Mẫu dữ liệu quy trình tuyển dụng đến nghỉ việc

SAP SuccessFactors Onboarding
Mẫu dữ liệu quy trình tuyển dụng đến nghỉ việc

Mẫu dữ liệu quy trình tuyển dụng đến nghỉ việc

Mẫu này hướng dẫn bạn trích xuất dữ liệu cần thiết để phân tích quy trình tuyển dụng đến nghỉ việc trong SAP SuccessFactors Onboarding. Mẫu nêu rõ các thuộc tính cần thu thập và hoạt động cần theo dõi để bạn không bỏ sót thông tin liên quan. Bạn cũng sẽ tìm thấy hướng dẫn thực tế để trích xuất dữ liệu hiệu quả từ hệ thống và chuẩn bị cho việc phân tích quy trình.
  • Các thuộc tính nên thu thập để phân tích đầy đủ
  • Các hoạt động và mốc quan trọng cần theo dõi trong suốt quy trình
  • Hướng dẫn trích xuất dữ liệu dành riêng cho SAP SuccessFactors Onboarding
Chưa quen với nhật ký sự kiện? Tìm hiểu cách tạo nhật ký sự kiện cho process mining.

Thuộc tính của quy trình tuyển dụng đến nghỉ việc

Đây là các trường dữ liệu nên có trong nhật ký sự kiện để phân tích đầy đủ quy trình tuyển dụng đến nghỉ việc.
5 Bắt buộc 7 Nên có 8 Không bắt buộc
Tên Mô tả
Hoạt động
ActivityName
Tên của sự kiện hoặc nhiệm vụ cụ thể diễn ra tại một thời điểm trong vòng đời nhân viên.
Mô tả

Thuộc tính này ghi lại từng bước và cột mốc riêng biệt trong quy trình từ tuyển dụng đến nghỉ việc. Mỗi bản ghi trong nhật ký sự kiện tương ứng với một hoạt động, chẳng hạn như “Tạo yêu cầu tuyển dụng”, “Bắt đầu tiếp nhận nhân viên mới” hoặc “Nhân viên chấm dứt làm việc”.

Phân tích trình tự và tần suất của các hoạt động là trọng tâm của process mining. Việc này giúp tự động khám phá luồng quy trình thực tế, xác định sai lệch so với quy trình chuẩn và tìm ra điểm nghẽn hoặc bước dư thừa. Ví dụ, phân tích có thể cho thấy “Hoàn tất thiết lập bảng lương” có thường xuyên diễn ra sau ngày mục tiêu hay không.

Vì sao điều này quan trọng

Thuộc tính này xác định các bước của quy trình, tạo nền tảng cho sơ đồ quy trình và cho phép phân tích mọi luồng.

Lấy dữ liệu ở đâu

Được xác định từ loại sự kiện, thay đổi trạng thái hoặc bản ghi hoàn tất nhiệm vụ trong các phân hệ SAP SuccessFactors như Onboarding, Recruiting và Employee Central.

Ví dụ
Chấp nhận thư mời làm việcBắt đầu tiếp nhận nhân viên mớiThực hiện đánh giá hiệu suấtNhân viên chấm dứt làm việc
Mã nhân viên
EmployeeId
Mã định danh duy nhất cho toàn bộ vòng đời làm việc của nhân viên trong tổ chức.
Mô tả

Mã nhân viên là mã định danh trường hợp chính, liên kết mọi sự kiện từ lúc nộp đơn ứng tuyển đến khi chấm dứt việc làm. Mã này rất cần thiết để theo dõi hành trình của từng nhân viên qua các giai đoạn làm việc.

Trong phân tích process mining, mỗi hoạt động, chẳng hạn như “Chấp nhận thư mời làm việc” hoặc “Thực hiện đánh giá hiệu suất”, đều gắn với một mã nhân viên cụ thể. Nhờ đó, bạn có thể tái dựng toàn bộ vòng đời của từng nhân viên và phân tích chi tiết luồng quy trình, thời lượng cũng như khác biệt giữa các trường hợp.

Vì sao điều này quan trọng

Đây là thuộc tính nền tảng liên kết mọi sự kiện liên quan thành một phiên bản quy trình thống nhất, giúp phân tích vòng đời từ đầu đến cuối.

Lấy dữ liệu ở đâu

Đây thường là mã định danh nhân viên chính trong phân hệ nhân sự cốt lõi của SAP SuccessFactors.

Ví dụ
100234510098762001567
Thời gian bắt đầu
EventTime
Dấu thời gian cho biết thời điểm một hoạt động hoặc sự kiện bắt đầu.
Mô tả

Thuộc tính này cung cấp ngày giờ chính xác của từng hoạt động trong vòng đời nhân viên. Thuộc tính được dùng để sắp xếp sự kiện theo trình tự thời gian và tính thời lượng giữa các bước.

Dấu thời gian chính xác rất quan trọng khi phân tích hiệu suất. Chúng giúp tính các chỉ số chính như “Thời gian tuyển dụng” (khoảng thời gian từ “Tạo yêu cầu tuyển dụng” đến “Chấp nhận thư mời làm việc”) và “Thời gian tiếp nhận nhân viên mới”. Phân tích dấu thời gian giúp xác định chậm trễ và đo hiệu quả quy trình so với thỏa thuận mức dịch vụ (SLA).

Vì sao điều này quan trọng

Thuộc tính này xác định trình tự thời gian của các sự kiện và rất cần thiết cho mọi phân tích dựa trên thời gian, bao gồm tính thời gian xử lý và xác định điểm nghẽn.

Lấy dữ liệu ở đâu

Thông tin này thường có sẵn dưới dạng ngày tạo, ngày hoàn tất hoặc dấu thời gian thay đổi trạng thái trong các bản ghi SAP SuccessFactors.

