Mẫu dữ liệu cho quy trình ghi nhận đến báo cáo: khóa sổ kỳ và đối chiếu

Kỳ tài chính là kỳ kế toán cụ thể, chẳng hạn như '2023-12' hoặc 'Q4-2023', trong đó mọi hoạt động chốt sổ đều diễn ra. Kỳ này đóng vai trò là hồ sơ trung tâm, liên kết các sự kiện riêng lẻ, từ đóng sổ phụ đến lập báo cáo cuối cùng, thành một quy trình xuyên suốt.

Trong process mining, phân tích các hoạt động được nhóm theo Kỳ tài chính giúp đo tổng thời gian của chu kỳ cuối kỳ. Bạn có thể so sánh các kỳ để nhận ra xu hướng, cải thiện hoặc suy giảm hiệu suất. Khi dùng kỳ tài chính làm mã hồ sơ, mọi bút toán, đối chiếu và phê duyệt liên quan đều được đặt trong cùng một đợt chốt sổ.

Đây là mã hồ sơ thiết yếu để nhóm mọi hoạt động liên quan, giúp phân tích xuyên suốt thời gian và hiệu quả của quy trình chốt kỳ.

Thường nằm trong phần tiêu đề hoặc dữ liệu chung của chứng từ tài chính và hệ thống quản lý công việc liên quan đến chốt kỳ.

Tên hoạt động mô tả một bước riêng biệt trong quy trình chốt kỳ và đối chiếu, chẳng hạn như 'Đã ghi sổ bút toán', 'Đã phê duyệt đối chiếu' hoặc 'Đã đóng kỳ'. Các hoạt động này tạo thành chuỗi sự kiện của quy trình xuyên suốt trong một kỳ tài chính.

Phân tích trình tự và thời lượng của các hoạt động là trọng tâm của process mining. Việc này giúp làm rõ luồng quy trình thực tế, tìm điểm nghẽn khiến công việc kéo dài và phát hiện sai lệch so với quy trình chuẩn. Tên hoạt động khác nhau cũng giúp chia quy trình thành từng phần để tập trung phân tích các quy trình con như đối chiếu hoặc hợp nhất.

Thuộc tính này rất quan trọng để trực quan hóa sơ đồ quy trình, tìm điểm nghẽn và hiểu trình tự sự kiện trong chu kỳ chốt sổ.

Có thể lấy từ mã giao dịch, nhật ký sự kiện, mô tả công việc trong công cụ workflow hoặc thay đổi trạng thái chứng từ trong hệ thống tài chính.

Thời điểm sự kiện ghi lại chính xác ngày giờ một hoạt động bắt đầu. Dấu thời gian này rất quan trọng để sắp xếp sự kiện theo trình tự thời gian và dựng lại luồng quy trình cho từng kỳ tài chính. Đây là mốc bắt đầu cho mọi phân tích process mining dựa trên thời gian.

Độ chính xác của Thời điểm sự kiện rất quan trọng khi tính các chỉ số hiệu suất như thời gian chu kỳ và thời gian chờ giữa các hoạt động. Bằng cách phân tích khoảng thời gian giữa các sự kiện liên tiếp, doanh nghiệp có thể xác định điểm chậm trễ và hiểu rõ diễn biến thời gian của quy trình chốt sổ. Thông tin này giúp tìm cơ hội rút ngắn thời gian chốt sổ và nâng cao hiệu quả.

Dấu thời gian bắt buộc này giúp sắp xếp sự kiện chính xác, tính thời gian chu kỳ giữa các hoạt động và đo tổng thời lượng của quy trình chốt sổ.

Thường có tên 'Ngày tạo', 'Ngày ghi sổ' hoặc 'Ngày bắt đầu' trong nhật ký giao dịch, tiêu đề chứng từ hoặc bảng sự kiện của hệ thống workflow.

Thuộc tính Hệ thống nguồn cho biết ứng dụng hoặc phân hệ ghi nhận hoạt động. Trong môi trường CNTT phức tạp, quy trình chốt kỳ thường sử dụng nhiều hệ thống, chẳng hạn ERP để ghi bút toán, công cụ đối chiếu để xác thực tài khoản và hệ thống hợp nhất để lập báo cáo.

