Mẫu dữ liệu tiếp nhận nhân viên mới
Mẫu dữ liệu tiếp nhận nhân viên mới
- Các thuộc tính nên thu thập
- Các hoạt động chính cần theo dõi
- Hướng dẫn trích xuất dữ liệu
Thuộc tính của quy trình tiếp nhận nhân viên mới
| Tên | Mô tả | ||
|---|---|---|---|
|
Dấu thời gian sự kiện
EventTimestamp
|
Ngày và giờ chính xác khi một hoạt động hoàn tất hoặc một cột mốc được ghi nhận. | ||
|
Mô tả
Dấu thời gian sự kiện ghi lại chính xác thời điểm một hoạt động diễn ra. Dữ liệu này rất quan trọng để sắp xếp sự kiện đúng thứ tự và thực hiện các phân tích theo thời gian, chẳng hạn như tính thời gian xử lý, thời gian chờ và khoảng thời gian giữa các bước. Trong process mining, dấu thời gian được dùng để sắp xếp hoạt động trong từng hồ sơ và dựng lại chính xác luồng quy trình theo thời gian. Đây là cơ sở để phân tích hiệu suất, theo dõi SLA và xác định điểm nghẽn.
Vì sao điều này quan trọng
Thuộc tính này cần thiết để tính mọi chỉ số liên quan đến thời gian, bao gồm thời gian xử lý và thời lượng tại điểm nghẽn, vốn rất quan trọng khi phân tích hiệu suất.
Lấy dữ liệu ở đâu
Thông tin này thường được ghi cùng từng hoạt động trong nhật ký sự kiện hoặc nhật ký kiểm tra của mô-đun SAP SuccessFactors Onboarding.
Ví dụ
2023-10-01T09:00:00Z2023-10-03T14:30:00Z2023-10-05T11:25:10Z
|
|||
|
Hồ sơ tiếp nhận nhân viên mới
OnboardingCaseId
|
Mã định danh duy nhất cho quy trình tiếp nhận của một nhân viên mới, dùng để nhóm tất cả hoạt động liên quan. | ||
|
Mô tả
ID hồ sơ tiếp nhận nhân viên mới là mã định danh trung tâm, kết nối mọi sự kiện và điểm dữ liệu trong quá trình tiếp nhận của một nhân viên. Hồ sơ bắt đầu khi quy trình tiếp nhận được khởi chạy và kết thúc khi quy trình được đánh dấu hoàn tất. Trong process mining, thuộc tính này rất cần thiết để dựng lại luồng quy trình từ đầu đến cuối cho từng nhân viên mới. Thuộc tính này cho phép phân tích các lộ trình khác nhau (biến thể), thời gian xử lý và kết quả theo từng hồ sơ, đồng thời làm nền tảng cho toàn bộ hoạt động phân tích.
Vì sao điều này quan trọng
Đây là thuộc tính nền tảng xác định phạm vi phân tích. Nếu thiếu thuộc tính này, bạn không thể theo dõi quá trình của nhân viên mới hay đo các KPI quan trọng như tổng thời gian tiếp nhận.
Lấy dữ liệu ở đâu
Đây thường là ID phiên bản quy trình được tạo trong mô-đun SAP SuccessFactors Onboarding khi bắt đầu tiếp nhận nhân viên mới.
Ví dụ
ONB-2024-00123ONB-2024-00124ONB-2024-00125
|
|||
|
Tên hoạt động
ActivityName
|
Tên của tác vụ hoặc cột mốc cụ thể trong quy trình tiếp nhận nhân viên mới. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính này mô tả một sự kiện hoặc bước cụ thể trong workflow tiếp nhận nhân viên mới, chẳng hạn như 'Bắt đầu kiểm tra lý lịch' hoặc 'Giao tác vụ cho quản lý'. Các hoạt động này tạo nên sơ đồ quy trình. Phân tích trình tự và tần suất hoạt động giúp xác định luồng quy trình thực tế, phát hiện điểm khác với quy trình chuẩn và tìm ra điểm nghẽn khiến quy trình bị đình trệ. Đây là thành phần cốt lõi để khám phá và phân tích quy trình.
Vì sao điều này quan trọng
Thuộc tính này xác định các bước trong sơ đồ quy trình. Phân tích trình tự hoạt động là cách chính để hiểu và tối ưu workflow tiếp nhận nhân viên mới.
Lấy dữ liệu ở đâu
Thông tin này được lưu trong lịch sử quy trình hoặc các bảng nhật ký kiểm tra của mô-đun SAP SuccessFactors Onboarding cho từng hồ sơ.
Ví dụ
Bắt đầu quy trình tiếp nhận nhân viên mớiHoàn tất kiểm tra lý lịchGửi yêu cầu cấp tài nguyên CNTTThực hiện buổi trao đổi sau 30 ngày
|
|||
|
Hệ thống nguồn
SourceSystem
|
Cho biết hệ thống đã trích xuất dữ liệu. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính này cho biết nguồn gốc dữ liệu, trong trường hợp này là 'SAP SuccessFactors Onboarding'. Thuộc tính đặc biệt hữu ích khi kết hợp dữ liệu từ nhiều hệ thống để có cái nhìn rộng hơn về quy trình. Khi phân tích, thuộc tính này hỗ trợ quản trị dữ liệu, xử lý sự cố và xác nhận dữ liệu được gắn đúng với nguồn. Thuộc tính cũng cung cấp bối cảnh khi so sánh quy trình hoặc dữ liệu từ các ứng dụng khác nhau.
Vì sao điều này quan trọng
Cung cấp thông tin cần thiết về nguồn gốc dữ liệu, phục vụ quản trị, xác thực và tích hợp dữ liệu với các hệ thống khác.
Lấy dữ liệu ở đâu
Đây thường là giá trị cố định được thêm vào trong quá trình trích xuất và chuyển đổi dữ liệu để gắn nhãn cho tập dữ liệu.
