ công. Mã giúp đếm chính xác số lần điều chỉnh thủ công và cho phép chuyên viên phân tích đi sâu xuống một cấp để tìm hiểu các bút toán cụ thể có thể cho thấy vấn đề tiềm ẩn về dữ liệu hoặc quy trình. Vì sao điều này quan trọng Mã này định danh riêng từng bút toán thủ công, giúp đếm số lần điều chỉnh và tìm nguyên nhân gốc rễ khi số lượng điều chỉnh tăng cao. Lấy dữ liệu ở đâu Đây là mã định danh duy nhất do hệ thống tạo cho mỗi bút toán trong mô-đun Journals của BlackLine. Ví dụ JRN-2023-10-001JRN-2023-10-002ADJ-58321
	Mã đối chiếu ReconciliationId	Mã định danh duy nhất cho một tác vụ đối chiếu tài khoản cụ thể.
Mô tả Mã đối chiếu là khóa duy nhất được gán cho mỗi lần đối chiếu một tài khoản sổ cái trong một kỳ tài chính. Mã này giúp theo dõi chính xác từng lần đối chiếu xuyên suốt quy trình. Khi phân tích, mã này giúp phân biệt các lần đối chiếu khác nhau của cùng một tài khoản theo thời gian. Mã rất cần thiết để đi sâu xuống một cấp, điều tra vấn đề cụ thể và theo dõi chính xác trạng thái cũng như lịch sử của từng mục. Vì sao điều này quan trọng Mã này giúp theo dõi riêng từng mục đối chiếu, hỗ trợ phân tích chi tiết và đi sâu xuống một cấp để tìm hiểu các vấn đề cụ thể. Lấy dữ liệu ở đâu Đây là mã định danh duy nhất do hệ thống tạo cho mỗi bản ghi đối chiếu trong mô-đun Account Reconciliations của BlackLine. Ví dụ REC-893475REC-893476REC-893477
	Ngày hoàn tất mục tiêu TargetCompletionDate	Hạn dự kiến để hoàn tất khóa sổ kỳ tài chính.
Mô tả Thuộc tính này thể hiện hạn chính thức để hoàn tất quy trình khóa sổ kỳ. Đây là mốc chuẩn để so sánh với thời điểm hoàn tất thực tế. Ngày này cần thiết để tính KPI Tỷ lệ khóa sổ kỳ đúng hạn. Bằng cách so sánh dấu thời gian hoàn tất thực tế của hoạt động “Đã khóa sổ kỳ” với ngày mục tiêu, bạn có thể xác định kỳ nào bị trễ và mức độ chậm trễ. Đây là thông tin quan trọng cho việc tuân thủ và lập báo cáo. Vì sao điều này quan trọng Đây là mốc chuẩn để đo lường việc hoàn tất đúng hạn và là dữ liệu cần thiết để tính các KPI về tuân thủ, chẳng hạn như Tỷ lệ khóa sổ kỳ đúng hạn. Lấy dữ liệu ở đâu Ngày này thường được thiết lập trong lịch khóa sổ kỳ hoặc phần cài đặt quản lý tác vụ của BlackLine. Ví dụ 2023-10-15T23:59:59Z2024-01-12T23:59:59Z
	Số tiền điều chỉnh AdjustmentAmount	Giá trị tiền tệ của một bút toán điều chỉnh thủ công.
Mô tả Thuộc tính này ghi nhận tác động tài chính của một khoản điều chỉnh thủ công. Giá trị có thể được thể hiện bằng một số tiền hoặc tách thành khoản ghi nợ và ghi có. Phân tích giá trị điều chỉnh bên cạnh số lượng giúp bạn hiểu rõ hơn mức độ ảnh hưởng. Các khoản điều chỉnh lớn hoặc thường xuyên ở một số tài khoản hay phòng ban có thể báo hiệu rủi ro trọng yếu trong báo cáo tài chính hoặc vấn đề nghiêm trọng ở quy trình đầu vào cần được xử lý. Vì sao điều này quan trọng Thuộc tính này định lượng tác động tài chính của các khoản điều chỉnh thủ công, giúp ưu tiên điều tra những khu vực có thay đổi giá trị lớn. Lấy dữ liệu ở đâu Có trong các trường số tiền của mô-đun Journals trong BlackLine. Ví dụ 1500.75-250.0010000.00
	Tiền tệ Currency	Mã tiền tệ của khoản tiền, chẳng hạn như USD hoặc EUR.
Mô tả Thuộc tính này cho biết đơn vị tiền tệ của AdjustmentAmount. Trong các tổ chức đa quốc gia, bút toán có thể được ghi bằng nhiều loại tiền tệ địa phương. Tiền tệ là thông tin bối cảnh cần thiết cho mọi khoản tiền. Thuộc tính này giúp diễn giải chính xác giá trị và tổng hợp, so sánh đúng cách. Khi phân tích, bạn thường cần quy đổi sang một loại tiền tệ báo cáo chung. Vì sao điều này quan trọng Thuộc tính này cung cấp bối cảnh cần thiết cho các khoản tiền, giúp diễn giải chính xác và quy đổi tiền tệ đúng cách khi lập báo cáo. Lấy dữ liệu ở đâu Thông tin này thường nằm cạnh các trường số tiền trong mô-đun Journals của BlackLine hoặc trong thuộc tính của Mã công ty liên quan. Ví dụ USDEURGBPJPY

Bắt buộc Nên có Không bắt buộc

Các hoạt động trong quy trình từ ghi nhận đến báo cáo, khóa sổ kỳ và đối chiếu

Đây là các bước và mốc chính cần ghi lại trong nhật ký sự kiện để khám phá quy trình chính xác và xác định điểm nghẽn.

