Mẫu dữ liệu quản lý vận tải của bạn

Mã lô hàng là khóa chính dùng để nhận diện duy nhất một đơn hàng vận tải hoặc một lần vận chuyển hàng hóa từ điểm xuất phát đến điểm nhận. Mỗi hồ sơ lô hàng chứa các hoạt động, cột mốc và dữ liệu liên quan, chẳng hạn như lập kế hoạch, đặt chỗ, nhận hàng, giao hàng và lập hóa đơn.

Trong process mining, thuộc tính này rất cần thiết để dựng lại toàn bộ hành trình của từng lô hàng. Công cụ dùng mã này để liên kết các sự kiện theo thứ tự thời gian, làm cơ sở cho việc khám phá quy trình, kiểm tra mức độ tuân thủ và phân tích hiệu suất. Phân tích theo mã lô hàng giúp xác định điểm nghẽn, chậm trễ và các biến thể trong vòng đời vận tải.

Đây là mã định danh cốt lõi liên kết mọi sự kiện liên quan thành một trường hợp quy trình, giúp phân tích toàn bộ vòng đời lô hàng.

Thường có trong bảng tiêu đề hoặc bảng chính về lô hàng hay đơn hàng cước của hệ thống quản lý vận tải (TMS).

Tên hoạt động mô tả một bước hoặc tác vụ trong quy trình vận tải, chẳng hạn như 'Đã lập kế hoạch lô hàng', 'Đã gửi đề nghị vận chuyển cho đơn vị vận chuyển', 'Đã nhận hàng' hoặc 'Đã nhận hóa đơn cước vận chuyển'. Các hoạt động này thể hiện những cột mốc chính trong hành trình của lô hàng.

Thuộc tính này rất quan trọng để trực quan hóa sơ đồ luồng quy trình, cho thấy lô hàng thực sự đi qua quy trình như thế nào. Phân tích trình tự và tần suất của các hoạt động giúp doanh nghiệp hiểu quy trình thông thường, phát hiện những sai lệch phổ biến và xác định các bước phải làm lại hoặc chưa hiệu quả. Đây là nền tảng của mọi phân tích process mining.

Thuộc tính này xác định các bước trong sơ đồ quy trình, giúp trực quan hóa và phân tích quy trình làm việc vận tải, các biến thể và điểm nghẽn.

Thông tin thường lấy từ nhật ký sự kiện, bảng cập nhật trạng thái hoặc được suy ra từ các lần thay đổi trạng thái trong TMS.

Thời điểm sự kiện ghi lại chính xác ngày giờ một hoạt động diễn ra. Dấu thời gian này là cơ sở để sắp xếp sự kiện theo trình tự thời gian và tính khoảng thời gian giữa các bước trong quy trình.

Trong process mining, thuộc tính này cho phép thực hiện mọi phân tích dựa trên thời gian. Thuộc tính được dùng để tính các chỉ số hiệu suất chính như thời gian chu trình, thời gian chờ và thời gian xử lý. Phân tích thời điểm sự kiện giúp xác định điểm nghẽn khiến lô hàng mất nhiều thời gian nhất, đo mức độ đáp ứng thỏa thuận mức dịch vụ và hiểu phân bố thời gian của các hoạt động trong quy trình.

Thuộc tính này cung cấp mốc thời gian cho mọi hoạt động, giúp tính thời gian chu trình, xác định điểm nghẽn và đo lường hiệu suất.

Thông tin lấy từ nhật ký sự kiện hoặc hồ sơ giao dịch trong TMS, nơi mỗi thao tác được ghi kèm dấu thời gian.

Thuộc tính Hệ thống nguồn cho biết dữ liệu sự kiện bắt nguồn từ đâu, chẳng hạn như hệ thống quản lý vận tải (TMS), nền tảng theo dõi của đơn vị vận chuyển hoặc hệ thống ERP. Trong hoạt động logistics hiện đại, dữ liệu của một lô hàng có thể đến từ nhiều hệ thống được tích hợp với nhau.