Ví dụ
SAP SuccessFactors OnboardingSFSF_ONB_PRODSuccessFactors_Onboarding_US
|
|||
|
Lần cập nhật dữ liệu gần nhất
LastDataUpdateTimestamp
|
Dấu thời gian cho biết dữ liệu của sự kiện được làm mới hoặc trích xuất từ nguồn lần gần nhất khi nào. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính này ghi lại ngày giờ lấy dữ liệu gần nhất từ hệ thống nguồn. Thuộc tính không cho biết sự kiện xảy ra khi nào, mà cho biết bản ghi sự kiện trong tập dữ liệu dùng để phân tích được cập nhật lần cuối lúc nào. Đây là trường siêu dữ liệu quan trọng để biết dữ liệu mới đến đâu. Nhờ đó, chuyên viên phân tích và người dùng nghiệp vụ biết kết quả phân tích quy trình cập nhật đến thời điểm nào và khi nào dữ liệu mới sẽ xuất hiện trên các bảng điều khiển.
Vì sao điều này quan trọng
Giúp người dùng biết dữ liệu được cập nhật gần đây đến đâu, yếu tố quan trọng khi đưa ra quyết định dựa trên kết quả phân tích.
Lấy dữ liệu ở đâu
Dấu thời gian này thường được tạo và thêm vào từng bản ghi trong quá trình trích xuất dữ liệu.
Ví dụ
2024-06-10T05:00:00Z2024-06-11T05:00:00Z2024-06-12T05:00:00Z
|
|||
|
Chức danh
PositionTitle
|
Chức danh chính thức của nhân viên mới, chẳng hạn như “Kỹ sư phần mềm” hoặc “Quản lý khách hàng”. | ||
|
Mô tả
Chức danh cho biết vai trò cụ thể mà nhân viên mới được tuyển vào. Thông tin này chi tiết hơn so với chỉ biết phòng ban. Thuộc tính này giúp phân tích xem quy trình tiếp nhận nhân viên mới có khác nhau giữa các vai trò hay không. Ví dụ, quy trình dành cho lãnh đạo cấp cao có thể có các bước hoặc SLA khác với quy trình dành cho nhân viên mới vào nghề. Dashboard Phân tích biến thể quy trình tiếp nhận nhân viên mới cần thông tin này để nhận diện các khác biệt trong quy trình theo từng vai trò.
Vì sao điều này quan trọng
Giúp phân tích các biến thể quy trình theo vai trò công việc, từ đó điều chỉnh và chuẩn hóa trải nghiệm tiếp nhận nhân viên mới.
Lấy dữ liệu ở đâu
Đây là trường tiêu chuẩn trong yêu cầu tuyển dụng và thông tin việc làm của nhân viên mới trên SAP SuccessFactors.
Ví dụ
Kỹ sư phần mềm cấp caoChuyên viên phân tích tài chínhĐối tác nhân sựChuyên viên phát triển kinh doanh
|
|||
|
Điều phối viên tiếp nhận nhân viên mới
OnboardingCoordinator
|
Nhân sự hoặc điều phối viên chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ tiếp nhận nhân viên mới. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính này xác định người, thường thuộc bộ phận nhân sự, phụ trách theo dõi quy trình tiếp nhận nhân viên mới. Người này đảm bảo các nhiệm vụ được hoàn thành đúng hạn và xử lý những vấn đề phát sinh. Dữ liệu này rất cần thiết để quản lý khối lượng công việc và phân bổ tài nguyên trong nhóm nhân sự. Dashboard “Khối lượng công việc của điều phối viên tiếp nhận nhân viên mới” dựa vào thuộc tính này để cân bằng việc phân công hồ sơ và nhận diện điều phối viên đang quá tải hoặc làm việc đặc biệt hiệu quả.
Vì sao điều này quan trọng
Cần thiết để phân tích khối lượng công việc của nhóm nhân sự, lập kế hoạch năng lực và tìm ra cách làm hiệu quả của các điều phối viên.
Lấy dữ liệu ở đâu
Đây có thể là vai trò được giao hoặc trường người dùng trong phiên quy trình tiếp nhận nhân viên mới của SAP SuccessFactors.
Ví dụ
Robert JohnsonEmily WhiteMichael Brown
|
|||
|
ID nhân viên mới
NewHireEmployeeId
|
ID nhân viên duy nhất được cấp cho nhân viên mới. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính này là mã định danh chính thức, lâu dài của nhân viên mới trong hệ thống nhân sự của công ty. Mã thường được cấp sau khi tạo hồ sơ nhân sự và được giữ nguyên trong suốt thời gian nhân viên làm việc tại công ty. ID hồ sơ tiếp nhận theo dõi quy trình, còn ID nhân viên liên kết quy trình tiếp nhận với hồ sơ nhân viên lâu dài. Nhờ đó, bạn có thể phân tích dài hạn, chẳng hạn như mối liên hệ giữa trải nghiệm tiếp nhận với hiệu suất hoặc khả năng gắn bó của nhân viên sau này.
Vì sao điều này quan trọng
Liên kết quy trình tiếp nhận tạm thời với hồ sơ nhân viên lâu dài, giúp phân tích tác động trong thời gian dài hơn.
Lấy dữ liệu ở đâu
Có trong hồ sơ dữ liệu của nhân viên mới ở mô-đun Onboarding hoặc Employee Central của SAP SuccessFactors.
Ví dụ
100523100524100525
|
|||
|
Ngày bắt đầu làm việc chính thức
OfficialStartDate
|
Ngày làm việc đầu tiên chính thức của nhân viên mới. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính này là ngày bắt đầu làm việc đã được thống nhất trong hợp đồng của nhân viên mới. Đây là hạn chót quan trọng cho nhiều hoạt động trước ngày nhận việc, như cấp quyền truy cập CNTT, hoàn tất giấy tờ và kiểm tra lý lịch. Khi phân tích, ngày này được dùng làm mốc để đo lường mức độ đúng hạn của các hoạt động trước ngày nhận việc. Đây là thông tin thiết yếu cho KPI “Tỷ lệ sẵn sàng tài nguyên CNTT trong ngày đầu tiên” và các dashboard theo dõi mức độ sẵn sàng của công ty trước khi nhân viên mới bắt đầu làm việc.