6 Nên có 8 Không bắt buộc

	Hoạt động	Mô tả
	Đã chứng nhận đối chiếu	Đánh dấu thời điểm người lập hoàn tất công việc đối chiếu tài khoản và chính thức gửi để rà soát. Sự kiện này thường được ghi nhận khi trạng thái của đối tượng đối chiếu thay đổi trong mô-đun Account Reconciliation của BlackLine.
Vì sao điều này quan trọng Đây là điểm bàn giao quan trọng trong quy trình. Phân tích thời gian từ lúc chứng nhận đến khi phê duyệt giúp phát hiện điểm nghẽn trong quy trình làm việc rà soát đối chiếu và hỗ trợ KPI Thời gian phê duyệt đối chiếu. Lấy dữ liệu ở đâu Có thể xác định sự kiện từ dấu thời gian thay đổi trạng thái trong mô-đun Account Reconciliation. Sự kiện xảy ra khi trạng thái đối chiếu chuyển thành 'Certified' hoặc trạng thái tương tự, cho biết hồ sơ đã sẵn sàng để rà soát. Thu thập Sự kiện được tạo khi trường trạng thái đối chiếu chuyển thành 'Certified'. Loại sự kiện inferred
	Đã ghi sổ bút toán điều chỉnh	Bút toán điều chỉnh được tạo trong BlackLine đã được ghi sổ thành công vào sổ cái của hệ thống ERP nguồn. Điều này cho biết khoản điều chỉnh đã được ghi nhận chính thức.
Vì sao điều này quan trọng Hoạt động này hỗ trợ trực tiếp KPI Số lượng bút toán điều chỉnh thủ công. Đây cũng là chỉ số quan trọng để xác định những khu vực có chất lượng dữ liệu kém hoặc kiểm soát yếu, dẫn đến việc phải thường xuyên sửa lỗi thủ công. Lấy dữ liệu ở đâu Sự kiện được ghi nhận khi trạng thái thay đổi trong mô-đun Journal Entry của BlackLine. Sự kiện xảy ra khi trạng thái bút toán được cập nhật thành 'Posted', thường được xác nhận qua tích hợp với ERP. Thu thập Sự kiện được ghi nhận khi trạng thái bút toán chuyển thành 'Posted'. Loại sự kiện inferred
	Đã khóa sổ kỳ	Đây là hoạt động cuối cùng, cho biết mọi tác vụ liên quan đến khóa sổ đã hoàn tất và kỳ tài chính đã chính thức đóng. Không thể ghi sổ thêm giao dịch nào cho kỳ này.
Vì sao điều này quan trọng Đây là sự kiện kết thúc chính của quy trình. Sự kiện này được dùng để tính Tổng thời gian chu kỳ khóa sổ và xác định Tỷ lệ khóa sổ đúng hạn. Lấy dữ liệu ở đâu Có thể ghi nhận sự kiện này từ mô-đun Close Management của BlackLine khi trạng thái chung của kỳ chuyển thành 'Closed'. Ngoài ra, có thể xác định sự kiện dựa trên dấu thời gian hoàn tất của tác vụ cuối cùng trong kế hoạch khóa sổ. Thu thập Xác định dấu thời gian khi trạng thái của kỳ chuyển thành 'Closed' hoặc dấu thời gian hoàn tất của tác vụ cuối cùng. Loại sự kiện inferred
	Đã lập báo cáo tài chính	Các báo cáo tài chính chính thức, chẳng hạn như bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả kinh doanh, đã được lập. Đây là cột mốc quan trọng, cho biết bộ báo cáo chính đã hoàn thành.
Vì sao điều này quan trọng Đánh dấu bước chuyển từ quy trình kế toán sang báo cáo và phân tích tài chính. Theo dõi hoạt động này giúp đo lường hiệu quả của giai đoạn báo cáo cuối trong quy trình khóa sổ. Lấy dữ liệu ở đâu Hoạt động này thường được quản lý dưới dạng một tác vụ quan trọng trong mô-đun Close Management của BlackLine. Khi tác vụ hoàn tất, báo cáo đã sẵn sàng để rà soát. Thu thập Ghi nhận dấu thời gian hoàn tất của tác vụ 'Generate Financial Statements' trong kế hoạch khóa sổ. Loại sự kiện inferred
	Đã phê duyệt đối chiếu	Đánh dấu việc phê duyệt cuối cùng đối với bản đối chiếu tài khoản, cho biết mọi cấp rà soát đã hoàn tất. Sự kiện này được ghi nhận khi đối chiếu đạt trạng thái phê duyệt cuối cùng.
