> Cải tiến quy trình liên tục > Tuyển dụng và thu hút nhân tài > iCIMS > Mẫu dữ liệu

Mẫu dữ liệu tuyển dụng và thu hút nhân tài

iCIMS

Thuộc tính tuyển dụng và thu hút nhân tài(20) Hoạt động tuyển dụng và thu hút nhân tài(15) Hướng dẫn trích xuất dữ liệu(2)

Mẫu dữ liệu tuyển dụng và thu hút nhân tài

Mẫu này hướng dẫn bạn thu thập dữ liệu cần thiết để phân tích quy trình tuyển dụng và thu hút nhân tài. Mẫu nêu rõ các thuộc tính cần lấy, những hoạt động cần theo dõi và cách trích xuất dữ liệu từ hệ thống iCIMS. Dùng mẫu này để chuẩn bị dữ liệu cho process mining.

Các thuộc tính nên thu thập
Các hoạt động chính cần theo dõi khi phân tích quy trình
Hướng dẫn trích xuất dữ liệu từ iCIMS

Chưa quen với nhật ký sự kiện? Tìm hiểu cách tạo nhật ký sự kiện cho process mining.

Tải mẫu xuống

Thuộc tính tuyển dụng và thu hút nhân tài

Đây là các trường dữ liệu nên có trong nhật ký sự kiện để phân tích quy trình tuyển dụng và thu hút nhân tài.

