> Cải tiến quy trình liên tục > Xử lý thanh toán > Fiserv

Cải thiện quy trình xử lý thanh toán

Hướng dẫn 6 bước tối ưu hóa thanh toán trên Fiserv

Tải mẫu dữ liệu

Xử lý thanh toán

Fiserv

Chọn quy trình

Chọn quy trình để tiếp tục làm việc trong không gian làm việc đã kết nối.

Quy trình hiện có

Hệ thống hiện có

Thách thức(12)Mục tiêu(12)6 bước Xem trước Kết quả Dữ liệu Câu hỏi thường gặp(4)

Cải thiện quy trình xử lý thanh toán trên Fiserv để dòng tiền lưu chuyển tốt hơn

Tìm điểm nghẽn tiềm ẩn và lỗi đối soát làm chậm hoạt động tài chính. Nền tảng giúp bạn xác định nguyên nhân gốc rễ của tình trạng xử lý chậm, từ đó rút ngắn vòng đời giao dịch và cải thiện dòng tiền. Dùng những thông tin này để giảm việc xử lý lại thủ công và tăng cường tuân thủ ở mọi bước trong quy trình làm việc.

Tải xuống mẫu dữ liệu đã cấu hình sẵn để xử lý các thách thức thường gặp và đạt mục tiêu về hiệu quả. Làm theo kế hoạch cải tiến 6 bước và xem hướng dẫn mẫu dữ liệu để cải thiện hoạt động vận hành.

Hiện mô tả chi tiết

Tối ưu hóa luồng thanh toán có ý nghĩa chiến lược

Trong lĩnh vực tài chính hiện nay, xử lý thanh toán không còn chỉ là công việc hậu cần. Đây là yếu tố then chốt ảnh hưởng đến dòng tiền và mức độ hài lòng của khách hàng. Khi dùng Fiserv để xử lý thanh toán thẻ, ACH và hóa đơn, bạn phải quản lý khối lượng giao dịch lớn, tác động trực tiếp đến vốn lưu động. Tuy nhiên, ngay cả với hệ thống vững chắc như Fiserv, quy trình vẫn có thể phát sinh điểm kém hiệu quả. Khâu phê duyệt cần can thiệp thủ công, ngân hàng phản hồi chậm hoặc lỗi xác thực giao dịch lặp lại đều có thể kéo dài đáng kể thời gian xử lý. Tối ưu hóa quy trình làm việc giúp giảm chi phí mỗi giao dịch và đảm bảo tiền luân chuyển thông suốt trong toàn hệ thống, từ đó cải thiện tình hình tài chính tổng thể.

Tăng khả năng theo dõi hoạt động tài chính bằng process mining

Process mining giúp bạn khai thác dữ liệu Fiserv theo một cách khác. Thay vì chỉ xem báo cáo tĩnh cho biết chuyện gì đã xảy ra, process mining cho thấy sự việc diễn ra như thế nào. Dùng Payment Transaction ID làm mã định danh hồ sơ, bạn có thể theo dõi toàn bộ hành trình của một khoản thanh toán, từ lúc tạo yêu cầu đến khi quyết toán. Nhờ đó, bạn thấy được đường đi thực tế của khoản thanh toán, bao gồm các vòng lặp, điểm nghẽn và sai lệch mà dashboard thông thường thường không thể hiện. Bạn có thể xác định chính xác khoản thanh toán bị dừng ở đâu, chẳng hạn đang chờ phê duyệt bổ sung hay mắc kẹt trong vòng lặp lỗi xác thực. Từ đó, bạn có cơ sở dữ liệu để quyết định nên áp dụng tự động hóa hay điều chỉnh chính sách ở khâu nào.

Các khâu cần ưu tiên cải tiến trong vòng đời thanh toán

Khi phân tích quy trình xử lý thanh toán trên Fiserv, có một số khâu thường mang lại hiệu quả cao nhất khi được tối ưu. Trước tiên, hãy xem xét các bước xác thực và cấp phép. Nếu dữ liệu cho thấy nhiều khoản thanh toán bị trả lại để sửa thủ công, có thể bạn cần cải thiện cách nhập dữ liệu ban đầu hoặc điều chỉnh quy tắc xác thực. Tiếp theo, hãy xem khâu lên lịch và gửi chỉ thị thanh toán. Process mining có thể cho biết khoản thanh toán được lên lịch quá sớm hay quá muộn, từ đó ảnh hưởng đến thu nhập lãi hoặc phát sinh phí trả chậm. Cuối cùng, đối soát thường là nguyên nhân chính gây chậm trễ. Phân tích các kiểu lỗi thanh toán và cách xử lý giúp bạn đơn giản hóa việc xử lý ngoại lệ, chuyển từ khắc phục sự cố khi phát sinh sang quản lý quy trình chủ động.

