Mẫu dữ liệu cho quy trình trả hàng và hoàn tiền

SAP ECC
Mẫu dữ liệu cho quy trình trả hàng và hoàn tiền

Mẫu dữ liệu cho quy trình trả hàng và hoàn tiền

Mẫu này hướng dẫn bạn thu thập dữ liệu cần thiết để phân tích quy trình trả hàng và hoàn tiền. Mẫu nêu rõ các thuộc tính và hoạt động cần theo dõi để ghi nhận đầy đủ sự kiện và có cái nhìn trọn vẹn về quy trình. Mẫu cũng hướng dẫn cách trích xuất dữ liệu từ hệ thống nguồn. Nhờ đó, bạn có thể chuẩn bị dữ liệu cho process mining và tìm ra thông tin hữu ích.
  • Các thuộc tính nên thu thập
  • Các hoạt động chính cần theo dõi
  • Hướng dẫn trích xuất dữ liệu
Chưa quen với nhật ký sự kiện? Tìm hiểu cách tạo nhật ký sự kiện cho process mining.

Thuộc tính của quy trình trả hàng và hoàn tiền

Đây là các trường dữ liệu nên đưa vào event log để phân tích quy trình trả hàng và hoàn tiền.
5 Bắt buộc 6 Nên có 10 Không bắt buộc
Tên Mô tả
Mã trường hợp trả hàng
ReturnCaseId
Mã định danh duy nhất cho yêu cầu trả hàng của khách, liên kết mọi hoạt động và chứng từ liên quan.
Mô tả

Mã trường hợp trả hàng là khóa chính dùng để theo dõi toàn bộ vòng đời của quy trình trả hàng, từ lúc bắt đầu đến khi kết thúc. Mỗi mã ứng với một lần trả hàng cụ thể của khách và bao gồm mọi sự kiện liên quan như tạo đơn hàng, giao hàng, kiểm tra và xử lý credit memo.

Trong phân tích quy trình, thuộc tính này là nền tảng để dựng sơ đồ quy trình. Hệ thống dùng mã này để nhóm các sự kiện riêng lẻ thành hành trình xử lý xuyên suốt, từ đó phân tích các biến thể quy trình, thời gian xử lý và điểm nghẽn của từng trường hợp trả hàng.

Vì sao điều này quan trọng

Đây là mã định danh thiết yếu, kết nối mọi bước trong một lần trả hàng để bạn phân tích luồng và hiệu suất của toàn bộ quy trình.

Lấy dữ liệu ở đâu

Thông thường đây là số đơn hàng trả lại trong phân hệ Bán hàng và phân phối (SD). Số này nằm trong trường VBELN của bảng VBAK (Sales Document Header Data), với loại chứng từ (VBAK-VBTYP) là 'H' đối với hàng trả lại.

Ví dụ
600001236000045660000789
Tên hoạt động
ActivityName
Tên của một sự kiện hoặc bước nghiệp vụ cụ thể trong quy trình trả hàng.
Mô tả

Thuộc tính này mô tả một hành động riêng lẻ hoặc một lần thay đổi trạng thái trong vòng đời trả hàng, chẳng hạn như 'Tạo đơn hàng trả lại', 'Hạch toán nhận hàng' hoặc 'Tạo credit memo'. Các hoạt động này tạo nên sơ đồ quy trình.

Phân tích trình tự và tần suất hoạt động giúp xác định các luồng quy trình phổ biến nhất, những sai lệch và các vòng lặp làm lại. Đây là cơ sở để hiểu những gì diễn ra trong một trường hợp và theo thứ tự nào, đồng thời là nền tảng cho mọi phân tích process mining.

Vì sao điều này quan trọng

Hoạt động xác định các bước trong quy trình. Phân tích trình tự, thời lượng và tần suất của chúng là trọng tâm của process mining, giúp cho thấy công việc thực sự diễn ra như thế nào.

Lấy dữ liệu ở đâu

Được xác định từ các thay đổi trạng thái trong những bảng như VBUK/VBUP, sự kiện tạo chứng từ (ví dụ trong VBAK, LIKP, VBRK) hoặc nhật ký thay đổi trong các bảng CDHDR/CDPOS.

Ví dụ
Đã tạo đơn hàng trả lạiĐã ghi nhận nhập hàngĐã tạo chứng từ ghi cóHoàn tất mặt hàng trong đơn hàng trả lại
Thời điểm sự kiện
EventTime
Ngày và giờ chính xác khi hoạt động diễn ra.
Mô tả

Dấu thời gian này ghi lại chính xác thời điểm một sự kiện nghiệp vụ xảy ra. Mỗi hoạt động trong quy trình đều có dấu thời gian, giúp xác định trình tự sự kiện trong một trường hợp.

Thời điểm sự kiện rất quan trọng đối với mọi phân tích theo thời gian, từ tính thời gian giữa các hoạt động, tìm điểm nghẽn do phải chờ đến đo tổng thời lượng xử lý một trường hợp. Dữ liệu này hỗ trợ phân tích hiệu suất và kiểm tra tuân thủ các thỏa thuận mức dịch vụ (SLA).

Vì sao điều này quan trọng

Dấu thời gian này cần thiết để tính thời lượng, phân tích hiệu suất quy trình, tìm điểm nghẽn và hiểu tiến trình của từng trường hợp trả hàng.