Vì sao điều này quan trọng Đây là cột mốc quan trọng, đánh dấu một phần công việc lớn đã hoàn tất. Sự kiện này cần thiết để đo thời gian chu kỳ đối chiếu từ đầu đến cuối và xác định điểm nghẽn trong khâu phê duyệt. Lấy dữ liệu ở đâu Có thể xác định sự kiện từ dấu thời gian thay đổi trạng thái phê duyệt cuối cùng trong mô-đun Account Reconciliation của BlackLine. Sự kiện xảy ra khi quy trình làm việc đối chiếu hoàn tất. Thu thập Sự kiện được tạo khi trạng thái đối chiếu chuyển thành 'Approved' hoặc trạng thái phê duyệt cuối cùng trong quy trình làm việc. Loại sự kiện inferred
	Mở kỳ để khóa sổ	Hoạt động này đánh dấu thời điểm chính thức bắt đầu quy trình khóa sổ tài chính cho một kỳ cụ thể. Đây thường là sự kiện được lên lịch trong mô-đun Close Management của BlackLine. Khi đó, các tác vụ được kích hoạt và kỳ được chuyển sang trạng thái 'open'.
Vì sao điều này quan trọng Đây là sự kiện bắt đầu chính của quy trình. Mọi phép tính thời gian chu kỳ, chẳng hạn như Tổng thời gian chu kỳ khóa sổ và Thời gian thu thập dữ liệu nguồn, đều bắt đầu từ thời điểm này. Lấy dữ liệu ở đâu Sự kiện này có thể được ghi nhận từ mô-đun BlackLine Close Management (Task Management). Có thể suy ra sự kiện từ ngày kích hoạt kế hoạch khóa sổ hoặc ngày bắt đầu nhiệm vụ sớm nhất trong kỳ tài chính đó. Thu thập Xác định dấu thời gian sớm nhất gắn với một tác vụ hoặc thời điểm kỳ được chuyển sang trạng thái 'active' trong lịch khóa sổ. Loại sự kiện inferred
	Đã chuẩn bị đối chiếu	Người dùng đã thực hiện các bước cần thiết để đối chiếu tài khoản nhưng chưa chính thức gửi để rà soát. Sự kiện này được ghi nhận khi lưu bản đối chiếu với trạng thái 'In-Progress' hoặc 'Prepared'.
Vì sao điều này quan trọng Theo dõi hoạt động này giúp bạn hiểu rõ công sức ban đầu cần thiết cho việc đối chiếu. Nếu khoảng thời gian từ bước này đến khi chứng nhận kéo dài, nguyên nhân có thể là đối chiếu phức tạp hoặc khối lượng công việc của người dùng quá lớn. Lấy dữ liệu ở đâu Có thể xác định sự kiện từ các lần thay đổi trạng thái trong mô-đun Account Reconciliation của BlackLine. Sự kiện tương ứng với lần đầu tiên trạng thái đối chiếu chuyển từ 'Not Started' sang trạng thái đang thực hiện. Thu thập Sự kiện được ghi nhận khi trạng thái đối chiếu chuyển từ 'Not Started' sang 'In Progress' hoặc trạng thái tương tự. Loại sự kiện inferred
	Đã hoàn tất tác vụ	Người được giao đã đánh dấu một tác vụ cụ thể trong danh sách kiểm tra khóa sổ là hoàn tất. Đây là lúc một quy trình đã xác định, chẳng hạn như kiểm tra kiểm soát hoặc lập báo cáo, được hoàn thành.
Vì sao điều này quan trọng Phân tích thời điểm hoàn tất tác vụ giúp bạn theo dõi tiến độ trong kỳ khóa sổ một cách chi tiết. Nhờ đó, bạn có thể xác định chính xác bước nào đang làm chậm toàn bộ tiến độ. Lấy dữ liệu ở đâu Đây là sự kiện được ghi nhận trực tiếp từ mô-đun BlackLine Close Management (Task Management). Mỗi nhiệm vụ có dấu thời gian hoàn thành, được ghi lại khi người dùng đánh dấu nhiệm vụ là xong. Thu thập Được ghi nhận khi người dùng cập nhật trạng thái tác vụ thành 'Completed'. Loại sự kiện explicit
	Đã rà soát đối chiếu	Cho biết đối chiếu đã qua ít nhất một cấp rà soát. Trong quy trình phê duyệt nhiều cấp, đây là bước phê duyệt trung gian trước khi ký duyệt cuối cùng.
Vì sao điều này quan trọng Hoạt động này giúp xác định khâu chậm trễ trong chuỗi phê duyệt phức tạp. Nhờ đó, bạn có thể phân biệt thời gian rà soát ban đầu với thời gian phê duyệt ở các cấp cao hơn. Lấy dữ liệu ở đâu Có thể xác định sự kiện từ thay đổi trạng thái trong mô-đun Account Reconciliation, khi người dùng có quyền rà soát thực hiện thao tác phê duyệt nhưng chưa hoàn tất toàn bộ quy trình làm việc. Thu thập Sự kiện được ghi nhận khi trạng thái đối chiếu chuyển sang trạng thái phê duyệt trung gian như 'Reviewed' hoặc 'Level 1 Approved'. Loại sự kiện inferred
	Đã tải dữ liệu nguồn	Đánh dấu thời điểm hoàn tất tải dữ liệu giao dịch từ các hệ thống nguồn, chẳng hạn như ERP, vào BlackLine. Đây là điều kiện cần để bắt đầu đối chiếu và lập bút toán cho kỳ.
