Mẫu dữ liệu xử lý hóa đơn công nợ phải trả

Mã hóa đơn là mã chữ và số duy nhất được gán cho mỗi hóa đơn nhận từ nhà cung cấp. Đây là mã tham chiếu chính cho mọi hoạt động và dữ liệu liên quan đến hóa đơn đó, từ lúc nhận đến khi thanh toán và tất toán.

Trong process mining, Mã hóa đơn giữ vai trò nền tảng. Mã này đóng vai trò Case ID, giúp phần mềm ghép các sự kiện như “Đã nhận hóa đơn”, “Đã phê duyệt” và “Đã thanh toán” thành luồng quy trình hoàn chỉnh cho từng hóa đơn. Nhờ đó, bạn có thể phân tích các biến thể quy trình, thời gian xử lý và điểm nghẽn của từng hóa đơn, qua đó hiểu rõ cách xử lý mỗi hóa đơn.

Đây là thuộc tính quan trọng nhất vì nó liên kết mọi bước liên quan thành một hồ sơ duy nhất, cho phép phân tích và trực quan hóa quy trình từ đầu đến cuối.

Thường có trong dữ liệu phần đầu của hóa đơn hoặc các bảng giao dịch khoản phải trả trong hệ thống nguồn.

Tên hoạt động mô tả một hành động, thay đổi trạng thái hoặc cột mốc cụ thể trong vòng đời xử lý hóa đơn. Mỗi sự kiện được ghi nhận cho hóa đơn, chẳng hạn “Đã xác thực hóa đơn”, “Đã gửi phê duyệt” hoặc “Đã thực hiện thanh toán”, sẽ có một tên hoạt động riêng.

Thuộc tính này là nền tảng của sơ đồ quy trình, trong đó mỗi giá trị duy nhất trở thành một nút trên luồng quy trình được trực quan hóa. Phân tích trình tự, tần suất và khoảng thời gian giữa các hoạt động là trọng tâm của process mining. Việc này giúp phát hiện các luồng phổ biến, sai lệch và vòng xử lý lại, đồng thời cho thấy điều gì thực sự đang diễn ra trong quy trình.

Xác định các bước trên sơ đồ quy trình, giúp trực quan hóa và phân tích luồng quy trình, điểm nghẽn và các biến thể.

Thường được xác định từ mã giao dịch, nhật ký sự kiện, trường thay đổi trạng thái hoặc bản ghi hành động cụ thể của người dùng trong hệ thống nguồn.

Thời điểm sự kiện ghi lại chính xác lúc một hoạt động cụ thể diễn ra trong vòng đời hóa đơn. Mỗi hoạt động, từ “Đã nhận hóa đơn” đến “Đã tất toán hóa đơn”, đều có dấu thời gian tương ứng.

Thuộc tính này rất quan trọng khi phân tích hiệu quả. Thuộc tính cho phép tính thời gian giữa các hoạt động, chẳng hạn thời gian phê duyệt và thanh toán, cũng như tổng thời gian xử lý từng hóa đơn từ đầu đến cuối. Phân tích các khoảng thời gian này giúp tổ chức phát hiện điểm nghẽn, đo lường hiệu quả so với thỏa thuận mức dịch vụ (SLA) và xác định cơ hội rút ngắn thời gian. Thuộc tính này cũng giúp sắp xếp sự kiện theo trình tự thời gian để dựng lại luồng quy trình chính xác.

Thuộc tính này cần thiết để tính thời gian xử lý, phát hiện điểm nghẽn và phân tích trình tự thời gian của các sự kiện trong quy trình.

Có trong nhật ký hệ thống, trường ngày tạo hoặc ngày thay đổi giao dịch, hay bản ghi dấu thời gian sự kiện gắn với chứng từ hóa đơn.