3 Bắt buộc 6 Nên có 11 Không bắt buộc

	Tên	Mô tả
	Hồ sơ ứng tuyển JobApplicationId	Mã định danh duy nhất cho hồ sơ ứng tuyển vào một vị trí cụ thể.
Mô tả Mã hồ sơ ứng tuyển là thông tin cốt lõi để phân tích quy trình tuyển dụng, đồng thời đóng vai trò mã định danh cho từng trường hợp. Mỗi mã đại diện cho hành trình của một ứng viên đối với một vị trí cụ thể, từ lúc nộp hồ sơ đến các bước tiếp theo như sàng lọc, phỏng vấn và xử lý lời mời nhận việc. Trong process mining, thuộc tính này liên kết mọi hoạt động liên quan thành một luồng quy trình xuyên suốt. Phân tích theo mã hồ sơ ứng tuyển giúp bạn hình dung rõ phễu tuyển dụng, tính chính xác thời gian xử lý và xác định những khác biệt trong hành trình tuyển dụng của từng ứng viên. Vì sao điều này quan trọng Thuộc tính này cần thiết để theo dõi toàn bộ vòng đời của một hồ sơ ứng tuyển, qua đó phân tích thời gian tuyển dụng, tỷ lệ ứng viên bỏ dở và mức độ tuân thủ quy trình trong hành trình của từng ứng viên. Lấy dữ liệu ở đâu Đây thường là khóa chính của hồ sơ ứng tuyển trong iCIMS. Tham khảo API Person hoặc Recruiting Workflow Profile. Ví dụ APP-2023-001234APP-2023-005678APP-2024-009101
	Tên hoạt động ActivityName	Tên của bước hoặc mốc cụ thể đã diễn ra trong quy trình tuyển dụng.
Mô tả Tên hoạt động mô tả một sự kiện xảy ra tại một thời điểm cụ thể trong quá trình xử lý hồ sơ ứng tuyển. Ví dụ: “Đã nhận hồ sơ ứng tuyển”, “Đã thực hiện phỏng vấn vòng đầu” và “Đã gửi lời mời nhận việc”. Các hoạt động này tạo thành những bước nối tiếp nhau trong quy trình tuyển dụng. Thuộc tính này là nền tảng của process mining vì xác định các nút trên sơ đồ quy trình. Phân tích trình tự và tần suất hoạt động giúp làm rõ quy trình tuyển dụng thực tế, chỉ ra các lộ trình phổ biến và thay thế, đồng thời phát hiện điểm nghẽn hoặc vòng lặp làm lại. Vì sao điều này quan trọng Thuộc tính này xác định các bước trong quy trình, giúp bạn tạo sơ đồ quy trình, phân tích luồng công việc và phát hiện những điểm khác biệt so với quy trình tuyển dụng chuẩn. Lấy dữ liệu ở đâu Thường được xác định từ các thay đổi trạng thái trong Recruiting Workflow Profile của iCIMS. Tổ chức thường có thể tùy chỉnh trạng thái và nhóm trạng thái cụ thể. Ví dụ Đã sàng lọc hồ sơ ứng tuyểnĐã thực hiện phỏng vấn vòng đầuĐã chấp nhận lời mời nhận việcĐã tuyển dụng ứng viên
	Thời điểm bắt đầu hoạt động ActivityStartTime	Dấu thời gian cho biết một hoạt động tuyển dụng cụ thể bắt đầu hoặc được ghi nhận khi nào.
Mô tả Thuộc tính này ghi lại ngày giờ của từng hoạt động, chẳng hạn như thời điểm sàng lọc hồ sơ hoặc lên lịch phỏng vấn. Dấu thời gian rất cần thiết để hiểu thời điểm diễn ra và thời lượng của từng bước trong quy trình. Trong process mining, dấu thời gian giúp sắp xếp sự kiện theo trình tự thời gian và khám phá luồng quy trình thực tế. Đây là cơ sở cho mọi phân tích theo thời gian, bao gồm tính thời gian xử lý giữa các hoạt động, xác định chậm trễ và theo dõi hiệu suất so với thỏa thuận mức dịch vụ. Vì sao điều này quan trọng Thuộc tính này cho biết thứ tự thời gian của các sự kiện, rất quan trọng để tính thời lượng quy trình, xác định điểm nghẽn và hiểu tiến trình tuyển dụng. Lấy dữ liệu ở đâu Thông tin này thường có trong nhật ký kiểm tra hoặc lịch sử gắn với Recruiting Workflow Profile trong iCIMS. Ví dụ 2023-10-26T10:00:00Z2023-11-05T14:30:00Z2023-11-15T09:15:00Z
	Mã yêu cầu tuyển dụng JobRequisitionId	Mã định danh duy nhất của vị trí cần tuyển.
Mô tả Mã yêu cầu tuyển dụng liên kết nhiều hồ sơ ứng tuyển với cùng một tin tuyển dụng. Mã này đại diện cho vị trí cụ thể mà ứng viên đang ứng tuyển, cùng các thông tin như chức danh, phòng ban và địa điểm làm việc. Trong phân tích, mã này được dùng để nhóm và so sánh mọi hồ sơ ứng tuyển cho cùng một vị trí. Nhờ đó, bạn có thể xem toàn bộ nhóm ứng viên cho một vị trí và hiểu hiệu quả tuyển dụng đối với từng loại công việc. Vì sao điều này quan trọng Thuộc tính này nhóm tất cả hồ sơ ứng tuyển cho cùng một vị trí, giúp phân tích toàn bộ phễu tuyển dụng của vị trí đó. Lấy dữ liệu ở đâu Mã này là một phần cốt yếu của Job Profile trong iCIMS và được liên kết với mọi hồ sơ ứng tuyển cho vị trí đó. Ví dụ REQ-2023-105REQ-2024-012REQ-2024-301
	Nguồn ứng tuyển ApplicationSource	Kênh hoặc cách ứng viên gửi hồ sơ ứng tuyển.
Mô tả Thuộc tính này cho biết hồ sơ ứng tuyển đến từ đâu, chẳng hạn như “Trang web công ty”, “LinkedIn”, “Nhân viên giới thiệu” hoặc “Trang tuyển dụng”. Thuộc tính này theo dõi cách ứng viên biết đến và ứng tuyển vào các vị trí đang tuyển. Thông tin này rất cần thiết cho bảng điều khiển “Hiệu quả đầu tư của các kênh tìm ứng viên”. Bằng cách phân tích số hồ sơ nhận được, đặc biệt là số ứng viên được tuyển từ từng nguồn, tổ chức có thể xác định kênh nào mang lại hiệu quả đầu tư cao nhất. Nhờ đó, bạn có thể phân bổ ngân sách tiếp thị tuyển dụng hợp lý hơn và tập trung vào những nguồn hiệu quả nhất. Vì sao điều này quan trọng Thuộc tính này giúp đo lường hiệu quả của từng kênh tuyển dụng, từ đó tối ưu chiến lược tìm ứng viên và ngân sách. Lấy dữ liệu ở đâu Dữ liệu này được ghi trong hồ sơ ứng tuyển của ứng viên trên iCIMS. Ứng viên thường tự chọn nguồn hoặc hệ thống ghi nhận nguồn qua tham số URL. Ví dụ LinkedInNhân viên giới thiệuTrang tuyển dụng của công tyIndeed
	Nhà tuyển dụng Recruiter	Tên hoặc mã định danh của nhà tuyển dụng phụ trách hồ sơ ứng tuyển.
Mô tả Thuộc tính này xác định nhà tuyển dụng chính được giao phụ trách hồ sơ. Người này thường sàng lọc ứng viên, điều phối phỏng vấn và quản lý quy trình. Phân tích dữ liệu theo nhà tuyển dụng là việc cần thiết cho bảng điều khiển “Tổng quan hiệu suất nhà tuyển dụng”. Thuộc tính giúp đánh giá hiệu suất cá nhân và đội ngũ qua các chỉ số như thời gian sàng lọc, tỷ lệ hoàn tất phỏng vấn và số lượt tuyển dụng thành công. Nhờ đó, bạn có thể xác định cách làm hiệu quả và những lĩnh vực cần đào tạo thêm. Vì sao điều này quan trọng Thuộc tính này giúp đánh giá khối lượng công việc và hiệu suất của nhà tuyển dụng, từ đó cải thiện đúng trọng tâm và phân bổ tài nguyên phù hợp. Lấy dữ liệu ở đâu Thông tin này thường được lưu trong Recruiting Workflow Profile hoặc Job Profile liên quan của iCIMS, gắn với người dùng thực hiện một số thao tác. Ví dụ John SmithJane DoeEmily Jones
	Phòng ban Department	Phòng ban hoặc bộ phận tuyển dụng cho vị trí này.
