Mẫu dữ liệu quản lý chi phí của bạn

Mã báo cáo chi phí là khóa duy nhất được gán cho mỗi báo cáo do nhân viên nộp. Mã này kết nối mọi bước trong quy trình, từ lúc tạo và nộp báo cáo đến khi phê duyệt, có thể bị từ chối và cuối cùng được hoàn tiền.

Trong process mining, thuộc tính này là nền tảng để tái dựng từng hồ sơ quy trình. Mỗi mã báo cáo chi phí duy nhất tương ứng với một lần xử lý báo cáo. Phân tích hành trình của từng mã giúp bạn trực quan hóa luồng quy trình, tính thời gian xử lý của từng báo cáo và nhận diện khác biệt trong cách xử lý.

Đây là mã định danh thiết yếu để liên kết mọi sự kiện trong vòng đời của báo cáo chi phí, giúp theo dõi quy trình từ đầu đến cuối.

Thường nằm trong dữ liệu phần đầu của báo cáo chi phí hoặc bảng giao dịch chính của quy trình xử lý chi phí.

Tên hoạt động mô tả một bước hoặc lần đổi trạng thái trong quy trình xử lý chi phí. Ví dụ: 'Đã tạo báo cáo chi phí', 'Quản lý đã phê duyệt', 'Đã gắn cờ vi phạm chính sách' và 'Đã hoàn tất hoàn tiền'. Chuỗi hoạt động này tạo thành luồng quy trình của từng báo cáo chi phí.

Trong phân tích process mining, thuộc tính này rất quan trọng để khám phá mô hình quy trình thực tế. Thuộc tính giúp chuyên viên phân tích trực quan hóa sơ đồ quy trình, tìm điểm nghẽn do hoạt động kéo dài, phát hiện vòng làm lại như 'Báo cáo được gửi lại để chỉnh sửa' và xác định các trường hợp xử lý khác với thông lệ. Tên hoạt động càng rõ ràng và chi tiết, thông tin phân tích quy trình càng hữu ích.

Thuộc tính này xác định các bước trong quy trình, giúp trực quan hóa sơ đồ quy trình và phân tích mẫu hình cũng như sai lệch trong quy trình làm việc.

Được lấy từ nhật ký sự kiện, bảng thay đổi trạng thái hoặc bản ghi giao dịch liên quan đến báo cáo chi phí.

Thời điểm sự kiện, hay dấu thời gian, ghi lại lúc một hoạt động diễn ra. Dữ liệu này xác định thứ tự thời gian của các sự kiện trong từng báo cáo chi phí, giúp tái dựng chính xác dòng thời gian của quy trình.

Trong process mining, dấu thời gian là nền tảng cho mọi phân tích theo thời gian. Dữ liệu này được dùng để tính các KPI quan trọng như thời gian giữa các hoạt động, tổng thời gian xử lý từ đầu đến cuối và thời gian chờ. Phân tích dấu thời gian giúp tổ chức phát hiện chậm trễ trong quy trình phê duyệt, đo hiệu quả hoàn tiền và theo dõi kết quả so với thỏa thuận mức dịch vụ.

Dấu thời gian này rất quan trọng để sắp xếp sự kiện theo trình tự và tính mọi chỉ số về thời lượng, chẳng hạn thời gian xử lý và điểm nghẽn.

Có trong nhật ký sự kiện hoặc dữ liệu giao dịch, thường mang tên 'Creation Date', 'Timestamp' hoặc 'Event Date'.

Thuộc tính hệ thống nguồn cho biết dữ liệu quy trình bắt nguồn từ đâu. Ở các doanh nghiệp hiện đại, việc quản lý chi phí có thể liên quan đến nhiều hệ thống tích hợp, chẳng hạn hệ thống nhân sự lưu dữ liệu nhân viên, công cụ chuyên dụng để nộp báo cáo và ERP để ghi sổ tài chính. Trường này giúp phân biệt dữ liệu từ các nguồn khác nhau.