Vì sao điều này quan trọng
Đây là hạn chót và mốc quan trọng để đánh giá mức độ đúng hạn và hiệu quả của các hoạt động trước ngày nhận việc.
Lấy dữ liệu ở đâu
Đây là trường ngày quan trọng trong hồ sơ việc làm của nhân viên mới trên SAP SuccessFactors.
Ví dụ
2024-07-012024-07-152024-08-01
|
|||
|
Phòng ban
Department
|
Phòng ban hoặc đơn vị kinh doanh mà nhân viên mới sẽ gia nhập. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính này cho biết đơn vị tổ chức mà nhân viên mới được phân công, chẳng hạn như 'Kinh doanh', 'Kỹ thuật' hoặc 'Tài chính'. Đây là thông tin cơ bản về cơ cấu tổ chức. Phân tích quy trình theo phòng ban là nhu cầu phổ biến. Việc này giúp so sánh hiệu suất, xác định điểm nghẽn riêng của từng phòng ban, chẳng hạn như cấp tài nguyên CNTT cho nhân viên kỹ thuật mất nhiều thời gian hơn, và hiểu quy trình tiếp nhận khác nhau ra sao giữa các đơn vị. Đây là cách phân nhóm quan trọng cho bảng điều khiển So sánh quy trình tiếp nhận theo phòng ban.
Vì sao điều này quan trọng
Cho phép phân nhóm và so sánh quy trình tiếp nhận nhân viên mới giữa các bộ phận trong tổ chức.
Lấy dữ liệu ở đâu
Thông tin này nằm trong yêu cầu tuyển dụng và dữ liệu nhân viên mới của SAP SuccessFactors.
Ví dụ
Kinh doanh và tiếp thịNghiên cứu và phát triểnTài chínhHỗ trợ khách hàng
|
|||
|
Quản lý tuyển dụng
HiringManager
|
Tên của quản lý mà nhân viên mới sẽ báo cáo công việc. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính này xác định quản lý tuyển dụng chịu trách nhiệm về nhân viên mới. Trong quy trình tiếp nhận, quản lý tuyển dụng thường được giao các việc cụ thể, chẳng hạn như giới thiệu nhân viên mới với nhóm hoặc đặt mục tiêu trong 30 ngày đầu. Phân tích dữ liệu theo quản lý tuyển dụng giúp phát hiện điểm nghẽn trong khâu quản lý và đánh giá mức độ tham gia của quản lý vào quy trình tiếp nhận. Dashboard “Chậm trễ trong nhiệm vụ tiếp nhận do quản lý phụ trách” dùng thông tin này để chỉ ra những quản lý có thể cần được hỗ trợ hoặc đào tạo thêm.
Vì sao điều này quan trọng
Giúp phát hiện điểm nghẽn ở các nhiệm vụ phụ thuộc vào quản lý và đo lường mức độ tham gia của quản lý trong quy trình tiếp nhận nhân viên mới.
Lấy dữ liệu ở đâu
Đây là một phần trong thông tin công việc cốt lõi và cơ cấu báo cáo được xác định trên SAP SuccessFactors.
Ví dụ
Jane DoeDavid LeeSusan Chen
|
|||
|
Thời điểm kết thúc
EndTime
|
Dấu thời gian đánh dấu lúc một hoạt động hoàn tất, đặc biệt với các tác vụ có thời lượng đo được. | ||
|
Mô tả
StartTime (EventTimestamp) đánh dấu lúc một hoạt động bắt đầu hoặc diễn ra, còn EndTime ghi lại lúc hoạt động kết thúc. Với sự kiện đơn lẻ, StartTime và EndTime có thể giống nhau. Với các hoạt động như 'Background Check', cần ghi riêng thời điểm bắt đầu và kết thúc. Thuộc tính này cho phép tính trực tiếp thời gian xử lý của từng hoạt động, thay vì chỉ tính thời gian chờ giữa các hoạt động. Nhờ đó, bạn có thể phân biệt thời gian làm việc thực tế với thời gian nhàn rỗi và hiểu rõ hơn hiệu quả quy trình.
Vì sao điều này quan trọng
Cho phép tính chính xác thời gian xử lý của từng hoạt động, giúp xác định tác vụ cụ thể nào mất nhiều thời gian.
Lấy dữ liệu ở đâu
Thông tin này có thể có trong nhật ký quy trình đối với các tác vụ kéo dài, hoặc được suy ra từ thời điểm bắt đầu hoạt động tiếp theo.
Ví dụ
2023-10-01T17:00:00Z2023-10-04T10:00:00Z2023-10-06T12:00:00Z
|
|||
|
Địa điểm
Location
|
Nơi làm việc thực tế, văn phòng hoặc quốc gia của nhân viên mới. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính này cho biết địa điểm địa lý nơi nhân viên mới sẽ làm việc. Các yêu cầu khi tiếp nhận, như giấy tờ tuân thủ hoặc vận chuyển thiết bị CNTT, có thể khác đáng kể tùy theo địa điểm hoặc quốc gia. Phân tích quy trình theo địa điểm giúp phát hiện khác biệt giữa các khu vực về hiệu quả và tuân thủ. Ví dụ, việc kiểm tra lý lịch có thể mất nhiều thời gian hơn ở một số quốc gia, hoặc cần những giấy tờ pháp lý khác nhau. Việc phân nhóm này giúp điều chỉnh và cải tiến quy trình tiếp nhận nhân viên mới theo từng khu vực.
Vì sao điều này quan trọng
Giúp phát hiện và xử lý khác biệt giữa các khu vực về quy trình tiếp nhận nhân viên mới, yêu cầu tuân thủ và hiệu quả.