Mô tả Thuộc tính này cho biết phòng ban của vị trí đang tuyển, chẳng hạn như “Kỹ thuật”, “Tiếp thị” hoặc “Kinh doanh”. Thông tin này giúp xác định vị trí tuyển dụng thuộc bộ phận nào. Phòng ban là một chiều phân tích hữu ích. Bạn có thể phân tích các KPI như “Thời gian tuyển dụng” và “Tỷ lệ chấp nhận đề nghị” theo từng phòng ban, qua đó nhận ra sự khác biệt về quy trình và hiệu quả tuyển dụng giữa các bộ phận. Từ đó, bạn biết bộ phận nào đã có quy trình hiệu quả và bộ phận nào cần được hỗ trợ. Vì sao điều này quan trọng Thuộc tính này giúp so sánh hiệu quả giữa các đơn vị kinh doanh, làm rõ sự khác biệt về hiệu quả tuyển dụng và các điểm nghẽn. Lấy dữ liệu ở đâu Thông tin này thường nằm trong hồ sơ vị trí tuyển dụng (Job Profile), gắn với mã yêu cầu tuyển dụng (Job Requisition ID) trong iCIMS. Thuộc tính này cũng có thể liên kết với dữ liệu cơ cấu tổ chức. Ví dụ Kỹ thuậtKinh doanhTiếp thịNhân sự
	Quản lý tuyển dụng HiringManager	Tên hoặc mã định danh của quản lý tuyển dụng cho yêu cầu tuyển dụng.
Mô tả Quản lý tuyển dụng là người cần tuyển vị trí đó. Đây là bên liên quan quan trọng, chịu trách nhiệm xem xét ứng viên, phỏng vấn và đưa ra quyết định tuyển dụng cuối cùng. Thuộc tính này rất quan trọng đối với bảng điều khiển “Chu kỳ phản hồi của quản lý tuyển dụng”. Bằng cách theo dõi thời gian từ buổi phỏng vấn đến lúc gửi phản hồi của từng quản lý, tổ chức có thể xác định chậm trễ trong quá trình ra quyết định và tìm cách giảm thời gian đó, qua đó rút ngắn toàn bộ thời gian tuyển dụng. Vì sao điều này quan trọng Thuộc tính này giúp phân tích mức độ tham gia và hiệu quả của quản lý tuyển dụng, đặc biệt là việc gửi phản hồi đúng hạn, vốn thường gây chậm trễ. Lấy dữ liệu ở đâu Thông tin này thường được lưu trong Job Profile gắn với yêu cầu tuyển dụng trên iCIMS. Ví dụ Robert BrownSusan WhiteMichael Green
	Trạng thái hồ sơ ứng tuyển ApplicationStatus	Kết quả cuối cùng hoặc trạng thái hiện tại của hồ sơ ứng tuyển.
Mô tả Thuộc tính này cho biết trạng thái cuối cùng của hồ sơ ứng tuyển: ứng viên được tuyển, bị công ty từ chối hay đã rút hồ sơ. Đây là sự kiện kết thúc quy trình tuyển dụng. Thuộc tính này rất quan trọng khi phân tích kết quả. Bạn có thể dùng thuộc tính này để tính tỷ lệ chuyển đổi, tỷ lệ chấp nhận đề nghị và tỷ lệ bỏ dở. Nắm được kết quả cuối cùng của các hồ sơ là điều cần thiết để đánh giá hiệu quả của toàn bộ quy trình tuyển dụng. Vì sao điều này quan trọng Thuộc tính này xác định kết quả quy trình, cần thiết để tính các chỉ số quan trọng như tỷ lệ tuyển dụng và tỷ lệ từ chối. Lấy dữ liệu ở đâu Đây là trạng thái cuối cùng trong hồ sơ quy trình tuyển dụng (Recruiting Workflow Profile) trên iCIMS. Trạng thái này thường được đặt khi hồ sơ ứng tuyển được chuyển vào một nhóm trạng thái kết thúc (“disposition”). Ví dụ Đã tuyển dụngBị công ty từ chốiỨng viên đã rút hồ sơ
	Chức danh công việc JobTitle	Chức danh của vị trí mà ứng viên đã nộp hồ sơ.
Mô tả Chức danh công việc là tên chính thức của vị trí đang tuyển, chẳng hạn như “Kỹ sư phần mềm” hoặc “Quản lý sản phẩm”. Thuộc tính này mô tả cụ thể vị trí hơn so với phòng ban hoặc nhóm nghề nghiệp. Đây là chiều dữ liệu thường dùng để lọc và phân nhóm dữ liệu tuyển dụng. Chẳng hạn, khi phân tích “Thời gian tuyển dụng” theo chức danh, bạn có thể thấy một số vị trí, nhất là vị trí cấp cao hoặc chuyên môn sâu, mất nhiều thời gian hơn đáng kể để tuyển đủ người. Từ đó, bạn có thể xây dựng chiến lược tuyển dụng phù hợp với từng loại vị trí. Vì sao điều này quan trọng Thuộc tính này cho phép phân tích chi tiết và so sánh hiệu quả của từng vị trí, vốn có thể có những thách thức và thời gian tuyển dụng riêng. Lấy dữ liệu ở đâu Đây là trường thông tin chính trong hồ sơ vị trí tuyển dụng (Job Profile) trên iCIMS. Ví dụ Kỹ sư phần mềm cấp caoQuản lý tiếp thịChuyên viên phân tích dữ liệu
	Có làm lại IsRework	Cờ cho biết một hoạt động có được lặp lại trong cùng một hồ sơ ứng tuyển hay không.
Mô tả Thuộc tính “Có làm lại” là cờ đúng/sai, được đặt thành true nếu một hoạt động cụ thể xảy ra nhiều hơn một lần trong cùng một hồ sơ. Ví dụ, nếu ứng viên phải trải qua vòng “Phỏng vấn đầu tiên” hai lần, lần thứ hai sẽ được đánh dấu là làm lại. Thuộc tính này hữu ích khi phân tích “Tuân thủ quy trình và các biến thể”. Thuộc tính nhanh chóng làm rõ những điểm kém hiệu quả, bước thừa và sai lệch so với quy trình chuẩn. Xác định và đo lường việc làm lại giúp tinh gọn quy trình, giảm công sức lãng phí và cải thiện trải nghiệm ứng viên. Vì sao điều này quan trọng Thuộc tính này giúp đo lường những điểm kém hiệu quả bằng cách phát hiện các bước lặp lại, vốn thường cho thấy có vấn đề hoặc quy trình đang đi lệch chuẩn. Lấy dữ liệu ở đâu Công cụ process mining tính thuộc tính này bằng cách kiểm tra xem hoạt động cùng tên đã xảy ra trước đó với JobApplicationId tương ứng hay chưa. Ví dụ truefalse
	Địa điểm làm việc JobLocation	Thành phố hoặc văn phòng cụ thể nơi có vị trí tuyển dụng.
Mô tả Địa điểm làm việc cung cấp thông tin địa lý chi tiết hơn quốc gia, thường là thành phố, bang hoặc văn phòng cụ thể. Thuộc tính này cho phép phân tích khu vực chi tiết hơn. Chẳng hạn, bạn có thể so sánh “Thời gian tuyển dụng” giữa các thành phố để hiểu điều kiện thị trường và thách thức tuyển dụng tại từng nơi. Thông tin này cũng hỗ trợ lập kế hoạch tài nguyên cho các nhóm tuyển dụng khu vực. Vì sao điều này quan trọng Thuộc tính này cung cấp thông tin địa lý chi tiết, giúp phân tích khác biệt về hiệu quả giữa từng văn phòng hoặc thành phố. Lấy dữ liệu ở đâu Thông tin này được lưu trong các trường địa điểm của hồ sơ vị trí tuyển dụng (Job Profile) trên iCIMS. Ví dụ New York, NYSan Francisco, CALondon, UK
	Hệ thống nguồn SourceSystem	Hệ thống nơi dữ liệu được tạo ra, trong trường hợp này là iCIMS.
Mô tả Thuộc tính này xác định ứng dụng nguồn nơi dữ liệu tuyển dụng được tạo và lưu trữ. Với quy trình này, giá trị thường là “iCIMS” hoặc mã định danh cụ thể hơn cho phiên bản iCIMS đang dùng. Trong phân tích chỉ dùng một hệ thống, thuộc tính này có thể không thay đổi. Tuy nhiên, thuộc tính trở nên quan trọng khi kết hợp dữ liệu từ nhiều hệ thống, chẳng hạn như dữ liệu tuyển dụng từ iCIMS với dữ liệu HRIS từ một hệ thống khác. Thuộc tính giúp theo dõi nguồn gốc dữ liệu và xử lý sự cố tích hợp. Vì sao điều này quan trọng Thuộc tính này cho biết nguồn gốc dữ liệu, rất quan trọng đối với quản trị dữ liệu và khi tích hợp dữ liệu từ nhiều hệ thống nhân sự. Lấy dữ liệu ở đâu Đây là giá trị cố định (“iCIMS”), cần được thêm vào trong quá trình trích xuất và chuyển đổi dữ liệu. Ví dụ iCIMS Talent CloudiCIMS
	Lần cập nhật dữ liệu gần nhất LastDataUpdate	Dấu thời gian cho biết lần gần nhất dữ liệu được trích xuất hoặc làm mới từ hệ thống nguồn.