Lấy dữ liệu ở đâu

Dữ liệu lấy từ nhiều trường ngày và giờ trong các bảng SAP. Với sự kiện tạo, thường dùng các trường ERDAT và ERZET (ví dụ trong VBAK). Với sự kiện thay đổi, dùng UDATE và UTIME trong bảng CDHDR.

Ví dụ
2023-04-15T10:22:05Z2023-04-16T14:01:30Z2023-04-18T09:15:00Z
Hệ thống nguồn
SourceSystem
Hệ thống dùng để trích xuất dữ liệu.
Mô tả

Thuộc tính này xác định nguồn gốc dữ liệu, rất cần thiết trong môi trường có nhiều hệ thống. Thuộc tính cung cấp ngữ cảnh và giúp đảm bảo khả năng truy xuất nguồn gốc cũng như tính toàn vẹn của dữ liệu.

Khi phân tích, bạn có thể dùng thuộc tính này để phân đoạn hoặc lọc dữ liệu khi kết hợp quy trình từ nhiều hệ thống nguồn. Thuộc tính cũng xác nhận sự kiện đến từ đúng ứng dụng dự kiến, trong trường hợp này là SAP ECC.

Vì sao điều này quan trọng

Xác định nguồn gốc dữ liệu, yếu tố quan trọng đối với quản trị dữ liệu và phân tích trên nhiều hệ thống doanh nghiệp.

Lấy dữ liệu ở đâu

Đây là giá trị tĩnh được xác định trong quá trình trích xuất dữ liệu để nhận diện phiên bản SAP ECC cụ thể (ví dụ: 'ECC_PROD_100').

Ví dụ
SAP_ECC_PRODSAPECC_FINANCE_200
Lần cập nhật dữ liệu gần nhất
LastDataUpdate
Dấu thời gian cho biết lần gần nhất dữ liệu của quy trình này được làm mới.
Mô tả

Thuộc tính này ghi lại ngày giờ của lần trích xuất hoặc cập nhật dữ liệu gần nhất, giúp bạn biết dữ liệu đang phân tích mới đến mức nào.

Điều này giúp đánh giá mức độ cập nhật của thông tin phân tích. Người dùng có thể xem dữ liệu hiện hành đến đâu, từ đó hiểu mức độ phù hợp của các phát hiện, nhất là khi theo dõi hoạt động đang diễn ra.

Vì sao điều này quan trọng

Cho biết dữ liệu mới đến mức nào, giúp người dùng biết phân tích quy trình đang dựa trên dữ liệu hiện hành ra sao và khi nào có thể chờ đợt cập nhật tiếp theo.

Lấy dữ liệu ở đâu

Đây là thuộc tính siêu dữ liệu được điền bằng dấu thời gian khi tác vụ trích xuất dữ liệu chạy.

Ví dụ
2023-05-20T02:00:00Z2023-05-21T02:00:00Z
Kênh trả hàng
ReturnChannel
Kênh khách dùng để bắt đầu trả hàng, chẳng hạn như trực tuyến, tại cửa hàng hoặc qua tổng đài.
Mô tả

Thuộc tính này cho biết nguồn hoặc cách tiếp nhận yêu cầu trả hàng. Nhờ đó, bạn có thể phân biệt yêu cầu gửi qua cổng thông tin web, tại cửa hàng hoặc qua nhân viên dịch vụ khách hàng.

Phân đoạn quy trình theo kênh trả hàng rất quan trọng để hiểu khác biệt trong vận hành và phân bổ tài nguyên. Ví dụ, hàng trả tại cửa hàng có thể được kiểm tra nhanh hơn nhưng cần các bước lập chứng từ khác với hàng trả trực tuyến. Đây là chiều phân tích chính trong dashboard 'Xu hướng sản lượng xử lý hàng trả lại'.

Vì sao điều này quan trọng

Phân biệt cách khách bắt đầu trả hàng, yếu tố thường ảnh hưởng đến luồng quy trình, nhu cầu tài nguyên và thời gian xử lý của từng kênh.

Lấy dữ liệu ở đâu

Trường này thường không có sẵn trong SAP ECC. Bạn có thể cần lấy dữ liệu từ trường tùy chỉnh (ví dụ trong VBAK) hoặc suy ra từ dữ liệu khác như Tổ chức bán hàng (VKORG) hay Kênh phân phối (VTWEG). Hãy tham khảo tài liệu SAP ECC để biết cách triển khai cụ thể.

Ví dụ
Cổng thông tin trực tuyếnTại cửa hàngTổng đài
Lý do trả hàng
ReturnReason
Mã lý do khách hàng cung cấp khi trả mặt hàng.
Mô tả

Thuộc tính này cho biết lý do trả sản phẩm, dựa trên các mã lý do được định nghĩa sẵn trong SAP. Ví dụ: 'Hư hỏng trong quá trình vận chuyển', 'Giao nhầm sản phẩm' hoặc 'Không vừa'.

Đây là chiều phân tích quan trọng để tìm nguyên nhân gốc rễ. Khi lọc sơ đồ quy trình hoặc KPI theo lý do trả hàng, chuyên viên phân tích có thể xác định liệu một số lý do có liên quan đến thời gian xử lý lâu hơn, tỷ lệ không đạt kiểm tra cao hơn hay sai lệch quy trình cụ thể hay không. Từ đó, doanh nghiệp có thể cải tiến chất lượng sản phẩm, hậu cần hoặc quy trình bán hàng.

Vì sao điều này quan trọng

Cho biết lý do phát sinh hàng trả lại, giúp tìm nguyên nhân gốc rễ và giảm tỷ lệ trả hàng bằng cách xử lý vấn đề về chất lượng sản phẩm, giao hàng hoặc mô tả sản phẩm.