Vì sao điều này quan trọng Chậm tải dữ liệu tạo ra điểm nghẽn lớn cho toàn bộ quy trình khóa sổ. Theo dõi hoạt động này giúp đo thời gian thu thập dữ liệu và xác định vấn đề ở các hệ thống nguồn phía trước. Lấy dữ liệu ở đâu Sự kiện này có thể được ghi nhận dưới dạng một tác vụ cụ thể hoàn tất trong mô-đun Close Management. Ngoài ra, có thể xác định sự kiện dựa trên dấu thời gian của giao dịch đầu tiên được nhập vào BlackLine trong kỳ tài chính đó. Thu thập Ghi nhận dấu thời gian hoàn tất của tác vụ 'Load Data' cụ thể hoặc dùng dấu thời gian nhập giao dịch sớm nhất trong kỳ. Loại sự kiện inferred
	Đã tạo bảng cân đối thử	Đánh dấu thời điểm tạo và rà soát bảng cân đối thử sơ bộ hoặc cuối cùng. Đây là cột mốc quan trọng trước khi lập báo cáo tài chính cuối cùng.
Vì sao điều này quan trọng Hoạt động này là điểm kiểm soát quan trọng trong quy trình khóa sổ. Nếu chậm tạo bảng cân đối thử ổn định, có thể đã xảy ra vấn đề đáng kể ở các bước đối chiếu hoặc lập bút toán trước đó. Lấy dữ liệu ở đâu Hoạt động này thường được quản lý dưới dạng một tác vụ cột mốc cụ thể trong mô-đun Close Management của BlackLine. Khi tác vụ hoàn tất, bảng cân đối thử đã sẵn sàng. Thu thập Ghi nhận dấu thời gian hoàn tất của tác vụ 'Generate Trial Balance' trong kế hoạch khóa sổ. Loại sự kiện inferred
	Đã tạo bút toán điều chỉnh	Trong quá trình đối chiếu, người dùng xác định cần điều chỉnh và tạo bút toán trong BlackLine. Bút toán này chưa được ghi sổ vào hệ thống ERP.
Vì sao điều này quan trọng Theo dõi thời điểm tạo bút toán giúp bạn hiểu số lượng và thời gian phát sinh các khoản điều chỉnh. Nhờ đó, có thể phân biệt lúc phát hiện vấn đề với lúc vấn đề được xử lý xong bằng cách ghi sổ. Lấy dữ liệu ở đâu Đây có thể là sự kiện được ghi nhận trực tiếp trong mô-đun Journal Entry của BlackLine. Sự kiện phát sinh khi tạo bản ghi bút toán mới cho kỳ. Thu thập Nhật ký được tạo khi người dùng lưu bút toán mới. Loại sự kiện explicit
	Đã từ chối đối chiếu	Người rà soát đã từ chối bản đối chiếu được chứng nhận và gửi lại cho người lập để chỉnh sửa. Sự kiện này cho thấy có vấn đề về chất lượng hoặc ngoại lệ, đồng thời bắt đầu một vòng làm lại.
Vì sao điều này quan trọng Hoạt động này rất quan trọng để đo lường chất lượng quy trình và khối lượng công việc phải làm lại. Tỷ lệ từ chối cao có thể cho thấy nhân viên chưa được đào tạo đầy đủ, chính sách chưa rõ ràng hoặc dữ liệu có vấn đề. Lấy dữ liệu ở đâu Có thể xác định sự kiện từ thay đổi trạng thái trong mô-đun Account Reconciliation. Sự kiện được ghi nhận khi trạng thái đối chiếu chuyển thành 'Rejected' hoặc hồ sơ được gửi lại vào hàng đợi của người lập. Thu thập Sự kiện được kích hoạt khi trường trạng thái đối chiếu được cập nhật thành 'Rejected' hoặc trạng thái tương tự. Loại sự kiện inferred
	Tác vụ quá hạn	Một tác vụ khóa sổ đã qua hạn hoàn thành được quy định nhưng vẫn chưa xong. Đây là sự kiện được tính bằng cách so sánh thời điểm hiện tại với hạn hoàn thành của tác vụ.
Vì sao điều này quan trọng Chỉ số này giúp phát hiện vấn đề về tuân thủ và điểm nghẽn tiềm ẩn trước khi chúng ảnh hưởng nghiêm trọng đến hạn khóa sổ. Nhờ đó, bạn có thể chủ động quản lý quy trình khóa sổ. Lấy dữ liệu ở đâu Đây không phải là sự kiện được hệ thống ghi nhận trực tiếp. Bạn cần tính sự kiện này bằng cách so sánh dấu thời gian hoàn tất tác vụ với thuộc tính hạn hoàn thành của tác vụ trong dữ liệu mô-đun Close Management. Thu thập Được tính bằng cách so sánh 'Ngày đến hạn của nhiệm vụ' với 'Dấu thời gian hoàn tất nhiệm vụ'. Nếu hoàn tất sau ngày đến hạn, nhiệm vụ được xem là quá hạn. Loại sự kiện calculated

