Mẫu dữ liệu quản lý hợp đồng của bạn

Contract ID là mã duy nhất được gán cho một vòng đời hợp đồng. Mã này liên kết mọi sự kiện, từ yêu cầu ban đầu đến khi hợp đồng hết hạn hoặc bị chấm dứt. Tất cả hoạt động như soạn thảo, rà soát, phê duyệt và ký kết đều gắn với mã này.

Trong phân tích process mining, Contract ID là yếu tố cốt lõi để tái dựng toàn bộ hành trình của từng hợp đồng. Công cụ dùng mã này để nhóm các sự kiện liên quan vào cùng một hồ sơ, từ đó trực quan hóa và phân tích toàn bộ luồng quy trình. Nếu Contract ID không nhất quán, bạn sẽ không thể đo chính xác thời gian xử lý, xác định điểm nghẽn hoặc phân tích các biến thể quy trình.

Mã này rất cần thiết để theo dõi hợp đồng trong suốt vòng đời, đồng thời hỗ trợ khám phá quy trình và đo lường hiệu suất chính xác.

Thường nằm ở phần đầu hoặc hồ sơ chính của đối tượng hợp đồng trong hệ thống Quản lý vòng đời hợp đồng (CLM).

Tên hoạt động mô tả một bước trong quy trình quản lý hợp đồng. Mỗi hoạt động là một nhiệm vụ riêng, chẳng hạn như 'Đã soạn thảo hợp đồng', 'Hoàn tất rà soát pháp lý' hoặc 'Đã ký hợp đồng'. Chuỗi hoạt động theo thứ tự thời gian của một Contract ID tạo thành luồng quy trình.

Thuộc tính này rất quan trọng để xây dựng sơ đồ quy trình, phần trực quan hóa cốt lõi trong process mining. Bằng cách phân tích thứ tự và tần suất của các hoạt động, chuyên viên phân tích có thể hiểu luồng quy trình thực tế, phát hiện sai lệch so với quy trình chuẩn và xác định các bước phải làm lại hoặc kém hiệu quả, chẳng hạn như nhiều vòng chỉnh sửa.

Thuộc tính này xác định các bước trong quy trình, giúp trực quan hóa vòng đời hợp đồng và phát hiện sai lệch cũng như điểm nghẽn.

Thường có trong nhật ký sự kiện, dấu vết kiểm tra hoặc bảng lịch sử trạng thái liên kết với hồ sơ hợp đồng chính.

Thời điểm bắt đầu sự kiện cho biết một hoạt động trong vòng đời hợp đồng bắt đầu khi nào. Dấu thời gian này giúp sắp xếp sự kiện theo trình tự thời gian, tính thời lượng từng hoạt động và tổng thời gian xử lý quy trình. Nhờ đó, bạn có thể hiểu luồng quy trình diễn ra theo thời gian.

Trong phân tích, dấu thời gian này được dùng để tạo sơ đồ quy trình và tính các chỉ số hiệu suất chính như 'Thời gian xử lý hợp đồng trung bình' và 'Thời lượng phê duyệt trung bình'. Dữ liệu cũng giúp phân tích điểm nghẽn bằng cách cho thấy bước nào mất nhiều thời gian nhất. So sánh thời điểm bắt đầu giữa các hoạt động giúp xem xét chi tiết thời gian chuyển tiếp và phát hiện chậm trễ giữa các bước.

Dấu thời gian này là cơ sở để sắp xếp sự kiện, tính thời gian xử lý quy trình và xác định điểm nghẽn liên quan đến thời gian.

Có trong nhật ký kiểm tra hệ thống, bản ghi giao dịch hoặc bảng lịch sử sự kiện lưu dấu thời gian của các bước trong quy trình.

Thuộc tính Hệ thống nguồn cho biết dữ liệu sự kiện bắt nguồn từ đâu. Ở nhiều tổ chức, vòng đời hợp đồng trải qua nhiều hệ thống, chẳng hạn như nền tảng CLM, CRM để khởi tạo và ERP để lưu dữ liệu tài chính. Ghi rõ hệ thống nguồn của từng sự kiện rất quan trọng để xác thực dữ liệu và hiểu các hệ thống công nghệ tham gia vào quy trình.