Cải thiện hiệu suất và tuân thủ bằng kết quả đo lường được

Tối ưu hóa quy trình hiệu quả sẽ cải thiện rõ rệt một số chỉ số hiệu suất chính. Rút ngắn thời gian từ lúc yêu cầu thanh toán đến khi quyết toán giúp dự báo dòng tiền chính xác hơn. Ngoài ra, chuẩn hóa quy trình làm việc phê duyệt và cấp phép giúp củng cố việc tuân thủ. Process mining cung cấp dấu vết kiểm toán không thể thay đổi, cho thấy mỗi khoản thanh toán đều đi qua các bước kiểm soát theo quy định và quy trình nội bộ. Đây là thông tin hữu ích khi kiểm toán, vì nó chứng minh hoạt động tài chính được thực hiện nhất quán và có kiểm soát. Bên cạnh việc tăng cường tuân thủ, bạn cũng có thể giảm chi phí vận hành khi loại bỏ các thao tác thủ công và giảm tỷ lệ lỗi, giúp đội ngũ tài chính tập trung vào công việc mang tính chiến lược hơn.

Bắt đầu hành trình tối ưu hóa

Bạn không cần thay đổi toàn bộ hệ thống hiện có để bắt đầu tối ưu quy trình xử lý thanh toán. Hãy tận dụng dữ liệu Fiserv hiện có và áp dụng các phương pháp process mining để sớm tìm ra cơ hội cải tiến. Bước đầu tiên là sơ đồ hóa quy trình hiện tại, xác định những sai lệch thường gặp nhất so với quy trình mong muốn. Khi đã biết điểm nào gây cản trở, bạn có thể điều chỉnh có trọng tâm, chẳng hạn thay đổi ngưỡng phê duyệt hoặc tự động gửi thông báo định kỳ. Khi liên tục hoàn thiện các bước này, bạn sẽ xây dựng được hoạt động thanh toán tinh gọn, linh hoạt hơn, hỗ trợ tăng trưởng kinh doanh và ổn định tài chính. Khám phá các mẫu và hướng dẫn của chúng tôi để tìm hiểu cách áp dụng những thông tin này vào môi trường của bạn.

Xử lý thanh toán Chuyển khoản ACH đối soát giao dịch tuân thủ quy định tài chính chu kỳ quyết toán quản lý ngân quỹ nhóm phụ trách khoản phải trả ủy quyền thanh toán Cổng thanh toán Xử lý giao dịch Vòng đời thanh toán Quyết toán

Vấn đề và thách thức thường gặp

Xác định những thách thức đang ảnh hưởng đến bạn

Can thiệp thủ công hoặc thiếu cấp phê duyệt thường khiến chỉ thị thanh toán bị đình trệ trước khi đến bước xử lý. Điều này dẫn đến trễ hạn và có thể phát sinh phí trả chậm, ảnh hưởng đến uy tín của tổ chức và quan hệ với nhà cung cấp.

Khi thông tin thanh toán được nhập sai, hệ thống sẽ báo lỗi xác thực và cần sửa thủ công trước khi tiếp tục xử lý. Những lỗi này làm gián đoạn luồng thanh toán tự động và chiếm nhiều thời gian của nhân viên bộ phận phải trả.

Khoảng thời gian dài từ lúc chuyển tiền đến khi đối soát xong trên sổ sách khiến việc theo dõi tiền mặt trở nên khó khăn. Thiếu dữ liệu cập nhật liên tục làm giảm độ chính xác khi dự báo vốn lưu động và có thể gây chênh lệch trong báo cáo tài chính.

Các khoản thanh toán bỏ qua bước xác thực hoặc phê duyệt tiêu chuẩn gây rủi ro đáng kể cho tính toàn vẹn tài chính và việc tuân thủ quy định. Những khoản thanh toán tự ý này thường phát sinh khi người dùng tìm cách xử lý vòng ngoài để chuyển tiền gấp, khiến tổ chức dễ gặp rủi ro khi kiểm toán.