Lấy dữ liệu ở đâu

Nằm trong bảng mặt hàng chứng từ bán hàng VBAP, trường ABGRU (lý do từ chối chứng từ bán hàng).

Ví dụ
001 - Sản phẩm bị hư hỏng002 - Giao nhầm sản phẩm005 - Hàng đến quá muộn
Mã vật tư
MaterialNumber
Mã định danh duy nhất của sản phẩm được trả lại.
Mô tả

Mã vật tư, hay SKU, xác định chính xác mặt hàng được trả lại. Nhờ đó, bạn có thể phân tích chi tiết ở cấp sản phẩm.

Phân tích hàng trả lại theo mã vật tư giúp doanh nghiệp tìm ra sản phẩm có tỷ lệ trả cao, có thể do vấn đề chất lượng, mô tả chưa chính xác hoặc lỗi sản xuất. Thuộc tính này rất cần thiết cho các dashboard như 'Ảnh hưởng của hàng trả lại đến tồn kho' và giúp hiểu cách từng sản phẩm đi qua quy trình trả hàng.

Vì sao điều này quan trọng

Xác định sản phẩm nào đang bị trả lại, qua đó làm rõ các vấn đề tiềm ẩn về kiểm soát chất lượng hoặc mô tả sản phẩm chưa chính xác.

Lấy dữ liệu ở đâu

Nằm trong bảng mặt hàng chứng từ bán hàng VBAP, trường MATNR.

Ví dụ
RM-1025FG-2050-BACC-5591
Người xử lý
ProcessingAgent
Mã người dùng của nhân viên thực hiện hoạt động.
Mô tả

Thuộc tính này ghi nhận tên người dùng của người thực hiện một bước cụ thể trong quy trình, chẳng hạn như tạo đơn hàng trả lại hoặc hạch toán nhận hàng. Trường này thường có tên 'Changed By' hoặc 'Created By'.

Phân tích theo người xử lý giúp quản lý hiệu suất và phân bổ tài nguyên. Qua đó, bạn có thể nhận diện người làm tốt, người cần được đào tạo thêm và cách phân chia khối lượng công việc trong nhóm. Thuộc tính này được dùng trong các dashboard như 'Hiệu suất xử lý hàng trả lại của nhân viên' để so sánh thời gian xử lý và sản lượng.

Vì sao điều này quan trọng

Theo dõi sự tham gia của người dùng, giúp phân tích hiệu suất nhóm, phân bổ khối lượng công việc và xác định nhu cầu đào tạo hoặc cách làm hiệu quả.

Lấy dữ liệu ở đâu

Thường nằm trong các trường như ERNAM (người tạo) hoặc AENAM (người thay đổi) ở các bảng phần đầu như VBAK, LIKP, VBRK. Với sự kiện thay đổi, trường này là USERNAME trong CDHDR.

Ví dụ
CBURNSDSCRANTONJHALPERT
Số tiền hoàn lại được yêu cầu
RequestedRefundAmount
Số tiền dự kiến hoàn lại, thường dựa trên giá trị thuần của (các) mặt hàng được trả.
Mô tả

Thuộc tính này thể hiện số tiền ban đầu của hàng trả lại, được ghi nhận trong đơn hàng trả lại. Đây là mốc tham chiếu cho phân tích và đối soát tài chính.

Bạn có thể so sánh số tiền này với 'Số tiền hoàn lại thực tế' để theo dõi chênh lệch. Đây là chỉ số chính trong dashboard 'Theo dõi chênh lệch số tiền hoàn lại'. Phân tích giá trị này giúp theo dõi ảnh hưởng tài chính của hàng trả lại và phát hiện vấn đề tiềm ẩn trong định giá hoặc tính toán khoản credit.

Vì sao điều này quan trọng

Xác định giá trị tài chính ban đầu của hàng trả lại, cần thiết để theo dõi chênh lệch tài chính và hiểu tổng giá trị hàng được trả.

Lấy dữ liệu ở đâu

Giá trị này thường là giá trị thuần ở cấp mặt hàng trong đơn hàng trả lại. Nằm trong bảng VBAP, trường NETWR.

Ví dụ
150.0049.991250.75
Số tiền hoàn lại thực tế
ActualRefundAmount
Số tiền cuối cùng được ghi có cho khách hàng theo chứng từ tài chính.
Mô tả

Thuộc tính này là số tiền hoàn lại cuối cùng đã được xác nhận, xử lý và hạch toán trong hệ thống kế toán. Số tiền có thể khác với số tiền yêu cầu do phí nhập kho lại, điều chỉnh theo tình trạng mặt hàng hoặc áp dụng chính sách khác.

Đây là thuộc tính quan trọng trong dashboard 'Theo dõi chênh lệch số tiền hoàn lại'. So sánh số tiền thực tế với số tiền yêu cầu giúp phát hiện vấn đề mang tính hệ thống trong khâu tính toán và phê duyệt hoàn tiền, đồng thời đảm bảo tính chính xác về tài chính.

Vì sao điều này quan trọng

Thể hiện kết quả tài chính cuối cùng của lần trả hàng. So sánh với số tiền yêu cầu giúp kiểm tra độ chính xác và phát hiện thất thoát tài chính.

Lấy dữ liệu ở đâu

Lấy từ chứng từ tài chính liên quan đến credit memo. Thông tin thường nằm trong bảng BSEG (Accounting Document Segment), trường WRBTR (số tiền theo loại tiền của chứng từ), tại dòng hạch toán tài khoản G/L liên quan.