Lấy dữ liệu ở đâu
Thông tin này nằm trong dữ liệu công việc và địa điểm của nhân viên mới trên SAP SuccessFactors.
Ví dụ
New York, Hoa KỳLondon, Vương quốc AnhSingaporeBerlin, Đức
|
|||
|
Được tự động hóa
IsAutomated
|
Cờ cho biết hoạt động do hệ thống hay người dùng thực hiện. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính dạng đúng/sai này phân biệt hoạt động do hệ thống tự động thực hiện, chẳng hạn như “Đã gửi giấy tờ trước ngày đầu tiên”, với hoạt động do người dùng thực hiện thủ công, chẳng hạn như “Đã thực hiện buổi trao đổi sau 30 ngày”. Phân tích thuộc tính này giúp bạn hiểu mức độ tự động hóa của quy trình. Thuộc tính cũng giúp tìm cơ hội tự động hóa thêm bằng cách chỉ ra các nhiệm vụ thủ công, lặp đi lặp lại. Ngoài ra, thuộc tính giúp phân biệt chính xác thời gian xử lý do hệ thống hay do con người thực hiện.
Vì sao điều này quan trọng
Giúp đo lường mức độ tự động hóa của quy trình và tìm cơ hội thay nhiệm vụ thủ công bằng workflow tự động.
Lấy dữ liệu ở đâu
Thông tin này thường có thể được suy ra từ trường “Người dùng” gắn với một sự kiện. Nếu người dùng là tài khoản hệ thống hoặc tài khoản dịch vụ, sự kiện đó được xem là tự động.
Ví dụ
truefalse
|
|||
|
Hạn hoàn thành yêu cầu tuân thủ
ComplianceDueDate
|
Hạn chót để hoàn thành tất cả hoạt động tuân thủ bắt buộc. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính này xác định ngày cần hoàn thành các nhiệm vụ tuân thủ quan trọng, như kiểm tra lý lịch hoặc đào tạo bắt buộc. Ngày đến hạn thường được xác định theo chính sách công ty hoặc yêu cầu pháp lý. Thuộc tính này được dùng để đo lường mức độ tuân thủ và là thành phần quan trọng của KPI “Tỷ lệ hoàn tất hồ sơ tuân thủ”. Bằng cách so sánh ngày hoàn tất thực tế của các hoạt động tuân thủ với ngày đến hạn, hệ thống có thể đánh dấu nhiệm vụ quá hạn và đánh giá tình trạng tuân thủ chung của quy trình.
Vì sao điều này quan trọng
Đưa ra hạn chót rõ ràng để đo lường việc tuân thủ chính sách và giúp chủ động nhận diện các hồ sơ có nguy cơ trễ hạn.
Lấy dữ liệu ở đâu
Ngày này có thể được workflow Onboarding tự động đặt dựa trên ngày bắt đầu làm việc của nhân viên mới và loại nhiệm vụ, hoặc được nhập vào một trường cố định.
Ví dụ
2024-06-302024-07-142024-07-31
|
|||
|
ID người dùng
UserId
|
Mã định danh của người dùng đã thực hiện hoạt động. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính này ghi lại ID của người hoặc tài khoản hệ thống đã thực hiện một nhiệm vụ cụ thể trong quy trình. Đó có thể là nhân viên mới, quản lý tuyển dụng, điều phối viên nhân sự hoặc người dùng hệ thống thực hiện các bước tự động. Thuộc tính này cho phép phân tích cách phân bổ công việc và hiệu quả ở cấp người dùng. Ví dụ, bạn có thể xác định điều phối viên nào xử lý nhiều nhiệm vụ nhất hoặc quản lý nào hoàn thành nhiệm vụ được giao nhanh nhất. Đây là cơ sở để phân tích tài nguyên và hiệu quả theo từng người dùng.
Vì sao điều này quan trọng
Cho phép phân tích chi tiết khối lượng công việc và hiệu quả theo từng người dùng hoặc nhóm người dùng.
Lấy dữ liệu ở đâu
Thông tin này thường có trong nhật ký kiểm tra hoặc nhật ký sự kiện của mô-đun Onboarding trên SAP SuccessFactors, thường được ghi là “Người hoàn tất” hoặc “Người dùng”.
Ví dụ
jdoedleeSYSTEM
|
|||
|
Loại hình làm việc
EmploymentType
|
Cho biết hình thức làm việc của nhân viên mới, chẳng hạn như toàn thời gian, bán thời gian hoặc làm việc theo hợp đồng. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính này phân loại nhân viên mới theo hợp đồng lao động. Quy trình tiếp nhận có thể khác đáng kể tùy theo loại hình làm việc. Ví dụ, người làm việc theo hợp đồng có thể trải qua quy trình đơn giản hơn với ít bước hơn. Thuộc tính này dùng để phân nhóm khi phân tích quy trình, giúp so sánh quy trình làm việc và hiệu quả giữa các nhóm nhân viên mới. Nhờ đó, bạn có thể hiểu rõ các biến thể quy trình và đảm bảo mỗi người được tiếp nhận theo đúng lộ trình phù hợp với loại hình làm việc của họ.
Vì sao điều này quan trọng
Giúp so sánh và cải tiến quy trình tiếp nhận cho các nhóm lao động khác nhau, chẳng hạn như nhân viên toàn thời gian và người làm việc theo hợp đồng.
Lấy dữ liệu ở đâu
Đây là trường tiêu chuẩn trong thông tin công việc của nhân viên trên SAP SuccessFactors.