Không tuân thủ giờ chốt hằng ngày đối với ACH và chuyển khoản ngân hàng khiến thanh toán bị dời sang ngày làm việc tiếp theo. Việc chậm trễ này có thể khiến khoản thanh toán cho nhà cung cấp không đến đúng hạn và ảnh hưởng xấu đến quan hệ hợp tác.

Lỗi hệ thống hoặc sai sót khi nhập liệu thủ công có thể khiến cùng một khoản thanh toán được phê duyệt và gửi nhiều lần. Rất khó phát hiện các khoản trùng sau khi đã phát sinh. Việc thu hồi thường tốn nhiều thời gian và công sức, đồng thời có nguy cơ mất tiền vĩnh viễn.

Khi phát hiện lỗi thanh toán, việc khắc phục và xử lý lại giao dịch có thể mất quá nhiều thời gian. Khả năng xử lý lỗi chậm khiến nhà cung cấp không hài lòng và làm tăng số ngoại lệ tài chính chưa được giải quyết trong quy trình làm việc.

Khi không có cái nhìn tổng hợp về vòng đời thanh toán, các bên liên quan thường khó xác định chính xác trạng thái của một khoản chuyển tiền giá trị lớn. Họ phải liên tục hỏi tình trạng và theo dõi thủ công trên nhiều hệ thống hoặc giữa các phòng ban để tìm câu trả lời.

Nhiều tổ chức vẫn xác thực thông tin thanh toán hoặc gửi thông báo thủ công, làm tăng chi phí mỗi giao dịch. Những công việc tốn nhân lực này khiến đội ngũ tài chính không thể tập trung vào các hoạt động phân tích có giá trị cao hơn cho doanh nghiệp.

Thời gian quyết toán khác nhau giữa các phương thức thanh toán hoặc người nhận khiến việc dự báo dòng tiền trở nên khó khăn. Khi ngày quyết toán khó đoán, bộ phận quản lý ngân quỹ phải duy trì lượng tiền dự phòng lớn hơn, làm vốn lưu động bị giữ lại không cần thiết.

Nếu thông báo thanh toán được gửi muộn hơn đáng kể so với lúc chuyển tiền, người nhận có thể phải mất thời gian hỏi về khoản tiền dự kiến. Điều này tạo thêm việc hành chính cho đội ngũ hỗ trợ và lâu dần có thể ảnh hưởng đến quan hệ kinh doanh.

Cơ cấu phê duyệt quá phức tạp, dù được thiết kế để tăng cường bảo mật, có thể trở thành nguyên nhân chính gây chậm thanh toán. Khi một giao dịch thông thường cần quá nhiều người phê duyệt, quy trình sẽ chậm đáng kể, nhất là vào các kỳ cao điểm tài chính.

Mục tiêu thường gặp

Xác định thế nào là thành công

Rút ngắn thời gian từ lúc gửi yêu cầu thanh toán đến khi được cấp phép cuối cùng là điều cần thiết để duy trì quan hệ với nhà cung cấp và đáp ứng thời hạn tài chính. Quy trình nhanh hơn giúp tổ chức tránh phí trả chậm và tận dụng chiết khấu thanh toán sớm, qua đó cải thiện lợi nhuận và độ tin cậy trong vận hành.

ProcessMind xác định những bước cụ thể trong Fiserv khiến việc cấp phép bị đình trệ. Bằng cách phân tích đường đi của từng Payment Transaction ID, nền tảng chỉ ra điểm nghẽn và cung cấp dữ liệu làm căn cứ điều chỉnh quy trình làm việc hoặc nâng ngưỡng tự động phê duyệt cho các giao dịch thông thường.

Mỗi lần sửa thủ công trong quy trình thanh toán đều làm tăng chi phí và nguy cơ phát sinh thêm lỗi. Giảm các thao tác này giúp khoản thanh toán đi qua bước xác thực suôn sẻ mà không cần người xử lý, từ đó giúp hoạt động tài chính dễ mở rộng và giảm khối lượng công việc hành chính.