Mô tả Thuộc tính này ghi lại ngày giờ lần gần nhất dữ liệu được lấy từ iCIMS. Thuộc tính không cho biết thời điểm sự kiện xảy ra, mà cho biết lần gần nhất bản ghi được đồng bộ với công cụ process mining. Thông tin này giúp bạn biết dữ liệu đang phân tích mới đến đâu. Người dùng có thể xác định mình đang xem dữ liệu gần thời gian thực hay ảnh chụp dữ liệu tại một thời điểm cụ thể, từ đó đánh giá mức độ phù hợp và chính xác của kết quả phân tích. Vì sao điều này quan trọng Thuộc tính này cho người dùng biết dữ liệu có mới hay không, giúp đảm bảo phân tích và quyết định dựa trên thông tin cập nhật. Lấy dữ liệu ở đâu Mỗi lần chạy, quy trình ETL cần tạo và ghi lại dấu thời gian này. Ví dụ 2024-05-20T08:00:00Z2024-05-21T08:00:00Z
	Lý do từ chối RejectionReason	Lý do công ty từ chối hồ sơ ứng tuyển của ứng viên.
Mô tả Khi hồ sơ ứng tuyển bị từ chối, thuộc tính này ghi rõ lý do, chẳng hạn như “Không phù hợp với văn hóa công ty”, “Thiếu kỹ năng cần thiết” hoặc “Đã tuyển ứng viên khác”. Nhà tuyển dụng hoặc quản lý tuyển dụng thường chọn lý do từ một danh sách có sẵn. Phân tích lý do từ chối giúp bạn đánh giá quy trình tuyển dụng. Kết quả có thể cho thấy mô tả công việc chưa phù hợp, chất lượng ứng viên từ một số nguồn chưa đạt yêu cầu hoặc quy trình sàng lọc cần cải thiện. Từ đó, bạn có thể điều chỉnh chiến lược tuyển dụng và nâng cao chất lượng nguồn ứng viên. Vì sao điều này quan trọng Thuộc tính này cho biết vì sao ứng viên không được đi tiếp, giúp bạn điều chỉnh mô tả công việc, nguồn tìm ứng viên và tiêu chí sàng lọc. Lấy dữ liệu ở đâu Thông tin này thường được ghi lại khi chuyển ứng viên sang trạng thái từ chối trong quy trình tuyển dụng (Recruiting Workflow) trên iCIMS. Ví dụ Không đáp ứng yêu cầu tối thiểuMức lương kỳ vọng quá caoĐã chọn ứng viên phù hợp hơn
	Mã ứng viên CandidateId	Mã định danh duy nhất của một ứng viên, dùng cho tất cả hồ sơ ứng tuyển của người đó.
Mô tả Mã ứng viên là mã định danh duy nhất của một người trong nguồn ứng viên, khác với mã hồ sơ ứng tuyển (Job Application ID). Một ứng viên có thể nộp nhiều hồ sơ, nhưng mã ứng viên luôn giống nhau. Thuộc tính này đặc biệt hữu ích khi phân tích “Phát hiện sàng lọc trùng lặp”. Nhóm các hoạt động theo mã ứng viên giúp bạn phát hiện trường hợp cùng một người bị sàng lọc nhiều lần không cần thiết cho các vị trí khác nhau. Thuộc tính này cũng giúp bạn có cái nhìn đầy đủ hơn về lịch sử tương tác của ứng viên với công ty. Vì sao điều này quan trọng Thuộc tính này định danh duy nhất một người, giúp phân tích hành trình của ứng viên qua nhiều hồ sơ và phát hiện các hoạt động trùng lặp. Lấy dữ liệu ở đâu Đây là mã định danh chính của hồ sơ cá nhân (Person Profile) trên iCIMS. Ví dụ CAND-9876CAND-5432CAND-1001
	Mức lương đề nghị OfferAmount	Mức lương hoặc khoản đãi ngộ được đề nghị cho ứng viên.
Mô tả Thuộc tính này ghi lại giá trị bằng tiền của gói đãi ngộ đề nghị cho ứng viên. Dữ liệu thường được ghi nhận khi sự kiện “Đã gửi đề nghị” xảy ra. Dữ liệu này hữu ích cho bảng điều khiển “Xu hướng tỷ lệ chấp nhận đề nghị”. Bằng cách phân tích tỷ lệ chấp nhận theo mức đề nghị và phân nhóm theo chức danh hoặc phòng ban, tổ chức có thể đánh giá mức độ cạnh tranh của chính sách đãi ngộ. Phân tích này giúp xác định liệu ứng viên có từ chối vì mức đãi ngộ hay không, đồng thời cung cấp cơ sở để điều chỉnh khung lương. Vì sao điều này quan trọng Thuộc tính này cung cấp bối cảnh quan trọng để phân tích tỷ lệ chấp nhận đề nghị và hiểu mức đãi ngộ ảnh hưởng thế nào đến kết quả tuyển dụng. Lấy dữ liệu ở đâu Thông tin này thường được lưu trong thẻ “Offer” hoặc các trường liên quan của hồ sơ quy trình tuyển dụng (Recruiting Workflow Profile) trên iCIMS. Ví dụ 8500012000095500.50
	Quốc gia Country	Quốc gia nơi đặt vị trí tuyển dụng.
Mô tả Thuộc tính này cho biết quốc gia gắn với yêu cầu tuyển dụng, cung cấp bối cảnh địa lý cho quy trình tuyển dụng. Với các tổ chức hoạt động toàn cầu, phân tích quy trình tuyển dụng theo quốc gia là điều cần thiết. Phân tích này có thể làm rõ sự khác biệt giữa các khu vực về thời gian tuyển dụng, hiệu quả của các kênh tìm ứng viên và mức độ tuân thủ quy trình. Nhờ đó, tổ chức có thể xây dựng chiến lược tuyển dụng phù hợp với từng địa điểm và đặt mục tiêu hiệu quả thực tế cho từng khu vực. Vì sao điều này quan trọng Thuộc tính này cho phép phân tích quy trình tuyển dụng theo khu vực địa lý, làm rõ khác biệt về hiệu quả giữa các vùng và hỗ trợ chuẩn hóa quy trình trên toàn cầu. Lấy dữ liệu ở đâu Thông tin này nằm trong phần địa điểm của hồ sơ vị trí tuyển dụng (Job Profile) trên iCIMS. Ví dụ Hoa KỳĐứcVương quốc AnhCanada
	Thời điểm kết thúc hoạt động ActivityEndTime	Dấu thời gian cho biết khi nào một hoạt động tuyển dụng hoàn tất.
Mô tả Thời điểm kết thúc hoạt động đánh dấu lúc một sự kiện hoàn tất. Với nhiều sự kiện riêng lẻ như “Đã gửi lời mời nhận việc”, thời điểm kết thúc có thể trùng với thời điểm bắt đầu. Nhưng với hoạt động kéo dài, chẳng hạn như một buổi phỏng vấn, hai thời điểm này có thể khác nhau. Thuộc tính này giúp tính chính xác thời lượng xử lý của từng hoạt động. Phân tích thời lượng xử lý cho biết nhiệm vụ cụ thể nào mất nhiều thời gian, thay vì chỉ cho thấy thời gian chờ giữa các nhiệm vụ. Vì sao điều này quan trọng Thuộc tính này giúp tính thời lượng xử lý của một hoạt động, qua đó phân biệt thời gian làm việc thực tế với thời gian chờ. Lấy dữ liệu ở đâu Tương tự thời điểm bắt đầu, thông tin này có thể nằm trong nhật ký kiểm tra hoặc lịch sử của iCIMS. Có thể cần suy ra thời điểm kết thúc nếu chỉ có dấu thời gian của một sự kiện. Ví dụ 2023-10-26T10:05:00Z2023-11-05T15:30:00Z2023-11-15T09:15:00Z
	Tổng thời gian quy trình CycleTime	Tổng thời gian từ hoạt động đầu tiên đến hoạt động cuối cùng của một hồ sơ ứng tuyển.
Mô tả Thời gian quy trình đo tổng thời gian từ đầu đến cuối của quy trình tuyển dụng cho một hồ sơ ứng tuyển. Chỉ số này được tính bằng hiệu giữa dấu thời gian của sự kiện đầu tiên, chẳng hạn như “Đã nhận hồ sơ”, và sự kiện cuối cùng, chẳng hạn như “Đã tuyển ứng viên” hoặc “Đã từ chối hồ sơ”. Đây là KPI chính để đo hiệu quả chung của quy trình. Bảng điều khiển “Hiệu quả thời gian tuyển dụng” dùng chỉ số này để theo dõi thời gian cần thiết để tuyển đủ người cho các vị trí. Phân tích thời gian quy trình giúp phát hiện các trường hợp kéo dài và đặt mốc tham chiếu cho hoạt động cải tiến quy trình. Vì sao điều này quan trọng Chỉ số được tính này là KPI quan trọng để đánh giá hiệu quả chung của quy trình và cần thiết cho các bảng điều khiển theo dõi thời gian tuyển dụng. Lấy dữ liệu ở đâu Thuộc tính này không có sẵn trực tiếp trong iCIMS. Công cụ process mining tính thuộc tính này bằng cách lấy thời gian ActivityStartTime lớn nhất trừ thời gian nhỏ nhất cho từng JobApplicationId. Ví dụ 45 ngày 10 giờ62 ngày 4 giờ30 ngày 0 giờ