Thuộc tính này xác định hệ thống CNTT ban đầu nơi dữ liệu sự kiện được tạo hoặc ghi nhận, chẳng hạn ERP, hệ thống quản lý chứng từ hoặc công cụ quy trình làm việc. Khi quy trình khoản phải trả sử dụng nhiều hệ thống, trường này giúp phân biệt nguồn gốc của từng hoạt động.

Phân tích theo hệ thống nguồn giúp hiểu rõ tình trạng phân mảnh quy trình và thách thức khi tích hợp dữ liệu. Qua đó, bạn có thể phát hiện liệu độ trễ hoặc vấn đề có liên quan đến việc chuyển giao giữa các hệ thống hay không. Thuộc tính này cũng rất quan trọng đối với quản trị và xác thực dữ liệu, giúp đảm bảo góc nhìn về quy trình phản ánh chính xác đóng góp của từng hệ thống.

Cho biết nguồn gốc dữ liệu, yếu tố quan trọng để xác thực dữ liệu, xử lý sự cố và phân tích các biến thể quy trình giữa những hệ thống khác nhau.

Thường là giá trị tĩnh được thêm trong quá trình trích xuất dữ liệu hoặc có sẵn trong phần đầu nhật ký hệ thống.

Dấu thời gian lần cập nhật dữ liệu gần nhất cho biết thời điểm gần nhất dữ liệu được trích xuất từ hệ thống nguồn và tải vào môi trường process mining. Dấu thời gian này không cho biết thời điểm sự kiện nghiệp vụ xảy ra, mà cho biết dữ liệu đang phân tích được cập nhật đến khi nào.

Thuộc tính này quan trọng đối với quản trị dữ liệu và giúp người dùng biết dữ liệu có mới hay không. Thuộc tính giúp xác nhận phân tích dựa trên thông tin cập nhật, đồng thời theo dõi tình trạng và tần suất của luồng dữ liệu. Nhờ đó, các bên liên quan biết dữ liệu được cập nhật gần đây đến mức nào khi đưa ra quyết định dựa trên dashboard và phân tích quy trình.

Thuộc tính này rất quan trọng đối với quản trị dữ liệu, đồng thời giúp người dùng biết dữ liệu đang phân tích được cập nhật đến khi nào, qua đó tăng độ tin cậy của thông tin chi tiết.

Dấu thời gian này thường được tạo và thêm trong quá trình trích xuất, chuyển đổi và tải dữ liệu (ETL).

Mã công ty là khóa duy nhất đại diện cho một pháp nhân hoặc công ty riêng biệt trong tổ chức. Hóa đơn được xử lý và ghi sổ cho một mã công ty cụ thể.

Đây là chiều phân tích cơ bản trong các tổ chức có nhiều pháp nhân. Bạn có thể so sánh hiệu suất quy trình công nợ phải trả giữa các công ty, công ty con hoặc đơn vị kinh doanh. Phân tích có thể cho thấy đơn vị nào xử lý hiệu quả hơn, có tỷ lệ tự động hóa cao hơn hoặc gặp nhiều trường hợp chặn thanh toán hơn. Từ đó, tổ chức có thể chuẩn hóa cách làm hiệu quả và phát hiện vấn đề riêng theo khu vực hoặc pháp nhân.

Cho phép so sánh quy trình giữa các pháp nhân hoặc đơn vị kinh doanh, hỗ trợ chuẩn hóa cách làm và phát hiện vấn đề tại từng đơn vị.

Nằm trong phần đầu của chứng từ tài chính hoặc giao dịch hóa đơn, thể hiện pháp nhân ghi sổ.

Ngày đến hạn thanh toán hóa đơn là ngày phải thanh toán cho nhà cung cấp để được xem là đúng hạn và tránh phí hoặc khoản phạt do trả chậm. Ngày này thường được tính từ ngày lập hóa đơn và điều khoản thanh toán đã thỏa thuận, chẳng hạn Net 30.