Với khả năng process mining, bạn có thể xác định chính xác các bước xác thực thường xảy ra lỗi nhất trong dữ liệu Fiserv. Thông tin này giúp đội ngũ điều chỉnh quy tắc nhập liệu hoặc cải thiện bước kiểm tra tự động, giảm đáng kể số giao dịch cần kiểm tra hoặc sửa thủ công.

Rút ngắn khoảng thời gian từ lúc chuyển tiền đến khi đối soát xong trên sổ cái giúp bạn nắm rõ hơn số tiền mặt hiện có. Việc này hỗ trợ đội ngũ quản lý ngân quỹ đưa ra quyết định sáng suốt hơn về thanh khoản và giảm nguy cơ chênh lệch báo cáo vào kỳ khóa sổ tài chính.

ProcessMind theo dõi thời gian từ hoạt động Payment Settled đến Payment Reconciled. Qua việc trực quan hóa khoảng chuyển tiếp này, nền tảng giúp xác định nguyên nhân chậm trễ là do ngân hàng xử lý chậm hay do quy trình nội bộ thủ công, từ đó cải tiến đúng khâu để hoàn tất sổ sách nhanh hơn.

Trong hoạt động tài chính, việc tuân thủ kiểm soát nội bộ và quy định bên ngoài là yêu cầu bắt buộc. Chuẩn hóa luồng thanh toán giúp ngăn chi tiêu trái phép và đảm bảo mọi giao dịch đều đi qua các bước cấp phép, xác thực theo quy định, qua đó giảm đáng kể rủi ro kiểm toán và các khoản phạt tài chính.

Nền tảng tự động phát hiện mọi luồng thanh toán trong Fiserv và so sánh với mô hình quy trình chuẩn của bạn. Nền tảng đánh dấu sai lệch không tuân thủ ngay khi phát sinh, giúp quản lý can thiệp trước khi khoản thanh toán chưa được cấp phép hoàn tất, đồng thời đảm bảo mọi Payment Transaction ID đều đi theo luồng đã được phê duyệt.

Bỏ lỡ giờ chốt của ngân hàng có thể khiến thanh toán chậm vài ngày, nhất là vào cuối tuần hoặc ngày lễ. Điều này gây căng thẳng trong quan hệ với nhà cung cấp và ảnh hưởng đến mục tiêu tài chính. Gửi mọi chỉ thị thanh toán đúng thời hạn là điều cần thiết để quản lý tiền mặt có thể dự đoán và duy trì chất lượng dịch vụ cao.

ProcessMind phân tích dữ liệu hoạt động có dấu thời gian để tìm các giao dịch thường sát giờ chốt hoặc bị trễ giờ chốt trong Fiserv. Theo dõi những xu hướng này giúp tổ chức điều chỉnh phân bổ nhân lực hoặc thời gian xử lý, đảm bảo mọi chỉ thị thanh toán được gửi đúng hạn theo lịch của ngân hàng.

Thanh toán trùng gây thất thoát vốn trực tiếp và tạo thêm nhiều việc hành chính để thu hồi tiền. Loại bỏ lỗi này giúp bảo vệ tiền dự trữ và đảm bảo sổ sách phản ánh đúng các khoản phải trả thực tế, tránh làm hao hụt vốn lưu động không cần thiết.

Giải pháp của chúng tôi quét các thuộc tính giao dịch để tìm khoản có cùng số tiền, người nhận và ngày thanh toán trong toàn bộ vòng đời. Bằng cách tìm ra nguyên nhân gốc rễ của khoản trùng trong quy trình làm việc Fiserv, chẳng hạn lỗi hệ thống hoặc nhập lại khoản thanh toán thất bại, ProcessMind giúp ngăn lỗi tái diễn và cải thiện độ chính xác tài chính.

Khi phát hiện lỗi thanh toán, mỗi phút xử lý đều làm chậm thời điểm quyết toán cuối cùng. Khắc phục nhanh giúp giảm ảnh hưởng đến vận hành và ngăn lỗi thanh toán leo thang thành tranh chấp tài chính hoặc khoản phải trả quá hạn, gây tổn hại đến uy tín công ty.

ProcessMind cho thấy rõ luồng xử lý lỗi và theo dõi thời gian từ Payment Error Identified đến Payment Error Resolved. Thông tin này giúp xác định loại lỗi hoặc phòng ban nào mất nhiều thời gian xử lý nhất, từ đó lập kế hoạch phân bổ tài nguyên hiệu quả hơn và rút ngắn thời gian xử lý.