Ví dụ
150.0045.001200.75
Chênh lệch số tiền hoàn lại
RefundAmountDiscrepancy
Khoản chênh lệch được tính giữa số tiền hoàn lại thực tế và số tiền yêu cầu.
Mô tả

Chỉ số được tính toán này cho biết chênh lệch tiền giữa số tiền ban đầu được yêu cầu trong đơn hàng trả lại và số tiền cuối cùng được phát hành trong credit memo. Giá trị dương có thể cho thấy chỉ hoàn một phần. Giá trị âm là bất thường nhưng có thể là dấu hiệu thanh toán thừa.

Đây là chỉ số chính trong dashboard 'Theo dõi chênh lệch số tiền hoàn lại'. Chỉ số giúp nhanh chóng phát hiện và phân tích các trường hợp có sai lệch tài chính do đánh giá tình trạng mặt hàng, phí nhập kho lại hoặc lỗi xử lý. Theo dõi chỉ số này giúp kiểm soát tài chính và đảm bảo thực hiện đúng chính sách.

Vì sao điều này quan trọng

Đo trực tiếp sai lệch tài chính trong quy trình hoàn tiền, giúp phát hiện trường hợp không tuân thủ chính sách, lỗi xử lý hoặc thất thoát tài chính.

Lấy dữ liệu ở đâu

Trường được tính: ActualRefundAmount - RequestedRefundAmount.

Ví dụ
0.00-4.99-50.00
Chứng từ bán hàng gốc
OriginalSalesDocument
Số đơn hàng bán ban đầu làm căn cứ cho lần trả hàng.
Mô tả

Thuộc tính này liên kết trực tiếp với giao dịch mua ban đầu của khách hàng. Đây là chứng từ tham chiếu nối lần trả hàng với thông tin giao dịch gốc.

Liên kết này rất hữu ích cho phân tích chuyên sâu. Chuyên viên phân tích có thể tìm hiểu lý do khách trả hàng từ một số đơn hàng nhất định, kiểm tra giá và điều khoản ban đầu, cũng như xem toàn bộ vòng đời từ đặt hàng đến trả hàng. Thuộc tính này còn giúp trả lời câu hỏi liệu sản phẩm bán qua chiến dịch hoặc kênh cụ thể có tỷ lệ trả hàng cao hơn hay không.

Vì sao điều này quan trọng

Liên kết hàng trả lại với giao dịch bán ban đầu, giúp xem toàn bộ hành trình giao dịch của khách hàng và tìm nguyên nhân gốc rễ sâu hơn.

Lấy dữ liệu ở đâu

Thông tin tham chiếu này được lưu ở cấp mặt hàng trong đơn hàng trả lại. Có thể tìm thấy trong bảng VBAP, trường VGBEL (số chứng từ tham chiếu).

Ví dụ
100034561000987110012345
Mã công ty
CompanyCode
Pháp nhân hoặc công ty chịu trách nhiệm cho giao dịch.
Mô tả

Mã công ty đại diện cho một đơn vị kế toán độc lập trong SAP. Mọi giao dịch tài chính, bao gồm trả hàng và hoàn tiền, đều được hạch toán vào một mã công ty cụ thể.

Thuộc tính này cần thiết cho báo cáo tài chính và phân đoạn quy trình tại các tổ chức đa quốc gia hoặc có nhiều pháp nhân. Phân tích theo mã công ty giúp so sánh hiệu suất quy trình trả hàng giữa các pháp nhân trong tập đoàn.

Vì sao điều này quan trọng

Cho phép lọc và so sánh quy trình trả hàng giữa các pháp nhân trong tổ chức, rất cần thiết cho phân tích tài chính.

Lấy dữ liệu ở đâu

Nằm trong bảng phần đầu chứng từ bán hàng VBAK, trường BUKRS_VF (mã công ty dùng cho thanh toán).

Ví dụ
10002000US01
Mã khách hàng
CustomerId
Mã định danh duy nhất của khách hàng gửi yêu cầu trả hàng.
Mô tả

Thuộc tính này xác định khách hàng cụ thể (trong SAP gọi là 'Sold-to Party') trả sản phẩm và liên kết giao dịch trả hàng với dữ liệu chính của khách hàng.

Phân tích theo mã khách hàng giúp nhận diện khách thường xuyên trả hàng, dấu hiệu có thể cho thấy họ chưa hài lòng hoặc có khả năng lợi dụng chính sách trả hàng. Kết hợp với dữ liệu phân khúc khách hàng, thuộc tính này cũng giúp tìm hiểu liệu các nhóm khách hàng khác nhau có hành vi trả hàng hoặc trải nghiệm quy trình khác nhau hay không.

Vì sao điều này quan trọng

Liên kết hàng trả lại với từng khách hàng, giúp phân tích hành vi, nhận diện khách thường xuyên trả hàng và đánh giá ảnh hưởng đến mối quan hệ với khách hàng.

Lấy dữ liệu ở đâu

Nằm trong bảng phần đầu chứng từ bán hàng VBAK, trường KUNNR (Sold-to party).

Ví dụ
CUST-100432CUST-203991CUST-831102
Ngày mục tiêu hoàn tiền theo SLA
RefundSLATargetDate
Ngày dự kiến hoàn tất xử lý hoàn tiền theo thỏa thuận mức dịch vụ.
Mô tả

Thuộc tính này xác định hạn hoàn tất quy trình hoàn tiền cho một trường hợp trả hàng. Hạn thường được tính theo quy tắc nghiệp vụ, chẳng hạn '5 ngày làm việc kể từ khi nhận hàng'.