Bắt buộc Nên có Không bắt buộc

Hoạt động tuyển dụng và thu hút nhân tài

Đây là các bước và mốc chính cần ghi lại trong nhật ký sự kiện để khám phá quy trình chính xác và xác định điểm nghẽn trong quy trình tuyển dụng.

7 Nên có 8 Không bắt buộc

	Hoạt động	Mô tả
	Công ty đã từ chối hồ sơ ứng tuyển	Ở một giai đoạn nào đó trong quy trình, công ty quyết định không tiếp tục xem xét ứng viên. Sự kiện này được ghi nhận khi nhà tuyển dụng hoặc quản lý tuyển dụng cập nhật trạng thái hồ sơ ứng tuyển thành trạng thái kết thúc như “Đã từ chối” hoặc “Không được chọn”.
Vì sao điều này quan trọng Đây là điểm kết thúc phổ biến nhất. Phân tích giai đoạn có nhiều hồ sơ bị từ chối nhất là việc cần làm để hiểu hiệu quả của phễu tuyển dụng và xác định điểm nghẽn. Lấy dữ liệu ở đâu Xác định dựa trên thay đổi trạng thái sang trạng thái từ chối cuối cùng, chẳng hạn như “Đã từ chối”, “Không được chọn” hoặc “Đã tuyển đủ người cho vị trí”. iCIMS thường yêu cầu ghi rõ lý do loại ứng viên. Thu thập Phát hiện thay đổi trạng thái sang bất kỳ trạng thái kết thúc nào không phải “Đã tuyển dụng” hoặc “Đã rút hồ sơ”. Loại sự kiện inferred
	Đã chấp nhận lời mời nhận việc	Ứng viên đã chính thức chấp nhận lời mời nhận việc. Đây là mốc thành công quan trọng, được ghi nhận khi nhà tuyển dụng cập nhật trạng thái ứng viên theo phản hồi của họ.
Vì sao điều này quan trọng Hoạt động này rất quan trọng để tính tỷ lệ chấp nhận lời mời nhận việc, đồng thời đánh dấu bước chuyển sang kiểm tra trước khi tuyển dụng và hội nhập nhân viên mới. Lấy dữ liệu ở đâu Xác định dựa trên thay đổi trạng thái có dấu thời gian thành “Đã chấp nhận lời mời nhận việc” hoặc “Đang chờ tuyển dụng” trong quy trình làm việc của hồ sơ ứng tuyển. Thu thập Xác định dấu thời gian khi trạng thái chuyển thành “Đã chấp nhận lời mời nhận việc”. Loại sự kiện inferred
	Đã chuyển ứng viên cho quản lý tuyển dụng	Nhà tuyển dụng chính thức gửi hồ sơ của ứng viên đủ tiêu chuẩn cho quản lý tuyển dụng xem xét. Sự kiện này thường được ghi nhận khi nhà tuyển dụng chuyển ứng viên đến bước “Quản lý tuyển dụng xem xét” trong quy trình làm việc của iCIMS.
Vì sao điều này quan trọng Đây là điểm bàn giao quan trọng. Đo thời gian từ bước này đến khi nhận được phản hồi của quản lý giúp xác định chậm trễ ở phần quy trình do quản lý tuyển dụng phụ trách. Lấy dữ liệu ở đâu Xác định dựa trên dấu thời gian khi trạng thái hồ sơ chuyển thành “Đã gửi cho quản lý tuyển dụng”, “Quản lý tuyển dụng xem xét” hoặc trạng thái tương tự cho biết quản lý đã tham gia. Thu thập Ghi nhận dấu thời gian khi trạng thái chuyển thành “Quản lý tuyển dụng xem xét” hoặc trạng thái tương đương. Loại sự kiện inferred
	Đã gửi lời mời nhận việc	Lời mời nhận việc chính thức đã được tạo và gửi cho ứng viên. Đây là mốc quan trọng, thường được ghi nhận khi trạng thái hồ sơ ứng tuyển chuyển sang giai đoạn “Mời nhận việc” riêng.
Vì sao điều này quan trọng Hoạt động này là tử số khi tính KPI “Tỷ lệ chấp nhận lời mời nhận việc”. Đây là thời điểm bắt đầu giai đoạn ra quyết định cuối cùng trong quy trình tuyển dụng. Lấy dữ liệu ở đâu Xác định dựa trên thay đổi trạng thái trong quy trình làm việc của hồ sơ ứng tuyển thành trạng thái như “Đã gửi lời mời nhận việc”, “Đã đưa ra lời mời nhận việc” hoặc “Đã mời nhận việc bằng lời”. Thu thập Ghi nhận dấu thời gian khi trạng thái chuyển sang bất kỳ trạng thái nào liên quan đến lời mời nhận việc. Loại sự kiện inferred
	Đã nhận hồ sơ ứng tuyển	Đánh dấu thời điểm bắt đầu quy trình tuyển dụng cho một hồ sơ ứng tuyển cụ thể. Sự kiện này được ghi nhận khi ứng viên gửi hồ sơ thành công qua cổng tuyển dụng hoặc khi hồ sơ được nhập thủ công vào iCIMS.
Vì sao điều này quan trọng Đây là sự kiện bắt đầu chính của quy trình. Phân tích khoảng thời gian từ hoạt động này đến các mốc tiếp theo giúp bạn hiểu tổng thời gian tuyển đủ người và xác định điểm nghẽn ở giai đoạn đầu. Lấy dữ liệu ở đâu Thường được xác định dựa trên ngày tạo hồ sơ ứng tuyển hoặc dấu thời gian gắn với trạng thái ban đầu như “Đã gửi” hoặc “Hồ sơ mới” trong lịch sử quy trình làm việc của ứng viên. Thu thập Dùng dấu thời gian tạo hồ sơ ứng tuyển hoặc dấu thời gian của lần thay đổi trạng thái đầu tiên. Loại sự kiện inferred
	Đã thực hiện phỏng vấn vòng đầu	Hoạt động này cho biết ứng viên đã hoàn tất vòng phỏng vấn đầu tiên. Thông thường, sự kiện được ghi nhận khi nhà tuyển dụng hoặc quản lý tuyển dụng cập nhật trạng thái ứng viên sau buổi phỏng vấn.
Vì sao điều này quan trọng Đây là một mốc quan trọng trong quá trình đánh giá. Thời gian từ sự kiện này đến khi gửi phản hồi rất quan trọng khi phân tích “Chu kỳ phản hồi của quản lý tuyển dụng”. Lấy dữ liệu ở đâu Xác định dựa trên cập nhật trạng thái trong quy trình làm việc của hồ sơ ứng tuyển, chẳng hạn như “Đã phỏng vấn”, “Đang chờ phản hồi” hoặc “Đã hoàn tất phỏng vấn vòng đầu”. Thu thập Phát hiện thay đổi trạng thái thành “Đã hoàn tất phỏng vấn” hoặc trạng thái liên quan sau ngày phỏng vấn đã lên lịch. Loại sự kiện inferred
	Đã tuyển dụng ứng viên	Hoạt động cuối cùng cho biết quy trình tuyển dụng đã thành công. Sự kiện này được ghi nhận khi ứng viên chuyển sang trạng thái cuối “Đã tuyển dụng”, chính thức kết thúc quy trình ứng tuyển và thường kích hoạt các quy trình làm việc hội nhập nhân viên mới.
Vì sao điều này quan trọng Đây là điểm kết thúc chính đánh dấu thành công của quy trình. Sự kiện này cần thiết để tính tổng thời gian tuyển dụng và tỷ lệ chuyển đổi của phễu tuyển dụng. Lấy dữ liệu ở đâu Xác định dựa trên dấu thời gian của lần chuyển trạng thái cuối cùng thành “Đã tuyển dụng” hoặc “Đã bắt đầu làm việc” trong quy trình làm việc của hồ sơ ứng tuyển. Đây là trạng thái kết thúc. Thu thập Ghi nhận dấu thời gian khi trạng thái chuyển sang trạng thái cuối “Đã tuyển dụng”. Loại sự kiện inferred
	Đã bắt đầu kiểm tra lý lịch	Đánh dấu thời điểm bắt đầu quy trình sàng lọc trước khi tuyển dụng, sau khi ứng viên chấp nhận lời mời nhận việc. Bước này thường được theo dõi bằng cách chuyển ứng viên sang trạng thái “Kiểm tra lý lịch”, có thể kích hoạt tích hợp với nhà cung cấp bên thứ ba.
Vì sao điều này quan trọng Phân tích thời gian từ lúc “Đã chấp nhận lời mời nhận việc” đến hoạt động này giúp phát hiện chậm trễ trong các bước trước khi tuyển dụng, vốn có thể ảnh hưởng đến ngày bắt đầu làm việc của ứng viên. Lấy dữ liệu ở đâu Xác định dựa trên thay đổi trạng thái thành “Đang kiểm tra lý lịch” hoặc trạng thái tương tự. Một số tích hợp iCIMS có thể ghi nhận đây là sự kiện riêng. Thu thập Phát hiện thay đổi trạng thái sang trạng thái “Kiểm tra lý lịch”. Loại sự kiện inferred
	Đã gửi phản hồi	Sự kiện xảy ra khi một thành viên trong đội ngũ tuyển dụng, thường là quản lý tuyển dụng, gửi đánh giá ứng viên sau buổi phỏng vấn. iCIMS hỗ trợ ghi nhận phản hồi theo cấu trúc; có thể xác định sự kiện này dựa trên thời điểm tạo bản ghi phản hồi.
Vì sao điều này quan trọng Đây là dữ liệu cần thiết để đo KPI “Thời gian phản hồi trung bình của quản lý tuyển dụng”. Chậm gửi phản hồi là điểm nghẽn thường gặp, khiến toàn bộ quy trình tuyển dụng bị kéo dài. Lấy dữ liệu ở đâu Xác định dựa trên dấu thời gian tạo bản ghi phản hồi phỏng vấn gắn với hồ sơ ứng tuyển. Sự kiện này cũng có thể được ghi nhận qua thay đổi trạng thái cụ thể như “Đã nhận phản hồi”. Thu thập Dùng dấu thời gian tạo mục phản hồi phỏng vấn trong hệ thống. Loại sự kiện inferred
	Đã lên lịch phỏng vấn vòng đầu	Đánh dấu thời điểm lên lịch phỏng vấn giữa ứng viên và đội ngũ tuyển dụng. iCIMS có chức năng lên lịch, và sự kiện này được ghi nhận khi tạo lịch phỏng vấn gắn với hồ sơ ứng tuyển.
Vì sao điều này quan trọng Đánh dấu bước chuyển từ sàng lọc sang đánh giá chính thức. Theo dõi mốc này giúp phân tích hiệu quả lên lịch và thời gian cần để liên hệ với ứng viên đủ tiêu chuẩn. Lấy dữ liệu ở đâu Có thể được ghi nhận trực tiếp từ mô-đun lên lịch phỏng vấn của iCIMS hoặc xác định qua thay đổi trạng thái thành “Đã lên lịch phỏng vấn” hay trạng thái tương tự. Thu thập Dùng ngày tạo hồ sơ phỏng vấn hoặc dấu thời gian khi trạng thái chuyển thành “Đang phỏng vấn”. Loại sự kiện inferred
	Đã lên lịch phỏng vấn vòng hai	Cho biết ứng viên đã đi tiếp và đang được sắp xếp cho vòng phỏng vấn tiếp theo. Sự kiện này được ghi nhận khi lên lịch buổi phỏng vấn mới hoặc chuyển ứng viên sang giai đoạn “Phỏng vấn vòng hai”.
Vì sao điều này quan trọng Phân tích tần suất và thời gian dẫn đến vòng phỏng vấn thứ hai giúp bạn hiểu quy trình đánh giá sâu đến đâu và xác định liệu một số vị trí có phải trải qua quá nhiều vòng phỏng vấn hay không. Lấy dữ liệu ở đâu Xác định dựa trên thay đổi trạng thái thành “Đã lên lịch phỏng vấn vòng hai” hoặc việc tạo hồ sơ phỏng vấn mới cho ứng viên đã được phỏng vấn. Thu thập Xác định thay đổi trạng thái hoặc hồ sơ phỏng vấn mới được tạo cho cùng một hồ sơ ứng tuyển. Loại sự kiện inferred
	Đã sàng lọc hồ sơ ứng tuyển	Đánh dấu thời điểm nhà tuyển dụng hoàn tất việc xem xét hồ sơ ban đầu. Hoạt động này thường được xác định khi trạng thái hồ sơ chuyển từ “Mới” sang trạng thái cho biết hồ sơ đang được xem xét, chẳng hạn như “Đang xem xét” hoặc “Đang sàng lọc”.
Vì sao điều này quan trọng Theo dõi hoạt động này giúp đo lường hiệu quả của nhà tuyển dụng và KPI thời gian sàng lọc. Chậm trễ ở bước này có thể khiến ứng viên bỏ dở và kéo dài toàn bộ thời gian tuyển dụng. Lấy dữ liệu ở đâu Xác định dựa trên thay đổi trạng thái trong hồ sơ ứng tuyển. Tìm các thay đổi từ trạng thái ban đầu sang trạng thái như “Đã xem xét”, “Đã sàng lọc” hoặc “Đang cân nhắc”. Thu thập Xác định dấu thời gian khi trạng thái chuyển sang “Đã xem xét” hoặc “Đã sàng lọc”. Loại sự kiện inferred
	Đã sàng lọc ứng viên qua điện thoại	Cho biết nhà tuyển dụng đã thực hiện cuộc phỏng vấn sơ bộ qua điện thoại với ứng viên. Sự kiện này thường được ghi nhận khi nhà tuyển dụng cập nhật trạng thái ứng viên trong quy trình làm việc sau cuộc gọi.
Vì sao điều này quan trọng Đây là bước sàng lọc quan trọng trong phễu tuyển dụng. Phân tích thời lượng và tỷ lệ chuyển đổi ở bước này giúp đánh giá chất lượng sàng lọc ban đầu và nguồn ứng viên. Lấy dữ liệu ở đâu Xác định dựa trên thay đổi trạng thái trong quy trình làm việc của ứng viên, chẳng hạn như “Đã hoàn tất phỏng vấn qua điện thoại”, “Chuyển sang bước tiếp theo” hoặc trạng thái tùy chỉnh tương tự. Thu thập Phát hiện thay đổi trạng thái sang “Phỏng vấn qua điện thoại” hoặc trạng thái tương tự đã được thiết lập trong quy trình làm việc của hồ sơ ứng tuyển. Loại sự kiện inferred
	Đã từ chối lời mời nhận việc	Ứng viên đã chính thức từ chối lời mời nhận việc. Đây là kết quả không thành công, được ghi nhận khi nhà tuyển dụng cập nhật trạng thái ứng viên thành “Đã từ chối lời mời nhận việc” hoặc “Đã từ chối đề nghị tuyển dụng”.
Vì sao điều này quan trọng Đây là điểm kết thúc không thành công quan trọng. Phân tích thời điểm và lý do ứng viên từ chối lời mời nhận việc giúp đánh giá mức độ cạnh tranh của chế độ đãi ngộ và trải nghiệm ứng viên. Lấy dữ liệu ở đâu Xác định dựa trên thay đổi trạng thái trong quy trình làm việc của hồ sơ ứng tuyển sang trạng thái kết thúc như “Đã từ chối đề nghị tuyển dụng” hoặc “Đã từ chối lời mời nhận việc”. Thu thập Xác định dấu thời gian khi trạng thái chuyển thành “Đã từ chối đề nghị tuyển dụng” hoặc trạng thái tương đương. Loại sự kiện inferred
	Ứng viên đã rút hồ sơ	Ứng viên tự nguyện rút khỏi quy trình tuyển dụng cho vị trí này. Sự kiện được ghi nhận khi ứng viên thông báo cho nhà tuyển dụng, sau đó nhà tuyển dụng cập nhật trạng thái hồ sơ thành “Đã rút hồ sơ”.
Vì sao điều này quan trọng Đây là điểm kết thúc không thành công quan trọng. Tỷ lệ rút hồ sơ cao ở một số giai đoạn có thể cho thấy quy trình kéo dài, giao tiếp chưa tốt hoặc trải nghiệm ứng viên không tích cực. Lấy dữ liệu ở đâu Xác định dựa trên thay đổi trạng thái có dấu thời gian thành “Ứng viên đã rút hồ sơ”, “Đã rút hồ sơ” hoặc trạng thái kết thúc tương tự trong quy trình làm việc của iCIMS. Thu thập Ghi nhận dấu thời gian khi trạng thái chuyển thành “Đã rút hồ sơ” hoặc trạng thái tương đương. Loại sự kiện inferred