Xử lý thanh toán tự động xuyên suốt là cách hiệu quả nhất vì không cần can thiệp thủ công từ đầu đến cuối. Tăng tỷ lệ giao dịch được quyết toán mà không cần người xử lý giúp giảm chi phí vận hành và rút ngắn toàn bộ chu kỳ thanh toán.

Nền tảng đo lường mức độ tự động hóa trong vòng đời thanh toán trên Fiserv. Nền tảng xác định các hoạt động thủ công có thể tự động hóa, chẳng hạn lên lịch thanh toán hoặc gửi thông báo, đồng thời cung cấp lộ trình dựa trên dữ liệu để tăng tỷ lệ xử lý tự động xuyên suốt cho từng loại thanh toán.

Ngày quyết toán không nhất quán khiến đội ngũ quản lý ngân quỹ khó dự báo chính xác dòng tiền. Chuẩn hóa thời gian chuyển và xác nhận tiền giúp tổ chức lập kế hoạch tài chính ổn định, dễ dự đoán hơn, tạo nền tảng cho tăng trưởng dài hạn.

ProcessMind cung cấp phân tích chi tiết về thời gian quyết toán trong hệ thống Fiserv của bạn. Nền tảng xác định các yếu tố gây chênh lệch, chẳng hạn phương thức thanh toán hoặc loại tiền tệ, giúp bạn xây dựng cách làm để thời gian xử lý các giao dịch đồng đều hơn.

Thông báo nhanh và chính xác giúp tạo niềm tin với người nhận, đồng thời xác nhận ngay các giao dịch tài chính cho các bên liên quan nội bộ. Rút ngắn thời gian từ lúc quyết toán đến khi gửi thông báo giúp duy trì tính minh bạch và cải thiện trải nghiệm của nhà cung cấp cũng như đội ngũ nội bộ.

Công cụ process mining của chúng tôi theo dõi độ trễ giữa hoạt động Payment Settled và Payment Notification Sent. Bằng cách chỉ ra các chậm trễ ở bước cuối này, ProcessMind giúp bạn tối ưu thời điểm gửi thông báo để các bên liên quan nhận được tin kịp thời.

Phê duyệt nhiều cấp cần thiết với giao dịch giá trị lớn, nhưng thường làm chậm các khoản thanh toán thông thường. Tinh gọn cơ cấu này giúp xử lý nhanh hơn mà vẫn đảm bảo an toàn tài chính, để tiền được chuyển theo đúng nhịp độ kinh doanh.

ProcessMind trực quan hóa toàn bộ chuỗi phê duyệt của từng Payment Transaction ID. Nhờ đó, bạn có thể xác định bước phê duyệt thừa hoặc người dùng không hoạt động đang làm chậm quy trình, rồi tối ưu quyền hạn và vai trò phê duyệt trong quy trình làm việc Fiserv.

Có một góc nhìn thống nhất về mọi giao dịch thanh toán giúp tránh tình trạng thông tin bị chia cắt và đảm bảo các phòng ban cùng sử dụng một nguồn dữ liệu. Tính minh bạch này rất quan trọng để quản lý ngân quỹ hiệu quả và nhanh chóng xử lý vấn đề vận hành trong toàn tổ chức.

Bằng cách tổng hợp dữ liệu từ Fiserv, ProcessMind tạo bản sao số của quy trình thanh toán. Góc nhìn tập trung này giúp các đội ngũ theo dõi trạng thái giao dịch theo thời gian thực và nhận ra xu hướng chung vốn có thể bị che khuất giữa các hệ thống hoặc phòng ban rời rạc.

Lộ trình 6 bước cải tiến quy trình xử lý thanh toán

Tải mẫu xuống

Việc cần làm

Tải mẫu Excel dành cho cấu trúc thanh toán trên Fiserv, gồm các trường về vòng đời giao dịch và nhật ký quyết toán.

Xem hướng dẫn mẫu dữ liệu Tải mẫu xuống

Vì sao điều này quan trọng

Cấu trúc dữ liệu thống nhất giúp ánh xạ chính xác dữ liệu thanh toán thẻ, ACH và hóa đơn để process mining phân tích đúng.