Thuộc tính này giúp hiểu nguồn gốc và chất lượng dữ liệu. Bạn có thể dùng thuộc tính này để tìm nguyên nhân dữ liệu không nhất quán và phân tích theo nguồn thông tin. Ví dụ, bạn có thể so sánh tốc độ cập nhật từ nền tảng theo dõi với TMS chính hoặc truy ngược vấn đề về hệ thống phát sinh.

Thuộc tính này giúp truy ngược dữ liệu về nguồn, rất cần thiết để xác thực dữ liệu, xử lý sự cố và hiểu vai trò của từng hệ thống trong quy trình.

Thông tin này thường có sẵn dưới dạng trường tiêu chuẩn trong dữ liệu trích xuất hoặc có thể được bổ sung trong quá trình nạp dữ liệu dựa trên nguồn dữ liệu.

Thuộc tính này cho biết lần gần nhất một hồ sơ hoặc sự kiện được cập nhật trong tập dữ liệu process mining hoặc được trích xuất vào tập dữ liệu. Qua đó, bạn biết dữ liệu đang phân tích mới đến mức nào.

Dù không được dùng trực tiếp để phân tích luồng quy trình, thuộc tính này rất quan trọng đối với quản trị và giám sát dữ liệu. Thuộc tính giúp đảm bảo phân tích dựa trên thông tin hiện hành và có thể dùng để thiết lập cảnh báo khi luồng dữ liệu bị chậm hoặc gặp lỗi. Nhờ đó, bạn có thể tin tưởng hơn vào độ tin cậy và tính kịp thời của thông tin phân tích.

Thuộc tính này cho biết dữ liệu còn mới hay không, giúp đảm bảo việc phân tích và giám sát quy trình dựa trên thông tin kịp thời, phù hợp.

Dấu thời gian này thường được tạo trong quá trình trích xuất, chuyển đổi và nạp dữ liệu (ETL).

Chi phí lô hàng là tổng chi phí phát sinh cho một lô hàng. Khoản này có thể gồm cước cơ bản, phụ phí nhiên liệu, phụ phí dịch vụ và các khoản phí khác của đơn vị vận chuyển.

Thuộc tính này là cơ sở cho mọi phân tích chi phí. Bạn có thể dùng thuộc tính này để tạo dashboard theo dõi tổng chi phí vận tải, chi phí mỗi dặm hoặc chi phí mỗi đơn vị hàng hóa. Kết hợp dữ liệu chi phí với dữ liệu quy trình giúp doanh nghiệp tìm nguyên nhân gốc rễ của khoản chi vượt dự kiến, xác định ảnh hưởng tài chính của chậm trễ hoặc quy trình kém hiệu quả, đồng thời phân tích độ chính xác của hóa đơn cước.

Thuộc tính này liên kết trực tiếp hiệu suất quy trình với kết quả tài chính, giúp phân tích chi phí vận tải, yếu tố làm tăng chi phí và ảnh hưởng tài chính của sự kém hiệu quả.

Dữ liệu này có thể lấy từ đơn hàng cước, hóa đơn cước của đơn vị vận chuyển hoặc hệ thống kiểm tra và thanh toán cước.

Lý do chậm trễ cho biết vì sao lô hàng không theo đúng lịch dự kiến. Nguyên nhân có thể là thời tiết, hàng bị giữ tại hải quan, ùn tắc giao thông, sự cố kỹ thuật hoặc lỗi chứng từ. Thông tin này được ghi lại khi phát sinh sự kiện chậm trễ.

Đây là một trong những thuộc tính quan trọng nhất để phân tích nguyên nhân gốc rễ. Bằng cách phân loại và thống kê tần suất từng lý do chậm trễ, doanh nghiệp có thể xác định những nguyên nhân chính dẫn đến giao hàng muộn. Từ đó, bạn có thể tập trung cải tiến vào những lĩnh vực có tác động lớn nhất, như cải thiện quy trình nội bộ, phối hợp với đơn vị vận chuyển hoặc giảm thiểu rủi ro bên ngoài.

Thuộc tính này rất quan trọng để tìm nguyên nhân gốc rễ của các lô hàng giao muộn, giúp doanh nghiệp xác định, đo lường và xử lý những nguyên nhân chính gây chậm trễ.

Dữ liệu lấy từ hồ sơ sự cố hoặc sự kiện chậm trễ trong TMS hay nền tảng theo dõi. Đơn vị vận chuyển thường cung cấp thông tin này.