Nên có Không bắt buộc

Hướng dẫn trích xuất dữ liệu

Cách lấy dữ liệu từ iCIMS

Các bước

Mở iCIMS Reporting: Đăng nhập vào nền tảng nhân tài iCIMS. Trong menu chính, chọn Reporting & Analytics, rồi chọn Tìm kiếm để mở chức năng báo cáo và tìm kiếm.
Chọn loại tìm kiếm: Trong mô-đun Tìm kiếm, chọn Create a new search, rồi chọn Recruiting Workflow làm loại tìm kiếm. Đối tượng này lưu lịch sử chi tiết của hồ sơ ứng tuyển khi hồ sơ chuyển qua các trạng thái khác nhau.
Chọn các cột đầu ra: Trong trình chỉnh sửa tìm kiếm, mở thẻ Output. Dùng công cụ chọn cột để thêm các trường cần thiết. Bạn phải thêm các cột thể hiện lịch sử trạng thái và dấu thời gian của từng lần thay đổi. Thêm các cột hồ sơ ứng tuyển, công việc và cá nhân để lấy đủ thuộc tính bắt buộc và được đề xuất.
Thêm các cột lịch sử quan trọng: Quan trọng nhất là thêm các trường lịch sử trạng thái. Trong cây chọn cột, mở Recruiting Workflow Profile -> Workflow -> Status (History) và thêm trường này. Đồng thời thêm Recruiting Workflow Profile -> Workflow -> Updated Date (History). Mỗi lần trạng thái hồ sơ ứng tuyển thay đổi sẽ tạo thành một hàng.
Thiết lập bộ lọc: Chuyển sang thẻ Bộ lọc. Thêm bộ lọc cho Recruiting Workflow Profile -> Workflow -> Updated Date (History) để xác định khoảng ngày cần trích xuất. Thông thường, nên chọn 3 đến 6 tháng gần nhất để dữ liệu không quá lớn.
Lưu và chạy tìm kiếm: Lưu tìm kiếm với tên dễ nhận biết, chẳng hạn "ProcessMind Extraction - Application History". Chạy tìm kiếm để xem trước kết quả và kiểm tra dữ liệu. Một hồ sơ ứng tuyển có thể xuất hiện trong nhiều hàng, tương ứng với các bước trong quy trình làm việc.
Xuất dữ liệu thủ công: Để lấy dữ liệu ngay, dùng chức năng Export. Chọn CSV hoặc định dạng văn bản có dấu phân cách. Tệp sẽ được tải trực tiếp xuống máy tính.
Lên lịch xuất tự động (khuyến nghị): Để tiếp tục phân tích, hãy lên lịch chạy tự động cho tìm kiếm đã lưu. Mở tìm kiếm đó, chọn menu Chỉnh sửa hoặc Thao tác, rồi tìm tùy chọn Schedule. Thiết lập tần suất, chẳng hạn hằng ngày hoặc hằng tuần, và phương thức gửi. Để tự động hóa, chọn SFTP làm đích nhận và nhập thông tin đăng nhập máy chủ SFTP.
Chuyển trạng thái thô thành hoạt động: Dữ liệu xuất ra sẽ có tên trạng thái riêng của iCIMS, chẳng hạn 'C5 - Phone Screen' hoặc 'D2 - Offer Sent'. Bạn cần chuyển đổi dữ liệu bên ngoài iCIMS. Dùng tập lệnh, công cụ ETL hoặc hàm VLOOKUP trong Excel để ánh xạ các trạng thái thô này sang giá trị ActivityName chuẩn, chẳng hạn 'Candidate Phone Screened' hoặc 'Offer Extended'.
Hoàn thiện nhật ký sự kiện: Đổi tên các cột trong tệp đã chuyển đổi để khớp với lược đồ ProcessMind (JobApplicationId, ActivityName, ActivityStartTime, v.v.). Đảm bảo ActivityStartTime dùng định dạng ngày chuẩn ISO. Tệp đã sẵn sàng để tải lên.

Cấu hình

Loại tìm kiếm: Loại tìm kiếm chính phải là Recruiting Workflow. Đây là đối tượng tiêu chuẩn duy nhất cho phép truy cập lịch sử thay đổi trạng thái cần thiết để tạo nhật ký sự kiện.
Các cột quan trọng: Bạn cần thêm các cột dựa trên lịch sử: Status (History) và Updated Date (History). Nếu thiếu các cột này, bạn chỉ lấy được trạng thái hiện tại của từng hồ sơ ứng tuyển, không thấy được luồng quy trình.
Lọc theo khoảng thời gian: Luôn lọc trường Updated Date (History) theo khoảng thời gian để giới hạn lượng dữ liệu và cải thiện hiệu suất. Với lần tải dữ liệu đầu tiên, hãy cân nhắc lấy dữ liệu trong 6 đến 12 tháng. Với các lần tải bổ sung sau đó, dùng khoảng thời gian ngắn hơn và cập nhật liên tục.
Định dạng đầu ra: Khi xuất hoặc lên lịch xuất dữ liệu, hãy chọn CSV để dễ kết nối với công cụ chuyển đổi dữ liệu và tải trực tiếp lên ProcessMind.
Điều kiện cần: Người chạy báo cáo cần có quyền trong iCIMS để truy cập Reporting & Analytics và xem dữ liệu trong hồ sơ Recruiting Workflow. Nếu lên lịch xuất dữ liệu, cần có thông tin đăng nhập SFTP và một trang SFTP đã được cấu hình.