Theo dõi hệ thống nguồn của từng sự kiện giúp bạn hiểu các công nghệ tham gia vào quy trình. Thông tin này có thể làm rõ sự phụ thuộc giữa các hệ thống và phát hiện vấn đề về tích hợp dữ liệu hoặc hiệu suất của từng hệ thống. Đây là góc nhìn hữu ích cho lãnh đạo CNTT và tài chính khi muốn tinh gọn hệ thống ứng dụng hoặc tìm nguyên nhân chậm trễ do một hệ thống cụ thể.

Cho biết mỗi bước quy trình diễn ra ở đâu, giúp bạn hiểu các lần chuyển giao giữa hệ thống và tìm điểm nghẽn liên quan đến công nghệ.

Thông tin này thường có trong khung trích xuất dữ liệu hoặc các trường siêu dữ liệu kỹ thuật của bảng nguồn.

Thuộc tính này ghi lại ngày giờ bộ dữ liệu được cập nhật lần cuối. Đây là thông tin quan trọng để hiểu dữ liệu còn mới đến đâu và các sự kiện được ghi nhận đến thời điểm nào. Với quy trình biến động như chốt kỳ, thông tin này rất cần thiết cho dashboard theo dõi gần thời gian thực.

Người liên quan cần biết dữ liệu mới đến đâu khi dựa vào phân tích process mining để ra quyết định. Nhờ đó, họ biết mình đang xem dữ liệu lịch sử đã đầy đủ hay ảnh chụp gần thời gian thực của một kỳ chốt sổ đang diễn ra. Dấu thời gian này là siêu dữ liệu quan trọng để duy trì tính toàn vẹn của dữ liệu và niềm tin của người dùng.

Cho biết dữ liệu mới đến đâu, giúp người dùng hiểu phân tích quy trình phản ánh tình hình hiện tại như thế nào.

Thông tin này thường được tạo trong quá trình trích xuất, chuyển đổi và tải dữ liệu (ETL).

Giá trị giao dịch thể hiện giá trị tài chính của một sự kiện, thường gắn với bút toán hoặc điều chỉnh. Đây có thể là tổng giá trị chứng từ, giá trị của một dòng giao dịch hoặc số tiền điều chỉnh trong một lần đối chiếu.

Thuộc tính này bổ sung bối cảnh nghiệp vụ quan trọng cho phân tích quy trình. Bạn có thể ưu tiên xử lý vấn đề dựa trên ảnh hưởng tài chính. Ví dụ, phân tích giá trị các bút toán thủ công giúp tập trung nỗ lực tự động hóa vào những khoản điều chỉnh đáng kể nhất. Thuộc tính này cũng hỗ trợ đánh giá rủi ro bằng cách xác định giao dịch giá trị cao có thể cần kiểm soát hoặc phê duyệt chặt chẽ hơn.

Bổ sung bối cảnh tài chính cho các sự kiện trong quy trình, giúp phân tích ảnh hưởng bằng tiền của các điều chỉnh và ưu tiên cải tiến theo giá trị.

Có thể tìm thấy trong bảng dòng giao dịch hoặc tiêu đề chứng từ tài chính, thường ở các trường tiền tệ địa phương và tiền tệ tập đoàn.

Mã bút toán là số hoặc mã duy nhất để nhận diện một chứng từ kế toán. Đây là phương thức chính để ghi nhận giao dịch tài chính, bao gồm bút toán thông thường, khoản trích trước và các điều chỉnh trong kỳ chốt sổ.

Thuộc tính này cho phép phân tích chi tiết quá trình xử lý bút toán. Khi liên kết hoạt động với một Mã bút toán cụ thể, bạn có thể theo dõi vòng đời của bút toán từ lúc tạo đến khi ghi sổ, bao gồm cả các bước rà soát và phê duyệt. Thuộc tính này rất cần thiết cho dashboard theo dõi các điều chỉnh thủ công, giúp định lượng số lượng, giá trị và ảnh hưởng của chúng đến quy trình chốt sổ.

Nhận diện duy nhất từng chứng từ kế toán, giúp phân tích chi tiết số lượng bút toán, công việc phải làm lại và thời gian phê duyệt.

Trường khóa chính trong bảng tiêu đề chứng từ kế toán, thường có tên 'Số chứng từ' hoặc 'Mã bút toán'.