Đây là mốc để so sánh với hiệu suất thực tế. Thuộc tính này là thành phần chính của dashboard 'Tuân thủ SLA xử lý hoàn tiền', giúp doanh nghiệp theo dõi việc thực hiện cam kết với khách hàng và phát hiện các trường hợp có nguy cơ trễ SLA.

Vì sao điều này quan trọng

Đặt mục tiêu hiệu suất xử lý hoàn tiền, giúp doanh nghiệp đo lường và báo cáo mức độ tuân thủ SLA, đồng thời ưu tiên xử lý các trường hợp quá hạn.

Lấy dữ liệu ở đâu

Trường này thường không có sẵn trong SAP và cần được tính theo quy tắc nghiệp vụ. Có thể lấy một ngày mốc (ví dụ ngày nhận hàng từ MKPF) rồi cộng thêm khoảng thời gian đã cấu hình. Hãy tham khảo tài liệu SAP ECC hoặc yêu cầu nghiệp vụ.

Ví dụ
2023-04-25T23:59:59Z2023-04-28T23:59:59Z2023-05-02T23:59:59Z
Nhà máy
Plant
Địa điểm hoặc cơ sở thực tế tiếp nhận và xử lý mặt hàng được trả lại.
Mô tả

Trong SAP, nhà máy là một địa điểm thực tế như kho hoặc trung tâm phân phối, nơi hàng hóa được xử lý. Với hàng trả lại, đây thường là nơi tiếp nhận và kiểm tra mặt hàng.

Phân tích quy trình theo nhà máy giúp phát hiện khác biệt về hiệu suất giữa các cơ sở. Bạn có thể xác định kho nào kiểm tra mặt hàng hiệu quả hơn hoặc xử lý được nhiều hàng hơn, hỗ trợ dashboard 'Sản lượng và hiệu quả kiểm tra mặt hàng'.

Vì sao điều này quan trọng

Xác định địa điểm xử lý hàng trả lại, giúp so sánh hiệu suất giữa các kho hoặc trung tâm phân phối.

Lấy dữ liệu ở đâu

Nằm ở cấp mặt hàng trong đơn hàng trả lại, bảng VBAP, trường WERKS.

Ví dụ
PL01WH02DC05
Số credit memo
CreditMemoNumber
Mã định danh duy nhất của chứng từ credit memo được phát hành để hoàn tiền.
Mô tả

Credit memo là chứng từ thanh toán chính thức trong SAP, xác nhận khoản tiền sẽ hoàn lại cho khách hàng. Số này định danh duy nhất chứng từ tài chính đó.

Thuộc tính này cần thiết cho đối soát tài chính và theo dõi quy trình từ khâu trả hàng đến quyết toán tài chính. Đây là cột mốc quan trọng trong quy trình, đồng thời giúp tìm các chứng từ kế toán liên quan đến những thuộc tính như 'Số tiền hoàn lại thực tế'.

Vì sao điều này quan trọng

Liên kết trực tiếp đến chứng từ tài chính phê duyệt khoản hoàn tiền cho khách hàng, cần thiết cho kiểm toán và đối soát tài chính.

Lấy dữ liệu ở đâu

Credit memo là một chứng từ thanh toán. Số chứng từ nằm trong bảng VBRK (Billing Document: Header Data), trường VBELN. Có thể tìm liên kết thông qua luồng chứng từ của đơn hàng trả lại.

Ví dụ
900011229000334490005566
Trạng thái đơn hàng trả lại
ReturnOrderStatus
Trạng thái xử lý tổng thể của trường hợp trả hàng.
Mô tả

Thuộc tính này cho biết trạng thái hiện tại của trường hợp trả hàng, chẳng hạn như 'Đang mở', 'Đang xử lý' hoặc 'Đã hoàn tất'. Trạng thái được xác định từ các trạng thái ở cấp phần đầu hoặc mặt hàng của chứng từ bán hàng.

Khi phân tích, bạn có thể dùng thuộc tính này để lọc các trường hợp đang xử lý hoặc đã hoàn tất. Thuộc tính giúp theo dõi khối lượng công việc và tiến độ chung của các trường hợp đang mở, đồng thời cho biết kết quả tổng quát của từng lần trả hàng.

Vì sao điều này quan trọng

Cho biết khái quát một trường hợp đang ở giai đoạn nào, giúp lọc và phân tích các yêu cầu trả hàng đang mở, đang xử lý hoặc đã đóng.

Lấy dữ liệu ở đâu

Được xác định từ các trường trạng thái trong bảng VBUK (trạng thái phần đầu) và VBUP (trạng thái mặt hàng). Ví dụ, VBUK-GBSTK là trạng thái xử lý tổng thể của chứng từ.

Ví dụ
Đang mởĐang xử lýĐã hoàn tất
Tuân thủ chính sách trả hàng
ReturnPolicyAdherence
Cờ cho biết lần trả hàng có tuân thủ tất cả quy tắc và chính sách nghiệp vụ đã xác định hay không.
Mô tả

Thuộc tính boolean được tính toán này cho biết trường hợp trả hàng có tuân theo chính sách chuẩn của công ty hay không. Logic có thể kiểm tra nhiều điều kiện, chẳng hạn yêu cầu trả hàng có được gửi trong thời hạn cho phép không, mã lý do có hợp lệ với sản phẩm không, hoặc trường hợp ngoại lệ đã được quản lý phê duyệt chưa.