Kết quả dự kiến

Mẫu dữ liệu được thiết kế cho nhật ký thanh toán Fiserv.

THÔNG TIN CHI TIẾT VỀ QUY TRÌNH

Biến dữ liệu Fiserv thành thông tin hữu ích

ProcessMind lập sơ đồ rõ ràng các quy trình thanh toán để giúp bạn giảm chậm trễ khi đối soát. Xác định chính xác lỗi quyết toán xảy ra ở đâu và ảnh hưởng thế nào đến vốn lưu động.

Sơ đồ hóa toàn bộ luồng thanh toán từ đầu đến cuối
Xác định nguyên nhân gốc rễ của lỗi quyết toán
Phát hiện điểm nghẽn gây chậm trễ đối soát
Kiểm tra việc tuân thủ trong mọi quy trình làm việc tài chính

Discover your actual process flow

Identify bottlenecks and delays

Analyze process variants

Design your optimized process

KẾT QUẢ THƯỜNG ĐẠT ĐƯỢC

Cải thiện hiệu suất xử lý thanh toán

Doanh nghiệp áp dụng process mining cho dữ liệu Fiserv có thể phát hiện những điểm kém hiệu quả quan trọng, chẳng hạn các bước cần can thiệp thủ công và ngoại lệ thanh toán, để rút ngắn chu kỳ giao dịch. Những kết quả này cho thấy lợi ích thực tế khi tăng khả năng theo dõi toàn bộ vòng đời của Payment Transaction ID.

~ 0 %

Tăng tỷ lệ STP

Tăng số luồng được tự động hóa

Loại bỏ việc sửa thủ công trong hệ thống Fiserv giúp nhiều khoản thanh toán đi từ lúc yêu cầu đến khi quyết toán mà không cần người can thiệp.

0 % faster

Cấp phép nhanh hơn

Giảm thời gian chờ phê duyệt

Tinh gọn cơ cấu phê duyệt nhiều cấp giúp rút ngắn thời gian trung bình từ lúc tạo khoản thanh toán đến khi được cấp phép, nhờ đó tiền được chuyển đi nhanh hơn.

0 %

Tuân thủ quy định

Tuân thủ chính sách nội bộ

Theo dõi tự động đảm bảo mọi giao dịch đi theo luồng đã quy định, giảm thiểu rủi ro và đạt mức tuân thủ 100% các quy định tài chính.

0 % reduction

Xử lý lỗi nhanh chóng

Thời gian trung bình để xử lý sự cố

Phát hiện ngay lỗi xác thực thanh toán giúp đội ngũ khắc phục nhanh hơn, duy trì dòng tiền ổn định và niềm tin của người nhận.

0 days faster

Rút ngắn khoảng cách quyết toán

Cải thiện khả năng theo dõi tình hình tài chính

Rút ngắn thời gian từ quyết toán đến đối soát giúp đội ngũ kế toán có góc nhìn tập trung cần thiết để quản lý tiền mặt chính xác.

0 % detection

Ngăn thanh toán trùng

Bảo vệ tiền dự trữ

Đánh dấu giao dịch có thuộc tính trùng khớp trước khi quyết toán giúp ngăn thanh toán trùng và tránh chi phí cao cho việc thu hồi thủ công.

Các chỉ số hiệu suất thay đổi tùy theo độ phức tạp của tổ chức, khối lượng giao dịch và chất lượng dữ liệu. Những con số này là mức tham chiếu cho các cải thiện thường thấy trong lĩnh vực tài chính trên toàn cầu.

Dữ liệu nên dùng

Bắt đầu với các thuộc tính và hoạt động quan trọng nhất, sau đó bổ sung khi cần.

Chưa quen với nhật ký sự kiện? Tìm hiểu cách tạo nhật ký sự kiện cho process mining.

Thuộc tính

Các dữ liệu chính cần thu thập để phân tích

Mã định danh duy nhất của chỉ thị thanh toán hoặc trường hợp giao dịch cụ thể.

Vì sao điều này quan trọng

Đây là Case ID cơ bản cần có để nhóm các sự kiện thành từng phiên bản quy trình.

Sự kiện hoặc thay đổi trạng thái cụ thể đã xảy ra trong quy trình thanh toán.