Mã công ty đại diện cho pháp nhân hoặc công ty con cụ thể trong một tập đoàn, nơi thực hiện việc chốt kỳ. Để hợp nhất báo cáo tài chính, thường cần chốt sổ cho nhiều pháp nhân trước khi lập báo cáo cấp tập đoàn.

Thuộc tính này rất quan trọng để lọc và so sánh theo tổ chức. Chuyên viên phân tích có thể so sánh hiệu quả và thời gian chốt sổ giữa các công ty trong tổ chức. Nhờ đó, họ tìm ra cách làm tốt ở những đơn vị có hiệu suất cao để áp dụng ở nơi khác, đồng thời xác định đơn vị cần được hỗ trợ hoặc cải tiến quy trình.

Giúp so sánh và đối chiếu hiệu quả quy trình chốt sổ giữa các pháp nhân, từ đó tìm ra cách làm tốt và những điểm cần cải thiện.

Đây là trường tổ chức tiêu chuẩn, thường có trong tiêu đề của hầu hết bảng giao dịch tài chính trong hệ thống ERP.

Thuộc tính này xác định nhân viên hoặc người dùng hệ thống chịu trách nhiệm thực hiện một công việc cụ thể trong quy trình chốt kỳ. Đó có thể là kế toán ghi bút toán, quản lý phê duyệt đối chiếu hoặc chuyên viên phân tích lập báo cáo tài chính.

Phân tích quy trình theo Người phụ trách giúp hiểu cách phân bổ khối lượng công việc, hiệu suất của nhóm và nhu cầu đào tạo. Qua đó, bạn có thể nhận ra một số cá nhân đang trở thành điểm nghẽn hoặc công việc chưa được phân chia đồng đều. Góc nhìn tập trung vào con người này hỗ trợ quản lý tài nguyên và nâng cao năng suất nhóm trong giai đoạn chốt sổ áp lực cao.

Giúp phân tích cách phân bổ công việc, năng suất nhóm và nhu cầu đào tạo từng người, đồng thời phát hiện tình trạng thiếu tài nguyên.

Có thể tìm thấy trong các trường như 'Tên người dùng', 'Người tạo', 'Mã nhân viên' hoặc 'Chủ sở hữu' ở tiêu đề chứng từ tài chính và nhật ký công việc của workflow.

Thời điểm kết thúc ghi lại chính xác ngày giờ một hoạt động hoàn tất. Thời điểm bắt đầu cho biết hoạt động khởi đầu khi nào, còn Thời điểm kết thúc giúp xác định hoạt động mất bao lâu. Thông tin này đặc biệt hữu ích với các công việc có thời lượng đo được, như lập báo cáo phức tạp hoặc đối chiếu thủ công.

Trong process mining, kết hợp Thời điểm bắt đầu và Thời điểm kết thúc giúp tính thời gian xử lý của hoạt động. Đây là chỉ số cơ bản để tìm ra những bước kém hiệu quả và tiêu tốn nhiều tài nguyên. Phân tích thời gian xử lý giúp phân biệt thời gian thực sự làm việc với thời gian chờ bước tiếp theo, qua đó cho thấy rõ hơn hiệu suất quy trình.

Giúp tính thời gian xử lý hoạt động, từ đó tìm ra công việc kém hiệu quả và các bước gây áp lực lên tài nguyên.

Có thể tìm thấy dưới tên 'Ngày hoàn tất', 'Ngày thay đổi gần nhất' hoặc dấu thời gian thay đổi trạng thái trong bảng giao dịch hay nhật ký của hệ thống nguồn.

Trạng thái đối chiếu cho biết tình hình của một lần đối chiếu tài khoản tại một thời điểm. Các trạng thái phổ biến gồm 'Chưa bắt đầu', 'Đang thực hiện', 'Đã gửi để rà soát', 'Bị từ chối' và 'Đã phê duyệt'. Những trạng thái này thường tương ứng với các hoạt động trong quy trình.

Phân tích thay đổi trạng thái là cách chính để dựng lại luồng quy trình đối chiếu. Trạng thái giúp đo các chỉ số hiệu suất như Tỷ lệ đối chiếu được duyệt ngay lần đầu, tức tỷ lệ các lần đối chiếu được phê duyệt mà không bị từ chối. Thuộc tính này cũng giúp xác định tài khoản hoặc phòng ban có tỷ lệ bị từ chối cao, dấu hiệu cho thấy có thể cần cải thiện chất lượng hoặc đào tạo.