Thông tin này hữu ích cho việc xác thực dữ liệu và tìm hiểu các hệ thống công nghệ tham gia vào quy trình. Nếu vấn đề tập trung ở dữ liệu từ một hệ thống cụ thể, đó có thể là dấu hiệu của lỗi tích hợp hoặc sự cố trong ứng dụng đó. Thông tin cũng giúp làm rõ nguồn dữ liệu, để chuyên viên phân tích biết hệ thống nào là nguồn chuẩn cho từng bước của quy trình.

Cho biết nguồn gốc dữ liệu, yếu tố quan trọng để quản trị dữ liệu, xử lý sự cố và tìm hiểu khác biệt của quy trình giữa các nền tảng.

Thông tin này thường có trong quá trình trích xuất dữ liệu hoặc phần siêu dữ liệu, và có thể được bổ sung khi chuẩn bị dữ liệu.

Dấu thời gian lần cập nhật dữ liệu gần nhất cho biết thời điểm dữ liệu được trích xuất hoặc đồng bộ từ hệ thống nguồn lần cuối. Mốc này xác định rõ dữ liệu được đưa vào phân tích đến thời điểm nào, giúp mọi bên liên quan biết dữ liệu mới đến đâu.

Trong process mining, thuộc tính này rất quan trọng để đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu và độ tin cậy của báo cáo. Thuộc tính giúp người dùng biết họ đang xem thông tin gần thời gian thực hay ảnh chụp dữ liệu lịch sử. Điều này đặc biệt quan trọng với dashboard giám sát liên tục, nơi dữ liệu cần được cập nhật kịp thời. Thuộc tính cũng hỗ trợ xử lý sự cố trong luồng dữ liệu bằng cách xác nhận dữ liệu được làm mới đúng lịch.

Cho biết rõ dữ liệu mới đến đâu, yếu tố quan trọng để phân tích quy trình hoặc dashboard giám sát luôn chính xác và phù hợp.

Thường do công cụ tích hợp dữ liệu hoặc ETL (Extract, Transform, Load) tạo và lưu trong quá trình tải dữ liệu.

Cờ vi phạm chính sách là giá trị đúng hoặc sai, cho biết báo cáo chi phí có bị hệ thống hoặc người dùng xác định là không tuân thủ chính sách chi tiêu của công ty hay không. Vi phạm có thể gồm vượt hạn mức chi tiêu, dùng nhà cung cấp chưa được phê duyệt hoặc thiếu chứng từ phù hợp.

Cờ này là yếu tố quan trọng để phân tích tuân thủ. Tổ chức có thể dùng cờ để tính tỷ lệ vi phạm chính sách chung, rồi đi sâu xuống một cấp để xem phòng ban, nhóm chi phí hoặc nhân viên nào có nhiều vi phạm nhất. Hiểu tần suất và tính chất vi phạm giúp công ty điều chỉnh chính sách, cải thiện bước kiểm tra tự động và đào tạo đúng đối tượng để giảm chi tiêu không tuân thủ cũng như các trường hợp ngoại lệ trong quy trình.

Hỗ trợ trực tiếp việc giám sát tuân thủ bằng cách gắn cờ các báo cáo không tuân thủ, giúp đo lường và giảm vi phạm chính sách.

Cờ hoặc trường trong phần đầu hay dữ liệu khoản mục của báo cáo chi phí, thường do bộ máy quy tắc của hệ thống thiết lập.

Lý do từ chối là trường văn bản hoặc mã được xác định trước, giải thích vì sao báo cáo chi phí không qua được một bước phê duyệt. Các lý do thường gặp gồm 'Thiếu hóa đơn', 'Sai nhóm chi phí' hoặc 'Chi phí ngoài chính sách'.

Thuộc tính này rất hữu ích để tìm nguyên nhân gốc rễ khiến quy trình phải làm lại. Phân tích các lý do từ chối phổ biến nhất giúp công ty nhận diện vấn đề mang tính hệ thống. Ví dụ, nếu 'Thiếu hóa đơn' là lý do phổ biến nhất, công ty có thể cần hướng dẫn rõ hơn về chứng từ hoặc giúp nhân viên đính kèm hóa đơn dễ dàng hơn. Những thông tin này giúp cải tiến đúng khâu, tăng tỷ lệ được phê duyệt ngay lần đầu, giảm việc làm lại và rút ngắn tổng thời gian xử lý.