Ví dụ
2023-01-15T09:00:00Z2023-03-20T14:35:10Z2023-11-05T11:21:00Z
Hệ thống nguồn
SourceSystem
Xác định hệ thống ban đầu tạo ra dữ liệu sự kiện.
Mô tả

Thuộc tính này cho biết ứng dụng nguồn nơi dữ liệu được trích xuất. Trong chế độ xem quy trình này, giá trị thường là “SAP SuccessFactors Onboarding”, nhưng cũng có thể bao gồm các hệ thống tích hợp khác.

Trong môi trường CNTT phức tạp, dữ liệu vòng đời nhân viên có thể đến từ nhiều hệ thống, chẳng hạn như Recruiting, Core HR và Payroll. Thuộc tính này giúp truy vết nguồn gốc dữ liệu, xử lý vấn đề về chất lượng dữ liệu và hiểu phạm vi phân tích quy trình.

Vì sao điều này quan trọng

Thuộc tính này cung cấp bối cảnh quan trọng về nguồn gốc dữ liệu, cần thiết cho việc xác thực, quản trị dữ liệu và xác định phạm vi quy trình.

Lấy dữ liệu ở đâu

Đây thường là giá trị cố định được thêm trong quá trình trích xuất và chuyển đổi dữ liệu để ghi nhãn nguồn gốc của bộ dữ liệu.

Ví dụ
SAP SuccessFactors OnboardingSAP SuccessFactors Employee CentralSAP Fieldglass
Lần cập nhật dữ liệu gần nhất
LastDataUpdate
Dấu thời gian cho biết lần gần nhất dữ liệu của sự kiện này được làm mới hoặc trích xuất từ hệ thống nguồn.
Mô tả

Thuộc tính này ghi lại ngày giờ dữ liệu được lấy lần gần nhất từ hệ thống nguồn. Đây không phải thời điểm sự kiện diễn ra, mà là thời điểm bản ghi được cập nhật lần cuối trong tập dữ liệu process mining.

Đây là thuộc tính siêu dữ liệu quan trọng để quản trị dữ liệu và đảm bảo độ tin cậy. Thuộc tính này giúp người dùng biết dữ liệu đang phân tích có mới hay không, đồng thời đảm bảo phân tích dựa trên thông tin cập nhật. Thuộc tính này cũng được dùng để quản lý việc tải dữ liệu tăng dần.

Vì sao điều này quan trọng

Giúp bạn biết dữ liệu được cập nhật đến thời điểm nào, để các nhà phân tích tin tưởng vào tính kịp thời của kết quả và thông tin thu được.

Lấy dữ liệu ở đâu

Dấu thời gian này được tạo và thêm vào từng bản ghi trong quá trình nạp dữ liệu (ETL/ELT).

Ví dụ
2024-05-21T02:00:00Z2024-05-22T02:00:00Z
Mã yêu cầu tuyển dụng
JobRequisitionId
Mã định danh duy nhất của yêu cầu tuyển dụng khởi đầu quy trình tuyển dụng.
Mô tả

Mã này liên kết vòng đời của nhân viên với vị trí tuyển dụng cụ thể mà họ được tuyển vào. Mã cung cấp thông tin cần thiết về vai trò, phòng ban và yêu cầu tuyển dụng.

Khi phân tích, bạn có thể dùng Mã yêu cầu tuyển dụng để tổng hợp và so sánh các quy trình tuyển dụng. Chẳng hạn, KPI “Thời gian tuyển dụng” có thể được phân tích theo yêu cầu tuyển dụng, phòng ban hoặc nhà tuyển dụng để biết khâu nào đang hiệu quả nhất và kém hiệu quả nhất. Mã này giúp trả lời những câu hỏi như “Những vị trí nào mất nhiều thời gian nhất để tuyển đủ người?”.

Vì sao điều này quan trọng

Liên kết hành trình của nhân viên với nhu cầu ban đầu của doanh nghiệp, giúp phân nhóm và phân tích chi tiết giai đoạn tuyển dụng.

Lấy dữ liệu ở đâu

Mã định danh này nằm trong mô-đun SAP SuccessFactors Recruiting, được liên kết với hồ sơ ứng viên và hồ sơ nhân viên sau đó.

Ví dụ
REQ-2023-05-101REQ-2024-01-235REQ-2023-11-088
Phòng ban
Department
Phòng ban trong tổ chức mà nhân viên được phân công.
Mô tả

Thuộc tính này chứa tên phòng ban, chẳng hạn như “Kinh doanh”, “Kỹ thuật” hoặc “Nhân sự”. Đây là thông tin cơ bản về tổ chức gắn với vai trò của nhân viên.

Phòng ban là chiều phân tích chính để so sánh. Bạn có thể dùng thuộc tính này để phân nhóm KPI như “Thời gian chu kỳ hội nhập” hoặc “Tỷ lệ nghỉ việc”, qua đó xem quy trình khác nhau thế nào giữa các bộ phận. Nhờ vậy, bạn có thể xác định vấn đề riêng của từng phòng ban, chẳng hạn quy trình hội nhập chậm ở bộ phận Kỹ thuật hoặc tỷ lệ nghỉ việc cao ở bộ phận Kinh doanh.

Vì sao điều này quan trọng

Đây là chiều phân tích quan trọng để phân nhóm dữ liệu, giúp so sánh hiệu suất và kết quả quy trình giữa các bộ phận trong doanh nghiệp.

Lấy dữ liệu ở đâu

Dữ liệu này nằm trong hồ sơ nhân viên chính trên SAP SuccessFactors Employee Central và được liên kết với vị trí của nhân viên.

Ví dụ
Kỹ thuậtKinh doanh và tiếp thịTài chínhHỗ trợ khách hàng
Quản lý tuyển dụng
HiringManager
Tên của quản lý phụ trách nhân viên mới hoặc nhân viên đang trải qua một sự kiện trong vòng đời làm việc.
Mô tả

Thuộc tính này xác định quản lý gắn với hồ sơ của nhân viên. Quản lý tuyển dụng là bên liên quan quan trọng trong nhiều sự kiện thuộc vòng đời nhân viên, bao gồm phê duyệt, tác vụ hội nhập và đánh giá hiệu suất.