Theo dõi tiến độ đối chiếu, giúp đo tỷ lệ phải làm lại, thời gian phê duyệt và hiệu quả chung của quy trình con đối chiếu.

Trường trạng thái trên công việc hoặc đối tượng đối chiếu trong hệ thống quản lý đối chiếu.

Thuộc tính Có tự động hóa là cờ đúng/sai để phân biệt công việc do người thực hiện với công việc do quy trình hệ thống, chẳng hạn như tác vụ hàng loạt theo lịch hoặc bot tự động hóa quy trình bằng robot (RPA), thực hiện. Thuộc tính này rất quan trọng để hiểu mức độ tự động hóa trong quy trình chốt sổ.

Phân tích quy trình theo thuộc tính này giúp định lượng ảnh hưởng của các sáng kiến tự động hóa. Doanh nghiệp có thể theo dõi tỷ lệ hoạt động tự động so với thủ công, xác định công việc phù hợp để tự động hóa trong tương lai và kiểm tra xem các quy trình tự động hiện có hoạt động như mong đợi hay không. Đây là góc nhìn cần thiết với tổ chức muốn chuyển đổi số và nâng cao hiệu quả của bộ phận tài chính.

Phân biệt công việc do người thực hiện với công việc do hệ thống thực hiện, giúp đo mức độ tự động hóa và tìm cơ hội tự động hóa mới.

Có thể xác định từ mã người dùng (ví dụ: tài khoản hệ thống hoặc bot), mã giao dịch gắn với tác vụ hàng loạt hoặc cờ riêng trong công cụ workflow.

Loại bút toán phân nhóm chứng từ kế toán theo mục đích hoặc tính chất. Các loại phổ biến gồm bút toán thông thường từ sổ phụ, điều chỉnh thủ công, khoản trích trước, phân loại lại và bút toán đảo. Cách phân loại này cho biết lý do tạo bút toán.

Phân tích quy trình theo Loại bút toán giúp phân biệt các bút toán thường lệ, tự động với những can thiệp thủ công không theo quy trình chuẩn. Số lượng lớn bút toán 'Điều chỉnh' hoặc 'Thủ công' có thể cho thấy vấn đề ở các quy trình trước đó hoặc mức độ tự động hóa còn thấp. Phân tích này giúp tìm cơ hội chuẩn hóa quy trình và giảm công việc thủ công trong kỳ chốt sổ.

Phân loại bút toán để phân biệt giao dịch thường lệ với giao dịch ngoại lệ, giúp định lượng và phân tích ảnh hưởng của các điều chỉnh thủ công.

Thường được lưu trong trường 'Loại chứng từ' hoặc trường phân loại tương tự ở tiêu đề chứng từ kế toán.

Thuộc tính này phân loại các lần đối chiếu thành nhóm theo tính chất. Các loại phổ biến gồm đối chiếu Bảng cân đối kế toán, Ngân hàng, Nội bộ tập đoàn, Tài sản cố định hoặc Lãi lỗ. Mỗi loại có thể khác nhau về độ phức tạp, rủi ro và quy trình chuẩn.

Phân tích theo Loại đối chiếu giúp so sánh hiệu suất có ý nghĩa hơn. Chẳng hạn, đối chiếu nội bộ tập đoàn thường phức tạp và mất nhiều thời gian hơn đối chiếu ngân hàng đơn giản. Thuộc tính này giúp đặt mục tiêu hiệu suất thực tế và xác định thách thức cụ thể trong từng nhóm công việc đối chiếu.

Giúp so sánh hiệu suất giữa các nhóm đối chiếu, qua đó hiểu rõ hơn những thách thức và hiệu quả của quy trình.

Có thể lấy từ thuộc tính Tài khoản sổ cái hoặc trường danh mục riêng trong công cụ quản lý đối chiếu.

Mã đối chiếu nhận diện duy nhất một lần đối chiếu, chẳng hạn như đối chiếu một tài khoản ngân hàng cụ thể trong một kỳ nhất định. Mã này đóng vai trò là hồ sơ con trong quy trình chốt kỳ tổng thể, dùng để nhóm các hoạt động chuẩn bị, rà soát và phê duyệt của lần đối chiếu đó.