Ví dụ
Nhân viên toàn thời gianNhân viên bán thời gianNgười làm việc theo hợp đồngThực tập sinh
|
|||
|
Sẵn sàng trong ngày đầu tiên
IsDayOneReady
|
Cờ được tính toán để cho biết tài nguyên CNTT đã sẵn sàng vào hoặc trước ngày bắt đầu làm việc của nhân viên mới hay chưa. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính dạng đúng/sai này được tính bằng cách so sánh thời điểm hoàn tất các hoạt động quan trọng trước ngày nhận việc, như “Đã yêu cầu cấp quyền truy cập CNTT” và “Đã giao thiết bị”, với “Ngày bắt đầu làm việc chính thức”. Giá trị “đúng” nghĩa là mọi thứ cần thiết đã sẵn sàng vào ngày làm việc đầu tiên của nhân viên mới. Đây là chỉ số hiệu quả chính trên dashboard “Mức độ sẵn sàng của tài nguyên CNTT trong ngày đầu tiên”. Chỉ số này đưa ra mục tiêu rõ ràng, có thể đo lường cho nhóm CNTT và nhân sự, đồng thời đánh giá trực tiếp hiệu quả chuẩn bị cho nhân viên mới.
Vì sao điều này quan trọng
Đo lường trực tiếp hiệu quả của các hoạt động trước ngày nhận việc, vốn ảnh hưởng lớn đến năng suất và trải nghiệm ban đầu của nhân viên mới.
Lấy dữ liệu ở đâu
Đây không phải là trường trong hệ thống nguồn. Công cụ process mining tính giá trị này theo logic: (Timestamp('Đã giao thiết bị') <= OfficialStartDate) AND (Timestamp('Đã hoàn tất cấp quyền truy cập CNTT') <= OfficialStartDate).
Ví dụ
truefalse
|
|||
|
Tên nhân viên mới
NewHireName
|
Họ tên đầy đủ của nhân viên mới đang trong quy trình tiếp nhận. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính này lưu họ tên đầy đủ của nhân viên mới. Tên giúp nhận diện hồ sơ dễ đọc hơn, để người dùng như đối tác nhân sự hoặc điều phối viên tiếp nhận dễ tra cứu và trao đổi về từng trường hợp. Trên bảng điều khiển và báo cáo, hiển thị tên nhân viên mới cùng ID hồ sơ giúp dữ liệu dễ tiếp cận và dễ hiểu hơn với người dùng vận hành cần theo dõi tiến độ từng người.
Vì sao điều này quan trọng
Cung cấp mã nhận diện dễ hiểu cho từng hồ sơ, giúp bảng điều khiển thuận tiện hơn khi theo dõi hoạt động.
Lấy dữ liệu ở đâu
Đây là trường tiêu chuẩn trong hồ sơ nhân viên mới của SAP SuccessFactors Onboarding.
Ví dụ
Nguyễn Văn AnTrần Thị MaiTrần Vĩ
|
|||
|
Trạng thái kiểm tra lý lịch
BackgroundCheckStatus
|
Kết quả hoặc trạng thái hiện tại của việc kiểm tra lý lịch. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính này ghi lại kết quả kiểm tra lý lịch, một bước quan trọng để đảm bảo tuân thủ. Các giá trị có thể gồm “Đã bắt đầu”, “Đang xử lý”, “Đạt yêu cầu” hoặc “Phát hiện vấn đề”. Dữ liệu này rất quan trọng để theo dõi một điểm nghẽn tiềm ẩn và rủi ro tuân thủ. Các dashboard “Thời gian hoàn tất kiểm tra lý lịch” và “Theo dõi tuân thủ quan trọng” dùng trạng thái này để theo dõi tiến độ và đánh dấu những hồ sơ cần được xử lý ngay.
Vì sao điều này quan trọng
Theo dõi tiến độ và kết quả của một bước tuân thủ quan trọng, thường mất nhiều thời gian trong quy trình tiếp nhận nhân viên mới.
Lấy dữ liệu ở đâu
Thông tin này thường được cập nhật trong mô-đun Onboarding, thường thông qua tích hợp với nhà cung cấp dịch vụ kiểm tra lý lịch bên thứ ba.
Ví dụ
Đạt yêu cầuĐang chờPhát hiện vấn đềChưa bắt đầu
|
|||
|
Trạng thái tiếp nhận nhân viên mới
OnboardingStatus
|
Trạng thái hiện tại của hồ sơ tiếp nhận nhân viên mới, chẳng hạn như “Đang xử lý” hoặc “Đã hoàn tất”. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính này tóm tắt tình trạng hiện tại của hồ sơ tiếp nhận trong suốt quy trình. Thuộc tính cho biết quy trình đang diễn ra, đã hoàn tất hay bị hủy vì lý do nào đó. Bạn có thể dùng thuộc tính này để lọc dữ liệu trên dashboard, chỉ xem các hồ sơ đang xử lý hoặc phân tích kết quả của những hồ sơ đã hoàn tất. Trên dashboard “Tiến độ tiếp nhận của từng nhân viên mới”, trạng thái này giúp bạn nắm nhanh tình hình trước khi xem chi tiết lịch sử hoạt động.
Vì sao điều này quan trọng
Giúp lọc và lập báo cáo dễ dàng theo trạng thái chung của hồ sơ tiếp nhận, qua đó quản lý khối lượng công việc đang xử lý.
Lấy dữ liệu ở đâu
Trạng thái này thường do bộ máy workflow trong mô-đun Onboarding của SAP SuccessFactors quản lý và cập nhật.
Ví dụ
Đang xử lýĐã hoàn tấtĐã hủyTạm dừng
|
|||
|
Yêu cầu tuân thủ quá hạn
IsComplianceOverdue
|
Cờ được tính toán, có giá trị đúng nếu hoạt động tuân thủ được hoàn tất sau ngày đến hạn. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính dạng đúng/sai này được tính bằng cách so sánh thời điểm hoàn tất thực tế của một hoạt động liên quan đến tuân thủ, chẳng hạn như “Đã hoàn tất kiểm tra lý lịch”, với “Hạn hoàn thành yêu cầu tuân thủ” tương ứng. Nếu hoạt động hoàn tất sau ngày đến hạn, cờ được đặt thành “đúng”. Thuộc tính này rất cần thiết cho dashboard “Theo dõi tuân thủ quan trọng”. Thuộc tính giúp dễ dàng nhận diện và định lượng các trường hợp vi phạm tuân thủ, từ đó giúp tổ chức giảm thiểu rủi ro và cải thiện việc tuân thủ chính sách, quy định.