Phân tích dữ liệu theo quản lý rất cần thiết cho dashboard “Phân tích điểm nghẽn trong phê duyệt của quản lý”. Việc này giúp xác định những quản lý mất nhiều thời gian phê duyệt, từ đó biết khi nào cần đào tạo hoặc hỗ trợ quy trình. Bạn cũng có thể so sánh hiệu suất và tìm ra cách làm hiệu quả nhất giữa các quản lý.

Vì sao điều này quan trọng

Xác định một nhân sự chủ chốt trong quy trình, giúp phân tích hiệu suất theo từng quản lý, thời gian chậm phê duyệt và xu hướng ở cấp nhóm.

Lấy dữ liệu ở đâu

Thông tin này thường được lưu trong yêu cầu tuyển dụng hoặc hồ sơ nhân viên trên SAP SuccessFactors Employee Central.

Ví dụ
John SmithMaria GarciaChen Wei
Thời gian chu kỳ hội nhập
OnboardingCycleTime
Thời gian tính từ lúc ứng viên chấp nhận lời mời làm việc đến khi hoàn tất hội nhập.
Mô tả

Chỉ số này đo tổng thời gian từ hoạt động “Đã chấp nhận lời mời làm việc” đến một sự kiện xác định là hoàn tất hội nhập, chẳng hạn “Đã kích hoạt hồ sơ nhân viên” hoặc “Đã hoàn tất thiết lập bảng lương”. Đây không phải trường có sẵn trong hệ thống nguồn mà được tính từ dấu thời gian của các sự kiện.

Thuộc tính này tương ứng trực tiếp với KPI “Thời gian chu kỳ hội nhập” và là thước đo chính cho dashboard liên quan. Phân tích thời lượng này giúp bộ phận nhân sự xác định điểm nghẽn trong quy trình hội nhập và theo dõi tác động của các sáng kiến cải tiến nhằm giúp nhân viên mới bắt đầu làm việc hiệu quả sớm hơn.

Vì sao điều này quan trọng

Đây là KPI quan trọng để đo hiệu quả của quy trình hội nhập, tác động trực tiếp đến trải nghiệm của nhân viên mới và thời gian để họ làm việc hiệu quả.

Lấy dữ liệu ở đâu

Được tính trong công cụ process mining bằng cách lấy chênh lệch dấu thời gian giữa các hoạt động “Đã chấp nhận lời mời làm việc” và “Đã hoàn tất hội nhập”.

Ví dụ
10 ngày 4 giờ15 ngày 2 giờ7 ngày 8 giờ
Thời gian kết thúc
EndTime
Dấu thời gian cho biết khi nào một hoạt động hoặc sự kiện có thời lượng hoàn tất.
Mô tả

StartTime cho biết thời điểm bắt đầu sự kiện, còn EndTime đánh dấu thời điểm sự kiện kết thúc. Thông tin này đặc biệt hữu ích với các hoạt động có thời lượng, chẳng hạn như “Thu thập thông tin nhân viên mới” hoặc bước quản lý phê duyệt.

Có cả thời gian bắt đầu và kết thúc giúp tính chính xác thời gian xử lý của từng hoạt động. Nhờ đó, bạn có thể xác định cụ thể bước nào chiếm nhiều thời gian nhất trong toàn bộ chu kỳ, thay vì chỉ xem thời gian chu kỳ ở cấp hồ sơ.

Vì sao điều này quan trọng

Giúp tính chính xác thời lượng của từng hoạt động, từ đó xác định các điểm kém hiệu quả và điểm nghẽn cụ thể trong quy trình.

Lấy dữ liệu ở đâu

Thông tin này thường là dấu thời gian “Ngày hoàn tất” hoặc “Ngày sửa đổi gần nhất” gắn với một tác vụ hay bước quy trình trong SAP SuccessFactors.

Ví dụ
2023-01-15T11:30:00Z2023-03-21T09:00:15Z
Thời gian tuyển dụng
TimeToHire
Thời gian tính từ lúc tạo yêu cầu tuyển dụng đến khi ứng viên chấp nhận lời mời làm việc.
Mô tả

Chỉ số này đo hiệu quả của quy trình tuyển dụng bằng cách tính thời gian từ khi nhu cầu tuyển dụng được chính thức mở (“Đã tạo yêu cầu tuyển dụng”) đến khi ứng viên chính thức chấp nhận lời mời làm việc (“Đã chấp nhận lời mời làm việc”).

Là KPI cốt lõi, Thời gian tuyển dụng được dùng để đánh giá tốc độ và hiệu suất của bộ phận thu hút nhân tài. Thời gian tuyển dụng kéo dài có thể khiến công ty mất ứng viên giỏi vào tay đối thủ và làm chậm tiến độ dự án. Chỉ số này là một phần quan trọng của dashboard “Hiệu suất thời gian tuyển dụng”, nơi chỉ số thường được theo dõi so với mục tiêu.

Vì sao điều này quan trọng

KPI tuyển dụng quan trọng này đo tốc độ công ty tuyển được nhân tài, tác động trực tiếp đến khả năng cạnh tranh và thực hiện chiến lược kinh doanh.

Lấy dữ liệu ở đâu

Được tính trong công cụ process mining bằng cách lấy chênh lệch dấu thời gian giữa các hoạt động “Đã tạo yêu cầu tuyển dụng” và “Đã chấp nhận lời mời làm việc”.

Ví dụ
35 ngày52 ngày28 ngày
Vai trò công việc
JobRole
Chức danh hoặc vai trò cụ thể của nhân viên.
Mô tả

Thuộc tính này cho biết chức danh của nhân viên, chẳng hạn như “Kỹ sư phần mềm”, “Chuyên viên kinh doanh” hoặc “Chuyên viên phân tích tài chính”. Thuộc tính cung cấp thông tin chi tiết về chức năng của nhân viên trong tổ chức.