Ngày giao hàng thực tế là dấu thời gian được ghi nhận khi lô hàng được giao tận nơi cho người nhận và hoạt động 'Đã giao hàng' hoàn tất. Thông tin này thường được xác nhận bằng chứng từ giao hàng.

Thuộc tính này đối chiếu với ngày giao hàng yêu cầu và rất quan trọng để tính hiệu suất thực tế. Thuộc tính được dùng trực tiếp để tính KPI 'Tỷ lệ giao hàng đúng hạn'. Ngoài ra, chênh lệch giữa ngày giao hàng thực tế và ngày nhận hàng cho biết thời gian vận chuyển thực tế. Bạn có thể so sánh chỉ số này với thời gian dự kiến để xác định chậm trễ trên đường.

Thuộc tính này cho biết kết quả giao hàng thực tế, giúp tính tỷ lệ giao hàng đúng hạn và phân tích chậm trễ.

Thông tin lấy từ sự kiện 'Đã giao hàng' trong TMS, thường được cập nhật qua tin nhắn EDI của đơn vị vận chuyển, nền tảng theo dõi hoặc ứng dụng di động mà tài xế sử dụng.

Ngày giao hàng yêu cầu là ngày mục tiêu mà lô hàng dự kiến đến nơi nhận. Ngày này thường được quy định trong đơn đặt hàng của khách hàng hoặc thỏa thuận mức dịch vụ (SLA).

Thuộc tính này rất cần thiết để đo lường chất lượng dịch vụ khách hàng và mức độ thực hiện cam kết. Đây là mốc cơ sở để tính KPI 'Tỷ lệ giao hàng đúng hạn'. Phân tích chênh lệch giữa ngày giao hàng yêu cầu và ngày giao hàng thực tế giúp xác định nguyên nhân chậm trễ mang tính hệ thống và cải thiện khả năng dự đoán thời gian giao hàng.

Đây là mốc chính để đo lường tỷ lệ giao hàng đúng hạn, một KPI quan trọng đối với sự hài lòng của khách hàng và độ tin cậy của chuỗi cung ứng.

Thông tin thường đến từ hệ thống đầu nguồn như ERP hoặc hệ thống quản lý đơn hàng, rồi được lưu trong chi tiết đơn hàng cước của TMS.

Thuộc tính này cho biết phương thức vận tải được dùng cho lô hàng. Các phương thức phổ biến gồm vận tải nguyên xe tải (FTL), vận tải hàng lẻ (LTL), vận tải hàng không, vận tải đường biển và đường sắt.

Phân tích quy trình theo phương thức vận tải rất cần thiết vì mỗi phương thức có cơ cấu chi phí, thời gian vận chuyển và độ phức tạp riêng. Việc phân nhóm này giúp giải thích khác biệt về thời gian chu trình và chi phí. Chẳng hạn, thời gian chu trình của vận tải đường biển thường dài hơn vận tải hàng không. Thuộc tính này là cơ sở để xây dựng dashboard và KPI phù hợp với từng hoạt động logistics.

Đây là bộ lọc chính khi phân tích, vì mỗi phương thức vận tải có quy trình, chi phí và thời gian khác nhau. Thuộc tính này rất cần thiết để so sánh và đối chiếu hiệu suất có ý nghĩa.

Có trong chi tiết lô hàng hoặc đơn hàng cước trong TMS.

Quốc gia đích cho biết lô hàng dự kiến được giao đến quốc gia nào. Đây là một phần của thông tin địa chỉ giao hàng.

Giống như quốc gia xuất phát, thuộc tính này rất cần thiết để phân tích địa lý và đánh giá hiệu quả các tuyến vận chuyển. Bạn có thể phân nhóm dữ liệu để so sánh hiệu quả giao hàng, chi phí và thời gian xử lý của các lô hàng đến từng quốc gia. Thuộc tính này cũng rất quan trọng khi phân tích quy trình thông quan cho các lô hàng quốc tế.

Thuộc tính này giúp phân tích hiệu quả và chi phí theo điểm đến, từ đó đánh giá hiệu quả tuyến vận chuyển và quản lý các vấn đề phức tạp khi giao hàng quốc tế.