Thuộc tính này rất cần thiết để đo hiệu quả thanh toán. Đây là cơ sở tính KPI tỷ lệ thanh toán đúng hạn và xác định các khoản thanh toán trễ. So sánh ngày đến hạn với ngày thanh toán thực tế giúp phân tích mức độ đúng hạn, cải thiện quan hệ với nhà cung cấp, tránh khoản phạt và chủ động quản lý dòng tiền.

Rất quan trọng để đo tỷ lệ thanh toán đúng hạn, quản lý dòng tiền và tránh khoản phạt do thanh toán trễ.

Hệ thống nguồn thường tính ngày này dựa trên ngày lập hóa đơn và điều khoản thanh toán, rồi lưu trong phần đầu hóa đơn.

Số đơn đặt hàng là mã tham chiếu của chứng từ phê duyệt ban đầu cho việc mua hàng hóa hoặc dịch vụ từ nhà cung cấp. Hóa đơn có thể gắn với PO hoặc không.

Thuộc tính này rất quan trọng khi phân tích quy trình đối chiếu hóa đơn. Bạn có thể phân biệt hóa đơn dựa trên PO với hóa đơn không dựa trên PO, vì hai loại thường đi theo các luồng quy trình khác nhau. Phân tích có thể tập trung vào hiệu quả đối chiếu ba bên (PO, phiếu nhận hàng và hóa đơn), tìm nguyên nhân đối chiếu thất bại và đo KPI tỷ lệ đối chiếu thành công ngay lần đầu. Nếu hóa đơn cần PO nhưng thiếu số PO, đó thường là dấu hiệu cho thấy quy trình chưa tuân thủ.

Cần thiết để phân tích hiệu quả đối chiếu hóa đơn, phân biệt quy trình hóa đơn có PO và không có PO, đồng thời phát hiện vấn đề tuân thủ.

Có trong dữ liệu giao dịch hóa đơn, thường ở trường tham chiếu liên kết hóa đơn với phân hệ mua hàng.

Số tiền hóa đơn là tổng giá trị trước thuế do nhà cung cấp ghi trên hóa đơn. Đây là chỉ số tài chính quan trọng của mỗi hồ sơ.

Thuộc tính này được dùng nhiều trong phân tích tài chính và hiệu suất. Bạn có thể lọc quy trình theo giá trị hóa đơn, chẳng hạn phân tích riêng các hóa đơn giá trị cao, tìm điểm nghẽn phê duyệt với hóa đơn vượt một ngưỡng nhất định và tính tác động tài chính của những điểm kém hiệu quả. Ví dụ, bạn có thể định lượng giá trị hóa đơn bị chặn thanh toán hoặc ưu tiên tự động hóa các hóa đơn có số lượng lớn nhưng giá trị thấp. Đây là chiều phân tích cơ bản trong hầu hết bảng điều khiển công nợ phải trả.

Hỗ trợ phân tích tác động tài chính, chẳng hạn định lượng giá trị các khoản thanh toán bị chặn, đồng thời giúp ưu tiên hóa đơn theo giá trị.

Thường nằm trong phần đầu hoặc các bảng chi tiết dòng hàng của dữ liệu giao dịch hóa đơn.

Tên người dùng xác định nhân viên hoặc tài khoản hệ thống chịu trách nhiệm thực hiện một bước trong quy trình, chẳng hạn nhập, phê duyệt hoặc ghi sổ hóa đơn. Với các bước tự động, đây có thể là mã tài khoản hệ thống hoặc tài khoản chạy theo lô.

Thuộc tính này giúp xem quy trình từ góc độ con người. Bạn có thể dùng để phân tích phân bổ khối lượng công việc, hiệu suất cá nhân hoặc nhóm và xác định nhu cầu đào tạo. Theo dõi hoạt động theo người dùng giúp tổ chức phát hiện vòng lặp làm lại do một cá nhân gây ra, tìm nơi phê duyệt bị đình trệ và bảo đảm phân tách nhiệm vụ phù hợp. Đây là thuộc tính quan trọng để hiểu vai trò của con người trong quy trình công nợ phải trả.