Vì sao điều này quan trọng
Giúp nhanh chóng nhận diện và báo cáo các trường hợp không tuân thủ, để bạn chủ động quản lý rủi ro.
Lấy dữ liệu ở đâu
Giá trị này được tính trong công cụ process mining theo logic: Timestamp(ComplianceActivity) > ComplianceDueDate.
Ví dụ
truefalse
|
|||
Các hoạt động trong quy trình tiếp nhận nhân viên mới
| Hoạt động | Mô tả | ||
|---|---|---|---|
|
Bắt đầu quy trình tiếp nhận nhân viên mới
|
Hoạt động này đánh dấu thời điểm bắt đầu quy trình tiếp nhận nhân viên mới. Quy trình thường tự động khởi chạy khi trạng thái ứng viên được đổi thành 'Ready to Hire' trong SAP SuccessFactors Recruiting và dữ liệu của ứng viên được chuyển sang mô-đun Onboarding. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Đây là sự kiện bắt đầu chính của hồ sơ tiếp nhận nhân viên mới. Sự kiện này giúp đo tổng thời gian của quy trình và làm mốc để tính thời gian cho các bước tiếp theo.
Lấy dữ liệu ở đâu
Sự kiện này thường được ghi nhận theo dấu thời gian tạo hồ sơ nhân viên mới hoặc phiên bản quy trình trong mô-đun SuccessFactors Onboarding (đối tượng Process). Ngày giờ bắt đầu thường được lưu rõ ràng.
Thu thập
Lấy từ dấu thời gian tạo phiên bản quy trình tiếp nhận nhân viên mới.
Loại sự kiện
explicit
|
|||
|
Đến ngày làm việc đầu tiên
|
Sự kiện được tính toán để thể hiện ngày bắt đầu làm việc chính thức của nhân viên mới. Đây không phải thao tác cụ thể của người dùng, mà được xác định từ thuộc tính 'Official Start Date' gắn với hồ sơ tiếp nhận. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Đây là mốc quan trọng để phân tích các hoạt động trước và sau ngày đầu tiên. Mốc này giúp đánh giá các hoạt động khác có diễn ra đúng hạn hay không, chẳng hạn như chuẩn bị CNTT và định hướng nhân viên mới.
Lấy dữ liệu ở đâu
Đây là sự kiện được tính toán, lấy trực tiếp từ trường 'Official Start Date' trong hồ sơ nhân viên mới ở mô-đun Onboarding hoặc Employee Central.
Thu thập
Lấy từ thuộc tính 'Official Start Date' trong hồ sơ nhân viên.
Loại sự kiện
calculated
|
|||
|
Giao tác vụ cho quản lý tuyển dụng
|
Đánh dấu thời điểm giao một nhóm trách nhiệm tiếp nhận nhân viên mới cho quản lý tuyển dụng. Sự kiện được ghi nhận khi hệ thống tự động kích hoạt và giao cho quản lý các tác vụ như 'Prepare Workspace' hoặc 'Schedule Team Welcome'. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Sự tham gia của quản lý rất quan trọng để nhân viên mới có trải nghiệm tiếp nhận tốt. Hoạt động này giúp phân tích tốc độ thông báo cho quản lý và đo thời gian họ hoàn tất các tác vụ tiếp theo.
Lấy dữ liệu ở đâu
Có thể xác định sự kiện theo dấu thời gian giao tác vụ đầu tiên cho vai trò quản lý tuyển dụng trong workflow tiếp nhận nhân viên mới.
Thu thập
Dấu thời gian tạo và giao các tác vụ dành riêng cho quản lý trong phiên bản quy trình.
Loại sự kiện
explicit
|
|||
|
Hoàn tất giấy tờ trước ngày đầu tiên
|
Đánh dấu việc nhân viên mới hoàn tất các biểu mẫu và tác vụ bắt buộc trước khi đi làm trên cổng tiếp nhận. Sự kiện được ghi nhận khi hệ thống xác nhận tất cả tác vụ trong bước 'Pre-Day 1' hoặc 'New Hire Paperwork' đã hoàn tất. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Đây là mốc quan trọng cho biết nhân viên mới đã tham gia và hoàn tất các bước hành chính thiết yếu. Mốc này cho phép bắt đầu các hoạt động tiếp theo như tạo hồ sơ nhân sự và cấp tài nguyên CNTT.
Lấy dữ liệu ở đâu
Sự kiện được ghi nhận khi trạng thái của quy trình thu thập giấy tờ hoặc nhóm tác vụ liên quan chuyển thành 'Completed'. Có thể dùng dấu thời gian hoàn tất của tác vụ bắt buộc cuối cùng.
Thu thập
Suy ra từ dấu thời gian khi nhóm tác vụ 'Paperwork' cấp trên được đánh dấu hoàn tất trong hệ thống.
Loại sự kiện
inferred
|
|||
|
Hoàn tất kiểm tra lý lịch
|
Đánh dấu việc hoàn tất kiểm tra lý lịch và nhận kết quả. Sự kiện được ghi nhận khi trạng thái tác vụ kiểm tra lý lịch trong mô-đun SuccessFactors Onboarding được cập nhật thành 'Completed' hoặc 'Cleared'. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Đây là mốc tuân thủ quan trọng và là điều kiện cần để hoàn tất đề nghị tuyển dụng tại nhiều tổ chức. Chậm trễ ở bước này có thể ảnh hưởng đáng kể đến ngày bắt đầu làm việc và tổng thời gian tiếp nhận nhân viên mới.
Lấy dữ liệu ở đâu
Có thể suy ra sự kiện này từ dấu thời gian khi trạng thái tác vụ kiểm tra lý lịch được cập nhật sang trạng thái cuối như 'Completed'. Nhà cung cấp bên thứ ba thường cập nhật trạng thái qua API.