Thuộc tính này hỗ trợ dashboard 'Tuân thủ chính sách phê duyệt trả hàng'. Dashboard giúp đo trực tiếp tỷ lệ tuân thủ và xác định chính sách nào thường bị bỏ qua nhất, từ đó cải tiến quy trình hoặc tập trung đào tạo.

Vì sao điều này quan trọng

Đo mức độ tuân thủ quy tắc nghiệp vụ, giúp áp dụng chính sách nhất quán và xác định các trường hợp cần xem xét hoặc phê duyệt đặc biệt.

Lấy dữ liệu ở đâu

Đây là thuộc tính được suy ra từ một tập hợp quy tắc nghiệp vụ. Ví dụ: (Ngày bắt đầu trả hàng - Ngày mua ban đầu) <= 30 ngày AND ReturnReason IS NOT NULL.

Ví dụ
truefalse
Tuân thủ SLA
IsSLACompliant
Cờ cho biết khoản hoàn tiền có được xử lý trong thời hạn SLA đã thỏa thuận hay không.
Mô tả

Đây là thuộc tính boolean được tính bằng cách so sánh ngày thực tế của hoạt động 'Đã xử lý hoàn tiền' với 'Ngày mục tiêu hoàn tiền theo SLA'. Giá trị là true nếu hoàn tiền đúng hạn và false nếu không.

Thuộc tính này giúp đơn giản hóa phân tích và báo cáo bằng cách đưa ra kết quả rõ ràng, có hoặc không, về việc thực hiện SLA của từng trường hợp. Thuộc tính được dùng để tính tỷ lệ 'Tuân thủ SLA xử lý hoàn tiền' tổng thể và lọc nhanh các trường hợp không tuân thủ để phân tích.

Vì sao điều này quan trọng

Cho biết rõ từng trường hợp có đạt SLA hay không, giúp đơn giản hóa việc theo dõi và báo cáo tuân thủ.

Lấy dữ liệu ở đâu

Đây là thuộc tính được tính toán. Logic: Thời điểm sự kiện của 'Đã xử lý hoàn tiền' <= Ngày mục tiêu hoàn tiền theo SLA.

Ví dụ
truefalse
Bắt buộc Nên có Không bắt buộc

Các hoạt động trong quy trình trả hàng và hoàn tiền

Đây là các bước và cột mốc chính cần ghi lại trong event log để khám phá quy trình chính xác.
6 Nên có 6 Không bắt buộc
Hoạt động Mô tả
Credit memo được hạch toán vào FI
Credit memo được chuyển sang kế toán tài chính và ghi nhận chính thức vào khoản phải thu. Bước này khởi động quy trình thanh toán tiền hoàn lại cho khách hàng.
Vì sao điều này quan trọng

Hoạt động này đánh dấu thời điểm công ty ghi nhận khoản hoàn tiền về mặt tài chính. Nếu việc hạch toán chậm sau khi tạo credit memo, khách hàng cũng sẽ nhận tiền hoàn lại muộn hơn.

Lấy dữ liệu ở đâu

Đây là sự kiện được suy ra khi trạng thái hạch toán trong phần đầu chứng từ thanh toán (VBRK-RFBSK) được cập nhật thành 'C' (đã tạo chứng từ hạch toán). Ngày tạo chứng từ kế toán thực tế nằm trong bảng BKPF.

Thu thập

Xác định dấu thời gian khi VBRK-RFBSK được đặt thành 'C', hoặc dùng ngày tạo (CPUDT) trong chứng từ kế toán BKPF được liên kết.

Loại sự kiện inferred
Đã đưa ra quyết định sử dụng
Sau khi kiểm tra, kỹ sư chất lượng hoặc nhân viên kiểm tra đưa ra quyết định chính thức về tình trạng của hàng trả lại. Quyết định này xác định bước xử lý tiếp theo, chẳng hạn như nhập lại kho, loại bỏ hoặc sửa chữa.
Vì sao điều này quan trọng

Hoạt động này rất quan trọng để hiểu hiệu quả kiểm tra và kết quả kiểm tra. Quyết định ảnh hưởng trực tiếp đến số tiền hoàn và việc quản lý hàng tồn kho.

Lấy dữ liệu ở đâu

Nếu sử dụng SAP QM, đây là sự kiện được ghi nhận rõ ràng trong bảng QAVE (quyết định sử dụng trong xử lý kiểm tra). Thời điểm ra quyết định được lưu trong QAVE-VDATUM. Bảng QALS chứa liên kết đến lệnh giao hàng.

Thu thập

Dùng ngày quyết định sử dụng (VDATUM) từ bảng QAVE, liên kết qua lô kiểm tra (QALS-PRUEFLOS).

Loại sự kiện explicit
Đã ghi nhận nhập hàng
Hoạt động này xảy ra khi hàng trả lại được tiếp nhận tại kho hoặc trung tâm xử lý. Sự kiện được ghi nhận khi chứng từ luân chuyển hàng hóa được hạch toán cho lệnh giao hàng trả lại.
Vì sao điều này quan trọng

Đây là cột mốc quan trọng cho biết công ty đã tiếp nhận hàng trả lại. Đây là điểm bắt đầu của khâu kiểm tra thực tế và có ảnh hưởng đến độ chính xác của hàng tồn kho.