Hỗ trợ phân tích hiệu suất cá nhân và nhóm, phân bổ khối lượng công việc, đồng thời xác định nhu cầu đào tạo hoặc vấn đề tuân thủ.

Thường có trong nhật ký sự kiện hoặc các trường “Changed By” / “Created By” trong bảng giao dịch.

Tên nhà cung cấp cho biết tên pháp lý hoặc tên giao dịch của đơn vị cung cấp hàng hóa hay dịch vụ. Thuộc tính này bổ sung bối cảnh kinh doanh quan trọng cho từng hóa đơn.

Phân tích quy trình theo tên nhà cung cấp giúp đánh giá hiệu quả và mối quan hệ với từng đơn vị. Bạn có thể trả lời những câu hỏi như: “Nhà cung cấp nào có thời gian phê duyệt lâu nhất?”, “Hóa đơn của nhà cung cấp nào thường có sai lệch?” hoặc “Chúng ta có tận dụng hiệu quả chiết khấu thanh toán sớm từ các nhà cung cấp chính không?”. Góc nhìn này rất hữu ích cho hoạt động mua sắm và quản lý quan hệ với nhà cung cấp.

Cho phép phân tích hiệu quả theo nhà cung cấp, giúp phát hiện vấn đề trong quan hệ với nhà cung cấp, mức độ tuân thủ điều khoản thanh toán và các biến thể quy trình theo từng nhà cung cấp.

Nằm trong các bảng dữ liệu chính về nhà cung cấp và được liên kết với dữ liệu giao dịch hóa đơn qua mã nhà cung cấp.

Điều khoản thanh toán quy định các điều kiện cần đáp ứng khi thanh toán hóa đơn. Điều khoản thường nêu số ngày đến hạn, chẳng hạn 30 ngày, và mức chiết khấu có thể được hưởng khi thanh toán sớm, chẳng hạn giảm 2% nếu thanh toán trong 10 ngày.

Thuộc tính này cung cấp ngữ cảnh quan trọng cho phân tích hiệu quả tài chính. Bạn có thể dùng để tính ngày đến hạn thanh toán hóa đơn và xác định cơ hội hưởng chiết khấu khi thanh toán sớm. Phân tích hiệu suất quy trình theo điều khoản thanh toán giúp tổ chức nhận ra liệu thời gian xử lý nội bộ kéo dài có khiến họ thường xuyên bỏ lỡ chiết khấu hay không. Nhờ đó, có thể thấy rõ mối liên hệ giữa hiệu quả quy trình và khoản tiết kiệm.

Là cơ sở tính ngày đến hạn thanh toán hóa đơn và phân tích tỷ lệ hưởng chiết khấu khi thanh toán sớm, qua đó liên kết hiệu quả quy trình với khoản tiết kiệm chi phí.

Thường lấy từ dữ liệu chính về nhà cung cấp và được sao chép vào phần đầu giao dịch hóa đơn khi tạo hóa đơn.

Đơn vị tiền tệ của hóa đơn cho biết số tiền trên hóa đơn được tính bằng loại tiền nào. Thông tin này đặc biệt quan trọng với các tổ chức đa quốc gia làm việc với nhà cung cấp ở nhiều nước.

Khi phân tích, thuộc tính này giúp diễn giải chính xác số tiền hóa đơn và thực hiện các phép tính tài chính đúng. Bạn có thể lọc quy trình theo tiền tệ để tìm hiểu khác biệt giữa các khu vực hoặc vấn đề riêng của từng loại tiền. Khi kết hợp với dữ liệu tỷ giá, thuộc tính này còn giúp quy đổi các giá trị tài chính về một đơn vị tiền tệ báo cáo chung để phân tích nhất quán trên toàn cầu.

Bổ sung ngữ cảnh cần thiết cho số tiền hóa đơn, giúp phân tích tài chính chính xác và phân nhóm quy trình cho các tổ chức toàn cầu.