Giải thích nguyên nhân khiến quy trình phải làm lại, giúp cải tiến đúng trọng tâm để giảm tỷ lệ bị từ chối và tăng tỷ lệ đạt yêu cầu ngay lần đầu.

Được ghi trong trường nhận xét hoặc danh sách lựa chọn khi người phê duyệt chọn thao tác 'Reject' hoặc 'Send Back'.

Thuộc tính người dùng xác định cá nhân hoặc tác nhân tự động chịu trách nhiệm thực hiện một bước cụ thể trong quy trình. Đó có thể là nhân viên nộp báo cáo, quản lý phê duyệt hoặc thành viên nhóm tài chính xử lý hoàn tiền.

Phân tích quy trình theo người dùng giúp bạn hiểu cách phân bổ khối lượng công việc, đánh giá hiệu suất cá nhân và xác định người có thể gây chậm trễ. Chẳng hạn, phân tích có thể cho thấy một quản lý cụ thể đang là điểm nghẽn trong chuỗi phê duyệt. Thông tin này cũng hỗ trợ phân tích phân bổ tài nguyên và giúp đảm bảo trách nhiệm giải trình cũng như khả năng kiểm toán trong toàn quy trình.

Xác định người thực hiện từng bước, hỗ trợ phân tích khối lượng công việc, so sánh hiệu suất và tìm điểm nghẽn gắn với cá nhân hoặc nhóm cụ thể.

Có trong nhật ký sự kiện hoặc lịch sử giao dịch, thường liên kết với mã người dùng hoặc mã nhân viên.

Người nộp là nhân viên phát sinh chi phí và bắt đầu quy trình hoàn tiền bằng cách tạo báo cáo chi phí. Thuộc tính này thường không đổi trong mọi sự kiện thuộc cùng một hồ sơ báo cáo.

Thuộc tính 'Người dùng' cho biết ai thực hiện từng bước, còn 'Người nộp' cung cấp thông tin nhất quán ở cấp hồ sơ để phân tích hành vi của chủ sở hữu báo cáo. Bạn có thể tập trung phân tích trải nghiệm nhân viên, chẳng hạn tìm những người thường bị từ chối báo cáo hoặc liên tục vi phạm chính sách. Từ đó, công ty có thể truyền đạt thông tin hoặc đào tạo đúng đối tượng, giúp nâng cao hiệu quả quy trình và tuân thủ ngay từ đầu.

Xác định người sở hữu báo cáo chi phí, giúp phân tích hành vi nhân viên, chẳng hạn tìm người thường vi phạm chính sách hoặc khiến báo cáo phải làm lại.

Có trong dữ liệu phần đầu của báo cáo chi phí, liên kết với nhân viên đã tạo bản ghi.

Thuộc tính này xác định đơn vị trong tổ chức mà nhân viên nộp báo cáo trực thuộc, chẳng hạn 'Kinh doanh', 'Kỹ thuật' hoặc 'Tiếp thị'. Đơn vị này thường liên kết với trung tâm chi phí chịu trách nhiệm cho các khoản chi.

Phòng ban của nhân viên là một chiều phân tích chính để so sánh. Bạn có thể lọc quy trình theo phòng ban để phát hiện khác biệt đáng kể trong cách xử lý. Ví dụ, một phòng ban có thể có tỷ lệ vi phạm chính sách cao hơn nhiều hoặc thời gian phê duyệt lâu hơn phòng ban khác. Những thông tin này giúp ban quản lý xác định nhu cầu đào tạo phù hợp, điều chỉnh quy trình hoặc làm rõ chính sách cho từng nhóm.

Cho phép so sánh giữa các đơn vị kinh doanh để nhận diện hành vi đặc thù của từng phòng ban, điểm nghẽn hoặc vấn đề tuân thủ.

Thường lấy từ hồ sơ dữ liệu chính của nhân viên, được liên kết với báo cáo chi phí.

Thuộc tính tiền tệ cho biết đơn vị tiền tệ của tổng số tiền. Ở các tổ chức hoạt động trên nhiều quốc gia, nhân viên có thể nộp chi phí bằng nhiều loại tiền tệ. Trường này cung cấp thông tin cần thiết để hiểu các giá trị tiền tệ.