Theo dõi mã này rất quan trọng khi cần phân tích chi tiết quy trình con đối chiếu. Bạn có thể đo thời gian từ lúc bắt đầu đến khi hoàn tất phê duyệt. Mã này cũng giúp tính tỷ lệ phải làm lại bằng cách xác định các lần đối chiếu bị từ chối và gửi lại để chỉnh sửa.

Giúp phân tích chi tiết quy trình con đối chiếu, bao gồm thời gian chu kỳ, tỷ lệ phải làm lại và điểm nghẽn ở từng lần đối chiếu.

Mã định danh chính trong các hệ thống hoặc phân hệ chuyên dụng để đối chiếu tài khoản.

Ngày hoàn tất dự kiến, hay ngày mục tiêu, là hạn chót để hoàn tất toàn bộ quy trình chốt kỳ hoặc các mốc chính trong quy trình. Đây là phần quan trọng của lịch chốt sổ mà nhóm tài chính dùng để quản lý công việc.

Bằng cách so sánh ngày hoàn tất thực tế với ngày dự kiến, doanh nghiệp có thể đo Tỷ lệ chốt sổ đúng hạn, một KPI quan trọng của bộ phận tài chính. Phân tích sai lệch so với kế hoạch giúp nhóm hiểu nguyên nhân gốc rễ của chậm trễ và cải thiện việc lập kế hoạch, thực hiện trong các kỳ sau. Nhờ đó, phân tích quy trình không chỉ mô tả tình hình mà còn giúp đội ngũ chủ động đáp ứng thời hạn.

Giúp đo hiệu suất đúng hạn so với lịch chốt sổ, phát hiện tình trạng chậm trễ kéo dài và cải thiện kế hoạch cho các kỳ sau.

Được lưu trong ứng dụng quản lý chốt sổ hoặc quản lý công việc, hoặc trong lịch hay bảng tính dùng chung.

Thuộc tính Phòng ban cho biết đơn vị nghiệp vụ chịu trách nhiệm cho một hoạt động cụ thể, chẳng hạn như Tài chính, Kiểm soát hoặc Công nợ phải trả. Thuộc tính này bổ sung góc nhìn theo chức năng cho góc nhìn pháp nhân từ Mã công ty.

Phân tích quy trình theo phòng ban giúp bạn hiểu cách các nhóm phối hợp và bàn giao công việc. Qua đó, bạn có thể phát hiện chậm trễ do phải chờ phòng ban khác hoàn tất công việc cần thiết trước đó. Thông tin này hữu ích để cải thiện trao đổi giữa các bộ phận và tinh gọn quy trình làm việc có sự tham gia của nhiều nhóm.

Giúp phân tích việc bàn giao và hiệu suất giữa các nhóm chức năng, qua đó tìm cơ hội phối hợp tốt hơn giữa các phòng ban.

Có thể lấy từ dữ liệu người dùng, thông tin trung tâm chi phí liên kết với giao dịch hoặc thông tin được nhập trực tiếp trong hệ thống quản lý workflow.

Tài khoản sổ cái là thành phần cơ bản của kế toán tài chính, đại diện cho một loại tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, doanh thu hoặc chi phí cụ thể. Trong quy trình chốt kỳ, các hoạt động như ghi bút toán và đối chiếu luôn gắn với một hoặc nhiều tài khoản sổ cái.

Phân tích quy trình theo Tài khoản sổ cái giúp xem xét chi tiết hơn công việc chốt sổ. Bạn có thể xác định tài khoản nào khó hoặc mất nhiều thời gian đối chiếu nhất, hoặc tài khoản nào cần nhiều bút toán điều chỉnh nhất. Từ đó, doanh nghiệp có thể đơn giản hóa hệ thống tài khoản hoặc cải thiện cách hạch toán cho những tài khoản có rủi ro hay khối lượng giao dịch cao.

Giúp phân tích chi tiết để tìm tài khoản khó hoặc mất nhiều thời gian đối chiếu nhất, từ đó tập trung cải tiến quy trình vào đúng chỗ.

Có thể tìm thấy trong chi tiết dòng của bảng bút toán và dưới dạng thuộc tính chính trong hệ thống đối chiếu tài khoản.