Thường được lưu trong thông tin địa điểm giao hàng hoặc địa chỉ người nhận của đơn vận chuyển.

Tên đơn vị vận chuyển cho biết nhà cung cấp dịch vụ logistics bên thứ ba (3PL) hoặc công ty vận tải được thuê để vận chuyển hàng hóa trên thực tế. Đó có thể là công ty xe tải, hãng hàng không, hãng tàu hoặc đơn vị vận tải đường sắt.

Đây là chiều phân tích quan trọng để đánh giá hiệu suất. Doanh nghiệp có thể lập bảng đánh giá đơn vị vận chuyển và so sánh các nhà cung cấp theo những chỉ số chính như giao hàng đúng hạn, nhận hàng đúng giờ, tỷ lệ chấp nhận đề nghị và chi phí. Phân tích quy trình theo từng đơn vị vận chuyển giúp xác định đối tác có hiệu suất tốt và những đơn vị cần kế hoạch cải thiện.

Thuộc tính này giúp so sánh hiệu suất giữa các nhà cung cấp dịch vụ vận tải, hỗ trợ quản lý và đàm phán với đơn vị vận chuyển, đồng thời đảm bảo chất lượng dịch vụ.

Thông tin này được lưu trong chi tiết lô hàng hoặc đơn hàng cước, thường được liên kết từ bảng dữ liệu chính về đơn vị vận chuyển.

Ngày nhận hàng theo lịch là thời gian hẹn đã thống nhất để đơn vị vận chuyển đến địa điểm gửi hàng và nhận hàng. Đây là cột mốc quan trọng trong quy trình đặt chỗ và xác nhận lô hàng.

Thuộc tính này là mốc cơ sở để đo lường hiệu suất nhận hàng. Bạn có thể tính KPI 'Tỷ lệ nhận hàng đúng giờ' bằng cách so sánh với thời điểm nhận hàng thực tế. Phân tích chênh lệch giúp xác định vấn đề trong việc xếp lịch tại khu vực xuất hàng, mức độ sẵn sàng của kho hoặc việc đơn vị vận chuyển đến đúng giờ. Những vấn đề này đều có thể gây chậm trễ ở các bước sau.

Đây là mốc chuẩn để đo lường hiệu suất nhận hàng. Đây là bước đầu quan trọng trong vòng đời vận tải và ảnh hưởng đến toàn bộ lịch trình tiếp theo.

Có trong chi tiết lô hàng hoặc đơn hàng cước sau khi lô hàng được đặt chỗ với đơn vị vận chuyển.

Ngày nhận hàng thực tế là dấu thời gian được ghi nhận khi đơn vị vận chuyển nhận lô hàng tại điểm xuất phát và hoạt động 'Đã nhận hàng' hoàn tất.

Ngày này rất quan trọng để theo dõi thời điểm lô hàng thực sự bắt đầu được vận chuyển. Thuộc tính được dùng để tính KPI 'Tỷ lệ nhận hàng đúng giờ' và đánh dấu thời điểm bắt đầu chu trình vận chuyển. Phân tích dữ liệu này giúp hiểu cách quy trình nhận hàng diễn ra trên thực tế và ảnh hưởng của quy trình đến toàn bộ lịch trình lô hàng.

Thuộc tính này cho biết kết quả nhận hàng thực tế và đánh dấu thời điểm lô hàng thực sự bắt đầu được vận chuyển, rất cần thiết để phân tích chính xác thời gian chu trình.

Thông tin lấy từ sự kiện 'Đã nhận hàng' trong TMS, thường được cập nhật qua tin nhắn EDI của đơn vị vận chuyển hoặc nền tảng theo dõi.

Quốc gia xuất phát cho biết lô hàng bắt đầu hành trình từ quốc gia nào. Thuộc tính này là một phần của thông tin địa chỉ xuất phát.

Đây là thuộc tính cơ bản để phân tích theo khu vực địa lý. Bạn có thể lọc và phân nhóm dữ liệu lô hàng theo quốc gia hoặc khu vực xuất phát, rất cần thiết để hiểu hiệu suất trên các tuyến thương mại khác nhau. Với lô hàng quốc tế, thuộc tính này cũng là yếu tố quan trọng để xác định yêu cầu hải quan và thời gian vận chuyển.