Nên có Không bắt buộc

Hướng dẫn trích xuất dữ liệu

Cách lấy dữ liệu từ BlackLine

Các bước

Điều kiện tiên quyết: Thiết lập quyền truy cập BlackLine API
- Đăng nhập vào BlackLine bằng tài khoản có quyền quản trị.
- Mở mục Admin và tìm API Management. Nếu không thấy mục này, hãy liên hệ quản trị viên BlackLine.
- Đăng ký ứng dụng API mới để tạo Client ID và Client Secret.
- Cấp cho ứng dụng các quyền đọc cần thiết đối với dữ liệu đối soát, tác vụ, bút toán nhật ký và người dùng.
- Tạo Refresh Token cho ứng dụng để tập lệnh dùng khi xác thực.
- Lưu Client ID, Client Secret và Refresh Token ở nơi an toàn.
Thiết lập môi trường Python
- Đảm bảo máy tính đã cài Python 3.8 trở lên.
- Mở terminal hoặc dấu nhắc lệnh và cài các thư viện cần thiết bằng lệnh: pip install requests pandas
Cấu hình tập lệnh Python
- Lưu mã Python được cung cấp trong mục 'Query' thành một tệp, chẳng hạn extract_blackline_data.py.
- Mở tệp bằng trình soạn thảo văn bản và tìm phần cấu hình ở đầu tệp.
- Thay các giá trị giữ chỗ BLACKLINE_BASE_URL, CLIENT_ID, CLIENT_SECRET và REFRESH_TOKEN bằng thông tin xác thực bạn đã lấy ở Bước 1.
- Đặt giá trị cho START_DATE và END_DATE để xác định khoảng thời gian trích xuất dữ liệu. Dùng định dạng 'YYYY-MM-DD'.
Tìm hiểu cách tập lệnh hoạt động
- Trước tiên, tập lệnh dùng thông tin xác thực của bạn để xác thực với BlackLine API và lấy mã truy cập tạm thời.
- Sau đó, tập lệnh lần lượt gọi API để lấy dữ liệu đối soát, tác vụ và bút toán nhật ký trong khoảng thời gian đã chọn.
- Tập lệnh xử lý phân trang API để lấy toàn bộ bản ghi, không chỉ trang đầu tiên.
Chuyển đổi dữ liệu và tạo sự kiện
- Tập lệnh chuyển mỗi bản ghi lấy được, gồm đối soát, tác vụ hoặc bút toán nhật ký, thành một hoặc nhiều sự kiện.
- Ví dụ, một bản ghi đối soát từ API có thể tạo nhiều hàng trong nhật ký sự kiện, như 'Reconciliation Prepared', 'Reconciliation Certified', 'Reconciliation Approved'..., dựa trên các trường dấu thời gian khác nhau trong dữ liệu.
- Tập lệnh xác định các mốc quan trọng như 'Period Open For Close' hoặc 'Financial Statements Generated' bằng cách tìm tên cụ thể đã định trước trong danh sách tác vụ BlackLine. Bạn cần cập nhật từ điển MILESTONE_TASK_MAPPING trong tập lệnh để khớp chính xác với tên tác vụ trong cấu hình BlackLine của mình.
Chạy tập lệnh
- Mở terminal hoặc dấu nhắc lệnh, rồi chuyển đến thư mục đã lưu tập lệnh.
- Chạy tập lệnh bằng lệnh: python extract_blackline_data.py
- Khi lấy và xử lý dữ liệu, tập lệnh sẽ in thông báo tiến độ ra cửa sổ dòng lệnh.
Kiểm tra tệp đầu ra
- Khi chạy xong, tập lệnh sẽ tạo tệp CSV tên blackline_event_log.csv trong cùng thư mục.
- Tệp này chứa nhật ký sự kiện đã trích xuất, được định dạng với các cột cần thiết để tải lên ProcessMind.
- Mở tệp CSV để kiểm tra dữ liệu đã chính xác và đầy đủ chưa trước khi tải lên.