Vì sao điều này quan trọng

Xác định các sự kiện tạo nên dòng thời gian của quy trình.

Ngày và giờ chính xác khi hoạt động diễn ra.

Vì sao điều này quan trọng

Cần thiết để sắp xếp sự kiện và tính thời lượng hiệu suất của quy trình.

Giá trị tiền tệ của giao dịch thanh toán.

Vì sao điều này quan trọng

Quan trọng để phân tích rủi ro tài chính và phát hiện giao dịch trùng lặp.

Mã tiền tệ ISO của khoản thanh toán.

Vì sao điều này quan trọng

Cần thiết để phân tích quy trình xử lý nhiều loại tiền tệ.

Cách thức thực hiện thanh toán, chẳng hạn như Wire hoặc ACH.

Vì sao điều này quan trọng

Phân nhóm luồng quy trình theo hạ tầng được sử dụng.

ID người dùng hoặc tác nhân hệ thống chịu trách nhiệm cho hoạt động.

Vì sao điều này quan trọng

Hỗ trợ phân tích tài nguyên và xác định điểm nghẽn.

Số tài khoản bị trừ tiền.

Vì sao điều này quan trọng

Cần thiết để phát hiện thanh toán trùng lặp và phân tích gian lận.

Số tài khoản được ghi có.

Vì sao điều này quan trọng

Cần thiết để phát hiện thanh toán trùng lặp và phân tích người nhận.

Ngày cuối cùng khoản thanh toán phải được xử lý.

Vì sao điều này quan trọng

Mốc tham chiếu để đo mức độ đáp ứng SLA.

Mã cụ thể được tạo khi khoản thanh toán không vượt qua bước xác thực.

Vì sao điều này quan trọng

Giúp xác định nguyên nhân gốc rễ của việc xử lý lại.

Cờ cho biết khoản thanh toán có cần can thiệp thủ công hay không.

Vì sao điều này quan trọng

Chỉ số cốt lõi để đánh giá hiệu quả quy trình và mức độ thành công của tự động hóa.

Các hoạt động

Các bước quy trình cần theo dõi và tối ưu

Thời điểm chỉ thị thanh toán được nhập lần đầu vào hệ thống Fiserv. Sự kiện này được ghi nhận rõ khi người dùng hoặc hệ thống bên ngoài khởi tạo giao dịch qua API hoặc giao diện.

Vì sao điều này quan trọng

Đánh dấu thời điểm bắt đầu quy trình. Đây là mốc cần thiết để tính tổng thời gian xử lý và xác định điểm nghẽn ở khâu tiếp nhận.

Quyết định thủ công hoặc tự động cho phép thanh toán tiếp tục dựa trên hạn mức thẩm quyền. Sự kiện này được ghi nhận khi người dùng có thẩm quyền hoặc quy tắc hệ thống cập nhật cờ phê duyệt.

Vì sao điều này quan trọng

Chỉ số quan trọng cho 'Authorization Cycle Time Analysis'. Chậm trễ ở bước này cho thấy điểm nghẽn trong chuỗi phê duyệt của nhân viên.

Chuyển tệp thanh toán, chẳng hạn như lô ACH hoặc thông điệp Wire, đến mạng lưới bên ngoài hoặc đơn vị thanh toán bù trừ. Đây là điểm bàn giao quan trọng.

Vì sao điều này quan trọng

Quan trọng đối với “Công cụ giám sát tuân thủ giờ chốt xử lý”. Giúp tổ chức đáp ứng giờ chốt giao dịch ngân hàng hằng ngày.

Việc chuyển tiền đã hoàn tất và được ghi vào sổ cái tổng hợp. Theo góc nhìn của ngân hàng, đây là lúc giao dịch hoàn tất về mặt tài chính.

Vì sao điều này quan trọng

Điểm kết thúc chính để tính “Tỷ lệ xử lý tự động xuyên suốt”. Cho biết tiền đã thực sự được chuyển.

Đối chiếu nội bộ giao dịch với sao kê ngân hàng hoặc tệp tất toán. Bước này khép lại quy trình kế toán.

Vì sao điều này quan trọng

Cần thiết để theo dõi “Khoảng cách từ tất toán đến đối soát”. Giúp chốt sổ tài chính chính xác.

Câu hỏi thường gặp

Các câu hỏi thường gặp

Process mining giúp theo dõi các khoản thanh toán trên Fiserv như thế nào?