Trong phân tích process mining, thuộc tính này giúp phát hiện quy trình bị phân mảnh giữa nhiều hệ thống. Thuộc tính cũng cho thấy liệu việc bàn giao dữ liệu giữa các ứng dụng cụ thể có gây chậm trễ hoặc vấn đề hay không. Ngoài ra, đây còn là thông tin cần thiết cho quản trị dữ liệu và truy tìm nguồn gốc của vấn đề về chất lượng dữ liệu.

Cho biết dữ liệu bắt nguồn từ đâu, giúp xác thực dữ liệu, hiểu tình trạng phân mảnh quy trình và xử lý vấn đề về chất lượng dữ liệu.

Thông tin này thường được thêm trong quá trình trích xuất dữ liệu hoặc có sẵn dưới dạng trường tiêu chuẩn trong nhật ký hệ thống.

Dấu thời gian Lần cập nhật dữ liệu gần nhất cho biết dữ liệu đang phân tích mới đến đâu. Thông tin này cho biết lần gần nhất quy trình trích xuất, chuyển đổi và tải dữ liệu (ETL) chạy, giúp bạn biết dữ liệu phân tích đã được cập nhật chưa. Dấu thời gian này khác với thời điểm sự kiện, vốn ghi lại lúc hoạt động kinh doanh diễn ra.

Thuộc tính này rất quan trọng đối với quản trị dữ liệu và giúp bạn cho các bên liên quan biết dữ liệu mới đến mức nào. Nhờ đó, người dùng có thể phân biệt thông tin gần như theo thời gian thực với ảnh chụp dữ liệu từ ngày hoặc tuần trước. Đây là bối cảnh cần thiết để đưa ra quyết định kịp thời, dựa trên dashboard process mining.

Cho biết dữ liệu mới đến mức nào, giúp các bên liên quan hiểu thông tin chi tiết về quy trình phản ánh tình hình hiện tại ra sao.

Công cụ tích hợp dữ liệu hoặc ETL thường tạo và lưu dấu thời gian này trong quá trình tải dữ liệu.

Giá trị hợp đồng cho biết tầm quan trọng về tài chính của một hợp đồng. Đây là bối cảnh kinh doanh quan trọng, giúp ưu tiên hợp đồng và hiểu tác động của hợp đồng đối với tổ chức. Giá trị thường được thể hiện bằng một loại tiền tệ cụ thể.

Trong process mining, thuộc tính này giúp phân tích tác động kinh doanh của hiệu suất quy trình. Dashboard 'Tác động kinh doanh và lưu lượng xử lý' dùng dữ liệu này để hiển thị giá trị của các hợp đồng đang được xử lý, bị đình trệ hoặc đã ký kết. Nhờ đó, bạn có thể ưu tiên hợp đồng giá trị cao và trả lời những câu hỏi như: 'Các hợp đồng giá trị cao nhất có bị mắc kẹt ở khâu phê duyệt không?' hoặc 'Giá trị của các hợp đồng không được gia hạn đúng hạn là bao nhiêu?'.

Định lượng tác động tài chính của hợp đồng, giúp ưu tiên xử lý và phân tích mức độ kém hiệu quả của quy trình ảnh hưởng đến các thỏa thuận giá trị cao ra sao.

Nằm trong phần thông tin tài chính của hồ sơ hợp đồng chính trong hệ thống CLM hoặc ERP.

Loại hợp đồng là thuộc tính phân loại hợp đồng theo tính chất pháp lý và mục đích. Các loại phổ biến gồm NDA, MSA, SOW, thỏa thuận bán hàng và thỏa thuận mua sắm. Phân loại này cung cấp bối cảnh kinh doanh cần thiết để hiểu vòng đời hợp đồng.

Thuộc tính này hữu ích khi so sánh quy trình. Chuyên viên phân tích có thể lọc sơ đồ quy trình và KPI để xem một số loại hợp đồng có luồng quy trình khác, thời gian xử lý dài hơn hoặc tỷ lệ làm lại cao hơn hay không. Ví dụ, phân tích có thể cho thấy MSA mất nhiều thời gian rà soát pháp lý hơn đáng kể so với NDA. Từ đó, tổ chức có thể thiết kế lại quy trình cho các loại thỏa thuận phức tạp hơn.

Giúp phân nhóm và so sánh quy trình, qua đó cho thấy loại hợp đồng ảnh hưởng thế nào đến thời gian xử lý, độ phức tạp và rủi ro.

Đây là trường tiêu chuẩn trong hồ sơ hợp đồng chính của mọi hệ thống CLM.