Phân tích theo vai trò công việc giúp bạn hiểu quy trình khác nhau thế nào giữa các nhóm nhân viên. Ví dụ, bạn có thể dùng thuộc tính này trong dashboard “Khoảng trống trong phân công đào tạo” để xem một số vai trò có thiếu khóa đào tạo bắt buộc hay không, hoặc phân tích xem thời gian tuyển dụng có dài hơn với các vị trí cấp cao hay chuyên môn kỹ thuật hay không.

Vì sao điều này quan trọng

Cho phép phân tích quy trình chi tiết theo từng chức năng công việc, giúp điều chỉnh cải tiến quy trình phù hợp với từng vai trò.

Lấy dữ liệu ở đâu

Thông tin này được lưu trong hồ sơ vị trí hoặc thông tin công việc của nhân viên trên SAP SuccessFactors Employee Central.

Ví dụ
Kỹ sư phần mềm cấp caoQuản lý sản phẩmĐối tác nhân sự
Có làm lại
IsRework
Cờ đúng/sai cho biết một hoạt động có được thực hiện lần thứ hai trở lên trong cùng một hồ sơ hay không.
Mô tả

Thuộc tính được tính toán này đánh dấu các hoạt động lặp lại trong vòng đời làm việc của nhân viên. Ví dụ, nếu hoạt động “Đã ký biểu mẫu tuân thủ” diễn ra hai lần vì lần nộp đầu tiên không chính xác, lần thứ hai sẽ được đánh dấu là làm lại.

Thuộc tính này rất cần thiết cho dashboard “Hoạt động làm lại và dư thừa”. Thuộc tính giúp định lượng lãng phí trong quy trình và xác định những khâu công việc chưa được hoàn thành đúng ngay từ đầu. Tỷ lệ làm lại cao có thể cho thấy vấn đề về đào tạo, mức độ dễ sử dụng của hệ thống hoặc độ rõ ràng của quy trình.

Vì sao điều này quan trọng

Định lượng mức độ kém hiệu quả bằng cách xác định công việc bị lặp lại, qua đó tìm ra cơ hội nâng cao chất lượng quy trình và giảm công sức lãng phí.

Lấy dữ liệu ở đâu

Được tính trong công cụ process mining bằng cách phân tích thứ tự hoạt động trong từng hồ sơ và đánh dấu những hoạt động lặp lại.

Ví dụ
truefalse
Đơn vị kinh doanh
BusinessUnit
Đơn vị hoặc bộ phận kinh doanh lớn hơn mà nhân viên trực thuộc.
Mô tả

Thuộc tính này thể hiện cấp tổ chức cao hơn phòng ban, chẳng hạn như “Sản phẩm tiêu dùng” hoặc “Phần mềm doanh nghiệp”. Thuộc tính cung cấp bối cảnh kinh doanh rộng hơn cho vai trò của nhân viên.

Phân tích quy trình ở cấp đơn vị kinh doanh giúp lãnh đạo cấp cao hiểu hiệu suất giữa các mảng lớn của công ty. Qua đó, bạn có thể phát hiện vấn đề mang tính hệ thống trong một bộ phận hoặc tìm ra đơn vị có hiệu suất cao để áp dụng cách làm hiệu quả ở nơi khác. Thông tin này hữu ích cho việc hoạch định nhân sự và phân bổ tài nguyên.

Vì sao điều này quan trọng

Cung cấp góc nhìn tổng quan để phân tích, giúp so sánh hiệu quả và kết quả quy trình giữa các bộ phận lớn của công ty.

Lấy dữ liệu ở đâu

Đây là thành phần tiêu chuẩn trong cơ cấu tổ chức của SAP SuccessFactors Employee Central, được liên kết với vị trí của nhân viên.

Ví dụ
Công nghệ toàn cầuNgân hàng bán lẻDược phẩm
Lý do nghỉ việc
TerminationReason
Lý do nhân viên rời công ty.
Mô tả

Thuộc tính này ghi nhận lý do cụ thể khiến nhân viên nghỉ việc. Lý do có thể là tự nguyện, chẳng hạn “Tự nguyện - Cơ hội tốt hơn”, hoặc không tự nguyện, chẳng hạn “Không tự nguyện - Hiệu suất làm việc”.

Đây là thuộc tính quan trọng cho dashboard “Phân tích xu hướng nghỉ việc nhiều”. Đối chiếu lý do nghỉ việc với các luồng quy trình cụ thể giúp công ty tìm ra nguyên nhân gốc rễ. Chẳng hạn, phân tích có thể cho thấy nhân viên trải qua quy trình hội nhập quá dài thường có khả năng nghỉ việc trong năm đầu tiên cao hơn.

Vì sao điều này quan trọng

Cung cấp thông tin quan trọng về lý do nhân viên rời đi, giúp phân tích nguyên nhân gốc rễ của tình trạng nghỉ việc và xây dựng chiến lược giữ chân phù hợp.

Lấy dữ liệu ở đâu

Thông tin này được ghi lại trong SAP SuccessFactors Employee Central khi thực hiện quy trình nghỉ việc hoặc chấm dứt hợp đồng.

Ví dụ
Tự nguyện - Xin nghỉ việcKhông tự nguyện - Hiệu suất làm việcNghỉ hưuKhông tự nguyện - Tái cơ cấu
Mã ứng viên
CandidateId
Mã định danh duy nhất được cấp cho người ứng tuyển trước khi họ trở thành nhân viên.
Mô tả

Mã này theo dõi một người trong giai đoạn tuyển dụng, trước khi họ được cấp Mã nhân viên. Mã liên kết mọi hoạt động trước khi tuyển dụng, chẳng hạn như “Ứng viên đã nộp hồ sơ” và “Đã lên lịch phỏng vấn”.