Cấu hình

Thông tin xác thực API: Script cần có CLIENT_ID, CLIENT_SECRET và REFRESH_TOKEN của một ứng dụng API đã đăng ký trong phiên bản BlackLine của bạn. Hãy giữ kín các thông tin này.
URL cơ sở của BlackLine: Cung cấp URL cơ sở cho API của phiên bản BlackLine, ví dụ: https://api.blackline.com/v2.
Khoảng ngày: Các tham số START_DATE và END_DATE xác định khoảng thời gian trích xuất. Với lần trích xuất đầu tiên, nên chọn khoảng 3-6 tháng để có đủ dữ liệu phân tích mà vẫn kiểm soát được dung lượng.
Ánh xạ nhiệm vụ mốc quy trình: Khả năng nhận diện các mốc quan trọng như 'Period Closed' hoặc 'Trial Balance Generated' phụ thuộc vào từ điển MILESTONE_TASK_MAPPING. Hãy cấu hình ánh xạ này để khớp chính xác với tên nhiệm vụ tương ứng trong thiết lập BlackLine Close Management.
Giới hạn phân trang: Biến LIMIT xác định số bản ghi được yêu cầu trong mỗi lần gọi API. Giá trị mặc định thường là đủ, nhưng bạn có thể điều chỉnh tùy theo hiệu suất và khuyến nghị của máy chủ API.
Điều kiện tiên quyết: Tài khoản người dùng API cần có quyền đọc các mô-đun Account Reconciliations, Task Management và Journal Entry. Nếu thiếu quyền, script sẽ lỗi hoặc trả về dữ liệu không đầy đủ.

Truy vấn mẫu python

import requests
import pandas as pd
import datetime
import time
import os

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- CONFIGURATION SECTION --- #
class=class="hl-string">"hl-comment"># Replace with your BlackLine instance details
BLACKLINE_BASE_URL = class="hl-string">"https://[your-instance].blackline.com/v2" class=class="hl-string">"hl-comment"># e.g., https://api.blackline.com/v2
CLIENT_ID = os.environ.get(class="hl-string">'BLACKLINE_CLIENT_ID', class="hl-string">"YOUR_CLIENT_ID")
CLIENT_SECRET = os.environ.get(class="hl-string">'BLACKLINE_CLIENT_SECRET', class="hl-string">"YOUR_CLIENT_SECRET")
REFRESH_TOKEN = os.environ.get(class="hl-string">'BLACKLINE_REFRESH_TOKEN', class="hl-string">"YOUR_REFRESH_TOKEN")

class=class="hl-string">"hl-comment"># Date range for extraction (YYYY-MM-DD)
START_DATE = class="hl-string">"2023-01-01"
END_DATE = class="hl-string">"2023-06-30"

class=class="hl-string">"hl-comment"># API request settings
LIMIT = 100 class=class="hl-string">"hl-comment"># Records per page

class=class="hl-string">"hl-comment"># Mapping of BlackLine Task Names to ProcessMind Activity Names
class=class="hl-string">"hl-comment"># CRITICAL: Update these keys to match the exact names of tasks in your BlackLine instance.
MILESTONE_TASK_MAPPING = {
    class="hl-string">"Period Open": class="hl-string">"Period Open For Close",
    class="hl-string">"Load Source System Data": class="hl-string">"Source Data Loaded",
    class="hl-string">"Generate Preliminary Trial Balance": class="hl-string">"Trial Balance Generated",
    class="hl-string">"Generate Final Financial Statements": class="hl-string">"Financial Statements Generated",
    class="hl-string">"Close Period - Final": class="hl-string">"Period Closed"
}
class=class="hl-string">"hl-comment"># --- END CONFIGURATION --- #

def get_access_token():
    class="hl-string">"""Authenticates with BlackLine API to get an access token."""
    auth_url = fclass="hl-string">"{BLACKLINE_BASE_URL.replace('/v2', '')}/oauth/token"
    payload = {
        class="hl-string">'grant_type': class="hl-string">'refresh_token',
        class="hl-string">'refresh_token': REFRESH_TOKEN,
        class="hl-string">'client_id': CLIENT_ID,
        class="hl-string">'client_secret': CLIENT_SECRET
    }
    try:
        response = requests.post(auth_url, data=payload)
        response.raise_for_status()
        return response.json()[class="hl-string">'access_token']
    except requests.exceptions.RequestException as e:
        print(fclass="hl-string">"Error getting access token: {e}")
        return None

def fetch_paginated_data(endpoint, headers, params):
    class="hl-string">"""Fetches all data from a paginated BlackLine API endpoint."""
    all_data = []
    url = fclass="hl-string">"{BLACKLINE_BASE_URL}/{endpoint}"
    offset = 0
    while True:
        params[class="hl-string">'offset'] = offset
        try:
            response = requests.get(url, headers=headers, params=params)
            response.raise_for_status()
            data = response.json()
            records = data.get(class="hl-string">'data', [])
            all_data.extend(records)

            if len(records) < LIMIT:
                break
            offset += LIMIT
            time.sleep(0.5) class=class="hl-string">"hl-comment"># Be respectful to the API rate limits
        except requests.exceptions.RequestException as e:
            print(fclass="hl-string">"Error fetching data from {endpoint}: {e}")
            break
    return all_data

def main():
    class="hl-string">"""Main function to extract, transform, and save BlackLine data."""
    print(class="hl-string">"Starting BlackLine data extraction...")
    access_token = get_access_token()
    if not access_token:
        return

    headers = {
        class="hl-string">'Authorization': fclass="hl-string">'Bearer {access_token}',
        class="hl-string">'Content-Type': class="hl-string">'application/json'
    }

    event_log = []
    last_data_update = datetime.datetime.now().isoformat()