Thuộc tính này rất quan trọng để phân tích tài chính chính xác, nhất là trong tổ chức đa quốc gia. Nhờ đó, các giá trị tiền tệ được diễn giải đúng và có thể quy đổi về cùng một loại tiền tệ để tổng hợp báo cáo. Nếu thiếu thông tin này, việc so sánh tổng số tiền của một báo cáo bằng JPY với báo cáo bằng USD sẽ không có ý nghĩa. Đây cũng là thuộc tính thiết yếu cho dashboard theo dõi tổng chi tiêu, chi phí trung bình và KPI tài chính ở nhiều khu vực.

Cung cấp thông tin cần thiết để hiểu các giá trị tiền tệ, giúp lập báo cáo tài chính và so sánh giữa các khu vực hoặc quốc gia chính xác hơn.

Thường được lưu cùng các trường số tiền trong dữ liệu phần đầu của báo cáo chi phí.

Tổng số tiền là tổng giá trị của tất cả khoản chi trong một báo cáo chi phí. Đây là số tiền cần được phê duyệt và hoàn lại.

Thuộc tính này cần thiết cho phân tích tài chính trong process mining. Bạn có thể chia báo cáo thành các nhóm theo giá trị, chẳng hạn giá trị cao và thấp, vì mỗi nhóm thường đi theo luồng phê duyệt khác nhau. Chuyên viên phân tích có thể dùng thuộc tính này để tính chi phí trung bình cho mỗi báo cáo, đánh giá tác động tài chính của việc làm lại và từ chối, cũng như nhận diện xu hướng chi tiêu. Đối chiếu tổng số tiền với thời gian xử lý có thể cho thấy báo cáo giá trị cao có mất nhiều thời gian phê duyệt hơn hay không.

Hỗ trợ phân tích tác động tài chính, nhận diện mẫu hình chi tiêu và phân nhóm quy trình theo giá trị báo cáo.

Có trong dữ liệu phần đầu của báo cáo chi phí, thường được tính bằng cách cộng tất cả khoản mục.

Trạng thái báo cáo cho biết báo cáo chi phí đang ở bước nào trong quy trình tại một thời điểm nhất định hoặc kết quả cuối cùng ra sao. Trạng thái thường thay đổi khi báo cáo đi qua các bước nộp, phê duyệt, xử lý và thanh toán.

Thuộc tính này hữu ích khi lọc hồ sơ để phân tích từng nhóm cụ thể. Ví dụ, bạn có thể chỉ xem báo cáo 'Đã từ chối' để tìm hiểu lý do bị từ chối, hoặc báo cáo 'Chờ phê duyệt' để tìm điểm nghẽn hiện tại. Trong dashboard, thuộc tính này cung cấp cái nhìn tổng quan về khối lượng công việc hiện tại và tình trạng của các báo cáo chi phí đang xử lý. Bạn cũng có thể dùng thuộc tính này để xác thực chuỗi hoạt động được tạo ra cho process mining.

Tóm tắt trạng thái báo cáo ở mức tổng quan, hữu ích khi lọc hồ sơ và tạo dashboard vận hành để theo dõi khối lượng công việc hiện tại.

Trường trong bảng phần đầu chính của báo cáo chi phí, được cập nhật khi báo cáo tiến triển qua các bước trong quy trình làm việc.

Kết quả kiểm toán ghi lại phát hiện từ một bước kiểm toán trong quy trình. Đây có thể là kiểm tra tự động của hệ thống để đối chiếu các quy tắc tuân thủ, hoặc đánh giá thủ công của nhóm tài chính hay kiểm toán. Kết quả thường gồm “Đạt”, “Không đạt” hoặc “Đạt nhưng có ngoại lệ”.

Thuộc tính này giúp đo trực tiếp hiệu quả của các biện pháp kiểm soát nội bộ. Phân tích kết quả kiểm toán giúp doanh nghiệp đánh giá mức độ rủi ro và chất lượng hồ sơ gửi lên. Thuộc tính này cũng giúp xác định những khâu kiểm soát chưa hiệu quả hoặc những chính sách thường bị hiểu sai. process mining có thể đối chiếu kết quả kiểm toán với các thuộc tính khác để tìm ra, chẳng hạn, danh mục chi phí hoặc phòng ban nào có tỷ lệ kiểm toán không đạt cao hơn.