Mã nhân viên là mã hồ sơ chính cho quy trình đầu cuối, còn Mã ứng viên rất cần thiết để phân tích chi tiết phễu tuyển dụng trước khi nhận việc. Mã này giúp theo dõi tất cả ứng viên cho một yêu cầu tuyển dụng, không chỉ người được tuyển, từ đó phân tích tỷ lệ chuyển đổi trong tuyển dụng.

Vì sao điều này quan trọng

Cho phép phân tích chi tiết phễu tuyển dụng bằng cách theo dõi tất cả ứng viên, qua đó cung cấp thông tin về tỷ lệ chuyển đổi và hiệu quả của quy trình trước khi nhận việc.

Lấy dữ liệu ở đâu

Đây là mã định danh chính trong mô-đun SAP SuccessFactors Recruiting.

Ví dụ
CAND-84392CAND-91034CAND-79831
Người dùng thực hiện
PerformedByUser
Tên hoặc mã người dùng đã thực hiện hoạt động.
Mô tả

Thuộc tính này xác định người thực hiện một tác vụ hoặc sự kiện cụ thể trong quy trình, chẳng hạn chuyên viên nhân sự, nhà tuyển dụng hoặc quản lý. Thuộc tính ghi nhận sự tham gia của con người trong quy trình làm việc.

Phân tích ai thực hiện hoạt động nào giúp bạn hiểu cách phân bổ tài nguyên, khối lượng công việc và hiệu suất. Bạn có thể xác định nhà tuyển dụng có hiệu suất cao, quản lý phê duyệt chậm hoặc thành viên nhóm nhân sự xử lý nhiều tác vụ nhất. Dữ liệu này cũng giúp phân biệt tác vụ do nhân viên thực hiện với tác vụ được tự động hóa.

Vì sao điều này quan trọng

Gắn hoạt động trong quy trình với từng người cụ thể, giúp phân tích khối lượng công việc, quản lý hiệu suất sử dụng tài nguyên và xác định nhu cầu đào tạo.

Lấy dữ liệu ở đâu

Thông tin này thường có trong nhật ký kiểm tra hoặc trường “người sửa đổi gần nhất” gắn với tác vụ và bản ghi trong SAP SuccessFactors.

Ví dụ
asmithjdoebchen
Nguồn tuyển dụng
RecruitmentSource
Kênh tìm thấy ứng viên, chẳng hạn trang tuyển dụng, nhân viên giới thiệu hoặc ứng viên nộp hồ sơ trực tiếp.
Mô tả

Thuộc tính này ghi nhận nguồn của đơn ứng tuyển. Qua đó, bạn có thể biết kênh tuyển dụng nào hiệu quả nhất trong việc tìm và tuyển nhân tài.

Dữ liệu này hữu ích cho dashboard “Hoàn tất và độ chính xác của thiết lập bảng lương”, vì có thể giúp xác định ứng viên từ một số nguồn nhất định có gặp nhiều vấn đề hơn hay không. Rộng hơn, dữ liệu được dùng để phân tích chất lượng và tốc độ tuyển dụng từ các kênh khác nhau. Chẳng hạn, phân tích có thể cho thấy ứng viên do nhân viên giới thiệu có thời gian tuyển dụng ngắn nhất và tỷ lệ gắn bó cao nhất.

Vì sao điều này quan trọng

Giúp đo lường hiệu quả của từng kênh tuyển dụng, từ đó tối ưu chiến lược và ngân sách tuyển dụng.

Lấy dữ liệu ở đâu

Thông tin này được ghi nhận trong mô-đun SAP SuccessFactors Recruiting khi ứng viên nộp hồ sơ.

Ví dụ
LinkedInNhân viên giới thiệuTrang web công tyIndeed
Quốc gia
Country
Quốc gia nơi nhân viên làm việc hoặc nơi đặt vị trí công việc.
Mô tả

Thuộc tính này cho biết quốc gia gắn với địa điểm làm việc của nhân viên. Đây là thông tin quan trọng về địa lý và tổ chức.

Quy trình thường khác nhau theo khu vực do luật lao động, quy định và cách thức kinh doanh khác nhau. Phân tích dữ liệu theo quốc gia giúp phát hiện những khác biệt này, chẳng hạn chu kỳ tuyển dụng dài hơn hoặc các bước tuân thủ khác nhau ở một số khu vực. Đây là thông tin cần thiết để chuẩn hóa quy trình trên toàn cầu mà vẫn đáp ứng yêu cầu tại địa phương.

Vì sao điều này quan trọng

Cho phép phân nhóm quy trình theo khu vực địa lý, giúp bạn hiểu sự khác biệt giữa các vùng về hiệu suất, tuân thủ và chi phí.

Lấy dữ liệu ở đâu

Thông tin này nằm trong dữ liệu địa điểm hoặc thông tin công việc của nhân viên trên SAP SuccessFactors Employee Central.

Ví dụ
USAĐứcẤn ĐộBrazil
Tình trạng làm việc
EmploymentStatus
Tình trạng làm việc hiện tại của nhân viên, chẳng hạn đang làm việc, đã nghỉ việc hoặc đang nghỉ phép.
Mô tả

Thuộc tính này cho biết tình trạng hiện tại của nhân viên tại công ty. Tình trạng thay đổi ở những thời điểm quan trọng trong vòng đời làm việc, đặc biệt là khi bắt đầu (“Đang làm việc”) và khi kết thúc (“Đã nghỉ việc”).

Đây là chiều phân tích quan trọng cho dashboard “Lưu lượng trong vòng đời nhân viên”. Lọc theo tình trạng giúp nhà phân tích theo dõi số nhân viên đang làm việc, giám sát số trường hợp nghỉ việc theo thời gian và tìm hiểu quy trình có khác nhau với nhân viên nghỉ phép hay không. Thuộc tính này cho biết kết quả tổng quan của từng hồ sơ.