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 1. Fetch and process Reconciliations
    print(class="hl-string">"Fetching reconciliations...")
    rec_params = {class="hl-string">'limit': LIMIT, class="hl-string">'updatedAfter': START_DATE, class="hl-string">'updatedBefore': END_DATE}
    reconciliations = fetch_paginated_data(class="hl-string">'reconciliations', headers, rec_params)
    for rec in reconciliations:
        common_attrs = {
            class="hl-string">'FinancialPeriod': rec.get(class="hl-string">'periodName'),
            class="hl-string">'CompanyCode': rec.get(class="hl-string">'companyCode'),
            class="hl-string">'GLAccount': rec.get(class="hl-string">'accountNumber'),
            class="hl-string">'Department': rec.get(class="hl-string">'preparer', {}).get(class="hl-string">'department'),
            class="hl-string">'SourceSystem': class="hl-string">'BlackLine',
            class="hl-string">'LastDataUpdate': last_data_update
        }
        if rec.get(class="hl-string">'preparedDate'):
            event_log.append({**common_attrs, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Reconciliation Prepared', class="hl-string">'EventTime': rec[class="hl-string">'preparedDate'], class="hl-string">'ResponsibleUser': rec.get(class="hl-string">'preparer', {}).get(class="hl-string">'username'), class="hl-string">'ReconciliationStatus': class="hl-string">'Prepared'}) 
        if rec.get(class="hl-string">'certifiedDate'):
            event_log.append({**common_attrs, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Reconciliation Certified', class="hl-string">'EventTime': rec[class="hl-string">'certifiedDate'], class="hl-string">'ResponsibleUser': rec.get(class="hl-string">'preparer', {}).get(class="hl-string">'username'), class="hl-string">'ReconciliationStatus': class="hl-string">'Certified'}) 
        if rec.get(class="hl-string">'reviewedDate'): class=class="hl-string">"hl-comment"># This may represent first or last review depending on config
            event_log.append({**common_attrs, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Reconciliation Reviewed', class="hl-string">'EventTime': rec[class="hl-string">'reviewedDate'], class="hl-string">'ResponsibleUser': rec.get(class="hl-string">'reviewer', {}).get(class="hl-string">'username'), class="hl-string">'ReconciliationStatus': class="hl-string">'Reviewed'}) 
        if rec.get(class="hl-string">'rejectedDate'):
            event_log.append({**common_attrs, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Reconciliation Rejected', class="hl-string">'EventTime': rec[class="hl-string">'rejectedDate'], class="hl-string">'ResponsibleUser': rec.get(class="hl-string">'reviewer', {}).get(class="hl-string">'username'), class="hl-string">'ReconciliationStatus': class="hl-string">'Rejected'}) 
        if rec.get(class="hl-string">'approvedDate'):
            event_log.append({**common_attrs, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Reconciliation Approved', class="hl-string">'EventTime': rec[class="hl-string">'approvedDate'], class="hl-string">'ResponsibleUser': rec.get(class="hl-string">'approver', {}).get(class="hl-string">'username'), class="hl-string">'ReconciliationStatus': class="hl-string">'Approved'}) 

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 2. Fetch and process Tasks
    print(class="hl-string">"Fetching tasks...")
    task_params = {class="hl-string">'limit': LIMIT, class="hl-string">'updatedAfter': START_DATE, class="hl-string">'updatedBefore': END_DATE}
    tasks = fetch_paginated_data(class="hl-string">'tasks', headers, task_params)
    today = datetime.datetime.now().isoformat()
    for task in tasks:
        common_attrs = {
            class="hl-string">'FinancialPeriod': task.get(class="hl-string">'periodName'),
            class="hl-string">'CompanyCode': task.get(class="hl-string">'companyCode'),
            class="hl-string">'GLAccount': None,
            class="hl-string">'Department': task.get(class="hl-string">'assignee', {}).get(class="hl-string">'department'),
            class="hl-string">'SourceSystem': class="hl-string">'BlackLine',
            class="hl-string">'LastDataUpdate': last_data_update
        }
        if task.get(class="hl-string">'status') == class="hl-string">'Completed' and task.get(class="hl-string">'completedDate'):
            activity_name = MILESTONE_TASK_MAPPING.get(task.get(class="hl-string">'name'), class="hl-string">'Task Completed')
            event_log.append({**common_attrs, class="hl-string">'ActivityName': activity_name, class="hl-string">'EventTime': task[class="hl-string">'completedDate'], class="hl-string">'ResponsibleUser': task.get(class="hl-string">'assignee', {}).get(class="hl-string">'username'), class="hl-string">'ReconciliationStatus': None})
        elif task.get(class="hl-string">'dueDate') and task.get(class="hl-string">'dueDate') < today and task.get(class="hl-string">'status') != class="hl-string">'Completed':
             event_log.append({**common_attrs, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Task Delinquent', class="hl-string">'EventTime': task[class="hl-string">'dueDate'], class="hl-string">'ResponsibleUser': task.get(class="hl-string">'assignee', {}).get(class="hl-string">'username'), class="hl-string">'ReconciliationStatus': None})