Thuộc tính Phòng ban cho biết nhóm nội bộ hoặc đơn vị kinh doanh chịu trách nhiệm về hợp đồng hoặc có liên quan đến hợp đồng. Đây thường là phòng ban của chủ sở hữu hợp đồng hoặc nhóm khởi tạo yêu cầu hợp đồng.

Đây là chiều phân tích quan trọng để so sánh nội bộ và xem xét khối lượng công việc. Thuộc tính này giúp bạn hiểu quy trình quản lý hợp đồng khác nhau ra sao giữa các bộ phận trong tổ chức. Có thể lọc dashboard 'Khối lượng công việc và năng suất của nhóm' theo phòng ban để so sánh hiệu suất, xác định nhu cầu tài nguyên và tìm những phòng ban cần được đào tạo hoặc hỗ trợ quy trình thêm. Thuộc tính này giúp trả lời các câu hỏi như: 'Phòng ban nào có chu kỳ phê duyệt dài nhất?' hoặc 'Quy trình của bộ phận Kinh doanh khác gì so với bộ phận Mua sắm?'.

Giúp so sánh hiệu suất quy trình giữa các đơn vị kinh doanh, xác định điểm nghẽn nội bộ và chia sẻ cách làm hiệu quả.

Thường được liên kết với hồ sơ người dùng của chủ sở hữu hợp đồng hoặc được ghi trong một trường của chính hồ sơ hợp đồng.

Tên bên đối tác cho biết tổ chức đang ký thỏa thuận với đơn vị bên ngoài nào. Đó có thể là khách hàng, nhà cung cấp hoặc đối tác. Thông tin này cung cấp bối cảnh quan trọng về mối quan hệ kinh doanh được điều chỉnh bởi hợp đồng.

Đây là chiều phân tích rất hữu ích. Doanh nghiệp có thể phân tích hiệu suất quy trình theo nhà cung cấp hoặc khách hàng. Chẳng hạn, phân tích có thể cho thấy quá trình đàm phán với một số bên đối tác thường kéo dài hơn mức trung bình. Thông tin này giúp định hướng chiến lược đàm phán, quản lý quan hệ và xây dựng mẫu hợp đồng phù hợp cho đối tác chiến lược để rút ngắn quy trình.

Cho biết bên tham gia từ bên ngoài, giúp phân tích thời gian xử lý và cách thức đàm phán theo khách hàng hoặc nhà cung cấp.

Trường tiêu chuẩn trong hồ sơ hợp đồng, thường liên kết với hồ sơ dữ liệu chính của khách hàng hoặc nhà cung cấp.

Tên người dùng cho biết ai chịu trách nhiệm hoàn thành một nhiệm vụ cụ thể trong vòng đời hợp đồng. Đó có thể là chủ sở hữu hợp đồng, người rà soát pháp lý, người phê duyệt hoặc người ký. Thuộc tính này liên kết hoạt động trong quy trình với người thực hiện.

Trong process mining, thuộc tính này giúp xem xét hiệu suất của nhóm và từng cá nhân. Dashboard như 'Khối lượng công việc và năng suất của nhóm' dùng dữ liệu này để phân tích cách phân bổ công việc, xác định nhân viên hoặc nhóm bị quá tải và đánh giá hiệu suất. Thuộc tính cũng giúp hiểu cách hành vi khác nhau của người dùng dẫn đến biến thể hoặc chậm trễ trong quy trình, từ đó xác định nhu cầu đào tạo hoặc phân bổ tài nguyên phù hợp.

Liên kết hoạt động trong quy trình với từng người, giúp phân tích phân bổ công việc, hiệu suất nhóm và phân bổ tài nguyên.

Thường có trong bản ghi giao dịch, nhật ký kiểm tra hoặc trường phân công nhiệm vụ của hệ thống nguồn.

Thời điểm kết thúc sự kiện cho biết một hoạt động đã hoàn tất. Khi kết hợp với thời điểm bắt đầu sự kiện, dữ liệu này giúp tính chính xác thời gian xử lý của từng bước trong vòng đời hợp đồng. Mức độ chi tiết này rất cần thiết để phân tích hiệu suất.

Thuộc tính này được dùng để tính thời lượng hoạt động, cơ sở quan trọng để phân tích điểm nghẽn. Các dashboard như 'Phân tích điểm nghẽn trong phê duyệt và rà soát' dựa vào dữ liệu này để làm rõ những bước khiến hợp đồng bị chậm. Khi biết thời lượng của từng hoạt động, tổ chức có thể tập trung cải tiến vào những phần mất nhiều thời gian nhất, chẳng hạn như rà soát pháp lý hoặc đàm phán.