Vì sao điều này quan trọng

Cho biết rõ kết quả của từng hồ sơ nhân viên, cần thiết để phân tích nhóm nhân viên, tình trạng nghỉ việc và lưu lượng quy trình.

Lấy dữ liệu ở đâu

Đây là trường tiêu chuẩn trong hồ sơ thông tin công việc của nhân viên trên SAP SuccessFactors Employee Central.

Ví dụ
Đang làm việcĐã nghỉ việcNghỉ phép có lươngNghỉ phép không lương
Bắt buộc Nên có Không bắt buộc

Hoạt động trong quy trình tuyển dụng đến nghỉ việc

Đây là các bước và mốc quan trọng cần ghi lại trong nhật ký sự kiện để khám phá và tối ưu quy trình chính xác.
7 Nên có 8 Không bắt buộc
Hoạt động Mô tả
Bắt đầu quy trình chấm dứt việc làm
Quy trình nhân viên rời công ty bắt đầu theo đề xuất của quản lý hoặc bộ phận nhân sự. Sự kiện được ghi trong Employee Central khi thông tin chấm dứt việc làm được nhập vào hệ thống, thường kèm ngày có hiệu lực trong tương lai.
Vì sao điều này quan trọng

Đây là thời điểm bắt đầu quy trình nghỉ việc. Phân tích các hoạt động sau sự kiện này rất quan trọng để hiểu hiệu quả và mức độ tuân thủ của quy trình nghỉ việc.

Lấy dữ liệu ở đâu

Đây là hành động được ghi rõ trong SAP SuccessFactors Employee Central. Sự kiện được ghi nhận dựa trên ngày tạo hồ sơ chấm dứt việc làm của nhân viên.

Thu thập

Dấu thời gian tạo hồ sơ chấm dứt việc làm trong lịch sử công việc của nhân viên.

Loại sự kiện explicit
Bắt đầu tiếp nhận nhân viên mới
Hồ sơ của nhân viên mới được tạo trong phân hệ Onboarding và các nhiệm vụ tiếp nhận chính thức bắt đầu. Đây là sự kiện được ghi rõ khi quy trình tiếp nhận được kích hoạt cho nhân viên mới.
Vì sao điều này quan trọng

Đây là thời điểm chính thức bắt đầu hành trình tiếp nhận nhân viên mới. Mốc này tạo cơ sở rõ ràng để đo hiệu quả tiếp nhận và mức độ gắn kết của nhân viên mới.

Lấy dữ liệu ở đâu

SAP SuccessFactors Onboarding 2.0 tạo một phiên bản quy trình cho nhân viên mới, kèm ngày và dấu thời gian bắt đầu cụ thể khi hồ sơ được chuyển từ phân hệ Recruiting.

Thu thập

Dấu thời gian tạo bản ghi quy trình tiếp nhận nhân viên mới.

Loại sự kiện explicit
Chấp nhận thư mời làm việc
Đánh dấu thời điểm ứng viên chính thức chấp nhận thư mời làm việc, chuyển quy trình từ tuyển dụng sang tiếp nhận nhân viên mới. Sự kiện này thường được suy ra từ thay đổi trạng thái hồ sơ ứng viên trong phân hệ Recruiting.
Vì sao điều này quan trọng

Đây là cột mốc quan trọng, đánh dấu kết thúc “Thời gian tuyển dụng” và bắt đầu “Thời gian tiếp nhận nhân viên mới”. Chậm trễ trước thời điểm này ảnh hưởng đến tuyển dụng, còn chậm trễ sau đó ảnh hưởng đến trải nghiệm của nhân viên mới.

Lấy dữ liệu ở đâu

Được suy ra từ thay đổi trạng thái trong quy trình ứng tuyển của ứng viên ở phân hệ SAP SuccessFactors Recruiting, chẳng hạn khi chuyển sang trạng thái “Đã chấp nhận thư mời” hoặc trạng thái tương đương.

Thu thập

Dựa trên dấu thời gian cập nhật trạng thái hồ sơ thành “Đã chấp nhận thư mời” hoặc trạng thái tương đương.

Loại sự kiện inferred
Đặt trạng thái sẵn sàng tuyển dụng
Mọi hoạt động tiếp nhận trước ngày đầu tiên đã hoàn tất và hệ thống đánh dấu ứng viên sẵn sàng được tuyển dụng vào hệ thống nhân sự chính. Trạng thái này thường được suy ra từ trạng thái tổng thể của quy trình tiếp nhận.
Vì sao điều này quan trọng

Cột mốc này xác nhận nhân viên đã đáp ứng mọi điều kiện để chính thức bắt đầu làm việc. Đây là điểm kiểm tra quan trọng trước khi kích hoạt hồ sơ nhân viên và bảng lương.

Lấy dữ liệu ở đâu

Được suy ra từ trạng thái của phiên bản quy trình tiếp nhận trong phân hệ SAP SuccessFactors Onboarding khi quy trình đến bước cuối như “Sẵn sàng tuyển dụng”.

Thu thập

Dấu thời gian khi trạng thái quy trình tiếp nhận chuyển thành “Đã hoàn tất” hoặc “Sẵn sàng tuyển dụng”.

Loại sự kiện inferred
Kích hoạt hồ sơ nhân viên
Dữ liệu của nhân viên mới được chuyển chính thức từ Onboarding sang Employee Central và hồ sơ nhân viên được kích hoạt vào ngày bắt đầu làm việc. Sự kiện được ghi nhận khi bản ghi nhân viên được tạo và kích hoạt trong hệ thống thông tin nhân sự chính.
Vì sao điều này quan trọng

Đây là thời điểm nhân viên chính thức được ghi nhận trong hồ sơ của công ty. Đây là bước cuối của quy trình tuyển dụng và là khởi đầu cho vòng đời làm việc chính thức.