Lấy dữ liệu ở đâu

Có thể suy ra sự kiện này từ trạng thái luân chuyển hàng hóa của mặt hàng trong lệnh giao hàng trả lại tại bảng VBUP (ví dụ: WBSTA = 'C'). Dấu thời gian chính xác nằm trong đầu chứng từ vật tư (MKPF-BUDAT) của lần nhập hàng tương ứng.

Thu thập

Tìm ngày hạch toán (BUDAT) trong bảng MKPF của chứng từ vật tư liên kết với lệnh giao hàng trả lại.

Loại sự kiện inferred
Đã tạo chứng từ ghi có
Tạo chứng từ thanh toán (credit memo) để phê duyệt khoản ghi có cho khách hàng. Đây là chứng từ tài chính chính thức xác nhận số tiền hoàn lại.
Vì sao điều này quan trọng

Đây là một cột mốc tài chính quan trọng trong quy trình. Phân tích thời gian tạo credit memo giúp phát hiện chậm trễ trong khâu xử lý chứng từ tài chính sau khi nhận và kiểm tra hàng.

Lấy dữ liệu ở đâu

Đây là sự kiện được ghi nhận rõ ràng trong bảng VBRK (Billing Document Header). Ngày tạo nằm trong trường VBRK-ERDAT. Credit memo được liên kết với đơn hàng trả lại hoặc yêu cầu credit memo trong luồng chứng từ.

Thu thập

Dùng dấu thời gian tạo (ERDAT) trong bảng VBRK của chứng từ thanh toán liên quan.

Loại sự kiện explicit
Đã tạo đơn hàng trả lại
Hoạt động này đánh dấu thời điểm bắt đầu quy trình trả hàng, khi khách hàng yêu cầu trả sản phẩm. Sự kiện được ghi nhận khi một chứng từ bán hàng mới thuộc loại 'Return' (ví dụ: RE) được tạo trong SAP ECC.
Vì sao điều này quan trọng

Đây là sự kiện bắt đầu chính của quy trình hàng trả lại. Phân tích thời gian từ hoạt động này đến các hoạt động khác giúp đo tổng thời gian chu kỳ và xác định chậm trễ ở khâu xử lý ban đầu.

Lấy dữ liệu ở đâu

Đây là sự kiện được ghi nhận rõ ràng trong bảng VBAK (đầu chứng từ bán hàng). Dấu thời gian tạo được lưu trong VBAK-ERDAT và VBAK-ERZET cho số chứng từ bán hàng tương ứng (VBAK-VBELN) có loại đơn hàng VBAK-AUART = 'RE'.

Thu thập

Dùng dấu thời gian tạo (ERDAT, ERZET) từ bảng VBAK cho chứng từ bán hàng loại 'RE'.

Loại sự kiện explicit
Hoàn tất đơn hàng trả lại
Hoạt động này đánh dấu kết thúc quy trình trả hàng xét từ góc độ bán hàng và phân phối. Hoạt động diễn ra khi tất cả mặt hàng trong đơn hàng trả lại đã được xử lý xong và đóng lại.
Vì sao điều này quan trọng

Đây là sự kiện kết thúc chính của quy trình. Đo thời gian từ 'Tạo đơn hàng trả lại' đến hoạt động này sẽ cho biết thời gian xử lý toàn trình của một trường hợp trả hàng.

Lấy dữ liệu ở đâu

Đây là sự kiện được suy ra từ các bảng trạng thái. Sự kiện được ghi nhận khi trạng thái tổng thể của phần đầu chứng từ bán hàng (VBUK-GBSTK) được cập nhật thành 'C' (đã xử lý hoàn toàn).

Thu thập

Xác định dấu thời gian trong chứng từ thay đổi (CDHDR/CDPOS) khi trường trạng thái phần đầu VBUK-GBSTK chuyển thành 'C'.

Loại sự kiện inferred
Đã gỡ chặn đơn hàng trả lại
Đây là bước phê duyệt yêu cầu trả hàng, cho phép yêu cầu chuyển sang giai đoạn tiếp theo. Sự kiện này thường được ghi nhận khi trạng thái chứng từ thay đổi hoặc khi gỡ chặn giao hàng hay xuất hóa đơn.
Vì sao điều này quan trọng

Đây là cột mốc phê duyệt quan trọng. Đo thời gian cần thiết để đạt đến bước này giúp xác định điểm nghẽn trong quy trình cấp phép và phê duyệt hàng trả lại.

Lấy dữ liệu ở đâu

Đây là sự kiện được suy ra từ nhật ký thay đổi của chứng từ bán hàng. Kiểm tra các bảng CDHDR và CDPOS để tìm thay đổi ở trường chặn trong VBAK hoặc VBAP, hoặc trường trạng thái trong VBUK/VBUP.

Thu thập

Xác định dấu thời gian trong các bảng chứng từ thay đổi (CDHDR/CDPOS) khi trạng thái chặn liên quan được gỡ bỏ.

Loại sự kiện inferred
Đã tạo lệnh giao hàng trả lại
Chứng từ giao hàng được tạo để quản lý việc tiếp nhận hàng trả lại. Sự kiện này cho biết quy trình logistics cho hàng trả lại đã bắt đầu.
Vì sao điều này quan trọng

Theo dõi quá trình chuyển từ xử lý hành chính sang logistics thực tế. Chậm trễ ở bước này có thể ảnh hưởng đến kế hoạch kho và tổng thời gian xử lý hàng trả lại.