Giúp tính thời lượng ở cấp hoạt động, từ đó xác định chính xác điểm nghẽn trong quy trình.

Có trong nhật ký kiểm tra hệ thống hoặc bảng lịch sử sự kiện. Nếu không được ghi trực tiếp, có thể xác định thời điểm kết thúc bằng thời điểm bắt đầu của sự kiện tiếp theo.

Trạng thái hợp đồng cho biết hợp đồng đang ở giai đoạn nào trong vòng đời tại một thời điểm nhất định. Thuộc tính này thường được cập nhật khi hợp đồng đi qua các cột mốc chính, giúp tóm tắt tiến độ của hợp đồng.

Thuộc tính này rất hữu ích khi lọc hồ sơ để phân tích từng phần cụ thể trong danh mục hợp đồng. Ví dụ, chuyên viên phân tích có thể tập trung vào hợp đồng 'Đang hoạt động' để quản lý nghĩa vụ hoặc hợp đồng 'Bị đình trệ' để tìm nguyên nhân chậm trễ. Đây là thành phần quan trọng của dashboard 'Hiệu suất vòng đời hợp đồng', giúp trực quan hóa số lượng hợp đồng ở từng giai đoạn và đo KPI 'Tỷ lệ hợp đồng bị đình trệ'.

Cung cấp cái nhìn tổng quan về giai đoạn hiện tại của hợp đồng, giúp lọc và phân tích danh mục hợp đồng theo từng giai đoạn trong vòng đời.

Đây là trường trạng thái chính trong hồ sơ hợp đồng của hệ thống CLM.

Ngày hết hạn là trường ngày quan trọng, đánh dấu thời điểm kết thúc thời hạn hợp đồng. Ngày này chi phối vòng đời của hợp đồng đang có hiệu lực và là căn cứ chính để bắt đầu các hoạt động gia hạn hoặc chấm dứt. Quản lý ngày hết hạn tốt giúp tránh gián đoạn dịch vụ hoặc doanh thu ngoài ý muốn.

Trong process mining, thuộc tính này rất cần thiết cho dashboard 'Quản lý nghĩa vụ và gia hạn'. Thuộc tính được dùng để tính KPI 'Tỷ lệ gia hạn đúng hạn' bằng cách so sánh ngày diễn ra hoạt động gia hạn với ngày hết hạn. Phân tích các hợp đồng sắp hết hạn giúp tổ chức chủ động quản lý danh sách gia hạn, tránh thất thoát doanh thu hoặc gián đoạn vận hành.

Ngày này rất quan trọng để quản lý gia hạn và giảm thiểu rủi ro. Theo dõi ngày này giúp bạn nắm các cột mốc hợp đồng và hành động đúng hạn.

Đây là trường ngày quan trọng trong hồ sơ hợp đồng chính của hệ thống CLM.

Số lần chỉnh sửa cho biết hợp đồng phải làm lại bao nhiêu lần trước khi ký. Mỗi lần tài liệu được chỉnh sửa và tạo phiên bản mới, số đếm này sẽ tăng. Đây là chỉ dấu về độ phức tạp và mức độ bất đồng trong quá trình đàm phán.

Thuộc tính này đo trực tiếp hiệu quả quy trình và được dùng để tính KPI 'Tỷ lệ hợp đồng phải làm lại'. Dashboard 'Hiệu quả đàm phán và giảm việc làm lại' dùng dữ liệu này để xác định hợp đồng, bên đối tác hoặc loại hợp đồng cần chỉnh sửa quá nhiều lần. Số lần chỉnh sửa cao thường đi kèm thời gian xử lý dài hơn, đồng thời có thể cho thấy yêu cầu chưa rõ ràng, chiến thuật đàm phán cứng rắn hoặc nhu cầu cải thiện mẫu hợp đồng chuẩn.

Đo mức độ phải làm lại và độ phức tạp của đàm phán, giúp xác định nguyên nhân gây kém hiệu quả và kéo dài thời gian xử lý.

Có thể lấy từ trường số phiên bản của tài liệu hợp đồng hoặc tính bằng cách đếm số hoạt động 'Đã chỉnh sửa hợp đồng' trong mỗi hồ sơ.