Lấy dữ liệu ở đâu

Sự kiện này diễn ra trong SAP SuccessFactors Employee Central. Sự kiện được ghi nhận dựa trên ngày tuyển dụng hoặc ngày tạo hồ sơ việc làm của người dùng.

Thu thập

Dấu thời gian ngày tuyển dụng gắn với hồ sơ việc làm chính của nhân viên trong Employee Central.

Loại sự kiện explicit
Nhân viên chấm dứt làm việc
Hồ sơ nhân viên chính thức chuyển sang trạng thái không hoạt động trong hệ thống vào ngày làm việc cuối cùng. Đây là thời điểm kết thúc vòng đời nhân viên.
Vì sao điều này quan trọng

Đây là sự kiện kết thúc chính thức của phiên bản quy trình từ tuyển dụng đến nghỉ việc. Khoảng thời gian từ “Bắt đầu quy trình chấm dứt việc làm” đến sự kiện này là tổng thời gian xử lý quy trình nghỉ việc.

Lấy dữ liệu ở đâu

Được ghi trong SAP SuccessFactors Employee Central. Sự kiện là ngày có hiệu lực của hành động chấm dứt việc làm trong lịch sử “Thông tin công việc” của nhân viên.

Thu thập

Ngày có hiệu lực của hồ sơ chấm dứt việc làm trong Employee Central.

Loại sự kiện explicit
Tạo yêu cầu tuyển dụng
Đánh dấu thời điểm chính thức bắt đầu tuyển dụng, khi vị trí mới được phê duyệt và mở nhận hồ sơ. Sự kiện này thường được ghi nhận trong phân hệ SAP SuccessFactors Recruiting khi biểu mẫu yêu cầu tuyển dụng mới được lưu và đăng tuyển.
Vì sao điều này quan trọng

Đây là điểm bắt đầu chính để đo KPI “Thời gian tuyển dụng”. Phân tích khoảng thời gian từ sự kiện này giúp xác định chậm trễ ở những bước đầu của quá trình thu hút nhân tài.

Lấy dữ liệu ở đâu

Được ghi nhận trong phân hệ SAP SuccessFactors Recruiting. Sự kiện tương ứng với ngày và dấu thời gian tạo yêu cầu tuyển dụng.

Thu thập

Lấy từ dấu thời gian tạo bản ghi yêu cầu tuyển dụng trong phân hệ Recruiting.

Loại sự kiện explicit
Hoàn tất nhiệm vụ của quản lý
Quản lý tuyển dụng hoàn thành các trách nhiệm tiếp nhận được giao, chẳng hạn như xác nhận nhu cầu thiết bị hoặc đặt mục tiêu cho tuần đầu tiên. Sự kiện được ghi nhận khi danh sách kiểm tra hoặc nhiệm vụ cụ thể của quản lý được đánh dấu hoàn tất.
Vì sao điều này quan trọng

Sự tham gia của quản lý góp phần quan trọng vào trải nghiệm tiếp nhận nhân viên mới. Phân tích thời gian xử lý các nhiệm vụ này giúp xác định điểm nghẽn liên quan đến quản lý.

Lấy dữ liệu ở đâu

Được theo dõi trong phân hệ SAP SuccessFactors Onboarding. Dấu thời gian hoàn tất các nhiệm vụ giao cho quản lý tuyển dụng.

Thu thập

Dấu thời gian hoàn tất các nhiệm vụ được giao cho quản lý trong quy trình Onboarding.

Loại sự kiện explicit
Hoàn tất nhiệm vụ nghỉ việc
Hoàn tất mọi nhiệm vụ nghỉ việc bắt buộc, chẳng hạn như trả lại tài sản, bàn giao kiến thức và hướng dẫn xử lý bảng lương cuối cùng. Sự kiện được ghi nhận khi danh sách kiểm tra quy trình nghỉ việc đạt trạng thái cuối.
Vì sao điều này quan trọng

Hoàn tất mọi bước nghỉ việc giúp giảm rủi ro bảo mật và bảo đảm tuân thủ pháp luật. Hoạt động này rất quan trọng để đo Thời gian xử lý quy trình nghỉ việc.

Lấy dữ liệu ở đâu

Được theo dõi trong phân hệ SAP SuccessFactors Offboarding. Sự kiện được suy ra từ việc hoàn tất nhiệm vụ cuối cùng trong danh sách kiểm tra nghỉ việc của nhân viên.

Thu thập

Dấu thời gian khi trạng thái quy trình nghỉ việc chuyển thành “Đã hoàn tất”.

Loại sự kiện inferred
Hoàn tất thiết lập bảng lương
Thông tin của nhân viên mới được nhập và xác nhận thành công trong hệ thống bảng lương. Sự kiện này có thể được ghi nhận khi hoàn tất một nhiệm vụ cụ thể trong SuccessFactors hoặc suy ra từ nhật ký đồng bộ dữ liệu với hệ thống bảng lương.
Vì sao điều này quan trọng

Thiết lập bảng lương chính xác và đúng hạn rất quan trọng để nhân viên mới có trải nghiệm tốt. Theo dõi bước này giúp đo Tỷ lệ lỗi thiết lập bảng lương và thời gian hoàn tất.

Lấy dữ liệu ở đâu

Có thể khó theo dõi trực tiếp. Sự kiện này có thể là một nhiệm vụ thủ công trong danh sách tiếp nhận hoặc được suy ra từ nhật ký tích hợp dữ liệu giữa Employee Central và hệ thống bảng lương.

Thu thập

Được suy ra từ việc hoàn tất nhiệm vụ “Thông báo cho bộ phận bảng lương” hoặc một mục nhật ký đồng bộ dữ liệu thành công.