Truy vấn mẫu sql

/*
iCIMS Reporting is configured through a user interface, not a direct script. 
This represents the configuration of the columns and the logic required to map statuses.
The user must configure these settings in the 'Filters' and 'Output' tabs of the iCIMS search creation tool.
*/

// SEARCH TYPE
Recruiting Workflow Search

// FILTERS
// Apply a date range to the history updated date to control the export size.
{
  "field": "Recruiting Workflow Profile -> Workflow -> Updated Date (History)",
  "operator": "is between",
  "values": ["[Start Date]", "[End Date]"]
}

// OUTPUT COLUMNS AND TRANSFORMATION LOGIC
// The following defines the columns to add in the 'Output' tab and the required post-export mapping.

SELECT
  -- Required Attributes
  w.SystemId                                    AS JobApplicationId,      -- Path: Recruiting Workflow Profile -> System ID
  w.UpdatedDate_History                         AS ActivityStartTime,     -- Path: Recruiting Workflow Profile -> Workflow -> Updated Date (History)

  -- ActivityName must be generated by mapping the raw status history in a post-processing step.
  CASE w.Status_History
    WHEN '[Your 'Application Received' Status]'       THEN 'Application Received'
    WHEN '[Your 'Application Screened' Status]'      THEN 'Application Screened'
    WHEN '[Your 'Phone Screened' Status]'         THEN 'Candidate Phone Screened'
    WHEN '[Your 'Submitted to HM' Status]'          THEN 'Candidate Submitted To Hiring Mgr'
    WHEN '[Your '1st Interview Scheduled' Status]'    THEN 'First Interview Scheduled'
    WHEN '[Your '1st Interview Conducted' Status]'   THEN 'First Interview Conducted'
    WHEN '[Your 'Feedback Submitted' Status]'       THEN 'Feedback Submitted'
    WHEN '[Your '2nd Interview Scheduled' Status]'    THEN 'Second Interview Scheduled'
    WHEN '[Your 'Offer Extended' Status]'           THEN 'Offer Extended'
    WHEN '[Your 'Offer Accepted' Status]'           THEN 'Offer Accepted'
    WHEN '[Your 'Background Check' Status]'         THEN 'Background Check Initiated'
    WHEN '[Your 'Hired' Status]'                    THEN 'Candidate Hired'
    WHEN '[Your 'Offer Rejected' Status]'           THEN 'Offer Rejected'
    WHEN '[Your 'Rejected by Company' Status]'      THEN 'Application Rejected By Company'
    WHEN '[Your 'Candidate Withdrew' Status]'       THEN 'Candidate Withdrew Application'
    ELSE w.Status_History  -- Keep original status if no map exists to identify gaps
  END                                             AS ActivityName,          -- Path: Recruiting Workflow Profile -> Workflow -> Status (History)

  -- Recommended Attributes
  job.Recruiter.FullName                        AS Recruiter,             -- Path: Job Profile -> Detail Tab -> Recruiter -> Full Name: First Last
  job.HiringManager.FullName                    AS HiringManager,         -- Path: Job Profile -> Detail Tab -> Hiring Manager -> Full Name: First Last
  job.SystemId                                  AS JobRequisitionId,      -- Path: Job Profile -> System ID
  job.Department                                AS Department,            -- Path: Job Profile -> Detail Tab -> Department
  w.Source                                        AS ApplicationSource,     -- Path: Recruiting Workflow Profile -> Detail Tab -> Source
  w.Status                                      AS ApplicationStatus      -- Path: Recruiting Workflow Profile -> Workflow -> Status

FROM 
  RecruitingWorkflowSearch w
  JOIN JobProfile job ON w.JobId = job.SystemId

Các bước

Điều kiện cần và thiết lập môi trường: Đảm bảo máy tính đã cài Python 3.6 trở lên. Cài các thư viện Python cần thiết là pandas và requests bằng lệnh pip install pandas requests trong dòng lệnh hoặc terminal. Các thư viện này dùng để gọi API và xử lý dữ liệu.
Lấy thông tin đăng nhập iCIMS API: Đăng nhập iCIMS bằng tài khoản có quyền quản trị. Mở Admin > System Configuration > System > API Credentials để tạo hồ sơ người dùng mới cho API. Cấp cho người dùng này vai trò 'API User'. Lưu an toàn Customer ID, Username và Password được cung cấp.
Cấu hình script Python: Sao chép script Python được cung cấp vào một tệp, chẳng hạn extract_icims_log.py. Mở tệp và điền Customer ID, Username và Password vào các biến giữ chỗ ở đầu tệp. Chỉnh START_DATE và END_DATE để chọn khoảng thời gian cần trích xuất dữ liệu.
Tùy chỉnh ánh xạ trạng thái sang hoạt động: Đây là bước quan trọng nhất. Kiểm tra từ điển STATUS_TO_ACTIVITY_MAPPING trong script. Bạn cần phối hợp với quản trị viên iCIMS để ánh xạ trạng thái workflow riêng của công ty, chẳng hạn 'C2468', 'C9876', sang tên hoạt động chuẩn cần có trong nhật ký sự kiện, chẳng hạn 'Application Screened', 'Offer Extended'. Script có sẵn chỗ để khai báo 15 hoạt động bắt buộc.
Chạy script trích xuất: Chạy lệnh python extract_icims_log.py trong terminal. Script sẽ xác thực với iCIMS API, bắt đầu lấy dữ liệu hồ sơ ứng tuyển và hiển thị tiến độ trong cửa sổ dòng lệnh, bao gồm số hồ sơ đã xử lý.
Xử lý phân trang và lấy dữ liệu: Script tự xử lý phân trang API, gửi nhiều yêu cầu để lấy tất cả hồ sơ ứng tuyển trong khoảng thời gian đã chọn. Với mỗi hồ sơ, script lấy toàn bộ lịch sử trạng thái để tạo nhật ký sự kiện.
Kiểm tra kết quả của script: Khi chạy xong, script sẽ thông báo đã hoàn tất trích xuất và lưu dữ liệu. Tìm tệp icims_recruitment_event_log.csv trong thư mục bạn chạy script.
Chuẩn bị dữ liệu cho ProcessMind: Mở tệp CSV vừa tạo. Kiểm tra xem tệp có các cột bắt buộc JobApplicationId, ActivityName và ActivityStartTime, cùng các thuộc tính được đề xuất hay không. Tệp đã đúng định dạng để tải trực tiếp lên ProcessMind và phân tích.

Cấu hình

Thông tin đăng nhập API: Cần có một người dùng API riêng với quyền phù hợp. Phần cấu hình script cần Customer ID, Username và Password.
Ánh xạ trạng thái sang hoạt động: Logic chính của quá trình trích xuất dựa vào từ điển Python (STATUS_TO_ACTIVITY_MAPPING), dùng để chuyển ID hoặc tên trạng thái workflow riêng của tổ chức trên iCIMS thành tên hoạt động chuẩn. Cần thiết lập kỹ và cập nhật nếu quy trình tuyển dụng thay đổi.
Khoảng thời gian: Cần cấu hình START_DATE và END_DATE theo định dạng 'YYYY-MM-DD'. Các giá trị này lọc hồ sơ ứng tuyển dựa trên thời điểm cập nhật gần nhất. Để phân tích ban đầu, nên chọn khoảng 3 đến 6 tháng để cân bằng lượng dữ liệu và hiệu suất.
API Endpoint: Script dùng endpoint search/jobprofiles, cách tiêu chuẩn để lấy dữ liệu hồ sơ ứng tuyển. Script truy vấn các hồ sơ được cập nhật trong khoảng thời gian đã chọn.
Hiệu suất và giới hạn tốc độ: Script gửi nhiều lệnh gọi API tuần tự. Với tập dữ liệu rất lớn, quá trình này có thể mất nhiều thời gian và gần chạm giới hạn tốc độ của iCIMS API. Nên chạy trích xuất vào giờ thấp điểm.