Thường nằm trong phần đầu của bảng giao dịch hóa đơn, cạnh số tiền hóa đơn.

Lý do chặn thanh toán là mã hoặc nội dung giải thích vì sao hóa đơn bị dừng trước khi chuyển sang bước thanh toán. Các lý do thường gặp gồm chênh lệch số lượng hoặc giá, thiếu phiếu nhận hàng hoặc cần kiểm tra chất lượng.

Đây là thuộc tính quan trọng để tìm nguyên nhân gốc rễ của ngoại lệ và công việc làm lại. Phân tích tần suất và tác động của từng lý do chặn giúp tổ chức xác định nguồn gây kém hiệu quả phổ biến nhất trong quy trình công nợ phải trả. Từ đó, bạn có thể tập trung cải tiến, chẳng hạn nâng cao độ chính xác của PO với nhà cung cấp hoặc tinh gọn quy trình nhận hàng. Giảm số hóa đơn bị chặn thanh toán là yếu tố then chốt để tăng tỷ lệ xử lý tự động từ đầu đến cuối (STP).

Cần thiết để tìm nguyên nhân gốc rễ của các trường hợp chặn thanh toán, qua đó xác định yếu tố gây kém hiệu quả và phát sinh công việc làm lại nhiều nhất.

Có trên chứng từ hóa đơn hoặc trong bảng trạng thái liên quan, thường được điền khi hoạt động “Blocked” xảy ra.

Ngày thanh toán là dấu thời gian ghi nhận thời điểm tiền được chuyển cho nhà cung cấp để thanh toán một hóa đơn cụ thể. Đây là mốc quan trọng, thường đánh dấu kết thúc luồng xử lý chính.

Trong phân tích process mining, ngày này được so sánh với ngày đến hạn thanh toán hóa đơn để xác định khoản thanh toán đúng hạn, sớm hay trễ. Đây là dữ liệu cốt lõi để tính các KPI quan trọng như tỷ lệ thanh toán đúng hạn và phân tích cơ hội hưởng chiết khấu khi thanh toán sớm. Khoảng thời gian từ lúc hóa đơn được phê duyệt đến ngày thanh toán cũng có thể cho thấy điểm kém hiệu quả trong khâu thực hiện thanh toán hoặc quản lý ngân quỹ.

Cần thiết để tính tỷ lệ thanh toán đúng hạn, phân tích hành vi thanh toán và tìm cơ hội hưởng chiết khấu khi thanh toán sớm.

Có trong dữ liệu chứng từ thanh toán hoặc bù trừ, được liên kết với giao dịch hóa đơn ban đầu.

Thuộc tính dạng boolean này cho biết một bước cụ thể trong quy trình do tài khoản hệ thống (tự động hóa, workflow, tác vụ chạy theo lô) hay người dùng thực hiện. Nhờ đó, bạn có thể phân biệt hoạt động thủ công với hoạt động tự động.

Phân tích thuộc tính này là bước cơ bản để hiểu mức độ tự động hóa trong quy trình công nợ phải trả và đo hiệu quả của các sáng kiến chuyển đổi số. Thuộc tính giúp tính tỷ lệ xử lý tự động từ đầu đến cuối (STP) bằng cách xác định hóa đơn được xử lý mà không cần can thiệp thủ công. So sánh hiệu suất giữa luồng tự động và thủ công cũng giúp xây dựng cơ sở kinh doanh cho các khoản đầu tư tự động hóa tiếp theo, thông qua việc định lượng thời gian và chi phí tiết kiệm được.

Cho phép đo mức độ tự động hóa, chẳng hạn tỷ lệ xử lý tự động từ đầu đến cuối, và định lượng tác động của tự động hóa đến hiệu quả quy trình.

Thường được xác định bằng cách kiểm tra xem “UserName” của hoạt động có khớp với mã tài khoản hệ thống hoặc tài khoản chạy theo lô đã biết hay không.