Thuộc tính này cho phép phân tích quy trình vận tải theo khu vực địa lý, giúp xác định khác biệt về hiệu suất giữa các vùng, quản lý độ phức tạp của tuyến thương mại và phân tích logistics quốc tế.

Thông tin thường được lưu trong chi tiết địa chỉ điểm xuất phát hoặc điểm gửi hàng của đơn hàng cước.

Thuộc tính dạng đúng/sai này cho biết có chênh lệch giữa chi phí vận chuyển đã báo giá hoặc thỏa thuận và số tiền trên hóa đơn cuối cùng của đơn vị vận chuyển hay không. Giá trị 'true' cho biết có sai lệch và có thể dẫn đến tranh chấp.

Cờ này rất quan trọng khi phân tích quy trình kiểm tra và thanh toán cước vận chuyển. Doanh nghiệp có thể dùng cờ này để đo KPI 'Độ chính xác của hóa đơn vận chuyển' và xác định đơn vị vận chuyển hoặc tuyến nào thường có lỗi tính phí nhất. Phân tích nguyên nhân sai lệch giúp quản lý giá cước tốt hơn, làm rõ thỏa thuận với đơn vị vận chuyển và cải thiện quy trình thanh toán.

Thuộc tính này giúp đo độ chính xác của hóa đơn vận chuyển, xác định đơn vị vận chuyển thường tính sai phí và phân tích hiệu quả của quy trình kiểm tra, thanh toán cước.

Được tạo trong quá trình kiểm tra hóa đơn vận chuyển, có thể diễn ra trên TMS hoặc hệ thống chuyên dụng để kiểm tra và thanh toán cước.

Tài nguyên xác định người dùng, nhóm hoặc tác nhân hệ thống tự động chịu trách nhiệm thực hiện một bước cụ thể trong quy trình. Ví dụ, đó có thể là nhân viên lập kế hoạch vận tải tạo kế hoạch giao hàng hoặc điều phối viên logistics đặt chỗ với đơn vị vận chuyển.

Phân tích quy trình theo tài nguyên giúp bạn hiểu cách phân bổ khối lượng công việc, hiệu suất của nhóm và mức độ tự động hóa. Qua đó, bạn có thể biết người dùng hoặc nhóm nào thường phải làm lại, xử lý nhiều trường hợp ngoại lệ nhất hoặc mất nhiều thời gian nhất. Thông tin này hữu ích cho việc đào tạo, phân bổ tài nguyên và tìm cơ hội tự động hóa.

Thuộc tính này giúp phân tích hiệu suất của nhân viên và hệ thống, cách phân bổ khối lượng công việc và mức độ tự động hóa, từ đó xác định nhu cầu đào tạo và điểm nghẽn về tài nguyên.

Thông tin này thường được ghi trong giao dịch hoặc nhật ký sự kiện cùng với tên hoạt động và dấu thời gian.

Trạng thái lô hàng tóm tắt lô hàng đang ở giai đoạn nào trong toàn bộ quy trình, chẳng hạn như 'Đã lên kế hoạch', 'Đang vận chuyển', 'Đã giao' hoặc 'Đã hủy'. Trạng thái này thể hiện tình trạng hiện tại của lô hàng.

Process mining xác định luồng quy trình từ từng hoạt động, còn trạng thái tổng thể của lô hàng hữu ích như một chiều phân tích. Bạn có thể lọc các lô hàng hiện 'Đang vận chuyển' để theo dõi, hoặc phân tích đặc điểm của những lô hàng có trạng thái 'Đã hủy'. Trạng thái này cung cấp cái nhìn tổng quan, dễ hiểu về tiến độ lô hàng.

Trạng thái này cho biết tình hình hiện tại của lô hàng, hữu ích khi lọc dữ liệu, lập báo cáo và theo dõi tổng quan các lô hàng đang vận chuyển hoặc đã hoàn tất.

Đây là trường trạng thái tóm tắt, thường có trong hồ sơ chính của lô hàng hoặc đơn vận chuyển trên TMS.