Truy vấn mẫu python

import requests
import pandas as pd
import json
import base64
from datetime import datetime

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- CONFIGURATION --- 
class=class="hl-string">"hl-comment"># Replace with your iCIMS credentials and customer ID
ICIMS_CUSTOMER_ID = class="hl-string">'[Your Customer ID]'
ICIMS_USERNAME = class="hl-string">'[Your API Username]'
ICIMS_PASSWORD = class="hl-string">'[Your API Password]'

class=class="hl-string">"hl-comment"># Define the date range for the extraction (YYYY-MM-DD)
START_DATE = class="hl-string">'2023-01-01'
END_DATE = class="hl-string">'2023-12-31'

class=class="hl-string">"hl-comment"># CRITICAL: Configure this mapping based on your iCIMS workflow statuses.
class=class="hl-string">"hl-comment"># The keys should be the class="hl-string">'id' or class="hl-string">'value' from the status object in the API response.
class=class="hl-string">"hl-comment"># The values are the standardized activity names for the event log.
STATUS_TO_ACTIVITY_MAPPING = {
    class=class="hl-string">"hl-comment"># Example Format: class="hl-string">'[iCIMS Status ID or Value]': class="hl-string">'[Activity Name]'
    class="hl-string">'D10100': class="hl-string">'Application Received',
    class="hl-string">'C21520': class="hl-string">'Application Screened',
    class="hl-string">'C21540': class="hl-string">'Candidate Phone Screened',
    class="hl-string">'C21580': class="hl-string">'Candidate Submitted To Hiring Mgr',
    class="hl-string">'C21600': class="hl-string">'First Interview Scheduled',
    class="hl-string">'C21620': class="hl-string">'First Interview Conducted',
    class="hl-string">'C51630': class="hl-string">'Feedback Submitted',
    class="hl-string">'C21640': class="hl-string">'Second Interview Scheduled',
    class="hl-string">'C22500': class="hl-string">'Offer Extended',
    class="hl-string">'C22520': class="hl-string">'Offer Accepted',
    class="hl-string">'C22560': class="hl-string">'Background Check Initiated',
    class="hl-string">'C23000': class="hl-string">'Candidate Hired',
    class="hl-string">'C22540': class="hl-string">'Offer Rejected',
    class="hl-string">'C10220': class="hl-string">'Application Rejected By Company',
    class="hl-string">'C10120': class="hl-string">'Candidate Withdrew Application',
}

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- SCRIPT LOGIC (No changes needed below this line) ---

BASE_URL = fclass="hl-string">'https://api.icims.com/customers/{ICIMS_CUSTOMER_ID}'

def get_auth_token(username, password):
    creds = fclass="hl-string">'{username}:{password}'
    return base64.b64encode(creds.encode(class="hl-string">'utf-8')).decode(class="hl-string">'utf-8')

def get_paginated_results(url, headers, payload):
    results = []
    next_url = url

    while next_url:
        try:
            response = requests.post(next_url, headers=headers, data=json.dumps(payload))
            response.raise_for_status()
            data = response.json()
            results.extend(data.get(class="hl-string">'searchResults', []))

            class=class="hl-string">"hl-comment"># Check for next page link
            next_url = None class=class="hl-string">"hl-comment"># Default to stop
            links = data.get(class="hl-string">'links', [])
            for link in links:
                if link.get(class="hl-string">'rel') == class="hl-string">'next':
                    next_url = link.get(class="hl-string">'url')
                    break class=class="hl-string">"hl-comment"># Found the next link, continue loop

            print(fclass="hl-string">"Retrieved {len(results)} applications so far...")

        except requests.exceptions.RequestException as e:
            print(fclass="hl-string">"Error fetching data: {e}")
            print(fclass="hl-string">"Response content: {response.text}")
            break

    return results

def main():
    print(class="hl-string">"Starting iCIMS data extraction...")
    auth_token = get_auth_token(ICIMS_USERNAME, ICIMS_PASSWORD)
    headers = {
        class="hl-string">'Authorization': fclass="hl-string">'Basic {auth_token}',
        class="hl-string">'Content-Type': class="hl-string">'application/json'
    }

    search_url = fclass="hl-string">'{BASE_URL}/search/jobprofiles'
    search_payload = {
        class="hl-string">"filters": [
            {
                class="hl-string">"name": class="hl-string">"jobprofile.lastupdated",
                class="hl-string">"value": [fclass="hl-string">"{START_DATE} 00:00:00", fclass="hl-string">"{END_DATE} 23:59:59"],
                class="hl-string">"operator": class="hl-string">"="
            }
        ],
        class="hl-string">"columns": [class="hl-string">"person.id", class="hl-string">"job.id", class="hl-string">"status", class="hl-string">"id"]
    }

    print(fclass="hl-string">"Fetching applications updated between {START_DATE} and {END_DATE}...")
    applications = get_paginated_results(search_url, headers, search_payload)
    print(fclass="hl-string">"Total applications found: {len(applications)}")

    event_log = []
    processed_count = 0

    for app in applications:
        try:
            job_application_id = app.get(class="hl-string">'id')
            job_profile = app.get(class="hl-string">'jobprofile', {})

            class=class="hl-string">"hl-comment"># The full history is often included in the initial search result's status object
            status_history = job_profile.get(class="hl-string">'status', {}).get(class="hl-string">'history', [])

            if not job_application_id or not status_history:
                continue

            job_details = job_profile.get(class="hl-string">'job', {})
            person_details = job_profile.get(class="hl-string">'person', {})

            recruiter_info = job_details.get(class="hl-string">'recruiters', [{}])[0]
            hiring_manager_info = job_details.get(class="hl-string">'hiringmanagers', [{}])[0]

            for history_item in status_history:
                status_id = history_item.get(class="hl-string">'id')
                if status_id in STATUS_TO_ACTIVITY_MAPPING:
                    activity_name = STATUS_TO_ACTIVITY_MAPPING[status_id]
                    timestamp_str = history_item.get(class="hl-string">'date')
                    
                    class=class="hl-string">"hl-comment"># Format timestamp to ISO 8601 with Z
                    dt_obj = datetime.strptime(timestamp_str, class="hl-string">'%B %d, %Y %I:%M:%S %p')
                    activity_start_time = dt_obj.strftime(class="hl-string">'%Y-%m-%dT%H:%M:%SZ')

                    event_data = {
                        class="hl-string">'JobApplicationId': job_application_id,
                        class="hl-string">'ActivityName': activity_name,
                        class="hl-string">'ActivityStartTime': activity_start_time,
                        class="hl-string">'Recruiter': recruiter_info.get(class="hl-string">'fullname'),
                        class="hl-string">'HiringManager': hiring_manager_info.get(class="hl-string">'fullname'),
                        class="hl-string">'JobRequisitionId': job_details.get(class="hl-string">'id'),
                        class="hl-string">'Department': job_details.get(class="hl-string">'jobfolder'),
                        class="hl-string">'ApplicationSource': person_details.get(class="hl-string">'sourcename'),
                        class="hl-string">'ApplicationStatus': job_profile.get(class="hl-string">'status', {}).get(class="hl-string">'value')
                    }
                    event_log.append(event_data)

            processed_count += 1
            if processed_count % 100 == 0:
                print(fclass="hl-string">"Processed {processed_count}/{len(applications)} applications...")

        except Exception as e:
            print(fclass="hl-string">"Error processing application {app.get('id')}: {e}")

    if not event_log:
        print(class="hl-string">"No events were generated. Please check your STATUS_TO_ACTIVITY_MAPPING.")
        return

    df = pd.DataFrame(event_log)
    output_filename = class="hl-string">'icims_recruitment_event_log.csv'
    df.to_csv(output_filename, index=False, encoding=class="hl-string">'utf-8')

    print(fclass="hl-string">"\nExtraction complete. Event log saved to {output_filename}")

if __name__ == class="hl-string">'__main__':
    main()

Bắt đầu ngay?

Dùng mẫu dữ liệu này để chuẩn bị phân tích sâu quy trình tuyển dụng và thu hút nhân tài, từ đó tìm cách cải tiến và đẩy nhanh hoạt động tuyển dụng. Khai thác dữ liệu iCIMS của bạn ngay hôm nay.

Quay lại hướng dẫn cải tiến

Tải mẫu xuống

Cải thiện tuyển dụng trên iCIMS, bắt đầu tối ưu quy trình ngay

Xác định điểm nghẽn trên iCIMS để giảm 30% thời gian tuyển dụng. Nhanh chóng thấy kết quả.

Bắt đầu dùng thử miễn phí

Không cần thẻ tín dụng \bThiết lập trong 5 phút

Mẫu dữ liệu tuyển dụng và thu hút nhân tài

Mẫu dữ liệu tuyển dụng và thu hút nhân tài

Thuộc tính tuyển dụng và thu hút nhân tài

Hoạt động tuyển dụng và thu hút nhân tài

Hướng dẫn trích xuất dữ liệu

Báo cáo gốc và xuất dữ liệu tìm kiếm theo lịch trên iCIMS

Các bước

Cấu hình

Truy vấn mẫu sql

Script Python tùy chỉnh dùng iCIMS REST API

Các bước

Cấu hình

Truy vấn mẫu python

Bắt đầu ngay?

Cải thiện tuyển dụng trên iCIMS, bắt đầu tối ưu quy trình ngay