Đo trực tiếp mức độ tuân thủ và kết quả kiểm soát nội bộ, giúp đánh giá rủi ro cũng như hiệu quả của các quy tắc kiểm toán.

Trường này được cập nhật bởi công cụ áp dụng quy tắc tự động hoặc người dùng thuộc nhóm kiểm toán hay tài chính sau khi hoàn tất đánh giá.

Thuộc tính Người phê duyệt xác định người thực hiện bước phê duyệt hoặc từ chối trong quy trình làm việc. Nhiều quy trình có nhiều cấp phê duyệt, chẳng hạn quản lý trực tiếp, sau đó đến trưởng bộ phận hoặc nhân viên tài chính.

Tương tự thuộc tính “Người dùng”, thuộc tính “Người phê duyệt” đặc biệt hữu ích khi phân tích giai đoạn phê duyệt, vốn thường gây ra nhiều chậm trễ. Bạn có thể đo thời gian phê duyệt của từng người để tìm điểm nghẽn. Bảng điều khiển có thể hiển thị khối lượng công việc và hiệu suất của từng người phê duyệt, giúp phân bổ tài nguyên và xác định nhu cầu đào tạo thêm về chính sách chi phí.

Xác định người chịu trách nhiệm phê duyệt, giúp phân tích thời gian chậm trễ, khối lượng công việc và tính nhất quán trong quyết định.

Được ghi trong nhật ký sự kiện hoặc lịch sử giao dịch của các hoạt động liên quan đến phê duyệt.

Danh mục chi phí là thuộc tính dùng để phân loại khoản chi trong báo cáo chi phí. Một báo cáo có thể gồm nhiều danh mục nếu có nhiều khoản mục.

Phân tích quy trình theo danh mục chi phí giúp tổ chức hiểu cách chi tiêu và nhận diện đặc điểm xử lý riêng của từng danh mục. Chẳng hạn, chi phí “Công tác nước ngoài” có thể cần quy trình phê duyệt phức tạp và lâu hơn chi phí “Văn phòng phẩm”. Thuộc tính này giúp phân tích tuân thủ chi tiết hơn, qua đó cho thấy danh mục nào dễ phát sinh vi phạm chính sách. Đây cũng là trường dữ liệu quan trọng để lập kế hoạch tài chính và ngân sách.

Giúp phân tích cách chi tiêu và xác định liệu các loại chi phí khác nhau có đi theo những luồng quy trình riêng hoặc có mức độ tuân thủ khác nhau hay không.

Thường có ở cấp khoản mục trong báo cáo chi phí. Khi phân tích ở cấp hồ sơ, bạn có thể tổng hợp các danh mục hoặc dùng danh mục chiếm tỷ trọng lớn nhất.

Phương thức thanh toán cho biết nhân viên đã thanh toán khoản chi ban đầu bằng cách nào. Thông thường, khoản chi được thanh toán bằng thẻ công ty do doanh nghiệp cấp hoặc bằng tiền cá nhân, còn gọi là “Tự chi trả”, và cần được hoàn lại trực tiếp.

Thuộc tính này giúp phân biệt hai luồng quy trình chính. Giao dịch bằng thẻ công ty thường được xác minh nhanh hơn vì dữ liệu được gửi trực tiếp từ đơn vị phát hành thẻ. Ngược lại, khoản tự chi trả cần được kiểm tra kỹ hơn và thanh toán lại cho nhân viên. Phân tích quy trình theo phương thức thanh toán giúp so sánh thời gian xử lý, mức độ tuân thủ và chi phí giữa hai luồng. Từ đó, bạn có thể tìm ra cơ hội khuyến khích dùng thẻ công ty để nâng cao hiệu quả.

Phân biệt các luồng quy trình chính, như thanh toán bằng thẻ công ty và tiền cá nhân, vốn thường khác nhau về rủi ro, hiệu quả và mức độ kiểm soát.

Thường được ghi ở cấp khoản mục chi phí và cho biết nguồn tiền dùng cho giao dịch.