Process mining dùng Payment Transaction ID để sơ đồ hóa từng bước trong luồng thanh toán, từ cấp phép đến quyết toán cuối cùng. Công cụ này phát hiện các điểm nghẽn và sai lệch mà báo cáo Fiserv thông thường có thể bỏ sót, giúp bạn xác định chính xác giao dịch bị đình trệ hoặc phải sửa thủ công ở đâu.

Chúng tôi cần xuất những dữ liệu cụ thể nào từ hệ thống Fiserv?

Bạn cần nhật ký sự kiện gồm Payment Transaction ID, dấu thời gian của từng hoạt động và tên hoạt động, chẳng hạn Authorization Initiated hoặc Settlement Confirmed. Dữ liệu bổ sung như số tiền giao dịch hoặc loại tiền tệ giúp phân nhóm phân tích để tìm các trường hợp chậm trễ có rủi ro cao hoặc giá trị lớn.

Process mining có giúp giảm việc sửa thủ công và lỗi xác thực không?

Có. Bằng cách trực quan hóa dấu vết số của từng giao dịch, công cụ xác định những điểm mà khoản thanh toán thường bị trả lại để sửa thủ công. Thông tin này giúp đội ngũ tập trung tự động hóa các quy tắc xác thực cụ thể, qua đó tăng đáng kể tỷ lệ xử lý tự động xuyên suốt.

Process mining khác gì so với công cụ báo cáo tiêu chuẩn có sẵn trong Fiserv?

Báo cáo truyền thống thường cung cấp ảnh chụp tĩnh của KPI, chẳng hạn tổng khối lượng hoặc thời gian xử lý trung bình, nhưng không cho thấy các bước dẫn đến những chỉ số đó. Process mining tái dựng trình tự sự kiện thực tế, làm rõ các luồng không tuân thủ và cách xử lý vòng ngoài chưa được ghi nhận có ảnh hưởng đến dòng tiền.

Mất bao lâu để có kết quả đầu tiên từ dự án process mining cho quy trình thanh toán?

Bạn thường có thể nhận được thông tin phân tích ban đầu trong vòng 2 đến 4 tuần sau khi thiết lập kết nối dữ liệu với Fiserv. Ngay sau lần tải dữ liệu đầu tiên, bạn có thể bắt đầu tìm nguyên nhân gốc rễ khiến giao dịch lỡ giờ chốt xử lý hoặc quyết toán chậm.

Công nghệ này có thể phát hiện và ngăn thanh toán trùng không?

Process mining có thể phát hiện các vòng lặp thừa, trong đó cùng một Payment Transaction ID hoặc siêu dữ liệu liên quan xuất hiện trong nhiều nhật ký quyết toán. Khi đánh dấu những kiểu này theo thời gian thực, bạn có thể áp dụng biện pháp kiểm soát để ngăn giao dịch trùng trước khi chúng làm hao hụt tiền dự trữ.

Process mining có cần kết nối liên tục theo thời gian thực với hệ thống thanh toán không?

Tích hợp theo thời gian thực giúp theo dõi giờ chốt kịp thời hơn, nhưng bạn có thể bắt đầu bằng cách xuất tệp một lần để phân tích hiện trạng. Nhiều tổ chức bắt đầu với việc tải dữ liệu theo đợt định kỳ để tìm xu hướng dài hạn, rồi mới chuyển sang theo dõi trực tiếp.

Cách tiếp cận này hỗ trợ tuân thủ và chuẩn bị kiểm toán thanh toán như thế nào?

Cách này cung cấp hồ sơ khách quan, đầy đủ về mọi luồng thanh toán, giúp kiểm tra toàn bộ giao dịch thay vì chỉ lấy một mẫu nhỏ. Nhờ đó, bạn dễ chứng minh với cơ quan quản lý rằng đội ngũ đang tuân thủ chính sách đã đề ra và xử lý lỗi trong thời hạn yêu cầu.

Tối ưu hóa xử lý thanh toán, đạt 98% STP ngay hôm nay

Giảm chậm trễ đối soát và kiểm soát tốt hơn các quy trình làm việc trên Fiserv.

Bắt đầu dùng thử miễn phí

Không cần thẻ tín dụng. Thiết lập chỉ mất vài phút.