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 3. Fetch and process Journals
    print(class="hl-string">"Fetching journals...")
    journal_params = {class="hl-string">'limit': LIMIT, class="hl-string">'updatedAfter': START_DATE, class="hl-string">'updatedBefore': END_DATE}
    journals = fetch_paginated_data(class="hl-string">'journals', headers, journal_params)
    for journal in journals:
        common_attrs = {
            class="hl-string">'FinancialPeriod': journal.get(class="hl-string">'periodName'),
            class="hl-string">'CompanyCode': journal.get(class="hl-string">'companyCode'),
            class="hl-string">'GLAccount': journal.get(class="hl-string">'lines', [{}])[0].get(class="hl-string">'accountNumber'), class=class="hl-string">"hl-comment"># Get account from first line
            class="hl-string">'Department': journal.get(class="hl-string">'creator', {}).get(class="hl-string">'department'),
            class="hl-string">'SourceSystem': class="hl-string">'BlackLine',
            class="hl-string">'LastDataUpdate': last_data_update
        }
        if journal.get(class="hl-string">'createdDate'):
            event_log.append({**common_attrs, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Adjusting Journal Created', class="hl-string">'EventTime': journal[class="hl-string">'createdDate'], class="hl-string">'ResponsibleUser': journal.get(class="hl-string">'creator', {}).get(class="hl-string">'username'), class="hl-string">'ReconciliationStatus': None})
        if journal.get(class="hl-string">'postedDate'):
            event_log.append({**common_attrs, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Adjusting Journal Posted', class="hl-string">'EventTime': journal[class="hl-string">'postedDate'], class="hl-string">'ResponsibleUser': journal.get(class="hl-string">'poster', {}).get(class="hl-string">'username'), class="hl-string">'ReconciliationStatus': None})

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 4. Create DataFrame and save to CSV
    if not event_log:
        print(class="hl-string">"No events found for the specified period.")
        return

    df = pd.DataFrame(event_log)
    class=class="hl-string">"hl-comment"># Add missing recommended columns with null values if they don't exist
    recommended_cols = [class="hl-string">'EventEndTime']
    for col in recommended_cols:
        if col not in df.columns:
            df[col] = None

    class=class="hl-string">"hl-comment"># Reorder columns to match ProcessMind requirements
    final_cols = [class="hl-string">'FinancialPeriod', class="hl-string">'ActivityName', class="hl-string">'EventTime', class="hl-string">'EventEndTime', class="hl-string">'SourceSystem', class="hl-string">'LastDataUpdate', class="hl-string">'ResponsibleUser', class="hl-string">'Department', class="hl-string">'ReconciliationStatus', class="hl-string">'CompanyCode', class="hl-string">'GLAccount']
    df = df[final_cols]

    output_file = class="hl-string">'blackline_event_log.csv'
    df.to_csv(output_file, index=False, date_format=class="hl-string">'%Y-%m-%dT%H:%M:%S.%f')
    print(fclass="hl-string">"Extraction complete. Event log saved to {output_file}")

if __name__ == class="hl-string">"__main__":
    main()

Bạn đã sẵn sàng bắt đầu chưa?

Với mẫu này, bạn có đủ thông tin để chuẩn bị dữ liệu và bắt đầu cải tiến quy trình từ ghi nhận đến báo cáo, khóa sổ kỳ và đối chiếu. Hãy bắt đầu ngay hôm nay để nâng cao hiệu quả và độ chính xác.

Quay lại hướng dẫn cải tiến

Tải mẫu xuống

Tối ưu quy trình ghi nhận đến báo cáo, khóa sổ kỳ và đối soát ngay hôm nay

Rút ngắn 30% thời gian chu kỳ và đảm bảo báo cáo tài chính chính xác.

Bắt đầu dùng thử miễn phí

Không cần thẻ tín dụng

Mẫu dữ liệu từ ghi nhận đến báo cáo, khóa sổ kỳ và đối chiếu

Mẫu dữ liệu từ ghi nhận đến báo cáo, khóa sổ kỳ và đối chiếu

Các thuộc tính của quy trình từ ghi nhận đến báo cáo, khóa sổ kỳ và đối chiếu

Các hoạt động trong quy trình từ ghi nhận đến báo cáo, khóa sổ kỳ và đối chiếu

Hướng dẫn trích xuất dữ liệu

Trích xuất dữ liệu bằng tập lệnh Python qua BlackLine REST API

Các bước

Cấu hình

Truy vấn mẫu python

Bạn đã sẵn sàng bắt đầu chưa?

Tối ưu quy trình ghi nhận đến báo cáo, khóa sổ kỳ và đối soát ngay hôm nay