Thu thập
Suy ra từ dấu thời gian hoàn tất gắn với tác vụ kiểm tra lý lịch trong kế hoạch tiếp nhận nhân viên mới.
Loại sự kiện
inferred
|
|||
|
Hoàn tất quy trình tiếp nhận nhân viên mới
|
Đây là hoạt động cuối cùng, đánh dấu việc đóng hồ sơ tiếp nhận nhân viên mới thành công trong hệ thống. Sự kiện được ghi nhận khi quản trị viên nhân sự hoặc quy trình tự động chuyển trạng thái quy trình sang trạng thái cuối 'Completed'. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Hoạt động này chính thức kết thúc quy trình và là sự kiện kết thúc chính để phân tích. Sự kiện giúp tính tổng thời gian từ đầu đến cuối và tỷ lệ hoàn tất.
Lấy dữ liệu ở đâu
Sự kiện này được suy ra từ dấu thời gian khi trạng thái tổng thể của quy trình tiếp nhận nhân viên mới được cập nhật thành 'Completed' hoặc 'Hired' trong mô-đun SuccessFactors Onboarding.
Thu thập
Suy ra từ dấu thời gian thay đổi trạng thái cuối cùng của toàn bộ quy trình tiếp nhận nhân viên mới sang trạng thái kết thúc.
Loại sự kiện
inferred
|
|||
|
Tạo hồ sơ nhân sự
|
Hoạt động này đánh dấu việc tạo hồ sơ nhân viên chính thức trong hệ thống HRIS cốt lõi, SAP SuccessFactors Employee Central. Sự kiện được ghi nhận khi quy trình 'Manage Pending Hires' hoàn tất và hồ sơ nhân viên được kích hoạt. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Tạo hồ sơ nhân sự là điểm tích hợp quan trọng, giúp kích hoạt các chức năng cốt lõi như tính lương và phúc lợi. Theo dõi bước này giúp đánh giá hiệu quả công việc hành chính của bộ phận nhân sự và phát hiện trường hợp phải làm lại nhiều lần.
Lấy dữ liệu ở đâu
Sự kiện này được ghi rõ bằng dấu thời gian tạo hồ sơ nhân viên trong Employee Central. Quản trị viên nhân sự thường thực hiện thao tác này qua công cụ 'Manage Pending Hires'.
Thu thập
Lấy từ ngày tạo hồ sơ Employee Central của người dùng.
Loại sự kiện
explicit
|
|||
|
Thực hiện buổi trao đổi sau 30 ngày
|
Đánh dấu việc hoàn tất buổi trao đổi theo lịch giữa nhân viên mới với quản lý hoặc bộ phận nhân sự, thường vào khoảng ngày thứ 30. Sự kiện được ghi nhận khi quản lý hoặc đại diện nhân sự đánh dấu mục tương ứng trong danh sách kiểm tra là hoàn tất. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Hoạt động này thường được dùng làm mốc kết thúc giai đoạn tiếp nhận ban đầu với cường độ cao. Đây là mốc quan trọng để đo thời gian nhân viên mới bắt đầu làm việc hiệu quả và tổng thời lượng quy trình.
Lấy dữ liệu ở đâu
Sự kiện này được suy ra từ dấu thời gian hoàn tất tác vụ hoặc biểu mẫu '30-Day Check-in' trong danh sách kiểm tra quy trình tiếp nhận nhân viên mới của SuccessFactors.
Thu thập
Suy ra từ dấu thời gian hoàn tất tác vụ '30-Day Check-in'.
Loại sự kiện
inferred
|
|||
|
Bắt đầu kiểm tra lý lịch
|
Hoạt động này đánh dấu thời điểm chính thức bắt đầu kiểm tra lý lịch, thường thông qua dịch vụ bên thứ ba được tích hợp. Sự kiện được ghi nhận khi tác vụ hoặc bước quy trình tương ứng được kích hoạt trong workflow SuccessFactors. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Kiểm tra lý lịch là bước tuân thủ quan trọng và thường mất nhiều thời gian. Đo thời gian từ lúc bắt đầu đến khi hoàn tất giúp xác định điểm nghẽn trong quy trình nội bộ hoặc ở nhà cung cấp bên ngoài.
Lấy dữ liệu ở đâu
Sự kiện này thường được ghi nhận qua thay đổi trạng thái của tác vụ 'Background Check' trong workflow quy trình Onboarding. Dấu thời gian thay đổi trạng thái đánh dấu thời điểm xảy ra sự kiện.
Thu thập
Suy ra từ dấu thời gian khi trạng thái tác vụ kiểm tra lý lịch chuyển thành 'In Progress' hoặc trạng thái tương tự.
Loại sự kiện
inferred
|
|||
|
Đặt mua thiết bị
|
Hoạt động này đánh dấu thời điểm gửi yêu cầu thiết bị vật lý như máy tính xách tay hoặc điện thoại. Sự kiện được ghi nhận theo dấu thời gian của tác vụ yêu cầu thiết bị trong danh sách kiểm tra SuccessFactors Onboarding. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Đảm bảo thiết bị sẵn sàng vào ngày làm việc đầu tiên rất quan trọng để nhân viên mới làm việc hiệu quả và có trải nghiệm tốt. Theo dõi bước này giúp phát hiện chậm trễ trong quy trình mua sắm và cấp thiết bị.
Lấy dữ liệu ở đâu
Có thể suy ra sự kiện từ thay đổi trạng thái của tác vụ 'Order Equipment' trong quy trình tiếp nhận nhân viên mới. Dấu thời gian khi trạng thái chuyển thành 'Submitted' hoặc 'Completed' đánh dấu sự kiện.
Thu thập
Suy ra từ dấu thời gian hoàn tất tác vụ 'Order Equipment' trong danh sách kiểm tra của quản lý hoặc bộ phận CNTT.