Loại sự kiện inferred
Hoàn tất thu thập dữ liệu nhân viên mới
Nhân viên mới hoàn thành các nhiệm vụ thu thập dữ liệu ban đầu, chẳng hạn như cung cấp thông tin cá nhân, thông tin ngân hàng và liên hệ khẩn cấp. Sự kiện được ghi nhận khi một hoặc một nhóm nhiệm vụ trong danh sách tiếp nhận được đánh dấu hoàn tất.
Vì sao điều này quan trọng

Thu thập dữ liệu đúng hạn rất quan trọng để thực hiện các bước tiếp theo như thiết lập bảng lương và cấp quyền truy cập CNTT. Chậm trễ ở bước này tạo ra điểm nghẽn ở các bước sau và có thể ảnh hưởng tiêu cực đến trải nghiệm ngày đầu tiên của nhân viên mới.

Lấy dữ liệu ở đâu

Được theo dõi trong phân hệ SAP SuccessFactors Onboarding. Dấu thời gian hoàn tất các bước hoặc biểu mẫu thu thập dữ liệu liên quan được dùng làm thời điểm sự kiện.

Thu thập

Dấu thời gian hoàn tất bước “Thu thập dữ liệu cá nhân” hoặc bước tiêu chuẩn tương tự trong quy trình Onboarding.

Loại sự kiện explicit
Ký biểu mẫu tuân thủ
Nhân viên mới hoàn thành và ký điện tử các tài liệu tuân thủ bắt buộc, chẳng hạn như biểu mẫu I-9, biểu mẫu thuế hoặc xác nhận đã đọc chính sách. Sự kiện được ghi nhận khi hoàn tất một nhiệm vụ tài liệu tuân thủ cụ thể.
Vì sao điều này quan trọng

Bảo đảm tuân thủ là yêu cầu bắt buộc trong quy trình tiếp nhận nhân viên mới. Theo dõi hoạt động này giúp giám sát KPI Tỷ lệ tuân thủ quy định nhân sự và tránh rủi ro pháp lý.

Lấy dữ liệu ở đâu

Được ghi trong mục biểu mẫu tuân thủ của phân hệ SAP SuccessFactors Onboarding. Mỗi biểu mẫu có dấu thời gian hoàn tất để đưa vào nhật ký sự kiện.

Thu thập

Dấu thời gian hoàn tất một nhiệm vụ biểu mẫu tuân thủ cụ thể, chẳng hạn như “Mục 1 của I-9” hoặc “W-4”.

Loại sự kiện explicit
Phê duyệt thăng chức
Đề xuất thăng chức nhân viên của quản lý được phê duyệt chính thức trong hệ thống. Đây là sự kiện được ghi nhận khi giao dịch thay đổi “Thông tin công việc” với lý do sự kiện là thăng chức được lưu.
Vì sao điều này quan trọng

Theo dõi các trường hợp thăng chức giúp hiểu rõ xu hướng luân chuyển nội bộ và phát triển nghề nghiệp. Thời gian phê duyệt có thể cho thấy điểm nghẽn hành chính.

Lấy dữ liệu ở đâu

Được ghi trong SAP SuccessFactors Employee Central. Đây là thay đổi bản ghi “Thông tin công việc” có lý do sự kiện “Thăng chức” và ngày có hiệu lực.

Thu thập

Dấu thời gian tạo thay đổi “Thông tin công việc” với lý do sự kiện “Thăng chức”.

Loại sự kiện explicit
Thực hiện đánh giá hiệu suất
Hoàn tất một chu kỳ đánh giá hiệu suất chính thức cho nhân viên. Sự kiện được ghi nhận khi biểu mẫu đánh giá hiệu suất được hoàn tất và chuyển sang trạng thái “Đã hoàn tất” trong phân hệ Performance & Goals.
Vì sao điều này quan trọng

Hoạt động này cần thiết để phân tích KPI Mức độ tuân thủ lịch đánh giá hiệu suất. Qua đó, bạn có thể bảo đảm việc phát triển nhân viên và phản hồi diễn ra nhất quán trong toàn tổ chức.

Lấy dữ liệu ở đâu

Được ghi trong phân hệ SAP SuccessFactors Performance & Goals. Sự kiện là dấu thời gian hoàn tất biểu mẫu đánh giá hiệu suất.

Thu thập

Dấu thời gian hoàn tất biểu mẫu đánh giá hiệu suất của nhân viên.

Loại sự kiện explicit
Ứng viên nộp hồ sơ
Ứng viên chính thức nộp hồ sơ cho yêu cầu tuyển dụng. Sự kiện được ghi nhận khi hệ thống nhận thành công hồ sơ ứng tuyển cho một yêu cầu tuyển dụng cụ thể.
Vì sao điều này quan trọng

Theo dõi số lượng hồ sơ và thời gian từ lúc tạo yêu cầu tuyển dụng giúp đánh giá hiệu quả của các kênh tìm ứng viên và hoạt động tiếp thị tuyển dụng.

Lấy dữ liệu ở đâu

Được ghi trong phân hệ SAP SuccessFactors Recruiting. Mỗi hồ sơ ứng tuyển có ngày tạo, dùng làm dấu thời gian của sự kiện.

Thu thập

Dấu thời gian nộp hồ sơ trong bản ghi ứng tuyển của ứng viên.

Loại sự kiện explicit
Nên có Không bắt buộc

Hướng dẫn trích xuất

Cách lấy dữ liệu từ SAP SuccessFactors Onboarding

Bạn đã sẵn sàng bắt đầu chưa?

Dùng mẫu này để chuẩn bị dữ liệu một cách tự tin và bắt đầu tối ưu quy trình tuyển dụng đến nghỉ việc. Tìm ra cách nâng cao hiệu quả và cải thiện trải nghiệm nhân viên trong toàn tổ chức.

Nâng cao hiệu quả, tối ưu vòng đời nhân viên ngay hôm nay

Gỡ bỏ điểm nghẽn trong HR, giảm 30% thời gian xử lý và nâng cao hiệu quả.

Bắt đầu dùng thử miễn phí

Không cần thẻ tín dụng. Bắt đầu dùng thử ngay hôm nay.