Lấy dữ liệu ở đâu

Đây là sự kiện được ghi nhận rõ ràng trong bảng LIKP (đầu chứng từ giao hàng). Dấu thời gian tạo nằm trong LIKP-ERDAT. Bảng LIPS (LIPS-VGBEL) chứa liên kết đến đơn hàng trả lại nguồn.

Thu thập

Dùng dấu thời gian tạo (ERDAT) từ bảng LIKP cho lệnh giao hàng liên kết với đơn hàng trả lại.

Loại sự kiện explicit
Đã tạo yêu cầu ghi có
Yêu cầu ghi có được tạo để ghi nhận chính thức khoản cần hoàn tiền. Trong nhiều cấu hình, chính đơn hàng trả lại được dùng làm yêu cầu ghi có.
Vì sao điều này quan trọng

Đây là điểm bắt đầu chính thức của phần quyết toán tài chính trong quy trình hàng trả lại. Sự kiện này kích hoạt các bước phê duyệt tài chính và tạo chứng từ tiếp theo.

Lấy dữ liệu ở đâu

Đây có thể là sự kiện được ghi nhận rõ ràng trong VBAK cho chứng từ bán hàng loại 'Credit Memo Request' (ví dụ: CR), hoặc có thể trùng với sự kiện 'Đã tạo đơn hàng trả lại' nếu loại đơn hàng được cấu hình để lập hóa đơn theo đơn hàng.

Thu thập

Dùng dấu thời gian tạo (ERDAT) từ VBAK cho chứng từ loại 'CR', hoặc dùng lại sự kiện tạo đơn hàng trả lại.

Loại sự kiện explicit
Hoàn tất mặt hàng trong đơn hàng trả lại
Một mặt hàng riêng lẻ trong đơn hàng trả lại được đánh dấu là đã xử lý xong. Việc này thường diễn ra sau khi hoàn tất mọi chứng từ hậu cần và tài chính liên quan đến mặt hàng đó.
Vì sao điều này quan trọng

Theo dõi từng mặt hàng giúp xác định sản phẩm hoặc lý do trả hàng nào gây chậm trễ lâu nhất. Nhờ đó, bạn có thể xem chi tiết hơn tiến độ hoàn tất quy trình.

Lấy dữ liệu ở đâu

Đây là sự kiện được suy ra từ các bảng trạng thái. Sự kiện được ghi nhận khi trạng thái tổng thể của mặt hàng trong chứng từ bán hàng (VBUP-GBSTK) được cập nhật thành 'C' (đã xử lý hoàn toàn).

Thu thập

Xác định dấu thời gian trong chứng từ thay đổi (CDHDR/CDPOS) khi trường trạng thái mặt hàng VBUP-GBSTK chuyển thành 'C'.

Loại sự kiện inferred
Tất toán credit memo
Khoản credit chưa tất toán trong tài khoản phải thu được tất toán, thường thông qua khoản thanh toán gửi cho khách hàng. Sự kiện này đánh dấu việc hoàn tất cuối cùng của khoản hoàn tiền về mặt tài chính.
Vì sao điều này quan trọng

Hoạt động này xác nhận khoản tiền đã được chi trả và hoàn tất phần tài chính của quy trình. Xét từ góc độ khách hàng, đây mới là điểm kết thúc thực sự của quá trình hoàn tiền.

Lấy dữ liệu ở đâu

Đây là sự kiện được ghi nhận rõ ràng từ phân hệ FI. Ngày tất toán chứng từ kế toán được lưu trong bảng BSEG (BSEG-AUGDT) cho dòng mục khách hàng tương ứng.

Thu thập

Dùng ngày tất toán (AUGDT) trong bảng BSEG hoặc BSAD của chứng từ kế toán được liên kết với credit memo.

Loại sự kiện explicit
Từ chối mặt hàng trong đơn hàng trả lại
Một mặt hàng cụ thể trong đơn hàng trả lại bị từ chối, trong lần xem xét ban đầu hoặc sau khi kiểm tra. Mặt hàng này sẽ không được xử lý tiếp, chẳng hạn như hoàn tiền.
Vì sao điều này quan trọng

Phân tích các trường hợp từ chối giúp phát hiện yêu cầu trả hàng không hợp lệ và cải thiện cách truyền đạt chính sách cho khách hàng. Đây là một nhánh quan trọng của quy trình nhưng không dẫn đến hoàn tiền.

Lấy dữ liệu ở đâu

Đây là sự kiện được suy ra. Sự kiện thường được ghi nhận khi mã 'Reason for Rejection' riêng biệt được điền cho mặt hàng trong bảng VBAP (VBAP-ABGRU). Dấu thời gian cần lấy từ nhật ký thay đổi.

Thu thập

Xác định dấu thời gian trong chứng từ thay đổi (CDHDR/CDPOS) khi trường VBAP-ABGRU được điền cho mặt hàng trả lại.

Loại sự kiện inferred
Nên có Không bắt buộc

Hướng dẫn trích xuất dữ liệu

Cách lấy dữ liệu từ SAP ECC

Bắt đầu ngay?

Dùng mẫu này ngay hôm nay để đơn giản hóa việc thu thập dữ liệu và hiểu rõ hơn về quy trình trả hàng, hoàn tiền.

Tối ưu quy trình trả hàng và hoàn tiền ngay

Cải thiện quy trình trả hàng trên SAP ECC, giảm 30% thời gian xử lý. Bắt đầu ngay hôm nay.

Bắt đầu dùng thử miễn phí

Không cần thẻ tín dụng, thiết lập chỉ trong vài phút