Loại sự kiện
inferred
|
|||
|
Giao khóa đào tạo bắt buộc
|
Đánh dấu việc giao khóa đào tạo bắt buộc về tuân thủ hoặc theo vai trò vào kế hoạch học tập của nhân viên mới. Sự kiện được ghi nhận khi tích hợp giữa SuccessFactors Onboarding và Learning Management System (LMS) giao các khóa học. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Hoạt động này khởi động quy trình đào tạo về tuân thủ. Phân tích thời gian từ lúc giao khóa học đến khi hoàn tất giúp hiểu mức độ tham gia học tập và xác định rủi ro về tuân thủ.
Lấy dữ liệu ở đâu
Sự kiện được ghi nhận theo dấu thời gian giao các khóa đào tạo bắt buộc trong mô-đun SuccessFactors Learning, liên kết với ID người dùng của nhân viên mới.
Thu thập
Lấy từ ngày giao khóa học trong mô-đun SuccessFactors Learning được tích hợp.
Loại sự kiện
explicit
|
|||
|
Giao thiết bị
|
Xác nhận thiết bị đã được giao đến địa điểm được chỉ định cho nhân viên mới. Sự kiện được ghi nhận khi nhân viên CNTT hoặc quản lý cập nhật trạng thái tác vụ 'Equipment Delivery' thành 'Completed'. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Hoạt động này là chỉ báo quan trọng về mức độ sẵn sàng trong ngày đầu tiên. So sánh dấu thời gian sự kiện với ngày bắt đầu làm việc giúp đo KPI 'Tỷ lệ sẵn sàng tài nguyên CNTT trong ngày đầu tiên'.
Lấy dữ liệu ở đâu
Suy ra từ dấu thời gian khi tác vụ 'Equipment Delivered' hoặc 'Equipment Setup' được đánh dấu 'Completed' trong kế hoạch quy trình tiếp nhận nhân viên mới.
Thu thập
Suy ra từ dấu thời gian hoàn tất tác vụ xác nhận giao thiết bị.
Loại sự kiện
inferred
|
|||
|
Gửi giấy tờ trước ngày đầu tiên
|
Đánh dấu thời điểm gửi bộ giấy tờ và biểu mẫu ban đầu cho nhân viên mới, chẳng hạn như biểu mẫu tuân thủ và biểu mẫu thu thập thông tin cá nhân. Đây thường là bước tự động trong workflow tiếp nhận nhân viên mới đã được thiết lập sẵn trong SuccessFactors. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Theo dõi hoạt động này giúp đánh giá hiệu quả của khâu chuẩn bị hành chính. Thời gian từ bước này đến bước 'Hoàn tất giấy tờ' là KPI quan trọng để xác định chậm trễ do hệ thống hay do nhân viên mới.
Lấy dữ liệu ở đâu
Thông tin này thường được ghi nhận dưới dạng một sự kiện cụ thể hoặc thay đổi trạng thái của 'New Hire Activities' hay một nhiệm vụ tương tự trong đối tượng quy trình Onboarding. Thường có dấu thời gian cho biết khi nào nhiệm vụ được giao hoặc kích hoạt.
Thu thập
Xác định theo dấu thời gian giao hoặc bắt đầu tác vụ giấy tờ trên cổng tiếp nhận nhân viên mới.
Loại sự kiện
explicit
|
|||
|
Gửi yêu cầu cấp tài nguyên CNTT
|
Đánh dấu yêu cầu chính thức về tài nguyên CNTT cho nhân viên mới, như tài khoản người dùng, email và quyền truy cập hệ thống. Yêu cầu thường được kích hoạt tự động sau khi hoàn tất giấy tờ và được ghi nhận qua tích hợp hoặc tác vụ nhập thủ công. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Đây là điểm bắt đầu của một chuỗi công việc quan trọng, quyết định nhân viên mới có thể làm việc hiệu quả ngay ngày đầu tiên hay không. Theo dõi bước này giúp đo lường và tối ưu thời gian chuẩn bị CNTT.
Lấy dữ liệu ở đâu
Đây thường là một tác vụ riêng trong quy trình tiếp nhận nhân viên mới. Sự kiện được ghi nhận theo dấu thời gian tạo hoặc bắt đầu tác vụ 'IT Provisioning'. Tác vụ này có thể gửi thông báo đến hệ thống hỗ trợ dịch vụ như ServiceNow.
Thu thập
Lấy từ dấu thời gian tạo yêu cầu hoặc tác vụ cấp tài nguyên CNTT.
Loại sự kiện
explicit
|
|||
|
Hoàn tất khóa đào tạo bắt buộc
|
Hoạt động này đánh dấu việc nhân viên mới hoàn tất tất cả khóa đào tạo bắt buộc đã được giao. Sự kiện được ghi nhận khi mô-đun SuccessFactors Learning cập nhật trạng thái của tất cả khóa học bắt buộc thành 'Completed'. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Hoàn tất đào tạo bắt buộc là một mốc kiểm tra tuân thủ quan trọng. Theo dõi mốc này là việc cần thiết để phục vụ kiểm toán và đảm bảo công ty đáp ứng các nghĩa vụ pháp lý.
Lấy dữ liệu ở đâu
Sự kiện được ghi nhận theo dấu thời gian hoàn tất khóa đào tạo bắt buộc cuối cùng trong mô-đun SuccessFactors Learning.
Thu thập
Lấy từ ngày hoàn tất khóa học trong mô-đun SuccessFactors Learning được tích hợp.
Loại sự kiện
explicit
|
|||
Hướng dẫn trích xuất dữ liệu
Sẵn sàng bắt đầu chưa?
Dùng mẫu này để chuẩn bị dữ liệu hiệu quả và tìm ra thông tin hữu ích về quy trình tiếp nhận nhân viên mới. Bắt đầu tối ưu hành trình của nhân viên mới ngay hôm nay.
Giúp nhân viên mới bắt đầu thuận lợi, bắt đầu ngay!
Đạt tỷ lệ hoàn tất tuân thủ 95% và nhanh chóng giảm tỷ lệ nhân viên nghỉ việc sớm.
Không cần thẻ tín dụng. Dùng thử miễn phí trong 14 ngày.